Resultatkontrakt. Vedrørende Business Relations+ MARKET (Aarhus)

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Business Relations+ MARKET (Aarhus) For perioden 1. oktober december 2014 (Vækstforum tager i 2014 stilling til muligheden for forlængelse til 31. december 2015) Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson kontaktoplysninger Operatør: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, Erhverv & By Rådhuset 8000 Aarhus C Jan Beyer Schmidt-Sørensen CVR. Nr: EAN.-nr.: Resumé Business Relations+ er en del af Vækstforums strategi Ny VÆKST i turismen en strategi for mere fokuseret og professionel turisme i Region Midtjylland frem mod 2020 og Vækstforum Handlingsplan Ny VÆKST i turismen i Region Midtjylland. Formålet med Business Relations+ er at skabe vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland. Væksten skabes ved at gennemføre en sammenhængende indsats, som forventes at give Herning og Aarhus en fremtrædende national og international position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ har samtidig til formål at være løftestang for at styrke hele Region Midtjyllands position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ indeholder to delprojekter: Business Relations+ MARKET og socialfondsprojektet Business Relations+ COMPETENCE. Business Relations+ MARKET består af seks sammenhængende indsatser, hvor Aarhus Kommune i denne ansøgning ansøger om at bliver projektansvarlig for tre indsatser, hvor Herning Kommune parallelt hermed ansøger om de øvrige tre indsatser. De tre indsatser er: 1. International strategisk kommunikation og marketing 2. Flere internationale møder og kongresser til Midtjylland 3. Flere internationale møder og kongresser til Midtjylland positionering i DK af Aarhus Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. september Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektet forløber stadig som planlagt. Vi er tilfredse med fremdriften i projektet og aktiviteterne bliver gennemført til tiden. Det internationale kongres samarbejde har stadig højt fokus. Vi vurderer, at den rolle som direktøren for VisitAarhus har som formand for den skandinaviske del af ICCA, som er den Internationale Congress og Convention organisation, har givet Aarhus en unik mulighed for at positionere Aarhus som kongresby. VisitAarhus var i marts måned vært for en international kongres, hvor der var fokus på to af de regionale styrkepositioner(bæredygtighed samt digitalisering), ligeledes var der fokus på det strategiske arbejde på et universitet med afholdelse af kongresser. Sammen med VisitDenmark var 5 internationale journalister fra mødebranchen inviteret med. Disse skrev alle en række artikler, der er blevet publiceret i internationale fagblade. I projektet er beskrevet, at der skal etableres en Blog. Vi har vurderet at dette ikke giver mening og at vi i stedet vil satse på at komme i dialog med kunderne via andre Blogs samt via pressebearbejdning. Projektets væsentligste succesparameter er, at samarbejdet mellem Aarhus Universitet og VisitAarhus er proaktivt og velfungerende. Samarbejdet forløber uden problemer og vi oplever stor engagement fra universitets side i bestræbelserne på at vinde konferencer og kongresser til Aarhus. Universitet har nu selv etableret flere erfagrupper med henblik på at understøtte satsningen. Udfordringen er dog at mange af de kongresser, der arbejdes på sammen med universitet er til bid og afvikling et stykke ud i fremtiden. Det betyder, at det er svært for erhvervet at se effekterne af satsningen på den korte bane. Ligesom der arbejdes internationalt med Aarhus som kongresdestination, så er der fokus på at udvikle Aarhus position på det nationale marked for møder og konferencer. Her har været gennemført forskellige aktiviteter rundt i landet (Ålborg, Kolding og København) med henblik på at få kunder fra disse områder til at placere deres aktiviteter i Aarhus. I efteråret 2013 gennemføres aktiviteter i København, Aalborg og Fredericia. Ligeledes har der været gennemført aktiviteter med Aarhus baserede internationale virksomheder under temaet Keep business in Aarhus, senest en studietur for konferencebookere i Arla.

3 Indsatsen med at tiltrække nationale kongresser til Aarhus arbejdes der videre på og enkelte er vundet. Men det er et vanskeligt marked. Vi har på det seneste oplevet at kongresser, som var vundet, efterfølgende er blevet flyttet til andre destinationer, idet at kunderne er blevet tilbudt billigere alternativer. Aarhus har i dag én af landets højeste belægningsprocenter og relative høje priser. Andre destinationer er i øjeblikket en del mere sultne og vil gå meget på kompromis for at vinde kunderne. Samarbejdsstrukturerne mellem Midtjysk Turisme, VisitAarhus og VisitHerning fungere upåklageligt med henblik på at sikre samarbejdet på tværs af Midtjylland. I dette regi arbejder vi blandt andet, med det fælles kompetenceudviklingsprojekt. Det forventes, at de effekter, der er beskrevet i forbindelse med projektet, realiseres. Som det kan ses af afrapporteringens mål 4, så drives den midtjyske fremgang i hotelovernatninger i 2013 af Aarhus. Der er forslag om at lave en mindre omflytning på kr. på budgettet i Det hænger sammen med ICCA formandskabet. Formandskabet har betydet mindre rejse og flere omkostninger i forbindelse med afviklingen af konferencen, se tidligere. Ellers følges budgettet. Side 3

4 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Skabe langsigtede, strategiske samarbejdsrelationer mellem Herning og Aarhus og en stærk fælles forankring og forståelse af den samlede indsats mellem nøgleaktørerne i Herning Kommune, Aarhus Kommune, VisitHerning, VisitAarhus, MCH, og Aarhus Universitet Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der er etableret en strategisk styregruppe med repræsentanter fra Herning Kommune, Aar- Skabe langsigtede strategiske samarbejdsrelationer og fælles hus Kommune, VisitAarhus, VisitHerning, Midtjysk Turisme, forankring i Herning og Aarhus. MCH og Aarhus Universitet. Dagsorden og referat fra styregruppens første møde kan fremvises. Deadline: Styregruppen mødes to gange årligt og minimum 7 gange i projektperioden. Styregruppen er etableret og der er udarbejdet kommissorium. Der har været afholdt et møde i marts Næste møde er i september Der er fastlagt 2 årlige styregruppemøder for resten af projektperioden. Referater af mødet er vedhæftet som bilag 1. Resultatkrav 1.2 Skabe stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus. Der afholdes møder mellem VisitHerning og VisitAarhus hver anden måned (og minimum 25 møder i projektperioden). Midtjysk Turisme inviteres med til møderne. Ved halvårsopfølgning fremlægges referater fra gennemførte møder. Direktørerne for VisitAarhus, VisitHerning og Midtjysk Turisme har afholdt 2 officielle møder med referat. I maj og juni måned, næste møde afholdes i september Referaterne af møderne er vedhæftet som bilag 2 og 3. Mål 2 At erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland samarbejder på tværs af produkt og geografi. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der er afholdt et informationsmøde, så alle erhvervsturismeaktører med interesse i Etablering af forretningsnet- projek- Informationsmødet blev afholdt Side 4

5 værk inden for erhvervsturisme i Region Midtjylland tets indsatser har mulighed for at deltage.i projektet. Invitation og deltagerliste kan fremvises. Deadline: De to forretningsnetværk indenfor erhvervsturisme i Midtjylland (drives af VisitHerning og VisitAarhus), sikrer via en formel overenskomst, at samtlige erhvervsturismeaktører (videninstitutioner og virksomheder, som har en kommerciel interesse i mødeturismen) i Midtjylland kan optages i ét af de to netværk. Ledelsen af de to netværk etablerer desuden et fast fælles mødeforum, der min. mødes 2 gange pr. år. Midtjysk Turisme inviteres med til møderne, som afholdes i disse netværk, hvilket er med til at sikre udbredelsen af erfaringerne fra Business Relations + i hele regionen. Alle aktører i de to netværk indbydes til minimum 4 møder i projektforløbet. Mindst 80 % af erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland giver i forbindelse med ekstern evaluering udtryk for, at der er et godt samarbejde på tværs af produkt og geografi. Målemetode: Måles i forretningsnetværket. 15. maj 2012 med knap 200 inviterede og 29 deltagere. Invitation, liste over inviterede samt deltagerliste er tidligere fremsendt Det er besluttet, at der etableres et fælles netværk for hele regionen. Med fokus på videndeling får netværket adgang til en fælles vidensdelingsside samt indkaldes til et årligt vidensdelingsseminar. Herudover inviteres virksomheder i Region Midtjylland til at deltage på forskellig vis i de aktiviteter og netværk, der etableres i Herning og Aarhus. I Aarhus er på nuværende tidspunkt optaget virksomheder på Djursland. I Herning er optaget virksomheder fra Ringkøbing, Holstebro, Brande, Ikast og Silkeborg. Samarbejdet mellem VisitHerning og VisitAarhus er nu beskrevet i en samarbejdsaftale. Denne er tidligere fremsendt. Møderne mellem de to netværk holdes på direktørplan som en del af BR+ direktørmøderne. De 4 møder mellem alle aktører er møderne der afholdes i regi af Vidensdelingsnetværket. Måles i forbindelse med evaluering Side 5

6 Deadline: Mål 3 At samle og løfte arbejdet med at sælge, profilere og udvikle erhvervsturismens værdikæder i Midtjylland. Resultatkrav 3.1 Styrke koblingen af leverandører og samarbejdspartnere i værdikæden både lokalt, regionalt, nationalt og internationalt gennem professionalisering af det organisatoriske og forretningsmæssige afsæt for arbejdet med erhvervsturisme. Udvikling af præsentationsværktøj og manual til aktører (feb-13) Messestand udviklet (sep-12) Der er udarbejdet et fælles digitalt præsentationsmateriale om Aarhus som Kongresdestination og de enkelte aktører den kan anvendes af alle aktører i markedet. Der er udviklet en messestand, som blev præsenteret på en messe i København primo marts På messen stod 17 midtjyske erhvervsturisme virksomheder primært fra Aarhus og Djursland. Messestanden og elementer heraf er siden brugt i flere aktiviteter rundt i landet(københavn, Aalborg, Kolding) og skal til efteråret 2013 bruges til fremstød flere steder i landet. Nyt koncept for deltagelse på erhvervsmesser udviklet (jun12) Der er udviklet et nyt koncept for deltagelse på messer under brandet Meet with Aarhus, som blev præsenteret på en messe i København primo marts. På messen stod 17 midtjyske erhvervsturisme virksomheder primært fra Aarhus og Djursland. Konceptet og elementer heraf er siden brugt andre steder i landet. Og flere virksomheder fra hele regionen fx Vejlsøhus og Gl. Skovridergaard i Silkeborg, er kommet til og er nu en del af Meet With Aarhus. Side 6

7 Resultatkrav 3.2 Styrke markedspositionen for den midtjyske værdikæde viden/talent og forretningsområdet erhvervsturisme. Digitalt værktøj til udvikling af bruger genererede Aarhuspræsentationer (apr-12) Aftaler om internationale konferencer indenfor hver af de 4 erhvervsmæssige styrkepositioner (aug-14) Deltaget i messer indenfor Aarhus Kommune og Region Midtjyllands definerede styrkepositioner (nov-13) Der er udarbejdet en digital Aarhus-præsentation. Læringen er dog, at det ikke kan være en automatisk genererende digital brugerpræsentation, men snarere en individuel tilpasset præsentation til hver enkelt præsentation af Aarhus, der tager udgangspunkt i den enkelte kunde. Der er lavet en elektronisk bidbog som kan anvendes af alle aktører der vil byde ind på kongresser. Bidbogen er opbygget så der kan udskiftes tekster logoer og billeder efter behov. Bidbogen bruges også i det indledende relations arbejde med Aarhus universitet. Der arbejdes med alle resultatkrav i 3.2, herunder i øjeblikket med styrkepositionen Food og Energi og miljø. Det forventes at målene indfries. I forbindelse med FOOD festivalen blev der afviklet 2 internationale konferencer. Der arbejdes løbende på at tiltrække kongresser indenfor de øvrige styrkepositioner. I forbindelse med Energi er det aftalt, at den internationalekonference, der er blevet arbejdet på at tiltrække, afvikles i Herning. VisitAarhus har pt. været til stede på messer indenfor Fødevarer og Energi og miljø samt IT. Så målet er nået men opgøres først senere. Vi arbejder dog stadig på at udvikle dette områ- Side 7

8 de. 35 videnskabelige foreninger deltaget i præsentationer via lokale forskere o.a. på Kongresdage og andre nyudviklede eventlignende arrangementer (okt13) Antallet gøres op senere, men antallet er næsten nået. Mål 4 At antallet af såvel nationale som internationale møder og konferencer øges markant i Regionen med deraf følgende øget omsætning og beskæftigelse. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 En stigning i antal konferencer i En stigning i antal konferencer i hele projektperioden. hele projektperioden Målemetode 1 er en halvårlig tilbagemelding fra de ti største konferencearrangører i Aarhus om en positiv udvikling i antallet og omfanget af konferencer. Målemetode 2 er en halvårlig tilbagemelding fra deltagerne i forretningsnetværket om en samlet positiv udvikling i omfanget af møder og konferenceaktiviteten. Målemetode: Visit- Aarhus indhenter tilbagemeldinger fra netværket pr % af de største konferencearrangører mener, der er sket en stigning i det seneste år mener, at det er status quo og 33 % melder om fald. 33 % af deltagerne i forretningsnetværket mener, der er sket et fald det seneste år og 0 % mener, at det er status quo. 67% melder om stigninger i denne gruppe. Database over min. 100 danske medlemmer af internationale organisationer (sep-12) 50 gennemførte siteinspections i Midtjylland, sales calls og kontakter til potentielle Databasen er pt. på over 100 medlemmer. Databasen udvides fortsat. Antallet er nået, men VisitAar- Side 8

9 kongresværter (mar-13) Database over min. 100 besluthus fortsætter arbejdet med at udvide antallet kundekontakter. Min. 250 nye, unikke deltagere i alt på Kongresdage og andre nyudviklede eventlignende arrangementer (sum af arrangementer) (okt-14) Antallet gøres op senere, men operatøren er dog sikker på, at dette nok skal nås. Partnerskab med min. 8 konferencer (jun-14) Antallet gøres op senere, men VisitAarhus er dog sikker på, at dette nok skal nås. Partnerskaber indenfor 4 erhvervsmæssige styrkepositioner (okt-13) Nye koncept for bids (danske og internationale) er udviklet (sep- 12) 12 større bids udarbejdet (jun- 13) Antallet gøres op senere, men VisitAarhus er dog sikker på, at dette nok skal nås. Der er udviklet et nyt koncept for bids, der pt. anvendes i forbindelse med de bids, der afgives. Konceptet bygger på at man udvikler individuelle bids, der bygger på forskellige grundelementer om byen og faciliteter. På den måde sikres, at bids altid tager udgangspunkt i kundens behov. Antallet gøres op senere, men VisitAarhus er dog sikker på, at dette nok skal nås. Side 9

10 ningstager til danske årsmøder (jun-12) Aftaler om tilbud på min.7 af de 10 mest relevante årsmøder for Aarhus (jun-13) Antallet er nået, men databasen skal dog løbende vedligeholdes. Dette gøres løbende. 50 nøglepersoner er i dialog med VisitAarhus om Aarhus som næste venue (mar-13) Registrering af antal hotelovernatninger på basis af opgørelser fra Danmarks Statistik Mål 5 VisitAarhus har en aktuel dialog med godt 50 potentielle konferencer til Aarhus. Nedenfor er beskrevet udviklingen i antallet af overnatninger siden 2010: 2010: : ,6 % 2012: ,1 % Januar-juli 2013: Region Midtjylland har i perioden haft en fremgang på 4 % i forhold til 2012 svarende til overnatninger. Aarhus har i samme periode haft en fremgang på 11 % svarende til overnatninger. Så alt andet lige er det Aarhus der alene skaber den regionale vækst på hoteller i Sammenligner man Aarhus med andre erhvervsturismedestinationer så har været følgende: Januar-Juli 2013 sammenlignet med 2012: Aarhus: 11 % DK: 3 % KBH: 3 % Aalborg: 1 % Odense: 6 % Herning: - 1 % At Aarhus og Hernings nationale og internationale markedspositioner styrkes Side 10

11 Resultatkrav 5.1 Øget kendskab til Region Midtjyllands styrkepositioner og hvorledes disse kan anvendes i markedsføringen nationalt og internationalt af regionens erhvervsturismeprodukter. Database med min. 25 kontaktpersoner hos relevante medier. (sep-12) 5 Gennemførte presseture i alt i Midtjylland inden for de prioriterede erhvervsmæssige styrkepositioner (jun-14) Fast blog om Midtjylland som mødedestination indenfor de erhvervsmæssige styrkepositioner som defineret af regionen (mar-14). 100 besøgende/læsere/ bloggere i alt af bloggen (mar-14) Der arbejdes fortsat på databasen i samarbejde med Visit- Denmark og Midtjysk Turisme. Opgaven er vanskelig, idet resultaterne skal opnås igennem styrkepositionsejerne. Der er gennemført 4 presseture. Det er ikke lykkedes at finde en model for Bloggen. VisitAarhus har været i dialog med flere internationale kontakter, hvis anbefaling det er, vi agerer gennem andres Blogs og at vi har fokus på at invitere journalister mv. til regionen med henblik på at få dem til at skrive om os (med udgangspunkt i styrkepositionerne). Vi har derfor allerede i september måned besøg af journalister. Partnerskabsaftale med Visitdenmark (apr-12) VisitAarhus har indgået en aftale med VisitDenmark om samarbejde i 2012 og 2013 om tiltrækning af internationale kongresser. Det forventes ikke længere at der indgåes et samarbejde med VisitDenmark omkring samarbejdet Herning/Aarhus. Mål 6 Projektet skal skabe vækst i erhvervsturismen i Region Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Side 11

12 Resultatkrav 6.1 Stigning i antal overnatninger Antallet af overnatninger er steget med Deadline Antallet af overnatninger er steget med Deadline Måles i 2014 Resultatkrav 6.2 Direkte vækst i omsætning Målemetoden for mål er en måling for hele regionen med udgangspunkt i tal vedrørende erhvervsturisme fra TØB- BE/VisitDenmark. Målopfyldelsen måles på regionsbasis jf. samlede vækstmål i resultatkontrakterne for Aarhus og Herning Kommuner vedrørende Business Relations. Jf. bilag. Der er sket en direkte vækst i omsætning på 112 mio. kr. Deadline Måles i 2014 Resultatkrav 6.3 Øget beskæftigelse Der er sket en direkte vækst i omsætning på 173 mio. kr. Deadline Beskæftigelsen er øget med 151 årsværk. Deadline Måles i 2014 Beskæftigelsen er øget med 233 årsværk. Deadline Resultatkrav 6.4 Samlet effekt Der er en samlet effekt af projektet på 233 mio. kr. Deadline Der er en samlet effekt af projektet på 351 mio. kr. Deadline Måles i Opfølgning på Økonomi TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Side 12

13 Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Udgiftskategorier i alt Lønninger Administration, revision m.m Konsulentbistand mv Rejseomkostninger Ekstern evaluering I alt Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Finansieringskilder i alt Region Midtjylland ,00 Aarhus Kommune ,00 I alt ,00 Det bemærkes at beløbet kr. i budgetår 2012 til ekstern evaluering er hensat til 2013 ifølge aftale. Side 13

14 TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Af regnskabstekniske årsager så er regnskabet opgjort pr. 30. juni(1. juli) 2013, dette for at sikre sammenhænge i alle regnskabsmæssige afrapporteringer hos operatøren. Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1.juli 2013 Udgiftskategorier i alt Lønninger Administration, revision m.m Konsulentbistand mv Rejseomkostninger Ekstern evaluering I alt Fi nansi er i ngsregns Opl ysni nger om modt aget f i nansi er i ng pr. 1. september 2013 Fi nansi er i ngski l der i al t Regi on Mi dt j yl l and Aar hus Kommune I alt Anmodning om udbetaling Anmodet beløb pr. 1. september 2013 Region Midtjylland Side 14

15 TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Vi har et ønske om at lave en mindre ændring i budgettet for Det drejer sig om at flytte kr. fra rejseomkostninger til konsulenthonorar. Grunden til dette er, at Visitaarhus i 2013 har formandsposten i ICCA Scandinavia og en del af møderner har været afviklet i Aarhus. Det medfører, at rejseomkostningerne har været lavere - til gengæld er der brugt mere på mødeafholdelse. Driftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2013 Udgiftskategorier i alt Lønninger Administration, revision m.m Konsulentbistand mv Rejseomkostninger Ekstern evaluering I alt Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsregnskab pr. 1. september 2013 Finansieringskilder i alt Region Midtjylland - Aarhus Kommune - I alt - Side 15