Jysk Fællesindkøb, EU-udbud på levering af Beskæftigelsesmaterialer maj 2014 EU-UDBUD. Varer Offentligt udbud

Transkript

1 EU-UDBUD Varer Offentligt udbud Beskæftigelsesmaterialer til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb maj 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud og antal bud pr. tilbudsgiver Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Ordregivers E-handelssystem Serviceattest og erhvervs- og produktansvarsforsikring Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Kravspecifikation Generelle krav til produkter Generelle krav til beskæftigelsesmaterialer Produktspecifikke krav til beskæftigelsesmaterialer Krav til leverandører Produktsortiment Bestillingsmetoder Levering Implementering Konsulentbistand Kundeservice Emballage Produktblade og sikkerhedsdatablade Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Rammeaftalens omfang Aftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Side 2 af 38

3 12 Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand E-handel Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag Bilag 1 Vejledende tidsplan Bilag 2 Tro og love erklæringer Bilag 3 Referenceliste Bilag 4 Tilbudsliste Bilag 5 Sortimentsbredde Bilag 6 Aktindsigt Bilag 7 Konsortieerklæring Side 3 af 38

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af beskæftigelsesmaterialer til Jysk Fællesindkøb. Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD REBILD Areal: 539 km² Areal: 813 km² Areal: 765 km² Areal: 625 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 462 km² Areal: 691 km² Areal: 696 km² Areal: km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Udbuddet vedrører levering af beskæftigelsesmaterialer til følgende kommuner under Jysk Fællesindkøb: Favrskov Kommune Haderslev Kommune Mariagerfjord Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Syddjurs Kommune Viborg Kommune Rebild Kommune herefter kaldet Ordregiver. Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver, herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst. Der er hos ordregiver pt. ca. 875 institutioner/ leveringsadresser. 1.2 Udbudsansvarlig Rebild Kommune er tovholder og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrift af rammeaftale varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Rebild Kommune Hobrovej Støvring Att. Søren Lysholt Hansen E - mail: slha@rebild.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles om beskrevet i afsnit 2.5. Side 4 af 38

5 1.3 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører køb af beskæftigelsesmaterialer til kommunens institutioner. Den udbudte aftale er en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden til med mulighed for forlængelse i op til 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Det samlede årlige forbrug af produkter, omfattet af udbuddet, fremgår af tilbudslisten i bilag 4. Det anførte forbrug inden for de enkelte produktgrupper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Den samlede omsætning af produkter, omfattet af udbuddet, estimeres til årligt at udgøre ca. 6,2 mio. kr. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Undtaget fra udbuddet er: - Ordregivers køb af beskæftigelsesmaterialer til det socialfaglige område og ældrecentre som ikke kan dækkes af tilbudsgivers sortiment f.eks. rav, ler, glas og tekstiler. - Skanderborg Kommunes og Mariagerfjord Kommunes køb af beskæftigelsesmaterialer til brug for dagplejen. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 og af bilag 4 tilbudslisten. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på aftaleforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer vil ske løbende på baggrund af bestillinger fra de enkelte institutioner. Det vil blive indskærpet den enkelte institution at foretage rationelle bestillinger, dvs. institutionen skal tilstræbe at samle sine bestillinger i størst mulige kvanti med deraf følgende mindsket leveringsfrekvens, dog med hensyntagen til den enkelte institutions individuelle behov. 1.5 Indgåelse af rammeaftalen Den udbudte aftale indgås på de vilkår der fremgår af den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver ved aftaleindgåelsen. Efter indgåelse af rammeaftale handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med de vindende tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Side 5 af 38

6 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og lovbekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i et fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Den vedlagte tilbudsliste i bilag 4 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter forstås produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmaterialet til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Søren Lysholt Hansen, pr. slha@rebild.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud Beskæftigelsesmaterialer senest den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser, herunder supplerende oplysninger vil løbende og i anonymiseret form være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud af beskæftigelsesmaterialer og Må kun åbnes af Indkøb Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Side 6 af 38

7 Rebild Kommune Indkøb Hobrovej Støvring Att.: Søren Lysholt Hansen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af underkriterierne kvalitet og funktionalitet skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed for ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.10 angivne adresse. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Tilbudsgiverne vil modtage besked om, hvorvidt deres tilbud er ukonditionsmæssigt ultimo uge 32. Der skal afleveres en vareprøve af de tilbudte produkter i tilbudslisten markeret med gult. Vareprøverne skal være mærket med tilbudslistens positionsnummer, tilbudsgivers varenummer samt tilbudsgivers navn. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og skal leveres samlet. Hvis der er flere størrelser af samme type produkt, medsendes kun én størrelse. Vareprøverne skal leveres på engangspaller af hensyn til den interne transport og opbevaring, og pallerne skal kunne transporteres med en palleløfter. Det kan ikke garanteres, at den enkelte vare genindpakkes i identisk emballage, ligesom den endelige sammenpakning for returtransport påhviler den enkelte leverandør Afprøvning Ordregiver vil foretage afprøvning af de tilbudte produkter i perioden fra den til den En gruppe fagpersoner fra de deltagende kommuner i Jysk Fællesindkøb har valgt hvilke produkter, der skal afprøves. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Konditionsmæssige tilbudsgivere vil modtage besked vedrørende aflevering af vareprøver ultimo uge 32. Side 7 af 38

8 Vareprøverne skal leveres den i tidsrummet fra kl til kl til nedenstående adresse: Rebild Kommune Skørpingvej Terndrup Att.: Søren Lysholt Hansen Mærket: Vareprøver til udbud vedr. beskæftigelsesmaterialer. Der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Vareprøverne skal afhentes igen efter endt afprøvning. Levering og afhentning af vareprøver sker for tilbudsgivers regning og risiko. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte aftaleperiode Delaftaler Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler 2.13 Alternative bud og antal bud pr. tilbudsgiver Der kan ikke afgives alternative bud. Tilbudsgiverne må kun afgive et tilbud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.19 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring. Se bilag 7. Herved erklærer tilbudsgivere, at de i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, og hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Samtidig fremgår det af erklæringen med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold Den estimerede omsætning er cirka tal, der har baggrund i statistiske oplysninger samt forventet fremtidigt forbrug. Den estimerede volumen tjener således alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder i tilbudslisten kan som udgangspunkt variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i aftaleperioden. Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i aftaleperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Side 8 af 38

9 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et/en af rammeaftalen omfattet produkt/ydelse ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Særligt for Skive Kommune gælder det, at denne kommune forbeholder sig ret til at benytte delydelsesreglen. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftalen indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området Tilbudsgivers forbehold Hvis tilbudsgiver mener, at udbudsmaterialet er uklart eller er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 2.5. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Rammeaftalen i udbudsmaterialets kapitel 5 og mindstekravene i kravspecifikationen kapitel 4 anses som grundlæggende elementer, og derudover kan andre dele af udbudsmaterialet også være grundlæggende elementer. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilbudsgiver frarådes derfor at vedlægge branche standartforbehold til tilbuddet idet disse ofte indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Ordregivers E-handelssystem Ved kontraktstart anvender følgende af de deltagende kommuner e-handel: Haderslev Kommune Viborg Kommune Skive Kommune Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune Prisme Indkøb Prisme Indkøb Prisme Indkøb KMD Opus E-indkøb KMD Web Indkøb I det omfang, de deltagende kommuner nu eller fremtidigt i kontraktperioden anvender e- handelssystemer, skal Tilbudsgiver kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e-handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. KMD Web Indkøb/KMD Opus E-indkøb Side 9 af 38

10 Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig KMD WebIndkøb/Opus er: kr. 6849,49 som en éngangsafgift, der dog bortfalder, såfremt man som leverandør allerede leverer elektronisk varekatalog til KMD. Afgiften bortfalder endvidere, såfremt man kan levere varekatalog til KMD via BizIsland. Læs mere på Prisme Indkøb - BizIsland Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig Fujitsu/BizIsland er: kr.575 månedlig afgift for grundmodul kr.107 månedlig afgift for varekatalogmodul kr. 86 månedlig afgift pr. kommune man ønsker at sende til. Læs mere på Tilbudsgivers udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er Ordregiver uvedkommende. I forbindelse med kontraktindgåelsen vil de deltagende kommuner, der benytter e-handelssystem, i samarbejde med den valgte Tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e- kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå valgt Tilbudsgiver i forbindelse hermed. Herefter skal den vindende Tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til den enkelte kommunes e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. Vare- og priskataloget skal godkendes af hver enkelt kommune og være tilgængeligt og godkendt senest ved kontraktstart Serviceattest og erhvervs- og produktansvarsforsikring Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende kopi af gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 millioner DKK Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver vil ikke komme i betragtning, hvis tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på kr. eller mere. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Side 10 af 38

11 Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens årsregnskab for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Referencelisten skal udformes ved at anvende bilag 3 og skal indeholde de oplysninger der kræves i bilag 3. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet. Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge erklæring fra den anden enhed, hvori det bekræftes, at kapaciteten stilles til rådighed for tilbudsgiver Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent 1. Pris 60 % 2. Produktsortiment 20 % 3. Kvalitet 10 % 4. Funktionalitet 10 % Underkriteriet Pris Det estimerede forbrug oplyst på bilag 4, Tilbudsliste udgør ca. 80 % af den samlede årlige estimerede omsætning hos ordregiver på beskæftigelsesmaterialer. Det er den samlede årlige tilbudssum beregnet på baggrund af de af tilbudsgiver oplyste enhedspriser multipliceret med det estimerede årlige forbrug pr. produktlinje på tilbudslisten, som vil blive evalueret ved delkriteriet pris Der vil udelukkende blive evalueret på de kravspecificerede produkter på bilag 4, Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal afgive sit tilbud ved udfyldelse af bilag 4, Tilbudsliste. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms men inkl. alle øvrige gebyrer og afgifter. Tilbudsgiver skal ikke medregne leveringsgebyr efter pkt i de priser, der afgives. Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og alle ydelser tilbudt af tilbudsgiver. Alle de tilbudte priser inden for hver produktgruppe skal være funderet i samme beregningsmodel og skal fremgå som en procentvis afvigelse fra den til enhver tid gældende offentlige tilgængelige prisliste pr Rabatsatsen for hver produktgruppe skal være ens for alle produkter i produktgruppen. Side 11 af 38

12 Rabatsatsen for hver produktgruppe er fast i hele rammeaftaleperioden, og når ordregiver ønsker at købe et produkt, der ikke er oplistet direkte på tilbudslisten, men som naturligt hører ind under en af de oplistede produktgrupper på tilbudslisten skal tilbudsgiver sælge det ønskede produkt til den vejledende pris på den officielle prisliste fratrukket den tilbudte rabatsats for den aktuelle produktgruppe. Tilbudsgiver skal i rammeaftaleperioden stille hele sit sortiment, som naturlig hører ind under de beskrevne produktgrupper, som ordregiver har opført på tilbudslisten, til rådighed for ordregiver. Tilbudsgiver skal positivt angive i sit tilbud under forbehold, hvis der er varer i tilbudsgivers sortiment, som naturligt hører ind under en af de oplistede produktgrupper, der ikke hører under tilbuddet. Tilbudsgiver gøres opmærksom på afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold. Det er et krav, at tilbudsgiver afgiver priser på minimum 95 % af de kravspecificerede produkter på tilbudslisten, samt at der afviges tilbud på mindst et produkt pr. produktgruppe. Hvis der fremkommer tilbud, hvor alle de kravspecificerede produkter ikke er tilbudt (kun fra de minimum krævede 95 % udfyldte varelinjer til de 100 %), vil dette blive betragtet som et forbehold. Ordregiver vil prissætte forbeholdet således, at den dyreste af de tilbudte priser + 10 % på varelinjen fra de øvrige tilbudsgivere overføres til den tilbudsgiver, der ikke har budt ind på varelinjen. Tilsvarende gælder, hvis tilbudsgiver har udfyldt varelinjen mangelfuldt. Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere minimum 95 % af de kravspecificerede produkter på tilbudslisten i hele rammeaftaleperioden. Tilbudsgiver skal i sit tilbud tage udgangspunkt i den offentlige tilgængelige prisliste gældende pr , og en kopi af denne skal vedlægges tilbuddet. Underkriteriet Produktsortiment Produktsortiment vurderes ud fra tilbudsgivers udfyldelse af bilag 5 Produktsortiment. I bilag 5 Produktsortiment skal tilbudsgiver liste alle sine produkter, som naturligt hører ind under de nævnte produktgrupper. Hvert produkt, der listes skal være unikt, og herved forstår ordregiver, at produktet er defineret med et unikt varenr. og, at produktet afviger i forhold til de øvrige listede varenr. under produktgruppen for eksempel i form af farve, mængde enhed eller dimension. Det er et krav, at de produkter, der listes på bilag 5 Produktsortiment er en del af tilbudsgiver sortiment senest i uge 38, 2014 og at produkterne fremgår af tilbudsgivers offentlige tilgængelige prisliste fra dette tidspunkt. Vurdering af underkriteriet produktsortiment vil blive varetaget af en gruppe fagpersoner fra de deltagende kommuner i Jysk Fællesindkøb. Det vurderes positivt, hvis antallet af produkter indenfor en produktgruppe er større end de opførte produkter på tilbudslisten. Forholdet mellem antal point og antal produkter er ikke proportionalt. Det vil sige, at dobbelt så mange produkter ikke nødvendigvis giver det dobbelte antal point. Det vægtes ligeledes positivt hvis der kan tilbydes flere forskellige produktkvaliteter af det samme produkt. Underkriteriet Kvalitet Vurdering af underkriteriet kvalitet vil blive foretaget af en gruppe fagpersoner fra de deltagende kommuner i Jysk Fællesindkøb på baggrund af nedenstående kriterier. Side 12 af 38

13 Ordregiver vil foretage en samlet helhedsvurdering af underkriteriet kvalitet baseret på ordregivers afprøvning af de tilbudte produkter. Ved vurdering af underkriteriet kvalitet vil der blive lagt vægt på produkternes holdbarhed. Det vægtes positivt hvis de tilbudte produkter har en god holdbarhed. Derudover lægges vægt på produkternes sikkerhed når børn og unge anvender produktet. Endelig lægges vægt på, om de tilbudte produkter er omfattet af en mærkningsordning, der sikrer at lovgivningen overholdes og eventuelt også sikrer at yderligere krav til sikkerhed overholdes. Eksempelvis A-mærket i henhold til FFFH. Hvis det kan dokumenteres at produkterne overholder kravene til en sådan mærkning tillægges dette også positiv vægt. Underkriteriet Funktionalitet Vurderingen af underkriteriet funktionalitet vil blive foretaget af en gruppe fagpersoner fra de deltagende kommuner i Jysk Fællesindkøb. Der vil blive foretaget en helhedsvurdering baseret på ordregivers afprøvning af de tilbudte produkter. Ved vurdering af underkriteriet funktionalitet vil der blive lagt vægt på følgende delkriterier: Produkters anvendelsesmuligheder til institutionsbrug Hvorvidt produkterne er nemme at bruge Det vægtes positivt hvis de tilbudte produkter har en høj funktionalitet. Side 13 af 38

14 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en skabelon for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges. Formålet er at sikre tilbudsgiver, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.19 anførte udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.20 anførte underkriterier. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2 Eventuelle forbehold. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3 Udvælgelseskriterier: Tilbudsgivers personlige forhold: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens årsregnskab for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Referencelisten skal udformes ved at anvende bilag 3 og skal indeholde de oplysninger der kræves i bilag 3. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet. Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge erklæring fra den anden enhed, hvori det bekræftes, at kapaciteten stilles til rådighed for tilbudsgiver. Se ligeledes afsnit Tildelingskriterier Pris: Udfyldt bilag 4 tilbudsliste. Kopi af tilbudsgivers gældende prisliste pr Beskrivelse af hvor tilbudsgivers offentlige prisliste kan findes ved underskrift af rammeaftale og under rammeaftalens løbetid. Side 14 af 38

15 Produktsortiment: Udfyldt bilag 5 produktsortiment. Kvalitet: Afprøvning af produkterne. Funktionalitet: Afprøvning af produkterne. Se ligeledes afsnit 2.20 Side 15 af 38

16 4. Kravspecifikation 4.1 Generelle krav til produkter Alle tilbudte produkter, der tilbydes skal overholde gældende direktiver, love og bekendtgørelser, sikkerhedskrav og miljøkrav til beskæftigelsesmaterialer til institutionsbrug og andre myndighedskrav i øvrigt. Dokumentation for dette skal fremsendes til ordregiver på forlangende, og omkostningsfrit for ordregiver. Alle tilbudte produkter skal være af en kvalitet som gør det velegnet til institutionsbrug Generelle krav til beskæftigelsesmaterialer Produkterne skal opfylde lovgivningsmæssige krav til den miljø- og sikkerhedsmæssige kvalitet. Produkterne skal ikke være tilsat parfume eller duftstoffer. Produkterne skal være mærket med produktionsdato med angivelse af holdbarhed i åbnet hhv. uåbnet tilstand på relevante produktgrupper. For relevante produktgrupper skal der foreligge en dansksproget brugsanvisning. Findes der i det tilbudte sortiment hobbyprodukter og kunstnerfarver, som primært er beregnet til voksne f.eks. keramik-, glas- og porcelænsfarver, som på grund af deres tekniske funktion indeholder organiske opløsningsmidler eller andre sundhedsfarlige stoffer skal det tydeligt fremgå af mærkningen, at disse produkter ikke må bruges af børn og unge Produktspecifikke krav til beskæftigelsesmaterialer Produktspecifikke krav til beskæftigelsesmaterialer fremgår af bilag 4 tilbudsliste. Sminkefarver skal overholde kravene i den gældende Kosmetikbekendtgørelse. 4.2 Krav til leverandører Sikkerhedsgodkendte produkter Tilbudsgiver har ansvaret for at informere institutioner, hvis et sikkerhedsgodkendt produkt tilbagekaldes af producenten. Tilbudsgiver skal i givet fald ombytte det tilbagekaldte produkt med et tilsvarende produkt uden omkostninger for ordregiver Produktsortiment Sortimentet, der bydes ind med på rammeaftalen skal som minimum opfylde 95 % af den samlede aftale. Der opfordres til at byde med så mange produkter som muligt. Det er et krav, at tilbudsgiver har et bredt sortiment både i forhold til antallet af produkter og i forhold til varianter (fx forskellige farver og lign.). Det brede sortiment er de produkter, der hører under de udbudte produktgrupper jf. bilag 4 tilbudsliste. Rammeaftalen omfatter således ikke kun de nævnte produkter på tilbudslisten, men tilbudsgivers øvrige produkter, der naturligt hører under de i tilbudslistens nævnte produktgrupper. Det er et krav, at tilbudsgiver har et sortiment og en kvalitet, som henvender sig til alle brugere hos ordregiver, dvs. børn i alderen 0-3 år, børnehavebørn (3-6 år), skolebørn og unge i de deltagende kommuner. Det er et krav, at tilbudsgiver sætter nye produkter ind, såfremt tilbudte produkter i forbindelse med udbuddet udgår. Produkterne skal tilbydes til den offentlige tilgængelige pris fratrukket den tilbudte rabatsats for produktgruppen. Side 16 af 38

17 4.2.3 Bestillingsmetoder Bestilling af varer skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystemer, via tilbudsgivers webshop, pr. , pr. telefon og ved konsulentbesøg. Det skal være muligt at foretage telefonbestilling mandag til torsdag fra kl til og fredag fra kl til Dagplejen har som udgangspunkt ikke mulighed for at bestille via ordregivers e- handelssystemer, og tilbudsgiver skal derfor udarbejde en prisliste i excel, som skal fremsendes til ordregiver inden kontraktstart. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsmetoder skal tilbudsgiver mod et varsel på en måned kunne iværksætte dette. I kontraktperioden forpligtiges tilbudsgiver til at afholde en opstartsmesse i hver kommune, hvor de af rammeaftalen omfattede produkter introduceres, og der kan foretages bestillinger, såfremt det er et ønske fra ordregiver. Det er vigtigt, at et bredt udsnit af de tilbudte produkter introduceres på messen. Udgifter forbundet med opstartsmessen er ordregiver uvedkommende, dog vil ordregiver være behjælpelig med at fremskaffe egnede lokaler. Tilbudsgiver skal som led i opfyldelse af aftalen omkostningsfrit stille en webshop løsning til rådighed, som ordregiver kan benytte til at afgive bestillinger. Webshop løsningen skal kunne tilgås ved brug af gængse web-browsere. Tilbudsgiver kan betinge, at ordregiver er oprettet med konto hos tilbudsgiver, for at ordregiver får adgang til tilbudsgivers webshop. Tilbudsgiver skal sikre, at ordregivers institutioner og afdelinger bliver oplyst om mulighederne for at få adgang, samt at disse nemt og hurtigt kan få en sådan adgang. Tilbudsgivers webshop skal ved aftalens ikrafttrædelse omfatte de varer, der er omfattet af tilbudsgivers e-katalog, og tilbudsgiver skal sikre, at webshoppen til enhver tid er ajourført i forhold til tilbudsgivers e-katalog. Omfatter Leverandørens webshop varer udover de, som er omfattet af aftalen, skal det fremgå tydeligt, hvilke varer der er omfattet af aftalen, således at ordregiver ikke uforvarende anskaffer varer, som ikke er omfattet af aftalen. Tilbudsgivers webshop skal være informativ og skal indeholde følgende oplysninger: produktets varenr., produktnavn, en fyldestgørende produktbeskrivelse, pris pr. stk., salgsenhed, anvendelsesmuligheder og retvisende billede af produktet. Tilbudsgiver skal endvidere understøtte Ordregivers e-handelssystemer jævnfør punkt Levering Levering skal være fragtfrit til anvist plads ved ordre over 200 kr. excl. moms. Ved køb under 200 kr. excl. moms må tilbudsgiver maksimalt opkræve 75 kr. i leveringsgebyr. Der kan ikke påregnes assistance fra den enkelte institutions personale til aflæsning og indbæring. Levering skal ske på hverdage inden for ordregivers institutioner alm. åbningstider mandag til torsdag fra kl til og fredag fra kl Levering skal ske inden for 5 arbejdsdage ved bestilling inden kl på bestillingsdagen. Hastelevering er levering fra dag til dag ved bestilling inden kl Tilbudsgiver kan maksimum opkræve et gebyr på 75 kr. for hastelevering (uanset ordrens størrelse). Levering til dagplejen skal ske samlet til f.eks. legestuer, områdekontorer eller lignende eller til den enkelte dagplejers privat adresse. I forbindelse med implementeringen af aftalerne aftales det individuelt mellem hver enkelt Kommune og tilbudsgiver om levering sker samlet eller til den enkelte dagplejers privat adresse. Side 17 af 38

18 Ved levering på paller må der ikke opkræves et gebyr for pallerne. Levering i anbrud er muligt til mindste forseglede enhed. Hvis et bestilt produkt er i restordre, eller der undtagelsesvist er ekstraordinær lang leveringstid, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til maksimalt samme pris, alternativt kan ordregiver annullere ordren og foretage erstatningskøb ved en anden leverandør. Ved dellevering skal der på følgeseddelen være påført, hvis et produkt er i restordre samt forventet ny leveringsdato Implementering Tilbudsgiver skal holde et opstartsmøde med Indkøbsafdelingerne i de enkelte kommuner. I forbindelse med implementering af denne aftale forpligter tilbudsgiver sig til at sende et velkomstbrev til alle ordregivers institutioner senest 30 dage efter rammeaftalens ikrafttrædelse. Ved rammeaftalens start vil tilbudsgiver få udleveret en leveringsoversigt over ordregivers institutioner inkl. leveringsadresser og EAN-nummer. Velkomstbrevet skal indeholde relevante oplysninger omkring den indgåede rammeaftale og kontaktoplysninger på tilbudsgiver. Ordregiver skal godkende velkomstbrevet inden det sendes ud til alle institutioner Konsulentbistand Tilbudsgiver skal fast have én konsulent tilknyttet den enkelte kommune med relevant erfaring og en vis pædagogisk indsigt som kan rådgive og servicere de enkelte institutioner i forbindelse med valg af produkter. Herunder bemærkes det, at konsulentbesøg alene må finde sted på opfordring eller hvis det på forhånd er aftalt med den enkelte institution. Den tilknyttede konsulent skal være dansktalende. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra konsulentens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte institutions indkøbsbehov. Konsulenter skal som udgangspunkt søge forbruget placeret på produkter omfattet af aftalen. Det er derfor vigtigt, at konsulenten har fuldt kendskab til aftalens indhold herunder hvilke produkter, der er omfattet af aftalen. Det er tilbudsgivers opgave ved kontraktstart i samarbejde med den enkelte indkøbsafdeling i hver af de deltagende kommuner, at formidle aftalen ud til de enkelte institutioner. Ved rammeaftalens start vil tilbudsgiver få udleveret en leveringsoversigt over ordregivers institutioner inkl. leveringsadresser og EAN-nummer. Det er herefter Tilbudsgivers ansvar at sørge for, at alle institutioner bliver tilknyttet rammeaftalen, således at institutioner automatisk bliver tilbudt produkter omfattet af aftalen, ligesom de automatisk bliver faktureret til de rigtige priser. Der udpeges en kontaktperson fra hver kommunes indkøbsafdeling, som varetager kontakten til tilbudsgiver vedr. rammeaftalen. I det daglige vil det være de enkelte institutioner, som har den direkte kontakt til tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal på ordregivers anmodning udskifte en tilknyttet konsulent, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. På hver af partnernes initiativ kan der indkaldes til implementeringsmøder, statusmøder eller lignende vedr. samarbejdet mellem tilbudsgiver og ordregiver. Hver part er forpligtet til at deltage i sådanne møder. Side 18 af 38

19 4.2.7 Kundeservice Medarbejdere i tilbudsgivers kundeservice skal kunne rådgive og servicere de enkelte institutioner i forbindelse med valg af produkter. Medarbejdere i kundeservice skal som udgangspunkt placere forbruget på produkter omfattet af aftalen. Det er derfor vigtigt, at medarbejderne har fuldt kendskab til aftalens indhold herunder hvilke produkter, der er omfattet af aftalen. Der forventes en hjælpsom, venlig og serviceminded adfærd, og at der fra medarbejderens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte institutions behov. Medarbejderne i kundeservice skal have kendskab til aftalen og betingelser for aftalen. Det skal være muligt for den enkelte institution at kontakte kundeservice pr. telefon fra mandag til torsdag fra kl til og fredag fra kl og via e- mail. E- mails skal besvares indenfor rimelig tid Emballage De leverede produkter skal emballeres således, at de er mest mulig håndteringsvenlige. Herved forstås, at emballagen skal kunne bortskaffes ved almindelig renovation. Såfremt dette ikke er muligt, skal tilbudsgiveren kunne tage emballage retur uden udgift for ordregiver. Vejledende aldersgrænser på relevante produkter skal fremgå af emballagen. Endvidere skal emballagen medføre, at produkterne er forsvarligt sikret under transport Produktblade og sikkerhedsdatablade Det skal være muligt at rekvirere produktblade og sikkerhedsdatablade på de tilbudte produkter hos tilbudsgiver efter behov. Produktblade og sikkerhedsdatablade skal medsendes produktet ved levering og skal ligeledes kunne trækkes online på tilbudsgiverens hjemmeside. Alle produktblade og sikkerhedsdatablade skal ligge på tilbudsgivers hjemmeside senest ved ikrafttræden af rammeaftalen. Side 19 af 38

20 5. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af beskæftigelsesmaterialer 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr [ udbudsbekendtgørelsesnummeret]. Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i aftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab Side 20 af 38

21 i den resterende aftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Krav til konsulentbistand og kundeservice fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 7 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer vil ske løbende på baggrund af bestillinger fra de enkelte institutioner. Det vil blive indskærpet den enkelte institution at foretage rationelle bestillinger, dvs. institutionen skal tilstræbe at samle sine bestillinger i størst mulige kvanti med deraf følgende mindsket leveringsfrekvens, dog med hensyntagen til den enkelte institutions individuelle behov. 8 Bestilling af varer Bestilling af varer skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystemer, via kontrakthavers webshop, pr. , pr. telefon og ved konsulentbesøg. Det skal være muligt at foretage telefonbestilling mandag til torsdag fra kl til og fredag fra kl til Dagplejen har som udgangspunkt ikke mulighed for at bestille via ordregivers e- handelssystemer, og kontrakthaver skal derfor udarbejde en prisliste i excel, som skal fremsendes til ordregiver inden kontraktstart. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsmetoder skal kontrakthaver mod et varsel på en måned kunne iværksætte dette. 9 Levering og leveringsbetingelser Levering skal være fragtfrit til anvist plads ved ordre over 200 kr. excl. moms. Ved køb under 200 kr. excl. moms må kontrakthaver maksimalt opkræve 75 kr. i leveringsgebyr. Der kan ikke påregnes assistance fra den enkelte afdeling/institutions personale til aflæsning og indbæring. Levering skal ske på hverdage inden for ordregivers institutioner og afdelinger alm. åbningstider mandag til torsdag fra kl til og fredag fra kl Levering skal ske inden for 5 arbejdsdage ved bestilling inden kl på bestillingsdagen. Side 21 af 38

22 Hastelevering er levering fra dag til dag ved bestilling inden kl Kontrakthaver kan maksimum opkræve et gebyr på 75 kr. for hastelevering (uanset ordrens størrelse). Levering til dagplejen skal ske samlet til f.eks. legestuer, områdekontorer eller lignende eller til den enkelte dagplejers privat adresse. I forbindelse med implementeringen af aftalen aftales det individuelt mellem ordregiver og tilbudsgiver om levering sker samlet eller til den enkelte dagplejers privat adresse. Ved levering på paller må der ikke opkræves et gebyr for pallerne. Levering i anbrud er muligt til mindste forseglede enhed. Hvis et bestilt produkt er i restordre, eller der undtagelsesvist er ekstraordinær lang leveringstid, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris, eller ordregiver kan annullere ordren og foretage erstatningskøb ved en anden leverandør. Ved dellevering skal der på følgeseddelen være påført, hvis et produkt er i restordre samt forventet ny leveringsdato. 10 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN- nummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. restordrer og forventet ny leveringsdato for restordre. 11 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til ordregiver. Ved fejlleverancer skal kontrakthaver hurtigst muligt og senest indenfor 2 dage ombytte produkterne til de korrekte produkter. Ombytning sker for kontrakthavers regning og forudsætter, at produkterne er intakte. Kontrakthaver skal hurtigst muligt sende en kreditnota til ordregiver. 12 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Side 22 af 38

23 Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. 13 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser samt de tilbudte rabatsatser på tilbudsgivers produkter, der naturligt hører ind under de nævnte produktgrupper. Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til den offentlige tilgængelige pris fratrukket den tilbudte rabatsats for produktgruppen. Hvis kontrakthaver sammensætter produktpakker med produkter fra flere produktgrupper, skal ordregiver kunne købe produktpakkerne med den rabatsats, der gældende for den produktgruppe, der har størst værdi i den samlede produktpakke. Hvis det bestilte produkt er udgået skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til den offentlige tilgængelige pris fratrukket den tilbudte rabatsats for produktgruppen. Side 23 af 38