August Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

Transkript

1 August 2016 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Vægtning af deludbuddene 4 2. Udbudsbetingelser Udbudsform Ordregiver Oplysning om Region Sjælland Formål Aftaleperiode Tilbudsgivers forbehold Alternative tilbud Kontraktvilkår 6 3. Formkrav til indhold Åbning af tilbud Andre forhold omkring tilbuddet Spørgsmål til udbudsmaterialet Ejendomsret til udbudsmaterialet Beslutnings-procedurer Tidsplan Likviditet Likvide aktiver Bankforretninger Minimumskrav Tildelingskriterier Tilbuddets samlede økonomi (70%) It-løsninger (20%) Kvalitet og service (10%) Kapitalforvaltning Investeringsrammer Minimumskrav Tildelingskriterier Samlet omkostning (60%) Kvalitet (30%) 25

3 7.6. Risikovurdering (10%) Konsolideret rapportering Bilag 29

4 1. Indledning Region Sjælland udbyder hermed håndtering af regionens bankforretninger og kapitalforvaltning for et beløb på ca. 400 mio. kr. Region Sjælland ønsker at indgå en aftale med et pengeinstitut, der skal håndtere både de daglige bankforretninger og kapitalforvaltningen på 400 mio. kr. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at det er et minimumskrav jf. punkt 6.1.1,at tilbudsgiver er udpeget som SIFI-institut, i henhold til Finanstilsynets skrivelse af Yderligere information kan findes på; Da der er tale om et udbud, skal tilbudsgiver efterleve minimumskravene både på bankdelen og på kapitalforvaltningsdelen, for ikke at blive afvist som værende ikke konditionsmæssig. Det tilbud, der på baggrund af tildelingskriterierne på både bankdelen og på kapitalforvaltningsdelen, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud for regionen, vil blive tildelt opgaven. Udbuddet gennemføres som et offentligt EU udbud Vægtning af deludbuddene I evalueringen af delopgaverne vægtes bankforretningerne med 70 % af den samlede evaluering og kapitalforvaltningen vægtes med 30 % af den samlede evaluering. 4 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

5 2. Udbudsbetingelser 2.1. Udbudsform Region Sjælland udbyder hermed sine bankforretninger og kapitalforvaltning for ca. 400 mio. kr. Udbuddet foretages som et offentligt udbud i henhold til EU s Udbudsdirektiv 2014/24/EU og som implementeret ved udbudsloven 1564 af 15. december Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i 2 faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen vurderes den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Udvælgelsen sker på baggrund af minimumskravene. I tildelingsfasen vurderes de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de samlede angivne tildelingskriterier for bankdelen og kapitalforvaltningsdelen. Opgaven vil blive tildelt ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Region Sjælland Udbuddet gennemføres i samarbejde med og med assistance fra Region Sjællands rådgiver i dette udbud: Deloitte Financial Advisory Weidekampsgade København S 2.3. Oplysning om Region Sjælland Region Sjællands hovedopgaver er: 5 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

6 Sundhed Social- og specialundervisning Regional udvikling For yderligere oplysninger henviser vi til Region Sjællands hjemmeside på: Formål Formålet med udbuddet er at Region Sjælland opnår de bedst mulige betingelser på de daglige bankengagementer og et maksimalt afkast inden for de rammer og den risikoprofil, som er beskrevet i nærværende udbudsmateriale Aftaleperiode Aftalen om de daglige bankforretninger og kapitalforvaltning forventes at kunne indgås i uge 50v 2016 med ikrafttræden pr. d.1 marts 2017 og løbe i 4 år. Region Sjælland har herefter option til at forlænge aftalen med 2 gange 12 måneder med den valgte samarbejdspartner på uændrede vilkår. Etableringen og den eventuelle overflytning af engagement fra en anden samarbejdspartner aftales efter kontraktindgåelse Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Sådanne tilbud betragtes som værende ikke konditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører de grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres denne til at stille begrundede spørgsmål, jf. pkt Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Afgivelse af alternative tilbud vil medføre, at det afgivne tilbud i sin helhed må afvises som ikkekonditionsmæssige Kontraktvilkår Region Sjælland forventer, at tilbudsgiverne sammen med tilbuddet vedlægger udkast til kontrakt. 6 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

7 Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen, fredag den 07. Oktober 2016 Kontrakten/kontraktkomplekset forventes at indeholde følgende: - Daglige bankforretninger - Likviditetsdepot - Rammeaftale for Repo-forretninger - Kapitalforvaltning, inkl. rammeaftale for Repo-forretninger Tilbudsgivers kontraktudkast kan ikke betragtes som endeligt, før end hele indholdet i kontrakten er godkendt af Region Sjælland Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse, der eksempelvis kan omfatte men ikke er begrænset til overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers telekommunikationssystem, skal Region Sjælland kompenseres for direkte tab, herunder kompensation til tredjemand baseret på dansk rets almindelige principper. Tilbudsgiver kan også ophæve aftalen ved misligholdelse uden varsel. Hvis Region Sjælland ophæver aftalen som følge af tilbudsgivers misligholdelse, er tilbudsgiver forpligtet til at erstatte Region Sjælland de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter eller manglende indtægter, der knytter sig til samarbejde med en anden kapitalforvalter i den resterende del af aftaleperioden. Kravet afgøres i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler Tvister Eventuelle tvister om forståelsen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse heraf skal, hvis enighed ikke opnås, afgøres endeligt ved voldgift i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 553 af 24. juni 2005 om voldgift med senere ændringer Opsigelse Region Sjælland kan under aftaleperioden opsige engagementet med 6 måneders varsel. Den valgte samarbejdspartner kan opsige aftalen med 6 måneders varsel til den 1. i en måned Overdragelse De udbudte opgaver kan ikke uden Region Sjællands skriftlige samtykke overdrages helt eller delvist til andre. 7 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

8 Lovgivning Det er samarbejdspartnernes ansvar at være opmærksom på ændringer i lovgivningen, som kan give anledning til ændring i investeringsrammer mv. Det er Region Sjællands ansvar at meddele samarbejdsparterne ændringer i den finansielle politik for Region Sjælland. 8 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

9 3. Formkrav til indhold Region Sjælland har indgået aftale med Deloitte om assistance med at gennemføre dette udbud. Tilbuddet skal derfor være Deloitte i hænde senest: Fredag den 07. Oktober 2016, kl Tilbud, der kommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbuddet, mærket: Fortroligt - Udbud Bank og kapitalforvaltning Region Sjælland- må ikke åbnes i posten Skal sendes eller afleveres til: Deloitte Financial Advisory Director Torben Dam Weidekampsgade København S Tilbuddet skal afleveres i 4 eksemplarer i hardcopy, heraf 1 originalt underskrevet eksempel med 3 kopier, samt 1 elektronisk udgave (USB-stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Er der uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave (USB-stik), gælder det originale underskrevne eksemplar. Tilbud, der indleveres på andre af vores kontorer, anses ikke for rettidigt afleveret og vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på baggrund af samtlige krav, ønsker og bestemmelser. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson og adresse på tilbudsgiver Åbning af tilbud Der er ikke mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud Andre forhold omkring tilbuddet Region Sjælland forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk. Region Sjælland forventer, at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid vil foregå på dansk. Region Sjælland forventer, at kommunikation med såvel bankens ansvarlige for de daglige bankforretninger som kapitalforvalteren sker med faste medarbejdere på disse forretningsområder. Region Sjælland kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudskravene. 9 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

10 Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udformningen og afgivelse af tilbuddet, er Region Sjælland uvedkommende Spørgsmål til udbudsmaterialet Er der spørgsmål til udbudsmaterialet, kan disse stilles pr. til: Deloitte Financial Advisory Director Torben Dam Tdam@deloitte.dk Mærket: Spørgsmål Udbud bank og Kapitalforvaltning Region Sjælland Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere ens. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme oplysninger under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive fremlagt på Region Sjællands hjemmeside. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver Ejendomsret til udbudsmaterialet Alle tilbud og de tilhørende bilag betragtes som Region Sjællands ejendom og returneres ikke. 10 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

11 4. Beslutnings-procedurer Ved et offentligt EU-udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i 2 faser: Egnethedsfasen Tildelingsfasen I Egnethedsfasen vurderes den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Udvælgelsen sker på baggrund af egnethedskriterierne. Er der tilbud, der ikke opfylder de samlede egnethedskriterier, både på bankdelen og på kapitalforvaltningsdelen, vil disse tilbud blive afvist, og tilbudsgiverne vil blive underrettet om afvisningen pr. . I tildelingsfasen vurderes de indkomne tilbud på tildelingskriterierne både på bankdelen og på kapitalforvaltningsdelen, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de samlede angivne tildelingskriterier. Region Sjællands Forretningsudvalg behandler administrationens indstilling om udfaldet af udbuddet og tilbudsgiverne orienteres om udfaldet pr. . Efter stand-still-periodens udløb underskrives kontrakten, og under forudsætning af, at det ikke er den bestående samarbejdspartner der vinder, aftales det nærmere forløb om implementering af aftalen m.h.t. de daglige bankforretninger nærmere med udgangspunkt i den vindende tilbudsgivers forslag herom, ligesom overførsel af værdipapirer fra de hidtidige kapitalforvaltere til den nye kapitalplejeordning aftales nærmere med såvel den vindende tilbudsgiver som de nuværende kapitalforvaltere. Det skal fremhæves, at Region Sjælland ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Region Sjælland vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således meget snævre grænser for forhandling. 11 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

12 Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør sørge for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Region Sjælland. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende Tidsplan Forventet tidsplan for gennemførelse af dette udbud: 19. august 2016 Udsendelse af udbudsmateriale 23. september 2016 Sidste frist for spørgsmål 07. oktober 2016 Tilbudsfrist 26. oktober 2016 Indstilling til direktionen 28. november 2016 Beslutning træffes af Forretningsudvalg for Region Sjælland 30. november 2016 Orientering til tilbudsgivere om udfaldet pr Stand-still periode Uge 50 Kontraktindgåelse og planlagt møde mellem den vindende tilbudsgiver og Region Sjælland. 01. marts 2017 Ikrafttræden af kontrakt 12 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

13 5. Likviditet 5.1. Likvide aktiver Generelle oplysninger om Region Sjællands håndtering af likvide aktiver m.v. Regionen har pr. 15. december 2015 indgået fuldmagtsaftaler med Gudme Raaschou og Danske Capital om kapitalforvaltning af ca. 500 mio. kr. hver. Der henstår p.t. ca. 1,5 mia. kr. hos disse kapitalforvaltere. Det er hensigten at nedbringe beholdningerne, således at der kan allokeres 400 mio. kr. til kapitalforvaltning ved dette udbud samt yderligere beløb til forventet deponering i h.t. lånebekendtgørelsens bestemmelser om deponering i forbindelse med afgivelse af garantier for lån. Regionen forventer således at ca. 1,4 mia. kr. kan administreres i tre kapitalforvaltningsaftaler. Disse midler forvaltes i overensstemmelse med de rammer og vilkår, der er besluttet af regionens Forretningsudvalg og som fremgår af regionens Finansielle Politik, der er vedlagt som bilag. I den forbindelse har regionen behov for en konsolideret rapportering om beholdning og afkast for alle tre kapitalforvaltere, og regionen ønsker med dette udbud at afklare, om det vil være hensigtsmæssigt at indgå aftale med regionens almindelige bankforbindelse herom, jf. afsnit Daglige bankforretninger De daglige bankforretninger varetages af Jyske Bank, hvor den aftale kreditfacilitet på 1,2 mia. kr. sammen med 400 mio. kr. af de midler, der er i regionens cash flow, er udnyttet til etablering af et likviditetsdepot på ca. 1,6 mia. kr. med helt korte repo-bare danske stats- og realkreditobligationer. Regionen modtager generelle tilskud m.v. fra staten og kommunerne den 1. bankdag i måneden ved afregning til regionens SKB/OBS konto i Danske Bank, hvor tilskud cleares med afregning af A-skat m.v., hvorefter nettoprovenuet på godt 1,3 mia. kr. overføres til regionens hovedkonto i Jyske Bank den 2. bankdag i måneden. For at sikre, at kreditfaciliteten ikke overskrides i løbet af måneden gennemføres repo-forretninger på basis af obligationerne i likviditetsdepotet. I vedlagte bilag 4 er de daglige beholdninger for perioden 1. juni 2015 til 31. maj 2016 på regionens konti i Jyske Bank vist. 13 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

14 Den nuværende kontostruktur Region Sjælland har i dag en hovedkonto, der også er NEM-konto for regionens cvr.nr. Denne konto fungerer som topkonto for rentenetting. Hovedkontoen bruges på udbetalingssiden fortrinsvist til betalinger i fremmed valuta, idet regionen endnu ikke kan effektuere udenlandske betalinger gennem økonomisystemets kreditormodul. Dertil kommer naturligvis interne overførsler til de dedikerede udbetalingskonti og til opfyldning af afdelingskasser m.v. På indbetalingssiden bruges hovedkontoen ved afregning af forskellige tilskud til regionen og til debitorindbetalinger, hvor der sker modregning af kreditnotaer m.v. samt naturligvis til de månedlige afregninger fra staten. Endvidere anvender regionen dedikerede konti til FIK-indbetalinger (debitorindbetalinger, tømmes automatisk til hovedkontoen dagligt) Leverandørbetalinger (kreditorbetalinger til modtagers FIK nummer, NEM-konto eller særskilt bankkonto) Lønudbetalinger (løn, pension og pensionskasser) Lønrefusionsindtægter (NEM-konto for særskilte se-numre) Sygesikringsudbetalinger (afregning til læger og apoteker m.v.) Dertil kommer ca. 80 konti, der bruges i tilknytning til afdelingskasser i psykiatrien, på regionens institutioner og på selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med regionen og dermed har selvstændigt cvr.nr. Til en væsentlig del af disse konti er der oprettet hævekort og i et begrænset omfang kort til anvendelse af indbetalingsfunktionen på pengeautomater. Endvidere føres depot og afkastkonto vedrørende kapitalforvaltningsaftalen med Gudme Raaschou i Jyske Bank. Endelig har regionen ca. 5 til 10 konti, der føres i EUR til brug for formidling af tilskud til EU-projekter. Regionen anvender dankort-terminaler, hvor det giver mening (typisk i personalekantiner) og har introduceret MobilePay et par steder, ligesom vi planlægger at tilbyde betaling via Swipp. Regionen har imidlertid stadig behov for kontanthåndtering i et ikke uvæsentligt omfang, men arbejder på så vidt muligt - at overflødiggøre håndtering af kontanter. I vedlagte bilag 4 er vist en oversigt over et års ind- og udbetalinger fordelt på transaktionstyper, som baserer sig på en analyse for perioden 1. juni 2015 til 31. maj Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

15 Opgørelsen, der naturligvis er udarbejdet med forbehold for fejl, udviser en samlet (ekstern) omsætning på ca. 18,6 mia. kr., hvilket nogenlunde svarer til et samlet årsbudget (2016) på ca. 18 mia. kr. med tillæg af moms, der refunderes af staten på godt 1 mia. kr. 15 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

16 6. Bankforretninger For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme op og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbudsgivers egnethed skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger kan forkastes som ikke-konditionsmæssige tilbud 6.1. Minimumskrav Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver er udpeget som værende SIFI-institut. Se punkt 1 Indledning Leverede ydelser Tilbudsgiver skal tilbyde en trækningsret på 1,2 mia. kr. Tilbuddet skal indeholde følgende delelementer: Daglige bankforretninger Likviditetsdepot Rammeaftale for Repo forretninger Kapitalforvaltning, inkl. rammeaftale for Repo-forretninger Repo-line Region Sjælland anvender repo forretninger til optimering af den daglige likviditet. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde en rammeaftale til Repo-forretninger af samme størrelse som det etablerede likviditetsdepot, det vil aktuelt sige på 1,6 mia. kr. Sammensætningen og størrelsen af rammeaftalen m.v. er beskrevet i afsnit Kontaktperson Region Sjælland ønsker en overordnet kundeansvarlig på de daglige bankforretninger og en overordnet kundeansvarlig på Likviditetsdepotet og de tilhørende Repoforretninger 16 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

17 Implementeringsplan Tilbudsgiver, der ikke er nuværende bankforbindelse, skal vedlægge en detaljeret implementeringsplan i forbindelse med et eventuelt bankskifte Kontanthåndtering Region Sjælland ønsker en løsning med mulighed for kontanthåndtering. Dette gør sig primært gældende i Nykøbing Falster, Vordingborg, Slagelse, Roskilde og Greveområdet. Kontanthåndteringen kan evt. ske ved anvendelse af tilbudsgivers lokale pengeautomater, hvor det skal være muligt, både at hæve og indsætte beløb på regionens forskellige konti Driftskonti Vi gør tilbudsgiver opmærksom på, at det står Region Sjælland frit for, at have mindre driftskonti hos alternative pengeinstitutter, hvis disse fx har en geografisk fordelagtig placering i forhold til afdelingen eller til brug for elektroniske betalingsmidler Generelt Alle omkostninger i forbindelse med varetagelse af overdragelsesforretningen skal oplyses i skemaform. Skemaet skal være udtømmende Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på tildelingskriterierne på bankdelen og på kapitalforvaltningsdelen. Vurdering af hvert underkriterium sker som en samlet vurdering. Af hensyn til beregning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt for Region Sjælland at kende alle omkostninger og eventuelle gebyrer, der vil blive opkrævet ved håndteringen af det ovenfor nævnte udbud. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at Region Sjælland ønsker, at betaling af alle omkostninger forbundet med driften af Region Sjællands bankforretninger, sker i et på forhånd fastsat beløb, en gang årligt bagud. Denne årlige betaling skal være gældende i hele aftalens løbetid og beløbets størrelse kan ikke ændres. Der henvises til punkt Ud over lovgivningsmæssige ændringer og reguleringer vil ikke være adgang for tilbudsgiver i aftalens løbetid, til at opkræve andre gebyrer i forbindelse med udførelse af opgaven, ud over dem der fremgår af tilbudsgivers tilbud. Indholdet af, og krav til, de enkelte tildelingskriterier er beskrevet under de enkelte punkter nedenfor i udbudsmaterialet Vægtning af tildelingskriterier Evalueringen af bankforretningerne vægtes med 70 % af den samlede evaluering. Vægtningen af de enkelte delelementer fremgår nedenfor: 17 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

18 Tilbuddets samlede økonomi (70% af 70%) It-løsninger (20% af 70%) Kvalitet og service (10% af 70%) 6.3. Tilbuddets samlede økonomi (70%) Kontoformer Som udgangspunkt opererer Region Sjælland med ca. 100 bankkonti til at håndtere alle de daglige bankforretninger. Se punkt for en nærmere beskrivelse. Tilbuddet ønskes udformet således, at Region Sjælland modtager samme rentesats for alle bankkonti. Region Sjælland fraskriver sig ikke retten til at disponere over likviditet til aftaleindlån, men forventer, at denne aktivitet vil være meget begrænset, da der ikke forventes at være et forretningsmæssigt grundlag for denne aktivitet Rentevilkår Rentetilskrivning bør primært finde sted via rentenetting med en topkonto. Der er dog visse kontoformer, hvor det ikke vil være hensigtsmæssigt, men vi forventer, at rentevilkårene er ens for alle konti. Renteberegning bør ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for alle konti, der hører under rentenetting ordningen, således at rentetilskrivningen sker på hovedkontoen / topkontoen. Tilbudsgiver skal for de ovennævnte bankkonti anføre, hvordan renteberegning på kontoen finder sted, herunder: Principper for fastlæggelse af rente. Oplysningerne skal have en sådan detaljeringsgrad, at de kan danne grundlag for en beregning af forventet renteindtægt på en antaget modellikviditet. Tilbudsgiver skal anføre, hvilken rentesats (365/366 dage) i forhold til tillæg/fradrag for CIBOR 3 Region Sjælland vil opnå af inde- og udestående på sine konti ved rentetilskrivning månedligt bagud. Renten skal være opgjort således, at det er tydeligt at se, hvad marginalen er i forhold til indlån/udlån og ved negativ, neutral og positiv referencerente. Er renten afhængig af størrelsen på ind- og udeståender, skal rentesatserne opgives i saldointervaller. Med det nuværende renteniveau må det forventes, at regionen vil udnytte trækningsretten fuldt ud til etablering og vedligeholdelse af et likviditetsdepot, jf. punkt Omkostninger ved bankskifte Der gøres opmærksom på, at Region Sjælland i evalueringen af de indkomne tilbud, vil tillægge en intern omkostning på skifte af bankforbindelse på kr. der fordeles over aftalens løbetid på 4 år med kr. pr. år. Denne omkostning dækker over forventede direkte omkostninger på kr. til regionens IT-leverandør for ændret opsætning m.v. i Oracle, samt interne 18 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

19 lønomkostninger på kr., svarende til ca. 2 timer pr. konto. Det samlede beløb er et absolut minimumsbeløb Likviditetsdepot Regionen er indstillet på, at der i forbindelse med afviklingen af de løbende udgifter og indtægter etableres et likviditetsdepot i størrelsesordenen 1,6 mia. kr., hvor der indkøbes / opbevares korte danske stats- og realkreditobligationer fuldt ud Repo-bare - med en modificeret varighed på højest 1,75. Obligationerne tænkes delvist erhvervet ved udnyttelse af den kreditfacilitet, der er anført under punkt på 1,2 mia. kr. samt den margin på ca. 400 mio. kr., som regionen har i det daglige likviditets flow, og der er i princippet tale om et lukket kredsløb med et likviditetsdepot og en likviditetskonto / afkastkonto. Regionen forventer således et tæt samspil mellem udnyttelse af kreditfaciliteten og gennemførelse af Repo-forretninger til sikring af, at kreditfaciliteten ikke overskrides. Regionen initierer anvendelsen af Repo og det forudsættes, at tilbudsgiver kan effektuere disse med to dages varsel og at tilbudsgiver ved repo ens start overfører et aftalt beløb til regionens hovedkonto og retur igen ved repo ens udløb. Region Sjælland tillægger en effektiv, hurtig og smidig håndtering af Repo-forretninger stor vægt. Tilbudsgiver skal foruden de i afsnit anførte tilbudte vilkår m.h.t. forrentning af positive og negative mellemværender med banken også anføre vilkårene for etablering og drift af nævnte likviditetsdepot, herunder servicering m.h.t. fremskaffelse af kapital gennem repo-forretninger. Honorering herfor skal i modsætning til den ordinære kapitalforvaltningsaftale ske efter performance og måles med Cibor 6 som referencerente. Tilbudsgiver skal anføre hvilket performance honorar tilbudsgiver vil beregne sig for disse ydelser, idet forskellen mellem depotets afkast og en tidsvægtet Cibor 6 lægges til grund ved en procentuel opgørelse af honoraret. Tilbudsgiver kan evt. supplere honorarbeskrivelsen med et minimumshonorar og/eller et maksimumhonorar i kroner Betaling for transaktioner Region Sjælland ønsker at betale et årligt samlet gebyr, der skal omfatte alle Region Sjællands gebyrbelagte transaktioner. Se endvidere afsnit Kredit- og hævekort Region Sjælland har fremadrettet brug for ca. 100 hævekort (typisk to til tre kort pr. udlægskasse). Brug af kreditkort vil fremadrettet blive håndteret gennem SKI aftalen med SEB kort Depoter etablering og varetagelse af depoter Regionen er i konkrete tilfælde forpligtet til at deponere for beslutninger om leje, leasing eller afgivne lånegarantier efter reglerne i lånebekendtgørelsen. Regionen forventer, at tilbudsgiver i fornødent omfang opretter og administrerer sådanne deponeringer som særskilte minikapitalplejeaftaler efter nærmere aftale med regionen. Regionen har således p.t. ca. 44 mio. kr. i særskilt 19 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

20 depot, og der er udsigt til yderligere 2 deponeringer af ca. samme størrelse i den nærmeste fremtid. Såfremt tilbudsgivers honorering for varetagelse af sådanne ordninger afviger fra tilbudsgivers prissætning af den ordinære kapitalplejeordning, jf. afsnit 7, bedes dette anført eksplicit og prissat særskilt i tilbuddet It-løsninger (20%) Netbank og systemkrav Tilbudsgiver skal stille en netbank løsning til rådighed for Regionen. Region Sjælland anvender Jyske Netbank Erhverv som betalingssystem, Internet Explorer 8 (overgår snart til ver. 11) og Google Chrome ver.44 og Oracle E-Business Suite R 12 som regnskabssystem. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorvidt der skal foretages en særlig opsætning af browser eller installeres supplerende programmer på de computere, der skal anvende systemet. Derudover er der følgende forventninger til systemet: Region Sjælland ønsker, at systemet opleves som brugervenligt. Dette kan ske ved, at følgende kan udføres enkelt og nemt: a) Konti skal kunne tildeles kaldenavne, dvs. betegnelse for tilhørsforhold, anvendelse e.l. b) Give mulighed for gruppering af konti dvs. samling af udvalgte konti og depoter, således at udtræk over saldi på de udvalgte grupperinger vises med total for grupperingen / grupperingerne. Sådanne grupperede og summerede udtræk skal kunne dokumenteres i en pdf-fil, som regionen kan gemme i egen dokumentationsmappe. c) Give mulighed for at søge på et beløbsinterval og/eller en tekststreng i en nærmere angivet periode. Se punkt g nedenfor. d) Give mulighed for at søge på Betalingsreference, Valuta eller Beløbsmodtagere i en nærmere angivet periode. Se punkt g nedenfor. e) Kunne vise de daglige posteringer/kontoudtog med kontoens løbende saldo pr. postering. f) Kunne overføre filer/daglige/historiske posteringer/kontoudtog direkte til Excel samt i cvs format. Dette gælder såvel almindelige bevægelser som for kortart 71 og 73. g) Give onlineadgang til at søge på posteringer med tilhørende betalingsinformation for indeværende år og minimum 5 kalenderår tilbage. h) Give mulighed for at søge og slette/tilbageføre endnu ikke-effektuerede udbetalinger fra Region Sjællands udbetalingssystem. Tilbudsgiver skal beskrive muligheden. 20 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

21 i) Give mulighed for at hente filer i excel- eller cvs format til indlæsning i et afstemningsmodul. Dette bør kunne ske i én arbejdsgang. j) Give mulighed for at danne betalinger til udenlandske konti. k) Give mulighed for, at nogle brugere kun har forespørgselsadgang. l) Betalinger bør altid kunne ske af indlægger og godkender. m) Give mulighed for, at Region Sjællands administratorer af systemet kan oprette, ændre og slette fuldmagtsforhold. Det skal kunne ske pr. konto / depot og for samtlige konti / depoter. Altid 2 i forening. n) Tilbudsgivers cut-off-tid bedes beskrevet for henholdsvis inden- og udenlandske overførsler. o) Det skal være muligt for Region Sjælland at have fuld netbank adgang i 6 år efter udløb af bankaftalen 6.5. Kvalitet og service (10%) Rådgivning om daglige transaktioner Region Sjælland ønsker rådgivning om effektivisering af pengestrømme, der indebærer minimalt rentetab, og arbejdsgange internt i regionen Servicering i implementeringsfasen Region Sjælland lægger vægt på og forventer at det valgte pengeinstitut påtager sig arbejdet med at gennemføre et eventuelt skifte af finansiel samarbejdspartner. Det er vigtigt, at et eventuelt skifte forløber let og glidende uden omkostninger for Region Sjælland. Dette gælder specifikt for eventuelt skifte af netbanksystem. Det forventes endvidere, at det valgte pengeinstitut medvirker til sikring af, at regionens betalingsformidlingssystemer til håndtering af leverandørbetalinger, lønudbetalinger m.v. samt sygesikringsudbetalinger og debitorindbetalinger kan anvendes i samspil med de dertil knyttede bankkonti og i øvrigt sættes op således, at andre eksterne parters medvirken til betalingsformidlingen vil virke fra dag ét. Her tænkes først og fremmest på NEM-kontosystemet og NETS. Tilbudsgiver bedes udførligt beskrive deres løsningsforslag hertil. Der forventes en detaljeret implementeringsplan fra tilbudsgiver. 21 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

22 Generel servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan denne vil servicere Region Sjælland på daglig basis, herunder kontaktpersoner, hvordan Region Sjælland vil blive informeret og rådgivet om nye tiltag og ændringer inden for fx informationsteknologi, betalingsservice, bankoverførsler og andre områder af interesse. I tilbuddet bør det fremgå, i hvilket omfang Region Sjælland kan søge råd og vejledning om kortvarig placering af overskudslikviditet for at undgå indestående på bankkonti. 22 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

23 7. Kapitalforvaltning 7.1. Investeringsrammer Den kommunale styrelseslov 44 tillader Region Sjælland at anbringe overskudslikviditet inden for følgende rammer: Konti i pengeinstitutter eller postgirokonti. Sådanne obligationer og investeringsforeningsbeviser, i hvilke fondes midler kan anbringes. Anbringelsesbekendtgørelsen for fonde specificerer dette som: Rentebærende obligationer, handlet på et reguleret marked udstedt af lande inden for EU/EØS-samarbejdet. Højst halvdelen af midlerne kan placeres i 1) erhvervsobligationer og konvertible obligationer, 2) udbyttegivende UCITS eller afdelinger af sådanne, 3) sparekassers beviser for garantikapital og andelskassers beviser for andelskapital, og 4) aktier. Vi henviser til den fulde tekst i bekendtgørelse om anbringelse og bestyrelse af fondes midler, bekendtgørelse nr. 957 af 10/07/2013 med senere ændringer. Region Sjælland har et modificeret varighedsmål på 0-i3. For porteføljeplejen gælder disse investeringsrammer: Investeringstype/ aktivklasse Investeringsramme (minimum) Investeringsramme (maksimum) Danske stats- og realkreditobligationer med en varighed på 0-3 eller midlertidigt på en tilknyttet afkastkonto i pengeinstitut 85% 100% Investment Grade-obligationer *) 0% 10% Emerging Markets-obligationer (udenlandske statsobligationer) *) 0% 10% High Yield-obligationer *) 0% 10% Aktier *) 0% 10% IG, EM, HY og aktier, i alt 0% 15% *) Investering i disse aktivklasser skal ske gennem udbyttebetalende investeringsforeninger. 23 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

24 Der må endvidere maks. allokeres 6% kontant, som skal placeres på særskilt kontantkonto, der er tilknyttet kapitalplejeordningen. Vi henviser til Region Sjællands finansielle politik, der vedlægges som bilag Minimumskrav For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme opbygning og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbudsgivers egnethed skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger kan forkastes som ikke-konditionsmæssige tilbud Organisationen Tilbudsgiver skal vedlægge cv på de medarbejdere, der skal betjene Region Sjælland. Region Sjælland lægger vægt på, at såvel pengeinstituttet som helhed som medarbejderne har erfaring med at betjene kunder af samme type og størrelse som Region Sjælland Repo line Region Sjælland ønsker at have et likviditetsberedskab til rådighed, der primært skal fungere som en likviditetsreserve. Tilbudsgiver skal derfor stille en Repo line på 250 mio. kr. til rådighed for Region Sjælland, med sikkerhed i Repo-bare obligationer i kapitalforvaltningsdepotet. Denne Repo line er uafhængig af den i punkt og nævnte Repo line, men skal i givet fald afvikles som beskrevet under punkt Erklæring om, at tilbudsgiver lever op til GIPS Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring om, at denne lever op til samtlige 2010 GIPS (Global Investment Performance Standards) krav Ansvarlige investeringer Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne overholder FN s principper for ansvarlige investeringer, også kendt som UN PRI og Global Compact Best Execution Tilbudsgiver skal erklære, at reglerne for Best Execution overholdes og efterleves. Tilbudsgiver skal specifikt erklære, at denne ikke foretager nogen form for kursskæring på dennes diskretionære kapitalforvaltningsmandater 7.3. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på tildelingskriterierne på bankdelen og på kapitalforvaltningsdelen. Vurdering af hvert underkriterium sker som en samlet vurdering. 24 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

25 Vægtning af tildelingskriterier Evalueringen af tilbud på kapitalforvaltningen vægtes med 30 % af den samlede evaluering. Vægtningen af de enkelte delelementer fremgår nedenfor: Samlet omkostning 60% af 30% Kvalitet 30% af 30% Risikovurdering 10% af 30% Underkriterierne er ikke angivet i prioriteret rækkefølge. Til bedømmelsen vil kriterierne blive vægtet inden for de fastsatte rammer, som anført ovenfor. Ved tildeling af kontrakter vedrørende forvaltning vil følgende underkriterier blive lagt til grund: 7.4. Samlet omkostning (60%) Ved vurderingen af kriteriet vil der blive lagt vægt på den samlede omkostning forbundet med forvaltningen af Region Sjællands midler. Besvarelsen skal tage udgangspunkt i den samlede maksimale årlige omkostning for kunden. Derfor skal følgende omkostninger indgå. Alle omkostninger til anlæggelse af porteføljen fra start, herunder også spreads på køb og salg af værdipapirer Alle årlige omkostninger til forvaltningen af porteføljen opdelt på omkostninger til management fee og forventede omkostninger til den/de årlige rebalanceringer af porteføljen, baseret på det historisk rebalancerings omfang for en tilsvarende/lignende portefølje. Ved anvendelse af investeringsforeninger ønskes alle omkostninger og omkostningstyper beskrevet for hver investeringsforeningsafdeling. Rabatten på de enkelte omkostningstyper ønskes ligeledes oplyst. Bilag 2 bedes anvendt. Prisen på den i punkt nævnte Repo-line. Alle øvrige omkostninger, der måtte blive pålagt Region Sjælland Der ønskes ikke tilbud med performance-afhængigt gebyr Kvalitet (30%) Ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på: 1. Den af tilbudsgiver anvendte investeringsproces og -strategi(er). Der vil her blive lagt vægt på argumentationen for anvendelsen af investeringsprocesser og -strategier i forhold til risiko-/afkastprofilen på den portefølje, som tilbudsgiver foreslår i sit tilbud. 25 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

26 2. Eventuelle ændringer i investeringsstrategi i de seneste 5 år bedes beskrevet. 3. Hvilken værdi forventes de valgte investeringsstrategier at skabe for Region Sjælland, herunder tilbudsgivers forventninger til afkast på den af tilbudsgiver angivne portefølje på 1 og 2 års sigt. Der lægges vægt på argumentationen for de forventede afkast. Tilbudsgiver skal i den forbindelse tage hensyn til andelen af Repo-bare obligationer som anført i afsnit Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilke personalemæssige ændringer på ledelses-/beslutningsniveau der er sket i de seneste 3 år. 5. Tilbudsgiver bedes dokumentere værdien af de anvendte investeringsprocesser og -strategier i form af dokumentation af historiske afkast på måneds basis, som en tilsvarende portefølje har genereret gennem de seneste 5 kalenderår. Med en tilsvarende portefølje forstås en portefølje, der anvender samme aktivklasse eller tilnærmelsesvis samme aktivklasser og samme/tilnærmelsesvis fordeling som Region Sjælland Såfremt der er tale om en portefølje med tilnærmelsesvis samme aktivklasser, bedes tilbudsgiver beskrive de større taktiske allokeringsændringer, der har fundet sted i den pågældende portefølje i rapporteringsperioden. Dokumentationen ønskes i form af en Excel-oversigt med månedlige afkast på den pågældende portefølje og månedlige afkast på det tilhørende benchmark for de seneste 5 år ( ). Der skal anvendes tidsvægtede afkastserier. Bilag 3 bedes anvendt til dette formål. 6. Tilbudsgiver bedes dokumentere performance for de seneste 5 kalenderår i form af en relevant composite-rapport, hvor investeringsuniverset er sammenligneligt med Region Sjællands investeringsunivers. 7. Den af tilbudsgiver foreslåede porteføljesammensætning og relevante benchmark. Der vil her blive lagt vægt på argumentationen for den foreslåede porteføljesammensætning. Der lægges betydelig vægt på, at benchmark afspejler porteføljens sammensætning. Såfremt der har været ændringer i benchmark de seneste 5 år, bedes disse samt årsagen hertil beskrevet. 8. Ved vurderingen bliver der lagt vægt på det/den historiske årlige procentuelle handelsomfang/omsætning i de seneste 5 år på årlig basis for en tilsvarende portefølje og en beskrivelse af de væsentligste bevæggrunde for denne omsætningshastighed. 9. Angiv Information Ratio (baseret på de seneste 36 observationer) på en portefølje, der indeholder de i investeringspolitikken angivne typer af investeringsaktiver og rammer for investeringsomfang. 10. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvorvidt de modtager "kick-back", kontant vederlag mv. fra deres forskellige samarbejdspartnere. Oplysningen skal indeholde navn på de pågældende samarbejdspartnere og den procentvise størrelse af "kick-back", kontant vederlag mv. 26 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

27 7.6. Risikovurdering (10%) Tilbudsgiver bedes beskrive samtlige Risk-management- og Compliance-procedurer for de områder, der er relevante for dette mandat. Der vil blive lagt vægt på, hvordan tilbudsgiver ved brug af relevante metoder og modeller måler og styrer risiko i forbindelse med porteføljeplejen og de i forlængelse heraf anvendte backup-procedurer. 27 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

28 8. Konsolideret rapportering Region Sjælland overvejer at få ekstern assistance til udfærdigelse af en kvartalsvis og årlig konsolideret afkastrapportering, der dækker alle Region Sjællands forskellige kapitalforvaltere, der vil fremadrettet blive tale om 3 kapitalforvaltere. I den forbindelse vil Region Sjælland gerne have et tilbud på udfærdigelse af en sådan konsolideret afkastrapportering. Afkastrapporteringen skal dække: Afkast siden sidste kvartal på aktivklasseniveau, fordelt på de enkelte kapitalforvaltere og et samlet afkast. Afkast år til dato på aktivklasseniveau, fordelt på de enkelte kapitalforvaltere og et samlet afkast. Benchmark afkast siden sidste kvartal med et samlet benchmark afkast, der dækker alle Region Sjællands kapitalforvaltere. Valg af dette benchmark træffes ved opstart af samarbejdet. Benchmark afkast år til dato med et samlet benchmark afkast, der dækker alle Region Sjællands kapitalforvaltere. Valg af dette benchmark træffes ved opstart af samarbejdet. Beholdningsopgørelse primo/ultimo perioden og år til dato på aktivklasserne og inkl. vedhængende rente. Varigheden på obligationsbeholdningerne ultimo perioden Tilbudsgiver bedes anføre prisen for denne påtænkte ydelse. Det bemærkes, at prisen for denne ekstraopgave ikke skal indregnes i prisen på den samlede omkostning for Region Sjælland, se afsnit 6.2 og Region Sjælland forventer, at den konsoliderede rapportering kan være Region Sjælland i hænde senest 10 ugedage efter et kvartals ultimo. 28 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

29 9. Bilag Bilag 1: Finansiel Politik for Region Sjælland Bilag 2: Skema til beregning af omkostninger ved kapitalforvaltning Bilag 3: Månedligt afkastserier på relevant portefølje og tilhørende bencmark Bilag 4: Oversigt over betalings transaktioner og daglig likviditet i Region Sjælland 29 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Region Sjælland

30 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited