Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr. 106, 7. april 2015, kl i bestyrelseslokalet, Adelgade 107, 5400 Bogense.

Transkript

1 Bogense Boligforening Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr. 106, 7. april 2015, kl i bestyrelseslokalet, Adelgade 107, 5400 Bogense. Til stede: Fra bestyrelsen: Fra administrationen: Afbud: Klaus Bentzen (KB), Hans Søndergaard (HS), Dorthe Haugaard, Maibritt Nielsen (MN), Bente Warberg (BW) og Lis Uth (LU) Kim Johansen (KJO) og Karen Kierkegaard (KAKI) Erhardt Kvistlund (EK) D a g s o r d e n: Punkt 01 Dagsorden og forhandlingsprotokol/revisionsprotokol. Punkt 02. Meddelelser fra følgende: A. Formanden. B. Administrationen. C. Byggeudvalget. D. Maskinudvalget. E. Fest- og kulturudvalget. F. Personale- og kursusudvalget. G. Kommunikationsudvalget. Punkt 03. Nyt fra afdelingerne. Punkt 04. Eventuelt. Ad punkt 1 Dagsorden og forhandlingsprotokol/revisionsprotokol: Dagsorden godkendt Referater fra bestyrelsesmøde den 1. december 2014 og bestyrelsesseminar den 9. februar 2015 blev godkendt og underskrevet. Intet til behandling vedr. revisionsprotokollen. Ad punkt 2 Meddelelser fra følgende: A) Formanden: Rosenfestival 2015 Afholdes første weekend i august, hvor boligforeningen har en stand som sidste år, dog med ændring af skulptur. Der udsendes fra KJO en vagtplan til bestyrelsen i relation til bemanding af standen. Generalforsamling 2015 Bogense Boligforening side 1/8

2 Er fastlagt til 10. juni 2015 med bestyrelsesmøde inden da. Alex Gren har sagt ja til at være dirigent. LUKKET PUNKT. 1. spadestik nybyggeri, Enggade Afholdes 6. maj kl. 10 og efterfølgende brunch på Bogense Hotel. Eventuelle afbud bedes meddelt KJO senest den 1. maj. Fiona grunden KB sidder med i den projektgruppe, der skal arbejde videre med de forslag, der er kommet frem. COWI skal samle op, og der lægges ikke op til, at hele grunden skal til investorer, men man ønsker også noget af den udlagt til fritidsmuligheder. Lokalrådsmøde 14. april 2015 KB, DH, EK og MN deltager. KAKI sørger for tilmelding. LUKKET PUNKT. Der kan overvejes deltagelse i forskellige BDK-udvalg: Beboerdemokratiudvalg Kommunikationsudvalg KB er i udvalget Netværksgrupper o Byggenetværk KB er formand o Marketing HS er i udvalget Repræsentantskabsmøde 30. maj 2015 hvem deltager. Deltagelse af KB, HS og DH. KAKI sørger for tilmelding. På repræsentantskabsmødet vil man også uddele BDK-prisen, hvor der kun er indkommet 1 forslag fra Fyn. BDK konference KB og HS deltog i en god konference, som var arrangeret effektivt og med et fagligt godt indhold. Orientering om bonusmedlemsskaber, BDK Der er fra BDK udsendt orientering om bonusmedlemsskaber, så der opnås rabat ved at lade sig opskrive i flere boligorganisationer. KB gjorde opmærksom på, at dette ikke er en mulighed i Bogense, da man fastholder sin særlige aftale med BDK omkring indtjening på medlemsindbetalinger. E-dagsorden Et nyt punkt på dagsordenen: KB ønskede undersøgt prisen og dermed muligheden for at få indført E-dagsorden i Bogense Boligforening. KAKI tager fat i IT-afdelingen. Taget til efterretning Bogense Boligforening side 2/8

3 A) Administrationen Gennemgang og evt. ajourføring af husorden. Den nuværende husorden er vedhæftet mødeindkaldelsen. HS gennemgik den nuværende husorden, som er fra Der skal foretages et par ajourføringer tillige med en præcisering omkring forsikringer. Endelig skal der fremgå lidt omkring handicapparkering. HS renskriver og holder den fortsat på 4 sider, så den kan laves som en folder. Skal i så fald på afdelingsmøderne i efteråret. Offentliggørelse af referater på boligforeningens hjemmeside: Manglende offentliggørelse er ikke i overensstemmelse med boligforeningens vedtægter, hvor der i 14, stk. 6 står: Et beslutningsreferat gøres tilgængeligt for lejerne ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside, samt fremlæggelse på kontoret senest 4 uger efter mødet. Bestyrelsen skal tage stilling til, hvorvidt man vil lave lukkede og åbne referater, hvor åbne referater offentliggøres på hjemmesiden. Enighed om, at der laves et åbent og et lukket referat, hvor det åbne lægges på hjemmesiden. Regnskaber i selskab 585 til underskrift Da Boligforeningen administrerer ældreboligerne for Nordfyns Kommune, er det bestyrelsen, der skal skrive under på regnskaberne. Det drejer sig om 4 afdelinger. Regnskaber og revisionsprotokol blev underskrevet. Orientering om regnskabsudkast i Bogense Boligforening Regnskabsudkast for boligorganisationen er vedhæftet indkaldelse til bestyrelsesmødet. Boligorganisationen har et underskud på kr Underskuddet skyldes at der er kommet kr mindre ind på administration på ældreboligerne i Nordfyns Kommune imod et mindre forbrug på driften på Den samlede egenkapital er på kr , hvoraf kr er disponible. Indestående i fællesforvaltningen er pr. 31. december 2014 på kr mod kr pr. 31. december De indestående midler i fællesforvaltningen er forrentet med 0,47%. Heraf er afdelingernes midler, driftsmidler og dispositionsfonden forrentet med 1,56%. Forskellen ligger i urealiserede kurstab, der er at betragte som negativ forrentning. Det administrationsbidrag, der er opkrævet i afdelingerne til dækning af selskabets bruttoadministrationsudgifter er kr pr. lejemålsenhed. Honoraret til Boligkontoret Danmark var på kr pr. lejemålsenhed. Yderligere uddybning til organisations- og afdelingsregnskaber fremgår af den egenkontrol, der er vedhæftet indkaldelsen. Heri fremgår også en forventet udvikling i dispositionsfonden. KJO og KAKI gennemgik kort regnskabsudkastene og herefter blev den udsendte egenkontrol drøftet. På grund af tidsmangel på mødet, skal KAKI undersøge nærmere omkring punktet henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse og til tab ved fraflytning. Der udarbejdes forslag til revideret husorden. Bogense Boligforening side 3/8

4 Et åbent referat lægges på boligforeningens hjemmeside. Øvrige orienteringer blev taget til efterretning B) Byggeudvalget Formanden og driftschef orienterede om status på nybyggeri. Solceller i afdeling 18. 2/3 af udgiften (kr ) skal tages af arbejdskapitalen, anlæg forsyner kontor og fælleshus. Godkendt af bestyrelsen. Sti Bag Bognæs endeligt tinglyst. LUKKET PUNKT. Formanden og driftschef orienterer om status på nybyggeri. Status på projekt herunder: 1. Lokalplan Rammelokalplan er godkendt af kommunalbestyrelsen og forventes endeligt godkendt 30. april Skema A er godkendt Skema B godkendes den 30. april 2015 af kommunalbestyrelsen. 2. Grundkøb Advokat arbejder stadig med tinglysningen, dette ligger stadig hos vores advokat som varetager alle de formelle ting i forbindelse med dette. Der er nu deponeret købesummen til sælgers bank kr , skødet er under udarbejdelse. Ved eventuel opstart eller aktivitet inden endelig overtagelse informeres KJO om dette. Resterende materiale (lagerhal) på grunden fjernes inden 1. april 2015 af Bogense Boligforening. KJO vender snarest tilbage med belægning om dette ønskes. (belægning fjernes også) Rådgiver søger om nedrivningstilladelse. HJS tager kontakt til Region Syddanmark, Claus Nielsen for afklaring af overskydende materiale, haveaffald etc om de ønsker at fjerne dette inden opstart af vores byggeri. Der er nu foretaget arealoverførsel fra matrikel nr. 3d Bogense strand, Bogense Jorder areal m2 heraf vejareal 0 m2 Til matrikel nr. 3 ar Bogense Strand, Bogense Jorder areal m2 heraf vejareal 229 m2, det resterende areal er overført til Region Syddanmark. Tinglysning af endeligt skøde kan nu foretages af Advokat Lars Møgelvang. 3. Afklaringspunkter udvendige forhold Adgang til pumpestation er aftalt med Vandcenter Syd, der laves en græsarmeret overgang I det sydlige hjørne af grunden med forbindelse til den tinglyste adgang fra stien, dette er aftalt imellem VCS og OBH. Bogense Boligforening side 4/8

5 HJS varetager den videre dialog og sørger for kontakt vedrørende flytning af pumpeledning. Pumpeledning flyttes af VCS iflg. aftale med OBH. Fjernvarmeledninger på grunden udføres af fjernvarmeforsyningen i henhold til projektsamarbejde med Hans Jørgensen & Søn, som også betaler i henhold til udbudsmaterialet og varetager den fremtidige kontakt. Der projekteres placering af fælles afregningsmåler i forbindelse med nordlige skur. Sti imellem fælleshus og boliger ønskes stadig og denne føres igen på tegningerne. Bevoksning imellem afdeling 19 og 25 fjernes i forbindelse med byggeriet, da denne uden al tvivl vil lide alvorlig skade ifbm. Byggeriet, Hans Søndergaard informerer beboerne i afdeling 19 (Bag Bognæs 1) omkring dette. Bevoksning og træer imod huse på Enggade vurderes af KJO som vender tilbage med svar. Bevoksning og hegn imod campingpladsen bibeholdes fuldt ud. Hegn imod Enggade bibeholdes som byggeplads hegn så længe det er muligt, hegn ved pumpestation og dele af det øvrige hegn fjernes inden afleveringen, dette aftales nærmere. 4. Afklaringspunkter byggeriet Solceller placeres på fælleshuset imod syd. Udvendig belysning udføres i LED efter gældende forskrifter Skurene udføres som en lige række med indgang direkte fra sti til hvert skur og ikke som på det fremsendte materiale. KJO fremsender udkast til materiale valg til HJS, dette afklares på et efterfølgende møde. Lofthøjde i køkken ændres til 250 cm imod som forskrevet 230 cm Inventar i bryggers udføres med bordplade og vaskeskab og forberedt til vaskemaskine og tørretumbler under bordplade incl alle installationer. Gulve er projekteret som gulv på strøer hvor der ikke er gulvvarme, dette ændres til gulv på beton med lydisolerende lag, radiatorer i værelser og stue, gulvarme i øvrige rum. Der blev spurgt til ændring af indretning i fælleshuset med evt. større gæsteværelse med flytning af køkken arrangement til modsatte væg og indtegning af installationsskab, HJS fremkommer med nyt forslag til næste møde. Der blev udleveret et sæt tegninger med tegningsliste i Boligforeningen, der eftersendes et sæt til OBH. 5. Diverse Der opsættes byggepladsskilt snarest muligt når dette er muligt. Boligforeningen har stort fokus på at danske overenskomster, arbejdsvilkår og klausuler overholdes i dette byggeri Bogense Boligforening side 5/8

6 Kommende byggeudvalgsmøder: Tirsdag den 7. april 2015 klokken 8.00 på kontoret. Torsdag den 23. april 2015 klokken 8.00 på kontoret. 1 spadestik: OBS OBS OBS nyt tidspunkt Onsdag den 6. maj 2015 klokken på Enggade efterfølgende brunch på Bogense Hotel Kr tages af arbejdskapitalen til solceller i afdeling 18 LUKKET PUNKT Øvrige informationer taget til efterretning. C) Maskinudvalget: Køb af ny/demo varebil, opel Vivaro magen til den vi købte forrige år. Pris incl moms Engangsudbetaling og ydelse pr. mdr. på kr incl moms Toyota Hiace sælges til højest bydende efterfølgende Orienteringen taget til efterretning D) Fest- og kulturudvalget: Drøftelse af årsarrangement, evt efterårsarrangement lig vores seneste Grilleriet tur. Fremover holdes kun ét arrangement om året af denne karakter. E) Personale- og kursusudvalget: LUKKET PUNKT F) Kommunikationsudvalget: Info folder vedr. nybyggeri Info om nybyggeri på hjemmesiden HS skal udarbejde informationsmaterialet, og bad om, at der fra formand og driftschef overvejes eventuelle indlæg.. Bogense Boligforening side 6/8

7 Orienteringen taget til efterretning. Til efterretning: Liste over fraflytninger udsendt med indkaldelse. Enighed om, at det fremadrettet kun skal være en statistisk opgørelse 2 gange om året. Orienteringen taget til efterretning. Ad punkt 3 Nyt fra afdelingerne Intet til punktet. Ad punkt 4 Eventuelt KB oplyste kort om besigtigelsestur den 7. maj Kommende møder: klokken Besigtigelsestur til Ribe klokken OB møde/formøde generalforsamling klokken Generalforsamling klokken OB møde budget klokken Fælles afdelingsbestyrelsesmøde, budget Primo/medio september evt. Sommerarrangement evt klokken og Budgetmøder afdelinger klokken og Budgetmøder afdelinger klokken OB Møde Primo til ultimo november Julefrokost klokken OB Møde Bogense Boligforening side 7/8

8 klokken (frokost) Julemøde bestyrelse og ansatte Referent: Karen Kierkegaard Referat udsendt 8. april Bestyrelsens underskrift: Klaus Bentzen Hans Søndergaard Erhardt Kvistlund Dorthe Haugaard Maibritt R Nielsen Bogense Boligforening side 8/8