Bilag 1. Opgavebeskrivelse og kravsspecifikation

Transkript

1 Bilag 1 Opgavebeskrivelse og kravsspecifikation Videncenter for Energibesparelser i Bygninger Side 1/8

2 Indhold 1. OPGAVEBESKRIVELSE Indledning Baggrund for opgaven Formål og målgruppe Opgavens indhold Basisdriften Udviklingsopgaver MINDSTEKRAV TIL OPGAVELØSNINGEN Krav til Leverandørens grundlæggende faglighed Organisation og drift af VEB Et selvstændigt og uafhængigt center Åbningstider og åbningsdage Det rådgivende udvalg Samarbejde med Kunden Drift af samt krav til øvrig elektronisk opgavehåndtering ØKONOMISK RAMME GENERELLE BESTEMMELSER Kontrol med Leverandøren Udløb af Rammekontrakten, evt. fortsættelse i ny Rammekontrakt og forholdet til lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse... 8 Side 2/8

3 1. OPGAVEBESKRIVELSE 1.1 Indledning Der er med udgangspunkt i aftalen om udmøntning af energireserven af 22. december 2015 nedsat bevilling til at videreføre Videncenter for Energibesparelser i Bygninger (VEB). Et nyt VEB vil bygge videre på skuldrene af de mål og resultater, der blev opnået i løbet af perioden Til formålet er der afsat kroner ekskl. moms i 2016 og kroner ekskl. moms årligt i årene Opgavebeskrivelsen beskriver VEB s baggrund, formål samt opgaver, herunder krav til drift af webløsning for den Leverandør, der tildeles Rammekontrakten. 1.2 Baggrund for opgaven VEB blev etableret i Opgaven har været at bidrage til, at byggeriets parter og andre aktører opnår mere viden om konkrete og praktiske muligheder for at reducere energiforbruget i byggeri generelt. Det overordnede mål er at medvirke til at realisere flere energibesparelser i den eksisterende bygningsmasse. En række undersøgelser viser, at der er store muligheder for at gennemføre besparelser i eksisterende bygninger. Kun en mindre del af de besparelser bliver i dag realiseret, selv om teknologierne i vidt omfang eksisterer. Dette skyldes en række barrierer, som bl.a. manglende viden om og fokus på energibesparelsespotentiale, når renoveringsarbejde udføres i den eksisterende bygningsmasse. Udgangspunktet for en energieffektiv renoveringsstrategi i den eksisterende bygningsmasse ligger i Strategi for energirenovering af bygninger fra maj 2014 samt i de nyeste energibestemmelser, jf. bygningsreglementet BR15. Heri gives retningslinjerne i forbindelse med større renoveringer samt udskiftning af en række bygningskomponenter, herunder tage, vinduer, ydervægge samt primære opvarmningskilder og ventilation. VEB har siden 2008 arbejdet med at afdække optimerings- og sparepotentialet i eksisterende bygninger og har på denne baggrund udviklet mere end 65 energiløsninger samt en række værktøjer til brug for de primære målgrupper. Alle løsninger er udviklet i tæt samarbejde med brancheorganisationer, leverandører og ikke mindst repræsentanterne i det rådgivende udvalg, der uddybes nedenfor. Disse løsninger har i samspil med bygningsreglementet fremmet udviklingen og anvendelsen af mere energieffektive produkter og løsninger og samtidig stillet ambitiøse krav til håndværkere og installatører. Ud over den tekniske og faglige bistand til branchen, har VEB givet kvalitative input til branchemedlemmer og uddannelsesområdet via det omfattende netværk, som er blevet opbygget og udvidet siden begyndelsen i Formål og målgruppe Formålet med VEB s videreførelse er fortsat at bygge bro mellem bygge- og installationsbranchen og den viden som understøtter en effektiv og målrettet strategi på energirenoveringsområdet. Leverandørens indsats skal som udgangspunkt være rettet mod hele byggebranchen og andre aktører, som forestår energibesparelser indenfor byggeriet. Der er siden 2008 pågået en række tiltag og initiativer for at afdække og indsamle den viden, som ligger hos brancheorganisationer, håndværkere, rådgivende virksomheder og producenter. Denne viden, i form af energiløsninger og andre værktøjer, skal fortsat være grundsøjlen i det formidlende netværksarbejde med henblik på at nå de energipolitiske målsætninger om en mere energieffektiv bygningsmasse. Fo- Side 3/8

4 kusområdet for Leverandøren skal fortsat være det eksisterende byggeri, specielt en-familieboliger samt etageboliger. Leverandøren skal derfor via systematisk formidling understøtte et kompetenceløft til håndværksvirksomheder samt hos energirådgivere og arkitekter. Det er vigtigt og formålstjenstligt at skabe en platform bestående af anvendelig og tidssvarende viden med høj troværdighed. Byggeriets parter og andre aktører skal nemt kunne tilgå den viden, der er akkumuleret i VEB og dets netværk. De primære målgrupper for Leverandøren er håndværkere, entreprenører, rådgivere, arkitekter og konsulenter inden for byggefaget og installationsbranchen, men også uddannelsesinstitutionerne skal have et særligt fokus. Husejerne og forbrugere er ikke en del af den primære målgruppe. Energibesparelserne skal i høj grad realiseres i dette segment, men fokus er på de professionelle aktører, der skal løfte opgaven. 1.4 Opgavens indhold Leverandørens opgaveportefølje kan inddeles i to, nemlig en basisdrift og en række udviklingsopgaver. Basisdriften er de faste opgaver, der skal udføres af Leverandøren for at sikre en stabil drift og forankring af VEB, herunder hosting af telefon mv. Udviklingsopgaverne er initiativer, der forbedrer eksisterende løsninger eller skaber nye. Såvel basisdriften som udviklingsopgaver beskrives nedenfor. De formelle krav fremgår af punkt Basisdriften Opgaven med basisdriften omfatter følgende: Telefon og mailservice med rådgivning om energibesparelser i bygninger. Det må forventes, at den overvejende del af disse henvendelser kommer fra især håndværkere. Denne service er ikke borgerrettet. Månedlig statistik for henvendelser (telefon, mail, web). Nyhedsbreve og nyheder på LinkedIn (redaktion, udsendelse). Der er i alt tale om forventeligt stk. årligt. Netværksarbejde (deltagelse/forberedelse af temadage, indlæg m.m.). Leverandøren deltager som udgangspunkt i samtlige relevante danske netværk. Dette med fokus på vidensdeling, information til netværk om VEB s arbejde og aktiviteter. Der er tale om forventeligt ca. 50 møder og arrangementer årligt. Ad hoc fejlretninger/opdateringer på alt materiale på Leverandøren sikrer, at fejl i dokumenter og andet materiale tilrettes løbende, og at opdateringer og almindelig vedligehold foretages løbende og uden ugrundet ophold. Brugertilfredshedsundersøgelse af VEB. Leverandøren gennemfører én gang årligt en brugertilfredshedsundersøgelse, og undersøgelsen udmøntes i en skriftlig rapport, der leveres til Kunden. På baggrund af drøftelser med Kunden tages der højde for resultaterne i det kommende år. Centerledelse/intern projektledelse, koordinering og netværksarbejde. Eksterne møder med relevante parter, netværk, brancher m.v. (herunder Det Rådgivende udvalg) Udarbejdelse af årsrapport, der samler op på de aktiviteter Leverandøren har gennemført i løbet af året. Årsrapporten skal forelægges Kunden til godkendelse senest den 28. februar det følgen- Side 4/8

5 de år. Årsrapporten danner sammen med brugertilfredshedsundersøgelsen baggrund for planlægning af det kommende års aktiviteter. Kortlægning af mulige projekter, initiativer og aktiviteter. Systematisk formidling af viden om konkrete løsninger til reduktion af energiforbruget til de forskellige aktører inden for bygningsområdet Udviklingsopgaver Ud over VEB s basisdrift kommer en række udviklingsopgaver, der i sagens natur ikke kan endeligt udspecificeres, men kan igangsættes efter indgåelse af delaftaler mellem Kunden og Leverandøren, især i forbindelse med planlægning af nye aktiviteter på årlig basis med udgangspunkt i årsrapport og brugertilfredshedsundersøgelse. Opgaverne løses ofte i samarbejde med andre aktører i byggebranchen. Udviklingsopgaver kunne være: Udvikling af informations- og uddannelsesaktiviteter i samarbejde med de relevante aktører på energispareområdet til fremme for standardiseringsprocessen og den generelle kendskabsgrad af VEB s energiløsninger, produktguider, beregningsprogrammer og projekter. Herunder indsamling af relevante cases. Formålet skal være at gøre det nemmere for rådgivere og håndværkere at gennemføre energibesparelser efter de samme retningslinjer. Udvikling af materiale til brug på uddannelsessteder og hvor målgruppen ellers uddannes/efteruddannes. Der tages udgangspunkt i energiløsningerne og almen energispare-praksis, således at håndværkere og installatører lærer best practice indenfor deres specifikke område, men også kan indtænke energibesparelsespotentiale tværfagligt. Afdækning af den konkrete bygningssegmentering, således at forskellighederne og besparelsespotentialet i de forskellige bygningstyper bliver synlige, og der kan dannes base for en fokuseret formidling af de forskellige energiløsninger, produktguider og beregningsværktøjer mv. Større optimeringer af hjemmesiden, herunder med henblik på større synlighed, søgemaskineoptimering og lignende. Andre ad hoc opgaver kan igangsættes ud over den i punkt 3 nævnte økonomiske ramme til VEB, i det omfang der er midler hertil. Herunder kunne eksempelvis høre teknisk bistand i forbindelse med udvikling af informationsmateriale målrettet private forbrugere, teknisk eller kommunikationsfaglig bistand til udgivelser, analyser mv. 2. MINDSTEKRAV TIL OPGAVELØSNINGEN 2.1 Krav til Leverandørens grundlæggende faglighed Leverandøren skal løbende identificere og afdække de konkrete og latente behov for ny viden om energibesparelser og løsninger, som måtte forefindes i målgruppen. Med udgangspunkt i VEB s indhentede erfaringer, den på området gældende lovgivning og i samspil med de væsentlige aktører sammenfattes og formidles eksisterende viden om besparelsespotentiale og løsninger inden for dybe energirenoveringer som nærmere beskrevet under nærværende punkt 2. Aktiviteterne skal understøtte den samlede besparelsesindsats, herunder energimærkning af bygninger og energiselskabernes spareforpligtelser. Desuden har VEB til formål at medvirke til en øget standardi- Side 5/8

6 sering i udførelsen af energirenoveringer generelt ved at forestå systematisk formidling af viden med højt fagligt niveau og høj troværdighed. 2.2 Organisation og drift af VEB VEB skal forankres i et miljø med faglige erfaringer på de bygge- og energitekniske samt håndværksfaglige områder. Der kan være tale om et samarbejde mellem flere institutioner og virksomheder. Der skal ikke etableres fysiske rammer/lokaler, og Leverandøren modtager ikke særskilt etableringsvederlag. Leverandøren etablerer en ledelse, som over for Kunden er ansvarlig for løsning af opgaven. Leverandøren udarbejder årlige arbejdsprogrammer med beskrivelse af kommende arbejdsopgaver, udkast til en plan for det kommende år samt opfølgning via en årsrapport. Alle dele godkendes af Kunden. 2.3 Et selvstændigt og uafhængigt center VEB skal drives under det nuværende, godkendte logo og under navnet Videncenter for Energibesparelser i Bygninger. VEB skal fremtræde som et selvstændigt og uafhængigt center, som er adskilt fra Leverandørens øvrige virksomhed. Logo såvel som grafisk setup af hjemmeside fremgår af VEB anses forvaltningsretsligt for at udføre sine opgaver på vegne af Kunden. Dette betyder, at Leverandøren har pligt til ved driften af VEB at overholde de almindelige forvaltningsretslige regler og grundsætninger, der gælder for offentlige myndigheder. Det er således en forudsætning for, at Kunden kan praktisere en lovlig forvaltning, at opgaverne løses i overensstemmelse med forvaltningsretten. For VEB gælder principperne i forvaltningsloven, offentlighedsloven og persondataloven. VEB kan ikke træffe afgørelser i afgørelsessager efter forvaltningsloven på Kundens vegne. 2.4 Åbningstider og åbningsdage VEB skal være tilgængeligt på alle arbejdsdage, hvorved forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. VEB skal på arbejdsdage være åbent for telefonisk betjening i tidsrummet 9.00 til Det rådgivende udvalg I tilknytning til centrets videreførelse videreføres også det rådgivende udvalg med repræsentanter for de relevante aktører inden for området. VEB s rådgivende udvalg fungerer som rådgiver for VEB i forbindelse med de tiltag og udviklingsprojekter, der iværksættes. Medlemmerne af udvalget medvirker til at udbrede kendskabet til VEB og deltager i en systematisk formidling af viden om nye tiltag og udviklingstendenser indenfor energibesparelser i bygninger blandt deres medlemmer og samarbejdspartnere. Desuden supplerer udvalget VEB med viden om evt. parallelle tiltag i byggeriet og energisektoren rettet mod energibesparelser fx markedsføringstiltag, analyser og adgang til data der kan bidrage til en øget implementering af energibesparelser. Udvalget består af repræsentanter fra følgende parter: Energistyrelsen, Dansk Byggeri, TEKNIQ, Håndværksrådet, Foreningen af Rådgivende Ingeniører, Brancheforeningen for bygningssagkyndige og energikonsulenter, Danske Ark, Rørforeningen, Bran- Side 6/8

7 cheforeningen Danske Byggecentre,, Dansk Industri Byggematerialer, Danske Erhvervsskoler, Dansk Energi, Dansk Fjernvarme og Naturgasselskaberne. Det rådgivende udvalg mødes to gange om året. Herudover kan VEB efter behov skriftligt forelægge spørgsmål og problematikker til drøftelse for udvalget. Leverandøren deltager i disse møder. 2.6 Samarbejde med Kunden Leverandøren og Kunden mødes hver tredje måned til et driftsmøde for at diskutere VEB s løbende drift. Leverandøren og Kunden mødes én gang om året for at gøre status over det foregående års drift, herunder gennemgang af årsrapport (se punkt 1.4.1). Hertil kan der komme en række møder med fokus på udveksling og sparring. 2.7 Drift af samt krav til øvrig elektronisk opgavehåndtering Leverandøren skal varetage hosting af IT-platform (evt. tredjepartsløsning), således at data er sikret forsvarligt. Tilsvarende sikrer Leverandøren at hosting, serverkapacitet og IT-service til en hver tid kan løfte opgaven angående systemdrift. Leverandøren udarbejder datapolitik, der lever op til sikkerhedskriterierne for datasystemer gældende for offentlige myndigheder og disse forelægges Kunden til godkendelse. Leverandøren er ansvarlig for inden for det samlede faste vederlag til basisdriften at anskaffe ITsystemer til håndtering af: Journalisering og dokumenthåndtering Vidensopsamling fra telefonrådgivning og besvarede mails CMS til web-portal Se nærmere beskrivelse af nuværende IT-setup i Bilag A. 3. ØKONOMISK RAMME Den økonomiske ramme for centret er 4 mio. kr. ekskl. moms i 2016 og 5 mio. kr. ekskl. moms per år i Der betales ikke særskilt vederlag for etablering af centeret. 4. GENERELLE BESTEMMELSER 4.1 Kontrol med Leverandøren Kunden har til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten. Kontrollen kan gennemføres af Kunden selv eller ved tredjepart. Kontrollen kan ikke udføres af en af Leverandørens konkurrenter eller af et selskab eller en person, som Leverandøren i øvrigt har rimelig grund til at modsætte sig. Kunden afholder egne omkostninger og samtlige omkostninger til tredjepart (auditør). Leverandøren er forpligtet til uden særskilt vederlag at yde Kunden eller auditør den bistand, der er nødvendig for gennemførsel af kontrol/audit. Side 7/8

8 Kunden eller auditørens kontrol med VEB indebærer ingen begrænsning af Leverandørens ansvar for opfyldelse af Rammekontrakten, medmindre parterne udtrykkeligt og skriftligt efterfølgende aftaler specifikke ændringer. 4.2 Udløb af Rammekontrakten, evt. fortsættelse i ny Rammekontrakt og forholdet til lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse Rammekontrakten om drift af centret udløber uden yderligere varsel den 31. december Kunden kan forlænge Rammekontrakten under forbehold for bevilling i op til ét år. Ved ophør af Rammekontrakten, uanset årsagen hertil, er Leverandøren forpligtet til at udlevere al data. Endvidere er Leverandøren forpligtet til at udlevere de evt. it-systemer, som Kunden har stillet til rådighed for Leverandøren og de it-systemer, som er tilvejebragt af Leverandøren, jf. Rammekontraktens punkt 22 herunder medvirken til flytning af data og andre af Kundens rettigheder. Leverandøren modtager særskilt vederlag herfor i henhold til den i Bilag 2, B6, angivne timepris. Endvidere er Leverandøren forpligtet til at oplyse Kunden om alle kollektive overenskomster og individuelle aftaler m.v. af relevans for Kunden eller en eventuel ny leverandør i forbindelse med overtagelse af medarbejdere efter lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Leverandøren er forpligtet til at bistå Kunden med udarbejdelsen af beskrivelser af udførte opgaver, ITsetup, mv. til brug for udbud af videreførelse af VEB efter kontraktudløb. Leverandøren modtager særskilt vederlag herfor i henhold til de i Bilag 2 angivne timepriser. Herudover er Leverandøren forpligtet til i øvrigt at bistå Kunden, i det omfang det er nødvendigt, for at sikre en hensigtsmæssig overdragelse til den nye leverandør. Denne bistand vil bl.a. kunne bestå i følgende: Besvarelse af henvendelser fra Kunden om, hvorledes overdragelsen bedst kan tilrettelægges, herunder udarbejdelse af korte notater og deltagelse i møder med Kunden. Deltagelse i drøftelser, herunder deltagelse i møder med den nye leverandør om tilrettelæggelsen af overdragelsen. Udarbejdelse af en kort oversigt over eventuelle verserende opgaver, der skal overtages af den nye leverandør, med en kort beskrivelse af hver enkelt sags indhold samt en angivelse af eventuelle problemer. Side 8/8