Referat. A. Beslutningspunkter

Transkript

1 Referat Forum: Ekstraordinært MED udvalgsmøde for plejeboligområdet Tid: onsdag den 29. juni 2016 kl Formøde for medarbejderne kl Sted: Humlehusene - mødelokale i humle 7 Deltagere: Bjarne Webb(leder fmd), Michael Thrane (leder) Jannet Nørbjerg (Humle) Birgit Olsen (Humle), Susi Flex (TR) Karin R. Hansen (Sup. for Gitte) Afbud: Heidi Nielsen (leder) Gitte Camillus (Andre gruppen) Referent: Karin Raasdal Hansen Dato: 7. juli 2016 Sags nr.: Sagsbehandler: KRR A. Beslutningspunkter 1. Velkommen v/bjarne Valg af ordstyrer Michael blev valgt som ordstyrer Godkendelse af dagsorden Ingen indvendinger til dagsordenen Referat fra mødet den 27/1.16, hvad gør vi med det? Det blev besluttet at referat fra den 27/1. 16 glider ud. Der var ikke taget noter til mødet og fremmødet gjorde at man ikke var beslutnings dygtige. Godkendelse af referat fra mødet den 2/6.16 Referat fra den 2/6.16 blev godkendt med en tilføjelse i punkt 5, sidste afsnit om at ændringen af kvalitetstandarten, skal med når politikkerne skal evaluere ordningen 2. Konstituering af udvalget Hvem er valgt og hvordan gik valget i Humlehusene en orientering Valget i Humlehusene var tæt da stemmerne var talt op så resultatet således ud: Birgit 40 stemmer, Jannet 39 stemmer, Anette 34 stemmer hvilket betyder at Birgit og Jannet fortsætter som arbejdsmiljørepræsentant. På Albertshøj er der ingen kandidater til MEDrepræsentant. Dette er en særlig situation og eftersom Susi Flex er valgt som tillidsrepræsentant for personalet på Albertshøj, besluttes det at vælge Susi som en midlertidig MEDrepræsentant, ind til anden kandidat er fundet. Der skal fordeles poster og opgaver - bla. til AMR repræsentant KommuneMED MEDdialogmøder Fordelingen af poster faldt således: Birgit næstformand, Jannet AMRrepræsentant og Gitte MEDdialogmøder- og KommuneMED repræsentant Albo Rådhusdammen Albertslund Albertslund Kommune Børn, Sundhed & Velfærd

2 3. Principper for vagtplan (punkt fra sidste møde) V/ Bjarne Principperne bør omhandle alle arbejdsgrupper i Plejeboligområdet samt ændringer, som omhandler blandede vagter Principperne vedlagt Medarbejdersiden bedte om at få proceduren ændret i afsnittet om sommerferieplanlægning, så det bliver mere tydeligt at den 1. feb er deadline for at få ferie godkendt og ikke at planlægningen skal være færdig. Samtidig ønskede medarbejdersiden at få ændret i afsnittet om vagtbemanding på helligdage, så det bliver mere tydeligt hvordan de blandede vagter tælles. Der var enighed om at rette de to afsnit. Procedure ændres og tages med til næste MEDmøde den ændrede procedure er vedlagt dette referat. 4. Årshjul og forretningsorden v/alle Begge er rettet til og skal vedtages Årshjul og Forretningsorden vedlagt Årshjul og forretningsorden blev vedtaget 5. Sundhedsgruppen i Sundhedshuset mangler en AMR repræsentant v/bjarne På sidste møde fik Gitte C til opgave at undersøge mulighederne hos Joan Bendixen hvad er tilbagemeldingen Tilbagemeldingen fra Joan Bendix lyder på, at alle medarbejder skal være repræsenteret af en arbejdsmiljø-gruppe på den fysiske arbejdsplads. Altså i den bygning, man udøver sit virke i. Det ledelsesmæssige tilhørsforhold er uden betydning. Dette betyder at de 4 medarbejdere godt kan blive repræsenteret af vores arbejdsmiljø gruppe, med Bjarne som deres arbejdsmiljø leder. Bjarne har talt med deres leder Anne Arvel og hun har sagt god for løsningen. MEDudvalget besluttede at de kan tilhører arbejdsmiljøgruppen for Plejeboligområdet. Hvis de ønsker at accepteret dette skal det til godkendelse i MEDdialogmøder B. Orienteringspunkter 6. Evaluering af tilberedning og bestilling af mad i Humlehusene v/alle Hvordan går det, er der behov for kostfaglig ekspertise? Humlehusene har holdt et evalueringsmøde. Her blev der talt om udfordringer ved bestillingen af mad, som tager tid. Og de problemer det giver med opbevaringen af maden. Disse udfordringer taler ind i problemer der skal løses på arbejdspladsen og ikke i MED. Der afholdes møde mandag den 4. juli med Mad til hverdag, Birgit meldte sig til at deltage. Maria er ansat som kliniskdiætist, som supplere til den kostfaglige viden og ekspertise. 7. Fremlæggelse af sygefraværsstatistik v/bjarne og Michael En orientering om de sidste nye tal Statistik vedlagt Tallene kræver forklaring, det fremgår eksempelvis ikke hvor personalet er syge henne altså i hvilket arbejdssted. Bjarne er i gang med at undersøge hvad der ligger i tallene, hvad vi kan bruge dem til og hvordan kommer vi dybere i statistikken. Til næste møde tages punktet Statistik og indsatser med. Side 2 af 7

3 8. Orientering fra div. Udvalg og andre Orientering om nyt fra arbejdsmiljøudvalget v/michal Herunder en tilbagemelding fra Lisbet Nygaard om instruktion til elever vedr. stikskader Lisbet Nygaard har svaret på hvor ansvaret af instruktionen til eleverne ligger og det gør den hos os i som praktik sted. Både i at give injektion og i hvad man gør med kanylen bagefter. I Humlehusene er man i gang med at arrangere små kursus og information om injektions teknik. Dette vil også omhandle elever og Michael vil være forsøgsperson. Bjarne orienterede om et nye E-learningsprogram i medicinhåndtering, som består af 3 moduler. Programmet skal ses igennem at Tina Sundstrøm, som er Fag og udviklings sygeplejerske. Meningen er at det vil blive et skalkursus og tanken er at det introduceres i løbet af efteråret hvis vi vælger at købe dette system Orientering om nye procedurer v/gitte C og Bjarne Vigtigheden i at vores procedurer er til for at blive brugt og efterlevet blev præciseret. Et eks. på at vi ikke har efterlever dem, er forholdet om afgørelsesbreve på døgnrytmeplan. Alle vores procedurer ligger på Plejeboligområdets hjemmeside. Orientering om nyt fra KommuneMED V/ Bjarne og OmrådeMED V/Jannet OmrådeMED erstattes i en forsøgsordning af MEDdialogmøder Den ny MEDstruktur er vedlagt Intet nyt fra KommuneMED Orientering fra ledergruppen om uddannelses- og Kursusansøgninger V/ Lederne Der er givet kursus til følgende: Maria, som er diætist et kursus om kost til ældre Stefan på 4.sal et 21 dags kursus Margrethe 4.sal og Line i Humle som praktikvejleder Kristina i D huset, Kasper i E huset og Malene i B huset i fordybelse i demens 9. Shorts i personalebeklædningen v/alle På sidste møde aftalte vi at behovet skulle undersøges, alle skulle spørge personalet om dette er et ønske hvad er tilbagemeldingen? Humlehusene syntes godt om shorts i personalebeklædningen eller tyndere bukser. Ingen tilbagemelding fra Albertshøj. Bjarne invitere De Forenede Dampvaskerier til et møde efter sommerferien, om indholdet i tøjpakkerne. Hvor det skal undersøges om tøjpakken kan ændres uden at prisen stiger. Dette udbud går ind i Hjemmeplejen, Bjarne tager en dialog med dem efter sommerferien. 10. EVT. og evaluering af mødet, er der punkter der skal slettes/tilføjes på Huskelisten, denne blev opdateret. Bjarne gav en kort orientering om budgettet for 2016 og det ser ud som om vi vil få tilført midler så vi får det budget som vi bruger i dag. Bjarne orienterede om at ældremilliarden også på vores område skal bruges til kompetenceudvikling. Der er 14 kursus i alt og de ligger fra august og frem. Alle kommer på kursus som omhandler 83a Der vil være kursus for lederne og andre særlige grupper. Information og datoer bliver sendt ud i uge 27. Side 3 af 7

4 Anne Fugmann har opsagt sin stilling. Der er ansat en ny gruppeleder Jane som er uddannet Sosu assistent og har været leder i mange år. Velkommen til Jane Charlotte Kaaber og Bjarne arbejder på et nyt forflytningsvejleder kursus, der arbejdes med, hvad denne funktion skal indeholde. Det blev besluttet at aflyse næste møde den grundet afbud. Næste møde er den 28. september 2016 på Albertshøj BILAG: Procedure Plejeboligområdet Emne: Vagtplanlægning, inklusiv sommerferie, FO, helligdage Personalegruppe: Plejepersonale i plejeboligområdet Normal vagtplanlægning Vagtplanlægning er gruppelederens ansvar. Opgaven kan delegeres til en vagtplanlægger. Alle medarbejdere har en grundrulleplan. Det betyder at medarbejderen altså har en forventning til hvornår deres arbejds- og fridage ligger, også frem i tiden. Når vagtplanlæggeren offentliggør en vagtplan (der skal mindst ligge offentlige vagtplaner for de kommende 4 uger) skal medarbejdere for hvem der er ændret på grundrulleplanen orienteres om denne ændring. Når vagtplanlæggeren har behov for at ændre i en allerede offentliggjort vagtplan kan det kun ske efter forudgående dialog med den berørte medarbejder. Det er kun gruppelederen / vagtplanlæggeren der må skrive på / ændre i en offentliggjort vagtplan bortset fra følgende akutte ændringer: Syge og raskmeldinger Indkaldte vikarer Ændringer i den vagt der er på vagtplanen hvis ændringen sker på dagen (ex, oa, afsp.) Møder ud over normal arbejdstid. Principper for vagtplanlægning ved forfald Ved sygemelding / forfald i de situationer hvor der ikke er en gruppeleder på arbejde til at håndtere dækning af den ledige vagt, skal følgende vejledning følges. Side 4 af 7

5 Det skal primært vurderes om der er brug for at tilkalde en afløse. Kig på opgaverne bl.a. beboertyngden og hold det op mod alle ressourcer herunder også elever og løntilskudsmedarbejdere og andre. Hvis det er brug for at tilkalde hjælp til gruppen skal den billigste løsning altid vælges. Undersøg først om der er mulighed for at få hjælp fra en af de andre grupper. Overvej om aften/nattevagten kan møde ind før eller nogen af de tilstedeværende kan blive. Man ringer til vikarer på vikarlisten før man ringer til fast personale. Uanset hvem der indkaldes skal der bruges så få timer som muligt. Hvis der er forfald akut forfald og der er behov for en medarbejder, kan de tilstedeværende ikke forlade arbejdspladsen. Hvis der ikke kan findes andre løsningen må en af de tilstedeværende blive. Hvis der ikke kan findes andre måder at afklare hvem der skal blive må der trækkes lod. Grænsen for antal medarbejdere der skal møde ind før arbejdsstedet ikke kan forlades Humlehusene DV 6 (samlet for Humle 1 og 7) AV 6 (samlet for Humle 1 og 7) NV 3 (samlet for Humle 1 og 7) Albertshøj DV 8 (samlet for 3., 4. og 5. sal) AV 8 (samlet for 3., 4. og 5. sal) NV 3 (samlet for 3., 4. og 5. sal) Det betyder ikke at det antal der er nævnt er det samme som minimumsbemandingen for den pågældende vagt. Bytte vagter: Personale med behov for bytning af vagter skriver i bogen ændringer til vagtplan. Dette gælder også interne byt mellem 2 medarbejdere der er aftalt. Bemærk! Bytningen er først gældende når ændringen er godkendt af gruppeleder / vagtplanlægger. Det er også lovligt for 2 personaler at bytte hvad der er planlagt omkring helligdage det skal dog bemærkes at byttet først er gældende når det er godkendt af gruppeleder / vagtplanlægger. For vagtplanlægning i sommerferien er flg. gældende: Sommerferieplanen skal være lavet 1. februar hvilket betyder at alle Side 5 af 7

6 medarbejdere skal vide hvornår deres hovedferie er lagt. Planen for de medarbejdere der møder frem vil som for den normale plan være offentliggjort med 4 ugers varsel. Sommerferie-ønsker afleveres til vagtplanansvarlig senest 1. Januar. Husk at det er et ønske og ikke endeligt før planen er lagt. Man har ikke nødvendigvis krav på sommerferie i skolesommerferien, men krav på 3 ugers sammenhængende ferie mellem 1. maj og 1. oktober. Fra 1. juni til 1. september kan man ikke forvente sit faste rul. Det kan være nødvendigt at rykke fridage og korte dage for at få planen til at gå op. Dette vil blive planlagt så tidligt det er muligt, dog senest 4 uger før. Der skal altid være planlagt fast personale tilstede i gruppen i sommerferieperioden. Ferieønsker i øvrigt skal afleveres 4 uger før der forventes at holde ferie, til den vagtplansansvarlige. Det skal bemærkes at det er et ønske indtil vagtplanlæggeren har planlagt ferien og sagt ja. Ved akut behov for ferie kontaktes gruppelederen. Fri i arbejdsweekend Ønsker om anden frihed end ferie, i arbejdsweekend, afgøres af lederen. Helligdage / FO dage Der er 11 dage der giver FO med mindre de falder på en søndag: Påske (3 dage) - Kristi Himmelfartsdag Bededag - 2. pinsedag - Julen (3 dage) Nytårsdag - 1. maj / grundlovsdag er ikke en helligdag men i vagtplanlægningen indgår den som en dag der tages hensyn til ved fordeling af vagter. EID er ikke en helligdag men i vagtplanlægningen indgår den som en dag der tages hensyn til ved fordeling af vagter. EID betragtes ikke som helligdage og udløser ikke FO (FO er overenskomstbestem) Vagtplan for helligdage (i alt 13 kalenderdage) Der udarbejdes en fordeling af hvem, der skal arbejde på disse 13 kalenderdage og hvem, der har fri. Fordelingen udarbejdes på baggrund af alle medarbejderes ønsker. Gruppelederen lægger seddel frem til ønsker så alle kan ønske i perioden mellem 15.1 og Planen over hvem der arbejder skal være klar Denne fordeling tager kun sigte på de medarbejdere der arbejder i dagvagt eller blandet dag/aftenvagt. For disse medarbejdere tæller planlagt dagvagter og aftenvagter på disse dage ens bemærk der er særlige regler for planlægning omkring jul og nytår. Vagtbemanding på helligdage: Humlehusene Der er minimum 1 fast medarbejdere på arbejde i hver gruppe i både dagvagt og aftenvagt. I nattevagt minimum 1 i henholdsvis Humlehusene 1 og Humlehusene 7. Albertshøj Der er minimum 1 fast medarbejdere på arbejde i hver gruppe i både dagvagt og aftenvagt. Side 6 af 7

7 I nattevagt minimum 2 faste medarbejdere i huset. For medarbejdere ansat i fast aftenvagt eller nattevagt følges det faste rul på alle helligdage på nær jul/nytår. For medarbejdere ansat i fast dagvagt og i blandet dagvagt/aftenvagt kan det være nødvendigt at lave om på det faste rul, så helligdage kan blive ligeligt fordelt mellem disse. De 13 dage, som skal fordeles ligeligt mellem medarbejderne er: Påske (3 dage) - 1. maj - Store bededag - Kristi Himmelfartsdag Grundlovsdag - 2. pinsedag - Julen (3 dage) - Nytårsaftensdag - Nytårsdag En nyansat får den stoppede personales jule/nytårsrul. Særlige forhold omkring jul og nytår Dag/aftenvagt Medarbejdere der er ansat blandede vagter har skiftevis fri og arbejde jul og nytår og skiftevis dv og av når man arbejder hvilket betyder at der er en 4 års turnus. Dagvagter: Dagvagt der arbejder arbejder også i et år, og har fri og næste år. Dagvagt der arbejder og og 1,1 i et år har fri disse dage næste år. Dagvagt der arbejder har fri og omvendt. Faste aftenvagter: Aftenvagt der arbejder og i et år har fri og næste år. Aftenvagt der arbejder og 1,1 i et år har fri og 1,1 næste år. Aftenvagt der arbejder har fri og samt og omvendt Faste nattevagter: Vagterne planlægges så nattevagterne i et år arbejde jul (24.12) og holder fri nytår (31.12) og denne turnus skifter det efterfølgende år. EID Ønsker om frihed i forbindelse med EID, skal fremsættes efter de almindelige regler. Vagtplanlægningen vil, så vidt det er muligt, imødekomme ønsker om frihed, som er begrundet i EID. Erstatter tidligere procedure: Vagtplanlægning Humlehusene, af Udsendt Revideret: Denne udgave er lagt på og gældende fra: Side 7 af 7