30 Iværksætteren april 09

Transkript

1 I Regnskabsskolen møder jeg virksomheder med en tocifret millionomsætning, som klarer sig med de mest simple bogføringsprogrammer til et par tusinde kroner i indkøbspris. Og andre, som har investeret eller kr. og oplever, at de har gjort et godt køb. Virksomheders behov for redskaber til økonomistyring er meget forskellige. Derfor kan man ikke anbefale det ene økonomisystem frem for det andet uden at kende virksomhedens behov og ledelsens arbejdsmetoder. Nødvendige features og nicetohave Grundlæggende kan alle økonomisystemer det samme: Registrere bilag på en måde, som opfylder kravene i bogføringsloven. Debet, kredit, moms, afgifter, resultatopgørelse og balance. Så er behovet en simpel registrering i en kassekladde med efterfølgende bogføring, kan man roligt vælge det program, naboen bruger og er glad for. Der, hvor valget begynder at kræve omtanke og tid er, når kravsspecifikationen strækker sig ud over det helt basale. Hvad skal programmet kunne ud over at bogføre bilag i en kassekladde: Er det nødvendigt med lagerstyring, og har køberen i givet fald et forhold til, hvor detaljeret lagerstyringen skal være? Især virksomheder med salg af varer i mange varianter kan have udfordringer med de fleste af de mindre programmer på markedet. F.eks. har en tøjbutik med mange mærker tshirts i flere farver og adskillige størrelser kun ganske få programmer at vælge imellem, hvis de ønsker lagerstyring. Til den type virksomheder er det måske mere et CRMsystem (Customer Relationship Management, eller kundestyringssystem, red.) med påhæftet bogføringsdel, der er brug for. Mamut er et eksempel på denne type, hvor de gladeste kunder er dem, der har brug for CRMdelen og hvor den løbende bogføring er underordnet i forhold til kundeog leverandørhåndteringen. Man skal ikke lade sig forblænde af de mange features, nogle af programmerne tilbyder men koncentrere sig om virksomhedens daglige anvendelse af økonomisystemet. Som regel er tidsforbruget pr. bogført linje direkte proportionalt med antallet af ekstrafunktioner: Jo flere afdelinger, grupper, niveauer og projektkoder der skal sættes på hver bogføringslinje for at fodre systemet med oplysninger, jo længere tid tager det at bogføre. Nicetohaveelementer kan være dyre i tidsforbrug for bogholderen. Import og eksportfunktioner, hvor data kan flyttes til og fra regnskabsprogrammet uden yderligere indtastning er derimod tidsbesparende og vigtige, især for virksomheder med mange daglige transaktioner. Nogle af programmerne har mulighed for engelsk brugerflade, og det kan være praktisk i internationalt orienterede virksomheder. Andre har timesagsstyringsmoduler eller en særlig fordelagtig løsning til fakturering af det offentlige med OIOXML. Alt sammen noget, som måske eller måske ikke er nødvendigt. 30 Iværksætteren april 09

2 Hvilket økonomisystem skal du vælge? For nogle virksomheder er økonomisystemet et stykke software til bilagsregistrering. For andre er det selve livsnerven. Inden du vælger, skal du kende dit behov. Af Anette Sand, Regnskabsskolen april 09 Iværksætteren 3

3 Aesiras MS Dynamics C5 Light DanFinance economic PRISER Version som sammenlignes Regnskab Dynamics C5 Light Standard Standard Købspris Kr..995 (el. leje) Kr..555 Månedsleje Kr. 99 (eller køb) Kr. 222 Kr. 298 Findes billigere basisversion?, til kr. 99, til kr. 49 Opdateringer 2% af licens årligt (v. køb), inkluderet v. leje. år gratis. Efterfølgende 6% af licens årligt Samlet pris første år: Kr..995 (køb)/ kr..88 (leje) KR..555 Kr Kr Samlet pris efterfølgende år: (køb)/kr..88 (leje) Kr Kr Gratis prøveudgave 30 dage (demo kan dog downloades) 30 dage 4 dage FUNKTIONALITETER Budgetmodul, finansbudgettering Budgetfunktion Flerbrugeradgang Elektronisk fakturering Kommer i ny version (pr. april 09), integreret Rykkermodul Manuelt Brugbar standardopsætning af kontoplaner mv. Antal regnskaber inden for samme licens Ekstra modul Support 2 klip indkluderet via mail Lagerstyring, v. Expressversion til samme pris, op til 300 varenumre Importformater, Excel, Access, Excel, Excel, Access, Excel Integration til pengeinstitutter, import til kassekladde, alle større, danske banker, alle større danske banker Integration til lønsystem, import til kassekladde, til Danløn Automatisk backup Sprogversioner (brugere) Dansk, Engelsk, Svensk og Tysk Dansk. Yderligere kan tilkøbes. Dansk, Engelsk, Svensk og Tysk samt andre Mulighed for integreret webshop, som tilkøb, som tilkøb, via API KONTAKT Website dynamics C5 Online Hovedbegreber i iværksætterundervisning Danmarks mest solgte økonomisystem Microsoft Dynamics C5 Action Based med hældning mod fremtid Problemorienteret hvilke teorier kan løse problemet? Man kalder på teorien i stedet for at servere den. Projektorienteret nu på nettet fra 50 kr. pr. måned Se mere på 32 Iværksætteren april 09

4 Mamut Regnskab Revilution SALDI Summa Summarum Winfinans Small Business Winfinans.net Office Standard Basic Professionel 4 Professionel Small Business.net Kr..990 Kr..780 Kr Kr. 59 Kr. 269 Kr. 270 Kr. 50, kr. 29, fra kr. 0, fra kr. 0, fra kr. 0 Indkluderet Indkluderet inden for samme hovedversion 00 for support og opdatering Kr Kr Kr Kr..780 Kr Kr..800 Kr..908 Kr Kr Kr dage eller 5 logins 4 dage, med begrænsninger 300 posteringer (ca. 00 bilag).500 posteringslinjer (ca. 500 bilag) måned fuld funktionallitet Kommer i 2009, men kun på årsbasis, ad gangen (april 2009) Uendelig mange Uendelig mange 3 (+ logistik i større versioner), begrænset, Excel Standardformater, import, manuel, Danløn, import men ikke direkte Manuel til Danløn Manuel Kommer til Danløn, svensk, norsk, tysk og hollandsk, i fakturering Dansk Dansk, webshop er inkl. i pris!, via API, fra ekstern leverandører, som tilkøb (med i lagerst.modul) Winfinans økonomisystemer Sæt igang med et økonomisystem du ikke vokser fra. Med Winfinans får din virksomhed den en perfekte start med et fleksibelt, sikkert og netbaseret økonomisystem. Winfinans ApS Telefon , og

5 Hold fokus på behovet. De krav, jeg som minimum stiller til et økonomisystem er: Alle data skal kunne eksporteres f.eks. til et regneark Bankkontoudtog og mine egne filer skal kunne importeres til kassekladden Programmet skal have en dansk ejer eller en dansk repræsentation (så jeg kan klage til direktøren Bill Gates svarer ikke, når jeg klager over C5) Systemet skal kunne håndtere Erhvervel sesmoms (der faldt Revilution fra!) Der skal være en god brugsvejledning og mulighed for hotline Herudover foretrækker jeg de økonomisystemer, som har en rar brugerflade og er hurtige at bogføre i. Helt principielt har jeg det også bedst med systemer, som man betaler et fast beløb for månedligt eller programmer, der købes en gang for alle. Programmer, som kræver mange tilretninger af specialuddannede konsulenter, ender ofte med at blive meget dyrere, end køberen indledningsvist havde forstået. Gennemskuelige priser, tak! Lokalt installeret eller internetbaseret For helt små virksomheder, typisk konsulenter eller andre enmandshære, vil det ofte være billigst at købe et program til installation på egen computer. De lokalt installerede programmer er lige så gode som og ofte hurtigere end de internetbaserede. Holder programmet et par år, vil det økonomisk set gå lige op med den månedlige leje af en internetbaseret løsning. SummaSummarum og Winfinans Small Business er eksempler på et gode startsystemer, som rigtig mange er glade for og ofte bruger i årevis. Er virksomheden lidt større, og er der brug for, at flere har samtidig adgang til økonomisystemet, skal man finde et program med flerbrugeradgang, og så taler vi ikke længere om et par tusinde kroner i købspris men et noget større beløb, fordi man typisk betaler pr. bruger. Derfor vælger rigtig mange på et tidspunkt at skifte til en internetbaseret løsning eller vælger et program, hvor man kan købe først og leje senere, eller omvendt. Aesires er et eksempel på et program, hvor der er frit valg mellem køb og leje. Fordelene ved at bruge en ASP (Application Service Provider), altså at programmet stilles til rådighed vi internettet og man lejer sig ind er: Ingen vedligeholdelse, intet ansvar for sikkerhedskopiering, adgang fra alle computere med internetforbindelse og mulighed for at skalere efter behov. Inden aftalen indgås, er det en god idé at beregne præcist, hvad den månedlige og årlige omkostning ender på: Med flere brugere og diverse ekstra moduler tilknyttet, kan regningen snige sig op på mellem 500 og.000 kr. månedligt. Economic og Saldi er eksempler på ASPsystemer, som henvender sig til forskellige typer virksomheder. Saldi har en fin feature, hvor brugere kan gives begrænset adgang, så sælgere for eksempel kan se kundernes Noter til tabel Version Nogle systemer findes i flere versioner. Vi har til sammenligningen valgt den billigste basisversion, der kan bruges af de fleste små virksomheder (dvs. hvor begrænsningerne i den billigste version ikke gør den uanvendelig for andre end helt små firmaer). Længere nede i tabellen er angivet, om der findes en billigere basisversion. Købspris og månedsleje Købspris angiver prisen ved køb af programmet. Ved Microsoft Dynamics er prisen den billigste, vi fandt (da forskellige forhandlere har forskellige priser). Prisen på Mamut er en kampagnepris, men ifølge Mamut sælges systemet meget ofte til kampagnepris. Hvis der er angivet både købspris og månedsleje, skal man betale begge med mindre der i parentes efterfølgende er bemærket (el. leje)/(el. køb), hvilket angiver, at man enten skal leje eller købe systemet. Vi har beregnet en samlet pris for første samt for efterfølgende år. Forskellen er en eventuel købspris det første år. Budgetmodul Angiver, om det er muligt at arbejde med budgetter og budgetopfølgning. Flerbrugeradgang Ved flerbrugeradgang kan du give f.eks. bogholder og revisor adgang til dit regnskab, samtidig med, at du selv kan følge med. Elektronisk fakturering En stor del af det offentlige modtager i dag kun elektroniske fakturaer. Feltet angiver, om systemet kan generere og afsende disse. Rykkermodul Angiver, om systemet kan holde styr på, hvilke debitorer der skal rykkes, samt udsende rykkere. Brugbar standardopsætning af kontoplaner mv. I nogle systemer skal du opbygge din kontoplan fra bunden, mens andre har standardopsætninger liggende, som du kan data men ikke hele finansbogholderiet. Economic har mange tillægsmoduler, sprogversionering, god hotline og en behagelig brugerflade. Der er noget for enhver smag på markedet. Køb aldrig noget ubeset Langt de fleste af økonomiprogrammerne tilbyder en gratis prøveperiode. Tag imod den! Køb aldrig software ubeset og sørg for at have tid til at afprøve det valgte program. Bogfør en måneds bilag i programmet. Udskriv en faktura, en momsafregning og en resultatopgørelse. Det er de praktiske erfaringer, der tæller. Deltag i et kursus eller bogfør de første linjer sammen med en nabo, kollega, bogholder eller revisor, som kender til den software, du skal i gang med, hvis du ikke tage udgangspunkt i og rette til. Det sidste er klart en fordel. Antal regnskaber inden for samme licens Har du et holdingselskab, vil det være en fordel hvis du kan køre det på samme licens. Men da der typisk er meget få posteringer her, kan du alternativt benytte en af de gratis programmer med begrænset funktionalitet. Support Angiver om du skal betale ekstra for at få svar på dine spørgsmål. Lagerstyring Holder systemet styr på lagerbeholdningen det angives her. Importformater Angiver hvilke formater der kan importeres fra. står for Comma Separated Values kommaseparerede filer, som kan genereres af bl.a. Excel. Integration til pengeinstitutter Ved integration til pengeinstitutter er der mulighed for at sende betalingsfiler til banken, samt modtage bogføringsfiler med oplysninger om ind og udbetalinger, hvilket letter bogføringen. Integration til lønsystem Integration til et lønsystem letter bogføringen af løn betydelig, idet man kan sende oplysninger til lønsystemet og modtage bogføringsoplysninger retur. Automatisk backup Angiver om man som bruger skal bekymre sig om backup, eller om det sker automatisk. Ved webbaserede programmer er der altid automatisk backup. Sprogversioner Angiver hvilke sprog systemerne kan fungere på. Bemærk, at det er brugersprog, der angives. I nogle systemer kan man godt oprette fakturaer på forskellige sprog, selv om de ikke taler pågældende sprog. føler dig sikker på de grundlæggende principper eller ikke har tid til at læse ordentligt på sagerne. I en hektisk iværksætterhverdag, går tingene ind imellem meget stærkt, og hvis det er ejeren selv, der skal bogføre bilagene, kan det hænde, at opgaven bliver udskudt til natten før momsafregningen. Det er jo helt op til den enkelte, hvordan arbejdet skal udføres, men hvis det hele skal foregå i et nyt stykke software, så beregn den dobbelte tid første gang. Læs mere om systemerne På som Inloco Regnskab har lanceret, kan du læse mere om de enkelte systemer, som Inloco har erfaringer med. 34 Iværksætteren april 09