Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Egedalsvænge Mødedato: Onsdag den 11. juni 2014 kl Mødested: Egedalsvænge Til stede: Iris Gausbo (IG) udpeget af 3B s bestyrelse Jens Wenzel Andreasen (JWA) udpeget af 3B s bestyrelse Afbud: Steffen Morild (SM) udpeget af 3B s bestyrelse Fra administrationen: Driftsleder Michael Larsen (MILN) Driftschef Lars Mann Pedersen (LAPE), referent Referat sendt ud den 27. juni Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 12. maj 2014 Referatet godkendt uden bemærkninger. 2. Drøftelse af procedure for offentliggørelse af dagsordener og referater fra bestyrelsesmøder Forud for afdelingsbestyrelsesmøderne udarbejdes der en dagsorden. Det vurderes om dagsordenen kan sættes i et af afdelingens info-skabe eller hentes på ejendomskontoret, for på den måde at holde beboerne mere informeret om bestyrelsesarbejdet. Dette betyder, at bestyrelsesmedlemmerne fremsender punkter til dagsorden til driftschefen senest 10 dage forud for mødet, sådan at der kan udarbejdes dagsorden 5 arbejdsdage før mødet. Referaterne vil fortsat blive lagt ud på hjemmesiden, når de har været til gennemsyn hos IG, JWA og SM. 3. Gennemgang af budgetop- Budgetopfølgningen drøftet. Fra driften var der følgende

2 følgning pr. 1. juni 2014 kommentarer: Der er problemer med kloakkerne omkring institutionerne i Broengen. Udgiften forventes at blive ca kr. Lokalerne i nr. 37, der skal bruges til beboeraktiviteter for forskellige grupper, er blevet istandsat for ca kr. Der er indkøbt nye emhætter til de lejemål, hvor det ikke er muligt at genmontere de gamle emhætter efter renoveringen. Derved er der brugt ca kr. af de kr., der er afsat på langtidsplanen til følgearbejdere i forbindelse med byggesagen. 4. Opfølgning på sager siden sidst Budgettet for 2015 er tilrettet efter budgetformødet den 12. maj. Der vil inden årets udgang være monteret vandmålere i samtlige boliger. Det er aftalt mellem 3B og den tidligere bestyrelse, at der skal ske en indfasning for afregning af forbrug efter vandmålere, sådan at der afregnes 1/3 efter forbrug og 2/3 efter kvadratmeter i det første år, og at der først fra det 3. år afregnes 100 % efter forbrug. LAPE undersøger om det vil kunne ske allerede fra 2015 budgettet, men det forudsætter, at der er styr på alle vandmålere inden årets udgang, samt at der kan foretages en stikprøvekontrolaflæsning af målerne inden 31. december. Eventuel kontrolaflæsning kan foretages af et eksternt firma eller det lokale driftspersonale. Der er i budget 2015 medregnet en samlet vandudgift for afdelingen på ca. 4,2 mio. kr. Energiafdelingen kontaktes vedrørende iværksættelse af vandsparekampagner. (LAPE) Det drøftes med energiafdelingen, om der kan udarbejdes skemaer som de enkelte beboer kan benytte til egen løbende opfølgning på vandforbruget. (LAPE) Selskabslokalet og vaskerierne har selvstændige vandmålere.(miln) 2

3 5. Drøftelse af samarbejde med Center for Konfliktløsning 3B har indgået en aftale med Center for Konfliktløsning, der skal indgå som formidler i dialogen blandt beboere, drift og administration. CfK er et eksternt uafhængigt firma. CfK afholder møde for beboerne den 19. juni, hvor der specielt vil være fokus på at få beboeraktive, klubber og tidligere bestyrelsesmedlemmer til at deltage. Sideløbende vil CfK tillige afholde møde/møder med driftspersonalet i afdelingen. 6. Beboerarrangementer, økonomi Bestyrelsen har møde med de aktive i bl.a. beboerklubberne den 11. juni Der er p.t. ca kr. på kontoen for beboeraktiviteter. De beboerarrangementer, der arbejdes med, er bl.a. Skt. Hansfest, sommerarrangement, Eid-fest og juletræstænding. Muligheden for en beboerfest i samarbejde med byggesagen blev nævnt. 7. Renovering af det nedlagte vaskeri, udlevering af nøgler Lokalet er klart, og der kan udleveres nøgler til at de beboerklubber/grupper, der skal benytte lokalet. Ejendomskontoret sørger for, at nøglerne bliver indarbejdet i et af afdelingens nuværende systemer. Der kan udleveres som udgangspunkt kun 2 nøgler pr. klub/gruppe og der er 4 grupper, der er godkendt som brugere af lokalerne. Der skal underskrives individuelt for modtagelse af nøgler. 8. Nøgler til mødestedet Mødestedet benyttes bl.a. til Lektiecafé. Låse omlægges jf. punkt Opbevaring af vedtægter, Klubberne skal inden godkendelse og tildeling af lokaler af- 3

4 medlems- og inventarlister for lokalebrugerne levere vedtægter og medlemsliste til bestyrelsen, som får disse opbevaret på ejendomskonteret sammen med kvitteringer for udleverede nøgler. I forbindelse med godkendelse af klubber og lokaletildelinger forudsættes det, at de klubber, der har salg af øl, vin eller spiritus i klubberne, også har de fornødne tilladelser fra myndighederne. 10. Kælderlokale til Kokkedal Venskabsforening Ansøgningen drøftet. Lokaleudvalget arbejder videre med henblik på en løsning, der kan tilgodese deres behov for et aktivitetslokale. 11. Personaleforhold, herunder vagtordning Personaleforhold blev drøftet. Ejendomskontoret har siden marts 2014 haft en vagttelefon, der på skift er blevet varetaget af Michael, Steve og Flemming. Bestyrelsen drøftede vagtordningen kontra en ekstern vagtordning. MILN sender oversigt til bestyrelsen over, hvem der har vagttelefonen i ugerne fremover. 12. Drøftelse af driftsforhold samt den igangværende byggesag Driften kører fornuftigt, men den igangværende renovering giver nogle udfordringer for personalet. Der er bl.a. store problemer med entreprenørens manglende oprydning, samt det at der endnu ikke er isat opgangsdøre i de blokke, hvor renoveringen skulle være tilendebragt. 13. Private parkeringsbåse Bestyrelsen drøftede, hvordan etablering af private parkeringsbåse kan i værksættes, jf. beslutningen på afdelingsmødet i december JWA og IS udarbejder oplæg til beboerinformation med henblik på at se, hvor stor interessen er blandt beboerne. Eventuelle etableringsomkostninger (opmærkning/skilte) vil skulle dækkes af de lejere, der ønsker en fast parkeringsplads. MILN drøfter med Parkering Danmark om, hvordan ordnin- 4

5 gen kan/skal administreres. 14. Eventuelt Bestyrelsen aftalte følgende møder: Bestyrelsesmøde den 13. august 2014 kl i Herlev. Bestyrelsesmøde den 2. september 2014 kl i enten Herlev eller Egedalsvænge. Afdelingsbudgetmøde onsdag den 17. september 2014 kl Afdelingsmødet vil blive et almindeligt afdelingsmøde, men uden valg af afdelingsbestyrelse, da Organisationsbestyrelsen indtil videre er ansvarlig for afdelingen. Der arbejdes på, at der i forbindelse med afdelingsmødet kan nedsættes en overgangsbestyrelse, hvor der ud over repræsentanter fra Organisationsbestyrelsen, Kommunen m.m. også vælges et antal beboerrepræsenter. Der forventes skriftlige afstemninger om budget og eventuelle forslag, så det skal der tages højde for i forbindelse med planlægningen af mødet. MILN reserverer lokale til mødet. Inden endelig reservation af lokale, skal det afklares, om der er Ramadan i den pågældende periode. Hvis det er tilfældet, skal der findes en alternativ dato. JWA forespurgte om, hvordan bl.a. klager over brud på husorden blev håndteret i den nuværende situation. MILN oplyste, at klager vedrørende hund og kat blev varetaget af ejendomskontoret, mens klager over enkeltpersoner og klubbers eventuelle overtrædelse af husordenen bliver varetaget af bestyrelsen i første omgang, og dernæst af ejendomskontoret/administrationen. 5