Assistance til Trafikstyrelsens myndighedsbehandling Banedanmarks Signalling Programme (BDK SP)

Transkript

1 Assistance til Trafikstyrelsens Banedanmarks Signalling Programme (BDK SP) Tilbudsgrundlag Juni 2010

2 2 Assistance til Trafikstyrelsens Indhold Indhold 1 Baggrund Samlet projektbeskrivelse Banedanmarks Signalling Programme (BDK SP) BDK Tidsplan for SP BDK SP Assessor / NOBO Signalleverandører af CBTC- og ERTMS-teknologi plus S-ISA Ordregiver Trafikstyrelsens succeskriterier for en Udbuddets omfang 5 2 Bestemmelser om udbud og tilbud Udbud Udbudsform Udbudsmateriale 2.4 Tidsplan for udbudsforretningen Alternative tilbud Forbehold Rådgivers forsikring og ansvarsbegrænsning Rettigheder til udbudsmaterialet 7 3 Ordregiverens organisation Målsætninger for samarbejde i projektet Overordnede kravspecifikationer Samarbejde med Signalling Programme Interessenter 9 4 Opgaven Rådgiverens ydelser 4.2 Tidsplan overordnet Sprog Kvalitets-, arbejdsmiljø- og miljøledelse Option 11 5 Tilbudsafgivelse Tilbudsfasen Aflevering og åbning af tilbud Kontrakttildeling, standstillperiode og opstartsmøde 5.4 Vedståelsesperiode og indgåelse af aftale Vederlag 13 6 Tilbuddets form Sprog Tilbudsbrev Tilbuddets indhold Rådgivers tilbudspris Rådgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse Rådgivers forslag til organisation og bemanding 14 7 Vurdering af indkomne tilbud Konditionsmæssighed 16

3 3 Assistance til Trafikstyrelsens Indhold 7.2 Evaluering af tilbuddene Rådgivers tilbudspris Rådgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse Rådgivers forslag til organisation og bemanding 16

4 4 Assistance til Trafikstyrelsens Baggrund 1 Baggrund 1.1 Samlet projektbeskrivelse Banedanmarks Signalling Programme (BDK SP) Trafikstyrelsen (TS) varetager med hensyn til Jernbanesikkerheden af Banedanmarks Signalling Programme, BDK SP. BDK SP er en total, landsdækkende fornyelse af de eksisterende signalsystemer, både til Fjernbaner (Fbane) og på alle S-togslinier (S-bane) i København. Dette Programme er organiseret i flere projekter for både S-bane og for F-bane samt et projekt med ansvar for nyskrivning af tilhørende driftsregler, kaldt: Operational Rules (OR). SP skal i sin helhed garantere den fortsat sikre jernbanedrift på S-bane med dens fremtidige Communication Based Train Control (CBTC)-teknologi og på F- bane, der skal overholde specifikationer af det europæiske standardsystem: European Rail Traffic Management System (ERTMS) fremover. Alle projekter indenfor SP er faseopdelt i: Tender-, Design-, Deployment-, Roll-outog Closure-fase. Sidste fase indeholder den endelig overdragelse til BDKdriftsorganisationer, Drift og Vedligeholdelse samt bæredygtig bortskaffelse af ubrugbart udstyr. Alle faser gennemføres i henhold til europæiske normer: EN 5012x, hvor især er kendt, som standard for: RAMS (Reliability, Availability, Mantainability and Safety). SP-arbejdssprog er engelsk. BDK anvender udbudsform Competitive dialogue og bruger typisk en forhandlingsperiode på ca. ½ år efter modtagelsen af de prækvalificerede leverandørers tilbud, til at nå Best and Final Offer (BAFO). Rådgivningsydelserne ifm. assistance til TS opdeles iht. førnævnte faser i Signalling Programme, men ikke i flere kontrakter BDK Tidsplan for SP SP i sin helhed forventes at løbe frem til 2021, jf. BDKs til enhver tid gældende tidsplaner for SP. BDK SP vil i den periode, som ansøger af ibrugtagningstilladelser til både S- og F-bane projekter, være i tæt og kontinuerligt kontakt med TS BDK SP Assessor / NOBO Efter gennemført EU-udbudsforretning har BDK SP i dag indgået kontrakt med engelske Lloyd s Register Rail (LR), der har fået ansvar til at være både: General- Independant Safety Assesssor (G-ISA) og NOBO (Notified Body). LRs funktion kan bedst beskrives med en kombineret rolle & ansvars-profil som: Assessor / NOBO. TS har godkendt BDKs valg af Assessor / NOBO og holdt de første møder med LR for afstemning af forventninger samt rammer for et langvarigt og tillidsfuldt samarbejdsforløb omkring et både teknisk komplekst og organisatorisk udfordrende Programme, som Banedanmarks signalprogram.

5 5 Assistance til Trafikstyrelsens Baggrund Signalleverandører af CBTC- og ERTMS-teknologi plus S-ISA TS er ligeledes i løbende kontakt med potentielle Signalsystem-leverandører til SP. Når der er valgt leverandør fra BDK SPs side, vil denne efter en godkendelse fra Trafikstyrelsen kunne indgå aftale med en Supplier-ISA (S-ISA), der således bliver en anden vigtig samarbejdsorganisation for TS. 1.2 Ordregiver Ordregiver ved nærværende udbud er: Trafikstyrelsen Gammel Mønt København K 1.3 Trafikstyrelsens succeskriterier for en TS leverer et professionelt godkendelsesarbejde til BDK SP-organisationen, både på overordnet Signalling Programme-niveau og på de enkelte projekt-niveauer, i form af den nødvendige en proces, der ofte starter med vejledning og ender med klart definerede ibrugtagninsgtilladelser (IBT) TS sikrer en tilfredsstillende dialog og konstruktivt samarbejde med alle involverede interessenter; f.eks.: Assessor / NOBO (både G-ISA og S-ISA), CBTC- og ERTMS-signalleverandør-virksomheder vedr. kompetent TS udfører en af det langvarige SP under overholdelse af lovens rammer og varetager sit ansvar, som en del af de politiske hensigter med en innovativ dansk transportpolitik 1.4 Udbuddets omfang Nærværende udbuds ydelser indeholder følgende hovedelementer: Bearbejdning samt vurdering af vitale grundlagsdokumenter i TS-processer for, f.eks.: Assessorrapporter og bagvedliggende dokumenter som f.eks.: Saftey Plans, Safety Cases både på Programme-niveau og for alle SPprojekter samt aktiviteter, der indgår i BDKs totale Signalling Programme; inklusive mødedeltagelse Bearbejdning inkl. vurdering samt assistance i udstedelse af grundlæggende TSdokumenter for og godkendelser, f.eks.: Typegodkendelse og Ibrugtagningstilladelser, for alle aktiviteter, der relaterer sig til Banedanmarks Signalling Programme (med BDK som Jerbaneinfrastrukturforvalter (Infrastructure Manager, IM) i sammenspil med Jernbanevirksomheder (Train Operating Companies, TOC), og leverandører eller potential Leasing Companies ; inkl. mødedeltagelse

6 6 Assistance til Trafikstyrelsens Bestemmelser om udbud og tilbud 2 Bestemmelser om udbud og tilbud 2.1 Udbud Udbuddet omfatter kompetent rådgivningsassistance til TS-arbejde og -processer med af BDKs Signalling Programme. Udbuddet består af en 4-årig kontrakt plus option på efterfølgende forlængelse af kontrakten med to år. Tilbudsprisen skal omfatte både den udbudte opgave og optionen. Trafikstyrelsen vil indgå aftale vedr. den udbudte opgave, og hvis Trafikstyrelsen vælger at udnytte optionen, vil aftalen blive forlænget på samme vilkår, som den oprindelige kontrakt. 2.2 Udbudsform Opgaven udbydes som en tjenesteydelsesaftale ved begrænset udbud i henhold til bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, som implementerer Udbudsdirektivet. 2.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: 1. Nærværende tilbudsgrundlag 2. Rådgivningsaftale 3. Tilbudsliste (TBL) 4. BDK-information vdr. Signalling Prorgamme kan downloades fra Banedanmarks hjemmeside på: 5. Eventuelt rettelsesmateriale/spørgsmål samt svar udsendt til tilbudsgiverne i tilbudsfasen Rettelsesmateriale vil i givet fald blive udsendt til tilbudsgiverne pr. mail. Tilbudsgiveren er ansvarlig for, at alle informationer i ovennævnte materiale samt oplysninger afgivet i udbudsfasen behandles fortroligt.

7 7 Assistance til Trafikstyrelsens Bestemmelser om udbud og tilbud 2.4 Tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes at følge nedennævnte vejledende tidsplan. Eventuelle ændringer i tidsplanen meddeles samtidigt og skriftligt via e-post , kl. 12 Tilbudsfrist uge 28 uge 30 uge 32 Kontrakttildeling Kontraktunderskrift Opstartsmøde i Trafikstyrelsen 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud antages ikke. 2.6 Forbehold Danske Ark og FRI s standardforbehold af juni 2007 er gældende for tilbuddet. Såfremt en tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet tydeligt angive, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for tilbuddet. Ved forbehold over for grundlæggende betingelser i udbudsmaterialet er Trafikstyrelsen både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet. Forbehold over for udbudsmaterialet indebærer derfor en risiko for, at tilbuddet vil blive afvist som værende ukonditionsmæssigt. Ved forbehold over for ikke grundlæggende betingelser i udbudsmaterialet kræves, at Trafikstyrelsen kan prissætte forbeholdet. Kan forbeholdet ikke prissættes er Trafikstyrelsen forpligtet til at afvise tilbuddet. 2.7 Rådgivers forsikring og ansvarsbegrænsning Rådgiver skal i hele aftaleperioden være omfattet af en erhvervsansvarsforsikring med tilstrækkelig dækning for den pågældende opgave. Omfanget af Rådgivers økonomiske ansvar er beskrevet i Rådgivningsaftalens pkt Rettigheder til udbudsmaterialet Trafikstyrelsen har vedblivende enhver rettighed, herunder særligt ophavs- og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbudsforretningen.

8 8 Assistance til Trafikstyrelsens Ordregiverens organisation 3 Ordregiverens organisation TS arbejde og processer for af BDK SP er organiseret som et projekt, med Leif Funch som ansvarlig Godkendelseschef og Stefan Schwaab, som TS projektleder og nøgleperson for alle SP-aktiviteter. TS indkøber ved denne kontrakt rådgiverbistand i form af spidskompetence til brug for af Banedanmarks Signalling Programme (BDK SP). 3.1 Målsætninger for samarbejde i projektet Det er Trafikstyrelsens mål, at samarbejdet med Rådgiveren sker smidigt og efter en planlagt proces, udformet som et projekt. Trafikstyrelsen vil have særlig fokus på følgende i Rådgiverens projekt-organisation: Rådgiverne skal stille med en projektleder, der er ansvarlig overfor TS projektleder. Rådgiverens projektleder skal sikre at Tidskritiske milepæle afdækkes tidligt i projektet Opgaven gennemføres til den aftalte kvalitet Styring og koordinering af Rådgiverens medarbejdere, herunder evt. underrådgivere Rådgiverens projektleder er til rådighed i hele projektforløbet Rådgiverorganisationen har muligheden for at inddrage de nødvendige ressourcer både hvad angår medarbejdere og kapacitet, specielt i spidsbelastningsperioder med sprocesser for evt. flere parallele SP-projekter Rådgiverorganisationen anvender et gængs KS-system, der sikrer, at den løbende kvalitetssikring sker koordineret og effektivt, således at Trafikstyrelsens kontrol og evt. kommentering samt Rådgivers efterfølgende opretning kan holdes på et minimum Kommunikationen sker smidigt, og i videst muligt omfang med enkle referencelinjer mellem Rådgiver og Trafikstyrelsens organisation 3.2 Overordnede kravspecifikationer Trafikstyrelsen udarbejder (hhv. deltager i udarbejdelse af) et norm- og sikkerhedsgrundlag, baseret på fundamentale rammekrav, bl.a.: EU direktiver; Technical Specifications on Interoperability (TSI); Danish Notified National Technical Rules (NNTRs = Danske nationale tekniske sikkerhedsregler); Lovbekendtgørelser (LBK); udmøntning af Transportministeriets beslutninger i nationale strategier og sikkerhedsmål for den danske jernbane. Disse dokumenter er både rygraden i myndighedens egen processer og overordnet kravsættende for BDK SPs produktion af tekniske kravspecifikationer til indkøb af CBTC-løsningen til S- og ERTMS-løsningen til F-banen.

9 9 Assistance til Trafikstyrelsens Ordregiverens organisation Trafikstyrelsens samlede specifikationer for jernbanesikkerhed danner således også grundlag for Rådgiverens arbejdsindsats og ydelser. 3.3 Samarbejde med Signalling Programme Interessenter TS ønsker at indgå i et forpligtende samarbejde med rådgiveren, hvor TS forventer assistance fra rådgiveren, i form af uafhængig, uvildig sagsbehandling samt rådgivning hhv. samarbejde med følgende SP interessenter: Banedanmark (BDK), i form af dens dedikerede SP organisation BDK som Infrastructure Manager (IM) af relevante SP-grænsefladeprojekter: GSM-R Voice, Specific Transmiss. Module (STM), Fixed Telecom Networks (FTN) Andre Infrastrukturforvalter-virksomheder: Sund & Bælt med Storebælts-, Øresunds- og den kommende Femern-forbindelse. Plus relevante udenlandske IM i Sverige og Tyskland Jernbanevirksomheder (Train Operating Companies, TOC), der udøver deres jernbanetransport-virksomhed i Danmark: DSB; DSB S-tog; DSB First; Arriva; regionale og lokale baneselskaber, godsoperatører Internationale G-ISA- / S-ISA- og NOBO-virksomheder Leverandørvirksomheder Vejdirektoratet, myndighed for vejrelaterede aspekter ved overkørsler Nabolandendes National Safety Authorities, i Sverige og Tyskland Relevante organisationer omkring EU korridor B (Stockholm Napoli, igennem Danmark) (Oplistning under oven nævnte punkter skal forstås som vejledende eksempler, listerne er ikke udtømmende). Trafikstyrelsen varetager al kontakt med såvel offentligheden (om nødvendigt) som med BDK SP-organisation for det samlede Signalling Programme.

10 10 Assistance til Trafikstyrelsens Opgaven 4 Opgaven 4.1 Rådgiverens ydelser Rådgiver skal sikre, at de tilbudte ydelser leveres i henhold til de aftalte vilkår i rådgivningsaftalen. I forhold til processen kan fremhæves nedenstående forhold: Igangsætte og styre opgaveløsningen Sørge for intern information og koordinering, herunder indkaldelse til møder. Trafikstyrelsen lægger i den forbindelse vægt på, at Rådgiver sikrer evt. underrådgivers inddragen Sikre, at TS-projektledelsen til stadighed er orienteret om projektets udvikling Løbende stille kvalificerede, kritiske spørgsmål til grundlaget og være konstruktiv i opgaveløsningen Rådgiveren skal som en del af sit tilbud levere CV er for en projektleder og nøglemedarbejdere. Rådgiveren forpligter sig til at stille de tilbudte medarbejdere til rådighed i projektperioden Deltage kvalificeret i aftalte møder, herunder udarbejde referater fra møder Medvirke til gennemførsel af audit, om nødvendigt Rådgiveren skal udmærke sig ved uafhængig, uvildig Assessor-etik (Oplistning under oven nævnte punkter skal forstås som vejledende eksempler, listerne er ikke udtømmende). Rådgiveren må på ingen anden måde med samme ressourcer og ekspertise være involveret i samme arbejdsområde for andre BDK SP interessenter, således at der med rette kan stilles spørgsmål om rådgiverens habilitet. 4.2 Tidsplan overordnet Der er på nuværende tidspunkt ikke fastlagt en endelig tidsplan. Der mangler også en opdeling af hele det komplekse SP i f.eks. faser / stadier (stages) hvor der f.eks. vil være drifts koeksistens mellem de første EDS og resten af jernbanesystemet, der stadig fungerer efter de hidtidige, konventionelle regler og med de gamle signalsystemer. Denne fase kaldes i SP-sprog for Migration. Forskellige Migrationskoncepter er under udarbejdelse i BDK SP. Hovedterminer for gennemførelsen af S-bane og F-bane projekter, som BDK SP har annonceret i form af Critical Milestones: Kommerciel passagerdrift med S-tog på Nordbanen, no later than Kommerciel passagerdrift på alle S-bane linjer, no later than

11 11 Assistance til Trafikstyrelsens Opgaven Kommerciel passagerdrift på hele F-banen i 2021 Programphase Report i 2009 dannede fundament for den politiske beslutning om bevilling af budget til det totale SP og fastskrev følgende overordnede hovedterminer: S-bane CBTC-kontrakt er den første, der indgåes: forventet primo 2011 S-bane Early Depoyment (første pilotstrækning): Nordbanen fra Hillerød mod Jægersborg (Lyngby): forventet primo 2015 F-bane Onboard kontrakt indgåes på landsplan før de opdelte Infrastrukturkontrakter East and West: forventet medio 2011 F-bane Infrastructure East har Early Depoyment strækning (EDS) på Roskilde- Køge-Næstved banen: forventet ibrugatgning af EDS i 2017 F-bane Infrastructure West har Early Depoyment strækning (EDS) fra Langå til Frederikshav: forventet ibrugatgning af EDS i Sprog Signalling Programmets arbejdssprog er engelsk og derfor leveres teknisk materiale samt mødereferater på engelsk. Arbejdssproget mellem Rådgiver og TS-projektleder kan derfor som udgangspunkt nødvendiggør kommunikation på både dansk og engelsk. Den daglige interne kontakt mellem Trafikstyrelsen og Rådgiveren foregår på dansk, statusrapporter leveres på dansk. Såfremt Rådgiveren forventer væsentlige input fra fremmedsprogede medarbejdere, skal der i forbindelse med tilbudsafgivelsen redegøres for, hvorledes evt. sprogbarrierer forventes håndteret i det daglige arbejde. 4.4 Kvalitets-, arbejdsmiljø- og miljøledelse Rådgiveren skal gennemføre kvalitetsstyring af egne ydelser i overensstemmelse med intentionerne i DS EN/ISO Rådgiveren skal efter aftaleindgåelsen forelægge en kvalitets- og aktivitetsplan i overensstemmelse hermed for Trafikstyrelsen til godkendelse. Trafikstyrelsen har ret til på ethvert tidspunkt at foretage audit hos Rådgiveren. Aftaler om korrigerede handlinger i forbindelse med audit skal efterkommes. 4.5 Option Rådgivningsaftalen omfatter en option vedr. efterfølgende forlængelse af kontrakten med to år. Hvis Trafikstyrelsen måtte ønske at tage optionen i anvendelse, er Rådgiveren forpligtet til at udføre opgaverne iht. vilkårene i rådgivningsaftalen.

12 12 Assistance til Trafikstyrelsens Tilbudsafgivelse 5 Tilbudsafgivelse 5.1 Tilbudsfasen Tilbudsfasen indledes med Trafikstyrelsens udsendelse af udbudsbrev og udbudsmaterialet. Der er mulighed for at stille skriftlige spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet, og al henvendelse herom skal ske til: Trafikstyrelsen Att.: Stefan Schwaab adresse: sts@trafikstyrelsen.dk Spørgsmål skal fremsendes med brev eller pr. og vil blive besvaret pr. samtidigt til alle tilbudsgivere. Trafikstyrelsen forbeholder sig ret til ikke at besvare spørgsmålene i den rækkefølge de er indkommet. Der vil blive udsendt rettelsesblade, såfremt besvarelser eller forholdene i øvrigt giver anledning til dette. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 kalenderdage før tilbudsfristen, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter spørgefristen, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at fremsende svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristen. Ved brug af kvitterer TS elektronisk for modtagelse af spørgsmål til forfatter. Forfatter skal ligeledes kvittere elektronisk for modtagelse af TS svar. 5.2 Aflevering og åbning af tilbud Fristen for aflevering af tilbud er den 30. juni 2010 kl. 12. Tilbud skal afleveres i 2 identiske eksemplarer hos Trafikstyrelsen på adressen: Gammel Mønt 4, 1117 København K. For hvert eksemplar skal tilbudsmaterialet opdeles og afleveres i 2 separate kuverter eller lukkede pakker til brug for Trafikstyrelsens evaluering af indkomne tilbud: Den ene kuvert/pakke skal indeholde den udfyldte tilbudsliste. På kuverten anføres Tilbudsliste. Den anden kuvert/pakke skal indeholde alle øvrige dokumenter, der hører til tilbuddet, herunder tilbudsbrev. På kuverten anføres Tilbudsbrev og øvrige tilbudsdokumenter. Det samlede tilbud skal endvidere afgives elektronisk. I forbindelse med aflevering af tilbud gives kvittering for modtagelsen. Tilbudsgiverne gives ikke mulighed for at overvære åbning af tilbud.

13 13 Assistance til Trafikstyrelsens Tilbudsafgivelse Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt at Trafikstyrelsen. Trafikstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiveren. 5.3 Kontrakttildeling, standstillperiode og opstartsmøde Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidigt og skriftligt, når Trafikstyrelsen har truffet beslutning om tildeling. Derefter vil der være en stand-still periode på minimum 10 kalenderdage fra afsendelse pr. mail af meddelelse om tildelingsbeslutning til indgåelse af kontrakten. Trafikstyrelsen indkalder til opstartsmøde umiddelbart herefter. 5.4 Vedståelsesperiode og indgåelse af aftale Rådgivningsaftale forventes indgået senest 5 uger efter tilbudsfristen. Rådgiveren skal vedstå sit tilbud i mindst 40 arbejdsdage efter tilbudsfristen. 5.5 Vederlag Der udbetales ikke vederlag for Rådgiverens udarbejdelse af tilbud og evt. indgåelse af kontrakt.

14 14 Assistance til Trafikstyrelsens Tilbuddets form 6 Tilbuddets form 6.1 Sprog Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. 6.2 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet anføres følgende: Kontraktens navn. Kontaktperson hos Rådgiveren, som Trafikstyrelsen kan henvende sig til vedrørende tilbuddet, såfremt dette ikke er blevet oplyst ved anmodning om prækvalifikation eller kontaktpersonen er ændret siden da. 6.3 Tilbuddets indhold Rådgivers tilbudspris Rådgiver skal aflevere udfyldt tilbudsliste i underskrevet stand. Tilbudsprisen er den pris, der fremkommer ved udfyldelse af tilbudslistens poster. Tilbudsprisen er den samlede pris for løsning af opgaven, dvs. tilbudsprisen for den udbudte opgave og tilbudsprisen for optionen Rådgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse Med fokus på Trafikstyrelsens succeskriterier for projektet (angivet i afsnit 1.3) og samarbejdet i projektet (angivet i afsnit 3.1) skal Rådgiveren ved en procesbeskrivelse demonstrere sin forståelse af opgaven, herunder indsigt i hvilke krav opgaven stiller til samarbejde med myndigheder, andre rådgivere og Trafikstyrelsen. Desuden skal redegøres for hvordan arbejdet i spidsbelastningsperioder planlægges og organiseres. Procesbeskrivelsen skal suppleres med analyse af særligt kritiske forhold og data/informationer, der skal fremskaffes. Analysen skal indeholde en beskrivelse af hvordan de kritiske forhold kan håndteres med mindst mulig risiko for forsinkelse eller forbrug af ekstra ressourcer. Beskrivelsen skal være kort og præcis med et omfang på max. 10 A4 sider. Der skal endvidere gives forslag til tidsplan indeholdende relevante overordnede milepæle og output/input mellem andre parter. Tidsplanen skal leve op til den overordnede tidsplan som beskrives i nærværende dokuments kapitel 4.2. Tidsplan overordnet og til de aftalemæssige betingelser i rådgivningsaftalen Rådgivers forslag til organisation og bemanding Rådgiver skal som en del af tilbuddet aflevere forslag til organisation og bemanding for gennemførelse af opgaven.

15 15 Assistance til Trafikstyrelsens Tilbuddets form Forslaget skal redegøre for Rådgiverens medvirken til opfyldelse af Trafikstyrelsens målsætning for samarbejde i projektet iht. afsnit 4.1. Redegørelsen skal være kort og præcis med et omfang på max. 5 A4 sider. Rådgiver skal som en del af redegørelsen fremkomme med en specifik og sandsynlig projektorganisation, visende nøglepersoners samspil og interaktionen med Trafikstyrelsen. Rådgiver skal endvidere aflevere CV er for specifikt angivne personer, som Rådgiver påregner at bemande opgaven med. For hver person skal det anføres, hvor mange procent, den enkelte person forventes maximalt at kunne arbejde på opgaven i spidsbelastningsperioder. CV er må maksimalt omfatte 2 A4 normalsider pr. person. CV er skal være på dansk. Trafikstyrelsen accepterer CV er for udenlandske underrådgivere på norsk, svensk eller engelsk, hvis der samtidigt afleveres et kort resume af CV et på dansk. Rådgivers projektleder på opgaven skal være opgaveansvarlig i hele aftaleperioden.

16 16 Assistance til Trafikstyrelsens Vurdering af indkomne tilbud 7 Vurdering af indkomne tilbud 7.1 Konditionsmæssighed Indledningsvis gennemgås alle tilbud for at konstatere, om de er konditionsmæssige. For at et tilbud kan anses for at være konditionsmæssigt, skal tilbuddet som minimum opfylde følgende krav: Alle tilbudslistens poster skal være udfyldt. Der skal foreligge beskrivelse/dokumentation for delkriterierne Opgaveforståelse og procesbeskrivelse og Forslag til organisation og bemanding. 7.2 Evaluering af tilbuddene Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Alle konditionsmæssige tilbud evalueres på baggrund af de 3 delkriterier: 1. Tilbudspris 2. Opgaveforståelse og procesbeskrivelse 3. Organisation og bemanding Tilbudspris vægtes med 20%. Opgaveforståelse og procesbeskrivelse vægtes med 30% og organisation og bemanding vægtes med 50%, idet de i fællesskab skal dokumentere rådgiverens spidskompetence Rådgivers tilbudspris Trafikstyrelsen lægger vægt på så lav en tilbudspris som muligt Rådgivers opgaveforståelse og procesbeskrivelse Trafikstyrelsen lægger vægt på, at opgaven udføres indenfor rammerne af en hensigtsmæssig, omkostningsbevidst og effektiv proces, der så vidt muligt tager højde for, at Rådgiveren i opgavens løsning forholder sig til alle relevante problemstillinger og leverer sit output i en sproglig tilgængelig og for projektets videre forløb brugbar form, samtidig så professionel og lige til som muligt Rådgivers forslag til organisation og bemanding Trafikstyrelsen lægger vægt på, at der foreslås en projektleder med dokumenterede ledelses- og samarbejdserfaringer fra lignende projekter, og som besidder en høj grad af faglig indsigt. Trafikstyrelsen lægger vægt på, at Rådgiveren stiller med en organisation, der i videst muligt omfang råder over faglige kompetencer og erfaring relateret til den omhandlende opgave og den proces, der er indeholdt i Rådgiverens procesbeskrivelse. Der lægges vægt på, at Rådgiveren har kendskab til dansk lovgivning på området. Trafikstyrelsen lægger endvidere vægt på, at Rådgiveren har tilstrækkelig bemanding i spidsbelastningsperioderne.

17 Trafikstyrelsen Gammel Mønt 4 DK-1117 København K. info@trafikstyrelsen.dk