Referat Byrådet. Mødedato: Mandag den 05. september 2016 Mødetidspunkt: Kl. 17:00 Sluttidspunkt: Kl. 20:30 Byrådssalen, Rådhuset Bemærkninger:

Transkript

1 Referat Byrådet Mødedato: Mandag den 05. september 2016 Mødetidspunkt: Kl. 17:00 Sluttidspunkt: Kl. 20:30 Mødested: Byrådssalen, Rådhuset Bemærkninger: Medlemmer: Benedikte Kiær (C) Betina Svinggaard (A) Duygu A. Ngotho (A) Gitte Kondrup (A) Henrik Møller (A) Per Christensen (A) Peter Poulsen (A) Christian Holm Donatzky (B) Anders Drachmann (C) Jens Bertram (C) John Calberg (C) Lisbeth Læssøe (C) Michael Mathiesen (C) Morten Westergaard (C) Per Tærsbøl (C) Philip Læborg (C) Bente Borg Donkin (F) Jan Ryberg (L) Ib Kirkegaard (O) Katrine Vendelbo Dencker (O) Marlene Harpsøe (O) Johannes Hecht-Nielsen (V) Mette Lene Jensen (V) Allan Berg Mortensen (Ø) Haldis Glerfoss (Ø) Deltagere: Fraværende: Sagsoversigt Side 01. Beslutningssag: Evt. godkendelse af indkaldte stedfortrædere Beslutningssag: Godkendelse af dagsorden Beslutningssag: 1. behandling af budget Beslutningssag: Finansiering af søgte tillægsbevillinger til budgetrevision pr. 30. april Beslutningssag: Revisionens afsluttende beretning Beslutningssag: DGI Landsstævne 2021 værtsskab 2. runde Beslutningssag: Godkendelse af det regionale udviklingsbidrag for

2 08. Beslutningssag: Endelig godkendelse af Risikobaseret dimensioneringsplan Beslutningssag: Brev til Regionsrådet om sundhedshus vs forslag om lukning af akutklinik i Helsingør Meddelelser Lukket - Beslutningssag: Indgåelse af lejemål til flygtningeboliger Lukket - Beslutningssag: Salg af ejendom Lukket - Beslutningssag: Salg af ejendom Beslutningssag: Ansøgning om tilskud til EM i IRONMANN 70.3 i Bilagsliste...34

3 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Evt. godkendelse af indkaldte stedfortrædere Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/26634 Byrådet Beslutninger Byrådet den Intet at bemærke.

4 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/27113 Byrådet Beslutninger Byrådet den Dagsorden og tillægsdagsorden blev godkendt.

5 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: 1. behandling af budget Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/17966 Byrådet Bilag 1: Resultatbudget pr Bilag 2: Beskriver af nye korrektioner til første behandling Bilag 3: Nye og tilrettede driftsønsker Bilag 4: Nye anlægsønsker Bilag 5: e Sammenlægning af værkstederne - opdateret Bilag 6: Borgmesterens budgettale Indledning/Baggrund Som led i budgetlægningen af budget skal Byrådet førstebehandle Økonomiudvalgets budgetforslag og indstille et budgetforslag til 2. behandlingen. Retsgrundlag Styrelseslovens 37, stk. 1, jf. bktg. nr. 797 af den 3. juli 2012 om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision m.v., hvorefter Økonomiudvalget skal udarbejde forslag til kommunens årsbudget for det kommende regnskabsår inden den 15. september. Forslaget skal ledsages af et budgetoverslag for en 3-årig periode, jf. Styrelseslovens 37, stk. 2 samt ovennævnte bekendtgørelse. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling I juli måned er der udsendt to budgetmapper samt baggrundsmateriale for budget til brug for 1. behandlingen af budgettet, budgetforhandlingsseminariet samt 2. behandlingen af budgettet Indholdet i mappe 1 består af notater og oversigter, som belyser Helsingør Kommunens økonomiske situation for Mappe 2 omfatter beskrivelser af de kommunale opgaver og foreligger kun elektronisk. Efter sommerferien er der kommet en række korrektioner til resultatbudgettet samt budgetmaterialet. I forhold til resultatbudgettet er der indarbejdet driftskorrektioner blandt andet som følge af Movias og Udbetaling Danmarks budgetlægning. I alt er der nye driftskorrektioner i 2017 for 6,6 mio. kr. Nedenfor er oplistet de nye driftskorrektioner foruden de er vedlagt i bilag 2. De nye driftskorrektioner påvirker pl beregningen og der er derfor beregnet en ny pl i resultatbudgettet. I kr Korrigeret administrationsbidrag til Udbetaling Danmark Ekstra udgift til MOVIA Nulstilling af overhead udgifter til Lindevangen Nedbringelse af ventetider til genoptræning (budgetlægning af indtægt) Opjusteret budget til pædagogisk assistent uddannelse I alt

6 Byrådet Mødedato Side 6 I resultatbudgettet er der indarbejdet en mindre ændring som følge af at indtægtsprognosen er blevet opdateret. Notatet (fane 4 i budgetmappe 1) vedr. indtægter er blevet opdateret på den baggrund. Der er blevet indarbejdet en højere renteindtægt fra lån til betaling af ejendomsskat, det har betydet at renteindtægterne er blevet forbedret med ca. 0,8 mio. kr. i alle år. Notatet vedr. renter, balanceforskydninger, afdrag og låneoptagelse (fane 5 i budgetmappe 1) er blevet opdateret. På baggrund af notatet om sale and lease back skolerne i budgetmappe 1 er der i resultatbudgettet indarbejdet frigivelser og tilbagekøb af sale and lease back skolerne. I bilag 1 er vedlagt et opdateret resultatbudget. Påvirkningen af kassen i resultatbudgettet er et kassetræk i 2018 og 2019 på henholdsvis 92,8 mio. kr. og 136,9 mio. kr. I 2017 og 2020 er der en kasseopbygning på henholdsvis 2,9 mio. kr. og 10,8 mio. kr. I budgetforslaget er der dermed en gennemsnitlig årlig ubalance på 54,0 mio. kr. En del af denne ubalance skyldes Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet. Fraregnes effekten af dette, er der en årlig ubalance på 45,8 mio. kr. I denne ubalance indgår et disponeret kassetræk på 75 mio. kr. til finansiering af sundhedshuset. Fraregnes finansieringen af sundhedshuset, er der i årets budgetforslag en årlig ubalance på 27,0 mio. kr. I 2016 er der frigivet 16,0 mio. kr. til tilbagekøb af sale and lease back skolerne, korrigeres der for dette giver det en årlig ubalance på 23,0 mio. kr. Findes der varige reduktioner på 23,0 mio. kr. vil der dermed, på nær ovenstående, opnås balance over de fire budgetår. Skal der ske en kasseopbygning, kræves der yderligere reduktioner. Ved begyndelsen af 2016 var den gennemsnitlige kassebeholdning på 262 mio. kr., men da der er givet store tillægsbevillinger med kassepåvirkning i 2016 (eksempelvis indskud i Landsbyggefonden samt drifts- og anlægsoverførslerne), er den gennemsnitlige kassebeholdning kraftigt faldende. Ved udgangen af 2016 forventes den at være på ca. 194 mio. kr. (forudsat at der fortsat sker overførsler til det efterfølgende år og der ikke frigives indefrysninger). Det er derfor nødvendigt at foretage en kasseopbygning for at fastholde en gennemsnitlig likviditet på 200 mio. kr., som er besluttet med den økonomiske politik. Det betyder, at der udover at få budgettet til at balancere skal findes yderligere 14 mio. kr., således at budgettet varigt reduceres med 37,0 mio. kr. i 2017 og frem. For en nærmere beskrivelse af resultatbudgettet samt nogle af budgetudfordringerne henvises til fane 2-6 i budgetmappe 1. I budgetforslag er der indarbejdet serviceudgifter i 2017 for mio. kr. (eksklusiv servicedriftspulje), hvilket er 78,4 mio. kr. lavere end Helsingør Kommunes teknisk udregnet andel af servicerammen for I budgetmappe 1 er der udarbejdet en række forslag til nye driftsopgaver (driftsønsker) og anlægsopgaver. De fremgår af fane 8 og 12 i budgetmappe 1. Der er efterfølgende kommet nogle yderligere forslag til nye driftsopgaver og anlægsforslag. Derudover er et forslag til nye driftsopgaver ændret og et andet udgået. De er oplistet nedenfor og vedlagt som bilag 3 og 4. Forslag til nye driftsopgaver: Afskaffelse af afgifter for udeservering CATCH Etablering og videreudvikling

7 Byrådet Mødedato Side 7 Helsingør Pigegarden Ændret forslag til ny driftsopgaver: Opnormering til Kronborgsund til ansættelse af pædagog (Ø618-07) Udgået forslag til nye driftsopgaver: Udvidelse af broen (Ø618-02) Forslag til nye anlægsopgaver: Udvikling og sikring af værftshal 16 til historisk skibsværksted Atletikstadion, Rønnebær Allé: Ny belægning på løbebanerne Såfremt der til vælges nye drifts- og anlægsopgaver øger det budgetudfordringen. Der er indsendt ansøgninger vedr. tilskud og lån til Social- og Indenrigsministeriet. Der er søgt om tilskud og lån vedr.: 1. Pulje til tilskud efter 16 til særligt vanskeligt stillede kommuner i hele landet 2. Pulje til tilskud efter 19 til særligt vanskeligt stillede kommuner i hovedstadsområdet 3. Lånedispensation for 2016 på det ordinære anlægsområde Der forventes svar på de indsendte ansøgninger vedr. tilskud og lånedispensationer i slutningen af august. Hvis de foreligger inden Økonomiudvalgets møde den 29. august 2016 eller Byrådets møde den 5. september 2016, så medtages de til mødet. Der er til budget udarbejdet et prioriteringskatalog bestående af forslag til effektiviseringer og omlægninger samt forslag til serviceforringelser. Prioriteringskataloget er udarbejdet til finansiering af budgetudfordringen samt for at tilvejebringe et råderum til prioriteringer for Byrådet. Ambitionen for administrationen er at finde effektiviseringer og omlægninger for 1 % af servicedriftsudgifterne og servicereduktioner for 3 % af servicedriftsudgifterne for at give Byrådet et katalog at vælge imellem. Ambitionen er nået for 2017 til Det anbefales, at der vælges fra prioriteringskataloget for at skabe et budget i balance og foretage en kasseopbygning i budget For et overblik over forslag til effektiviseringer og omlægninger samt forslag til servicereduktioner henvises til fane 10 og 11 i budgetmappe 1. Der er et enkelt effektiviseringsforslag, der er blevet opdateret (vedlagt i bilag 5). Den udsendte regnemaskine er blevet opdateret i forhold til de ovennævnte ændringer og tilføjelser. Der udsendes derfor en ny regnemaskine til Byrådet, inden 1. behandlingen i Byrådet. Indholdet af budgetmapperne ligger i First Agenda og på Helsingør Kommunes hjemmeside. Begge steder bliver de relevante oversigter og notater opdateret med de ovenfor nævnte ændringer. Økonomi/Personaleforhold Jf. sagsfremstillingen.

8 Byrådet Mødedato Side 8 Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Byrådet Materialet til Byrådets 1. behandling af det samlede budget fremsendes til H-MED, samtidigt med udsendelse til 1. behandlingen i Økonomiudvalget. H-MEDs eventuelle bemærkninger skal foreligge til 1. behandlingen i Byrådet den 5. september Den 7. september 2016 afholdes orienteringsmøde om budget for brugerrådene i Helsingør Kommune. Materialet til Byrådets 2. behandling af det samlede budget fremsendes samtidigt med, at det udsendes til Økonomiudvalgets 2. behandling, til høring i H-MED, Integrationsrådet, Handicaprådet, Ældrerådet, Udsatterådet og Idræts- og Fritidsforum. Rådene fremsender eventuelle bemærkninger til Byrådet forud for 2. behandlingen af det samlede budget den 3. oktober Indstilling Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, at budgetforslag på baggrund af resultatbudgettet i bilag 1 videresendes til 2. behandling. Beslutninger Økonomiudvalget den For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Et flertal af Økonomiudvalget Benedikte Kiær (C), Jens Bertram (C), Christian Holm Donatzky (B), Johannes Hecht-Nielsen (V), Henrik Møller (A), Bente Borg Donkin (F), Marlene Harpsøe (O) og Jan Ryberg (L) anbefaler indstillingen. Haldis Glerfoss (Ø) undlod at stemme. Beslutninger Byrådet den Borgmesterens budgettale blev omdelt. Budgetforslaget overgår til Byrådets 2. behandling.

9 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Finansiering af søgte tillægsbevillinger til budgetrevision pr. 30. april 2016 Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/15658 Byrådet Indledning/Baggrund Byrådet behandlede på møde den 20. juni 2016 den samlede budgetrevision pr. 30. april med udgangspunkt i budgetrevisionerne for fagudvalgene. Set i lyset af, at Helsingør Kommune har en betydelig udfordring i forhold til at overholde sin servicedriftsramme for 2016, mængden af de ønskede tillægsbevillinger og de afledte effekter i budget , godkendte Byrådet alene tillægsbevillinger, der vedrørte norm- /mængdeændringer eller var eksternt finansierede. De resterende tillægsbevillinger blev sendt tilbage til fagudvalgene, som skulle anvise konkret finansiering til de enkelte tillægsbevillinger indenfor udvalgets budgetområder. På Socialudvalgets budgetområder er der et finansieringsbehov på i alt kr. som følge af afviste tillægsbevillinger. Center for Særlig Social Indsats, Center for Sundhed og Omsorg, Center for Borgerservice, IT og Digitalisering og Center for Økonomi og Ejendomme anbefaler en række finansieringsmuligheder på udvalgets områder, som kan dække det samlede finansieringsbehov. Retsgrundlag Principper for økonomistyring og økonomisk politik i Helsingør Kommune. Relation til vision og tværgående politikker Budgetproces og Økonomisk Politik for Helsingør Kommune. Sagsfremstilling I forbindelse med Byrådets behandling af den samlede budgetrevision pr. 30. april 2016 blev der sendt tillægsbevillinger for i alt kr. tilbage til Socialudvalget til anvisning af finansiering indenfor udvalgets budgetområder. Socialudvalget skal således anvise finansiering af følgende tillægsbevillinger: Tilbagebetaling rengøring SPUC og Kronborghus, i alt kr. (engangsudgift) 1 medarbejder på Kronborgsund, i alt kr. i 2016 (varig udgift på kr. i 2017 og frem). Opjustering vedr. manglende huslejeindtægter i Sudergade, i alt kr. (varig udgift) Finansieringen af disse tillægsbevillinger skal findes indenfor det rammestyrede område på udvalgets budgetområder: Særlig Social Indsats Omsorg og Ældre Anden Social Service

10 Byrådet Mødedato Side Sundhed Center for Særlig Social Indsats, Center for Sundhed og Omsorg og Center for Borgerservice, IT og Digitalisering anbefaler, at finansieringen på i alt kr. findes på budgetområde 618 Særlig Social Indsats og 619 Omsorg og Ældre, jf. tabel 1 nedenfor. Tabel 1. Socialudvalgets anvisning af finansiering til tillægsbevillinger Hele kr., 2016 i 2016-PLniveau, i 2017-PL-niveau Socialudvalget, det rammestyrede område Tillægsbevilling til budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Finansieringsbehov Særlig Social Indsats Anvist finansiering Særlig Social Indsats Omsorg og Ældre I alt Ad. Tilbagebetaling rengøring SPUC og Kronborghus, i alt kr. Beløbet på kr. er et engangsbeløb i budget 2016, som anbefales finansieret af indtægter på køb og salg af pladser på budgetområde 619. I 2016 forventes der en merindtægt på køb og salg af pladser. Indtægten har været stigende over de seneste år og Center for Økonomi og Ejendomme og Center for Sundhed og Omsorg vil derfor analysere området nærmere for at afdække baggrunden for de stigende indtægter. Ad. 1 medarbejder på Kronborgsund, i alt kr. Kronborgsund har i budgetrevisionen pr. 30. april ansøgt om kr. til ansættelse af en ekstra person på baggrund af Socialtilsynets påbud (halvårseffekt). Beløbet på kr. anbefales finansieret i 2016 og frem af Center for Job og Oplevelse under budgetområde 618. Center for Job og Oplevelse forventer et mindreforbrug, som hovedsageligt skyldes indtægter fra et større salg i værkstederne. I 2017 og frem udgør udgiften til en ekstra medarbejder kr. årligt. De kr. finansieres, jf. ovenstående, af Center for Job og Oplevelse, mens der er udarbejdet et driftsønske på de resterende kr. til budgetforhandlingerne. I dette driftsønske indgår ligeledes en udgift til kompetenceudvikling af medarbejderne på Kronborgsund i 2017 på kr. Ad. Opjustering vedrørende manglende huslejeindtægter i Sudergade, i alt kr. Beløbet på kr. er et varigt beløb, som finansieres af indtægter fra køb og salg af pladser under budgetområde 619 Omsorg og Ældre. De manglende huslejeindtægter skyldes, at udlejer må lade huslejen stige mere end den takst Helsingør kommune må opkræve borgerne. Økonomi/Personaleforhold Jf. sagsfremstillingen.

11 Byrådet Mødedato Side 11 Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Byrådet Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Særlig Social Indsats, Center for Sundhed og Omsorg, Center for Borgerservice, IT og Digitalisering og Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, 1. at der gives positive tillægsbevillinger på i alt kr. til servicedrift på det rammestyrerede område, jf. tabel at tillægsbevillingerne i 2016 finansieres af negative tillægsbevillinger på tilsvarende beløb, jf. tabel at der gives positive tillægsbevillinger i 2017 og frem på kr. på budgetområde at tillægsbevillingerne i 2017 og frem finansieres af negative tillægsbevillinger på tilsvarende beløb, jf. tabel 1. Beslutninger Socialudvalget den Indstillingerne anbefales. Beslutninger Økonomiudvalget den Ikke til stede: Anders Drachmann For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Indstillingerne anbefales. Beslutninger Byrådet den Indstillingerne blev godkendt.

12 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Revisionens afsluttende beretning 2015 Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/14906 Byrådet Årsberetning 2015 Afsluttende beretning 2015 Helsingør Kommune Indledning/Baggrund På baggrund af Helsingør Kommunes årsberetning 2015 har BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab fremsendt afsluttende beretning nr. 20 vedrørende regnskabsåret 2015, der tidligere er blevet sendt på mail den 28. juni 2016 til Byrådet. Beretning nr. 20 indeholder både den afsluttende beretning og den løbende beretning. Årsberetningen, som blev forelagt Økonomiudvalget og Byrådet i april, foreligger nu til endelig godkendelse. Retsgrundlag Helsingør Kommunes Principper for økonomistyring. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling Revisionen har i forbindelse med afsluttende årsregnskab gennemgået regnskabet for 2015, i afsluttende beretning nr. 20. Revisionens afsluttende gennemgang af Helsingør Kommunes regnskab 2015 har ikke givet anledning til bemærkninger. Revisionen har udført løbende revision for 2015, hvilket har givet anledning til følgende bemærkninger på områder med statsrefusion: Sagsrevision på det sociale område - Forrevalidering Beskæftigelsesministeriets ressortområde Det er i lighed med tidligere år (der henvises til revisionsberetning nr. 17 og 18) konstateret, at fejlniveauet i forrevalideringssagerne fortsat er højt på 2 fejltyper. Fejlene anses for væsentlige, idet der er tale om fejl i forhold til selve grundlaget for bevilling af forrevalidering. Fejlen anses for at være af generel karakter. Revisionen har gennemgået 3 nye sager, hvori der er konstateret væsentlige fejl i alle sagerne. Fejlene er at henføre til: Manglende udarbejdelse af rehabiliteringsplan forud for bevilling For sen udarbejdelse af jobplaner Center for Job og Uddannelse har oplyst, at der i lighed med tidligere er sket yderligere tilretning af eksisterende forretningsgange til forbedring af kvaliteten i sagerne, samtidigt med at der fortsat er et tæt ledelsestilsyn på området. Ligeledes er der iværksat en række tiltag, som skal sikre at fejlniveauet minimeres fremadrettet. Revisionen har påset, at de af kommunen konstaterede fejl i sagerne, løbende er rettet. Svar fra Center for Job og Uddannelse BDO har i 2015 konstateret et for stort antal af fejl på forrevalideringsområdet, hvilket Center for Job og Uddannelse har taget til efterretning. Center for Job og Uddannelse

13 Byrådet Mødedato Side 13 oplever, at der er sket et fald i antallet af fejl på forrevalideringsområdet i forhold til tidligere år. For at nedbringe antallet af fejl yderligere, er der i Center for Job og Uddannelse i 2015 og 2016 iværksat nedenstående tiltag. Løbende, intern revision på alle nye sager (efter forrevalideringskriterierne) Individuelle samtaler med den enkelte sagsbehandler vedr. fejl og mangler i enkeltsager + deadline for udbedring Gennemgang af arbejdsgang for start af specielt tilrettelagt ungdomsuddannelse (STU-sag) Udarbejdelse og gennemgang af udvidet arbejdsgang for STU-sager Gennemgang af alle sager - henholdsvis alle STU-sager og alle forrevalideringssager Sagsbehandling af alle STU-sager varetages af de samme to medarbejdere Iværksat arbejdsgang, hvor centeret inden opstart af revalideringsydelse gennemgår, om bevillingsgrundlaget er korrekt (rehabiliteringsplan, jobplan og aktivitet) Økonomi/Personaleforhold Sagen har ikke afledte konsekvenser for økonomi og personaleforhold. Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Byrådet Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, 1. at revisionens afsluttende Beretning nr. 20 forelægges til orientering. 2. at Helsingør Kommunes årsberetning 2015 endeligt godkendes. Beslutninger Økonomiudvalget den For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Ad 1: Orientering foretaget. Ad 2: Indstillingen anbefales. Beslutninger Byrådet den Ad 1: Orientering foretaget. Ad 2: Indstillingen blev godkendt.

14 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: DGI Landsstævne 2021 værtsskab 2. runde Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/13051 Byrådet Notat vedr. DGI Landsstævne 2021 Notat vedr. DGI Landsstævne - Holbæk Samlet rapport Esbjerg Samlet evaluering Endelig regnskab 2013 Indledning/Baggrund Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget besluttede på mødet den 15. september 2015, at Helsingør Kommune skulle indsende en ansøgning til 1. runde til DGI om værtsskabet for Landsstævnet Ansøgningen blev vurderet positivt af DGI s hovedbestyrelse, og Helsingør Kommune gik videre til anden runde. Ansøgningsfristen til anden runde er for Helsingør Kommune fastsat til den 6. september Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab har på den baggrund udarbejdet et bindende ansøgningsmateriale til DGI om værtsskabet for landsstævnet. Byrådet skal tage stilling til, om ansøgningen skal fremsendes. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten. Relation til vision og tværgående politikker Landsstævnet har relation til Helsingør Kommunes vision 2020 samt idræts- og fritidspolitikkens mål om: årlige events, der definerer kommunen at tiltrække besøgende at være en attraktiv idrætskulturel samarbejdspartner, som kan tiltrække og afvikle større idrætsevents at begivenheder skal danne ramme om borgerens deltagelse - som aktiv deltager eller tilskuer. Landsstævnet har relation til Helsingør Kommunes Turismestrategi og handleplan for 2020 med specielt fokus på udviklingen af Kultur- og Oplevelsesprogrammet. Landsstævnet fastholder og videreudvikler Helsingør Kommune som et attraktivt sted at afholde nationale og internationale sportsevents. Sagsfremstilling Danske Gymnastik & Idrætsforeninger (DGI) og De Danske Skytteforeninger (DDS) afholder hvert 4. år et stort anlagt landsstævne næste gang i Aalborg Landsstævnet er et folkeligt breddeidrætsarrangement med omkring aktive deltagere. Stævnet afvikles typisk fra torsdag til søndag i den første uge af skolernes sommerferie. DGI Nordsjælland har i august 2015 anbefalet, at Helsingør Kommune ansøger om værtsskabet i Administrerende direktør Søren Brixen fra DGI har på et afklarende

15 Byrådet Mødedato Side 15 møde i oktober 2015 tilkendegivet, at Helsingør Kommune med sin nærhed til Sverige og kyst, strand og vand er oplagt som værtskommune for et nyt og innovativt landsstævne. Et landsstævne stiller en række krav til faciliteter og tilskuerkapacitet samt indkvartering som en værtsby. Helsingør Kommune opfylder disse krav. Helsingør Kommune indsendte i marts 2016 en ansøgning i første runde til DGI om værtsskabet for landsstævnet En ansøgning i første runde er ikke bindende. Ansøgningen blev vurderet positivt af DGI s hovedbestyrelse, og Helsingør Kommune gik sammen med Horsens og Svendborg kommune videre til anden runde, hvor der for Helsingør Kommune er ansøgningsfrist d. 6. september Et udvælgelsesudvalg nedsat af DGI s hovedbestyrelse besøger og besigtiger de tre kommuner i løbet af oktober/november 2016 og endelig beslutning om værtsskab afgøres i december 2016, hvor et aftalegrundlag underskrives. Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab har på baggrund af DGI s anbefalinger udarbejdet ansøgningsmateriale med et overordnet maritimt tema. De 30 km kyst, de store og brede strandarealer både nord og syd for Helsingør, lystbådehavnene og ikke mindst Helsingør Havn, Kulturhavn Kronborg og Kronborg Slot indtager en central rolle. Et muligt samarbejde med Helsingborg og Skåneidrotten i forbindelse med afholdelse af et landsstævne i Helsingør, kan åbne for helt nye perspektiver i forhold til tidligere landsstævner. Det vil være første gang, at et landsstævne går ud over landets grænser. Det er endvidere en mulighed for at udvikle og nytænke HH-samarbejdet. Center for Erhverv, Politik og Organisation vurderer, at PR-værdien af stævnet i forhold til Helsingør Kommunes omdømme vil nå flere målgrupper: Egne borgere og virksomheder vil få bekræftet oplevelsen af Helsingør Kommune som et levende og aktivt sted, der tiltrækker store idræts- kultur- og koncertarrangementer. Vores egne borgere er de vigtigste ambassadører til at udbrede det budskab. Borgere i hovedstadsregionen og København, der er vores primære målgruppe i forhold til markedsføring og tiltrækning af børnefamilier, hører om arrangementet via lokale og regionale medier. Et større kendskab til kommunen som aktivt sted er med til at rykke deres forhåndsopfattelse af kommunen, hvis de ikke allerede har været på besøg. Derudover kan arrangementet i forhold til professionelle brancher såsom konferenceog oplevelsesbranchen, idræts- og foreningsliv generere meget omtale over hele landet. En sammenligning med andre arrangementers PR-værdi er ikke mulig, da der ikke findes effektmålinger fra tidligere landsstævner. Landsstævnet forventes at kunne tiltrække op i mod svenske deltagere og lige så mange fra hovedstadsområdet. Under deres besøg skal der være mulighed for at se andre dele af kommunen og opleve andre arrangementer eller natur- og byoplevelser. Den oplevelse tager de med sig hjem ganske som andre turister.

16 Byrådet Mødedato Side 16 Større stigning af tilmeldinger til lokalt foreningsliv. Det er vigtigt at pointere, at det er Helsingør Kommune, der skal være værtsby. Helsingborgs og Skåneidrottens bidrag vil begrænse sig til afvikling af en eller flere idrætsgrene, rekruttering af frivillige samt indkvartering af deltagere. Økonomi/Personaleforhold Landsstævnedeltagerne betaler et gebyr på kr. eller i alt cirka 27 mio. kr. til DGI. Deltagergebyret indgår i Landsstævnets samlede budget på mellem kr. 65 og 70 mio. kr. Deltagerne har desuden mulighed for at tilkøbe madordning. Tal fra tidligere landsstævner viser, at godt 1/2 af deltagerne tilkøber madordningen fordelt med 2/3 morgenmad, 1/3 frokost og 1/3 aftensmad. Madordningen udliciteres til ekstern leverandør. Da der er regler for, hvor langt varmt mad må transporteres, vil det efter al sandsynlighed blive et lokalt/regionalt cateringfirma, der kommer til at stå for madordningen. Fordeling af et eventuelt provenu for madordningen er endnu ikke aftalt i forbindelse med DGI Landsstævnet Med udgangspunkt i de økonomiske erfaringer fra landsstævnerne i Esbjerg og Aalborg i henholdsvis 2013 og 2017 samt den almindelige prisudvikling forventes det, at Helsingør Kommunes bruttoudgift i forbindelse med afvikling af landsstævne 2021 andrager omkring 28,6 mio. kr. Esbjerg havde indtægter på 4,2 mio. kr. i 2013, heraf støtte fra Region Syddanmark på 1,5 mio. kr. og Aalborg forventer indtægter på cirka 8 mio. kr. i 2017, heraf støtte fra Region Nordjylland på 2 mio. kr. Det forventes, at der kan opnås ekstern finansiering i form af sponsorater, tilskud og materiel fra Region Hovedstaden, Sport Event Denmark og lokale erhvervsliv på op imod 4 mio. kr. Derudover forventes indtægter i forbindelse med salg af stadepladser, salg i festtelte og billetindtægter på cirka 1 mio. kr. således, at Helsingør Kommunes nettoudgift udgør cirka 23,6 mio. kr. Beregning ifølge VisitDenmarks prognosemodel for events viser, at de landsstævnedeltageres døgnforbrug og i alt overnatninger potentielt vil kunne give en samlet omsætning i Helsingør Kommune på ca. 26 mio. kr. Derudover må der påregnes et vist forbrug blandt venner, familie og turister, der kommer til Helsingør som tilskuere til Landsstævnet samt deltagere til de mange sideevents/- aktiviteter, der vil være knyttet op på landsstævnet Den beregnede omsætning på 26 mio. kr. vil generere en indtægt til den danske stat på ca. 10. mio. kr. i form af skatter, moms og afgifter. Hvor stor en del af de 10 mio. kr. der vil tilfalde Helsingør Kommune er ikke muligt at forudsige. Budget Landsstævne 2021 Sekretariat kr Idræt, idrætsfaciliteter og skoleindkvartering kr Kommunikation og markedsføring kr Festområde og catering kr Forsyning og renovation kr

17 Byrådet Mødedato Side 17 Beredskab kr Kulturhavn Kronborg arenaer og tribuner kr Transport og trafik kr Gæster og receptioner kr Helsingør Kommune - Bruttoudgifter i alt kr Ekstern finansiering kr Salg i festtelte samt salg af stadepladser kr Indtægter i alt kr Helsingør Kommune nettoudgifter i alt kr DGI Landsstævne er en non-profit idrætsbegivenhed, dog generes midler til frivillige foreninger, som medvirker til at afvikle Landsstævnet. I Esbjerg 2013 fik foreningerne over to millioner kroner efter Landsstævnet for deres indsats. De frivillige hjælper til overalt på et landsstævne, f.eks. ude på indkvarteringsstederne, ved bespisningsteltene og ved aktiviteterne. Landsstævnet i Esbjerg 2013 kom ud med et samlet overskud på godt 3 millioner. Aftalen om fordeling var 1/3 til kommunen, 1/3 til DGI og 1/3 til DGI s landsdelsforeninger. Et eventuelt underskud ved et landsstævne deles ligeligt mellem kommune og DGI. Center for Økonomi og Ejendomme vurderer, at finansiering af kommunens bidrag som vært til Landstævnet 2021, hvor nettoudgiften forventes at blive 23,6 mio. kr., er der endnu ikke taget stilling til. Budgetområde 411 Idræt og Fritid har ikke mulighed for at finansiere kommunens bidrag. Puljen til større events med et årligt budget på 2,5 mio. kr. kunne over 5 år bidrage med 12,5 mio. kr. Det vil betyde, at begivenheder som blandt andet KMD Ironman, PostNord Danmark Rundt, Gran Fondo og Sundtoldsmarked m. fl. ikke kan finansieres af denne pulje. Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Byrådet Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab indstiller, at det besluttes, om der skal indsendes en bindende ansøgning til DGI om værtsskabet for Landsstævnet Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den Et flertal, Jens Bertram (C), Morten Westergaard (C), Peter Poulsen (A), Betina Svinggaard (A) og Jan Ryberg (L) anbefaler, at der indsendes en ansøgning til DGI om værtsskabet. Mette Lene Jensen (V) og Ib Kirkegaard (O) kan ikke anbefale, at der indsendes en ansøgning, fordi der ikke er økonomisk råderum til en engangsevent i den størrelsesorden. Beslutninger Økonomiudvalget den

18 Byrådet Mødedato Side 18 Ikke til stede: Anders Drachmann For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Benedikte Kiær (C) stillede forslag om, at der inden sagens behandling i Byrådet indhentes yderligere oplysninger m.h.p. endelig stillingtagen. Et flertal af Økonomiudvalget Benedikte Kiær (C), Jens Bertram (C), Henrik Møller (A), Haldis Glerfoss (Ø) og Jan Ryberg (L) kan godkendte forslaget. Johannes Hecht-Nielsen (V), Marlene Harpsøe (O), Bente Borg Donkin (F) og Christian Holm Donatzky (B) kunne ikke godkende forslaget med bemærkning, at de ikke kan anbefale, at der indsendes en ansøgning, fordi der ikke er økonomisk råderum til en engangsevent i den størrelsesorden. Benedikte Kiærs forslag blev således vedtaget. Supplerende sagsfremstilling Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab har indhentet det ønskede materiale og har udarbejdet notat til yderligere belysning af sagen (vedhæftet). Beslutninger Byrådet den Byrådet besluttede med 24 stemmer, at der ikke skal indsendes en bindende ansøgning til DGI om værtsskabet for Landsstævnet Morten Westergaard (C) undlod at stemme.

19 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Godkendelse af det regionale udviklingsbidrag for 2017 Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/18468 Byrådet Indledning/Baggrund Region Hovedstaden har den 8. august 2016 anmodet alle kommunalbestyrelser i regionen om senest den 10. september 2016 at meddele Regionsrådet om deres stillingtagen til forslaget om udviklingsbidrag på basis af Region Hovedstadens budgetforslag I denne sag redegøres for udviklingsbidragets baggrund samt indstilles, at et udviklingsbidrag på 131 kr. pr. indbygger godkendes. Retsgrundlag Social- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om regionernes budget og regnskabsvæsen m.v. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling Udviklingsbidraget er et bidrag til regionernes løsning af opgaver, der falder under området "regional udvikling". Regional udvikling dækker over de følgende 4 hovedaktiviteter: Kollektiv trafik, (finansiering af regionale busruter og lokalbaner samt administrative udgifter hos Movia) Erhvervsudvikling, (der ydes bl.a. tilskud til Wonderful Copenhagen og Copenhagen Capacity) Miljøområdet, (primært indsats mod jordforurening i form af kortlægning af forurening, undersøgelser af kilder til forurening samt oprydning på forurenede grunde) Øvrig regional udvikling, (udviklings- og koordinationsopgaver på uddannelsesområdet, internationalt samarbejde og øvrige regionale udviklingsprojekter). Kommunerne har siden 2007 betalt et udviklingsbidrag pr. indbygger til regionerne. I 2007 blev udviklingsbidraget i lovgivningen fastsat til 110 kr. pr. indbygger. Med pris og løn fremskrivning vil det betyde, at udviklingsbidraget pr. indbygger i 2016 vil være på 131 kr. Region Hovedstaden har sendt følgende i høring: Udviklingsbidraget i Region Hovedstadens budgetforslag svarer til det i økonomiaftalen mellem regeringen og Danske Regioner forudsatte og udgør 131 kr. pr. indbygger. Helsingør Kommunes folketal til beregning af udviklingsbidraget i 2017 er fastsat af Socialog Indenrigsministeriet og er fastsat til personer. Samlet betyder det, at Helsingør Kommunes udgift til udviklingsbidraget i 2016 bliver 8,19 mio. kr.

20 Byrådet Mødedato Side 20 Økonomi/Personaleforhold Jf. sagsfremstillingen. Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Byrådet Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, at udviklingsbidraget på 131 kr. pr. indbygger godkendes. Beslutninger Økonomiudvalget den For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Indstillingen anbefales. Beslutninger Byrådet den Indstillingen blev godkendt.

21 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Endelig godkendelse af Risikobaseret dimensioneringsplan Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/16565 Byrådet Bilag 1: Risikobaseret dimensioneringsplan Bilag 2: Beredskabsstyrelsens udtalelse Bilag 3: Notat vedr. revision af RBD Indledning/Baggrund Helsingør Kommunes plan for den Risikobasserede Dimensionering (RBD) blev ved møde den 30. maj 2016 godkendt af Byrådet i udkast form. Efterfølgende har RBD en været forelagt den nyetablerede Beredskabskommission i Helsingør Kommune samt sendt til udtalelse hos Beredskabsstyrelsen. Med denne sag foreligger RBD en til Byrådets endelige stillingtagen. Retsgrundlag Beredskabslovens 25 Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling 1. Indledning Den nugældende plan for risikobaseret redningsberedskab i Nordsjællands Brandvæsen, revideret udgave af 12. marts 2013, dækker i dag Fredensborg og Helsingør Kommune. Helsingør Kommunes Beredskab blev etableres med virkning fra 1. juni 2016 og det er derfor nødvendigt at have en ny plan, der fastlægger redningsberedskabet i Helsingør Kommune baseret på et politisk fastlagt serviceniveau for Beredskabet. 2. Proces Udkast til risikobaseret dimensionering (RBD) blev godkendt af Byrådet på møde den 30. maj Udkast til RBD blev godkendt af Beredskabskommissionen på dets første møde den 1. juni Vedlagte RBD har efterfølgende været forelagt Beredskabsstyrelsen til udtalelse. Beredskabsstyrelsens udtalelse er vedlagt som bilag. 3. Grundlag Arbejdet med RBD en tager fortsat udgangspunkt i den eksisterende økonomiske ramme for beredskabet samt den eksisterende dimensionering. Det betyder, at der ikke sker ændringer i stationer, materiel eller bemanding. 4. Udtalelse fra Beredskabsstyrelsen Beredskabsstyrelsen finder, at Helsingør Kommunes Beredskab, med den planlagte dimensionering, vil kunne iværksætte en forsvarlig indsats. Økonomi/Personaleforhold Sagen har ikke afledte konsekvenser for økonomi og personaleforhold.

22 Byrådet Mødedato Side 22 Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Byrådet Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Helsingør Kommunes Beredskab indstiller, at risikobasseret dimensionering for Helsingør Kommunes Beredskab godkendes endeligt. Beslutninger Økonomiudvalget den For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Indstillingen anbefales. Beslutninger Byrådet den Indstillingen blev godkendt.

23 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Brev til Regionsrådet om sundhedshus vs forslag om lukning af akutklinik i Helsingør Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/18204 Byrådet Brev til regionsrådet om sundhedshus vs besparelser Indledning/Baggrund I forbindelse med den aktuelle budgetproces i Region Hovedstadens er der formuleret et spareforslag om at lukke skadessporet i regionens eksisterende sundhedshus i Helsingør samt reducere aktiviteten i sundhedshuset. I denne sag forelægges udkast til et åbent brev om dette spareforslag fra Byrådet i Helsingør Kommune til Regionsrådet i Region Hovedstaden. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling I Region Hovedstadens sparekatalog lægges der op til at lukke akutklinikken og begrænse aktiviteten i regionens sundhedshus i Helsingør. De funktioner, der allerede findes i sundhedshuset, står til at flytte sammen med væsentlige dele af kommunens funktioner inden for sundheds- og omsorgsområdet i det nye fælles sundhedshus i Helsingør. Den 16. august 2016 godkendte Regionsrådet i Region Hovedstaden en regionsdækkende vision for fælles sundhedshuse. Visionen går på, at kommuner og region sammen skal være på forkant med at udvikle fremtidens sundhedsvæsen med borgeren i centrum og med fokus på kvalitet og sammenhængende forløb. I visionen understreges det, at vi har et fælles ønske om et stærkt nært sundhedsvæsen, som kan supplere den indsats, borgerne får på hospitalerne. Visionen peger også på, at det er forbundet med tryghed for borgerne at have relevante sundhedstilbud med let adgang og høj tilgængelighed. I et åbent brev fra Byrådet i Helsingør Kommune til Regionsrådet i Region Hovedstaden gives udtryk for Byrådets overraskelse over og manglende forståelse for dette spareforslag, set i lyset af de fælles planer og visioner om et fælles sundhedshus i Helsingør. Brevet giver også udtryk for, at Helsingør Kommune har ambitioner om at skifte gear henimod et styrket nært sundhedsvæsen og ser Region Hovedstaden som en central partner i dette gearskifte. Brevet er vedlagt som bilag. Økonomi/Personaleforhold Sagen har ikke afledte konsekvenser for økonomi og personaleforhold. Indstilling Center for Sundhed og Omsorg indstiller, at brevet til Regionsrådet i Region Hovedstaden godkendes. Beslutninger Byrådet den

24 Byrådet Indstillingen blev godkendt. Mødedato Side 24

25 Byrådet Mødedato Side Meddelelser Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/27491 Byrådet Beslutninger Byrådet den Borgmester Benedikte Kiær orienterede om, at der har været Borgmesterkonference om kommunal udligning den Kommunerne i hovedstadsområdet sender 12 mia. kr. i 2017 til landets øvrige kommuner og det sker, selvom borgerne i hovedstadsområdet har et lavere rådighedsbeløb. Alligevel er der et pres fra 64 kommuner for at få flere midler flyttet fra de 34 kommuner i hovedstadsområdet til de 64 kommuner uden for hovedstadsområdet gennem en ændring af landsudligningen. Borgmestrene fra de 34 kommuner blev enige om, at det er helt nødvendigt med en styrket indsats, for at sikre, at drøftelserne om udligning i offentligheden, medierne og på Christiansborg bliver baseret på fakta og at vi - de 34 kommuner, kommer frem med den rette information til folketingets medlemmer mm. Alle 34 kommuner er således blevet enige om at bidrage med kr. til at koordinere denne indsats.

26 Byrådet Mødedato Side Lukket - Beslutningssag: Indgåelse af lejemål til flygtningeboliger Lukket sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/6112 Byrådet

27 Byrådet Mødedato Side Lukket - Beslutningssag: Salg af ejendom Lukket sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/12464 Byrådet

28 Byrådet Mødedato Side Lukket - Beslutningssag: Salg af ejendom Lukket sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/24571 Byrådet

29 Byrådet Mødedato Side Beslutningssag: Ansøgning om tilskud til EM i IRONMANN 70.3 i 2017 Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 16/15564 Økonomiudvalget EM i IRONMAN revideret budget 2017 Indledning/Baggrund Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab har modtaget en forespørgsel fra Ironman Denmark. Ironman Denmark ønsker at Helsingør Kommune ansøger om værtskabet for Europæiske mesterskaber IRONMAN 70.3 i 2017 samt det familieorienterede stævne, KMD 4:18:4. Det foregår fredag den 16. og søndag den 18. juni Økonomiudvalget skal tage stilling til, om Helsingør Kommune ønsker værtsskabet for Europæiske mesterskaber IRONMAN 70.3 i Retsgrundlag Kommunalfuldmagten. Relation til vision og tværgående politikker Europæiske mesterskaber IRONMAN 70.3 har relation til Helsingør Kommunes vision 2020 samt idræts- og fritidspolitikkens mål om: årlige events, der definerer kommunen at tiltrække besøgende at være en attraktiv idrætskulturel samarbejdspartner, som kan tiltrække og afvikle større idrætsevents at begivenheder skal danne ramme om borgerens deltagelse - som aktiv deltager eller tilskuer. Sporteventen har relation til Helsingør Kommunes Turismestrategi og handleplan for 2020 med specielt fokus på udviklingen af Kultur- og Oplevelsesprogrammet. Sporteventen fastholder og videreudvikler Helsingør Kommune som et attraktivt sted at afholde nationale og internationale sportsevents. Sagsfremstilling IRONMAN 70.3 er en del af den prestigefyldte globale triatlonorganisation, IRONMAN. Ironman afvikler årligt over 230 IRONMAN-events i 40 lande fordelt på 6 kontinenter. Det er både den fulde distance og en halv distance/ironman IRONMAN Denmark ønsker i samarbejde med Helsingør Kommune at arrangere et Europæisk mesterskab i IRONMAN 70.3 i 2017 med national- og international deltagelse. Baseret på Ironmans erfaringer fra tidligere løb i Europa forventes minimum deltagere til det Europæisk mesterskab i IRONMAN 70.3, hvoraf cirka 50 % international deltagelse. Der forventes ca triatlondeltagere- og gæster, som skal indkvarteres på hoteller og andre overnatningssteder fortrinsvis i kommunen. Sidste år overnattede over 850 triatlondeltagere på hoteller og andre overnatningssteder i kommunen.

30 Byrådet Mødedato Side 30 Til EM i IRONMAN 70.3 forventes et tilskuerantal på op til Et Europæisk mesterskab i IRONMAN 70.3 vil være med til at brande Ironman samt Helsingør Kommune både nationalt og internationalt. Det forventede turismeforbrug tilført lokalområdet skønner arrangøren at være ca. 5-6 mio. kr. Skønnet har arrangøren baseret på erfaring fra de seneste års europæiske mesterskaber, som blev afholdt i Wiesbaden, Tyskland. Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab har bedt Sport Event Denmark om at skønne, hvor mange gæster denne type arrangement forventes at tiltrække samt økonomisk tilskud til Europæisk mesterskab i IRONMAN 70.3 i Helsingør. Baseret på Sport Event Denmarks samarbejde om afholdelsen af lignende sportevents, vurderer de, at arrangementet vil genererede en international turismeomsætning på minimum 5 mio. kr. Beløbet understøtter IRONMAN Denmarks vurdering. Wonderful Copenhagen udtaler endvidere: Vi vurderer IM EM til at være yderst relevant. Region Hovedstaden kan først søges om midler til januar 2017, men jeg forventer at IM EM er oplagt for dem at støtte afhængigt af budget. Wonderful Copenhagen medvirker gerne til markedsføring mv., men ikke med direkte eventøkonomi. Center for Erhverv, Politik og Organisation vurderer, at PR-værdien i forhold til andre tidligere afholdte sportsstævner er høj. Det Europæiske mesterskab i IRONMAN 70.3 vil derfor bl.a. bidrage til en bedre og mere udbredt omdømme som aktivt og levende sted og vil nå flere målgrupper: Egne borgere og virksomheder vil få bekræftet oplevelsen af Helsingør Kommune som et levende og aktivt sted, der tiltrækker store idræts- kultur- og koncertarrangementer med en international profil. Vores egne borgere er de vigtigste ambassadører til at udbrede det budskab. Borgere i hovedstadsregionen og København, der er vores primære målgruppe i forhold til markedsføring og tiltrækning af børnefamilier, hører om arrangementet via lokale og regionale medier. Et større kendskab til kommunen som aktivt sted er med til at rykke deres forhåndsopfattelse af kommunen, hvis de ikke allerede har været på besøg. Sportsudøvere på højt amatør-plan inden for løb, svømning og cykling i hele landet vil høre om arrangementet via deres fritids-nyhedskanaler. Denne målgruppe tæller gerne mænd i alderen år med høje indtægter, som er en væsentlig målgruppe i vores øvrige tilflytter-aktiviteter. Idræts- og fritidsmedier vil omtale arrangementet ligesom der er god mulighed for feature-artikler i Berlingske, hvor segmentet hører til. Mange andre mediemuligheder vil vise sig i forberedelserne. Turister fra Danmark og udvalgte europæiske markeder. Arrangementet kan anvendes i positioneringen af Helsingør til turister og bidrage til opfattelsen af Helsingør, som en stærk turistdestination, især hvis arrangementet kobles til Helsingørs kulturprofil. Nordsjællands Politi, Center for Teknik, Miljø og Klima, Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab og Ironman Denmark står for afviklingen af triatloneventen samt vejafspærringer, skiltning og kommunikation. Afvikling af øvrige trafik, information til

31 Byrådet Mødedato Side 31 borgere og sikkerhed for deltagere og tilskuere har højeste prioritet. IRONMAN Denmark arbejder sammen med det lokale foreningsliv om officials og hjælpere til triatloneventen (ca. 400 personer i alt). Klubberne kompenseres økonomisk for deres hjælp, og dermed er arrangementet med til at styrke det lokale foreningsliv. Økonomi/Personaleforhold Ironman Denmark ansøger om 1,3 mio. kr. til afvikling af Europæiske mesterskaber i IRONMAN 70.3 i Endvidere skal der afsættes 0,5 mio. kr. i administrative omkostninger i forhold til vejafspærringer, skiltning og markedsføring af puljen til større events i Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab anbefaler følgende finansieringsforslag kr. overføres fra puljen for større events i kr. bevilges fra puljen for større events i Budget Puljen til Større Events kr. Godkendte ansøgninger: Fee: Omkostninger: Aktiviteter: Sundtoldsmarkedet kr kr. I alt Rest saldo kr. Endnu ikke godkendte ansøgninger: EM Ironman kr kr kr kr. Saldo ved godkendelse af alle indkomne forslag kr. * Puljen for større events bevilger kr. i 2016 til det Europæiske mesterskab i IRONMAN Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab vil undersøge muligheden for medfinansiering af Europæiske mesterskaber i IRONMAN 70.3 i I den kommunale pulje for større event er der årligt 2,55 mio kr. til rådighed. Centret er i positiv dialog med Sport Event Denmark, Region Hovedstaden, Visit Nordsjælland og Wonderful Copenhagen vedrørende den mulige EM triatlonevent i regi af Ironman, herunder medfinansiering. Sport Event Denmark har ikke mulighed for at støtte det Europæiske mesterskaber i IRONMAN 70.3 i Helsingør i 2017, eftersom de allerede støtter ETU Half Distance European Championships 2017 i Herning. Medfinansiering fra blandt andet Region Hovedstaden samt lokale sponsorer skønnes at udgør ca. 0,5 mio. kr. Det vil sige, at kommunens reelle udgifter ved afholdelse af EM Ironman forventes at udgør 1,3 mio. kr. Et eventuelt værtsskab for af det Europæisk mesterskab i IRONMAN 70.3 i 2017, vil mindske

32 Byrådet Mødedato Side 32 muligheden for at afvikle andre større begivenheder i 2017 grundet udgifterne hertil. Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab arbejder sideløbende på at blive værtsby for fx DM i cykling, Scandinavian Beach Polo World Cup, et internationalt OCR (Obstacle Course Race) event, stort internationalt musik event samt et historisk VM på Kronborg. Det vurderes, at der i forbindelse med planlægning og afvikling af triatloneventen skal bruges ca. 350 kommunale arbejdstimer til at løse praktiske opgaver samt koordinering. Kommunikation/Høring Sagen afgøres i Økonomiudvalget Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab indstiller, at det besluttes, hvorvidt ansøgningen skal imødekommes, herunder overførsel af kr. fra 2016 til Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget kan ikke anbefale, at der indgås aftale med IRONMAN om støtte på 1,8 mio. kr. Beslutninger Økonomiudvalget den Ikke til stede: Anders Drachmann For Anders Drachmann (C) var Jens Bertram (C) mødt Økonomiudvalget besluttede at sende sagen tilbage til Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget til yderligere behandling. Supplerende sagsfremstilling Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalgets indstilling vil foreligge til Byrådets møde. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den Et flertal, Jens Bertram (C), Morten Westergaard (C), Mette Lene Jensen (V), Jan Ryberg (L), Betina Svinggaard (A) og Peter Poulsen (A) anbefaler, at EM i IRONMAN 2017 afholdes i Helsingør Kommune til samlede udgifter på 1,5 mio. kr. Ib Kirkegaard (O) kan ikke anbefale. Beslutninger Byrådet den Indstillingen blev godkendt med 21 stemmer mod 4. Imod stemte: Haldis Glerfoss (Ø) og O (3).

33 Byrådet Mødedato Side 33 Bilagsliste 3. Beslutningssag: 1. behandling af budget Bilag 1: Resultatbudget pr (353065/16) 2. Bilag 2: Beskriver af nye korrektioner til første behandling (351931/16) 3. Bilag 3: Nye og tilrettede driftsønsker (353245/16) 4. Bilag 4: Nye anlægsønsker (353246/16) 5. Bilag 5: e Sammenlægning af værkstederne - opdateret (351253/16) 6. Bilag 6: Borgmesterens budgettale (360045/16) 5. Beslutningssag: Revisionens afsluttende beretning Årsberetning 2015 (351179/16) 2. Afsluttende beretning 2015 Helsingør Kommune (351173/16) 6. Beslutningssag: DGI Landsstævne 2021 værtsskab 2. runde 1. Notat vedr. DGI Landsstævne 2021 (357121/16) 2. Notat vedr. DGI Landsstævne - Holbæk Samlet rapport (356292/16) 3. Esbjerg Samlet evaluering (356294/16) 4. Endelig regnskab 2013 (356293/16) 8. Beslutningssag: Endelig godkendelse af Risikobaseret dimensioneringsplan 1. Bilag 1: Risikobaseret dimensioneringsplan (343128/16) 2. Bilag 2: Beredskabsstyrelsens udtalelse (343127/16) 3. Bilag 3: Notat vedr. revision af RBD (355254/16) 9. Beslutningssag: Brev til Regionsrådet om sundhedshus vs forslag om lukning af akutklinik i Helsingør 1. Brev til regionsrådet om sundhedshus vs besparelser (354598/16) 14. Beslutningssag: Ansøgning om tilskud til EM i IRONMANN 70.3 i EM i IRONMAN revideret budget 2017 (358431/16)

34 Bilag: 3.1. Bilag 1: Resultatbudget pr Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

35 Resultatbudget pr Budget- Budgetover- Budgetover- Budgetover- Hele kr. forslag slagsår slagsår slagsår INDTÆGTER: Indkomstskat Selskabsskatter Grundskyld Dækningsafgift Andre skatter Tilskud og udligning Andre tilskud Puljer???? Særligt finansieringstilskud Beskæftigelsestilskud Indtægter i alt DRIFTSUDGIFTER (Netto) Teknik, Miljø og Klima Udvalget Kultur- og Turismeudvalget Sundheds-, Idræt- og Fritidsudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Socialudvalget Beskæftigelsesudvalget Økonomiudvalget* PL stigninger i Driftsudgifter i alt Renter m.v RESULTAT AF ORDINÆR DRIFTSVIRKSOMHED ANLÆGSUDGIFTER (Brutto) Teknik, Miljø og Klima Udvalget Kultur- og Turismeudvalget Sundheds-, Idræt- og Fritidsudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Socialudvalget Beskæftigelsesudvalget Økonomiudvalget PL stigning i Bruttoanlægsudgifter i alt Anlægsindtægter (inkl. forventede salgsindtægter) Pulje op til anlægsrammen (jf. Økonomisk politik) Anlægsudgifter i alt (inkl. anlægspulje) RESULTAT I ALT Låneoptagelse - lån til betaling af ejendomsskat Bruttolåneoptagelse Afdrag på lån Nettolåneoptagelse Balanceforskydninger Deponering ifm. Sundhedshus Frigivelser fra deponering til Sale and lease back skoler Tilbagekøb af sale and lease back skolerne (anlæg) Kassebeholdning (+=henlæggelse/-=forbrug) eksl. servicedriftspuljen ÅRETS RESULTAT Likviditetstræk til finansiering af sundhedshus Estimeret effekt af moderniseringsprogram på kassetræk Servicedriftsudgifter Pulje til overholdelse af servicedriftsramme* Servicedriftsudgifter inkl. pulje Servicedriftsramme for Helsingør Kommune * Pulje til servicedrift er ikke indarbejdet i budget 2017

36 Bilag: 3.5. Bilag 5: e Sammenlægning af værkstederne - opdateret Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

37 Forslag til effektivisering eller omlægning, budget Udvalg 6 - Socialudvalget Budgetområde Særlig Social Indsats Center Center for Særlig Social Indsats Titel Sammenlægning af værkstederne Ellehammersvej, Gydevej og Højvangen Nr.: E Beskrivelse af effektiviseringsforslaget (herunder konsekvenser): Antallet af borgere, som er i beskyttet beskæftigelse, er generelt faldende. Dette skyldes, at man ønsker, at flere skal deltage i det ordinære arbejdsmarked og færre tilkendes pension. Der har fra 2013 til 2015 været et fald i visitationerne til Ellehammervej på ca. 1/3. Forslaget går ud på at lægge de beskyttede værksteder under Center for Job og Oplevelse sammen ved at Værkstedet Ellehammersvej lukkes, og borgerne i stedet tilbydes beskæftigelse i de øvrige enheder i Center for Job og Oplevelse. På driften foreslås der en stillingsreduktion svarende til en fuldtidsstilling og fordelt på administrativt og pædagogisk personale i hele Center for Job og Oplevelse, hvilket giver en besparelse på kr pr. år. Hermed tilpasses kapaciteten til det faktiske antal borgere, og stordriftsfordelene udnyttes. Den fulde besparelse vil først kunne slå igennem i I 2017 regnes der dermed kun med en besparelse på kr. Ved en sammenlægning kan bygningen på Ellehammervej sælges, hvilket vil give en engangsindtægt på ca. kr og man kan spare løbende driftsudgifter på kr. ca. kr pr. år (dette er Center for Økonomi og Ejendommes bud. Der er ikke foretaget mæglervurdering). Salgsindtægten og driftsbesparelsen vil indgå i projekt arealoptimering og dermed finansiering af sundhedshuset. Der vil være etableringsomkostninger ved flytning. Konsekvenser ved effektivisering eller omlægning Borgerne, der arbejder på Ellehammersvej, har hovedsagligt psykiske lidelser. Nogle af disse borgere vil måske reagere mod at skulle være sammen med borgere med udviklingshæmning Plan for implementering af forslaget Kan iværksættes efter politisk beslutning. Den fulde besparelse kan indhentes i Økonomi Budgetområde Brutto effektiviseringsgevinst på eget område Brutto effektiviseringsgevinst på eget område Særlig Social Indsats Særlig Social Indsats

38 Økonomi Budgetområde Brutto effektiviseringsgevinst på eget område Særlig Social Indsats Ialt Beløb skrives i kr. og i 2017 priser - Indtægter og besparelser angives med minus, udgifter med plus Personale Budgetområde Antal årsværk på eget budgetområde Særlig Social Indsats -0,5-1,0-1,0-1,0

39 Bilag: 3.2. Bilag 2: Beskriver af nye korrektioner til første behandling Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

40 BUDGET DRIFTSKORREKTION Korrektionstitel PAU budgettet opjusteres med Korrektionsårsag Teknisk ændring Byrådet den: Indtastningsdato Korrektionsnr 69 Beskrivelse Økonomiudvalg den: Fagudvalg den: Kommunerne er som følge af dimensioneringsaftalen mellem KL, regeringen og professionshøjskolerne forpligtiget til at oprette et minimum antal af praktikpladser på uddannelsen til pædagogisk assistent (pau). Fordelingen af praktikpladser fastsættes af kommunekontaktrådet (KKR). Da der optages flere elever end oprindeligt budgetteret opjusteres budgettet fra 2017 og frem. Budgetområde Styringstype (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) 515 Dagtilbud og Specialbørnehaver Ram Side 1 af 6

41 BUDGET DRIFTSKORREKTION Korrektionstitel Kortere ventetid til genoptræning Korrektionsårsag Byrådsbeslutning Byrådet den: Indtastningsdato Korrektionsnr 86 Beskrivelse Økonomiudvalg den: Fagudvalg den: Kortere ventetid til genoptræning Hurtig igangsættelse af genoptræningsforløb understøtter omkostningseffektive patientforløb og forebygger uhensigtsmæssige genindlæggelser. Jo hurtigere det rigtige genoptræningsforløb påbegyndes, jo mere effektiv er genoptræningen, idet patientens funktionsniveau ikke forringes yderligere som følge af ventetid. Hurtig og rettidig genoptræning sikrer, at patienter opnår den bedst mulige funktionsevne og får mulighed for at leve et liv på lige vilkår med andre i den grad, det er muligt herunder bevare tilknytningen til arbejdsmarkedet. Hurtig start af genoptræning vil sikre, at der ikke er nogen, der kommer til at vente unødigt længe og tager dermed også hånd om de patienter, der har få ressourcer, herunder svage ældre, personer der har en løsere tilknytning til arbejdsmarkedet og socialt udsatte. Satspuljepartierne er derfor enige om, at der fastsættes en målsætning om en ventetid til genoptræning efter udskrivning fra sygehus på maksimalt to uger. Det skal fremgå af genoptræningsplanen, hvis genoptræningen på baggrund af en sundhedsfaglig vurdering bør starte senere end efter 14 dage. Satspuljepartierne er endvidere enige om, at der afsættes midler dels til midlertidig pukkelafvikling og kapacitetsudbygning, dels til forbedrede kommunale arbejdsgange i forhold til modtagelsen af genoptræningsplaner fra sygehus i kommunerne. Der er budgetlagt en udgift på 339 tkr. årligt til finansiering af initiativer til nedbringelse af ventetiden. Midlerne fra staten har tidligere været antaget at komme via bloktilskuddet, men da det har vist sig at midlerne udbetales direkte på baggrund af ansøgning er indtægten på 339 tkr. pr. 15/8 nu også budgetlagt på budgetområde 619. Budgetområde Styringstype (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) 619 Omsorg og Ældre Ram Side 2 af 6

42 BUDGET DRIFTSKORREKTION Korrektionstitel Opjustering af adm.bidrag til Udbetaling Danmark Korrektionsårsag Teknisk ændring Byrådet den: Indtastningsdato Korrektionsnr 146 Beskrivelse Økonomiudvalg den: Fagudvalg den: Opjustering af budgettet som følge af foreløbig udmelding juli 2016, om fordelingen af administrationsbidraget til Udbetaling Danmark for Budgetområde Styringstype (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) 824 Puljer Ram Side 3 af 6

43 BUDGET DRIFTSKORREKTION Korrektionstitel Overheadindtægter på Lindevang Korrektionsårsag Teknisk ændring Byrådet den: Indtastningsdato Korrektionsnr 147 Beskrivelse Økonomiudvalg den: Fagudvalg den: Socialudvalget besluttede på sit møde den at opsige driftsoverenskomsten med Lindevang pr Da Lindevang havde driftsoverenskomst med Helsingør kommune var der i taksterne indregnet et overhead på 7 pct. til dækning af en lang række centrale støttefunktioner samt 2 pct. til ejendomsvedligeholdelse. Da Lindevang nu er en privat institution vil kommunen ikke længere modtage denne indtægt. Den budgetterede indtægt i 2017 svarer til kr. Budgetområde Styringstype (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) 618 Særlig Social Indsats Ram Side 4 af 6

44 BUDGET DRIFTSKORREKTION Korrektionstitel Tilpasning af budget til kollektiv trafik - Movia Korrektionsårsag Teknisk ændring Byrådet den: Indtastningsdato Korrektionsnr 148 Beskrivelse Økonomiudvalg den: Fagudvalg den: I forbindelse med Movias 1. behandling af budget 2017 er der sket en stigning i Helsingør Kommunes bidrag. De nye tal bygger på de seneste passagerprognoser og seneste indtægtsprognoser. Movias årsagsforklaringer er, at passagerindtægterne for busser er reduceret med 0,6 mio. kr., og at indtægterne på linje 802 og 803 er reduceret med 1,4 mio. kr. Passagerindtægterne for busser er reduceret med 0,6 mio. kr., fordi Trafikstyrelsen har fastsat loftet for takststigninger til 0 pct. i Movia havde oprindeligt forudsat en vækst på 2,1 pct., svarende til KLs skøn for pris- og lønstigninger ved udarbejdelse af trafikbestillingsgrundlaget. Årsagen til at takststigningen blev 0 pct., er, at en genberegning af takststigningerne i tidligere år, gav en korrektion af takst Opdaterede tællinger gør, at passagertallet på linjerne 802 og 803 er budgetteret hhv. 8 pct. og 9 pct. lavere i Budget 2017, 1. behandling i forhold til Trafikbestillingsgrundlag Hertil er indtægt pr. passager på de to linjer hhv. 3 pct. og 8 pct. lavere. Det er altså opdaterede passagertællinger, samt opdatering af passagerernes rejselængder og valg af rejsehjemmel, som giver en lavere forventning til indtægterne, som er reduceret med 1,4 mio. kr. Budgetområde Styringstype (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) 204 Trafik, Vej og Grønne Områder Ram Side 5 af 6

45 BUDGET DRIFTSKORREKTION Side 6 af 6

46 Bilag: 3.3. Bilag 3: Nye og tilrettede driftsønsker Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

47 Forslag til ny opgave (driftsønske), budget Udvalg 3 - Kultur- og Turismeudvalget Budgetområde Kulturen Center Center for Kultur, Turisme, Idræt og Medb. Titel Helsingør Pigegarde Nr.: ø Beskrivelse af forslaget: KTU besluttede i møde den at ansøgning fra Helsingør Pigegarde om forhøjet tilskud, fremsendes til Økonomiudvalget som driftsønske i budgetarbejdet for Helsingør Pigegarde har eksisteret i snart 60 år. Pigegarden oplyser at der i alle årene er foregået et betydeligt stykke socialt arbejde, som er kommet mange udsatte piger til gode. I de senere år er opgaven blevet større, hvilket har betydet en væsentlig forøgelse af lønningsudgiften til pigegardens musiklærere. Det er pigegardens klare overbevisning, at det arbejde, de gør, har en positiv indflydelse på Helsingør Kommunes økonomi, i forhold til de udgifter kommunen kunne have haft til sociale ydelser, for de socialt udsatte piger, som garden, via deres sociale indsats, har fået på ret køl. Som eksempel kan nævnes, at 95 % af de piger, som gennemgår et længerevarende forløb i Helsingør Pigegarde, ender med at gennemføre en ungdomsuddannelse. Ifølge en analyse fra Arbejderbevægelsens Erhvervsråd er tallet kun på 84 % på landsbasis for en ungdomsårgang. Pigegarden oplyser at det har været nødvendigt at tildele ekstra tid til de af Gardens piger, som på en eller anden måde befinder sig i en situation, som er vanskelig at håndtere og overskue. Den ekstra tildelte tid er blevet brugt til at skabe et fællesskab for disse piger, som er trygheds- og tillidsskabende. De forøgede udgifter til lønninger betyder, at der ikke længere er penge i budgettet til instrumenter og uniformsgenstande, hvilket er af afgørende betydning for Gardens virke. Pigegarden får øvelokaler stillet til rådighed i Toldkammeret. Pigegardens aktiviteter har relation til visionen særligt på følgende punkter: Unikke fritidsaktiviteter og kulturelle oplevelser. Åbne og levende byer. Attraktive talent- og uddannelsesmiljøer. Muligheder for skalering af forslaget Helsingør Pigegarde har ansøgt om at deres kommunale tilskud forhøjes til i alt kr. Pigegarden modtager i dag et kommunalt tilskud på kr. årligt + et tilskud på kr. efter fast årlig ansøgning. Driftsønske kr kr. = kr. Plan for implementering af forslaget

48 Økonomi Budgetområde Øgede omkostninger Kulturen Ialt Beløb skrives i kr. og i 2017 priser - Indtægter og besparelser angives med minus, udgifter med plus Personale Budgetområde

49 Forslag til ny opgave (driftsønske), budget Udvalg 6 - Socialudvalget Budgetområde Særlig Social Indsats Center Center for Særlig Social Indsats Titel Opnormering til Kronborgsund til ansættelse af pædagog Nr.: Ø Beskrivelse af forslaget: Kronborgsund er et længerevarende botilbud for borgere med svære udviklingshandicap, psykiske lidelser og senhjerneskader. Der bor otte borgere, og fælles for dem er, at de har et stort plejebehov og har meget komplekse udfordringer. Medarbejdergruppen er sundhedsfagligt uddannet (SOSU ere og sygehjælpere). Socialtilsynet har besøgt Kronborgsund i 2014 og I forbindelse med deres besøg 7. januar 2016 fandt de kritiske forhold vedrørende borgeres trivsel, manglende kompetencer hos medarbejderne, samt mangler i relation til det pædagogisk faglige niveau. Socialtilsynet vurderer, at målgruppen på Kronborgsund er så bred og kompleks, at borgernes individuelle hensyn og behov fordrer en langt højere grad af specialiserede kompetencer, samt ledelsesmæssig styring for at tilrettelægge en individuel praksis og hverdag med trygge og udviklende rammer for borgerne. Socialtilsynet vurderer, at borgerne på Kronborgsund mødes omsorgsfuldt og sundhedsfagligt kompetent af medarbejderne. Socialtilsynet har endvidere kunne konstatere, at tilbuddets håndtering af magtanvendelser viste mangelfuld viden, og lav grad af refleksion omkring håndtering af borgernes sikkerhed. D. 7. april 2016 modtog Kronborgsund et påbud fra Socialtilsynet: Kronborgsund skal sikre, at der ikke forekommer overgreb fra borger mod borger og personale i tilbuddet. TIlsynet har desuden følgende opmærksomhedspunkter i 2016: Større ledelsesmæssigt fokus på afdelingen. Fokus på en systematisk registrering samt opfølgning af overgreb med henblik på sikring af borgernes trivsel og udvikling. Fokus på medarbejderkompetencer og ressourcer. Socialtilsynet vurderer, at tilbuddets ledelse skal sikre, at borgerne i forhold til deres behov, har adgang til medarbejdere med relevante kompetencer og i et tilstrækkeligt omfang samt sikre, at den samlede medarbejdergruppen har tilstrækkelig erfaring med målgruppen. For at imødekomme disse krav skal der tilføres kr til ansættelse af en pædagog og kr til kompetenceudvikling. Der kan anvises finansiering på kr. for Center for job og oplevelse på grund af større sals i værkstederne. Driftsønsket lyder herefter på kr. i 2017 og kr. i 2018 og frem. Muligheder for skalering af forslaget Plan for implementering af forslaget Kompetenceudviklingen er allerede i gang. Pædagogstillingen kan besættes straks. Økonomi Budgetområde Øgede omkostninger Særlig Social Indsats

50 Økonomi Budgetområde Startinvestering Særlig Social Indsats Ialt Beløb skrives i kr. og i 2017 priser - Indtægter og besparelser angives med minus, udgifter med plus Personale Budgetområde Særlig Social Indsats 1,0 1,0 1,0 1,0

51 Forslag til ny opgave (driftsønske), budget Udvalg 8 - Økonomiudvalget Budgetområde Administration og planlægning Center Center for Kultur, Turisme, Idræt og Medb. Titel CATCH - etablering og videreudvikling Nr.: ø826kumit -01 Beskrivelse af forslaget: Som uddannelses- og innovationsplatform vil CATCH differentiere sig fra andre innovationslaboratorier, som i dag eksisterer på de danske universitetsmiljøer. Det gør det ved dels at tage et stærkt afsæt i kunst og kultur med afsæt i CLICK Festivalen dels skabe en ny platform for samarbejder på tværs af faglige discipliner. Desuden tegner sig muligheden for at lave en åben uddannelsesplatform med en række internationale samarbejder. Heraf har Kulturværftet allerede i dag via CLICK Festivalen en række væsentlige strategiske samarbejder bl.a. med Ars Electronica i Linz, Østrig, Kulturministeriet i Taipei. Igennem mødet mellem praksis og teori inden for flere faglige discipliner kan CATCH skabe nye muligheder for innovation. I Danmark har vi en opdeling mellem det akademiske niveau (universiteterne) og det praktiske niveau (erhvervsskoler og akademier). Med CATCH opstår muligheden for at samle disse uddannelser på en ny samarbejdsplatform. Flere interessenter peger på, at netop en kommune er velegnet som en neutral platform for tværsektorielt samarbejde. Det anslås, at der skal afsættes kr. om året i 2017, 2018 og 2019 til at etablere og videreudvikle CATCH. Dette er en basisfinansiering, som er nødvendigt for at iværksætte egentlige uddannelsesforløb i perioden. Herudover vil der med afsæt i den kommunale bevilling blive ansøgt om midler fra Vækstforum samt øvrige relevante finansieringskilder med henblik på at accelerere etableringen og udviklingen af CATCH. Budgettet på 1,5 mio. kr. skal dække: Ansættelse af en projektleder med stor viden fra uddannelsesverdenen og kunst og kultur som kan udvikle CATCH platformen, indgå samarbejdsaftaler med de relevante partnere, udarbejde og facilitere forløb. Projektlederen ansættes i Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab. Udgifter til uddannelsesforløb. Bidrag til master og ph.d. forløb. CATCH Solution, facilitering af en scene på CLICK Festivalen til præsentation i et tværdisciplinært format. Driftsomkostninger til bl.a. lokaleleje på Kulturværftet, Toldkammeret mv. i forbindelse med afvikling af uddannelses- og innovationsforløb. CATCH kan på nuværende tidspunkt have uddannelsesforløb indenfor eksisterende rammer i kommunen, men skal naturligvis betale intern leje af lokaler på bl.a. Kulturværftet som andre kommunale institutioner gør i dag. CATCH kan på dette tidspunkt udvikle og afvikle uddannelsesforløb indenfor de fysiske rammer, som allerede eksisterer på Kulturværftet, Hal 14 og 17, Toldkammeret og øvrige faciliteter i Kulturhavnen, Teknisk museum mv. Der vil derfor ikke i første omgang være brug for egentlig lokaleetablering. På sigt vil særligt 1. sal i Hal 14 udgøre en attraktiv mulighed for etablering af et inkubationsmiljø. For at realisere dette, kan der blive behov for investering i sikkerhedsforanstaltninger. Yderligere oplysninger - se punkt 35 i referatet fra Økonomiudvalgets møde den 13. juni 2016 Muligheder for skalering af forslaget Plan for implementering af forslaget

52 Ved budgettilsagn er det planen at ansætte en projektleder fra primo 2017 til at udvikle CATCH med henblik på, at have de første kurser klar til sommer Økonomi Budgetområde Øgede omkostninger Administration og planlægning Ialt Beløb skrives i kr. og i 2017 priser - Indtægter og besparelser angives med minus, udgifter med plus Personale Budgetområde Administration og planlægning 1,0 1,0 1,0 0,0

53 Forslag til ny opgave (driftsønske), budget Udvalg 8 - Økonomiudvalget Budgetområde Administration og planlægning Center Center for Teknik, Miljø og Klima Titel Afskaffelse af afgifter for udeservering Nr.: ø826tmk- 01 Beskrivelse af forslaget: I Helsingør Kommune opkræves restauranter, cafeer og lignende afgifter for udeservering. Betalingen udregnes efter det areal der rådes over til en årlig afgift på kr. 814 pr. m priser). Prisen justeres efter antallet af måneder for udeservering (hvis udeserveringen ikke foregår hele året). Der er registreret 65 steder i Helsingør Kommune, hvor der opkræves gebyr for udeservering. Herunder tælles ikke ventepladser, som typisk er et lille bord med 2 stole. Dette opkræver vi ikke gebyrer for. Udeservering 2015 (indtægter og administration): Indtægter kr./år * Administrationsomkostninger kr./år Note: *pølsevogne er ikke medregnet I beregningen er der påregnet 5 dage /år til administration af regninger og opkrævninger. Administrationsomkostninger omfatter ikke udarbejdelse af tilladelser, tilsyn og eventuelle påbud/bøder, da disse opgaver er bundne vejmyndighedsopgaver og derfor ikke bortfalder hvis afgifterne fjernes. Der er således tale om, at en afskaffelse af afgifter for udeservering (eksl. Afgifter for udsalgsboder på Axeltorv) indebærer en mindreindtægt for kommunen på ca. 0,6 mio.kr. årligt. Muligheder for skalering af forslaget Plan for implementering af forslaget Start 2017 Økonomi Budgetområde Evt. besparelser Administration og planlægning Ialt Beløb skrives i kr. og i 2017 priser - Indtægter og besparelser angives med minus, udgifter med plus Personale Budgetområde

54 Bilag: 3.4. Bilag 4: Nye anlægsønsker Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

55 Budget: Anlægsforslag Udvalg: Budgetområde: Center: Prioritet: Version: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget 411 Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab 1 1 Projektnavn: Atletik Stadion - Ny belægning på løbebanerne Anlægsprojektets baggrund, økonomi og konsekvenser: Baggrund Helsingør Kommunes nye Atletik Stadion blev indviet i 2011 og efter 5 års intensiv brug er det konstateret, at løbebanernes belægningikke sidder fast og er ved at forsvinde. Det er samtidigt blevet vurderet, at hvis større skader på det underliggende banemateriale skal undgås, skal der pålægges en ny og bedre belægning senest i En ny og stærkere belægning vil have en levetid på 10 år. Økonomi: Helsingør Kommune har modtaget et tilbud på kr. på pålægning af ny belægningsfarve Konsekvenser: Det er af afgørende betydning, at løbebanerne har en belægning, der beskytter mod solens UV-stråler. Såfremt løbebanerne er uden belægning, vil det underliggende banemateriale nedbrydes, hvilket vil betyde en større og mere gennemgribende renovering af løbebanerne. Tidsplan: 2017 Afledt drift: x JA NEJ Økonomiske konsekvenser: Anlægsudgifter Anlægsindtægter Anlæg - Netto Afledt drift (Beløb skrives i kr. og i løbende priser)

56 Budget: Anlægsforslag Udvalg: Budgetområde: Center: Prioritet: Version: Økonomiudvalget 825 Center for Økonomi og Ejendomme 2 1 Projektnavn: Udvikling og sikring af værftshal 16 til historisk skibsværksted Nr.: Anlægsprojektets baggrund, økonomi og konsekvenser: Baggrund Helsingør Kommune har modtaget en række henvendelser om brug af værftshallerne (hal 16-21). Blandt andet er kommunen blevet kontaktet af Nationalmuseet, som gerne vil flytte deres historiske skibe til Helsingør og Nationalmuseet har i den forbindelse brug for et skibsværksted og lager. Hal 16 er besigtiget af Nationalmuseet og det er vurderet, at hallen umiddelbart vil kunne opfylde deres behov. Derudover kunne der på sigt opstå synergi med andre maritime værksteder i hal 16. Generelt står hallerne som de er forladt. For at de kan anvendes er der brug for oprydning og sikring af hallerne indvendigt. Desuden er der behov for at opgradere installationer til hallernes forsyning af el, vand, kloak mm. Der er i dag interimistiske toiletter i hallerne, som ikke kan tilgodese flere brugere i flere år. Der søges derfor om midler til en indvendig minimumsopgradering af hallerne. Økonomi: Der søges om kr. Konsekvenser: Hvis hal 16 ikke opgraderes til brug for Nationalmuseet, tabes der unik mulighed for yderligere liv på havnepladsen i kraft af besøgende til de historiske skibe. Tidsplan: 2017 Afledt drift: X JA (el, vand og varme) NEJ Økonomiske konsekvenser: Anlægsudgifter Anlægsindtægter Anlæg - Netto Afledt drift (Beløb skrives i kr. og i løbende priser)

57 Bilag: 3.6. Bilag 6: Borgmesterens budgettale Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

58 FØRSTEBEHANDLING, BUDGET , Borgmesterens budgettale Velkommen til førstebehandling af budgettet for Da vi var samlet her for et år siden, kan jeg huske, at vi alle sammen - i en eller anden grad - var bekymrede. Først og fremmest truede det nye omprioriteringsbidrag, men der var også udfordringer med nye udgifter til flygtninge, sundhed og kontanthjælpsområdet. Vi havde en klar anbefaling med fra direktionen der skulle findes 70 mio. kr. det var bare at gå i gang. Det gjorde vi så efter en god debat på tværs af partierne og et rigtig godt budgetseminar. Vi landede en ansvarlig aftale, der både gav plads til at prioritere kommunale kerneopgaver, og de områder vi har sat os for at styrke i vores vision. Mit klare indtryk er, at vi prioriterede rigtigt: Vores nye jobkonsulenter har fået godt fat og hjælper flere og flere tilbage på arbejdsmarkedet. Den fremskudte indsats, hvor vi hjælper borgere, der er ved at blive sat ud af deres bolig, virker bedre, end vi næsten kunne have drømt om. Vores satsning på skoleområdet med Boost bærer frugt og rygterne om nytænkning i Helsingør er nået hele vejen til New York. Flere virksomheder starter op i Helsingør Kommune, og flere private arbejdspladser spirer frem. Og så er der selvfølgelig hele turisme- og kulturområdet, som kører i et helt særligt gear med flere overnatninger og flere besøgende år efter år. Ja, så mange, at vi jo sammen har været nødt til at opjustere visionsmålene, fordi flere af målene helt enkelt allerede var nået. Sådan kunne jeg i virkeligheden blive ved vi gør nemlig mange ting rigtigt her i Helsingør Kommune. Og det synes jeg hører med som grundlag for de kommende budgetforhandlinger: Vi er på rette spor. Helsingør Kommune oplever udvikling og vækst. *** Udgangspunktet for dette års budgetforhandlinger er, at vi skal finde godt 40 mio. kr. for at få et budget i balance ikke mindst for at kunne fortsætte den positive udvikling i kommunen. Derudover skal vi finde midler til finansiering af de tiltag og indsatser, vi ønsker at fremme eller fortsætte. Så vi har udfordringer ikke af den størrelse vi har oplevet førhen, men udfordringer, der er til at tage og føle på. Her vil jeg gerne fremhæve kassebeholdningen! For kassebeholdningen i Helsingør Kommune vokser ikke ind i himlen. Faktisk vokser den slet ikke. Den er tværtimod

59 skrumpet kraftig ind i år. Alene i 2016 har vi givet tillægsbevillinger på godt 44 millioner kr. 28 millioner kroner i første kvartal og 16 millioner i andet kvartal. Så dem, der påstår, at der er 250 millioner kroner i kassen de skal lige kigge endnu engang.. Dertil er vores likviditet voldsomt udfordret af vores meget store og nødvendige anlægsaktiviteter. Vores anlægsplan ser ud til at springe rammen på 160 millioner kr. i overslagsårerne. Samtidig er vi presset af de manglende inddrivelser. Som I ved, så kastede SKAT for et år siden håndklædet i ringen og smed deres inddrivelsessystem i i skraldespanden. Vi mangler lige nu 56 mio. kr. fra SKAT. Derudover er der de manglende indbetalinger i forhold til ejendomsskatter, dagsinstitutioner med videre, som koster os 20 millioner kroner om året. Derfor er der intet tegn på, at kassen af sig selv skulle lægge sig på de godt 200 millioner i gennemsnit. Den vil tværtimod være faldende. Det er baggrunden for, at det er nødvendigt, at vi arbejder med kasseopbygning og en bæredygtig finansiering af anlæg - også selvom det kan kræve hårde politiske prioriteringer. For problemet er, at de mange tillægsbevillinger har belastet likviditeten, og det risikerer at spænde ben for de anlægsopgaver, vi deler i fællesskab. Lige for at pointere endnu engang - anlægsrammen er fyldt helt ud frem til Som direktionen fremhæver i deres budgetvurdering, så er det altså helt nødvendigt, at vi for alvor sætter bremsen i over for tillægsbevillinger og samtidig begynder at opbygge vores kassebeholdning. Derfor tager vi spørgsmålet om tillægsbevillinger med ind i forhandlingslokalet. ANLÆG Det gode budskab er, at Helsingør Kommune er i rivende udvikling med flere store anlægsaktiviteter. Det er et nyt plejehjem, en ny skole, en ny idrætsby, et nyt hjem for mennesker med psykisk lidelser, et sundhedshus, et stadion, samt trafiksikkerhedsmæssige foranstaltninger som cykelstier, rundkørsler mv. Vores anlæg skaber vækst og udvikling, samtidig med at det understøtter vores vision om at være en attraktiv kommune. Jeg er glad for at kunne konstatere, at vores anlægsaktiviteter spænder bredt og er rettet mod både børn, unge og ældre, psykisk udsatte borgere og ja, os alle, som bare nyder at bo i Helsingør Kommune. Det er godt, at vi har gang i mange projekter over hele kommunen og på ønskelisten noterer jeg yderligere bl.a. skøjtebane på Axeltorv, udvikling af havnetorvet i Espergærde, faciliteter så vi kan modtage Nationalmuseets historiske skibe i havnen osv.

60 SUNDHED Når det gælder kommunens serviceopgaver, så mener jeg, at det er oplagt at kigge på sundhedsområdet. Her er vi under pres fra flere sider. Dels betyder de nye takster for færdigbehandlede patienter på hospitalerne, at vi vil modtage en ekstraregning fra regionen, hvis vi ikke sætter ind. Samtidig bliver behandlingstakterne ændret og differentieret, så de helt små og de ældre bliver dyrere for kommunerne. Det kommer til at udfordre os, da vi har mange ældre i vores kommune - og faktisk flere ældre end andre kommuner, vi sammenligner os med. Og selvom vores ældre er mere og mere friske, så er der alligevel et stigende behov for sundhedsvæsenet fra vores ældre medborgere. Så der er altså en ekstra regning at samle op for kommunen. Men regningens størrelse afhænger jo af, hvor dygtige vi er til at forebygge sygdom og indlæggelse, og hvor dygtige vi er til at stå klar, når især vores ældre borgere udskrives fra sygehuset. Det kræver øget samarbejde både inden for og uden for den kommunale organisation. Og det kræver et gearskifte, så vi kan skærpe organisationen og indsatserne yderligere. I den forbindelse vil jeg gerne fremhæve hjemmeplejeanalysen, der har sat fokus på, hvordan vi kan optimere indsatsen på dette område. Jeg ser derfor også frem til resultatet af det arbejde, som pågår lige nu med at kortlægge Helsingør Rehabiliterings- og Træningscenter og samspillet med øvrige kommunale funktioner. DE UDSATTE UNGE Et andet område, hvor der ikke mindst er menneskelige gevinster at hente, er, når det handler om udsatte og sårbare unge. Vi ser i hele Danmark og desværre også i Helsingør Kommune flere unge med psykiske udfordringer og misbrug. Vi blev sidste år enige om at få headspace til byen. Et nyt tilbud, hvor børn og unge med problemer af forskellig karakter anonymt kan henvende sig og få en fornuftig snak eller blive sendt videre til kommunen eller regionen, hvis der er behov. Fordelen er, at headspace forebygger og sikrer tidlig indsats. Headspace som jeg var med til åbningen af forleden skal samarbejde tæt med bl.a. Helsingung, de praktiserende læger og i det hele taget have en bred berøringsflade i Helsingør Kommune. Der er et vigtigt tiltag men vi skal arbejde videre med at styrke indsatsen over for vores sårbare unge og finde frem til, hvordan vi sikre en stærk, koordineret handlingsplan, så de unge får den rette hjælp i rette tid. Det sikrer, at de trives, bliver i skolen, gør deres uddannelse færdig og kan komme ud og få deres ønskejob og gøre deres drømme til virkelighed. Og her kan man virkelig tale om, at investeringen kommer igen.

61 DET SPECIALISEREDE SOCIALOMRÅDE Vi har i Helsingør Kommune været gode til at holde udgifterne på det specialiserede socialområde i ro, når vi sammenligner med øvrige kommuner i Hovedstadsområdet. Men vi kan se nu, at også vi er kraftigt udfordret på økonomien på dette område. Vi har gode tilbud til vores borgere med handicap og psykisk sygdom, men vi har en stigende gruppe borgere, som modtager hjælp særligt på det psykiatriske område. Derfor er der behov for, at vi får set nærmere på, hvordan vi kan skabe større effekt af vores indsatser, så borgerme i højere grad kan opleve en bedring i deres tilstand og blive mere uafhængige af den kommunale indsats. Det kræver et udbygget samarbejde med hospitalerne, men også at vi kigger nærmere på, hvordan vi selv som kommune arbejder på området. SKOLER OG DAGTILBUD Børn og unge er et område, vi har investeret meget i gennem de seneste år, da det er vigtigt i forhold til vores ønske om at være en attraktiv bosætningskommune. Børnene i vores daginstitutioner skal være i et trygt miljø, hvor der er fokus på kerneopgaven. Vi skal dog have fuldstændig styr på kerneydelsen, før vi sætter flere indsatser i gang. Børnene skal fortsat have en god start på livet med voksne omkring sig, der har opmærksomheden rettet mod børnenes udvikling, sprog og læring. For når det gælder vores børn, må vi hele tiden bestræbe os på at gøre det endnu bedre, og den bestræbelse skal også være i fokus i budget Der kommer snart normeringsstatistik fra Danmarks Statistik. Og regeringen vil afsætte 580 mio. kr. over fire år for at styrke dagsinstitutionerne med indsatser, der fremlægges i begyndelsen af Alt det kan vi tage afsæt i, når vi skal finde frem til, hvordan vi bedst foretager en yderligere styrkelse af daginstitutionerne. På skoleområdet er vi også ambitiøse og her vil jeg gerne fremhæve Boost. Vores investering i Boost på skoleområdet er en investering i både børnenes og lærernes faglige udvikling. Derfor er jeg stolt af, at vi ud af 1095 projekter er blandt de 30, der er normineret til Social European Innovation Competition det eneste danske projekt. Finalisterne bliver fundet i slutningen af september. Det bliver spændende. Der skal også fortsat være fokus på kvalitet og udvikling af folkeskolen, og derfor fik vi lavet en skoleanalyse, der viser, at det er klogt at arbejde videre med, hvad vi får for pengene. Vi ved, at vi bruger flere tusinde kroner mere per skolebarn, end de kommuner vi normalt sammenligner os med.

62 Hvad får vi for dem og er der noget, vi kan gøre anderledes og klogere? Og hvorfor har vi endnu ikke løftet os i de mange undersøgelser og sammenligninger på det faglige område? Det må vi drøfte i de kommende budgetforhandlinger. ADMINISTRATION Skruer vi igen tiden tilbage til sidste års forhandlinger, så brugte vi en del tid på at drøfte administrationens størrelse og vi fandt også en større besparelse dér. Administration er også på dagsordenen i år. Sammenligner vi os med andre kommuner, bruger vi stadig flere penge på administration i Helsingør Kommune. Vi ønsker os alle sammen præcis den administration, der er nødvendig for at drive vores kommune - hverken mere eller mindre. Én ting tror jeg, vi skal holde os for øje i årets drøftelser: Nemlig at ret mange varme hænder f.eks. sagsbehandlere, konteres under administration, og at vi på den baggrund let kommer til at se overadministrerede ud. Men vi kan vist hurtigt blive enige om, at når vi tidligere har drøftet besparelser på administrationen ja, så har det i hvert fald ikke været med tanke på at reducere antallet af medarbejdere, der fx hjælper borgere i arbejde. Jeg mener, at der er behov for at blive klogere på, hvordan administrationen er skruet sammen og klogere på, hvad der kan gøres fremadrettet for at sikre det rette niveau for administrationens størrelse. Det bliver også et emne i de kommende forhandlinger. KULTUR Der er mange flere vigtige områder, jeg kunne komme ind på, men jeg har fremhævet nogle af de områder, som bliver meget centrale for vores budgetforhandlinger. Som jeg begyndte med at sige: I Helsingør Kommune gør vi mange ting rigtigt! Vi har gang i en utrolig spændende og positiv udvikling. Vi er værter for store begivenheder og oplevelser, og der bliver lagt mærke til os ude i verden. Det er en udvikling, der taler til både kommunens borgere og besøgende, samtidig med at det skaber vækst i vores lokalsamfund. Vi har med andre ord succes med vores vedholdende strategi og vision på området, og dén linje skal vi fortsætte. Med de ord er budgetprocessen nu skudt i gang, og jeg ser frem til de kommende budgetforhandlinger.

63 Bilag: 5.1. Årsberetning 2015 Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

64 ÅRSBERETNING 2015

65 Årsberetning // Side 2

66 INDHOLD Borgmesterens forord Kommuneoplysninger Ledelseserklæring Politisk organisation Administrativ organisation Hvordan læser du kommunens regnskab Præsentation af regnskabet 2015 TEMAER Miljø- og Klima Kultur Idræt Sundhed Forebyggelse Dagområdet Skoler Socialområdet Beskæftigelse Administration / tværgående indsatser Samarbejde med erhvervslivet ÅRSREGNSKAB 2015 Vurdering af regnskab Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme Stengade 59, 3000 Helsingør Telefon Udgivet april, 2016 Oplag: 100 stk. Redaktion Center for Økonomi og Ejendomme Anne Julie Fischer, Inger Lind-Forsmark, Nadia Hansson, Camilla Aabling, Michael Christensen (ansvarshavende redaktør) Foto af borgmesteren Heidi Maxmiling Tryk Center for Job og Oplevelse Årsberetning 2015 kan downloades på Klik på Om kommunen - herefter Økonomi - Regnskab Design og layout af årsberetningen Center for Erhverv, Politik og Organisation OVERSIGTER Regnskabsopgørelse Finansieringsoversigt Balance Noter regnskab 2015 Anvendt regnskabspraksis Ordbog Bilag til årsberetningen Årsberetning 2015 // Side 3

67 BORGMESTERENS FORORD Et regnskab i balance og en sund likviditet der matcher de mål, Byrådet har opstillet. Så kort kan man opsummere Helsingør Kommunes regnskab for Men regnskabet er selvfølgelig også en afbildning af alle de initiativer og prioriteringer, som Byrådet står bag i det forgangne år har været et intenst og spændende år i Helsingør Kommune. Der har været flere besøgende og flere mennesker i gaderne end i mange år. Måned for måned har vi året igennem slået nye rekorder. Folk kommer her for at holde møder og konferencer, for at se cykelløb eller selv gennemføre en triatlon. Eller de kommer her for at nyde vores mange kulturelle tilbud - lige fra Hamlet Scenens efterhånden 200-årige tradition for teater på Kronborg over Søfartsmuseet til Hornbæk Havnefest og Sundtoldsmarkedet, og meget, meget mere. Helsingør Kommunes investeringer i events og kulturelle tilbud fylder ikke meget i det samlede regnskab, men 15 pct. flere besøgende i 2015 end for blot få år siden fortæller, at det er en vigtig post for kommunen. Flere besøgende og mere liv i gaderne betyder selvfølgelig noget for omsætningen hos de handlende, restauranterne og hotellerne. Det skæpper i kassen - også i kommunekassen - og det giver arbejdspladser ser ud til at have været et godt år for det lokale erhvervsliv. Hele ti lokale virksomheder havde vi på Børsens Gazelleliste i år - og vi kan se, at der både bliver flere virksomheder i kommunen, og at de også klarer sig bedre. Den udvikling er vigtig at holde fast i. Helsingør Kommune må og skal være et attraktivt sted at være for erhvervslivet. Derfor har vi de seneste år arbejdet målrettet med at skabe bedre rammer for virksomhederne. Vi har bl.a. sænket dækningsafgiften og grundskyldspromillen - hvilket også er til glæde for såvel boligejere som lejere i almene boliger. Vi har også fjernet byggesagsgebyret, og vi har arbejdet med at skabe en bedre og mere direkte kommunikation mellem virksomheder og kommune. Det er investeringer, der selvfølgelig kan mærkes i regnskabet - men også investeringer der kommer igen, når erhvervslivet oplever vækst. Årsregnskabet viser jo langt flere dimensioner af Helsingør Kommunes arbejde, end det er muligt samle op i et forord. Det viser indsatsen i forhold til vedligehold og anlæg rundt omkring i kommunen, det rummer driften af børneinstitutioner, skoler og plejehjem, og det illustrerer hele den indsats kommunens mere end medarbejdere står for i hverdagen. På den måde er årsregnskabet 2015 jo i virkeligheden ganske anbefalelsesværdig læsning, hvis man vil vide lidt mere om, hvad det er for en kommune, man bor og virker i. Rigtig god læselyst! Venlig hilsen Benedikte Kiær Årsberetning // Side 4

68 KOMMUNEOPLYSNINGER Helsingør Kommune Stengade Helsingør CVR nr Tabel 1. Kommuneoplysninger Skatteprocent 25,4 25,4 25,4 Udskrivningsgrundlag pr. indbygger Grundskyldspromille 30,82 30,82 29,30 Antal indbyggere pr. 31. december Årgange: 0-2 årige årige årige årige årige årige år og derover LEDELSESERKLÆRING Undertegnede erklærer hermed, at regnskab 2015 for Helsingør Kommune er aflagt i overensstemmelse med Social- og Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem, at den anvendte regnskabspraksis anses for hensigtsmæssig, samt at regnskabet giver et retvisende billede af kommunens økonomi. Benedikte Kiær Borgmester Stine Johansen Kommunaldirektør Årsberetning 2015 // Side 5

69 POLITISK ORGANISATION Byrådet april 2016 BYRÅDET Det Konservative Folkeparti (9) Socialdemokraterne (6) Socialistisk Folkeparti (1) Venstre (2) Dansk Folkeparti (3) Enhedslisten (2) Lokaldemokraterne (1) Radikale Venstre (1) Økonomiudvalget Benedikte Kiær (C) Henrik Møller (A) Christian Holm Donatzky (B) Anders Drachmann (C) Bente Borg Donkin (F) Jan Ryberg (L) Marlene Harpsøe (O) Johannes Hecht-Nielsen (V) Haldis Glerfoss (Ø) Socialudvalget Ib Kirkegaard (O) Duygo A. Ngotho (A) Gitte Kondrup (A) Jens Bertram (C) Lisbeth Læssøe (C) Michael Mathiesen (C) Bente Borg Donkin (F) Marlene Harpsøe (O) Beskæftigelsesudvalget Allan Berg Mortensen (Ø) Marlene Harpsøe (O) Duygo A. Ngotho (A) Betina Svinggaard (A) John Calberg (C) Per Tærsbøl (C) Philip Læborg (C) Teknik, Miljø- og Klimaudvalget Johannes Hecht-Nielsen (V) Anders Drachmann (C) Per Christensen (A) Peter Poulsen (A) Morten Westergaard (C) John Calberg (C) Haldis Glerfoss (Ø) Børne- og Uddannelsesudvalget Christian Holm Donatzky (B) Mette Lene Jensen (V) Henrik Møller (A) Gitte Kondrup (A) Lisbeth Læssøe (C) Katrine Vendelbo Dencker (O) Allan Berg Mortensen (Ø) Kultur- og Turismeudvalget Henrik Møller (A) Michael Mathiesen (C) Per Christensen (A) Betina Svinggaard (A) Philip Læborg (C) Ib Kirkegaard (O) Johannes Hecht-Nielsen (V) Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Jens Bertram (C) Betina Svinggaard (A) Peter Poulsen (A) Morten Westergaard (C) Jan Ryberg (L) Katrine Vendelbo Dencker (O) Mette Lene Jensen (V) Årsberetning // Side 6

70 ADMINISTRATIV ORGANISATION Borgmester Benedikte Kiær DIREKTIONEN Kommunaldirektør Stine Johansen Direktør Marianne Hoff Andersen Direktør Lars Rich Direktør Stella Hansen HELSINGØR KOMMUNES 10 CENTRE Center for Teknik, Miljø og Klima Centerchef Regin Atterdag Nordentoft Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab Centerchef Susanne Arnholtz Docherty Center for Sundhed og Omsorg Konstitueret centerchef Marlene Willemann Würgler Center for Dagtilbud og Skoler Centerchef Rikke Reiter Center for Særlig Social Indsats Centerchef Charlotte Elisabeth Aagaard Center for Job og Uddannelse Centerchef Kristjan Gundsø Jensen Center for Børn, Unge og Familier Centerchef Birgitte Wittendorff Center for Borgerservice, IT og Digitalisering Centerchef Pernille Madsen Center for Økonomi og Ejendomme Centerchef Michael Christensen Center for Erhverv, Politik og Organisation Centerchef Randi Sveistrup Årsberetning 2015 // Side 7

71 HVORDAN LÆSER DU HELSINGØR KOMMUNES REGNSKAB? Helsingør Kommunes årsregnskab for 2015 præsenteres i denne årsberetning. Målet er, at læseren får et overblik over kommunens regnskab, herunder hvordan kommunens skatteindtægter er blevet brugt. I første del er der en kort præsentation af årsregnskabet, efterfulgt af en beskrivelse af kommunens områder. Den anden del af årsberetningen består af en mere detaljeret vurdering af regnskabet baseret på kravene fra Social- og Indenrigsministeriet. Den består af en regnskabsopgørelse på side 47, der i kortfattet form viser Helsingør Kommunes udgifter og indtægter på det skattefinansierede og brugerfinansierede område. Derudover suppleres med en finansieringsoversigt på side 47, en balance på side 48, en redegørelse for anvendt regnskabspraksis på side 55 samt en ordbog på side 57. Undervejs i regnskabet er der henvisninger til noterne, som er en uddybning af de emner, der berøres i vurderingen. Noterne står på side 49. Helsingør Kommunes årsregnskab for 2015 er udarbejdet efter udgiftsbaserede principper, så det er muligt at sammenholde regnskabsresultatet med budgettet for I denne vurdering fremgår regnskabsresultatet opgjort både i forhold til oprindeligt budget 2015 og i forhold til korrigeret budget I hele årsberetningen gælder det, at hvor der ikke står andet, er det oprindeligt budget, der behandles. Alle priser er i årets priser, medmindre andet er nævnt. Det betyder, at beløb fra 2013 og 2014 ikke er pris- og lønfremskrevet. Der kan forekomme afrundingsdifferencer i tabeller og noter. Ønskes en yderligere og uddybende forklaring henvises desuden til publikationen regnskabsoversigter, overførsler og tillægsbevillinger under beskrivelserne på de enkelte budgetområder. Publikationen årsregnskab regnskabsoversigter, findes på kommunens hjemmeside, under Om kommunen - Økonomi - Regnskab. Årsberetning // Side 8

72 PRÆSENTATION AF REGNSKABET 2015 Helsingør Kommune har i de seneste år haft overskud i årsresultatet. Kommunen budgetterede med et underskud på 30,2 mio. kr. i budget 2015, men underskuddet er blevet betydeligt mindre. Kommunen har et samlet underskud på 9,4 mio. kr., dvs. et forbedret resultat på 20,8 mio. kr. Forklaringen på årets resultat ses i tabel 2 for nøgletal. Driftsområdet Det samlede driftsbudget, som består af servicedrift og ikke rammestyrede områder, udgjorde 3.889,0 mio. kr. Der er givet tillægsbevillinger på i alt 69,5 mio. kr. hvoraf de to største bevillinger er 52,1 mio. kr. til Økonomiudvalget og 20,4 mio. kr. til Beskæftigelsesudvalget. De samlede realiserede driftsudgifter udgjorde 3.861,8 mio. kr. I forhold til oprindeligt budget er forbruget 27,2 mio. kr. mindre end oprindeligt budgetteret og i forhold til korrigeret budget er det 96,7 mio. kr. mindre. De væsentligste årsager til mindreforbruget ligger på Økonomiudvalget og skyldes uforbrugte indefrosne midler, overførsler fra tidligere år og 30,0 mio. kr., der blev hensat til uforudsete servicedriftsudgifter. Kommunen har overholdt den beregnede andel af servicedriftsrammen og bidrager dermed til en samlet overholdelse af den servicedriftsramme, der er aftalt i økonomiaftalen for Sker der en samlet overskridelse af servicerammen vil kommunen stadig blive ramt af en evt. kollektiv sanktion. Anlægsområdet Det oprindelige anlægsbudget var på 156,6 mio. kr. (netto). Der er givet tillægsbevillinger på 64,2 mio. kr., som består af overførte uforbrugte anlægsmidler fra tidligere år samt en tillægsbevilling på 30,7 mio. kr. til indkøb af elevcomputere på Børne- og Uddannelsesudvalget. Korrigeret nettobudget er på 220,8 mio. kr. Forbruget på kommunens anlægsprojekter udgjorde 165,6 mio. kr., hvilket er et merforbrug på 9,0 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget. Anlægsbudgettet for 2015 er således anvendt og kommunen er begyndt at nedbringe det store anlægsefterslæb fra tidligere år. I forhold til korrigeret anlægsbudget er der et mindreforbrug på 55,2 mio. kr. Mindreforbruget skyldes en række anlægsprojekter, der er udskudt til 2016 og ændrede beslutninger omkring igangsættelse af projekter. Renter Nettorenten gav en merindtægt på 19,2 mio. kr., hvilket særligt skyldes det meget lavere renteniveau end forudsat i budgettet for 2015, en kursgevinst på 0,4 mio. kr. samt salgsindtægter af KMD ejendomme på 7,4 mio. kr. Resultatet er således 11,4 mio. kr. bedre end oprindeligt budgetteret på 7,8 mio. kr. Indtægter Kommunen har valgt statsgaranti som skattegrundlag. Ved at vælge statsgaranti vil kommunens budget stort set svare til den reelle indtægt. Kommunens samlede indtægter, der består af indkomstskat, afgifter, diverse tilskud samt udligninger, var på 4.006,7 mio. kr. Indtægterne blev 0,9 mio. kr. mindre end budgetteret, hvilket primært skyldes tilbagebetalinger af for meget opkrævet grundskyld i tidligere år samt et mindre tilskud til skattenedsættelse end forudsat i oprindeligt budget. Kassebeholdning Kommunen har en målsætning om, at den gennemsnitlige kassebeholdning opgjort efter kassekreditreglen er på 200,0 mio. kr. Kassebeholdningen er forbedret hen over året og afsluttede med en gennemsnitlig kassebeholdning på 263,0 mio. kr. Kommunen ligger således for andet år i træk over målet. Brugerfinansierede område Det brugerfinansierede område omfatter affaldsområdet. Affaldsområdet er udskilt fra kommunen, men skal registreres i kommunens regnskab. Kommunen har registret en udgift på 7,9 mio. kr. Tabel 2. Nøgletal for Helsingør Kommune 2015 Mio. kr. Oprindeligt budget Tillægs bevillinger Korrigeretbudget Regnskab 2015 Indtægter i alt ,6 6, , ,7 Driftsområdet i alt 3.889,0 69, , ,8 Renter -7,8 1,5-6,3-19,2 Primært driftsresultat -126,4 77,7-48,7-164,1 Anlægsudgifter 156,6 64,2 220,8 165,6 Resultat af det skattefinansierede område 30,2 141,9 172,1 1,5 Brugerfinansierede område - affaldsområdet 0,0 0,0 0,0 7,9 Samlet resultat i alt 30,2 141,9 172,1 9,4 Driftsområdet i alt - heraf: 3.889,0 69, , ,8 Servicedrift 2.907,2 53, , ,9 Overførsler og aktivitetsbestemt medfinansiering 981,9 15,5 997, ,8 Udgiften fra affald er flyttet udenfor driftsresultatet 0,0 0,0 0,0 7,9 (-) angiver merindtægter/mindreforbrug (+) angiver mindreindtægter/merforbrug. Årsberetning 2015 // Side 9

73 Figur 1 og figur 2 viser, hvordan kommunen har fordelt henholdsvis driftsudgifter og anlægsudgifter på de forskellige udvalg. Figur 1. Fordeling af driftsudgifter - Regnskab Figur 2. Fordeling af anlægsudgifter - Regnskab De største anlægsudgifter er afholdt på Økonomiudvalget. Af større anlæg kan nævnes renovering af Rådhuset, Skolen i Bymidten, energirenovering af kommunens bygninger samt renovering af Nordhavnen. Økonomiudvalget Socialudvalget Beskæftigelsesudvalget Teknik, Miljø- og Klimaudvalg Børne- og Uddannelsesudvalget Kultur- og Turismeudvalget Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Årsberetning // Side 10

74 Tabel 3. Regnskabsmæssige afvigelser Mio. kr. Afvigelse oprindeligt budget Skatteindtægter, tilskud og udligning 1,2 Momsudligning (neutral i.f.t. kommunens betaling til ordningen) -0,3 Renter -11,4 Driftsområdet -27,2 Anlæg inkl.jordforsyning 9,0 Skattefinansieret område i alt -28,7 Affaldsområdet 7,9 Skattefinansieret og brugerfinansieret område i alt -20,8 (-) angiver merindtægter/mindreforbrug (+) angiver mindreindtægter/merforbrug. Figur 3. Overholder udvalgene deres budgetter. Sammenligning mellem årets resultat, oprindeligt budget og korrigeret budget Udvalgene overholder generelt sine budgetter. Økonomiudvalget afviger fra korrigeret budget, hvilket skyldes, at området ikke anvender de reservemidler, som er placeret under Økonomiudvalget. Årsberetning 2015 // Side 11

75 MILJØ OG KLIMA Natur- og Miljøområdet Af resultater for 2015 på Natur- og Miljøområdet kan særligt nævnes: Byrådet har vedtaget en Ressource- og Affaldsplan, der skal sikre opfyldelse af de statslige mål for genanvendelse af affald. Kommunen er gået i gang med et projekt, der skal kortlægge alle olietanke i kommunen og derved lokalisere de ulovlige tanke. Der er gennemført to (lovpligtige) kampagnetilsyn på virksomheder dels et tilsyn med udendørs oplag og dels et tilsyn med nedgravede tanke på tankstationer. Den nederste kystnære strækning af Krogeruprenden er blevet frit lagt til gavn for vandløbets flora og fauna, et vandplanprojekt støttet af Naturerhvervstyrelsen. Et projekt med etablering af en række vandhuller på Flynderupgård og i Den Grønne Vestkile er færdiggjort til gavn for bestanden af padder. Projektet er støttet af Naturerhvervstyrelsen. Kommunens grundvands- og vandløbsmodel er færdiggjort og kan nu anvendes som et vigtigt redskab i arbejdet med grundvandsbeskyttelsen. Der er, i forbindelse med bjørneklobekæmpelsen, indgået aftaler om fåregræsning på flere lokaliteter. Som følge af Naturstyrelsens servicetjek på beskyttet natur, har der været et stort opfølgningsarbejde vedrørende registrering af nye områder omfattet af Naturbeskyttelseslovens bestemmelser. Kystsikring Kommunen er i projektet Nordkystens Fremtid indgået i et samarbejde med Halsnæs og Gribskov kommuner om et fælles kystsikringsprojekt. Der er i løbet af 2015 udført et stort forarbejde, der skal danne grundlag for det videre samarbejde. Byrådene i de tre kommuner har i november 2015 besluttet principperne for en betalingsmodel og der er søgt om midler i Region Hovedstaden til understøttelse af projektet. Helsingør Nordhavn Helsingør Nordhavn er i gang med en omfattende renovering. Ved budgetforhandlingerne for 2014 blev der af byrådet bevilget 33,0 mio. kr. indtil 2016, til gennemførelsen af renoveringsplanen. I 2015 er etape 2 færdiggjort, som omfatter uddybning af nordre inderhavn, ramning af ny spuns og anlæg af promenade fra bro 6 til og med bro 11. Der er etableret flydebroer i nordre inderhavn og anlagt ramper og faciliteter til sejl- og kajakklubben. Etape 3, som omfatter uddybning af søndre inderhavn, videreførelse af promenaden fra bro 11 til bro 15 og tilslutning til Kronborgs stisystem, ændring af beddingspladsen m.m. er påbegyndt og forventes færdigt forår Kulturhavn Sammenhængende by og Kulturhavn har været omdrejningspunkt for en del af opgaverne i 2015: Færdiggørelse af Havnegade. Resultatet er synligt og skaber adfærdsmæssig bevægelse fra byens station til Kulturhavnen. Der er skabt et byrum, der får sænket hastigheden og de gående og cyklende oplever en tryghed ved, at kunne færdes dels på et bredt promenade-fortov, Kulturpromenaden, og dels på cykelstier, der tydeligt adskiller vejbanen fra cykelstien. Wibroes Plads er blevet sat i stand, så borgere og besøgende kan nyde udsigten i et attraktivt byrum. Der er igangsat arbejde på en sammenhængende Kulturhavn med en bevægelsesbane og legemuligheder. Der etableres en ny indgang til området fra parkeringsarealerne ud for værftshallerne, hvor pladsen får ny asfalt og nye striber som gør parkeringen mere hensigtsmæssig. Desuden etableres der en flot hegnsløsning på Ny Kronborg, der understreger det maritime og spændende, man bevæger sig ned imod, når turen går mod Kulturhavnen fra parkeringspladserne. Den oprindelige bagindgang bliver vendt til en imødekommende hovedindgang. Byrumsløft i Helsingør og Hornbæk Udskiftning af de mange gamle skraldespande til nye store Big Belly skraldespande. En stor succes, der har betydet en besparelse på driften af renholdelse. Ren kærlighed til Hornbæk Strand blev en stor succes. To store affaldscontainere blev nedgravet ved indgangen til stranden overfor Sunspot og erstattede de mange tråd skraldespande, der ellers prægede strandbilledet. Resultatet blev mindre affald på en af kommunens bedst besøgte strande. Hornbæk får i løbet af 2015 og 2016 et byrumsløft med udarbejdelsen af Strandpromenaden. Øresundsvej istandsættes og fortovet gøres bredere og bliver belagt med en kombination af træ og sten. Strandpromenaden blev igangsat i 2015 og færdiggøres inden sommersæsonen I løbet af 2015 har kunst i byrummet sat sit præg på kommunens offentlige arealer, men i år blev fokus rykket fra centrum ud til det boligsociale område, Vapnagård, med et borgerinddragende tunnelprojekt. Et projekt der er kombineret med tryghedsskabende tiltag i tunnellerne omkring Vapnagård. Der blev givet ekstra midler til afrensning af graffiti i de mange Årsberetning // Side 12

76 omkringliggende tunneller. For at højne trygheden på Vapnagård er der opsat videoovervågning i tre tunneller samt ekstra lys. Den ene tunnel er blevet brugt som forsøg på at skabe tryghed med kunst. Der er arbejdet intensivt på fastlæggelse af såvel rute, indhold og grafisk identitet på Kulturpromenaden. Kulturpromenaden lægges mellem Kulturværftet og Kronborg over til Nordhavnen. Indsatsen koordineres på tværs af centrene i kommunens byrumsgruppe. Kollektiv trafik Der er i de sidste år ændret på busbetjeningen. Antallet af aften- og weekendture på buslinjerne er reduceret og enkelte af linjerne er omlagt eller helt nedlagt. Til gengæld er der indført Flextur, der gør det muligt at blive kørt fra dør til dør. Flextur har været en succes, og det har været nødvendigt at øge budgettet til Flextur i I 2015 er der afsat penge til at udarbejde en analyse af buskørslen i kommunen med henblik på optimering af buslinjerne. Analysen skal undersøge og komme med forslag til, hvordan forbindelserne mellem bus og tog kan blive forbedret. Rapporten forventes færdig i starten af Klimatiltag Kommunen som virksomhed har et CO2 reduktionsmål på 2 pct. om året frem til Samlet set over de seneste syv år er dette mål opfyldt. Men 2015-opgørelsen af CO2-udedningen fra kommunen som virksomhed viste, at kommunen i 2014 havde øget udledningen af CO2 med 20 pct. Dette skyldes bl.a. opgørelsesmetoden, hvor der ikke ses på den faktiske udledning, og hvor man straffes for ikke at udnytte strøm fra kraftvarme. Det hører også med til billedet, at effekterne af kommunens energirenoveringsprojekt først vil kunne ses i opgørelsen for Af resultater for 2015 på Klimaområdet kan særligt nævnes: Strategisk energiplanarbejde sammen med Region Hovedstaden, der har ført frem til at Energivisionen er blevet vedtaget af KKR Hovedstaden. Kommunen blev medlem af Gate 21, som er et partnerskab mellem kommuner, virksomheder og vidensinstitutioner, der arbejder for det fælles mål at accelerere den grønne omstilling. Kommunen er af Region Hovedstaden udpeget som projektleder. Event: Inspirationsdag i Helsingør Kommune den 10. september med deltagelse af 42 repræsentanter fra regionens kommuner og forsyningsselskaber. Mobilitetsinitiativer - klimavinklen på mobilitetsplanen: - Deltagelse i Øresund Elbilrally i september Etablering af en delebilforening - dog begrænset tilslutning og usikker fremtid. - Udarbejdelse af grundlag for udskiftningsplan med henblik på kommunale elbiler. Styrket regionalt klimatilpasningssamarbejde gennem indmeldelse i KLIKOVAND, som er et samarbejde mellem kommuner og vandselskaber i Region Hovedstaden. Fortsat samarbejde med håndværksvirksomheder og rådgivere om klima- og energirenovering, herunder distribution af magasinet Boligforbedring/Helsingør Kommune. Kommunen tilsluttede sig i november 2015 Compact of Mayors. Compact of Mayors er et verdensomspændende by/kommune initiativ, der har til formål at begrænse udledningen af drivhusgasser. Energirenovering Anlægsprojektet Energirenovering af Kommunale Ejendomme har i 2015 haft fokus på gennemførelse af en lang række energibesparende tiltag. Der er udført seks store solcelleanlæg med en samlet kapacitet på 355 MWh/år og dertil en lang række tiltag lige fra udskiftning af termoruder ved administrationen på Prøvestenen til ny belysning i hallen på Hornbæk Idrætsanlæg. Samlet er der i gennemført tiltag, som i årene fremover vil spare kommunen for 2,5 mio. kr. i energiudgifter pr. år, svarende til MWh/år eller 659 ton CO2/år. Byggesagsområdet KL har indgået en aftale med Regeringen om, at alle kommuner skal benytte det samme ansøgningssystem, derfor blev det digitale ansøgningssystem Byg og Miljø indkøbt og fuldt implementeret i Alle nye byggeansøgninger bliver nu modtaget via dette system, desværre har systemet ikke afhjulpet de udfordringer, der er med manglende oplysninger og bilag i ansøgningerne. Der er fortsat mangler i ca. 2/3 af ansøgningerne i form af oplysninger/bilag, som ikke sendes med, eller det kan være at borgeren får ansøgt under en forkert bygningskategori. Der vil i 2016 blive arbejdet videre med at optimere dette. Det digitale ejendomsarkiv, som er offentligt tilgængeligt, er i løbet af 2015 blevet fuldt opdateret. Dvs. alle offentlige dokumenter, i alle afsluttede byggesager, nu er tilgængelige i arkivet. Årsberetning 2015 // Side 13

77 KULTUR Kulturpolitik og handleplan 2015 har stået i kulturpolitikkens tegn, med inddragelse af en lang række interessenter, afholdelse af workshops, kulturpolitiske saloner og politiske møder. I oktober blev den endelige Kulturpolitik vedtaget i Byrådet. Politikken har fire grundværdier og otte indsatsområder. Se yderligere på kommunens hjemmeside. Kulturpolitikken skal følges op af en handleplan, der i første omgang udstikker de konkrete handlinger der kommer til at ske i 2016 og Kultur og Oplevelser Overordnet set har der været et tætpakket kultur- og oplevelsesprogram i 2015 med rekordstort besøgstal på bl.a. museer, biblioteker og Kulturværftet. Udover arbejdet med fejringen af Halfdan Rasmussens 100 års fødselsdag, der har strakt sig over hele året, har der været arbejdet intensivt på forberedelsen af Shakespeare-året I maj måned blev der ansat en projektkoordinator for Shakespeare-året, og der blev igangsat en lang række initiativer for at få satsningen forankret både lokalt, regionalt og internationalt. Der har været afholdt en lang række møder med såvel Hamletscenen, Kronborg, Region Hovedstaden, VisitNordsjælland, Wonderful Copenhagen (Woco), lokale kulturaktører, samt en lang række øvrige interessenter på området. Region Hovedstaden har tildelt 3,0 mio. kr. til udvikling af indhold i selve festivalperioden, og Woco har afsat 0,3 mio. kr. til markedsføring af begivenheden. I august måned blev der afholdt INDEX: Award 2015 i Hal 14, med deltagelse af HKH Kronprinsesse Mary, samt ca indbudte gæster. Begivenheden fik såvel national som international pressedækning og nyheden om begivenheden er nået ud til et potentielt publikum på over 100 millioner personer. Den midlertidige anvendelse af Værftshallerne har gjort, at hallerne har lagt rum til et stort og varieret oplevelsesprogram; fra Halfdan Rasmussens 100 års fødselsdag for 600 børnehavebørn i januar, over Kronborgstafetten for deltagere i juni til INDEX: Award 2015 i august, og en række større koncerter, f.eks. Slayer, Anthrax og Whitesnake i efteråret. Det brede og alsidige oplevelsesprogram i kommunen er realiseret ved et stort bidrag fra såvel de kommunale institutioner, biblioteket, Kulturværftet/ Toldkammeret, Børnekulturcentret, museerne og Musikskolen, de private og statslige aktører, samt de kulturelle foreninger, i kraft af et tæt samarbejde på tværs af disse. Kulturens børn Der har i årets løb været fokus på at styrke rammerne for børns leg og læring, hvor kunsten og kulturen har været vigtige redskaber. Der har været gennemført en lang række aktiviteter i regi af det regionale kulturaftaleprojekt Kreative børn, herunder: Pilotprojekter i det nye fag håndværk og design og samarbejde mellem musikskoler og musikfaget i folkeskolen. Udvikling af Lyveskolen - Mundtlig fortælling. Samarbejder med Dansehallerne, Busters Medieakademi, Dansk Arkitekturcenter. Udvikling af konceptet Dansematematik. I regi af Kulturens børn/åben skole er der blevet lavet følgende tiltag: Alle folkeskoler i kommunen har fået tilbudt workshops til alle klassetrin (0.-8.) indenfor kunst- og kulturområdet (musik/halfdan Rasmussen, Øresundsakvariet, fortællekunst/kronborg, kreativ dans, kulturhistorie, billedkunst/teknik, kreativ IT, Kunst i Projektopgaven). Der er blevet gennemført mindre forløb indenfor håndværk og design, komponistworkshop i samarbejde med Ensemble Figura, forløb med folkeviser, Nycirkus og Billedskole. Fortælleturne i forbindelse med Wordsfestivalen for 5. klasser på folkeskoler. På dagtilbudsområdet har der været billedkunstprojekter, dans i udvalgte børnehaver, forsøg med minikamelæon-koncerter, samarbejder med SFO er i Helsingør i forbindelse med Kulturjagten. For familier har der været tilbud om Click Play/Legefestival, Legeskibet og Kunstskibet Bibiana i Kulturhavnen, samt Hyg og Byg i Toldkammeret i sommerferien. Der er derudover produceret et katalog over muligheder i kultursektoren, som skoler og dagsinstitutioner kan gøre brug af. Tiltagene understøtter den åbne skole og læringsmålene, og baserer sig på et tæt samarbejde mellem skolerne og deres læringscentre. Herudover er der igangsat projekter i forhold til legeområder i hhv. Kulturhavnen/Værftsområdet og udarbejdet planer for en historisk legeplads i museumshaven ved Bymuseet. I forhold til HH-samarbejdet har skole- og kulturgruppen arbejdet med projekter, der vedrører Nabosprog, med op mod 15 forskellige tilbud til skolerne. Uddannelse - Catch I forhold til at udvikle nye uddannelsestilbud i kommunen, har Kulturværftet, med udgangspunkt i Clickfestivalen, Årsberetning // Side 14

78 igangsat arbejdet med at udvikle et nyt uddannelsesforløb, Center for Kunst og Teknologi (Catch). Uddannelsen forener kultur, kunst, formidling og teknologi, og baserer sig på ekspertise og kompetencer, der allerede er til stede i Helsingør i kraft af Clickfestivalen. Uddannelsen etableres i samarbejde med regionale og nationale aktører (region, kommuner, universiteter og virksomheder). Ambitionen er, at Helsingør bliver et nationalt center for kunst og teknologi. Hamlets Talentpris - debut For første gang blev fem unge talenter i kommunen belønnet med hver kr. ved uddelingen af Hamlets Talentpris ved et prisoverrækkelsesshow i Toldkammeret. 46 unge talenter i alderen blev indstillet til prisen i kategorierne naturvidenskab, idræt, kunstnerisk talent, iværksætteri og håndværk. Prisen uddeles også i Effektmåling af kulturindsatsen Et flerårigt projekt med at lave en måling af kommunens kulturindsats - både kvantitativt og kvalitativt, både overfor borgere og besøgende - blev færdiggjort i efteråret Målet var at lave en ny standard for hvilke parametre, der kan anvendes til målinger der drejer sig om mere end økonomi og besøgsstal, og herudover skulle målingen også tage udgangspunkt i såvel kommunens vision, som i de øvrige strategier og politikker, der forholder sig til kulturområdet. De foreløbige konklusioner, der kan udledes af denne første rapport er, at der er en god udvikling i gang på kulturområdet, men at der stadig skal gøres en indsats i forhold til koordinering og synlighed, samt i forhold til samarbejde med erhvervsliv og detailhandel. Øvrige begivenheder Som nævnt har 2015 mere end nogensinde før været præget af kultur- og idrætsbegivenheder, der har trukket ekstraordinært mange turister til både Helsingør og Hornbæk. På kultursiden kan der, udover de tidligere beskrevne, blandt andet nævnes: Ungdomsskolens musical Wordsfestivalen Fest på kajen Koncert med Rasmus Seebach på Kulturhavnen Scandinavian Beach Polo World Cup i Hornbæk Passagefestival Sundtoldsmarked Hamlet at Shakespeares Castle Renæssancefestival på Kronborg Helsingør Festivalen Multikulturel Festival Kronprinseparrets prisuddeling på Kulturværftet Knejpefestival Golden Days Åbning af udstillingerne Robot på Teknisk Museum, Stormen på MS Museet for Søfart samt åbning af det udvidede Værftsmuseum Opera på Kronborg 250 års jubilæum for Hammermøllen arrangeret af Hellebæk-Ålsgårde Egnshistoriske Forening Helsingør Jazzfestival. Turisme Over de sidste fire år har der været en fremgang i turistovernatninger på 5 pct. årligt. Det betyder, at der i 2015 er over turistovernatninger i kommunen, mod i Der har ikke været en måned med fald i overnatninger i perioden maj 2013 til juli 2015 og tendensen ser ud til at fortsætte. I forhold til museumsbesøg har kommunen for første gang rundet en halv mio. besøgende på byens museer. Helt præcist årlige besøgende er der på museerne i kommunen. Antallet er i høj grad båret af fremgang på Kronborg, samt åbningen af M/S Museet for Søfart, som havde sit første hele leveår i På investeringsområdet har der også været en god udvikling. Hotel Marienlyst søger om tilladelse til at udvide, Konventum har succes med feriegæster, Hotel Villastrand og Hornbækhus er solgt til en investor, og det samme gælder Hotel Bretagne, der skal renoveres og genåbner med restaurant. Der er i samarbejde med VisitNordsjælland igangsat en målrettet satsning på kinesiske turister, som Region Hovedstaden har støttet finansielt, samt der er påbegyndt et arbejde med at lave en serie seminarer for turismehvervet. Der er også igangsat flere tværkommunale projekter om turisme, eksempelvist har Halsnæs, Gribskov og Helsingør kommuner fået støtte fra Region Hovedstaden på 3,4 mio. kr. til oplevelsesøkonomisk produktudvikling, kommercialisering og professionalisering af det maritime turismeerhverv i de tre kommuner. M/S Museet for Søfart er desuden indgået i et samarbejde med Utzoncentret i Aalborg om styrkelse af kulturturismen, med støtte fra Culture Plus, der blev etableret i forbindelse med vækstplanen for dansk turisme fra 2014, for at styrke samarbejdet mellem kulturinstitutioner og turistaktørerne. Årsberetning 2015 // Side 15

79 IDRÆT Begivenheder Kommunen tiltrak i 2015 en lang række idrætsbegivenheder til glæde for kommunens borgere og gæstende tilskuere og deltagere. Cykelløbet Post Danmark Rundt lagde vejen forbi Helsingør i august og krydret med to timers live TV på DR1 blev Helsingør og omegn vist frem på smukkeste vis. Cykelløbets afvikling blev kombineret med åbningen af Sjællands største fodboldstævne Kronborg Cup, hvilket skabte festlige rammer for begge arrangementer. Kommunen var ligeledes medarrangør af andre begivenheder som triatlonstævnet KMD Ironman 70.3 Kronborg, verdensmesterskabet i landevejscykling for amatører Gran Fondo samt det lokale motionsløb Kronborgstafetten. Sidstnævnte havde deltagere fra hhv. det lokale erhvervsliv, foreninger og kommunale institutioner og centre. Der blev i 2015 ydet økonomisk støtte til andre idrætsbegivenheder som: Europamesterskab i golf for kvinder. Svensk top floorball kamp i Helsingørhallerne (svensk TV dækning). Scandinavian Beach Polo World Cup i Hornbæk. E GO Challenge Yourself Sportsfestival i Kulturhavnen. UCI Cykelcross-løb. Team Danmark og lokal talentudvikling I januar 2014 blev kommunen udnævnt til Team Danmark-kommune og siden starten har kommunen sammen med specialforbund og lokale eliteklubber struktureret og kvalificeret arbejdet med unge talentfulde idrætsudøvere i en sådan grad, at efterspørgslen på at kombinere undervisning og specifik træning blandt unge er steget markant. Der er i 2015 oprettet et ekstra spor på Idrætslinjen på Borupgårdskolen i Snekkersten Skoledistrikt, som udover fodbold, håndbold, atletik, tennis og svømning nu også rummer gymnastik og dans. Med udvidelsen af Idrætslinjen er der ligeledes skabt et større rekrutteringsgrundlag for Helsingør Eliteidræts Akademi, der er et samarbejde mellem ungdomsuddannelserne, lokale eliteklubber og kommunen. Akademiets tilbud ligger i naturlig forlængelse af Idrætslinjens aktiviteter og kombinerer ligeledes undervisning og træning i skoletiden. Idrætslinjen og Helsingør Eliteidræts Akademi markedsføres under paraplyen Helsingør Talent & Elite, og i den forbindelse er der et tæt samarbejde om fælles udnyttelse af trænerressourcer, træningsfaciliteter og kontorforhold. Foreningsliv og Den åbne Skole I 2015 blev der for alvor sat gang i udmøntningen af Den åbne Skole, hvor skolerne er forpligtet til at inddrage det lokale foreningsliv i undervisningen. Der blev oprettet en internetbaseret datingside, hvor skoler og foreninger kan finde hinanden og indgå aftaler om læringsforløb. Med inspiration fra Danmarks Idrætsforbunds og DGI s forslag til forskellige samarbejder, har flere end 30 foreninger meldt sig til Den åbne Skole, hvilket har medført, at over skoleelever i løbet af 2015 har benyttet nye tilbud eller deltaget i forskellige idrætsstævner. Det giver nyt liv i fødekæden i det lokale foreningsliv og særligt atletik har mærket medlemsmæssig fremgang. Kunstgræsbane på Snekkersten Idrætscenter I 2015 blev det besluttet at anlægge kunstgræsbane ved Snekkersten Idrætscenter. Det forventes, at banen står klar til brug til foråret Snekkersten IF, Vapnagård FK, Kronborg Knights og Helsingør Eliteidræts Akademi forventes at blive de primære brugere. Brugerne er inddraget i projektet ved oprettelse af en brugergruppe. Der er afsat 6,75 mio. kr. til projektet. Idrætsby i Espergærde Kommunen har i samarbejde med Espergærde Gymnasium og repræsentanter for idrætsudøvere udviklet et forslag til en ny Idrætsby ved gymnasiets idrætshal på Gymnasievej 2. Ideen er bl.a. at skabe en sammenhængende, imødekommende idrætsfacilitet, hvor idrætsudøvere kan dyrke mange former for idræt samtidig og blive inspireret til at prøve nye idrætsgrene. Udgangspunktet er et tæt samarbejde mellem gymnasiet, kommune og foreningsliv i et fællesskab, der bygger på lokal forankring og medejerskab. Projektforslaget, som er døbt Idrætsbyen, er udsprunget af en visionsaften for, og af en række interviews med, de fremtidige brugere af de samlede idrætsfaciliteter ved Espergærde Gymnasium og Mørdrup Idrætsanlæg. Lokale- og Anlægsfonden har fundet at projektet er visionært og har primo 2016 tilkendegivet, at de vil støtte projektet med 8,0 mio. kr. Hertil kommer kommunens anlægsmidler på 40,0 mio. kr., mens gymnasiet bidrager med grunden og et mindre beløb. Udendørs motionssted i Montebello Skoven Kommunen har etableret et nyt udendørs motionssted, også kaldet skovfitness, i Montebello Skoven. Formålet med motionsstedet er at skabe et sted, hvor mange borgere vil få lyst til at motionere, for sjov og for bedre Årsberetning // Side 16

80 velvære. Undersøgelser viser, at ophold og aktivitet i naturen styrker menneskers sundhed, trivsel og livskvalitet. At være i naturen er med til at forbedre menneskers helbred, og med et udendørs motionssted er det muligt at kombinere det at være i naturen med det at være aktiv i det fri. Der er etableret i alt seks forskellige træningsmoduler, hvor der er mulighed for både styrketræning og balancetræning for yngre og ældre borgere. Samme mulighed findes med skovfitness i Egebæksvang Skov. Jump4fun DGI Nordsjælland, Julemærkehjemmene, Nordsjællands Hospital og idrætsforeninger i Nordsjælland samarbejder om at skabe flere idrætstilbud til overvægtige børn mellem 6-16 år. De hold der er placeret i kommunen bliver støttet økonomisk gennem en tre års periode fra Der er i 2015 etableret tre Jump4fun hold i kommunen med plads til 15 børn på hvert af holdene. Jump4fun bliver i kommunen udbudt følgende steder: Helsingør Judo Klub Helsingør Svømmeklub Helsingør Gymnastikforening/Kronborggymnasterne. Nyt Stadion Kommunen har igangsat en række forundersøgelser og drøftelser for fremtiden for diverse idrætsfaciliteter på Nordre Strandvej. Med FC Helsingørs oprykning til 1. division i sommeren 2015 er dette blevet meget aktuelt, idet det eksisterende stadion ikke lever op til kravene for afvikling af 1. divisionskampe. Der har været nedsat en styre- og følgegruppe med henblik på at kvalificere grundlaget for et fremtidigt stadions placering. I samme forbindelse blev der i samarbejde med Idrættens Analyseinstitut afholdt et heldagsseminar med interne og eksterne oplægsholdere, der med erfaring og inspiration fra ind- og udland, kunne bidrage til en økonomisk og idrætskulturel bæredygtig løsning for FC Helsingør, kommunen og byens idrætsliv generelt. Byrådet har besluttet, at et fremtidigt stadion og flere andre idrætsfaciliteter på Nordre Strandvej skal flyttes og placeres i Helsingør Idrætspark på Gl. Hellebækvej. Der er foreløbigt afsat 10,0 mio. kr. i Årsberetning 2015 // Side 17

81 SUNDHED Kommunen har et stærkt fokus på sundhed og har både på administrativt og praktisk niveau arbejdet med Forebyggelsespakker, Sundhedsaftale III og Det Nære Sundhedsvæsen; på velfærdsteknologi og social IT samt på samarbejde med Socialtilsyn Hovedstaden. Sundhedsindsatser i almene boligområder Kommunen har i 2015 gennemført en række sundhedsindsatser for borgere i almene boligområder, hvis formål har været at fremme lighed i sundhed. Disse indsatser er gennemført i samarbejde med de boligsociale medarbejdere i de almene boligområder, hvor der er en høj andel af borgere med sygdom og livsstilsrelaterede sundhedsudfordringer. Livsstil for mænd - Rigtige Mænd Et nyt sundhedstilbud til mænd der er udfordret på livsstil og i risiko for livsstilssygdomme, blev udviklet i Tilbuddet er et fire måneders forløb, der indeholder aktiviteter som motion, madlavning og coaching særligt målrettet mænd. Mændene arbejder med individuelle mål, men undervisningen er baseret på forpligtigende fællesskaber for at sikre fastholdelse af livsstilsændringer. Et hold med 15 deltagere startede i august 2015, hvoraf 14 har gennemført hele forløbet med en fremmødeprocent på ca. 90 pct. Tilsammen har holdet tabt ca. 85 kg. Som en del af fastholdelsen har kommunen planlagt opfølgende aktiviteter i foreningslivet, som deltagerne introduceres og opmuntres til at bruge efter endt forløb. Forløbet færdigevalueres i juni Livsstil for familier med overvægt I 2015 gennemførte kommunen fire livsstilshold for familier med overvægt og startede et hold op med ti nye familier. Formålet er at øge familiernes trivsel og påvirke livsstilen i en sundere retning, inden børnene bliver overvægtige. Kurset tilbydes familier med børn i alderen 3-9 år. Målet er, at sundere måltider, motion og bevægelse bliver en naturlig del af familiens hverdag. Familierne arbejder med målsætninger for en sundere livsstil, ændring af vaner, sund mad og mere fysisk aktivitet i hverdagen. Metoder til fastholdelse af opnåede livsstilsændringer indarbejdes i forløbet fra første kursusgang. Livsstil for familier med overvægt er kommunens eget projekt- og udviklingsforløb, som løbende udvikles og tilpasses for, at de deltagende borgere opnår bedst mulig effekt. Rygestopkurser for voksne og unge 125 borgere har i 2015 deltaget i kommunens tilbud om støtte til rygestop. Formålet med tilbuddene er, at medvirke til at styrke borgernes muligheder for et vellykket rygestop og efterfølgende fastholdelse. Borgerne undervises i motivation, viden om afhængighed, helbred og nikotinerstatning samt i redskaber til håndtering af abstinenser, risikosituationer og fastholdelse. I 2016 afprøver kommunen i samarbejde med Stop-linjen en ny metode, telefonrekruttering, til at rekruttere borgere til kommunens rygestoptilbud. Telefonrekruttering afprøves med borgere på Vapnagård som målgruppe for at understøtte målet om at skabe større lighed i sundhed. På Vapnagård kan der sammen med de boligsociale medarbejdere skabes synergi med andre aktiviteter og derved kan lokale rygestopkurser oprettes. Sundhedsindsatser i almene boligområder Sundhedsrisici og sygdomme er socialt skævt fordelt i samfundet. Borgernes sundhed og den ulige fordeling af sundhed og sygdom påvirkes af de tilbud og rammer, som er tilgængelige. Målet med at fremme lighed i sundhed er, at der skal være let og lige adgang til kommunens sundhedstilbud for kommunens borgere. For at fremme social lighed i sundhed skal der være indsatser, der hvor folk bor, og som tager højde for den enkelte målgruppes behov og ressourcer, således at borgere, som af forskellige årsager ikke kan deltage på de eksisterende sundhedsaktiviteter, også har adgang til kommunens tilbud. I 2015 er der i de almene boligområder blandt andet udviklet og igangsat forløbsprogrammer for borgere med diabetes som ikke taler dansk samt livsstilskurset Rigtige mænd. I 2016 planlægges selvhjælpsgrupper samt Lær at tackle -kurser lokalt placeret i almene boligområder. Patientuddannelse Kommunen har i 2015 afholdt otte Lær at tackle kurser i samarbejde med Fredensborg Kommune. Formålet med Lær at tackle kurserne er, at styrke borgernes evne til at håndtere dagligdagen og symptomer på smerter og sygdom for at opnå en forbedret helbredstilstand, sundhedsadfærd og livskvalitet. På kurserne tilegner borgerne sig redskaber til at mestre sygdom og hverdagen med de problemer, som sygdommen eller smerterne giver. Lær at tackle kurserne har i 2015 fordelt sig på fire kurser om angst og depression, et kursus om kronisk sygdom, et kursus om kroniske smerter og to kurser om job og sygdom. Lær at tackle job og sygdom er et nyt kursusforløb, hvor formålet er at styrke deltagernes evne til at håndtere sygdom for at komme hurtigere tilbage i arbejde og fastholde det. Årsberetning // Side 18

82 Sundhedshus I 2015 har der været politiske drøftelser af forskellige modeller for et kommende sundhedshus i kommunen. Der er i budgetforliget truffet beslutning om, at kommunen skal sætte gang i arbejdet med at etablere et moderne sundhedshus indenfor en ramme af ca. 250,0 mio. kr. Det er besluttet, at den ønskede model skal integreres med Helsingør Rehabilitering og Træningscenter samt indeholde kommunale sundhedsopgaver, etablering af 75 døgnforløbspladser, regionsfunktioner, akutklinikken samt mulighed for deltagelse af praksis- og speciallæger. Det er besluttet, at undersøge mulighederne for et sundhedshus på Esrumvej 145 i det gamle hospitals behandlerbygning som et Offentligt Privat Partnerskab (OPP). Der er afsat 5,0 mio. kr. i 2016 til at kvalificere, hvordan den valgte model for sundhedshus kan realiseres. Rudersdal, Psykiatriforeningernes Fællesråd samt foreningen Det Sociale Netværk. Projektet er finansieret delvist af midler fra SATS-puljen og delvist af de forskellige partneres egne driftsbudgetter. Projektet går ud på at ansætte og uddanne Peer-medarbejdere, som er mennesker, der selv har haft en psykisk lidelse, til at hjælpe med at understøtte de visiterede borgeres recovery. I 2015 har enheden Socialpædagogisk Vejledning ansat to Peer-medarbejdere. Projekt Ressourcer i Spil, som ligeledes var finansieret af SATS-puljen, lukkes med udgangen af 2015, et år før planlagt, pga. projektets manglende løbende målopfyldelse og fremdrift. Flere forløbsprogrammer Som led i opfyldelsen af Sundhedsaftalen med Region Hovedstaden tilbyder kommunen i samarbejde med hospital og almen praksis forløbsprogrammer for borgere med kronisk sygdom. På nuværende tidspunkt gennemfører kommunen forløbsprogrammer for borgere med KOL, kræft og type 2-diabetes på Helsingør Rehabilitering og Træningscenter. To nye forløbsprogrammer, for hhv. hjertekarsygdomme og lænderyglidelser, er i 2015 udviklet og pilottestet med gode resultater. Herudover afvikler Montebello Plejehjem type 2-diabetes rehabiliteringsforløb for borgere med anden etnisk baggrund end dansk. Behandlinger I forbindelse med de indmeldte effektiviseringsforslag til 2015 blev det besluttet, at reducere serviceydelsen til de borgere, som via deres udvidede helbredstillæg, kunne få fodbehandlinger hos fodterapeuter. Indtil 2015 var dette en ydelse, der kunne benyttes ubegrænset af de pågældende borgere, som var omfattet, af det udvidede helbredstillæg. Effektiviseringsforslaget betød, at man fremover kun vil kunne modtage seks behandlinger pr. kalenderår. Grundet det sene tidspunkt for beslutningen, blev 2015 lavet som en overgangsordning, hvor at den enkelte borger fra 1. maj til 31. december 2015 har kunnet få fire behandlinger. Besparelsen i 2015 har været på 0,2 mio. kr. Andre fokusområder Kommunen er med i et partnerskabsprojekt med Region Hovedstadens Psykiatri, kommunerne København og Årsberetning 2015 // Side 19

83 FOREBYGGELSE Fokus på tryghed og forebyggelse Som en del af budgettet blev der nedsat et bredt midlertidigt udvalg, Udvalg for Tryghed og Forebyggelse, med det formål at rådgive Byrådet om indsatser, der kan fremme tryghed, forebygge kriminalitet, herunder at sikre et bredt samarbejde mellem kommune, boligområder, politi, erhvervsliv og ungdomsuddannelserne i det kriminalitetsforebyggende arbejde. Udvalget afslutter arbejdet i marts 2016 og afleverer herefter en række anbefalinger til Byrådet. Udvalget har 18 medlemmer fra Byråd, uddannelsesinstitutioner, politiet, erhvervsliv m.fl. Udvalget var på studietur til Gellerup ved Århus og har afholdt en tryghedsvandring i de lokale boligområder, Nøjsomhed og Vapnagård. Udvalget har desuden rettet opmærksomhed mod unge, der skaber uro og bekymring i Helsingørs Nordvestkvarter. SSPK SSPK satte medio 2015 ind med en målrettet jobindsats for unge i alderen år, som har en udpræget gadeorienteret livsstil og som kan blive tiltrukket af det kriminelle miljø. Indsatsen har til formål: At arbejde målrettet med at skaffe af fritidsjob til unge i målgruppen. At opkvalificere den unge i forhold til ansøgninger, CV, samtaler og forståelse for arbejdskultur. At støtte den unge i sin uddannelse. At arbejde målrettet med at få de unge i uddannelse i samarbejde med UU vejledere og Erhvervsskolen Nordsjælland. SSPK - Vapnagård I løbet af året har der været stigende problemer med urolige unge på Vapnagård. Det har betydet, at de afsatte ressourcer til opsøgende gadearbejde stort set blevet brugt i dette område. I november åbnede det socialpædagogiske tilbud, Cube, som er et tilbud til unge i alderen år. Cube er en omlægning af det tidligere pædagogiske tilbud der har været i området. Efter etableringen af Cube i november, blev der så tilstrækkelig ro i Vapnagård området, at det var muligt at flytte de opsøgende ressourcer til andre områder i kommunen, således at SSPK igen er synlige i resten af kommunen. SSPK har i samarbejde med ALL Dialog ApS, udviklet en KRIMI guide til systematisk risikovurdering af kriminalitetstruede unge. Endvidere er der udviklet SSPK dialog, der er et online digitalt dialogværktøj, som anvendes ved de bekymringssamtaler, det besluttes at have med unge og deres forældre. De digitale værktøjer er udviklet for innovationsmidler. Forældreinddragelse og ansvar Kommunen har haft et gennemgående tema om forældres ansvar og inddragelse f.eks. i forhold til unge, der har et forbrug af rusmidler eller er kriminalitetstruede. Medlemmerne har blandt andet drøftet anvendelsen af forældrepålæg og Integrationsrådets forældrekurser. Bandeexit og kriminalitetsforebyggende indsatser Med inspiration fra Ishøj Kommune, har kommunen peget på behovet for en koordineret indsats for banderelaterede medlemmer, der ønsker at starte et nyt liv. I starten af 2016 skal fagudvalg og Byråd derfor drøfte en kortlægning af kommunens kriminalitetsforebyggende indsatser herunder hvordan en exitindsats kan tilrettelægges i kommunen. Sundhedstjenesten Med henblik på at sikre de bedst mulige rammer for et godt børneliv og styrke børnenes evne til læring på længere sigt, har Sundhedstjenesten i samarbejde med daginstitutionerne haft fokus på Den gode overgang fra hjem til institution. Undersøgelser viser, at børnenes første erfaringer med overgange, danner grundlag for deres evne til at indgå i de næste overgange i deres liv. Det har stor betydning, hvordan forældre og de fagprofessionelle hjælper barnet med overgangen fra hjem til institution og samarbejder i disse overgange, så barnet oplever en succes. Ved sundhedsplejerskens sidste besøg inden institutionsstart, drøftes opstarten i vuggestue og der udfyldes et skema, som forældrene bringer med til institutionen. Andre gange deltager sundhedsplejersken i et overgangsmøde sammen med forældrene, hvis det vurderes at være relevant. Sundhedstjenesten har i nogle år, med succes, tilbudt alle kvinder en screening for fødselsdepression ca. otte uger efter fødslen. Som noget nyt, i 2015, tilbydes fædrene også denne screening, da undersøgelser viser, at ca. 7 pct. af mændene også reagerer med en fødselsdepression. Det er vigtigt for et lille spædbarn, at forældrene har det godt, da barnet er fuldstændig afhængigt af forældrenes evne til at indgå i samspil med det og forstå at opfylde barnets behov. Med selve screeningen følger en samtale med sundhedsplejersken og hun har mulighed for at tilbyde op til to ekstra samtaler, hvis det skønnes nødvendigt. Hvis forældrene har brug for yderligere støtte, kan der tilbydes flere andre tiltag, bl.a. et gruppetilbud til kvinderne, hvor der er tilknyttet en sundhedsplejerske og en psykolog. Årsberetning // Side 20

84 Tandplejen Sammenlægninger Tandplejen begyndte i 2014 en sammenlægning af tandklinikkerne i færre lokationer. Dette for at sikre en effektiv drift, som led i de politisk besluttede effektiviseringer. Sammenlægning af alle klinikkerne i Espergærdedistriktet på Tibberupskolen samt Hornbæk og Hellebæk tandklinikker på Hellebækskolen er gennemført. Fra januar 2016 nedlægges tandklinikken på Byskolen, der kommer til at ligge på Nordvestskolens Tandklinik. Herved frigøres lokalerne på Byskolen (205 m 2 ), så de kan indgå i Skolen i Bymidtens ombygningsprojekt. Længere intervaller mellem undersøgelser I forbindelse med 2015, besluttede Byrådet at ændre indkaldeintervaller for undersøgelser af patienter, fra 18 måneder til 24 måneder. I forbindelse med denne ændring har tandplejen nu implementeret den nødvendige procedureændring, der tager højde for de længere intervaller. Fagligt begrundede mellemliggende kontrolbesøg fastlægges på klinikkerne ud fra det enkelte barns tandudvikling, tandstilling samt forebyggende tiltag i forhold til udvikling af nye huller. Det betyder, at tandplejen fortsat har fokus på børn med øget risiko. Tandsundheden i kommunen er i fortsat bedring og den øgede indsats i forhold til forebyggelse bærer nu frugt. Strategi for tandbørstning, fluorbehandlinger og en anerkendende tilgang til patienter og familier i forhold til læring og ansvar, er vigtige værktøjer i dette arbejde. For første gang er der nu over 50 pct. af de unge 18 årige, der aldrig har haft huller i deres blivende tænder, når de forlader den kommunale tandpleje. På landsplan er det kun 42 pct. af de 18 årige der ikke har haft huller i blivende tænder. Børne- og Ungerådgivningen Børne- og Ungerådgivningen varetager kommunens Pædagogisk-Psykologiske Rådgivning, herunder udarbejdelse af pædagogisk-psykologiske vurderinger og kommer med anbefalinger om børns trivsel og udvikling i dagtilbud og skoler. Børne- og Ungerådgivningen yder endvidere specialpædagogisk bistand til børn i dagtilbud (tale-hørepædagog og/eller støttepædagog) og til skolelever (tale-hørepædagog). I forlængelse af disse opgaver tilbyder Børne- og Ungerådgivningen på en række områder sparring, supervision og anden hjælp til udvikling af den pædagogiske praksis i kommunens dagtilbud og skoler. Disse indsatser har grundlag i Helsingør Kommunes Inklusion 2016 og kan beskrives som Børne- og Ungerådgivningens kompetencecenter som daginstitutioner og skoler kan trække på. Børne- og Ungerådgivningen har i 2015 haft fokus på indsatser i samarbejde med andre enheder i kommunen om forskellige indsatser. Der er tale om: Samarbejde med Sundhedstjenesten om tilbud til forældre med efterfødselsreaktioner. Samarbejde med Uddannelseshuset om netværk for inklusionsvejledere. Samarbejde med Center for Dagtilbud og Skoler om at gennemføre projekt Læseleg og Sommercamp Samarbejde med Sundhedstjenesten, Familierådgivningen m.fl. om forebyggelsesindsats for småbørnsfamilier, Familiekatapulten. I 2015 har to psykologer gennemført et gruppeforløb for en mindre gruppe unge med angstlidelser efter metoden Cool Kids. På baggrund af disse erfaringer er det hensigten, at gennemføre tilsvarende gruppeforløb i I 2016 bidrager Børne- og Ungerådgivningen til et nyt kursusforløb til alle førstegangsforældre Familieiværksætterne og til at gennemføre Sommercamp Tidlig indsats til gravide og småbørnsfamilier Der er i 2015 etableret et tværfagligt rådgivningsteam Familiekatapulten, som har fokus på at hjælpe gravide og småbørnsforældre med børn i alderen op til tre år. Teamets formål er, at yde støtte og hjælp til småbørnsforældrene tidligt i barnets liv, så forældrene føler sig parate til at tackle de opgaver der hører med til forældrerollen, inden problemerne vokser sig for store. Teamet består af fem fagpersoner, en psykolog, en sundhedsplejerske, en pædagog, en familierådgiver og en familiekonsulent. Teamet har i alt 55 timer til rådighed om ugen. Familieværftet - et dag- og døgntilbud til socialt udsatte børn I forlængelse af budgetanalysen vedrørende udsatte børn og unge, er der i 2015 arbejdet målrettet med udvikling og omstilling af området. Dels for at sikre en opbremsning i økonomien på området, men også for at forbedre arbejdet med børn, unge og familier med særlige behov. Med udgangspunkt i den nyeste forskning på området, er der fremadrettet fokus på at opstille få konkrete og opnåelige mål, at have en hyppig opfølgning samt at indsatserne skal være kortvarige, som udgangspunkt seks måneder. Der kan være tale om følgende mål: Sikre at barnet/den unge kommer i skole hver dag. At familien hver dag spiser aftensmad sammen. At barnet/den unge deltager i en fritidsaktivitet. At registrere/synliggøre forbrug af hash. Årsberetning 2015 // Side 21

85 FORTSAT // FOREBYGGELSE Det klare mål er, at forældre og børn bliver i stand til at indgå i samfundslivet med de forpligtigelser og muligheder dette giver. Inspirationen til ændringerne er hentet i Borås i Sverige og fra Lolland Kommune. Begge steder arbejdes ud fra en målsætning med færre anbringelser og kortvarige indsatser. For at styrke arbejdet med hyppige opfølgninger og korte indsatser, er de udførende enheder i centret blevet samlet til én enhed Familieværftet. Omlægningen har bl.a. betydet, at der nu er færre døgnpladser og der laves flere indsatser hjemme hos borgerne. Familieværftets myndighed, Familierådgivningen, har også ændret deres måde at arbejde på, så der nu hyppigere kan følges op på indsatserne. Det fælles fundament for arbejdet i Familierådgivningen og Familieværftet er: Fokus på hele familien. Tæt inddragelse af netværk. Tidsbegrænsede indsatser. Så normalt som muligt, forældre i arbejde og børn i daginstitution og skole. Krav til plejefamilier og anbringelsessteder om, hvad de unge skal lære fra de er år. Garantieftersyn, idet alle indsatser er tidsbegrænsede vil alle familier få tilbud om en samtale, for at følge op på om der er en god udvikling, eller om der er brug for lidt ekstra. Én sag - Én rådgiver For at kunne arbejde i sammenhæng med Familieværftet har kommunen i 2015 arbejdet med at implementere princippet én sag én rådgiver. Derudover er kommunen i gang med at ansætte flere socialrådgivere, som kan lave opfølgning meget hyppigt, da det er en forudsætning for, at en kortvarig indsats kan være effektfuld. Den nye organisering trådte i kraft den 7. april Årsberetning // Side 22

86 DAGOMRÅDET Dagtilbudsmodel Kommunen har sammen med kommunens revision BDO udarbejdet forslag til nye budgettildelingsmodeller til daginstitutionerne og fritidstilbuddene. Formålet med en ny fordeling er, at lederne får et bedre overblik og mulighed for at reagere på et fald i børnetallet, så de kan kapacitetstilpasse og ikke oparbejde et stort merforbrug af personaleressourcer. Derudover forventes det, at der indføres socioøkonomiske kriterier. Det betyder en omfordeling af dele af budgettet så de institutioner, der har et stort antal af børn, får flere penge bl.a. til ansættelse af pædagoger. Budgettildelingsmodellerne bliver politisk behandlet i januar og marts 2016 og forventes at træde i kraft 1. juli Ændringer på dagområdet Kommunen har igangsat en række indsatser på dagområdet i 2015, der afspejler de politiske mål om at løfte kvaliteten i daginstitutionerne og sætte ekstra fokus på den tidlige indsats. Derfor er følgende indsatser sat i gang: Regeringen afsatte 250,0 mio. kr. på landsplan til flere pædagoger i daginstitutionerne. Helsingør fik 2,3 mio. kr., som Byrådet besluttede, at anvende til ansættelse af fem pædagoger, der skal arbejde med metoden Læseleg. Pædagogerne er blevet ansat i fem daginstitutioner, som har børn med særlige sproglige udfordringer. Byrådet besluttede, at afsætte økonomi til at øge andelen af pædagoger i institutionerne til 70 pct. Der arbejdes derfor med at ændre personalesammensætningen i institutionerne. Det betyder bl.a., at der ved nyansættelser fortrinsvis ansættes uddannede pædagoger, ligesom deltidsansatte pædagoger nogle steder tilbydes at gå op i tid. Målet med 70 pct. pædagoger er ikke nået endnu. Målet forventes nået indenfor de kommende år. Det har i 2015 været et indsatsområde at styrke de institutioner, der modtager mange børn fra de boligsociale områder. Der blev derfor afsat 1,6 mio. kr., som blev tildelt efter socioøkonomiske kriterier til otte daginstitutioner. Byrådet besluttede, at alle dagtilbud skal DGI-certificeres, hvilket styrker sundhed og bevægelse på dagområdet. Som DGI børnehave/vuggestue sætter man nye standarder for, hvordan fysisk aktivitet bliver en succesfuld del af hverdagen på tværs af institution-, familie-, fritids- og eventuelt foreningsliv. Omkring halvdelen af institutionerne er blevet certificeret i De resterende institutioner starter forløb op i januar og vil blive certificeret i oktober Alle pædagogiske medarbejdere deltager i uddannelsesforløbet. Der vil efterfølgende årligt være et forløb med DGI, hvor daginstitutionerne skal recertificeres. Der blev bevilget penge til at holde åbent hele dagen den 5. juni (grundlovsdag). En halv lukkedag er dermed blevet afskaffet. Endelig har alle lederne samt flere souschefer og afdelingsledere deltaget i et samlet ledelsesudviklingsforløb i metoden CoachingOurselves, hvor de har gennemgået ti moduler over et halvt år frem mod sommeren For at kunne opnå en besparelse på 2,0 mio. kr. årligt, er 12 daginstitutioner i efteråret 2015 blevet organisatorisk sammenlagt til seks. Besparelsen er udmøntet på ledelsen. Sammenlægningerne betyder også, at der skal anvendes færre ressourcer på dobbelt afholdelse af personalemøder, A-MED møder, møder med inklusionsvejledere, bevægelsesambassadører m.m., som giver flere timer til det pædagogiske arbejde i hverdagen. Samtidig er det politisk besluttet, at der fremadrettet skal arbejdes med netværksledelse. Dette arbejde pågår og skal være afsluttet i Børnehuset Nørremarken i Espergærde nedlægges i forbindelse med, at alle kommende skolebørn skifter til SFO i maj De tilbageværende børn overflyttes til de øvrige institutioner i området. Bygningen sættes til salg. Børnehuset Ålsgårde, afdeling Møllen, nedlægges i maj Alle børn bliver placeret i afdeling Tusindfryd. Værestederne i Espergærde og Nordvest nedlægges endvidere primo 2016 og erstattes af en udgående opsøgende medarbejder. TUBA Til TUBA som er en selvstændig organisation ejet af Blå Kors Danmark der yder hjælp til børn og unge som vokser op i familier, hvor der er alkoholafhængighed, er der fra 2015 afsat 0,5 mio. kr. årligt og kommunen stiller vederlagsfrit lokaler til rådighed for TUBA. Ved udgangen af 2015 var der 29 unge i behandling, hvoraf syv var i gruppebehandling og 22 i individuel terapi. TUBA har i 2015 arbejdet målrettet med at gøre opmærksom på dette tilbud. Der er reklameret via Skoleintra, gadekampagner, informationsmateriale, artikler i lokale aviser og ved besøg på kommunens skoler samt på Helsingør Gymnasium. Årsberetning 2015 // Side 23

87 FORTSAT // DAGOMRÅDET Familieindsats Der er i 2015 etableret et samarbejde med Center for Familieudvikling ( Centret er en non-profit organisation, som ønsker at give familier en faglig og forskningsbaseret håndsrækning til trivsel og udvikling af sunde relationer. Centret tilbyder PREPkurser for par, Prevention and Relationship Enhancement Program (et forebyggende og relationsudviklende kursusprogram), kurser i fælles forældreansvar, parterapi, børnegrupper og uddannelse af fagfolk. Kommunen starter primo 2016 en uddannelse i konfliktmægling op. I første omgang retter uddannelsen sig mod medarbejdere i Børne- og Ungerådgivningen, Familierådgivningen og i det nye 11 tilbud Familiekatapulten. Årsberetning // Side 24

88 SKOLER På baggrund af budgetforliget er der udarbejdet et beslutningsgrundlag om frokosttilbud i skolerne. Byrådet har besluttet, at afprøve en ny model for frokostordninger, hvor der ydes et ekstra tilskud til udsatte familier. Konceptet udvikles i samarbejde med elever og lokale aktører i regi af det tværkommunale projekt Et lettere Liv om overvægt og mistrivsel, som gennemføres i sammen med Socialt Udviklingscenter og Helsefonden. Opgradering af IT I 2015 vedtog Børne- og Uddannelsesudvalget en plan for det strategiske arbejde med at udvikle børn og unges digitale kompetencer for at kunne begå sig i en global fremtid. Som et led i denne satsning, bevilligede Byrådet ca. 30,0 mio. kr. til etablering og opgradering af trådløst net i skoler og dagtilbud samt indkøb af elevcomputere. HippHopp HippHopp er et førskoleprogram, der skal udvikle og styrke børns sprog, motorik mv., og gøre børnene i programmet parate til skolestart, så de på lige fod med deres klassekammerater forbliver aktive og selvstændige samt bliver i stand til at håndtere udfordringer i deres skolegang. Målgruppen er børn med særlige behov. De ekstra midler til HippHopp programmet betyder, at der er optaget 12 familier ekstra således, at der i alt deltager 42 familier med 45 børn. Projekter Kommunen har i 2015 haft fokus på at udvikle og gennemføre delaktiviteter i projektet Boost, som er et samarbejdsprojekt med INDEX: Design to Improve Life og Professionshøjskolen Metropol støttet af A.P. Møller Fondens folkeskoledonation. Projektet er et kompetenceløft af skolerne i kommunen, hvor elever, lærere og pædagoger får styrket kompetencer i innovation. Herudover indeholder projektet et spor, hvor lærere opnår linjefagskompetencer i deres undervisningsfag. Projektet Boost forsætter i 2016 med kompetenceløft af lærere og pædagoger og linjefagsuddannelse for lærere. Det betyder et ekstra ressourcetræk på skolerne for at kunne tilrettelægge undervisningen, uden det får konsekvenser for eleverne. Alle ledere på skoleområdet deltager desuden i kompetenceudviklingsforløb med fokus på faglig ledelse. Desuden vil der være Battles - undervisningsforløb med en fælles problemstilling - for alle klasser i kommunen. På skoleområdet vil der fortsat være fokus på digitalisering og omstilling til nye digitale undervisningsmetoder, som spiller sammen med hovedelementerne i reformen af folkeskolen. Alle skolerne afprøver programmet MeeBook, som er et elektronisk lærings- og elevplansværktøj, der skal i udbud i Kommunen har tiltrådt det fælles kommunale udbud på en ny brugerplatform for hhv. skoler og dagtilbud. Der vil i 2016 være fokus på forberedelserne til udbud og implementering af portalen. Sommercamp 2015 I budgetforliget blev der afsat kr. til gennemførelse af en sommercamp kaldet Learning and Adventure Camp. Center for Dagtilbud og Skole udviklede i 2015 et koncept for campen, der i sin faglige tilgang er inspireret af bl.a. True North som er et forskningsbaseret læringssystem, der skal hjælpe med at forbedre undervisning og læring. 30 elever på klassetrin deltog i campen. Eleverne var udvalgt på baggrund af et behov for et fagligt løft i dansk og matematik, samt et behov for at øge deres motivation for læring. UU Øresund På baggrund af lovændringer i 2014, der betød færre vejledere i grundskolen, får kun ikke-uddannelsesparate elever individuel vejledning. Udvikling af den kollektive vejledning og undervisningen i Job og Uddannelse, som middel til at udfordre de unges valg af ungdomsuddannelse har derfor været i fokus. Denne indsats er sket i tæt samarbejde med folkeskolerne. Den klare dagsorden er at vise de unge mulighederne med en erhvervsuddannelse. Vejledningen retter sig ikke blot mod uddannelse, men i stigende grad også mod senere erhverv. Byrådet besluttede, at yde en særbevilling på et årsværk til at styrke indsatsen for at fastholde de unge, der er kommet i gang med en ungdomsuddannelse. Der er ansat en kombineret vejleder og mentor med stærk erfaring fra erhvervsuddannelsesområdet og samtidig er indsatsen for at alle unge der falder fra, eller er i risiko for at falde fra, blevet styrket. De årige, der har pligt til uddannelse eller beskæftigelse, følges særlig tæt. Vejlederne følger op på alle afbrud, men også det opsøgende arbejde overfor unge uden mere uddannelse end grundskolen strækker sig nu op til det 29 år. Her arbejdes også med et langsigtet mål om at opnå stærkere erhvervskompetence. Årsberetning 2015 // Side 25

89 FORTSAT // SKOLER Skolen i Bymidten I efteråret 2015 tog byggeplanerne for Skolen i Bymidten en drejning der betød, at de tidligere planer om at bygge en multihal på Kampfeltgrunden og at bygge videre på de gamle biblioteksbygninger blev droppet. Intentionen og visionen for den kommende Skolen i Bymidten bevares, selvom der nu kun bygges på biblioteksgrunden, hvor musikskole, udskoling og gymnastikhal vil blive placeret. Der vil i første omgang ikke blive bygget på Kampfeltgrunden, som i hele byggeperioden vil blive anvendt til midlertidig parkering. Nedrivningen af biblioteksbygningen sker i foråret 2016 og den nye bygning opføres forventeligt fra Renoveringen af Helsingør Byskole er allerede gået i gang og der er i årets løb foretaget renovering af facader på flere af bygningerne og i starten af 2016 vil vinduesudskiftningen på to af bygningerne starte. Hele projektet forventes afsluttet ultimo Renovering 10. klasseskolen Øresund Vinduerne på Rasmus Knudsens Vej 50 har gennem flere år været i meget dårlig stand, hvorfor der var søgt midler til udskiftningen af disse, da sikkerheden ikke længere var til stede for brugerne. Der blev derfor igangsat en vinduesudskiftning i starten af 2015, da både sikkerheden og indeklimaet skulle have et løft. Straks efter igangsætningen af vinduesudskiftningen viste målingerne fra teknologisk institut, at koncentrationen af PCB var langt højere end først antaget, hvilket betød, at der også blev gennemført en sanering for PCB. Projektet blev afsluttet i september 2015 til alles tilfredshed, og skolen fremstår i dag med vinduer som opfylder sikkerheden for skolens brugere. Hvad angår PCB saneringen og indeklimaet, har saneringen hjulpet rigtig meget. Der vil i foråret 2016 blive udført kontrolmålinger, for at eftervise at saneringen har løst problemerne. Årsberetning // Side 26

90 SOCIALOMRÅDET Plejehjemspladser På grund af en stigende venteliste til plejehjemspladser i kommunen blev der med budget 2015 oprettet seks yderligere permanente plejehjemspladser i kommunen. De ekstra pladser har betydet, at kommunen hen over 2015 ikke har haft vanskeligheder med at overholde den lovpligtige garanti på, at en borger max venter to måneder på en plejehjemsplads. December 2015 var der otte borgere på den generelle venteliste til en plejehjemsplads. Midlertidige pladser I løbet af 2015 har der været et stort pres på kommunens midlertidige døgnpladser, som ligger på hhv. Helsingør Rehabiliterings- og Træningscenter og Plejehjemmet Bøgehøjgård. Pladserne anvendes primært til hjemtagelser fra hospitalet af færdigbehandlede borgere, der er for dårlige til at være i eget hjem. På grund af det store udskrivningspres fra hospitalet besluttede Byrådet i 2015 at åbne tre ekstra midlertidige døgnpladser på Bøgehøjgård frem til 31. december Der forventes et forsat pres på området i 2016 og derfor forventes det, at de tre ekstra pladser gøres permanente. Nyt plejehjem i Hornbæk Byrådet besluttede, at plejehjemsbyggeriet skulle opføres som et udviklende partnerskab, hvor en selvejende non-profit organisation varetager plejen af beboerne på det nye plejehjem, som et alternativ til den kommunale varetagelse af ældreplejen. Denne beslutning medfører samtidig, at kommunen indgår en hovedsamarbejdsaftale om opførelse og drift af plejehjemmet med en non-profit organisation, som samarbejdspartner. Samarbejdspartneren er bygherre og ejer af boligdelen, og kommunen er bygherre og ejer af servicedelen. Kommunen udsendte konkurrencemateriale til potentielle samarbejdspartnere i 2015 og i februar 2016 blev OK-fonden valgt som partner til opførelse af det nye plejehjem i Hornbæk. Det nye plejehjem forventes færdig i foråret 2019, og der er afsat et budget på ca. 68,0 mio. kr. til byggeprocessen. Genoptræning Pr. 1. januar 2015 vedtog Folketinget nye regler (bekendtgørelse og vejledning) for genoptræning. Sigtet med de nye regler er at skabe en bedre sammenhæng mellem den regionale og den kommunale genoptrænings- og rehabiliteringsindsats samt at sikre kvalitet og ensartethed i kommunernes indsats på området. Ligesom i de tidligere år, har der også i 2015 været en stor stigning i antallet af borgere, der udskrives fra hospitalet med en genoptræningsplan. Kommunen har derfor haft vanskeligt ved at overholde kravet om, at et genoptræningsforløb skal begyndes senest ti hverdage efter modtagelsen af genoptræningsplanen fra hospitalet. I juli 2015 var ventetiden til genoptræning ca. 20 hverdage i gennemsnit. Der blev tilført nogle engangsmidler til området i efteråret 2015, og i december 2015 var ventetiden til genoptræning hverdage på de fleste diagnoser. Med budget 2016 er der i kommunen afsat 1,8 mio. kr. ekstra til nedbringelse af ventetider til genoptræning, da der forventes et forsat pres på området. Hverdagsrehabilitering Pr. 1. januar 2015 vedtog Folketinget en lovændring, der forpligter kommunerne til at tilbyde rehabiliteringsforløb til borgerne forud for tilbud om hjemmehjælp. Kommunen har siden 2011 arbejdet med hverdagsrehabilitering for borgere i eget hjem, der enten anmoder om eller i forvejen modtager hjemmepleje. I indsatsen har der mest været fokus på borgere med både højt potentiale for rehabilitering og høj motivation. Med den nye lovgivning skal langt flere borgere igennem et hverdagsrehabiliteringsforløb, og 2015 er anvendt på at udvikle en ny driftsmodel, der er dimensioneret til et øget antal borgere. Der er i 2015 afsat 2,3 mio. kr. til indsatsen. Rehabiliteringsindsatsen er udgiftsneutral for kommunen som helhed, fordi udgifterne til indsatsen skal opvejes af færre udgifter til hjemmehjælp. Klippekort til hjemmepleje Der er i forbindelse med Finansloven for 2015 afsat permanente midler til, at kommunerne kan styrke livskvaliteten for de svageste hjemmehjælpsmodtagere gennem en klippekortsmodel. Klippekortsmodellen indebærer, at de svageste hjemmehjælpsmodtagere får tilbudt en halv time ekstra hjemmehjælp om ugen. Den enkelte borger kan selv være med til at bestemme, hvad tiden skal bruges til. Det kan f.eks. være ekstra hjemmepleje eller sociale aktiviteter. kommunens andel af finanslovsmidlerne til klippekort er i 2015 på 0,9 mio. kr. og i hvert af de følgende år 1,9 mio. kr. Fra 2017 og frem overgår midlerne til kommunernes bloktilskud. Klippekortsordningen blev først implementeret 1. juli Erfaringen har været, at der har været en vis træghed med at få udbredt ordningen, idet borgerne først har skullet gøre sig bekendt med de nye muligheder. Det har resulteret i, at der kun er anvendt ca. 1/10 del af de afsatte midler. Der er derfor ansøgt Sundheds- og Ældreministeriet om tilladelse til at overføre ubrugte midler til Årsberetning 2015 // Side 27

91 FORTSAT // SOCIALOMRÅDET Permanent pårørendenetværk I 2015 besluttede Socialudvalget, at igangsætte kommunens pårørendenetværk som hidtil har været en pilotindsats. Pårørendenetværket tilbyder information, rådgivning og støtte til personer, som er nærtstående til en sygdomsramt borger i kommunen. Pårørendenetværkets indsatser skal styrke de pårørende i at være en ressource for deres sygdomsramte. Pårørendenetværket finansieres af Puljen til Bedre Ældrepleje, som anvendes til løft af ældreområdet og implementering af ældrepolitikken. Pårørendenetværket koster ca. 0,5 mio. kr. årligt. Rickshaws Et mindreforbrug på kommunens andel af ældremilliarden er anvendt til indkøb af tre ældreegnede rickshaw cykler. Anvendelsen af disse er i 2015 koblet til foreningen Cykling uden alder. Cyklerne er opstaldet på kommunens Cykeltek, og der er rekrutteret et antal frivillige i kommunen, der låner cyklerne og giver plejehjemsbeboerne i kommunen mulighed for at få vind i håret. Cyklerne bliver flittigt brugt, og indsatsen har vist sig at skabe stor fornøjelse blandt plejehjemsbeboerne. Boliger Kommunens boligkontor er blandt andet ansvarlig for visitation til kommunens 25 pct. boliger. 25 pct. ordningen betyder, at kommunerne får tilbudt hver fjerde tilfældigt ledige bolig til kommunal anvisning ud fra kriterier, som Byrådet beslutter. Socialudvalget har besluttet, at de få boliger skal anvises til borgere med særlige udfordringer. Den eneste målgruppe, som kommunen er forpligtet til at anvise bolig til, er flygtninge jf. Integrationsloven. Den øgede flygtningestrøm har således været udslagsgivende i anvisning af 25 pct. boliger. Skæve boliger Kommunen har påbegyndt det indledende arbejde med at etablere seks skæve boliger i samarbejde med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Projektet koster 2,6 mio. kr. hvor af de 2,4 mio. kr., finansieres af ministeriet. De skæve boliger etableres i et forsøg på at imødekomme borgere, som på grund af deres adfærd ikke kan bo i et almindeligt boligområde eller i et botilbud. Boligerne er til borgere med komplekse sociale og psykiske problemstillinger, misbrug og ringe sociale kompetencer, der typisk flytter rundt mellem forskellige herberger eller bor på gaden. Således er denne indsats en del af den bredere indsats for hjemløse i kommunen. Kommunen har lavet en afdækning af de barrierer, som borgeren støder på i de forskellige centre, specifikt i forbindelse med hjemløshed og ansøgninger om en bolig og tilskud til depositum e.l. Processerne både under afdækningen og efterfølgende har ført til et forbedret samarbejde mellem centrene og en bedre sagsbehandling til gavn for borgeren. Indsatsen er en del af de fokusområder, som kommunen har forpligtet sig til at arbejde med i forbindelse med implementeringen af Hjemløsestrategien. Indsats overfor hjemløshed Der har i 2015 været fokus på indsatsen overfor hjemløshed. Pensionatet i Hornbæk deltager i Hjemløsestrategien og arbejder målrettet mod at hjælpe borgere med at finde en bolig og samtidig får de socialpædagogisk støtte til at blive boende. Der arbejdes for at sikre en sammenhængende indsats overfor borgere, som er hjemløse eller i fare for at blive hjemløse. Udover konkrete indsatser i samarbejdet med borgerne har projektet sat øget fokus på manglen på billige boliger og antallet af udsættelser på baggrund af økonomi. I projektets regi har kommunen ligeledes etableret øget samarbejde på tværs for at undgå, at borgeren støder mod unødige, administrative barrierer. Manglen på egnede boliger imødegås bl.a. ved at etablere skæve boliger. Teglhuset Der blev afholdt EU-udbud med idékonkurrence for valg af totalrådgiver for til- og ombygning af Teglhuset, som kommer til at være et botilbud med 14 nye og tidssvarende boliger til borgere med sindslidelse. Projekteringen er igangsat. Rusmidler Rusmiddelhandleplan Udvalget for Tryghed og Forebyggelse har sat fokus på rusmidler, særligt brug af hash, blandt unge. Arbejdet førte til, at Byrådet i december 2015 vedtog en rusmiddelhandleplan. Handleplanen skal blandt andet sikre, at alle skoler har en rusmiddelpolitik. Helsingung Helsingung, et tilbud til unge om alkohol, hash og stoffer, er siden deres opstart blevet fulgt af et forskerhold fra Aarhus Universitet. Forskerholdet har i 2015 præsenteret deres resultater på en national konference og en særlig Helsingung-konference. Helsingung har i 2015 fortsat deres gode behandlingsresultater og stærke dokumentation og opfølgning med fokus på borgerens oplevelse af behandlingen. Årsberetning // Side 28

92 Andre fokusområder På baggrund af en lovændring har Center for Rusmidler, Omsorg og Støtte etableret et anonymt stofbehandlingstilbud for i højere grad at kunne tilbyde behandling til borgere, som ikke umiddelbart har andre sociale problemer end stofmisbrug. Aktivitets- og samværstilbud til borgere med psykiske lidelser var tidligere adskilt med forskellige lokationer for ældre og yngre borgere. I juli blev tilbuddene lagt sammen til et fælles sted, Aktivitetshuset i Nygård. Sammenlægningen evalueres i foråret Årsberetning 2015 // Side 29

93 BESKÆFTIGELSE Det har samlet set været et godt år på beskæftigelsesområdet i kommunen. Antallet af personer på offentlig forsørgelse til og med december 2015 faldt med 2,8 pct. Udviklingen er i særlig grad trukket af et fald i antallet af modtagere af arbejdsløshedsdagpenge (kilde: Jobindsats. dk og Danmarks Statistik, Statistikbanken). Der har i løbet af året været særligt fokus på det fortsatte arbejde med de reformer, der har været på beskæftigelsesområdet de senere år. Særligt har beskæftigelsesreformen medført store ændringer i indsatsen overfor ledige dagpengemodtagere. Samtidig har kommunen i 2015 har modtaget 104 flygtninge og 27 familiesammenført flygtninge, det vil sige i alt 131 flygtninge. Der har i 2015 været stort fokus på at styrke indsatsen for at få flygtninge ud på arbejdsmarkedet. Ledighedsniveauet i kommunen er pr. december ,3 pct., hvilket er lidt lavere end landsgennemsnittet på 4,4 pct. Det er en forbedring i forhold til i december 2014, hvor bruttoledigheden var 4,8 pct. i kommunen. Der har dog alligevel været højere udgifter til overførselsindkomster end oprindeligt budgetteret. Dette skyldes primært, at sygedagpengereformen ikke har medført det fald i antallet af personer på sygedagpenge og jobafklaringsforløb, som der var lagt til grund i de økonomiske forudsætninger bag sygedagpengereformen. Hvis man sammenligner kommunens udgifter på beskæftigelsesområdet med andre kommuner, ligger kommunen dog stadig godt. I forhold til det niveau, som jobcentrets rammevilkår tilsiger, har kommunen i den seneste opgørelse for 3. kvartal i 2015 sparet 92,0 mio. kr. på forsørgelsesydelser. Besparelserne er primært opnået på de permanente ydelser som fleks-, ledigheds- og førtidspensionsområdet, 79,0 mio. kr. og på sygedagpengeområdet, 13,0 mio. kr. I budgettet for 2016 er der tilført midler til at ansætte yderligere to virksomhedskonsulenter. De tilførte ressourcer skal understøtte det øgede fokus på virksomhedsindsatsen, som er påbegyndt i Ungeindsatsen Der har været stor fokus på ungeindsatsen i Brobygningsforløb mellem jobcenter og erhvervsuddannelser Kommunen har sammen med Erhvervsskolen Nordsjælland og ungeindsatsen i Hillerød, Halsnæs og Fredens- borg kommuner gennemført et udviklingsprojekt med det formål at få flere unge til at skifte offentlig forsørgelse ud med en erhvervsuddannelse. Brobygningsprojektet er støttet af midler fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) i Der har i alt deltaget 150 unge fra de fire kommuner i forløbet, heraf 26 unge fra kommunen. Forløbet skal evalueres i starten af Status i oktober 2015 er, at 12 ud af de 150 unge er begyndt på en uddannelse og yderligere 13 unge er afklaret i forhold til uddannelse eller job. De fire kommuner arbejder på at udvide projektet til flere kommuner i Virksomhedscentre for aktivitetsparate unge Der er udviklet virksomhedsrettede tilbud, som tager højde for unge aktivitetsparates udfordringer (psykiske forhold, adfærd, mødestabilitet, timetal, præstation). I samarbejde med virksomhederne er der tilrettelagt relevante og udviklende virksomhedspraktikker, som udvikler den unges arbejdskompetencer, personlige kompetencer og skaber mulighed for beskæftigelse eller uddannelsesplads. Øvrige tilbud til aktivitetsparate unge Der er arbejdet med målrettede tilbud til de mest udfordrede og udsatte unge mellem år. De komplekse problemstillinger kræver en individuel afklaringsproces, hvor både private aktører, private og kommunale mentorer har en afgørende rolle. Ny metodisk tilgang Kommunen er i gang med at implementere en metodisk tilgang, som udspringer af kontanthjælpsreformen og rehabiliteringsbegrebet. Det betyder, at medarbejderne kontinuerligt overvejer, hvilke tilbud der med fordel kan iværksættes parallelt med indbyrdes effekt og synergi, modsat tidligere serielle planer. Beskæftigelsesreform Beskæftigelsesreformen er successivt trådt i kraft i Implementeringen vil fortsætte i 2016, hvor der blandt andet vil blive skruet op for virksomhedssamarbejdet med de øvrige nordsjællandske kommuner i Nordsjællands Rekrutteringsservice (NRS). Reformen omhandler indsatsen for modtagere af arbejdsløshedsdagpenge, og dens overordnede formål er, at flere ledige opnår varig beskæftigelse hurtigst muligt. Reformen har skabt en god platform for et tættere og mere koordineret samarbejde mellem jobcenteret og a-kasserne. Der er skabt en tættere kontakt til de ledige i form af hyppigere samtaler Årsberetning // Side 30

94 og en mere individuelt tilrettelagt indsats med fokus på uddannelsesløft og virksomhedsrettet aktivering. Reformen har medvirket til en positiv udvikling i antallet af dagpengemodtagere. Reformen har styrket fokus på virksomhedsservice og jobformidling, så virksomhederne kan få den arbejdskraft, de har behov for. Det har konkret betydet større fokus på: Et koordineret virksomhedssamarbejde på tværs af kommunerne. Rekruttering af ledige. Målretning af jobrotationsordningerne. Fastholdelse af sygemeldte medarbejdere. Borgere med lang ledighed Kommunen har haft fokus på de ledige, der har svært ved at få fodfæste på arbejdsmarkedet, herunder modtagere af arbejdsløshedsdagpenge der befinder sig i slutningen af deres dagpengeperiode. Indsatsen omfatter alle modtagere af arbejdsløshedsdagpenge samt jobklare kontanthjælpsmodtagere, der har været ledige/aktiverede i minimum 80 pct. af tiden indenfor de seneste 52 uger. Indsatsen har medført et samlet fald på knap 10 pct. i antallet af langtidsledige borgere i forhold til december Der er et større fald i antallet af modtagere af arbejdsløshedsdagpenge og et mindre fald i antallet af langtidsledige på kontanthjælp. I budget 2016 er det besluttet at fortsætte den styrkede indsats overfor alle kontanthjælpsmodtagere, og det samlede antal modtagere af kontanthjælp skal reduceres med 5 pct. Flygtninge Tilstrømningen af flygtninge og familiesammenføringer er steget markant i løbet af 2015 og forventes at fortsætte i Kommunen modtog 104 flygtninge og 27 familiesammenførte flygtninge, det vil sige i alt 131 flygtninge. Af de 104 flygtninge er 17 uledsagede unge. Når en flygtning kommer til kommunen, tilbydes de et introduktionsprogram. I introduktionsprogrammet indgår blandt andet danskundervisning og beskæftigelsesrettede tilbud. Programmet har en varighed på tre år med ret til forlængelse i forhold til danskundervisning i op til fem år. På grund af den stigende flygtningekvote og integrationsprogrammets længde på tre år, er antallet af flygtninge der tilgår programmet, højere end antallet der afgår. Den markante stigning belaster kommunens modtageklasser og undervisning i dansk som andetsprog. Der er ansat tre familiekonsulenter, som skal arbejde med integration på tværs i kommunen. Desuden er ressourcerne i Sprogstøttekorpset, modtageklasserne samt Internationale Ungdomsklasser blevet øget. Kommunens primære indsats i 2015 har været at understøtte flygtningene i at komme i gang med sprogundervisning og komme i ordinært arbejde eller tættere på arbejdsmarkedet. Fire flygtninge er kommet i uddannelse, ni i ordinært job, 124 har modtaget sprogundervisning og 65 har været i virksomhedsrettet aktivering. De flygtninge som netop er ankommet, påbegynder sprogundervisning januar Endvidere har kommunen arbejdet for, at alle flygtninge hurtigst muligt har fået en midlertidig bolig. Uledsagede flygtninge I 2015 har kommunen oplevet en massiv stigning i antallet af uledsagede flygtninge under 18 år. Hvor der i de foregående år har været nul til fire uledsagede unge tilknyttet Familierådgivningen, er der ultimo 2015, 17 uledsagede flygtninge. Det øgede antal uledsagede flygtninge har betydet et større arbejde med at finde bolig til de unge og med at finde kontaktpersoner, som kan støtte dem i deres hverdag. Integrationsrådet Integrationsrådet igangsætter kurser for forældre. Integrationsrådet ønsker at styrke forældres mulighed for at give børnene en god skolegang. Derfor har Integrationsrådet i samarbejde med boligområdet Nøjsomhed igangsat et forsøg med familiekurser for tosprogede familier med børn i børnehavealderen. Kurserne består blandt andet af to camps i Feriebyen, hvor hele familien deltager. Der er oplæg og øvelser om blandt andet sprogstimulering, børneopdragelse mellem to kulturer og skolens forventninger til forældrene. Integrationsrådet består af ti valgte medlemmer, to udpegede medlemmer fra henholdsvis kommunen og boligområderne. To byrådsmedlemmer er udpeget fra Beskæftigelsesudvalget som tilforordnede. Ressourceforløb og jobafklaringsforløb Der har været en markant stigning i antallet af jobafklaringsforløb, men til gengæld et fald i antallet af sygedagpengemodtagere. En væsentlig årsag til dette er, at sygedagpengeperioden er blevet sat ned fra 52 til 22 uger med sygedagpengereformens ikrafttræden. Det er blevet væsentligt sværere at afklare sygedagpengemodtageren indenfor den nye 22 ugers sygedagpengeperiode, idet borgeren afventer at blive færdigbehandlet af sundheds- Årsberetning 2015 // Side 31

95 FORTSAT // BESKÆFTIGELSE sektoren, inden der kan påbegyndes en reel udredning af borgerens arbejdsevne. Borgeren fortsætter derfor ofte på jobafklaringsforløb fra 23. uge, hvor sygedagpengeydelse erstattes af ressourceforløbsydelse. Virksomhedsindsats Virksomhedsindsatsen har været prioriteret i 2015 med blandt andet virksomhedsbesøg pr. 1. november Indsatsen har imidlertid ikke øget kommunens samarbejdsgrad med virksomhederne. De seneste tal på viser, at samarbejdsgraden mellem kommunen og virksomhederne samlet set er faldet med to procentpoint indenfor de seneste tre år. Udviklingen er ikke tilfredsstillende, og kommunen arbejder på en ny strategi for virksomhedsindsatsen, som fremlægges i For at efterkomme virksomhedernes stigende efterspørgsel på arbejdskraft indenfor transportområdet samt bygge- og anlægsområdet har kommunen iværksat forskellige forløb: I samarbejde med Helsingborg Stad er der iværksat et bygge- og anlægskursus På vej ind i byggebranchen på Erhvervsskolen Nordsjælland. Nogle af kursisterne tager kurset som et introduktionskursus til at uddanne sig videre indenfor bygge- og anlægsområdet. Andre kommer direkte i job efter endt kursus, da der er stor efterspørgsel på blandt andet medarbejdere, der kan nivellere og arbejde med beton. På transportområdet er der blevet benyttet en bred vifte af AMU-kurser i samarbejde med transport uddannelsescentre (TUC og DEKRA) og Erhvervsskolen Nordsjælland. Der er stigende efterspørgsel efter kurserne på baggrund af den stigende efterspørgsel efter blandt andet chauffører indenfor transportområdet. For at styrke indsatserne på bygge- og anlægsområdet samt på transportområdet yderligere, har Helsingør Kommune i samarbejde med fem andre nordsjællandske kommuner (Halsnæs, Hillerød, Frederikssund, Gribskov og Fredensborg) søgt om midler til projektet Arbejdskraft til tiden hos Den regionale vækst- og udviklingsstrategi (REVUS), der er Region Hovedstadens og Vækstforum Hovedstadens fælles strategi for fremtidens Hovedstadsregion. Der er ansøgt om 5,0 mio. kr. samlet i 2016 og Årsberetning // Side 32

96 ADMINISTRATION / TVÆRGÅENDE INDSATSER Borgerservice Der er uddelt en folder omkring socialt bedrageri til medarbejdere i kommunen. Målet med folderen er at begrænse socialt bedrageri. Der er ligeså arbejdet strategisk i forhold til andre centre og samarbejdsparter og det har været muligt at lave stikprøvekontroller i arbejdskontrakter i forhold til sociale klausuler. Opkrævningen har grundet SKAT s manglende inddrivelse haft fokus på at optimere kommunens interne arbejdsgange i forhold til opkrævning. Dette er gjort for at sikre, at så mange penge som muligt kommer tilbage i kommunekassen. Kommunen hjemtog 1. februar 2015 den tidligere Omstilling, der i ti år havde været varetaget af Nordsjællands Brandvæsen. Omstillingen er blevet til et kontaktcenter og er placeret organisatorisk i Borgerservice. Denne proces har betydet, at afklaringsprocenten for de borgere som har ringet ind til Kontaktcentret i Borgerservice, er gået fra 25 pct. til 34 pct. Set over et år betyder det, at mere end kald fra borgerne ikke længere stilles videre rundt i organisationen, men at borgernes spørgsmål derimod klares direkte af kontaktcentret - alt sammen er med til, at kommunen fremstår mere og mere som én samlet enhed. IT Center for Borgerservice, IT og Digitalisering overtog den 1. august 2015 ansvaret for drift og support af IT på skole- og daginstitutionsområdet. I den forbindelse er der allokeret syv ressourcer til drift og support af skoleområdet og en til drift og support af daginstitutionsområdet fra Center for Dagtilbud og Skoler. Resultatet af centraliseringen er en mere ensartet kvalitet i servicen og opgaveløsningen, og dermed understøtter sammenlægningen kommunens fælles målsætning om at levere effektiv sammenhængende drift og support på tværs af centre og områder. Sammenlægningen medfører en drifts- og supporttilgang på ca elever, 950 lærere og 400 pædagoger. Hertil kommer en infrastrukturforøgelse på ca. 40 pct. Kommunen har nedlagt utidssvarende serverrum på Rådhuset således at der kun er to serverrum, det primære site er på Prøvestenen og det sekundære site på Kulturværftet. Der er etableret fibernetværk samt optimering af trådløs infrastruktur i daginstitutionerne. Som sidegevinst er der i forbindelse med ovenstående aktiviteter opnået energibesparelser. IT-sikkerhed På IT-sikkerhedsområdet blev der i 1. kvartal 2015 implementeret nye Firewalls fra Cisco som er en fremtidssikret løsning. Herudover blev der i 2. kvartal 2015 valideret adgange og indført nye procedurer vedrørende fysisk adgang til kommunens serverrum. I 3. kvartal 2015 blev kommunen ramt af et ransomware-angreb, hvor angriberne forsøgte at holde et udsnit af kommunens data som gidsel ved at påføre dem stærk kryptering. Forsøget blev dog inddæmmet og afhjulpet gennem en hurtig indsats af medarbejdere på IT-området - samt med eksperthjælp fra specialister fra en førende dansk sikkerhedsleverandør. Under angrebet blev et særligt ransomewarebeskyttelses-kit sat i drift på kommunens filservere. Hermed blev forstyrrelsen begrænset til et mindre udsnit af filer på en filserver, som blev genskabt på under fire timer. Ingen data gik tabt. Efterfølgende valgte IT i 4. kvartal at indgå en ny serviceaftale med den eksterne sikkerhedsleverandør, da vor tidligere leverandør ikke havde formået at holde vores antivirus-platform tilstrækkeligt opdateret og proaktivt beskyttet mod trusler af denne type. Aftalen indeholder bl.a. en incident-response aftale, som er et 24/7/365 beredskab kommunen kan benytte, når trusler opdages. IT-sikkerheden blev hermed kraftigt forbedret på området i Samlet set vurderes kommunens sikkerhedsniveau på IT-sikkerhedsområdet, med disse tiltag, væsentligt styrket i gennem Digitalisering Den 1. november 2014 fik alle borgere i Danmark en digital postkasse, hvor de modtager post fra det offentlige. Det er dog muligt at søge om fritagelse for digital post, hvis man f.eks. af helbredsmæssige årsager ikke kan bruge digital post. I kommunen er 88,4 pct. tilmeldt digital post, dvs. at 11,6 pct. er fritaget for digital post - svarende til ca borgere over 15 år. Tendensen i år har dog været, at selvom der fortsat er enkelte borgere, som ønsker digital fritagelse, så begynder også de borgere som i første omgang var fritaget for digital post, at annullere deres fritagelse. Der er gjort en stor indsats for at lære borgerne at bruge Digital Post, samt at minde borgerne om at kigge i deres digitale postkasse. Kommunens digitale guider, hjælper dagligt borgerne med digital post, de illustrerer fordelene ved at være digital borger og de hjælper borgerne til at benytte de offentlige selvbetjeningsløsninger. De digitale guider kommer også gerne ud og holder foredrag om digital post. De har f.eks. besøgt foreninger, være- Årsberetning 2015 // Side 33

97 FORTSAT // ADMINISTRATION / TVÆRGÅENDE INDSATSER steder, institutioner for socialt udsatte og psykisk syge samt uddannelsesinstitutioner for unge. Kommunen vil også fremadrettet have fokus på at vejlede borgere og særligt de unge, da der fortsat er en gruppe på ca. 5 pct. af borgerne i Danmark og 4 pct. i kommunen, som ikke har kigget i deres digitale postkasse i det sidste halve år. Det er især de unge, som ikke er opmærksomme på at få læst deres digitale post. Ca. 30 pct. af de unge i alderen år har ikke besøgt deres digitale postkasse. I uge deltog kommunen i en national kampagne om digital post. Bl.a. blev uddannelsesinstitutioner besøgt, der blev oprettet IT-cafeer og der indførtes, i samarbejde med Helsingør Kommunes 10. Klasser og Erhvervsskolen i Helsingør Kommune, et digitalt kørekort for de unge. Som samfund kan der spares milliarder af skattekroner ved at kommunikere digitalt. I kommunen spares fra 1. januar 2015, 1,8 mio. kr. årligt, på udgifter til porto. Det er penge, som i stedet kan bruges til at levere service til borgerne. Derfor arbejdes der hele tiden på at få borgere, som er fritaget for digital post, til at blive trygge ved at tilslutte sig løsningen omkring digital post. Nyt center - Økonomi og Ejendomme Et nyt center, Center for Økonomi og Ejendomme, blev dannet 1. januar 2015 ved en sammenlægning af Center for Økonomi og Styring og Center for Ejendomme. Centret har haft fokus på at styrke den generelle økonomistyring. Hovedfokus har været at skabe grundlaget for at skabe et økonomisk råderum for Byrådet i en periode, hvor kommunernes økonomi er under pres. Samtidigt har der været fokus på at styrke eksekveringen på kommunens anlægsprojekter og styrke ledelsesinformationsteamet i kommunen. De to største projekter i centret har været at igangsætte kommunes mål for arealoptimering og implementere fælles ejendomsdrift i kommunen. Arealoptimering Budgetforligsparterne har besluttet, at der skal iværksættes en ambitiøs salgsplan for ledige kvadratmeter under kommunens ejendomsadministration. Dertil skal kvadratmeter pr. indbygger nedbringes, og der skal udarbejdes en plan for arealoptimering. Formålet er, at få mere velfærd frem for mursten. Målet er, at kommunen over en 4-årig periode skal af med m 2. Fælles ejendomsdrift På baggrund af Byrådets beslutning om samling af ejendomsdrift og -service i én fælles enhed i 2016, er arbejdet med at tegne den nye organisering sat i gang. Til denne proces er der nedsat en arbejdsgruppe med repræsentation af involverede medarbejdere og kommende brugere af enhedens ydelser. Det forventes, at den fremtidige organisering er vedtaget i det tidlige forår, så implementeringen kan foretages hen over sommeren Ledelsesinformation Kommunen er ved at udvikle og udrulle ledelsesinformation til alle ledere i kommunen i et nyt ledelsesinformationssystem. Dette sker sideløbende med, at der leveres ledelsesinformation i det nuværende system. I 2015 fik Hjemmeplejen nyt fagsystem og der er udviklet en model, der sikrer, at der fortsat kan ske afregning i Hjemmeplejen. Hertil kommer, at lederne på dagområdet som det første område har fået ledelsesinformation efter de nye principper. Endelig er arbejdet i gang med opbygning af ledelsesinformation til alle ledere vedrørende økonomi, fravær og personale samt til lederne på skoleområdet. Disse områder forventes lanceret til ledelsen foråret Renovering af Rådhuset Rådhuset er opført i midten af 1800-årene og trængte til en gennemgribende renovering både, hvad angår tag og isolering og hvad angår facade og facadeudsmykning. Tagbelægningen og vinduerne i tagbelægningen udskiftes og tagets tykkelse forøges for at skabe plads til energibesparende isolering, som tillige vil hjælpe på temperaturforholdene i kontorlokalerne, som har været kolde om vinteren og varme om sommeren. Radiatorer og belysning moderniseres såvel af energibesparende hensyn som af hensyn til bedring af komforten. Facaderne repareres ved udskiftning af nedbrudte mursten og fuger samt ommuring af pinaklerne. Teglstenene er specielfremstillet i 16 forskellige udformninger. Renoveringen forventes færdig sommeren Den indvendige del af renoveringen har bestået i, at ændre kontorindretningen fra små og utidssvarende kontorer til kontormiljøer i åbent plan. Indretningen er gennemført efter principperne i aktivitetsbaserede arbejdspladser, hvor hovedfokus er at understøtte videndeling og samarbejde blandt medarbejderne samt optimere arealudnyttelsen. Kommunikation og branding af Helsingør Kommune Kommunen begyndte at måle på medieomtale af events i kommunen for at fastslå, hvilken værdi de forskellige Årsberetning // Side 34

98 events gav. I forbindelse med flere events blev intensiteten af markedsføring på Facebook også øget og afprøvet med nye målgrupper, som f.eks. Knejpefestivallen, der blev målrettet et større geografisk område omkring Helsingborg. Merchandise målrettet udenbys gæster, f.eks. plastre til Kronborg Cup og plaider under Hamlet på Kronborg blev indkøbt, distribueret og vel modtaget. Tilflytterhjemmeside Kommunen har designet en tilflytterhjemmeside under som henvender sig til nye og potentielle borgere. Der arbejdes med udarbejdelse og sparring på selve indholdet, interviews med nytilflyttede familier, en velkomstfilm m.m. Den grafiske profil I efteråret 2015 fik kommunen opdateret sin designprofil. Designprofilen indeholder retningslinjer, råd og vejledninger til brug af de grafiske elementer som udgør kommunens visuelle identitet. Når designprofilen følges, sikres et professionelt og sammenhængende grafisk udtryk som styrker kommunens troværdighed og værdi som brand. Revidering af visionsmål Et samlet Økonomiudvalg ønskede i 2015 muligheden for at justere kommunens 10 visionsmål, som knytter sig til Vision Byrådet afholdt et dagsseminar på Højstrupgård i oktober måned, hvor alle 10 visionsmål blev drøftet og behandlet. Alle centre har bidraget til at kvalificere politikernes ønsker til justeringer, og Justering af Helsingør Kommunes 10 visionsmål blev endelig vedtaget af et enigt Byråd i december måned. Indeholdt heri er bl.a. endnu mere ambitiøse målsætninger for turisme og overnatninger, en mere rummelig definition af tilflyttere, en tilpasning til eksisterende politikker på både erhvervsog frivillighedsområdet, mere præcise målsætninger for forebyggende/tidlige indsatser, og generelt en skærpelse af de målinger og tegn som skal indikere udviklingen mod at nå målene. Trivselsmåling I 2015 gennemførte kommunen en fælles trivselsundersøgelse for alle ansatte. Kommunen opnåede en samlet svarprocent på 92,5 pct., hvor alle centre i kommunen fik en svarprocent på minimum 90 pct. Opfølgningsarbejdet blev indledt ultimo 2015 og fortsætter ind i Nærvær og trivsel Projekt Nærvær og trivsel blev igangsat som et pilotprojekt i 2014 og blev afsluttet 1. november Pilotprojektets formål har været at øge nærvær og trivsel og reducere sygefravær i udvalgte enheder i Center for Dagtilbud og Skoler og Center for Sundhed og Omsorg. Pilotprojektet har dokumenteret, at det har en effekt at arbejde fokuseret og koordineret med at nedbringe sygefravær og fremme trivsel. I Koncernledelsen er det derfor besluttet at implementere en række tiltag i 2016, som alle enheder i kommunen skal arbejde med for at øge nærvær og mindske sygefravær mest muligt. Af tiltag kan nævnes: Udarbejdelse af målsætninger for sygefraværet i alle enheder. Synlig, bedre og mere gennemskuelig sygefraværsstatistik. Krav om udarbejdelse af handlingsplaner i enheder med højt sygefravær. Det samlende borgerforløb Projekt Det samlende borgerforløb blev igangsat i andet halvår Projektet har til formål, at sikre langt mere sammenhængende borgerforløb for særligt udfordrede borgere/familier med mange forskellige kontaktflader med kommunen samt høje omkostninger til følge. Projektet fortsætter i 2016, hvor der skal udvikles nye løsninger for udvalgte segmenter med henblik på at opnå en mere enkel, effektiv og sammenhængende betjening fra kommunen. Bedre dagsordner Projekt Bedre dagsordener har til formål at forbedre kvaliteten af de politiske dagsordener, så de bliver lettere at læse og mere gennemskuelige i forhold til konsekvenser og andre forhold, når politikerne skal træffe beslutninger. Forløbet involverede træning af de 170 ansatte i kommunen, som skriver politiske dagsordener til udvalg, råd og eller direktion. Helsingør - Helsingborg samarbejdet Det formelle samarbejde mellem Helsingør og Helsingborg (HH-samarbejdet) har mangesidige indsatser på tværs af organisationen. HH-sekretariatets opgave er at koordinere og sikre fremdrift i implementeringen af HH-strategien. I 2015 er der udarbejdet et forslag til en ny strategi for samarbejdet, som sendes i høring i I august vedtog Byrådet og Kommunfulmägtige en fælles planstrategi for Helsingør og Helsingborg. Årsberetning 2015 // Side 35

99 FORTSAT // ADMINISTRATION / TVÆRGÅENDE INDSATSER Turisme og serviceforløb i HH samarbejdet Det første Service- og Turismekursus for unge fra Helsingør og Helsingborg har været afholdt med stor succes og projektet gentages og udvides derfor i HH-styregruppen bevilgede 0,5 mio. kr. til projektet. Knap 60 pct. af de deltagende unge var i job eller uddannelse tre måneder efter endt forløb. Flere af de ledige unge var aktivitetsparate unge med lang ledighed bag sig. Informationsmøder og HH erhvervskonference Det skabte stor opmærksomhed, da kommunen arrangerede et møde, hvor virksomhederne kunne høre mere om mulighederne for at blive leverandører til Boeingfabrikkerne. Ligeledes var interessen stor, da der blev inviteret til informationsmøde om kommunale udbud med efterfølgende workshops om vejledning om udbud. En succes, der gentages i Konventum dannede i foråret rammen for en HH-Erhvervskonference, der tog udgangspunkt i en helt ny HH-Klyngeanalyse udarbejdet for HH-samarbejdet i begyndelse af På HH-konferencen blev HH-klyngeanalysen præsenteret sammen med anbefalinger til det videre samarbejde over Øresund og workshops bragte danske og svenske virksomheder sammen. I alt 150 deltog i konferencen. Årsberetning // Side 36

100 SAMARBEJDE MED ERHVERVSLIVET Kommunens erhvervsindsats dækker over flere fokusområder, der alle er en del af visionen om gode vilkår for at drive virksomhed. Bl.a. er kommunens vision: En stigning i antal jobs indenfor kommunens styrkepositioner. En stærk placering indenfor iværksætteri. Et godt omdømme blandt virksomheder. Sammen om det gode erhvervsliv Ud over gode rammevilkår, så skal virksomhederne også have en god oplevelse i mødet med kommunen og inviteres til en god dialog om, hvordan der i fællesskab rykkes i den rigtige retning - vi er sammen om det gode erhvervsliv. I løbet af 2015 har erhvervskonsulenterne besøgt 180 virksomheder i kommunen for at blive klogere på, hvordan kommunen kan blive en endnu bedre kommune at drive virksomhed i. Dialogen er også i højsædet, når borgmesteren en gang i kvartalet holder møde med repræsentanter fra de forskellige erhvervsforeninger, og når der afholdes nytårskur. I årets nytårskur, som blev afholdt i december, deltog 200 erhvervsdrivende. Benchmarkanalyser Et mål for kommunen er at have et godt omdømme blandt virksomheder, blandt andet fordi et godt omdømme kan tiltrække investeringer og dermed arbejdspladser. Årets benchmarkanalyse udarbejdet af Dansk Industri (DI) placerede Helsingør på plads nr. 82 i en forbedring på 12 pladser i forhold til På parameteret Information og dialog med kommunen gik vi 32 pladser frem til at indtage plads nr. 50. I Dansk Byggeris årlige undersøgelse bibeholdt Helsingør plads nr. 84 ud af 98. Dialog med erhvervslivet Fokus for erhvervsindsatsen har været at skabe et godt erhvervsklima i kommunen, bl.a. ved at sikre en mere direkte dialog med den enkelte virksomhed, bl.a. ved besøg fra erhvervskonsulenter. Besøgene sker i tæt sammenhæng med One Stop konceptet, som handler om tidlig dialog og smidig sagsbehandling, når virksomhederne er i kontakt med kommunen. Ny erhvervs- og vækstpolitik sætter retningen En ny erhvervs- og vækstpolitik for blev vedtaget og sætter retningen for, hvordan kommunen fremadrettet kan skabe gode vilkår for erhvervslivet, understøtte øget beskæftigelse og bosætning og dermed øget vækst i kommunen. Over 30 engagerede erhvervsfolk deltog i to workshops med det resultat, at politikken blev meget konkret og handlingsorienteret. Politikken følges op af en handlingsplan. Vækstudvalget ( 17, stk. 4) Vækstudvalget, som er et midlertidigt rådgivende udvalg for Byrådet og Økonomiudvalget om vækst og erhvervsudvikling blev konstitueret med to lokale virksomhedsledere som henholdsvis formand og næstformand. Deltagerne i udvalget er politikere, erhvervsorganisationer og virksomhedsledere. Vækstudvalget afholdt fire møder i 2015 og kom med anbefalinger til de politiske udvalg om bl.a. iværksætteri, uddannelse, kommunal service og benchmarkanalyser. Udvalget var også dybt involveret i arbejdet med den nye erhvervs- og vækstpolitik. Proaktiv investeringsfremme Erhvervsambassadørkorpset fortsætter med at promovere kommunen som et attraktivt sted at starte og drive virksomhed, når de får mulighed for det ved konferencer, til netværksmøder, på salgsture osv. i ind- og udland. Både brochurer og film er produceret på dansk og engelsk, og netværket af erhvervsambassadører tager det med sig som gode argumenter, når de fremover skal sælge kommunen som en god erhvervskommune udenfor kommunegrænserne. I samarbejde med Copenhagen Capacity og Greater Copenhagen udbredes kendskabet til Helsingør som et godt sted at drive virksomhed, og med deltagelse i bl.a. Copenhagen International Property Summit blev der skabt opmærksomhed om mulighederne for at investere i boligbyggeri i kommunen. Erhvervsnyt Nyhedsbrevet for erhvervslivet fandt sin form i Nu udkommer det en gang om måneden med nyheder, som kan gøre livet som lokal virksomhed i kommunen lettere. Business & Event Business & Event Elsinore blev nedlagt i august Af restmidlerne på 2,5 mio. kr. er 0,6 mio. kr. overført til Center for Erhverv, Politik og Organisation til udbudsområdet, 0,1 mio. kr. til kultursekretariatet og 1,9 mio. kr. til ansættelse af ekstra medarbejdere til effektiviseringer på byggesagsområdet, fjernelse af gamle byggesager og til at kunne løfte den øgede efterspørgsel efter lokalplaner. Selvom der har været udfordringer i forhold til det formelle samarbejde mellem kultur og erhverv efter nedlæggelsen af Business & Event Elsinore, har erhvervslivet deltaget på en lang række områder i kulturelle begivenheder. Især forholdet til turismeerhvervet har været et styrket samarbejde, og en pæn stigning i antallet af såvel turister som belægningsprocenter på overnatningsstederne. I en nyligt afsluttet rapport om effekterne af den kulturelle indsats i hele kommunen, udtrykker det Årsberetning 2015 // Side 37

101 FORTSAT // ØKONOMI- UDVALGET lokale erhvervsliv opbakning til kulturindsatsen, samt et ønske om tættere samarbejde med kulturaktørerne. Der er derfor udviklet forslag til et nyt forum, der på tværs af sektorerne kan drøfte kommunens muligheder for at skabe større synergi mellem kulturen og erhvervslivet. Med nedlæggelsen af Business & Event Elsinore er det vigtigt, at samarbejdet mellem foreningens stiftende medlemmer og kommunen videreføres. Derfor er der etableret en koordinationsgruppe under navnet Oplev Helsingør. Opgaverne fra Business & Event Elsinore varetages nu af kommunen. Udbud Kommunen har indgået en række aftaler i 2015, herunder kommunens egne aftaler, aftaler indgået i et samarbejde med Indkøbsfællesskab Nordsjælland samt SKI-aftaler. Besparelserne er p.t. beregnet til 21,0 mio. kr. akkumuleret i aftalernes løbetid. Det udestår p.t. at beregne besparelsespotentialer på et antal indgåede aftaler. Foruden gennemførelse af udbud har området bl.a. arbejdet med gennemførelse af leverandørmøder, hvor kommunen indbød alle interesserede leverandører til dialog. Der blev orienteret om de udbudsretlige regler, det lokale erhvervsliv blev introduceret til kommunens udbudsskabeloner, givet gode tips til udarbejdelse af det gode tilbud samt snakket om de udfordringer, som erhvervslivet har med kommunen på udbudsområdet. Årsberetning // Side 38

102 Årsberetning 2015 // Side 39

103 VURDERING AF REGNSKAB 2015 De nedenstående afsnit omfatter en detaljeret gennemgang af Helsingør Kommunes regnskabsopgørelse samt finansieringsoversigt. SKATTEFINANSIERET OMRÅDE (REGNSKABSOPGØRELSE) INDTÆGTER FRA SKATTER OG UDLIGNINGER Skatteindtægter, tilskud og udligning inkl. momsudligning, giver en samlet indtægt i regnskabet på 4.006,7 mio. kr. Kommunen valgte i 2015 statsgaranti som skattegrundlag, hvilket betyder, at det budgetterede stort set er lig den reelle indtægt. Kommunens skatteindtægter består af kommunal indkomstskat, grundskyld, selskabsskat og andre skatter. Tilskud og udligning består af beskæftigelsestilskud og andre tilskud. Momsudligningen består af de indtægter, som kommunen får fra Staten. Skatteindtægterne er samlet set 1,9 mio. kr. lavere end budgetteret. Dette skyldes større tilbagebetalinger af for meget opkrævet grundskyld i tidligere år end budgetteret. Dette opvejes dog til dels af lavere tilbagebetalinger af dækningsafgift end budgetteret. De samlede indtægter fra tilskud- og udligningsordningen er 0,7 mio. kr. højere end det oprindelige budget. Dette dækker over en mindre indtægt på 6,7 mio. kr. som følge af et mindre tilskud til skattenedsættelser end budgetteret. Denne mindreindtægt blev korrigeret ved budgetrevisionen. Derudover har kommunen modtaget to særtilskud til flygtninge og integration samt et tilskud til kompetenceudvikling i folkeskolen, som ikke var budgetteret. Disse særtilskud opvejer sammen med en positiv midtvejsregulering af bloktilskuddet, stort set mindreindtægten fra tilskuddet til skattenedsættelser. Tabel 4. Indtægter Udvalg Oprindeligt budget Tillægsbevillinger Korrigeret budget Regnskab 2015 Kommunal indkomstskat , , ,00 Grundskyld -514, ,1-510,5 Selskabsskat -39,3 0-39,3-39,3 Dækningsafgift -18,3 0-18,3-19,3 Andre skatter -4,2 0-4,2-4,8 Skatter i alt ,8 0, , ,9 Tilskud og udligning -546, ,5-550,9 Andre tilskud -73,9 6,7-67,2-69,9 Beskæftigelsestilskud -112, ,4-112,7 Tilskud og udligning i alt -732,8 6,7-726,1-733,5 Momsudligning ,3 Indtægter i alt ,6 6, , ,7 (-) angiver merindtægter/mindreforbrug (+) angiver mindreindtægter/merforbrug Årsberetning // Side 40

104 DRIFTSUDGIFTER På driftsområdet, som omfatter servicedrift og ikke-rammestyrede områder, er resultatet et forbrug på 3.861,8 mio. kr. I forhold til oprindeligt budget på 3.889,0 mio. kr. er forbruget 27,2 mio. kr. mindre end oprindeligt budgetteret. Der er givet tillægsbevillinger på i alt 69,5 mio. kr., hvoraf 52,1 mio. kr. omfatter uforbrugte indefrosne midler, overførsler fra tidligere år og beløb på 30,0 mio. kr., der blev hensat til uforudsete servicedriftsudgifter på Økonomiudvalget, 20,4 mio. kr. til Beskæftigelsesudvalget til dækning af flere udgifter på overførselsområdet og 8,1 mio. kr. til Socialudvalget. Der var overførsler fra 2014 på 19,6 mio. kr. og en negativ tillægsbevilling på 11,7 mio. kr., hvilket giver en samlet tillægsbevilling på 8,1 mio. kr. Der blev givet en negativ tillægsbevilling primært på grund af levering af færre ydelser (aktivitetsbasseret afregning) på Hjemmeplejen. I forhold til oprindeligt budget har Beskæftigelsesudvalget et merforbrug på 21,4 mio. kr., der skyldes øgede udgifter på ydelsesområderne samt at sygedagpengereformen har været dyrere end beregnet. Socialudvalget har brugt 6,0 mio. kr. mere end budgetteret, hvilket skyldes nedbringelse af venteliste til genoptræning samt oprettelse af tre midlertidige pladser på Bøgehøjgård. I forhold til korrigeret budget, hvor der blev budgetteret med 3.958,5 mio. kr., er mindreforbruget på 96,7 mio. kr. De væsentligste årsager til mindreforbruget er, at Økonomiudvalget har hensat et beløb på 30,0 mio. kr. til uforudsete servicedriftsudgifter samt uforbrugte indefrosne midler. De indefrosne midler bliver frigivet efter ansøgning i forbindelse med budgetrevisionen hen over de kommende år. Tabel 5. Driftsudgifter Udvalg Oprindeligt budget Tillægsbevillinger Korrigeret budget Regnskab 2015 Teknik- Miljø- og Klimaudvalg 134,0-2,6 131,4 131,3 Kultur- og Turismeudvalg 93,7 1,4 95,1 92,8 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg 45,9-3,2 42,8 41,9 Børne- og Uddannelsesudvalg 1.143,8-6, , ,7 Socialudvalg 1.375,1 8, , ,1 Beskæftigelsesudvalg 444,3 20,4 464,7 465,7 Økonomiudvalg 652,3 52,1 704,4 601,3 Driftsområdet i alt 3.889,0 69, , ,8 (-) angiver merindtægter/mindreforbrug (+) angiver mindreindtægter/merforbrug. RENTER Der var budgetteret med en mindre rentestigning. Renterne udviklede sig dog anderledes end forudsat i budget 2015, hvilket gav sig udtryk i negative renter. Kommunen har en god bankaftale der forhindrer kommunen i at få negative indlånsrenter. Renterne af de likvide aktiver viser en mindreindtægt på 0,6 mio. kr., hvilket bl.a. skyldes udviklingen i de generelle rentemarkeder. Kommunens tilgodehavender er steget kraftigt på grund af salg af KMD Ejendomme, hvor kommunen har fået 7,4 mio. kr. I forbindelse med en låneomlæggelse blev der indfriet en mindre kursgevinst på 0,4 mio. kr. Renteudgiften vedrørende den langfristede gæld er blevet 4,8 mio. kr. lavere end forventet, hvilket skyldes, den negative rente samt at der var budgetteret med en rente på 1 pct. i 2015 på variable lån for at kunne modstå eventuelle merudgifter ved en rentestigning. Til trods for at en stigende del af den samlede låneportefølje er blevet omlagt til fastforrentede lån (KKbasis lån), er stadig godt halvdelen placeret i variabelt forrentede lån. Der er derfor realiseret nettorenteindtægter på 19,2 mio. kr. Resultatet er således 11,4 mio. kr. bedre end den budgetterede nettoindtægt på 7,8 mio. kr. på rentekontoen, jf. tabel 6. Årsberetning 2015 // Side 41

105 Tabel 6. Renteindtægter og -udgifter Mio. kr. Oprindeligt budget 2015 Regnskab 2015 Renteindtægter: -likvide aktiver -1,7-1,1 -tilgodehavender -12,8-20,0 Kursgevinst 0,0-0,4 Indtægter i alt -14,5-21,5 Renteudgifter: -kortfristet gæld 0,1 0,5 -langfristet gæld 6,6 1,8 Kurstab 0,0 0,0 Udgifter i alt 6,7 2,3 I alt netto -7,8-19,2 (-) angiver indtægter (+) angiver udgifter ANLÆG Anlægsområdet er opdelt i en bruttoudgift samt en nettoudgift. Bruttoudgiften består kun af udgifter, hvor nettoudgiften består af både udgifter og indtægter fra salg af jord samt køb af jord. Bruttoudgiften og nettoudgiften på anlæg var oprindeligt budgetteret med 156,6 mio. kr. Anlægsplanen er blevet forøget med tillægsbevilliger på 64,2 mio. kr., som består af overførsler fra 2014 på 32,1 mio. kr. og tillægsbevillinger på 32,1 mio. kr. Det korrigerede anlægsbudget har herefter udgjort en nettoudgift på 220,8 mio. kr. samt en bruttoudgift på 228,2 mio. kr. I forhold til korrigeret netto anlægsbudget på 220,8 mio. kr. er der et mindreforbrug på 55,2 mio. kr. Mindreforbruget skyldes forsinkelser og/eller ændringer i tidsplaner på små og store anlægsprojekter, herunder Skolen i Bymidten, som fik rykket budgettet frem. De væsentligste forklaringer på det samlede mindreforbrug skyldes: Kunstgræsbane ved Snekkersten 6,3 mio. kr., der er blevet udskudt bl.a. pga. en klage fra Natur- og Miljøklagenævnet. Energirenovering i kommunale ejendomme på 4,4 mio. kr. skyldes at der er færre energibesparelsestiltag end forventet på de bygninger, der har været en del af anlægsbudgettet i Bofællesskabet Teglhuset har et mindreforbrug på 3,0 mio. kr. mio. Projektet er blevet udskudt pga. mange indsigelser mod lokalplanen. Skolen i Bymidten har et mindreforbrug på 4,1 mio. kr., da byggeplanerne for Skolen i Bymidten tog en drejning, der betød, at de tidligere planer om, at bygge en multihal på Kampfeldtgrunden samt at bygge videre på de gamle biblioteksbygninger blev droppet. SFO og Daginstitution ved Hornbæk Skole har et mindreforbrug på 6,0 mio. kr., da budgettet blev lagt i 2015 i stedet for 2016, hvor pengene skal bruges. Derudover er der mange anlægsprojekter, hvor mindre beløb bliver overført fra 2015 til Dette giver samlet set et mindreforbrug på anlæg på 55,2 mio. kr. Årsberetning // Side 42

106 Tabel 7. Skattefinansierede anlægsudgifter 2014 (netto) Mio. kr. Korrigeret budget Regnskab Teknik-, Miljø og Klimaområdet Udskiftning af vejbelysning og ændring af vejkryds 3,3 1,9 Espergærde Bypark 1,5 1,5 Strandpromenade i Hornbæk 3,9 0,7 Sikring af skoleveje 2,9 2,4 Cyklisthandlingsplan -0,3 0,8 Udvikling af Byrum, tilgængelighedsplan 1,4 1,0 Havnegade etape 2, 1. del 2,4 3,2 Cykelsti på Skindersøvej 4,0 1,9 Stitunneller Vapnagård 0,5 0,5 Diverse mindre anlæg 7,0 1,4 Kultur og Turismeområdet Renov. Helsingør Campingplads 0,3 0,3 Diverse mindre anlæg 0,7 0,4 Skole- og Daginstitutionsområdet Trådløst net på skoler og daginstitutioner 10,2 9,0 Bærbare enheder til skoler 18,6 19,6 Diverse mindre anlæg 1,8 1,8 Ældreområdet Intelligente investeringer 1,7 0,4 Administration Udvendig bygningsvedligeholdelse 12,6 12,1 Tag på Rådhuset, Stengade 58 og 61, Bygningstilpasning 20,6 14,1 Skolen i Bymidten: 2., 3. og 4. etape 6,0 4,1 Renoveringsplan Nordhavnen - fase 2 og 3 15,2 15,3 Skolen i Bymidten 17,5 13,4 Nyt plejehjem i Hornbæk 2,7 1,5 Energirenovering i kommunale ejendomme 23,2 18,5 Nyanlæg og levetidsforlængende arbejder Nordhavnen 3,2 3,2 PCB - undersøgelse 8,2 9,1 Ny idrætshal, Mørdrup Idrætsanlæg 1,3 1,5 Etablering af vuggestuepladser i børneinstitutioner 1,4 1,2 Eventklare værftshaller 1,4 1,3 En kunstgræsbane v/snekkersten 6,7 0,4 Flytning af Springvandet og Seniorhuset til Nygård 1,4 1,4 Fremtidens folkeskole 6,2 5,6 Etablering af dræn Troldehøj 1,6 1,5 Idrætsst.-Ndr. Strandvej/Gl. Hellebækvej 1,0 1,1 Klubhus ved Espergærde Havn 1,6 1,5 Udvidelse af Multiparken 4,7 4,3 10. Klasseskolen - udskiftning vinduer 1,5 1,6 Kulturværftet 1,9 0,6 Ny daginstitution ved Hornbæk Skole 13,1 7,1 Diverse mindre anlæg 15,2 10,9 I alt anlægsområdet ekskl. jordforsyning (Bruttoudgift) 228,2 178,3 Jordforsyning - køb 2,3 1,3 Jordforsyning - salg, salgsindtægter, omkostninger ved salg -9,7-14,1 I alt jordforsyning -7,4-12,8 I alt anlægsområdet (Nettoudgift) 220,8 165,6 (-) angiver indtægter (+) angiver udgifter Årsberetning 2015 // Side 43

107 En del anlæg kan lånefinansieres. For yderligere oplysninger henvises til tabel 10. Udnyttelse af låneadgangen i KASSEBEHOLDNING I Økonomisk politik for Helsingør Kommune er der fastsat et mål for, at den gennemsnitlige kassebeholdning skal være på 200,0 mio. kr. Den gennemsnitlige kassebeholdning de seneste 12 måneder er opgjort til 263,0 mio. kr. Beholdningen har været jævnt stigende indtil ca. midten af året, hvorefter udviklingen er stagneret. Likviditeten stiger i starten af året og igen i midten af året pga. de halvårlige betalinger af grundskyld. Til sammenligning var den gennemsnitlige kassebeholdning i 2014 på 226,8 mio. kr. Tabel 8. Likviditets udvikling BRUGERFINANSIEREDE OMRÅDE - FORSYNING HELSINGØR (REGNSKABSOPGØRELSE) I henhold til orienteringsskrivelse af 5. juli 2012 fra daværende Økonomi- og Indenrigsministerie, er Helsingør Kommune pålagt at registrere affaldsområdets udgifter, indtægter og mellemregning i balancen. Helsingør Kommune har indarbejdet indtægter for 63,8 mio. kr. og udgifter for 71,7 mio. kr., svarende til en nettoudgift på 7,9 mio. kr. Affaldsområdet er underlagt hvile i sig selv -princippet, og udgiften kan derfor ikke bruges til andre formål i kommunen, men er en gæld til kommunens borgere. Nettoudgiften har en negativ påvirkning på kommunens kassebeholdning. Tabel 9. Affaldsområdet Mio. kr. Indtægt 2015 Udgift 2015 Resultat 2015 Dagrenovation -26,7 26,4-0,3 Fælles administration -12,0 13,4 1,4 Papir/glas -4,5 5,5 1,0 Storskrald/haveaffald -2,8 3,3 0,6 Genbrugsplads -17,8 23,0 5,2 I alt -63,8 71,7 7,9 (-) angiver indtægter (+) angiver udgifter Årsberetning // Side 44

108 FINANSIERINGSOVERSIGT Finansieringsoversigten på side 47 har til formål at vise, hvilken betydning årets regnskabsresultat har på de finansielle områder. Oversigten viser, om de finansielle dispositioner (bl.a. lånoptagelse) for de likvide aktiver udvikler sig som budgetteret. Finansieringsoversigten er opgjort efter udgiftsbaserede principper. I regnskabet for 2015 er årets resultat et merforbrug på 9,4 mio. kr. med en låneoptagelse og et afdrag, der tilsammen udgør en nettolåneoptagelse på -65,1 mio. kr. Lånoptagelsen, KURkreditten, er registreret som kortfristet gæld under balanceforskydninger, indtil lånet bliver omlagt til langfristet lån når låneberigtigelsen sker i Låneoptagelsen var oprindeligt budgetlagt til 52,3 mio. kr., mens de låneberettigede udgifter beløb sig på 52,1 mio. kr. I tabel 10 er den korrigerede låneadgang sammenholdt med den faktiske låneoptagelse i Låneoptagelsen for 2015 er jf. tabel 10 blevet 20,3 mio. kr. mindre end forudsat. Den primære årsag er en markant udvikling i antallet af indfriede lån til betaling af ejendomsskatter. Tabel 10. Udnyttelse af låneadgang i 2015 Låneoptagelse mio. kr. Korrigeret budget Faktisk Låneberettiget Energirenovering ESCO -23,2-18,5 Lån til betaling af ejendomsskatter -17,0-0,8 Skolen i Bymidten etape 1-11,0-13,4 Skolen i Bymidten etape ,0-4,1 Renoveringsplan Nordhavnen -15,2-15,3 Låneoptagelse i alt -72,4-52,1 (-) Lånemulighed/låneoptagelse Antallet af indefrosne ejendomsskattesager er faldet, idet markant flere har valgt at indfri deres lån til betaling af ejendomsskat. Udlånet i alt er således kun svagt stigende på grund af, at de resterende udlån fortsat vil vokse mere end de indfriede lån. Se udviklingen nedenfor. Tabel 11. Indefrosne ejendomsskatter Årsberetning 2015 // Side 45

109 Balanceforskydninger består af finansielle forskydninger og indgår i finansieringsoversigten på side 47 i tre beløb, hhv. bevægelse likvid beholdning, langfristede tilgodehavender og øvrige balanceforskydninger. I tabel 12 nedenfor er forskydningerne opdelt i forskydninger i likvider, forskydninger i langfristede tilgodehavender, forskydninger i langfristet gæld samt øvrige balanceforskydninger. Likviderne viser bevægelserne på finansielle aktiver som pantebreve, aktier og andelsbeviser og forskellige udlån, se note 3 og 4. Langfristede tilgodehavender viser indskud i Landsbyggefonden, lån til betaling af ejendomsskatter og deponerede lån, se note 3. Forskydninger i langfristet gæld viser gældsforpligtelser hos selvejende institutioner, Kommunens Pensionsforsikring, Kommunekredit samt ældreboliger, se note 8. De øvrige balanceforskydninger viser bevægelserne på kortfristede tilgodehavender og gæld hos Stat, region, institutioner og enkeltpersoner. I tabel 12 specificeres bevægelserne på balanceforskydninger. Øvrige balanceforskydninger viser en udgift på 26,1 mio. kr. Der budgetteres ikke på øvrige balanceforskydninger. På langfristede tilgodehavender er der et mindreforbrug på 16,1 mio. kr. I forhold til oprindeligt budget på -6,0 mio. kr. er der et mindreforbrug på 10,1 mio. kr. Dette skyldes, at lån til betaling af ejendomsskatter havde et oprindeligt budget på 27,1 mio. kr., men der blev kun brugt 6,7 mio. kr. Tabel 12. Balanceforskydninger Bevægelser i 2015 Mio. kr Forskydninger af refusionstilgodehavender hos Staten 5,6 Forskydninger i kortfristede tilgodehavender i øvrigt -57,7 Forskydninger i aktiver og passiver tilhørende legater -0,1 Forskydninger i kortfristet gæld til pengeinstitutter -52,3 Forskydninger i kortfristet gæld til Staten -0,6 Forskydninger i kortfristet gæld i øvrigt 79,1 Øvrige balanceforskydninger i alt -26,1 Forskydninger i langfristede tilgodehavender -16,1 Forskydninger i langfristet gæld 65,1 Forskydninger i likvider -32,4 Balanceforskydninger i alt -9,4 (+) tilgodehavender (-) gæld Årsberetning // Side 46

110 REGNSKABSOPGØRELSE (UDGIFTSBASERET) Noter Mio. kr. Det skattefinansierede område Budget 2015 Tillægsbevillinger Korr. budget Regnskab 2015 Budget 2016 Indtægter Kommunal indkomst skat (funktion ) ,9 0, , , ,10 Grundskyld (funktion ) -514,1 0,0-514,1-510,5-533 Selskabsskat (funktion ) -39,3 0,0-39,3-39,3-49,2 Dækningsafgift (funktion ) -18,3 0,0-18,3-19,3-18,9 Andre skatter (funktion ) -4,2 0,0-4,2-4,8-6,3 Tilskud og udligning (funktion ) -546,5 0,0-546,5-550,9-498,8 Andre tilskud (funktion ) -73,9 6,7-67,2-69,9-77,1 Beskæftigelsestilskud (funktion grp. 008) -112,4 0,0-112,4-112,7-119,1 Momsudligning (funktion ) 0,0 0,0 0,0-0,3 0,0 Indtægter i alt ,6 6, , , ,5 Driftsviksomhed (konto 0 og 2-6) Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg 134,0-2,6 131,4 131,3 123,1 Kultur- og Turismeudvalg 93,7 1,4 95,1 92,8 93,1 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg 45,9-3,2 42,8 41,9 46,8 Børne- og Uddannelsesudvalg 1.143,8-6, , , ,9 Socialudvalg 1.375,1 8, , , ,8 Beskæftigelsesudvalg 444,3 20,4 464,7 465,7 515,9 Økonomiudvalg 652,3 52,1 704,4 601,3 633,4 Driftsvirksomhed i alt 3.889,0 69, , , ,0 Renter og kursregulering (funktion ) -7,8 1,5-6-,3-19,2-6,7 Primært driftsresultat -126,4 77,7-48,7-164,1-163,3 Anlægsvirksomhed (konto 0 og 2-6) Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg 13,6 12,9 26,5 15,4 9,6 Kultur- og Turismeudvalg 0,0 1,0 1,0 0,7 0,0 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Børne- og Uddannelsesudvalg 0,0 30,7 30,7 30,4 0,0 Socialudvalg 9,5-7,8 1,7 0,4 0,0 Økonomiudvalg 133,5 27,4 160,9 118,7 110,2 Anlægsvirksomhed i alt inkl. jordforsyning 156,6 64,2 220,8 165,6 119,8 Heraf Køb af jord og bygninger inkl. byggemodning 0,0 0,0 2,3 1,3 0,0 Salg af jord og bygninger inkl. omkostninger 0,0 0,0-9,7-14,1 0,0 Jordforsyning i alt 0,0 0,0-7,4-12,8 0,0 Resultat af skattefinansieret område 30,2 141,9 172,1 1,5-43,5 1 Affaldshåndtering - Forsyning Helsingør 0,0 0,0 0,0 7,9 0,0 Resultat i alt 30,2 141,9 172,1 9,4-43,5 (-) angiver en indtægt, (+) en udgift FINANSIERINGSOVERSIGT (UDGIFTSBASERET) Likvid beholdning primo 42,6 42,6 6,5 Resultat øvrige områder, jf. ovenfor 30,2 141,9 172,1 9,4-43,5 Langfristede balanceforskydninger -6,0-4,3-10,3-16,1 14,6 11 Øvrige balanceforskydninger 0,0 0,0 0,0-26,1 0,0 Låneoptagelse -52,3 0,0-52,3-76,5-62,2 Afdrag på lån 60,8 0,0 60,8 141,6 60,1 Bevægelse likvid beholdning ,7-37,5-70,2-32,4 30,9 Likvid beholdning ultimo ift. kto. 8 10,2 Bogføring direkte på kto. 9-3,7 Likvid beholdning ultimo 6,5 (-) angiver indtægt (+) angiver udgift Årsberetning 2015 // Side 47

111 BALANCE Mio. kr. Noter Aktiver Ultimo 2014 Ultimo 2015 Anlægsaktiver: 2 Materielle anlægsaktiver: Grunde (funktion 9.80) 589,5 589,1 Bygninger (funktion 9.81) 1.467, ,3 Tekniske anlæg m.v (funktion 9.82) 109,8 124,8 Inventar (funktion 9.83) 24,0 22,2 Anlæg under udførelse (funktion 9.84) 58,1 74,4 Materielle anlægsaktiver i alt 2.248, ,7 Øvrige anlægsaktiver: 2 Immaterielle aktiver (funktion 9.85) 0,7 5,2 3 Finansielle anlægsaktiver (funktion 9.21 og og )* 3.146, ,9 Anlægsaktiver i alt 5.396, ,8 Omsætningsaktiver: Varebeholdninger (funktion 9.86) 0,0 0,0 2 Fysiske anlæg til salg (funktion 9.87) 62,2 58,1 Tilgodehavender (funktion ) 230,6 183,1 4 Værdipapirer (funktion 9.20) 5,2 5,1 5 Likvide beholdninger (funktion ) 42,6 6,5 I alt 340,7 252,9 Aktiver i alt 5.736, ,7 Noter Passiver Ultimo 2014 Ultimo Egenkapital (funktion ) , ,0 7 Hensatte forpligtigelser (funktion 9.90) -569,9-343,7 Gældsforpligtigelser: 8 Langfristrede gældsforpligtigelser (funktion ) -824,0-737,0 Nettogæld vedr. fonde, legater, deposita m.v. (funktion ) -2,2-2,1 Kortfristede gældsforpligtigelser (funktion )* -466,0-437,9 Gældsforpligtigelser i alt , ,9 Passiver i alt , ,7 9 Garantiforpligtelser (mia. kr.) -3,5-3,9 9 Eventualforpligtelser (mio. kr.) 134,3 134,4 10 Offentlig vurdering af kommunale ejendomme (mio. kr.) 2.523, ,8 (-) Passiver (+) Aktiver * Der henvises til note 6.1 for primosaldokorrektioner Årsberetning // Side 48

112 NOTER REGNSKAB 2015 Noterne i regnskab 2015 er uddybende forklaringer i forhold til regnskabsopgørelsen på side 47 og balancen på side 48. NOTE 1 FORSYNING HELSINGØR - AFFALD Mio. kr. Indtægt 2015 Udgift 2015 Resultat 2015 Dagrenovation -26,7 26,4-0,3 Fælles administration -12,0 13,4 1,4 Papir/glas -4,5 5,5 1,0 Storskrald/haveaffald -2,8 3,3 0,6 Genbrugsplads -17,8 23,0 5,2 I alt -63,8 71,7 7,9 (-) angiver indtægter (+) angiver udgifter NOTE 2 MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER Oversigt over materielle og immaterielle anlægsaktiver samt omsætningsaktiver. Mio. kr. Grunde* Bygninger Tekniske anlæg m.v. Inventar m.v. Aktiver* under udførelse Immat. aktiver Aktiver* videresalg I alt Kategori Kostpris pr Tilgang Afgang Overført Kostpris pr Ned- og afskrivninger pr Årets afskrivninger Årets nedskrivninger Af- og nedskrivninger af afhændede aktiver Ned- og afskrivninger pr Primosaldokorr Regnskabsmæssig værdi pr Finansielt leasede aktiver Afskrives over år 5-10 år 3-5 år - Max 10 år - (+) tilgange (-) afskrivninger/nedskrivninger/afgange *Der afskrives ikke på grunde, aktiver under udførelse og aktiver til videresalg. Årsberetning 2015 // Side 49

113 NOTE 3 FINANSIELLE ANLÆGSAKTIVER Mio. kr. tilgodehavender Primo 2015 Ultimo 2015 Aktier og andelsbeviser m.v , ,8 Tilgodehavender hos grundejere 0,0 0,0 Udlån til beboerindskud 25,7 25,4 Lån til betaling af ejendomsskatter 363,5 370,1 Andre tilgodehavender 121,9 109,1 Deponering lejemål m.v.* 91,3 81,7 Udlæg forsyningsvirksomheder -12,1-4,2 I alt 3.154, ,9 (+) tilgodehavende (-) gæld * Specifikation af deponering af lejemål m.v. er opgjort i note 3.1 NOTE 3.1 SPECIFIKATION AF DEPONERING AF LEJEMÅL M.V. FRA NOTE 3 Nedenfor er vist de lejemål, hvor der er foretaget deponeringer og udløbsåret for, hvornår Helsingør Kommune har fået hele deponeringen tilbagebetalt. Tilbagebetalingen foregår ved, at kommunen hvert år modtager en andel af beløbet. Når deponeringen udløber, har kommunen modtaget hele beløbet. Mio. kr. Deponerede beløb Primo 2015 Ultimo 2015 Udløb år Lejemål Hornbæk Brandstation 0,1 0, Lejemål Løvdalsskolen 1,0 0, Lejemål Hellebæk Avlsgård 1,1 1, Lejemål pavillon Søstjernen, Hornbæk 1,1 1, Ventilation Børnehuset Skovparken 0,6 0, Lejemål Espergærde Brandstation, grund 0,2 0, Lejeaftale Familieværftet 0,9 0, Sale-and-leaseback aftale tre skoler Absalon Invest 41,3 33, Sale-and-leaseback aftale tre skoler - Gudme Raaschou 41,3 33, Lejemål på Kronborg Kollegiet 0,7 0, Børnehuset Stjernedrys 0,9 0, Lejeaftale Bjerggade 10B 2.tv. 1,2 1, Lejeaftale Strandgade 48 + Klyveren 1,1 1, NSBV (Kokkedal Industripark) 0,0 1, Prøvestensvej 50 0,0 6, I alt 91,3 81,7 Årsberetning // Side 50

114 NOTE 4 VÆRDIPAPIRER Tilgodehavender i mio. kr. Primo 2015 Ultimo 2015 Pantebreve 5,2 5,1 I alt 5,2 5,1 (+) tilgodehavende (-) gæld Kommunen har tre pantebreve henholdsvis Sct. Georgs Fonden, Hellebæk Børnehave og Børnehaveudvalget for Espergærde og Snekkersten. Ikke-noterede aktier og andelsbeviser er indregnet i balancen efter den indre værdis metode. Et selskabs indre værdi er dets egenkapital. Der henvises til den specificerede oversigt over aktier og andelsbeviser i regnskabet, se regnskabsoversigter 2015 på NOTE 5 LIKVIDE BEHOLDNINGER De likvide beholdninger er ultimo 2015 på 6,5 mio. kr. Kontante beholdninger er beløb som institutioner m.v. har fået udbetalt som stående forskud i forbindelse med institutionens drift. Alle institutioner har en bankkonto, hvorpå det stående forskud er registreret. Mio. kr. likvide beholdninger Primo 2015 Ultimo 2015 Kontante beholdninger 1,6 1,6 Indskud i pengeinstitutter m.v. 41,0 4,9 I alt likvide beholdninger 42,6 6,5 Realkreditobligationer kursværdi 0,0 0,0 Statsobligationer kursværdi 0,0 0,0 I alt 42,6 6,5 (+) tilgodehavende (-) gæld NOTE 6 UDVIKLING I KOMMUNENS EGENKAPITAL Egenkapitalen viser forskellen mellem finansielle aktiver/passiver og er samtidig modpost til de materielle anlægsaktiver og de fysiske anlæg til salg. Se endvidere specifikation af primo korrektionerne i note 6.1. Udvikling i egenkapital Mio. kr. Egenkapital ,5 Primo korrektioner -2,7 Egenkapital ,2 Udvikling i modposter til takstfinansierede aktiver 0,0 Udvikling i modposter til selvejende institutioners aktiver 3,7 Udvikling i modposter til skattefinansierede aktiver -1,3 Udvikling i modposter til reserve for opskrivning 0,0 Udvikling i modpost for donationer 0,0 Udvikling i balancekonto vedrørende hovedkonto ,4 Udvikling på balancekontoen, ekskl. primo saldokorrektioner -298,6 Egenkapital ,0 Årsberetning 2015 // Side 51

115 NOTE 6.1 SPECIFIKATION AF ÆNDRING I EGENKAPITAL - PRIMO SALDOKORREKTIONER Tabellen viser en uddybning af de primo saldokorrektioner, der er sket i løbet af året på egenkapitalen. Mio. kr. Specifikation af primo saldokorrektion Primo 2015 Primo saldokorrektioner Ny Primo 2015 Aktier og andelsbeviser m.v ,5 7, ,9 Indskud i Landsbyggefonden m.v. 0,0-0,1-0,1 Andre langfristede udlån og tilgodehavender 486,8-1,5 485,4 Andre forsyningsvirksomheder -13,5 1,5-12,1 Anden gæld -24,7-4,6-29,3 I alt primo saldokorrektioner i ,7 (+) tilgodehavender (-) gæld NOTE 7 HENSATTE FORPLIGTELSER Pensionsforpligtelsen ultimo 2015 for aktive og fratrådte, pensionerede tjenestemænd og efterlevende ægtefælle- og børnepensionister er aktuarmæssigt beregnet af Sampension forudsat et pensioneringstidspunkt på 62 år. Der er udarbejdet en ny beregning af pensionsforpligtelsen for Kommunen skal modtage en ny aktuarberegning hvert femte år. Det betyder at der i 2016 skal indhentes en ny beregning. Sampension har tilbudt kommunen at overgå til en ny investeringsstrategi, som i højere grad end den nuværende forventes at fremtidssikre dækningen af kommunale tjenestemandspensioner. Det betyder, at kommunens bonuskonto er blevet forøget med 211,7 mio. kr. Kommunens bonuskonto udgør herefter 232,5 mio. kr. Dette beløb skal ikke medregnes i kommunes likvide aktiver, da det er bundet til pensionsformål. Kommunen overtog de tidligere amtslige tjenestemænd med Strukturreformen d. 1. januar 2007 samt lærerne i den lukkede gruppe. Forpligtelsen forøges som følge af optjening af pensionsalder, men nedsættes ved løbende udbetalinger til pensionerede og fraflyttede tjenestemænd. Pensionsforpligtelsen ændres endvidere som følge af død, ændret afgangsalder og afskedigelse. Det er fra 2013 besluttet, at kommunen fremadrettet skal medfinansiere tjenestemandspensioner for kommunale tjenestemænd med ret til statslig tjenestemandspension. I forbindelse med medfinansiering af tjenestemandspensioner for kommunale tjenestemænd med ret til statslig tjenestemandspension, er der en samlet forpligtelse til de tidligere skattefolk på 25,4 mio. kr. og til lærerne i den lukkede gruppe (ekstra pensionsudgift) på i alt 7,9 mio. kr. samt en lærerpensionsudligning på i alt 2,6 mio. kr. Kommunens samlede forpligtelse til supplementsunderstøttelse er på 3,6 mio. kr. Der er afholdt udgifter i 2015 til tjenestemandsforsikringer på i alt 6,8 mio. kr. og tjenestemandspensioner på 20,6 mio. kr. Fra regnskabsåret 2008 er der indregnet forpligtelser vedrørende fratrædelsesbeløb ved udløb af åremålsansættelser, forpligtelser til jordforurening samt arbejdsskader. Arbejdsskader er aktuarmæssigt beregnet i 2015 med en hensættelsesværdi på 105,3 mio. kr. Som led i selskabsgørelsen af Forsyning Helsingør er det aftalt, at kommunen har overtaget pensionsforpligtelsen for de tjenestemænd, som tidligere var ansat på Forsyning Helsingør. Der vil som led i efterreguleringen af mellemværendet indgå en afregning af denne forpligtelse. Kommunen har et antal verserende retssager, hvor det er vurderet, at der kan være en risiko for påvirkning af kommunens fremtidige kassebeholdning. Årsberetning // Side 52

116 NOTE 8 LANGFRISTEDE GÆLDSFORPLIGTELSER I nedenstående tabel vises Helsingør Kommunes langfristede gældsforpligtelser. Mio. kr. Specifikation af langfristede gældsforpligtelser Primo 2015 Ultimo 2015 Selvejende institutioner med overenskomst -7,9-6,8 Stat og Hypotekbank 0,0 0,0 Andre kommuner og regioner 0,0 0,0 Kommunernes Pensionsforsikring -0,5-0,5 Realkredit 0,0 0,0 Kommunekredit -625,9-562,8 Langfristet gæld vedrørende ældreboliger -0,8 0,0 Anden langfristet gæld med udenlandsk kreditor 0,0 0,0 Kommunens lånegæld i alt -635,2-570,1 Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver -188,8-166,9 I alt -824,0-737,0 (+) tilgodehavender (-) gæld Helsingør Kommunes lånegæld inkl. selvejende institutioner og gæld vedrørende finansielt leasede aktiver udgør 737,0 mio. kr. ultimo De selvejende institutioners gæld er faldet med 1,1 mio. kr. Den gennemsnitlige forrentning i 2015 af disse lån er 6 pct. i overvejende fast forrentning. I de langfristede gældforpligtelser indgår kommunens gæld på finansielle leasingaftaler ultimo 2015 med 166,9 mio. kr. I de langfristede gældforpligtelser indgår ikke den årlige KURkredit. KURkreditten er et endnu ikke fastlagt lån. Denne fremgår af balanceforskydninger. Der er her optaget lån hos Kommunekredit på 52,3 mio. kr. KURkreditten fremgår af tabellen låneportefølje ultimo 2015, med lånenummer Kommunens lånegæld er faldet med 65,1 mio. kr. til 570,1 mio. kr. ultimo Det store fald i gælden skyldes, at KURkreditten i 2015, er flyttet til kortfristet gæld, hvilket reelt set betyder at kommunens gæld er 52,3 mio. kr. større. Afdrag og indeksreguleringer udgør 61,0 mio. kr. Der er i 2015 foretaget låneomlægning for i alt 80,1 mio. kr. Låneomlægning består af omlægning af to eksisterende lån, der i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 blev omlagt til lån med afdragsfrihed i årene Låneomlægningen blev foretaget for at få en mere jævn afdragsprofil i de kommende år. Lån A i tabellen Omlagte lån i 2015 blev omlagt til lån i tabellen Låneportefølje ultimo 2015 og lån B blev omlagt til lån Den gennemsnitlige rente på kommunens fast forrentede lån er makimalt 2 pct. mens forrentningen på de variabelt forrentede lån gennemsnitligt er 0,21 pct. i Omlagte lån i 2015 Lånenr. Oprindelig hovedstol Restgæld ved konvertering Oprindelig startdato Oprindelig udløbsdato Konverteringsdato A 56,8 54, B 33,6 26, Årsberetning 2015 // Side 53

117 Låneportefølje ultimo 2015 Lånenr. Startdato Udløb Note Oprindelig hovedstol Restgæld pr. 31/ KKmax lån 289,1 177, Variabel rente 304,8 263, KKbasis 53,7 53, KKbasis 26,8 26, KKbasis 29,0 29, KKbasis 12,5 12, KURkredit 52,3 52,3 NOTE 9 GARANTI- OG EVENTUALRETTIGHEDER De samlede garantiforpligtelser er på 3,9 mia. kr. i Der henvises til oversigten over garantiog eventualrettigheder i regnskabsoversigterne på Den største enkelte garantiforpligtelse er på 1.198,8 mio. kr. og vedrører Helsingør Boligselskab. Der er indgået en sale-and-leaseback aftale i 1999 på 330,0 mio. kr. Aftalen udløber i Aftalen blev i 2012 ændret fra at være en operationel leasing til at være en finansiel leasing. I 2015 er der optaget eventualrettigheder for i alt 134,4 mio. kr. som udgør indskud i Landsbyggefonden. Det skal oplyses, at vedr. lån optaget af Udbetaling Danmark, hæfter kommunen solidarisk for et beløb på 704,5 mio. kr. NOTE 10 OFFENTLIG VURDERING AF KOMMUNALE EJENDOMME Ved udgangen af 2015 er kommunens jord og bygninger ved den offentlige vurdering sat til 2,5 mia. kr. I note 2 fremgår værdierne af materielle anlægsaktiver, herunder grunde, bygninger opgjort efter Social- og Indenrigsministeriets regler i forbindelse med omkostningsreformen. FINANSIERINGSOVERSIGT NOTE 11 MERFORBRUG PÅ ØVRIGE BALANCEFORSKYDNINGER Der er på øvrige balanceforskydninger et merforbrug på -26,1 mio. kr. Balanceforskydninger er populært sagt en opgørelse over kommunens mellemregningskonti, der bl.a. benyttes til opsamlinger mellem årene i forbindelse med regnskabsafslutningen og årsskiftet. Årsberetning // Side 54

118 ANVENDT REGNSKABSPRAKSIS Generelt Helsingør Kommunes regnskab aflægges i henhold til gældende lovgivning og efter de retningslinjer, der er fastlagt af Social- og Indenrigsministeriet i Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Regnskabet aflægges som et totalregnskab, omfattende alle drifts-, anlægs- og kapitalposter. I regnskabet indgår tillige udgifter, indtægter, aktiver og gæld vedrørende de selvejende institutioner, som kommunen har driftsoverenskomst med. Kommunens bogføring foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Budget- og Regnskabssystem for kommuner samt øvrige relevante forskrifter følges. Væsentlige ændringer i forhold til forrige regnskabsår Der har ikke været væsentlige ændringer i forhold til forrige regnskabsår. Regnskabsopgørelsen Indtægter indregnes så vidt muligt i den udgiftsbaserede regnskabsopgørelse i det regnskabsår, det vedrører. Driftsudgifter i regnskabsopgørelsen indregnes ligeledes, så vidt muligt, i det regnskabsår, det vedrører. På grund af supplementsperioden indregnes de udgifter og indtægter, som er kendt inden udløbet af supplementsperioden, i det regnskabsår det vedrører. Anlægsudgifter til anskaffelser af materielle aktiver som f.eks. ejendomme, til- og ombygninger, tekniske anlæg, maskiner og inventar indregnes i regnskabsopgørelsen i det regnskabsår, hvori anlægsudgiften afholdes. Præsentation i udgiftsregnskabet Præsentationen af kommunens årsregnskab tager udgangspunkt i det udgiftsbaserede regnskab. Årsagen til dette er, at årsregnskabets primære funktion er, at kunne sammenholde regnskabet med budgettet. Budgettet skal opgøres efter udgiftsbaserede principper. Driftsregnskabet præsenteres på bevillingsniveau. Balancen Præsentation af balancen Formålet med balancen er, at vise kommunens aktiver og passiver opgjort henholdsvis ultimo regnskabsåret og året før, idet der ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtelser. Der er af Social- og Indenrigsministeriet fastsat formkrav til, hvordan balancen skal udarbejdes. Anlægsaktiver generelt For at et aktiv kan blive optaget i anlægskartoteket, skal der være tale om et enkeltstående aktiv med en værdi over kr. Grunde og bygninger Grunde anskaffet før 1. januar 1999 er pr. 1. januar 2004 indregnet til ejendomsvurderingen pr. 1. januar Grunde anskaffet efter 1. januar 1999 indregnes til anskaffelsespris eller den offentlige ejendomsvurdering. Bygninger anskaffet før 1. januar 1999 er indregnet i balancen til ejendomsvurderingen pr. 1. januar Bygninger anskaffet efter 1. januar 1999 indregnes til anskaffelsespris med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Materielle anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver, som forventes anvendt i kommunen i mere end et år, indregnes som hovedregel i balancen til kostpris ekskl. moms. Aktiverne omfatter kommunale såvel som selvejende institutioner samt finansielt leasede aktiver. Tilslutningsbidrag, tilskud m.v. modregnes ikke i aktivernes værdi. Omkostninger til projektering og ibrugtagning tillægges anskaffelsesprisen. På områder, der ikke er momsregistreret, eller hvor området ikke er omfattet af momsudligningsordningen, optages aktiverne inkl. moms. Det gælder busdrift, færge- og jernbanedrift og anlægsudgifter vedrørende ældreboliger. Aktiverne afskrives lineært over en levetid, der følger Social- og Indenrigsministeriets autoriserede levetider. Der afskrives ikke på grunde, da de har ubegrænset levetid. Materielle anlægsaktiver under udførelse afskrives ikke. Afskrivningen af anlægsaktivet påbegyndes først når aktivet ibrugtages. For enkelte aktiver anslås scrapværdien ved anskaffelsen, hvorpå der ikke afskrives. Der fastsættes kun scrapværdier på kr. og derover. Materielle aktiver opskrives som udgangspunkt ikke. Nedskrivning af aktiver foretages i de tilfælde, hvor et aktivs værdi forringes betydeligt i forhold til den regnskabsmæssige værdi, og værdien er varigt forringet. Årsberetning 2015 // Side 55

119 FORTSAT // ANVENDT REGNSKABSPRAKSIS Øvrige materielle anlægsaktiver Øvrige materielle anlægsaktiver er indregnet til anskaffelsespris med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger i direkte tilknytning til anskaffelsen. Infrastrukturelle anlægsaktiver (veje, signalanlæg, broer m.v.) samt ikke operationelle anlægsaktiver (arealer til rekreative formål samt naturbeskyttelse - og genopretningsformål) indregnes ikke i balancen. Finansielt leasede anlægsaktiver Finansielt leasede materielle anlægsaktiver, hvor kommunen har alle væsentlige risici og fordele forbundet med ejendomsretten, indregnes i balancen. Immaterielle anlægsaktiver Der indregnes erhvervede immaterielle anlægsaktiver i balancen. Immaterielle anlægsaktiver afskrives over maximalt ti år og der foretages ikke opskrivning. Finansielle anlægsaktiver - tilgodehavender Kortfristede tilgodehavender er optaget i balancen til nominel værdi. Langfristede tilgodehavender er nedskrevet med forventet tab på tilgodehavender i balancen, når disse er større end kr. Indskud i Landsbyggefonden indgår ikke i balancen, men er optaget under eventualrettigheder ligesom forventede tab på tilgodehavender. Omsætningsaktiver - varebeholdninger Varebeholdninger optages i balancen, såfremt værdien er over 1,0 mio. kr. Varebeholdninger på mellem kr. og 1,0 mio. kr. optages i balancen, såfremt der er væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til år. Helsingør Kommune har p.t. ikke varebeholdninger af væsentlig omfang eller varebeholdninger med væsentlige forskydninger mellem regnskabsårene. Derfor registreres varebeholdninger pt. ikke. til likvide beholdninger, og hvorpå der kun er ubetydelig risiko for værdiændringer. Likvide beholdninger indregnes til nominel værdi, og værdipapirer indregnes til dagsværdi (kurs) på balancedagen. Helsingør Kommunes ejerandel i ikke-noterede aktieselskaber indgår i balancen med andelen af virksomhedernes indre værdi. Egenkapitalen Egenkapitalen viser forskellen mellem de finansielle aktiver/passiver og er samtidig modpost til de materielle anlægsaktiver, omsætningsaktiverne og donationer. Hensatte forpligtelser og gældsforpligtigelser I balancen foretages hensættelser til pensionsforpligtelser vedrørende kommunens tjenestemænd, som ikke er forsikringsmæssigt afdækket, lærere i den lukkede gruppe og supplementsunderstøttelse. Kommunens forpligtelser vedrørende eksempelvis miljøforurening, social lovgivning, retssager og erstatningskrav, reetableringsforpligtelser ved fraflytning af lejemål samt åremålsansættelser registreres desuden. Fra regnskab 2009 er det gjort pligtigt at registrere private donationer af aktiver eller modtagne tilskud på kr. eller derover til helt eller delvis finansiering af aktiver, der indgår i kommunens serviceproduktion. Langfristet gæld til realkreditinstitutter og andre kreditinstitutter er optaget med restgælden på balancetidspunktet. Den kapitaliserede restleasingforpligtelse vedrørende finansielt leasede anlægsaktiver indregnes i balancen som en gældsforpligtelse. Andre gældsforpligtelser, som omfatter gæld til leverandører, andre myndigheder samt anden gæld, måles til nominel værdi. Noter Der er udarbejdet noter til udgiftsregnskabet, finansieringsoversigten og balancen vedrørende væsentlige forhold af betydning for vurdering af regnskabet. Omsætningsaktiver - fysiske aktiver til salg Grunde og bygninger til salg omfatter aktiver, hvor der er truffet beslutning om salg, og hvor aktivet ikke længere anvendes direkte i serviceproduktion. Grunde og bygninger til salg indregnes til markedspris. Der foretages ikke afskrivninger på bygninger til videresalg. Omsætningsaktiver - likvide aktiver og værdipapirer Likvide beholdninger omfatter beholdninger samt kortfristede værdipapirer, der uden hindring kan omsættes Årsberetning // Side 56

120 ORDBOG Regnskabsopgørelsen Regnskabsopgørelsen skal i en kortfattet form vise kommunens udgifter og indtægter opgjort efter udgiftsbaserede principper. Formålet med opgørelsen er at give en overordnet præsentation af det faktiske årsresultat sammenholdt med det budgetterede. Udgiftsbasserede principper I det udgiftsbaserede regnskab registreres udgifter og indtægter, når de henholdsvis afholdes og modtages. Der sondres mellem løbende udgifter/indtægter og kapitaludgifter/-indtægter. Periodiseringen er begrænset til regnskabsåret, inkl. en supplementsperiode. Finansieringsoversigten Oversigten skal vise, hvilken betydning årets udgiftsbaserede resultat sammen med de øvrige finansielle dispositioner har for udviklingen i kommunens likvide beholdninger. Balance Formålet med balancen er at vise kommunens aktiver og passiver opgjort henholdsvis ultimo regnskabsåret og ultimo året før, idet der ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtelser. De enkelte poster kan uddybes i noter. Kassen En opgørelse over kommunens samlede likvide midler, dvs. indeståender i banker og forskellige typer af værdipapirer i depoter (og kontanter, hvor dette er nødvendigt). I princippet lægges kommunens samlede indtægter i kassen og kommunens samlede udgifter betales af kassen. Overførsler Mindreforbrug i et budgetår kan under visse omstændigheder overføres til det efterfølgende års budget. Merforbrug skal som regel overføres til næste år. Byrådet ansøges i forbindelse med regnskabsaflæggelsen om overførsel af ubrugte midler fra sidste år til indeværende år. Byrådet har i Helsingør Kommunes Økonomiske politik vedtaget en række regler for overførsler mellem budgetårene. Der kan efter ansøgning overføres både på drift og anlæg. Serviceudgifter Serviceudgifterne omfatter driftsudgifterne hvor det politisk er muligt at påvirke serviceniveauet. Det er eksempelvis områder som dagtilbudsområdet, skoleområdet, ældreområdet, det sociale område samt sundheds- området. Overførselsudgifter indgår ikke i definitionen. Kommunernes samlede serviceudgifter i budgetåret aftales mellem regeringen og KL i de årlige økonomiforhandlinger. Tillægsbevilling Tillægsbevillinger er mer- eller mindrebevillinger, der gives i budgetåret som korrektioner til det vedtagne budget. Der skal ved merudgifter anvises finansiering indenfor udvalgets budgetramme og ikke fra kommunens kasse. Tilskud og udligning På grund af de store forskelle mellem kommunerne, både i finansieringsmuligheder og i udgiftsbehov, eksisterer der et udligningssystem mellem kommunerne. Systemet har til formål at skabe nogenlunde ens vilkår for kommunerne, så det i højere grad er lokale prioriteringer, der er årsagen til forskelle i kommunernes serviceniveau. Udligningssystemet bygger overordnet set på den enkelte kommunes strukturelle over- eller underskud. Det strukturelle over- eller underskud viser, om en kommune, hvis den opkrævede en gennemsnitlig skatteprocent, ville få overskud eller underskud ud fra et beregnet udgiftsbehov. Hvis kommunen har et strukturelt underskud vil den modtage et tilskud i udligningssystemet. Beskæftigelsestilskud Fra 2010 har kommunerne overtaget ansvaret for de forsikrede ledige, herunder finansieringen. Staten giver enkeltvis kommunerne et beskæftigelsestilskud til finansieringen af kommunernes udgifter. Beskæftigelsestilskuddet midtvejsreguleres i budgetåret på baggrund af den forventede ledighedsudvikling i kommunen ift. ledighedsudviklingen i landsdelen. I det efterfølgende år sker der en endelig regulering af beskæftigelsestilskuddet på baggrund af den faktiske ledighedsudvikling. Anlægsregnskaber Der skal aflægges et særskilt anlægsregnskab pr. anlægsprojekt. Et anlægsregnskab er et regnskab, som dækker over den anlægsbevilling, der er godkendt til projektet. Der gælder for projekter under 2,0 mio. kr., at anlægsregnskabet skal godkendes i fagudvalget. For anlægsprojekter over 2,0 mio. kr. skal regnskabet godkendes i fagudvalget, Økonomiudvalget samt i Byrådet. Årsberetning 2015 // Side 57

121 BILAG TIL ÅRSBERETNINGEN HOVEDOVERSIGT Hele kr. A DRIFTSVIRKSOMHED (INKL. REFUSION) Regnskab udgift Regnskab indtægt Opr. budget udgift Opr. budget indtægt Tillægsbev og omplac. netto 00 Byudvikling, bolig- og miljøforanstaltninger Forsyningsvirksomheder m.v Transport og infrastruktur Undervisning og kultur Heraf refusion Sundhedsområdet Sociale opgaver og beskæftigelse m.v Heraf refusion Fællesudgifter og administration m.v A DRIFTSVIRKSOMHED I ALT B ANLÆGSVIRKSOMHED 00 Byudvikling, bolig- og miljøforanstaltninger Transport og infrastruktur Undervisning og kultur Sundhedsområdet Sociale opgaver og beskæftigelse m.v Fællesudgifter og administration m.v B ANLÆGSVIRKSOMHED I ALT C 07 RENTER I ALT D 08 BALANCEFORSKYDNINGER Forøgelse af likvide aktiver (08.22) Øvrige balanceforskydninger ( ) D BALANCEFORSKYDNINGER I ALT E 08 AFDRAG PÅ LÅN (DEBETSIDEN PÅ 08.55) I ALT A+B+C+D+E F 08 FINANSIERING Optagne lån (kreditsiden 08.55) Tilskud og udligning Udligning af moms Skatter F FINANSIERING I ALT BALANCE Årsberetning // Side 58

122 ANLÆGSOVERFØRSLER FRA 2015 TIL 2016 PSP Projekt Korrigeret budget Forbrug I alt Overførsel til 2016 TEKNIK-, MILJØ- OG KLIMAUDVALG Cykelsti på Skindersøvej Cyklisthandlingsplan Erhvervsområdet Bybjergvej-oprydning Espergærde Bypark Havnegade etape 1. del Multiparken, udvidelse af parkeringsplads Sammenhængende kulturhavn og legeplads Sauntevej, rundkørsel og vejanlæg Sikring af skoleveje - ramme Strandpromenade i Hornbæk Trafikplan for Hornbæk Trafiksikkerhedsby Udskiftning af vejbelysning - ramme Udvikling af byrum Værftshallerne, suppl. af parkeringsplads Ændring krydset Kronborgvej/Nordhavnsvej KULTUR OG TURISMEUDVALG Renovering af bogorm - Espergærde Bibl Større vedl. Helsingør Campingplads/Vandrehjem BØRNE- OG UDDANNELSESUDVALG Trådløst net på daginstitutioner SOCIALUDVALG Pulje til intelligente investeringer ØKONOMIUDVALG Dommertårn og tilskuerpl., Atletikstadion Bofællesskab Teglhuset Byudvikling i stationsnære omr. Esp En kunstgræsbane v/snekkersten Energirenovering i kommunal ejendomme Erhvervsskolen, ombyg. og indret. af lokaler Etab. vuggestuepladser i Tikøb Etablering af dræn - Troldehøj Etablering af Skæve Boliger Eventklare værftshaller Flytning af Hornbæk Tandklinik Fremtidens folkeskole Genopførelse af gymnastiksal, Mørdrup Skole Jord- og ejendomskøb Jord- og ejendomssalg Klubhus ved Espergærde Havn Kommunens arkiv, Prøvestenen Kulturværftet Margarethagården - renov./ombygn Ny Idrætsby i Espergærde Tabellen fortsættes på næste side. Årsberetning 2015 // Side 59

123 FORTSAT // ANLÆGSOVERFØRSLER FRA 2015 TIL 2016 PSP Projekt FORTSAT // ØKONOMIUDVALG Korrigeret budget Forbrug i alt Overførsel til Ny indretning af kontorer i Stengade Ny SFO og daginstitution v/hornbæk Skole Nyanlæg og levetidsforl.arb., Nordhavnen Nye lokaler - Pusterummet Nyt plejehjem i Hornbæk Ombygning af tandklinik til billedskole Planlagt vedligeholdelse Projekt Kulturhavn Kronborg Projekt Kulturhavn Kronborg - Reg. virk Reetabl. af 4.tangvej - Margarethagården Renoveringsplan Nordhavnen - fase 2 og SIB 1. etape, flytning IT-knudepunkt Sikring af brugsvandsinstall., afslut Skolen i Bymidten (SIB) option Skolen i Bymidten (SIB), Klimaskærm Sundhedshus: Dis. forslag/trafik/finansana Sætningsskader Allegade Tag på Rådhuset, Stengade Udvidelse af Multiparken Værftsmuseum, indgangsparti m.v I alt overført til Årsberetning // Side 60

124 AFSLUTTEDE ANLÆG I 2015 PSP Projekt Bevilling Forbrug Restbevilling TEKNIK-, MILJØ- OG KLIMAUDVALG Julebæk Strand Sandfodring Shared Spaceløsning - Havnegade Stitunneller Vapnagård Udvidelse af vejnet - modulvogntog KULTUR- OG TURISMEUDVALG Forunders., nedriv. af Teknisk Museum Renov. Helsingør Campingplads/Vandrehjem BØRNE- OG UDDANNELSESUDVALG Bærbare enheder til alle elever Personalecomputere til pædagoger Trådløst net på daginstitutioner Trådløst net på skolerne, ny hardware ØKONOMIUDVALG klasseskolen - udskiftning vinduer Børnehaven Nyrup - produktionskøkken Flytning af Springvandet og Seniorhuset Forund. idrætsfac. Nrd. Str. Vej/Gl. Hellebækvej Hellebæk Skole, bygning 5 - indeklima Helsingør Svømmehal, udled af spildevand Kulturværftet Ledningsomlægning Ålsgårde Centret Marienlyst Slot - svampeangreb Multiparken - Lydisolering bagvæg scenen Mørdrup idrætsanlæg - Tilbygn. til omkl Nordvestskolen - udskiftning af flade tage Nyanlæg og levetidsforl.arb., Nordhavnen Nyt Centerområde - Prøvestenen Nyt køkken m.m. - Tusindfryd Opgradering CTS-anlæg - Kommunens bygninger PCB/skimmelsvamp/miljøfarl. stof., ramme Pilotprojekt - rottebekæmpelse Rådhuset Stengade 61/tag - bygningstilpasning Skolen ved Kongevej - udskiftning vinduer Stormskader 2013/ Der udarbejdes regnskab på alle anlægsbevillinger: Regnskaber over 2,0 mio. kr. fremsendes til Center for Økonomi og Ejendomme til behandling i Økonomiudvalg og Byråd. Efter Byrådets behandling fremsendes regnskabet til kommunens revision. Såfremt revisionen har givet anledning til bemærkninger af væsentlig karakter, forelægges regnskabet på ny Økonomiudvalget. Regnskaber under 2,0 mio. kr. forelægges fagudvalget og fremsendes til Center for Økonomi og Ejendomme, hvor det opbevares som bilag til årsregnskabet. Årsberetning 2015 // Side 61

125 AKTIVER Primo saldo Ultimo saldo 922 Likvide aktiver , , Kontante beholdninger 1.597, , Indskud i pengeinstitutter m.v , ,8 925 Tilgodehavender hos Staten 2.320, , Refusionstilgodehavender 574, , Andre tilgodehavender 1.745, ,7 928 Kortfristede tilgodehavender i øvrigt , , Tilgodehavender i betalingskontrol , , Andre tilgodehavender , , Mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår , , Finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner med 4.881, ,3 932 Langfristede tilgodehavender , , Pantebreve 5.219, , Aktier og andelsbeviser m.v , , Tilgodehavender hos grundejere 0,0 0, Udlån til beboerindskud , , Indskud i Landsbyggefonden m.v. -90,1 0, Andre langfristede udlån og tilgodehavender , , Deponerede beløb for lån m.v , ,7 935 Udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder og mellemværende med selskabsgjorte forsyningsvirksomheder , , Andre forsyningsvirksomheder , ,2 958 Materielle anlægsaktiver , , Grunde , , Bygninger , , Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler , , Inventar - herunder computere og andet IT-udstyr , , Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger , ,2 962 Immaterielle anlægsaktiver 743, , Udviklingsprojekter og andre erhvervede immaterielle anlægsaktiver 743, ,8 968 Omsætningsaktiver - fysiske anlæg til salg , , Grunde og bygninger bestemt til videresalg , ,1 Balance , ,7 Årsberetning // Side 62

126 PASSIVER Primo saldo Ultimo saldo 938 Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre 0,0 0, Staten 0,0 0,0 942 Aktiver tilhørende fonds, legater m.v , , Legater 2.934, , Deposita , ,5 945 Passiver tilhørende fonds, legater m.v , , Legater , , Deposita , ,7 948 Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre -44,8 0, Kommuner og regioner m.v. 0,0 0, Staten -44,8 0,0 950 Kortfristet gæld til pengeinstitutter 0, , Kassekreditter og byggelån 0, ,0 951 Kortfristet gæld til Staten , , Anden gæld , ,3 952 Kortfristet gæld i øvrigt , , Kirkelige skatter og afgifter ,1-51, Skyldige feriepenge 0,0 0, Anden kortfristet gæld med indenlandsk betalingsmodtager , , Edb-fejlopsamlingskonto , , Mellemregningskonto , , Selvejende institutioner 0, , Afstemnings- og kontrolkonto , ,9 955 Langfristet gæld , , Selvejende institutioner med overenskomst , , Stat og Hypotekbank 0,0 0, Kommunernes Pensionsforsikring -540,7-480, Realkredit -39,7-21, Kommunekreditforeningen , , Langfristet gæld vedrørende ældreboliger -843,4 0, Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver , ,5 972 Hensatte forpligtelser , , Hensatte forpligtelser , ,1 975 Egenkapital , , Modpost for selvejende institutioners aktiver , , Modpost for skattefinansierede aktiver , , Reserve for opskrivninger , , Modpost for donationer 0,0 0, Balancekonto , ,7 Balance , ,7 Årsberetning 2015 // Side 63

127 OPGØRELSE AF INDRE VÆRDI AF AKTIER OG ANDELSBEVISER M.V Selskabets kapital Selskabets egenkapital Kommunens kapital Omregnet til indre værdi Beløb i kr. Kommunernes Pensionsforsikring A/S* AFT 2005 A/S ** HNG-Naturgas Hornbæk Havn Det Danske Madhus Hamlet A/S Helsingør Selvstyrehavn Nordforbrænding Nordsjællands Brandvæsen*** Nordsjællands Park og Vej**** Lokalbanen***** Poppelgården A/S Helsingør Vand A/S Helsingør Spildevand A/S Helsingør Varme A/S Helsingør Affald A/S****** Helsingør El-Net A/S Helsingør Service A/S I alt * Aktierne i KP (Sampension) er optaget til den kurs som kommunen har fået tilbudt i forbindelse med afhændelse af aktierne. Værdien beregnet i forhold til den indre værdis metode, er urealistisk høj, da værdien af fremtidige udbetalinger af pensionsforpligtigelser indgår i selskabets egenkapital. ** AFT 2005 A/S trådte i 2015 i frivillig likvidation og er taget ud af Helsingør Kommunes regnskab. *** Nordsjællands Brandvæsen - Helsingør Kommune udtrådte pr. 1/1-15 af fællesskabet og Nyt Nordsjællands Brand dannet. Åbningsbalance forefindes ikke og grundet den efterfølgende situation, hvor Helsingør Kommune endnu engang er udtrådt, da nulstilles kommunens indre værdi på Brand. **** Nordsjællands Park og Vej optages i Helsingør Kommunes regnskab i regnskabsår De blev udskilt 1. januar ***** Lokalbanen optaget i regnskabet for Har fejlagtigt ikke tidligere været med. ****** Indre værdi er reguleret med bevægelsen fra Beregningen af den indre værdi opgøres i h.t. aflagte regnskab Årsberetning // Side 64

128 REGNSKABSOVERSIGT - DRIFT OG REFUSION Regnskab udgift Regnskab indtægt Opr. budget udgift Opr. budget indtægt Tillægsbev. og omplac. netto Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg Miljø, Natur og Klima Trafik, Vej og Grønne områder Nordsjællands Park og Vej Kultur- og Turismeudvalg Kulturen Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg Sundhedsfremme Idræt og Fritid Børne- og Uddannelsesudvalg Forebyggelse Folke- og Specialskoler UU Øresund Dagtilbud og Specialbørnehaver Børne- og Ungerådgivning Udsatte Børn Socialudvalg Særlig Social Indsats Omsorg og Ældre Anden Social Service Sundhed Beskæftigelsesudvalg Beskæftigelse Økonomiudvalg Lystbådehavne Erhverv Puljer Ejendomme og Bygningsforbedringer Administration Redningsberedskabet Drift og refusion i alt Årsberetning 2015 // Side 65

129 REGNSKABSOVERSIGT - ANLÆG Regnskab udgift Regnskab indtægt Opr. budget udgift Opr. budget indtægt Tillægsbev. og omplac. netto Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg Shared Spaceløsning - Havnegade Udskiftning af vejbelysning - ramme Sikring af skoleveje - ramme Cyklisthandlingsplan Udvikling af byrum Julebæk Strand Sandfodring Erhvervsområdet Bybjergvej - oprydning Udvidelse af vejnet - modulvogntog Trafiksikkerhedsby Havnegade etape 1. del Cykelsti på Skindersøvej Sammenhængende kulturhavn og legeplads Trafikplan for Hornbæk Værftshallerne, suppl. af parkeringsplads Strandpromenade i Hornbæk Multiparken, udvidelse af parkeringsplads Espergærde Bypark Ændring krydset Kronborgvej/Nordhavnsvej Sauntevej, rundkørsel og vejanlæg Stitunneller Vapnagård Kultur- og Turismeudvalg Forunders., nedriv. af Teknisk Museum 100 Renovering af bogorm - Espergærde Bibl Renov. Helsingør Campingplads/Vandrehjem Større vedl. Helsingør Campingpl./Vandrehjem Børne- og Uddannelsesudvalg Trådløst net på daginstitutioner Trådløst net på skolerne, ny hardware Bærbare enheder til alle elever Personalecomputere til pædagoger Socialudvalg Bofællesskab Teglhuset Pulje til intelligente investeringer Tabellen fortsættes på næste side Årsberetning // Side 66

130 FORTSAT // REGNSKABSOVERSIGT - ANLÆG Regnskab udgift Regnskab indtægt Opr. budget udgift Opr. budget indtægt Tillægsbev. og omplac. netto Økonomiudvalg Planlagt vedligeholdelse Byudvikling i stationsnære omr. Esp Skolen i Bymidten (SIB) option Margarethagården - renov./ombygn Energirenovering i kommunale ejendomme PCB/skimmelsvamp/miljøfarl. stof., ramme Kulturværftet Nyt Centerområde - Prøvestenen Jord- og ejendomskøb Projekt Kulturhavn Kronborg Projekt Kulturhavn Kronborg - Reg. virk Marienlyst Slot - svampeangreb 120 Jord- og ejendomssalg Ledningsomlægning Ålsgårde Centret 133 Nyanlæg og levetidsforl.arb., Nordhavnen Kommunens arkiv, Prøvestenen Sætningsskader Allegade Renoveringsplan Nordhavnen - fase 2 og Forund. idrætsfac. Ndr. Str.vej/Gl. Hellebækvej Ny Idrætsby i Espergærde Dommertårn og tilskuerpl., Atletikstadion 500 Fremtidens folkeskole Mørdrup Idrætsanlæg - Tilbygn. til omkl Rådhuset Stengade 61/tag - bygningstilpasning Nye lokaler - Pusterummet 32 Genopførelse af gymnastiksal, Mørdrupskolen Sikring af brugsvandsinstall., afslut Stormskader 2013/ Hellebækskolen, bygning 5 - indeklima 184 Multiparken - Lydisolering bagvæg scenen Etablering af dræn - Troldehøj Pilotprojekt - Rottebekæmpelse Nyt køkken m.m. - Tusindfryd klasseskolen - udskiftning vinduer Nordvestskolen - udskiftning af flade tage Tabellen fortsættes på næste side. Årsberetning 2015 // Side 67

131 FORTSAT // REGNSKABSOVERSIGT - ANLÆG Regnskab udgift Regnskab indtægt Opr. budget udgift Opr. budget indtægt Tillægsbev. og omplac. netto Fortsat // Økonomiudvalg Skolen ved Kongevej - udskiftning vinduer Reetabl. af 4. tangvej - Margarethagården 310 Opgradering CTS-anlæg - kommunens bygninger Skolen i Bymidten (SIB), klimaskærm Nyt plejehjem i Hornbæk Ny SFO og daginstitution v/hornbæk Skole Etab. vuggestuepladser i Tikøb Kunstgræsbane v/snekkersten Udvidelse af Multiparken Sundhedshus: Dis.forslag/trafik/finansanalyse Klubhus ved Espergærde Havn Bofællesskab Teglhuset Flytning af Springvandet og Seniorhuset Etablering af Skæve Boliger Flytning af Hornbæk Tandklinik Ombygning af tandklinik til billedskole Tag på Rådhuset, Stengade Ny indretning af kontorer i Stengade Helsingør Svømmehal, udled af spildevand SIB 1. etape, flytning IT-knudepunkt Eventklare værftshaller Værftsmuseum, indgangsparti m.v Børnehaven Nyrup - Produktionskøkken Erhvervsskolen, ombyg. og indret. af lok Anlæg i alt Årsberetning // Side 68

132 REGNSKABSOVERSIGT - FINANSIERING Regnskab udgift Regnskab indtægt Opr. budget udgift Opr. budget indtægt Tillægsbev. og omplac. netto Renter Renter af likvide aktiver Renter af kortfristede tilgodehavender i øvrigt Renter af langfristede tilgodehavender Renter af udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder Renter af kortfristet gæld i øvrigt Renter af langfristet gæld Kurstab og kursgevinster Balanceforskydninger Forskydninger i likvide aktiver Forskydninger i tilgodehavender hos Staten Forskydninger i kortfristede tilgodehavender i øvrigt Forskydninger i langfristede tilgodehavender Forskydninger i aktiver tilhørende fonds, legater Forskydninger i passiver tilhørende fonds, legater Forskydninger i kortfristet gæld til pengeinstitut Forskydninger i kortfristet gæld til Staten Forskydninger i kortfristet gæld i øvrigt Lån og lånoptagelse Forskydninger i langfristet gæld Kommunekreditforeningen Tilskud og udligning Udligning og generelle tilskud Udligning og tilskud vedrørende udlændinge Kommunale bidrag til regionerne Særlige tilskud Refusion af købsmoms Refusion af købsmoms -307 Skatter Kommunal indkomstskat Selskabsskat Anden skat pålignet visse indkomster Grundskyld Anden skat på fast ejendom Årsberetning 2015 // Side 69

133 PERSONALEOVERSIGT Antal fuldtidsstillinger Beløb i kr Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg Miljø, Natur og Klima Trafik, Vej og Grønne områder Kultur- og Turismeudvalg Kulturen Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg Sundhedsfremme Idræt - og Fritid Børne- og Uddannelsesudvalg Forebyggelse Folke- og Specialskoler UU Øresund Dagtilbud og Specialbørnehaver Børne- og Ungerådgivningen Udsatte børn Socialudvalg Særlig Social Indsats Omsorg og Ældre Anden Social Service Beskæftigelsesudvalg* Beskæftigelse Økonomiudvalg Lystbådehavne Erhverv Puljer Ejendomme & Byggeforbedring Administration I alt fuldtidsansatte * Ansatte er registrerede under 826 Årsberetning // Side 70

134 SAMLET OVERSIGT OVERFØRSLER FRA 2015 TIL 2016 Beløb i kr. Anlægsoverførsler * fra 2015 til 2016 Driftsoverførsler * fra 2015 til 2016 Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg Kultur og Turismeudvalg Sundhed, Idræts- og Fritidsudvalg Børne- og Uddannelsesudvalg Socialudvalg Beskæftigelsesudvalg Økonomiudvalg Udvalg i alt * Beløbene er foreløbige og bliver endeligt godkendt på Byrådet den 25. april 2016 Årsberetning 2015 // Side 71

135

136 Bilag: 5.2. Afsluttende beretning 2015 Helsingør Kommune Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

137 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr HELSINGØR KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 20 SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2015 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

138 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR Indledning Ledelsens regnskabserklæring Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Revisionens bemærkninger Generelt Revisionens bemærkninger til årsregnskabet Revisionsbemærkninger til den løbende revision Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI Drøftelser med ledelsen om besvigelser Den løbende revision Lovpligtig forvaltningsrevision Den afsluttende revision DEN LØBENDE REVISION Regnskabsføring og interne kontroller Principper for Økonomistyring Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentrale besøg Løn- og personaleområdet Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere LØBENDE FORVALTNINGSREVISION PÅ DET SPECIALISEREDE SOCIAL OMRÅDE FOR VOKSNE REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER REVISION AF ÅRSREGNSKABET Årsregnskabets opbygning og indhold Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Budget- og bevillingskontrol Tilskud, udligning og skatter Refusion af købsmoms Lønninger og vederlag Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Anlægsvirksomhed Forsyningsvirksomhed Indberetning til Forsyningssekretariatet mv Balancen Lånoptagelse REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer Løbende revision Forretningsgange og sagsbehandling Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Afsluttende revision Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Fokusrevision jobrotation - forvaltningsrevision Socialt bedrageri

139 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV Revisionsberetninger afgivet til Helsingør byråd Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver REVISORS ERKLÆRING BILAG 1, BESKÆFTIGELSESMINISTERIET TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION Indledning Opfølgning på decisionsskrivelser for 2014 og evt. tidligere Personsagsgennemgang Kontanthjælp, aktivering, uddannelseshjælp og særlig støtte i henhold til 34 i Aktivloven Revalidering inkl. forrevalidering Sygedagpenge Forsørgelse og aktivering af personer i jobafklaringsforløb, der modtager ressourceforløbsydelse Fravalg af personsagsgennemgang BILAG 2, SOCIAL- OG INDENRIGSMINISTERIET TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION Indledning Opfølgning på decisionsskrivelser vedrørende 2014 og tidligere år Personsagsgennemgang Tabt arbejdsfortjeneste Fravalg af personsagsgennemgang BILAG 3, UDLÆNDINGE-, INTEGRATIONS- OG BOLIGMINISTERIET TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION Indledning Opfølgning på decisionsskrivelser for 2014 og evt. tidligere Personsagsgennemgang Integrationsprogrammet Fravalg af personsagsgennemgang BILAG 4, OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV BILAG 5, PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER

140 567 Til Byrådet i Helsingør Kommune 1 Konklusion på revisionen af kommunens årsregnskab for Indledning BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab har den 15. juni 2016 afsluttet revisionen af Helsingør Kommunes regnskab for året I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for Helsingør Kommune afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne 4 71 i Kommunens Årsberetning Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed... Resultat af det skattefinansierede område... Resultat af forsyningsvirksomhederne... Oprindeligt budget Regnskab 126,4-30, ,1-1,5-7,9 Balance Ultimo 2014 Ultimo 2015 Aktiver... Egenkapital... Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld , , , ,0 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet. Vi har forsynet årsregnskabet med følgende påtegning: DEN UAFHÆNGIGE REVISORS PÅTEGNING Til byrådet i Helsingør Kommune Vi har revideret årsregnskabet for Helsingør Kommune, for regnskabsåret 1. januar til 31. december Årsregnskabet jf. siderne 4 71 i Årsberetning 2015, der omfatter anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, balance og obligatoriske oversigter. Årsregnskabet er udarbejdet efter kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv. (med følgende hovedtal): Resultat af ordinær driftsvirksomhed på 164,1 mio. kr. Resultat af det skattefinansierede område på -1,5 mio. kr. Aktiver i alt på 5.669,7 mio. kr. Egenkapital i alt på ,0 mio. kr.

141 568 Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab der er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler, i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, god offentlig revisionsskik, jf. lov om kommunernes styrelse og kommunens revisionsregulativ. Dette kræver at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for Helsingør Kommunens udarbejdelse af et årsregnskab. Formålet hermed er, at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af Helsingør Kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet for regnskabsåret 1. januar til 31. december 2015, i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler, i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget - og regnskabsvæsen, revision m.v. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Kommunen har i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. medtaget det af byrådet godkendte resultatbudget for 2015, som sammenligningstal i årsregnskabet for Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision.

142 Revisionens bemærkninger Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2015 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger Revisionsbemærkninger til den løbende revision 2015 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger på områder med statsrefusion: Sagsrevisionen på det sociale område - Forrevalidering Beskæftigelsesministeriets ressortområde Det er i lighed med tidligere år (der henvises til revisionberetning nr. 17 og 18)konstateret, at fejlniveauet i forrevalideringssagerne fortsat er højt på 2 fejltyper. Fejlene anses for væsentlige, idet der er tale om fejl i forhold til selve grundlaget for bevilling af forrevalidering. Fejlen anses for at være af generel karakter. Vi har gennemgået 3 nye sager, hvori der er konstateret væsentlige fejl i alle sagerne. Fejlene er at henføre til: Manglende udarbejdelse af rehabiliteringsplan forud for bevilling For sen udarbejdelse af jobplaner Center for Job og Uddannelse har oplyst, at der i lighed med tidligere er sket yderligere tilretning af eksisterende forretningsgange til forbedring af kvaliteten i sagerne, samtidigt med at der fortsat er et tæt ledelsestilsyn på området. Ligeledes er der iværksat en række tiltag, som skal sikre at fejlniveauet minimeres fremadrettet. Vi har påset, at de af kommunen konstaterede fejl i sagerne, løbende er rettet Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. Ovenstående bemærkning er senest afgivet i bertning nr. 17, og fulgt op i beretning nr. 18.

143 570 2 Vurdering af kommunens økonomi Vi har foretaget en overordnet analyse af det likvide beredskab samt den økonomiske drift. Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet opgjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning, beregnet for de sidste 365 dage, ikke må være negativ. Helsingør Kommune har opgjort pr en gennemsnitlig kassebeholdning på 263,0 mio. kr., hvilket er en forøgelse i forhold til regnskabsåret 2014, hvor den gennemsnitlige kassebeholdning opgjort pr , udgjorde 226,8 mio. kr. Den gennemsnitlige kassebeholdning ligger over kommunens målsætning, jf. den Økonomiske Politik om en gennemsnitlig likvididtet på 200 mio. kr. Kassekreditreglen er således overholdt i regnskabsåret Efter de foreliggende budgetoplysninger forventes denne ligeledes overholdt i regnskabsåret Kommunen har i 2015 realiseret et overskud af ordinær driftsvirksomhed på 164,1 mio. kr., hvilket er 115,4 mio. kr. bedre end korrigeret budget og 37,7 mio. kr. bedre end oprindeligt budget. Konklusion Det er vores samlede vurdering, at Helsingør Kommune har en bæredygtig drift jf. de vedtagne budgetter, samt at kommunen har et fornuftigt likvidt beredskab.

144 571 3 Revisionsmetodik og -strategi Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen, og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2015, identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsregnskabet. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse, samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar, henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 15). 3.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 3.2 Den løbende revision Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Om den løbende revision henvises til afsnit 4 i denne beretning. 3.3 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder.

145 572 Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vores vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 3.4 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling.

146 573 4 Den løbende revision 4.1 Regnskabsføring og interne kontroller Principper for Økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Konklusion Det er vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i alt væsentligthed beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har, for at sikre rigtigheden af kommunens bogføringer, undersøgt, om kommunen har etableret fornødne interne kontroller i forbindelse med bilagsbehandlingen m.v. Vi har blandt andet haft fokus på følgende kontroller, som vi har testet: Central som decentral bilagshåndtering og interne kontroller, samt ledelsestilsyn etableret i forbindelse hermed Om de interne kontroller og ledelsestilsynet omfatter både elektroniske fakturaer og egne udgiftsbilag Om der føres kontrol med ikke bogførte/ubehandlede fakturaer i OPUS Økonomi, som burde være behandlet og bogført Om der føres kontrol af ændringer i betalingsstrømme i OPUS Økonomi Resultat af test Vi har konstateret, at bilagshåndtering og interne kontroller samt ledelsestilsyn, generelt udføres og dokumenteres som beskrevet at ændringer af Nemkonti i perioden til , er dokumenteret at ubehandlede bilag i OPUS overvåges at der løbende indhentes afstemninger fra de decentrale likvide konti og forskudskasser/kontantkasser at der føres kontrol med ændringer i betalingsstrømme i OPUS Konklusion Det er vores vurdering, at der er generelt er tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for intern kontrol og bilagsbehandling i Helsingør Kommune.

147 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 18. november 2015, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti er overholdt. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i principperne beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. De udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser for afstemningsarbejdet er nu fuldt ud implementeret i organisationen, og har efter vores vurdering givet gode rutiner omkring afstemningsarbejdet. Dog bør der forsat være fokus på kvaliteten i afstemningerne. Det bør sikres, at der afstemmes løbende således, at afskrivninger af gamle saldi undgås fremadrettet. Der bør være særligt fokus på indholdet i afstemningen af interne afregningskonti og mellemregninger Decentrale besøg Der er foretaget uanmeldt eftersyn ved følgende decentrale kasser/forskudskasser: Helsingør museer den 11. august 2015 Byskolen den 17. december 2015 Familieværftet den 17. december 2015 Den selvejende institution Lindevang 17. december 2015 Ungdomsskolen 8. december 2015 Klubben Krudtuglen 8. december 2015 Besøget har omfattet stikprøvevise kontroller af institutionens forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens Principper for økonomistyring. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Om der foretages månedlige budgetopfølgninger

148 575 Om der månedligt foretages en stikprøvegennemgang af bilag Om der bogføres dagligt/løbende Om kassen og mellemregning afstemmes løbende Om manuelle udgiftsbilag attesteres og anvises, inden bilag betales Om købekort opbevares og administreres betryggende Om der er kendskab til kommunens indkøbsaftaler og om disse anvendes Om indtægter registreres og administreres betryggende Om administration af beboermidler følger kommunens Principper for Økonomistyring Konklusion På baggrund af de udførte besøg og kontrol af interne forretningsgange, er det vores vurdering, at administrationen af forskudsbeløb/-kasser, generelt sker i overensstemmelse med kommunens interne retningslinjer. Det er ligeledes vores vurdering, at der generelt er etableret et betryggende internt tilsyn med området. De foretagne eftersyn har givet anledning til enkelte kommentarer og forslag, som er afrapporteret til administrationen. 4.2 Løn- og personaleområdet Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden januar 2015 til december Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: 3.01 Skoleområdet 4.85 Tandpleje 5.16 Klubber og andre socialpædagogiske tilbud 5.33 Forebyggende indsats 6.51 Det administrative område, herunder den administrative ledelse I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats

149 576 Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen, er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Konklusion Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt.

150 577 5 Løbende Forvaltningsrevision på Det specialiserede social område for voksne Formål Formålet med forvaltningsrevisionen har været, at afdække om kommunen i sin styring af området har taget relevante styringsmæssige skridt i forhold til at sikre en sparsommelig, produktiv og effektiv indsats på det specialiserede voksenområde. Forvaltningsrevisionen afdækker ikke graden af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i den enkelte kommune, men derimod om kommunen anvender styringsteknologier og værktøjer, som sikrer kommunen forudsætningerne for en hensigtsmæssig styring af disse forhold. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab Metode Forvaltningsrevisionen består konkret af en screening af kommunens nuværende styringspraksis og udgiftsniveau med henblik på at vurdere hensigtsmæssigheden af den nuværende styring, samt identificere eventuelle opmærksomhedspunkter, som bør håndteres i den fremadrettede styring af området. Konkret er der foretaget en screening af følgende forhold: Screening af den økonomiske udvikling (udgiftsudvikling og budgetafvigelse) Screening af den faglige og økonomiske styring, herunder o Overordnet vurdering af faglig og økonomisk styring o Faglig styring/myndighedsudøvelse o Økonomisk og strategisk styring Kommunen har i januar 2016 deltaget i dialogmøde med BDO om resultater af forvaltningsrevisionen, og kommunen har i forbindelse hermed modtaget oplæg indeholdende tabelmateriale, som ligger til grund for den overordnede konklusion på forvaltningsrevisionen. Overordnet konklusion Udgiftsudviklingen i Helsingør Kommune har været i tråd med tendensen på landsbasis, hvilket vil sige stigende udgifter til området fra regnskab 2013 til regnskab 2014, samt en forventet stabilisering af udgiftsniveauet i det oprindelige budget for Stabiliseringen af udgiftsniveauet er sket på trods af en øget tilgang på området. På et enkelt område, SEL 85, (sammenholdt med Almenboligloven 105, 103, 104, 107 og 108), ligger udgifterne pr. indbygger på højere niveau end gennemsnittet for Region Hovedstaden og lige over gennemsnittet på landsplan. Det er endvidere konstateret, at den faglige styring viser tilstedeværelse af et relevant fagligt fokus samt et omfattende fokus på relevante udviklingstiltag i forvaltningen. Der er ligeledes konstateret, at den økonomiske styring viser, at der er fokus på videreudvikling, men at der ligeledes er en række af spørgsmålene, som ikke har en styringsmæssig prioritering. På baggrund af den udførte forvaltningsrevision anbefaler vi, at der arbejdes videre med: Implementering af reviderede procedurer Kerneområder og resultatstyring Effektbaseret styring Fortsat fokus på implementering af VUM (Voksenudredningsmetoden)

151 578 6 Revision af kommunens interne it-kontroller Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2015 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, lønsystem og sikkerhedssystemet KSP CICS, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it, samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor, samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende.

152 579 7 Revision af årsregnskabet 7.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Social- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2014 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Social- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Social- og Indenrigsministeriet. Dog er det konstateret, at oversigt over Kautioner og garantiforpligtelser alene forligger på kommunen hjemmeside. I henhold til gældende regler, skal fortegnelsen fremgå af årsregnskabet. 7.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Konklusion Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 7.3 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Konklusion Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. 7.4 Tilskud, udligning og skatter Tilskuds- og udligningsbeløb er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Social- og Indenrigsministeriet, ligesom indtægtsførte skatter er påset i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering og periodisering, er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner.

153 580 Konklusion Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb, samt skatter, er korrekt optaget i regnskabet. 7.5 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Ved gennemgangen af området har vi blandt andet undersøgt, hvorvidt kommunen har iagttaget den af Indenrigs- og Sundhedsministeriet udsendte orienteringsskrivelse af 1. januar 2011, hvoraf fremgår, at momsrefusionsordningen tilpasses på grund af SKAT s regelændring, så der fra 2011 skal tillægges moms på salg af byggegrunde. Ministeriet har i den forbindelse præciseret, at såfremt købsmomsudgifter kan godtgøres via SKAT, skal der ske tilbagebetaling af hjemtaget momsrefusion. Dette gælder også, selvom tilbagebetalingen vedrører momsudgifter, der er ældre end den normale forældelsesfrist på 5 år. I forbindelse med indførelse af moms på salg af byggegrunde, blev der vedtaget en overgangsordning, hvorefter momsudgifter afholdt før 2011 først kunne refunderes hos SKAT i forbindelse med salg af grundene. Dog således at moms, der kan henføres til grunde, der ikke er solgt pr. ultimo 2015, kan anmeldes til refusion senest i forbindelse med sidste afregningsperiode for Konklusion Det er vores opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. I forhold til ministeriets udmelding om, at moms af byggegrunde, der kan hjemtages hos SKAT skal tilbagebetales til refusionsordningen, er det vores vurdering, at kommunen, i det omfang det har været muligt at hjemtage momsudgifter hos SKAT, også har tilbagebetalt til de momsudgifter, som tidligere er refunderet af den kommunale momsrefusionsordningen. 7.6 Lønninger og vederlag Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Konklusion De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold mv. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat mv. dokumenteret. 7.7 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Statens Serum Institut. Konklusion Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet.

154 Anlægsvirksomhed Vi har gennemgået udvalgte anlægsregnskaber/anlægsudgifter for at sikre, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Endvidere har vi i vores gennemgang fokuseret på bilagene, som er konteret under de enkelte anlægsprojekter. Gennemgangen af bilagene har haft til formål at sikre, at bilagene behandles korrekt, jf. gældende konteringsregler, og at kommunens kasse- og regnskabsregulativ overholdes. Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. For at vurdere om kommunens styring af de bevillinger, der knytter sig til anlægsprojekter, sker på hensigtsmæssig og betryggende måde, har vi undersøget om kommunen har beskrevne forretningsgange på områder og om dette er beskrevet i kommunens Principper for Økonomistyring. Konklusion Det er vores vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med gældende regler og kommunens retningslinjer. Der er efter en organisationsændring foretaget primo 2015, sat særligt fokus på styring af kommunens anlægsramme og anlægsprojekter. Det er vores vurdering, at opgaver og rollefordeling er kortlagt således, at der er styr på hvilke opgaver, der ligger i økonomi (økonomi controlling) og hvilke der er forankret hos områdelederne for anlægsbudgetrammerne. Det vurderes,at om kommunens styring, af de bevillinger der knytter sig til anlægsprojekter, sker på hensigtsmæssig og betryggende måde. 7.9 Forsyningsvirksomhed Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering. Kommunen har siden haft affaldsområdet organiseret i Forsyning Helsingør A/S. Det er i Budget-og regnskabssystemet præciseret, at kommunen også, når affaldshåndtering er organiseret i et kommunalt aktieselskab, skal have registreringer af årets drift af affaldsordningerne og mellemregningen i kommunens regnskab. Udgifter og indtægter er registreret i henhold til Budget-og Regnskabssystemets autoriserede krav Administrationsudgifter er opgjort tilstrækkeligt objektivt Renter af mellemværender med forsyningsvirksomheden er beregnet og bogført i overensstemmelse med gældende krav Mellemværender med forsyningsvirksomheden er korrekt optaget i balancen Taksterne inden for det forbrugerfinansierede område følger lovgivningens krav og er i overensstemmelse med byrådets beslutninger Konklusion Det er vores vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet Affald, er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav, byrådets beslutninger, samt sikre, at de etablerede forretningsgange på væsentlige områder er betryggende i kontrolmæssig henseende, samt hensigtsmæssigt tilrettelagt. Det er vores vurdering at affaldsområdet over tid hviler i sig selv. Driften og mellemværende med affaldsområdet er korrekt optaget i regnskabet.

155 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er pr omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. I forbindelse med kommunens indberetning og erklæring for perioden 2015, i henhold til bekendtgørelse nr af 14/10/2010 om kommuners indberetninger efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger eller spildevandsforsyninger, skal vi i henhold til 3 i bekendtgørelsen, afgive erklæring om rigtigheden og fuldstændigheden af kommunens indberetning og erklæring i henhold til 2 i bekendtgørelsen. I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december Konklusion Vi har den 2. februar 2016 afgivet erklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet for Erklæringen er afgivet med forbehold om, at der er på tidspunktet for afgivelsen af denne erklæring ikke er aflagt årsrapport for 2015 for Forsyning Helsingør A/S, og datterselskaber og årsregnskab for Helsingør Kommune. Vi har derfor ikke et fuldstændigt grundlag for at udtale os om registreringspligtige uddelinger og vederlag. Vi tager derfor forbehold for den mulige indvirkning heraf Balancen Vi har ved den afsluttende revision foretaget en række handlinger med henblik på at vurdere, om balancen giver et revisende billede af kommunens aktiver og passiver i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Formålet med handlingerne er at sikre, at: der er tilrettelagt rutiner til sikring af, at balancens konti alle er undergivet afstemning der udføres et hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med afstemningsprocesserne saldiene på kontiene er specificeret og dokumenteret aktiver og passiver er valide og korrekt dokumenteret i forhold til tilstedeværelse og værdiansættelse, herunder i overensstemmelse med eksternt dokumentationsmateriale der ikke henstår væsentlige poster af ældre dato, hvor der burde have været taget stilling til afskrivning. Vores gennemgang har omfattet udvalgte poster fra balancen, og vi har blandt andet påset, at: posterne er indregnet og målt i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for kommuner og kommunens regnskabspraksis materielle og immaterielle anlægsaktiver er optaget i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger, og at til- og afgange er korrekt registeret i anlægskartoteket finansielle anlægsaktiver er korrekt indregnet, herunder at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60 virksomheder er korrekte i forhold til kommunens ejerandele omsætningsaktiver er korrekt indregnet og periodiseret likvide beholdninger er korrekt indregnet og periodiseret egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt

156 583 indregning og måling af hensatte forpligtigelser er sket i overensstemmelse med gældende regler gældsforpligtelser er korrekt indregnet og periodiseret Konklusion Det er vores opfattelse, at balancens poster er dokumenteret tilfredsstillende. Kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. Vores gennemgang af udvalgte poster bekræfter, at balancen giver et revisende billede af kommunens aktiver og passiver i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner og kommunens regnskabspraksis. Økonomi- og Indenrigsministeriet ændrede i 2013 reglerne for kontering i supplementsperioden. Indvirkningen af regelændringen påvirker således kommunens kortfristede tilgodehavender og den kortfristede gæld. Vi har konstateret, at leverandøren af kommunens økonomisystem endnu ikke fuldt ud har kunnet levere en løsning, der ved årsskiftet 2015/16 kunne håndtere regelændringen. I kraft heraf har kommunen måtte foretage forskellige udsøgninger og vurderinger af supplementsposteringerne. På grundlag af disse vurderinger, er der foretaget omkonteringer, så supplementsposteringerne i al væsentlighed er fordelt korrekt som henholdsvis kortfristet tilgodehavende og kortfristet gæld Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Social- og Indenrigsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Konklusion Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler.

157 584 8 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater, såvel generelt som mere detaljeret. 8.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer I bekendtgørelse nr af 10. december 2015, om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge-, Integrationsog Boligministeriets og Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Konklusion Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til revisorerklæringer datereret den 14. april og den 19. april For de anvendte IT-systemet i kommunen, er der ikke i de udarbejdede erklæringer for 2015 forhold, som giver os anledning til yderligere revision. 8.2 Løbende revision Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse nr af 10. december 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets og Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen). De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 8.3 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau.

158 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 12. december 2014 og nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 8.4 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud, skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder, er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100)

159 586 Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Vi har foretaget test af kontroller af 47 personsager, for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Det er ligeledes vores vurdering, at der generelt er et godt ledelsesmæssigt fokus og en god styring på området. For Jobcentret og Ydelseskontoret har kommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres generelt løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Der foreligger dog ikke samlede konklusioner på de udførte kvalitetskontroller i Ydelse., Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler på følgende sagsområder: Førtidspensioner og personlige tillæg Uddannelseshjælp/aktivering Merudgifter til børn, servicelovens 41 Forsikrede ledige Midlertidig arbejdsmarkedsydelse På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende personsagsområder, på trods af enkelte fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler: Integrationsprogram Kontanthjælp/aktivering Særlig støtte efter Aktivlovens 34 Sygedagpenge Jobafklaring Revalidering Tabt arbejdsfortjeneste, servicelovens 42 Vi har fulgt op på de konstaterede fejl og mangler og påset, at der er foretaget berigtigelse ved den afsluttende revision. Dog har vi fortsat ikke modtaget endelig svar på sager med fejl efter Servicelovens 42, der efter vores vurdering kan have refusionsmæssig betydning; idet der blandt andet er tale om manglende grundlag i sagen. På baggrund af den udførte revision, er det vores opfattelse, at følgende personsagsområder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Forrevalidering Tabt arbejdsfortjeneste, servicelovens 42 Forrevalidering Vi har i forbindelse med den løbende revision 2015 foretaget opfølgning på kommunens iværksatte tiltag, som skulle sikre en forbedret sagsadministration på området.

160 587 På baggrund af den udførte revision, er det vores vurdering, at personsagsområdet fortsat ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores vurdering, at de iværksatte tiltag i lighed med tidligere ikke har haft tilstrækkelig effekt, og at der forsat er for mange fejl i sagerne. Vi skal fortsat henstille, at det sikres, at kriterierne forud for påbegyndelse af forrevalidering er opfyldt og dokumenteret på sagerne. Vi anbefaler et fortsat skærpet ledelsestilsyn med området. Der henvises i øvrig til afsnit 1.4 revisionens bemærkninger. Tabt arbejdsfortjeneste efter servicelovens 42 Vi har i forbindelse med den løbende revision konstateret en systematisk fejl i beregningen af tabt arbejdsfortjeneste. Vi har ved den afsluttende revision konstateret at fejlene ikke er rettet. Det er oplyst, at sagerne er gennemgået og at beregninger fra 2016 er rettet. Der er ikke foretaget gennemgang eller berigtigelser vedrørende konstaterede fejl i Der henvises til bilag 1, 2 og 3, hvor der fremgår en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder fravalg samt den tværministerielle oversigt og opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2014 og tidligere år. 8.5 Afsluttende revision Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Vi har kontrolleret, at kommunen har afstemt restafregningsskemaerne til bogføringen. Vi har endvidere stikprøvevis undersøgt, om kommunens kontering af udgifter og indtægter vedrørende refusionsanmeldelserne, er korrekt og kommer korrekt til udtryk i regnskabet. Vi har ligeledes kontrolleret, om eventuelle refusionsmæssige berigtigelser vedrørende tidligere år er korrekt opgjort og medtaget i refusionsopgørelserne. Dog er der ikke i forhold til området Tabt arbejdsfortjeneste, servicelovens 42, foretaget refusionsberigtigelse af generel fejl vedrørende beregning af eget pensionsbidrag. Der henvises til afsnit og bilag 2 i denne beretning, afsnit Vi har påset, at der ved skattepligtige ydelser er foretaget korrekt beregning og afregning af A-skat mv. Konklusion Det er vores opfattelse, at restafregningsskemaerne generelt er aflagt i overensstemmelse med fagministeriernes regler for området, samt at kommunens restafregning af refusion på sociale udgifter svarer til bogføringen Fokusrevision jobrotation - forvaltningsrevision Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 25. september 2015 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2015, gennemfører en fokusrevision vedrørende jobrotation som forvaltningsrevision. Vi har foretaget denne fokusrevision i overensstemmelse med aftalen om arbejdshandlingerne af 19. oktober 2015 mellem BDO og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering. Vores arbejde er udført i overensstemmelse med den internationale standard om aftalte arbejdshandlinger vedrørende regnskabsmæssige oplysninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, og arbejdet er opsummeret som følger: at jobrotationsvikaren og den beskæftigede der vikarieres for, har tilknytning til det danske arbejdsmarked

161 588 at der er tale om et reelt vikarforhold, hvor vikaren indtræder i den beskæftigedes sted at den beskæftigede midlertidigt deltager i uddannelse Forvaltningsrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrol- og tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der forvaltes i overensstemmelse med reglerne, og at kommunen følger de skitserede forretningsgange. Resultatet af fokusrevisionen skal munde ud i en række anbefalinger og forslag til udvikling af administrationsgrundlaget i styrelsens vejledningsmateriale, til brug for kommunernes administration af ordningen. Vi har foretaget denne fokusrevision forvaltningsrevision, og har afgivet en erklæring til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering til deres brug Socialt bedrageri I bekendtgørelse nr. nr af 10. december 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets og Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), er der fastsat et krav om, at vi skal påse, at kommunen har etableret procedurer til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser mod bedre vidende på områder omfattet af denne bekendtgørelse samt for sagsoplysning på Udbetaling Danmarks sagsområde, jf. 11 i lov om Udbetaling Danmark, og om procedurerne fungerer på betryggende vis. Vi har ved vores revision påset: Om kommunen har vedtaget politiske eller strategiske retningslinjer Hvordan kontrollen er organiseret Om kommunen har en procedure for håndtering af oplysninger mellem afdeling, fra andre myndigheder, private samt gennemførte virksomhedskontroller og elektroniske eller manuelle kontroller. Herunder om kommunen har nedsat en kontrolgruppe Om kommunen har en procedure for tilbagebetalingskrav Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen har etableret en betryggende og hensigtsmæssig forretningsgang til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser.

162 589 9 Afgivne revisionsberetninger og påtegnede opgørelser mv. 9.1 Revisionsberetninger afgivet til Helsingør byråd Der er ikke afgivet delberetninger i Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver Der henvises til oversigten i bilag 5.

163 Revisors erklæring Vi erklærer, at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbestemmelser vi under revisionen har modtaget de oplysninger, som vi har anmodet om Vi har iværksat foranstaltninger til sikring af, at BDO ikke har leveret ydelser omfattet af Revisorlovens 21, stk. 1, til de af kommunen ejede virksomheder og selvejende institutioner med driftsoverenskomst. Roskilde, den 15. juni 2016 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Per Lund Statsautoriseret revisor Verni Jensen Registreret revisor

164 591 BILAG 1, BESKÆFTIGELSESMINISTERIET 1 Tværministeriel oversigt over konstaterede fejl og mangler ved den sociale revision 2015 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Beskæftigelsesministeriets områder - regnskabsåret 2015 Beskæftigelsesministeriet Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Funktion , samt Funktion Kontant-og uddannelseshjælp. Udbetaling, beregning og kontering. Rådighedsvurdering og sanktionering. Aktivering, kontaktforløb, jobplaner mv. LAS LAB Væsentlige fejl uden refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedr. konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering, som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres) nej nej nej ja nej nej nej ja - 0 Funktion samt Revalidering inkl. forrevalidering LAS kap ja nej nej Ja revalidering, nej ikke foreevalidering

165 592 Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Funktion , , og Tilskud til udgifter til hjælpemidler, mentor, befordringsgodtgørelse m.v. samt tilskud til jobrotation og voksenlærlinge, løntilskud m.v. Væsentlige fejl uden refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedr. konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering, som fremgår af revisionsberetningen) LAB kap. 9 b, 12, 14 og 15 samt kap nej nej - nej ja - 0 Forbehold (Antal noteres) Funktion Funktion Funktion Driftsudgifter Fleksjob LAB Ledighedsydelse og særlig LAS kap. 7 ydelse LAB kap. 10 m.v nej nej - nej ja ja ja ja ja - - Funktion og Funktion Sygedagpenge Fleksydelse Lov om syge- dagpenge Lov om fleksydelse nej nej nej ja Funktion Funktion Delpension Seniorjob Lov om delpension Lov om seniorjob

166 593 Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Funktion Funktion , og Funktion Funktion Funktion Servicejob (løntilskud) Forsikrede ledige (medfinansiering af a-dagpenge, opfølgning kontaktforløb og tilbud) Forsørgelse og aktivering af personer i ressourceforløb, der modtager ressourceforløbsydelse Forsørgelse og aktivering af personer i jobafklaringsforløb, der modtager ressourceforløbsydelse Særlig uddannelsesydelse til ledige, hvis dagpengeperiode udløb i 2013 samt dertilhørende aktiveringsudgifter Lov om ophævelse af lov om servicejob 82 a i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og LAB LAB kapital 12 a LAB kapital 12 b. Lov om uddannelsesordning til ledige, som har opbrugt deres dagpengeret. Væsentlige fejl uden refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedr. konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering, som fremgår af revisionsberetningen) nej nej - nej ja ja ja - - Forbehold (Antal noteres) nej nej nej ja

167 594 Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Funktion og Funktion Funktion Midlertidig arbejdsmarkedsydelse (medfinansiering af midlertidig arbejdsmarkedsydelse og tilhørende aktiveringsudgifter) Kontantydelse og dertilhørende aktiveringsudgifter Hjælp i særlige tilfælde (enkeltudgifter, sygebehandling, samværsret med børn, flytning) LAB kapitel 13 d og lov om arbejdsløshedsforsikring 52 o. Lov om kontantydelse LAS kap. 10 Væsentlige fejl uden refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedr. konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering, som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres) nej nej - nej ja Funktion Efterlevelseshjælp LAS kap. 10 a ja Funktion / Beboerindskudslån Lov om individuel boligstøtte ja ja - -

168 595 Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Funktion Personlige tillæg til pensionister LAS - Lov om aktiv socialpolitik, LAB - Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats IL Lov om integration af udlændinge i Danmark Lov om social pension kap. 2 og Bekendtgørelse af lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. kap. 2 Væsentlige fejl uden refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedr. konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering, som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres) nej nej - nej ja - 0 Er der manglende afstemninger på Beskæftigelsesministeriets område Ja Nej X

169 Indledning Dette bilag er en særskilt redegørelse til Beskæftigelsesministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr af 10. december 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2015 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Beskæftigelsesministeriets ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedr og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager 1.2 Opfølgning på decisionsskrivelser for 2014 og evt. tidligere Der er modtaget decisionsskrivelse fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering af 18.december Følgende er anført i decisionsskrivelsen som vi har foretaget opfølgning på: Beboerindskudslån Ministeriet kan konstatere, at gennemgang eller fravalg af sagsområdet Beboerindskudslån efter lov om individuel boligstøtte, ikke fremgår af beretningen. Ministeriet skal bede revisor følge op på dette forhold i næste års beretning. Det kan oplyses, at der er foretaget gennemgang af 2 personsager i 2014, hvori der ikke er konstateret fejl. Opfølgning på tidligere beretninger Flekslønstilskud Revisor oplyser, at kommunen ikke har fulgt revisors anbefalinger om at gennemgå alle sager om flekslønstilskud bagudrettet. Revisor oplyser, at det er kommunens opfattelse, at der alene er tale om fejl som beløbsmæssigt er uvæsentlige. Ministeriet bakker forsat op om revisors anbefaling af en gennemgang af alle sager. Det kan oplyses, at samttlige sager er gennemgået og genberegnet. Vi anser herefter forholdet for afsluttet. Fleksjob I 2 sager om fleksjob fra 2009 har der været uenighed mellem revisor og kommunen. Det fremgår nu af beretningen, at revisor har noteret, at STAR den 22. januar 2015 har sendt svar til kommunen. STAR har ikke modtaget yderligere materiale fra kommunen om problemstillingen, og det er derfor forventningen, at der nu er fulgt op og at revisor påser det. Kommunen har oplyst at de er i dialog med STAR om afklaring af tvist. 1.3 Personsagsgennemgang I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler, der er konstateret ved gennemgangen af personsagerne.

170 Kontanthjælp, aktivering, uddannelseshjælp og særlig støtte i henhold til 34 i Aktivloven Vi har foretaget gennemgang af 11 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 1 sag vedrørende kontanthjælp er der ikke foretaget tilstrækkelig sagsbehandlingsskridt i forbindelse med borgers udeblivelse. Fejlen anses for væsentlig og kan have refusionsmæssig betydning. I 1 sag vedrørende 34 støtte, er der ikke foretaget opfølgning på om borger har søgt boligstøtte som besluttet. Fejlen vurderes at være væsentlig idet den kan have refusionsmæssig betydning. Konklusion På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne, på trods af enkelte væsentlige fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Revalidering inkl. forrevalidering Vi har foretaget gennemgang af 6 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 3 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager vedrørende forrevalidering, er der ikke udarbejdet rehabiliteringsplan forud for bevilling af forrevalidering. Fejlen vurderes at have generel karakter. I 3 sager vedrørende foreevalidering, er der ikke udarbejdet plan rettidigt. (I 2 af sagerne var tilbuddet heller ikke oprettet som aktivitet til tiden). Fejlen vurderes at have generel karakter. I 1 sag vedrørende revalidering, ses der ikke at være udarbejdet rehabiliteringsplan forud for iværksættelse af revalideringstiltag. Konklusion På baggrund af den udførte revision, er det vores opfattelse, at personsagsområdet Revalidering, på trods af en væsentlig fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. I forhold til personsagsområdet Forrevalidering, er det på baggrund af den udførte revision, vores vurdering at personsagsområdet fortsat ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores vurdering, at de iværksatte tiltag i lighed med tidligere ikke har haft tilstrækkelig effekt og at der forsat er for mange fejl i sagerne. Vi skal fortsat henstille, at det sikres, at kriterierne forud for påbegyndelse af forrevalidering er opfyldt og dokumenteret på sagerne. Vi anbefaler et fortsat skærpet ledelsestilsyn med området. Vi er bekendt med at Jobcenteret har fokus på området og nye tiltag er iværksat. De konstaterede fejl er rettet. Der henvises i øvrig til afsnit 1.5. Revisionens bemærkninger og afsnit Forretningange sammenfattende konklusion personsagsgennemgang Sygedagpenge Vi har foretaget gennemgang af 5 personsager.

171 598 Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager er der ikke sket korrekt kontering På baggrund af den udførte revision, er det vores opfattelse, at personsagsområdet, på trods af en væsentlig fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har ved den afsluttende revision påset refusionsberigtigelse i sagerne Forsørgelse og aktivering af personer i jobafklaringsforløb, der modtager ressourceforløbsydelse. Vi har foretaget gennemgang af 2 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning (i den ene sag er sagen heller ikke forelagt teamet på ny som besluttet I 2 sager er der ikke udarbejdet indsatsplan Konklusion På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet, på trods af enkelte væsentlige fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 1.4 Fravalg af personsagsgennemgang Vi har for 2015 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: Fleksjob Ledighedsydelse og særlig ydelse Fleksydelse Delpension Seniorjob Servicejob Forsørgelse og aktivering af personer i ressourceforløb, der modtager ressourceforløbsydelse Kontantydelse og dertilhørende aktiveringsudgifter Hjælp i særlige tilfælde (enkeltudgifter, sygebehandling, samværsret med børn, flytning) Efterlevelseshjælp Beboerindskudslån Vi har i 2015 fravalgt personsagsgennemgang på områderne Fleksjob, Ledighedsydelse og Særlig ydelse, Forsørgelse og aktivering af personer i ressourceforløb, der modtager ressourceforløbsydelse og Beboerindskudslån, idet der ikke tidligere er konstateret væsentlige fejl, kommunens forretningsgange anses for hensigtsmæssige og betryggende og kommunen har tilrettelagt kvalitetskontrol på områderne. Fleksydelse og Delpension er fravalgt, idet administrationen heraf på revisionstidspunktet var overgået til Udbetaling Danmark.

172 599 Seniorjob og servicejob er revideret i forhold til tilskudsberegning som en del af refusionsopgørelsen. Kontantydelse og dertilhørende aktiveringsudgifter og efterlevelseshjælp, er der på revisionstidspunktet ikke afholdt udgifter til. Hjælp i særlige tilfælde (enkeltudgifter, sygebehandling, samværsret med børn, flytning) er fravalgt, idet områderne ikke har væsentlig økonomisk betydning.

173 600 BILAG 2, SOCIAL- OG INDENRIGSMINISTERIET 2 Tværministeriel oversigt over konstaterede fejl og mangler ved den sociale revision 2015 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Social- og Indenrigsministeriets områder - regnskabsåret 2015 Social- og Indenrigsministeriet Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Væsentlige fejl uden refusions-mæssig betydning (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning (Antal noteres) Systema-tiske / generelle fejl uden refusionsmæssig betydning (Ja/Nej) (Ja/Nej) Systema-tiske / generelle fejl med refusionsmæssig betydning Kommen-tarer vedrørende konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisionsbemærkninger (Noteres ved angi-velse af samme numme-rering, som fremgår af revisions-beretningen) Forbehold (Antal noteres) Funktion Statsrefusion Særligt dyre enkeltsager SEL nej nej - nej ja - 0 Funktion Hjælp til flygtninge SEL 181 (Udgifter med 100 % statsrefusion) Merudgiftsydelse SEL nej nej - nej ja nej nej - nej ja - 0 Funktion Funktion Tabt arbejdsfortjeneste Advokatbistand, aktindsigt mv. SEL 42 SEL nej ja og afsnit i beretning nr. 20 nej ja Funktion Dækning af nødvendige merudgifter SEL ja ja - - Funktion Funktion Botilbud SEL 109 Botilbud SEL nej nej - nej ja nej nej - nej ja - 0 SEL - Lov om social service Er der manglende afstemninger på Social- og Indenrigsministeriets område Ja Nej X

174 Indledning Dette bilag er en særskilt redegørelse til Social- og Indenrigsministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr af 10. december 2015, om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2015 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Social-og Integrationsministeriets ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2014 og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager 2.2 Opfølgning på decisionsskrivelser vedrørende 2014 og tidligere år Der er modtaget decisionsskrivelse fra Social og Indenrigsministeriet af 19. februar Der ses ikke at være forhold til opfølgning. 2.3 Personsagsgennemgang I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler, der er konstateret ved gennemgangen af personsagerne Tabt arbejdsfortjeneste Vi har foretaget gennemgang af 3 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl i de udvalgte sager med udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager er beregning af tabt arbejdsfortjeneste ikke korrekt i forhold til eget pensionsbidrag. Der er tale om en generel fejl, som man er enig i. Det er oplyst, at alle sagerne er gennemgået og vil blive rettet fremadrettet. Vi har således ikke påset refusionsberigtigelse af fejl i Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl i de udvalgte sager uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager ses der ikke umiddelbart at foreligge tilstrækkelig løndokumentation forud for beregning og udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. Det har ikke været muligt at få endeligt svar på vores kommentarer til sagerne. Konklusion På baggrund af den udførte revision, er det vores opfattelse, at personsagsområdet på trods af enkelte væsentlige fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det anbefales dog fortsat at foretage refusionsberigtigelse af sagerne med fejl i forhold til beregning af eget pensionsbidrag, ligesom vi fortsat skal anmode om at få svar på vores kommentarer til de gennemgåede sager hvor der er konstateret fejl.

175 Fravalg af personsagsgennemgang Vi har for 2015 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: Advokatbistand Dækning af nødvendige merudgifter SEL 100 Personsagsgennemgang på Advokatbistand, da området ikke er af væsentlig økonomisk betydning. Dækning af nødvendige merudgifter, er fravalgt idet der ikke tidligere er konstateret væsentlige fejl, og kommunens forretningsgange anses for hensigtsmæssige og betryggende.

176 603 BILAG 3, UDLÆNDINGE-, INTEGRATIONS- OG BOLIGMINISTERIET 3 Tværministeriel oversigt over konstaterede fejl og mangler ved den sociale revision 2015 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets områder - regnskabsåret 2015 Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Udarbejdelse af integrationskontrakt inden for 1 måned IL 19 Væsentlige fejl uden refusions-mæssig betydning (Antal noteres) (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedrørende konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering som fremgår af revisionsberetningen) nej nej - nej ja - - Forbehold (Antal noteres) Løbende opfølgning på integrationskontrakten IL nej nej nej ja - - Funktion Tilbud om integrationsprogram, herunder aktive beskæftigelsesrettede tilbud og tilbud om ordinær danskuddannelse IL Kapitel nej nej - nej ja - - Funktion Tilbud om introduktionsforløb, herunder aktive beskæftigelsesrettede tilbud, tilbud om arbejdsmarkedsrettet danskundervisning og ordinær danskuddannelse IL Kapitel 4a Nej, optalt samlet under resulttatuilskud og refusion ja - - Funktion Udbetaling af kontanthjælp og integrationsydelse til udlændinge omfattet af integrationsprogrammet og LAS kapitel nej nej - nej ja - -

177 604 Funktion Sagsområde Regler Antal udvalgte sager udbetaling af integrationsydelse til øvrige Væsentlige fejl uden refusions-mæssig betydning (Antal noteres) (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning Systema-tiske / generelle fejl uden refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Systematiske / generelle fejl med refusions-mæssig betydning (Ja/Nej) Kommentarer vedrørende konstaterede fejl (henvisning til afsnit) Området fravalgt (Ja/Nej) Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler (Ja/Nej) Revisions bemærk-ninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres) Funktion og Funktion Resultattilskud og refusion Henvisning til danskuddannelse efter danskuddannelsesloven IL 45 og LAS kapitel stk. 2 Danskuddannelses-lovens 2, 2a og 2b nej nej - nej ja ja Funktion Hjælp i særlige tilfælde IL kapitel ja ja - - Funktion Grundtilskud, tilskud til uledsagede mindreårige IL nej nej - nej ja - 0 Funktion Udbetaling af repatrieringsstøtte m.v. Repatrieringslovens ja ja - - IL Lov om integration af udlændinge i Danmark LAS Lov om aktiv socialpolitik Er der manglende afstemninger på Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets område Ja Nej X

178 Indledning Dette bilag er en særskilt redegørelse til Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr af 10. december 2015, om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2015 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedr og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager 3.2 Opfølgning på decisionsskrivelser for 2014 og evt. tidligere Der er den 11. april 2016 modtaget udateret decisionsskrivelse fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet. Der ses ikke at være forhold til opfølgning. 3.3 Personsagsgennemgang I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler, der er konstateret ved gennemgangen af personsagerne Integrationsprogrammet Vi har foretaget gennemgang af 3 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl og mangel i de udvalgte sager, uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager er der ikke sket rettidig opfølgning Det er oplyst, at jobcentret ikke mener, at der er tale om en generel fejl i forhold til manglende rettidig opfølgning, men at det ikke kan udelukkes, at samme fejl kan være sket i andre sager. Jobcentret modtog rigtig mange nye integrationsborgere og der blev ansat flere nye medarbejdere i foråret/forsommeren 2015, oplyser de. Konklusion: På baggrund af den udførte revision, er det vores opfattelse, at personsagsområdet på trods af en væsentlig fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 3.4 Fravalg af personsagsgennemgang Vi har for 2015 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: Henvisning til danskuddannelse efter danskuddannelsesloven Hjælp i særlige tilfælde efter IL kap. 6 Repatrieringsstøtte Henvisning til danskuddannelse efter danskuddannelsesloven i forhold til tilskudsberegning revideres som en del af refusionsopgørelsen. Der er dog foretaget frvalg heraf, da området ikke er af væsentlig

179 økonomisk betydning. Hjælp i særlige tilfælde efter IL kap. 6 og Repatrieringsstøtte, idet der ikke tidligere er konstateret væsentlige fejl, og kommunens forretningsgange anses for hensigtsmæssige og betryggende. 606

180 607 BILAG 4, OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV Vi har efterfølgende beskrevet den udførte revision på øvrige områder med særlige rapporteringskrav, hvor der ikke i forvejen er afgivet særskilt revisionsberetning. Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet Byfornyelse Vi har foretaget en gennemgang af byfornyelsesområdet i kommunen. Byfornyelsesområdet omfatter følgende: Lov om byfornyelse og udvikling af byer, herunder områderne: Områdefornyelse, bygningsfornyelse, opkøb af nedslidte ejendomme, friarealer, kondemnering og byfornyelsesnævn. Revisionen er udført i overensstemmelse med de bekendtgørelser, der er relevante for de enkelte beslutningstyper, herunder: Bekendtgørelse nr. 743 af 24. juni 2013, om regnskab og revision efter lov om byfornyelse og udvikling af byer. I forbindelse med den foretagne revision er det bl.a. efterprøvet, at de af byrådet trufne beslutninger, er i overensstemmelse med gældende love om byfornyelse. Det er påset, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af byggeregnskaberne og de kommunale udgifter. Den talmæssige korrekthed og sammenhæng mellem regnskaberne/opgørelserne og de enkelte posteringer er kontrolleret ved brug af det foreliggende regnskabsmateriale. Regnskaberne og opgørelserne er påset korrekt udarbejdet og i overensstemmelse med det reviderede regnskabsmateriale. Revisionen er foretaget ved stikprøver i det omfang, det er skønnet forsvarligt, og gældende forskrifter ikke har været til hinder herfor. Revisionen har givet overbevisning om, at statsrefusionsopgørelsen for regnskabsåret 2015 er retvisende, herunder at refusionsgrundlaget er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Efterfølgende redegøres for antal reviderede byfornyelsessager. Herudover er der særskilt redegjort for de enkelte fejl- og mangeltyper. I denne redegørelse er alle konstaterede fejl og mangler i den enkelte byfornyelsessag medtaget. Såfremt fejlen eller manglen er systematisk, er dette anført. Der er gennemgået 2 sager, hvoraf 2 er uden fejl Der henvises i øvrigt til Bilag 5, Oversigt over påtegnede regnskaber. Konklusion Det er vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Øvrige ministerier og styrelser Projektregnskaber med tilhørende revisionsprotokol Vi har i løbet af regnskabsåret 2015 forsynet følgende projektregnskaber med vores revisionserklæring samt afgivet en revisionsprotokol til tilskudsyderen:

181 608 Arbejdsmarkedsstyrelsen/ Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr for perioden , for perioden , for perioden , for perioden , for perioden Puljen Implementering af kontanthjælpsreformen for perioden til Regional Uddannelsespulje for perioden til Uddannelsesløft for perioden til Pulje til etablering af unge-/uddannelsescentre for perioden til Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Socaile Forhold Misbrugsbehandling afprøvning af U-Turn modellen for perioden og Løft af ældre området for perioden til Region hovedstaden Clikc Festival for perioden til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters Projekt Klub+ - for perioden til Projekt Klub+ - for perioden til Vejdirektoratet Helsingør Cykelby for perioden til Statens kunstråd/kunstfond Honorarstøtte - for perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015 Alle projektregnskaber er forsynet med vores erklæring om, at tilskudsopgørelsen efter vores opfattelse i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse med tilskudsyders tilskudsbrevs bestemmelser, samt at tilskuddet er anvendt til det bevilgede formål. De afgivne revisionsprotokoller er hver for sig ikke omfattet af 42b, stk. 1, i Den kommunale Styrelseslov og er således ikke udsendt til de enkelte byrådsmedlemmer, men alene fremsendt til tilskudsyder samt kommunens administration. Tilskud til kommunale museer fra Kulturarvsstyrelsen Vi har undersøgt om indberetningen til Kulturarvsstyrelsen, vedrørende Helsingør Kommunes museer, er korrekt. Vi har foretaget den lovpligtige samlingsrevision. Vi har afgivet en revisionsprotokol, der ikke er omfattet af 42b, stk. 1, i Den kommunale Styrelseslov, og er således ikke udsendt til de enkelte byrådsmedlemmer, men alene fremsendt til tilskudsyder, samt kommunens administration.

182 609 Tilskud fra puljen til støtte til videreførelse af projekter under Psykiatriaftalen Kommunen har modtaget tilskud til projektet Aktivitetshus for ældre. Vi har som led i den udførte revision er det undersøgt om: Tilskuddet for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014, er anvendt til formålet Regnskabet for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014, er aflagt i henhold til tilsagnsskrivelsen Revisionen er udført som led i den samlede kommunale revision. Konklusion Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.

183 610 BILAG 5, PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER Oversigt over revisionspåtegnede opgørelser for 2015 Indberetning til energitilsynet jf. el- og varmeforsyningsloven, 2014 Statsrefusionsopgørelse til Byfornyelse, 2014 Opgørelsen af ikke udbetalt feriegodtgørelse og løn under ferie eller ferietillæg, for perioden 1. maj 2014 til 30. april 2015 Refusionsopgørelse for udgifter til EGU, for 1. december 2014 til 30. november 2015 Indberetning for kommunernes afståelse af vandforsyninger eller spildevandsforsyninger, 2015 Saldoopgørelse af momsrefusionsordningen, 2015 Refusionsopgørelse vedrørende udgifter til beboerindskud, 2015 Refusionsopgørelse vedrørende udgifter i Særligt dyre enkeltsager efter 176 i lov om social service, 2015 Refusionsopgørelse for sociale udgifter, 2015 Revisorerklæring vedrørende kommunens administration af og indberetning til BOSSINF, 2014 Køb af refusionsgodkendte forestillinger af børneteater og opsøgende teater, 2015 Delte pensioner Legater Opgørelsen over afholdte udgifter til tjenestemandspensioner og opsatte pensioner vedrørende tidligere tjenestemandsansatte - for perioden (Fødevarestyrelsen) Opgørelsen over afholdte udgifter til tjenestemandspensioner og opsatte pensioner vedrørende tidligere tjenestemandsansatte - for perioden (Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold) Årsregnskabet for Fælleslegatet 2015 Årsregnskabet for Flidslegatet 2015 Tilskudsopgørelser for projekter Social- og Indenrigsminiseriet Aktivitetshuset for ældre for perioden til Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Socaile Forhold Udbredelse af erfaring fra Hjemløsestrategien i Helsingør for perioden til Misbrugsbehandling afprøvning af U-Turn modellen for perioden og Løft af ældre området for perioden til Region hovedstaden Click Festival for perioden til Kulturstyrelsen Tilskud fra formidlingsordningens pulje 3 for sæson 2014/215 Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters Projekt Klub+ - for perioden til

184 611 Projekt Klub+ - for perioden til Vejdirektoratet Helsingør Cykelby for perioden til Undervisningsministeriet Digitale lærermidler for perioden til Arbejdsmarkedsstyrelsen/ Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering Jobrotation j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr.: for perioden j.nr for perioden , for perioden , for perioden , for perioden , for perioden Puljen Implementering af kontanthjælpsreformen for perioden til Regional Uddannelsespulje for perioden til Uddannelsesløft for perioden til Pulje til etablering af unge-/uddannelsescentre for perioden til Statens kunstråd/kunstfond Honorarstøtte - for perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015 Anlægsregnskaber Bastionen Skimmelsvamp, for perioden 10. maj 2010 til 21. september Bygningsmæssige konsekvenser af kapacitetstilpasningen på daginstitutionsområdet, for perioden 10. september 2012 til 21. september Dialogportal Børne- og Uddannelsesudvalgets område, for perioden 9. december 2013 til 22. juni Fremtidens Folkeskole indkøb af Computere, for perioden 28. april 2014 til 22. juni Istandsættelse/pavillon, Nørrevej 97, for perioden 24. juni 2013 til 21. september Mørdråben skimmelsvamp, for perioden 18. februar 2008 til 21. september 2015

185 PCB skimmelsvamp undersøgelse, for perioden 16. december 2013 til 21. september Planlagt vedligehold 2014, for perioden 16. december 2013 til 21. september Renovering af atletikstadion på Rønnebær Allé, for perioden 14. december 2009 til 26. maj Busterminal Prøvestenen, for perioden til Cykelsti på Ndr. Strandvej (Lappen/Julebæk), for perioden til Byggemodning, Hymersvej/Ulstrupparken/Gefionsparken. Senior boliger, for perioden til Nyanlæg og Levetidsforlængende arbejder, Nordhavnen, for perioden til Veje Sikring af skoleveje, rammebeløb 2014, for perioden til Øvrige opgaver Vi har i regnskabsåret 2015 og frem ti påteningstidspunktet ydet kommunen bistand med følgende opgaver: Gennemgang af BPA regnskaber Tilsyn plejecentre Tildelingsmodel dagtilbud Gennemgang af hjemtagelse af regres på sygedagpenge (2013) Forinden accept af ovennævnte arbejder har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed.

186 Bilag: 6.2. Notat vedr. DGI Landsstævne - Holbæk Samlet rapport Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

187

188 Indholdsfortegnelse Forhistorie...4 Hvordan gik landsstævnet så forord...6 Regnskabet for landsstævnet Regnskabsbemærkninger...9 Projektudvalget...13 Planlægningsgruppen Stævnecentrum...16 Landsstævnesekretariatet...19 Planlægningsgruppen Skydning...23 Planlægningsgruppen Forsyning...26 Planlægningsgruppen Beredskab...30 Planlægningsgruppen Indkvartering...33 Planlægningsgruppen PR og kommunikation...37 Planlægningsgruppen Skiltning...40 Planlægningsgruppen Udsmykning...43 Planlægningsgruppen Aktivitetssteder...45 Planlægningsgruppen Renovation og rengøring...48 Planlægningsgruppen Transport...51 Litteraturliste og kontaktpersoner

189 FORHISTORIEN Juni 2003 December 2003 Februar 2004 Februar 2005 Januar 2006 Holbæk byråd godkender ansøgning om, at være værtskommune for DGI/DDS landsstævne Det offentliggøres at Holbæk i konkurrence med 5 andre byer er valgt som landsstævne by Der nedsættes intern arbejdsgruppe bestående af borgmester Jørn Sørensen, kommunaldirektør Niels Elmer Hansen, direktør Anders Asmind, direktør Bruno Hansen, byplanchef Jens Hedegård, afdelingsleder Hans Preisler og sekretariatsleder Vibeke Sunesen, til at forestår den indledende planlægning af arrangementet herunder indretning af Fælleden til landstævne-formål. Diverse forslag om udformning af Fælleden (150 ha) til landsstævneområde fremlægges og diskuteres. Sammenlægnings-udvalget for Ny Holbæk nedsætter politisk projektudvalg til at forestår planlægning og afvikling af L2009, bestående af Sten Klink Pedersen (A) Formand Chr. Ahlefeldt Laurvig (V) Kurt Johansen (V) Martin Jungsgaard (B) Niels Christensen (SF) Opgaven beskrevet i overordnet kommissorium. Marts 2006 Torben Mortensen udnævnes til projektleder administrativ ansvarlig for Holbæk kommunens andel af landsstævnet indtil på deltid og herefter fuldtids ansat. Jan Schou-Larsen involveres ligeledes i opgaven på fuld tid fra 1. januar 2007 som projekt-koordinator. Juni 2006 Oktober 2006 En delegation på 25 bestående af politikere, embedsmænd, erhvervsog foreningsrepræsentanter og ildsjæle deltager i Landsstævne 2006 i Haderslev, som forberedelse til det kommende planlægningsarbejde i Holbæk. Endelig vedtagelse af lokalplan 3.30 om benyttelse af Fælleden til natur- og fritidsformål og herunder til at rumme Landsstævnet Februar 2007 Byrådet frigiver 17 mil. kr. - primært til anlægsopgaver på Fælleden herunder storstadion, 2 fodboldbaner, stier, vejadgang og parkeringsområde. April 2007 De første spadestik til anlægsarbejdet på Fælleden blev taget den 18. april af borgmester Jørn Sørensen og DGI-formand Søren Møller. Maj 2007 Byrådet godkender endelig samarbejdsaftale med DGI/DDS med detaljeret fordeling af praktisk ansvar og økonomi. 4

190 I aftalen er fastlagt et max. deltagerantal på af hensyn til bedst mulig planlægnings-sikkerhed og økonomistyring. Oktober 2007 Oktober 2007 DGI/DDS og Holbæk Kommune åbner stævnekontor i kontorbygningen i Andelslandsbyen Nyvang. Byrådet tiltræder 1. samlede budgetberegning til finansiering således: År 2007 År 2008 År 2009/2010 Samlet bevilling kr. 17 mil. (tidligere frigivet) kr. 5 mil. kr. 28 mil. kr. 50 mil. Budgetberegningen er baseret på Haderslev-tal fra dog tilrettet for egentlige anlægsudgifter(fælleden) og således behæftet med stor usikkerhed. December 2007 Februar 2008 Juni 2008 Laila Meng Hansen starter på Holbæk kommunes landsstævnekontor pr. 1. december 2007 som administrativ koordinator. Igangsætning af 10 interne planlægnings- og arbejdsgrupper til løsning af Holbæk Kommunes bidrag til landsstævnet(rum, rammer og faciliteter). Gennemførelse af første omgang af Kendskabsmåling for Holbæk Kommune September 2008 DGI/DDS åbner for tilmelding til L2009. September 2008 Oktober 2008 November 2008 April 2009 Holbæk Kommune/DGI afvikler Sensommer-cafe for det lokale erhvervsliv til udvikling af forretningsideer og involvering i L2009 i det hele taget. Byrådet ændrer konteringsprincipper for så vidt angår lønandel for år 2009, der hidtil er afholdt via konto 6 - administration. Udgiften på kr. 1,85 mil. overføres til landsstævnebevillingen, hvor beløbet ikke er medregnet i budgettet. Ide om anvendelse af de tidligere Silvan/Stark-haller på havnen til bespisning og afholdelse af de store aftensfester. Ved tilmeldingsfristens udløb ultimo april var deltagerantallet på ca fuldtidsdeltagere. Juli 2009 Stævnet gennemførtes i dagene juli September 2009 Gennemførelse af anden runde af Kendskabsmåling for Holbæk Kommune

191 HVORDAN GIK LANDSSTÆVNET SÅ - FORORD v/projektleder Torben Mortensen, Holbæk kommune - administrativ ansvarlig på Holbæk kommunes vegne. STÆVNETS AFVIKLING. Stævnet, som var det 25. i rækken, afholdtes i dagene juli 2009 i det flottest tænkelige sommervejr, med strålende blå himmel, høj sol og med temperatur på ca. 30 grader. Alle dagene med højt aktivitetsniveau i alle idrætsgrene på såvel stævneområdet fælleden, som spredt udover hele byområdet med fantastiske flotte særarrangementer torsdag, lørdag og søndag på storstadion. Arrangementer med alt hvad der ønskes kan - regentbesøg, eventyrforestilling, gymnastik i verdensklasse, fantastiske shows af efterskole-elever, højtidsstunder med faneindmarch, sang og musik i overværelse af ca mennesker pr. gang. I bycentrum og på havnen oplevedes 3 aftener med tilnærmelsesvis sydlandsk stemning blandt de mange feststemte deltagere og lokale borgere også til aften- og nattefesterne i de 2 STARK-haller på havnen. Alt i alt et meget vellykket stævne, som deltagerne i stort tal udtrykte stor tilfredshed med og som Holbæk med rette kan være stolt af at have været værtsby for. Udover at modtage de positive tilkendegivelser, har vi også os gjort os erfaringer om enkeltopgaver, som kunne være løst anderledes og endnu bedre. BYRÅDETS MÅL Se under projektudvalgets evaluering, rapporten side 14. HOLBÆK PÅ LANDKORTET!!! Med omkring deltagere og 5000 daglige tilskuere har repræsentanter fra hele landet oplevet et flot landsstævne, i et unikt område og samtidigt fået en mundsmag på, hvad Holbæk i øvrigt har at byde på i omgivelser og mange interessante attraktioner. I øvrigt er det således: at DR på de 4 stævnedage sendte 1 times daglig reportage fra stævnet med gennemsnitligt seere pr. udsendelse at stævnet og Holbæk by i 9 dage omkring stævnet er omtalt i mindst 245 reportager og artikler i aviser, blade og magasiner over hele landet (kilde: Medieovervågningsfirmaet infomedia ) at 6 TV-2-regioner i dagene før/under/efter stævnet har bragt flere daglige reportager og indslag at øvrige medier TvDanmark, TV-2-News, DR-P3 og P4, BT, Ekstrabladet og Politiken også har beskæftiget sig med stævnet at deltagerne via DGI-s spørgeskema, med 1101 respondenter ud af 2077 adspurgte har udtrykt 1. at 65 % vil anbefale Holbæk som turistby til venner og familie 2. at 68 % gerne vil besøge Holbæk igen 3. at kendskabsanalyse gennemført af firmaet Enalyzer i sept og i sept har vist noget om kendskabet til Holbæk både bland folk over hele landet men også i Holbæk. Desværre har det ikke været muligt, at få resultatet af 2. undersøgelse gennemført i september 2009 med i denne rapport. 6

192 Alt i alt må det fastslås, at Holbæk i høj grad er blevet eksponeret i forbindelse med stævnet og kendt blandt et meget stort antal mennesker over hele landet, med udgangspunkt i det flotte arrangement. Kun fremtiden kan vise, hvilke positive konsekvenser dette vil få for byen og kommunen. AT LØFTE I FLOK At et så stort arrangement, som et landsstævne vitterligt er, får prædikatet succesfuldt kommer ikke af sig selv. Realiteten er, at kun når alle gode kræfter forenes, er det muligt at skabe et godt resultat. Resultatet er i høj grad præget af at have haft fuld politisk opbakning i hele forløbet at mange instanser og personer har bidraget med ressourcer i det omfattende arbejde i planlægningsgrupper at hele den kommunale organisation på tværs har medvirket yderst positivt til løsning af mangeartede opgaver at kommunale og private institutioner (skoler, haller m.v.) hvor der er placeret indkvartering og aktiviteter har spillet yderst positivt med at også det lokale turist- og erhvervsliv har involveret sig, som en meget aktiv og engageret medspiller En måske lidt overset sidegevinst er, at alle involverede efterfølgende står tilbage med en stor glæde og stolthed over at have været en del af det fællesskab, som har medvirket til at skabe den flotte ramme for stævnet og kan i øvrigt se tilbage på en masse gode oplevelser og minder fra de hektiske dage i juli. En oplevelse som i sekretariatet har stået meget stærkt, har været at opleve en udstrakt vilje til opbakning og samarbejde på tværs mellem de enkelte kommunale enheder oven i købet i en tid, hvor eftervirkningerne af kommunesammenlægningen, har stillet store krav indadtil. Håbet er, at evnen og ånden fra Landsstævnet kan videreføres til andre store opgaver, med de mange positive aspekter der ligger heri. For Holbæk by/kommune må læren være, at vi kan løfte endog meget komplekse og store opgaver når blot VI LØFTER I FLOK. Foto: Ulrik Jantzen 7

193 REGNSKABET FOR LANDSSTÆVNE 2009 v/projektleder Torben Mortensen, Holbæk kommune - administrativ ansvarlig på Holbæk kommunes vegne. Det efterfølgende regnskab omfatter de afholdte udgifter i planlægningsperioden fra 2005 og frem til afviklingen i efteråret De beskrevne beløb i Budget er tilvejebragt og godkendt ved Byrådets vedtagelse af budgettet for 2008, ved budgetseminar den 15. august Idet planlægningen i 2007 var på et meget indledende stadium og da DGI s programlægning for stævnet ikke forelå valgtes at beregne budgettet på grundlag af de konkrete udgifter for Landsstævne 2006 i Haderslev, hvor deltagerantallet ligeledes var på svarende til det aftalte og forventede for Holbæk-stævnet. Budgetoplægget var alene korrigeret for kendte og forventede egentlige anlægsinvesteringer. Regnskabet udviser følgende hovedtal: Samlet bevilling årene Anlæg Stævneområdet på Fælleden Nettoudgifter stævnets afvikling Udgifter i alt Samlet mindreudgift Til uddybning af hovedtallene, skal påpeges, at deltagerantallet på ca i forhold til forventet deltagere har betydet en beregnet mindreudgift på ca. kr. 1,5 mil. hovedsageligt vedrørende udgifter til indkvartering og transport. Det skal også nævnes, at der i forløbet er konstateret en række mer- og mindreudgifter, som forklares nærmere nedenfor under de enkelte udgiftsposter. INVESTERING I FREMTIDEN. Som det fremgår, er den absolutte største enkeltpost, udgiften på kr. 24,170 mil. til anlæggelse af Stævneområdet på Fælleden til brug under stævnet, men således, at området efterfølgende kan anvendes til natur- og fritidsområde, som fastlagt i den vedtagne lokalplan for området. Anlægsbeløbet dækker således etablering af Stævnestadion, 2 fodboldbaner, vej-, sti- og parkeringsforhold samt anlæggelse af et antal midlertidige idrætsbaner. Tillige er investeret i permanent el- og vandforsyning omkring Storstadion til anvendelse under stævnet, men også med henblik på fremtidige aktiviteter i området. Som supplement til opfyldelse af lokalplanen, er også bekostet udgifter til stianlæg ved Agervang samt forbedring af adgangsvejen v/lillevang, for et samlet beløb på ca. kr Altså en samlet investering, som borgere og andre interesserede i mange år fremover fortsat kan nyde tilstedeværelsen af, med de mange udfoldelsesmuligheder som området indeholder. Også den voldsomme eksponering, som landsstævnet har givet Holbæk må betragtes som en investering, som må formodes fremover at have en mulig positiv effekt med henblik på bosættelse, erhvervslokalisering og alm. besøg i området - udover den saltvandsindsprøjtning, som selve stævnet havde, i form af merbeskæftigelse og handel i meget stort omfang. 8

194 Bemærkninger til regnskabstallene: Anlæg Stadion, boldbaner m.v. Udover at dække udgifter til det meget omfattende jord- og anlægsarbejde til realisering af lokalplanen er indeholdt en række yderligere udgifter. Ved byrådsafgørelse er således afholdt udgifter til pasning og pleje af baner/grønne arealer i en 2-årig periode i alt ca. kr uden at udgiften er indregnet i det oprindeligt budget. I regnskabstallet er også inkluderet kr til genplantning af skov på området i november 2009, til opfyldelse af krav i lokalplanen. Endelig er afholdt en udgift på kr til leje af midlertidigt anvendt tribune til stævnet. Landsstævnesekretariatet Udgiften dækker samlet udgift til drift af Landsstævnesekretariatet i perioden til Den væsentligste post er udgift til løn, pensionsbidrag m.v. i alt ca. kr.5 mil. heraf ca. kr.1,85 mil., som ved byrådsbeslutning om ændret konteringspraksis, er overført fra konto 6, uden at være indregnet i det oprindelige budget. Endvidere er anvendt ca. kr til 9

195 vand, varme, rengøring m.v. vedrørende de benyttede kommunalt ejede kontorlokaler i Andelslandsbyen - også uden budgetdækning. Skydning Skærpede myndighedskrav om bevogtning af våbensamlingen under stævnet er imødekommet via professionelt vagtmandskab udgift kr , som ikke var forudsat i budgettet. Forsyningen Rummer udgifter til etablering af supplerende forsyning med el og vand overalt, på stadion, aktivitetssteder i byområdet m.v. Det relativt store mindreforbrug, tilskrives en meget omhyggelig planlægning i forhold til de eksisterende behov, samt effektiv håndtering i etableringsfasen. Endelig spiller det positivt ind, at SEAS/NVE var sponsor på el-forbruget på og omkring Storstadion via den anlagte permanente forsyningsledning og opstilling af 2 midlertidige transformatorer. Beredskab Stort udsving i forhold til budget, kan forklares med, at udgiften til IT-etablering er afholdt af kontoen Kommunikation. Udgifter til leje af telte og kontorvogne figurerer under Indkvartering. Endvidere er besparelse opnået, idet der ikke som i Haderslev blev oprettet en fremskudt skadestue på stævneområdet. Indkvartering Væsentligste udgifter er til dækning af el, vand, pedel og rengøringshjælp, leje af telte til overnatning, morgenmadsforplejning og leje af supplerende bade- og toiletfaciliteter. I øvrigt opnåelse af besparelse på ca. kr ved opfindelse af egen sovesalsindretning i modsætning til leje heraf. Kommunikation og PR Årsagen til merudgift er at den samlede udgift til internetforbindelser på hele stævneområdet er afholdt her ca. kr Skiltning Med udgangspunkt i Haderslev-erfaringer blev der satset meget på forbedret skiltning/flere skilte. Merudgiften skyldes primært, at det af sikkerhedsmæssige og praktiske årsager blev overladt til Vej og Park at forestå skilteopsætningen i det offentlige rum mod behørig betaling herfor. Udsmykning Årsagen til merudgift i forhold til budget, er større udgifter til udbringning til køberne af de anvendte granit-blomsterkummer, hvor fri levering var en del af salgsprisen. En del af blomsterkummerne blev overdraget til de involverede skoler, institutioner som en tak for hjælpen. 10

196 Aktivitetssteder Dækker primært omkostninger til anvendelse af eksisterende idrætsanlæg. Årsagen til et relativ stort mindreforbrug i forhold til budget, er at etableringen af de 50 midlertidige beachvolley-baner er afholdt under anlæg-stævneområdet - som alternativ til placering ved Strandmøllevej, hvor der opstod problemer med placering i forhold til miljølovgivningen. Renovation og rengøring Indeholder udgifter til affaldshåndtering under stævnet samt professionel rengøring af lejede toiletvogne i offentligt rum mens rengøring på skoler med videre er henført under indkvartering. Årsagen til mindreudgiften i forhold til budget, er primært modtagelse af fordelagtige tilbud og en meget effektiv opgavehåndtering. Transport Beløbet omhandler alle udgifter til det etablerede busnet til transport af deltagere og borgere. Den samlede udgift blev mindre som følge af lavere deltagerantal, stram og effektiv kørselsplanlægning samt modtagelse af fordelagtige tilbud i udbudsfasen. Sundhed Regnskabsposten, som er en nettoindtægt, figurerer ikke i budgettet, idet denne aktivitet ikke var planlagt fra starten. Baggrunden er et opstået 3-parts-samarbejde mellem DGI/Holbæk kommune og Region Sjælland, som valgte at involvere sig i stævnet i specialprojektet Sundhed og Motion. Projektet udmøntede sig bl.a. i etablering af et sundhedstelt, med primært sigte på forebyggelse via tests, informationsformidling med videre, som blev et stort tilløbsstykke under stævnet. Region Sjælland ydede en samlet bevilling på kr. 1,5 mil. for deltagelse og eksponering i diverse publikationer før og under stævnet. Bevillingen blev delt ligeligt mellem DGI og Holbæk kommune efter indgået aftale. Som et led i 3-partsaftalen dækkede DGI og Holbæk Kommune alle omkostninger til teltleje, inventar, annoncer, skilte, markedsføring med videre udover udgifter til det grundlægende set-up til hele stævnet. Frivillige Indeholder udgiften til køb af frivillig arbejdskraft til udførelse af en meget lang række praktiske opgaver før/under og efter stævnet, i overensstemmelse med gældende tradition for benyttelse af frivillige fra foreninger med videre. I alt er købt ca timer a kr. 75 pr. time hvoraf kr. 40 pr. time er viderekanaliseret til de foreninger, som de frivillige repræsenterede. Der er således sket udbetaling fra Holbæk kommune via DGI til foreningerne for et samlet beløb på ca. kr Materialer køb fra Haderslev Udgiften er konteret på de relevante områder, aktivitetssteder, skydning, skilte. 11

197 REGNSKABETS SAMLEDE RESULTAT. En del af de særlige forhold er belyst ovenfor. Herudover kan henvises til yderligere talmæssige opstillinger i evalueringen for de enkelte planlægningsgrupper. Det skal også påpeges, at hele planlægningsforløbet har været præget af, at alle involverede i den grad har udvist respekt for den økonomiske situation og de fastlagte rammer for stævnet. Der er udfoldet meget store bestræbelser for at finde billige løsninger under respekt for god kvalitet for deltagerne og verdens bedste landsstævne. Processen har i den grad været præget af, at alle fremsatte ønsker og krav er blevet vurderet endnu engang og mulighederne for alternative løsninger genovervejet. Med afsæt i de usikre budget-forudsætninger, projektets omfang og karakter, de mange involverede parter og stævnets komprimerede forløb, må det økonomiske resultat med et mindreforbrug på i alt kr siges at være yderst tilfredsstillende, som alle implicerede kan være stolte af og fortjener stor ros og tak for. Når det at medvirke ved Landsstævnet på den ene eller anden måde, og samtidigt blev betragtet som en fantastisk oplevelse af de allerfleste, gør ikke det samlede forløb og resultat dårligere. Foto: Søren Wolstrup 12

198 Projektudvalget Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Steen Klink, Formand Kurt Johansen Niels Christensen Chr. Ahlefeldt-Laurvig Martin Jungsgård 13 Byrådet/Socialdemokraterne Byrådet/Venstre Byrådet/SF Byrådet/Venstre Byrådet/Radikale Venstre Mødeaktivitet Udvalget blev ved beslutning i Sammenlægningsudvalget for Ny Holbæk kommune i januar 2009, nedsat som 17.stk.4-udvalg(midlertidigt udvalg) og afholdt sit 1. møde den 8. marts I perioden indtil stævnet afholdtes i alt 33 udvalgsmøder ligesom udvalget løbende deltog i en række møder med repræsentanter fra DGI, Haderslev kommune, byrådet, Danmarks Naturfredningsforening, naboer til stævneområdet m.v. Kommissorium Projektudvalget (PU) skal efter sammenlægningsudvalgets kommissorium forestå planlægning, afholdelse og efterfølgende oprydning og evaluering af stævnet, inden for de af byrådet udstukne fysiske rammer for fælleden i lokalplan 3.30 via afsatte budgetmidler og i øvrigt efter de i kommissoriet beskrevne forudsætninger. Planlægningsforløbet Med udgangspunkt i det overleverede planlægningsmateriale, deltog udvalget i den 25-mands delegation som overværede Landsstævne 2006 i Haderslev. I delegationen deltog endvidere en række nøglepersoner fra den kommunale organisation, repræsentanter fra det lokale erhvervs- og kulturliv, repræsentanter fra idrætslivet og andre med særlige kompetencer og interesse for landsstævnet alle udvalgt med senere deltagelse i planlægningsarbejdet for øje. Deltagelsen i Haderslev var meget givende med hensyn til opsamling af erfaringer herunder også værdifuldt udbytte ved personlige samtaler og møder med nøglepersoner fra Haderslev. På baggrund af erfaringerne fra Haderslev aftaltes ved forhandling med DGI s forretningsudvalg i december 2006, at den foreløbige aftale om L2009 blev ændret således at der aftaltes et maximalt antal deltagere på og at der skulle arbejdes for størst mulig inddragelse af Holbæk by i arrangementet. I oktober måned 2007 åbner såvel Holbæk kommune som DGI/DDS selvstændige landsstævnekontorer med fælles mødefaciliteter m.v. i kontorbygningen i Andelslandsbyen, Nyvang på Oldvejen, som nærmeste nabo til det kommende Stævneområde på fælleden. Ligeledes i oktober 2007 godkendte byrådet det første samlede oplæg til budget for landsstævnet med finansiering således: År 2007 kr. 17 mil. År 2008 kr. 5 mill. År 2009/-10 kr. 28 mil. I alt kr. 50 mil. Budgettet tilvejebragt ved simpel prisfremskrivning af regnskabet for stævnet i Haderslev 2006 korrigeret for forskelle i anlægsudgifter, der for Holbæks vedkommende forventes at beløbe sig til i alt kr. 24 mill. til etablering af Storstadion, 2 permanente fodboldbaner og den nødvendige infrastruktur med vej, parkeringsanlæg, stier, forsyningsledninger og nødvendige genplantninger af skovafsnit.

199 Byrådets mål I det udarbejdede kommissorium for stævnet havde byrådet fastlagt disse overordnede MÅL: 1. Faciliteter og afvikling bedømt som det hidtil bedste 2. Kommunens sundhedsprofil styrkes gennem stævnet 3. Stævnet som udviklingsprojekt mellem kommune og foreningsliv 4. Stævnecentrum og andre faciliteter skal indgå i kommunens kultur- og fritidsfaciliteter Ad. 1. Faciliteter og afvikling og hvordan gik det så, med opfyldelsen af disse mål Iflg. DGI-spørgeskemaundersøgelse blandt 2077 deltagere hvor 1101 har besvaret skemaet udtrykker 86 % at rammerne for deres idræt fungerede godt. DGI s formand Søren Møller udtalte umiddelbart efter stævnet at Holbæk-stævnet hørte til blandt de allerbedste. I evalueringsrapport fra Turist-kontoret, udtaler turistchef Ina Løndahl at det var et fantastisk DDS/DGI Landsstævne og en stor succes for Holbæk. Fra Holbæk Handelstandforenings bestyrelse er det tilkendegivet at, på alle de store linier må afviklingen af L2009, siges at være en succes. Ad. 2. Kommunens sundhedsprofil. I sagens natur kan ændring heri ikke måles p.t. Selve stævnet er i sig selv et kæmpe PR-tiltag for at deltage i og blive motiveret til forebyggende motionsudøvelse. Med partnerskabs-initiativet Sundhed og Motion / Sundhedsteltet blev fra Region Sjælland, DGI og Holbæk kommune taget et specielt initiativ af oplysende og praktisk karakter en aktivitet som over 1000 mennesker deltog i. De mange tilbud på programmet kom og vær med aktiviteter var også meget velbesøgt. Der er alene tilbage at håbe, at stævnet kan have medvirket til øget deltagelse i de udbudte foreningsaktiviteter eller hos andre motionsudbydere og at nogen er blevet inspireret til ændret livsførelse via stævneoplevelser. Ad 3. Udviklingsprojekt mellem kommune og foreningslivet. Hele projektets planlægning og afvikling har i højeste grad indebåret et meget tæt og for kommunen udbytterigt samarbejde med foreningslivet bredt. Således deltog ca. 75 lokale foreninger/grupper i løsning af utallige praktiske og planlæggende opgaver. Endvidere har såvel turist- som erhvervslivet bidraget meget positivt og med fuld opbakning til stævnet. I hele forløbet har vi oplevet, konstruktivt medspil fra Holbæk Turistforening, Holbæk Regionens Erhvervsråd, Havne-gruppen og Holbæk Handelsstandsforening, som har bidraget til såvel detailplanlægning, men også i høj grad til at bycentrum blev involveret og inddraget i omfattende grad i stævnearrangementet. 14

200 Udover de nævnte har positive samarbejdsrelationer om praktiske opgaver tillige involveret Jyderup Statsfængsel, Kommunens Jobservice, Søbækskolen i Jyderup, Andelslandsbyen Nyvang, Tølløse Produktionsskole samt også en meget lang række lokale erhvervsvirksomheder, hvorfra er hentet værdifuld opbakning i form af rådgivning, leverancer og bistand i øvrigt - også med opgaveløsninger på favorable vilkår. En spændende sidegevinst har været konstateringen af, at også tværgående samarbejde mellem foreninger foreninger og erhvervsvirksomheder og nye samarbejdsformer mellem flere lokale virksomheder, har fundet sted og måske kan sætte sig positive spor i fremtiden. Ad 4. Stævnecentrum og andre faciliteter. Planlægningssituationen udartedes således, at alene Stor-stadion og de 2 nærliggende fodboldbaner skulle etableres permanent for at afvikle stævnet. Disse faciliteter blev indarbejdet i planen for stævneområdet efter en åben, positiv proces. Etableringen og anvendelsen af hele stævneområdet, inkl. sti/vej og parkeringsforhold viste i meget udstrakt grad, at hele området rummer et fantastisk potentiale for afvikling af arrangementer af enhver størrelse og art også set med fremtidsbriller. Af hensyn til områdets fremtidige anvendelse, vil tilførsel af bygningsfaciliteter i en eller anden størrelsesorden, i den grad udvide anvendelsesmulighederne og mindske følgeomkostninger ved arrangementer. Hvad gik godt og mindre godt Som projektudvalg(politisk ansvarlig) oplevedes det meget tilfredsstillende, at være involveret på et meget overordnet plan. Opgavefordelingen med meget kompetence til Landsstævnekontoret indenfor de skitserede rammer, fungerede fint med løbende, grundig orientering om beslutning, milepæle og økonomi. Godt med et langt planlægningsforløb (3½ år). Meget fornuftigt med aftalt max deltagerantal. Godt med et stærkt/velfungerende landsstævnekontor til samarbejde og sparring med DGI-kontoret. Yderst vigtigt at stævnet integreres i byen. Velfungerende med stort aktivitetsantal tæt på hinanden(stævneområde). Gode råd til Esbjerg: Der henvises til ovenstående positive bemærkninger. 15

201 Planlægningsgruppen Stævnecentrum Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Hans Preisler, Gruppeformand Frede Thiesen Kim Radmer Rene Højmark Poul Hangler Bo Møller Torben Mortensen Afdelingsleder, Holbæk Kommune Brandchef, Holbæk Kommunes Beredskab Chef for Vej & Park, Holbæk Kommune Teknisk koordinator, DGI (L2009) Konsulent, DGI-Vestsjælland El-konsulent, Rambøll Projektleder, Holbæk kommune (L2009) Kommissorium: Gruppen skal forestå anlæg, placering, drift af stævneområdet på Fælleden i overensstemmelse med den vedtagne lokalplan for området, nr. 30.3, og i øvrigt medvirke til installering af forsyningsledninger og andre faciliteter, telte, andet udstyr samt indhente nødvendige myndighedstilladelser med videre. Mødeaktivitet: Gruppen afholdt i alt 9 møder første gang 22.april Sideløbende med de egentlige møder afklaredes en række praktiske ting via formand eller sekretariat sammen med øvrige planlægningsgrupper og DGI. Opgaven: Gruppens opgave i vid udstrækning præget af den vedtagne lokalplan, som ret præcist beskriver, hvad der var muligt og ikke muligt. Planlagt belysning via etablering af 4 store midlertidige lysmaster, blev af økonomiske årsager, ændret til projektører monteret på Manitou-kraner, til fælles benyttelse ved Tvoptagelser og til brug for shows ved åbnings- og festaftenen. Strømforsyning til stævneområdet/storstadion blev delvist etableret via fælles sponsoraftale mellem DGI/Holbæk kommune og forsyningsselskabet SEAS/NVE. Sidstnævnte udførte og bekostede anlæg(transformator og kabellægning) til permanent forsyning af og omkring Storstadion og afholdt tillige udgiften til strømforbruget. Anlægsetableringen giver tillige den fordel, at strømlevering til området efterfølgende kan ske relativt enkelt og billigt. Strømforsyningen på det resterende stævneområde skete via generatorløsninger. Ved planlægningsfasens start blev indgået aftale med firma Rambøll, som stillede konsulentbistand til rådighed, til varetagelse af de mange strømrelaterede opgaver for hele stævnet. I slutfasen formidlede DGI kontakt til 2 eksterne specialister (Søren Dahl og Jørgen Galsgård) til varetagelse af de mangeartede opgaver med koordinering af lyd/lys på Storstadion og scenen. Økonomi: Stadion, anlægsarbejder Lys El, konsulentbistand Scene Vej og Park opgaver Lejeudgifter, maskiner Lejeudgifter, lager, opbevaring

202 Materialer til brug for opbygning Tribune Leje/forpagtning af jord Salg af bord/bænkesæt Etablering af p-plads Køb materialer til bord/bænkesæt Flis Leverandørindkvartering Vagtordning, stævneområde Hegn om storstadion, Fyrværkerimidler byttet til festaftenmateriale Diverse N.B. Alle telte og alt sanitet ligger samlet på indkvarteringsdelen. Hvad gik godt og mindre godt God løsning med samling af mediernes sendeudstyr/vogn og backstagefunktioner (overnatning/forplejning/toilet-bad) i tæt tilknytning til scenen Samarbejde med Herning Messecenter og levering af tribune til 2200 personer helt upåklageligt inkl. inddragelse af frivillige til opsætning og nedtagning Stor mængde el-kabler lagt under tørv på eksisterende græsarealer som alternativ til besværlig og bekostelig nedgravning af rør/kabler. God forsyning, tidligt i planlægningen, med kortoversigter med koordinater af hensyn til placering af telte, toiletter, forsyningsledninger m.v. God løsning med reservering af P-områder tæt ved stævneområdet, som byggeplads/lagerområde for leverandører af telte, inventar, toilet, bad, el-materiel i ugerne op til stævnet. Fint med placering af materielgård med materialer, værktøj, maskiner, fælles for kommune og DGI(de frivillige ) med tæt beliggenhed til stævnecentrum og de aktivitetssteder som skal indrettes. Etablering af tappesteder for drikkevand og brusere rundt omkring i stævneområdet meget vellykket i betragtning af vejrsituationen med høj sol og grader Vanskeligheder til sidste øjeblik med nøjagtig opgørelse af strømbehov og ibrugtagningstidspunkt til de fleste aktivitets- spise- og cafeteria-telte. Dermed problemer i forhold til rettidig levering og dimensionering Desværre nødvendigt med professionelt vagtpersonale til hærværkssikring omkring scene, tribune, telte i ugerne før stævnet. Gode råd til Esbjerg: Ved nyetablering af idrætsbaner(petanque, beachvolley m.v.) vigtigt med tidlig medinddragelse af ekspertise også fra DGI s idrætsudvalg Opgaven med el-forsyning er kompleks og omfattende derfor vigtigt at råde over tilstrækkelige personale-ressourcer, med de rette kompetencer Lav aftaler tidligt i planlægningsperioden med interne afdelinger forsyning(el, vand, kloak, renovation) og Vej-Park om bistand til opgaven og vilkårene herfor(økonomi). Lav aftale tidligt med leverandør af kortbilag, som efterspørges i stort omfang evt. teknik/miljø stort behov ½ år før stævnet. Udfold stor ihærdighed ved behovsopgørelse for strøm og aftagetidspunkt, da der er tilbøjelighed til udskydelse til sidste øjeblik f.eks. maskinudstyr i cafeteria- og spisetelte Ved planlægning af forsyningsbehov til alle aktivitetssteder indtænk også IT- 17

203 installation. Ved etablering af større sammenhængende stævneområde, en god ide at forsyne telte/aktivitetsområder med højtsiddende skilte, med stor tekst af hensyn til deltagerne/tilskuerne. Strømbehov til flest mulige aktivitetssteder skal/bør afdækkes i god tid før stævne også for at skabe mulighed for tilbudsindhentning Søg tidligst mulig udmelding fra DGI om behov for teltplacering (specielt til cafeteria- og spiseformål) af hensyn til nødvendig forsyning med forsyningsledninger 3-4 måneder før stævne er i underkanten Søg tidligst mulig afdækning hos DGI om planer for aktiviteter på eksisterende idrætsanlæg til varsling og information til de normale brugere af anlæggene Etabler klare aftaler med entreprenører, frivillig-gruppen /Rykker-teamet om færdsel og transport på eksisterende anlæg(græsbelagte) for at undgå kostbare skader Vær opmærksom på stort behov for opbevaringskapacitet for gymnastikredskaber i tilknytning til Storstadion og andre gymnastiksteder f.eks. muligt at anvende springmekka-telt delvist hertil. 18

204 Landsstævnesekretariat (SEKR) Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Funktion: Torben Mortensen Jan Schou-Larsen Laila Meng Hansen(fra ) Charlotte Skjold-Ravn(fra ) Sabrina Faruq ( ) Projektleder L2009 Projektkoordinator L2009 Administrativ Koordinator L2009 Projektmedarbejder L2009 Projektmedarbejder L2009 Kommissorium: Opgaven for SEKR var at iværksætte og forestå alle praktiske forberedelser i tæt samarbejde med alle øvrige, involverede parter. Tillige at indgå i tæt samarbejde med DGI/DDS-Landsstævnekontoret, etablere planlægningsgrupper og arbejdsgrupper og beskrive opgaver for disse i fastlagte kommissorier samt at servicere og koordinere opgaverne henlagt til projektudvalget, planlægningsgrupperne og andre involverede. Opgaven: Landsstævnekontoret blev indrettet i kontorbygning i Andelslandsbyen Nyvang, Oldvejen tæt ved fælleden. Kontoret åbnede officielt den pr.1.oktober 2007 samtidigt med DGI/DDS-Landstævnekontoret åbnede i nabolokalerne. Bemandingen i SEKR var fra start aftalt forholdsvist smalt, idet SEKR i størst mulig grad kunne/skulle trække på alle øvrige, nødvendige kommunale enheder, som med relevans kunne involveres i opgaveløsningerne. Ved kontorets start blev videreført det arbejde som henholdsvis koordinator og projektleder sammen med projektudvalget havde udført i den mellemliggende periode fra foråret Intern blev opgaven organiseret således at projektleder og koordinator blev specielt knyttet til hver 5 af de nedsatte planlægningsgrupper. I realiteten har arbejdsformen dog været således, at opgaver i stor udstrækning er bredt ud i hele kontoret, for at sikre bedst mulig koordinering og forhindre sårbarhed i betjeningen. Holbæk Kommune DGI/DDS Landsstævne 2009 BYRÅD Projektudvalg Styring og økonomi Beslutninger Konflikter Forretningsudvalg DGI/DDS Beslutninger Konflikter Projekt-sekretariat Projektledelse Overordnet koordinering Planlæg BERED Planl. info+pr KOMPR Planlæg INDKVA Planlæg RENOV Planlæg FORSYN Planlæg AKTIV Planlæg STÆVN Planlæg SKYD Planlæg SKILT Planlæg TRANS 19

205 Landsstævnekontoret/SEKR nedlukkes med virkning fra 30. november 2009 koordinator og projektleder overgår på pension og administrativ koordinator (regnskab/budget, arkivsystem og andre administrative opgaver) overflyttes til stilling i kommunens kommunikationsenhed. Fakta: Frivillig-gruppen: Traditionen tro etableredes op til stævnet en frivillig-gruppe af foreninger m.v. som op til/under stævnet påtager sig praktiske opgaver. Aftalt at ordningen administreres og styres af DGI. Ved køb af timer betales fra Holbæk kommune kr. 75 pr. time og til de respektive foreninger overføres kr. 40 pr./t. Differencebeløbet på kr. 30,- anvendes til personaleomkostninger (forplejning udstyr m.v.). Af de ca timer i alt, købte vi timer til løsning af kommunale opgaver, medens resten anvendtes til løsning af DGI-opgaver I ordningen deltog i alt ca. 150 foreninger hvoraf ca. 50 % var fra Holbæk kommune. Økonomi: Lønninger It, telefon Kontorartikler, porto Vand, el, varme, renovation mv Rengøring af kontorlokaler Sensommercafe Forsikringer Annoncer Diverse Hvad gik godt og mindre godt Rigtigt godt med tæt naboskab til DGI/DDS-kontoret, med hurtigt, effektiv daglig kontakt, drøftelser og informationsudveksling Sekretariatet indrettet i fælleskontor godt m.h.t. løbende fælles informationer, men også problematisk i spidsbelastninger. Godt med sammensætning af gruppe med forskellige kompetencer også vigtigt med tilpas fælles kemi Stor, uvurderlig hjælp fra frivillig-gruppen men også problemer med opgaver som skilteopsætning i det offentlige rum og med renovationsopgaven på stævneområdet og på gader og veje. Måske p.g.a. for få frivillige men måske også fordi opgave uegnet for frivillige, bør det overvejes med professionelle folk. Opgaven i sekretariat i den sidste måned meget voldsom nødvendigt med inddragelse af ekstra hænder. Personlig assistent for de faste en super løsning (også under stævnet) - også godt med folk til at sende i marken (f.eks. fylder indkvarteringsopgaven efter tilmeldingsfristen meget). Samarbejde med og bistand fra kommunale enheder(forsyning, Park/Vej, Teknik/Miljø, kommunikation og IT-enheden) fantastisk godt i hele forløbet En stor opgave i forløbet var levering af kortbilag/-oversigter i alle afskygninger fantastisk hjælp fra Teknik/Miljø, som viste sig leveringsdygtig for næsten alle typer. Uddelegering er en nødvendighed for ikke at overbelaste SEKR med praktiske opgaver i højere grad nedsættelse af arbejdsgrupper med klare 20

206 opgavebeskrivelser og med faste aftaler om ansvarlig kontaktperson Planlægningsgrupperne en meget velfungerende hjælp i planfasen og vigtigt med klart og accepteret kommissorium Aftale med lokalt byggemarked ( STARK ) som fast leverandør af materialer, værktøj m.v. efter forudgående udbudsrunde vældigt godt fungerende for såvel Kommune/DGI som frivilliggruppen. Nødvendigt med forhåndsindlejning af kørende materiel kraner, lifte, rendegraver, ladvogne m.v. Behovsopgørelse udarbejdes evt. i samråd med Rykker-team, såfremt disse indgår i frivillig-gruppen. Anvendte medarbejdere fra kommunens centrale administration i stævneugen til akut-opgaver. Aftalt med direktion at medvirkende henlagde dagligt arbejde på stævneområdet meget udbytterigt for begge parter. Planlægningsgrupperne iflg. intern spørgeskemaundersøgelse fandt de medvirkende det relevant med opstart i februar Kommissorier blev fundet relevant og dækkende. Tilkendegav tillige at løbende, tværgående information var savnet en del. Kunne have været imødekommet ved en 2-3 fællesmøder i forløbet evt. alene med formandsdeltagelse. Endvidere kunne en større opmærksom om det oprettede intranet have afbødet herpå. Meget god erfaring med at placere alle opgaver af budget- og regnskabsmæssig karakter hos 1 medarbejder, af styringsmæssige grunde. Samling af alle indgåede kontrakter juridisk og økonomiske aftaler var internt et rigtigt godt redskab i planlægningen Gode råd til Esbjerg: Foretag systematisk gennemgang af Aftalen (Fordelingsskemaet) med DGI til sikring af forståelse og fortolkning ved efterfølgende uddybning el. ændringer, lav skriftlig aftale af hensyn til omkostningsdrøftelser, som der erfaringsmæssigt bliver mange af Drøft og aftal tidligt i forløbet med DGI at etablere fælles vidensbank/database (intranet el. lign.) og lav forpligtende aftaler om brug heraf. Find tidligt i planlægningen en leverandør af alle former for kortbilag meget stor efterspørgsel fra mange involverede. Teknik/Miljø viste sig her at være i stand til løsning af størsteparten af ønskerne. Planlægningsgrupperne afklar ved indledende planlægning om grupperne skal være arbejdende og ikke kun mødedeltagende. Skete ikke hos os, hvilket overlod mange udfarende opgaver til sekretariatet nedsættelse af arbejdsgrupper, udvælgelse af kontaktpersoner, beskrivelse af job-kort med videre. Afdæk materielbehov(telte, inventar, strøm, vand, toiletter, bad m.v.) i god tid, for at skabe planlægningssikkerhed men også for at skabe mulighed for udbud/udlicitering (bedste og billigste pris) Afdæk tidligst muligt DGI-ønsker om interesse for - salgssteder ved aktiviteter og i byområdet for at afdække mulighederne for at tilgodese lokale ønsker om stadepladser i områderne Hold tæt, løbende kontakt til DGI om udpegning/valg af nye aktivitetssteder til afklaring af formelle forhold og afdækning af ønsker om kommunale ydelser (strøm, vand, skiltning m.v.) Forskellige kulturer i kommune/dgi (personale og forretningsmæssigt) bør drøftes mellem parterne for at sikre konstruktiv, klar dialog og fælles fodslaw i hele forløbet. Afklar med DGI mulighederne for evt. fælles, IT-baseret planlægningsværktøj, til brug for bedst mulig kommunikation og dokumentation. Ved evt. nyetablering af idrætsfaciliteter bør repræsentanter for DGI og deres idrætsudvalg inddrages i tæt dialog, for anvendelse af ekspertise hos alle parter. Vigtigt at skabe gode, positive relationer til byens erhvervs- og foreningsliv og via løbende info om arrangementet sikre opbakning og involvering 21

207 Med udgangspunkt i Holbæk-programmet, vær opmærksom på at LS starter med ankomst af skytter lørdag / og efterskoler, familie/ og seniorlejr mandag, hvilket allerede fra lørdag giver stort behov for/pres på servicefaciliteter som toiletter, bad, cafeterier, information, transport mv. Stor skarphed i kontrakter om telte, toiletter m.v. også om afleveringstidspunkter, som ofte af leverandør i sidste øjeblik ændres. Klare interne aftaler med DGI om fælles (ensartede) kontorfunktioner under stævnet. Fremfind Holbæks evalueringsrapport ½ og 1 år før stævnet og gennemgå denne omhyggeligt og eftertænksomt i alle relevante grupper af involverede personer. Landsstævnekontoret DGI s og Holbæk Kommunes medarbejdere. 22

208 Planlægningsgruppen Skydning Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Carsten Iversen, Gruppeformand Jan Schou-Larsen Peter Bundegaard Kristensen Rene Højmark Sigurd Jensen Preben Hermansen Erik Benée Mette Christiansen Susanne Frederiksen Vej og park opgaver Vagtordning Forsikring Bigballer Projekt koordinator, Holbæk Kommune (L2009) Kaptajn, Hjemmeværnsdistrikt, Vestsjælland Teknisk koordinator, DGI (L2009) DDS Vestsjælland DDS DDS Vestsjælland DDS DDS Vestsjælland Kommissorium: Varetage alle opgaver i forbindelse med planlægningen og afviklingen af skydeaktiviteter under L2009, jfr. specificeret kommissorium. Mødeaktivitet: Første møde blev afholdt 7/ og der har i alt været afholdt 9 møder. Derudover 6 besigtigelses/aftalemøder startende i februar 2007 samt ad hoc arbejdsmøder. Fakta: I aftale Midtvejs Stævne Skydeaktiviteter Antal Antal Antal standpladser standpladser standpladser Bredetved 200 m bane Bredetved 50 m bane Bredetved 25 m bane Bredetved Biatlon (faldmål) Stævnecentrum Sommerbiatlon med luftgevær (faldmål) Jægerspris terrænskydning Kun anført Se nedenfor Se nedenfor terrænskydn. Jægerspris (gevær) Gevær, terræn 7 stationer a 8 8 Jægerspris (gevær) Kaliber 22, 9 stationer a` 5 5 Kyndeløse terrænskydning Terræn Se nedenfor Se nedenfor opsplittet Pistol, terræn 9 stationer a 5 5 Udvidelse af kommunens anlæg af standpladser i forhold til det oprindeligt planlagte skete efter en særskilt forhandling senere i forløbet. Økonomi:

209 Kuglefangskasser, geværstativer Erstatninger for afgrøde Skydeskiver Markeringsanlæg, el, fragt Container til våbenopbevaring Køb fra Haderslev Standpladser Diverse N.B. I beløbet er ikke sanitet, telte, bredbånd. Disse er konteret på andre områder. Hvad gik godt og mindre godt Godt Justitsministeriets skydesagkyndige Erik Jensen deltog i besigtigelse af de 3 skydeområder lige fra start og udstak muligheder for indretning ligesom han gav anvisninger til brug for senere myndighedsgodkendelser hos politi mv. Generel god kontakt og hjælpsomhed i forbindelse med indhentelse af godkendelser mv. Repræsentant fra HJV vedr. Bredetved skydebaner med i planlægningsgruppen og gav optimale samarbejdsvilkår. Miks i sammensætning af fagfolk, ildsjæle og sekretariat fungerede godt, herunder ideelt med en tidligere skytteformand som gruppeformand. Kontakten til Jægerspris opdelt på det skydetekniske via Vingsted og det administrative i sekretariatet med gensidig orientering fungerede godt. Opsplitning på ansvarlige skytteklubbers detailplanlægning på de enkelte områder fungerede godt selvom opstart kunne have været før. De midlertidige baners sikkerhedsindretning med bigballer af halm fungerede godt. Til sikring af miljøkrav på de midlertidige baner blev der fremstillet kuglefangskasser, der fungerede fint efter hensigten. De blev fordelt efter stævnet til omkringliggende skytteforeninger, så det kunne være med til at forbedre miljøet her. Våbenudlevering fungerede rigtig godt, men varmt Skydeafviklingen fungerede godt og biatlon blev en succes til gentagelse. Mindre godt Myndighedsgodkendelser blev ikke overdraget fra tidligere stævner incl. miljø. Selvom stævner ikke ens, ville det have kunnet spare tid og derfor er fil med disse i materiale til Esbjerg. Ved personskift glemtes en annonceringsopgave om skydning videregivet sørg for tjek ved skift for at undgå lignende Vi havde i forbindelse med ansøgning om godkendelse af hele skydestævnet bedt om et møde om indretning af våbengarderoben (evt. større krav efter våbentyveri på Slagelse). Af forskellige årsager fik vi først de yderst skærpede krav på et meget sent tidspunkt og kunne kun med nød og næppe få opfyldt disse der blev givet en kompensation omkring ID af den enkelte. Der var ikke nok skarphed på, at krav til standpladser skulle have været specificeret tidligere, så entreprenør kunne have gået i gang straks efter HJV s nedlukning af deres skydesæson. Sinkede opstilling af telte og af monitorer mv. til skydebanerne. Ved stævnekontor og våbenopbevaring var tilsluttet langt mere strømkrævende apparatur end oplyst og udover hvad strømanlægget kunne klare, så bl.a. alarm gik jævnligt i gang til vagtcentral, indtil det blev ændret til en forbindelse med større strømkilde (generel erfaring for stævnet er, at der sættes mere op end oplyst) Ungdomslejr havde uden tilladelse anlagt et liter badebassin og til fyldning benyttet de slanger, der forsynede de øvrige bad og toiletter og ikke koblet til igen

210 med temmelig store drifts- og udbedringsgener til følge. Skytteområdets organisering var spredt på for mange personer og gav en meget uklar kommunikationsvej, som dog blev forbedret efter møde om spilleregler. Gruppens medlemmer gav løbende udtryk for, at der var for ustrukturerede tilbagemeldinger til de enkelte foreninger om, hvad de skulle skaffe af frivillige (type og omfang) samt hvornår. En ansat frivillighedskoordinator i DGI har holdt mange møder med DDS amtsformand for afklaring af dette, ligesom gruppen har fået statusorienteringer det må overvejes ved næste stævne, om der kan gøres mere ved dette eller om det er en naturlig del af et stævne med ukendt deltagerantal indtil sent i forløbet. Gode råd til Esbjerg: Rykkerteam bestående af ca. 50 frivillige gymnaster med godt kendskab til store maskiner en tradition ved landsstævner og kan absolut anbefales til anlægsarbejderne Dan et hold af frivillige pensionerede håndværkere (hos os 4) til at være behjælpelig med akutopgaver mv. (hos os indrettede de bl.a. stævnekontor, skydebænke mv. hos skytter) en gruppe der er meget værdsat alle steder. Hvis der skal anlægges midlertidige baner i forbindelse med eksisterende anlæg er det af hensyn til store maskiner og begrænset vejadgang vigtigt ikke at spærre for hinanden: o Få slået græs inden afmærkning og teltopsætning (obs. de fleste skydeanlæg har faste græsslåningsterminer, som der i god tid skal søges dispensation for) o Nivellering og anlæg af nye standpladser skal være færdiggjort inden opsætningsstart, dvs. senest 2-3 uger før stævnet o Standpladsteltene opsættes i weekenden 2 uger før stævnet af frivillige o Markeringsanlæg mv. påbegyndes opsat af indlejet personel fra Vingsted 2 uger før stævne. Start med de eksisterende baner for at undgå uheld eller stå i vejen for hinanden. o Våbencontainere opstilles inden levering af bigballer (egen 40 fods bagagegarderobe + 2 indlejede (20+40 fods) til våben, der skal være strømforsynede med alarmtilslutning mv. efter politis krav). o Bigballer leveres i slutningen af ugen op til weekend før stævnet og sættes straks op af rykkerteamet efter de godkendte planer for indretningen. o Markeringsanlæg fortsættes opsat på de midlertidige standpladser mv. o Få aftalt afhentningsrækkefølgen Evt. lejeaftaler af private arealer skal indgås så tidligt som muligt Etabler en tidlig kontakt til HJV eller hvem der er ejer af skydeanlæg og få klarlagt muligheder sammen med fagfolk Etabler en tidlig kontakt til de myndigheder, der skal forestå godkendelser i forhold til o Sikkerhed omkring skydebaner (politi/søfartsstyrelse/militær) o Specielt aftale med politi om våbenopbevaring herunder ammunition o Miljøhensyn Døgnvagt ved våbencontainere af professionelt vagtmandskab samt diverse indhegning med forskellige former for alarmanlæg var et nyt og dyrt krav i Holbæk og må forventes at være niveauet fremover. Sørg for en præcis beskrivelse af de mange tekniske anlægs omfang og krav til strøm og snitflader med dato. 25

211 Planlægningsgruppen Forsyning Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Anni P. Axelsen, Gruppeformand Leif O. Pedersen Kenno Jørgensen Søren Andersen Rene Højmark Jan Schou-Larsen Hans Ravn Jørgen V. Andersen Bo Møller Ingeniør, Holbæk Forsyning Driftsleder, Holbæk Forsyning Kloakmester, KJ Entreprise A/S Driftsleder, Spildevand Holbæk Forsyning Teknisk koordinator, DGI (L2009) Projekt koordinator, Holbæk Kommune (L2009) El-installatør, El-Team Holbæk Projektchef, Rambøll Konsulent, Rambøll Kommissorium: Forsyne indkvarteringssteder og aktivitetssteder med vand, el og evt. afløb, jfr. specificeret kommissorium Mødeaktivitet: Gruppen startede sine møder den 29/ og har afholdt 20 møder. Derudover er der efter behov foretaget besigtigelser på de enkelte lokaliteter med varierende deltagerantal til vurdering af forsynings og afløbsmuligheder. Fakta: Fastlagt behov for type, mængde og placering af toilet- og brusevogne til udfærdigelse af udbud i samspil med primært indkvarterings og aktivitets grupperne. Fastlagt behov for type, mængde og placering af elforsyning ud fra beskrivelser fra DGI og leverandører til telte og aktiviteter mv. til udfærdigelse af udbud. Hvad der skulle udføres fra stikkontakt til diverse udstyr var uden for udbuddet. Fastlagt omfang og placering af vandtilførsel og afløb. Udfærdiget kortmateriel til brug for ovenstående. Økonomi: El-konsulent El-arbejde El-indtægt, skytter Forsyningsmandskab, materiale Diverse Hvad gik godt og mindre godt EL Godt: Fra start blev der indgået en aftale med en el-konsulent fra Rambøll til at styre opgaven med tilrettelæggelsen af el-opgaven. I forbindelse med el-udbud blev naturligt afgrænsede områder vurderet hver for sig gav en billig løsning på 2 tilbudsgivere. Samarbejdet med el-entreprenørerne var til absolut topkarakter uanset hvor og hvornår et problem opstod, blev vi mødt med stor hjælpsomhed og velvilje holdning var det løser vi nu. En autoriseret elektriker fra gruppen fungerede som frivillig koordinator til de forskellige el-firmaer under stævnet og det fungerede rigtig godt. 26

212 Mindre godt: Tidsplan på etablering af el kom alt for sent - dels måtte der rykkes rigtig mange gange for den hos DGI og dels var den ikke korrekt. Der blev i tidsplan f.eks. anført at en kølecontainer skulle fungere fra f.eks. onsdag kl , men intet om at den forinden skulle have været i gang i 24 timer udmelding om diverse behov i etableringsperioden heller ikke god nok. Generatorerne kørte således flere dage før end oprindeligt planlagt. DGI havde svært ved at få leverandører til at komme med forbrug på de enkelte maskiner mv., ligesom det reelle forbrug overgik de vildeste forventninger. Eks: Badmintonhallen med forventet 150 kwh, men behov 250 kwh, da bl.a. 3 kaffemaskiner blev til 6 og 1 kølecontainer blev til 3. Der blev lagt for mange el-opgaver over på Rykkerteam, som derved blev en flaskehals eller ikke havde kendskab til billig lejemulighed af forlængerstik Tavler var med CEE stik, forlængerledninger var med alm. DK stik. Et antal skytter samt familielejr havde fået lovet mulighed for el på campingplads ved ændret indretning i sidste øjeblik glemte sekretariatet at tage hensyn eltavlernes tilslutningsmuligheder, som derfor ikke passede til feltstørrelser. Flere generatorer larmede/støjede for meget og deres automatik skabe bør være aflåste. Telefonliste blev startet for sent og skal styres mere stramt selve ideen med en ansvarlig for hvert område god, men blev udvasket ved at der fandtes et utal af varianter. Infernalsk larm under stævnet ved telefonbeskeder overvej større brug af SMS med adressekoder og fejltyper. VAND Godt Brugen af vandforsyningens eget driftspersonale til etablering af midlertidig vandforsyning til aktivitets- og indkvarteringssteder gav enorme fordele. Gav høj grad af fleksibilitet samt hurtige og effektive installationer. Adgang til masser af vand på fælleden. Taphanerne til påfyldning af drikkedunke mv. var planlagt fra starten og blev opsat ved en del aktivitetssteder. På ruten gennem byen fra stævneområdet til festområdet ved havne blev der opsat midlertidige taphaner på brandhanerne. De opstillede koldvandsbrusere var en stor succes. Var oprindeligt ikke planlagt, men kom som en god ide. Mindre godt Hygiejne kravene i forhold til adgangen til varmt og koldt vand var på forhånd aftalt med catering firmaet Inco, men holdt desværre ikke, da fødevaremyndigheden ikke var tilfreds. Med meget kort varsel blev der derfor flere steder installeret vandhaner med enten varmt eller koldt vand. AFLØB Godt En på forhånd indgået aftale med lokalt slamsugerfirma til at stå for tømning af tanktoiletter og spildevandstanke samt eventuelle kloakforstoppelser med tilkald alle døgnets timer fungerede perfekt. Vi vurderer, at firmaets kendskab til de lokale forhold var en kæmpe fordel. Mindre godt Afløbsslanger (brandslanger) ved toilet- og badevogne lægges, rettes ordentlig ud og fastgøres ved spildevandsbrønde. Efter installationen skal samtlige tilslutninger kontrolleres det glippede et enkelt sted, hvor afløbsslangen røg ud af brønden og afløbsvand løb ned ad vejen. Sikringen af dækslerne på de spildevandsbrønde, hvor Godiks afløbsslanger blev installeret viste sig ikke at være i orden, hvorfor der blev produceret midlertidige dæksler i krydsfiner med udskåret hul til afløbsslange Skytternes samletank var opstillet med afløbsstudsen den forkerte vej skulle være drejet 180 grader. 27

213 Bad- og toiletvogne: Godt På fælleden var en god placering og opstilling i grupper af toiletvogne. Tilkøb af svabere til badevogne fungerede fint. Rengøring af de lejede vogne udførtes under stævneforløbet på timelønsbasis af et enkelt firma. Det gav en rigtig god fleksibilitet og hurtig afhjælpning. Slutrengøring blev udført af udlejningsfirmaet og dermed undgik vi evt. tvister om manglende/utilstrækkelig rengøring. Mindre godt Ved mange badevogne var der omklædningstelte, men nogle manglede trægulve og bænke til tøj. Der var bestilt til alle, men blev ved en fejl anbragt i forkerte telte. Badevandstemperaturer på badevogne blev justeret af deltagerne. Det gav meget svingende vandtemperatur med en del udkald til følge. Aflåsning af toiletter i vogne med både bad og toilet for at få deltagere til at benytte de rene toiletvogne og dermed sikre hurtigere gennemgang af bad blev ikke respekteret. Døre blev lirket op, sedler fjernet og det gav klager over vand på gulv i toilet. Afløbsriste på skoler mv. skal rengøres, da næsten alle piger har langt hår. Dem der har vagt på stedet skal tilse og rense dem, når der er behov. Der var desværre en del udkald pga. stoppede gulvafløbsriste. Gode råd til Esbjerg: Generelt vigtigt med besigtigelser og drøftelser med daglige brugere af områderne til at vælge de rigtige løsningsmuligheder, og få lavet kort med nøjagtige placeringer GIS-kort i forskellige niveauer er meget anvendelige. Opsætning og installation af kaffemaskiner kom til at fungere fint, da en VVS er og en elektriker tog med kaffefirmaet rundt. Udover stævnedagene skal de ansvarlige på driftsområdet også undgå feriedage i 1-2 uger op til stævnet. Skytter ankommer som de første til stævnet og der skal derfor holdes øget fokus på deres ophold og indkvarteringssted dels som denne gruppe og dels som erfaring generelt. Vi fik erfaring for, at de var meget initiativrige og snarrådige, f.eks. i forhold til at ændre og justere på de midlertidige el/vand- og afløbsinstallationer. De første dage gav det forsyningen en del problemer. Tænk alle vejrsituationer igennem, når der gøres overvejelser omkring beredskab vi havde primært fokuseret på regnvejr, men en hedebølge giver også udfordringer. EL Sørg for en tidlig og meget systematisk indsamling af behov selvom det er meget tidskrævende nøjagtige indretninger, tidspunkter inkl. opstartsfase og omfang. Sørg for nøjagtige kort over placeringer og indretninger. Alle tilslutningssteder skal overdimensioneres, samtidighedsfaktor sættes til 1,0. Adaptere til samtlige stik i el-tavler bør være med i udbuddet. Vær opmærksom på stort strømforbrug til hårtørrere og kaffemaskiner. Vand Taphaner og koldt vands brusere anbefales planlagt fra starten. I planlægningsfasen vil vi anbefale, at der ved samtlige madudleveringssteder/ cafeterietelte planlægges installeret varmt vands haner. Der bør som minimum være en koldt vands hane ved alle madudleveringssteder med emballeret mad (her morgenmad). Afløb Vær opmærksom på god fastgørelse af afløbsslanger i spildevandsbrønde. Det anbefales, at der til spildevandsbrønde produceres midlertidige dæksler i krydsfiner med hul til afløbsslange. Alternativt skæres hul i gamle jerndæksler, som kan udskiftes efter stævnet. Toilet- og badevogne Omkring 14 dage før udlejningsfirmaet (her Godik) starter med at levere vogne til 28

214 stævnet, afholdes et opstartsmøde/koordineringsmøde med deltagelse af Godik, DGI og kommunen (forsyningen og sekretariatet). På mødet gennemgås alle aftaler inkl. finjusteringer omkring levering af materiel, installation og forsyning af vogne samt driften under selve stævnet. Godik og forsyningen har samstemmende erkendt, at det var en stor fejl, vi ikke fik holdt et sådant møde, så det anbefales stærkt i forbindelse med stævnet i Esbjerg. Ved de vogne, hvor der er placeret spildevandspumper, skal man ved nedtagning være opmærksom på, at strøm og vand ikke afbrydes før pumperne er blevet gennemskyllet. Badevognenes automatikskabe holdes aflåst, så temperaturen kun kan ændres af Godiks driftspersonel eller en af Godik instrueret person. Foto: Anni Axelsen 29

215 Planlægningsgruppen Beredskab Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for Kim Græns, gruppeformand Henrik Beckmann Rene Højmark Frede Thiesen Max Hansen Ølsted Paul Kristensen John Andersen Lars Karlsen Peter Bundgaard Kristensen Per R. Grim Egon Lauridsen Torben Mortensen Vicepolitiinspektør, Midt- og Vestsjællands politi Vagtmand, Holbæk kommune/lokalt beredskab Teknisk koordinator, DGI (L2009) Brandchef, Holbæk Kommune Beredskab Beredskabsstyrelsen, Sjælland Region sjælland/sygehuse Vicepolitikommissær, Midt- og Vestsjællands Politi Udrykningsleder, Falck, Holbæk Udd.officer, Hjemmeværnsdistrikt Vestsjælland Sektionschef, Beredskabsstyrelsen Sjælland Midt- og Vestsjællands Politi, politihjemmeværnet Projektleder, Holbæk kommune (L2009) Kommissorium: Forestå planlægning af stævnets beredskab og sikre fornøden koordination mellem aktørerne politi, sundhedsvæsen, Falck, Hjemmeværn og samaritter som er beskrevet i kommissorium for gruppen. Mødeaktivitet: Gruppen gennemførte i alt 12 møder første gang 6/ og afholdt efter stævnet 1 evalueringsmøde. Blev i forløbet suppleret med en del ad hoc deltagere fra de enkelte aktører ligesom 1 repræsentant fra Røde Kors Samaritter, blev inddraget i den sidste periode før stævnet. Fakta: Om aktiviteten under stævnet kan oplyses flg. nøgletal: Samaritter-tjenesten/Dansk Røde Kors: Behandlede i alt 2400 personer heraf 500 for sår, 748 for vabler(varmen), 615 for ledskader og 118 for hovedpine m.v. 59 videresendt til skadestue. Region Sjælland/Holbæk sygehus: Henvendelser på Sygehusets akut-afdeling: 256 heraf blev 34 indlagt - på kirurgisk/2 - Pædiatrisk/11 Ortopædisk/10 (6 overflyttet til hjemstedssygehus) medicinsk/3 og Akutafdelingen/8. Politiet mindre end en håndfuld henvendelser under hele stævnet Økonomi: Indretning af vagtstue Brandslukkere, materiel mv Mad beredskab Diverse Udgift til leje af telte, pavilloner, toilet og inventar figurerer under indkvartering. Hvad gik godt og mindre godt Intern kommunikation foregik via aktørernes sædvanlige kommunikationssystemer, suppleret af mobiltelefonkæder herunder også til eksterne aktivitetssteder Placering af beredskabsstation(bso) nær adgangsveje og væk fra stævnecentrum og udstyret med kontorpavillon, fungerede fint Daglige briefing-møder morgen og aften sikrede optimal vidensdeling og 30

216 koordination Etablering af funktion som visitationssygeplejerske i BSO, i stedet for fremskudt skadestue på området fungerede optimalt også i forhold til samaritertjenesten. Var tillige en ressourcebesparende foranstaltning, i modsætning til fremskudt skadestue Transport fra stævneområdet til sygehus(ca.3 km) i vid udstrækning klaret via lejet minibus Mange transportopgaver internt på stævneområdet varetaget via lejet golftransportvogn med båre Risiko-analyse og tilhørende sikkerhedsplan er et godt værktøj, men enighed om forstærket udbytte ved levering af færdig udgave senest 2-3 uger før stævnet. Forslag til arrangør om, at opprioritere opgaven og afsætte fornødne omfattende ressourcer hertil. Tæt samspil mellem arrangør og politi om risikoanalysen helt nødvendigt. God forsyning med mange kortbilag med koordinater for aktivitetsstederne til brug for alle aktører herunder også 112-alarmcentralen I det ekstrem varme vejr fint med mange udendørs brusere og stort antal tappesteder inkl. brandhaner til drikkevand Fin kvalitet af bade- og toiletfaciliteter samt indretning og servicering i forplejningstelt, som også husede ca. 50 samaritter, placeret i telt i umiddelbar tilknytning til BSO God organisering og fangst af tilskadekomne, hvilket resulterede i lille antal 28 personer til 112-alarmcentralen Akutte trafikproblemer blev afhjulpet smidigt og effektivt via Hjemmeværnets fleksible indsats Procedure aftalt mellem politi og kommune om håndtering af ansøgninger om spiritusbevillinger og stadepladser i byområdet fungerede effektivt. Gode P-forhold for - i gennemsnit - ca. 20 vagtpersoner placeret i umiddelbar tilknytning til BSO Tilfredshed hos beredskabsledelsen med fast, fuldt tilknyttet kontaktperson på døgnbasis i BSO fra DGI/Holbæk kommune vurderedes fra leverandør-side som meget ressource-krævende. Stor fordel ved at politi, beredskab, brand, hjemmeværn og DGI sidder i samme lokale i BSO Fint med udskillelse af politik-butik fra BSO til placering i info-teltet. manglende forplejning om natten til vagtpersonale manglende skiltning i byområdet samt anke overfor for små skilte med for lille skrift, som henvisning til busser og biler specielt på offentligt vejnet trafikalt af og til et problem med kun 2 adgangsveje til det store stævneområde med de mange aktiviteter I forbindelse med formelle ansøgninger til politi, vigtigt at ansøger-adresse DGI, Kommunen/eller andre klart fremgår. Udfordringer for politi og brandmyndighed på campingområderne ønskeligt at ansvarlige personer/personale for pladsen kender og kan håndtere efterlevelse af brandreglerne placering af biler, telte m.v. Gode råd til Esbjerg: Inddrag repræsentanter fra alle aktører i beredskabsopgaven tidligst muligt i planlægningsforløb. Vigtigt at få beskrevet forventninger til enkelte aktører og give bedste muligheder for kommende mandskabsdisponering herunder varsling vedr. ferier m.v., når den enkelte aktør skal bidrage med et større antal personer/ medarbejdere Undervejs i forløbet, vigtigt med tæt kontakt og informationsudveksling til transportgruppen om planlægning af bussystemet for deltagerne og til Kommunen/ vejmyndigheden om beslutninger vedr. vejlukninger/p-plads-placeringer m.v. 31

217 Gode fysiske rammer i BSO adskillelse af kontor og forplejning/sanitetsforhold også med tanke for at der er tale om døgnbemanding. Uanset færdige planer for stævneindhold og aktiviteter, vær opmærksom på at der foretages ændringer indtil sidste dag før stævnet. Opprioriter arbejdet med tilvejebringelse af risikoanalyse sammen med DGI, som den hovedansvarlige for analysen, der er et stærkt værktøj for alle parter omkring Landsstævnet, som informationskilde samt tillige grundlaget for den formelle politigodkendelse af hele arrangementet. Opgaven så omfattende, at en person måske skal have udfordringen, som sin eneste opgave. Erfaringen har vist at deltagelse i opgaven for Beredskabsmyndigheden/kommunen er ret omfattende ikke alene deltagelse i Beredskabsgruppen, men også mange godkendelser/tilladelser i forbindelse med indkvartering/campingpladser, aktivitetsog festtelte m.v. Der er stor tilbøjelighed til at mange af opgaverne/myndighedstilladelser ophobes i sidste øjeblik før stævnets igangsætning hvor en række tilsynsopgaver tillige er nødvendige. Foto: Peter Andersen 32

218 Planlægningsgruppen Indkvartering Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for Flemming Christensen, Gruppeformand Jan Schou-Larsen Frede Thiesen Keld Otto Hansen Søren Leth Ole Dziegiel Chef Ressourcecenter, Holbæk Kommune Projektkoordinator, Holbæk Kommune (L2009) Brandchef, Holbæk Kommunes beredskab Serviceleder Bjergmarksskolen,Holbæk Kommune Koordinator Frivillige DGI/DDS (L2009) Lejrchef, tidligere FDM campingplads Holbæk Kommissorium: Udarbejde overordnede indkvarteringsplaner for deltagere samt skaffe faciliteter til morgenbespisning der henvises til udarbejdet kommissorium Mødeaktivitet: Gruppen startede sine møder den 29/ og har afholdt 11 møder. Sekretariatet havde inden opstart sikret sig accept på tilstrækkeligt antal indkvarteringssteder. Fakta: Generelt om indkvartering og bespisning Indkvarteringssteder holdt udgiftsneutral ved at landsstævnebudget refunderede o el og vand med 15 kr. pr. deltager pr. nat o overenskomstmæssig overtidsbetaling i stævneugen til pedel- og rengøringspersonale o indkvarteringsstedets normale rengøringsfirmas regning for ekstraarbejde o tilkøbte bad- og toiletvogne blev alle steder rengjort af samme firma o forbrug af toiletpapir og rengøringsartikler m.v. o evt. opståede skader o krav om røgalarm i alle lokaler krævede et ekstraindkøb af 578 røgalarmer, der mod opsætning af pedel kunne beholdes Toiletter: højst 50 personer om hvert ellers suppleres op. Gennemsnit blev 24,6. Brusere: højst 50 personer om hvert ellers suppleres op. Gennemsnit blev 40. Morgenmadsbespisning i 6 hold (aftensmadbespisning i 4 hold) Brug de samme GIS grundkort og suppler til det specifikke behov (adgangsveje/vareindlevering/ledningsnet/camping mv.) Specielt om skoleindkvartering (ll.657 deltagere) Indkvartering i klasselokaler som tommelfingerregel 3 m2 pr. person incl. flugtveje i planlægning og i praksis kan kun bruges lokaler i stueplan pga. brandregler Indkvartering i gymnastiksale/haller som tommelfingerregel 3,7 m2 pr. person incl. flugtveje i planlægning. I de større gymnastiksale og haller opsattes spånplader til ruminddeling 2,5 x 2,5 m til 3 personer. Skoles oversigtstegning (brandplan/skemaplan) med udstregning af ej anvendte lokaler og påført deltagerantal i det enkelte lokale til fastholdelse af aftale og til landsdels detailplan. Parkering ved skole hvis muligt og ellers henvisning til oprettede samleparkeringer. Efterskoler (4.349 deltagere incl. 492 lærere/hjælpere) placeres indendørs og samlet tættest muligt på øve/opvisningssted. Specielt om campingindkvartering (7.361 deltagere) Teltindkvartering i særskilte kvadrater under 500 m2 for at kunne lave klyngeopstilling uden 3 m mellem hvert telt vi brugte primært 19x24m til 18 små telte og i praksis blev snit for de telte 2,03 deltagere i hvert telt (Silkeborg i 33

219 1998 havde 3,4 og de 2 mellemliggende landsstævner regnede med ca. 3). Autocampere/campingvogne i særskilte kvadrater vi brugte primært felter på 18x78 m til at blive sat op i 2 rækker a 9 enheder med bagende mod hinanden med en 3 m gang i mellem og 3 m mellem enhederne den enkelte campingvogn incl. fortelt blev størrelsesmæssigt sat til 7,5 m lang og 6 m bred. I praksis blev snit for autocampere/campingvogne 2,03 deltager pr. enhed (Silkeborg i 1998 havde 3,4 og de 2 mellemliggende landsstævner regnede med ca. 3). De enkelte kvadrater omgivet af sikkerhedsveje på 5 eller 10 m i samarbejde med brandmyndighed. Parkering i særskilte områder på campingareal - mindre pladskrævende, mindre kørsel på beboelsesområdet, større brandsikkerhed i beboelsesområdet. GIS-ekspert inddraget til at indtegne campingarealer med aftalte skabeloner i forskellige niveauer muligheder/landsdelsplaceringer/opmålingskort/ materielplacering mv. Afmærkning af felter ved kridtning eller minestrimler. Derudover egen indkvartering (ca deltagere), hvor Holbæk Kommune ikke har været indblandet Hvordan blev opgaven udført: Sekretariatet startede op i juni 2007 med en henvendelse til såvel folkeskoler (forventes at ville deltage) og private skoler og haller (håber at ville deltage) i løsningen af det kommende landsstævnes forventede behov for indkvarteringer. Henvendelsen blev rettet til skoler mv. i Holbæk by, Tuse, Tølløse og Vipperød under hensyn til kørestrenge og kort til stævnecentrum, som ved en grovvurdering ville kunne rumme behovet for indkvartering. Der ønskedes en tilbagemelding om kontaktperson og det blev gjort klart, at det var hensigten at inddrage pedel i arbejdsgrupper. Planlægningsgruppen foretog i oktober/november 2007 en prøvegennemgang af 2 forskellige typer skoler for at få fastslået niveau for egnethed og antal i rum og i efterfølgende planlægningsmøder blev detaljeringsgrad stedse øget. Brandmyndigheden har været inddraget fra starten og spillereglerne aftalt for, hvornår sekretariatet umiddelbart kunne vurdere egnetheden og hvornår brandmyndigheden skulle inddrages. I forløbet kom der en strengere regel for midlertidig indkvartering som reelt betød, at man på skoler kun kan anvende stueetagen. Vi måtte pga. dette se bort fra pladser under tag i Holbæk by og måtte derfor skaffe plads i en større omkreds. Alle skolers kontaktperson og pedel er ved besøg blevet orienteret om vilkår og derpå er foretaget en kritisk gennemgang af lokaler der kunne bruges. Der har løbende været kontakt til indkvarteringsstederne først for selve muligheden for antal og efterfølgende for spisefaciliteter og sanitære forhold og blev primært foretaget af DGI/Holbæk kommune (L2009) samt repræsentanter fra forsyningsgruppen. Økonomi: El, vand refusion skoler Rengøring, skoler Pedel/assistenter, skoler Varekøb, skoler Reparationer, skoler Brandforebyggelse Jordarbejde, til sti og parkering

220 Telte til alle områder* Sanitet til alle områder** El-konsulent Diverse *dækker i alt ca m2 telt, deraf ca m2 til 3 store spisetelte og ca m2 til 10 mindre spisetelte, indkvarteringstelte 972 m2 og omklædningstelte 840 m2. De resterende ca m2 er fordelt på cafeteria/info-telte og aktivitetstelte. **dækker i alt ca. 200 bruser og ca toiletter/urinaler brugt som supplement ved indkvarteringssteder samt ved de fælles spiseområder ved Bjergmarksskolen og badmintonhallen bortset fra ca. 500 toiletter/urinaler, der er anvendt på stævne-, fest- og aktivitets områder. Hvad gik godt og mindre godt Forventningsafstemning til primitiv camping var ikke sket entydigt. Sørg for at det tidligt afstemmes med ledelse i DGI/DDS til udmelding i informationsbreve og tilmeldinger mv. Fra sekretariatets side og i planlægningsgrupper har under hele forløbet været udmeldt, at der ikke skulle være fortelte. Planer for indretning blev vedtaget 3-4 måneder før stævnet og blev orienteret bredt samt lagt ind på intranet. Medio maj blev der gjort indsigelse mod dette, hvorefter samtlige planer skulle laves om under stort tidspres og større krav til arealer. Ikke alle campister overholdt bilfri campingområde. Det drejer sig om som ikke respekterede kravet og mange ville ikke lytte til venlige henstillinger om flytning af bilen fra de interne brandvagter på pladser. Beredskabsmyndigheden gav lov til at biler med handicapskilt og dokumenteret akut opstået gangbesvær hos person kunne parkere ved campingenheden under hensyntagen til reglerne om indretning af midlertidige campingområder. Ledelsen og ansvaret for campingområderne, der blev udført af klubber og foreninger, fungerede rigtig godt. Ved optegning af midlertidige campingarealer fungerede kridtemaskiner udmærket på boldbaner, mens der øvrige steder skal anvendes minestrimler. Ved etablering af midlertidige campingarealer skal afstand til toiletfaciliteter og P- arealer indgå i forbindelse med fastsættelsen af størrelsen. DGI/DDS overholdt ikke tilmeldingsfristens udløb og fortsatte med at tage imod tilmeldinger efter at fordeling på steder udmeldt til landsdele. Dette betød en yderligere sammenpresning i lokaler end allerede foretaget for at imødekomme krav om størst mulig samling af den enkelte landsdel. Den løbende kontakt med pedeller har været yderst værdifuld, og deres ejerskab og medvirken sammen med foreninger har fungeret yderst smidigt. For Absalons-området blev etableret et fælles spisetelt på m m2 til sluser og tilsvarende for efterskolerne på Bjergmarksskolen med henholdsvis m m2 fungerede fint og der kunne overvejes en reduktion af sluser. Skiltningen til stederne var forvirrende og nogle steder mangelfuld. Større skrift på skiltene eller større skilte. Skiltning inde på matriklen med pile i begge ender er en rigtig god ide opsættere skal dog informeres bedre om materialevalg, så den ene pil skal skæres af, da der nogle steder måtte tages en ekstra runde. På kost- og efterskoler blev lavet en opdeling, således at Holbæk kommune tog sig af gymnastiksale og klasselokaler til deltagere og overlod til DGI at disponere og aftale vilkår for brug af elevværelser til gæster o.l. 35

221 Gode råd til Esbjerg: Sikkerhed for at de frivilliges/foreningernes kontaktpersoner har det fulde indblik i, hvad det er for en opgave, som man har aftalt løst. Herunder forpligtelsen til videregivelse af oplysninger til de frivillige fra foreningerne, som skal udføre opgaven. Affald: Sorte/klare sække ville værre en god ide, at tale med DGI om, så DGI kan komme med træningstøj og andre ting i sække som ikke har samme farve som affaldssækkene og dermed undgå at ende i container eller på lossepladsen Sovesale: Opdeling med spånplader er en rigtig god ide i de større sale. Højden kan jo diskuteres - hos os var det brandmyndigheden som bestemte, at man skulle kunne se ud over det hele af hensyn til flugt veje. Vi tilvirkede selv indretning og sparede hvad transport og mandskabsdiæter ville have kostet hos et udlejningsfirma materiale kunne overnatningssteder overtage vederlagsfrit, da ikke velegnet til opbevaring i 4 år (Esbjerg har set konstruktionen). Sørg for at have en detailleret græsslåningsplan, hvor der tages hensyn til at spisetelte og badevogne mv. typisk kommer som det første hvorefter afmærkning i weekenden før deltagere ankommer. Vær opmærksom på at søge dispensation, hvis område omfattet af skov- og naturstyrelsens græsslåningsplaner administreres i kommunens miljøafdeling. Afmærkningspæle af træ skal have en dimension, så disse let kan hamres i også i forholdsvis tør jord. Små jernpæle er muligvis den bedste måde. Det generelle landsstævnemateriale skal være tilgængeligt på de forskellige indkvarteringssteder, så man som frivillig kan være behjælpelig i forhold til deltagerne. Herunder viden om eget områdes organisering generelt for hele stævnet. Udmelding af indkvarteringsplacering til landsdelene skal udsættes til efter endelig tilmeldingsfrist. Niveauet for bad og toilet blev fastlagt ud fra de meget specifikke tal i Silkeborgs evaluering om tilkøb de enkelte steder samt supplerende indhentning af eksisterende installationer for 3 indkvarteringssteder dækkende 10 % af deltagerne suppleret med råd fra professionel leverandørs erfaring og konstateret forbrug over tid og antal ved lignende opgaver. I Silkeborg var der 38,4 personer om et toilet og 47,1 pr. bad, så der er sket en væsentlig forbedring med vores opnåede gennemsnitstal på henholdsvis 24,6 og 40,0. Alligevel er der i deltagerevaluering ønske om forbedringer, så en mere præcis udmelding ved tilmelding om hvad der kan forventes bør overvejes. Ved belægningsplan for et område fratrækkes eksempelvis 5-10 % - inden udmelding af antal til indkvartering jfr. tommelfingerregler under fakta, som måtte fraviges i sidste ombæring. Udover dette større pladskrav specielt i lokaler anbefales, at der på hvert indkvarteringssted er 1-2 reservelokaler, så der er mulighed for, at der inden for rammen gives mulighed for at tilgodese særlige behov og ønsker internt inden for gruppen (landsdelen). Udvikling med servicekrav ved at der er sket et fald fra 3,4 personer til 2,0 pr. enhed (telt eller campingvogn), store telte, dobbelt sovemadrasser giver anledning til at overveje en udmelding allerede i tilmeldingsfasen om, at enkeltpersoner forudsættes at have enkeltmadrasser ligesom fastlæggelse af en øvre grænse for teltareal pr. person. Der kan på det enkelte sted være sket bygningsmæssige ændringer i forhold til det tidspunkt, hvor indkvarteringsaftale blev indgået og antal besluttet. Det foreslås derfor, at man kort tid før indkvarteringen konfirmerer aftalen. Problematik med parkering af biler i tilknytning til campingvogne og telte må endnu engang gennemdrøftes herunder også restriktioner i forbindelse med manglende overholdelse Vigtigt at der er lettilgængelig adgang til mulighed for kortoptegnelser på de kommunale kort over et område. 36

222 Planlægningsgruppen Kommunikation & PR Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Claus Westergaard, Gruppeformand Jørgen Rasmussen Mads Lindelof Ina Løndahl Jonna Christensen Lone H. Havmand Laila Meng Hansen Torben Mortensen Kommunikationschef, Holbæk Kommune Nyhedsredaktør, Venstrebladet Konsulent, Holbæk Regionens Erhvervsråd Turistchef, Holbæk Idrætssamrådet, Holbæk kommune DGI, Kommunikationsmedarbejder Adm. Koordinator, Holbæk Kommune (L2009) Projektleder, Holbæk kommune (L2009) Kommissorium: Gruppen har medvirket ved den samlede kommunikationsproces og markedsføring op til landsstævnet samt medvirket til at koordinere samspillet mellem DGI og Holbæk Kommune om opgaven. Mødeaktivitet: Gruppen har i forløbet afholdt i alt 10 møder første gang den 2. juni Supplerende er en række delopgaver afklaret løbende via mail-kommunikation mellem gruppens deltagere. Opgaven: Samarbejdet om den samlede kommunikationsopgave i bredeste forstand blev startet relativt tidligt i år 2007 ved fælles møder mellem repræsentanter for kommunikationsafdelingerne i DGI (Karen Balling Radmer) og Holbæk Kommune (Claus Westergaard). Resultatet heraf blev et forslag til en fælles, overordnet Kommunikationspolitik for L2009 i Holbæk, som godkendtes i byrådet i januar Hensigten var at bruge politikken som det grundlæggende, styrende værktøj for kommunikationsprocessen såvel internt som eksternt, både i DGI og i Holbæk Kommune. Endvidere var det tanken i planen, at identificere alle relevante målgrupper og beskrive de tænkte virkemidler samt overordnet at fastlægge ansvarsfordelingen for håndtering af de enkelte delopgaver mellem de to organisationer. Som et vigtigt element aftaltes at oprette og anvende et fælles intranet i regi af Holbæk Kommune, til anvendelse som en meget vigtig, fælles database med al nødvendig information om L2009 for involverede i begge organisationer samt andre med interesse for og involvering i arbejdet. Intranettet skulle være som supplement til øvrige info-tiltag via hjemmesider, nyhedsbreve, annoncer, skiltning m.v. Endvidere blev der, på de to kommunikationschefers initiativ, i november 2008 indgået en medieaftale med det lokale firma Medieselskabet Nordvestsjælland (Venstrebladet) om produktion og levering af Informationsavis to udgaver(forår og sommer) (Holbæk Kommune og DGI) Landsstævneavis (DGI) Velkomstguide (Holbæk Kommune) Med udgangspunkt i ovenstående blev gruppens arbejde således koncentreret om flg. delopgaver: Bidrag til og koordinering vedr. de to info-aviser med informationer fra såvel DGI om planer for stævnet og for kommunens vedkommende om praktiske forhold m.h.t. trafik, vejlukninger, boder, info m.v. Avisen blev husstandsomdelt i Holbæk og i nabokommunerne Odsherred og Kalundborg den 31. marts 2009 og 22. juni 2009 Planlægning af indhold i Velkomstguiden med Holbæk-informationer til distribuering til samtlige landsstævnedeltagere samt med andet stævnemateriale to 37

223 uger før L2009 Løbende initiativer om informationsformidling - specielt lokalt via medier, uddannelsesinstitutioner, hjemmesider, plakater m.v. med sigte på at holde gryden i kog hos det lokale erhvervsliv, byens borgere, foreninger, institutioner m.fl. Involvering i planlægning og afvikling af sensommercafe i september Arrangementet tilsigtede at orientere og involvere erhvervsdrivende og turisme- og kulturinstitutioner i den løbende planlægning og evt. at fremkalde og motivere til egne, selvstændige tiltag til supplering af DGI`s planlagte aktiviteter i byområdet i stævnedagene. Endvidere at sikre den nødvendige kapacitet på bespisningsområdet, til deltagere som ville fravælge DGI-tilbud herom Planlægge og sikre levering af den fornødne mobildækning og internetforbindelse til stævneområdet og de aktivitetssteder, hvor dette kræves Planlægge og medvirke til gennemførelse af en kendskabsanalyse om Holbæk/Holbæk Kommune til afdækning af kendskab til/holdning om Holbæk blandt et udsnit af borgere rundt om i Danmark samt også lokalt. 1. etape af undersøgelsen som udføres af firmaet Enalyzer, skete i september 2008 og 2. etape i september/oktober 2009 Bidrage til planlægningen af fælles informationstelt til central placering i stævneområdet, indeholdende aktiviteter som politi, internetcafe, info (DGI og kommunen), mobilopladning, vekselautomat, bank, turisme, m.v. Medvirken til planlægning og indretning af pressecenter i lejede lokaler i bowlingcenter, med tæt beliggenhed i forhold til stævneområdet Økonomi: Velkomstguide m.v., alle deltagere Foldere til institutioner i Holbæk Receptioner Leje af presselokale Netforbindelser, stævneområde mv Diverse Hvad gik godt? Etablering af fælles Informationstelt for alle aktører og med en person som overordnet ansvarlig for indretning og drift placeret centralt på stævneområdet Placering af pressecenter i selvstændigt bygningskompleks nær stævneområdet Velkomstguide velegnet for reklamering for lokale kultur- og turistattraktioner Info-aviserne velegnet til opvarmning af borgere/erhvervslivet lokalt også i de nærmest liggende kommuner Effektiv metode til info-formidling til lokale borgere om deltagelse/overværelse af stævnets aktiviteter (gratis glæder) via flyers og plakater i skoler og daginstitutioner Godt forløb m.h.t. internetopbygning/mobiltelefondækning ved kontakt med relevante leverandører allerede sommeren 2008 Hvad gik mindre godt? Ved markedsføringstiltag for Holbæk herunder Velkomstguide til deltagerne savnedes i høj grad, at der lokalt mellem erhvervsliv/kommune og turisme på forhånd er aftalt og formuleret strategi for byens markedsføring Trods forudgående fastlagte fælles kommunikationspolitik, oplevedes i forløbet tilfælde af uoverensstemmelser i forhold til koordinering og ansvarsfordeling mellem de to kommunikationsafdelinger Ved annoncesalg til info-avis den konstateredes, at erhvervslivet endnu ikke vidste nok om og tænkte Landsstævnet Forberedelse og produktion af info-aviser vanskeliggjort af uklar ansvarsfordeling 38

224 mellem de involverede aktører DGI, HK, annoncefirma og trykkeri Kortbilag over Holbæk by i Velkomstguide af nogle kritiseret for manglende klarhed vigtigt værktøj for deltagerne i de travle dage med tilbud om mange aktiviteter rundt omkring i byen Svært at motivere og tiltrække handels- og erhvervslivet til Sensommercafe i september 2008 til informationsformidling og igangsætning af tværgående tiltag Planlagt brug af database for alle involverede i DGI og Holbæk Kommune i planlægningen dgi-intranet - fik ikke den rolle, som et fælles vigtigt værktøj, som aftalt og tiltænkt, af mange årsager herunder manglende opmærksomhed/accept forglemmelse, manglende opfølgning og ajourføring - mangelfuld datadisciplin og hensyn til forpligtelser overfor egne arkiv- og registreringssystemer (dobbelt-arbejde) Gode råd til Esbjerg: Afklar tidligst muligt mellem kommune, erhvervsliv og turisme hvorledes værtskabet skal anvendes i markedsføringen omkring stævnet og søg at udarbejde plan med mål for udbytte herunder vækst, udvikling m.v. Forbered tillige evt. specifikke fokusområder til benyttelse i evt. fælles markedsføring med DGI. Fastlæg i god tid inden den interne organisering opbygges og igangsættes, en fælles aftalt kommunikationspolitik og strategi med DGI Ved aftale om fælles data-base/intranet bør sikres fuld accept af alle naturlige leverandører af data/informationer Tidlig kontakt til leverandør af IT-løsninger, der skal opbygges til brug ved stævnet Effektiv og nem annoncering og informationsformidling til borgere kan ske lokalt med flyers, plakater m.v. til daginstitutioner, skoler og uddannelsesinstitutioner Samling af alle servicetilbud under stævnet i fælles velplaceret infotelt. Vigtigt at gruppens kommissorium er gennemarbejdet og præcist herunder afklaret med DGI med hensyn til opgavefordeling Sørg for inddragelse af tilstrækkelige personaleressourcer med kommunikative/journalistiske kompetencer i såvel gruppen som til Landsstævnekontoret, for at kunne yde kvalificeret med og modspil til DGI omkring alle informations- og markedsføringstiltag i et ligeværdigt samarbejdsforhold. Tillige vigtigt for at anvende de muligheder for markedsføring af værtskommunen, som foreligger i hele planlægningsforløbet og omkring selve stævnet Der forefindes selvstændig evalueringsrapport om opbygning, indretning og funktion i infoteltet. Overvej i processen evt. udarbejdelse af DVD/film om forberedelser og afvikling af stævnet evt. ved samarbejde med DGI. Er tidligere gennemført med mulighed for deltagerkøb Foto: Per Diemer - Pressemøde 39

225 Planlægningsgruppen Skilte Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Knud Krarup, Gruppeformand Rene Højmark Laila Meng Hansen Paul Thaarbøl Torben Mortensen Teknik & Miljø, Holbæk Kommune Teknisk koordinator, DGI (L2009) Adm. Koordinator, Holbæk Kommune (L2009) Teknik & Miljø, Holbæk Kommune Projektleder, Holbæk kommune (L2009) Kommissorium: Gruppen skal medvirke til en entydig og overskuelig skiltning af alle indkvarterings- og aktivitetssteder m.v. Endvidere at skulle formidle produktion og opsætning af alle skilte, bannere m.v. Mødeaktivitet: Gruppen afholdt i perioden i alt 8 møder første gang 2. juni Opgaven: Kommissoriet blev fra starten tydeliggjort ved flg. opdeling: 1. Motorvejsskiltning aftalt udført af gruppen BEREDSKAB med accept fra Vejdirektoratet som myndighed. 2. Offentlige rum/veje i byområdet afklares i tæt samspil med BERED-/TRANSPORTgrupperne 3. Overnatnings- og aktivitetssteder samt stævneområdet bestilling m.v. overlades de respektive ansvarlige planlægnings- eller arbejdsgrupper på skoler typisk den/de indkvarteringsanvarlige(værtsforening) Som fælles udgangspunkt for udvælgelse og bestilling, blev fra DGI/Vingsted leveret et omfattende og meget velegnet idekatalog, med indbygget ensartet designlinie. Efter udbudsrunde blev valgt lokal leverandør (HSC Holbæk Skiltecenter A/S) i leveringsaftalen indgik muligheden for 3 alternative pladetyper masonit/ 3 mm pvc/ sandwich-plade. Tyngden i gruppens arbejde blev således jf. ovenstående udarbejdelse af detailplaner for det offentlige rum hele byområdet incl. henvisningsskilte til aktiviteter, indkvarteringssteder m.v. og for indfaldsveje med sigte på deltagernes ankomst. Denne opgave blev varetaget på sekretariatsplan, med meget værdifuld bistand fra kommunens afd. for teknik og miljø(vejsektion). Afdelingens involvering indebar tillige den store fordel, at landsstævne-skiltningen kunne koordineres med den officielle nødvendige skiltning om vejlukninger, parkeringsforbud, omkørsel med videre. Opgaven blev herigennem tillige kvalificeret, idet Teknik/Miljø udarbejdede de fornødne kortoversigter til brug for indhentelse af godkendelse hos politi og vejmyndighed. Et kortmateriale som også var værdifuldt i opsætningsfasen. Ruteplanlægning i byområdet blev i nogen grad udført ved at lege deltager altså fysisk prøve at bevæge sig fra punkt a til b og vurdere behovet for skiltning samtidigt. En proces som i øvrigt blev gentaget lige op til stævnet, som en yderligere kvalitetssikring af den udførte skiltning. Gruppen indgik i foråret 2009 aftale med Vej og Park om at forestå opsætning af alle landsstævneskilte i det offentlige rum dels for koordinering med opsætning af alle officielle skilte og dels for at sikre overholdelse af gældende regler og sikkerhedsforskrifter i forhold til trafikken forhold som såvel politiet som kommunen og 40

226 vejmyndigheden, skal efterprøve og godkende. Tidsfaktoren blev et meget vigtigt element i gruppens arbejde. Intentionen var at ordrebestilling, trykning, levering og opsætning skulle ske i godt tid forud for stævnet også således, at al skiltning var på plads, inden leverandører, frivillige og deltagere med videre begyndte at komme til byen. Skiltekataloget blev udsendt til alle relevante enheder pr med frist til bestilling pr Trods den rummelige tidsplan med hovedsigte skilte før telte opstod der vanskeligheder med endelig opgørelse og bestilling fra de udpegede, ansvarlige personer for en række delaktiviteter hvilket betød forrykning frem mod stævnet. Endvidere er det en kendsgerning, at mange forhold i planlægningen ændres helt op til kort før stævnets afvikling, med deraf følgende forsinkelse med bestilling/opsætning. Resultatet blev en voldsom kaotisk og hektisk periode for opgaveløsningen med skilte helt op til selve stævnets afholdelse. I alt blev anvendt ca skilte, omfattende skilte på stævneområdet, indkvarteringsog aktivitetssteder, henvisningsskilte i offentligt rum, bannere og oversigtstavler m.v. Økonomi: Skilte, alle former for skilte Opsætning/nedtagning Vej og Park Udgiften til skiltekøb, deles efter aftalen mellem kommune og DGI. Hvad gik godt og mindre godt Professionelt udarbejdet skiltekatalog et vældigt godt og nødvendigt arbejdsgrundlag Skilte på plastplade relativt billigt og nem opsætning yderst velegnet til intern skiltning på indkvarterings- og aktivitetssteder Tidsplan udarbejdes i god tid skal opfølges jævnligt i forhold til bestillere for at undgå ophobning af opgaver i sidste øjeblik God erfaring med inddragelse af faglig ekspertise(teknik/miljø og Vej/Park) i arbejdet med kortudarbejdelse og praktisk opsætning Tæt, løbende kontakt til vej- og politimyndighed lettede den egentlige godkendelse af skilteplaner for det offentlige rum Skilte opsat i offentligt rum som henvisning for bilister/busser var alt for små - og med for lille tekst En del aktiviteter ikke kendt/fastlagt kort før stævnet og derfor manglende eller sen skiltning Gode råd til Esbjerg: Skilte op i god tid før Telte Anvend fælles skiltekatalog for alle grupperne sikrer enkelhed og høj grad af ensartethed Tidsplan udarbejdet i god tid før stævne, skal opfølges jævnligt og bestemt i forhold til de mange bestillere både i DGI og i kommunalt regi ellers kaotisk forløb op til stævnet Opdel skiltebestilling i størst mulig grad og uddeleger til ansvarlige personer eller 41

227 grupper med FASTE TIDSFRISTER Inden katalog udarbejdes mellem kommune og DGI skal aftales ens navne, for benævnelse af alle aktivitetssteder, og lignende. Anvend i stor grad pvc-plader til skilte til intern brug kan med fordel udarbejdes med henvisningspil i begge ender til afskæring inden opsætning Søg fast aftale med 1 leverandør med stor kapacitet og fleksibilitet mange opgaver afdækkes først i ugen op til stævnet Professionelle folk (= park/vej) anbefales stærkt til skilteopsætning i det offentlige rum og frivillige kan opsætte på indkvarterings- og aktivitetssteder Husk! skilte i offentligt rum med vejvisning, skal være STØRRE inkl. tekst, end skilte til intern brug, som typisk retter sig til gående Udarbejd store oversigtskort ( her står du ) anvendes og efterspørges af deltagerne i den fremmede by Bannere i gadelygtehøjde er vældig effektiv i forhold til deltager/gæster stor synlighed, men ofte besværlig opsætning Hyppig kontakt i hele planlægningsforløbet vej- og politimyndighed og med grupperne BEREDSKAB og TRANSPORT til informationsudveksling og koordinering. Foto: Anni Axelsen Foto: Anni Axelsen 42

228 Planlægningsgruppen Udsmykning Gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Laila Meng Hansen Adm. koordinator, Holbæk Kommune (L2009) Kirsten Lundin Kingo Landskabsarkitekt, Holbæk Kommune Jette Hansen Borgmestersekretær, Holbæk Kommune Opgaver: Opgaven er en aflægger fra gruppen Stævnecentrum, da den i kommissoriet er tilhørende denne. Opgaven blev skilt ud maj 2008 hvor der blev nedsat en arbejdsgruppe, som straks gik i gang. Gruppens opgaver var at fastlægge et gennemgående princip for udsmykning. Planlægge og sikre at udsmykningen effektueredes. Koordinere opsætning/nedtagning af flag og flagstænger samt placeringen af samme. Endvidere køb af 180 bord/bænkesæt til videresalg efter stævnet samt koordinering heraf. Omkring receptioner med videre var vi ikke inddraget. Mødeaktivitet: Der er afholdt 13 møder i perioden maj 2008 til april 2009(Heri også møder med pressen). Fakta: Indkøbt 200 granitkummer til videresalg. Derudover brugt eksisterende kummer som fandtes i kommunen. 4 stk. blomstersøjler lejet til indgang ved storstadion blomster indkøbt. 80 m3 jord gratis blev modtaget. 167 flag og stænger lejet. 4 x 40 m2 blomsterøer på storstadion. 100 små logoflag til opsætning i standere i midtbyen. Økonomi: Blomster Annoncer Flaghejsning Kummer, køb Vej og park mandskab/maskiner Salg af kummer Leje af blomstersøjle Reklameflag til midtbyen Diverse 192 Opsætning, nedtagning af flag midtby Køb og salg af bord/bænkesæt er bogført under gruppen Stævnecentrum. Hvad gik godt og mindre godt Det har været en fordel, ikke at have været særlig mange medlemmer i gruppen. Beslutninger blev hurtigt truffet, hvilket betød mindre tidsforbrug. Generelt ved alle bestillinger blev der indhentet sammenlignelige priser/tilbud for at få det absolut billigste. Dette tager tid, men betaler sig. Opsætning af flagstænger, opsætning og nedtagning af flag fungerede rigtig godt. 43

229 Firmaet som vi lejede flag og stænger fra, stod også for opsætning og nedtagning hver dag. Kontrakten havde indbygget en sponsordel, som gjorde det noget billigere. Opsætning af logoflag i standere i midtbyen fungerede godt. Blev opsat en måned før stævnet som reklame for det kommende landsstævne. Kunne godt være opsat 2 måneder før. Videresalg af kummer fra et meget tidligt tidspunkt fungerede fint. Salget startede i okt hvor alle som havde lyst, kunne forhåndsbestille og betale et depositum. Efter stævnet fik alle indkvarteringssteder og aktivitetssteder lov til at beholde 2 kummer hver, hvilket gav stor glæde på de enkelte steder. Videresalg af bord/bænkesæt gik forrygende, var lynhurtigt solgt, længe før landsstævnet. Her fik mange af vores institutioner mulighed for køb af kvalitetssæt, men til meget billig pris. Vi havde fået en produktionsskole, til at lave bord/bænkesæt i god kvalitet, dette fungerede rigtig godt. Der skal forventes en del administration i forbindelse med videresalg af evt. kummer, bordbænkesæt. Den ene blomstersort fik svamp i foråret, og de fleste blomster gik til, så vi var nødt til i en fart, at få nye planter. Det kan være svært at få så mange planter, på så sent et tidspunkt. Under selve stævnet blev der ikke lavet hærværk, men derimod 14 dage før stævnet, blev der stjålet planter fra de stationære kummer i byen. Dette betød, at mange af de ekstra planter der var bestilt blev brugt til at fylde op i kummerne i byen. De store blomsterøer på Storstadion var i samarbejde med DGI blevet placeret på stadion med hensyn til, at alle skulle kunne være på stadion både på åbnings- og festaftenen. Desværre blev det alligevel nødvendig, at ændre på dette, så der blev fjernet 2 blomsterøer, før lørdagens aftensarrangement. Erhvervslivet var og blev aldrig helt en del af udsmykningen, men blev opfordret til at bruge landsstævnefarverne (logo) i deres udsmykning via henvendelser gennem pressen og Handelsstandsforeningen. Gode råd til Esbjerg: Det vil være en fordel, at få de gartnere med i gruppen, som skal stå for beplantning, vedligeholdelse med videre. Få en klar og sikker aftale omkring beplantning på Storstadion med DGI, som også gerne skal kunne holde under stævnet. Det er vigtigt, at få tilplantet krukkerne/kummerne i god tid, så planterne når at akklimatisere sig og gro godt til inden stævnet, gerne 1-2 måneder før stævnet. Sørg for at vælge blomstersorter som ser ud af noget, også på afstand. Det giver ro omkring flag, med et firma til at sørge for alt omkring opsætning og nedtagning. Lav evt. en sponsoraftale som en del af kontrakten. Sørg gerne for masser af bord/bænkesæt og ved meget sol, parasoller som kan give skygge. Forhør Jer gerne på priser fra forskellige større blomsterfirmaer, med indbygget sponsoraftale, dette kan give meget fine tilbud. Beslut i god tid, hvorvidt der er noget der med fordel kan videresælges. 44

230 Planlægningsgruppen Aktivitetssteder Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for Knud Sørensen, Gruppeformand Jan Schou-Larsen Rene Højmark Frede Thiesen Camilla Gudnitz Steen Ulrik Hansen Holbæk Kommune Projektkoordinator, Holbæk Kommune (L2009) Teknisk koordinator, DGI (L2009) Brandchef, Holbæk Kommune Beredskab Anlægsgartnertekniker, Holbæk Kommune DGI Vestsjælland Kommissorium: Sørge for placering, indretning og drift af alle aktivitetssteder bortset fra stævnestadion (hesteskoen) og at alle aftaler og fornødne tilladelser fremskaffes som beskrevet i specificeret kommissorium for gruppen. Mødeaktivitet: Gruppen gennemførte i alt 9 møder + 1 arbejdsmøde vedr. skiltebestilling første gang 1/ og afholdt efter stævnet 1 evalueringsmøde. Fakta: I aftale Midtvejs Stævne Aktivitet (skydning behandles særskilt) Antal Antal baner Antal baner baner Badminton Beachvolley Håndbold strand Alm. baner Fodbold 11-mands mands mands boldens arena Gymnastik Stadion med tilskuerkapacitet Opvarmningsbaner som Indvendigt mål på stadion Et fodboldstadion Springmekka 1 hal 1 hal 1 telt Krocket Petanque Senioridræt Område ved stævnestadion ja ja ja Tennis udendørs ANDET Agility Grønt område Forening indretter Dans og musik Fritidsliv / motion Naturområde med skov og vand 6 sale og de 3 gymnastikgulve 1 område Løbe- og cykelruter 6 sale og de 3 gymnastikgulve 2 områder Løbe- og cykelruter 6 sale og de 3 gymnastikgulve 2 områder Løbe- og cykelruter 45

231 Økonomi: Leje af opbevaringssted, lokaler Køb fra Haderslev, gulve Sand, grus, kridtning mv Leje af Tentipi (specielt telt) Volley net, køb og salg Små tribuner Salg til Esbjerg, gulve, skilte, skydemater Diverse Hvad gik godt og mindre godt Afvikling af idræt samt rammerne for denne fungerede godt ifølge 9 ud af 10 i spørgeskemaundersøgelse. Sparring mellem de ansatte i L2009 organisationen og de øvrige medlemmer i gruppen var god. Møderne var rigtig gode til at holde fast i, om aftaler var på plads og hvad næste skridt var. Forventning fra de frivillige i gruppen var nok en større grad af arbejdsgruppe med f.eks. at skaffe frivillige eller remedier gennem deres kontaktnet. Disse opgaver løstes i stedet i stort omfang mellem møder af de ansatte i landsstævnesekretariatets 2 afdelinger samt den daglige kontakt til Holbæk Kommunes forskellige afdelinger og øvrige planlægningsgrupper. Landsforeningernes idrætsbestyrelser mv. indgik meget positivt i planlægning af og i selve udførelsen af indretningen af aktivitetsstedet og havde primært kun kontakt til DGI sekretariat. Den kommunale side skal inddrages tidligere til afklaring af økonomiske og tekniske aspekter for at undgå kommunikationsbrist. Skidt, at en løberute blev annonceret på DGIs hjemmeside uden at der forelå en aftale med ejer inden pga. dette ønskede ejer ikke at medvirke og anden rute måtte anvises. Skidt at tilbud fra Petanque-folk om at være behjælpelig med specielle forhold til planhed på baner blev overset, så baner først fik normal hældning til at vand kunne løbe af, som bagefter måtte rettes op. Godt at der blev plads til beachvolley i selve stævneområdet det blev en overvældende succes i stedet for den oprindeligt planlagte placering for sig selv ved fjorden. Gode råd til Esbjerg: Overvej om det skal være en selvstændig gruppe eller en del af stævnecentrum vi havde splittet op pga. stort nyt anlægsarbejde og en styring af dette i park og vej. Overvej om planlægningsgruppen skal være som en sparringsgruppe og med mindre mødehyppighed evt. opstart med et fællesmøde, hvor der er en repræsentant fra de enkelte idrætsgrene samt fra park og vej. Aftaler om anvendelse af sportsarealer (varige og midlertidige), diverse haller mv. laves i god tid af kommunen og i rigelig mængde. Husk at når deltagerantal/program foreligger, skal der gives besked til stedet, så det ikke først kan ses når håndbogen udkommer. Især skal huskes meget hurtig orientering til de marginale steder. Få faste procedurer til arbejdsgang, registrering og oversigtskort af DGI,s ønsker om anvendelse af kommunens offentlige rum i god tid til indpasning med øvrige ønsker fra andre. Idefasen er rig og bl.a. DGI undersøger mange muligheder sørg for skriftlighed både om henvendelse, vilkår og endelig valg. 46

232 Græsslåningsplan vigtig dels kan idrætter have forskelligt behov og især midlertidige anlæg kræver ekstra mandskab. Tilbehør i form af telte, tribuner, boder og toiletter opstilles over en periode og påvirker behovet for græsslåning. Faste ugentlige opsamlingsmøder med park og vej vigtige aflyses hvis intet vigtigt den pågældende uge. Fortsæt tradition omkring net til beachvolley. Organisation køber på kommunens vegne ind, stiller dem op og sælger dem mod en dekort på kr. pr. net til interesserede foreninger til afhentning ved stævnets slutning. Lad organisationen stå for registrering af interesserede. 47

233 Planlægningsgruppen Renovation og rengøring Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Anni P. Axelsen, Gruppeformand Rene Højmark Jan Schou-Larsen Kristian Schou Ingeniør, Holbæk Forsyning Teknisk koordinator, DGI (L2009) Projekt koordinator, Holbæk Kommune (L2009) Souschef, Holbæk Forsyning Kommissorium: Planlægge al renovation i forbindelse med landsstævnet samt rengøring af faciliteter og områder i brug ved stævnet, jfr. specificeret kommissorium. Mødeaktivitet: Det første møde blev holdt 19/ og efterfølgende afholdt 8 møder vedr. planlægning. Planlægningsgruppen for renovation og forsyning kørte parallelt i hele opstartsfasen pga. af det store personsammenfald. Endvidere var informationsbehovet for de to grupper ligeledes sammenfaldende, idet begge grupper havde behov for af få oplysninger om lokaliteter og geografisk placering af hhv. indkvarterings- og aktivitetssteder. Holbæk Forsynings affaldsafdelings enorme arbejdspres i forbindelse med opstart og indkøring af nyt renovationssystem og nyt renovationsfirma, betød at arbejdet omkring udarbejdelse af en egentlig affaldsplan for Landsstævnet 2009, først for alvor kom i gang midt i marts På renovationsområdet lå der en rimelig deltaljeret affaldsplan fra det sidste Landsstævne i Haderslev. Fakta: Udover eksisterende materiel på berørte lokaliteter er anvendt: Trådstativer, planlagt ca. 770 men forhøjet til ca. 950 Stk. Papirposer til trådstativer, ca Stk. 240 l containere/genbrug, planlagt ca. 210, men nedjusteret da Pet-flasker udgik til ca. 80 Stk. 660/770 l minicontainere/restaffald, ca. 163 Stk. Midi/maxicontainere, ca. 15 Stk. Affaldsmængder ifølge AHT A/S Tons Bortskaffet affaldsmængde til forbrænding 125,1 Oparbejdning (madaffald med en forureningsgrad på op til 20 %) 25,5 Deponering (ikke brandbart gipsplader, jern etc.) 2,9 Pap til genbrug, omkring: 10 Rent papir til genbrug 2,5 4-5 tons picnic/morgenmad 13 paller med fødevarer fra lageret på parallelvej afhentet af AHT Der blev kasseret store mængder mælk i ¼ liter kartonner, og rigtig mange picnic pakker. Økonomi: Reng. lejede toiletter/bad i offentligt rum Ekstern bistand, renovation Affald, bio, afgifter

234 Kørsel skraldestativer Skraldestativer Slamsugning Tømning Skrald opsamling, midtby, Stævneby* *Vej og Park udførte opsamling af skrald, grundet mangel på frivillige. N.B. Al rengøring på skoler er udover på lejet materiel bogført under indkvartering. Hvad gik godt og mindre godt Godt Holbæk Kommune indgik aftale med AHT i marts 2009 om udarbejdelse af affaldsplan for L2009. I renovationsgruppen var der i samråd med AHT enighed om, at vi sagtens kunne nå at planlægge affaldsindsamlingen. Det viste sig heller ikke at være et problem og firmaet gav udtryk for at informationen fra Haderslev var et godt udgangspunkt, men frivillige hjælpere sprang senere fra, jfr. under mindre godt. Generelt blev indsamlingen af affald løst super godt af renovationsfirmaet Axel Hansen Transport A/S (AHT). Det generelle billede var at så godt som ingen oplevede affaldsproblemer. Affaldsindsamling kl om morgenen eller meget sent om aftenen er godt. Vi lærte fra erfaringerne i Haderslev (2006), at affaldsindsamling kl. 7-8 om morgenen ikke er et godt tidspunkt, hvilket vi derfor undgik. Oprydning af landsstævnestadion var f.eks. afsluttet inden kl Det er vores klare indtryk at AHT s store kendskab til de lokale forhold, var en afgørende faktor for at affaldsindsamlingen på trods af en række udfordringer blev løst uden at stævnets deltagere oplevede problemer med affald. AHT havde i forvejen renovationsaftaler med så godt som alle Holbæks skoler og institutioner. Brugen af skolernes eget materiel var derfor problemfrit. Det betød besparelser på materielkontoen, idet eksisterende container materiel på de enkelte indkvarteringssteder blev brugt. Det fungerede fint på de indendørs indkvarteringer med at de frivillige under deres vagt uden tildeling af specielle timer hertil sørgede for indsamling/oprydning og fik samlet affald i de anviste større enheder. I forbindelse med indførelse af nyt renovationssystem i Holbæk Kommune, blev der i løbet af år 2008 indsamlet brugte trådstativer som blev gemt til brug ved L2009 i alt ca. 900 trådstativer blev indsamlet og benyttet ved L2009. Det var en stor fordel, at vi havde trådstativerne til rådighed. Afvikling uden et fleksibelt sækkesystem ville have været problematisk, jævnfør evaluering fra AHT A/S. På camping områderne blev opstillet 1 affaldsstativ per 30 deltagere (i Haderslev var normtallet 1 per 28 deltagere). Nogle steder er det OK, andre steder er det for lidt, her skal normtallet op på 1 stativ per 20 deltagere. Landroverklubben havde meldt sig som frivillige og udførte et stort og flot arbejde med opsamling af poser fra skraldestativer mv. samt udkørsel af trådstativer, hvor der opstod behov. Vej og Park var utrolig fleksible, da vi fik frafald af frivillige og skaffede mandskab, der løste opgaven meget flot. Affaldshåndteringen på bespisningsstederne var generel god og velordnet dog skal der ved håndtering af bioaffald udfærdiges meget præcise instrukser, da en samlet briefing af de frivillige er umulig. Mindre godt I affaldsplanen for L2009 var der indarbejdet et behov for frivillige på ca. 50 personer (576 mandetimer) til tømning af trådstativer mv. og renholdelse af stævneområdet og Ahlgade mv. Det blev drøftet i april 2009 og endeligt fastlagt i 49

235 maj med accept fra DGIs koordinator for de frivillige. Det viste sig desværre at være vanskeligt at finde frivillige nok til opgaven og DGI sagde, udover Landroverklubben, fra i ugen op til stævnet, så der måtte indkaldes til hastemøde til udarbejdelse af nødplan. På de større campingarealer var der den første dag ingen oprydning eller afhentning pga. manglende frivillige, hvilket gav et stort rod til følge. Opgaven blev herefter løst af Vej og Park samt Landroverklubben, der ydede et fremragende stykke arbejde. Spisetelt Absalon ønskede logistikken vendt - dvs. generator flyttet. Der var strømsvigt og køletemperatur var faldet til 7 grader, så det blev besluttet at kølecontainer indhold skulle kasseres. 13 stk. 600 l containere med morgenmad og picnic blev kørt væk. Efter afslutningen søndag var kølecontainere fulde. Det virkede som om, ingen tog sig af det og sørgede for tømning i affaldscontainere. Gode råd til Esbjerg: Affaldsplanen forelå her i maj, men bør foreligge væsentligt før ca. 6 mdr. før stævnet, men detailgraden er meget afhængig af de forskellige placeringer af indkvarteringer, aktiviteter og spisesteder Ved fremtidige stævner vil vi anbefale at der benyttes et renovationsfirma med lokalt kendskab. Sørg for klare retningslinjer med henblik på materialeudbringning til den endelige plancering. Entreprenør på affald bør samarbejde med Vej & park helt fra opstart af planlægningen, hermed også set i forhold til udstyr og materiel, transportvogne, opsamlingsgrej osv. Frivillige bør ikke indgå i renovationen af de store aktivitetsområder, byen og transportveje, hvor det i stedet anbefales udført af professionelle. Ved fremtidige stævner vil vi anbefale, at oprydningsopgaver i forbindelse med campingområder beskrives mere omhyggeligt og hvis fortsat anvendelse af frivillige, skal de findes og på banen allerede i løbet af vinteren, altså mindst ½ år inden. Det giver mulighed for, at de frivillige får kendskab til deres opgaver, herved opnås der ejerskab af opgaven. Cateringfirmaet/leverandøren må ligge sig i sadlen, og fokusere på at nedbringe affaldsmængderne. Sørg for at få lavet en klar aftale med DGI og madleverandør om, at de har ansvaret for nedlukning og tømning af evt. lager med kølecontainere straks efter stævnet Morgenmad genererede meget affald, leverandøren bør kunne fortælle hvor meget affald der genereres. Rengøring af lejede toilet- og badevogne ved indkvartering og aktivitetssteder bør foretages af et enkelt professionelt firma på timebasis for at få størst mulig fleksibilitet og kvalitet Brug den udleverede affaldsplan med kommentarer fra renovationsselskabet til inspiration. Foto: Anni Axelsen 50

236 Planlægningsgruppen Transport Kommissorium og gruppens sammensætning: Gruppens deltagere: Repræsentant for: Jens B. Jakobsen, Gruppeformand Rene Højmark Christen V. Landbo Jesper J. Kristensen Ruth Thiesen (indtil 1/2 2009) Kim Græns (fra 1/2 2009) Egon Lauridsen Torben Mortensen 51 Områdechef Trafikselskabet Movia Teknisk koordinator, DGI (L2009) Driftsassistent, Trafikselskabet Movia Civilingeniør, Holbæk Kommune Midt- og Vestsjællands Politi Vicepol.insp., Midt-og Vestsj. Politi Politi, Midt- og Vestsjællands Politi Projektleder, Holbæk kommune(l2009) Kommissorium: Gruppens opgave bestod i at planlægge og iværksætte et velfungerende transportsystem mellem indkvarterings-/aktivitetssteder samt stævneområdet og bycentrum samt at sikre fornøden koordination i forhold til øvrige trafik- og P- forhold i tilknytning til stævnet. Mødeaktivitet: Gruppen afholdt i alt 10 ordinære møder første gang Sideløbende skete en lang række afklaringer via mail-korrespondance. Opgaven: Holbæk kommune indgik i efteråret 2007 en aftale med trafikselskabet Movia, som indebar, at selskabet påtog sig ansvaret for planlægning og afvikling af Bustransporten for deltagerne under L2009 aftalen indebar tillige at selskabet påtog sig formandskabet i den planlægningsgruppe, som igangsattes foråret Udover de transportforpligtelser som HK har i aftalen med DGI, var forhåndsbesluttet at byens borgere/gæster også skulle kunne benytte Landsstævnebusserne frit og at Movias daglige bussystem i Holbæk og i de byer i omegnen, der har landsstævneaktiviteter, ligeledes gratis kunne benyttes af landstævnedeltagerne. På grundlag af de planlagte indkvarterings- og aktivitetssteder baseret på forventet deltagerantal på og med fordeling på landsdelforeningerne, svarende til i Haderslev, blev i foråret 2009 udarbejdet et forslag til rutesystem. Rutenetsystemet til funktion, fra torsdag den kl og til søndag den kl , var opdelt i 3 enkle strenge, på tværs i det relevante område med central busterminal/knudepunkt på Ydervang, i tæt tilknytning til det store stævneområde i østbyen. Endvidere indgik i planen en forlængelse af ruterne til bycentrum dagligt fra kl og til det estimerede sluttidspunkt kl af hensyn til spise- og festaktiviteter i de 2 Stark -haller på havnen. Endvidere aftaltes med DGI, at kørselsintervallet på visse strækninger i dagtimerne blev forlænget fra aftalt 15 min. til 20 min. Kommandostation(kontor, afslapning, toilet) for bustrafikken blev indrettet i lejede lokaler i umiddelbar tilknytning til busterminalen. Chaufførfaciliteter(overnatning i campingvogne og med bade/forplejnings og hvilefaciliteter) blev indrettet i kantine- og personalelokaliteter hos Holbæk Forsyning med plads til ca. 60 personer. Ved tilmeldingsfristens udløb primo maj måned 2009 gav deltagerantallet på anledning til en række justeringer/afkortninger af de 3 ruter, idet de fjernest beliggende skoler til indkvartering blev udeladt.

237 I forhold til aftalegrundlaget blev endvidere aftalt følgende udvidelser af kørselsomfanget: Onsdag fra kl til til transport af de ankomne deltagere mandag (seniorer/familier/skytter/efterskoleelever) og deltagere ankommet onsdag af hensyn til deltagelse i aktiviteterne De små fællesskaber i bymidten. Torsdag fra kl til for, at transporterer de ankomne deltagere til træning på stævnecentrum og andre aktivitetssteder. Mandag til onsdag etableret billetsystem til skytter til benyttelse på det eksisterende offentlige rutesystem fra skydeområdet til bymidten. Under stævnet var involveret ca. 40 busser og ca. 100 chauffører pr. drifts-døgn. Økonomi: Stoppesteder, afmærkninger af areal til busser Planlægning af kørsel, ekstern hjælp Kørsel under L Særtransporter under L Telefon, samtaler Køb af gratis bybusser under L Chaufførfornødenheder,indkvart.,bespisning Diverse Hvad gik godt og mindre godt Fint med terminal tæt ved stævneområdet men problem med både gående og kørende på vejstrækning til terminal/stævneområde Hensigtsmæssigt med aftaler med erhvervsvirksomheder tæt ved stævneterminalen og ved chauffør-indkvarteringen om henstilling af standby-busser. Godt med inddragelse af assistance fra Teknik/Miljø til udarbejdelse af kortoversigter for kørsel og busstoppesteder, som grundlag for efterfølgende myndighedsbehandling Godt med praktisk bistand fra Vej og Park til skilteopsætning kombineret med andre tilsvarende opgaver Stort tidspres mellem endelig køreplaner, efter tilmelding pr. 1. maj, til aflevering af samme til Stævnehåndbogen til deltagerne medio maj Problem med manglende koordinering mellem sluttidspunkter for fester på havnen og sidste busafgang Mangelfulde oplysninger til planlægningsgruppen fra DGI om særlige arrangementer med stort deltager- eller publikumsantal gav periodisk relativt lange ventetider, ved sen indsætning af tilstedeværende ekstrabusser Gode råd til Esbjerg: Inddrag transportfaglig assistance fra starten af planlægningsprocessen Udskyd endelig beslutning om indkvarterings- og aktivitetssteder til forslag er vurderet ud fra en trafikal vinkel Løbende tæt kontakt til politi- og vejmyndigheder for endelig godkendelse af terminal, rutenet og stoppesteder. Ved ruteplanlægningen medtænk tillige andre planlagte trafikomlægninger og afspærringer i byområdet Indgå tidligt i planlægningen aftale med Teknik/Miljø samt Vej og Park om involvering i planprocessen og det praktiske omkring opsætning af skilte m.v. Find tidligt i processen leverandør af mangeartede kortbilag arbejdskort, bykort, 52

238 oversigtkort til Stævnehåndbog, kort til skilte- og stoppestedsplacering med videre evt. via Teknik og Miljø. Vigtigt i processen tidligt at aftale ensartede Sted-betegnelser på aktivitets- og indkvarteringssteder til brug alle steder i planlægningen Sørg for gode indkvarterings- og hvilefaciliteter til chauffør-gruppen Ved skilteproduktion til opsætning for bilister/busser husk at skilte og bogstaver skal være væsentligt større, end på skilte rettet mod gående Forplejningsforholdene for chauffører er vigtige, idet pauser oftest er indlagt i stramme køreplaner Se særskilt notat i evalueringsmaterialet udarbejdet af Vestsjællands Trafikselskab MOVIA pr. 7. juli 2006, efter deltagelse i Haderslev-stævnet. Notatet er i vid udstrækning afvendt af Movia som drejebog for planlægningen i Holbæk Vær opmærksom på at stævneindholdet/programlægningen hele tiden ændres også helt op til stævnets afvikling Ved busterminaler klar adskillelse af gående og kørende. Indretning af kommandostation næsten på døgnbasis, at fungere under hele stævnet, bør placeres i egen bygning uden sammenblanding med øvrige stævnefunktioner, for at skabe tilfredsstillende arbejdsforhold Foto: Bent Nielsen 53

239 LITTERATURLISTE: Yderligere information om Landsstævnet kan findes i Landsstævnehåndbog Udgivet af DGI til deltagerne i juni 2009 Hvidbog/DGI Forventes at foreligge primo december 2009 Hvidbog/DDS Forventes at foreligge i december 2009 Velkomstbrochure Udsendt af Holbæk kommune til deltagerne i juni 2009 Billedmagasin Oplev stævnet igen udgivet af DGI i august 2009 Magasinet/Gymnast Udgivet af DGI i september 2009 Deltagerundersøgelse Offentliggjort af DGI i oktober måned 2009 Kendskabsanalyse Analyse via firmaet Enalyzer i september 2008 blandt 1400 personer (eksternt 75%, internt 25%) om holdning og kendskab til Holbæk. Analysen gentaget i september 2009 resultatet kendes ikke ved rapportens udarbejdelse. Forventes offentliggjort december Yderligere information hos kommunikationschef Claus Westergaard, Holbæk kommune, tlf.: , mail: clw@holb.dk. KONTAKTPERSONER: Laila Meng Hansen Tlf Jan Schou-Larsen Tlf Torben Mortensen Tlf Kommunaikationsafd. Holbæk Kommune lmh@holb.dk Fratrådt til pension. greteogjan@mail.dk Fratrådt til pension. kirstor@hotmail.com 54

240 Bilag: 6.3. Esbjerg Samlet evaluering Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

241 Evaluering af arbejdsprocesser i projektgrupperne Side 1 af 51

242 Indhold L Et nyt og ungt landsstævne... 3 Tidsplan... 4 Ny organisering... 5 Billetsalg med tre prisklasser... 5 Økonomi... 6 Læsning af denne evaluering... 6 Evaluering af L2013 for landsstævnesekretariatet... 7 Evaluering af L2013 for IDRÆTTER, RAMMER OG ANLÆG Evaluering af L2013 for REKRUTTERING AF HJÆLPERE Evaluering af L2013 for de FESTLIGE ARRANGEMENTER Evaluering af L2013 for KOMMUNIKATIONSGRUPPEN Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (skoler) Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (camps) Evaluering af L2013 for TRAFIK OG TRANSPORT Evaluering af L2013 for BESPISNINGSGRUPPEN Evaluering af L2013 for CAFETERIASALG Evaluering af L2013 for FORSYNINGSGRUPPEN Evaluering af L2013 for BEREDSKABSGRUPPEN Side 2 af 51

243 L Et nyt og ungt landsstævne Landsstævnet i Esbjerg 2013 blev på mange måder et nyt landsstævne, men dog stadig med mange af de traditioner, der er forbundet med et landsstævne. Der var fuldtidsdeltagere til det 26. landsstævne i rækken, der blev afholdt i Esbjerg i uge 27 fra torsdag 4. til søndag 7. juli For første gang siden 1990 blev landsstævnet afviklet på et allerede eksisterende stadion - Esbjergs superligastadion Blue Water Arena. På den måde sparede kommunen over 20 millioner ved ikke at skulle bygge et nyt anlæg. Der måtte dog tænkes mange nye tanker i forhold til den traditionsbunde indmarch - hvor alle deltagerne normalt er samlet på stadion - da Blue Water Arena har begrænset plads af sikkerhedsmæssige årsager. Dette blev dog løst på fornem vis med en gåtur ind på stadion og ud igen. Herefter kunne indmarchdeltagerne overvære selve åbningen på storskærme i festområdet Gryden, der lå lige ved siden af. De fleste tog også godt imod den nye indmarch. Desværre blev oplevelsen lidt ødelagt af, at der i perioder var svigtende signal til storskærmene. De fleste af idrætterne blev også afviklet på eksisterede anlæg og alle aktiviteter og overnatning lå i en radius af max. 10 kilometer fra stævnecentrum. Det gav i planlægningsfasen en kæmpe fordel, da der var anlæg at måle og se på. Side 3 af 51

244 Landsstævnet blev også et meget ungt stævne, da hele 44 % af deltagerne var under 25 år. Det giver et godt fundament til de kommende landsstævner, at de unge møder talstærkt op. Efterskoleholdet slog igen alle landsstævnerekorder med 4600 elever og 500 lærere. Denne gang lavede de ingen egen opvisning, men skulle stå for hele festaftenen, der var den samme både fredag og lørdag aften. #L2013 blev også for alvor kendt på de sociale medier, hvor især efterskoleeleverne i dagene op til var særligt aktive. Det fik stor opmærksomhed, allerede inden stævnet var begyndt. I det hele taget var landsstævnet 2013 med på den nyeste, teknologiske bølge. Den traditionelle stævnehåndbog blev erstattet med en APP og et lille lommekort, hvor kun de vigtigste oplysninger stod på. Det blev taget forholdsvis godt imod app en blev downloadet af over Landsstævnerygsækken var ikke med i grundpakken, og i det hele taget var konceptet for billetterne du-betaler-kun-for-det-du-vil-have. Det gav en del frustrationer hos især de ældre deltagere, der lagde meget identitet i landsstævnerygsækken. Al mad og tilskuerbilletter var også tilkøb, hvilket resulterede i en del bekymringer hos deltagerne op til landsstævnet, da det igen rykkede ved traditioner. Det kom dog ikke til udtryk under stævnet. Over 200 pressefolk dækkede landsstævnet. Et tæt samarbejde mellem L2013, DR og TV2 regionerne gav en rigtig god tv- og radiodækning. Der var i alt 1,3 millioner tv-seere på DR og TV2 regionernes dækning. Også de skrevne medier var mødt talstærkt op. Det gav over 500 omtaler i de skrevne medier i ugerne Landsstævnet 2013 havde især fokus på andre idrætter end gymnastik, og det budskab lykkedes det langt hen ad vejen at få ud. Det var denne gang muligt for den enkelte deltager at være tilmelde sig flere idrætter, da dagene blev delt op i to time slots. Tidsplan: Januar 2009 Esbjerg bliver værtsby for DGIs landsstævne 2013 Oktober 2010 Juni 2011 April 2012 Villy Grøn ansættes som projektleder Organisering i projektgrupper og fælles projektledelse og økonomi vedtages ved Esbjerg kommune og DGI/DDS Landsstævnesekretariatet åbner officielt med fem ansatte Oktober 2012 Tilmelding til L2013 åbner med billetpris for grundpakken på 749 kroner i hele oktober måned. Der er deltagere efter første periode. November 2012 Billetprisen stiger til 850 kroner. Deltagerantallet er på efter anden periode. Marts 2013 Billetprisen stiger for sidste gang til 995 kroner. Side 4 af 51

245 April 2013 Efter tilmeldingsfristens udløb 15. april 2013 er deltagerantallet på Juli 2013 DGIs landstævne gennemføres i Esbjerg juli 2013 Ny organisering Der blev ret tidligt besluttet, at man til dette landsstævne ville prøve noget nyt og lave en samlet organisation frem for en to-delt med én projektleder fra DGI og én fra værtskommunen. DGI, DDS og Esbjerg kommune etablerede derfor en en-strenget landsstævneorganisation med fælles målsætninger og et fælles budget. Der var kun én fælles projektleder og organisationen bestod af en politisk styregruppe og en administrativ styregruppe. Politisk styregruppe DGI/DDS: Søren Møller (formand) Christian Kjær Pedersen Dorte With Henning Kristensen Esbjerg Kommune: Johnny Søtrup Knud Jager Andersen Otto Jespersen Efterskoleforeningen: Troels Borring Administrativ styregruppe DGI/DDS: Søren Brixen (formand) Steen F. Andersen Peter Mortensen Lars Rasmussen Birthe Christensen Esbjerg Kommune: Jørn Henriksen Hans Kjær Niels Bækgård Thomas Reil Villy Grøn Derudover blev der oprettet 10 projektgrupper, som sikrede planlægning og afvikling. Landsstævnesekretariatet var et fælles sekretariat for alle parter og bindeled imellem styregrupper, projektgrupper og de tre organisationer (som i løbet af perioden blev til to, da der DGI og DDS fusionerede 1. januar 2013). Den fælles organisering gav et godt fælles fundament og alle beslutninger blev truffet med fælles forståelse. Man trak på hinandens erfaringer og fik professionelle fagfolk med fra starten. Billetsalg med tre prisklasser Det blev besluttet at inddele billetsalget i tre faser og prisgrupper, da der i Holbæk 2009 var kommet rigtig mange tilmeldinger ind lige inden tilmeldingsfristens udløb. For at undgå at stå i samme situation, lavede styregrupperne denne gang forskellige prisklasser, så deltagerne kunne spare 249 kroner på billetten, hvis de købte billet indenfor den første måned. Det må siges at være en rigtig klog beslutning, da der allerede efter første periode var tilmeldte. Det gav dog en del udfordringer i forhold til at få de sidste tilmeldinger hjem. Side 5 af 51

246 Økonomi Se regnskab i bilag. Henvendelse Esbjerg Kommune - Børn & Kultur Læsning af denne evaluering Evalueringen har taget udgangspunkt i arbejdsprocesser op til og under landsstævnet. De er lavet af de enkelte projektgrupper og er alene projektgruppernes evalueringer af deres egne arbejdsopgaver og funktioner op til og under landsstævnet. Det er gode råd og erfaringer i overordnede vendinger. I de enkelte projektgrupper kan der, hvor det er grund til det, ses detaljeringsgrader i bilag. Henvendelse Esbjerg Kommune - Børn & Kultur Der er ikke taget stilling til deltagernes oplevelser af landsstævnet, da der er lavet andre evalueringer på den del. Side 6 af 51

247 Evaluering af L2013 for landsstævnesekretariatet Gruppens deltagere: Villy Grøn, Landsstævneleder (fra 1. oktober 2010) Lars Henning Andersen, koordinator (fra 1. oktober 2011) Kirsten Bisgaard Kirchner, koordinator (fra 1. marts 2012) Sabrina Ejstrup Vig, kommunikationsmedarbejder (fra 15. marts 2012) Marianne Aas Thorsen, eventkoordinator (fra 1. april 2012) Stefan Jull, koordinator, (fra 15. september 2012) Mette Scharff Rasmussen, koordinator (fra 1. februar 2013) Opgaven: Landsstævnekontoret blev indrettet i Esbjerg Museums tidligere administrationslokaler i Nørregade i Esbjerg centrum den 1. januar Fra cirka 1. juni 2013 flyttede store dele af landsstævnesekretariatet ud i de tidligere beredskabsbygninger på Gl. Vardevej, tæt ved Blue Water Arena lige i udkanten af stævnecentrum. Landsstævnesekretariatet blev oprettet som et fælles sekretariat for både DGI og Esbjerg kommune. Sekretariatet skulle sørge for, at begge organisationer fik fælles indflydelse og Side 7 af 51

248 sekretariatet refererede til både Administrativ og Politisk styregruppe. De ansatte i sekretariatet var formelt ansat ved enten Esbjerg Kommune eller DGI, men blev opfattet som en fælles organisation med landsstævnelederen som daglig leder. IT blev leveret af Esbjerg Kommune, så alle i sekretariatet havde fælles IT-platform. Planlægning: Der har undervejs været et tæt og godt samarbejde mellem landsstævnesekretariatet, Esbjerg Kommune, DGI og de enkelte projektgrupper. Flere enkeltopgaver end først antaget blev samlet på sekretariatet frem for i projektgrupperne. F.eks. udbud til hele festområdet, på toiletter og på telte. Sponsorer blev også en opgave for sekretariatet sammen med event-afdelingen i DGI i Vingsted. De enkelte medarbejdere i sekretariatet har været tilknyttet én eller flere projektgrupper. Der blev i efteråret udarbejdet en projektstyringsplan, som sekretariatet tog udgangspunkt i, når det en gang om ugen var samlet til fælles statusmøde. På den måde sikrede sekretariatet, at der blevet taget hånd om de opgaver, der gik på tværs af projektgrupper, da alle således fik en fornemmelse af, hvilke opgaver de andre projektgrupper var i gang med. Der har fra 2013 været en stor arbejdsbelastning for alle på sekretariatet. I overgangsfasen fra planlægning til afvikling blev en medarbejder langtidssygemeldt fra midten af maj, hvilket betød omrokeringer plus ekstra mandskab, der hurtigt måtte træde til. Landsstævnesekretariatet blev flyttet til større lokaler tæt ved stævnecentrum i midten af juni 2013, da pladsen i Nørregade blev trang. Afvikling: Nye lokaler på Gl. Vardevej, tæt på stævnecentrum, gav et godt fælles grundlag for, at alle kunne sidde tæt på hinanden. De gamle beredskabslokaler var velegnede til et stort fælles kontor, og IT og WI-FI virkede upåklageligt for både DGI, Esbjerg kommune og eksterne, der havde behov for en kontorplads tæt på landsstævnesekretariatet. På Gl. Vardevej havde følgende deres arbejdsplads - Landsstævnesekretariatet - Relevante medarbejdere fra DGI - Lyd og lys-folk - SE s WI-FI operatører - Repræsentant fra beredskab - Formand for indkvarteringsgruppen - To studentermedhjælpere, der hjalp med praktiske gøremål Der var dog også enkelte grupper, der under selve landsstævnet oprettede deres egne kontorer: - Repræsentanter fra landsstævnesekretariatet og AB catering rykkede til et kontor på Højskolen, så de var tæt på bespisningsstederne. - Kommunikation og marketing lavede et stort fælles pressecenter lige midt i stævnecentrum oven på Skøjtehallen. Dette pressecenter husede også den eksterne presse. - Deltagernes Informationstelt var placeret midt i stævnecentrum over for stadion og Side 8 af 51

249 blev bestyret af DGI Sydvest Telefonliste blev først udarbejdet i en endelig version lige op til stævnet og tjekket flere gange i de sidste 14 dage for at sikre, at de personer, der stod på listen også var dem, der i praksis havde vagten. Positivt: Negativt: God synergi på tværs af projektgrupper God sammensætning af personale med forskellige kompetencer Strukturen gav et godt samarbejde mellem DGI, Esbjerg kommune og landsstævnesekretariatet Der kunne trækkes på ekspertviden i både Esbjerg kommune og DGI Flytningen til nye lokaler var positiv, da den betød et nyt fælles kontor med alle de nye, der kom til i afviklingsfasen. Alle var derfor i lige uvante omgivelser Placering af kontor i stævnecentrum var tæt på, men alligevel så lagt væk, at det ikke blev til et informationscenter, hvor alle kom forbi Godt at flytte bespisningsgruppen så de i ro kunne træffe beslutninger Projektplan var et godt styreredskab undervejs Praktikken omkring flytning midt i den travleste periode var ikke helt optimal. Gode råd til Aalborg: Det var en fordel at lave telefonlisten så sent som muligt, da de personer, der stod på listen, så også var dem, der reelt havde opgaven. På grund af telefonlisten vidste alle, hvem de skulle ringe til. De forskellige udfordringer kom aldrig mere end én gang. Projektplanen udarbejdet i MS Project - gav et godt overblik og var et godt redskab i forhold til at se, hvilke opgaver, der gik på tværs af projektgrupperne. Det har været godt for samarbejdet at lave en fælles organisation, så hele landsstævnet blev ét fælles projekt mellem DGI og Esbjerg kommune. Det var fornuftigt at trække alt presse og ekstern kommunikation ud af landsstævnesekretariatet under stævnet. Der vil altid være pres på i de første dage i alle led, selvom meget er godt forberedt! Sørg for at få uddelegeret opgaverne til projektgrupperne, så medarbejderne i sekretariatet kan koncentrere sig om akut-opgaver. Bilag: Bilag 1: Telefonliste fra afvikling af stævnet Bilag 2: Projektplan bemærk, at det er den sidst opdaterede udgave fra maj 2013 Side 9 af 51

250 Evaluering af L2013 for IDRÆTTER, RAMMER OG ANLÆG Gruppens deltagere: Villy Grøn - formand Trine Kvarning René Andresen Marianne Thorsen Lene Klindt Jacob Nielsen Mads Astrup Sørensen Lars Andersen L2013 SEPE SEPE L2013 DGI DDS EK Vej & park L2013 Opgaven: Projektgruppen idrætter, rammer og anlæg skal sikre, at der er de faciliteter, der skal til for at afvikle landsstævnets idrætter. Idrætter skal sikre indholdet. Planlægning: Gruppen har ikke haft særlig stor, fælles mødeaktivitet, da den hurtigt i forløbet blev delt op med idrætter for sig selv og rammer og anlæg i deres egen gruppe. Begge gruppers opgaver har været henlagt til at blive løst eller koordineret fra landsstævnsekretariatet. DGI og DDS blev fusioneret undervejs (1.januar 2013), men skydning blev afviklet i gammelt regi, da meget allerede var tilrettelagt. Idrætter: De enkelte idrætter har været ansvarlige for indholdet. De har tidligt i forløbet meldt ind til landsstævnesekretariatet om deres forventninger til deltagerantal og behov for faciliteter. Ud fra de input idrætterne selv er kommet med, er der blevet lavet budget og kigget efter placeringer til de enkelte idrætter, så ønsker og behov så vidt muligt kunne opfyldes. De endelige placeringer er aftalt i samarbejde med L2013 sekretariatet, SEPE og de enkelte idrætter undervejs og endelig tilrettet, efter at deltagerantallet blev kendt i april Undervejs i tilmeldingsfasen måtte der udvides med to gymnastikgulve og flere workshops inden for gymnastik og fitness. Flere workshops var udsolgt, inden tilmeldingen sluttede. Rammer og anlæg: Der er to typer anlæg: - Idrætsanlæg - Andre anlæg Idrætsanlæggene er følgende: Eksisterede anlæg administreret under SEPE (Veldtofte, Guldager, Gl. Vardevej, Svømmestadion etc.) Eksisterede anlæg - privat administreret Skydning (skydebaner i Måde terrænskydning foregik på militært terræn i Oksbøl) Bordtennisklubben Basketball på museumspladsen Gymnastikgulve i midtbyen (noget gulv er fra sidste landstævne i Holbæk andet blev bygget under stævnet af Rykkerteamet) Dans og Musik havde faciliteter i Byparken (eksisterende scene udbygget af Side 10 af 51

251 Rykkerteam) Petanque (baner anlagt i Stævnecentrum) Beachpark på Molevej (beachpark lavet specielt til landsstævnet - sponsoreret af Semco Maritime) Kajakaktiviteter var på havnen og i Hjerting Seniorlejr foregik i Hjerting Friluftsliv havde lejr og aktiviteter i et kommunalt område i Nørreskoven tæt på stævnecentrum Alle ruter inden for MTB, løb og landevejscykling var lavet på i forvejen kendte/afprøvede ruter Golf foregik på Esbjerg Golfklubs baner. Det har været begrænset, hvor mange nye anlæg, der skulle laves. De aktiviteter, der ikke har fundet sted på eksisterende anlæg har alle været forholdsvis enkle at sætte op. Andre anlæg: Bad, toiletter, telte, lys, lyd, teknik, lejet materiel, affald, renovation har alle været koordineret fra L2013 sekretariatet og udbud er lavet fælles for alle projektgrupper. Afvikling: Idrætter: Alle idrætter er forløbet som planlagt under landsstævnet. I ugerne op til landsstævnet var der udfordringer med kajak, da antallet af tilmeldte var noget højere end forventet. Der blev fundet en løsning, så alt blev afviklet efter planen. Der var opstået misforståelser omkring underlaget til petanque, hvilket betød, at banerne ikke var, som spillerne havde forventet. Rammer og anlæg: Alle rammer og anlæg kom på plads inden landsstævnet, og alt forløb som det skulle. Side 11 af 51

252 Gode råd til Aalborg: Idrætter: Vær særligt opmærksom på, at de enkelte idrætter arbejder og planlægger meget forskelligt. Det er derfor vigtigt at lave specifikke aftaler omkring de enkelte idrætte Det er en fordel at have de store udbudsopgaver samlet i sekretariatet Side 12 af 51

253 Evaluering af L2013 for REKRUTTERING AF HJÆLPERE Gruppens deltagere: Helle Rohde Pedersen, Formand Preben Hermansen Martin Tygesen Stefan Jull Mette Scharff Rasmussen Birthe Pårup Andersen DGI Sydvest +EIR + Esbjerg Kommune DDS Ribe L2013 L2013 EIR og foreningsrepræsentant Opgaven: Projektgruppen bestod af personer med et godt kendskab til det lokale foreningsliv. DGI ledede denne gruppe. Interessenter som indgik i gruppen: DGI Sydvest Esbjerg Idrætsråd (EIR) Opgaver: Udarbejde en oversigt over de opgaver der er før, under og efter landsstævnet. Principper for brug af frivillige. Budget herunder forslag til timepris og samlet timeforbrug. Lave en plan for løbende kommunikation med foreningerne Udarbejde en arbejdsplan, hvor foreningerne kan se hvor og hvor mange hjælpere, de skal stille med til hvilke opgaver. Lave en opgørelse over foreningernes samlede bidrag til brug for afregning med disse Lave aftale med et beredskabshold, som kan rykke ud til forefaldende arbejde under landsstævnet (Rykkerteam) Der skulle bruges ca hjælpere, som primært blev rekrutteret fra DGI Sydvests medlemsforeninger. Alle foreninger blev tilbudt mulighed for at stille hjælpere til rådighed for landsstævnet imod at få et kontantbeløb, svarende til den arbejdsmængde foreningen havde ydet. Foreningerne udpegede en kontaktperson, som denne gruppe kommunikerede med. Planlægning: Planlægningen gik i gang med et godt udgangspunkt; nemlig at få skabt kontakt til mange foreninger og i særdeleshed at finde én kontaktperson pr. forening. Det var vigtigt at holde kompetencer op imod opgaver, så hver forening kunne få løst opgaven bedst muligt. Gruppen fik løbende opgaver fra de andre projektgrupper, og nye opgaver kom til. Foreningerne blev primært rekrutteret gennem afholdelse af 4 stormøder i DGI Sydvest s område. På møderne var der en generel orientering omkring L2013 og det frivillige arbejde. I forbindelse med møderne skulle foreningerne udfylde et skema og derved blive preregistreret til at hjælpe ved L2013. Sekundært blev foreningerne kontaktet direkte ud fra lokalkendskab i det omfang, hvor det blev vurderet, at der var ressourcer og kompetencer. Efterfølgende blev dialogen med foreningerne vedligeholdt via informationsbrev (ca. med 1½-2 måneders mellemrum). I takt med at arbejdsopgaver blev synliggjort, blev de pre- Side 13 af 51

254 registrerede foreninger kontaktet telefonisk og pr. med henblik på at knytte foreninger til arbejdsopgaver. Vær bevist om, at arbejdsopgaverne skal kendes, før der indledes en dialog med foreningerne omkring tilknytning/løsning af arbejdsopgaverne. Dette gøres for at få en kvalitativ dialog. Vær sikker på at få valgt den rette forening til en specifik opgave. Har de f.eks. været arrangør af idrætsarrangementer med overnatning, koncerter, byfester mv. Arbejdsopgaverne skal forankres gennem foreninger og deres tovholdere. Dvs. at der arbejdes ud fra, at hovedansvaret for en arbejdsopgave tildeles en specifik forening og dennes tovholder, og ikke sekretariatet! Dette gøres med henblik på uddelegering af ansvar. Rekruttering af frivillige hjælpere foretages KUN gennem foreninger. Dette gøres for at lægge rekrutteringsansvaret for bemanding af arbejdsopgaver til den enkelte ud i foreningerne. Frivillige hjælpere skal være min 18. år. Der rekrutteres primært i DGI Sydvest s område. Dette gøres for at sikre lokalt kendskab og engagement. Samtidig var der fokus på minimering af omkostninger til overnatning, transport og forplejning af frivillige hjælpere. Med henblik på at forventningsafstemme mellem foreninger og L2013, blev der udarbejdet et aftalegrundlag (kontrakt) inkl. en opgave- og funktionsbeskrivelse samt et vagtskema. Dette blev gjort for at sikre, at foreninger og L2013 var helt afklarede med, hvilken opgave der skulle løses og hvornår. Umiddelbart op til L2013 blev der afholdt et kick-off arrangement i Blue Water Dokken for alle frivillige hjælpere for at få skabt energi, fællesskabsfølelse, så er vi klar. Side 14 af 51

255 Mødeaktivitet: Sept Febr en gang om måneden af 2-3 timers varighed. Marts 2013 juni 2013 hver 14. dag af 2-3 timers varighed. Flere gange dagligt i Landsstævne ugen. Afvikling: Der har generelt været stor tilfredshed med afviklingen. Dog har vi erfaret, at der er blevet arbejdet for meget i søjler, således at manglende viden om udførelse af opgaver blev besværliggjort. Specifikke opgaver blev presset pga. tid. Gruppen har arbejdet tæt og med bred viden og erfaring, der har gjort, at vi har suppleret hinanden godt. Gode råd til Aalborg: Arbejd med tovholdere/ansvarlige (eks. teltansvarlig) hvis der skal foregå flere ting i ét telt/på ét område. Tag Rykkerteamet med fra start i de opgaver, der bliver relevant for afvikling. Der er erfaring at hente. Vær opmærksom på, at arbejdsopgaver kendes sent, og løbende justeres helt frem til Landsstævnet er afsluttet. Dvs. at det kræver is i maven, og at projektgruppen kan se og tænke abstrakt og håndtere løbende ændringer. Vigtigt, at foreningerne også har forståelse for dynamikken, og at der er løbende justeringer fokus på dialog! I arbejdet med foreningerne er der primært 2 typer/grupper: 1. Foreninger med en foreningsleder, der har en klar fornemmelse af, hvor stor/lille opgave der kan siges ja til uden at spørge medlemmerne. Denne type forening kan tage ansvaret for en opgave og være selvkørende. 2. Foreninger med en foreningsleder der ikke tør sige ja, uden at spørge alle medlemmer inden. Denne type forening har vist sig at være meget vedholdende på at få en specifik opgave, og måtte typisk må efterfølgende melde pas. Bilag: Bilag 1 - timeoversigt Side 15 af 51

256 Evaluering af L2013 for de FESTLIGE ARRANGEMENTER Gruppens deltagere: Dorte With - formand Niels Bækgård Peter Ågård Marianne Thorsen Mogens Johansen Bjarne Simonsen Tina Mailil Søndergaard DGI SEPE SEPE L2013 DGI Turistbureau Efterskoleforeningen Opgaven: Planlægge åbnings- og afslutningsceremonierne på Blue Water Arena. Det er vigtigt, at arrangementerne taler til den bredde målgruppe, som landsstævnedeltagerne repræsenterer (herunder ungegruppen). Dialog og koordinering med Efterskoleforeningen om indholdet og den praktiske afvikling af Festaftenerne og Åbning og Afslutning. Planlægning: Det vigtigste var en stram opbygning af styregruppes opgave og dannelse af tre hovedgrupper (Åbning, Afslutning, Indmarch) med veldefinerede rammer og økonomi i opgaven. Grupperne dannede selv arbejdsgrupper og blev supporteret i indhold og ledelse. Der var mange afklarende møder mellem L2013 og formanden i starten, til formen var på plads og styregruppen var klar på opgaverne. Processen startede med et kick off stormøde for alle inkl. lys/lyd-folk. Herefter en række gruppemøder. Så igen stormøder, hvor nye interessenter blev koblet på, og sådan blev netværket af folk med opgaver langsomt bygget op med helheden for øje hele tiden. Det gav en stor synergi og da toget kørte og kørte stærkt, var der en god forståelse for sammenhængen, hvilket var guld værd. Der var stor fokus på teamet. Sygdom betød personaleskift i det sidste forløb det gav voldsomt mange opgaver på projektformandens bord, hvilket var særdeles sårbart. Vi havde en del afklaring med lederen af efterskoleholdet i begyndelsen, hvor det var svært at få fælles trav på aftaler. Afvikling: Alle udfordringer blev løst. Der blev arbejdet Alle kendte deres ansvar til detaljen. Alle drejebøger blev fulgt til punkt og prikke (forarbejde giver pote), alle havde øvetid nøje planlagt. FLOT. Eneste hage var DR s håndtering af storskærme, hvor de ikke havde styr på billederne mellem transmissionen og skærmene det gav en særdeles dårlig oplevelse for indmarchdeltagerne, som kiggede på fra Gryden. Side 16 af 51

257 Positivt: Fantastiske mennesker at arbejde sammen med. Casting af personer til arbejdsgrupperne lykkedes opgaverne blev løst til UG Negativt: Medarbejder-ressourcerne var for få, da vi kom et stykke hen i planlægningen. Gode råd til Aalborg: Arbejd hårdt på at opbygge en fælles kultur mellem kommune og DGI sid sammen rent fysisk. Medarbejderen, der har opgaven med de festlige arrangementer, skal ikke også have opgaven med idrætterne lad det alene være eventdelen + musik mv. Side 17 af 51

258 Evaluering af L2013 for KOMMUNIKATIONSGRUPPEN Gruppens deltagere: Maja Holm, formand Brigitta Christensen Thomas Reil Rune Andersen Lene Klindt Sabrina Ejstrup Vig DGI Esbjerg City Esbjerg Kommune DG Nordjylland DGI L2013 Opgaven: At styre og koordinere kommunikationen omkring landsstævnet: De tre parter DGI, DDS og Esbjerg Kommune, agerer som én enhed i kommunikationsindsatsen. Dette sikres gennem en projektorganisation med en projektgruppe for kommunikation og en række arbejdsgrupper med deltagelse af medarbejdere fra DGI og Esbjerg Kommune. DGI leder denne gruppe og har dermed ansvaret for koordineringen af arbejdet. De tre arrangører står hver især for den interne kommunikation til deres bagland dog altid med udgangspunkt i den fælles kommunikationspolitik og -strategi. Planlægning: Projektgruppemøder ca. hver anden måned. Fra januar 2013 hver måned. Derudover tæt, ugentlig kontakt ift. Specifikke opgaveløsninger. Fx app, udsmykning i Esbjerg mm. Afvikling: Velfungerende samarbejde vigtigt, at samarbejdet blev etableret lige fra start. Vigtigt, at kommunikationsgruppen var med i styregruppen under landsstævnet. Vigtigt at organisere samarbejdet således, at der ikke er tvivl om, hvem der har hatten på i sidste ende ift. at tage en beslutning. Der kan være forskellige beslutningsgange og kulturer i hhv. kommune og DGI det skal der tages højde for og være plads til men der skal også være fokus på en stram ledelsesstruktur. Positivt: Negativt: Det tætte samarbejde mellem Esbjerg og DGI på kommunikationen. Parløb og tæt dialog gav gode resultater Det tætte samarbejde med byen op til og under stævnet God synlighed i byen op til og under stævnet Godt samarbejde med Esbjerg Generelt svært at kommunikere Landsstævnet, da det er meget komplekst TV spot op til tilmeldingsfrist gav ikke øget tilmelding Endagsdeltagelsen blev ikke stor trods annoncering Start og stop for køb af tilskuerbilletter duer ikke Side 18 af 51

259 Turistbureau og Cityforeningen Sociale medier - en platform vi skal udbygge Hjemmeside blev så enkelt som det var muligt. Mange tilskuerbilletter solgt i landsstævne-ugen (vejret var måske medvirkende) Landsdelsforeningernes kunne have været mere involveret i presseindsatsen under landsstævnet vigtigt ift. videre samarbejde med deres medier Særligt i de sidste måneder op til og under stævnet, var der ingen klar ledelsesstruktur hos DGI ift. kommunikationen. Det er vigtigt, at der er en tydelig organisering af ansvarsfordeling - én leder fra hver instans, der koordinerer med hinanden løbende, så de hurtigt kan træffe beslutninger Gode råd til Aalborg: Tæt samarbejde er vigtigt fra starten. Der skal være tydeligt beslutningshierarki og helt udpenslet, hvilke beslutningskompetencer, projektgruppen har Timing med idrætter og landsdele i forhold til start på markedsføring af L2013 Der skal sættes mange ressourcer af til at kommunikere med deltagerne på mail, tlf. og Facebook i perioden fra tilmeldingen går i gang, til stævnet starter Billetsalget til publikum skal først starte, når vi er klar. Man skal ikke negligere, at sponsorer skal markedsføres. Man skal på forhånd have en standard/en skabelon for, hvad det er, man kan tilbyde af markedsføring. Og der skal være en tæt dialog mellem markedsføring og sponsoransvarlig på dette punkt. Side 19 af 51

260 Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (skoler) Gruppens deltagere: Skoleindkvartering: Per Lauridsen Lars Hammer Bek Søren Langelund Kirsten B. Kirchner Opgaven: DGI Sydvest og Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Viking Life-Saving-Equipment og foreningsrepræsentant L2013 At finde overnatning til alle deltagerne på skoler og midlertidige campingpladser. Sekundært at finde overnatning til andre end deltagere (VIP, buschauffører, presse, idrætsofficials, osv.) på hoteller, vandrerhjem, kursuscentre, osv. Planlægning: Indkvarterings-projektgruppen var bredt sammensat. Vi delte os hurtigt op i 2 grupper (skoleovernatning og overnatning på camps), hvilket fungerede godt. Det var igennem hele processen dialog mellem de to grupper samt enkelte fællesmøder. Vi var tidligt i gang med at besøge skoler og få en god dialog med pedellerne. Første fællesmøde med pedellerne blev holdt allerede i december 2012 (7 måneder før stævnet). Skoleinspektørerne blev informeret skriftligt et par gange undervejs. De frivillige skoleledere fra foreningerne, som skulle være ansvarlige på skolerne under stævnet, var tidligt på plads (omkring januar måneder før stævnet). Der blev afholdt tre møder med de frivillige skoleledere (februar, maj og juni) og disse møder var givet rigtig godt ud. Alle møder var obligatoriske og hvis de frivillige skoleledere mod forventning ikke kunne deltage, blev de bedt om at sende en substitut. Det viste sig hurtigt, at vi med succes kunne dele de frivillige skoleledere op i to grupper: Dem på efterskole-skoler (tidligere ankomst, intet natteroderi, ingen servering af mad) og DGI skoler. De blev derfor placeret i de to grupper på møderne og havde mulighed for at erfaringsudveksle. De frivillige skoleledere fra efterskole-skolerne mødte alle op 28. maj 2013, hvor der var generalprøve for efterskolerne. Her mødtes de med de indkvarteringsansvarlige fra efterskolerne og besøgte de skoler, som de skulle indkvarteres på. På samme måde mødte de frivillige skoleledere fra DGI-skolerne repræsentanterne fra DGI landsdelene på et møde 8. juni 2013 og besøgte også de skoler, hvor de skulle overnatte. Der opstod således tidligt et godt samarbejde og der blev lagt op til, at skole-enhederne herefter kunne fortsætte samarbejdet decentralt og i høj grad uden om indkvarteringsgruppen. De frivillige skoleledere blev aflønnet med 50 timer (x 40 kr.) for deres indsats. Feed-back efter stævnet viste, at det var for få timer. De frivillige skoleledere + ledsager blev desuden inviteret med til en VIP reception + efterskolernes festaften på BWA (stadion) fredag aften. Alle indkvarterings-skoler havde et leder-team bestående af: Efterskole-skoler: Side 20 af 51

261 En frivillig skoleleder (med et antal frivillige hjælpere under sig) 1-2 repræsentanter fra de efterskoler, der var indkvarteret på skolen Skolens pedel (som vi forsøgte at forstyrre så lidt som muligt) DGI-skoler: En frivillig skoleleder (med et antal frivillige hjælpere under sig) og en morgenmadsansvarlig som sous-chef 1 eller flere repræsentanter fra den/de DGI landsdele, der var indkvarteret på skolen Skolens pedel (som vi forsøgte at forstyrre så lidt som muligt) Skolelederne fik udleveret 3 ens t-shirts (mørkeblå) samt en jakke/trøje. De frivillige fik udleveret en t-shirt til hver dag, de skulle arbejde (lyseblå). Den morgenmadsansvarlige fik udleveret 3 ens t-shirts (orange). Resten af landsstævnets frivillige var organiseret ud fra samme farvekoder. Bemandingsplanen til skoler se eksempler i bilag blev sendt ud tidligt (før jul) til de frivillige skoleledere. De blev bedt om at finde så mange gengangere som muligt til vagterne. Bemandingsplanen blev rettet til en enkelt gang inden stævnet, idet vi havde undervurderet, hvor mange frivillige der skulle bruges til morgenmadsserveringen. (Vi kendte først det endelige antal på deltagere, der havde tilkøbt morgenmad medio april). Efterskolerne havde på forhånd godkendt vagtplanen, men efterspurgte alligevel ekstra vagter midt på dagen, hvor vi havde ellers havde lukket skolen. De frivillige skoleledere fandt, ved en hurtig indsats, de ekstra vagter. Der blev udarbejdet en Håndbog for Indkvartering for alle skoler, som kom ud til de frivillige skoleledere lige før stævnet. Se bilag 8. Den kunne med fordel have været udleveret lidt tidligere. INDRETNING AF SKOLER Der blev tidligt lavet kort over alle skoler med angivelse af placering af kølertrailere, kaffemaskinerne, toiletvogne, brusevogn (strøm) osv. De frivillige havde deres eget vagtlokale på skolen. Vigtigt med adgang til køleskab og kaffemaskine. Der blev bragt vand og madpakker ud til de frivillige, der var på vagt i forbindelse med et måltid. Vi kom aldrig i mål med vores idé om at forsøde de frivilliges vagter med kage og snolder. F.eks. et sponsorat fra Dancake eller lignende. I gymnastiksale og haller med plads til over 50/60 mennesker blev skillevægge lejet ind fra/sat op af Messecenter Herning med hjælp fra lokale frivillige. De blev sat op ugen før og taget ned umiddelbart efter stævnet. Der blev også købt ekstra skilte med exit -tegn til hallerne. Vigtigt at etablere ekstra stikkontakter i haller, hvor der f.eks. kun er én stikkontakt. Pedellerne lagde kabler ud i lange baner de første dage. Der blev indkøbt og opsat røgalarm i alle overnatnings-lokaler, undtagen i haller, hvor der skulle være vågne nattevagter. Der var regnet med ét toilet pr. 25 mand pr. time + én bruser pr. 20 mand pr. time. De steder, hvor den kvotient ikke kunne overholdes af skolens egne faciliteter, blev der lejet toilet- og brusevogne ind (Godik). Der blev lavet aftaler med kommunens rengøringspersonale på folkeskolerne. På de andre uddannelsesinstitutioner blev der lavet separate aftaler med det lokale rengøringspersonale. Der blev gjort rent 1 gang dagligt på alle overnatningssteder. Bad og toilet blev gjort rent 2 gange fredag og lørdag. Alle frivillige skoleledere fik udleveret ekstra rengøringsmidler, koste Side 21 af 51

262 osv. Affaldshåndtering fungerede godt. Antallet af affaldsposer pr. skole var dog undervurderet. Der blev lagt 2 sække ind i et klasseværelse med 15 personer. Meningen var, at de skulle holde hele stævnet. Efterskolerne fyldte dem op allerede første dag! Vigtigt, at affald bliver afhentet allerede søndag ved stævnets afslutning, fordi det hober sig op. Mandag er for sent. Folk var dog gode til at rydde op undervejs og efter stævnets afslutning. Glemt tøj blev samlet ind i store poser med skolens navn uden på og afleveret til politiet/hittegods efter stævnet. BEREDSKAB Vigtigt med en god og tidlig kontakt til Beredskabet. Der er mange timers arbejde i at godkende skoler og andet til overnatning. Beredskabet kom sent på banen med krav om ekstra nattevagter ved haller. Det generelle beredskabsmøde (simuleringsspil med Politi og Beredskab 20. juni) lå for sent i forhold til at skulle rette ind (fx ekstra nattevagter). TRANSPORT & TRAFIK Super godt med detaljeret cykelkort. Det gjorde det let for deltagerne at finde rundt. God idé med skiltning fra skoler til bus med minestrimmel (sat i lygtepæle), så deltagerne havde lettere ved at finde vej. OBS: Skilte blev fjernet, hvis de blev sat op for tidligt. Afvikling: De frivillige skoleledere afholdt op til stævnet møder med deres frivillige, så de var klar over deres opgaver. Se de forskellige arbejdsopgaver på en skole i bilag 4+5. Det fungerede de fleste steder rigtig fint. Landsstævnesekretariatet udarbejdede en god kontaktliste med telefonnumre på relevante personer. Se bilag 7. Der var altid en person at ringe til, som tog telefonen og løste problemet. Vigtigt, at der er mobiltelefonnumre på alle kontaktpersoner (og ikke kun mailadresser). Da landsstævnet gik i gang, delte Per og Søren skolerne imellem sig. Der var fokus på et par skoler, som vi holdt ekstra meget øje med. De skrøbelige skoler blev reddet af gode pedeller. Positivt: Negativt: Vejret Der var styr på indkvarteringssteder og faciliteter generelt og alt lå centralt. Kommunikation organisation var godt sat op og informationsniveauet var højt. Deltagerne følte sig velkomne, hjælperne var meget hjælpsomme og klar på opgaven. De få problemer, der opstod undervejs, blev løst hurtigt og effektivt. Skraldehåndtering fungerede godt. Der var et godt samarbejde med beredskabet. Koordineringen af, hvem kører ud med hvad til skoler og camps (skilte, madpakker, udstyr) kunne have fungeret bedre Side 22 af 51

263 Bilag: Bilag 1: Møderække for indkvarteringsgruppen Bilag 2: Bemandingsplan for en efterskole-skole (uden morgenmad) Bilag 3: Bemandingsplan for en DGI-skole (med morgenmad) Bilag 4: Beskrivelser af vagter for en efterskole-skole Bilag 5: Beskrivelse af vagter for en DGI-skole Bilag 6: Hvem bor hvor (oversigt med skoler, ansvarlige, deltagere osv.) Bilag 7: Telefonliste Bilag 8: Skolelederhåndbog for indkvartering Side 23 af 51

264 Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (camps) Gruppens deltagere: Campindkvartering: Poul Risom Arnold Mikkelsen Lars Andersen Esbjerg Kommune og Hjemmeværnet Esbjerg Kommune L2013 Opgaven: At finde overnatning til alle deltagerne på skoler og midlertidige campingpladser. Sekundært at finde overnatning til andre end deltagere (VIP, buschauffører, presse, idrætsofficials, osv.) på hoteller, vandrerhjem, kursuscentre, osv. Planlægning: Indkvarterings-projektgruppen var bredt sammensat. Vi delte os hurtigt op i 2 grupper (skoleovernatning og overnatning på camps), hvilket fungerede godt. Det var igennem hele processen dialog mellem de to grupper samt enkelte fællesmøder. Planlægningen af camps begyndte allerede oktober Valget stod mellem at etablere camps ved alle skoler eller etablere en eller to store camps. Det blev allerede hurtigt besluttet, at vi ikke ville tage risikoen for, at vi efter et landsstævne i regnvejr, skulle til at retablere skolernes boldbaner og udearealer. I stedet bestemte vi os for at benytte Grøn Koncert pladsen ved Skibhøj Idrætscenter og et indlejet areal ved Guldager Idrætscenter til vores 2 store camps. Herudover ville vi etablere en særlig Skyttecamp på vores gamle Cirkusplads i nærheden af Veldtofte Idrætscenter, en friluftscamp i Nørreskoven i umiddelbar nærhed af Stævnecentrum samt en seniorcamp i tilknytning til Hjerting Skole. Der blev endvidere etableret en leverandørcamp bag Stævnecentrum. Skytterne har traditionelt haft nogle særlige rettigheder omkring pladsernes størrelser, våbenopbevaring, fællestelte og mulighed for tilkøb af strøm. Dette sammenholdt med, at skydningerne begyndte allerede torsdag gjorde, at vi gerne ville imødekomme skytterne med en særlig Skyttelejr. Relativ sent i planlægningen, april 2013, blev det besluttet, at vi med den ringe tilmelding på 800 skytter i stedet for de planlagte 1200 deltagere, kunne få plads til skytterne på et afsnit på Camp Skibhøj. Allerede primo 2012 havde vi Hjemmeværnet på plads som campledelse for Camp Skibhøj. Hjemmeværnet fungerede tillige som campledelse for leverandørcampen. Det var dog straks vanskeligere for Camp Guldager. Et par foreninger var inde over, indtil vi fandt en god forening, som havde en god praktisk tilgang til opgaven. Camp Friluft blev lagt i hænderne på en spejdertrop som sammen med DGI Friluft i Karpenhøj. De lavede en lejr, der fik megen ros fra deltagerne. Camp Senior blev ledet af seniorer fra Hjerting Idrætsforening. Der blev afholdt 3 møder med de ansvarlige for lejrene hvor der blev aftalt fælles Side 24 af 51

265 retningslinjer for camps. Camplederne blev aflønnet som skolelederne. Hjemmeværnet modtog ikke betaling, idet man betragtede det som støtte til civile myndigheder. Camplederne fik udleveret 3 ens t-shirts (mørkeblå) samt en jakke/trøje. De frivillige fik udleveret en t-shirt til hver dag, de skulle arbejde (lyseblå). Den morgenmadsansvarlige fik udleveret 3 ens t-shirts (orange). Resten af landsstævnets frivillige var organiseret ud fra samme farvekoder. INDRETNING AF CAMPS De 4 camps var meget forskellige og der var således ikke en entydig indretningsplan. Fælles var dog, at hver campingvognsenhed blev opstreget i størrelsen 10 x 8,5 m og at småtelte blev placeret i felter af 500 m2. I campingvognsenhederne var der øvrigt mulighed for at parkere bilen. Der bør træffes beslutning om, hvorvidt der må køres ind/ud af campen. Antal toiletter, baderumsfaciliteter og morgenmadstelte blev først endelig bestilt umiddelbart efter sidste tilmeldingsfrist 1. maj. Toiletter blev opstillet i klumper således at kapaciteten var samlet på få placeringer. Herudover var det i høj grad op til den enkelte campgruppe at etablere en fornuftig plan for øvrige serviceforanstaltninger. Dog var det et krav fra Beredskabet, at der skulle etableres tårne til overvågning på Camp Skibhøj og Camp Guldager, samt at der skulle være bemanding i informationsvogne samt runderende brandvagter. Der var udarbejdet ambulance-punkter til alle camps. Hjemmeværnet havde etableret egen samarittervagt på Camp Skibhøj her blev gennemført godt og vel 120 behandlinger fra torsdag til søndag. Der blev bragt vand og madpakker ud til de frivillige, der var på vagt i forbindelse med et måltid. Vigtigt at etablere ekstra el-kapacitet til el-kogere, hårtørrere og mobiltelefonopladere. Side 25 af 51

266 Toiletter og brusefaciliteter var lejet med rengørings-/servicepersonale, således at der ikke skulle bruges frivillige til disse opgaver. Personalet var over faciliteterne 4-5 gange i døgnet på de store camps. Husk at etablere udslagskummer til kemiske toiletter. Affaldshåndtering fungerede godt der blev udleveret 2 sække pr. campingenhed. Der var opstillet affaldsbeholdere i tilknytning til toilet- og badefaciliteter. Beholderne blev løbende tømt. BEREDSKAB Vigtigt med en god og tidlig kontakt til Beredskabet. Der er mange timers arbejde i at godkende indretning af camps. Afvikling: De frivillige campledere afholdt op til stævnet møder med deres frivillige, så de var klar over deres opgaver. Landsstævnesekretariatet udarbejdede en god kontaktliste med telefonnumre på relevante personer. Positivt: Negativt: Vejret Der var styr på camps (herunder tjek-in) og faciliteter generelt og alt lå centralt. Kommunikation organisation var godt sat op og informationsniveauet var højt. Deltagerne følte sig velkomne, hjælperne var meget hjælpsomme og klar på opgaven. De få problemer, der opstod undervejs, blev løst hurtigt og effektivt. Skraldehåndtering fungerede godt. Der var et godt samarbejde med Beredskabet. Koordineringen af, hvem kører ud med hvad til skoler og camps (skilte, madpakker, udstyr) kunne have fungeret bedre. Overvej nøje nytteværdien af at indscanne deltagerne. Gode råd til Aalborg: Tidlig beslutning om, hvorvidt der skal etableres få store eller flere små camps og vurder arealerne (beplantning, bæreevne mv.) jævnligt hen over året op til stævnet. Sørg for at have reservearealer til camps. Få i god tid de rigtige interessenter involveret. Invester meget tid sammen med de frivillige camp-ledere, så de er mere eller mindre selvhjulpne, når stævnet går i gang. Vær sikker på, at de har en god opbakning i deres forening/bagland. Få i god tid arbejdsopgaverne defineret, så de frivillige ved, hvad de skal lave. Inddrag også i god tid alle relevante myndigheder og institutioner, så I er fælles om projektet. Der skal sikres et godt samarbejde med forsyningsgruppen (affald, strøm, veje, rengøring, osv.) og bespisningsgruppen (morgenmad på camps). Side 26 af 51

267 Sørg for, at der er gode kort over alle indkvarteringssteder. Det er en god idé at uploade kortene på et fælles drev eller andet, så alle har tilgang til de samme kort. Vigtigt, at der er en (uddannet/faglig) person, der er dedikeret til at lave (GIS) kort. Bilag: Bilag 1: Håndbog for hjælpere på Camp Skibhøj Side 27 af 51

268 Evaluering af L2013 for TRAFIK OG TRANSPORT Gruppens deltagere: Susan Schmidt, formand Busgruppen: Bente Hansen Jørgen Præst Ole Nørgaard Henning Tokkesdal Allan Hagedorn Mette Vandborg Karl Johan Bertelsen Trafikgruppen: Inga Braathen Henrik Callesen Jane Rødgaard Anne Frandsen Hans Ole Pedersen Henning Hansen Lars Andersen Esbjerg Kommune Sydtrafik Sydtrafik Sydtrafik Thykjær Bus Thykjær Bus Arriva Rutebilselskabet Haderslev Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Politiet L2013 Opgaven: I samarbejde med landsstævnekontoret at lave aftale med ekstern operatør (Sydtrafik) Udarbejde en køreplan som sikrer ovennævnte. Udpege stoppesteder samt busterminal i stævnecentrum. Beskrive behov for skiltning af busstop Aftale evt. trafikregulering. Landsstævne-busnettet kørte med 15 min. intervaller i perioden og i ½-times drift i perioden Fra kl var der kontinuerlig kørsel mellem festområderne og indkvarteringsstederne. Planlægning: Projektgruppen var bredt sammensat. Vi delte os hurtigt op i 2 grupper (Trafik og Busplanlægning), hvilket fungerede godt. Det var igennem hele processen dialog mellem de to grupper. Planlægning Afstanden fra Stævnecentrum blev inddelt i zoner, hvor vi for hver zone havde antaget, hvor mange procent vi regnede med, der ville befordre sig selv, og jo længere væk fra stævnecentrum, jo flere ville med sikkerhed benytte busserne. Det gav et overblik over forventet buskapacitet. Vigtigt at få vognmændene inddraget så hurtigt som muligt i planlægningen. Behøver ikke at være alle, men dog således at de er repræsenteret i arbejdsgruppen. Dejligt at kunne trække på vognmænd med erfaringer fra andre DGI stævner. Side 28 af 51

269 Trafikregulering Skiltningen på motorvejen blev iværksat i samarbejde med Vejdirektoratet og der blev alene skiltet til de 2 største camps. Skiltning til skoler og idrætspladser blev nedprioriteret ud fra den betragtning, at der var tale om idrætsudøvere, der til dagligt - uden væsentlige problemer - kan finde det sted, hvor de skal dyrke idræt. Man udarbejdede en mappe med samtlige afspærringsplaner, som blev udleveret til Politi, Beredskab og Skiltevagten. Man fik overblik over GPS anvisninger til de største overnatningssteder. Specielt de store camps, hvor gæsterne kom med campingvogne. Der er det vigtig, man ved, hvordan GPS-én leder bilisterne ind i byen. Man fik koordineret større løb, både motionsløb og cykelløb med Trafikgruppen, så der ikke opstod konflikter. Man fik kommunens driftsafdeling til at tjekke vejenes standard specielt hvor der blev afviklet cykelløb. OBS på vejarbejder og slidlagsarbejder. Hav fingeren på pulsen med de almindelige driftsmæssige opgravninger og andre trafikale reguleringer. Giv ikke unødvendige opgravningstilladelser i ugerne op til Landsstævnet eller under selve landsstævnet. Parkering Flere store parkeringspladser i indre by blev inddraget til idrætsformål og vi fik derfor, i samarbejde med Politiet, ophævet den tidsbegrænsede parkering for indre by. I nærheden af stævneområdet udpegede vi 3 større villaområder som parkeringsområder. Dette fremgik af APP en, men de blev ikke brugt særlig meget. Et område i umiddelbar nærhed af Blue Water blev indrettet til Handicap og VIP parkering med politivagt. Her var der plads til ca. 200 biler. Pladsen var fuldt belagt det meste af tiden. Cykelparkering Vi indrettede 3 store områder med cykelparkering for omkring 1500 cykler. Det blev opstillet stolper med tværlægter. 2 af pladserne var meget benyttede, mens den ene åbenbart lå for langt væk. Hvis der etableres forhold, som de lokale også kan have gavn af, så sørg for at få det kommunikeret ud. I Esbjerg fik vi ikke de lokale til at bruge de midlertidige cykelparkeringspladser i skoven. De lokale vidste ikke, at de var der. Buskapacitet DGI bidrog med erfaringer fra tidligere stævner, om hvordan kapacitetsbehovet varierede for de enkelte dage og hen over døgnet. Dette blev benyttet i planlægningen. Det viste sig, at DGI s erfaringer ikke kunne bruges. F.eks. ville hovedparten af deltagerne hjem til overnatningsstedet umiddelbart efter åbningen, ligesom det ikke var nødvendigt med stor kapacitet efter kl Standby-busser imødekom undervurdering i de svage perioder. Der blev fremskaffet så mange ledbusser som muligt (12), og de viste sig med deres store kapacitet meget effektive til at løse akutte kapacitetsproblemer. Køreplaner Det fungerede fint med ikke at have faste køreplaner, men blot have lovet minimum 20- minutters drift (hvilket i mange tilfælde i praksis var 5-minutters drift eller bedre). Busserne kunne herved indsættes efter behov på de enkelte linjer. Side 29 af 51

270 Generelt Bestilleren (Esbjerg Kommune) havde ikke på forhånd udmeldt en ramme for, hvad kørslen måtte koste, men spurgte i stedet, hvad det ville koste, hvis kørslen skulle udføres optimalt. Dette gjorde det meget lettere at planlægge den nødvendige kapacitet. Afvikling: Gratis busser Rigtig godt, at alle busser var gratis, både stævnebusser og bybusserne. Det gav passagererne frihed til blot at hoppe på og af busserne uden at tænke på, om det var en gratis bus eller ikke. Det er vigtigt klart at definere, hvilke busser der er omfattet af gratisordningen. Pendlerparkering Pladsen til pendlerparkering blev betjent af en linje, der samtidig betjente overnatningsskoler. Det gjorde, at busserne kunne udnyttes mere effektivt, så der ikke blev kørt med tomme/halvtomme busser på tidspunkter, hvor behovet for transport til/fra pladsen var lavt, og samtidig blev det sikret, at der altid var en rimelig høj frekvens. Placeringen af stoppesteder ved idræts- og overnatningssteder Stævnebusserne stoppede ved forholdsvis få stoppesteder, og stoppestederne lå i nogle tilfælde et stykke vej fra overnatningsstederne (op til 900 m). Det betød, at linjerne blev hurtigere at gennemkøre (så man kunne nå meget mere med det samme antal busser), og at man ikke risikerede at få busserne fanget i parkeringskaos ved selve overnatningsstederne/ idrætshallerne. Sikkerheden blev desuden sat i top, så stoppestederne ikke blev placeret steder, hvor man kunne risikere, at flere hundrede mennesker pludselig stod og ventede på busserne ved en stærkt trafikeret vej (dette forøgede også i visse tilfælde gangafstandene). Når baggrunden for placeringen af stoppestederne blev forklaret (også til chaufførerne vigtigt!), var der forståelse herfor, så der var stort set ingen utilfredshed i den forbindelse. Til gengæld var der nogle klager over, at vejen til stoppestedet ikke var skiltet godt nok (i sagens natur især den første dag). APP Som noget nyt blev der denne gang lavet en APP til mobiltelefon i stedet for en stævnehåndbog. Køreplaner og andet omkring kørslen var i denne APP. God idé og fleksibel løsning. Med tiden vil den også kunne bruges som chaufføroplysningsredskab. Første gang med APP en og den havde også en del fejl, som blev delvis luset ud. Kort og projektstyring Udarbejdelse af kort materiale meget vigtig. Både i forhold til overblik og kommunikation. Vælg GIS, så samtlige oplysninger kan samles ét sted. Lave et overordnet projekt ressourcesystem med samtlige opgaver, deadlines og ansvarspersoner. Få uploaded trafikinformation på Landsstævnets hjemmeside omkring 1 måned, inden landsstævnet afvikles. Der kommer mange spørgsmål de sidste uger inden. Busafvikling Få allerede ved chauffør-introduktionen aftalt, hvordan ændringer i aftaler formidles ud til samtlige chauffører. Evt. ved opstilling af en stor tavle i pause-rummet, som chaufførerne forpligter sig til at tjekke, når de kommer ind. Det er vigtigt med gode chaufførfaciliteter, herunder overnatning, bespisning og venterum. Side 30 af 51

271 Positivt: Busafviklingen fik megen ros af deltagerne. Meget lidt ventetid i forhold til tidligere landsstævner. Negativt: Skiltningen kunne være bedre. For få og for små skilte. Gode råd til Aalborg: Få i god tid de rigtige interessenter involveret. Trafikselskab, vognmænd og politi skal sammen med Kommunens Trafikafdeling være med fra starten. Det er vigtigt, at de er selvkørende, når stævnet går i gang. Vær sikker på, at de har en god opbakning hos deres respektive myndighed. Side 31 af 51

272 Evaluering af L2013 for BESPISNINGSGRUPPEN Gruppens deltagere: Villy Grøn, formand Pia Busk Kirsten B. Kirchner Lene Klindt Børge Bull Henriette Ebbesen Kirsten Storgaard Jytte Petersen Søren Johansen Opgaven: L2013 Esbjerg Kommune, leder af køkkenområdet L2013 DGI Esbjerg Danhostel Sundeved Efterskole Ågård Efterskole AB Catering AB Catering Bespisningsgruppens opgave var at sørge for bespisning af de deltagere, som inden stævnet havde tilkøbt madbilletter (morgenmad, frokostpakke og aftensmad) samt af officials og hjælpere. Gruppen skulle desuden sørge for faciliteter til bespisning (skole, telte, haller osv.). Cafeteria-salg - salg af pølser, sodavand og kaffe og lignende i boder - blev varetaget af en anden gruppe. Se evalueringen efter denne. Planlægning: AB Catering i Ribe blev efter en udbudsrunde (se udbudsmateriale i bilag 8) valgt som leverandør i juni 2012, året før stævnet. De indgik herefter som fast medlem af bespisningsgruppen. Det blev besluttet, at Tulip skulle levere det varme mad og vi var derfor til prøvesmagning i Tulips lokaler i Fåborg i juni Her smagte vi på eksempler på alle tre måltider og fik på den baggrund fra- og tilvalgt forskellige produkter. F.eks. blev vegetarmaden fravalgt og der blev derfor kun udbudt én slags frokostpakke og én slags aftensmad. Se landsstævnemenuen i bilag 1. Vi blev i månederne op til landsstævnet kontaktet af mange, som var kede af at høre, at vi ikke tilbød speciel mad til f.eks. gluten- og mælkeallergikere. Vi kendte antallet af solgte mad-billetter 15. april, 2013 og fik herefter besluttet, hvor og hvordan bespisningen skulle foregå. Antal deltagere, der havde købt morgenmadsbilletter: Antal deltagere, der havde købt frokostbilletter: Antal deltagere, der havde købt aftensmadsbilletter: Hertil kom bespisning af idrætsofficials og frivillige. Se leverings- og forbrugsoversigten i bilag 2. Afvikling: Morgenmad og frokost - rammer - Efterskolerne (5.200 elever og lærere) spiste morgenmad og aftensmad i deres eget telt på cricketbanen midt i stævnecentrum. De fik udleveret madpakker, kaldet lunch to go, i forbindelse med morgenmaden. Efterskoleteltet (se tegning over teltet i bilag 3) blev indrettet Side 32 af 51

273 med 20 sluser og ca. 160 frivillige til at servere morgenmad. Se de frivilliges evaluering i bilag 4. Der var mange varer, der skulle køres til sluserne i efterskolernes telt, og der skulle pakkes madpakker, så de var klar til eleverne kom. I arbejdsbeskrivelsen stod der, at mødetiden var 1 time før. På eget initiativ lavede de frivillige medarbejdere det om, så de mødte ind 2 timer før servering for at kunne nå det. Hvis den samme løsning omkring madpakkerne vælges næste gang, skal der være et stort overdækket område, som kan bruges til pakning af madpakker. Vi valgte at bruge spiseteltet, hvilket ikke var en god løsning, da det var vanskeligt at sætte varer af til den side der var ikke køreplader til trucks i spiseteltet. - De øvrige deltagere, der havde tilkøbt spisebilletter, spiste morgenmad og fik udleveret frokostpakke på deres indkvarterings-sted (12 skoler og 3 camps). På tre skoler var det nødvendigt at sætte et specifikt spisetelt op pga. pladsmangel på selve skolen. Aftale om lån af termobeholdere (kaffe og te) til morgenmads-skolerne fra Hjemmeværnet glippede. De få beholdere, der duede, kom kun ud på camps og til efterskoleteltet. På resten af morgenmadsstederne lånte vi almindelige kander fra skolerne. Madpakkeudlevering var en udfordring. Det skal overvejes, om der skal være så mange udleveringssteder. - Den store gruppe af øvrige (f.eks. frivillige og officials) spiste morgenmad hjemme eller på deres indkvarteringssted og spiste frokost på forskellige lokationer. Der blev bragt Side 33 af 51

274 frokostpakker ud til mange, mange grupper af frivillige samt idrætsofficials. Dette var en opgave, som der gik meget tid og mange kræfter med. Der var desuden oprettet to decentrale frokostpakke-udleveringssteder, hvor man kunne afhente sin frokostpakke. Undtagelser: Pressefolk blev bespist i pressecenteret Buschauffører blev bespist i Kollektivhuset (ældrecenter-café lige op ad landsstævnets buscentral) Lyd- og lysfolk, Godik, Ørsted og landsstævnesekretariat spiste på vandrerhjemmet (adgang via armbånd). Mad - morgenmaden: Der var meget kritik af det friskbagte brød til morgen, frokost og aften. Det virkede tungt og tørt, og en dag havde vi problemer med at brødet mugnede inden servering. Det skyldes, at det var varmt ved levering, og vi ingen mulighed havde for at pakke 100 kasser brød ud af kasserne og sætte det til afkøling. Deltagerne havde fået at vide, at det var friskbagt brød, men det ville have fungeret bedre, hvis det havde været industribrød pakket i poser. Mad - mellemmåltiderne til efterskoleeleverne: Efterskoleeleverne fik 4 stykker frugt dagligt. Det var for meget. 2 stk. frugt om dagen er mere passende. Hvis der skal være mulighed for flere mellemmåltider, skal de varieres. Mad - frokosten: Der skal fokus på frokosten. Den var ikke tilfredsstillende. En sandwichbolle er ikke god, når den har været opbevaret på køl med salat, grønt, pålæg og brød i flere dage, inden den spises. Brødet bliver hårdt og tørt, salaten kan virke uappetitlig og pålægget gråt og kedeligt. Vi anbefaler, at der i stedet for sandwich serveres: Pastasalat med forskelligt kødtilbehør skinke, kalkun, frikadeller, kylling etc. Kartoffelsalat med forskelligt kødtilbud se ovenfor Rugbrød med leverpostej og pålæg Aftensmad rammer og mad - Efterskolerne (5.200 elever og lærere) spiste aftensmad i deres eget telt på cricketbanen. 120 frivillige hjalp med at servere aftensmaden. Se de frivilliges evaluering i bilag 5. - De øvrige deltagere, der havde købt spisebilletter spiste alle aftensmad på Wokken på Højskoleplænen. (Se tegning over teltet i bilag 6) Den store gruppe af øvrige spiste enten aftensmad i Wokken eller på Vandrerhjemmet. Dog med enkelte undtagelser: Buschauffører blev bespist i Kollektivhuset (ældrecenter-café lige op ad landsstævnets buscentral) Nogle frivillige, leverandører og enkelte VIP, der spiste på Vandrerhjemmet Frivillige og andre, der skulle have aftensmad i dagene op til stævnet (mandag, tirsdag og onsdag) spiste aftensmad i efterskoleteltet, efter efterskoleleverne, fordi det store spisetelt på højskoleplænen blev brugt til kor-sang og ikke var indrettet med stole og borde endnu. Dette var ikke informeret ordentligt ud og der var desuden ikke nok mad de første dage! Side 34 af 51

275 Konceptet omkring aftensmaden fungerede ellers generelt fint. Der var klager over, at det var gryderet hver aften. Det er svært at gøre det anderledes, når mad til mennesker skal fragtes langt for at nå frem. Fødevarestyrelsen stiller krav til temperaturen. Sauce og kød hver for sig har svært med at holde en forsvarlig temperatur og kvalitet, når det skal transporteres langt. Det var både kartofler og ris til menuen. Det giver en fornemmelse af, at man kan blive mæt, når man kan få begge dele. Der skal generelt være fokus på portionsstørrelser. Ved beregning af deltagerprisen anbefales det, at der regnes med lidt ekstra pr. person, så man får alle omkostninger dækket. Deltagerne betaler for at få udleveret 1 portion til hvert måltid, de har ikke betalt for mad ad libitum. Der var deltagere, der hamstrede og efterfølgende smed maden ud, fordi de ikke kunne spise det, de havde taget på deres tallerkner. Specielle diæter Deltageren med speciel diæt henvises til at selv at tage mad med hjemme fra. Hvis der skal være et tilbud til alle deltagere med særlige behov, kan det blive meget ressourcekrævende at skulle håndtere. Frivillige bespisnings-medarbejdere: Der skal gives en grundig instruktion til de frivillige medarbejdere. Der skal udnævnes en formand for teltet. Formanden sørger for at finde en ansvarlig for hver sluse. På den måde er kommunikationen nemmere. De frivillige medarbejdere skal informeres om, at de skal blive og hjælpe med at rydde op efter endt servering, især den sidste dag, hvor det hele skal ryddes væk. Der skal etableres ordentlige toiletforhold til de frivillige medarbejdere, og der skal være mulighed for at komme af med tasker og overtøj. Når det er medarbejderne, der arbejder med mad, skal de have deres eget toilet, som ingen andre har adgang til. Der skal være en førstehjælpskasse tilgængelig ved teltene. Færden i og omkring køletrailere/slusetelt og spisetelt: De frivillige medarbejdere skal informeres om, at det er en arbejdsplads, så de blandt andet er opmærksomme på, at der kører trucks frem og tilbage med varer, og at de ikke må tage varerne, før trucken har sat dem helt af. Klargøring af teltet: Der skal være håndvaske med koldt og varm vand. Der skal være mulighed for opvask og opbevaring af serveringsbestik. Der skal hænges numre op på sluserne både uden for teltet og inde i teltet. Ved opfyldning af varer er det nemmere for den, der styrer logistikken, når der kan henvises til et slusenummer. Der skal laves en oversigt over, hvor mange varer hver sluse skal sætte op til hver servering. Mellem hver sluse skal der lægges en række paller, som pakkes ind i plastik et krav fra Fødevarestyrelsen. Pallerne skal bruges som afsætningsplads til de varer, der skal bruges til opfyldning i sluserne. Der må ikke stå varer direkte på gulvet/græsset. Det kan med fordel nævnes i udbudsmaterialet, så det er noget leverandøren er klar over, at de skal sørge for. Scanning: Scanningen af madbilletter var en udfordring. Det kræver for det første et specielt set-up, internetforbindelse og mange frivillige til at håndtere det på alle madudleveringsstederne. Der kom mange deltagere ind og spiste, selv om de ikke havde en billet. Systemet brød ned den aften, hvor der var flest deltagere, der kom for at spise på samme tid. Scanning kræver meget kontrol og medarbejdere, der er klædt på til opgaven. Side 35 af 51

276 Skriftligt materiale Der skal foreligge produktdatablade på alle produkter, så de kan forvises til Fødevarestyrelsen, hvis de spørger. Materialet omkring egenkontrol og arbejdsbeskrivelser skal være færdigt i god tid før stævnet, så de frivillige medarbejdere har tid til at sætte sig ind i, hvad deres opgave er. Det er en opgave, der kræver ressourcer at lave. Det vil evt. være en god ide kunne være at købe ressourcer til at få det lavet. Positivt: Projektgruppen var godt sammensat og dækkede alle aspekter af bespisningen. Der var et godt samarbejde i projektgruppen. Aftensmadservering fungerede godt i begge telte. Negativt: Madpakker kvaliteten var svingende og håndteringen og logistikken fungerede dårligt. Scanning af madbilletter fungerede ikke optimalt. Gode råd til Aalborg: Det er vigtigt, at efterskolerne er med i bespisningsgruppen Vigtigt med en god projektsekretær, der har overblik, vender hurtigt tilbage og samler trådene. Opmærksomhed på snitfladerne grupperne i mellem, så man undgår for meget silotænkning. Inviter tidligt Fødevarestyrelsen ind til en dialog. De besøgte Landstævnet i Esbjerg under serveringen af mad i teltene 3 gange. I alt var de på besøg 20 steder under stævnet. Undervurder ikke opgaven omkring bespisning. Det er en meget stor opgave, og man har et stort ansvar i forhold til forsvarlig bespisning af så mange mennesker. Efterskolerne skal spise morgenmad meget tidligt, hvilket betyder, at de ansvarlige for serveringen skal møde kl. 04:00. Aftensmaden skal serveres fra 16:30 til 21:00. Det bliver en lang arbejdsdag, hvis det er de samme, der er ansvarlige for begge serveringer i 7 dage. Hvis deltagerne skal have mulighed for at købe maden særskilt, er det vigtigt, at der fra start bliver sat ressourcer af til at styre tilmeldingerne, så man har et overblik over, hvem der spiser hvor. Der er nogle grupper der skal have en særlig forplejning på tidspunkter ud over normal spisetid, bl.a. lydmænd og Rykkerteamet. Der skal tidligt findes et sted, der kan håndtere det. Der skal stå i udbudsmaterialet, om der tilbydes overnatning og forplejning til leverandøren, eller det er noget, de selv skal sørge for. Der skal være gode faciliteter til projektgruppen under drift. Tingene går stærkt, og det er vigtigt, at der ikke er for megen støj og virak omkring bespisningsgruppen. Inviterer gerne personer fra Esbjerg til erfaringsudveksling. Side 36 af 51

277 Bilag: Bilag 1: Landsstævnemenuen Bilag 2: Leverings- og forbrugsoversigt Bilag 3: Tegning over efterskoleteltet Bilag 4: Efterskoleteltet - de frivilliges evaluering Bilag 5: Telt på Højskoleplænen de frivilliges evaluering Bilag 6: Egenkontrol. Bilag 7: Arbejdsbeskrivelser for udlevering af mad eks. telt på Højskoleplænen Bilag 8: Udbudsmateriale. Side 37 af 51

278 Evaluering af L2013 for Cafeteriesalg og festområder Gruppens deltagere: Henrik Pedersen, formand Birthe Sillesen Hans Jørgen Pedersen Stefan Jull Opgaven: Owen Luft Owen Luft Owen Luft L2013 Etablering af salgsenheder og salgsorganisation, som tilbyder et bredt udvalg af mad og drikkevarer til deltagere og gæster. Salget skal dække behov for indtagelse af mad/drikke ved aktivitetsstederne og i fest/eventområderne. Tage stilling til sortiment inden for mad og drikke. Udarbejdelse af udbudsmaterialer og indhente tilbud fra leverandører/grossister. Evaluering af tilbud og valg af leverandører/grossister. Planlægning: Salgskoncept Rettighederne til salg af mad i form af pølser, burgere, sandwich mv. blev solgt til eksterne cateringvirksomheder. Dette blev gjort for at minimere risikoen for spild/tab ved let fordærvelige fødevarer, endvidere har vi antaget, at det ville være mere krævende for frivillige/utrænet personale at optimere indtjeningen. Der blev lavet aftaler med: - TULIP - La Crepe - China Spisested (Skanderborg) Salg af øl, vand, kildevand, kaffe/te, spiritus og is blev varetaget af Landsstævnet. Indkøb Hvor det var muligt, blev der købt direkte hos producenten få at opnå de bedst mulige priser og aktivitetstilskud. I udbudsmaterialer har der været fokus på, at leverandørerne havde ansvaret for lagerfunktionen herunder distribution til salgsenhederne. Samtidig har der været aftaler om returret på alle ikke anbrudte varer. Der blev indgået aftaler med: Royal Unibrew, Premier Is, Merrild (leverance gennem AB Catering), S-Engros og Eventgrossisten. Side 38 af 51

279 Organisationsopbygning Styregruppe Ved sammensætningen af styregruppen har der været fokus på rekruttering af medlemmer, som havde erfaring med organisering af større koncert/festival arrangementer. Gennem et samarbejde med Owen Luft Kånsert, blev der sammensat en styregruppe med kompetencer inden for: Opbygning/organisering af koncert og festområde, indkøb og bemanding. Driftsorganisation Med ca. 40 salgsenheder var der brug for at opbygge en organisation med klare/afgrænsede ansvarsområder, samt enkle kommunikationslinjer. Med reference til styregruppens formand blev driftsorganisationen opbygget ud fra følgende: Områdeledere Overordnet ansvar for driften af en gruppe af salgsenheder. Rekrutteret blandt foreninger, som har erfaring inden for organisering/drift af salg ved koncerter/events. Funktionsledere Ansvar for driften af en enkelt salgsenhed (salg udskænkning, opfyldning, lager mv.). Rekrutteret blandt foreninger, som har erfaring inden for organisering/drift af salg ved koncerter/events. Så vidt muligt er funktionslederen rekrutteret i den forening, hvor områdelederen har en tilknytning. Hjælpere Arbejde med salg, udskænkning og opfyldning. Primært rekrutteret blandt medlemmer fra de foreninger hvor områdeleder/funktionsleder har en tilknytning. Se bilag 1 organisationsdiagram for yderligere information. Driftsorganisation blev understøttet af en instruks til hver salgsenhed, hvor forventninger, ansvar, kontaktinformationer mv. var beskrevet. Se bilag 2. Inden Landsstævnet, blev der afholdt 2 møder med alle område- og funktionsledere: April: Præsentation af overordnede planer, produktgrupper, forventede åbningstider og organisation. Juni: Præsentation af sortiment, priser, salgsudstyr og endelig organisering. Indretning af salgs/festområde Festområderne i Vognsbølparken blev indrettet med åbne pladser, telte og salgsboder, således at der kunne håndteres et stort antal besøgende og sikre en spredning over hele området. Der blev rekrutteret en frivillig pladsansvarlig, som var med i planlægningen og var til stede Side 39 af 51

280 under opbygning herunder opmærkning (hvor skulle hvad placeres), placering af telte, salgsboder, lagerenheder, sanitære forhold mv. I månederne op til Landsstævnet (januar 2012 og fremefter) blev der brugt mange ressourcer på at udarbejde oversigtskort, samt koordinering med brand/redning, forsyning, vej/park osv. Afvikling: Opstilling/nedtagning: 2½ uge før landsstævnet begyndte opstillingen af telte og sanitæreforhold, herunder også klargøring af strøm, vand og afløb. Fra weekenden før landsstævnet havde vi dagligt ca frivillige til at hjælpe med opsætning af byggehegn, bannere, prisskilte, osv. Under Landsstævnet havde vi dagligt 3-4 frivillige til forefaldende praktisk arbejde i festområderne. Opsætning/nedtagning af scener, lys og lyd blev håndteret af leverandører. Til nedtagning fra søndag formiddag (afslutningsdagen) var det nærmest umuligt at få frivillige hjælpere. Derfor blev der gjort brug af eksterne ressourcer fra Esbjerg Kommunes Vej/Park afdeling og freelance Production Crew. Salgsenheder: Salgsorganisationen fungerede godt, og der blev taget ansvar i alle led helt fra toppen af organisationen og ned til alle de frivillige hjælpere. Der var hele vejen igennem en vilje og et super samspil mellem salgsboderne, tilhørende lagerfunktioner og eksterne leverandører. Side 40 af 51

281 Salget gik generelt godt, og der var plads til at kunne servicere de mange gæster i festområderne og på idrætsstederne. Salgsboderne ved Dans & Musik, Petanque og Vores Puls-teltet lå i den mindre ende af omsætningsskalaen. Ligeledes havde vi et forholdsvist lille salg ved festaftenerne i efterskoleteltet, hvor der ikke var mulighed for at forestå salget fra en af de eksisterende nærliggende salgsboder. Positivt: Velfungerende organisation, hvor der blev taget ansvar hele vejen rundt. Negativt: Mangel på frivillige til nedtagning og oprydning. Gode råd til Aalborg: Fokus på ressourcer til nedtagning/oprydning efter landsstævnet. Startende fra søndag formiddag og frem til onsdag/torsdag. Bilag: Bilag 1: Organisationsdiagram cafeteriasalg Bilag 2: Eksempel på instruks til en salgsenhed Side 41 af 51

282 Evaluering af L2013 for FORSYNINGSGRUPPEN Gruppens deltagere: Jesper Frost, formand John Nørgaard Finn Egholm Dorthe Ibsen Mads Astrup Sørensen Esben Foverskov Brian Asmussen Kim Autzen Kirsten B. Kirchner Opgaven: Esbjerg Forsyning Esbjerg Forsyning, Vand Esbjerg Forsyning, Spildevand Esbjerg Kommune, Affald Esbjerg Kommune, Landsskabsforvaltning Esbjerg Kommune, IT Sydenergi, El Sydenergi, WIFI L2013 Forsyningsgruppens opgave var at dimensionere og forsyne Landsstævnet med de fornødne behov inden for el, vand, spildevand, internet, affaldshåndtering og grønne arealer. Desuden at iværksætte et back-up-system under drift. Planlægning: Generelt: Det er vigtigt at have de rigtige fagpersoner med i gruppen! Forsyningsgruppen afholdt 11 møder i perioden fra 25. juni 2012 til 18. juni Det har derudover været nødvendigt at mødes i felten for at besigtige de forskellige faciliteter. F.eks. blev der afsat en hel dag sammen med Godik til at tage rundt og besigtige alle de lokaliteter, hvor der skulle opsættes toiletter og baderum. Den dag var rigtig godt givet ud. Behovet for forsyning blev fastlagt inden for fem forskellige områder; skoler, camps, idrætspladser, festpladser, busterminaler. Dette arbejde var færdiggjort primo 2013 og blev rettet til medio april, da vi kendte det endelige deltagerantal. De første installationer og forberedelse af disse foregik fra april Der blev lavet udbud på el og sanitet. På el var det en god løsning ikke at udbyde hele pakken samlet, men at bruge flere leverandører på de forskellige lokaliteter. Vand, spildevand, affald og WiFi brugte deres eksisterende leverandører ifølge rammeaftaler. Detailplanlægningen blev sent færdig, idet der flere steder var andre aktiviteter i gang. Det anbefales derfor at spærre arealerne MERE end 14 dage i forvejen. Det er vigtigt, at alle har adgang til opdaterede kort! Dette glippede i Esbjerg. Det er desuden vigtigt, at alle grupper bliver hørt i god tid (f.eks. Beredskabet og Kommunikation), så de ikke kommer dagen før og vil lave om på det planlagte set-up. Før landsstævnet gik i gang, blev der udarbejdet en omfattende liste med navne og telefonnumre på kontaktpersoner inden for hvert område. Det var herefter let at finde de rigtige kontaktpersoner på hvert område. Der er en tendens til at glemme slutfasen. Plan for nedtagning skal også være klar i god tid. Hvem gør hvad hvornår. Spildevand: Budget på kr Udgifterne blev på kr ,34. Det er godt kr. mere end forventet. Side 42 af 51

283 Merforbruget skyldes, at der blev forbrugt flere timer end forventet. Vand: Budget var kr. Udgifter blev på kr. Merforbruget skyldes ekstra arbejder og ændringer/tilføjelser af installationer, som bl.a. er: Etablering af vand til 8-10 drikkevandfontæner, som blev lavet specifik for L2013, da vandet fra opstillede håndvaske armaturer var ført gennem tank, og derfor ikke måtte benyttes til rent drikkevand Etablering af brusere ved beach-området Omlægning/flytning af allerede etablerede vandledninger pga. placeringsændringer. Vandtilslutninger, som har krævet ekstra opgravning Ekstra tilslutninger til diverse boder. Hjælp til trækning af ledninger WiFi: Budget på kr Udgifterne blev på kr Merforbruget skyldes primært: Der blev flyttet og gravet af flere gange omkring scannertelt til højskoleplænen Væsentlige ændringer på camp Guldager vedr. placering af information (ekstra gravearbejde på ca. 60 m.) Flytning af tårn midt på pladsen(camp Guldager) ca. 45 m Udvidelse med 6 ikke planlagte internetpunkter i teltet Vores Puls El: Det første budget på el var kr. og 3 uger før landsstævnet var det på kr. Den endelige udgift blev på kr. (Der blev desværre under oprydningen fjernet diverse el kabler m.m. Dette har kostede ca kr.) Se bilag 1 for en uddybning af budgettet for el. Affald: Budgettet for affald (undtaget skoler og camps) var på kr. Udgifterne blev på kr. Bemærk, at dette beløb er inkl. ca kr. til frivillige hænder, der hjalp med at samle affald. Se bilag 2 for en uddybning af budgettet for affald. Budget på affald fra skoler og camps var på Udgifterne blev på Generelt: Det går stærkt til sidst og det er svært at bremse for de ekstra udgifter, selv om man er godt forberedt. Afvikling: Der skal være opmærksomhed på, hvornår landsstævnet starter, så tingene kan være klar. Nogle af hjælperne kom allerede søndag. Efterskolerne kom mandag. Skytter tirsdag. Deltagere kom fra onsdag formiddag - tidligere end forventet/planlagt. Spildevand Hvad gik godt? I løbet af landstævnet blev der ikke registreret kloakproblemer. Alle større vandafledningsenheder blev tilledt eksisterende kloakanlæg ved gravitation. Ved mindre vandafledningsenheder blev spildevandet pumpet, såfremt det ikke var muligt at koble dem direkte på eksisterende kloakanlæg. Til små afledningsenheder blev der anvendt tanke, som blev tømt efter behov. Hvad gik mindre godt? På Camps mangledes et sted, hvor campisterne kunne gå hen med deres opvask. I bymidten havde man synlige og bortgemte toiletvogne. Det kunne konstateres, at der ved de synlige toiletvogne (Museumspladsen) konstant var kø, mens de bortgemte toiletvogne (i en baggård ved Skolegade) stort set ikke blev anvendt. Gode råd: Selve planlægningen var meget tidskrævende. Udfærdigelse af fælles kortmateriale Side 43 af 51

284 ville være tidsbesparende, ligesom kvaliteten af udbudsmaterialet ville blive betydeligt bedre. Vand Hvad gik godt? Fint med samlet gennemgang på lokaliteter med de forskellige leverandører, som skulle have adgang til vandforsyning. Der var ikke nævneværdige problemer med vandforsyningen, mens stævnet var i gang, der var vand til alle uden driftsproblemer Samarbejdet på tværs af forsyningsgrenene Hvad gik mindre godt? Endelig placering af boder, telte, som skal have vandtilslutninger, skal forelægge på et tidligere tidspunkt. Husk at samle ledningsinformationer ét sted. For få drikkevandsposter. Bemærk, at der skal være skilte med drikkevand Gode råd: Esbjerg Forsyning foretog vandanalyser for tapsteder, der blev anvendt til L2013. Der anvendes mere vandledninger/slanger end forventet. Etabler flere 2 fordelerrør med c-kobling, det gør det nemmere for tilslutningsmuligheder. Gør plads til ekstra rørstudse på fordelerrør, der kommer altid lige en ekstra tilslutning. Afsæt tid/mandskab for vandtilslutning til de forskellige aktiviteter, i ugen/dagen op til stævnets start. El Hvad gik godt? Vi fik etableret alt strøm til tiden Vi havde daglige el-møder i perioden 24. juni til 7. juli Dette gav et hurtig overblik og vi kunne i fællesskab hurtigt finde en løsning, hvis der opstod problemer. Der var hyret fire el-installatørfirmaer til at løse opgaverne. Hvert el-firma havde hvert sit område, hvor de skulle etablere byggestrøm og vedligeholde el-installationen under landsstævnet. Det var en god idé at hyre fire el firmaer og der var et godt samarbejde mellem de 4 firmaer og forsyningsgrupperne. To uger før landsstævnet gik i gang var der hyret et vagtfirma, som skulle passe på vores el- kabler, diesel tanke til generatorerne m.m. Det var en stor udskrivning i budgettet for landsstævnet, men alternativet var, at vores el kabler blev hugget. Vagtfirmaet forhindrede, at der ikke blev hugget noget, og det skal de have en stor ros for. Der var lejet 11 generatorer og tilhørende el-tavler hos et firma, Bredenoord, som stillede el-tekniker til rådighed, som man kunne ringe til 24 timer i døgnet. Stor succes. Alle hovedtavler var etableret 3 til 4 uger før stævnets start. Selve etableringen af el til stævnet blev påbegyndt den 24. juni 2013, og det var ikke en dag for tidligt! Hvad gik mindre godt? Salgsboderne i festområdet bør bruge gas til deres varmeapparater. De må ikke have en masse el-varmeapparater med, hvilket gav elektrikerne en stor og dyr udfordring. Show-lys på Stævnestadion (Blue Water Arena). Her havde man glemt, at der skulle bruges strøm til lyset...pris på en nødlanding på denne opgave blev ca kr. Oversigts tegninger for festområdet var meget sent klar til brug. Der blev kort tid inden landsstævnet skulle i gang stadig ændret på tegningerne. Det betød, at tavler og kabler var forkert placeret, og derfor måtte flyttes. Side 44 af 51

285 Gode råd: Start i god tid med at lave forarbejdet. Stil spørgsmål til personer i diverse projektgrupper, for at sikre mindst mulig forglemmelser. Lav nogle faste deadlines i processen og sørg for at de overholdes. Sørg for at have gode, opdaterede kort over indretning af pladserne. Lav en telefonliste over alle elektrikere og en prioritetsrækkefølge for, hvem der skal ringes til først og hvilket ansvarsområde, de har. Afhold daglige statusmøder med elektrikerne, så får man hurtig få et overblik, om man er i balance. Og man er flere om at løse eventuelle problemer. Det anbefales IKKE at bruge Rykkerteam eller andre ufaglærte personer til el-opgaver. Hvis man bruger Godik til levering af kølecontainer og toiletvogne, så vær opmærksom på, hvilken type stiktilslutning de kommer med. Vi var blevet oplyst om, at de nogle steder skulle bruge 16A/400V CEE, men da vognene stod på området, var det 230V. Vær opmærksom på, at ikke alt hvad Godik leverer er fejlfrit. Vi havde udgift på fejlfinding af Godiks el materialer for ca kr. Lave en risikovurdering af el-forsyningen under stævnet. Start med at etablere alle hovedforsyningerne i god tid. Lave en plan for hvornår der skal være spænding til festteltene, aktivitetspladserne, camps m.m. Lav en plan for, hvornår diverse generator skal startes. Det er vigtig for at minimere leje-- omkostningerne og brændstofforbrug. Sanitet/bad- og toiletvogne Hvad gik godt? Toiletter og bad var lejet med rengøring Der var tilstrækkeligt med vogne vi så sjældent en kø foran toiletterne Side 45 af 51

286 Godt givet ud med en fælles rundtur i april så alle parter kendte lokaliteterne og behovet Godiks folk på stedet reagerede hurtigt, når der var problemer under stævnet Hvad gik mindre godt? Ansvarligheden for udbuddet og fastlægning af behovet kom sent på plads. Der skal fra starten udnævnes en ansvarlig. Det er svært at overskue forbrug og nødvendigheder. Brug fagpersoner til dette. Godik var enerådende og dyre. Brug evt. flere mindre leverandører. Der skal i så fald laves flere og mindre udbud (a la på el-området) Fokus på samarbejde med Godik hvem skal slutte til? (er det Godik eller L2013) Godiks udstyr var til tider ikke i orden blev udbedret af vores elektrikere undervejs. Internet - generelt Hvad gik godt? Generelt hele det tekniske set-up unikke brugere på Wi-Fi eller brugere over alle 7 dage! Det var uproblematisk at få deltagerne valideret (sms kode for at bruge nettet). Hvad gik mindre godt? Panik omkring camp Guldager ændringer i sidste øjeblik! Delvist overbelastet 3/4G nettet dette kan minimeres ved at få brugeren på løbende og ikke i sidste øjeblik fx på BWA på åbningsaftenen. Der manglede nogle AP i BWA s loge (begrænset signal pga. panserglas) Nedtagning af telte og boder manglede struktur og plan. Opfordring til i større grad at anvende bestående master, træer etc. frem for at montere i telte og boder. Antallet af AP var overdimensioneret til dette projekt. Der var monteret i alt 220 og brugere havde haft samme gode oplevelse med et antal på omkring 150 AP. Husk at opfordre til, at man kobler sig på nettet i god tid WiFi på skoler Der var en god, sammenhængende oplevelse af, at der var et godt set up alle steder, både på skoler, camps, idræts- og festområder (samarbejde mellem SE og Esbjerg Kommune) Affald Hvad gik godt? Planlægningen og den aktuelle bemanding passede godt sammen. Antal og placeringen af affaldskurve passede godt til behovet. Den løbende opsamling af affald og tømningen af affaldskurve indtil lukketid virkede meget godt, og det blev bemærket, at der var rent og pænt alle steder til alle tider. De udleverede lommeskraldeposer blev godt modtaget Håndtering af affald på skoler med brug af eksisterende materiel, som blev tømt hyppigere end normalt gik godt. Håndtering af affald på camps gik fint her fungerede det fint med sæk til affald og sæk til genbrug til hver enhed. Skraldebilerne blev placeret direkte ved bespisningstelte. Bemærk, at der er meget emballage ved spisetelte. Fint med skraldebiler til affald og en til pap ved de store spisetelte. Håndtering af affald ved bespisning gik rigtig fint med brug af 240 liters spande med poseforing, men instruktion på stedet af de mange frivillige er meget afgørende Godt samarbejde med Marius Pedersen affaldsentreprenøren. Han var tidligt involveret i planlægningen. Se bilag 2: Evaluering af affaldshåndtering. Hvad gik mindre godt? Affaldssorteringen ude på idræts og festpladserne fungerede ikke. Der blev smidt meget restaffald i genbrugsposerne. Side 46 af 51

287 Der var ikke forberedt håndtering af take-away emballage i Gryden torsdag aften Ikke tilstrækkeligt koordineret mht. ansvar og opgaver ved bespisningstelte (afrydning) også mellem fest og spisning Renholdelsen omkring efterskolegruppen var ikke optimal, da omfanget af arbejdsopgaven var underestimeret efterskoleelever producerer meget affald! Husk også, at efterskolerne har meget affald med i busserne! Etablerede (idræts)steder skal evt. også hjælpes med håndtering af skraldet. De er uvante med antallet af mennesker. Efter stævnet var det planen, at der først skulle hentes affald fra camps om mandagen, men søndag ved 14-tiden var der store bunker med sække, der skulle fjernes. De sidste gæster forlod pladserne ved 15-tiden. Grønne arealer Hvad gik godt? Det meste gik meget godt. De grønne områder var i meget god stand. Der blev lagt køreplader eller flis, hvor der blev kørt mest. Hvad gik mindre godt? Kørsel med tunge køretøjer i de grønne områder var meget vanskelige at begrænse, kombineret med mange forskellige aktører, samt uerfarne maskinførere (frivillige og leverandører) medførte en del opkørte arealer inden stævnet. Under nedtagningen var der ikke så stor respekt for arealerne, og det var i den forbindelse, at de største køreskader opstod. Affaldsindsamling på camps var planlagt til mandag, men skulle have været startet søndag. Camps var tømt allerede søndag først på eftermiddagen. Der har været virkeligt mange uforudsete småopgaver op til stævnet, der ikke kunne budgetteres med. Små-opgaver beløber sig i alt til omkring 1,1 million kroner. Positivt: generelt Team spirit var i top God opbakning/good will over alt ikke kun kommunens folk, men også samarbejdspartnere Fleksibilitet over alt. De gode forbindelser/aftaler blev brugt. Opbakning fra højeste niveau, som har spredt sig Negativt: generelt Kort skulle have ligget centralt med adgang for alle. Detailplanlægning skulle have været på plads tidligere. Bedre nedtagnings-styring Gode råd til Aalborg: Der bør være et tværgående gruppesamarbejde, så alle grupper ved, hvad der foregår. Forsyningsgruppen skal evt. have et par fællesmøder med de grupper, hvor der er størst interaktion. Evt. skal der etableres et forum for gruppeformænd. Forsyningen skal være klar mandag morgen, så der ikke bliver kørt med trucks og lastbiler ind imellem efterskole-eleverne. Der skal udnævnes en koordinator, som afholder koordineringsmøder inden og under anlægsfasen (f.eks. fælles gravning) Der skal oprettes et Share Point til fællesprojektering og kort. De enkelte aktører indtegner eksisterende og nye ledninger/veje m.v. de rigtige steder. Side 47 af 51

288 Der er behov for jævnlige møder (en gang pr. måned) Vi havde planlagt møder en gang ugentligt til sidst. Det blev der ikke brug for. Bilag: Bilag 1: Evaluering af el Bilag 2: Evaluering af affaldshåndtering notat Bilag 3: Evaluering af grønne arealer - notat Side 48 af 51

289 Evaluering af L2013 for BEREDSKABSGRUPPEN Gruppens deltagere: Jens Mølgaard, formand Lasse Nygaard Jan Larsen Suzanne Land Jensen Torsten Lang Jensen Jan Gade Dorthe Lundberg Steen Risbjerg Madsen Villy Grøn Marianne Thorsen Jan Lindhandt Ulla Ankersø Rie Rasmussen Opgaven: Brand og Redning Brand og Redning Beredskabstyrelsen Odense Universitetshospital Odense Universitetshospital Hjemmeværnet Esbjerg Politi Esbjerg Politi L2013 L2013 Sikkerhedschef L2013 Esbjerg Kommune Hvordan og på hvilke områder skal der udarbejdes risikovurderinger. Afdække behovet for førstehjælp under landsstævnet samt lave aftale med en organisation, der sikre dette på forsvarlig vis. Afgøre om der skal være en fremskudt skadestue i stævnecentrum. Sikkerhed under afviklingen af Landsstævnet (kontakt til PET) Vagt og adgangskontrol Side 49 af 51

290 Planlægning: Den Permanente Beredskabsstab var omdrejningspunktet for planlægningen. Politiet tog initiativet til denne model. Afvikling: Blue Water Arena - man kunne med fordel havde haft en produktionsleder. Blue Water Dokken kompetencefordeling var ikke tydeligt omkring brug. Der var desuden et meget stramt program. Sikkerhed og færdsel på camps fungerede fint på camps Trafikafvikling generelt få problemer ved afspærringerne. Skydebaner svært at honorere kravene især i betragtning af det lave antal skytter der deltog. Samaritter svært at geare samaritteropgaverne og samarbejdet med Røde Kors. Meget værdifuldt samarbejde imellem arrangør og eksterne samarbejdspartner. DGIs sikkerhedsorganisation kom sent på plads. Pladsindretning og sikkerhed blev prioriteret højt i hele processen. Blue Water Arena og Blue Water Dokken blev brugt til det yderste. Godt internt samarbejde i LBS var med til at give fælles fokus og en stor hjælp for DGI. Fint mix af politi og vagter i stævnecentrum. Positivt: Negativt: Rigtig godt samarbejde med i gruppen både før og under Landsstævnet Godt planlægningsforløb, man har hele tiden følt, at der har været overblik. Generelt en meget rolig uge, hvilket bevirkede at Politi og Beredskab aldrig fik afprøvet deres opnormerede beredskabsplan Opgaverne blev løst under stævnet, som de opstod Løsningen med en beredskabsstation, hvor alle bidrager, fungerede godt. Camp Skiphøj havde besøg af knallertbøller, tyveknægte og gæster som var truende over for brandvagterne - situationer man ikke havde forudset Åbningsaften var nærmest lukket land, hvilket medførte en del rygter, som gav ekstra arbejde. Der manglede en DGI produktionschef på stadion (BWA) Godik og Rykkerteam havde lidt svært ved at overholde færdselsreglerne Erfaren sikkerhedschef Gode råd til Aalborg: Daglige briefinger i gruppen er vigtige Vigtigt at førstehjælpsstationerne er godt afmærket. Mange selvhenvender på Sydvestjysk Sygehus. Godt med DGI kontaktpunkter/ambulance-punkter Kørselstilladelser manglede til udenbys ambulancer Side 50 af 51

291 Vær opmærksom på, at der ikke arrangeres løberute langs busruten/ holdepladsen Se desuden bilag 1 Bilag: Bilag 1: Evalueringsmøde i Beredskabsgruppen 10. september 2013 Dagen derpå. Landsstævnesekretariatet i Esbjerg kunne slet ikke få armene ned efter et vellykket landsstævne. Side 51 af 51

292 Bilag: 6.4. Endelig regnskab 2013 Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

293 Budget Esbjerg LANDSSTÆVNE 2013 Budget DGI Budget i alt Forbrug Esbjerg Forbrug DGI Forbrug ialt Sekretariat Løn Leder og medarbejdere Øvrig drift Kontorhold, inventar mv Bygningsdrift Mødefora mv. Forretningsudvalg Landsstævnefora Diverse Rammer og anlæg Udgifter El Lydanlæg Kommunikationslinjer Udsmykning Stævnekontor Sanitet Telte Diverse Rykkerteam Idrætter Indkvartering af idrætter Officials Faciliteter / Idrætter Skydning SEPE Agility Atletik Badminton Basketball Bordtennis Bowling Dans og musik Fodbold Golf Gymnastik, fitnes og sundhed Handicapidræt Handbold Idræt om dagen Kampidræt Løb Motion og friluft Petanqe Senioridræt, kroket Svømning Foreningskultur Tennis Vollyball Aktivitetssteder i øvrigt Udgifter Indkvartering Skoler El, vand, refusion Rengøring Pedel/assistenter Diverse Campingpladser Sanitet Hoteller Gæster og presse Parkering og stier Jordarbejde mv Rekruttering af deltagere Tilmeldingssystem Udgift Stævnekit Udgift Billetter Udgift 0 0 Informationstelt

294 Udgift 0 0 Bespisning og catering Deltagere Morgenmad 0 0 Picnic 0 0 Aftensmad 0 0 Øvrigt Udgift Arrangementer Åbningsfest Udgift Festaftener Udgift Afslutning Udgift Fyrværkeri Udgift Øvrige arrangementer Udgift Gæster Receptioner Kick off, juni 2012 Udgift Diverse Telte Ekstra lys Musik og festtelte Cafeteriadrift m.v Forsyning og renovation Forsyning Strøm Vand Renovation Renovation Afløb Divsersen Udarbejdelse af kort Beredskab Førstehjælp mv Samaritter Skadestue Sikkerhed Vagt og adgangskontrol Vagtordning stævneområde vagter og kontrollører Vagtstue Bespisning af hjælpere Politihjemmeværn og trafikregulering Diverse Brandforebyggelse skoler Handværkerberedskab Dårligt vejr Diverse Transport Sydtrafik Stoppesteder Planlægning af kørsel Kørsel Sydtrafik Særtransport Telefon Køb af gratis bybusser Chauffører Diverse Skiltning Skilte Op- og nedtagning Rekruttering af hjælpere Hjælpere Udgift Kommunikation og markedsføring Landsstævnesang Udgift Fase 1 Rekruttering af fuldtidsdeltagere

295 Udgift Fase 2 Rekruttering af endagsdeltagere og tilskuere Udgift Fase 3 Under L2013 Receptioner og pressemmøder Presselokaler Netforbindelse stævneområde Presse og driftscenter Infotelt Medieaftale og TV Storskærm Coda Applikationer, sociale medier og SMS Trykt info til deltagere, stævnehåndbog, port mv Udsmykning under L2013 Branding af arrangør Fotografer under landsstævne Fase 4 Efter landsstævnet Udgift Hjemmeside og WEB Udgift DGI - PR samt øvrige udgifter Udgift Indtægter Deltagerbetaling Indtægt Event indtægter Sponsorer Udgifter til sponsorer Lokale sponsorer EK Øvrige sponsorater Entreindtægter Salg i festtelte mv. Salg i festtelte Stadepladsafgifter mv Tilskud Tilskud I alt Forb. ESB Forb. DGI Forb. I alt Udgifter I alt Indtægter I alt Netto

296 Bilag: 6.1. Notat vedr. DGI Landsstævne 2021 Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

297 Notat Notat vedr. DGI Landsstævne Idræt, Fritid og Frivillighed Stengade Helsingør Dato Sagsbeh. Lasse Rye Rasmusen Center for Kultur & Turisme, Idræt & Medborgerskab Notat vedrørende DGI Landsstævne Dette notat har til formål, at supplere sagsfremstillingen DGI Landsstævne 2021 værtsskab 2. runde samt belyse de spørgsmål som blev stillet i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af sagen den 29. august. Som svar på de supplerende spørgsmål, der er blevet rejst, er der nedenfor redegjort for følgende emner. - Turismeøkonomiske effekter og budget - Processen fra ansøgning til afvikling - Outcome i forhold til branding - Branding af Esbjerg under L Gevinster for foreningslivet - Værtsskab en kommune Turismeøkonomiske effekter og budget Med udgangspunkt i VisitDenmark eventvurderingsværktøj udviklet i samarbejde med Sport Event Denmark (mere info på har centret estimeret en forventet turismeøkonomisk effekt af arrangementet svarende til 26 mio. kr. Eventvurderingsværktøjet tager udgangspunkt i en fordeling af deltagere og deres indkvarteringsform. Det skal bemærkes, at det er et estimat og en indikation af den forventede omsætning. Et eksakt resultat kan kun opnås ved en større gæsteundersøgelse under arrangementets afvikling. Døgnforbruget for en typisk dagsturist uden overnatning vil typisk bruge ca. 300 kr. i døgnet. Blandt Landstævnets samlede antal deltagere er der en stor målgruppe, der erfaringsmæssigt har et forbrug der er lavere ca. 200 kr. i døgnet.

298 De deltagere har 4 overnatninger. Ud af de deltagere udgør efterskoleelever De har 6 overnatninger. Det giver dagsbesøg/nætter x 200 kr. i døgnet giver en omsætning på ca. 22 mio. kr. Ca deltagere overnatter på hotel, hvilket erfaringsmæssigt giver en omsætning på 4 mio. kr. Det forventes at Landsstævnet besøges af tilskuere, som erfaringsmæssigt indkvarterer sig på hotel og spiser på byens restauranter. Disse er ikke medtaget i beregningen. Budget for Landsstævne 2021 omfatter flere budgetposter, der er en sammenlægning af flere budgetområder. Det vil sige, at der til enkelte områder er tilknyttet flere udgiftsposter. Forsyning og renovation er fx omfattet af følgende udgiftsposter: renovation, skoler diverse, el & vand/kloak, leje af el-materiale, frivillige, udarbejdelse af kort, rammer og anlæg. Processen fra ansøgning til afvikling At søge om, planlægge og afvikle et landsstævne er en proces, der strækker sig over en periode på 4-5 år, og som vil involvere flere kommunale centre, andre offentlige myndigheder, foreninger og frivillige. Det er samarbejdsrelationer, der vil kunne bringes i spil i forhold til planlægning og afvikling af fremtidige begivenheder. På den anden side vil et værtsskab for Landsstævne 2021 centrere energien og behovet for ressourcer økonomiske såvel som personalemæssige omkring denne opgave, og vil betyde, at andre opgaver nedprioriteres og evt. begivenheder fravælges. Erfaringerne viser, at et velafviklet landsstævne bliver husket efter det er slut. Men samtidig viser undersøgelser, at enkeltstående store begivenheder som et landsstævne ikke har bevislige langsigtede positive effekter for en værtsby, som fx øget turisme, antal overnatninger o. lign. Out-come i forhold til branding Erfaringer fra de foregående landsstævner viser: at DR havde daglige reportager fra stævnet i Holbæk med gennemsnitligt seere pr. udsendelse. Landsstævnet i Esbjerg blev fulgt af seere over fem udsendelser at stævnet og værtsbyerne i både Esbjerg og Holbæk blev omtalt i reportager og artikler i aviser, blade og magasiner over hele landet i dagene/før/under og efter Landsstævnet at flere af TV-2 s regioner i dagene før/under/efter stævnet bragte flere daglige reportager og indslag: Der findes ingen seertal for dette. En DGI s spørgeskemaundersøgelse resulteret i at en repræsentativ del af deltagerne i Holbæk i 2009 gav udtryk for følgende: at 65 % vil anbefale Holbæk som turistby til venner og familie at 68 % gerne vil besøge Holbæk igen Der foreligger ingen lignende undersøgelse fra Esbjerg 2013.

299 Branding af Esbjerg under L2013 Esbjerg benyttede Landsstævnet til at brande byen under et særligt tema. De ville gerne udbrede kendskabet til Esbjerg som Energi Metropol, gennem sloganet Ta del i energien. Sloganet blev en del af DGI s markedsføringsmateriale i forhold til Landsstævnet seere fulgte med da åbningsshowet blev transmitteret. Åbningsshowet var inspirereret af Esbjergs historie og det overordnede tema. De seks TV 2-regioner, der valgte at dække stævnet, havde tilsammen over en million seere i deres 19:30-udsendelser med reportager fra landsstævnet. Over 200 mediefolk dækkede begivenheden, hvilket løb op i mere end 500 omtaler af begivenheden i ugerne Samtidig var der landsstævnedeltagere, som hver dag via sociale medier delte deres oplevelser i forbindelse med Landsstævnet. En undersøgelse viser at ca billeder blev lagt på Instagram og over 6000 omtalte #L2013 på Facebook. Gevinster for foreningslivet I Esbjergs evalueringsrapport fremgår det, at foreningslivet og borgerne i Esbjerg så tilbage på Landsstævnet 2013 med positive øjne frivillige alle fra foreningslivet medvirkede under hele Landsstævnet. Erfaringer herfra viste, at da Esbjerg Kommune året efter skulle bruge 400 frivillige til et andet arrangement var rekrutteringen hurtigere og mere effektiv. Der foreligger ingen dokumentation på om Landsstævnet har medført øget medlemstilgang og flere frivillige til foreningerne samt direkte gevinster i forhold til ungdomsidrætten. Værtsskab én kommune Et landstævneværtsskab kan kun tildeles én kommune ikke Regionen. Helsingborg Kommune er udelukkende tænkt ind er som samarbejdspartner i forhold til afvikling af enkelte aktiviteter samt indkvartering af primært de svenske deltagere. DGI har oplistet en række forudsætninger, der skal være opfyldt for at opnå et godt og succesfuldt resultat: at have fuld/bred politisk opbakning i hele forløbet at mange instanser og personer (centre, andre offentlige myndigheder, foreninger m.v.) bidrager med ressourcer i det omfattende arbejde i planlægningsgrupper at hele den kommunale organisation på tværs medvirker yderst positivt til løsning af mangeartede opgaver at kommunale og private institutioner (skoler, haller m.v.) hvor der bliver placeret indkvartering og aktiviteter spiller med at det lokale turist- og erhvervsliv involverer sig som en meget aktiv og engageret medspiller Det vil være muligt at ansøge om værtsskabet for DGI Landsstævne i 2025.

300 Bilag: 8.1. Bilag 1: Risikobaseret dimensioneringsplan Udvalg: Byrådet Mødedato: 05. september Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

301 Risikobaseret dimensionering for Helsingør Kommunes Beredskab

302 Indholdsfortegnelse 1. FORMÅL OG BAGGRUND OPBYGNING AF RISIKOBASERET DIMENSIONERING RISIKOPROFIL AF HELSINGØR KOMMUNES BEREDSKABS OMRÅDE RISIKOOBJEKTER OMFANG OG TYPEN AF UDRYKNINGER I HELSINGØR KOMMUNES BEREDSKAB... 6 Fordeling på reelle, blinde og falske... 6 Fordeling på opgavetype: brand, redning og miljø... 7 Fordeling på meldingsgrupper... 7 Fordeling på måneder... 8 Fordeling på ugedage... 8 Fordeling på tid på døgnet... 9 Jul og nytår Samtidige hændelser Tilkaldte assistancer Ydede assistancer GEOGRAFISK PLACERING AF UDRYKNINGER I HELSINGØR KOMMUNES BEREDSKABS OMRÅDE FREMTIDIGT SERVICENIVEAU FOR HELSINGØR KOMMUNES BEREDSKAB OPBYGNING AF HELSINGØR KOMMUNES BEREDSKAB OVERORDNET ORGANISATION OPERATIVT BEREDSKAB Stationsplacering, bemanding og køretøjer Bemandingsniveau og udrykningssammensætninger Køretøjer og materiel Indsatsledelse Vandforsyning Uddannelse og øvelser Supplerende beredskab - frivillige Indkvartering og forplejning Drift, ledelse og administration af det operative beredskab FOREBYGGENDE AKTIVITETER Forebyggende myndighedsopgaver Samarbejde med Center for Teknik, Miljø og Klima Risikobaserede forebyggelsestiltag OVERORDNET LEDELSE OG ADMINISTRATION Samlede ressourcer til ledelse og administration Fremtidige supplerende serviceopgaver Klimatilpasning og pumpeopgaver Andet EVALUERING AF HELSINGØR KOMMUNES BEREDSKAB EVALUERING MÅLSÆTNINGER OG MÅLPARAMETRE Vedlagt: 1) Bilag 1: Risikoidentifikation 2) Bilag 2: Risikomatricer 3) Bilag 3: Scenariebeskrivelser og kapacitetsanalyse 4) Bilag 4: Kapacitetsniveauer 5) Bilag 8: picklister 2

303 1. Formål og baggrund Denne plan har til formål at beskrive redningsberedskabet i Helsingør Kommunes Beredskab, som det kommer til at se ud baseret på det politisk fastlagte serviceniveau for Helsingør Kommunes Beredskab fra medio 2016 og frem. Planen tager udgangspunkt i arbejdet med risikobaseret dimensionering af Helsingør Kommunes Beredskab, som udført i foråret Konkret blev arbejdet gennemført i følgende faser: 1. Risikoidentifikation 2. Risikoanalyse 3. Udarbejdelse af oplæg til serviceniveau 4. Fremlæggelse for Kommunalbestyrelsen 5. Beredskabskommissionens behandling af planen 6. Udarbejdelse af endeligt planudkast Da Helsingør Kommunes Beredskab, og Beredskabskommissionen i Helsingør Kommune, først etableres efter denne plan har været til høring i Kommunalbestyrelsen, skal den, når Beredskabskommissionen er nedsat forelægges her til godkendelse. Herefter sendes planudkastet til udtalelse i Beredskabsstyrelsen, hvorefter planudkastet behandles i Byrådet. Herefter udarbejdes den endelige plan, som indsendes til Beredskabsstyrelsen til orientering. 1.1 Opbygning af Risikobaseret dimensionering Planudkastet er opbygget af følgende overordnede afsnit: 1) Risikoprofil af Helsingør Kommunes Beredskabs område 2) Opbygning af Helsingør Kommunes Beredskab i form af: a. Overordnet organisation b. Operativt beredskab c. Forebyggende aktiviteter d. Serviceopgaver, som skal løses af redningsberedskabet. 3) Styring og opfølgning på risikobaseret redningsberedskab 4) Evaluering af Helsingør Kommunes Beredskab 3

304 2. Risikoprofil af Helsingør Kommunes Beredskabs område Helsingør Kommunes Beredskab dækker et område med ca indbyggere fordelt på ca. 122 km 2. Der er flere byområder, hvor indbyggertallet i de enkelte områder er ca.: Byområde: Indbyggertal: Helsingør/Snekkersten Espergærde Hellebæk/Ålsgårde 4800 Hornbæk/Saunte 5500 Kvistgård 1200 Tikøb 700 Figur 1: Kort over Helsingør Kommunes Beredskab område, med placeringen de 4 brandstationer vist 4

305 Ud fra de fire brandstationers placering i Helsingør, Espergærde, Hornbæk og Tikøb kan Helsingør Kommunes Beredskab dække hele området indenfor 14 minutter og en stor del af området, herunder de største byer (Helsingør, Espergærde og Hornbæk) indenfor 10 minutter med baggrund i en fremkommelighed på 80%. På figur 2 kan udrykningstiden for Helsingør Kommune ses. De grønne områder, er de områder hvor responstiden er maksimalt 10 min, gul 12 min, og rød 14 min. Figur 2: Udrykningstider i Helsingør Kommune Det ses at der ud fra de beregninger der er foretaget i ODIN, vil det være muligt at nå størstedelen af kommunen på 10 min, og det vil være muligt at nå hele kommunen på 14 min. 2.1 Risikoobjekter De største risikoobjekter i Helsingør Kommunes Beredskab område er: Kulturværdier i form af Kronborg Slot og Helsingør midtby. Gammel tæt bebyggelse i Helsingør bymidte Virksomheder i form af medicinalvirksomheder som Elpatek, Bavarian Nordic, Coloplast 5

306 Trafikinfrastruktur i form af kystbanen, lokalbaner, motorvej, Helsingør-Helsingborg færgeoverfarten samt godstransporter til og fra Helsingør havn Naturområder som Esrum Sø, Tikøb og Øresundskysten Derudover er der boligområder i form af parcelhusområder, etagebyggeri, heriblandt bygninger på over 3. sal, samt landområder med rideskoler, stutterier og stråtækte ejendomme. 2.2 Omfang og typen af udrykninger i Helsingør Kommunes Beredskab Omfang og type af udrykninger der er foretaget i Helsingør Kommune er baseret på data fra perioden Data omkring udrykninger er hentet i ODIN. Der har i Helsingørs Kommunes Beredskab område i perioden været alarmeret 1372 gange i perioden Det svarer til ca. 457 alarmer pr. år og ca. 1,25 alarmer pr. døgn. Fordeling på reelle, blinde og falske Udrykningerne i Helsingør Kommune fordeler sig som vist i tabel 1. Helsingør Kommunes Beredskab Landsgennemsnit Alarmtype I alt % I alt % Reelle ,9 % 59,2% Blinde ,5 % 38,4% Falske ,6 % 2,4% Tabel 1: Udrykninger fordelt på alarmtype Af tabel 1 fremgår det, at fordelingen af typer af udrykninger ligger meget tæt på landsgennemsnittet. Antallet af udrykninger og alarmtypen ligger forholdsvist stabilt i perioden I 2013 har der dog været ca.10% flere udrykninger end de to øvrige år. 6

307 Fordeling på opgavetype: brand, redning og miljø Andelen af de reelle alarmer, dvs. de alarmer hvor brandvæsnet har været indsat, fordeler sig på de forskellige typer af opgaver på følgende måde: Alarmtype I alt Brand ,0 % Miljø ,3 % Redning ,8 % Diverse ,9 % Reelle i alt ,0 Tabel 2: Udrykninger fordelt på opgavetype Fordeling på meldingsgrupper De største grupper af alarmer er: 1. ABA-alarmer: 37,0 % af udrykningerne i Helsingør Kommunes Beredskab mod landsgennemsnit på 36,8 %. 2. Bygningsbrand: 15,5 %, hvoraf de største grupper er etageejendomme og lejligheder (4,8%), villa/rækkehus (4,4 %) 3. Containerbrand: 11,7 %, som primært er container i det fri (8,5 %) 4. Transportmidler (brand): 5,7 %, som primært udgøres af Brand-bil i det fri (3,4 %) og Brand- MC/Knallert (1,8 %) 5. Mindre forurening: 6,6 %, som primært er mindre spild (4,3 %) og mindre forurening ved færdselsuheld (2,0%) 6. Naturbrand: 3,9 %, som primært er mindre brand (2,6 %) 7. Færdselsuheld med fastklemte: 2,9%, primært færdselsuheld med personbiler (2,6%) 7

308 Fordeling på måneder For at give et overblik over fordelingen af alarmer i forhold til kalendermåneder, kan det i figur 3 ses at antallet af udrykninger svinger fra 87 alarmer i april måned til 131 alarmer i september Figur 3: Udrykninger fordelt pr. måned Fordeling på ugedage Fordelingen af alarmer hen over uge ses i figur 4. Det ses at tirsdag er den dag hvor der er flest alarmer. Tirsdag er den dag hvor der er flest alarmer, og også flest udrykninger til blinde alarmer fra automatiske brandalarmanlæg Samlet antal udrykninger Blinde alarmer med direkte overførsel Figur 4: Udrykninger fordelt pr. ugedag Samtidig ses det at der lørdag og søndag er lidt færre udrykninger til blinde alarmer fra ABA-anlæg, mens det samlede antal udrykninger ligger på samme niveau som de andre ugedage. 8

309 Fordeling på tid på døgnet Fordelingen af udrykning over døgnet ses på figur 5. Generelt ligger de fleste alarmer i perioden mellem 08 og 23, men der er også en del udrykninger i nattetimerne Figur 5: Udrykninger fordelt pr. døgntime i hele området På figur 6 ses fordelingen over døgnet brandstationerne i Hornbæk, Espergærde og Tikøb, mens fordelingen over døgnet for Helsingør ses i figur Tikøb Espergærde Hornbæk 0 Figur 6: Udrykninger fordelt pr. døgntime for Tikøb, Espergærde og Hornbæk 9

310 Figur 7: Udrykninger fordelt pr. døgntime for Helsingør I figur 6 og 7 ses det at de fleste udrykninger i nattetimerne, fra kl er mest udbredt det område Helsingør Brandstation dækker. Jul og nytår I juledagene (24-26/12) er der ikke flere udrykninger end normalt. I er 8 udrykninger svarende til et gennemsnit på 0,9 udrykninger pr. dag. I nytårsdøgnet (31/12 kl. 12 til 1/1 kl. 12) er der har der i perioden været 24 alarmer, svarende til 8 pr. døgn. Det er væsentligt over gennemsnittet over de tre år. Det skal i den sammenhæng nævnes at flere af alarmer var til brand i container inden for et mindre område, og kunne derfor klares med samme udrykningsenhed. Samtidige hændelser I perioden har der været samtidige hændelser med køretøjer fra Helsingør Kommune 59 gange. De 10 af gangene har mindst en af hændelserne ligget i Fredensborg Kommune. Der har derfor i Helsingør Kommune 49 gange været samtidige hændelser, svarende til ca. 1,4 gange om måneden. Ved de samtidige hændelser har indsatsleder vurderet, at der har været behov for at tilkalde en ekstra indsatsleder fra Fredensborg slukningsområde 8 gange, hvoraf der de 5 gange tillige har været tilkaldt en sekundær udrykningsenhed. De 10 af gangene med samtidige hændelser er alarmer, hvor er meldt om ild i container i samme beboelseskvarter. 10

311 Tilkaldte assistancer Der har i perioden været 14 hændelser, hvortil der er kaldt assistance fra køretøjer fra brandstationerne i Fredensborg og Hørsholm. I 10 af tilfældene har der været afsendt en vandtankvogn, evt. suppleret af sprøjte eller stige. De resterende 4 gange har det været stige i to tilfælde og sprøjte i to tilfælde. Køretøjer fra Frederiksborg brand og redning har kørt til assistance til Helsingør Kommune 6 gange i perioden Der foreligger ikke tal på hvor mange gange der har været assistance fra Beredskabsstyrelsen i perioden , men det er vurderet, at det i gennemsnit er mindre end 1 gang om året. I alt har der i 22 tilfælde været nødvendigt at trække på udrykningsenheder eller ledelseskapacitet fra naboberedskaber, enten som sekundære udrykninger eller som assistance. Det svarer til 7-8 udrykninger pr. år. Ydede assistancer Køretøjer fra brandstationerne i Helsingør Kommune har i perioden været kaldt som assistance eller som sekundær udrykning 8 gange til Nordsjællands Brandvæsens beredskabsområde. 4 gange har været assistance og 4 gange har været som sekundær udrykning. Køretøjer fra brandstationerne i Helsingør Kommune har i perioden ikke været kaldt som assistance eller som sekundær udrykning til Frederiksborg Brand og Rednings beredskabsområde. 11

312 2.3 Geografisk placering af udrykninger i Helsingør Kommunes Beredskabs område Udrykningerne i perioden er fordelt over det meste af kommunen. På figur 8 ses det at der er flest udrykninger i Helsingør by og opland. Derefter kommer Espergærde og Kvistgård, mens resten af udrykningerne er jævnt fordelt over resten af kommunen. Figur 8 viser udrykninger fra kategoriseret efter alarmtyper: Figur 8: Alle udrykninger Rød = brand Orange = Redning Grøn = Miljø Sort = blinde og falske alarmer Blå = diverse I figur 9 er placeringen af udrykningen delt op på 4 kort, hvor alarmtyperne brand, redning, miljø og blinde/falske alarmer er vist på hver deres kort. 12

313 Figur 9: Udrykninger fordelt pr. alarmtype Ud fra placeringen af udrykningerne som ses på figur 9 er der konkluderet følgende: Brandopgaver forekommer i hele området. Størstedelen ligger i og omkring Helsingør by, samt i og omkring byområderne Espergærde, Hellebæk, Hornbæk og Kvistgård. Miljøopgaver forekommer i og omkring Helsingør By, herunder i tilknytning til E47 samt 235-hovedvejen mod Espergærde. Herudover ligger miljøopgaverne primært i tilknytning til de øvrige byer i området. Redningsopgaver er forholdsvis spredt, dog med en vis koncentration i Helsingør by. En del redningsopgaver foregår i tilknytning til vejene, men derudover er der flere redningsopgaver omkring drukneulykker ved kystbyerne. Blinde alarmer fra ABA-anlæg forekommer med en væsentlig del i Helsingør by. 13

314 Der er endvidere en del blinde alarmer i Espergærde og Kvistgård. Forekomsten af blinde alarmer her, skal primært ses i sammenhæng med at det er i de områder der også er stor forekomst af ABA-anlæg. For blinde alarmer generelt, er det samme billede at de primært er placeret i Helsingør By, Espergærde og Kvistgård. 14

315 3. Fremtidigt serviceniveau for Helsingør Kommunes Beredskab 3.1 Opbygning af Helsingør Kommunes Beredskab Modellen for serviceniveau udmøntes i praksis i følgende elementer, som beskrives hver for sig i det følgende: a) Overordnet organisation b) Operativt beredskab, herunder stationer, udrykningstider, bemandingsniveau, udrykningssammensætninger, køretøjer og materiel, indsatsledelse, vandforsyning, øvelse og uddannelse, frivillige, indkvartering og forplejning og ledelse og administration af det operative beredskab c) Forebyggende aktiviteter, herunder myndighedsopgaver og risikobaserede forebyggelsestiltag d) Serviceopgaver 15

316 3.2 Overordnet organisation 3.3 Operativt beredskab Ud fra de fire brandstationers placering i Hornbæk, Helsingør, Espergærde. Tikøb, er hele Helsingør Kommunes Beredskab område dækket indenfor 14 minutter og en stor del af området, herunder de største byer (Helsingør, Espergærde og Hornbæk) indenfor 10 minutter. Helsingør Kommunes Beredskabs naboberedskaber (Nordsjællands Brandvæsen og Frederiksborg Brand og Redning) kan tilsammen nå hele Helsingør Kommune indenfor 30 minutter, fra brandstationerne i Fredensborg og Gilleleje Krav til afgangstid for førsteudrykningen, dvs. alle køretøjer der alarmeres automatisk til en hændelse, skal jf. Beredskabslovens 7 afgå senest 5 minutter efter at alarmcentralen har afsendt meldingen. 16

317 Krav til udrykningstider: Udrykningstid i byerne med brandstationer (Hornbæk, Helsingør, Tikøb og Espergærde) må ikke overstige 10 minutter i mindst 95 % af alle tilfælde. De øvrige steder i kommunen må udrykningstiden ikke overstige 15 minutter i mindst 95 % af alle tilfælde. Hvis udrykningen sammensættes af køretøjer fra 2 eller flere brandstationer, må udrykningstiden ikke overstige 15 minutter i mindst 95 % af alle tilfælde. Udrykningstiden for indsatsleder må ikke overstige 15 minutter i mindst 95 % af alle tilfælde. Stationer I alt Helsingør Hornbæk 38 1 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) 57 8 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) 44 5 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) 139 Tikøb 59 6 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) Espergærde 61 4 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) 58 9 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) 42 5 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) 63 6 indsatser krævede mere end et strålerør (HT og/eller C-rør) I alt Figur 10: Antal udrykninger og indsats med strålerør (Hornbæk, Tikøb og Espergærde) fordelt på brandstationer. Antallet af udrykninger pr. station tæller også de gange en station er alarmeret til andet slukningsområde. Eksempel de udrykninger Espergærde er alarmeret til Humlebæk I området syd for Tikøb er det vurderet at udrykningstiden for køretøjer fra Hornbæk og Espergærde vil være mere end 15 minutter i gennemsnit. Der er derfor lavet en aftale med Nordsjællands Brandvæsen om at brandstationen i Fredensborg, i de tilfælde hvor der skal afgå køretøjer fra mere end Tikøb, leverer det resterende antal køretøjer og mandskab, i forhold til udrykningssammensætningen. Aftalen vil ikke medføre større belastning af hverken Tikøb eller Fredensborg da aftalen er en forlængelse af hidtidige aftaler. På samme måde er der lavet en aftale med Nordsjællands Brandvæsen om at Espergærde betjener området omkring Humlebæk, der er beliggende i Fredensborg Kommune, da det er nærmeste brandstation. Der vil heller ikke her være en øget belastning af nogen af stationerne, da det er eksisterende aftaler der fortsætter. Fremover vil Tikøb, Espergærde og Helsingør dække området ved Kvistgård, som Tikøb og Fredensborg har betjent. Fredensborg har i perioden været alarmeret til området 17 gange, hvilket medfører en tilsvarende forøgelse af udrykningerne fra brandstationerne i Helsingør og Espergærde svarende til ca. 5-6 udrykninger om året. 17

318 Den fremtidige opdeling af slukningsområder bliver fremover som vist på figur 10. De steder hvor der er påført 2 brandstationsnavne, er områder der bliver dækket af 2 brandstationer, der automatisk bliver afsendt samtidig. Figur 11: Oversigt over udrykningsområder 18

319 1. Stationsplacering, bemanding og køretøjer Hornbæk 1+3 Tanksprøjte 4000 L Mandskabstransportvogn med trin 1 og dykkerudstyr Helsingør 1+5 / 2+6 Autosprøjte 3000 L med frigørelsesudstyr Autosprøjte 1600 L (1+3) Vandtankvogn 8000 L Drejestige 30 m Miljøtrailer (trin 1+2) Dykkervogn og båd Autosprøjte 2400L (frivillig) Tikøb 1+3 / 1+5 Tanksprøjte 4200 L Slangetender m. pumpe Mandskabstransportvogn med trin 1 Espergærde 1+3 Autosprøjte 3000 L Figur 12: Oversigt over brandstationer og køretøjer 2. Bemandingsniveau og udrykningssammensætninger De fire brandstationer tænkes som udrykningsbaser, der supplerer hinanden i udrykningsområdet. Det indebærer, at stationerne så vidt muligt opbygges efter princippet om taktiske enheder på 1+3, der både kan rykke ud i eget og fælles slukningsområde, samt assistere i de andre områder. Princippet er, at nærmeste automobilsprøjte eller tanksprøjte afsendes, eventuelt sammen med køretøjer næst nærmeste brandstation, der har rette køretøjer og materiel i forhold til den fastlagte udrykningssammensætning. Derudover vil udrykningssammensætningen være defineret på forhånd og koblet op på 112-picklistens forskellige meldingskoder. Det sikrer et ensartet serviceniveau til samme type opgave i hele kommunen. Alt i alt vil Helsingør Kommunes Beredskab råde over fire brandstationer, der til sammen kan stille op til 5 taktiske enheder, eller 4 taktiske enheder suppleret med stige- og/eller tankvogn. Det gør det muligt for Helsingør Kommunes at håndtere op til 5 små hændelser, 2 mindre og en stor hændelse eller en stor og mellemstor hændelse samtidig. Alle Udrykningerne i Helsingør Kommune bliver løbende evalueret på indsatsledermøder for at sikre, at bemanding og udrykningstider overholdes. Ved udrykning til dykkeropgaver bliver vagtholdet på St. Helsingør tilkaldt (ni mand). Derudover vil alt mandskab, der er tilknyttet dykkerberedskabet (dykkere, lineholdere og bådførere) ved Helsingør Kommunes Beredskab også blive tilkaldt. Dette svarer til ca. 15 personer ud over vagtholdet. Disse udrykninger forringer således ikke bemandingen på St. Helsingør og udrykningstiden vil stadig kunne overholdes. 19