cbrain Community Suite

Transkript

1 cbrain Community Suite Med medlemmerne i fokus har Djøf optimeret medlemsbetjeningen og effektiviseret arbejdsgangene. "Vi har høstet markante gevinster allerede efter få måneders brug af det nye medlems- og sagsbehandlingssystem. Adm. direktør Mogens Kring Rasmussen, juni 2011 For Djøf var et væsentligt mål med projektet at styrke medlemsservicen gennem bedre værktøjer og mere effektive medarbejdere, der kan gøre medlemmerne gladere for deres medlemskab. I kraft af løsningens cockpit, som i tæt forening med den prisbelønnede ESDHløsning, F2, skaber overblik over al kommunikation med medlemmet, økonomisk status, historik, kurser, kampagner og alle øvrige relevante oplysninger på ét samlet skærmbillede, er det er lykkedes at give medarbejderne et målrettet værktøj til at understøtte personlig og effektiv medlemsrådgivning. For Djøfs medarbejdere har løsningen betydet markant øget transparens og tilgængelighed. Nu kan den enkelte medarbejder hurtigt skabe sig overblik over medlemmets samlede engagement og kompetent håndtere henvendelsen fra medlemmet. CBRAIN COMMUNITY SUITE

2 Mere tid til det sjove hos Djøf MINDRE TID PÅ DET KEDELIGE Djøf har implementeret den fuldt integrerede community platform, M4, som, kombineret med cbrains prisbelønnede sagsbehandlingsløsning, cbrain F2, danner grundlag for en fuld digitalisering og effektivisering af stort set alle foreningens arbejdsprocesser: MERE TID TIL DET SJOVE For medarbejderne har løsningen betydet markant øget transparens og tilgængelighed: Transparens i løsningen betyder, at alle nemt kan få overblik over al den information, der findes i Djøf om medlemmet og arbejdspladsen Selvbetjening, herunder fuld automatisering af indmeldelse og ændringer fra medlemmerne. Medlemshenvendelser på telefon behandles hurtigere og mere effektivt, da alt er samlet ét sted. -korrespondance, der nu automatisk samles op og vises på medlemmet, uanset hvem hos Djøf, der er modtager og afsender. Kontingentopkrævning, som i dag tager under en halv time for kvartalsopkrævning af over medlemmer. Kursusadministration, herunder automatisk webtilmelding og direkte webpublicering af kurser, kursusmateriale, spørgeskemaer mv. Informationssøgning og videndeling fungerer mere effektivt, fordi al information om medlemmet er tilgængeligt i ét fælles arkiv. Nu leder man kun efter viden ét sted og arbejder altid med den korrekte version af et dokument. Stort set alle organisationens funktionsområder er understøttet af platformen, herunder: Reception, postcenter mv. håndtering af henvendelser Medlemsadministration håndtering fra indmeldelse til udmeldelse inkl. kontingent Rådgivning Job og karriere, Løn og vilkår Kurser, efteruddannelse og arrangementer Medlemsfordele Betjening af den politiske organisation Marketing, kampagner og kommunikation Netværksdannelse Tilgængeligheden i løsningen betyder, at medarbejderen har de nødvendige værktøjer til at betjene medlemmet færdigt. Medlemsbetjeningen er væsentligt optimeret i kraft af det nye cockpit i M4. Her vises alle kendte oplysninger om medlemmet overskueligt på én side, f.eks. stamdata, økonomi, kurser, tillidshverv, medlemshistorik, kampagner osv., ligesom der er adgang til alle tidligere sager og telefonnotater, samt al -dialog for medlemmet. Selvbetjeningsuniverset står til rådighed for alle medlemmer, og her kan de igangsætte alle væsentlige administrative processer. Bag selvbetjeningsuniverset ligger en avanceret regelmotor, som guider medlemmet igennem processen (f.eks. ændring af job eller uddannelsesoplysninger osv.), således at langt de fleste transaktioner kan gennemføres af medlemmet selv helt uden indblanding fra administrativt personale. Selvbetjeningsuniverset er profilbaseret, således at information kan tilpasses ud fra f.eks. medlemmets beskæftigelsessituation, eller om medlemmet er tillidsvalgt. Mange banale henvendelser kan nu undgås, da opgaverne klares af medlemmet selv. FINDES DET FINDES DET HER Med integrationen til cbrain F2 har Djøf nu ét fælles digitalt arkiv, hvor alle oplysninger, inkl. den bløde information, findes. Alle medarbejderne kan nu producere og fremsøge alle sager, dokumenter og e- mails, og koordinere alle opgaver via den integrerede desktop i cbrain F2. Med cbrain F2 er usikkerheden om, hvor information skal findes, forsvundet. CBRAIN COMMUNITY SUITE SIDE 2

3 cbrain M4 Community Suite cbrains medlemsplatform, M4, er fjerde generation af en succesfuld løsningssuite, som i dag anvendes af en bred vifte af medlemsorganisationer, fagforeninger, politiske partier og andre organisationer. Idéen har fra starten været bedst muligt at understøtte brugernes roller, mål og arbejdsprocesser og derigennem øge organisationens effektivitet og medlemsservice parallelt. END-TO-END PROCESSER M4 er designet til at understøtte alle relevante funktioner for de administrative medarbejdere, organisationens medlemmer og politikere, medarbejdere med medlemskontakt og internetbrugere. M4 indeholder derfor funktioner til stort set alle typer opgaver, herunder: Selvbetjening og Min side Medarbejderens cockpit (medlem og arb.sted) Medlemsadministration Kontingent og økonomi Kursus og arrangementer Kampagnestyring, nyhedsbreve mv. Abonnementer og medlemsfordele Booking, afstemning og andre støttefunktioner Dataudtræk og ledelsesinformation ÅBENHED OG FLEKSIBILITET M4 er et standardsystem. Men et standardsystem, som er opbygget af fleksible komponenter, som sikrer en effektiv vedligeholdelse og videreudvikling. Løsningen sættes op med præcist de processer, der skal understøttes eksempelvis ESDH, hjemmeside, selvbetjening og cockpit mv., og alle de valgte komponenter fungerer fuldt integreret, så man f.eks. kan sende s direkte fra cockpittet uden at indtaste modtager og afsender og efterfølgende finde mailen direkte under medlemmet. M4 rummer mange muligheder for at tilpasse løsningen uden at involvere cbrain. Data i M4 kan tilgås fra andre systemer via web services, og cbrain har leveret mange løsninger, hvor data hentes i andre systemer eller afleveres til andre systemer, økonomisystemer, CMS, ESDH, diverse fagsystemer, offentlige databaser mv. AFPRØVET TEKNOLOGI OG VIDEN Når cbrain leverer M4 til en medlemsorganisation, baseres projektet på erfaringer fra en lang række vellykkede projekter, som alle har resulteret i optimeringer af organisationens effektivitet. cbrains løsninger anvendes af både mindre organisationer og store organisationer med mange medlemmer og medarbejdere som f.eks. DLF og Djøf. Gode svartider og næsten 100% oppetid karakteriserer alle kørende løsninger. cbrains projektdeltagere ved, hvad en fagforening laver, kender terminologien og de udfordringer, som medarbejderne sidder med i det daglige. Normalt nøjes vi ikke med at lytte og opføre os ordentligt... cbrains medarbejdere indtager ofte rollen som dem, der udfordrer organisationens processer og vanetænkning og dermed sammen med kunden får etableret nye og mere effektive arbejdsgange. OMKOSTNINGSEFFEKTIV IT-PLATFORM Ud over at skabe økonomiske gevinster i form af procesoptimering, øget produktivitet mv., er M4 også enkel og billig at drifte. Hele løsningen kan afvikles på en standard Windows-server, som endda kan tilbydes hostet via cbrain, så man overhovedet ikke skal spekulere på backup og andre driftopgaver. CBRAIN COMMUNITY SUITE SIDE 3

4 Ansigtet udadtil cbrain M4 web-selvbetjening gør det muligt at tilbyde høj digital service og synliggøre værdi af medlemskabet for medlemmet i et profilbaseret MinSide -univers HØJ SIKKERHED cbrain M4 har meget høj datasikkerhed og leveres med avanceret login-funktionalitet og processer til håndtering af nye og glemte passwords. For medlemmet opleves selvbetjeningen som nem og tryg. PROFILBASEREDE INFORMATIONER Placering og indhold i de enkelte informationsbokse i medlemmets Min Side styres af organisationen selv uden behov for særlige IT-kompetencer. Nedenfor vises et eksempel fra Mit DJØF, hvor de viste informationer styres automatisk ud fra medlemmets tilhørsforhold (om de er ledige, pensionister osv.). Selve layoutet på de medlemsrettede funktioner kan designes frit, så de passer sammen med resten af organisationens ansigt udadtil. NETVÆRK FOR MEDLEMMER Etablering af sociale og professionelle netværk er en af tidens store trends. Med M4 kan organisationen oprette relevante netværk og tildele dem digitale netværksrum. Dette kan være relevant for det politiske system i organisationen, men også faglige eller interessebaserede netværk for medlemmer dukker op hos flere og flere af cbrains kunder. INTEGRATION MED HJEMMESIDE cbrain M4 lader sig nemt integrere med hjemmesider fra andre leverandører. Der kan leveres single sign-on via SAML-standarden, og forskellige funktioner som eksempelvis kursussøgning, kursuspræsentation og kursustilmelding samt indmeldelse mv. kan nemt indlejres i en eksisterende hjemmeside. NYE MULIGHEDER M4 er et standardsystem. Men et standardsystem, der nemt lader sig tilpasse uden at ændre systemets kode. Således kan hver kunde eksempelvis selv tilføje og fjerne bokse. Og ønsker kunden, at nye processer bliver understøttet, er teknologien optimal for tilpasning og udvidelser. MÅLBARE EFFEKTER Med M4 kan der spares store mængder tid på medlemsadministrationen, da medlemmet kan selvbetjene på mange områder, og med automatiserede forretningsregler lægge sig selv på plads, uden behov for kontrol fra interne medarbejdere. ALL-ROUND SELVBETJENING Medlemmet kan starte forskellige processer direkte fra selvbetjeningsuniverset, og forretningsreglerne, som styrer behandlingen af denne type medlemshenvendelser, kan sættes op af organisationen selv, så en stor del kan behandles fuldautomatisk. Medlemmet selv kan betjene en række funktioner, skifte adresse, tilmelde sig kurser osv. Det er også her, en tillidsrepræsentant nemt kan se, hvilke medlemmer hun er TR for, om der er beskeder fra foreningen osv. Det samme gælder kursusadministrationen, hvor automatiseret tilmelding sparer tid. Sidst, men ikke mindst, kan mængden af simple henvendelser nedbringes ved, at information kan målrettes medlemmets arbejdssituation eller roller. CBRAIN COMMUNITY SUITE SIDE 4

5 Betjeningen indadtil cbrain M4 s cockpit gør det muligt at tilbyde høj medlemsservice via transparens i oplysninger om medlemmet og tilgængelighed til betjeningsfunktioner NEM SØGNING AF ET MEDLEM M4 tilbyder straks-søgning på CPR-nummer, medlemsnummer, telefonnummer, etc. samt avanceret fremsøgning. KOMPLET OVERBLIK OVER MEDLEMMET I betjeningen af medlemmerne har medarbejderne fået et effektivt værktøj i kraft af cockpittet i M4. Her vises alle kendte oplysninger om medlemmet overskueligt på én side. Ud over alle stamdata, økonomi, kurser, tillidshverv, medlemshistorik, kampagner, så er der adgang til alle tidligere sager og telefonnotater, samt al -dialog for medlemmet. HVAD SKER DER PÅ ARBEJDSPLADSEN At dele relevant viden om, hvad der foregår på arbejdspladsen, er kritisk for betjeningen af medlemmet. Med M4 er relevant information fra kontakt med tillidsrepræsentanten eller sager på arbejdspladsen lige ved hånden. Ønsker medarbejderen at gå dybere, er arbejdspladsens cockpit kun et klik væk. Her vises alle sager og noter mv. vedrørende arbejdspladsen. NEMT AT GÅ DYBERE De fleste dybere oplysninger er kun et klik væk fra cockpittet. Udover arbejdspladsen er der komplette oplysninger om kurser og arrangementer, sager, e- mails, breve, kampagner mv. Kun et klik væk. I cockpittet kan der også stilles rapporter og statistiske oversigter til rådighed for rådgiveren. Eksempelvis kan oversigter over antallet af sager og typen af sager på medlemmets arbejdsplads vises med et klik. SIKKER ADGANGSBEGRÆNSNING Fortrolige sager, s, dokumenter og breve adgangsbeskyttes nemt via cbrain F2. Således kan adgangen begrænses til betroede medarbejdere, hvis der er behov for det. ALT-I-ET BETJENINGSHANDLINGER Når cbrain M4 leveres integreret med cbrain F2, tilbydes rådgiveren omfattende muligheder for at betjene medlemmet. Eksempel kan medarbejderen direkte i løsningen: Skrive eller brev Svare på en sendt til en anden medarbejder Oprette kontaktnotater eller interne notater Rette stamdata Rette beskæftigelsesoplysninger og tillidsposter Oprette sager Rette kursustilmeldinger eller tilmelde kurser Og meget mere På grund af M4 s forretningsregler vil kontingentmæssige ændringer slå igennem med det samme som følge af ændringer i stam- og beskæftigelsesdata, og systemet vil automatisk sende til medlemmet. AUTOMATISK BERIGELSE AF DATA cbrain M4 med cbrain F2 beriger automatisk alle sager, dokumenter og s, der oprettes af medarbejderen, med oplysninger om medlem og arbejdsplads. Når medlemmet svarer på s sendt fra cbrain F2, lægges disse automatisk på samme sag og forbindelse til -kæden. På den måde kan systemet understøtte, at en medarbejder kan se denne på sagen, før modtageren selv har læst den. FINDES DET FINDES DET HER cbrain M4 med cbrain F2 samler alle s, dokumenter og sager i et fælles digitalt arkiv, og medarbejderen skal kun lede ét sted. Samtidig vises alt, der vedrører medlemmet eller arbejdspladsen, i det respektive cockpit. FLEKSIBEL OPSÆTNING OG UDVIDELSER Selve cockpittet er baseret på en boksteknologi, der gør det muligt for kunden at til- og fravælge blandt de mange typer af informationsbokse, der kan vises. MÅLBARE EFFEKTER Med M4 kan der spares tid på informationssøgning, antal klik og indtastninger, samtidig med at serviceniveauet hæves markant. CBRAIN COMMUNITY SUITE SIDE 5

6 cbrain F2 prisbelønnet ESDH FINDES DET FINDES DET HER cbrain F2 er et kombineret digitalt vidensmedarbejder- og sagsbehandlingssystem, som, ud over de nødvendige arkiveringsfunktioner, indeholder en række faciliteter til sagsbehandling, dokumentproduktion, samarbejde, personlig opgavestyring, kommunikation og videndeling. cbrain F2 virkeliggør en integreret digitalisering af organisationens arbejdsgange og en organisation, som implementerer cbrain F2, vil være godt rustet til at kommunikere effektivt og digitalt med høj grad af sikkerhed. STANDARDSYSTEM cbrain F2 er et standardsystem, som kan sættes i drift uden individuelle tilretninger. Derfor kan løsningen meget hurtigt sættes op og tages i brug, samtidig med at implementeringen kan ske med begrænset konsulentbistand. Omkostninger, tidsforbrug - og ikke mindst projektusikkerheden - er derfor kraftigt reduceret ved at indføre cbrain F2 sammenlignet med et traditionelt ESDH-projekt. PRISBELØNNET TEKNOLOGI cbrain F2 er baseret på en ny teknologi, som stiller væsentligt mindre krav til hardware og netværk end traditionelle ESDH-løsninger. INTEGRERET DESKTOP Vi kalder cbrain F2 for Vidensarbejderens Desktop, fordi alle de funktioner, som en vidensmedarbejder har behov for, er samlet i én integreret løsning. Og det er netop integrationen af alle relevante funktioner, der giver den effektivitetsgevinst og den videndeling, som adskiller cbrain F2 fra traditionelle ESDH-løsninger. Det medfører en reduktion af driftsomkostninger. I et konkret eksempel viser beregninger således, at alene driftsbesparelser, over en 3-årig periode, betaler for den samlede anskaffelse og ibrugtagning af cbrain F2. Den ny teknologi gør det også nemt og sikkert at opgradere til nye versioner af standardsystemet, mens individuelle opsætninger kan bevares. Søgning og lister I april 2011 vandt to af cbrains kunder digitaliseringsprisen for deres implementering af cbrain F2. Arbejdsvinduer cbrain F2 tilbyder en -lignende brugergrænseflade med kun 2 vinduer i alt. De fleste brugere kan derfor betjene systemet næsten uden uddannelse. SAMARBEJDE MED - OG MELLEM KUNDER cbrain F2 er oprindelig udviklet i samarbejde med Socialministeriets departement, der, ligesom departementerne i Transportministeriet, Klima- og Energiministeriet, Beskæftigelsesministeriet og Miljøministeriet, har valgt at udskifte deres hidtidige ESDH-løsning og indføre cbrain F2. Parallelt med ministerierne har en række andre kunder taget cbrain F2 i anvendelse, og såvel cbrain som kunderne har derfor udbytte af at mødes i forskellige fora og diskutere anvendelse og videreudvikling af cbrain F2. CBRAIN COMMUNITY SUITE SIDE 6

7 DIGITALISERING MED BETYDELIGE PERSPEKTIVER cbrain F2 gør det muligt at afskaffe papiret og overgå til fuld digitaliseret sagsbehandling. Med cbrain F2 får alle medarbejdere et fleksibelt og tidssvarende værktøj. Dertil kommer, at ledelsen får et nyt og effektivt styringsredskab, idet løsningen sikrer transparens og overblik over arbejdet på alle niveauer. cbrain F2 tilbyder bl.a.: En fuldt digitaliseret sagsbehandling, herunder godkendelsesforløb, høring, bestilling, påtegninger, ansvars- og friststyring. Understøttelse af mobil sagsbehandling med mobil adgang til data, sagsbehandlingsfunktioner, ledelsesinformation og -værktøjer. Understøttelse af sociale teknologier som chat i forbindelse med sagsbehandlingen. Et fælles digitalt arkiv, som indeholder alle organisationens både formelle og uformelle data, herunder notater, mails, advis, chat, bestillinger, debat etc. cbrain F2 er let at bruge, fordi det er designet med udgangspunkt i brugeren. Samtidig elimineres meget af rutinearbejdet, hvilket giver større arbejdsglæde og øget produktivitet. MÅLBARE EFFEKTER Det er kendetegnende for cbrain F2-projekter, at det er lykkedes at skabe målbare effekter. Socialministeriet fortæller i Økonomistyrelsens blad, Incitament: På baggrund af en begrænset stikprøve blandt AC-medarbejdere i departementet vurderes det foreløbigt, at hver medarbejder med F2 fuldt implementeret kan spare minutter dagligt på administrative opgaver. Transportministeriet fortæller: Vi har fået et produkt, som til fulde lever op til vores forventninger og mere til. Det er et produkt, som har øget produktiviteten markant, og som har flyttet vores arbejdsplads ind i det 21. århundrede. Undersøgelser i ministeriet viser bl.a., at den gennemsnitlige sagsgennemløbstid er blevet reduceret med 1/3, efter at ministeriet har indført cbrain F2. Vidensarbejderen: I går Vidensarbejderen: I dag Mail server Uformel Formel Personligt ESDH Fælles PC Servere Digitalt arkiv Journal Usikker sikkerhed Høj sikkerhed I dag bruger vidensarbejdere forskellige softwareløsninger, ligesom data bliver lagret i forskellige systemer. Derfor spilder brugere ofte tid på at genindtaste data og søge information på tværs af forskellige systemer. Samtidig medfører de mange systemer, at det er svært at administrere og styre adgangsrettigheder, seneste version mv. I modsætning hertil tilbyder cbrain F2 et centralt arkiv, som indeholder alle informationer - både personlige og fælles data såvel som formelle og uformelle data, f.eks. chat. Samtidig understøtter arkivet fuld versions- og adgangsstyring. Derfor er det nemt for brugeren med få klik at finde relevante data og den rigtige version af ethvert dokument. Det digitale arkiv i cbrain F2 indeholder en effektiv, bruger/rolle-baseret administration, baseret på IT & Telestyrelsens referencearkitektur. Det sikrer et højt sikkerhedsniveau og en minimal administration af brugere og adgangsrettigheder. CBRAIN COMMUNITY SUITE SIDE 7

8 Transportministeriet og Klima- og Energiministeriet har vundet Digitaliseringsprisen i kategorien Effektisering for deres implementering af cbrain F2. cbrain The Process Company VI SÆTTER STRØM TIL FORRETNINGSPROCESSER cbrain udfordrer den traditionelle anvendelse af IT gennem en innovativ design- og udviklingsmetode, hvor løsninger designes ud fra virksomhedens forretningsprocesser og bygges ved hjælp af softwarekomponenter (SOA). cbrain leverer primært løsninger til medlemsorganisationer, projektorganisationer samt det offentlige område, med særlig fokus på digital forvaltning. CBRAIN KUNDEEKSEMPLER Offentlig sektor: Beskæftigelsesministeriet, Danmarks Evalueringsinstitut, Integrationsministeriet, Gentofte Kommune, Hvidovre Kommune, Kirkeministeriet, Klima- og Energiministeriet, Miljøministeriet, Rudersdal Kommune, Socialministeriet, Transportministeriet cbrain A/S er noteret på NASDAQ OMX/Den Nordiske Børs. For yderligere information: Partner Bo Bache, bba@cbrain.com eller Partner Henrik Rud Pedersen, hrp@cbrain.com Læs mere på Organisationer: Danmarks Lærerforening, Dansk Psykologforening, Dansk Socialrådgiverforening, Det Danske Spejderkorps, Djøf, Ergoterapeutforeningen, Frie Skolers Lærerforening, Kost og Ernæringsforbundet, SF, Socialdemokraterne Service: Beierholm Revisorer, PricewaterhouseCoopers, Rambøll Management, YouSee