Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 113, 13. juni 2016 kl Adelgade107, Bogense

Transkript

1 Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 113, 13. juni 2016 kl Adelgade107, Bogense Til stede: Fra bestyrelsen: Fra administrationen: Klaus Bentzen, Hans Søndergaard, Dorthe Haugaard, Susan Ledet Larsen, Maibritt Nielsen og Bente Warberg Kim Johansen og Line Klelund Højsgaard Afbud: D a g s o r d e n: Punkt 01 Dagsorden og forhandlingsprotokol/revisionsprotokol. Punkt 02. Meddelelser fra følgende: A. Formanden. B. Administrationen. C. Byggeudvalget. D. Maskinudvalget. E. Fest- og kulturudvalget. F. Personale- og kursusudvalget. G. Kommunikationsudvalget. Punkt 03. Nyt fra afdelingerne. Punkt 04. Eventuelt. Ad punkt 1 Dagsorden og forhandlingsprotokol/revisionsprotokol: Dagsordenen blev godkendt. Referatet fra bestyrelsesmøde den 6. april 2016 blev godkendt Revisionsprotokollen for 2015 blev underskrevet og godkendt. Ad punkt 2 Meddelelser fra følgende: A) Formanden: Generalforsamlingen o Dirigent Alex Gren er dirigent for 3. år i træk o Formandens beretning Beretningen bliver i år fremlagt som PowerPoint, den skriftlige beretning kommer med i referatet. side 1/8

2 Rosenfestival 2016 o Tænk allerede nu på hvornår det kunne passe jer at hjælpe på standen - Kim fremsender udkast til vagtplan. o Tiltag på standen - 10 kurve med blomster i samme farve som logo balloner med helium. - Vand på flaske - 2 højborde - 2 role-ups (gerne den orange og turkise fra lej dig til mulighederne) - Kuglepenne og tasker fra Boligkontoret Danmark Besigtigelsestur 2016 (medarbejdere + evt. bestyrelse ) o Besigtigelsesturen bliver først efter sommerferien, mål for turen er endnu ikke besluttet. Mæglingsmøde med Nordfyns Kommune vedr. forureningssag Enggade o Status på sagen - Der er mæglingsmøde med Nordfyns kommune den 20. juni, hvor Henriette Fabritius Tengnagel fra Boligkontorets Juridiske afdeling deltager. Bestyrelsen tog ovenstående orientering til efterretning. B) Administrationen: Regnskab 2015 o Regnskabet blev gennemgået på sidste møde. Administrationsaftale o Punktet er flyttet til næste møde, da der stadigvæk forhandles. Bestyrelseshonorar o Klaus Bentzen modtager bestyrelseshonoraret. Regnskabet for 2015 blev godkendt og underskrevet. Bestyrelsen godkendte at Klaus Bentzen modtager bestyrelseshonoraret. C) Byggeudvalget: Råderetskatalog revidering Sct. Anna Park inkl. byggeforretningsfører aftale Bag Bognæs 2 Renoveringssager o SØBO o Afdeling vinduer og døre side 2/8

3 Råderetskatalog: Råderetskataloget gennemgås, dette er første udkast til et nyt katalog som skal rumme alle afdelinger i, byggeudvalget arbejder videre med kataloget til endelig vedtagelse på de kommende beboermøder hvor de bliver fremlagt til endelig godkendelse. Hvis der er ting fra jeres afdelinger som falder i øjnene eller ting som vil fremtidssikre afdelingerne medtages dette på mødet. Sct. Anna park: Lokalplan er endeligt godkendt den 10. maj 2016, der er dog efterfølgende indkommet indsigelse imod nedrivning af den gamle fødeklinik som nu behandles af de relevante myndigheder, der er søgt om opsættende virkning, men dette afvises af Nordfyns Kommune som fastholder den vedtagne lokalplan. Nedrivningen forløber planmæssigt i forhold til det oprindelige. Der bliver i forhold til kældergang imellem SØBO og Bogense gamle sygehus en lille omkostning til afdeling 22 i forbindelse med støbning af ny væg som skal sikre at der ikke efter fjernelse vil forekomme indtrængning af vand til kælder i SØBO. Skema B er nu færdig og er indsendt til Nordfyns Kommune til endelig godkendelse. Set i forhold til den oprindelige ansøgning om skema A godkendelse er der sket nogle justeringer af projektet i form af følgende: Det samlede antal boliger er reduceret fra 40 til 36 boliger. Det samlede bruttoareal er dog uændret m2, som medfører en forøgelse af de enkelte boligers areal. Den samlede økonomi holdes stadig indenfor rammen i skema A. Fordelingen af Type Antal Enhedsareal Samlet areal boligerne vil være jævnfør nedenstående: Boligfordeling 2/3 rums , /4 rums , Samlet boligareal Den samlede anslåede anskaffelsessum ved skema B Budget skema A Budget skema B t.kr. inkl. moms t.kr. inkl. moms Grundudgifter Håndværkerudgifter inkl. byggemodning Omkostninger Gebyrer Anskaffelsessum i alt Anskaffelsessum kr./m side 3/8

4 Byggeforretningsføre aftale og ydelsesbeskrivelse: KLBE og KIJO har forhandlet med BDK omkring ydelser og honorar vedr. ovennævnte og er nu kommet til enighed omkring størrelsen på honoraret som skal erlægges til BDK samt provenu som Bogense Boligforening tilbageholder for egne opgaver. Der er 1. spadestik på Sct. Anna Park den 16. august kl Bag Bognæs 2: Byggeri på Enggade nærmer sig sin afslutning. Der har med stor succes været holdt åbent hus hvor mange nye mulige lejere var og kigge. Alle lejemål er nu udlejet og klar til indflytning. Der har været afholdt infomøde med de kommende beboere hvor der blev orienteret om alle relevante forhold i forhold til indflytning og hvilke ting man skal være opmærksom på. (referat vedlagt) Der afholdes beboermøde mandag den 6. juni 2016 klokken i fælleshuset hvor de sidste detaljer vedr. fælleshus og boligerne afklares, der er forlods valgt en gruppe på 4 personer til at varetage forhold omkring huset, 2 fra afdeling 19 og 2 fra afdeling 25. Renoveringssager: Afd. 22 SØBO: Nye vinduer og elevator Der har været afholdt licitation og beboermøde. Beboermødet godkendte renoveringer og huslejestigningerne. Vedlagt referat fra afdelingsmødet. Licitation blev vundet af Hans Jørgensen og Søn, Odense Nordfyns Kommune bliver i uge 22 ansøgt om tilladelse til huslejestigning Den samlede renovering løber op i kr som iflg. den indgåede driftsoverenskomst imellem Nordfyns kommune og deles 50/50 Nordfyns Kommune har pr. 31/ et opsamlet overskud i afdeling 23 (servicearealer) på kr som anvendes forlods, der resterer herefter en restfinansiering på den kommunale del på kr som NFK vurderer om den skal finansieres med et realkredit lån eller beløbet erlægges kontant som en anlægsinvestering når projektet er færdigt. Flemming Gitz undersøger mulighederne og vender tilbage med en løsningsmodel, dette berører ikke tidsplanen som fortsætter uændret af denne beslutning. finansierer renoveringen med et 30 år realkredit lån hvilket betyder en huslejestigning på kr. 177/mdr./bolig. Stigningen varsles og igangsættes når projektet er færdigt. Afd. 6 (De gamle afd. 08 og 09) Ahornvej, Birkevej, Platanvej og Bøgevej: Nye vinduer og døre Der har været afholdt licitation og beboermøde. Beboermødet godkendte renoveringer og huslejestigningerne. Vedlagt referat fra afdelingsmødet. Licitation blev vundet af Hans Jørgensen og Søn, Odense Nordfyns Kommune bliver i uge 22 ansøgt om tilladelse til huslejestigning side 4/8

5 Økonomi gl. afdeling 08: Birkevej 8-16, Bøgevej og Platanvej 1-17 Det har ikke været muligt at yde et så stort tilskud som først antaget da der var et projekt som endnu ikke havde hævet tilskuddet, derfor er der nu kun ca til fordeling imellem de 2 afdelinger. Håndværkerudgifter og omkostninger løber for denne renovering op i kr , hvoraf der foreslås ydet tilskud på kr fra trækningsretsmidler. Der optages et 30 år realkreditlån Dette vil betyde en stigning pr. bolig m2 på kr. 62, svarende til et gennemsnit på kr. 285 / mdr. I husleje stigning. Efter licitation er dette dog nedjusteret til at ville betyde en stigning pr. bolig m2 på kr. 49, svarende til et gennemsnit på kr. 222 / mdr. i husleje stigning. Økonomi gl. afdeling 09: Ahornvej 14-34, Birkevej og Platanvej Det har ikke været muligt at yde et så stort tilskud som først antaget da der var et projekt som endnu ikke havde hævet tilskuddet, derfor er der nu kun ca til fordeling imellem de 2 afdelinger. Håndværkerudgifter og omkostninger løber for denne renovering op i kr , hvoraf der foreslås ydet tilskud på kr fra trækningsretsmidler. Der optages et 30 år realkreditlån Dette vil betyde en stigning pr. bolig m2 på kr. 33, svarende til et gennemsnit på kr. 200 / mdr. I husleje stigning. Efter licitation er dette dog nedjusteret til at ville betyde en stigning pr. bolig m2 på kr. 31, svarende til et gennemsnit på kr. 185 / mdr. i husleje stigning. Indstilling: Byggeudvalget bemyndiges til at arbejde videre med nyt Råderetskatalog til endelig vedtagelse på afdelingsmøderne i september Det fremlagte skema B for afdeling 26 godkendes. Skema B sendes til endelig godkendelse i NFK. Det indstilles at Byggeforretningsfører aftale med BDK og ydelsesbeskrivelse godkendes. Orientering vedr. Bag Bognæs 2 tages til efterretning. Det indstilles at renovering afdeling 22 SØBO igangsættes når de fornøden tilladelser fra NFK foreligger. Det indstilles at renovering afdeling 06 gl. afd. 08 Bøgevej mfl. igangsættes når de fornødne tilladelser fra NFK og Landsbyggefonden foreligger, det søges samtidig om anvendelse af trækningsretsmidler på kr til det skitserede projekt. side 5/8

6 Det indstilles at renovering afdeling 06 gl. afd. 09 Ahornvej mfl. igangsættes når de fornødne tilladelser fra NFK og Landsbyggefonden foreligger, det søges samtidig om anvendelse af trækningsretsmidler på kr til det skitserede projekt. Beslutning Bestyrelsen godkendte alle ovennævnte indstillinger. D) Maskinudvalget: Erhvervelse af van firmabil: Kim Johansen har rette henvendelse til administrationen vedr. evt. finansiering af firmabil til brug i den daglige drift. KIJO foreslår at erhverver en firmabil af mærket Seat Lyon ST van til en samlet pris af ca. kr inkl. moms og levering, eller tilsvarende i samme prisklasse. Bilen skal anvendes til både erhverv og privat og bruger vil blive beskattet herefter. Nyanskaffelse plæneklipper: I forbindelse med opstart af afdeling 25 Enggade og deraf øgede arealer som skal passes inden for den samme ramme, er det nødvendigt at se på måden og materialet som vi anvender til at passe fælles arealerne i afdelingerne. Materialet vi i dag anvender til græsslåning er en Egholm, da kapaciteten på denne grundet klippehastighed efterhånden er presset, foreslår vi derfor at der indkøbes en slåmaskine som udelukkende kan og skal anvendes til slåning af vores græs arealer. Denne maskine er af mærket Ferris ZT 2100 is og er af modellen Zero turn som betyder at den kan dreje over sin egen akse og styres med 2 greb. Ophør leasing varebil: Aftalen på den ene bil ophører pr og da den er leaset med service er det ikke muligt at frikøbe denne bil, det vil derfor være nødvendigt at lease/købe en ny til erstatning for denne. Indstilling: Det godkendes at der erhverves en firmabil på papegøje plader til brug af KIJO til en pris af ca.kr inkl. moms. Beskatning efter firmabil ordningen til privat brug. Det godkendes at der indkøbes en ny slåmaskine til en samlet pris af inkl. Moms. side 6/8

7 Det godkendes at der indhentes tilbud på en ny varebil/ let brugt som leases over 5 år eller alternativt hvis let brugt købes. KLBE og KIJO bemyndiges til at forhandle og indgå aftaler om ovennævnte. Bestyrelsen godkendte alle ovennævnte indstillinger. E) Fest- og kulturudvalget: Julearrangementet bliver den 25. november, stedet er ukendt endnu. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. F) Personale- og kursusudvalget: Intet nyt G) Kommunikationsudvalget: Der laves brochure til Rosenfestivalen om Sct. Anna Park Der laves brochure med beretningen fra generalforsamlingen m.m. Der har været en forespørgsel fra Linedanserforeningen om der vil reklameres i deres blad. Der er laves aftale om annonce på en halv side + loge mod trykning af ca. 80 blade. Sponseringen til Bogenseløbet bestod i, at Kim spillede musik og Boligforeningen stod for opsætning af scene med reklame. Bestyrelsen tog ovenstående orientering til efterretning. Ad punkt 3 Nyt fra afdelingerne Intet nyt. Ad punkt 4 Eventuelt Det første styregruppemøde der er blevet holdt vedr. bofællesskab på fionagrunden gik rigtig godt, der var god debat og snak. Der blev valgt en formand dog en sekretær. Kurt Holmsted blev valgt som formand og Karl Johan Rævdahl blev valgt som sekretær. Næste møde afholdes i august. side 7/8

8 ligger lokaler m.m. til møderne samt dækker udgiften til indkaldelse til generalforsamling (indkaldelse og annonce) Bestyrelsen godkendte udgiften. Efter sommerferien skal der være gennemgang af vedtægterne, bl.a. annoncering til generalforsamlingen. Det konstituerende møde holdes den 15. august Der er rigtig mange interne flytninger i forbindelse med indflytning i den nye afd. 25. Drøftelse af nye mødedater samt tidspunkt Kommende møder: kl OB møde budget kl Fælles afdelingsbestyrelsesmøde, budget kl Budgetmøder afdelinger kl og Budgetmøder afdelinger kl og Budgetmøder afdelinger kl OB Møde kl ? Personale og bestyrelsesarrangement kl OB Møde kl (frokost) Julemøde bestyrelse og ansatte Bestyrelsens underskrift: Klaus Bentzen Hans Søndergaard Susan Ledet Larsen Dorthe Haugaard Maibritt R Nielsen side 8/8