DEN ADMINISTRATIVE STYREGRUPPE. Mødet afholdtes fredag den 23. august 2013 kl på Havesangervej 7, Fuglsø, 8420 Knebel.

Transkript

1 Dato: 16. september 2013 Reference: Johan Legarth Direkte telefon: Journalnr.: DEN ADMINISTRATIVE STYREGRUPPE Mødet afholdtes fredag den 23. august 2013 kl på Havesangervej 7, Fuglsø, 8420 Knebel. Indbudte til mødet: Administrativ styregruppe Samsø Ingrid Lankstead Henrik Mose X Afbud Odder Marianne Folkersen X Skanderborg Jesper Simonsen X Favrskov Ulla Egeberg X Syddjurs Frank Reeckmann X Norddjurs Johan Legarth X Bente Hornbæk var forhindret i at deltage, og i stedet deltog Jesper Simonsen fra Skanderborg Kommune. Referat: 1. Udvidede projektbeskrivelser. På styregruppens sidste møde blev det besluttet, at udvidede projektbeskrivelser skal godkendes af styregruppen forinden aktiviteter iværksættes med efterfølgende orientering i regionsbestyrelsen. Udgangspunktet for godkendelse er den af styregruppen godkendte skabelon. Styregruppen har godkendt udvidet projektbeskrivelse for projekt 2.1 Ny dannelse og vidensløft, og nu foreligger følgende udvidede projektbeskrivelser til endelig godkendelse jf. tidligere mailkorrespondance: - Projekt 1.1 DE MANGE ALDRE - Herfra min verden går, - en østjysk kulturcollage (FR), og - Projekt 3.3 Kunsten at forske (UE).

2 Af projekter, der skal igangsættes i 2013, mangler herefter kun godkendelse af projekt 2.2 Kulturtarv. Godkendt. Samtlige arbejdsgrupper anmodes om at være opmærksomme på: 1) Den europæiske dimension i projekterne i relation til 2017-satsningen, og 2) Dokumentation og synlighed i projekterne. Udvidet projektbeskrivelse for projekt 2.2 skal foreligge til styregruppens næste møde../. 2. Opfølgning på projektøkonomi. Opfølgning på projektøkonomi 2013 for ny aftale og orientering om revision af samlet projektregnskab Endeligt regnskab for perioden som er indsendt til kulturstyrelsen den 9. august - vedlægges. Regnskabet udviser et samlet forbrug på kr. og indtægter på kr. svarende til et mindreforbrug på kr. (BH) Endvidere vedlægges delregnskaber for projekterne Kulturtilbud i institutionen (BH), Ungdomsteater (BH), Gratis entre (JL) og Historiemaskinen (JL). Godkendt. 3. Pixi-bog. Der er af kulturaftalemidlerne reserveret kr til finansiering af udarbejdelsen af en pixi-udgave af den nye kulturaftale. BLJ er tovholder på udarbejdelsen af bogen. På sidste møde fik styregruppen forelagt et oplæg, og der var grønt lys til færdiggørelse og trykning. På mødet præsenteres den færdige udgave, og distribution drøftes. Den færdige pixi-bog blev præsenteret og fordelt. Distribution drøftet. Det færdige resultat blev rost af styregruppen.

3 4. Kulturhovedstad Opfølgning på møde i den regionale styregruppe den 4. juni og 8. august - Fondsbestyrelsens godkendelse af kommissorium for det fremtidige arbejde i den regionale styregruppe. (Bilag) (FR) - Opfølgning på revideret tids- og procesplan, herunder ansøgningsproces september 2013 til 6. januar (Bilag) (FR) - Opfølgning på de fælles projekter Kulturringsløbet (BH) og Gentænk Landsbyen (UE). - Regionsbestyrelsen anmodede på sidste møde styregruppen om udarbejdelse af oversigt med Kulturring Østjylland projekter og projekter med udspring i kulturringskommunerne. Opgørelsen skal forelægges på næste møde i regionsbestyrelsen og skal løbende opdateres (FR). - Opfølgning på møde i Aarhus den 31. maj om evt. deltagelse i projekt Det scenograferede Bylandskab. - Drøftelse af muligheden for at arrangere et samarbejdsmøde med Rebecca Matthews og Gitte Just fra 2017-ledelsen. - Til efterretning. - Skanderborg Kommune og Favrskov Kommuner anmodes om aktivering af arbejdsgruppe vedr. Kulturringsløbet med repræsentation fra hver kulturringskommune. - FR gensender anmodning om bidrag til oversigten til regionsbestyrelsens møde med angivelse af deadline. - FR orienterede om aflysning af planlagt møde den 4. september om Det scenograferede Bylandskab. - Samarbejdsmøde mellem ledelsen i 2017-sekretariatet og styregruppe/regionsbestyrelse/kulturudvalg planlægges i begyndelsen af UE oplyste, at et planlagt møde den 5. oktober om projekt Gentænk Landsbysen udsættes. Udmeldes hurtigst muligt til kommunerne. - Dialogmøder med 2017-sekretariatet i den enkelte kommune blev drøftet. - Evt. fælles Fuldmåneprojekt i 2017 drøftet.

4 5. Nyt fra kulturministeriet. Herunder referat fra administrativt følgegruppemøde i Aarhus den 7. juni. Ingen repræsentanter fra Kulturring Østjylland deltog. Næste administrative følgegruppemøde afholdes i Odense den 4. december kl Til efterretning. Deltagelse i mødet den 4. december drøftes på næste møde. 6. Næste møde i styregruppen. Skanderborg Kommune er vært for næste møde, der afholdes den 15. november kl (JL) Drøftet. Fællesmøde med arbejdsgrupper og regionsbestyrelse i starten af det nye år drøftet. 7. Næste møde i regionsbestyrelsen. Næste møde i regionsbestyrelsen er fastsat til torsdag den 12. september på Samsø. Drøftelse af programmet for dagen - jf. mail fra FR af 6. juni - og dagsordenens indhold. Mødet indeholder bl.a. følgende punkter: - Opfølgning på 2017, herunder fælles projekter. - Evt. regnskab og evaluering. (FR og IL) IL præsenterede et flot program for Samsø-mødet. Supplerende punkter: - Referat og orientering om arbejdet i fondsbestyrelsen og styregruppen for 2017.

5 - Gensidig orientering om kulturpolitiske tiltag og vilkår i kommunerne. Nyhedsbrev udsendes sammen med dagsordenen. 8. Evt. IL meddelte, at hun udtræder af kulturringssamarbejdet som repræsentant for Samsø Kommune med virkning fra næste møde i regionsbestyrelsen den 12. september og erstattes af Henrik Mose, Samsø Kommune. FR og MF tager initiativ til en afsluttende digital afslutning af kulturaftalen til brug for hjemmesiden. MF udarbejder med udgangspunkt i nyhedsbrevet til regionsbestyrelsen et nyhedsbrev til arbejdsgrupperne. Ref.: JL