Assistance til Trafik- og Byggestyrelsens myndighedsbehandling Banedanmarks Signalprogram (BDK SP) Tilbudsgrundlag og kravspecifikation

Transkript

1 Assistance til Trafik- og myndighedsbehandling Banedanmarks Signalprogram (BDK SP) Tilbudsgrundlag og kravspecifikation 11. maj 2016

2 2 Assistance til Trafik- og Indhold Indhold 1 BAGGRUND SAMLET PROJEKTBESKRIVELSE Banedanmarks Signalprogram (BDK SP) Banedanmarks Signalprogram Tidsplan Banedanmarks Signalprograms Assessor/ NOBO ORDREGIVENDE MYNDIGHED UDBUDDETS OMFANG BESTEMMELSER FOR UDBUD OG TILBUD UDBUD UDBUDSFORM OG REGELGRUNDLAG UDBUDSMATERIALE TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN ALTERNATIVE TILBUD FORBEHOLD RÅDGIVERS FORSIKRING OG ANSVARSBEGRÆNSNING RETTIGHEDER TIL UDBUDSMATERIALET ORDREGIVERENS ORGANISATION MÅLSÆTNINGER FOR SAMARBEJDE I PROJEKTET TRAFIK- OG BYGGESTYRELSENS SUCCESKRITERIER FOR MYNDIGHEDSBEHANDLINGEN OVERORDNET LOVGIVNING SAMARBEJDE MED SIGNALPROGRAM INTERESSENTER DEN UDBUDTE OPGAVE RÅDGIVERENS YDELSER TIDSPLAN OVERORDNET SPROG KVALITETSLEDELSE OPTIONER TILBUDSAFVIGELSE TILBUDSFASEN AFLEVERING OG ÅBNING AF TILBUD KONTRAKTTILDELING, STAND-STILL PERIODE OG OPSTARTSMØDE VEDSTÅELSESPERIODE OG INDGÅELSE AF AFTALE VEDERLAG TILBUDDETS FORM SPROG BETINGELSER FOR AT DELTAGE (UDELUKKELSE OG EGNETHED) Tilbudsgivers personlige forhold Teknisk og faglig formåen Støtteerklæring TILBUDDETS INDHOLD Tilbudsbrev Det fælles europæiske udbudsdokument Eventuel støtteerklæring Udkast til Rådgivningsaftale... 18

3 3 Assistance til Trafik- og Indhold Tilbudsgivers tilbudspris Tilbudsgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse Tilbudsgivers forslag til Organisation og bemanding UDFYLDELSE AF DET EUROPÆISKE UDBUDSDOKUMENT (ESPD) VURDERING AF INDKOMNE TILBUD KONDITIONSMÆSSIGHED OG EGNETHED TILDELINGSKRITERIUM EVALUERING AF TILBUDDENE Evalueringsmetode Underkriteriet Pris Underkriteriet Opgaveforståelse og procesbeskrivelse Underkriteriet Organisation og bemanding AKTINDSIGT... 26

4 4 Assistance til Trafik- og Baggrund 1 Baggrund 1.1 Samlet projektbeskrivelse Banedanmarks Signalprogram (BDK SP) Trafik- og Byggestyrelsen varetager myndighedsbehandling med hensyn til jernbanesikkerheden og interoperabilitet af Banedanmarks Signalprogram. Banedanmarks Signalprogram er en total, landsdækkende fornyelse af de eksisterende signalsystemer - både til Fjernbaner (F-bane) og på alle S-togslinjer (S-bane) i København. Dette program er organiseret i flere projekter for både S-bane og for F-bane samt et projekt med ansvar for nyskrivning af tilhørende driftsregler kaldt: Operational Rules (OR). Banedanmarks Signalprogram skal i sin helhed garantere den fortsat sikre jernbanedrift på S-bane med dens fremtidige Communication Based Train Control (CBTC)-teknologi og på F-bane, der skal overholde specifikationer af det europæiske standardsystem: European Rail Traffic Management System (ERTMS) fremover. Alle projekter indenfor Banedanmarks Signalprogram er faseopdelt i: Tender-, Design-, Deployment-, Roll-out- og Closure-fase. Sidste fase indeholder den endelig overdragelse til Banedanmark driftsorganisationer, Drift og Vedligeholdelse samt bæredygtig bortskaffelse af ubrugbart udstyr. Alle faser gennemføres i henhold til CSM- RA-forordningen og europæiske normer: EN 5012x, hvor især er kendt som standard for: RAMS (Reliability, Availability, Mantainability and Safety). SP-arbejdssprog er engelsk. Dette udbud vedrører rådgivningsydelser i forbindelse med assistance til Trafik- og myndighedsbehandling af Banedanmarks Signalprogram. Nærmere beskrivelser følger i dette dokument, den offentliggjort udbudsbekendtgørelse med TED nummer 2016/S samt udkast til kontrakt for rådgivningsydelserne Banedanmarks Signalprogram Tidsplan Banedanmarks Signalprogram forventes i sin helhed at løbe frem til 2021, jf. Banedanmarks til enhver tid gældende tidsplaner for Signalprogrammet. Banedanmarks Signalprogram vil i den periode, som ansøger af ibrugtagningstilladelser til CCS onboard og S- og F-bane projekter være i tæt og kontinuerligt kontakt med Trafik- og Byggestyrelsen.

5 5 Assistance til Trafik- og Baggrund Banedanmarks Signalprograms Assessor/ NOBO Banedanmarks Signalprogram har indgået kontrakt med engelske Ricardo Rail (tidligere Lloyd s Register Rail), der har fået ansvar til at være både: General- Independent Safety Assessor og NoBo (Notified Body). Ricardo Rail s funktion kan bedst beskrives med en kombineret rolle & ansvars-profil som Assessor / NoBo. 1.2 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed for nærværende udbud er: Trafik- og Byggestyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S Telefon: Telefax: adresse: info@tbst.dk Hjemmesideadresse: Udbuddets omfang Nærværende udbuds ydelser indeholder følgende hovedelementer: Bearbejdning samt vurdering af vitale grundlagsdokumenter i Trafik- og processer for myndighedsbehandling, f.eks.: Assessorrapporter og systemdefinitioner både på program-niveau og for alle Banedanmarks Signalprogram-projekter samt aktiviteter, der indgår i Banedanmarks totale Signalprogram, samt mødedeltagelse. Bearbejdning, heriblandt vurdering samt assistance i udstedelse af grundlæggende Trafik- og Byggestyrelsen-dokumenter for myndighedsbehandling og godkendelser, eksempelvis: tilkendegivelser og ibrugtagningstilladelser for alle aktiviteter, der relaterer sig til Banedanmarks Signalprogram (med Banedanmark som jernbaneinfrastrukturforvalter (Infrastructure Manager, IM) i sammenspil med jernbanevirksomheder (Train Operating Companies, TOC), og leverandører eller potential Leasing Companies ; samt dertilhørende mødedeltagelse. Der henvises til afsnit 4 for yderligere oplysninger om opgaver indenfor udbuddet.

6 6 Assistance til Trafik- og Bestemmelser for udbud og tilbud 2 Bestemmelser for udbud og tilbud 2.1 Udbud Udbuddet omfatter kompetent rådgivningsassistance til Trafik- og arbejde og processer med myndighedsbehandling af Banedanmarks Signalprogram. Der er tale om genudbud af en eksisterende rådgivningsydelse, hvor den nærværende kontrakt udløber til august 2016 og har været i kraft siden Dette udbud består af en 4-årig kontrakt plus 2 optioner på efterfølgende forlængelse af kontrakten med henholdsvis et år for hver option. Tilbudsprisen skal omfatte både den udbudte opgave og optionerne. Trafik- og Byggestyrelsen vil indgå aftale vedrørende den udbudte opgave, og hvis Trafik- og Byggestyrelsen vælger at udnytte optionerne, vil aftalen blive forlænget på samme vilkår som den oprindelige kontrakt. 2.2 Udbudsform og regelgrundlag Udbuddet gennemføres som offentligt udbud i henhold til udbudsloven Enhver aktør har derfor ret til at afgive tilbud. 2.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: 1. Udbudsbekendtgørelse 2. Nærværende tilbudsgrundlag og kravspecifikation (udbudsbetingelser) med følgende bilag: Bilag A: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag B: Skabelon til tilbudsbrev Bilag C: Skabelon til støtteerklæring Bilag D: Trafik- og godkendelsesprincipper (kan ligeledes tilgås via dette link: nerelle/2016/principper%20for%20godkendelser.ashx) 3. Tilbudsliste (TBL) 1 Lov nr af 15. december 2015

7 7 Assistance til Trafik- og Bestemmelser for udbud og tilbud 4. Rådgivningsaftale 5. Banedanmark-information vedr. Signalprogrammet kan downloades fra Banedanmarks hjemmeside på: 6. Eventuelt rettelsesmateriale/spørgsmål samt svar udsendt i tilbudsfasen på Trafik- og hjemmeside Rettelsesmateriale vil i givet fald blive udsendt gennem Trafik- og hjemmeside Tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes at følge nedennævnte vejledende tidsplan. Eventuelle ændringer i tidsplanen meddeles samtidigt og skriftligt via Trafik- og hjemmeside. Den 14. juni 2016 kl Tilbudsfrist Uge 27 Kontrakttildeling Uge 29 Kontraktunderskrift Uge Opstartsmøde i Trafik- og Byggestyrelsen 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud antages ikke. 2.6 Forbehold Danske Ark og FRI s standardforbehold af juni 2007 er gældende for tilbuddet. Såfremt en tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet tydeligt angive, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for tilbuddet.

8 8 Assistance til Trafik- og Bestemmelser for udbud og tilbud Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Trafik- og Byggestyrelsen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Trafik- og Byggestyrelsen er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed (eller er bagatelagtigt). Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssig. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer væsentlig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet, herunder med henvisning til det præcise sted i udbudsmaterialet, og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget, og hvad konsekvenserne af forbeholdet er. Eventuelle forbehold bedes oplistet i Tilbudsbrevet (bilag B til nærværende Tilbudsgrundlag og kravspecifikation). Ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer i udbuddet kan Trafik- og Byggestyrelsen i stedet for at afvise tilbuddet vælge at prissætte forbeholdet eller forbeholdene, såfremt Trafik- og Byggestyrelsen med sikkerhed kan fastslå forbeholdets indhold og rækkevidde. En sådan prissætning skal foretages af Trafik- og Byggestyrelsen alene, uden assistance eller rådførelse hos tilbudsgiver. 2.7 Rådgivers forsikring og ansvarsbegrænsning Den vindende tilbudsgiver skal i hele aftaleperioden være omfattet af en erhvervsansvarsforsikring med tilstrækkelig dækning for den pågældende opgave. Omfanget af tilbudsgivers økonomiske ansvar er beskrevet i Rådgivningsaftalens punkt 15. Den vindende tilbudsgiver skal fremvise en gyldig forsikringsattest 14 dage efter indgåelse af kontrakten. 2.8 Rettigheder til udbudsmaterialet Trafik- og Byggestyrelsen har vedblivende enhver rettighed, herunder særligt ophavs- og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbudsforretningen.

9 9 Assistance til Trafik- og Ordregiverens organisation 3 Ordregiverens organisation Trafik- og arbejde og processer for myndighedsbehandling af Banedanmarks Signalprogram er organiseret som et projekt med Marianne Clod Zauner som ansvarlig godkendelseschef og Lars Mortensen som Trafik- og projektleder og nøgleperson for alle Signalprogrammets aktiviteter. Trafik- og Byggestyrelsen indkøber ved denne kontrakt rådgiverbistand i form af spidskompetence til brug for myndighedsbehandling af Banedanmarks Signalprogram. 3.1 Målsætninger for samarbejde i projektet Det er Trafik- og mål, at den vindende tilbudsgivers faglige personale indgår i Trafik- og projektorganisation, og at arbejdet som hovedregel udføres på Trafik- og kontor. Trafik- og Byggestyrelsen vil have særlig fokus på følgende: Tilbudsgiver skal stille med en fagleder, der er ansvarlig over for Trafik- og projektleder. Tilbudsgiverens fagleder skal sikre at: - Opgaven gennemføres til den aftalte kvalitet og tid - Faglederen er til rådighed i hele projektforløbet - Tilbudsgiverorganisationen har muligheden for at inddrage de nødvendige ressourcer både hvad angår medarbejdere og kapacitet, særligt i spidsbelastningsperioder med myndighedsbehandlingsprocesser for eventuelle flere parallelle Banedanmarks Signalprogram -projekter - Rådgiverorganisationen anvender et gængs kvalitetssikringssystem, der sikrer, at den løbende kvalitetssikring sker koordineret og effektivt, således at Trafik- og kontrol og eventuelle kommentering samt den vundne tilbudsgivers/rådgivers efterfølgende opretning kan holdes på et minimum - Kommunikationen sker smidigt - Trafik- og godkendelsesprincipper og journalinstrukser følges, jf. Bilag D til nærværende Tilbudsgrundlag og kravspecifikation. 3.2 Trafik- og succeskriterier for myndighedsbehandlingen Trafik- og Byggestyrelsen leverer et professionelt godkendelsesarbejde til Banedanmarks Signalprogram-organisationen, både på overordnet Signalprogram-niveau og på de enkelte projekt-niveauer i form af den nødvendige

10 10 Assistance til Trafik- og Ordregiverens organisation myndighedsbehandling en proces, der ofte starter med vejledning og ender med klart definerede ibrugtagningstilladelser. Trafik- og Byggestyrelsen sikrer en tilfredsstillende dialog og konstruktivt samarbejde med alle involverede interessenter, herunder eksempelvis assessor / NoBo, CBTC- og ERTMS-signalleverandør-virksomheder, vedr. kompetent myndighedsbehandling. Trafik- og Byggestyrelsen udfører myndighedsbehandlingen af det langvarige Banedanmarks Signalprogram under overholdelse af lovgivning og varetager sit ansvar, som en del af de politiske hensigter med en innovativ dansk transportpolitik i overensstemmelse med styrelsens godkendelsesprincipper Overordnet lovgivning Godkendelsen af Banedanmark Signalprogram sker i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder: Bekendtgørelse nr. 653 af 8. maj 2015 om godkendelse af køretøjer på jernbaneområdet, Bekendtgørelse nr. 661 af 8. maj 2015 om ibrugtagningstilladelse for delsystemer i jernbaneinfrastrukturen, TSI CCS: Kommissionens afgørelse af 25. januar 2012 om den tekniske specifikation for interoperabilitet gældende for togkontrol- og kommunikationsdelsystemerne (2012/88/EU), med senere ændringer, TSI OPE: Kommissionens forordning (EU) 2015/995 af 8. juni 2015 om ændring af afgørelse 2012/757/EU om den tekniske specifikation for interoperabilitet gældende for delsystemet Drift og trafikstyring i jernbanesystemet i Den Europæiske Union CSM-RA: Kommissionens forordning nr. 402/2013 af 30. april 2013 om den fælles sikkerhedsmetode til risikoevaluering og -vurdering og ophævelse af forordning (EF) nr. 352/2009, som ændret ved Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 2015/ med dertilhørende vejledninger. Den samlede lovgivning for jernbanesikkerhed og interoperabilitet danner således også grundlag for Rådgiverens arbejdsindsats og ydelser. 2 Trafik- og godkendelsesprincipper er vedlagt som bilag D og kan også downloades via følgende link: r%20for%20godkendelser.ashx 3 Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2015/1136 af 13. juli 2015 om ændring af gennemførelsesforordning (EU) nr. 402/2013 om den fælles sikkerhedsmetode til risikoevaluering og vurdering.

11 11 Assistance til Trafik- og Ordregiverens organisation 3.4 Samarbejde med Signalprogram interessenter Trafik- og Byggestyrelsen ønsker at indgå i et forpligtende samarbejde med en rådgiver, hvor styrelsen forventer assistance fra tilbudsgiveren i form af uafhængig og uvildig sagsbehandling samt rådgivning og henholdsvis samarbejde med følgende Banedanmarks Signalprograms interessenter: Banedanmark som infrastrukturforvalter/infrastructure Manager (IM) og modtager af Signalprogrammets leverancer Andre infrastrukturforvalter-virksomheder: Sund & Bælt med Storebælts-, Øresunds- og den kommende Femern-forbindelse, samt relevante udenlandske infrastrukturforvaltere i Sverige og Tyskland Jernbanevirksomheder (Train Operating Companies, TOC), der udøver deres jernbanetransport-virksomhed i Danmark: DSB; DSB S- tog; DSB First; Arriva; regionale og lokale baneselskaber, godsoperatører Internationale assessor og NoBo-virksomheder Leverandørvirksomheder Vejdirektoratet, myndighed for vejrelaterede aspekter ved overkørsler Nabolandes National Safety Authorities i Sverige og Tyskland Oplistning under ovennævnte punkter skal forstås som vejledende eksempler, hvorfor listen er ikke udtømmende. Trafik- og Byggestyrelsen varetager al kontakt med såvel offentligheden (om nødvendigt) som med Banedanmarks Signalprogramsorganisation for det samlede Signalprogram.

12 12 Assistance til Trafik- og Den udbudte opgave 4 Den udbudte opgave 4.1 Rådgiverens ydelser Den vindende tilbudsgiver (Rådgiver) skal sikre, at de tilbudte ydelser leveres i henhold til de aftalte vilkår i Rådgivningsaftalen. Der henvises særligt til Rådgivningsaftalens punkt 6 om rådgivningen. Tilbudsgiveren må på ingen anden måde med samme ressourcer være involveret i samme arbejdsområde for andre Banedanmarks Signalprograminteressenter, således at der med rette kan stilles spørgsmål om rådgiverens habilitet. Det er derfor et krav til tilbudsgiver, at denne er habil i forhold til Signalprogrammet. Den udbudte kontrakt omfattede ydelser forventes at påbegynde den 10. august 2016 og løbe til og med den 10. august Herefter er der to optioner med mulighed for forlængelse, jf. afsnit 4.6 nedenfor herom. 4.2 Tidsplan overordnet Hovedterminer for gennemførelsen af S-bane og F-bane projekter, som Banedanmarks Signalprogram har annonceret: Kommerciel passagerdrift på alle S-bane linjer i 2018 Kommerciel passagerdrift på hele F-banen i 2021 F-bane Infrastructure East, Early Deployment i 2017 F-bane Infrastructure West, Early Deployment i Sprog Den daglige interne skriftlige og mundtlige kontakt mellem Trafik- og Byggestyrelsen og Rådgiveren foregår på dansk. Signalprogrammets arbejdssprog er engelsk, og der kan derfor leveres teknisk materiale samt mødereferater på engelsk. Arbejdssproget mellem Rådgiver og Trafik- og projektleder kan derfor som udgangspunkt nødvendiggøre kommunikation på både dansk og engelsk. Såfremt tilbudsgiveren forventer væsentlige input fra fremmedsprogede medarbejdere, skal der i forbindelse med tilbudsafgivelsen redegøres for, hvorledes eventuelle sprogbarrierer forventes håndteret i det daglige arbejde.

13 13 Assistance til Trafik- og Den udbudte opgave 4.4 Kvalitetsledelse Rådgiveren skal gennemføre kvalitetsstyring af egne ydelser i overensstemmelse med intentionerne i DS EN/ISO Rådgiveren skal efter aftaleindgåelsen forelægge en kvalitets- og aktivitetsplan i overensstemmelse hermed for Trafik- og Byggestyrelsen til godkendelse. Trafik- og Byggestyrelsen har ret til på ethvert tidspunkt at foretage tilsyn hos Rådgiveren. Aftaler om korrigerede handlinger i forbindelse med tilsyn skal efterkommes. 4.5 Optioner Rådgivningsaftalen omfatter to optioner vedrørende efterfølgende forlængelse af kontrakten med 2 x et år. Trafik- og Byggestyrelsen er dog ikke forpligtet til at gøre brug af optionerne. Hvis Trafik- og Byggestyrelsen måtte ønske at tage optionen i anvendelse, er Rådgiveren forpligtet til at udføre opgaverne i henhold til vilkårene i Rådgivningsaftalen.

14 14 Assistance til Trafik- og Tilbudsafvigelse 5 Tilbudsafvigelse 5.1 Tilbudsfasen Tilbudsfasen indledes med offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse af EU- Publikationskontoret og Trafik- og samtidige offentliggørelse af udbudsmaterialet på styrelsens hjemmeside Der er mulighed for at stille skriftlige spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet, og al henvendelse herom skal ske til: Trafik- og Byggestyrelsen Att.: Sandra Østergaard adresse: saos@tbst.dk Spørgsmål skal fremsendes pr. på ovennævnte adresse. Spørgsmål og svar herpå vil udelukkende blive offentliggjort (i anonymiseret form) på Trafik- og hjemmeside. Spørgsmål skal indgives på dansk og vil alene blive besvaret på dansk. Trafik- og Byggestyrelsen forbeholder sig ret til ikke at besvare spørgsmålene i den rækkefølge, som de er indkommet. Der vil blive udsendt rettelsesblade, såfremt besvarelser eller forholdene i øvrigt giver anledning til dette. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter spørgefristen på 14 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at fremsende svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristen. 5.2 Aflevering og åbning af tilbud Fristen for aflevering af tilbud er den 14. juni 2016 kl Tilbud, der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal inden udløbet af tilbudsfristen afleveres hos Trafik- og Byggestyrelsen på adressen: Edvard Thomsens Vej 14, 2300 København S. Tilbuddet bør mærkes på kuverten: Tilbud vedr. Assistance til Trafik- og myndighedsbehandling af Banedanmarks Signalprogram (BDK SP). Må ikke åbnes af poståbningen. Der bør afleveres i 5 identiske eksemplarer; ét originaleksemplar med underskrift og 4 kopier af det samlede tilbud.

15 15 Assistance til Trafik- og Tilbudsafvigelse Det samlede tilbud bør endvidere afgives elektronisk i en ikke-redigerbar version på et USB-stik. Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem papirversionen og den elektroniske version har papirversionen forrang. I forbindelse med aflevering af tilbud gives kvittering for modtagelsen. Tilbud kan ikke afgives pr. . Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddet. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Trafik- og Byggestyrelsen. Trafik- og Byggestyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiverne. 5.3 Kontrakttildeling, stand-still periode og opstartsmøde Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidigt og skriftligt, når Trafik- og Byggestyrelsen har truffet beslutning om tildeling. Inden indgåelse af kontrakt skal Trafik- og Byggestyrelsen kræve, at den tilbudsgiver, som styrelsen har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudsloven 4 159, stk. 2. Trafik- og Byggestyrelsen vil derfor anmode om at modtage dokumentation for ESPD ens forhold inden tildeling af kontrakten. For danske virksomheder kan denne dokumentation eksempelvis ske ved fremsendelse af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, som ikke er ældre end 6 måneder. Det gøres opmærksom på, at udstedelse af en serviceattest forventeligt tager ca. to uger. Efter offentliggørelsen af kontrakttildelingen vil der være en stand-still periode på minimum 10 kalenderdage fra afsendelse pr. mail af meddelelse om tildelingsbeslutning til indgåelse af kontrakten. Trafik- og Byggestyrelsen indkalder den vindende tilbudsgiver til opstartsmøde umiddelbart herefter. 5.4 Vedståelsesperiode og indgåelse af aftale Rådgivningsaftale forventes indgået senest 7 uger efter tilbudsfristen. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i mindst 4 måneder efter tilbudsfristens udløb. 4 Lov nr af 15. december 2015

16 16 Assistance til Trafik- og Tilbudsafvigelse 5.5 Vederlag Der udbetales ikke vederlag for tilbudsgiverens udarbejdelse af tilbud og eventuelle indgåelse af kontrakt.

17 17 Assistance til Trafik- og Tilbuddets form 6 Tilbuddets form 6.1 Sprog Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Dokumentation på norsk, svensk og engelsk accepteres også. 6.2 Betingelser for at deltage (udelukkelse og egnethed) Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. nedenfor afsnit 6.4. Tilbudsgiver skal i ESPD en (Bilag A) erklære, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, der fremgår af udbudsloven 135, stk. 1-3 og 136. Dette er en forudsætning for, at Trafik- og Byggestyrelsen kan tage tilbuddet i betragtning. De obligatoriske udelukkelsesgrunde omfatter blandt andet endelig dom for handlinger begået som led i en kriminel organisation, hvidvaskning af penge, samt hvis tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på kr. eller derudover til offentlige myndigheder vedrørende skatter og afgifter mv. Endvidere skal ordregiver eksempelvis udelukke tilbudsgiver, såfremt denne kan påvise, at der foreligger en interessekonflikt i forhold til udbuddet, som ikke kan afhjælpes gennem mindre indgribende foranstaltninger. Der henvises til afsnit 6.4 om udfyldelse af ESPD for vejledning af dette i forhold til udelukkelsesgrunde Teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav for deltagelse i udbuddet, at tilbudsgiver dokumenterer sin tekniske og faglige formåen ved relevant referenceliste med angivelse af mindst 1 leverance af lignende tjenesteydelser omfattet af dette udbud indenfor de seneste tre år. Referencelisten udfyldes i ESPD en. Der henvises til afsnit 6.4 for nærmere vejledning vedrørende udfyldelse af ESPD Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders tekniske kapacitet (f.eks. et modereller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre

18 18 Assistance til Trafik- og Tilbuddets form fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den vedlagte støtteerklæring (Bilag C) for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument, jf. nedenfor afsnit 6.4. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders tekniske kapacitet. 6.3 Tilbuddets indhold Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført i afsnit nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. Bilag B. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet Det fælles europæiske udbudsdokument Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for opfyldelse af kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse, jf. ovenfor afsnit samt nedenfor afsnit 6.4 om udfyldelse af ESPD en Eventuel støtteerklæring Hvis tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet, skal tilbudsgiveren vedlægge en støtteerklæring. Tilbudsgiveren kan anvende den som bilag C vedlagte skabelon til støtteerklæring Udkast til Rådgivningsaftale Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre Rådgivningsaftalen. Rådgivningsaftalen er i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for Rådgivningsaftalen.

19 19 Assistance til Trafik- og Tilbuddets form Tilbudsgivers tilbudspris Tilbudsgiver skal til Trafik- og Byggestyrelsen aflevere en udfyldt Tilbudsliste i underskrevet stand. Tilbudsprisen (den evalueringstekniske pris) er den pris, der fremkommer ved udfyldelse af Tilbudslistens poster. Tilbudsprisen er den samlede evalueringstekniske pris for løsning af opgaven, dvs. tilbudsprisen for den udbudte opgave samt tilbudsprisen for optionerne. Betaling for rådgivningen vil ske for medgået tid efter regning, jf. Rådgivningsaftalen punkt Tilbudsgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse Med fokus på Trafik- og succeskriterier for projektet (angivet i afsnit 3.2) og samarbejdet i projektet (angivet i afsnit 3.4) skal tilbudsgiveren ved en procesbeskrivelse demonstrere sin forståelse af opgaven, herunder indsigt i hvilke krav opgaven stiller til samarbejde med myndigheder, andre rådgivere og Trafik- og Byggestyrelsen. Desuden skal redegøres for, hvordan arbejdet i spidsbelastningsperioder planlægges og organiseres. Beskrivelsen bør være kort og præcis med et omfang på ca. 2 A4 sider Tilbudsgivers forslag til Organisation og bemanding Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet aflevere forslag til organisation og bemanding for gennemførelse af opgaven. Forslaget skal redegøre for tilbudsgiverens medvirken til opfyldelse af Trafik- og målsætning for samarbejde i projektet i henhold til dette dokuments afsnit 3.2. Tilbudsgiveren bør oplyse, hvilke dele af Rådgivningsaftalen (om nogen) tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, og hvilken underleverandør tilbudsgiver foreslår hertil. Redegørelsen bør være kort og præcis med et omfang på ca. 3 A4 sider. Tilbudsgiveren skal derudover opliste de medarbejdere, der tilbydes. Tilbudsgiver skal endvidere aflevere CV er for specifikt angivne personer, som tilbudsgiver påregner at bemande opgaven med. Hvis tilbudsgiveren vil bemande opgaven ved brug af underleverandører, skal der ligeledes vedlægges CV er for specifikt angivne medarbejdere hos underleverandøren, hvis disse kendes på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet.

20 20 Assistance til Trafik- og Tilbuddets form CV er bør maksimalt omfatte 2 A4 sider pr. person. CV er skal være skrevet på dansk. Trafik- og Byggestyrelsen accepterer CV er for udenlandske underrådgivere på norsk, svensk eller engelsk, hvis der samtidigt afleveres et kort resume af CV et på dansk. 6.4 Udfyldelse af det europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbudsgiveren skal udfylde et fælles europæisk udbudsdokument, også kaldet ESPD. ESPD er en egenerklæring fra tilbudsgivere som foreløbigt bevis for opfyldelse af kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse, eksempelvis i stedet for certifikater og andet, der er udstedt af offentlige myndigheder. En tilbudsgiver erklærer derved ved udfyldelse og fremsendelse af ESPD en, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt at denne opfylder mindstekravene for deltagelse i udbuddet. Det er derfor et krav for at afgive tilbud til Trafik- og Byggestyrelsen i nærværende udbud, at der vedlægges en (korrekt) udfyldt ESPD. Det fælleseuropæiske udbudsdokument er nu blevet oprettet elektronisk af EU- Kommissionen (eespd, elektronisk ESPD). Trafik- og Byggestyrelsen har oprettet et eespd for dette udbud, som er lagt op på styrelsens hjemmeside sammen med det øvrige udbudsmateriale i xml format. Xml-filen skal uploades på hjemmesiden for eespd ( hvorefter eespd en kan udfyldes. Når tilbudsgiveren har udfyldt eespd en, kan denne printes og vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde følgende afsnit i eespd en: - Del II.A: Oplysninger om den økonomiske aktør - Del II.B: Oplysninger om repræsentant for den økonomiske aktør - Del II.C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet 5 - Del II.D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på - Del III: Udelukkelsesgrunde - Del IV.C: Udvælgelseskriterier om teknisk og faglig formåen 5 Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne og udelukkelsesgrundene, skal virksomheden vedlægge et særskilt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del II.A, del II.B og del III for hver enhed, som tilbudsgiveren baserer sig på. Endvidere skal del IV og del V udfyldes, når det har betydning for vurderingen af, om tilbudsgiveren opfylder mindstekrav til egnethed eller udvælgelse, jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument af december 2015.

21 21 Assistance til Trafik- og Tilbuddets form - Del VI: Afsluttende erklæringer For yderligere vejledning om ESPD en henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument af december 2015, der kan tilgås ved følgende link: eespd/det%20faelles%20europaeiske%20udbudsdokument.pdf samt Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens vejledning Det elektroniske ESPD, Sådan virker den af marts 2016, der kan tilgås ved følgende link: Trafik- og Byggestyrelsen vil forud for tildeling af kontrakten indhente dokumentation for de afgivne oplysninger i ESPD en fra den tilbudsgiver, som styrelsen forventer at indgå kontrakt med, jf. afsnit 5.3 ovenfor.

22 22 Assistance til Trafik- og Vurdering af indkomne tilbud 7 Vurdering af indkomne tilbud 7.1 Konditionsmæssighed og egnethed Indledningsvis gennemgås alle tilbud for at konstatere, om de er konditionsmæssige, og tilbudsgiverne opfylder mindstekravene for egnethed. For at et tilbud kan anses for at være konditionsmæssigt, skal tilbuddet som minimum opfylde følgende krav: Indeholde et udfyldt ESPD Alle Tilbudslistens poster skal være udfyldt. Der skal foreligge beskrivelse/dokumentation for delkriterierne Opgaveforståelse og procesbeskrivelse og Forslag til organisation og bemanding inkl. CV er. Denne beskrivelse/dokumentation bør overholde formkravene angivet i nærværende udbudsbetingelser (afsnit ). Vedrørende tilbudsgiverens egnethed vurderer ordregiver, hvorvidt ESPD en indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Ordregiver vurderer ligeledes, hvorvidt ESPD en indeholder de krævede oplysninger for teknisk og faglig formåen, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de opstillede mindstekrav for teknisk og faglig formåen, jf. afsnit Vurderingen af tilbudsgivers tekniske og faglige formåen vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de stillede mindstekrav til teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist, og ordregiver vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler.

23 23 Assistance til Trafik- og Vurdering af indkomne tilbud 7.2 Tildelingskriterium Kontrakten tildeles til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. udbudsloven Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres ved brug af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet i henhold til udbudslovens 162, stk. 1, nr Evaluering af tilbuddene Alle konditionsmæssige tilbud evalueres herefter på baggrund af pris og kvalitet inddelt i følgende 3 underkriterier: 1. Pris 2. Opgaveforståelse og procesbeskrivelse 3. Organisation og bemanding Underkriterium Vægtning Pris 10 % Opgaveforståelse og procesbeskrivelse 20 % Organisation og bemanding 70 % Underkriterierne skal i fællesskab dokumentere tilbudsgiverens spidskompetencer Evalueringsmetode Ved evaluering af tilbuddene vil der blive anvendte en pointmodel. Tilbud tildeles point for de kvalitative underkriterier Opgaveforståelse og procesbeskrivelse og Organisation og bemanding efter nedenstående skala i forhold til graden af opfyldelse af underkriteriet: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Ikke tilfredsstillende 1 6 Lov nr af 15. december 2015

24 24 Assistance til Trafik- og Vurdering af indkomne tilbud Der gives point for hvert underkriterium, og point kan gives med (op til) én decimal. 5 point gives til særdeles tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet, mens 1 point gives til tilbud, der ikke tilfredsstillende opfylder underkriterierne, men dog er et konditionsmæssigt tilbud. Det er angivet nedenfor i afsnit og 7.3.4, hvad Trafik- og Byggestyrelsen vil lægge vægt på ved vurderingen af de kvalitative underkriterier. Tilbud tildeles point for pris efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 5 point (det maksimale antal point) og 1 point (minimumpoint) gives ved laveste pris + 25 %. Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for denne ramme, og det tilbud, der ville være den samlede vinder (efter en foreløbig samlet vurdering af pris og de kvalitative kriterier), er blandt tilbuddene uden for rammen, udvides rammen til at inkludere det tilbud, der ville være den samlede vinder. Den endelige vurdering af tilbud vil opgøres ud fra point og vægtning af de enkelte underkriterier som angivet i skemaet nedenfor: Kriterium: Vægtning: Point: Karakter: Opgaveforståelse og procesbeskrivelse Organisation og bemanding 20 % X (X * 20 %) = 1 70 % Y (Y * 70 %) = 2 Pris 10 % Z (Z * 10 %) = 3 Samlet karakter = Kontrakten tildeles til det tilbud, der opnår den højeste samlede karakter Underkriteriet Pris Trafik- og Byggestyrelsen lægger vægt på så lav en tilbudspris som muligt. Prisen opgøres som den samlede evalueringstekniske pris for løsning af opgaven, jf. Tilbudslisten pkt. 3.2, det vil sige den samlede evalueringstekniske pris for den udbudte opgave inklusiv prisen for de to optioner. Underkriteriet pris vægter 10 % af den samlede vurdering af et tilbud. Det er Trafikog erfaring, at priserne på rådgivende ingeniør-marked på fagområ-

25 25 Assistance til Trafik- og Vurdering af indkomne tilbud det ikke rummer det store spænd, og der forventes derfor ikke at være stor forskel prismæssigt på de indkomne tilbud Underkriteriet Opgaveforståelse og procesbeskrivelse Trafik- og Byggestyrelsen lægger vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer forståelse for myndighedsgodkendelsesprocessen og samarbejdskompetencer, jf. afsnit ovenfor. Tilbudsgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse vægter 20 % af den samlede vurdering af et tilbud. og er derfor ikke det afgørende kriterium for Trafik-og Byggestyrelsen vurdering af indkomne tilbud. Dette skyldes, at styrelsen besidder stor opgaveforståelse selv, og det bliver derfor ikke tilbudsgivers kerneydelse. Det er derfor ikke ønsket, at opgaveforståelse og procesbeskrivelse vægter tungt i den samlede vurdering Underkriteriet Organisation og bemanding Trafik- og Byggestyrelsen lægger vægt på, at der foreslås en fagleder med dokumenterede samarbejdserfaringer og som besidder en høj grad af faglig indsigt i faste samt mobile togkontrolssystemer og øvrige forhold nævnt i nærværende udbudsbetingelser. Trafik- og Byggestyrelsen lægger vægt på følgende elementer i forhold til faglederens kvalifikationer: - Kendskab og erfaring med jernbaneområdets lovgivning, herunder CSM-RAforordningen, TSI CCS og TSI OPE, jf. afsnit Erfaring fra sammenlignelige opgaver - Kendskab til Trafik- og godkendelsesproces Trafik- og Byggestyrelsen ønsker som nævnt i afsnit at se CV for tilbudsgivers indmeldte personale til udførelse af opgaven. Trafik- og Byggestyrelsen lægger vægt på følgende elemeter i forhold til tilbudsgivers organisation: - at tilbudsgiver stiller med en organisation, der råder over faglige kompetencer og erfaring relateret til den omhandlende opgave og den proces, der er indeholdt i tilbudsgiverens procesbeskrivelse. - at tilbudsgiveren stiller med personale, som har kendskab til dansk og europæisk lovgivning på området, herunder CSM-RA-forordningen, TSI CCS og TSI OPE, jf. afsnit at tilbudsgiveren har tilstrækkelig bemanding i spidsbelastningsperioderne.

26 26 Assistance til Trafik- og Vurdering af indkomne tilbud Tilbudsgivers bemanding og organisation vægter 70 % af den samlede vurdering af et tilbud og er derfor det mest afgørende element for den samlede vurdering af de indkomne tilbud. Underkriteriet vægter særlig højt, da denne kompetence, som tilbudsgiver skal bidrage med, er nødvendig for styrelsens udførelse af dens opgave på dette projekt. Det er afgørende, at tilbudsgiver kan komme med de faglige input i forbindelse med projektet, som Trafik- og Byggestyrelsen har behov for. 7.4 Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen 7. Resultatet af udbuddet vil alene blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Trafik- og Byggestyrelsen er dog forpligtet til på baggrund af eventuel anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan eventuelt gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvis der er dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Det gøres samtidigt opmærksom på, at det er Trafik- og opgave blandt andet på baggrund af retspraksis at beslutte, hvilke oplysninger mv., der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. 7 Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen

27 Trafik- og Byggestyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S info@tbst.dk Assistance til Trafik- og myndighedsbehandling