DEN ADMINISTRATIVE STYREGRUPPE. Mødet afholdtes onsdag den 30. maj 2012 kl i administrationsbygningen (kultur- og udviklingsafdelingen),

Transkript

1 Dato: 12. juni 2012 Reference: Johan Legarth Direkte telefon: Journalnr.: DEN ADMINISTRATIVE STYREGRUPPE Mødet afholdtes onsdag den 30. maj 2012 kl i administrationsbygningen (kultur- og udviklingsafdelingen), Kirkestien 1, 8961 Allingåbro. Indbudte til mødet: Administrativ styregruppe Samsø Ingrid Lankstead Odder Marianne Folkersen X Skanderborg Svend Erik Jensen X Favrskov Ulla Egeberg X Syddjurs Frank Reeckmann X Norddjurs Johan Legarth X Afbud fra Ingrid Lankstead. Referat: 1. Ny kulturaftale. Indtil videre er følgende gennemført: - Proces er fastlagt - Evalueringsmøde er afviklet den 9. maj Følgende temaer/indsatsområder er fastlagt: Kultur på tværs, kulturarv og kulturlandskaber i bevægelse og skabende kunst. - Introduktionsmøde er afviklet den 15. september Vision er drøftet i regionsbestyrelsen: Målet for den kommende aftale er en vision, der kan matche 2017, men også kan stå alene. - Fællesmøde afviklet med deltagelse af de 6 kommuners kulturudvalg - Koordineringsmøder med sekretariatet for 2017, europæisk kulturhovedstad.

2 - Detaljeret tidsplan er fastlagt - Introduktionsmøde om ny kulturaftale afviklet med og i kulturministeriet den 26. januar Nøglepersoner har bidraget til overordnede projektbeskrivelser. - Endelig version af ny kulturaftale er udarbejdet, sendt til og kommenteret af kulturministeriet. Følgende proces- og tidsplan gælder for det videre arbejde: 2. kvartal 2012: Politisk behandling i kommunerne i juni. Færdig aftale. 3. kvartal Underskrift forventes i september. Samarbejdsaftalen kommunerne imellem skal revideres inden udgangen af Drøftelse af - tilbagemelding fra kulturstyrelsen v/kirsten Hermansen samt regionsbestyrelsens behandling af oplægget den 23. maj, - politisk proces i kommunerne, herunder udfærdigelse af dagsordenstekst oplæg v/sej/il, - evt. tilrettelæggelse af underskriftsceremoni, - sammensætning af arbejdsgrupperne for projekterne: 1.1 (De mange aldre), (Ny dannelse og vidensløft på flere niveauer), 2.2 (Kulturtarv) og 3.3 (Kunsten at forske). Styregruppens medlemmer medbringer navne til dette møde. - Fordeles også tovholderroller for ovennævnte projekter. - Drøftelse af sammensætning og tovholderfunktioner for øvrige arbejdsgrupper. - Igangsætning af arbejdsgrupper med henblik på igangsætning af projekter i Kulturministeriets tilbagemelding taget til efterretning. - Politisk godkendelse i kommunerne forventes at finde sted senest i løbet af august Dagsordenstekst aftalt. - Underskriftsceremoni planlægges afviklet i Syddjurs Kommune. FR kontakter kulturskolen med henblik på at kulturskolerne tilrettelægger et repræsentativt indslag i for-

3 bindelse med arrangementet. JL kontakter kulturministeriet med anmodning om mulige datoer i september for en ceremoni. - Navne til arbejdsgrupperne skal være på plads senest 1. juli navne og e- mailadresser sendes til JL, der udarbejder oversigt. - Tovholder for arbejdsgrupperne, der starter i 2013, bliver: 1.1 De mange aldre Syddjurs, 2.1 Ny dannelse og vidensløft på flere niveauer Norddjurs, 2.2 Kulturtarv Skanderborg, og 3.3 Kunst at forske Favrskov. - Navne for øvrige grupper drøftet, og fremsendes ligeledes til JL så vidt muligt senest 1. juli med henblik på, at alle arbejdsgrupper inviteres til fællesmøde. - Fælles kick-off møde afvikles torsdag den 20. september kl i Favrskov. - Nyhedsbrev færdiggøres og udsendes af MF. - Pressemeddelelse udarbejdes af IL og sendes til Jesper Mathiesen via FR til godkendelse. 2. Organiseringsdrøftelse. Drøftelse af organisering i forbindelse med ny kulturaftale, herunder samarbejdsaftalens bestemmelser om tovholderroller, kontaktpersoner, sekretariatsopgaver m.v. Endvidere drøftelse af vilkårene for indgåelse i projekter. Styregruppen har tidligere foreslået, at sekretariatsopgaven for regionsbestyrelsen påhviler den kommune, som har formandskabet. Regionsbestyrelsens afgørelse vil foreligge til mødet../. Samarbejdsaftalen, som den foreligger nu, vedlægges. Samarbejdsaftalen gennemgået - forelægges regionsbestyrelsen i september. Opgaver i den administrative styregruppe fordelt gældende fra ny kulturaftales start. JL udarbejder på grundlag heraf forslag til en revideret administrationsvejledning.

4 3. Kulturhovedstad Drøftelse af den politiske involvering i kommunerne i forbindelse med ansøgning 2, sammensætning af fondsbestyrelse mm. SEJ udarbejder forslag til dagsordenstekst som orienteringspunkt i de stående udvalg. Drøftet. Dagsordenstekst aftalt som orienteringspunkt i kulturudvalgene. Notat fra 2017-sekretariatet modtaget og taget til efterretning. 4. Møde i regionsbestyrelsen. Næste planlagte møde i regionsbestyrelsen den 7. juni er aflyst. Herefter er næste ordinære møde ifølge den godkendte mødeplan torsdag den 27. september. Mødet afholdes på Samsø. Emner til dagsorden drøftes på næste styregruppemøde. 5. Næste møde i styregruppen. Næste møde er aftalt til fredag den 24. august kl på Samsø. Emner til næste møde i styregruppen drøftes. Følgende emner medtages: - administrationsvejledning - samarbejdsaftale - underskriftsceremoni - igangsætning af arbejdsgrupper, herunder færdig planlægning af kick-off møde.

5 6. Evt. Herunder styregruppens deltagelse i følgegruppemøde for kulturregionerne den 8. juni i Skanderborg. Deltagelse drøftet.