Elektronisk booking i sygehusvæsenet

Transkript

1 Sundhedsstyrelsen Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering

2 Sundhedsstyrelsen Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Elektronisk booking i sygehusvæsenet Februar 2002

3 Udgivet af Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Sundhedsstyrelsen Islands Brygge 67 Postbox København S [email protected] Hjemmeside: Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering, 2002 ISBN trykt udgave: ISBN elektronisk udgave: Denne rapport citeres således: Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Elektronisk booking i sygehusvæsenet Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering; 2002 Tryk: Schultz Grafisk

4 Forord Denne rapport beskriver en evaluering af brugen af elektronisk booking i det danske sygehusvæsen - såvel intern som ekstern booking. Evalueringen viser, at 57% af sygehusafdelingerne i Danmark anvender elektroniske bookingsystemer. Udbredelsen af elektronisk booking er imidlertid afhængig af hvilket amt, der er tale om. Udbredelsen af elektronisk booking er også afhængig af, hvilket speciale der er tale om. Elektronisk booking på tværs af afdelinger er primært udbredt i røntgenafdelinger og i ambulatorier. Det er imidlertid kun i 30% af afdelingerne, der har elektronisk booking, hvor det er andre end afdelingen selv der kan booke. Det vil sige, at tværgående booking totalt set stadig er meget begrænset udbredt. Ekstern booking fra praktiserende læger til sygehuse, er næsten ikke-eksisterende. Der er derfor stadig et stort potentiale for at øge udbredelsen af elektronisk af booking i sygehusvæsenet. Elektronisk booking kan være den store forkromede løsning, som er integreret med alle andre sygehussystemer, men det kan også være et mindre ambitiøst IT-værktøj, som kan styrke den daglige arbejdstilrettelæggelse. Rapporten viser imidlertid også, at der er manglende koordination mellem amterne/h:s om udvikling og implementering af elektronisk booking. Derved går en stor mængde viden og erfaringer tabt og muligheden for at lære af hinandens erfaringer udnyttes ikke. Evalueringen bygger på dels et spørgeskema udsendt til alle afdelinger på landets sygehuse dels en række cases med erfaringer fra sygehuse i ind- og udland. Beskrivelse af disse cases, som vi håber kan inspirere og videreformidle konkrete erfaringer, har vi valgt at lægge på CEMTV s hjemmeside ( hvorfra de kan hentes. Evalueringen blev planlagt af EvalueringsCenter for Sygehuse (ECS) og afsluttet i Center for Evaluering Medicinsk Teknologivurdering (CEMTV) i 3

5 Sundhedsstyrelsen. Poula Helth Rådgivning har gennemført undersøgelsen, hvis dataindsamling fandt sted i perioden fra oktober 2000 til maj CEMTV har igangsat en række projekter indenfor teknologivurdering og evaluering af IT-løsninger på sundhedsområdet, blandt andet elektronisk patientjournal, kliniske databaser med tilknyttede elektroniske værktøjer, booking og telemedicin. Projekterne beskrives og afrapporteres blandt andet på hjemmesiden ( Januar 2002 Finn Børlum Kristensen Centerchef 4

6 1 Indledning Sammenfatning Udbredelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet Anvendelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet Konsekvenser ved anvendelse af elektronisk booking Konsekvenser for arbejdsgange Konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Konsekvenser for patienterne Barrierer for den elektroniske booking Udvikling og implementering af elektronisk booking Udviklingsfasen Implementeringsfasen Metode og læsevejledning Kortlægning af anvendelsen af booking Analyse af bookingsystemer udvalgte cases i Danmark Internationale erfaringer med bookingsystemer Business Process Reenginering som forståelsesramme Konkret fremgangsmåde Afgrænsning af begrebet booking og bookingsystemer Typer af elektronisk booking Udbredelse og anvendelse af elektronisk booking Udbredelsen af elektronisk booking Elektronisk booking i amter og afdelinger Udbredelsen af den tværgående booking Anvendelsen af elektronisk booking Hvem booker hvad og hvor længe? Hvilke bookingsystemer anvendes, og i hvilken grad er de integreret med andre IT-systemer? Konsekvenser for arbejdsgange, ressourceudnyttelsen og patienterne Konsekvenser af anvendelsen af elektronisk booking Konsekvenser for arbejdsgangene Hurtigere informationsformidling og effektive procedurer Reduceret antal patientbesøg i behandlingsforløbet Standardisering af behandlingsforløb Samlet konklusion på elektronisk bookings konsekvenser for arbejdsgangene Elektronisk bookings konsekvenser for ressourceplanlægningen/- udnyttelsen Dokumentation af ressourcer og aktiviteter Bedre behandlingsplanlægning Konsekvenser for antallet af arbejdstimer til planlægning og administrative opgaver

7 6.2.4 Konsekvenser for antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger Booking af elektive versus akutte patienter Samlet konklusion på elektronisk bookings konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Konsekvenser for patienterne Patientens medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse og behandling Patientens valg af læge Indflydelse på patientaflysninger Antallet af patientbesøg Indflydelse på serviceniveau for patienterne Generel konklusion på konsekvenser for patienten Barrierer for den elektroniske booking Tekniske barrierer Barrierer i de enkelte bookingsystemer Barrierer mellem bookingsystemer og andre applikationer De holdningsmæssige barrierer Uvilje til forandring Modstand mod booking på tværs af organisationer Ressourcemæssige barrierer Organisatoriske barrierer Manglende fleksibilitet i arbejdsgangene Manglende sammentænkning af arbejdsgange og patientforløb Top-down implementering Manglende ledelsesmæssig forankring Sårbarhed overfor personaleudskiftning Sammenfatning af de fire barrieretyper Udvikling og implementering af elektronisk booking Indledning Udviklingsfasen Projektorganisation Projektbeskrivelse Organisationsudviklingsprojekt Kravspecifikation Udbudsforretning Udvikling af systemet Implementeringsfasen Iværksættelse af organisatoriske forandringer Indkøring af systemet Drift af systemet

8 Indledning Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering har anmodet Poula Helth Rådgivning om at evaluere brugen af elektronisk booking i sygehusvæsenet i Danmark. Projektet er gennemført fra oktober 2000 til maj Nogle af de overordnede synspunkter, der har karakteriseret debatten om elektronisk booking i sygehusvæsenet har været, at det giver øget patientservice, bedre ressourceudnyttelse på sygehusene og generelt er et uundværligt redskab for et moderne sygehus. Samtidig har det siden midten af 1990 erne været et overordnet politisk mål, at der skulle ske en væsentlig udbredelse af elektroniske bookingsystemer til sygehusene i Danmark. Undersøgelsen har til formål at følge op på en statusrapport for amternes anvendelse af elektronisk booking, som Udvalg for ventetidsoplysninger og elektronisk booking udsendte i foråret Udvalget lod desuden senere et konsulentfirma udarbejde Idé-katalog om elektronisk booking 1 i Formålet med nærværende undersøgelse er: At evaluere brugen af elektronisk booking i det danske sygehusvæsen. Det være sig såvel intern som ekstern booking. Analysen skal kortlægge muligheder og barrierer i brugen af bookingsystemer i forhold til den organisatoriske udvikling i sygehusvæsenet. Analysen vil være fremadrettet med henblik på at belyse ideer og best-practises med henblik på at fremme implementeringen af bookingsystemer under hensyntagen til omkostningerne hertil. 1 Sundhedsministeriet, 1997: Idé-katalog om elektronisk booking (Idékataloget kan hentes fra Sundhedsministeriets hjemmeside: ). 7

9 Med intern og ekstern booking forstås: - intern booking på den enkelte sygehusafdeling - intern booking på sygehuset på tværs af afdelinger - ekstern booking på tværs af amtets/landets afdelinger - ekstern booking fra primærsektoren, fra almen praksis til sygehuse Undersøgelsen skal medvirke til at inspirere og kvalificere amternes, sygehusenes og den primære sundhedssektors eksisterende og fremtidige arbejde med elektronisk booking. Herunder medvirke til at specificere over for udbyderne, hvilke krav bookingsystemer skal leve op til. Sammenlignet med idékataloget adskiller denne undersøgelse sig ved i højere grad at fokusere på de eksisterende organisatoriske og patientmæssige erfaringer med anvendelsen af elektronisk booking. Derudover lægges vægt på samspillet mellem system og de enkelte organisationer. 8

10 Sammenfatning I dette kapitel sammenfattes rapportens væsentligste konklusioner vedrørende elektronisk bookings udbredelse og anvendelse på landets sygehusafdelinger (kapitel 5). Det elektroniske bookingsystems konsekvenser for arbejdsgangen, ressourceudnyttelsen og patienterne (kapitel 6). De konstaterede barrierer i forhold til elektronisk booking (kapitel 7). Endelig følger en gennemgang af, hvordan udvikling og implementering af elektronisk booking kan håndteres fremadrettet (kapitel 8). Indledningsvis skal der dog fremhæves 4 hovedproblemstillinger i relation til udviklingen og implementeringen af elektronisk booking i sygehusvæsenet, som har fremstået tydeligt i nærværende undersøgelse: 1. Manglende koordination mellem amterne og H:S om udvikling og implementering af elektronisk booking. 2. Elektronisk booking kan være den store forkromede løsning, som er integreret med alle andre sygehussystemer, men det kan også være et mindre ambitiøst IT-værktøj, som kan styrke den daglige arbejdstilrettelæggelse. 3. Elektronisk bookings relevans for afdelingerne afgøres ikke af, om de både har akutte og elektive patienter eller kun elektive patienter. 4. Elektronisk booking er primært et internt arbejdsredskab på sygehusafdelingerne og ikke direkte orienteret mod patienterne. Ad. 1 - De respektive amter og H:S har hver for sig udviklet eller forsøgt udviklet elektroniske bookingsystemer baseret på forskellige tilgange til ITstrukturen. Nogle har arbejdet på at udvikle et total IT-sygehussystem med elektronisk booking som en del heraf, andre har arbejdet på integrationsløsninger mellem fx et nyudviklet elektronisk booking system og det eksisterende patientadministrative system og andre igen med integrationsløsninger med 9

11 nyudviklede systemer middlewaremodel. I de enkelte faser af denne undersøgelse har der været en række eksempler på, at en større koordination på området kunne have medvirket til at sikre en bedre og måske billigere udvikling og implementering af elektroniske bookingsystemer i sygehusvæsenet i Danmark. Ad. 2 - Undersøgelsen har vist, at man på nogle sygehuse er nået ganske langt med optimeringen af arbejdstilrettelæggelsen ved anvendelse af forholdsvis simple bookingsystemer. Pointen er således, at det ikke alene er det elektroniske booking system, der skaber en bedre arbejdstilrettelæggelse, men måske i højere grad det organisatoriske analyse- og udviklingsarbejde, som afdelingen har gennemført i forbindelse med udvikling og implementering af det elektroniske booking system, der skaber resultaterne. Dette understreger, at forudsætningerne for at arbejde med elektronisk booking ikke er, at der skal være optimalt samspil med alle andre systemer, og at booking systemet skal kunne booke hele patientforløb automatisk, før der er gevinster ved at arbejde med elektronisk booking. Samtidig er der indikationer i retning af, at det måske er lettere at arbejde med de avancerede bookingsystemer, hvis man tidligere har arbejdet med elektronisk booking på et mere simpelt niveau. Organisationen har så at sige lært og disciplineret sig til at arbejde med elektronisk booking. Ad. 3 Undersøgelsen har vist, at det ikke er afgørende for anvendelsen af elektronisk booking, om der er akutte patienter eller kun elektive patienter på en afdeling. Umiddelbart er det klart, at på rent elektive afdelinger er det relativt nemt og hensigtsmæssigt at anvende elektronisk booking til at styre arbejdstilrettelæggelsen efter, da der er en stor grad af forudsigelighed i arbejdet. Men det skal samtidig påpeges, at hovedparten af de afdelinger, der foruden akutte patienter også har mange elektive patienter, også har stor gavn af at gennemføre det organisatoriske analyse- og udviklingsarbejde, som ligger forud for udvikling og implementering af elektronisk booking. Dette arbejde kan gøre det muligt at anvende elektronisk booking som redskab i forhold til den daglige arbejdstilrettelæggelse, idet der fastlægges et undersøgelses- /behandlingsprogram, der kan bookes efter. Ad. 4 Undersøgelsen har vist, at elektronisk booking primært anvendes som et internt arbejdsredskab på afdelingen eller eventuelt mellem afdelinger på sygehuset. I de fleste tilfælde som et redskab til at optimere arbejdstilrettelæggelsen internt i afdelingen, dvs. få udarbejdet et undersøgelses-/behandlingsprogram, der kan bookes efter. Andre gange som et redskab til at booke relevante undersøgelser mellem afdelinger, oftest fra kirurgiske og medicinske afdelinger til røntgenafdelingen. Det betyder samtidig, at fokus ikke har været direkte på brugerne, og hvis de har oplevet forbedringer, så har det primært været spin-off ved indførelsen af elektronisk booking på den respektive 10

12 afdeling. Brugerne har derfor generelt ikke oplevet at få større indflydelse på tidspunktet for deres undersøgelse/behandling. 2.1 Udbredelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet Evalueringen viser, at 57 % af sygehusafdelingerne i Danmark anvender elektroniske bookingsystemer. Udbredelsen af elektronisk booking er imidlertid afhængig af hvilket amt, der er tale om. I Frederiksborg Amt er det fx 83 % af afdelingerne, der anvender elektronisk booking, og i Nordjyllands Amt er der kun 17 % af afdelingerne, som anvender elektronisk booking. Forklaring på de store forskelle mellem amterne inklusiv H:S er mange, men eksempelvis har Nordjyllands Amt tidligere forsøgt at få udviklet et elektronisk bookingsystem, men det er ikke lykkedes. Udbredelsen af elektronisk booking er også afhængig af, hvilket speciale der er tale om. Således har 90 % af de radiologiske afdelinger elektronisk booking mod de patologisk anatomiske afdelinger, hvor ingen anvender elektronisk booking. En forklaring på, hvem der anvender elektronisk booking mest, kan være, at det er de afdelinger/funktioner, hvor andre parter er særligt afhængige af dem. Fx indgår røntgenundersøgelser i behandlingsforløb for næsten alle andre afdelinger på sygehuset. Elektronisk booking på tværs af afdelinger er primært udbredt i røntgenafdelinger og i ambulatorier. Det er imidlertid kun 30 % af afdelingerne, der har elektronisk booking, hvor andre end afdelingen selv kan booke. Det vil sige, at tværgående booking totalt set stadig er meget begrænset udbredt. Ekstern booking fra praktiserende læger til sygehuse, er næsten ikkeeksisterende. Kun 1 % af afdelingerne oplyser, at der kan bookes fra praktiserende læge til undersøgelse/behandling på sygehuset. 2.2 Anvendelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet Evalueringen viser, at på de afdelinger, hvor der anvendes elektronisk booking, er det primært sekretærerne, der varetager bookingfunktionen. Derefter er det sygeplejerskerne og lægerne i nævnte rækkefølge. Det er hovedsageligt sekretærerne, der gennemfører den mere simple booking som fx indkaldelse af patienter til forundersøgelse, mens det i højere grad er sygeplejersker, som booker, når der er tale om booking af operationer, hvor der er flere ressourcer 11

13 tilknyttet bookingen. Læger booker kun meget sjældent selv, men indgår i samarbejdet om booking med lægesekretærerne og sygeplejerskerne. Når der bookes ressourcer, er læger den ressource, der oftest bookes. 68 % af afdelinger booker således læger, mens 54 % af afdelinger booker fysiske faciliteter (rum). Dernæst kommer plejepersonale i 33 % og udstyr og apparatur i 27 % af tilfældene. Samlet kan det siges, at booking af ressourcer i de elektroniske bookingsystemer ikke er voldsomt udbredt, hvilket indikerer, at bookingsystemerne er relativt simple og ikke indeholder en kobling til hverken ressource- eller lagerstyringssystemer. Når der ses på, hvilke systemer der anvendes, fremstår det Grønne System og GS-åben, begge CSC Scandihealth produkter (tidligere Kommunedata), som klart dominerende. 52 % af alle afdelinger med et elektronisk bookingsystem anvender således Grønt System, mens 16 % anvender GS-åben. Begge systemer er patientadministrative systemer med bookingfunktioner. 6 % af afdelingerne benytter et system udviklet af Cap Gemini, og 5 % af afdelingerne bruger Kodak, der begge primært er bookingsystemer. Endelig skal det nævnes, at de elektroniske bookingsystemer kun i meget ringe grad er integreret med andre IT-systemer. Hvis de er integreret, er det primært med det patientadministrative system. En stor del af forklaringen på dette er, at Grønt System og GS-åben, som nævnt er patientadministrative systemer med en bookingfunktion. 2.3 Konsekvenser ved anvendelse af elektronisk booking Der er i evalueringen fokuseret på 3 forhold vedrørende konsekvenser for anvendelsen af elektroniske bookingsystemer: Konsekvenser for arbejdsgange Konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Konsekvenser for patienterne Konsekvenser for arbejdsgange Mindre administrativt arbejde Evalueringen viser, at overgangen til et elektronisk bookingsystem flere steder har medført en lettelse af det administrative arbejde. En række arbejdsproce- 12

14 durer bliver forenklet, når oplysningerne om behandlinger og undersøgelser ligger i et elektronisk format. Det bliver eksempelvis lettere at udskrive indkaldelsesbreve til patienterne. Understøttelse af bookingprocedurer Det elektronisk bookingsystem støtter brugeren i bookingprocedurerne, således at der bliver færre forhold at holde styr på, når der bookes. Det betyder en mindsket risiko i forhold til fejlbookinger samt, at mindre erfarne medarbejdere til en vis grad selv har mulighed for at gennemføre bookingprocedurerne. Det kan dog overraske, at der ikke er peget mere på den mindre risiko for fejlbooking, når der anvendes elektronisk booking, da der ofte er tale om store datamængder. Det må tolkes således, at de afdelinger, der anvender manuel booking, må have udviklet nogle stabile procedurer, der mindsker risikoen for fejl i bookingprocedurerne. Hurtigere informationsformidling og effektive procedurer Elektronisk booking styrker kommunikationen mellem de afdelinger og personalegrupper, der er involveret i bookingen. Derudover kan et elektronisk bookingsystem være medvirkende til at få etableret mere effektive procedurer i den daglige arbejdstilrettelæggelse. Det forudsætter dog, at man analyserer og efterfølgende optimerer arbejdstilrettelæggelsen. Det skal bemærkes, at der ikke er gjort særskilt opmærksom på, at elektronisk booking vil øge datasikkerheden. Det er således ikke eftervist, at elektronisk booking fx reducerer fejl i bookingen af undersøgelser. Jævnere arbejdsbelastning Erfaringerne viser, at koblingen mellem et elektronisk bookingsystem og en stram planlægningsdisciplin muliggør en øget planlægningshorisont, som blandt andet kan medføre et mere ensartet flow i arbejdsgangene og reducere behovet for overarbejde. Reducerer antal besøg i patientforløbet Anvendelsen af elektronisk booking har ingen konsekvenser for antallet af patientbesøg i det enkelte behandlingsforløb. Evalueringen viser, at hovedparten af de afdelinger, som er blevet analyseret, arbejder på at reducere antallet af patientbesøg på sygehuset, uanfægtet om de bruger elektronisk booking. Imidlertid kan overvejelser om patientforløb og fremadrettet elektronisk booking af undersøgelser og behandlinger være et godt grundlag for at forsøge at samle undersøgelser/behandlinger samme dag. 13

15 Standardisering af behandlingsforløbet Evalueringen viser, at de fleste afdelinger arbejder med at standardisere behandlingsforløbene, uafhængig af, om de anvender elektronisk booking. Det gør planlægningen lettere og øger kvaliteten i arbejdet. Elektronisk booking kan imidlertid være med til at fremme standardiseringen af forløbene som følge af en stærkere kobling mellem organisationens arbejdsgange og patientforløbene. Dette skal imidlertid gøres under hensyntagen til, at standardforløb skal kunne afviges og ikke må resultere i ufleksible arbejdsprocesser Konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Dokumentation af ressourcer og aktiviteter Anvendelsen af elektronisk booking medfører en højere grad af dokumentation af afdelingens aktiviteter og ressourcer. Det er eksempelvis statistiske oplysninger om antallet af gennemførte behandlinger og undersøgelser såvel som det tilknyttede ressourceforbrug, gennemsnitligt tidsforbrug pr. undersøgelse/behandling mv. Dokumentationen kan anvendes i afdelingernes planlægning og styring samt medvirke til en yderligere effektivisering af afdelingernes arbejdsgange. Derudover kan dokumentationen af aktiviteter og ressourcer medvirke til at synliggøre utilstrækkelige ressourcer i afdelingerne. Flere faggrupper er imidlertid skeptiske over for dokumentationen. Navnlig læger frygter, at en tæt dokumentation misbruges til egentlig overvågning af afdelinger eller enkeltpersoners arbejde. Man skal derfor på den enkelte afdeling tage stilling til, hvordan de statistiske oplysninger skal bruges. Bedre behandlingsplanlægning I relation til det elektroniske bookingsystems konsekvenser for behandlingsplanlægningen er der fremkommet tre overordnede erfaringer. Elektronisk booking har medført: En opstramning af planlægningsprocessen, blandt andet i form af en reduktionen i antallet af planlægningsmøder. En længere planlægningshorisont, og dermed også muligheden for en mere hensigtsmæssig ressourceanvendelse og udarbejdelsen af præcise ventelister. En ensartet behandlingsplanlægning, hvor der blandt andet planlægges i tidsenheder. 14

16 Samlet har de fleste afdelinger, der anvender elektronisk booking, fået effektiviseret eller styrket deres behandlingsplanlægning. Antallet af arbejdstimer til planlægning og administrative opgaver Det er ikke entydigt på baggrund af kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne, hvorvidt elektroniske bookingsystemer reducerer tidsforbruget til administrative opgaver og planlægning på afdelingerne. Der er blandt andet en del administrative procedurer forbundet med elektronisk booking, som betyder, at de tidsmæssige besparelser ikke er markante. For at afdække denne problemstilling er det nødvendigt at udarbejde før/efter analyser af arbejdsgangene på afdelinger, der indfører elektronisk booking. Antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger Det elektroniske bookingsystem er ikke direkte produktivitetsforbedrende i form af flere gennemførte undersøgelser/behandlinger. Afdelingerne får således ikke nødvendigvis flere patienter igennem et givent behandlingsforløb som følge af elektronisk booking. Derimod medfører implementeringen af elektronisk booking ofte en opstramning af afdelingens arbejdsgange og procedurer. En opstramning, der øger afdelingens produktivitet. Konsekvenserne for antallet af undersøgelser/behandlinger er således snarere afledte, end de er direkte. Booking af elektive versus akutte patienter Der er forskel på, hvor let det er for afdelinger med henholdsvis mange elektive og akutte patienter at anvende systemet. Mange rent elektive afdelinger har stort udbytte af at anvende elektronisk booking, hvor der ikke er akutte patienter, som forstyrrer det planlagte dagsprogram. Det betyder imidlertid ikke, at afdelinger med mange akutte patienter ikke har glæde af systemet, men det er blot sværere for dem at planlægge på længere sigt, og derfor stiller det større krav til brugerens anvendelse af systemet Konsekvenser for patienterne Patientens medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse og behandling At give patienterne medbestemmelse på valg af tid til undersøgelse eller behandling er endnu kun i begrænset omfang slået igennem på afdelingerne, hvad enten de anvender elektronisk booking eller ej. Afdelingerne ser i højere 15

17 grad elektronisk booking som et internt arbejdsværktøj end som en vej til at øge afdelingens patientservice. Der kan derfor ikke spores de store ændringer i patienternes medbestemmelse på tidspunktet for undersøgelse eller behandling. Brugerundersøgelsen viser ligeledes, at patienternes indflydelse på tidspunktet for undersøgelse og behandling er stærkt begrænset. Amtssygehuset i Nakskov, hvor der er forsøg med booking af røntgenundersøgelser fra en alment praktiserende læge, er det sted, hvor der er størst mulighed for, at patienten kan få indflydelse på tidspunktet for undersøgelse/behandling. Patienten tilbydes et tidspunkt til undersøgelsen af den praktiserende læge afhængig af ledige undersøgelsestidspunkter på røntgenafdelingen. Alle andre steder indkaldes patienten af sygehuset, dog kan der, hvis der er flere besøg, nogle steder aftales tidspunktet for de følgende undersøgelser/behandlinger. Brugerundersøgelsen viser endvidere, at patienterne ikke umiddelbart vurderer muligheden for at bestemme tidspunktet som meget væsentligt. Brugerne blev også forespurgt, om de hellere selv ville have henvisningen til sygehuset af den praktiserende læge og derefter selv tage kontakt til sygehuset m.h.p. at aftale tidspunktet for undersøgelse/behandling. Hovedparten af brugerne ønskede ikke denne procedure, men der var en række brugere, der syntes, at det var hensigtsmæssigt. Patientens valg af læge Evalueringen viser, at patienternes mulighed for at vælge læge er begrænset på landets sygehuse, men at elektronisk booking i højere grad åbner for denne mulighed. Der vil imidlertid altid være visse problemer forbundet med patientens lægevalg i forhold til behandlingens type og lægernes specialisering. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne stort set ikke har indflydelse på, hvilken læge der behandler dem. Samtidig er det kun meget få af brugerne, der har vurderet, at det var særligt vigtigt at have denne indflydelse. Indflydelse på patientaflysninger Undersøgelsen giver ikke noget entydigt svar på, om antallet af patientaflysninger er ændret som følge af den elektroniske booking. Imidlertid kan patienternes medbestemmelse på tidspunkt for undersøgelse og behandling tænkes at spille ind på antallet af patientaflysninger. 16

18 Brugerundersøgelsen viser, at de aftalte tidspunkter for behandling eller undersøgelse stort set overholdes, hvad enten der er elektronisk booking eller ej. Det kan derfor ikke umiddelbart konkluderes, at elektronisk booking medfører færre patientaflysninger. Indflydelse på serviceniveau for patienterne Evalueringen viser, at elektronisk booking og den heraf følgende effektivisering af arbejdsgangene vil betyde færre patientbesøg for patienten. Det vil i højere grad blive muligt for patienten at få foretaget røntgenundersøgelse, anæstesitilsyn og forundersøgelse i ét og samme besøg. Samtidig har det vist sig, at de væsentlige forhold vedrørende service over for patienterne fastlægges politisk, fx ventetider til forundersøgelse eller operation. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne både vurderer hurtig behandling og hurtig meddelelse om, hvornår behandlingen skal finde sted som, meget vigtigt. Der er dog en tendens til, at det er lidt vigtigere at få besked om, hvornår behandlingen skal finde sted, end at det går meget hurtigt. Her skal det bemærkes, at ingen af deltagerne i brugerundersøgelsen var akutte patienter. Evalueringen viser således, at elektronisk booking direkte og indirekte kan medføre et øget serviceniveau. Direkte i form af patientens medbestemmelse, valg af læge, et reduceret antal patientbesøg, en længere planlægningshorisont samt mere præcise ventelister. Indirekte i form af at yde bidrag til servicemålenes opfyldelse. 2.4 Barrierer for den elektroniske booking Det er konstateret i evalueringen, at en række barrierer for anvendelse af elektroniske bookingsystemer i sygehusvæsenet kan kategoriseres som: Organisatoriske, ressourcemæssige, holdningsmæssige og tekniske. De vil blive gennemgået i det følgende. Derudover kan det konstateres, at der ikke har været særlig stor koordination mellem amterne eller H:S om udviklingen af elektroniske bookingsystemer. Der har således været gennemført udviklingsprojekter mange steder med mange komplikationer, uden at der har været gjort brug af andres erfaringer med de tilsvarende problemstillinger. 17

19 Tekniske barrierer De tekniske barrierer er knyttet til det elektroniske bookingsystems funktionalitet og integration med andre IT-systemer. De tekniske barrierer kan enten befinde sig i det enkelte system eller i samspillet med andre applikationer. De tekniske barrierer i de enkelte systemer er knyttet til: Mangelfuld oversigt over operationsstuernes ugeskemaer For mange skærmbilleder Uvant brugergrænseflade Mangelfuld fleksibilitet i bookingsystemet Upræcis fastsættelse af tider til behandling/undersøgelse For omfattende systemer De tekniske barrierer i samspillet med andre applikationer er knyttet til manglende eller utilstrækkelig data- eller systemintegration mellem forskellige applikationer på sundhedsområdet, som betyder, at de eksempelvis har svært ved at dele eller overføre data. Af applikationer kan nævnes patientadministrative systemer (PAS), røntgeninformationssystemer (RIS), laboratoriebookingsystemer, medicinadministrative systemer, rekvisitions- og svarsystemer, ressourcestyringssystemer, vagtplansystemer, elektroniske kalendere osv. Derudover har manglende videns- og erfaringsudveksling på tværs af landets amter omkring anvendelsen af elektronisk booking ført til, at fejltagelser i nogle amter er blevet gentaget i andre. Konsekvensen har været en række betydelige omkostninger, som sandsynligvis kunne være undgået eller begrænset. Holdningsmæssige barrierer De holdningsmæssige barrierer er barrierer hos personalet, der udspringer af eksisterende arbejdskulturer, traditioner, fagidentitet mv. De hyppigst forekommende holdningsmæssige barrierer er: Personalegruppers uvilje til forandring Modstand mod booking på tværs af organisationer 18

20 Ressourcemæssige barrierer De ressourcemæssige barrierer er eksempelvis tid og udgifter, som er en forudsætning for en vellykket implementering og anvendelse af elektronisk booressourcer i deres budgetter til at frikøbe personalet til implementering af sy- king i organisationerne. Det er derfor nødvendigt, at organisationerne afsætter stemet. Organisatoriske barrierer De organisatoriske barrierer er strukturelle og processuelle barrierer i organisationerne. Følgende organisatoriske barrierer er identificeret: Manglende fleksibilitet i arbejdsgangene Manglende sammentænkning af arbejdsgange og patientforløb Top-down implementering Manglende ledelsesmæssig forankring Sårbarhed over for personaleudskiftning Alt i alt er de ressourcemæssige og de tekniske barrierer væsentlige barrierer for en vellykket implementering og anvendelse af elektroniske bookingsystemer. Der vil således ofte være problemer forbundet med at skaffe de nødvendige ressourcer til implementering af nye systemer på afdelinger, der sideløbende har en daglig produktion, som skal passes. Desuden er der ofte tekniske barrierer i udviklingen og implementeringen af bookingsystemer og deres samspil med andre IT-systemer. På baggrund af undersøgelsen er det imidlertid erfaringen, at de holdningsmæssige og de organisatoriske barrierer er mindst lige så vigtige at overkomme for at opnå en vellykket implementering og anvendelse af elektronisk booking. Barrieretyperne bliver ikke mindre vigtige af, at både de holdningsmæssige og de organisatoriske barrierer erfaringsmæssigt tager tid at nedbryde. Særlig de holdningsmæssige barrierer er så mangeartede og integreret i den nuværende kultur på sygehusområdet, at det er et større arbejde at bearbejde dem. Det drejer sig om fagidentitet, selvopfattelse, indgroede vaner og traditioner, samt opfattelsen af ny teknologi og dens muligheder. 19

21 2.5 Udvikling og implementering af elektronisk booking I dette afsnit opridses kort en række hensyn, afdelinger, sygehusledelser og amter kan tage i udviklingen og implementeringen af elektronisk booking i sygehusvæsenet. Anbefalingerne er yderligere uddybet i kapitel 8. Anbefalingerne er rettet mod udviklings- og implementeringsfasen af bookingsystemer. De udspringer af en forståelse af, at udviklingen af elektroniske bookingsystemer både er et teknisk og et organisatorisk projekt, der kræver en gensidig tilpasning af teknik og organisation. Anbefalingerne er ikke udtømmende for, hvad der skal indgå i et projekt om elektronisk booking, men er de erfaringer fra caseanalyserne, som har generel relevans Udviklingsfasen I udviklingsfasen er det væsentligt, at der nedsættes en projektorganisation, der er ansvarlig for projektets gennemførelse. Det er vigtigt, at projektorganisationen sammensættes under hensyntagen til faglighed og ledelsesmæssig kompetence. Projektorganisationen udarbejder en projektbeskrivelse, som kan være styrende for det videre projektforløb. Det er vigtigt, at den tydeliggør baggrunden for og målet med projektet, da det kan øge medarbejdernes forståelse for og engagement i projektet. For at sikre projektet bliver overskueligt og fremdriften kan følges, anbefales det, at projektbeskrivelsen omfatter en konkret projektplan med deadlines eller milepæle for projektets forskellige faser. Endelig anbefales det, at projektbeskrivelsen omfatter en række økonomiske vurderinger, herunder et samlet budget for projektet. Anbefalingen uddybes ikke yderligere i evalueringen. I forbindelse med udviklingen og implementeringen af det elektroniske bookingsystem anbefales det, at der gennemføres et organisationsudviklingsprojekt, som indledes med en analyse af arbejdsgangene i organisationen med henblik på at vurdere og eventuelt justere arbejdsprocedurerne. Formålet er, at opstille funktionelle og tekniske krav til bookingsystemet med udgangspunktet i organisationens eksisterende arbejdsgange og øvrige behov. Disse krav er grundlaget for senere at kunne formulere en kravspecifikation. 20

22 Når arbejdsgangene er blevet analyseret og eventuelt omorganiseret sammenholdes de organisatoriske og arbejdsmæssige krav samt funktionelle og tekniske krav til eksempelvis brugerflade, integration af data og funktioner i andre systemer mv. med de systemmæssige muligheder i bookingsystemerne. Derefter formulerer medarbejdere og ledere med sundhedsfaglig og ledelsesmæssig viden samt interne eller eksterne personer med IT-faglig indsigt, de systemkrav et bookingsystem skal honorere. Erfaringerne fra caseanalyserne taler for, at den afdeling, der skal indkøbe et elektronisk bookingsystem, kan indhøste mange erfaringer på forhånd ved at besøge andre lignende afdelinger, der allerede arbejder med elektronisk booking. Sådanne besøg kan være med til at klarlægge, hvilke krav og ønsker der er relevante til bookingsystemet, og give forståelse for, hvordan det skal implementeres. Kravspecifikationer kan enten være meget specificerede med beskrivelse af de organisatoriske og arbejdsmæssige krav samt funktionelle og tekniske krav, eller de kan være formuleret som en overordnet funktionel beskrivelse med målsætninger for, hvad bookingsystemet skal kunne. Evalueringen dokumenterer ikke nogle entydige fordele ved at vælge den ene strategi frem for den anden. Det er dog en generel erfaring fra IT-projekter, jf. Teknologirådets erfaringsopsamling fra marts , at bindingerne i den fremtidige kontrakt med leverandøren, der er baseret på kravspecifikationen, er store. Det taler for at sikre fleksibilitet i kravspecifikationen. Derefter gennemføres udbuddet, hvor udbyder indgår kontrakt med en leverandør, som omfatter systemudvikling, tilpasning og implementering af bookingsystemet. Hvis udbyder har valgt en overordnet funktionel kravspecifikation, kan leverandøren af bookingsystemet og organisationen, der udbyder opgaven, udarbejde en specifikation af systemkravene. Et andet aspekt i udbudsforretningen er, at parterne skal nå til enighed om, hvilke konsekvenser det får for leverandør og bestiller, hvis projektets deadlines overskrides. En forsinkelse af projektet betyder ofte væsentlige omkostninger blandt andet i form at en større beløb til frikøb af medarbejdere på afdelingerne. Den endelige udvikling af bookingsystemet vil blive foretaget af ITleverandøren. Men erfaringerne fra caseanalyserne viser, at der skal være tæt kontakt mellem IT-leverandøren og amtet/sygehuset/afdelingen for at sikre, at systemet udvikles, så det passer til organisationen. 2 Teknologirådet, 2001: Erfaringer fra statslige IT-projekter hvordan gør man det bedre? 21

23 2.5.2 Implementeringsfasen Implementeringsfasen omfatter iværksættelse af organisatoriske forandringer og implementering af systemet. De justerede og nye arbejdsprocedurer, der er en del af grundlaget for kravspecifikationen, er centrale at få implementeret, da det er i kraft af de organisatoriske forandringer, at en eventuel effektiviseringsgevinst ved anvendelsen af elektronisk booking opnås. Det fremgår af evalueringen, at implementeringen af bookingsystemer ikke nødvendigvis foranlediger, at afdelingerne undersøger/behandler flere patienter end tidligere. Det sker kun, hvis arbejdsgangene optimeres. Det kræver imidlertid ledelsesmæssig opbakning at initiere de organisatoriske forandringer, da sygehuse som professionelle fagbureaukratier ikke er så forandringsparate. Derudover viser undersøgelsen, at flere afdelinger har haft gode erfaringer med, at det elektroniske bookingsystem testes af medarbejderne sideløbende med de daglige arbejdsgange for at justere/tilpasse det til organisationen. Medarbejderne har formuleret mangellister, og systemets fejl er herefter blevet udbedret. Sideløbende har afdelingerne med fordel uddannet instruktører, som har uddannet de øvrige medarbejdere fra forskellige faggrupper i anvendelsen af elektronisk booking. Det har endvidere vist sig, at det at have en udrulningsplan for den elektroniske booking og have afsat fast personale til at forestå undervisning, evalueringsmøder mv., har styrket den daglige anvendelse af elektronisk booking. Det anbefales desuden, at organisationen foretager en analyse af driften af bookingsystemet efter en given periode og sammenligner resultatet med de oprindelige forventninger til systemet. En forudsætning for at systemet fungerer, er en løbende tæt kommunikation mellem de medarbejdere, som booker i de involverede afdelinger. Derudover er en løbende kontakt til de læger, som bookes, en forudsætning for at kunne booke dem som ressource. Endelig anbefales det, at der afsættes IT-ressourcer til at servicere og udvikle IT-systemet løbende. Det kan både være i form af en intern driftsorganisation og/eller en driftsaftale med leverandøren. 22

24 Metode I det følgende beskrives undersøgelsens metode. Undersøgelsen består af: en kortlægning af anvendelsen af booking i sygehusvæsenet i Danmark en analyse af bookingsystemer udvalgte nationale cases internationale erfaringer med bookingsystemer 3.1 Kortlægning af anvendelsen af booking Kortlægningen omfatter en breddeundersøgelse af, hvor og hvordan der arbejdes med bookingsystemer i sygehusvæsenet. Formålet er: at få en detaljeret kortlægning af brugen af bookingsystemer i sygehusvæsenet, primært elektroniske systemer, men dog også nogle manuelle systemer på både amts- og sygehusniveau. Undersøgelsen blev indledt med interview med repræsentanter fra landets amter og H:S for at belyse status for elektronisk booking i sygehusvæsenet. Derefter fulgte en spørgeskemaundersøgelse 3, som omfattede alle afdelinger på landets sygehuse/hospitaler i Sundhedsstyrelsens Sygehusklassifikation Undersøgelsen er derfor en totalundersøgelse af anvendelsen af elektronisk booking på sygehusområdet. Spørgeskemaerne blev udsendt ultimo december Kort efter svarfristen blev der udsendt en skriftlig rykker til de afdelinger, der endnu ikke havde indsendt deres spørgeskema. Ultimo januar 2001 var sidste frist for modtagelsen af spørgeskemaer, og derefter blev undersøgelsens data samlet til analyse. 3 Spørgeskema vedlagt som bilag. 23

25 Undersøgelsens nøgletal: 882 afdelinger blev tilsendt spørgeskemaet 725 afdelinger (82 %) besvarede spørgeskemaet 3.2 Analyse af bookingsystemer udvalgte cases i Danmark I denne del af undersøgelsen gennemførtes en analyse af anvendelsen af konkrete bookingsystemer i Danmark med fokus på de organisatoriske aspekter. Formålet med at analysere udvalgte nationale cases identificeret i forbindelse med kortlægningsundersøgelsen er: at få klarlagt muligheder og barrierer i brugen af bookingsystemer fra et organisatorisk og brugermæssigt perspektiv. Samt belyse tekniske problemstillinger i relation til bookingsystemerne. De udvalgte cases skal: - give indblik i de generelle problemstillinger, der er i forhold til booking, - belyse, hvor langt fremme man er med implementeringen af elektronisk booking på forskellige sygehuse/afdelinger, - fremstå som best-practise for anvendelsen af elektronisk booking til inspiration for interesserede. Undersøgelsens cases blev udvalgt under hensyntagen til størrelsen af sygehus/afdeling, afdelingstype, anvendt type bookingsystem og type bookingrelation, som det fremgår af nedenstående tabel. 24

26 Tabel 1: Udvælgelseskriterier for valg af cases Størrelsen af sygehus/afdeling Store Små Afdelingstype Type bookingsystem Alm. kalender booking Elektronisk booking på den enkelte afd. Leverandør Gynækologisk Røntgen Geriatrisk Ortopædkirurgisk Mave- og tarmkirurgisk m.fl. Type bookingrelation Intern booking på den enkelte sygehusafdeling Intern booking på sygehuset på tværs af afdelinger Ekstern booking på tværs af amtets/landets afdelinger Ekstern booking fra primærsektoren, fra almen praksis til sygehuse Vores valg af cases blev begrænset af, at en del sygehuse og afdelinger ikke havde kapacitet til at deltage i undersøgelsen. Ikke desto mindre blev sygehusene og afdelingerne udvalgt, så de så vidt mulig afspejler variationen i det danske sygehusvæsen. Casene kan således ikke siges at være fuldt repræsentative for sygehusafdelinger i Danmark, men er et udsnit af, hvordan mange sygehusafdelinger ser ud. I hver af de udvalgte cases blev der endvidere gennemført interview med brugere for at indhente deres erfaringer og ønsker til booking. Brugerundersøgelsen er derfor ikke repræsentativ, men et forsøg på at identificere holdninger og ønsker til booking i sygehusvæsenet. Af nedenstående fremgår begrundelsen for valget af de 8 cases, som er blevet analyseret i forbindelse med undersøgelsen (Caseanalyserne er beskrevet og fremgår af hjemmesiden Kirurgisk Center, Bornholms Centralsygehus Kirurgisk Center har intern operationsbooking mellem Kirurgisk Center, der er en tværgående operationsafdeling for de kirurgiske specialer, og ambulatoriet. Sygehuset anvender bookingfunktionen i Grønt System. Ortopædkirurgisk Afdeling, Odense Universitetshospital Ortopædkirurgisk Afdeling er en stor afdeling, der tidligere har anvendt intern elektronisk booking, men som har afskaffet systemet og er gået tilbage til at anvende manuel booking. Medicinsk Center, Amager Hospital Medicinsk Center er en stor medicinsk afdeling i H:S, som arbejder med intern elektronisk booking i afdelingen via bookingfunktionen i Grønt System. 25

27 Medicinsk Afdeling, Aalborg Sygehus Medicinsk Afdeling er en stor afdeling, der ikke anvender elektronisk booking. Øjenafdelingen og Dagkirurgisk Center på Esbjerg Centralsygehus samt Grindsted Sygehus Ribe Amt har et udviklet elektronisk bookingsystem og en model for, hvordan elektronisk booking implementeres på en sygehusafdeling, som de to afdelinger anvender. Amtets bookingsystem er udviklet af Cap Gemini. Røntgenafdelingen, Amtssygehuset i Nakskov På røntgenafdelingen gennemføres i øjeblikket et forsøg med ekstern booking mellem en praktiserende læge og røntgenafdelingen. Systemet giver den praktiserende læge mulighed for at booke til specifikke røntgenundersøgelser i afdelingen. Derudover er der mulighed for intern booking mellem sygehusets ambulatorium og røntgenafdelingen. Organkirurgisk Afdeling, Fredericia Sygehus På Organkirurgisk Afdeling bookes hele patientforløb via bookingfunktionen i Grønt System i modsætning til mange andre afdelinger/sygehuse, hvor man kun indtænker booking i afgrænsede dele af patientforløbet. Århus Kommunehospital, Plastikkirurgisk Afdeling Cap Gemini er i øjeblikket ved at udvikle et bookingsystem som en del af en elektronisk patientjournal (herefter, EPJ). 3.3 Internationale erfaringer med bookingsystemer For at perspektivere og indhøste relevante erfaringer i relation til bookingsystemer er der desuden indsamlet erfaringer med elektronisk booking fra sammenlignelige sundhedssystemer i Europa. Formålet er: at indhente erfaringer fra andre landes sygehusvæsener med bookingsystemer, der kan være relevante for den videre udvikling og implementering i Danmark. Erfaringsindsamlingen fokuserer primært på muligheder og barrierer ved brugen af bookingsystemer i udvalgte lande for at give inspiration til videreudviklingen af bookingsystemer i Danmark. Følgende udenlandske cases blev udvalgt og beskrevet (caseanalyserne fremgår af hjemmesiden 26

28 Kristianstad Centralsjukhus, Sverige Erfaringer med elektronisk booking på anæstesiologisk afdeling. Afdelingen varetager alle operationer på sygehuset på tværs af de kliniske specialer. Sygehuset har et avanceret operationsbookingsystem, udviklet af WM data, som de har arbejdet med i en årrække. Huddinge Universitetssjukhus, Sverige Sygehuset har et avanceret patientadministrativt system, Cambio, der også omfatter en bookingfunktion. Derudover har de et særligt bookingsystem, der dækker forhold relateret til operationer. Università Cattolica del Sacro Cuore Policlinico A. Gemelli & IT-virksomheden GESI, Italien Gemelli sygehuset har haft et meget tæt samarbejde med IT-firmaet GESI gennem en lang årrække. Gemelli sygehuset anvender middleware til integration af forskellige applikationer herunder bookingsystemer udviklet af GESI. Derudover anvender sygehuset bookingsystemer udviklet af GESI. Foruden disse tre udenlandske cases, har der været aflagt en række korte besøg på følgende sygehuse i forbindelse med ophold i de pågældende lande. Formålet har været at indhente generel inspiration til undersøgelsen. New York Presbytarian Hospital, USA Sygehuset er et offentligt drevet sygehus og har arbejdet med elektronisk booking på operationsstuer i en længere årrække. Onze Lieve Vrouwe Gatshuis, Holland Sygehuset har erfaringer med elektroniske booking gennem en årrække. Hopital Européen Georges Pompidou, Frankrig Sygehuset er nybygget og har indført elektronisk bookingsystemer. 3.4 Business Process Reengineering som forståelsesramme Forståelsesrammen i caseanalyserne af sygehusafdelingerne i ind- og udland er inspireret af Business Process Reengineering (BPR). BPR-metoden er procesorienteret og tager udgangspunkt i patienten og patientens vej gennem sygehuset. BPR blev oprindelig udviklet som et ledelsesværktøj til private virksomheder med henblik på at opnå forbedringer i effektivitet, kundeservice og konkur- 27

29 renceevne ved at fokusere på tværgående forretningsprocesser. Essensen i metoden er at identificere ikke-værdiskabende tid i produktionen via tidsstudier for at effektivisere produktionen gennem reorganisering. Den tværfunktionelle procestankegang har imidlertid også vist sig at være udbytterig til analyse af komplekse arbejdsgange på eksempelvis sygehuse. Sygehuse er ofte organiseret i funktionelle afdelinger med horisontalt integrerede serviceafdelinger. De elementer, som indgår i et behandlingsforløb af en patient, går ofte på tværs af afdelinger og funktionsmåder på sygehusene. Det er derfor nyttigt i analyser af arbejdsgange i sygehusvæsenet at betragte sygehuse som en samling af processer frem for et hierarki af afdelinger, da det ofte er i overgangene mellem de enkelte afdelinger og funktionsmåder, der opstår flaskehalse eller uhensigtsmæssigheder under patientforløbene. Når en patient bookes af en praktiserende læge eller en afdeling på et sygehus, influerer det på forskellige afdelingers og faggruppers planlægning af arbejdet. For at kunne vurdere og beskrive hvordan elektronisk booking fungerer, er det derfor nødvendigt at se på de tværgående arbejdsgange, der har betydning for bookingen af den enkelte patient. Alternativt kan man vælge en tilgang, hvor man fokuserer på booking i den enkelte afdeling. Det vil til gengæld betyde, at man ignorerer snitflader mellem de afdelinger, der indgår i patientforløbet og dermed vigtige aspekter af bookingen af den enkelte patient. Det primære fokus i caseanalysen er et eller flere typiske patientforløb i den udvalgte afdeling. Formålet er at identificere afdelingens snitflader til øvrige afdelinger, der er involverede i eller berørt af den elektroniske booking, herunder kortlægning af samarbejdsrelationer mellem faggrupper, kommunikationsformer og koordineringsprocedurer i forbindelse med bookingen af den enkelte patient. 3.5 Konkret fremgangsmåde Indenlandske cases De indenlandske casestudier er fortrinsvis gennemført på basis af interview og brugerinterview. Dataindsamlingen til studierne har i nogen grad varieret. De har dog alle i hovedtræk fulgt følgende seks faser. 28

30 Efter de udvalgte sygehuse/afdelinger har indvilget i at deltage, er der indledningvis afholdt et møde med sygehusledelsen og eller afdelingsledelsen, som blev informeret om, hvordan casestudiet ville blive gennemført. I anden fase er der gennemført en række interviews med medarbejdere fra forskellige faggrupper og indsamlet dokumentationsmateriale om anvendelsen af elektronisk booking i den konkrete afdeling i det omfang, det har været beskrevet. Via disse interview er snitfladerne kortlagt inden for eller til de øvrige afdelinger på sygehuset, som er involveret i booking af den enkelte patient. I tredje fase er der fremsendt en foreløbig beskrivelse af den udvalgte afdeling. Oplægget er derefter blevet diskuteret med informanterne, dvs. deltagerne på afdelingerne. Efterfølgende er de øvrige afdelinger opsøgt og de forskellige faggrupper, som har været involveret i og berørt af den elektroniske booking, er interviewet. I fjerde fase er beskrivelsen af de øvrige afdelingers snitflader til den udvalgte afdeling med diskuteret med forskellige faggrupper i de respektive afdelinger. I femte fase er der gennemført en interviewundersøgelse blandt patienter, som er blevet behandlet på de udvalgte afdelinger. Undersøgelsen belyser konsekvenserne af anvendelsen af elektronisk booking for patienterne. Afslutningsvis er der afholdt et møde med personalet fra de involverede afdelinger på tværs af afdelinger og sygehuse, hvor man i et fælles forum har diskuteret udvalgte organisatoriske og patientmæssige problemstillinger i forbindelse med anvendelsen af elektronisk booking. Udenlandske cases De udenlandske cases er typisk gennemført som én-dags besøg med efterfølgende diskussion af skriftligt oplæg pr. . Som det fremgår af ovenstående har fremgangsmåden været udpræget dialogorienteret både på de indenlandske og udenlandske cases. Denne til tider noget omstændelige metode har været den eneste mulighed for at kunne beskrive og analysere de ofte komplekse arbejdsgange i dybden. I de enkelte cases har det været forskelligt, hvor dybt det har været muligt at gå i beskrivelserne, afhængigt af fx det generelle arbejdspres på afdelingen. Casene er derfor ikke beskrevet med samme detaljeringsgrad. 29

31 30

32 Afgrænsning af begrebet booking og bookingsystemer Elektronisk booking opfattes meget forskelligt i de enkelte amter og på de enkelte sygehuse. Udvalg for ventetidsoplysninger og elektronisk booking definerede elektronisk booking som: Anvendelse af et elektronisk system, der ved at sammenholde informationer om sygehuses ressourcer og ventelister giver mulighed for at inddrage patienter i beslutningen om tidspunktet for undersøgelse/behandling, således at tidspunktet kan oplyses, mens patienten stadig er på sygehuset eller hos den praktiserende læge 4. Konsulentfirmaet Fischer og Lorenz udvidede definitionen og fastlagde de krav, et IT-system som et minimum skal opfylde, for at man kan tale om et elektronisk bookingsystem. På den baggrund fremkom følgende definition. Et elektronisk bookingsystem er et IT-system, hvormed en rekvirent (på vegne af eller i samarbejde med en patient) kan indgå i en bindende aftale med en leverandør om en sundhedsfaglig ydelse. Af aftalen fremgår patientens identitet, ydelsens omfang og karakter, tid og sted for ydelsen samt evt. tilknyttede nøglepersoner 5. Elektronisk booking må således ikke forveksles med en elektronisk kalender, der blot er en registrering af den manuelle papirkalender over indlæggelsestidspunkter. En elektronisk kalender kan eksempelvis ikke give brugeren besked om, hvorvidt en given tid er mulig at booke, i forhold til om et givent rum eller læge er ledig, eller være med til at prioritere patienter med udgangspunkt i sundhedsfaglige kriterier. 4 Sundhedsministeriet, 1998: Rapport fra udvalget om ventetidsoplysninger og elektronisk booking, Sundhedsanalyser 1998:3. 5 Sundhedsministeriet, 1997: Idé-katalog om elektronisk booking. 31

33 4.1 Typer af elektronisk booking Intern booking på den enkelte sygehusafdeling Et system, som kan oplyse ledige tidspunkter for en række undersøgelser og behandlinger, og hvor personalet har mulighed for at booke evt. i samråd med patienten. Intern booking på sygehuset på tværs af afdelinger Et system, hvor de enkelte afdelinger har adgang til hinandens bookingsystemer og dermed kan booke ledige tider til undersøgelse og behandling i andre afdelinger. Ekstern booking på tværs af amtets/landets afdelinger Et system, hvor afdelinger på tværs af amternes afdelinger har adgang til hinandens bookingsystemer og dermed kan booke ledige tider til undersøgelse og behandling i andre afdelinger. Ekstern booking fra primærsektoren - fra almen praksis til sygehuse Et system, hvor de praktiserende læger er elektronisk opkoblet til sygehuse/afdelinger og kan booke ledige tider, mens patienten stadig er i konsultationen. Det kan eksempelvis være booking af forundersøgelser, røntgenundersøgelser samt mindre behandlinger/operationer, der ikke kræver forundersøgelse på sygehuset. 32

34 Udbredelse og anvendelse af elektronisk booking 5.1 Udbredelsen af elektronisk booking I det følgende redegøres for udbredelsen af elektronisk booking fordelt på henholdsvis amter og afdelingstyper. Derudover kortlægges udbredelsen af den tværgående elektroniske booking på tværs af sygehusafdelinger, sygehuse samt booking fra praksissektoren til sygehusene. Resultaterne er primært hentet fra evalueringens kortlægningsundersøgelse og er derfor hovedsageligt kvantitative i deres karakter. Hvor det er nødvendigt, suppleres de kvantitative data med erfaringerne fra caseanalyserne Elektronisk booking i amter og afdelinger Blandt de 725 afdelinger, der afgav svar, viste kortlægningsundersøgelsen, at 57 % af afdelingerne i dag anvender elektronisk booking. 40 % af afdelingerne anvender ikke elektronisk booking, mens 3 % ikke har angivet, hvorvidt der anvendes elektronisk booking, jf. figur 1 nedenfor. 6 Se hjemmesiden 33

35 Figur 1: Anvendes elektronisk booking i afdelingen?, procentvis fordeling (n=725) Ja Nej Ikke besvaret Undersøgelsen viser desuden, at der er stor forskel i udbredelsen af elektronisk booking landets amter imellem. Frederiksborg Amt (83 %) og Københavns Amt (79 %) har den højeste andel af afdelinger med elektronisk booking, mens Nordjyllands Amt (17 %) og Viborg Amt (27 %) har den laveste andel, jf. tabel 2. De to sidstnævnte amter deltog i et udviklingsprojekt omkring elektronisk booking, der aldrig blev fuldt ud implementeret 7, hvilket formentlig er forklaringen på den relativt begrænsede udbredelse. Tabel 2: Udbredelsen af booking i afdelingerne i amterne i procent Amt Ja Nej I alt Bornholms Amt (n=5) 40% 60% 100% Frederiksborg Amt (n=24) 83% 17% 100% Fyns Amt (n=66) 70% 30% 100% H:S (n=61) 44% 56% 100% Københavns Amt (n=110) 79% 21% 100% Nordjyllands Amt (n=60) 17% 83% 100% Ribe Amt (n=26) 54% 46% 100% Ringkjøbing Amt (n=29) 55% 45% 100% Roskilde Amt (n=39) 46% 54% 100% Storstrøms Amt (n=32) 34% 66% 100% Sønderjyllands Amt (n=38) 63% 37% 100% Vejle Amt (n=44) 70% 30% 100% Vestsjællands Amt (n=43) 70% 30% 100% Viborg Amt (n=30) 27% 73% 100% Århus Amt (n=93) 69% 31% 100% I alt (n=700) 58% 42% 100% 7 Projektet blev opgivet i enighed mellem leverandør og amterne pga. udviklings- og implementeringsvanskeligheder. Nærmere årsager er ukendt/fortroligt. 34

36 Fokuserer man på udbredelsen af elektronisk booking på afdelingsniveau, er der forskelle fra afdelingstype til afdelingstype. Som det ses af tabel 3 nedenfor, er det typisk de behandlende afdelinger, der anvender elektronisk booking, mens en relativt lille andel af klinisk biokemiske, mikrobiologiske, og anæstesiologiske afdelinger anvender systemet. Patologisk anatomiske afdelinger anvender af naturlige årsager ikke booking. Tabel 3: Udbredelse af elektronisk booking på afdelingerne Afdeling Antal afdelinger i undersøgelsen Andel af disse afdelinger, der anvender elektronisk booking Andel af afdelinger, der anvender elektronisk booking angivet i % Top 6 Radiologisk % Ortopædkirurgisk % Pædiatrisk % Oftalmologisk % Øre-næse-hals % Medicinsk % Bund 5 Patologisk anatomisk % Klinisk biokemisk % Anæstesiologisk % Psykiatrisk % Klinisk mikrobiologisk % Tallene viser, at anvendelsen af elektronisk booking ser ud til at være mindre udbredt på medicinske afdelinger end eksempelvis på ortopædkirurgiske afdelinger. Det tyder på, at kirurgiske afdelinger i højere grad anvender elektronisk booking end medicinske afdelinger. Caseanalyserne understøtter ligeledes sammenhængen, da den elektroniske booking er særlig udbredt på afdelinger, hvor man kan opstille relativt veldefinerede og enkle diagnoser og behandlinger, og hvor der i vid udstrækning er tale om standardiserede patientforløb. Dvs. primært kirurgiske afdelinger. Det standardiserede patientforløb er navnlig i fokus i forbindelse med flere amters planer om at indføre elektive kirurgiske centre, hvor operationerne i høj grad er sat i produktion,og hvor den elektroniske booking spiller en væsentlig rolle i centrenes daglige funktion 8. 8 For en uddybning af dette, se casebeskrivelsen fra Dagkirurgisk Center på Esbjerg Centralsygehus. 35

37 Derudover er der ved operationer på kirurgiske afdelinger flere parter og flere ressourcer, der indgår i behandlingen samtidigt eller inden for en meget begrænset tidsramme. Der skal koordineres med anæstesi, operationsrum, udstyr, operationssygeplejersker mv. Dette underbygger behovet for at få systemer, der kan støtte operationsplanlægningen og gennemførelsen af operationsprogrammet. På de medicinske afdelinger er det primært i ambulatorierne, der anvendes elektronisk booking til styring af egen arbejdstilrettelæggelse Udbredelsen af den tværgående booking Med tværgående booking forstås intern booking mellem afdelinger på det enkelte sygehus, mellem afdelinger på forskellige sygehuse, mellem afdelinger på forskellige sygehuse på tværs af amter og som ekstern booking fra praksissektoren til sygehusene. Tabel 4 viser, at 30 % af de adspurgte afdelingerne i kortlægningsundersøgelsen kan booke patienten til en anden afdeling. Af samme tabel fremgår det, at booking på tværs af afdelinger er mest udbredt i Storstrøms Amt og Ringkjøbing Amt. I alt 6 ud af 11 afdelinger i Storstrøms Amt og 8 ud af 15 afdelinger i Ringkjøbing Amt har mulighed for at booke patienter til andre afdelinger. Booking på tværs af afdelinger er derimod mindst udbredt i Roskilde Amt, Nordjyllands Amt og Viborg Amt. Her er tallene 1 ud af 18 afdelinger i Roskilde Amt, 1 ud af 9 afdelinger i Nordjyllands Amt og 1 ud af 8 afdelinger i Viborg Amt (én røntgenafdeling). 36

38 Tabel 4: Booking af patienter på tværs af afdelinger opgjort amtsvis i procent Amt Ja Nej Ved ikke I alt Bornholms Amt (n=2) 50% 50% 0% 100% Frederiksborg Amt (n=19) 16% 84% 0% 100% Fyns Amt (n=47) 15% 79% 6% 100% H:S (n=26) 19% 81% 0% 100% Københavns Amt (n=87) 40% 60% 0% 100% Nordjyllands Amt (n=9) 11% 78% 11% 100% Ribe Amt (n=14) 21% 79% 0% 100% Ringkjøbing Amt (n=15) 53% 47% 0% 100% Roskilde Amt (n=18) 6% 94% 0% 100% Storstrøms Amt (n=10) 60% 40% 0% 100% Sønderjyllands Amt (n=23) 39% 61% 0% 100% Vejle Amt (n=33) 45% 55% 0% 100% Vestsjællands Amt (n=30) 17% 76% 7% 100% Viborg Amt (n=8) 13% 87% 0% 100% Århus Amt (n=63) 36% 62% 2% 100% I alt (n=404) 30% 68% 2% 100% Booking på tværs er mest udbredt til røntgenafdelinger, da 61 % af de afdelinger, der har mulighed for at booke på tværs til andre afdelinger angiver, at de kan booke patienter til røntgenafdelingen. 57 % af de adspurgte afdelinger angiver, at de kan booke til ambulatorier 9. Elektronisk booking på tværs af afdelinger er til gengæld mindst udbredt i sengeafdelinger (16 %) og mikrobiologiske afdelinger/laboratorier (27 %). Udbredelsen af booking på tværs underbygges af caseanalyserne, hvor samspillet mellem røntgenafdelinger, ambulatorier og operationsafdeling er væsentligt i mange patientforløb. For at reducere antallet af patientbesøg er det centralt, at patienten på en og samme dag kan få foretaget en forundersøgelse, røntgen og blive booket til en operationstid. Laboratorieundersøgelser er ofte en del af patientforløbene, men det er sjældent muligt at booke denne type undersøgelse, jf. figur 2. Forklaringen synes at være, at der sjældent er ventetid på undersøgelse af prøver i laboratorierne. Patienten kan ofte henvende sig og få tid uden forudgående bestilling, jf. flere af caseanalyserne. Booking på tværs af sygehuse inden for amtsgrænsen er mindre udbredt. Det er således kun 5 % af de adspurgte afdelinger, der kan booke patienter til andre sygehuse i amtet. De 5 % dækker fortrinsvis over afdelinger, der kan booke til røntgen på andre sygehuse (38 % af afdelingerne). Det er kun i Storstrøms Amt man kan bryste sig af, at have udbredt bookingen på tværs af 9 Bemærk at angivelsen i % overstiger 100, eftersom det har været muligt at angive flere svarmuligheder 37

39 amtets sygehuse. På 45 % af afdelingerne i Storstrøms Amt kan man booke patienter til amtets andre sygehuse. Et godt stykke derefter følger Viborg Amt, hvor 13% af afdelingerne kan booke patienter til andre sygehuse. Figur 2: Hvis ja, hvilke afdelinger, procentvis fordeling, (n=261) Procent Røntgenafdelinger Ambulatorier Operationsafdelinger Sengeafdelinger Mikrobiologiske afdelinger/laboratorier Andre 38

40 Booking foretaget af praksissektoren til undersøgelser og behandling på sygehusene er mindst udbredt. I 5 afdelinger ud af 414 er det muligt for praksissektoren at booke patienter til behandling eller undersøgelse. Sønderjyllands Amt har gennemført forsøg med elektronisk booking fra praksissektoren til sygehusafdelinger til fx forundersøgelse og sterialisation. Af interview med amtet fremgik det, at forsøget blev stoppet efter uklarhed om betalingen af de praktiserende læger, der skal foretage bookingen. Amtssygehuset i Nakskov, som er en af de udvalgte cases, har gennemført en vellykket forsøgsordning, hvor der bookes til røntgenundersøgelse direkte fra almen praksis 10. Det kan derfor alt i alt konkluderes, at booking på tværs af afdelinger endnu er langt fra fuldt udbredt, samt at booking fra praksissektoren stort set er ikkeeksisterende Anvendelsen af elektronisk booking Dette afsnit belyser, hvilke bookingsystemer sygehusene anvender, hvad de anvendes til, og hvilke øvrige IT-systemer de er koblet til på sygehusene. Indledningsvis undersøges imidlertid, hvilke personalegrupper der anvender systemet Hvem booker hvad og hvor længe? Af nedenstående figur 3 fra kortlægningsundersøgelsen fremgår det, at det fortrinsvis er sekretærer og sygeplejersker, der arbejder med elektronisk booking på afdelingerne. På 91 % ud af 417 afdelinger angiver respondenten, at det udover respondenten selv er sekretærer, der arbejder med booking. På 60 % af afdelingerne angives det, at det er sygeplejersker, mens det på 17 % af afdelingerne er læger. Af figuren fremgår det samtidig, at det drejer sig om meget få afdelinger, hvor det kun er en person, der anvender elektronisk booking (2 %). 10 Se hjemmesiden Røntgenafdelingen, Amtssygehuset i Nakskov. 11 For en mulig forklaring på den begrænsede udbredelse af booking på tværs, se kapitel 7 om barrierer. 39

41 Figur 3: Hvilke af dine kollegaer arbejder med elektronisk booking? (gerne flere krydser), procentvis fordeling (n=417) Procent Læger Sygeplejersker Sekretærer Fysioterapeuter Ergoterapeuter Radiografer Laboranter Andre Jeg er den eneste, som anvender elektronis... Ved ikke Caseanalyserne viser, at det oftest er sekretærer, der gennemfører den mere simple booking, som eksempelvis at indkalde patienterne til forundersøgelse. Mens det på en del afdelinger ofte er sygeplejerskerne, der tager over, når patienterne skal bookes til operation. Det kræver ofte en større indsigt i diagnoser, patientforløb, operationstid mv., som sygeplejerskerne er i besiddelse af. Casebeskrivelserne viser imidlertid også, at afdelingen på forhånd kan lægge oplysninger ind i det elektroniske bookingsystem, der kan understøtte sekretæren og hjælpe sekretærerne til også at udføre booking til operationer. 40

42 Medarbejdernes tidsforbrug på elektronisk booking fremgår af figur 4. Den viser, at den største andel af personer, der gennemfører elektronisk booking, bruger under en halv time dagligt på at booke svarende til 27 % af respondenterne. 18 % bruger dagligt fra en halv til en hel time, mens 17 % bruger fra én til to timer. 7 % bruger hele dagen på den elektroniske booking. Der skal imidlertid tages et vist forbehold over for disse tal. Tidsforbruget siger således ikke noget om, hvor dygtige brugerne er, hvor kompleks bookingproceduren er og systemets brugervenlighed, som har betydning for tidsforbruget. Ligeledes kan de, der bruger meget tid på booking, være personer, hvis primære arbejdsopgave er at varetage booking i afdelingen. Figur 4: Hvor lang tid har du inden for den seneste måned brugt dagligt på elektronisk booking?, procentvis fordeling (n=401) Procent <½ time ½-1 time 1-2 timer 2-3 timer >3 timer Hele dagen Ved ikke Elektronisk booking omfatter som oftest læger og fysiske faciliteter, mens plejepersonale samt udstyr og apparatur i mindre grad bookes, ifølge figur % af 407 afdelinger booker læger, 54 % af afdelingerne booker fysiske faciliteter (rum), 33 % af afdelingerne booker plejepersonale, mens endelig 27 % af afdelingerne booker udstyr og apparatur 12. Af øvrige faciliteter og ressourcer (under kategorien andet) nævner respondenterne blandt andet fysioterapeuter, psykologer, sagsbehandlere, kørsel med patienter mm. 12 Bemærk at angivelsen i % overstiger 100, eftersom det har været muligt at angive flere svarmuligheder. 41

43 Figur 5: Hvilke faciliteter og ressourcer bookes?, procentvis fordeling, (n=407) Procent Fysiske faciliteter (rum) Læger Plejepersonale Udstyr og apparatur Andet Ved ikke Tallene fra figur 5 underbygges af erfaringerne fra de analyserede cases, hvor det typisk er de fysiske faciliteter, eksempelvis operationsrum og læger, der er kritiske ressourcer. De kritiske ressourcer defineres som ressourcer, der skal være til stede, for at undersøgelsen/behandlingen kan gennemføres. På visse afdelinger indgår desuden plejepersonalet som kritisk ressource 13, men det vil typisk være de afdelinger, der har mangel på sygeplejersker, eller hvor sygeplejerskerne udfører konkrete opgaver i relation til behandlingen. I forhold til hvem booker hvad og hvor længe? kan det således konkluderes, at det som oftest er sygeplejersker og sekretærer, der gennemfører den elektroniske booking. De bruger typisk op til to timer dagligt på at booke, og de booker oftest læger og/eller fysiske faciliteter Hvilke bookingsystemer anvendes, og i hvilken grad er de integreret med andre IT-systemer? Det mest anvendte elektroniske bookingsystem på sygehusafdelingerne er Det Grønne System, som ikke er et egentligt bookingsystem, men et patientadmi- 13 Se caseanalyse af Øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus, hjemmesiden 42

44 nistrativt system med en bookingfunktion. 52 % af de afdelinger, der anvender et elektronisk bookingsystem, gør brug af Det Grønne System ifølge figur 6. Systemet blev oprindelig udviklet af Kommunedata, der nu er overtaget af CSC Scandihealth. Derudover anvender 16 % af afdelingerne GS-åben, der er afløseren til Det Grønne System udviklet af CSC Scandihealth. Af øvrige leverandører kan eksempelvis nævnes Cap Gemini med produktet BookPlan, der nu også er ved at blive implementeret i Århus Amt, og B-datas bookingsystem, der er under udvikling i Storstrøms Amt. Under kategorien Andet anføres blandt andet egenudviklede systemer, Medicare, DPR og RADOS. På røntgenafdelingerne benyttes først og fremmest et Kodak-system. Figur 6: Hvilket bookingsystem anvendes i afdelingen?, procentvis fordeling, (n=414), (sp.10) Det grønne system GS-åben Opus Prolog Carl Bro B-data Procent Kodak Cap-Gemini Philips Agfa Andet Ved ikke Note: Opus er under udvikling og endnu ikke implementeret på nogen afdelinger i landet. I relation til valget af IT-leverandør er der flere eksempler på, at amterne ikke kun vælger leverandør med fokus på produkt og pris. Leverandørens erfaringer med at implementere lignende bookingsystemer på andre sygehuse er ligeledes et vigtigt parameter. Den organisatoriske indsigt i sygehusvæsenet har således betydning for valget af leverandør. Af nedenstående tabel 5 fremgår status for bookingsystemer og udvikling af bookingsystemer i hvert amt. 43

45 Tabel 5: Status for bookingsystemer i amterne Amt Dominerende eksisterende System under ud- Fremtidige planer system vikling Bornholms Amt Grønt System - Frederiksborg Amt Grønt System Opus Fyns Amt Manuel booking (Book 2000) - Booking 2000, ny opdateret version H:S Grønt system Københavns Amt Grønt System Nordjyllands Amt B-data, patientadm.sys. B-data Ribe Amt Bookplan BookPlan Ringkjøbing Amt Bookplan BookPlan Roskilde Amt Grønt System - Storstrøms Amt Grønt System B-data Sønderjyllands Amt GS Open Opus Vejle Amt Grønt System Vestsjællands Amt GS Open - Viborg Amt Manuel booking EPJ under udvikling, bookingsystem udvikles i forlængelse af denne Århus Amt Grønt System BookPlan Sygehusenes elektroniske bookingsystemer er kun i begrænset omfang integreret sammen med andre IT-systemer. Figur 7 viser, at 45 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking ikke har integreret bookingsystemet med andre IT-systemer. På 35 % af afdelingerne er bookingsystemerne integreret med det patientadministrative system. I Ribe Amt er eksempelvis bookingsystemet BookPlan integreret med Ribe Amts eget patientadministrative system, der er udviklet af EDB-gruppen i Herning. Derudover er 8 % af afdelingernes bookingsystem integreret med en EPJ, mens 7 % af respondenterne angiver, at afdelingens bookingsystem er integreret med et vagtplansystem (f.eks. Modul Tjenestetid). Det er bemærkelsesværdigt, at kun en lille andel af bookingsystemerne er integreret med vagtplansystemerne, eftersom 68 % af afdelingerne med elektroniske booking booker læger som en ressource i deres bookingsystem, jf. figur 5. Booking af lægelige ressourcer ville således være lettere, hvis det elektroniske bookingsystem benyttede data fra den elektroniske vagtplan. 44

46 Figur 7: Hvilke systemer er bookingsystemet integreret med?, procentvis fordeling, (n=394) Vagtplansystemet EPJ (elektronisk patientjournal) PAS (patientadministrative system) Andet Bookingsystemet er ikke integreret med andre IT-systemer Ved ikke Procent I fremtiden vil det elektroniske bookingsystem i større grad blive integreret med den elektroniske patientjournal. Der arbejdes således i Århus Amt, i Vejle Amt, i H:S og så småt i Københavns Amt på at koble den elektroniske booking til den elektroniske patientjournal (EPJ). I Storstrøms Amt har man imidlertid valgt den modsatte strategi, hvor man først udvikler et elektronisk bookingsystem og derefter en EPJ. 45

47 46

48 Konsekvenser for arbejdsgange, ressourceudnyttelse og patienter 6.1 Konsekvenser af anvendelsen af elektronisk booking I dette afsnit analyseres de direkte og indirekte konsekvenser for sygehusafdelingerne ved at arbejde med elektronisk booking. En direkte konsekvens er eksempelvis at give patienten medbestemmelse på egen operationstid. En indirekte konsekvens er fx, at implementeringen af et elektronisk bookingsystem er en anledning til at analysere og justere arbejdsgangene i organisationen. Konsekvenserne af arbejdet med elektronisk booking er belyst ud fra resultatet af kortlægningsundersøgelsen samt erfaringerne indhentet fra danske og internationale cases. Konsekvenserne kan overordnet opdeles i tre temaer: konsekvenser for arbejdsgangene konsekvenser for ressourceplanlægningen/udnyttelsen konsekvenser for patienten Konsekvenser for arbejdsgangene Kortlægningsundersøgelsen viser, at 67 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking,vurderer, at det overvejende har positive konsekvenser for arbejdsgangene at indføre elektronisk booking, jf. nedenstående figur 8. I de analyserede cases, som anvender elektronisk booking, er det generelle indtryk ligeledes, at indførslen af elektronisk booking har været med til at forbedre afdelingernes arbejdsgange. 47

49 Figur 8: Har indførelsen af elektronisk booking haft positive eller negative konsekvenser for arbejdsgangene i afdelingen, procentvis fordeling, (n=411) Overvejende positive konsekvenser Overvejende negative konsekvenser Både positive og negative konsekvenser Ingen konsekvenser Ved ikke Det elektronisk bookingsystems væsentligste konsekvenser for arbejdsgangene er: mindre administrativt arbejde understøttelse af bookingprocedurer jævnere arbejdsbelastning reduceret antal patientbesøg i behandlingsforløbet standardisering af behandlingsforløbet effektive procedurer hurtigere informationsformidling Mindre administrativt arbejde Caseanalyserne viser, at overgangen til et elektronisk bookingsystem flere steder har medført en lettelse af det administrative arbejde. En række arbejdsprocedurer bliver forenklet, når oplysningerne om behandlinger og undersøgelser ligger i et elektronisk format. Det bliver eksempelvis lettere at udskrive arbejdsprogrammet for næste uges undersøgelser/behandlinger, fordi programmet ligger umiddelbart tilgængeligt i systemet. Hvis afdelingen ikke har et elektronisk bookingsystem, skal arbejdsprogrammet enten skrives i hånden eller i et tekstbehandlingssystem/regneark. 48

50 Det elektroniske bookingsystem gør det desuden lettere for sekretærerne eller sygeplejerskerne at udskrive eksempelvis indkaldelsesbreve, henvisninger og epikriser. De ligger som makroer for forskellige typer af patienter og skal dermed blot udfyldes med modtagerens navn og adresseoplysninger 14. Anvendelsen af elektronisk booking reducerer visse administrative procedurer, fx udskrivning af indkaldelsesbreve, henvisninger og epikriser. Understøttelse af bookingprocedurer På Aalborg Sygehus medicinsk afdeling, hvor man anvender manuel booking, fremhævede personalet, at det kan være særdeles komplekst at holde styr på alle de informationer (i hovedet), der er knyttet til at kunne booke tider til undersøgelse. Det stiller store krav til medarbejderne og gør systemet følsomt over for personaleudskiftning. Det elektroniske bookingsystem stiller færre krav til brugeren, idet en stor del af de oplysninger, der er nødvendige for at booke, allerede ligger konfigureret i systemet og dermed guider brugeren gennem bookingproceduren. I bookingsystemet, som anvendes i Kristianstad i Norge, ligger fx en lang række oplysninger om lægernes kompetencer hvilke stuer, der kan anvendes til hvilke typer operationer, og hvad der påkræves af udstyr og materialer 15. Derudover indeholder bookingsystemet beskrivelser af procedurer, operationer og anæstesi. Alle disse oplysninger bevirker, at den person, der gennemfører bookingen, ikke behøver den samme indsigt i operations- og behandlingsgangene, som hvis systemet alternativt ikke indeholder denne information. Systemet hjælper så at sige den bookingansvarlige igennem de overvejelser, der er knyttet til at foretage en operationsbooking. Erfaringerne fra øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus viser imidlertid, at selv om man har et bookingsystem, som via konfigurationen understøtter bookingproceduren, så er det stadig sekretærerne, der booker til forundersøgelse, og sygeplejerskerne, der booker patienterne til operation. Selv om der er en vis hjælp i systemet, kræver det af og til en stadig større sundhedsfaglig indsigt at booke mere komplekse ydelser. 14 Det reducerede administrative arbejdes konsekvenser for ressourceudnyttelsen er beskrevet i afsnit Se også caseanalyse af Bornholms Centralsygehus, hjemmesiden 49

51 Hvor meget information der ligger implicit i bookingsystemet, og hvor meget information, der befinder sig hos brugeren, bør vurderes på den enkelte afdeling på det enkelte sygehus. Det afhænger blandt andet af afdelingens speciale. Der er afdelinger, hvor det er svært at lægge oplysningerne ind på forhånd i systemet, da oplysningerne i udpræget grad varierer fra patient til patient. På andre afdelinger kan systemet stort set omfatte alle oplysninger. Det væsentligste er, at det elektroniske bookingsystem er fleksibelt nok til at rumme muligheden for at tilpasse konfigurationen til afdelingens samt medarbejdernes behov og dermed være en hjælp for brugeren i gennemførelsen af bookingprocedurerne. Bookingsystemet støtter brugeren i bookingprocedurerne, således at der er færre forhold at holde styr på, når der bookes. Det giver en mindsket risiko i forhold til fejlbookinger også i tilfælde af personaleudskiftninger, samt at mindre erfarne medarbejdere til en vis grad har mulighed for at gennemføre bookingprocedurerne Hurtigere informationsformidling og effektive procedurer Kortlægningsundersøgelsen viser, at 83 % af afdelingerne er enige eller delvis enige i, at informationsformidlingen bliver hurtigere ved anvendelse af elektronisk booking, jf. tabel 6. Det gælder både mellem medarbejdere i den enkelte afdeling og navnlig mellem medarbejdere fra forskellige afdelinger, som ofte er fysisk adskilt. Systemet er dermed med til at lette det administrative arbejde, da der er behov for færre kontakter. Tabel 6: Hvis konsekvenser for arbejdsgangen: Er du enig eller uenig i hurtigere informationsformidling? Konsekvenser Hurtigere informationsformidling (n=383) Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 56% 27% 7% 5% 5% 100% En gevinst ved det elektroniske bookingsystem er således, at oplysninger om lægernes program, operationslokalerne og patienter konstant er tilgængelige for sundhedspersonalet i en eller flere afdelinger. Har man adgang til bookingsystemet kan man eksempelvis se en given læges program, bookingkapaciteten på en given operationsstue, eller hvornår en bestemt patient er sat til at blive opereret. Man er derfor ikke afhængig af at spørge en sekretær. 50

52 På medicinsk afdeling på Aalborg Sygehus fremhævedes det således, at manglen på et elektronisk bookingsystem gør, at der ikke er fælles adgang til oplysningerne om afdelingens arbejdsprogram. Sekretærerne i hvert afsnit anvender ringbind i registreringen og planlægningen af tiderne til patienterne. De kan derfor kun give patienterne nye tider, hvis man ringer til sekretæren i det afsnit, man vil booke en tid til patienten i. Ulempen er, at sekretærerne er afhængige af at kunne få fat i hinanden for at få oplyst mulige tider. Elektronisk booking medfører desuden mere effektive procedurer for bestilling af ydelser mellem afdelingerne. Ifølge kortlægningsundersøgelsen er 68 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking enige eller delvis enige i, at elektronisk booking medfører mere effektive procedurer for bestilling af ydelser, jf. tabel 7. Tabel 7: Hvis konsekvenser for arbejdsgangen: Er du enig eller uenig i mere effektive procedurer for bestilling af ydelser? Konsekvenser Mere effektive procedurer for bestilling af ydelser (n=376) Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 36% 32% 10% 8% 14% 100% På Amtssygehuset i Nakskov gennemføres booking eller rekvisition af ydelser elektronisk i røntgenafdelingen fra de andre afdelinger, samt den praktiserende læge uden mange telefonopkald mellem afdelingerne, medarbejderne og primærsektoren 16. Et andet eksempel på effektivisering af procedurerne er Fredericia Sygehus, hvor der er indgået en samarbejdsaftale mellem anæstesiafdelingen og de afdelinger, der gennemfører operationer, om fordelingen og tilrettelæggelsen af operationerne på sygehuset 17. Aftalen gør det muligt at fastlægge et program, som der kan bookes efter for bl.a. organkirurgisk afdeling. Effektiviseringen af arbejdsgangene i organisationerne sker imidlertid ikke direkte som følge af den elektroniske booking, men er en afledt effekt af det organisatoriske arbejde, som oftest gennemføres inden eller sideløbende med, at bookingsystemet udvikles og implementeres. En medarbejder fra Odense Universitetshospital udtalte om et bookingprojekt, som aldrig blev fuldt im- 16 Se caseanalyse af Røntgenafdelingen, Amtssygehuset i Nakskov, hjemmesiden 17 Se caseanalyse af Organkirurgisk Afdeling, Fredericia Sygehus, hjemmesiden 51

53 plementeret: Det vi fik ud af det var, at vi fik gennemgået det hele. Alle arbejdsgange. Vi fik ryddet op i det. Det indledende organisationsudviklingsprojekt var således ikke forgæves, men gav en række forbedringer af de eksisterende arbejdsgange. Det er ikke fremkommet i undersøgelsen, at der er kommet en større datasikkerhed i forbindelse med indførsel af elektronisk booking. Det kunne måske forventes, når data ikke længere manuelt indføres på diverse skemaer mv. samt ligger i papirform diverse steder En forklaring kan være, at arbejdet med den manuelle booking ofte håndteres af erfarent personale, som kender vigtigheden af høj sikkerhed i planlægningen. Elektronisk booking styrker kommunikationen mellem de involverede afdelinger og personalegrupper. Derudover kan et elektronisk bookingsystem være medvirkende til at få etableret mere effektive procedurer i den daglige arbejdstilrettelæggelse under forudsætning af, at man analyserer dem og efterfølgende optimerer dem. Jævnere arbejdsbelastning Et velfungerende elektronisk bookingsystem muliggør en bedre langtidsplanlægning på afdelingerne, som giver mulighed for at booke patienterne flere måneder frem i tiden. En booking kan omfatte, hvilken læge der skal foretage operationen, i hvilket operationsrum den skal foretages og med hvilket personale. Det kræver dog samtidig en stor planlægningsdisciplin internt i afdelingen som eksempelvis, at vagtplaner bliver afleveret, og det aftales, hvilke operationsrum der står til rådighed på hvilke tidspunkter. En større planlægningshorisont giver desuden mulighed for i højere grad at udjævne arbejdsbelastningen og tage højde for eventuelle ventelister. Det kan give et mere ensartet flow i antallet af undersøgelser/behandlinger året igennem, dog med en vis usikkerhed i forhold til mængden af akutte patienter. Et elektronisk bookingsystem skaber aldrig en fuldstændig jævn arbejdsbelastning på afdelingen, men toppene og dalene bliver mindre. Kun på de rent elektive afdelinger, hvor man kun tager planlagte patienter, er det muligt at tilnærme et meget ensartet flow i arbejdsbelastningen 18. Her bliver planlægning hverken forstyrret af akutte eller subakutte patienter. 18 Se caseanalyse af Dagkirurgisk Center, Esbjerg Centralsygehus for en rent elektiv afdeling, hjemmesiden 52

54 Caseanalyserne indikerer også, at langtidsplanlægning på afdelinger med elektronisk booking forbedres. På Amtssygehuset i Nakskov har personalet i røntgenafdelingen således oplevet, at fastlæggelsen af et undersøgelsesprogram muliggjorde en bedre fordeling af de elektive patienter 19. Dermed undgår man, at der er for mange patienter den ene dag og for få den anden. Også på Bornholms Centralsygehus er arbejdsflowet blevet mere ensartet som følge af implementeringen af elektronisk booking 20. Erfaringerne har vist, at koblingen mellem et elektronisk bookingsystem og en stram planlægningsdisciplin muliggør en øget planlægningshorisont. En øget planlægningshorisont kan blandt andet medføre et mere ensartet flow i arbejdsbelastningen Reduceret antal patientbesøg i behandlingsforløbet Kortlægningsundersøgelsen viser, at 70 % af de adspurgte afdelinger enten er delvis eller helt uenige i, at man kan reducere antallet af besøg på sygehuset i det enkelte patientforløb, jf. tabel 8. Caseanalyserne giver imidlertid et andet indtryk. Størstedelen af de analyserede afdelinger bestræber sig på at koordinere de undersøgelser, der skal foretages på sygehuset, således at patienten ikke behøver at komme flere gange på afdelingen end højst nødvendigt. Det kan eksempelvis være ved at samle røntgen, laboratorieprøver, anæstesitilsyn og undersøgelsen samme dag. Tabel 8: Er du enig eller uenig i, at antallet af patientbesøg i behandlingsforløbet er reduceret som følge af elektronisk booking? Konsekvenser Reduktion i antallet af patientbesøg i behandlingsforløbet (n=375) Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 5% 10% 15% 49% 21% 100% Reduktionen i antallet af patientbesøg er ikke en direkte konsekvens af det elektroniske bookingsystem, men det har vist sig, at systemet hjælper til at fremme koordinationen på tværs af afdelingerne. Det betyder, at man eksempelvis i ortopædkirurgisk ambulatorium kan bestille tid i røntgenafdelingen, på samme tidspunkt som patienten indkaldes til forundersøgelse. Patienten 19 Se caseanalyse af Røntgenafdelingen, Amtssygehuset i Nakskov, hjemmesiden 20 Se caseanalyse af Bornholms Centralsygehus, hjemmesiden 53

55 kan dermed få klaret sin røntgenundersøgelse ved samme besøg, således at den kan indgå i lægens vurdering. Bornholms Centralsygehus forsøger at styrke visitationen, som gennemføres af en overlæge, når henvisningen er modtaget, så man ikke både skal gennemføre en speciallægevurdering og en forundersøgelse 21. På Fredericia Sygehus bookes der både til forundersøgelse og operation samtidig på organkirurgisk afdeling, fordi afdelingen stort set altid skal operere de patienter, der er blevet henvist til forundersøgelse 22. På Amager Hospital bookes der tid til røntgenundersøgelser, så det passer med den dag, hvor patienten skal undersøges i ambulatoriet 23. Det kan dog ikke altid lade sig gøre på samme dag, hvis røntgenundersøgelsen er kompleks. Endelig har Odense Universitetshospitals ortopædkirurgiske afdeling, hvor man ikke bruger elektronisk booking, indgået aftaler med anæstesiafdelingen 24. Det betyder, at de dage ortopædkirurgisk afdeling har undersøgelse i ambulatoriet, kommer der anæstesilæger og tilser patienterne, så fremt der skal gennemføres anæstesitilsyn. Samme slags aftaler ses på Fredericia Sygehus. Hovedparten af de afdelinger, som er blevet analyseret, arbejder på at reducere antallet af patientbesøg på sygehuset uafhængig af, om de bruger elektronisk booking. Imidlertid er overvejelser om patientforløb og en fremadrettet elektronisk booking af undersøgelser og behandlinger et godt grundlag for at forsøge at samle undersøgelser/behandlinger samme dag Standardisering af behandlingsforløb Caseanalyserne viser, at det er nemmere at arbejde med booking af patientforløb, når diagnoserne og behandlingsforløbene ligner hinanden. En stor del af aktiviteten på sygehussafdelingerne kan standardiseres, men der er dog altid en lang række patienter, der afviger fra standarden. På Medicinsk Center på Amager Hospital mener medarbejderne, at man kan udarbejde standardforløb, hvor de enkelte dele af forløbet, som skal bookes, er optioner. Det be- 21 Se caseanalyse af Kirurgisk Center, Bornholms Centralsygehus, hjemmesiden 22 Se caseanalyse af Organkirurgisk Afdeling, Fredericia Sygehus, hjemmesiden 23 Se caseanalyse af Medicinsk Center, Amager Hospital, hjemmesiden 24 Se caseanalyse af Ortopædkirurgisk Afdeling, Odense Universitetshospital, hjemmesiden 54

56 tyder, at man bliver opmærksom på at booke forløbet, men at man samtidig kan afvige fra standardforløbet, hvis behandlingen af patienten kræver det. På de enkelte afdelinger er man endnu ikke nået så langt som til at udarbejde standardiserede patientforløb for hver enkelt diagnose. Den standardisering, der typisk gennemføres i forbindelse med en arbejdsgangsanalyse, er en kortlægning af standardforløbene for henholdsvis elektive, subakutte og akutte patienter. På Odense Universitetshospital har man eksempelvis gennemført en kortlægning af standardforløbene for disse tre typer af patienter. En kortlægning, hvort hver enkelt forløb er delt i en række processer, som er specificeret i forhold til, hvem der tager sig af hvad, og hvor det foregår 25. På Bornholms Centralsygehus har man ligeledes, inden det elektroniske bookingsystem blev indført, kortlagt patientforløbene. Alle operationer udløser en bestemt tid i bookingsystemet, når reservationskoden for operationen bruges. Den gennemsnitlige operationstid er indlagt i reservationskoderne i bookingsystemet for forskellige typer af operationer og patienttyperne: delvist fremskyndede og planlagte, der bookes på operationsafdelingen. Operationstiden justeres løbende. I Århus Amt overvejer man at indføre en grafisk funktion i bookingmodulet, så personalet kan se, hvor i forløbet patienten befinder sig, og om dele af det endnu ikke er gennemført, eksempelvis indkaldelse af patienten til efterkontrol. Det standardiserede patientforløb har en række følgeeffekter. Særligt er lægerne bange for, at de bliver tvunget til at følge faste procedurer 26. Når der er behov for det, bør lægerne derfor kunne fravige de til tider stive procedurer. Diskussionen af det standardiserede patientforløb er særlig interessant i forbindelse med den elektroniske patientjournal (EPJ). Den elektroniske patientjournal giver således mulighed for, at man kan finde frem til de typiske patientforløb gennem sammenligning af patientforløbene i en database 27. De identificerede patientforløb kan derefter bruges som klinisk beslutningsstøtte for sundhedspersonalet. 25 For mere udførlig beskrivelse, se caseanalyse, Odense Universitetshospital, hjemmesiden 26 For en gennemgang af denne problematik, se kapitel For en uddybning af EPJ og booking, se caseanalyse af Plastikkirurgisk Afdeling, Århus Amt, hjemmesiden 55

57 Caseanalyserne viser, at de fleste afdelinger, uanset om de anvender elektronisk booking eller ej, arbejder med at standardisere behandlingsforløbene, da det gør planlægningen lettere og øger kvaliteten i arbejdet. Elektronisk booking kan imidlertid være med til at fremme standardiseringen af forløbene som følge af analyser af organisationens arbejdsgange og patientforløbene som led i udviklingen og implementeringen af systemet Samlet konklusion på elektronisk bookings konsekvenser for arbejdsgangene Elektronisk booking har ofte en række konsekvenser for arbejdsgangene i organisationerne. Elektronisk booking reducerer således den administrative arbejdsbyrde på afdelingerne som eksempelvis udskrivelse af ugentlige arbejdsprogrammer, indkaldelsesbreve, henvisninger eller epikriser. Desuden kan bookingsystemet understøtte brugeren i bookingprocedurerne ved at omfatte oplysninger om lægens kompetencer, hvilke stuer der kan anvendes til hvilke operationer, hvad der påkræves af udstyr og materialer mv. Derudover styrker elektronisk booking kommunikationen mellem de involverede afdelinger og personalegrupper i kraft af, at IT-løsningen giver mulighed for, at flere medarbejdere har adgang til de samme oplysninger samtidig og ikke behøver at kommunikere pr. telefon. Dette resulterer i mere effektive procedurer. Endelig kan bookingsystemet give jævnere arbejdsbelastning ved at udnytte systemets længere planlægningshorisont. Derudover kan elektronisk booking have en række indirekte konsekvenser for arbejdsgangene. En bedre koordinering mellem afdelingerne og en mere fremadrettet planlægning kan således være med til på sigt at reducere antallet af patientbesøg i behandlingsforløbene. Desuden kan elektronisk booking være med til at fremme standardiseringen af patientforløbene som følge af analyser af arbejdsgange og patientforløb. 6.2 Elektronisk bookings konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Kortlægningsundersøgelsen viser, at 56 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking, vurderer, at systemet har overvejende positive konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen. 1% af afdelingerne angiver, at der er overvejende negative konsekvenser, mens 24 % svarer, at indførelsen 56

58 af elektronisk booking har haft både positive og negative konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen. Se nedenstående figur 9. Figur 9: Har indførelsen af elektronisk booking haft positive eller negative konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen?, procentvis fordeling, (n=408) Overvejende positive konsekvenser Overvejende negative konsekvenser Både positive og negative konsekvenser Ingen konsekvenser 1 Ved ikke Derudover styrker caseanalyserne vurderingen af, at der er overvejende positive konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen forbundet med anvendelsen af elektronisk booking. I det følgende præsenteres de væsentligste konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen, som udgør: dokumentation af ressourcer og aktiviteter bedre behandlingsplanlægning antallet af arbejdstimer antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger booking af elektive versus akutte patienter Dokumentation af ressourcer og aktiviteter Kortlægningsundersøgelsen viser, at 86 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking, er enten helt eller delvist enige i, at elektronisk booking medfører en højere grad af dokumentation af ressourceforbrug og aktiviteter. Dvs. oplysninger om eksempelvis ventelister, enkelte lægers tidsforbrug, produktion mv. til brug for afdelingen selv, sygehuset, amtet m.fl. Dokumentationsomfanget varierer med valget af system. Eksempelvis udgør en udskrift af den seneste måneds bookingskema en væsentlig dokumentation for de aktiviteter, der er gennemført i afdelingen. Af 57

59 skemaet kan det eksempelvis fremgå, hvor mange operationer eller undersøgelser af en given type, der er udført, og hvilke læger der har gennemført dem. Kobles oplysningerne fra bookingskemaet med andre typer af oplysninger som for eksempel ressource- og tidsforbruget forbundet med den enkelte operation/undersøgelse, så kan afdelingen desuden dokumentere det samlede ressourceforbrug. Har man eksempelvis udført 10 operationer, hvortil ressource X benyttes, er der anvendt 10 styk af ressource X. I omfattende bookingsystemer kan disse oplysninger kobles til afdelingens eller sygehusets lagerstyringssystem 28. På Bornholms Centralsygehus udarbejdes der således efter hver operation en særlig operationsrapport, hvoraf det fremgår, hvad der er lavet, hvem har medvirket ved operationen, samt en opgørelse af tidsforbruget. Alle disse oplysninger indføres i en database og kan anvendes ved efterfølgende beregninger af gennemsnitlige operationstider, når der skal bookes i det elektroniske bookingsystem. Oplysningerne kan anvendes til at effektivisere afdelingens arbejdsgange yderligere og øge ressourceudnyttelsen, eftersom de statistiske oplysninger vil kunne afsløre uhensigtsmæssige procedurer. Eksempelvis synliggøre en relativ lav andel af knivtid i forhold til den samlede operationstid og dermed behovet for en ændring af arbejdsgangene. Det bedste eksempel på, hvilke dokumentationsmuligheder af ressourcer og aktiviteter et bookingsystem kan indeholde, er set på Centralsygehuset i Kristianstad. Af systemet fremgår det, hvem der har foretaget hvilke operationer, hvor lang tid lægen var om at operere, hvilken form for anæstesi der blev anvendt mv. Systemet har oplysninger om langt hovedparten af de aktiviteter, der var forbundet med at gennemføre operationer på sygehuset. Oplysninger, der kan anvendes i planlægningen og styringen af afdelingen. En højere grad af dokumentation medfører ikke alene en synliggørelse af de anvendte ressourcer og aktiviteter, men også en synliggørelse af afdelingens manglende ressourcer. På øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus har implementeringen af et elektronisk bookingsystem medført, at sygeplejerskerne er blevet synliggjort som manglende ressource. Man kendte til problemet i forvejen på afdelingen, men først med anvendelsen af det elektroniske bookingsystem blev manglen dokumenteret. Det førte til en øget normering af sygeplejersker på afdelingen. Bookingsystemer kan således udgøre et særde- 28 For en mulig kobling af elektronisk booking og lagerstyringssystem. Se caseanalyse af Kristianstads Sygehus, hjemmesiden 58

60 les nyttigt værktøj, når afdelingen skal forhandle om ressourcetilførsel og indgå kontraktaftaler med sygehusledelsen eller amtet. Under flere af caseanalyserne kom det imidlertid frem, at flere faggrupper frygter, at en bedre dokumentation misbruges til egentlig overvågning af afdelingernes eller enkeltpersoners arbejde. Navnlig lægerne er skeptiske over for en tæt dokumentation. Det elektroniske bookingsystem kan eksempelvis dokumentere, dels hvor mange operationer/undersøgelser en given læge gennemfører, dels hvor lang tid han/hun er om det. Disse oplysninger kan sammenlignes fra læge til læge på afdelingen, samt fra læge til læge på tværs af sammenlignelige afdelinger. Undersøgelserne/behandlingerne varierer imidlertid meget, og der kan være forhold ved den enkelte patient, som komplicerer forløbet, og derfor gør det mere tidskrævende. Oplysningerne skal derfor anvendes med omtanke. Anvendelsen af elektronisk booking medfører en højere grad af dokumentation af afdelingens aktiviteter og ressourcer. Det er eksempelvis statistiske oplysninger om antallet af gennemførte behandlinger og undersøgelser såvel som det tilknyttede ressourceforbrug, gennemsnitligt tidsforbrug pr. undersøgelse/behandling mv. Dokumentation, der kan anvendes i afdelingernes planlægning og styring samt anvendes i en yderligere effektivisering af afdelingernes arbejdsgange. Derudover kan dokumentationen af aktiviteter og ressourcer medvirke til at synliggøre utilstrækkelige ressourcer i afdelingerne. Flere faggrupper er imidlertid skeptiske over for dokumentationen. Navnlig læger frygter, at en tæt dokumentation misbruges til egentlig overvågning af afdelinger eller enkeltpersoners arbejde. Man skal derfor på den enkelte afdeling tage stilling til, hvordan de statistiske oplysninger skal bruges Bedre behandlingsplanlægning Kortlægningsundersøgelsen viser, at 54 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking, er enten enige eller delvis enige i, at elektronisk booking medfører færre trin i behandlingsplanlægningen. Færre trin i behandlingsplanlægningen vil blandt andet sige, at der på afdelingen gennemføres færre koordinationsmøder mellem det personale, der deltager i behandlingerne/undersøgelserne. På Bornholms Centralsygehus har implementeringen af det elektroniske bookingsystem således reduceret behovet 59

61 for planlægningsmøder mellem læger og sygeplejersker. Konkret drejede det sig om 2 ugentlige planlægningsmøder, der blev afskaffet. Det elektroniske bookingsystem medfører ikke kun en reduktion i antallet af planlægningsmøder. Det har på flere afdelinger desuden medført, at planlægningsmøderne er blevet rykket til et mere hensigtsmæssigt tidspunkt. På øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus har man således i forbindelse med det elektroniske bookingsystems indførelse ændret tidspunktet for lægekonferencen fra klokken 13:00 til klokken 14:30. Årsagen til det ændrede tidspunkt var blandt andet, at konferencerne ofte trak ud, hvilket medførte forskydninger af hele dagsprogrammet 29. Omfanget og konsekvenserne af disse forskydninger blev synliggjort i det elektroniske bookingsystem. Der er således overordnet sket en opstramning af planlægningsprocessen i forbindelse med den elektroniske booking. Caseanalyserne viser desuden, at implementeringen af elektroniske bookingsystemer flere steder medfører en længere planlægningshorisont. Det elektroniske bookingsystem har stillet større krav til langtidsplanlægningen især for lægerne. Det er først og fremmest deres arbejdsplan, der skal fastlægges, da de udgør den kritiske personalemæssige ressource. Lægerne skal i forbindelse med bookingsystemerne oplyse deres planer op til tre måneder frem i tiden. Eksempelvis skal ferie, konferencer, undervisning og temadage oplyses. Flere af de analyserede cases viser imidlertid, at det er svært at få informationen. Selvom de eksempelvis opererer med en planlægningshorisont på tre måneder, er det ofte svært at indhente oplysninger fra lægerne mere end 1-1½ måned frem. Fordelene ved en længere planlægningshorisont er blandt andet, at det er lettere for afdelingerne at generere mere præcise ventelister frem i tiden. Det er især til gavn for patienterne, som kan få tider til undersøgelse/behandling længere frem i tiden. Derudover er det lettere for afdelingerne at afstemme personalenormeringen og antallet af patienter. Vagtplanlægningen er mange steder en særdeles vanskelig opgave, navnlig med mangel på læger og sygeplejersker. Afdelingerne er i perioder nødsaget til at sende personalet på overarbejde eller benytte vikarer. En bedre og længere planlægningshorisont kan imidlertid reducere brugen af overarbejdstimer og vikarer. 29 Se caseanalyse af Dagkirurgisk Center, Esbjerg Centralsygehus, hjemmesiden 60

62 En tredje konsekvens af det elektroniske bookingsystem er en mere ensartet behandlingsplanlægning. På flere afdelinger planlægger man således behandlingerne i tids-slots (enheder) af eksempelvis 15 minutter, som bookingsystemet konfigureres med. Planlægningen i tids-slots gør det lettere for en læge, der må aflyse en operation/undersøgelse at give tiden videre til en anden læge, da tidsslot et er ens for lægerne. Elektronisk booking medfører følgende konsekvenser for behandlingsplanlægningen: En opstramning af planlægningsprocessen, blandt andet i form af en reduktionen i antallet af planlægningsmøder. En længere planlægningshorisont og dermed også muligheden for en mere hensigtsmæssig ressourceanvendelse og udarbejdelsen af præcise ventelister. En ensartet behandlingsplanlægning, hvor der blandt andet planlægges i tids-slots Konsekvenser for antallet af arbejdstimer til planlægning og administrative opgaver Kortlægningsundersøgelsen viser, at nogenlunde lige mange afdelinger vurderer, at elektronisk booking reducerer tidsforbruget til planlægning, og at elektronisk booking ikke har nogen konsekvenser for tidsforbruget, jf. tabel 9. Tabel 9: Er du enig eller uenig i, at elektronisk booking medfører besparede arbejdstimer som følge af bedre planlægning? Konsekvenser Besparede arbejdstimer som følge af bedre planlægning Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 15% 31% 22% 20% 12% 100% Et flertal af de adspurgte i forbindelse med caseanalyserne mener imidlertid ikke, at elektronisk booking reducerer antallet af arbejdstimer til planlægning. En forklaring er, at der er en del administrative procedurer forbundet med eksempelvis vedligeholdelse og opdatering af det elektroniske system, som kræver en stor indsats af den bookingansvarlige. 61

63 På organkirurgisk afdeling på Fredericia Sygehus påpeger personalet, at der generelt ikke kan forventes store besparelser som følge af de færre administrative procedurer knyttet til det elektroniske bookingsystem. Konkret kommer de personer, der booker, ikke til at bruge væsentlig mindre tid på dette i det elektroniske system. I stedet fremhæver personalet, at bookingen bliver bedre koordineret. Anvendelsen af elektronisk booking kræver derudover stadig en vis koordination. Hvis en afdeling giver andre afdelinger mulighed for at booke tider til undersøgelse/behandling, skal afdelingen eksempelvis stadig sørge for, at tiderne bliver anvendt i tilfælde af patientaflysninger. Analysen dokumenterer imidlertid, at elektronisk booking har reduceret tidsforbruget til følgende administrative opgaver: Udskrivning af breve såsom indkaldelsesbreve til patienterne brevfletning udarbejdelse af ventelister statistiske kørsler udarbejdelse af uge- og dagsprogrammer for afdelingerne Det er ikke entydigt på baggrund af kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne, hvorvidt elektroniske bookingsystemer reducerer tidsforbruget til planlægning på afdelingerne. Der er blandt andet en del administrative procedurer forbundet med elektronisk booking, som betyder, at de tidsmæssige besparelser ikke er markante. Analysen dokumenterer imidlertid, at elektronisk booking har reduceret tidsforbruget til en række administrative opgaver, såsom: Udskrivning af breve såsom eksempelvis indkaldelsesbreve til patienterne, brevfletning, udarbejdelse af ventelister, statistiske kørsler, udarbejdelse af uge- og dagsprogrammer for afdelingerne Konsekvenser for antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger Et væsentligt argument for at anvende elektronisk booking er forhåbningen om, at en vellykket anvendelse af elektronisk booking kan øge antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger i afdelingerne. Da Grenå Sygehus i 62

64 midten af 1990 erne implementerede elektronisk booking, var en af konklusionerne således, at organisationen havde øget produktiviteten. Kortlægningsundersøgelsen viser imidlertid, at 35 % af de afdelinger, der arbejder med elektronisk booking, angiver de er helt uenige i, at der gennemføres flere undersøgelser/operationer som følge af bookingsystemet. 19 % er delvis uenige. 9 % er helt enige, jf. nedenstående tabel 10. Denne vurdering stemmer overens med udsagnene fra caseanalyserne. Tabel 10: Er du enig eller uenig i, at elektronisk booking betyder gennemførelse af flere undersøgelser/operationer end tidligere? Konsekvenser Gennemførelse af flere undersøgelser/operationer end tidligere Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved ikke I alt enig enig uenig uenig 9% 16% 19% 35% 21% 100% Elektronisk booking giver ikke nødvendigvis mulighed for at gennemføre flere undersøgelser/operationer end ved hjælp af manuel booking. Hvis implementeringen af et elektronisk bookingsystem resulterer i besparelser, er det ikke på grund af selve systemet, men derimod typisk som følge af ændrede og mere hensigtsmæssige arbejdsgange foranlediget af arbejdet med elektronisk booking. Jævnfør følgende citat fra caseanalysen: Booking i sig selv giver ikke store ændringer, men der kommer mere fokus på arbejdsgangen, og afdelingen får et spark bagi. En produktivitetsfremgang som følge af elektronisk booking vil derfor typisk ske på afdelinger, hvor arbejdsgangene ikke er blevet optimeret inden implementeringen af systemet. På Fredericia Sygehus har man oplevet store produktivitetsfremgange i løbet af de sidste 10 år. Det skyldes mange forskellige tiltag, men det vurderes, at indførslen af elektronisk booking har været en medvirkende årsag til disse produktivitetsstigninger. Man har desuden i samme periode gennemført væsentlige omlægninger af arbejdsgangen på sygehuset. Det kan derfor ikke fastlægges præcist, hvor meget elektronisk booking har betydet for produktivitetsstigningen. 63

65 Det elektroniske bookingsystem er ikke direkte produktivitetsforbedrende i form af flere gennemførte undersøgelser/behandlinger. Afdelingerne får således ikke nødvendigvis flere patienter igennem et givent behandlingsforløb som følge af elektronisk booking. Derimod medfører implementeringen af elektronisk booking ofte en opstramning af afdelingens arbejdsgange og procedurer. En opstramning, der øger afdelingens produktivitet. Konsekvenserne for antallet af undersøgelser/behandlinger er således snarere afledte, end de er direkte Booking af elektive versus akutte patienter Det er i flere af caseanalyserne fremført, at udbyttet af elektronisk booking navnlig er stort på rent elektive afdelinger, eksempelvis på dagkirurgiske centre. Anvendelsen af systemer forbedrer koordination og planlægning, således at afdelingerne hele tiden udnytter deres faciliteter som eksempelvis operationsrum. På de rent elektive afdelinger er der ingen akutte patienter, der ud fra den bookingansvarliges synspunkt ofte kan opfattes som en slags forstyrrende elementer for afviklingen af det dagsprogram, der er planlagt via bookingsystemet. Derudover er der en række fordele ved anvendelsen af et elektronisk bookingsystem de steder, hvor flere afdelinger skal interagere. Eksempelvis på et dagkirurgisk center, hvor læger og patienter sendes fra flere forskellige kirurgiske afdelinger ind til det fælles dagkirurgiske center 30. Her medvirker bookingsystemet til virtuelt at knytte de kirurgiske afdelinger sammen, således at alle afdelinger arbejder i det samme bookingsystem, det dagkirurgiske centers bookingsystem. Både Dagkirurgisk center på Esbjerg Centralsygehus og Odense Universitetshospital har fremhævet, at det er nemmere at arbejde med elektronisk booking i rene elektive funktioner, fordi de akutte patienter ikke kommer ind fra siden med risiko for at vælte dagsprogrammet. 30 For en uddybning af Dagkirurgisk Center. Se caseanalyse af Esbjerg Centralsygehus, hjemmesiden 64

66 Der er forskel på, hvor let det er for afdelinger med henholdsvis mange elektive og akutte patienter at anvende systemet. Mange rent elektive afdelinger har stort udbytte af at anvende elektronisk booking, hvor der ikke er akutte patienter, som forstyrrer det planlagte dagsprogram. Det betyder imidlertid ikke, at afdelinger med mange akutte patienter ikke har glæde af systemet, men det er blot sværere for dem at planlægge på længere sigt, og derfor stiller det større krav til brugerens anvendelse af systemet Samlet konklusion på elektronisk bookings konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne har vist, at anvendelsen af elektronisk booking har flere positive konsekvenser for ressourceplanlægning og udnyttelse på landets sygehusafdelinger. Først og fremmest rummer elektronisk booking en mulighed for en længere planlægningshorisont, hvilket vil gøre det lettere for den enkelte afdeling at afstemme personalenormeringen med det antal patienter, der skal undersøges/behandles. Særlig i en situation med mangel på læger og sygeplejersker kan en manglende afstemning mellem personalenormering og produktion have særdeles store ressourcemæssige konsekvenser for afdelingen i form af dyre overarbejdstimer og træk på vikarbureauer. Elektronisk booking gør det muligt for afdelingen i højere grad at planlægge sig ud af disse problemer. Det elektroniske bookingsystem rummer desuden en række muligheder for at dokumentere ressourceforbruget på den enkelte afdeling. Systemet gør det blandt andet muligt at trække statistiske oplysninger på operationstider, knivtider, ventelister, aktivitet pr. operationsrum og pr. læge. Oplysninger, der efterfølgende vil kunne anvendes i planlægningen og styringen af afdelingens ressourceforbrug. De statistiske oplysninger kan dokumentere afdelingens aktivitetsniveau, men vil derudover også kunne synliggøre manglende ressourcer som eksempelvis sygeplejersker eller læger. Elektronisk booking har imidlertid ikke nogen betydningsfuld effekt på afdelingens produktionen opgjort som antal undersøgelser og behandlinger. Modsat tidligere antagelser har kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne vist, at afdelingerne kun kan hente produktivitetsgevinster i de tilfælde, hvor det elektroniske bookingsystem er blevet fulgt op af en opstramning af afdelingens arbejdsgange. De afdelinger, hvor arbejdsgangene på forhånd var maksimerede, har derimod ikke hentet nogen væsentlige produktivitetsgevinster som følge af elektronisk booking. Det kan derfor konkluderes, at den elektro- 65

67 niske bookings konsekvenser for produktiviteten er afledte, snarere end de er direkte. 6.3 Konsekvenser for patienterne Kortlægningsundersøgelsen viste, at der blandt de afdelinger, der anvender elektronisk booking, er 57 % der vurderer, at indførelsen af elektronisk booking har haft overvejende positive konsekvenser for patienterne. Heroverfor angiver kun 1 %, at systemet har haft overvejende negative konsekvenser for patienterne, se figur 10. Der tegner sig altså et nogenlunde klart billede af, at elektronisk booking vurderes at være til gavn for patienterne. Figur 10: Har indførelsen af elektronisk booking haft positive eller negative konsekvenser for patienterne?, procentvis fordeling, (n=407) Overvejende positive konsekvenser Overvejende negative konsekvenser Både positive og negative konsekvenser 57 Ingen konsekvenser Ved ikke Dette billede af sundhedspersonalets opfattelse af den elektroniske booking som noget positivt for patienterne kan også genfindes i caseanalyserne. Spørgsmålet er bare lige præcis, hvordan bookingen udmønter sig som noget positivt. Det er således den overordnede vurdering, at man på afdelingerne endnu ikke i så høj grad tænker i bookingsystemer som en vej til at øge patientservicen, men at afdelingerne i højere grad opfatter elektronisk booking som et internt arbejdsværktøj, der først i anden ombæring kommer patienterne til gavn. I det følgende skal det illustreres, hvilke konsekvenser elektronisk booking har for patienterne. Konsekvenser, der relaterer sig til: 66

68 Patientens medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse og behandling Patientens valg af læge Indflydelse på patientaflysninger Indflydelse på serviceniveau for patienterne Antallet af patientbesøg Inden for ovenstående kategorier er brugerne også spurgt om deres oplevelser. Det skal dog indledningsvis påpeges, at brugerne generelt ikke er påvirket særligt af elektronisk booking. Elektronisk booking er primært et arbejdsredskab for afdelingerne til at hjælpe med at optimere arbejdstilrettelæggelsen på afdelingen Patientens medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse og behandling Over halvdelen af afdelingerne i kortlægningsundersøgelsen vurderer, at patienternes mulighed for indflydelse på tidspunktet for undersøgelse/behandling er blevet bedre. På Odense Universitetshospital har man imidlertid gennemført patienttilfredshedsmålinger både før og efter anvendelsen af elektronisk booking. Der var ikke nogen forskel at spore i patienternes tilfredshed. En forklaring herpå kan dog være, at patienterne aldrig har haft medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse eller operation. Hverken før eller efter den elektroniske booking blev indført. Derfor har patienten i praksis ikke været forskelligt stillet, hverken før eller efter den elektroniske booking. Heller ikke på øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus har patienten medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse eller behandling. Bookingsystemet på øjenafdelingen er således stadig kun et internt arbejdsværktøj beregnet på at hjælpe afdelingens arbejdsgang og bliver ikke bliver tænkt som en ekstra service, afdelingen kan tilbyde patienten. På organkirurgisk afdeling på Fredericia Sygehus har patienter ej heller medbestemmelse på bookingen af deres tider til forundersøgelse eller operation. Kun Bornholms Centralsygehus adskiller sig væsentligst ved det, at sekretærerne, der booker i ambulatoriet og har direkte kontakt med deres patienter, oplever, at patienterne er meget tilfredse med at have medbestemmelse på, hvornår de konkret skal indlægges. Amtssygehuset i Nakskov oplever ligele- 67

69 des, at patienterne er glade for at få tidspunktet for undersøgelse på røntgenundersøgelsen allerede ved konsultationen hos den praktiserende læge. Derudover skal det nævnes, at det kan konstateres, at det generelt er mere udbredt at booke tider i samarbejde med patienterne, når patienterne kommer flere gange på sygehuset. Eksempelvis, hvis patienterne skal indkaldes til efterbehandling. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne ikke umiddelbart vurderer muligheden for at bestemme tidspunktet som meget væsentligt. Brugerne blev i undersøgelsen spurgt, om de hellere selv ville have henvisningen til sygehuset af den praktiserende læge og derefter selv tage kontakt til sygehuset m.h.p. at aftale tidspunktet for undersøgelse/behandling. Hovedparten af brugerne ønskede ikke denne procedure, men der var en række brugere, der syntes, at det var hensigtsmæssigt. Det skal nævnes, at man i Holland har en anden procedure omkring henvisning af patienter til sygehuset. I Holland er det patienten selv, der får henvisningen og dermed også ansvaret for at tage kontakt til sygehuset med henblik på behandling eller undersøgelse. At give patienterne medbestemmelse på valg af tid til undersøgelse eller behandling er endnu kun i begrænset omfang slået igennem på afdelingerne. Elektronisk booking ses stadig i højere grad som et internt arbejdsværktøj end som en vej til at øge afdelingens patientservice. Brugerundersøgelsen viser umiddelbart, at patienterne ikke vægter indflydelsen på tidspunktet for undersøgelse/behandling særligt højt Patientens valg af læge Resultaterne fra kortlægningsundersøgelsen var ikke entydige omkring patienternes muligheder for indflydelse på, hvilken læge der skal foretage en eventuel operation. Der var delte holdninger til dette, men flest (28 %) der vurderede, at mulighederne for at få denne indflydelse ikke er steget. For de øvrige svarprocenter, se tabel 11 på næste side. 68

70 Tabel 11: Er du enig eller uenig i at elektronisk booking har givet patienten indflydelse på, hvilken læge han/hun skal opereres af? Konsekvenser Givet patienten indflydelse på, hvilken læge han/hun skal opereres af Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 12% 17% 14% 28% 29% 100% Generelt vurderes det, at patientens mulighed for at vælge den læge, han/hun skal opereres af, udgør en forhøjelse af afdelingens serviceniveau over for patienten. Det er en ekstra service, der stilles til rådighed for patienten. Når det elektroniske bookingsystem kan have indflydelse herpå, er det fordi systemet vil give den bookingansvarlige sekretær eller sygeplejerske mulighed for at booke den ønskede læge til patienten. Dette kan gøres ved at sammenkæde lægens vagtplan med patientens operationstid. I forhold til caseanalyserne har det da også været indtrykket, at elektronisk booking kan give patienten bedre muligheder for at blive behandlet af den samme læge gennem hele patientforløbet. At patienten eksempelvis opereres af den samme læge, der gennemførte forundersøgelsen. Dette kan dog samtidig være behæftet med flere vanskeligheder. Det kan blandt andet være, at den læge, der forestår forundersøgelsen, ikke er i stand til fagligt at gennemføre en operation. Det blev specielt fremhævet på Odense Universitetshospital, at det var en hyppig problemstilling på afdelingen, idet ortopædkirurgisk afdeling har flere læger, der foretager en række meget specialiserede operationer, som de andre læger på afdelingen ikke kan gennemføre. Problemstillingen vil højst sandsynlig knytte sig til afdelinger med en særlig høj grad af specialiserede behandlingsformer. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne stort set ikke har indflydelse på, hvilken læge der behandler dem. Samtidig er det kun meget få af brugerne, der har vurderet, at det var særligt vigtigt at have denne indflydelse. Det konkluderes, at patienternes mulighed for at vælge læge stadig er begrænset på landets sygehuse, men at elektronisk booking i højere grad åbner for denne mulighed. Der vil imidlertid altid være visse problemer forbundet med patientens lægevalg, såsom behandlingens type og lægens specialisering. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne ikke umiddelbart vurderer denne mulighed særligt højt. 69

71 6.3.3 Indflydelse på patientaflysninger Kortlægningsundersøgelsen viste, at elektronisk booking ikke har betydning for antallet af patientaflysninger. Tabel 12 nedenfor viser således, at 39 % af de afdelinger, der arbejder med elektronisk booking, angiver, de er uenige i, at elektronisk booking har medført færre patientaflysninger. Kun 9 % af afdelingerne er helt enige i dette udsagn. Tabel 12: Er du enig eller uenig i, at elektronisk booking har medført færre patientaflysninger? Konsekvenser Medført færre patientaflysninger end før indførelsen af elektronisk booking Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 9% 13% 14% 39% 25% 100% Det er dog fremhævet i caseanalyserne, at sundhedspersonalets oplevelse er, at der i forbindelse med elektronisk booking vil være færre patientaflysninger, blandt andet som følge af samarbejdet med patienterne om at fastlægge en tid til behandling eller undersøgelse. Det kan derfor undre, at afdelingerne ikke i højere grad benytter sig af denne mulighed, ved i højere grad at give patienten medbestemmelse på eget tidspunkt. Kun på Bornholms Centralsygehus har man kunnet mærke en kraftig reduktion i antallet af patientaflysninger efter det elektroniske bookingsystem er indført. Sygehuset opnåede således et fald i antallet af patientaflysninger på hele 50 %. Som det sås i afsnittet ovenfor, har Bornholms Centralsygehus netop forsøgt at give patienterne medbestemmelse på valg af eget tidspunkt til behandling. Der kan synes en sammenhæng mellem patienternes mulighed for medbestemmelse og så antallet af patientaflysninger. Hvis patienterne ringer for at ændre deres tid, så spørger jeg dem, hvornår det ellers passer dem bedst. Jeg siger også, at hvis du aflyser nu, så kan du risikere, at der går noget tid til næste gang. Brugerundersøgelsen viste umiddelbart, at patienterne sjældent aflyses, uanset om der er elektronisk booking eller ej. 70

72 Undersøgelsen giver ikke noget entydigt svar på, om antallet af patientaflysninger er ændret som følge af den elektroniske booking. Det kan dog konstateres, at forhold som patienternes medbestemmelse på valg af tidspunkt til undersøgelse og behandling kunne tænkes at spille ind på antallet af patientaflysninger. Brugerundersøgelsen viser ikke umiddelbart, at der sker flere eller færre aflysninger, som følge af anvendelsen af elektronisk booking. Samtidig skal det dog bemærkes, at brugerundersøgelsen er kvalitativ og ikke statistisk kan danne grundlag for at afgøre, om elektronisk booking medfører færre aflysninger Antallet af patientbesøg Caseanalyserne har vist, at en afledt konsekvens af det elektroniske bookingsystem har været afdelingernes mulighed for at reducere antallet af patientbesøg på sygehuset. Hvordan afdelingen kan reducere antallet af patientbesøg, er nærmere beskrevet i et tidligere afsnit (6.1.3) under konsekvenser for arbejdsgangene. Læs dette afsnit for en gennemgang af det elektroniske bookingsystems indvirken på antallet af patientbesøg. Elektronisk booking og den heraf følgende effektivisering af arbejdsgangene vil betyde færre patientbesøg for patienten. Det vil i højere grad blive muligt for patienten at få foretaget røntgenundersøgelse, anæstesitilsyn og forundersøgelse på ét og samme besøg Indflydelse på serviceniveau for patienterne Det kan diskuteres, hvorvidt den elektroniske booking rummer en række afledte konsekvenser for patienterne. Afledte konsekvenser, der resulterer i en øget patientservice. Det har tidligere været nævnt, hvordan patientens medbestemmelse på valg af tid til undersøgelse eller behandling resulterer i en øget patientservice, ligesom mulighed for at vælge læge også udgør et skridt i denne retning. 71

73 I de fleste caseanalyser har personalet vurderet, at patientservicen generelt er steget som følge af det elektroniske bookingsystem. På Amtssygehuset i Nakskov har booking blandt andet betydet, at sygehuset ikke har nær så mange patienter, der sidder i venteværelset som tidligere, fordi patienterne nu er blevet givet et bestemt undersøgelsestidspunkt. På Aalborg Sygehus medicinsk afdeling vurderer man, at et elektronisk bookingsystem i sig selv ikke er afgørende for den service, man kan yde patienterne, eftersom serviceniveauet primært fastlægges af amtets servicemål. Et elektronisk bookingsystem vil imidlertid lette arbejdet med at opfylde servicemålene til gavn for patienterne. I forbindelse med caseanalyserne er følgende servicemål fremkommet: Ikke-akutte patienter skal have besked fra sygehuset om tid og sted for undersøgelse/behandling senest 8 hverdage efter henvisning fra egen læge Patienter henvist til planlagt forundersøgelse på sygehus tilbydes forundersøgelse, inden 4 uger fra henvisningen er modtaget Ikke-akutte kirurgiske heldøgnspatienter skal tilbydes behandling inden 3 måneder fra henvisning I tilfælde af at sygehusvæsenet er nødsaget til at aflyse en planlagt behandling af en patient, skal patienten samtidig med aflysningen tilbydes en ny behandlingsdato. Den nye behandlingsdato må højst ligge 14 dage efter den aflyste behandling En anden side af øget patientservice udgøres af afdelingernes mulighed for at udarbejde præcise ventelister frem i tiden. I det tidligere afsnit om bedre behandlingsplanlægning sås det, at en væsentlig konsekvens af den elektroniske booking var muligheden for en længere planlægningshorisont. Og jo længere afdelingen er i stand til at planlægge sine behandlinger ud i fremtiden, jo større sandsynlighed vil der være for, at afdelingen kan give patienten et tidspunkt for undersøgelse eller behandling længere frem i tiden, ligesom det vil være muligt at udarbejde mere præcise ventelister. Ventelister, der kan publiceres eller lægges ud på Internettet, således at patienterne kan følge med i den estimerede ventetid på en given operation. Det elektroniske bookingsystem og systemets fremme af muligheden for at udarbejde mere præcise ventelister til gavn for patienterne underbygges af kortlægningsundersøgelsen. Denne viste, at 61 % af de afdelinger, der anvender elektronisk booking, enten er helt eller delvist enige i, at der kan udarbejdes præcise ventelister som følge af anvendelsen af elektronisk booking. Se tabel 13 på næste side. 72

74 Tabel 13: Er du enig eller uenig i at elektronisk booking har muliggjort udarbejdelsen af præcise ventelister til gavn for patienterne? Konsekvenser Muliggjort udarbejdelse af præcise ventelister til gavn for patienterne (n=310) Procentvis fordeling Helt Delvis Delvis Helt Ved I alt enig enig uenig uenig ikke 31% 30% 9% 15% 15% 100% Ud over den store gruppe af henholdsvis helt eller delvis enige kan det ses, at 15% af afdelinger angiver, at de er helt uenige, men kun 9% er delvis uenige. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne både vurderer hurtig behandling og hurtig meddelelse om, hvornår behandlingen skal finde sted, som meget vigtigt. Undersøgelsen viser dog, at det er lidt vigtigere at få besked om, hvornår behandlingen skal finde sted, end at det går meget hurtigt. Her skal det bemærkes, at ingen af deltagerne i brugerundersøgelsen var akutte patienter. Elektronisk booking kan direkte og indirekte medføre et øget serviceniveau. Direkte i form af patientens medbestemmelse, valg af læge, et reduceret antal patientbesøg, en længere planlægningshorisont samt mere præcise ventelister. Indirekte i form af at yde bidrag til servicemålenes opfyldelse. Brugerundersøgelsen viser, at både hurtig behandling og hurtig besked om, hvornår den skal finde sted, vurderes meget højt. Der er dog en tendens til, at det vurderes lidt vigtigere at få hurtig besked om, hvornår behandlingen finder sted Generel konklusion på konsekvenser for patienten Den elektroniske bookings positive konsekvenser for patienten synes endnu ikke at være slået fuldt igennem. Flere afdelinger opfatter stadig kun elektronisk booking som et internt arbejdsredskab til hjælp for afdelingen selv, og negligerer dermed også de eksterne aspekter af den elektroniske booking. Dette bevirker blandt andet, at afdelingen ikke lader patienten få medbestemmelse på valg af tid til undersøgelse eller behandling, samt at patienten ikke selv kan vælge læge. Meget tyder på, at hvis afdelingerne i fremtiden får fokus på patienterne, hvad angår elektronisk booking, så ville man også kunne opleve et fald i antallet af patientaflysninger. Erfaringerne har været, at på de afdelinger, hvor patienten 73

75 har medbestemmelse og indflydelse på valg af læge, er antallet af patientaflysninger gået markant ned. Brugerundersøgelsen har vist, at patienterne kun i begrænset omfang stiller krav til booking af tider til undersøgelse og behandling mv. Det er indtrykket, at det blandt andet skyldes den tradition, der findes på sygehusområdet, at det i hovedsagen er sygehuset, der sætter dagsordenen for, hvornår planlagte undersøgelser og behandlinger præcist skal finde sted. Det kan dog sammenfattende konkluderes, at et velfungerende elektronisk bookingsystem generelt vil resultere i et øget serviceniveau over for patienten. Det være sig i form af færre patientbesøg, præcise ventelister, en længere planlægningshorisont samt større grad af medbestemmelse i forhold til tid og læge. 74

76 Barrierer for den elektroniske booking Kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne dokumenterer en række barrierer i relation til anvendelsen af elektronisk booking. Barriere der forsinker implementeringen af det elektroniske bookingsystem, og som begrænser afdelingernes udbytte af systemets muligheder. Barriererne kan kategoriseres i: Tekniske barrierer Holdningsmæssige barrierer Ressourcemæssige barrierer Organisatoriske barrierer De fire barrieretyper analyseres i de følgende afsnit. En anden generel barriere for udviklingen af elektronisk booking er det faktum, at der ikke er sket en koordineret udvikling på tværs af amterne og H:S. Mange har således stået over for de samme vanskeligheder med udviklingen og implementeringen af elektronisk booking. På trods af at der var relevante erfaringer, som måske kunne have reduceret vanskelighederne for amterne og H:S. 7.1 Tekniske barrierer De tekniske barrierer er typisk knyttet til det elektroniske bookingsystems funktionalitet, dvs. systemets muligheder og begrænsninger. De tekniske barrierer kan enten befinde sig i det enkelte system eller i samspillet med andre applikationer. 75

77 7.1.1 Barrierer i de enkelte bookingsystemer De tekniske barrierer i det elektroniske bookingsystem afhænger af det bookingsystem amtet og sygehuset har valgt. Man vil således kunne finde en type tekniske barrierer i Det Grønne System, en anden type barrierer i Booking 2000 system og en helt tredje type i BookPlan 31. På alle de afdelinger, der arbejder eller har arbejdet med elektronisk booking, har der imidlertid været forskellige systemmæssige problemstillinger i relation til bookingsystemet, som har besværliggjort arbejdsgangene. Der er således endnu ikke kommet et elektroniske bookingsystem, der fuldt ud lever op til kravene fra personalet i sygehusvæsenet, og dermed giver alle de lettelser i arbejdsgangene, der er potentiale for. Uden at skulle gå i detaljer med de enkelte systemer, opstår barriererne typisk i forhold til: Mangelfuld oversigt over operationsstuernes ugeskemaer For mange skærmbilleder Uvant brugergrænseflade Mangelfuld fleksibilitet i bookingsystemet Fastsættelse af tider til behandling/undersøgelse For omfattende systemer Mangelfuld oversigt over operationsstuernes ugeskemaer Brugerne ønsker generelt en brugerflade, der giver overblik over hele ugens operationer i stedet for skemaer, der går fra dag til dag. De medarbejdere, der booker, er vant til at have hele ugens operationsprogram i papirform, og derfor kan det være svært at omstille sig til et begrænset skærmudsnit. Dette er et større eller mindre problem i stort set alle de elektroniske bookingsystemer. For mange skærmbilleder Brugerne er frustrerede, hvis brugerfladen er organiseret, så gennemførelsen af en simpel booking kræver skift mellem mange skærmbilleder. Det tager dels tid, og det virker dels demotiverende for brugeren. Det er derfor vigtigt at tænke bookingsystemet i så få skærmbilleder som muligt. Særligt på Amtssygehuset i Nakskov fremhævede medarbejderne denne problemstilling. Dog blev det påpeget, at man delvist kunne programmere sig ud af problemet. 31 Se hjemmesiden i caseanalyserne for en mere specifik gennemgang af barrierer i de enkelte bookingsystemer. 76

78 Uvant brugergrænseflade De fleste offentlige organisationer også inden for sundhedsområdet benytter efterhånden styresystemet Windows. Elektroniske bookingsystemer, der ikke har en Windows-brugerflade eller lign., opleves derfor som fremmedartede, og brugeren vil være uvant med systembetjeningen, hvilket kan være en barriere både i anvendelsen og for udbredelsen af bookingsystemet. Manglende fleksibilitet i bookingsystemet En væsentlig teknisk barriere er manglende mulighed for at gå ud over systemets rammer. Systemet skal derfor være fleksibelt, så brugeren kan tilpasse det til organisationens behov. Det kan eksempelvis dreje sig om muligheden for at overbooke ved eksempelvis at lade to patienter have samme mødetidspunkt til en operation, selvom selve operationerne i praksis ikke foregår samtidig. Fastsættelse af tider til behandling/undersøgelse Det er væsentligt, at de tider, der er afsat til de forskellige undersøgelser og behandlinger i systemet, også stemmer overens med det faktiske tidsforbrug. Da undersøgelses- og behandlingstiden varierer fra patient til patient og fra læge til læge, er de afsatte tider til div. undersøgelser/behandlinger i systemet gennemsnitsbetragtninger. Det er derfor vigtigt, at det bookingsanvarlige personale har let ved at justere den afsatte tid til en given undersøgelse/behandling i systemet. Hvis systemet derudover kan hjælpe med at fastslå de gennemsnitlige undersøgelses-/behandlingstider, øges dets brugervenlighed. For omfattende systemer Bookingsystemet skal ikke omfatte alle aktiviteter i organisationerne. Personalet i øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus fremhæver, at der er altid en række småopgaver, som personalet skal have tid til at løse. Dvs. de aktiviteter, der bookes, må ikke tage al personalets tid, da det går ud over de nødvendige småopgaver i afdelingerne. I Ribe Amt påregner de normalt kun, at 80 % af aktiviteterne fastlægges i bookingprogrammet. Derved har de tid til at håndtere mindre og uforudsete opgaver, som er vanskelige at indfange eller tage højde for, men som skal gennemføres i forbindelse med undersøgelserne/behandlingerne. Lange svartider i mainframe baseret system Det mest anvendte system med en bookingfunktion er Det Grønne System, som er et delvist mainframe baseret patientadministrativt system af ældre dato. Flere af amternes IT-medarbejdere samt bookingansvarlige medarbejdere på sygehusene oplever, at en række rapportkørsler er meget tidskrævende at gennemføre. Visse dataudtræk kan således kun gennemføres om natten som 77

79 for eksempel udskrivning af ventelister. Sygehusene kan imidlertid godt gennemføre de mest almindelige kørsler med korte svartider på deres egne servere Barrierer mellem bookingsystemer og andre applikationer En væsentlig teknisk barriere er manglende eller utilstrækkelig data- eller systemintegration mellem forskellige applikationer på sundhedsområdet, som betyder, at de eksempelvis har svært ved at dele eller overføre data. Af applikationer kan nævnes patientadministrative systemer (PAS), røntgeninformationssystemer (RIS), laboratoriebookingsystemer, medicinadministrative systemer, rekvisitions- og svarsystemer, ressourcestyringssystemer, vagtplansystemer, elektroniske kalendere, registreringssystemer, samt budget- og budgetsimuleringssystemer for blot at nævne nogle. PAS og elektronisk booking Særlig integrationen mellem de ældre patientadministrative systemer og de nyere elektroniske bookingsystemer har skabt store problemer i amterne. Det har været vanskeligt for en række IT-leverandører at integrere deres bookingsystemer med de patientadministrative systemer. En betragtelig del af integrationsvanskelighederne er knyttet til koblingen af et delvist mainframe baseret system (Det Grønne System) og et nyere client-server system (bookingsystem). Vanskeligheder, der har resulteret i betydelige forsinkelser i implementeringsfasen eller medført, at bookingssystemer helt er opgivet, og man er gået tilbage til manuel booking. I Viborg Amt oplevede man blandt andet problemer, da Prologs elektroniske bookingsystem IDEAL skulle integreres med Det Grønne System. Disse vanskeligheder resulterede indledningsvis i en forsinkelse på ca. 3 år og at amtet til sidst opgav at implementere IDEAL. Nordjyllands Amt havde også problemer med dette system. I Fyns Amt oplevede man vanskeligheder, da Prologs elektroniske bookingsystem Booking 2000 skulle integreres med Fyns Amts eget patientadministrative system FPAS. Problemerne resulterede i væsentlige forsinkelser i implementeringsfasen og, at blandt andet Odense Universitetshospital til sidst opgav bookingsystemet for at gå tilbage til manuel booking. Storstrøms Amt arbejder på at udvikle et elektronisk bookingsystem med B- data som leverandør, og også her er der vanskeligheder forbundet med at integrere systemet med Det Grønne System. 78

80 Mangelfuld erfaringsudveksling mellem amterne/h:s En væsentlig pointe i forhold til vanskelighederne forbundet med integrationen mellem navnlig de patientadministrative systemer og bookingsystemerne er en mangelfuld erfaringsudveksling mellem amterne, som både kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne dokumenterer. Manglende kommunikation og vidensudveksling på tværs af amter og sygehuse kan have muliggjort, at fejltagelser begået i et amt er blevet gentaget andre steder i landet. Eksempelvis har Nordjyllands Amt, Fyns Amt og Viborg Amt haft meget identiske problemer med systemintegrationen af bookingsystemet. Dette kan have resulteret i ekstraomkostninger i form af tid og penge. Integrationsløsninger versus totalsystemer Stort set alle amter har oplevet vanskeligheder med at integrere eksisterende systemer, jf. eksemplerne ovenfor. Dette har ført til generelle overvejelser om, hvilken IT-model der skal vælges fremover. Flere amter er begyndt at arbejde med middleware integrationsløsninger, hvor en platform fungerer som integrator mellem de eksisterende applikationer, man har eller får udviklet. Fordelen ved denne model er, at antallet af snitflader bliver reduceret til 2, dvs. mellem integrationssystemet og fx bookingsystemet 32. Eksempelvis har den italienske virksomhed GESI udviklet et middleware produkt. Andre amter har valgt et totalsystem, der rummer alle eller stort set alle de systemer, sygehusene har behov for. Som eksempel kan nævnes Sønderjyllands Amt og Frederiksborg Amt samt Huddinge Universitetssygehus i Sverige, som arbejder med en totalløsning. Indtil videre er det dog uvist, hvilken model der er bedst, eftersom systemerne endnu ikke har stået deres prøve i praksis. 7.2 De holdningsmæssige barrierer De holdningsmæssige barrierer er knyttet til den eksisterende arbejdskultur på landets sygehuse og dækker over traditioner, vaner, fagidentitet og selvopfattelse blandt faggrupperne på sundhedsområdet. Karakteristisk for de holdningsmæssige barrierer er, at de tager tid at nedbryde. Hvor det er lettere og ofte mere smertefrit at ændre en given organisationsstruktur, så er holdningsbearbejdelsen typisk hæftet op på en lang og tidskrævende proces. De hyppigst forekommende barrierer er: 32 Se caseanalyse af Gemelli Hospitalet, hjemmesiden 79

81 Personalegruppers modstand mod forandring Modstand mod booking på tværs af organisationer Uvilje til forandring Den væsentligste holdningsmæssige barriere i den kvalitative analyse af de udvalgte cases er de enkelte faggruppers modstand mod de forandringer, det elektroniske bookingsystem medfører. Det drejer sig om sekretærer, sygeplejersker og særligt læger, der er er modstandere af ændrede arbejdsgange og ikke mindst en ændret arbejdstilrettelæggelse. I seks af de i alt ni analyserede afdelinger/sygehuse viste særlig lægegruppen helt fra implementeringens start af det elektroniske bookingsystem stor modvilje mod at få fastlagt deres arbejdsprogram over længere perioder. I hovedparten af 9 analyserede afdelinger opererer organisationerne med en planlægningshoristont på op til tre måneder, dvs., at lægerne skal udarbejde bindende vagtplaner 2-3 måneder frem i tiden. Det er ofte en stor omvæltning for den enkelte læge at skulle planlægge sin arbejdstid i den grad. Planlægningen er navnlig bindende, hvis der er mangel på læger på de enkelte afdelinger, og de dermed har svært ved at få byttet deres vagter i tilfælde af kurser, undervisning mv. Derudover kræver det ofte en mental omstilling hos lægerne, at andre er involveret i planlægningen af deres arbejde, uden at de bliver spurgt hver gang. Konklusionerne fra caseanalyserne underbygges delvist af spørgeskemaundersøgelsen, hvor 40 % af respondenderne angiver, at de er henholdsvis helt eller delvis enige i, at fastlæggelsen af medarbejdernes arbejdstilrettelæggelse op til flere måneder frem udgør en barriere for den elektroniske booking. Overraskende angiver 27 % dog, at de er helt uenige i dette udsagn. En IT-leverandør udtaler, at flere læger er tilbageholdende over for IT. Derudover har de ofte den holdning, at IT er noget, sekretærerne står for. Lægerne er mindre skeptiske over for kliniske databaser, som er direkte relevant for deres eget arbejde frem for de administrative systemer, der ofte forbindes med overvågning. En anden IT-leverandør nuancerer dette en smule ved at konstatere, at det særligt er den ældre lægegruppe, der er uvant med IT og derfor er mere skeptiske over for den stadig større brug af IT-systemer på sundhedsområdet. Lægegruppen er generelt ikke meget involveret i den daglige brug af bookingsystemerne. Det er stort set altid andre faggrupper, der gennemfører bookin- 80

82 gen i praksis. Som oftest er det sygeplejersker, der overordnet tilrettelægger booking og sekretærer, der tager sig af den praktiske booking. Der er dermed flere, der er involveret i bookingproceduren, hvilket både er ressourcekrævende og kan give anledning til fejlbookinger. Derudover kunne man øge patientservicen, hvis lægerne booker en ny tid til patienten med det samme, når der er behov for det, eksempelvis i forbindelse med en gennemført forundersøgelse. Endelig kan der fra en faglig synsvinkel argumenteres for, at lægerne ofte har stor indsigt i det videre patientforløb og dermed størst mulighed for at gennemføre en booking af de respektive undersøgelser og behandlinger, der skal foretages i behandlingsforløbet. Det er endvidere blevet påpeget af flere interviewede, at det er vigtigt, at lægerne har forståelse for bookingsystemets anvendelse, således at de kan se, hvilke konsekvenser det har for ugeprogrammet såvel som for sekretæren, hvis de aflyser en undersøgelse/behandling. En større indsigt i systemet vil således sandsynligvis medføre en større respekt og disciplin i forhold til bookingen. Der er gennemført forsøg på Medicinsk Afdeling på Grindsted Sygehus, hvor læger selv booker patienterne. I dette projekt er bookingen simpel, idet det primært drejer sig om tidspunktet for næste undersøgelse eller behandling. Det gør det let og hurtigt for lægen at booke. Hvis det drejer sig om fx operationsbooking, hvor der skal bookes flere ting, er det en mere omfattende procedure. Hvis proceduren er tidskrævende, kunne det tale for, at andre personalegrupper bør varetage denne funktion, da det ellers går ud over lægernes primære opgave. Retfærdigvis skal det fremhæves, at lægerne reducerede deres modstand mod det elektroniske system i mange af de analyserede cases, efter det blev implementeret på afdelingerne. Flere steder vurderes det desuden af lægegruppen, at det elektroniske bookingsystem har været med til at give en bedre planlægning af arbejdet i afdelingen. Som nævnt ovenfor er det ikke kun lægerne, der er modstandere af implementering og anvendelse af de elektroniske bookingsystemer. Også sekretærgruppen synes flere steder at stille sig mere tøvende over for systemerne. Sygehusafdelingens sekretær er ofte vant til den manuelle booking. Med elektronisk booking får andre personalegrupper udvidede rettigheder til at gennemføre bookingen. Det kan betyde, at sekretærens enemærker bliver overskredet, og at andre personalegrupper også vil kunne gennemføre de mere administrative dele af patientbookingen. Endelig andre steder var det sygeplejerskerne, der ikke ønskede, at deres arbejdsgange blev ændret. 81

83 7.2.2 Modstand mod booking på tværs af organisationer Caseanalyserne viser modstand mod booking på tværs af organisationer, dvs. på tværs af afdelinger på samme sygehus, på tværs af afdelinger på forskellige sygehuse og booking på tværs fra praksissektoren til sygehusene. Denne skepsis fremgår også af kortlægningsundersøgelsen, idet 30 % af undersøgelsens sygehusafdelinger med elektronisk booking kunne booke patienten til andre afdelinger på sygehuset. Booking på tværs af sygehusene er endnu mere sjælden. Her angiver kun 5 % af afdelingerne, at de kan booke til afdelinger på andre sygehuse. Værst ser det ud med booking fra praksissektoren. Her angiver 5 (1 %) afdelinger, at der kan bookes til dem fra praksissektoren. Den primære barriere for booking på tværs, hvad enten der er tale om booking fra en anden afdeling eller fra praksissektoren, er, at lægerne mener, at i og med visitationsretten overføres til andre afdelinger eller den praktiserende læge, så tilsidesættes også den lægefaglige prioritering af patienterne i afdelingen. Der skal ikke sættes spørgsmål ved visitationsretten i denne undersøgelse. Det må afgøres fra afdeling til afdeling, fra speciale til speciale, fra operationstype til operationstype. Blot skal det konkluderes, at spørgsmålet om visitationsretten har betydning for omfanget af afdelinger, der booker på tværs. En anden årsag kan være, at oplysningerne om den enkelte patient ofte er så varierede og komplekse, at det gør det vanskeligt at booke på tværs af afdelingerne. En læge fra en anden afdeling ved ikke, om det er den ene eller den anden type hofteoperation, der skal gennemføres på ortopædkirurgisk afdeling, ifølge en administrerende overlæge. Det kan også spille ind, som en informant udtaler det, at alle sygehusafdelinger har en selvforståelse, der gør, at deres specielle kompetence vurderes som central i patientforløbet. Det betyder, at fx røntgenafdelingen og laboratoriet ikke ser deres arbejde som en servicefunktion i forhold til behandlingen i ambulatoriet, og derfor ikke vil indrette deres arbejde ud fra denne tilgang. En øjenlæge udtaler: Vi kan slet ikke lukke op for booking på tværs af alle afdelinger, så ville vi drukne i brillesager. En anden informant fra casestudierne gør opmærksom på, at de holdningsmæssige barrierer for bookingsystemets succes både befinder sig hos den afdeling, der booker, og hos den bookede afdeling. Hos den bookede afdeling, fordi det ikke er ønskværdigt, at andre bryder ind i deres arbejdsgange. Hos den afdeling, der booker, fordi afdelingen kan føle, at den laver de andre afdelingers arbejde ved at booke deres patienter for dem. Derfor er det nødvendigt med incitamenter på begge sider, hos såvel de der booker, som hos den 82

84 bookede, for at udbrede brugen af booking på tværs af sygehusenes afdelinger. 7.3 Ressourcemæssige barrierer Uden tilstrækkeligt med navnlig personalemæssige ressourcer til implementering og anvendelse af elektroniske bookingsystemer øges risikoen for, at organisationerne ikke får et tilstrækkeligt udbytte af systemet. Kortlægningsundersøgelsen dokumenterer, at den største barriere for indførelsen af et elektronisk bookingsystem er, at systemet er ressourcekrævende at implementere ifølge respondenterne. Henholdsvis 31 % og 30 % af respondenterne er således helt enige eller delvis enige i dette. Systemet er ressourcekrævende i kraft af, at det ikke blot kræver midler at købe og få tilpasset bookingsystemet til organisationen. Derudover er der en række udgifter til workshops, superbruger-, bruger- eller kiggerkurser 33 i implementeringsfasen, som er personalekrævende. Endelig er der udgifter til indkøring af systemet samt af og til ekstraordinære udgifter som følge af indkøringsvanskeligheder. Det er derfor nødvendigt, at organisationerne afsætter ressourcer i deres budgetter til at frikøbe personalet til implementering af systemet. 7.4 Organisatoriske barrierer De organisatoriske barrierer går på såvel struktur og processen tilknyttet implementering som anvendelse af elektronisk booking. De væsentligste organisatoriske barrierer drejer sig om, hvor fleksible afdelingsstrukturen og arbejdsprocesserne skal være for at kunne tage højde for uventede ændringer i relation til den elektroniske booking. Følgende organisatoriske barrierer er identificeret: Manglende fleksibilitet i arbejdsgangene Manglende sammentænkning af arbejdsgange og patientforløb Top-down implementering 33 For en grundig gennemgang af hele processen omkring implementering af et bookingsystem, se caseanalyse af Dagkirurgisk Center på Esbjerg Centralsygehus, hjemmesiden 83

85 Manglende ledelsesmæssig forankring Sårbarhed over for personaleudskiftning Manglende fleksibilitet i arbejdsgangene En organisatorisk barriere er manglende fleksibilitet i arbejdsgangene og i arbejdstilrettelæggelsen. En indledende analyse og eventuel justering af organisationens arbejdsgange er en forudsætning for at få et udbytte af anvendelsen af elektronisk booking. Imidlertid skal man være varsom med at stramme organiseringen for meget. I så fald risikerer man demotiverede medarbejdere og ansvarsforflygtigelse, jf. følgende udsagn fra en overlæge: Det hele bliver alt for matematisk, og man ligger i øjeblikket lige på grænsen for, hvor meget der kan bookes. Mangel på fleksibilitet er grundlæggende et organisatorisk problem og kan ikke nødvendigvis løses gennem en teknisk løsning i bookingsystemet. Omfattende opgaver såsom operationer registreres i bookingsystemet, men både læger og sygeplejersker har i hverdagen masser af mindre aktiviteter, der nok kræver tid, men ikke registreres. Eksempelvis at tage sig ekstraordinært af en særlig trist eller særlig syg patient eller udlevere og instruere en patient i anvendelsen af et medicinsk præparat som eksempelvis øjendråber. Alle disse småopgaver tager tid, og jo mere af personalets samlede tid, der er planlagt, desto mindre tid har personalet derfor til disse småopgaver. Derudover kan et for hårdt booket program resultere i manglende fleksibilitet og tid til patienterne. En overlæge siger således, at de andre læger (typisk de yngre) booker urealistiske programmer til ham. Patienter, der tager 30 minutter at vurdere, bliver booket til 10 minutter. Det kan være patienter, hvor overlægen sammen med patienten skal afgøre, om de skal opereres eller ej med konsekvenser for helbredet. I sådanne situationer kræver det tid at etablere tillid til patienten. Konsekvensen af urealistiske bookninger er, at programmet ikke kan holdes Manglende sammentænkning af arbejdsgange og patientforløb En af de væsentligste barrierer mod at høste fuldt udbytte af den elektroniske booking er, at afdelingen ikke har gjort sit organisatoriske hjemmearbejde først ved at gennemføre en analyse af organisationen og dens arbejdsgange. Analysen skal helst omfatte koblingen mellem afdelingens arbejdsgange og 84

86 patientforløbene på afdelingen, således at der i arbejdstilrettelæggelsen tages højde for patientforløbene. Af caseanalyserne fremgår det, at der er flere sygehusafdelinger, hvor man ikke eksplicit har fokuseret på de samlede patientforløb. Det sker typisk i de kontaktbaserede systemer, hvor udgangspunktet er en registrering af, hvad hver enkelt afdeling laver i stedet for patientens forløb. Et andet grundlæggende problem er, hvem der afgør, og hvornår det afgøres, at der er tale om et nyt patientforløb og ikke om en fortsættelse af det gamle. En patient kan eksempelvis være under ambulant behandling, men pludselig blive indlagt akut. Er der da tale om et nyt forløb eller en komplikation af det gamle? I det hele taget kan det være vanskeligt at opstille patientforløb for en lang række diagnoser. Hvis man skal kunne booke efter patientforløbene, vil det derfor være hensigtsmæssigt at tilrettelægge bookingen med optioner, som personalet skal overveje i forhold til de enkelte dele af patientforløbet. Selvom det elektroniske bookingsystem i højere grad tvinger afdelingerne til at tænke mere i patientforløb i forhold til eksempelvis, hvornår andre afdelinger skal bookes til undersøgelse/behandling af patienten, kan der stadig være problemer. Dels med at standardisere et sådant patientforløb og dels med at fralægge sig vanetænkningen i forhold til at tage udgangspunkt i egen afdeling i stedet for det samlede patientforløb. Det er påpeget, at man i stedet skal forstå forløbene som vejledende, og de enkelte dele, der skal bookes, som optioner Top-down implementering En væsentlig barriere mod en vellykket implementering af elektronisk booking udgøres af den top-down styrede implementeringsproces. Erfaringer fra caseanalyserne viser, at hvis ikke afdelingspersonalet involveres direkte i udviklingen og implementeringen af bookingsystemet, vil personalet opleve systemet som påtvunget dem fra oven. En sådan tvang fra oven betyder ofte, at det elektroniske bookingsystem modtages med en god portion skepsis af personalet. En skepsis, som kan forplante sig i form af manglende ejerskab til systemet og betyde, at afdelingspersonalet i højere grad fokuserer på overvågningselementet i den elektroniske booking, end på hvordan bookingsystemet kan bidrage til mere veltilrettelagte arbejdsgange. 85

87 7.4.4 Manglende ledelsesmæssig forankring En anden væsentlig barriere mod implementeringen af elektronisk booking er sygehus- og afdelingsledelsernes manglende engagement og opbakning i udviklingen, implementeringen og driften af det elektroniske bookingsystem, der resulterer i manglende ledelsesmæssig forankring. Den manglende opbakning kan skyldes flere forhold. Til tider har sygehus- og afdelingsledelsen ikke stor nok indsigt i IT til at gennemskue, hvilke organisatoriske effekter et givent elektronisk system vil have. Derfor lægges systemerne over til amtets eller sygehusets teknikerne, som ofte ikke fokuserer tilstrækkeligt på de organisatoriske aspekter i udviklingen og implementeringen af systemet. Desuden konstateres det af flere informanter, at lægerne til tider kan have svært ved at lægge et fagligt pres på deres kolleger. Som eksempel kan nævnes en administrerende overlæge, der kan have det svært med at få sine kolleger til at aflevere vagtplaner for mere end seks uger ad gangen. Resultatet er, at bookingprojektet kommer til at mangle pondus, og den tilsigtede effekt med den elektroniske booking (bedre langtidsplanlægning) udebliver Sårbarhed over for personaleudskiftning En væsentlig personalemæssig barriere er afdelingens afhængighed af kompetent bookingpersonale og sårbarhed over for personaleudskiftning. Alt efter hvilket bookingsystem afdelingen bruger og den konkrete systemkonfiguration, kræver det ofte en specifik viden hos personalet. Organisationerne er derfor meget følsomme over for personaleudskiftninger. For at kunne booke kræver det et kendskab til en del procedurer og samtidig evnen til at vurdere patientoplysningerne. Hvis personalet har en stor del af den viden og information, som er nødvendig for at gennemføre bookingen, er det et væsentligt større tab for afdelingen at miste medarbejderen, end hvis megen af den centrale information er i bookingsystemet. På den anden side kan der argumenteres for, at jo flere informationer, der lægges ind i bookingsystemet, jo mindre fleksibelt er systemet at anvende. Vægtningen af, hvorvidt informationerne i videst mulig omfang bør være hos personalet eller i selve bookingsystemet, er derfor en afvejning, den enkelte sygehusafdeling bør foretage. 86

88 7.5 Sammenfatning af de fire barrieretyper Sammenfattende om de fire barrieretyper forbundet med elektronisk booking kan det siges, at nok udgør de ressourcemæssige og de tekniske barrierer væsentlige barrierer for den vellykkede implementering og anvendelse af et elektronisk bookingsystem. Der vil altid være problemer forbundet med at skaffe de nødvendige ressourcer til implementeringen af elektronisk booking på en afdeling, der sideløbende skal passe den daglige produktion. Og der vil altid være væsentlige tekniske barrierer at overkomme inden for det enkelte bookingsystem såvel som på tværs af IT-systemerne. Det er imidlertid erfaringen fra undersøgelsen, at de holdningsmæssige og de organisatoriske barrierer er mindst lige så vigtige, hvis ikke mere, at overkomme for at nå frem til en vellykket implementering og anvendelse af elektronisk booking. Barrieretyperne bliver ikke mindre vigtige af, at både de holdningsmæssige og de organisatoriske barrierer tager tid at nedbryde. Særlig de holdningsmæssige barrierer er så mangeartede og så integrerede i den nuværende kultur på sygehusområdet, at de vil tage lang tid at bearbejde. De handler om fagidentitet, selvopfattelse, indgroede vaner og traditioner, samt opfattelsen af ny teknologi og denne teknologis muligheder. 87

89 88

90 Udvikling og implementering af elektronisk booking 8.1 Indledning I dette kapitel oplistes, hvilke hensyn afdelinger, sygehusledelse og amter kan tage i udviklingen og implementeringen af elektronisk booking til sygehusvæsenet. Anbefalingerne udledes af en eller flere afdelingers erfaringer med elektronisk booking. Mange af anbefalingerne er af generel karakter og kan også anvendes i udviklingen og implementeringen af andre IT-systemer til sygehusvæsenet. Anbefalingerne er rettet mod Udviklingsfasen Implementeringsfasen Indledningsvis skal nævnes, at den vigtigste anbefaling er, at udvikling af et elektronisk bookingsystem skal ses som både et organisatorisk og et ITteknisk projekt. For at indhøste de positive gevinster ved indførelse af et elektronisk bookingsystem skal der gennemføres organisatoriske ændringer, og for at få et godt elektronisk bookingsystem skal systemet matche organisationens virkelighed. Det skal samtidig understreges, at anbefalingerne i dette kapitel ikke er udtømmende for, hvordan fx et amt eller sygehus skal udvikle og implementere elektronisk booking. Der skitseres en grundmodel for, hvordan et sådant projekt kan håndteres, og til hver af de overordnede dele af projektet fremføres de anbefalinger, som undersøgelsen har kunne identificere. 89

91 8.2 Udviklingsfasen Udviklingsfasen omfatter nedsættelsen af en projektorganisation udarbejdelsen af en projektbeskrivelse gennemførelsen af et organisationsudviklingsprojekt formulering af en kravspecifikation samt gennemførelsen af en udbudsforretning Projektorganisation Caseanalyserne peger på, at der med udgangspunkt i et kommissorium indledningsvis nedsættes en projektorganisation, der er ansvarlig for projektets gennemførelse. Projektorganisationen skal sammensættes under hensyntagen til faglighed og ledelsesmæssig kompetence. Sammensætning af projektorganisation Ideelt omfatter projektorganisationen både medlemmer med sundhedsfaglig, IT-faglig og ledelsesmæssig indsigt. Caseanalyserne viser, at det er væsentligt, at de praktikere, der skal anvende det elektroniske bookingsystem, er med til at få indflydelse på, hvordan systemet skal opbygges, da det sikrer en bedre anvendelighed. Derudover er det væsentligt, at der er IT-kompetence til stede fra organisationen selv. Det vil specielt sikre, at der både før og efter indførelsen af elektronisk booking er teknikere i organisationen, der har teknisk forståelse af systemet. Det anbefales, at afdelings- eller sygehusledelsen tager initiativ til, at projektorganisationen sammensættes, så den omfatter alle de faggrupper, som bliver berørt af systemet, dvs., af sekretærer, sygeplejersker og læger, og interne ITkonsulenter, allerede fra begyndelsen af planlægningen af projektet. Den brede sammensætning af projektorganisationen med alle faggrupper fra afdelingen repræsenteret øger sandsynligheden for, at medarbejderne i afdelingen får en forståelse for og et ejerskab til bookingsystemet så tidligt som muligt. Ledelsesmæssigt engagement Flere af evalueringens cases understreger, at udvikling og implementering af elektronisk booking fordrer, at der fx prioriteres i arbejdsopgaver for de respektive personaler eller, at der ændres procedurer i arbejdstilrettelæggelsen. 90

92 Dette er ting, der ikke kan foretages uden afdelings- eller sygehusledelsens engagement. Det anbefales, at repræsentanter fra sygehus- og afdelingsledelsen deltager i projektorganisationen for at sikre ledelsesmæssig forankring af projektet. Dermed sikres, at ledelsesmæssige beslutninger, som altid vil opstå i projektforløbet, kan tages. Brug ildsjælene Erfaringerne fra flere af evalueringens cases vidner om, at des flere frivillige ildsjæle, der er engagerede i projektet med solid faglig indsigt i organisationens arbejdsgange, des større chance er der for, at projektet bliver en succes. Samtidig er det vigtigt at holde kontrol over dem, så de ikke bryder projektets rammer i deres entusiasme. Det anbefales, at projektet involverer medarbejdere, som er interesserede i projektet uden alene at lade dem styre projektet Projektbeskrivelse Projektorganisationen udarbejder en projektbeskrivelse, som kan være styrende for det videre projektforløb. Det er vigtigt, at den tydeliggør baggrunden for og målet med projektet, da det kan øge medarbejdernes forståelse for og engagement i projektet. Det anbefales, at projektbeskrivelsen omfatter en klar formulering af formålet med indførelsen af elektronisk booking i organisationen. Formulering af mål Evalueringen viser, at projektets mål bliver mest realistiske, hvis de kobles tæt til den praksis, der finder sted på de respektive afdelinger. I denne sammenhæng viser caseanalyserne endvidere, at der allerede i målformuleringen skal sammentænkes IT og organisation som 2 uadskillelige dele af projektet. Det anbefales, at projektets mål blandt andet formuleres på baggrund af de enkelte faggruppers behov og forventninger til systemet og med fokus på både IT og organisation. 91

93 Projektets formål kan derudover relateres til organisationens strategi og målsætninger, som kan være formuleret på afdelings-, sygehus- eller amtsniveau. Eksempelvis opererer mange amter med servicemål for behandlingen af den enkelte patient, der også har konsekvenser for bookingen. Overvej ambitionsniveauet for projektet Det er erfaringen fra evalueringen, at en række bookingprojekter er kuldsejlet, fordi man havde for store ambitioner til udviklingen og implementeringen af dem, da man formulerede målene. Uden tidligere at have arbejdet med elektronisk booking iværksatte man projekter, der omfattede flere afdelinger, havde komplekse funktioner, og som skulle integreres med andre IT-systemer. Projekterne mislykkedes pga. såvel tekniske som organisatoriske barrierer. Det anbefales, at organisationen indledningsvis sænker ambitionsniveauet og justerer formålet med bookingprojektet til organisationens tidligere erfaringer. Altså, tag små skridt og byg på. Dette vil også medvirke til at overkomme nogle af de holdningsmæssige barrierer, der vil være mod bookingprojektet. Booking på tværs Intern booking er en udmærket forudsætning for at arbejde med ekstern booking fra almen praksis eller fra andre afdelinger, idet medarbejderne allerede er fortrolige med systemet og derfor sandsynligvis har lettere ved at arbejde med ekstern booking og de yderligere organisatoriske forandringer, det påkræver. Det anbefales, at bookingsystemet først indføres på den enkelte afdeling, som får tid til at gøre sig bekendt med systemet. At der efter en fastlagt periode påbegyndes at booke på tværs af det enkelte sygehus afdelinger. Først når bookingen på tværs af sygehusets afdelinger fungerer, bør man påbegynde booking på tværs af sygehuse og fra praksissektoren ind til sygehusene. Ved booking på tværs af sygehusafdelinger anbefales desuden, at repræsentanter fra de involverede afdelinger mødes for at diskutere, hvem der kan booke hvad og hvornår. Hvilke brugere er autoriseret, hvilke typer af behandlinger eller undersøgelser kan brugerne booke og inden for hvilket tidsrum. Også her gælder parolen start i det små. Begynd at booke på en enkelt type behandling, evaluere forløbet, og spred så bookingen ud til flere behandlingstyper. 92

94 Projektplan For at sikre, at projektet bliver overskueligt, og fremdriften kan følges, anbefales det, at projektbeskrivelsen omfatter en konkret projektplan med deadlines eller milepæle for projektets forskellige faser. Det sikrer, at projektet bliver overskueligt, og fremdriften kan følges. I den forbindelse er det centralt at tage hensyn til, at udviklingen og implementeringen af systemet sker sideløbende med, at personalet varetager de daglige funktioner. Derfor kan det kræve længere tid at gennemføre projektets faser, herunder centrale elementer såsom arbejdsgangsanalyser, test og afprøvning af systemet, end man umiddelbart regner med. Estimer ressourceanvendelsen For på forhånd at vide hvilke og hvor mange ressourcer der skal afsættes evt. til frikøb af medarbejdere til projektet, anbefales det, at organisationen estimerer ressourceanvendelsen evt. på baggrund af andre afdelingers/sygehuses erfaringer. Herved vides på forhånd, hvilke ressourcer der skal afsættes til projektet. Endelig skal projektbeskrivelsen omfatte en række økonomiske vurderinger, herunder et samlet budget for projektet, men det vil vi ikke berøre yderligere i denne sammenhæng Organisationsudviklingsprojekt I forbindelse med udviklingen og implementeringen af det elektroniske bookingsystem, anbefales det, at der gennemføres et organisationsudviklingsprojekt, som indledes med en analyse af arbejdsgangene i organisationen med henblik på at vurdere og eventuelt justere arbejdsprocedurerne. Desuden er formålet at opstille såvel organisatoriske og arbejdsmæssige krav som funktionelle og tekniske krav til bookingsystemet, der er grundlaget for senere at kunne formulere en kravspecifikation. 93

95 Arbejdsgangsanalyse Formålet med analysen af arbejdsgangene i organisationen er at vurdere, hvordan arbejdsgangene kan organiseres mest optimalt under hensyntagen til udnyttelsen af personale og ressourcer samt til patienterne. En række analyserede cases i evalueringen viser en tendens til, at man alene har set på produktionen i sin egen afdeling og ikke på, hvad der sker i øvrigt i løbet af det samlede patientforløb. Det indebærer en fare for, at man organiserer arbejdet efter, hvad der er optimalt udelukkende for ens egen afdeling, hvilket ikke nødvendigvis er optimalt for andre afdelinger. Det anbefales, at arbejdsgangsanalysen ikke kun fokuserer snævert på arbejdsprocedurerne i en afdeling, men også på arbejdsprocedurerne i andre afdelinger, som er involveret i patientforløbet. Caseanalyserne viste endvidere, at arbejdsgangene for elektive, subakutte og akutte patientforløb bedst analyseres ved at opdele dem i delprocesser. For hver delproces angives, hvor den finder sted (praktiserende læge eller afdeling), hvem der varetager den (læge, sygeplejerske eller sekretær), og hvilken papir eller manuel bookingaktivitet, som er tilknyttet (eksempelvis: registrering, visitation, tidsbestilling, journalføring). Via analysen synliggøres uhensigtsmæssige ressourcer og spildtid i det samlede patientforløb 34. Analysen af arbejdsgangene er lettest at gennemføre for standardiserede patientforløb. Des mere komplekse de er, des sværere er de at gennemføre og organisere arbejdet efter. Praktisk gennemførelse For at kortlægningen og tilrettelæggelsen af arbejdsgangene i organisationen bliver så nuanceret som muligt, og der etableres fælles retningslinier for: hvad der skal bookes, af hvem og hvornår forankres bedst i organisationen, anbefaler det, at organisationen benytter workshops, hvor de forskellige faggrupper deltager. Hvis de alene formuleres af en ekstern aktør, er der en fare for, at retningslinierne ikke forankres. Når arbejdsgangene er blevet analyseret og eventuelt omorganiseret, sammenholdes de organisatoriske og arbejdsmæssige krav samt funktionelle og tekniske krav til eksempelvis brugerflade, integration af data og funktioner i 34 Se caseanalysen af Ortopædkirurgisk Afdeling på OUH, hjemmesiden 94

96 andre systemer mv. med de systemmæssige muligheder i bookingsystemerne. Derefter formulerer medarbejdere og ledere med sundhedsfaglig og ledelsesmæssig viden samt interne eller eksterne personer med IT-faglig indsigt de systemkrav, et bookingsystem skal honorere. Pilotforsøg eller studiebesøg Erfaringerne fra de analyserede cases taler for, at den afdeling, der skal indkøbe et elektronisk bookingsystem, kan indhøste mange erfaringer på forhånd ved at besøge andre sammenlignelige afdelinger, der allerede arbejder med elektronisk booking. Sådanne besøg kan være med til at klarlægge, hvilke krav og ønsker der er relevante til bookingsystemet, og give forståelse for, hvordan det skal implementeres. I nogle tilfælde kan det være muligt at indgå samarbejde med leverandører inden udbud af opgaven og få dem til at indgå i pilotprojekter, hvor deres produkt bliver overordnet afprøvet. Det fordrer imidlertid, at de har udviklet et system. Det anbefales, at man inden udbud og valg af leverandør indhenter erfaringer om bookingsystemerne på markedet og eventuelt foretager studiebesøg på sammenlignelige sygehuse eller afdelinger. Kun på disse afdelinger kan man i praksis se samspillet mellem bookingsystemets tekniske og organisatoriske aspekter Kravspecifikation Kravspecifikationer kan enten være meget udspecificeret med beskrivelse af de organisatoriske og arbejdsmæssige krav samt funktionelle og tekniske krav ned til mindste detalje, eller de kan være formuleret som en overordnet funktionel beskrivelse med målsætninger for, hvad bookingsystemet skal kunne. Evalueringen dokumenterer ikke nogle entydige fordele ved at vælge den ene strategi frem for den anden. Det er dog en generel erfaring fra IT-projekter, jf. rapport fra Teknologirådet, at bindingerne i den fremtidige kontrakt med leverandøren, der er baseret på kravspecifikationen, er store. Det taler for at sikre fleksibilitet i kravspecifikationen. Kravspecifikationen kan eksempelvis indeholde beskrivelser af/krav til: overordnede mål (information til patienter, ventetider, planlægning og anvendelse på tværs) bookingtyper (enkeltstående, forløbs-, akut-, rekvirent- og stand-by booking) 95

97 systemets funktionaliteter (skærmbillede, opdatering, samkøring, mm.) forudsætninger vedrørende brugerne (analysearbejde, profil for standardforløb og patientfordeling) ressourcer og aktiviteter (kompetencebegrænsninger, lokalebegrænsninger og ubegrænsede ressourcer) faste data (standardforløb og profiler) valg/fravalg i forbindelse med bookingen ind-data (patientrelaterede og ressourcerelaterede) ud-data (patientrelaterede, ressourcerelaterede og administrative) krav til integration med eventuelle andre applikationer (snitflader til andre programmer) evt. pris Udbudsforretning Derefter gennemføres udbuddet, hvor udbyder skriver kontrakt med en leverandør, som omfatter systemudvikling og tilpasning samt implementering af bookingsystemet. Hvis udbyder har valgt en overordnet funktionel kravspecifikation, kan leverandøren af bookingsystemet og organisationen, der udbyder opgaven, udarbejde en specifikation af systemkravene. Et andet aspekt i udbudsforretningen er, at parterne skal nå til enighed om, hvilke konsekvenser det får for leverandør og bestiller, hvis projektets deadlines overskrides. En forsinkelse af projektet betyder ofte væsentlige omkostninger blandt andet i form af et større beløb til frikøb af medarbejdere på afdelingerne. Det anbefales, at parterne skriver ind i kontrakten, hvilke konsekvenser en tidsoverskridelse i de enkelte faser vil medføre. Det kan typisk være konsekvenser af økonomisk art. Eksempelvis en takst pr. overskredet uge eller pr. overskredet dag. Parterne, sygehuset og IT-leverandøren har således et økonomisk incitament til at holde hinanden fast på de aftalte tidsfrister Udvikling af systemet Den endelige udvikling af bookingsystemet vil blive foretaget af ITleverandøren. Men erfaringerne fra de analyserede cases viser, at der skal være tæt kontakt mellem IT-leverandøren og amtet/sygehuset/afdelingen. 96

98 Dialog med IT-leverandøren Det er påpeget i caseanalyserne, at der skal etableres et forum for dialog mellem IT-leverandører og amtet/sygehuset/afdelingen. Formålet med denne dialog er, at der allerede i udviklingsfasen sker en tilpasning af det elektroniske bookingsystem til organisationen. Det er forskelligt, hvordan dialogen kan sikres. Nogle har etableret en arbejdsgruppe på sygehuset, der arbejder tæt sammen med IT-leverandøren. Nogle har derudover etableret et IT-miljø, hvor fx det elektronisk bookingsystem afprøves løbende af IT-kyndige og brugere. Det anbefales, at de personer der skal have kontakten til IT-leverandøren både skal repræsentere ledelse og brugere, fx læger, sygeplejersker og sekretærer. Fælles sprog mellem IT-leverandør og sygehuset Det er fremhævet i flere cases, at der er stor kulturel forskel mellem ITleverandøren og sygehuset. Det vil sige, at parterne ofte har forskellig forståelse af hinandens hensigter og holdninger. Derudover kan der være forskellige forventninger til, hvad modparten kan finde ud af. IT-leverandøren kan fx have tendens til at overvurdere sygehuspersonalets IT-kundskaber og tror, at sygehuspersonalet kan løse forskellige IT-opgaver. Sygehuspersonalet tager en række forhold omkring arbejstilrettelæggelsen for givet og får dermed ikke formidlet præcist til IT-leverandøren, hvad det er, man mener. Det anbefales, at såvel leverandør og bestiller arbejder på at nedbryde de kommunikationsmæssige barrierer mellem parterne. Derfor er det også vigtig fra begyndelsen at melde ud, under hvilke forudsætninger parterne går ind i projektet. Eksempelvis, at vi forventer, I har den tekniske ekspertiser og vi primært bidrager med det organisatoriske input. 8.3 Implementeringsfasen Implementeringsfasen omfatter iværksættelse af organisatoriske forandringer og indkøring af systemet Iværksættelse af organisatoriske forandringer De justerede og nye arbejdsprocedurer, der er en del af grundlaget for kravspecifikationen, er centrale at få implementeret, da det er i kraft af de organi- 97

99 satoriske forandringer, at en eventuel effektiviseringsgevinst ved anvendelsen af elektronisk booking opnås. Ifølge både kortlægnings- og caseundersøgelsen foranlediger implementeringen af bookingsystemer ikke, at afdelingerne undersøger/behandler flere patienter end tidligere. Det sker kun, hvis arbejdsgangene optimeres. Det kræver imidlertid ledelsesmæssig opbakning at initiere de organisatoriske forandringer, da sygehuse som professionelle fagbureaukratier 35 ikke er så forandringsparate. Det anbefales, at ledelsen på afdelings- eller sygehusniveau følger implementeringen af systemet tæt og dermed er med til at sikre opmærksomhed omkring projektet. Det er desuden vigtigt, at ledelsen følger hele forløbet til dørs. Der kan i hver fase opstå problemer, som ledelsen skal forholde sig til. Derfor skal ledelsen have føling med projektet gennem hele forløbet. Modstand mod forandring Evalueringen dokumenterer, at navnlig læger og sekretærer er modvillige mod at få ændret deres arbejdsgange og ikke mindst arbejdstilrettelæggelsen. En del af denne modstand kan tilskrives normal uvilje mod at ændre sin måde at gøre tingene på, og som gælder for de fleste mennesker. For lægerne gælder særligt det forhold, at sygehusets produktion i udgangspunkt er indstillet efter at minimere spildtiden for den enkelte læge og optimere hans mulighed for behandling. Det betyder, at det er svært at ændre fokus fra den enkelte læge selv til organisationsniveau. Caseanalyserne indikerer imidlertid, at fokus bør være mere på forløbet for patienten og dermed også for de forskellige delelementer, et patientforløb består af, hvis sygehusets totale rationalitet skal sikres. Caseanalyserne viser samtidig, at der er uvilje mod at afgive faglig kompetence fra den enkelte afdeling til andre. Kan en ortopædkirurg fx vurdere, hvornår der skal tages et røntgenbillede af brystkassen før operation eller endnu mere vidtgående om man kan man lade en praktiserende læge foretage en sådan vurdering. Hvis man vil lade andre råde over ressourcer i sin afdeling, kan det også få betydning for prioriteringen af patienterne, der måske ikke bliver optimal. Bottom-up vs. top-down Caseanalyserne viser, at projekter, der primært var top-down orienteret, har haft svært ved at vinde indpas på afdelingerne. Når organisationsforandrin- 35 Mintzberg, Henry, 1983: Structure in Fives: Designing Effective organizations. Englewood Cliffs, New Jersey, Prentice-Hall. 98

100 gerne skal implementeres, er det derfor vigtigt at tage udgangspunkt i personalet og involvere dem tæt i organisationsudviklingen. Det betyder imidlertid ikke, at alle personaler skal involveres i alt, men at det overvejes nøje, hvordan personalet konstruktivt kan involveres. Det anbefales, at man involverer personalet så tidligt som muligt i forløbet, således at der allerede fra begyndelsen etableres et medansvar og ejerskab i alle personalegrupper for en vellykket projektgennemførelse. Det er vigtigt for den senere succes, at medarbejderne oplever at være blevet hørt. Samtidig skal der ske en prioritering af i hvem der involveres, da alle ikke skal involveres i alt. Afsæt de nødvendige ressourcer Caseanalyserne viser, at der er meget tid og mange økonomiske ressourcer forbundet med at implementere elektronisk booking. Det anbefales, at det overvejes nøje, hvilke ressourcer der er nødvendige for at gennemføre de organisatoriske forandringer. I implementeringsfasen bør der desuden nedsættes en driftsorganisation, som varetager den daglige vedligeholdelse af bookingsystemet Indkøring af systemet Caseanalyserne viser, at det er hensigtsmæssigt, at systemet testes af medarbejderne sideløbende med de daglige arbejdsgange med henblik på at justere/tilpasse systemet til organisationen. Medarbejderne kan formulere mangellister og sikre, at systemets fejl udbedres. Sideløbende med justeringen kan der uddannes instruktører, som kan uddanne de øvrige medarbejdere fra forskellige faggrupper i anvendelsen af elektronisk booking. Afslutningsvis afleveres systemet til organisationen. Implementeringsorganisation Særligt i en case er det fremgået, at det at have en udrulningsplan for den elektroniske booking og have afsat fast personale til at forestå undervisning, evalueringsmøder mv., har styrket den daglige anvendelse af elektronisk booking. Det anbefales, at det overvejes nøje, hvordan udrulningen af det elektroniske bookingsystem kan håndteres effektivt i forbindelse med hvert projekt. 99

101 8.3.3 Drift af systemet Organisationen foretager en analyse af driften af bookingsystemet efter en given periode og sammenligner med de oprindelige forventninger til systemet. En forudsætning for at systemet fungerer, er en løbende, tæt kommunikation mellem de medarbejdere, som booker i de involverede afdelinger. Derudover er en løbende kontakt til de læger, som bookes, en forudsætning for at kunne booke dem som ressource. Samtidig bør der afsættes IT-ressourcer til at servicere og udvikle IT-systemet løbende. Det kan både være en intern funktion eller en driftsaftale med leverandøren eller en kombination af begge. 100

102 Evaluering af anvendelsen af booking i sygehusvæsenet Til afdelingsledelsen EvalueringsCenter for Sygehuse har valgt at evaluere brugen af booking i sygehusvæsenet i samarbejde med Poula Helth Rådgivning. Med booking menes såvel elektronisk som manuel booking, med mindre andet er nævnt. Evalueringen skal kortlægge muligheder og barrierer i brugen af booking systemer i forhold til den organisatoriske udvikling i sygehusvæsenet. Formålet med spørgeskemaundersøgelsen er at kortlægge brugen af booking og dermed give et indblik i omfanget af anvendelsen af planlægningsinstrumentet, ligesom de overordnede erfaringer belyses. Spørgeskemaet bedes udfyldt af den person, der arbejder mest med booking i afdelingen. Vi takker dig på forhånd for din hjælp, og beder dig returnere spørgeskemaet i den vedlagte svarkuvert senest den 5. januar Spørgeskemaet er nummereret for at sikre overblik over det samlede antal spørgeskemaer og det gør det samtidigt muligt at udsende eventuelle rykkerskrivelser. Spørgeskemaet behandles fortroligt. Det betyder bl.a. at konkrete afdelinger og personer ikke bliver fremhævet individuelt i den endelige afrapportering, ligesom andre end Poula Helth Rådgivning ikke har adgang til de enkelte spørgeskemaer. Såfremt du har nogle spørgsmål er du velkommen til at kontakte Marie Louise Refsgaard eller Rasmus Klarskov Storm, tlf hos Poula Helth Rådgivning, Hellerupvej 8, 2900 Hellerup. Spørgeskemaets spørgsmål 1-7 besvares af alle. Hvis der på afdelingen anvendes elektronisk booking, bedes resten af spørgeskemaet endvidere besvaret. Baggrund 1. Hvad er din stilling? (kun ét kryds) Overlæge/afdelingslæge reservelæge/reservelæge... Oversygeplejerske/afdelingssygeplejerske.. Sygeplejerske... Lægesekretær..... Sygeplejesekretær... Fysioterapeut.... Ergoterapeut..... Radiograf... Laborant.... Andet, skriv hvad: 2. Hvor er du ansat? Sygehusets navn: Afdelingens navn: Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

103 3. Anvendes elektronisk booking i afdelingen? (kun ét kryds) Ja... Nej. Ved ikke 4. Hvis nej i spørgsmål 3, hvorfor ikke? (gerne flere krydser) Der er ikke behov for elektronisk booking. Der er ikke vilje til at indføre elektronisk booking. Man har ikke tænkt på at indføre elektronisk booking Andet, skriv hvad: Ved ikke Hvis nej i spørgsmål 3, er der konkrete planer om at indføre elektronisk booking? (kun ét kryds) Ja... Nej. Ved ikke 6. Hvor stor en andel af jeres patienter har inden for det seneste år været akutte (giv et skøn)? (kun ét kryds) Mindre end 25%. Mere end 75% %. Ved ikke %. 7. Hvor stor en andel af jeres patientaftaler er inden for det seneste år blevet aflyst (giv et skøn)? (kun ét kryds) Mindre end 5% % 30-50% % % Mere end 50%. Hvis elektronisk booking ikke anvendes i afdelingen, slutter spørgeskemaet her. Tak for hjælpen! Hvis elektronisk booking anvendes i afdelingen, beder vi dig besvare resten af spørgeskemaet. Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

104 Spørgsmål om elektronisk booking 8. Hvor lang tid har du inden for den seneste måned brugt dagligt på elektronisk booking (giv et skøn) (kun ét kryds) Mindre end ½ time. 2-3 timer... Ved ikke... ½-1 time... Mere end 3 timer. 1-2 timer.. Hele dagen.. 9. Hvilke af dine kolleger i afdelingen arbejder med elektronisk booking? (gerne flere krydser) Læger. Sygeplejersker. Sekretærer Fysioterapeuter. Ergoterapeuter.. Radiografer Laboranter. Andre, hvem: Ved ikke. Jeg er den eneste der anvender elektronisk booking 10. Hvilket bookingsystem anvendes i afdelingen? (gerne flere krydser) Det grønne system.. Kodak GS-Åben.... Cap-Gemini... Opus.. Philips... Prolog. Agfa Carl Bro. Andet, hvilket: B-data.... Ved ikke. 11. Hvor længe har afdelingen brugt systemet? (kun ét kryds) Under ½ år.. 1½-2 år.. ½-1 år.. Mere end 2 år ½ år. Ved ikke. 12. Hvilke faciliteter og ressourcer bookes? (gerne flere krydser) Fysiske faciliteter (rum). Læger.. Plejepersonale Udstyr og apparatur. Andet, hvilke: Ved ikke... Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

105 13. Hvilke systemer er bookingsystemet integreret med? (gerne flere krydser) Vagtplansystemet.. EPJ (elektronisk patientjournal).. PAS (patientadministrative system) Andet, skriv hvad: Bookingsystemet er ikke integreret med andre IT-systemer. Ved ikke Kan afdelingen elektronisk booke patienten til andre af sygehusets afdelinger? (kun ét kryds) Ja... Nej. Ved ikke 15. Hvis ja, hvilke afdelinger? (gerne flere krydser) Røntgenafdelinger. Ambulatorier... Operationsafdelinger. Sengeafdelinger. Mikrobiologiske afdelinger/laboratorier. Andre, skriv hvor: 16. Kan afdelingen elektronisk booke patienten til andre sygehuses afdelinger i amtet? (kun ét kryds) Ja... Nej. Ved ikke 17. Hvis ja, hvilke afdelinger? (gerne flere krydser) Røntgenafdelinger. Ambulatorier.. Operationsafdelinger. Sengeafdelinger. Mikrobiologiske afdelinger/ Laboratorier Andre, skriv hvor: 18. Kan andre afdelinger elektronisk booke patienter til behandling på din afdeling? (kun ét kryds) Ja... Nej. Ved ikke Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

106 19. Hvis ja, hvilke afdelinger? (gerne flere krydser) Røntgenafdelinger. Ambulatorier... Operationsafdelinger. Sengeafdelinger. Mikrobiologiske afdelinger/ Laboratorier Andre, skriv hvor: 20. Har almen praktiserende læger og/eller speciallæger mulighed for elektronisk at booke undersøgelser/- behandling i din afdeling? (kun ét kryds) Ja... Nej. Ved ikke 21. Hvis ja i spørgsmål 20: I hvor stor udstrækning benyttes denne mulighed? (kun ét kryds) Altid.. Ofte.. Sjældent.. Aldrig... Den elektroniske bookings konsekvenser 22. Har indførelsen af elektronisk booking haft positive eller negative konsekvenser for arbejdsgangen på afdelingen? (kun ét kryds) Overvejende positive konsekvenser..... Overvejende negative konsekvenser Både positive og negative konsekvenser. Ingen konsekvenser. Ved ikke Hvis konsekvenser for arbejdsgangen: Er du enig eller uenig i følgende konsekvenser? (ét kryds i hver underkategori) Helt Delvis enig enig Delvis uenig Helt uenig Færre trin i behandlingsplanlægningen.. Hurtigere informationsformidling... Bedre mulighed for koordination af ressourcer, personale mv..... Mere effektive procedurer for bestilling af ydelser.... Reduceret antallet af patientbesøg i behandlingsforløbet Andelen af elektive patienter i behandlingen er blevet større.... Andelen af akutte patienter i behandlingen er blevet større Hvis du kan nævne andre konsekvenser end de anførte, skriv her hvilke: Ved ikke Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

107 24. Har indførelsen af elektronisk booking haft positive eller negative konsekvenser for ressourceplanlægningen/- udnyttelsen? (kun ét kryds) Overvejende positive konsekvenser. Overvejende negative konsekvenser Både positive og negative konsekvenser. Ingen konsekvenser. Ved ikke Hvis konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen: Er du enig eller uenig i følgende konsekvenser? (ét kryds i hver underkategori) Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig Bedre dokumentation af ressourceforbrug og aktiviteter. Besparede arbejdstimer som følge af bedre planlægning... Gennemførelse af flere undersøgelser/operationer end tidligere.. Muliggjort langtidsplanlægning. Ved ikke Hvis du kan nævne andre konsekvenser end de anførte, skriv her hvilke: 26. Har indførelsen af elektronisk booking haft positive eller negative konsekvenser for patienterne? (kun ét kryds) Overvejende positive konsekvenser.... Overvejende negative konsekvenser Både positive og negative konsekvenser. Ingen konsekvenser. Ved ikke Hvis konsekvenser for patienterne: Er du enig eller uenig i følgende konsekvenser? (ét kryds i hver underkategori) Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig Givet patienten medbestemmelse på indlæggelsestidspunktet.. Gjort det muligt at udarbejde mere præcise ventelister til gavn for patienterne.. Givet patienten indflydelse på, hvilken læge han/hun skal opereres af.... Medført færre patientaflysninger end før indførelsen af booking Medført flere patientaflysninger end før indførelsen af booking.. Kortere patientforløb/behandlingstid Hvis du kan nævne andre konsekvenser end de anførte, skriv her hvilke: Ved ikke Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

108 28. Hvilke barrierer er der for anvendelsen af elektronisk booking? (ét kryds i hver underkategori) Helt Delvis enig enig Delvis uenig Helt uenig Det er et problem at prioritere mellem de enkelte patienter ud fra behov mv.. Svært at opstille standardtider for operationer og behandlinger Det er svært systemmæssigt at håndtere oplysninger om enkelte lægers kompetence mv.... Henvisninger er ikke præcise nok til at danne grundlag for præcis booking..... Ressourcekrævende at implementere. Frygt for, at personalets arbejdsområder ændres. Fastlæggelse af medarbejdernes arbejdstilrettelæggelse op til flere måneder frem.. Modvilje i en eller flere faggrupper... Frygt for yderligere kontrol af afdelings ressourceudnyttelse.. Andet: Ved ikke Kommentarer til skemaet Generelle kommentarer til spørgeskemaet Booking i sygehusvæsenet Poula Helth Rådgivning

109 Resumé af bookingrapport Denne rapport er en evaluering af udbredelsen af elektronisk booking i sundhedsvæsenet og kortlægning af muligheder og barrierer i brugen af booking. Rapporten beskæftiger sig med såvel den interne som den eksterne elektroniske booking. Med den interne booking menes der booking på den enkelte sygehusafdeling og på tværs af afdelinger. Med den eksterne booking menes der dels booking på tværs af amtets/landets afdelinger dels booking mellem primærsektoren og sygehusene. Evalueringen viser, at der er store forskelle i udbredelsen og at der mangler koordination i relation til udviklingen og implementeringen af elektronisk booking. Det viser sig også, at det ikke alene er det elektroniske booking system, der skaber en bedre arbejdstilrettelæggelse, men i højere grad det organisatoriske analyse- og udviklingsarbejde, som afdelingen gennemfører i forbindelse med udvikling og implementering af bookingsystemet. Rapporten skal medvirke til at inspirere og kvalificere amternes, sygehusenes og den primære sundhedssektors eksisterende og fremtidige arbejde med elektronisk booking. Herunder medvirke til at specificere over for udbyderne, hvilke krav bookingsystemer skal leve op til. Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering (CEMTV) er en særskilt enhed i Sundhedsstyrelsen og ledes af en centerchef. Centret skal foretage evaluering af virksomheden i det offentlige sundhedsvæsen og arbejde for at fremme anvendelsen af medicinsk teknologivurdering, herunder oplysning, rådgivning og uddannelse. CEMTV er ansvarlig for at vælge opgaver, aktiviteter og metoder ud fra, at indsatsen skal bidrage bedst muligt til kvalitet, effektivitet og service i det danske sundhedsvæsen. Til at rådgive centret har det et bredt sammensat centerråd og et videnskabeligt råd. 107

110 Executive Summary The Danish Hospital Evaluation Centre has assigned Poula Helth Consult to carry out an evaluation on the use of electronic booking in the Danish hospital sector. Now completed, the evaluation focuses on the following themes: 1. the use of electronic booking system in the Danish hospital sector 2. the use of electronic booking and its consequences for work processes, resource allocation and the patient 3. barriers to the use of electronic booking 4. good advice on the use of electronic booking 1. The use of electronic booking system in the Danish hospital sector Mapping out the use of electronic booking systems in the Danish hospital sector has shown that 56,7% of all hospital departments in Denmark are currently using some kind of electronic booking system. The use of electronic booking, however, varies a great deal according to the medical department. The main users of electronic booking systems are radiological departments (90%), ortopedic departments (82%) and (73%) internal medical departments, whereas anestetic departments (31%) and psyciatric departments (33%) rank low. On the use of electronic booking across hospital departments (booking from one department to another) the evaluation shows that 30% of all the departments using electronic booking have the possibility to book to another department. The typical pattern is that ortopedic and internal medical departments are able to book x-ray examinations in the radiological department. The results also show that less than 1% of all general practitioners are able to book into a hospital department. Moving on to what facilities can be booked within the electronic booking systems the evaluation shows that 68% of the departments are able to book a 108

111 physician, 54% have the possibility to book operation rooms, 33% are booking nurses, and 27% of the departments book medical equipment. The final aspect on the use of electronic booking systems concerns the actual systems used. 52% of all departments are currently using Det Grønne System (The Green System) and 16% use GS-open, both systems maintained by CSC Scandihealth. Other systems include Cap Gemini s BookPlan (6%) and Kodak (5%). 2. The use of electronic booking and its consequences for work processes, resource allocation and the patient Examining the consequences of electronic booking system on the work processes the evaluation points out several benefits. Most important benefits include a reduction in the amount of administrative work, strengthened intern communication, a more even workload and the improved possibility for departments to plan their work processes according to the actual treatment of the patient. The latter holds a considerable effect since it places the patient at the centre of the work process. It is the treatment of the patient that is the main focus that the work processes have to be adjusted to. Not only do electronic booking systems have consequences for work processes, but also for the resources used in the departments. Until this date a lot of speculation has been on the thought that using electronic booking systems enables the hospital department to obtain a higher output, that is to carry out more operations and examinations using the same amount of resources. The results of this evaluation, however, show that using an electronic booking system does not in itself lead to a higher output. It is the side effects of electronic booking in the shape of more efficient work processes and better communication that result in a higher output. A hospital department with efficient work processes will gain only a small rise in output from implementing electronic booking, whereas a hospital department with inefficient work processes will have a good opportunity to strengthen its processes hereby obtaining a higher output. Other consequences of electronic booking on resource allocation include increased documentation of resources, better statistics and more accurate planning on the balance of acute and planned patients. The patients also feel the effect of electronic booking in the shape of being able to have a say on the time and date of their operation, fewer visits to the 109

112 hospital and in some instances the possibility to choose the operating physician. The evaluation, however, shows that the full effect concerning the patient has not yet been reached. The hospital departments still focus on electronic booking as an internal work system rather than an opportunity to strengthen the extern service provided to the patients. 3. Barriers to the use of electronic booking The evaluation highlights a number of barriers to the use of electronic booking in the hospital departments. Barriers to the development, implementation and running of electronic booking systems. In the evaluation these barriers are divided into technical, mental, resource and organisational barriers. The technical barriers are related to the functionalities of the systems and to the integration of electronic booking systems with other electronic health systems such as electronic patient data systems and medical information systems. Especially, the integration of the old electronic patient data systems and the new electronic booking systems has proven to be a painful process. The two systems have in many instances not been able to communicate with each other. The resource barriers mainly include time and money spent on developing, implementing and running the electronic booking system. A lot of hospital departments, for instance, underestimate the time and working hours of the staff needed to successfully implement an electronic booking system. A lot of time and resources have been wasted on this account. The mental barriers cover the existing work culture, traditions and professional identity in the hospital departments. Altered work processes due to the implementation of electronic booking systems affects the daily routine. Questions such as do doctors book, will the secretaries be unemployed and is this yet another instrument of surveillance all constitute important barriers to the successful implementation and running of electronic booking systems. The organisational barriers are linked to the lack of flexibility in the organisation to pursue an organisational design that will support the electronic booking system. On one hand it is important to tie up the work processes to electronic booking systems defining who is able to book what, and when. On the other hand it is important not to let the electronic booking systems determine everything in the hospital department. A certain amount of flexibility is required in the work process to make real events fit into the electronic systems. An operation is likely in some cases to last more than time it is booked for. 110

113 Concluding on the barriers it is obvious that technical and resource barriers are essential to overcome for a successful use of electronic booking. However, the evaluation shows that organisational and mental barriers are just as important to overcome and that this effort has to begin early, since these barriers often take long time to overcome. One does not change working routines overnight. 4. Good advice on the use of electronic booking The evaluation ends by giving good advice to the developing, implementation and successful running of the electronic patient booking systems. This good advice is based on the experiences from 12 case studies carried out within the evaluation. The experiences are added by inspirational visit in Sweden, Italy and Holland. Good advice include, for instance, the importance of: setting up a project organisation that consists of members with both technical and organisational knowledge including all professional groups from the very beginning of the implementation of electronic booking systems to secure a broad support to the system. That is, avoid top-down implementation. mapping out the main functions of the hospital department before beginning to implement the electronic booking system. not being to ambitious when implementing the new electronic booking system. Take one step at a time, evaluate, and continue on. establishing a continuos dialogue between the technical and the organisational experts, so that all technical solutions consider organisational aspects and vice versa These are among several good advice presented in the evaluation. 111

114 5. Outlook As more and more Danish counties plan to implement electronic patient journals, the perspective is that electronic booking systems in the future will be an integrated part of a broader Electronic Patient Journal (EPJ). This demands electronic booking systems that in one way or another are able to communicate with other electronic health systems. Whether it is through a middleware solution such as in the County of Copenhagen or it is through a total solution such as planned in the County of Aarhus. 112

115 Denne rapport er en evaluering af udbredelsen af elektronisk booking i sundhedsvæsenet og kortlægning af muligheder og barrierer i brugen af booking. Rapporten beskæftiger sig med såvel den interne som den eksterne elektroniske booking. Med den interne booking menes der booking på den enkelte sygehusafdeling og på tværs af afdelinger. Med den eksterne booking menes der dels booking på tværs af amtets/landets afdelinger dels booking mellem primærsektoren og sygehusene. Evalueringen viser, at der er store forskelle i udbredelsen og at der mangler koordination i relation til udviklingen og implementeringen af elektronisk booking. Det viser sig også, at det ikke alene er det elektroniske booking system, der skaber en bedre arbejdstilrettelæggelse, men i højere grad det organisatoriske analyse- og udviklingsarbejde, som afdelingen gennemfører i forbindelse med udvikling og implementering af booking systemet. Rapporten skal medvirke til at inspirere og kvalificere amternes, sygehusenes og den primære sundhedssektors eksisterende og fremtidige arbejde med elektronisk booking. Herunder medvirke til at specificere over for udbyderne, hvilke krav bookingsystemer skal leve op til. Råd og vejledning i forbindelse med projekter gives af: Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Sundhedsstyrelsen Islands Brygge København S Telefon: Telefax: [email protected] Hjemmeside: Yderligere eksemplarer af publikationen kan rekvireres hos: Sundhedsstyrelsens Publikationer c/o Schultz Information Herstedvang Albertslund Telefon: Telefax: [email protected] Hjemmeside:

116 Bilagsrapporten: Caseanalyser af danske og udenlandske afdelinger 1

117 Indholdsfortegnelse for bilag 1 BOOKING PÅ FÆLLESAMBULATORIET PÅ MEDICINSK CENTER PÅ AMAGER HOSPITAL Indledning Overordnet beskrivelse af Amager Hospital Personale på sygehuset Produktion på sygehuset IT og booking Beskrivelse af Medicinsk Center Funktion Overordnet beskrivelse af ambulatoriet Patientforløb Patientforløb fra praksissektoren Patientforløb internt på sygehuset Bookingsystem Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Andre afdelinger på sygehuset Positive og negative konsekvenser Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Bookingsystemets fremtid Samlet vurdering BOOKING PÅ BORNHOLMS CENTRALSYGEHUS Indledning Overordnet beskrivelse af Bornholms Centralsygehuset Kirurgisk center: Medicinsk center: Personale på sygehuset Produktion på sygehuset IT og booking Patientforløb Beskrivelse af operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center Operationsafdelingen Bookingprocedure for planlagte patienter på operationsafdelingen

118 2.2.3 Bookingprocedure for fremskyndede patienter på operationsafdelingen Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Ambulatoriet Patientforløb Andre afdelinger på sygehuset Én-dagsafsnittet K K22 & K Skadestuen Medicinsk center Positive og negative konsekvenser Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Bookingsystemets fremtid Samlet vurdering ELEKTRONISK BOOKING TIL DAGKIRURGISK CENTER PÅ ESBJERG CENTRALSYGEHUS Indledning Generelle nøgletal for Esbjerg Centralsygehus Personale: Produktionstal (1999): Om Dagkirurgisk Center Operationsrum, apparatur og personale på Dagkirurgisk Center Patientforløbet frem til Dagkirurgisk Center Dagkirurgisk Center og bookingsystemet Bookingsystemet og de kritiske ressourcer Kritiske ressourcer Lægen som kritisk ressource Operationsstuen som kritisk ressource Udstyr som kritisk ressource Implementering af elektronisk booking på Dagkirurgisk Center Barrierer knyttet til bookingsystemet på Dagkirurgisk Center Mentale og kulturelle barrierer Ressourcemæssige barrierer: BOOKING PÅ ØJENAFDELINGEN, ESBJERG CENTRALSYGE HUS Indledning Overordnet beskrivelse af Esbjerg Centralsygehus Personale på sygehuset Produktion på sygehuset (1999)

119 4.2.3 IT og booking Beskrivelse af øjenafdelingen, Esbjerg Centralsygehus Funktion Personale Produktion i afdelingen Fysiske forhold Bookingsystemet Kritiske ressourcer Patientforløb Andre afdelinger på sygehuset Ekstern booking ind til øjenafdelingen Positive og negative konsekvenser Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Problemer ved sammenfald Mangel på fleksibilitet De tidskrævende patienter BOOKING PÅ ORGANKIRURGISK AFDELING PÅ FREDERICIA SYGEHUS Indledning Overordnet beskrivelse af Fredericia Sygehus Produktion på sygehuset IT og booking Beskrivelse af organkirurgisk afdeling Funktion Personale Produktionen i afdelingen Fysiske forhold Bookingsystem Patientforløb Patientforløb fra praksissektoren Patientforløb internt på sygehuset Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Andre afdelinger på sygehuset Anæstesiafdelingen Ortopædkirurgisk afdeling Medicinsk afdeling Gynækologisk/obstetrisk afdeling Røntgenafdelingen Klinisk kemisk afdeling Positive og negative konsekvenser

120 5.5.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Bookingsystemets fremtid Samlet vurdering BOOKING AF UNDERSØGELSE/BEHANDLING PÅ AMTSSYGEHUSET I NAKSKOV Indledning Overordnet beskrivelse af Amtssygehuset i Nakskov Anæstesiologi Medicin Personale på sygehuset Produktion på sygehuset IT og booking Patientforløb Booking af planlagt patient fra praksissektoren Planlagt patient, der er henvist til ambulatoriet Fremskyndet patient fra anden afdeling på sygehuset Akut patient Beskrivelse af røntgenafdelingen Personale Fysiske forhold Produktionen i afdelingen Booking system Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen Patientforløb internt på sygehuset Patientforløb fra eksterne samarbejdspartnere Fremskyndede patienter Patientforløb internt på sygehuset Planlagte patienter Beskrivelse af afdelingens snitflader til de øvrige afdelinger / eksterne parter Anæstesiologisk afdeling Medicinsk afdeling, 7-døgnsafdeling, 5-døgnsafdeling og deldøgnsafdeling Fællesambulatoriet Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen Akutte patienter

121 6.5.6 Kirurgisk afdeling, 7-døgnsafdeling, 5-døgnsafdeling og deldøgnsafdeling Skadestue Fysioterapien Snitflader til praksissektoren Planlagt patient Fremskyndet patient Akut patient Positive og negative konsekvenser Booking systemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Bookingsystemets fremtid Samlet vurdering MANUEL BOOKING PÅ MEDICINSK AFDELING, AALBORG SYGEHUS Indledning Overordnet organisatorisk beskrivelse af Aalborg Sygehus og medicinsk afdeling Personale i Medicinsk Afdeling Produktion i Medicinsk Afdeling IT & bookingsystem Patientforløb Manuel bookingprocedure på Medicinsk Afdeling Positive og negative konsekvenser af manuel booking Den manuelle bookings konsekvenser for arbejdsgangene og for ressourceplanlægningen/udnyttelsen Den manuelle bookings konsekvenser for patienterne Elektronisk booking Det elektroniske bookingsystemets begrænsninger/barrierer Den elektroniske bookings potentialer Elektronisk bookings fremtid Samlet vurdering BOOKING OG EPJ I ÅRHUS AMT Indledning Generelt om EPJ Baggrund for EPJ i Århus Amt Øget sårbarhed Integrationsproblemer Organisering og implementering af EPJ i Århus Amt Integrationsløsningen Brugergrænsefladen

122 8.4.3 De fem brugermoduler Bookingmodulet i Århus Amt Udvikling og implementering af bookingmodulet Indledende rapport Snitflader mellem bookingmodulet og de andre moduler BOOKING PÅ HUDDINGE UNIVERSITETSSJUKHUS Indledning Overordnet beskrivelse af sygehuset IT og booking Patientforløb Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på sygehuset Positive og negative konsekvenser Fremtiden BOOKING AF OPERATIONER PÅ CENTRALSJUKHUSET KRISTIANSTAD, ANESTESIKLINIKKEN Indledning Overordnet beskrivelse af sygehuset IT og booking Patientforløb Beskrivelse af Anæstesiafdelingen Funktion Personale Fysiske forhold Produktion i afdelingen Bookingsystem Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen Beskrivelse af afdelingens snitflader til øvrige afdelinger / eksterne parter Positive og negative konsekvenser Samlet vurdering SYGEHUSBESØG I HHV. USA, FRANKRIG OG HOLLAND Indledning OLVG, Onze Lieve Vrouwe Gasthuis Hopital Européen Georges Pompidou New York Presbytarian Hospital (NYPH) IT-systemer Booking Andre systemer

123 1 Booking på fællesambulatoriet på Medicinsk Center på Amager Hospital 1.1 Indledning I det følgende analyseres elektronisk booking på Medicinsk Center på Amager Hospital. Hospitalet er interessant grundet dets store medicinske ambulatorium, og dette vil således i det følgende være fokus. 1.2 Overordnet beskrivelse af Amager Hospital Amager Hospital drives i fællesskab mellem H:S og Københavns Amt. Hospitalet er sammenlagt af de to tidligere hospitaler Sct. Elisabeth og Sundby. Hospitalet består af følgende: Afdelinger Servicefunktioner Administration Anæstesi- og Patientvejledning Administrationsafdeli operationsafdeling Praksiskonsulenterne ng Børneafdeling Præst Direktion Gynækologisk funktion Socialrådgivning Driftsafdeling Kirurgisk gastroenterologisk afdeling Uddannelsesudviklingsafdeling og Klinisk biokemisk afdeling Medicinsk Center Ortopædkirurgisk afdeling Psykiatrisk afdeling Røntgenafdeling Skadestue Urologisk funktion 8

124 1.2.1 Personale på sygehuset Amager Hospital har ca fuldtidsstillinger. Heraf er de 182 læger, 449 sygeplejersker, 222 andet plejeuddannet personale, 274 andet sundhedsfagligt uddannet personale, 67 administrativt personale, 142 servicepersonale, 25 teknisk personale, 150 andet personale og 16 elever Produktion på sygehuset Amager Hospital havde i 2000: 406 sengepladser Ca udskrivninger Ca sengedage Ca ambulante besøg Ca skadestuebesøg IT og booking Amager Hospital anvender Grønt System som patientadministrativt system. Hospitalet anvender de booking faciliteter, der er standard i Grønt System. 1.3 Beskrivelse af Medicinsk Center Funktion I Medicinsk Center er der samlet en række specialer i en organisatorisk enhed. Centret modtager patienter med alle former for medicinske sygdomme herunder apopleksi. Centret består af 6 klinikker: Geriatrisk klinik Klinik for reumatologi/genoptræning Kardiologisk klinik Apopleksiklinik Medicinsk modtageklinik Klinik for anden intern medicin Under Klinik for anden intern medicin ligger fællesambulatoriet, der varetager undersøgelser og behandlinger inden for hovedområderne: Endokrinologi, lungemedicin, gastroenterologi og kardiologi. 9

125 1.3.2 Overordnet beskrivelse af ambulatoriet Der er 12 læger fast tilknyttet ambulatoriet: 3 endokrinologer, 2 lungemedicinere, 2 gastroenterologer og 5 kardiologer. Derudover er der 9 sygeplejersker, 2 diætister, 1 forterapeut og 6 sekretærer tilknyttet fast. Ambulatoriet havde i forambulante besøg, og ambulante besøg. Der er totalt 10 undersøgelsesrum Patientforløb I det følgende gennemgås eksempler på standard patientforløb fra henholdsvis praksissektoren samt internt på sygehuset. Medicinsk ambulatorium varetager kun behandling og undersøgelse af planlagte undersøgelser eller behandlinger. Alt akut går gennem de respektive afdelinger på sygehuset, eller de klinikker der er internt på medicinsk center. Det betyder, at ambulatoriet kun modtager patienter, der er henvist til ambulatoriet enten fra praktiserende læger eller fra andre afdelinger på hospitalet. Der henvises dog undtagelsesvist patienter fra andre hospitaler Patientforløb fra praksissektoren Planlagt Henvisning Visitation Undersøgelse/behandling Henvisning fra praktiserende læge pr. brev eller sjældent elektronisk. 10 Sekretariatet i Medicinsk Center fordeler henvisningerne efter specialer til de respektive klinikker. Derefter visiteres af en overlæge. Under denne visitation vurderes om der er behov for andre undersøgelser inden undersøgelsen/behandlingen i ambulatoriet. Patienten indkaldes til undersøgelse eller behandling i ambulatoriet af en sekretær. Hvis lægen har vurderet, at der fx skal foretages røntgen bookes tid til denne undersøgelse samtidig, og patienten indformeres i indkaldelsesbrev Patientforløb internt på sygehuset Patienten tilses af lægen, og det vurderes, hvad der skal ske videre. Hvis patienten skal indkaldes til videre behandling aftales ny tid mellem patient og sekretariatet i ambulatoriet. Tiden bookes i Grønt System. Planlagt Henvisning Visitation Undersøgelse/behandling Henvisning fra anden Hvis det er en anden afdeling Patienten tilses af lægen, og

126 afdeling sker ved telefonisk henvendelse. inden for medicinsk center kan lægen få booket til sig selv eller til en anden læge i ambulatoriet med det samme. Hvis det er en afdeling uden for medicinsk center drøftes henvisningen med en læge fra ambulatoriet og der kan derefter bookes en tid. Lægen i ambulatoriet vurderer om der er behov for andre undersøgelser inden undersøgelsen/behandlingen i ambulatoriet. Patienten indkaldes til undersøgelse eller behandling af sekretær. Hvis lægen har vurderet, at der fx skal foretages røntgen bookes tid til denne undersøgelse samtidig og patienten indformeres i indkaldelsesbrevet. det vurderes, hvad der skal ske videre. Hvis patienten skal indkaldes til videre behandling aftales ny tid mellem patient og sekretariatet i ambulatoriet. Tiden bookes i Grønt System Bookingsystem Ambulatoriet anvender som tidligere nævnt det Grønne System. Det betyder bl.a., at alle stamoplysninger automatisk overføres til bookingsystemet, når der indtastes cpr.nr., navn eller adresse. I bookingsystemet er der fastlagt en række tider til undersøgelser. Tiderne er afhængig af hvilken type undersøgelse eller behandling, der er tale om. Hvis det fx er en tid til endokrinologisk undersøgelse, er der som standard afsat et kvarter. Tidsintervallerne til div. undersøgelser/behandlinger er fastsat af afdelingens personale, der har analyseret, hvor lang tid de respektive undersøgelser/behandlinger varer. De respektive lægers arbejdstider er indlagt i bookingsystemet 6-8 uger frem. Ligeledes er der indlagt undersøgelsesrum til div. undersøgelser/behandlinger. Sekretærerne, der primært booker i ambulatoriet, kan søge på tider til undersøgelse/behandling i ambulatoriet på 2 måder. For det første kan de søge på en given behandling/undersøgelse. Fx diabetesbehandling fra en given dato. Ved denne type søgning skal det samtidig angives, hvilken læge der skal foretage behandlingen. Systemet viser herefter, hvilke ledige tidspunkter lægen har i ambulatoriet til at gennemføre behandlingen. For det andet kan personalet alternativt søge på behandlingstypen og den enkelte læge i et givent tidsinterval. Herefter vil alle lægens undersøgelsestider i tidsintervallet blive vist dag for dag. Uanset hvordan der søges skal sekretæren vælge et tidspunkt i systemet, hvor patienten skal møde op til behandling/undersøgelse. I forbindelse med 11

127 booking kan der i systemet noteres bemærkninger til undersøgelsen. Der kan reserveres kørsel - fx taxakørsel eller liggende transport - til hospitalet ligesom det kan registreres om det er en læge eller en sygeplejerske, der skal være til stede i forbindelse med et givent forløb. Det er ikke muligt at få oversigtsbilleder af dagprogrammet for hele ambulatoriet, men kun for de personer der gennemfører behandlingerne eller undersøgelserne. Det tilstræbes, at patienter til ambulatoriet tilses af samme læge gennem hele forløbet Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Medicinsk Center modtager en henvisning på en patient i de fleste tilfælde på papir. Henvisningen går til visitationen, hvor der sidder en sekretær, som sorterer henvisningerne efter, hvad det er for specialer henvisningerne hører under. Herefter lægges henvisningerne til overlægen inden for det respektive speciale. Overlægen vurderer herefter, hvad der skal ske med patienten og i hvilken rækkefølge. Overlægen kan fx vurdere, at patienten skal indkaldes til en undersøgelse i ambulatoriet og der forinden denne undersøgelse skal være foretaget en række laboratorieundersøgelser og røntgen. Når overlægen har foretaget denne vurdering lægges journalen til sekretæren. Sekretæren booker en tid i ambulatoriet. Hvis der fx skal foretages røntgen rekvireres eller bookes røntgenundersøgelsen inden der bookes tid i ambulatoriet. Ambulatoriet har mulighed for at booke udvalgte røntgenundersøgelser, fx ultralyd og røntgen af Thorax. På andre undersøgelser sendes rekvisition på et tidspunkt til røntgenafdelingen, som derefter vender tilbage med et undersøgelsestidspunkt. Når dette er på plads fremsendes indkaldelsesbrev til patienten med tid i ambulatoriet og eventuelt også med tid og vejledning til røntgenundersøgelsen. Det tilstræbes, at alle patientens undersøgelser gennemføres samme dag. Det forekommer, at patienterne ringer til ambulatoriet og aflyser deres tider. I sådanne tilfælde aftales ny tid i samråd med patienten. Det kan dog være vanskeligt at afklare tidspunktet endeligt, hvis der skal være røntgenundersøgelse, og det er en undersøgelse som ambulatoriet ikke selv kan booke. I det tilfælde afventes røntgenafdelingens svar, inden tiden bliver fastlagt endeligt. Når patienten har været til undersøgelse/behandling i ambulatoriet, vurderer lægen om patienten eventuelt skal komme igen, og i givet fald inden hvornår. 12

128 Hvis patienten skal komme igen aftales en ny tid med patienten i ambulatoriets sekretariat ud fra de ledige tider i booking systemet. Sekretariatet i medicinsk ambulatorium er den eneste afdeling, der har mulighed for at overbooke. Hvis lægerne vil have en ekstra patient ind, som ikke kan vente, så henvender lægen sig derfor enten til sekretariatet eller de enkelte afdelinger i Medicinsk Center, som giver sekretariatet besked. 1.4 Andre afdelinger på sygehuset Der kan ikke bookes direkte til undersøgelse af afdelinger uden for medicinsk center. Andre afdelinger kan rette henvendelse til ambulatoriet og drøfte muligheden for at få dem indkaldt til undersøgelse/behandling i ambulatoriet eller de kan få et tilsyn af en læge fra ambulatoriet. Dette aftales mellem den respektive afdeling og lægen fra ambulatoriet. I skadestuen har medicinsk center permanent en medicinsk mellemvagt som tilser medicinske patienter. Hvis det vurderes, at patienter skal til undersøgelse eller behandling kan denne læge i dagtiden ringe til sekretariatet i ambulatoriet og få booket en tid. Uden for dagtiden - på hverdage - sendes en henvisning skriftligt. Ambulatoriet kan booke til nogle undersøgelser i røntgenafdelingen, men hovedparten kan kun rekvireres. Hvis ambulatoriet har behov for laboratorieundersøgelser kan disse altid henvises til undersøgelse uden forudgående aftale. 1.5 Positive og negative konsekvenser Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene På medicinsk Center arbejdes generelt med et projekt: VDR (vejlednings- og dokumentationsredskab). VDR tager udgangspunkt i de enkelte diagnoser, og inden for diagnoserne arbejdes med klinisk praksis og hensigtsmæssige patientforløb inden for de forskellige behandlingsformer, der kan være relateret til diagnosen. Formålet er således både indholdsmæssigt og processuelt at udvikle afdelingens arbejde. Det er Medicinsk Centers vurdering, at dette arbejde kan være til gavn når bookingprocedurerne i fremtiden skal videreudvikles. 13

129 Det er endvidere medicinsk centers vurdering, at det er svært at standardisere patientforløbet for en del af de patienter, der kommer i ambulatoriet. Hvis man skal kunne booke efter patientforløbene, vil det derfor være hensigtsmæssigt at lægge bookingen ind i de enkelte dele af patientforløbet som optioner, som personalet skal overveje. Der vil imidlertid altid være nogle basisydelser i et patientforløb, som kan identificeres. Det er vigtigt at forstå booking af forløb som en vejledning, og ikke som en ufravigelig procedure Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Afdelingen søger at reducere antallet af besøg i ambulatoriet for den enkelte patient. For det første ved at lægge de forskellige undersøgelser af patienten den samme dag og sørge for, at alle laboratorieundersøgelser, røntgenundersøgelser er gennemført, inden patienten indlægges på ambulatoriet. For det andet ved at få lægerne til at vurdere, hvad der skal ske med patienten, allerede når henvisningen kommer, da det reducerer antallet af forundersøgelser. Optimeringen af patientforløbene har ikke taget sit udgangspunkt i det elektroniske bookingsystem, men i den generelle arbejdstilrettelæggelse i afdelingen. Det elektroniske bookingsystem og muligheden for at booke andre afdelinger har dog styrket mulighederne for at realisere arbejdet Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Det vurderes, at booking af tid til efterbehandlinger, når patienten er i ambulatoriet giver en større patienttilfredshed. I forhold til indkaldelse af patienter, der er henvist til ambulatoriet, har disse ikke umiddelbart indflydelse på, hvornår de indkaldes. Afdelingen forsøger, som nævnt ovenfor, at gennemføre alle behandlinger og undersøgelser af patienten den samme dag for at øge patienternes tilfredshed Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Medicinsk center vurderer, at det er svært at få adgang til at booke i andre afdelinger. Hver afdeling vil meget nødigt afgive kompetencen til at fastlægge deres arbejde. Samtidig har alle afdelinger en selvforståelse, der gør at deres specielle kompetence vurderes som central i patientforløbet. Det betyder, at fx røntgen og laboratoriet ikke ser deres arbejde som en servicefunktion i forhold til behandlingen i ambulatoriet, og derfor ikke vil indrette deres arbejde ud fra denne tilgang. 14

130 Derudover er der en række lovgivningsmæssige begrænsninger for, hvornår der kan foretages røntgenundersøgelser. Disse gør det sværere at få foretaget røntgenundersøgelser. Samtidig påpegede personalet, at de havde tendens til at få foretaget røntgenundersøgelser, som måske ikke var nødvendige Bookingsystemets fremtid På Amager Hospital arbejder Tietoenator (Sverige/Finland), der samarbejder med GESI (Italien), med udvikle en ny IT-platform, et såkaldt DHE, data health environment. Platformen er et integrationssystem, som integrerer de eksisterende systemer så som Grønt System, EKG, indscannet journal mv. Formålet er at udvikle et vejlednings- og dokumentationsredskab, VDR, som - ved at integrere de allerede eksisterende oplysninger - kan fungere som EPJ. På Amager Hospital arbejdes der endnu ikke med elektronisk booking. Det er dog tanken, at elektronisk booking skal integreres i platformen når udviklingsarbejdet er længere fremskredent. 1.6 Samlet vurdering På Medicinsk Center har man arbejdet med en forholdsvis simpel elektronisk booking. Men den har dog været med til at styrke afdelingens arbejdsprocesser. Derudover påpeger afdelingen, at det er væsentligt at arbejde med forløbsanalyser i forbindelse med udvikling af elektronisk booking. Der skal arbejdes med at standardisere patientforløb så der kan bookes ud fra dette. Men bookingen skal være vejledende eller bestå af optioner for undersøgelser relateret til behandlingsforløbet, så det ikke bliver en begrænsende funktion. Hospitalet arbejder endvidere på at udvikle en elektronisk patientjournal bestående af en integrationsløsning middleware der skal integrere de eksisterende systemer så de tilsammen udgør den elektroniske patientjournal. I denne sammenhæng vil elektronisk booking være et af de systemer, der skal integreres. Hospitalet er ikke kommet så langt i overvejelserne at de præcist ved, hvordan sammenhængen mellem systemerne skal være. 15

131 2 Booking på Bornholms Centralsygehus 2.1 Indledning I det følgende beskrives og analyseres elektronisk booking i ambulatoriet og i operationsafdelingen på Bornholms Centralsygehus (BCS). Sygehuset er interessant ved, at Bornholms Amt har etableret en integreret bookingfunktion for operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center. I den forbindelse er der oprettet en fuldtidsstilling, hvor en tidligere afdelingsssygeplejerske på operationsafdelingen med ledelseserfaring udelukkende har ansvar for bookingen. Derudover er der to sekretærer tilknyttet bookingfunktionen. Da der her primært fokuseret på operationsbooking, vil der i det følgende ikke blive lagt megen vægt på arbejdsprocedurerne og bookingen i ambulatoriet Overordnet beskrivelse af Bornholms Centralsygehuset Centralsygehuset i Rønne er et lille sygehuse, som er unikt i kraft af, at det tilbyder mange typer operationer og behandlinger i forhold til dets størrelse. BCS har en landsdelsfunktion og sender patienter, som sygehuset ikke kan behandle til Rigshospitalet eller Hamlet. Sygehuset er organiseret omkring tre centre: kirurgisk center, medicinsk center og psykiatrisk center. Derudover er der en centerledelse og en sygehusledelse. Nedenfor skitseres de enkelte centre Kirurgisk center: Sengeafdelinger: Én-dags afsnit /ambulante patienter) K2 intensiv afdeling K3 gynækologisk afsnit, herunder barselsgangen K22 ortopædkirurgisk sangeafdeling 16

132 K23 parenkym sengeafdeling Specialafdelinger: Operationsafdeling Anæstesiologisk afdeling Ambulatorium Skadestue Røntgenafdeling Medicinsk center: Sengeafdelinger: M1 hjerteafdeling M2 Onkologisk afdeling M3 Diabetes, herunder dialyseafsnit Specialafdelinger Laboratorie, herunder blodbank Fysioterapi/ergoterapi Psykiatrisk center SENGEAFDELING, ÅBEN/LUKKET Udgående team Ambulant Personale på sygehuset Antallet af medarbejdere på BCS fremgår af nedenstående skema. Kirurgisk Center Medicinsk Center Psykiatrisk Center Fælles personale Læger Sygeplejepersonale Sekretærer Øvrigt personale 44 17

133 BCS er geografisk set isoleret fra resten af Danmark, hvorfor sygehuset generelt har svært ved at tiltrække læger. Derudover har sygehuset ikke en patientvolumen, som kan bære fuldtidsansættelser af læger inden alle specialer. Af den grund bruger BCS speciallæger som konsulenter på forskellige områder, og har således en øjenlæge, øre-, næse- halslæge, en plasikkirurg samt en tandlæge tilknyttet som eksterne konsulenter. De tre førstnævnte læger er til stede på sygehuset en dag om ugen 40 uger om året. Tandlægen derimod er alene tilknyttet efter behov, i tilfælde af kæbeoperationer Produktion på sygehuset I år 2000 var der følgende aktivitet på BCS: udskrivninger sengedage ambulante besøg operationer IT og booking BCS begyndte at arbejde med booking i 1997, hvor en operationssygeplejerske gennemførte en omfattende analyse af arbejdsgangene på operationsafdelingen. Baggrunden var et politisk ønske om implementering af elektronisk booking i operationsafdelingen. Pr. 1. august 1999 blev der oprettet en fuldtidsstilling som bookingansvarlig på BCS, der bestrides af en operationssygeplejerske, som oprindelig gennemførte analysen af arbejdsgangene. Sygeplejersken har det overordnede ansvar for bookingen på BCS. Vedkommende har stor indsigt i procedurerne og viden om operationer, og det er derfor hende, som planlægger og opretter bookingprogrammer for operationsafdelingen og ambulatoriet. Fysisk sidder hun på overlægegangen i kirurgisk center, og har dermed god kontakt til de læger, hun samarbejder med i operationsafdelingen. Hun samarbejder med operationskoordinatoren (en overlæge) omkring planlægningen i afdelingen. Derudover er to sekretærer i ambulatoriet beskæftiget med booking. De booker alle operationer på nær 10 ere og 20 ere (hasteindgreb) i operationsafdelingen, som bookes af den bookingansvarlige i samråd med operarionskoordinatoren. Desuden booker de lettere operationer uden bedøvelse, som gennemføres i ambulatoriet, forundersøgelser, efterkontrolbesøg mv. i ambulatoriet og røntgenafdelingen. 18

134 BCS bruger Grønt System, som ikke er knyttet til EPJ. BCS har desuden et elektronisk vagtplansystem, som ikke er integreret med bookingsystemet Patientforløb Procedurerne for elektronisk booking i ambulatoriet og i operationsafdelingen i Kirurgisk Center varierer med patientforløbet. Bookingen af patienten varierer afhængig af, om der er tale om en planlagt patient eller en fremskyndet patient. Akutte patienter bookes ikke. I det efterfølgende illustreres et typisk patientforløb. Der er tale om eksempler på patientforløb, der illustrerer samspillet mellem ambulatoriet og operationsafdelingen i kirurgisk center og de øvrige afdelinger. 1. Patienten henvises fra egen praktiserende læge. 2. Henvisningen visiteres af en læge. Lægen sørger for, at eventuelle røntgenundersøgelse r og laboratorieprøver er gennemført og foreligger inden speciallægevurderin gen. 3. Sekretærerne i ambulatoriet booker en tid til speciallægevurdering og evt. forundersøgelse i ambulatoriet. 4. Speciallægevur dering gennemføres i ambulatoriet. 5. Eventuel forundersøgelse gennemføres i ambulatoriet. 6. Operationstiden bookes af den bookingansvarlige sygeplejerske eller sekretærerne i ambulatoriet. 7. Patienten møder op på en af sengeafdelingerne i Kirurgisk Center og klargøres. Patienttype A og B klargøres samme dag, mens patienttype C klargøres dagen før operationen gennemføres. 8. Operation gennemføres i Operationsafd elingen. 19

135 9. Patienttype A hjemsendes samme dag. Patienttype B og C bliver og indlægges på én eller et af flerdags-afsnittene. 10. Sekretærerne i ambulatoriet booker en tid til efterkontrol sammen med patienten, når patienten udskrives. 11. Patienten kommer til efterkontrol i ambulatoriet. Derudover er der en del patienter, som, mens de er indlagt på et af én-dagseller flerdagsafsnittene i kirurgisk center, får konstateret nye problemer og bliver opereret. Det drejer sig typisk om akutte eller fremskyndede patienter. Er der tale om patienter, der skal have foretaget en brystkræftdiagnostik, går der maksimalt. 14 dage fra patienten er blevet henvist fra egen læge til klinisk mammografi til en eventuel operation gennemføres. 2.2 Beskrivelse af operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center Operationsafdelingen Funktion Operationsafdelingen gennemfører de fleste basisoperationer. Dog gennemføres ikke hjerte-, kar-, thorax-, eller rygkirurgi. Disse gennemføres på Rigshospitalet eller på Hamlet. Personale I kirurgisk afdeling under kirurgisk center er der ansat: 3 overlæger inden for hvert af specialerne: parenkymkirurgi, ortopædi og gynækologi 4 første reservelæger 7 reservelæger Der skal principielt altid være to overlæger til stede inden for hvert speciale i dagtiden, men grundet udækkede stillinger i en periode, har dette ikke været muligt. Derudover har afdelingen: 20

136 1 afdelingssygeplejerske 16 sygeplejersker 2 sygehjælpere 1 portør 1 rengøringsmedarbejder 1 sekretær Produktionen i afdelingen Operationsafdelingen gennemførte operationer i 2000, herunder var planlagte patienter, 434 fremskyndede eller subakutte patienter og 854 akutte patienter. Fysiske forhold Operationsafdelingen består af fire operationsstuer. På afdelingen er der to store stuer, som bruges til henholdsvis parenkymkirurgi samt gynækologi og ortopædi. Endvidere er der to små stuer, hvor der gennemføres mindre indgreb med anæstesi fx systoskopi og abrasion på den ene stue og indgreb uden anæstesi fx scopi er på den anden stue. Bookingsystem Som resten af sygehuset bruger operationsafdelingen Grønt System som patientadministrativt system og benytter systemets bookingfaciliteter til elektronisk booking. Bookingen af patienterne til operation omfatter: personale, instrumenter og fysiske faciliteter. Ressourcerne ligger i reservationskoderne. Det er den bookingansvarlige sygeplejerske, der i kraft af sin viden om, hvad de enkelte læger samt instrumenterne kan, opstiller reservationskoderne. I afdelingen bookes op til 3 måneder frem. Alle operationer er beskrevet og udløser en bestemt tid i bookingsystemet, når reservationskoden for operationen bruges. I reservationskoderne i bookingsystemet er den gennemsnitlige operationstid indlagt for forskellige typer af operationer og patienter. Når tiderne bookes bruges afsætter man den maksimalt forventede tid, hvilket betyder, at altid sætter lægerne i stand til at gennemføre på den afsatte tid. Den bookingansvarlige får oplysningerne om data gennem en operationsrapport, der omfatter forskellige tider, som personalet registreres i forbindelse med hver operation. Det gælder eksempelvis tidspunktet for: Stue start: Når patienten køres ind på stuen 21

137 Operation start: Når lægen begynder at skære i patienten Operation slut: Når lægen har sat den sidste sytur eller forladt stuen. Det anføres det på bookingsedlen, hvis der ikke er tale om en standardpatient, og hvis man forventer, at der kan opstå komplikationer på grund af meget høj vægt mv., der gør, at operationen vil afvige fra normaltiden. I systemet opereres med 14 slots af en ½ time til operationer pr. dag. For hver uge er der på forhånd lagt en fast plan med tider i forhold til personale og ressourcer, som udarbejdes af den booking ansvarlige sygeplejerske. Det betyder fx, at det ikke kan lade sig gøre at booke en læge eller gennemføre to operationer efter hinanden, hvis ressourcerne ikke er til stede. Den faste ugeplan ændres i tilfælde af, at det haster at få andre patienter i behandling. Ventetidsregistreringen er fremad- og ikke bagudrettet. Det betyder, at den opgørelse over ventetider på givne operationer og behandlinger, som fremgår af Sundhedsministeriets hjemmeside, er de reelle. Det Grønne System er delvist mainframe og server baseret. Det betyder, at mindre procedurer, som eksempelvis booking af patienter kan gennemføres med kort svartid. Til gengæld er der noget længere svartid på de mere komplekse kørsler, som eksempelvis ventetidsoplysninger, idet de gennemføres om natten Bookingprocedure for planlagte patienter på operationsafdelingen De planlagte patienter er enten henvist af egen læge eller af afdelinger på sygehuset til operation. Nedenfor er bookingproceduren beskrevet. 1. Henvisninger sendes til sekretær, som: sorterer dem i de tre specialer: parenkymkirurgi, ortopædi og gynækologi deler dem rundt til de visiterende læger 2. De tre specialoverlæger visiterer henvisningerne udfylder den nederste del af henvisningssedlen med visitationsoplysninger så som: diagnose, forventet indgreb, ASA-gruppe, indkaldelsesoplysninger enten til: speciallægevurdering, forundersøgelse eller indgreb på ambulatoriet, ventegruppe mv. sender henvisningerne retur til bookingansvarlig 3. Den bookingansvarlige sygeplejerske sorterer henvisningerne til speciallæge vurdering mindre operationer, der kan klares i ambulatoriet 22

138 finder dato for forundersøgelse og operation til ventegruppe 10-20, der ikke skal speciallæge vurderes registrerer dem i det Grønne System efter givne retningslinier med blandt andet diagnosekode, stamoplysninger mv. 4. Resten af henvisningerne går til sekretærerne i ambulatoriet, der registrerer disse i det Grønne System samt indkalder patienterne 5. Patienterne kommer til speciallægevurdering med henblik på operation eller anden behandling. 6. Hvis patienten skal opereres udfyldes en bookingseddel med følgende oplysninger Operationsdiagnose Planlagte indgreb Reservationskode, eksempelvis O4: Hoffmann Evt. blod Ventegruppe (antal dage) Patient type A, B, C (indlæggelsesmåder) A: Patienter hvis sygdom ikke kræver indlæggelse, men kan behandles ambulant. Patienten møder fastende om morgenen og opereres først på dagen. B: Patienter hvis sygdom kræver indlæggelse på en sengeafdeling postoperativt. Patienten møder fastende om morgenen på sengeafdelingen og kommer på operationsafdelingen midt på dagen. C: Patienter hvis sygdom kræver indlæggelse inden operationen. Patienten møder kl dagen/dage før operation på sengeafdelingen. ASA-gruppe: 1-2/3-4 - Anæstesi med/uden - Signatur 7. Patienten får bookingsedlen i hånden og går ud til sekretæren får den første ledige tid til forundersøgelse samt operation brev udskrives med datoer til patienten patienten får diverse sedler og information med hjem f.eks. vejledning i forhold til spisning? 8. I forbindelse med patienter der skal have tid til: revisionshofte mastectomi 23

139 sectio skal den bookingansvarlige sygeplejerske kontaktes. Årsagen til, at det er den bookingansvarlige sygeplejerske, der booker disse patienter, er, at behandlingen kræver specielle ressourcer, som sygeplejersken har indblik i. Patienter, der er indlagt og bliver udskrevet samt skal have en ny operationsdato 9. afdelingen kontakter den bookingansvarlige sygeplejeske bookingseddel udfyldes af den henvisende læge, og sendes til den bookingansvarlige sygeplejerske patienten får en ny dato med hjem Patienter, der skal til kontrol efter 3-6 måneder 10. afdelingen kontakter den bookingansvarlige sygeplejeske bookingseddel udfyldes af henvisende læge og sendes til den bookingansvarlige sygeplejerske patienten får en ny dato med hjem Bookingprocedure for fremskyndede patienter på operationsafdelingen 1. For patienter som ligger i afdelingen og skal opereres næste dag, eller så hurtigt som muligt, skal journalen med seddel om operationsønske til planlægningsmøde på OP inden kl 13.30, og inden fredag kl Kl planlægning af operationsprogrammet, hvor der bliver taget stilling af speciallæge, hvornår patienten kan/skal opereres. 3. Sekretæren giver afdelingen besked om operationstidspunktet Akutte patienter på operationsafdelingen 24

140 Akutte patienter er patienter, der kommer ind akut og skal opereres med det samme eller inden for 24 timer. Patienten bookes ikke, men der meldes til operationsgangen og anæstesiafdelingen om indgreb, samt om hvor hurtigt patienten skal til Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Prioritering af patienter : Under speciallægevurderingen bliver patienterne opdelt i asa-koder 1-4. Patienter med kode 3-4 bookes om formiddagen, da de skal have anæstesitilsyn, mens patienter med asa-kode 1-2 bookes om eftermiddagen. Der er afsat mere tid om formiddagen i programmet til patienter i asa-gruppe 3-4 end patienterne i asa-gruppe 1-2 om eftermiddagen. I det Grønne System er indlagt en restriktion, som betyder, at ingen patienter med koden 3-4 kan få tid om eftermiddagen. Hvis de akutte patienter kan vente, gennemfører operationsafdelingen først dagsprogrammet, både af hensyn til de patienter, som allerede har fået besked om, hvornår de skal opereres og af hensyn til planlægningen. Hvis en akut patient ikke kan vente, bliver han/hun opereret i dagsprogrammet. Overbooking Normalt overbookes ikke til operationer, men i perioder med stort arbejdspres sker det. Hvis den booking ansvarlige imidlertid overbooker sker det i samråd med specialet, dvs. den overlæge, som skal gennemføre operationen. Operationskoordinatoren involveres ikke nødvendigvis, når der overbookes. Fraværsliste BCS har som nævnt ikke et elektronisk vagtplansystem koblet til bookingsystemet. Lægerne får udleveret skema, hvor de skal indføre deres fravær, grundet ferie, kurser, møder mv., som sygeplejersken og sekretærerne bruger i bookingen i operationsafdelingen og i ambulatoriet. Lægerne bliver ikke booket under fravær. Hvis begge læger, der er på dagvagt inden for hvert speciale er fraværende, lukkes stuen/tiden, så den ikke kan bookes. Grundreglen er i øvrigt, at det er lægens egent ansvar selv at finde en vikar, hvis vedkommende pludselig skal have fri. Patientforløbsbeskrivelser Operationsafdelingen er i gang med at kortlægge patientforløb og har foreløbig beskrevet forløbene for colon cancer, stomi samt en række knæ og hofteoperationer i Kirurgisk Center. 25

141 Patientforløbsbeskrivelserne er med til at forbedre patientforløbene i Kirurgisk Center. Patienterne får kortere liggetider og færre komplikationer, fordi de kommer hurtigere i gang igen. Eksempelvis skal man ikke vente på lægens ordination, da den allerede er beskrevet Ambulatoriet I ambulatoriet gennemføres forundersøgelser, speciallægevurderinger og mindre indgreb så som vasectomier af 1. reservelæger. Ambulatoriet har som beskrevet indledningsvis to sekretærer ansat, der primært booker planlagte patienter i sygehusets øvrige afdelinger. Det kan eksempelvis være patienter, der skal have gennemført speciallægevurdering og forundersøgelse i ambulatoriet inden en senere operation Patientforløb Bookingprocedure for planlagte patienter i ambulatoriet 1. Den del af henvisningerne som den bookingansvarlige sygeplejerske ikke behandler går til sekretærerne i ambulatoriet, der registrerer disse i det Grønne System samt indkalder patienterne 2. Patienterne kommer til speciallægevurdering med henblik på operation eller anden behandling. I tilfælde af at patienten skal opereres, udfyldes en speciel bookingseddel. 3. Patienten får bookingsedlen i hånden og går ud til sekretæren får den første ledige tid til forundersøgelse samt operation brev udskrives med datoer til patienten patienten får diverse sedler og information samt vejledning med hjem. I ambulatoriet er arbejdet tilrettelagt, så de tungere patienter, type B og C, der eksempelvis skal have anæstesi, er programsat om formiddagen. Der er dermed tid til at løse opståede problemer i løbet af dagen. 26

142 2.3 Andre afdelinger på sygehuset I det følgende afsnit beskrives de øvrige afdelinger som operationsafdelingen og ambulatoriet samarbejder med Én-dagsafsnittet Patienterne i én-dagsafsnittet har været til forundersøgelse eller speciallægevurdering i ambulatoriet. De fleste patienter på én-dagsafsnittet er asa-gruppe 1-2 patienter, der opereres om formiddagen. I afsnittet har medarbejderne ikke mulighed for selv at booke patienter til operation i operationsafdelingen, men medarbejderne ringer til sekretærerne i ambulatoriet for at få en operationstid. Afsnittet kan til gengæld booke patienter til efterkontrol eller efterbehandling i ambulatoriet. Afsnittet modtager det ugentlige operationsprogram for planlagte patienter, og derefter planlægges sengebelægningen. Den interviewede sygeplejerske i afdelingen efterlyser ikke muligheden for at kunne booke direkte til operationsafdelingen. Det kræver en del viden at booke, som kræver lang tid at få indsigt i K3 Patienterne på K3 kommer ofte fra forundersøgelse eller speciallægevurdering i ambulatoriet. Derudover modtager afdelingen akutte patienter. Personalet i afdelingen kan ikke booke patienter til efterkontrol eller efterbehandling i ambulatoriet men booker via én-dagsafsnittet. I weekenden er afsnittet imidlertid lukket, og personalet har derfor ikke mulighed for at give patienterne én ny tid, når de af og til udskriver patienter i weekenden K22 & K23 Medarbejderne på K22 & K23 havde divergerende opfattelser af, hvorvidt de kunne booke patienterne til eksempelvis efterkontrol og dermed give patienterne en tid med hjem. Når en patient skal have booket en tid til efterkontrol i ambulatoriet eller til operation i operationsafdelingen udfyldes som oftest en henvisningsseddel af lægen, der lægges i journalen. Sekretærerne i afdelingen ringer derefter til sekretærerne i ambulatoriet eller af den bookingansvarlige sygeplejerske, der booker en tid. 27

143 2.3.4 Skadestuen Personalet på skadestuen booker tid til patienterne i ambulatoriet og giver patienterne besked. Skadestuen modtager imidlertid også en del akutte patienter, som ikke bookes, men kommer direkte på operationsprogrammet i operationsafdelingen. Personalet på skadestuen har derfor ikke et stort behov for at kunne booke patienter på operationsafdelingen. Hvis personalet vil booke en tid på operationsafdelingen, sker det gennem sekretærerne i ambulatoriet eller den bookingansvarlige sygeplejerske Medicinsk center Medicinsk center kan ikke booke direkte i operationsafdelingen. De rekvirerer tider hos den bookingansvarlige i kirurgisk center. Det drejer sig om meget få rekvisitioner af planlagte patienter. Til gengæld sender centret en del fremskyndede patienter til operationsafdelingen, som planlægges på det daglige møde kl Positive og negative konsekvenser Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemet har givet et bedre overblik og længere planlægningshorisont på navnlig operationsafdelingen og i ambulatoriet. Derudover har patientbookingen lettet det administrative arbejde omkring operationsplanlægningen. Før bookingsystemet blev indført holdt man møder et par gange om ugen mellem overlæger og ledende sygeplejersker, hvor man aftalte hvilke patienter, der skulle indlægges hvornår. Disse møder er afskaffet som en konsekvens af operationsbooking. Den bedre langtidsplanlægning har medført et mere jævn fordeling af arbejdspresset navnlig i operationsafdelingen. Det kan illustreres sådan: BELASTNING BELASTNING FØR BOOKINGSYSTEM TID EFTER BOOKINGSYSTEM TID 28

144 (Der er stadig enkelte toppe, de er bare ikke så almindelige mere) Implementeringen af bookingsystemet har desuden medført et øget fokus på arbejdsgangene på BCS. Som tidligere beskrevet søger man at reducere antallet af besøg for den enkelte patient. På ambulatoriet arbejder man imod følgende patientforløb: 1. Henvisning 2. Visitering 3. Speciallægevurdering 4. Operation Man begrænser således indkaldelsen af patienter til forundersøgelse, hvorved man sparer patienten for et besøg. Tidligere omfattede alle patientforløb: 1. Henvisning 2. Visitering 3. Speciallægevurdering 4. Forundersøgelse 5. Operation Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Bookingsystemet gør det muligt at samle alle de operationer, som kræver udefra kommende speciallæger, på bestemte dage. Dermed opnås den bedst mulige ressourceudnyttelse. Bookingsystemet øger planlægningshorisonten. Personalet bliver tidligere opmærksom på manglende ressourcer og personaledækning, når operationsprogrammet lægges Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Sekretærerne, der booker i ambulatoriet og har direkte kontakt med patienterne, oplever, at patienterne er meget tilfredse med at have indflydelse på, hvornår de konkret skal indlægges. Samtidig ser patienterne det som en stor fordel, at de får besked med det samme om, hvornår de skal indlægges. Konsekvensen er færre aflysninger og ombookinger end tidligere. Antallet af patientaflysninger ved BCS er faldet med ca. 50%. I dag ombookes ca.10% af patienterne af sekretærerne, men derudover ombooker den bookingansvarlige sygeplejerske også en del patienter. Patienterne er tilfredse med, at de har indflydelse på, hvilken læge de bliver behandlet af. Der er således mulighed for eksempelvis at booke den læge, der har foretaget specialvurderingen. Ønsket kan dog kun opfyldes, hvis den pågældende læge er ledig samt ønsker at behandle patienten. 29

145 Sygehuset har ikke gennemført før-efter målinger af patienttilfredsheden i forbindelse med implementeringen af bookingsystemet Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Bookingsystemet er meget følsom overfor personaleudskiftning. For at kunne booke kræver det et kendskab til en del procedurer og samtidig evnen til at vurdere patientoplysningerne. Hvis en patient eksempelvis klassificeres forkert, kan patienten blive fejlbooket. Konsekvensen er, at han eller hun enten kommer til at vente for kort eller for lang tid på indgrebet i forhold til de øvrige patienter, som ellers venter på at blive behandlet. Når en medarbejder udskiftes tager det derfor noget tid, inden han/hun lærer procedurerne at kende. Kommunedata hjælper med at analysere arbejdsgangene og uddanne nye sekretærer. Bookingsystemet er desuden følsomt over for ubesatte stillinger, der besværliggør langtidsplanlægning. Til at begynde med opfattede lægerne bookingsystemet som hæmmende for deres arbejdstilrettelæggelse. De fandt det ikke hensigtsmæssigt at planlægge deres arbejdstid 3 måneder frem. Med tiden er holdningen ændret i positiv retning. Det Grønne System har en række begrænsninger. Eksempelvis efterlyses en ugeoversigt, som giver et overblik over hele ugens operationer i stedet for dag til dag versionen. Når programmet bruges, er der desuden mange skærmbilleder at klikke sig igennem for at gennemføre selv almindelige procedurer. Samtidig kan all patientoplysningerne ikke være på et skærmbillede Bookingsystemets fremtid Journaler og epikriser er ved at blive indlagt i det Grønne System. Desuden overvejer man i øjeblikket at indføre EPJ. I øjeblikket arbejdes der på indførelse af fælles journaler for hele BCS. Derudover overvejer man et samarbejde med Rigshospitalet om direkte booking fra BCS til Rigshospitalet. 2.5 Samlet vurdering Operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center på Bornholms Centralsygehus booker patienter til operation ved hjælp af det grønne system, 30

146 som snarere er en elektronisk kalender end et egentligt bookingsystem med konfigurationsmuligheder. Forudsætningen for, at det kan lade sig gøre at booke den komplekse ydelse, er et veltilrettelagt operationsprogram. Det betyder blandt andet, at man har taget højde for en stor andel akutte patienter ved at indlægge en buffer med ledige tider i operationsprogrammet, så det hver dag er muligt at nå såvel de planlagte som de akutte patienter. Et program som samtidig tager højde for de begrænsede ressourcer med hensyn til personale og fysiske faciliteter. Den vellykkede operationsbooking kan blandt andet tillægges omfattende analyser af arbejdsgangene på operationsafdelingen, inden bookingfunktionen i det Grønne System blev implementeret. Samtidig er det indtrykket, at projektet er vellykket i kraft af, at den primære bookingansvarlige medarbejder, der har haft en meget central rolle i implementeringen af systemet og er ansvarlig for den daglige drift, har tilbundsgående indsigt i arbejdsprocedurerne i afdelingen. Hun har tidligere arbejdet som operationssygeplejerske i operationsafdelingen. Endelig er casen karakteriseret ved en klar ansvars- og kompetencefordeling mellem den bookingansvarlige sygeplejerske, og sekretærerne i ambulatoriet, der booker. Det synes, at være en vigtig forudsætning for den daglige drift af systemet. Alt i alt vidner casen om, at elektronisk booking i lige så høj grad er et organisatorisk som et teknisk projekt, da systemets succes i lige så høj grad er betinget af veltilrettelagte arbejdsprocedurer, klar ansvars- og kompetencefordeling mellem medarbejderne mv. som af softwaren. 31

147 3 Elektronisk booking til Dagkirurgisk Center på Esbjerg Centralsygehus 3.1 Indledning Esbjerg Centralsygehus oprettede maj 2001 et Dagkirurgisk Center, hvortil patienter fra de fire specialer ortopædkirurgi, kirurgi, gynækologi og ørenæse-hals indskrives og opereres. 3.2 Generelle nøgletal for Esbjerg Centralsygehus Personale: Læger m.m.: 264 Plejepersonale: 805 Laboratoriepersonale: 123 Administrativt personale: 175 Andet personale 1 : 378 I alt 1745 Svarende til ca. antal ansatte Produktionstal (1999): Sengedage: Antal indlagte: Udskrevne: Ambulante besøg: Rengørings-, køkken-, og teknisk personale, fysioterapeuter og ergoterapeuter, portører m.m. 32

148 Ambulante ydelser: Gennemsnitlig liggetid i dage: 4,51 Hovedoperationer: Om Dagkirurgisk Center Dagkirurgisk Center ved Esbjerg Centralsygehus åbnedes maj 2001, og udgør en specialafdeling for kirurgiske indgreb og undersøgelser, der ikke kræver at patienten opholder sig mere end få timer i Dagkirurgisk Center. Patientens fysiske almentilstand, sociale forhold samt den pågældende undersøgelse eller operation afgør om patienten kan få foretaget indgrebet ambulant. Centeret har funktioner indenfor følgende kirurgiske specialer : Parenkymkirurgi (bryst, mave, tarm, urinveje,) Øre-næse-halskirurgi Gynækologisk kirurgi Ortopædkirurgi Endoskopiske undersøgelser (kikkertundersøgelse af spiserør, mavesæk og tyktarm). Undersøgelser og operationer i det Dagkirurgisk Center foretages af Centralsygehusets speciallæger inden for ovennævnte kirurgiske specialer. Centeret er arkitektonisk indrettet med modtageområde, omklædningsfaciliteter, venteområde, operationsstuer, opvågnings- og hvilerum med henblik på at skabe hensigtsmæssige patientforløb. Succeskriterierne for Dagkirurgisk Center er: 70% af alle elektive kirurgiske indgreb på Esbjerg Centralsygehus skal gennemføres på Dagkirurgisk Center (resten gennemføres på central operationsafdeling). Høj patienttilfredshed målt gennem patienttilfredshedsundersøgelser. Effektiv produktion målt i procentvis udnyttelse af operationsstuerne og optimering af knivtiden. Højt kvalitetsniveau sikret gennem kvalitetsstyring samt evidensbaseret pleje og behandling. Patienten skal opleve kontinuitet i sit forløb, og skal så vidt muligt møde så få personer som muligt under det ambulante forløb Kort ventetid på afdelingen 33

149 3.4 Operationsrum, apparatur og personale på Dagkirurgisk Center Der vil indledningsvis være seks operationsstuer på Dagkirurgisk Center 2. Operationsstue 1 endoskopi 2 Operationsstue 2 endoskopi 1 Operationsstue 3 parenkymkirurgi Operationsstue 4 ortopædkirurgi Operationsstue 5 gynækologi Operationsstue 6 øre-næse-halskirurgi Der kan bookes patienter til samtlige seks operationsstuer. Der vil på hver operationsstue være det nødvendige apparatur, udstyr eller hjælpemidler for at gennemføre de pågældende operationer. Således vil der eksempelvis på endoskopistuerne (1 og 2) være det nødvendige kikkertudstyr. De enkelte specialafdelinger bestemmer selv, hvilke typer af operationer deres operationsrum skal bruges til, samt hvornår operationerne skal gennemføres. På ortopædirurgisk afdeling har afdelingsledelsen således bestemt sig for følgende ugentlige fordeling af deres sektioner: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Knæsektion Hoftesektion Traumesektion Traumesektion Rygsektion Mens Dagkirurgisk Center udfører selve operationen, er forundersøgelsen af patienterne - og dermed også visitering til operationen - placeret ude i de respektive kirurgiske specialer, dvs. ude på afdelingerne. Det er altså speciallægerne ude på kirurgisk, gynækologisk, ortopædkirurgisk og ørenæse-halsafdelingen, der gennemfører forundersøgelsen. Rent organisatorisk er speciallægerne altså stadig tilknyttet deres respektive afdelinger, men lånes ud til DKC en, to eller flere dage om ugen for at gennemføre operationer. Speciallægerne bevarer således tilknytningen til egen afdeling med stuegang, vagter og øvrige operationer Hvor speciallægerne er tilknyttet afdelingerne, er plejepersonalet udelukkende tilknyttet Dagkirurgisk Center. Der er til Dagkirurgisk Center fast tilknyttet 16 sygeplejersker (heraf 6 specialeansvarlige), 4 sygehjælpere som logistikmedarbejdere og 1 sekretær. Dagkirurgisk Center ledes af en oversygeplejerske, og en anæstesilæge. 2 Dagkirurgisk Center udvides med operationsstue for øre-næse-hals-operationer. 34

150 Fordelingen af operationsrum, plejepersonale, speciallæger og udstyr illustreres i følgende model. Gynækologisk afdeling speciallæger Ortopædkirurgisk afdeling speciallæger Dagkirurgisk Center - plejepersonale - operationsrum - udstyr,apparatur mm Anæstesiologisk afdeling Speciallæge anæstesi speciallæger Kirurgisk afdeling speciallæger Øre-næse-hals afdeling 3.5 Patientforløbet frem til Dagkirurgisk Center Alle forundersøgelser foretages ambulant ude på specialafdelingerne. Patienten vil typisk komme ind til forundersøgelse i ambulatoriet efter henvisning fra egen læge. Efter forundersøgelsen er afsluttet beslutter den pågældende speciallæge sig for, hvorvidt der skal gennemføres operation og hvis dette er tilfældet, om operationen skal finde sted på Dagkirurgisk Center eller ej. Et Lægefagligt Råd tilknyttet Dagkirurgisk Center har aftalt inklusion- og eksklusionskriterier for at få udført indgreb og undersøgelser i Dagkirurgisk Center. Er patienten for svag eller skrøbelig vil speciallægen slutte, at vedkommende skal indlægges stationært på specialafdelingens sengeafsnit både før og efter operationen. Vurderer speciallægen derimod, at operationen kan finde sted på DKC, booker den tilstedeværende sygeplejerske - i samråd med patienten - en tid til operation på DKC. Der er opstillet Pc er ude i afdelingernes ambulatorier, så sygeplejersken kan foretage bookingen umiddelbart efter forundersøgelsens afslutning. Ønsker patienten en bestemt læge (fx den visiterende læge) til at gennemføre operationen kan sygeplejersken tage højde for dette, når der bookes. Der er dog ikke opstillet nogen garanti for, at patienten kan få den samme læge. Efter speciallægens beslutning om operation af patienten på DKC sendes patienten til DKC til vurdering hos en speciallæge i anæstesi, samt 35

151 information om forløbet. Patienten har inden ankomsten til ambulatoriet udfyldt en kvikjournal med relevante data til vurdering af almentilstand samt sociale forhold. Skal patienten have foretaget en røntgenundersøgelse kan patienten umiddelbart efter forundersøgelsens afslutning blive sendt op til røntgen. Er røntgenlokalet optaget, må patienten indkaldes på et andet og senere tidspunkt. Patienten beholder stadig den bookede tid til operationen på DKC. Viser røntgenundersøgelsen, at patienten alligevel ikke skal opereres, aflyses bookingen. Forundersøgelsen af patienten, hvad enten den omfatter en røntgenundersøgelse eller ej afsluttes altid med, at patienten af afdelingens lægesekretær får et udskrift af sin bookingaftale med hjem således, at patienten har sin mødetid til operation på skrift. Samme lægesekretær sørger også for at patientjournalen sendes til Dagkirurgisk Center. Herudover får patienten en pjece med hjem, der omhandler udtømning før operation. Det samlede patientforløb frem til Dagkirurgisk Center er skitseret i figuren nedenfor: H envisning fra egen læge A m b. forundersøgelse - undersøgelse - a n æ ste sitilsy n - rø n tg en - laboratorieundersøgelse - patienten bookes til operationstid O p e ra tio n - D a g k ir u r g isk C en ter - an æ stesi - o p eratio n - opvågning - opfølgning 36

152 Når patienten kommer til undersøgelse eller operation i Dagkirurgisk Center, er patienten fuldt informeret om forløbet på centeret (anæstesi, operation, opvågning og opfølgning) og personalet har de data, der er nødvendige. Patienten skal ikke fortælle sin historie på ny. Målet er en høj grad af kontinuitet i patientforløbet. Når patienten møder på Dagkirurgisk Center har centeret fra den pågældende specialafdelings ambulatorium modtaget patientens journal, samt eventuelle anmærkninger relateret til anæstesien. Patientens mødetid er angivet til et vist tidsrum inden selve operationen (30 min. eller mere) alt efter operationens art. Dette tidsrum skal bruges til at klargøre patienten. Ved selve operationen deltager speciallægerne fra de kirurgiske specialer, en anæstesilæge og anæstesisygeplejerske, samt det fast tilknyttede personale fra Dagkirurgisk Center. Under operationsforløbet registrerer operationssygeplejersken, hvornår patienten kom ind på operationsstuen, hvornår operationen påbegyndtes, samt hvornår operationen afsluttedes. Herfra kan man altså aflæse operationens samlede knivtid, samt tid brugt på klargøring og efterfølgende rengøring. Alle operationsstuer er udstyret med EDB med henblik på elektronisk dataindsamling. Disse oplysninger kan anvendes til at udregne den gennemsnitlige operationstid på gennemførte operationer. Oplysningerne kan bruges til efterfølgende at justere den elektroniske bookingkonfiguration. Som det ses af figuren ovenfor påhviler det Dagkirurgisk Center at følge op på patienten efter denne er kommet hjem. Samme sygeplejerske som plejede patienten i opvågnings/hvileafsnittet, følger op på patientforløbet i Dagkirurgisk Center ved at ringe til patienten dagen efter operationen. Oplysninger fra den opfølgende telefonsamtale registreres elektronisk i en database af sygeplejersken, og kan bruges som grundlag for at forbedre fremtidige forløb yderligere. En anden vej til at sikre kvaliteten af operationerne på Dagkirurgisk Center er ved at indføre 10 udviklingsdage om året på centeret. På et afsnit som Dagkirurgisk Center, hvor der er gang i produktionen hver eneste formiddag og eftermiddag kan det være svært at stoppe op og analysere arbejdsgangen. Derfor har man på Esbjerg Centralsygehus indlagt udviklingsdage, som kan anvendes til, at både Dagkirurgisk Centers personalegrupper og specialafdelinger mødes for tværfagligt at diskutere kvalitetsstyring og udviklingstiltag på centeret. 37

153 3.6 Dagkirurgisk Center og bookingsystemet Ribe Amt indgik år 1992 en aftale med konsulentfirmaet Cap Gemini om at forestå udviklingen, tilpasningen og implementeringen af et elektronisk patientbookingsystem i Ribe Amt. Det anvendte bookingsystem er BookPlan, som er udviklet af Cap Geminis. Ultimo år 2000 påbegyndtes introduktionen af bookingsystemet på Dagkirurgisk Center. Det elektroniske patientbookingsystem er integreret med det allerede eksisterende patient administrative system 3 i Ribe Amt. Indtaster den bookingansvarlige sekretær eller sygeplejerske således en patients CPRnummer i BookPlan, vil bookingsystemet automatisk trække de data om patienten, der er tilgængelige i det patient administrative system. Den bookingsansvarlige kan gå ind og læse disse data for at undersøge om, der skulle være særlige forhold ved patienten som gør denne uegnet til at gennemføre en operation. Eller om patienten allerede har fået foretaget røntgen på et andet af amtets sygehuse. BookPlan er bygget op af en bookingdel, en konfigurationsdel og en systemadministrationsdel. 3 Ribe Amts patient administrative system er udviklet af EDB-gruppen i Herning. 38

154 Bookplan-systemet består grundlæggende af tre dele: - en bookingdel, hvori selve bookingen af operationstider, læger, stuer og apparatur finder sted. - en konfigurationsdel, som indeholder skabelonen for bookingdelen. Det vil sige de bagvedliggende oplysninger, som ligger til grund for bookingen. Eksempelvis operationernes varighed, brugerrettigheder, tilgængelige operationsstuer, en lægeliste samt en opgørelse over hvilke operationer lægerne er i stand til at gennemføre. Der skal en særlig brugertilladelse til at ændre i konfigurationsdelen. - en systemadministrationsdel, hvori brugerrettigheder og afdelinger er indføjet. Introduktionen af et nyt elektronisk bookingsystem på Esbjerg Centralsygehus har spillet en væsentlig rolle i bestræbelserne for at få Dagkirurgisk Center op at stå. Det kræver en god portion planlægning, koordination og kommunikation, når fire specialafdelinger skal forenes i en central kirurgisk dagsfunktion som det er tilfældet på Dagkirurgisk Center. Det elektroniske bookingsystem er som organisatorisk værktøj medvirkende til at sikre ensartethed i planlægningen, koordinationen og kommunikationen mellem Dagkirurgisk Center og de specialafdelinger, der leverer patienterne til centeret. Gennem anvendelsen af bookingsystemet knyttes forundersøgelsen ude i afdelingerne sammen med operationsdelen på Dagkirurgisk Center. Det elektroniske bookingsystems styrke findes særligt i planlægningsdelen, eftersom det gennem bookingsystemet bliver mulig at planlægge en stabil produktion af operationer flere måneder frem i tiden. Planlægningsdelen styrkes yderligere af, at de gennemførte operationer på Dagkirurgisk Center alle vil være elektive, hvorfor der ikke vil være nogen akutte indgreb til at forstyrre operationsflow et. Dette flow sikres yderligere ved at sørge for, at der hele tiden er tilstrækkeligt af de kritiske ressourcer. 3.7 Bookingsystemet og de kritiske ressourcer BookPlan-systemet opererer med en række kritiske ressourcer, som skal være til rådighed for at operationen kan gennemføres. De kritiske ressourcer på Dagkirurgisk Center udgør: 39

155 Kritiske ressourcer læger operationsstuer udstyr Generelt om de kritiske ressourcer kan det siges, at jo flere kritiske ressourcer sygehuset eller afdelingen lægger ind i det elektroniske bookingsystem, jo mindre fleksibelt bliver systemet også at anvende. For jo flere begrænsninger vil der være for, hvad der kan bookes og hvad der ikke kan bookes til. Til gengæld vil de kritiske ressourcer øge sikkerheden og ensartetheden i bookingen. Sikkerheden i form af, at der ikke bookes flere operationer samtidigt, at læger sættes på til de operationer, de er bedst egnede til at gennemføre samt, at det nødvendige udstyr eller apparatur altid er til rådighed på operationsstuen. De tre grupper af kritiske ressourcer på Dagkirurgisk Center, læger, operationsstuer og udstyr, vil i det følgende blive gennemgået nærmere Lægen som kritisk ressource At læger udgør en kritisk ressource for at gennemføre en given operation kan vel næppe komme bag på nogen, men det er ikke nødvendigvis alle læger, der kan gennemføre de samme operationer. De erfarne speciallæger vil således typisk kunne gennemføre flere kirurgiske indgreb end de mere uerfarne læger. Derfor er det nødvendigt i BookPlan systemets konfigurationsdel (de bagvedliggende oplysninger, som gør det muligt for bookingsystemet at fungere) at definere, hvilke læger, der kan udføre hvilke operationer. Eksempelvis kan læge A udføre operation 1, 2, og 3 mens læge B kun kan udføre operation 1 og 3. Disse oplysninger lægges ind i konfigurationsdelen til BookPlan. Den sygeplejerske eller lægesekretær, der booker en patient til operation kan således se hvilke læger, der kan bookes til operationen. Et andet aspekt af bookingen af læger er, at en operation for en læge ikke nødvendigvis tager lige lang tid at gennemføre som, hvis en anden læge gennemførte selvsamme operation. En mere erfaren læge kan gennemføre operationen på kortere tid end den uerfarne. Denne forskel kan man tage højde for i bookingsystemet ved at lægge to forskellige tider ind på den pågældende operation (fx brokoperation a = 20 min. og brokoperation b = 40 min.). 40

156 Endelig er det vigtigt, at de speciallæger som kan gennemføre flere forskellige typer af operationer ikke bookes op af de operationer, som er relativt ukomplicerede og som andre, mere uerfarne læger også kan gennemføre. Denne vægtning er ikke indbygget i bookingsystemet, men er en afvejning som må foretages af den person (sekretær eller sygeplejerske), der gennemfører operationsbookingen. Den bookingansvarlige kan i selve bookingøjeblikket ændre den varigheden for den aktuelle operation Operationsstuen som kritisk ressource En ligeså stor selvfølgelighed som, at lægen skal være til stede under operationen er, at der skal være en operationsstue at operere i. Men en operationsstue er ikke bare en operationsstue. Det kan variere fra operationsstue til operationsstue, hvilket apparatur og udstyr stuen indeholder. Derfor er det ikke ligegyldigt om en bestemt operation bookes til operationsrum 1 eller til operationsrum 4. På Dagkirurgisk Center i Esbjerg har hvert af de fire specialer fået sin egen operationsstue, mens der er sat to operationsstuer af til endoskopi. Stuerne fordeler sig som følger: Operationsstue 1 endoskopi 1 Operationsstue 2 endoskopi 2 Operationsstue 3 parenkymkirurgi Operationsstue 4 ortopædkirurgi Operationsstue 5 gynækologi Operationsstue 6 øre-næse-halskirurgi I det elektroniske bookingsystem er der i selve konfigurationen indlagt begrænsninger på, hvilke operationer, der må gennemføres på hvilke operationsstuer. En gynækologisk operation kan således aldrig ved en fejltagelse blive booket til den ortopædkirurgiske operationsstue. Der er desuden i konfigurationsdelen indlagt begrænsninger på booking til operationsstuerne, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Eksempelvis er der lagt en begrænsning på, hvor mange herniaoperationer på børn (1 om dagen), der må gennemføres dagligt på ortopædkirurgisk operationsstue. Endelig er det en grundregel i bookingsystemet, at det ikke er muligt at booke en ny aftale oven i en allerede booket aftale, eftersom man ikke kan gennemføre to operationer samtidigt. Der eksisterer dog en mulighed i BookPlan for manuel booking. Det kaldes også at overbooke, eller at tvangsbooke. Den manuelle booking finder stadig sted i BookPlan, men i 41

157 disse tilfælde sætter den bookingansvarlige sig udenfor konfigurationens rammer. Overlapper to operationstider eksempelvis hinanden med fem minutter er det muligt at foretage en manuel booking på den ene tid. Eller strækker en langvarig operation sig 15 minutter ud over operationsstuens lukketid (15:00), så kan den bookingansvarlige også gennemføre en manuel booking. Manuel booking er altså en vej til at indføre en vis grad af fleksibilitet i det elektroniske bookingsystem Udstyr som kritisk ressource Det er i bookingsystemet muligt at indlægge udstyr, apparatur som en kritisk ressource på bestemte operationer. Udstyr betegnes i Bookplan som puljeressourcer. Som regel vil det udstyr eller apparatur, der er nødvendigt for at gennemføre en operation, være fast til rådighed på operationsstuen. Eksempelvis vil der altid være det nødvendige kikkertudstyr på operationsstuen endoskopi. Der er i bookingsystemet indlagt begrænsninger på T-grundbakker, således at der på en operationsdag maksimalt kan gennemføres fire biopsioperationer, hvortil der påkræves T-grundbakker. Den bookingansvarlige kan, når han eller hun booker en biopsioperation i systemet se, hvor mange T-grundbakker, der stadig er til rådighed den pågældende operationsdag. Er alle 4 bakker allerede booket, vil det ikke være muligt at gennemføre endnu en bookingaftale. En anden mulighed er i det elektronisk bookingsystem at indføre en tidsbuffer på udstyr eller apparatur således, at der skal et bestemt antal timer før udstyret kan bruges igen. Eller måske eksisterer der en type udstyr eller apparatur, som kun kan anvendes en gang dagligt. Sådanne forbehold er det muligt at lægge ind under den kritiske ressource udstyr. 3.8 Implementering af elektronisk booking på Dagkirurgisk Center I forbindelse med implementeringen er gennemført et omfattende introduktionsforløb, hvori alle organisatoriske og tekniske problemstillinger forbundet med oprettelsen af Dagkirurgisk Center samt implementering af den elektroniske booking, har skullet håndteres. Deltagerne i introduktionsforløbet har foruden personalet fra de fire berørte specialafdelinger udgjort to brugerkonsulenter fra Planlægning og IT-afdeling under Sundhedsområdet i Ribe Amt, en ekstern IT-konsulent fra Cap Gemini, samt lederen af Dagkirurgisk Center. 42

158 Aktivitet Beskrivelse Tid Indledende kortlægning af arbejdsgange Der gennemførtes et indledende møde mellem den fremtidige leder af Dagkirurgisk Center og en brugergruppe fra hver af de fire specialafdelinger. Brugergruppen bestod af afdelingssygeplejerske, specialansvarlige sygeplejerske, samt superbrugeren på bookingsystemet (lægesekretær). Nov./dec Opstartsworksh op Konfigurations møde 1: Formålet med mødet var at kortlægge afdelingernes typiske patientforløb og heraf følgende arbejdsgange. At forberede overførslen fra disse arbejdsgange til funktion på Dagkirurgisk Center. Formålet med denne workshop var at fokusere på alle de problemstillinger vedrørende arbejdsgange, organisation, samarbejdsrelationer med mere, der skal håndteres i forbindelse med implementeringen af det elektroniske bookingsystem på Dagkirurgisk Center. På workshoppen behandledes emner som papirgang, lægekalendere, aflysninger, bookingregler og rettigheder, bemanding, anæstesi, patientflow, samt arbejdsfordeling i forbindelse med decentral booking til Dagkirurgisk Center. Deltagerne på workshoppen var foruden amtets brugerkonsulenter og en ekstern IT-konsulent, personalet fra Dagkirurgisk Center samt superbrugere fra de involverede specialafdelinger. På konfigurationsmøde 1 deltog leder af Dagkirurgisk afdeling, brugerkonsulenterne fra Ribe Amts ITafdeling, en ekstern IT-konsulent, samt afdelingssygeplejersker og superbrugere fra de fire specialafdelinger. Formålet med konfigurationsmøde 1 var at præsentere og samstemme de oplysninger, der skal lægges ind i konfigurationsdelen af bookingsystemer. De fire afdelinger præsenterede således de forskellige operationstyper, de skulle have gennemført på Dagkirurgisk Center, samt operationernes varighed. Det var specialafdelingerne selv, der angav operationernes varighed. Januar 2001 Januar 2001 Konfigurations møde 2: På konfigurationsmøde 2 deltog foruden deltagerne i konfigurationsmøde 1, også de administrerende overlæger fra de fire specialer. Februar

159 Formålet med konfigurationsmøde 2 var det samme som konfigurationsmøde 1, men hvor man på første møde hovedsageligt diskuterede operationstyper og varighed, udvidede man på møde 2 emneområdet til også at inkludere apparatur, mødetider, lægeinitialer, samt fordelingen af operationsrum. Superbrugerundervisning: Brugerundervis ning: Dagkirurgisk Center åbner dørene: Dette kursus havde til formål at undervise superbrugerne (lægesekretærerne) fra de fire specialafdelinger i anvendelsen af bookingsystemet BookPlan. På kurset undervistes superbrugerne i systemets booking- såvel som konfigurationsdel. Dette kursus havde til formål at undervise de almindelige brugere (sygeplejersker) ude i specialafdelingerne i anvendelsen af BookPlan. Den officielle åbning af Dagkirurgisk Center. Dagkirurgisk Center modtager sine første patienter og bookingsystemet får lov til at stå sin første prøve. Marts 2001 Marts 2001 Maj Opfølgningsmø de: Efter godt og vel en måned følges der op på, hvordan bookingsystemet fungerer. Hvilke positive og negative erfaringer har deltagerne gjort sig med bookingsystemet. Har der været problemer søges disse løst ved tekniske justeringer af konfigurationen. Juni 2001 Deltagere er superbrugere og brugere fra de fire specialafdelinger, samt eventuelt overlæger. Herudover deltager amtets brugerkonsulenter og leder af Dagkirurgisk Center. 2. Opfølgningsmø de: Dette opfølgningsmøde finder sted 6 måneder efter bookingsystemets introduktion. Systemet har nu haft mulighed for at fungere i 6 måneder og de værste begyndervanskeligheder burde være aftaget. November 2001 Som på 1. opfølgningsmøde vurderes positive og negative erfaringer med bookingsystemet. De samme deltagere som på 1. opfølgningsmøde, samt den eksterne IT-konsulent. Som det kan ses af skemaet ovenfor er det et ganske omfattende implementeringsforløb, der skal til når et nyt elektronisk bookingsystem skal indføres på Dagkirurgisk Center. Udover den rent tekniske indlæring på superbruger- og brugerkurserne i, hvordan bookingsystemet anvendes, så bruges størstedelen af kræfterne på at kortlægge, justere og samstemme de organisatoriske forhold omkring bookingsystemet. En kortlægning af 44

160 arbejdsgange, operationstyper og patientforløb på de fire specialafdelinger samt en afstemning af forholdene afdelingerne imellem. Lægefaglig råd Der er på Dagkirurgisk Center nedsat et lægefaglig råd bestående af den til Dagkirurgisk Center fast tilknyttede specialeansvarlige anæstesioverlæge, de administrerende overlæger fra de fem involverede specialafdelinger samt lederen af Dagkirurgisk Center. Lægefaglig råd mødes minimum fire gange årligt for at følge op på arbejdsgangen, og for at drøfte nye tiltag på tværs af specialerne. Det er desuden væsentligt, at alle personalegrupper (speciallæger, læger, sygeplejersker og lægesekretærer) bliver involveret og ansvarliggjort i implementeringen af det elektroniske bookingsystem, fordi systemet for at fungere kræver jævnlig vedligeholdelse samt, at brugerne anvender det konsekvent, ensartet og systematisk. Eksempelvis kræves det for, at bookingsystemet fungerer, at alle speciallæger opdaterer deres kalendere tre måneder frem. Hvis ikke speciallægerne gør dette, kan de bookingsansvarlige sygeplejersker og sekretærer ikke se, hvornår lægerne kan bookes i fremtiden. 3.9 Barrierer knyttet til bookingsystemet på Dagkirurgisk Center De væsentligste barrierer knyttet til det elektroniske bookingsystems implementering udgør ifølge lederen af Dagkirurgisk Center ikke så meget de tekniske barrierer som de mentale og kulturelle Mentale og kulturelle barrierer Et dagkirurgisk center udgør i forhold til den vante hverdag ude på specialafdelingerne et særegent koncept. På specialafdelingerne veksler arbejdsopgaverne fra stuegang, ambulante forundersøgelser, vagter til operationer. På Dagkirurgisk Center vil de fleste patientforløb ligne hinanden og arbejdsgangen vil være langt mere standardiseret og rutinepræget. Operationerne vil i langt højere grad være sat i system. Dette særegne koncept kræver en mental omstilling hos personalet (speciallæger, sygeplejersker, sygehjælpere og lægesekretærer) som må indstille sig på at tænke i korte planlagte forløb. Personalet skal i langt højere 45

161 grad opfatte sig selv som et operationsteam, der er der udelukkende for patientens skyld og derfor ikke kan forlade bygningen mellem operationerne. En anden om end ikke mental, så i hvert fald kulturel barriere - findes i det forhold, at det elektroniske bookingsystem griber ind i den frihed, som læger tidligere havde til at planlægge sin egen tid. I forbindelse med bookingssystemet skal lægerne nu pludselig angive, hvor de befinder sig de næste tre måneder frem i tiden. Det kræver en endnu større grad af planlægningsdisciplin fra lægernes side end tidligere. Desuden kræver det en mental omstilling hos lægerne at vænne sig til, at andre kan booke deres tid uden vel at mærke at spørge dem først Ressourcemæssige barrierer: Når Esbjerg Centralsygehus vælger at flytte operationerne af elektive patienter fra de kirurgiske specialafdelinger til en central kirurgisk funktion, så vil det givetvis betyde en mere effektiv produktion af de elektive operationer. Men hvad sker der med ressourceudnyttelse ude på specialafdelingerne, når nu alle de gode patienter overføres til Dagkirurgisk Center, mens alle de akutte og stationære patienter bliver tilbage? Den relative andel af akutte operationer på specialafdelingerne vil alt andet lige stige, når man overfører de elektive operationer til Dagkirurgisk Center. Stigningen i den relative andel af akutte operationer betyder større vanskeligheder med langtidsplanlægningen, men ifølge leder fra Dagkirurgisk Center kan dette problem håndteres i operationsplanlægningen. Organiseringen af elektiv dagkirurgi og stationær/akutkirurgi to steder vil give patientforløbene et kvalitativt løft og vil også påvirke ventelisterne i positiv retning. Det væsentligste problem forbundet med opdelingen i en gruppe patienter, der bliver opereret på afdelingerne, og en anden gruppe patienter, der opereres på Dagkirurgisk Center, er imidlertid, at serviceniveauet over for de stationære patienter på afdelingerne risikerer at falde. Det bliver sværere at forudsige, hvornår de stationære patienter kan blive opereret, eftersom dette afhænger af indtaget af akutte patienter. 46

162 47

163 4 Booking på øjenafdelingen, Esbjerg Centralsyge hus 4.1 Indledning I det følgende beskrives og analyseres booking på øjenafdelingen ved Esbjerg Centralsygehus i Ribe Amt. Sygehuset er interessant derved, at man på øjenafdelingen først for nylig har indført den elektroniske booking, hvorfor afdelingen kan siges at have de begyndervanskeligheder, der gør sig gældende for afdelinger, hvor man har sat strøm på bookingfunktionen. Indledningsvist bringes de generelle nøgletal for Esbjerg Centralsygehus, hvorefter øjenafdelingen beskrives mere detaljeret. 4.2 Overordnet beskrivelse af Esbjerg Centralsygehus Centralsygehuset i Esbjerg er medicinsk og kirurgisk hovedsygehus i Ribe Amt. Det er med sine 578 sengepladser både bredt dækkende og specialiseret indenfor såvel medicin som kirurgi, ligesom der på sygehuset er veludbyggede og højt specialiserede afdelinger inden for både røntgen- og laboratorieområdet. Sygehuset er geografisk placeret 3 steder; Centralsygehuset i Østergade, Sct. Josephs Hospital i Nørregade og Varde sygehus Frisvadsvej i Varde. Herudover varetager Centralsygehuset Esbjerg/Varde lægelige specialopgaver for hele Ribe amt. Esbjerg Centralsygehus er opdelt i følgende afdelinger: Øre/næse/hals afdeling Organkirurgisk 48 Medicinske og kliniske afdelinger Anæstesiologisk afdeling Arbejdsmedicinsk afdeling Klinisk biokemisk afdeling

164 afdeling Ortopædkirurgisk afdeling Patologisk institut Øjenafdelingen Dagkirurgisk center Børneafdelingen Klinisk nuklearmedicinsk afdeling Medicinsk center Reumatologisk afdeling Radiologisk afdeling Klinisk immunologisk afdeling Serviceafdelinger Portørvagten Køkkenet Teknisk afdeling Personale på sygehuset Læger m.m.: 264 Plejepersonale: 805 Laboratoriepersonale: 123 Administrativt personale: 175 Andet personale 4 : 378 I alt: 1745 Svarende til ca. antal ansatte: Produktion på sygehuset (1999) Sengedage: Antal indlagte: Udskrevne: Ambulante besøg: Ambulante ydelser: Gennemsnitlig liggetid i dage: 4,51 Hovedoperationer: IT og booking Ribe Amt indgik år 1992 en aftale med konsulentfirmaet Cap Gemini om at forestå udviklingen, tilpasningen og implementeringen af et elektronisk patientbookingsystem i Ribe Amt. Det anvendte bookingsystem er Cap Geminis egetudviklede system BookPlan. Ribe Amt har desuden indgået samarbejde med Ringkøbing Amt, der også anvender Cap Geminis bookingsystem. Introduktionen af BookPlan påbegyndtes år 2000 og det er planen gradvist at introducere bookingsystemet på sygehusets afdelinger. Ribe Amts 4 Rengørings-, køkken-, og teknisk personale, fysioterapeuter og ergoterapeuter, portører m.m. 49

165 Sundhedsområde afholder opfølgningsmøder efter en og seks måneder med de afdelinger, der er i gang med at implementere elektronisk patientbooking. Det elektroniske patientbookingsystem er integreret med det allerede eksisterende patient administrative system 5 i Ribe Amt. 4.3 Beskrivelse af øjenafdelingen, Esbjerg Centralsygehus Funktion Øjenafdelingen er den eneste øjenafdeling i Ribe Amt og undersøger og behandler patienter efter henvisning fra praktiserende øjenlæger/læger. Øjenafdelingen undersøger og behandler patienter med de langt de fleste øjensygdomme og henviser til og samarbejder med øjenafdelinger med landsog landsdelsfunktion, når det drejer sig om mere sjældne øjensygdomme. De fleste øjenoperationer foretages ambulant og i lokalbedøvelse. Der opereres typisk for grå stær, grøn stær, skeleoperation, diabetisk øjensygdom, hornhindetransplantation og efterstær. Endvidere undersøges patienter for macula degenaration, og der foretages foto af nethinde Personale Øjenafdelingen på Esbjerg Centralsygehus er en lille afdeling med 34 fuldtidsstillinger, fordelt på 39 ansatte. Disse er: 4 overlæger 2 afdelingslæger 2 læger under uddannelse til øjenlæge 1 ortopist 5 sekretærer 1 oversygeplejerske, 1 afdelingssygeplejerske og 1 souschef 22 ansatte i plejepersonalet, heraf ca. 17 sygeplejersker Produktion i afdelingen Øjenambulatoriet råder over 6 sengepladser, og har ca besøg om året. Afdelingen foretager årligt ca operationer. Cirka halvdelen af 5 Ribe Amts patient administrative system er udviklet af EDB-gruppen i Herning. 50

166 operationerne er for grå stær, hvor patienterne kommer til forundersøgelse, operation og efterkontrol i øjenambulatoriet. En relativ stor del af øjenafdelingens patienter ( > 90 %) er elektive Fysiske forhold Øjenafdelingen ved Esbjerg Centralsygehus råder over: Øjenambulatoriet med 6 sengepladser 2 operationsstuer Bookingsystemet Øjenafdelingen har pr haft det elektroniske patientbookingsystem, Bookplan 6, på afdelingen i seks måneder. Det vil sige, at øjenafdelingen fortsat befinder sig i den indledende fase af bookingsystemets implementering. En fase, hvori nye arbejdsrutiner forårsaget af bookingsystemet skal indarbejdes, såsom indlevering af lægekalendere 3 måneder frem i tiden såvel som lægesekretærer og sygeplejerske fortsat er i gang med at gøre sig fortrolige med anvendelsen af systemet. De kritiske ressourcer BookPlan-systemet opererer med en række kritiske ressourcer, som skal være til rådighed for at operationen kan gennemføres. Kritiske ressourcer De kritiske ressourcer på øjenafdelingen udgør: læger sygeplejersker lokaler udstyr, apparatur Det er interessant, at man på øjenafdelingen i modsætning til andre afdelinger på Esbjerg Centralsygehus har medtaget sygeplejersker som kritisk ressource. Implementeringen af det elektroniske patientbookingsystem på øjenafdelingen har således medført, at sygeplejerskerne er blevet synliggjort som kritisk 6 For en mere omfattende beskrivelse af Bookplan se casebeskrivelsen af Dagkirurgisk Center, Esbjerg Centralsygehus. 51

167 ressource. Førhen skulle opgaverne løses uanset om der den pågældende dag var to eller fem sygeplejersker på afdelingen. Var man to sygeplejersker kunne man som regel ikke følge med. Synliggørelsen af sygeplejerskerne som kritisk ressource har bevirket, at man nu kan se hvor mange sygeplejersker, der rent faktisk skal til for at løse de pågældende opgaver. På øjenafdelingen har det bevirket, at ressourcetildelingen til sygeplejerskerne er øget. Hvem booker? Der bookes tre måneder frem i tiden. På Øjenafdelingen er det sygeplejersker og lægesekretærerne, der foretager bookingen. Sundhedsafdelingen har uddannet to af afdelingens sekretærer, en sygeplejerske og en ortopist til superbrugere i bookingsystemet. Om det er sygeplejersker eller sekretærerne, der booker afgøres af bookingens art. Sekretærerne booker oftest patienterne til forundersøgelse, mens sygeplejerskerne booker patienter, der allerede befinder sig i ambulatoriet, eksempelvis fra kontrol til ny kontrol. Det betyder, at sekretærerne har mere papirarbejde end sygeplejerskerne. Hvem ved. En dag ender det med, at selv overlægerne booker patienter. Det er meningen, at superbrugerne skal servicerer afdelingens andre ansatte i brugen af bookingsystemet. Foruden uddannelsen af superbrugerne, gennemgår øjenafdelingens øvrige brugere selvstændige brugerkurser, mens den resterende del af personalet informeres på særskilte kiggerkurser. Disse kiggere har i dag adgang til at booke Patientforløb Som tidligere nævnt er langt størstedelen af øjenafdelingens patienter (> 90 %) elektive. Patientforløbet for disse patienter varierer alt efter, hvilken type øjenoperation, der er tale om. Hvad enten der opereres for grå stær, grøn stær, skeleoperation, diabetisk øjensygdom, hornhindetransplantation eller efterstær. Det typiske patientforløb vil typisk se således ud: Elektiv patientforløb Henvisning Visitation Forundersøgelse Operation Henvisning fra Visitation af overlæge Sygeplejerskerne Patienten indlægges praktiserende eller booker tider til og operation speciallæge. Indkaldelse til patienter, der allerede gennemføres forundersøgelse befinder sig i foretages af ambulatoriet. afdelingens Eksempelvis fra lægesekretær. kontrol til ny kontrol. Eller fra 52

168 Lægesekretæren booker tid i Bookplan til forundersøgelsen. forundersøgelse operation. til Patientforløbet i forbindelse med selve operationen kan foregå på forskellig vis, alt efter operationens art. I det følgende er gengivet en beskrivelse af operationsforløbet i forbindelse med en skeleoperation. SKELEOPERATION Indlæggelsesdagen (1.dag) Efter ankomsten til øjenafdelingen bliver der skrevet en journal. Der kommer narkosetilsyn, og skeleterapeuten undersøger øjnene endnu én gang. Når det er ordnet, vælger nogle at tage hjem og møde fastende næste morgen på et nærmere aftalt tidspunkt. Operationsdagen (2.dag) Patienten bliver i sengen kørt til operationsafdelingen. Operationen foretages hyppigst i fuld bedøvelse, men kan hos voksne også foretages i lokalbedøvelse. Operationen varer ca. én time. Efter afsluttet operation bliver patienten kørt til opvågningsafdelingen og derefter tilbage til sengeafdelingen. Det opererede øje er blevet forsynet med en forbinding, som skal blive siddende til dagen efter. Udskrivelsesdagen (3. dag) Forbindingen fjernes af sygeplejersken, som vasker omkring øjet. Ved stuegang undersøger lægen øjet, og hvis alt er i orden, bliver patienten udskrevet. Der aftales kontroltid efter én uge samt efter seks uger. 4.4 Andre afdelinger på sygehuset Øjenafdelingen skønner, at de har ikke brug for at booke på tværs til andre afdelinger på Esbjerg Centralsygehus. Det skulle da lige være for diabetespatienternes vedkommende. Det ville således være praktisk, hvis øjenafdelingen kunne booke fotoscreening på sukkersygepatienter, som er i risikogruppen. Øjenafdelingen er i øjeblikket sammen med medicinsk afdeling i gang med at planlægge en sådan screening. 53

169 Vi kan slet ikke lukke op for booking på tværs af alle afdelinger, så ville vi drukne i brillesager Ekstern booking ind til øjenafdelingen Hvis nogle skulle kunne booke udefra til øjenafdelingen måtte det være speciallægerne. Overlægerne fra øjenafdelingen pointerer dog, at speciallægerne ikke må få frit slag, men derimod skal have en slags abonnementsordning, så det kun er bestemte typer operationer og bestemte tider speciallægerne kan booke sig ind på. Problemet med ekstern booking er, at hospitalslægerne ofte vurderer henholdsvis hastesager og ikke-hastesager. Der er her en værdifuld skelnen. Hvis det er de praktiserende, der skal kunne booke ind på sygehuset vil denne skelnen blive afløst af først til mølle princippet. 4.5 Positive og negative konsekvenser I det følgende gennemgås det elektroniske bookingsystems positive og negative konsekvenser for arbejdsgangen, ressourceudnyttelse, samt patientforløbet på ortopædkirurgisk afdeling Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene En af bookingsystemets væsentligste konsekvenser for øjenafdelingen har været en større synliggørelse af arbejdsgangen. Den elektroniske patientbooking vurderes ikke at have så stor effekt i sig selv, men har skabt større synlighed på afdelingen. Alene det, at afdelingen er blevet tvunget til at udarbejde en beskrivelse af arbejdsgangen har medført, at alle nu kan se, hvad der sker. Man kan se, hvem der laver hvad. Denne synliggørelse af arbejdsgangen er væsentlig, eftersom den også synliggør problemerne i arbejdsgangen. Problemer man nok var klar over, men som med bookingsystemet implementering bliver dokumenteret. Booking i sig selv giver ikke store ændringer, men der kommer mere fokus på arbejdsgangen og afdelingen får et spark bagi. Øjenafdelingen har i forbindelse med patientbookingsystemets indførelse ændret tidspunktet for lægekonferencen fra 13:00 til 14:30. På lægekonferencen planlægges den næste dags arbejde og de enkelte patienter bliver drøftet. Årsagen til det ændrede tidspunkt var bl.a. at konferencerne ofte trak ud, og da læger og sygeplejersker skulle tilbage for at se på patienter, 54

170 havde disse ofte måttet vente. Når man lægger konferencen i slutningen af dagen afskaffes denne ventetid. En ulempe ved det sene konferencetidspunkt er dog, at visse beslutninger udskydes til et sent tidspunkt på dagen lige inden det næste vagthold møder Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Strammere planlægning Implementeringen af det elektroniske patientbookingsystem stiller krav om en strammere planlægning i hverdagen. Dette indebærer mere ensartede mødetider for afdelingens personale. Og det indebærer læger, som skal oplyse hvornår de tager på ferie, konferencer med mere tre måneder frem i tiden. Hvis lægerne aflyser må sygeplejerskerne gå ind i bookingsystemet og aflyse eller flytte patienterne til en anden tid. I visse tilfælde går læge A bare ind og overtager læge B s dagsprogram, men ved mere specialiserede indgreb er en sådan overtagelse ikke mulig. Så skal der ombookes, og det tager tid. Man kan desuden i bookingsystemet aflæse, om der er et mønster for, hvorvidt nogle læger aflyser på særlige tidspunkter igen og igen. Statistiske kørsler Det bliver desuden lettere at trække statistik ud, når øjenafdelingen anvender det elektroniske bookingsystem. Så ligger mange af de relevante data, der i forvejen. Eksempelvis statistik på antallet af ombookninger eller længden af patienter på venteliste Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Man er endnu ikke nået dertil, hvor patienten selv har medbestemmelse på at booke en tid. Det vil sige, at bookingsystemet på øjenafdelingen endnu kun er et internt arbejdsværktøj beregnet på at hjælpe afdelingens arbejdsgang. Hvis patienterne ringer for at ændre deres tid, så spørger jeg dem hvornår det ellers passer dem bedst. Jeg siger også, at hvis du aflyser nu, så kan du risikere at der går noget tid til næste gang. De eksterne aspekter af bookingen såsom patienttilfredshed, og fald i patientaflysninger har man ikke taget højde for endnu. Dette bevirker, at der på øjenafdelingen stadig er mange aflysninger og ændringer af mødetidspunkter. 55

171 4.6 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Problemer ved sammenfald Det er besværligt, hvis den bookingansvarlige skal give patienterne samme mødetidspunkt om morgenen (fx 7:30), eftersom systemet ikke kan booke to patienter til samme operationsstue. Det kan dog være, at patient 2 skal gennemgå flere tidskrævende forberedelser end patient 1, hvorfor patienterne nok indkaldes samtidig, men opereres på forskellige tidspunkter. Det kan også være, at patient 1 har fået en infektion i øjet som skal i behandling før operation, hvor så patient nr. 2 i stedet gøres klar og opereres. Man tager altså to patienter ind samtidigt for at undgå spildtid, hvis en patients operation må udsættes. Der kan også være problemer forbundet med, at to læger skal være til stede ved samme operation. Læge A kan til tider have behov for læge B s vurdering af en patient. I disse tilfælde er læge A booket, mens der under læge B står ingen aktivitet. Det virker lidt forkert, når lægen rent faktisk befinder sig på operationsstuen Mangel på fleksibilitet Mangel på fleksibilitet er grundlæggende et organisatorisk problem og kan ikke nødvendigvis løses gennem en teknisk løsning i bookingsystemet. Store aktiviteter såsom operationer registreres i bookingsystemet, men både læger og sygeplejersker har i hverdagen masser af mindre aktiviteter, der nok kræver tid, men ikke registreres. Det kan være at tage sig ekstraordinært af en særlig trist eller særlig syg patient, eller at tage sig af en patient som skal have udleveret øjendråber, eller som selv skal lære at tage øjendråber. Alle disse småopgaver tager tid, men registreres ingen steder. Jo mere planlagt tid, jo mindre tid har man til småopgaverne. Det handler med andre ord om, hvor meget fleksibilitet man bør lægge ind i systemet. Det er ifølge en overlæge absurd at skulle booke alting. Det hele bliver alt for matematisk og man ligger i øjeblikket lige på grænsen for hvor meget der kan bookes. Et andet aspekt af den manglende fleksibilitet er, at bookingen ofte er urealistisk. En overlæge fremfører således, at de andre læger (typisk de yngre) booker urealistisk til ham. Patienter (typisk diabetespatienter), der tager 30 minutter at vurdere bliver booket til 10 minutter. Det kan være patienter, hvor overlægen sammen med patienten skal afgøre om, de skal opereres eller ej 56

172 og dermed følgende konsekvenser for synet. Det kræver i sådanne situationer tid at etablere en tillid til patienten. Underbookingen kan i sidste ende rykke hele programmet De tidskrævende patienter Når man taler om booking, er det vigtigt også at se på typen af patienter. De fremføres, at politikere ofte tror, at patienterne er unge mennesker på år, der lige skal have set på deres knæ. Det er det ikke. Det er ofte ældre mennesker, som er mere tidskrævende med heraf følgende forsinkelser i dagsprogrammet. 57

173 5 Booking på Organkirurgisk Afdeling på Fredericia Sygehus 5.1 Indledning I det følgende beskrives og analyseres booking på organkirurgisk afdeling på Fredericia Sygehus i Vejle Amt. Sygehuset er interessant ved, at der arbejdes med booking af både forundersøgelse og operation samtidigt. 5.2 Overordnet beskrivelse af Fredericia Sygehus Fredericia sygehus er overordnet inddelt i 3 typer afdelinger. Kliniske afdelinger, ikke-kliniske afdelinger og serviceafdelinger. Sygehuset har 153 heldøgnssenge og 56 deldøgnssenge. De kliniske afdelinger Ikke-kliniske afdelinger Serviceafdelinger Ortopædkirurgisk Organkirurgisk Medicinsk Gynækologisk/obstetrisk Anæstesiologisk Røntgen Klinisk kemisk Terapiafdelingen Teknisk afdeling Køkken Portørcentralen Derudover er der en administrationsafdeling, der fx varetager funktioner som økonomi, løn og IT Produktion på sygehuset I år 2000 var der udskrivninger. Der blev produceret heldøgnssengedage og deldøgnssengedage. Der var ambulante 58

174 besøg, og der blev foretaget operationer. Derudover var der skadestuebesøg IT og booking På sygehuset anvendes Grønt System som patient administrativt system, ligesom på andre af Vejle Amts sygehuse. I forhold til elektronisk booking anvendes ligeledes Grønt System. Der er dog foretaget visse tilpasninger i systemet ud fra sygehusets behov. Afdelingen har anvendt elektronisk booking i ca. 10 år. 5.3 Beskrivelse af organkirurgisk afdeling Funktion Afdelingen varetager alle almindelige operationer inden for organkirurgi, dog ikke thorax og hjerte-/karkirurgi. Afdelingen varetager både elektive og akutte funktioner Personale Der er 4 overlæger på afdelingen. Der er normeret to 1. reservelægestillinger, men de er ikke blevet besat Produktionen i afdelingen Organkirurgisk afdeling har i år 2000 haft: udskrevne patienter, heraf akutte patienter og 900 planlagte patienter sengedage ambulante besøg operationer Fysiske forhold Afdelingen har ikke selv operationsstuer. Disse ligger under anæstesiologisk afdeling. Organkirurgiske afdeling har i alt 16 senge på en 7-døgnsafdeling, og 6 senge på en 5-døgnsafdeling. Organkirurgisk afdeling har desuden et tæt samarbejde med ortopædkirurgisk afdeling således, at organkirurgisk har ortopædkirurgiske patienter på deres 7-døgnsafdeling og ortopædkirurgisk afdeling har organkirurgisk afdelings 5-døgnspatienter i deres regi. 59

175 5.3.5 Bookingsystem Booking systemet er opdelt i 3 kategorier: 00 for organkirurgisk afdeling. 01 for ortopædkirurgisk afdeling. 02 for Gynækologisk/obstetrisk afdeling. Det er de 3 afdelinger, der kan booke operationer på operationsafdelingen under anæstesiologisk afdeling. Derudover kan der bookes på 3 koder for operationerne, der skal udføres: Kode 1 er mindre indgreb, som varer ca. ½ time. Kode 2 er lidt større operationer, der varer 1-1½ time. Kode 3 er større operationer, der var 2-3 timer. Koderne er ikke diagnoserelateret, men i stedet for baseret på tidsforbruget ved den enkelte operation. I operationsafdelingen er der 5 operationsstuer. Disse er i booking systemet fordelt mellem de 3 afdelinger, der foretager operationer. Organkirurgisk afdeling har én operationsstue 2 dage, og to operationsstuer 3 dage om ugen. Der er i booking systemet ingen oplysninger om læger eller andre ressourcer, der skal være til stede ved operationen, fx arbejdsredskaber eller materiale. Booking systemet kan vise ledige tider ud fra den overordnede fordeling mellem de 3 afdelinger, der opererer. Der indtastes en dato, hvor der ønskes ledige tider fra, fx 00 for organkirurgisk afdeling. Når der bookes i systemet skal bookeren overveje, hvilken type operation der er tale om, og om det er en type 1, 2 eller 3. Derefter kan der fastlægges en operation i systemet. Patientens data indtastes, og der skrives i feltet bemærkning, hvad det er for en operation. Hvis der er behov for, at det er en speciel overlæge, der forestår operationen skal det ligeledes indtastes i feltet bemærkning. Oplysningerne om overlægernes vagtplaner ligger ikke i systemet, men haves på papirlister i afdelingen Patientforløb I det følgende gennemgås eksempler på standard patientforløb fra henholdsvis praksissektoren og internt på sygehuset. 60

176 5.3.7 Patientforløb fra praksissektoren Planlagt Henvisning Visitation Forundersøgelse Operation Henvisning fra Visitation af overlæge, Hvis der er behov for Operation praktiserende herunder fastsættelse af Anæstesitilsyn, gennemføres. læge pr. brev tidsramme for laboratorieundersøgelse eller undersøgelse/behandling. eller røntgenundersøgelse elektronisk. Den booking-ansvarlige gennemføres dette i og sekretærer forestår forbindelse med fastlæggelse af tidspunkt forundersøgelsen. for forundersøgelse og behandling og udsender indkaldelse til forundersøgelse og operation i samme indkaldelsesbrev. Fremskyndet Henvisning Visitation Forundersøgelse Operation Henvisning fra Visitation af overlæge, Der gennemføres Operationen praktiserende herunder fastlæggelse af laboratorieundersøgelse, gennemføres. læge pr. brev, operationstidspunkt. røntgenundersøgelse og elektronisk eller telefonisk. anæstesitilsyn. Akut Henvisning Visitation Forundersøgelse Operation Den Visitation af overlæge. Der gennemføres Operationen praktiserende laboratorieundersøgelse, gennemføres. læge ringer til røntgenundersøgelse og organkirurgisk anæstesitilsyn. afdeling og henviser patienten Patientforløb internt på sygehuset Planlagt Henvisning Visitation Forundersøgelse Operation Henvisning fra Visitation af overlæge, Hvis der er behov for Operation anden afdeling på herunder fastsættelse af anæstesitilsyn, gennemføres. sygehuset. tidsramme for laboratorieundersøgels undersøgelse/behandling. e eller Den booking-ansvarlige og røntgenundersøgelse sekretærer forestår gennemføres dette i fastlæggelse af tidspunkt for forbindelse med 61

177 forundersøgelse og behandling og udsender indkaldelse til forundersøgelse og operation i samme indkaldelsesbrev. forundersøgelsen. Fremskyndet Henvisning Visitation Forundersøgelse Operation Henvisning fra Visitation af overlæge, Der gennemføres Operationen anden afdeling på herunder fastlæggelse af laboratorieundersøgels gennemføres. sygehuset. operationstidspunkt. e, røntgenundersøgelse og anæstesitilsyn. Akut Henvisning og visitation Forundersøgelse Operation Patienten møder i Der gennemføres laboratorieundersøgelse, Operationen skadestuen. Den røntgenundersøgelse og anæstesitilsyn. gennemføres. organkirurgiske overlæge visiterer til operation øjeblikkeligt Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Sekretæren i organkirurgisk afdeling modtager henvisninger fra almen praksis og eventuelt fra andre af sygehusets afdelinger, og giver dem til de respektive overlæger. Overlægen visiterer patienten og sætter tidsramme for, hvornår patienten skal opereres. Dette noteres på papir, som gives tilbage til sekretæren, der lægger oplysningerne ind i Grønt System. Den ansvarlige for booking i afdelingen oversygeplejersken fastsætter tid til forundersøgelse samt operationsdatoen. Inden forundersøgelsen: Organkirurgisk afdeling har ambulatorium mandag og onsdag fra kl I dette tidsrum skal samtlige forundersøgelser primært finde sted. Tider til forundersøgelsen bookes også i det grønne system. Der er afsat tidsintervaller af 15 minutter, hvor patienterne bookes ind. Den booking ansvarlige skal overveje om de 15 minutter er tilstrækkeligt til at gennemføre forundersøgelsen. Hvis dette vurderes ikke at være tilfældet skal der reserves flere tidsintervaller. Den booking ansvarlige skal endvidere overveje om det skal være en speciel læge, der skal foretage forundersøgelsen. Hvis det er tilfældet skal den booking ansvarlige kontrollere lægernes vagtplaner, m.h.p. at sikre, at de er til stede den dag forundersøgelsen skal finde sted. Der skal fastsættes et tidspunkt for forundersøgelsen senest 5 hverdage efter modtagelsen af henvisningen. 62

178 Når den booking ansvarlige har fastsat tidspunktet for forundersøgelse, vælges operationsdato. Operationsdatoen skal som udgangspunkt ligge 4 uger efter tidspunktet for forundersøgelsen med mindre, der er indikation for andet. Den booking ansvarlige skal afgøre om det er en type 1, 2 eller 3 operation, dvs. hvor lang tid tager operationen at gennemføre. Det skal endvidere overvejes om det skal være en speciel læge, der skal forestå operationen. Herefter forespørger den booking ansvarlige booking systemet om ledige tider på operationsstuerne. Den booking ansvarlige får en oversigt over ledige tider for de enkelte dage. Herefter vurderer den booking ansvarlige om det er muligt at gennemføre operationen inden for dagens tidsramme. Det er fx ikke muligt at gennemføre tre type 3 operationer i en operationsstue samme dag, da det tager for lang tid. Den booking ansvarlige sikrer, at der er de rette læger til stede ud fra lægernes vagtplaner, og booker tidspunktet for operation i booking systemet. Der udskrives herefter indkaldelsesbrev til både forundersøgelse og operation på en gang. Til indkaldelsesbrevet er endvidere vedlagt vejledning, hvis der er særlige forhold som patienten skal være opmærksom på. Forundersøgelsen Når patienten kommer til forundersøgelsen vurderer overlægen om der er behov for operation, og om der skal foretages yderligere undersøgelser. På de 2 dage, hvor der gennemføres forundersøgelser, kommer der anæstesilæger 3 gange inden for de 2 timer pr. dag. Dvs. at et eventuelt anæstesitilsyn gennemføres i forbindelse med forundersøgelsen. Hvis der er behov for røntgen eller laboratorieundersøgelser sendes patienten direkte til disse afdelinger, som derefter foretager undersøgelsen. Kun ved særlige undersøgelser i røntgenafdelingen, eksempelvis hvis patienten skal være udtømt, indkaldes patienten igen en anden dag. Eventuelle svar fra røntgen eller laboratoriet sendes efterfølgende til overlægen, der har foretaget forundersøgelsen. Hvis ikke der er oplysninger, der ændrer ved konklusionerne for forundersøgelsen foretages ikke yderligere. Hvis der er forhold, der ændrer på beslutningen om operation gives disse til den booking ansvarlige, som enten aflyser operationen eller ændrer operationsdatoen. Når forundersøgelsen er gennemført og eventuelle svar fra røntgen mv. foreligger indtaster sekretæren i organkirurgisk afdeling i booking systemet, at patienten er status I, som viser at patienten skal opereres. Tidligere var patienten status F for forundersøgelse. 63

179 Inden operationen Hver fredag gennemgår den booking ansvarlige - og ofte også overlægerne - næste uges operationsprogram med operationssygeplejersken for anæstesiafdelingen m.h.p. at vurdere om operationsprogrammet kan gennemføres. Grundlaget for drøftelsen er en udskrift fra booking systemet med alle patienter, der har status I - mødelisten. Det vurderes fx om der er nok personale i anæstesiafdelingen, om lægerne fra organkirurgisk afdeling er til stede osv. Når operationsprogrammet er godkendt udskrives et samlet operationsprogram for hver ugedag. Dette program gennemgås ved morgenkonference hver dag mellem overlægerne og den booking ansvarlige i organkirurgisk afdeling. På morgenkonferencen fastlægges rækkefølgen for de enkelte operationer. Hvis der er ledige tidspunkter for operation i anæstesiafdelingen kan alle dvs. ortopædisk-, gynækologisk/obstetrisk- og organkirurgisk afdeling dagen inden efter kl. 12 booke disse tidspunkter til operation. Enten til akutte, fremskyndte eller til planlagte patienter, der står på venteliste til operation. 5.4 Andre afdelinger på sygehuset Der blev på Fredericia Sygehus indgået en samarbejdsaftale mellem afdelingerne på sygehuset - Trinityaftalen. Formålet med aftalen var bl.a. at klarlægge samarbejdsrelationer i forbindelse med operationer på sygehuset. Aftalen indeholdt desuden servicemålsætninger i forhold til patienterne om ventetider mm. En væsentlig del af aftalen var også indførslen og håndteringen af elektronisk booking. Det er en aftale mellem afdelingerne om, at de ikke booker til hinandens operationer; men kun kan henvise patienter til de andre afdelinger Anæstesiafdelingen Under anæstesiafdelingen hører operationsgangen med de 5 operationsstuer. Anæstesiafdelingen stiller alt til rådighed i forbindelse med operationer således, at organkirurgisk - og de 2 øvrige opererende afdelinger - kun skal stille den opererende læge til rådighed. Anæstesiafdelingen stiller således operationspersonale, anæstesi, udstyr og materialer til rådighed. Som en del af Trinityaftalen stiller anæstesiafdelingen anæstesilæger til rådighed, når organkirurgisk afdeling gennemfører forundersøgelser. Det 64

180 gøres for at sikre, at patienterne ikke unødigt skal komme flere gange på sygehuset. Der er som nævnt et ugentligt planlægningsmøde fredag eftermiddag mellem operationssygeplejersken i anæstesiafdelingen og organkirurgisk afdelings booking ansvarlige og eventuelt overlægerne. Her fastlægges operationsprogrammet for næste uge. Der er hver dag morgenkonference, hvor personale deltager fra begge afdelinger, og hvor rækkefølgen på de enkelte patienter endeligt fastlægges Ortopædkirurgisk afdeling Organkirurgisk afdeling har et samarbejde med ortopædkirurgisk om sengeafdelinger og skadestuen. På skadestuen indgår læger fra organkirurgisk afdeling i vagten. Det betyder bl.a., at akutte patienter, hvis det er nødvendigt, tilses af overlægerne fra organkirurgisk afdeling. Det betyder, at de selv tager stilling til behandling, operation mv. Som nævnt indledningsvist har afdelingerne har afdelingerne et samarbejde om de indlagte patienter således, at de har ortopædkirurgiske patienter på deres 7-døgnsafdeling og ortopædkirurgisk afdeling har organkirurgisk afdelings 5-døgnspatienter i deres regi Medicinsk afdeling Medicinsk afdeling har ikke mulighed for at booke patienter i organkirurgisk afdeling. Hvis de har behov for at henvise patienter sker det enten ved en telefonisk henvendelse eller ved en elektronisk henvisning i det Grønne System. Organkirurgisk afdeling tager herefter initiativ til at vurdere, hvad der skal ske med patienten Gynækologisk/obstetrisk afdeling Gynækologisk/obstetrisk afdeling har ikke mulighed for at booke patienter i organkirurgisk afdeling. Hvis de har behov for at henvise patienter sker det enten ved en telefonisk henvendelse eller ved en elektronisk henvisning i det Grønne System. Organkirurgisk afdeling tager herefter initiativ til at vurdere, hvad der skal ske med patienten Røntgenafdelingen Organkirurgisk afdeling har en aftale med røntgenafdelingen om at henvise patienter til undersøgelse i røntgenafdelingen de 2 dage, hvor de foretager forundersøgelser. Når patienterne kommer fra forundersøgelsen til 65

181 røntgenafdelingen undersøges disse patienter hurtigst muligt. Når røntgenbillederne er beskrevet sendes de til organkirurgisk afdeling Klinisk kemisk afdeling Organkirurgisk afdeling har en aftale med klinisk kemisk afdeling om at henvise patienter til undersøgelse i laboratoriet de 2 dage, hvor de foretager forundersøgelser. Når patienterne kommer fra forundersøgelsen til laboratoriet undersøges disse patienter hurtigst muligt. Når laboratoriesvaret foreligger sendes det til organkirurgisk afdeling. 5.5 Positive og negative konsekvenser I det følgende gennemgås det elektroniske bookingsystems positive og negative konsekvenser for arbejdsgangen, ressourceudnyttelse, samt patientforløbet på organkirurgisk afdeling Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene I forbindelse med indførslen af elektronisk booking blev der indgået en samarbejdsaftale mellem afdelingerne på sygehuset. Samarbejdsaftalen har medvirket til at koordinere arbejdstilrettelæggelsen specielt mellem operationsafdelingen og organkirurgisk afdeling Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Organkirurgisk afdeling kan ikke direkte påvise, at der er sket en effektivisering som følge af indførsel af elektronisk booking. Der har dog - i de 10 år man har anvendt elektronisk booking - været en betydelig produktivitetsstigning i afdelingen og det vurderes, at det elektroniske booking system, har været medvirkende til at dette kunne finde sted. Det elektroniske booking system har været med til at give en bedre langtidsplanlægning, så der ikke er så store udsving i afdelingens produktion. Det har ligledes haft positive konsekvenser i anæstesiologisk afdeling, der nu kender kravene til, hvad de skal producere Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Det blev påpeget, at en væsentlig ændring for patienterne har været, at man nu giver tid til både forundersøgelse og operation samtidigt. Det vurderes, at 66

182 patienterne har været tilfredse med at få fastsat tidspunktet for operation tidligt i forløbet. Det skal i den sammenhæng nævnes, at patienterne ikke har medbestemmelse på bookingen af deres tider til forundersøgelse og operation. Organkirurgisk afdeling kan ikke med sikkerhed sige om det elektroniske bookingsystem har haft betydning for antallet af aflysninger af operationer i forhold til situationen før systemets indførelse. Det er dog sjældent, at der er aflysninger pga. patienter eller udeblivelser med den nuværende procedure Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Der var ved indførslen af elektronisk booking en stor modvilje fra lægegruppen. Lægegruppen var ikke interesseret i at få fastlagt deres arbejdsprogram over længere perioder. Det reducerede deres frihed til at tilrettelægge arbejdet. I dag vurderes det imidlertid af lægegruppen, at elektronisk booking har været med til at give en bedre planlægning af arbejdet i afdelingen Bookingsystemets fremtid Der er ikke truffet beslutninger om at ændre på booking systemet eller den arbejdstilrettelæggelse, der finder sted i dag. Det forventes imidlertid, at der vil komme en yderligere specialedeling inden for amtets sygehuse inden for den nærmeste tid. Det vil kunne få afsmittende virkning på arbejdstilrettelæggelsen, og eventuelt også på booking systemet. 5.6 Samlet vurdering Casen har vist, at på organkirurgisk afdeling er det muligt at booke både forundersøgelse og operation samtidigt. Det betyder, at patienten tidligt får besked om, hvordan det videre forløb i behandlingen vil være. Derudover har afdelingen påpeget, at elektronisk booking har været medvirkede til at sikre produktivitetsstigningerne i afdelingen gennem de sidste 10 år. Casen har endvidere vist, at når der ikke er mange ressourcer indlagt i bookingsystemet, så fordrer det, at personen der booker har denne indsigt. Dette er formentlig forklaringen på, at den primære ansvarlige for booking på organkirurgisk afdeling er en oversygeplejerske. Casen har endvidere vist, at det er samspillet mellem de forskellige parter i patientforløbet, der skal være udgangspunktet for tilrettelæggelse af booking systemet. 67

183 6 Booking af undersøgelse/behandling på Amtssygehuset i Nakskov 6.1 Indledning Denne case fokuserer på booking på røntgenafdelingen på Amtssygehuset i Nakskov specielt i relation til samspillet med andre afdelinger internt på sygehuset og eksternt i forhold til praksissektoren. Som noget særligt har en praktiserende læge i Nakskov mulighed for at booke en række udvalgte undersøgelser på røntgenafdelingen. 6.2 Overordnet beskrivelse af Amtssygehuset i Nakskov Amtssygehuset i Nakskov består af 5 afdelinger, hvor der til nogle af dem er tilknyttet en række underafdelinger. Afdelingerne er oplistet nedenfor: Anæstesiologi Anæstesiologisk ambulatorium Anæstesiologisk afdeling 6.3 Medicin Medicinsk afdeling, 7-døgnsafdeling 68

184 Medicinsk afdeling, 5-døgnsafdeling Medicinsk afdeling, deldøgnsafdeling Medicinsk ambulatorium - fællesambulatoriet Kirurgi Kirurgisk afdeling, 7-døgnsafdeling Kirurgisk afdeling, 5-døgnsafdeling Kirurgisk afdeling, deldøgnsafdeling Skadestue Kirurgisk ambulatorium - fællesambulatoriet Fysioterapiafdeling Radiologi Røntgenafdeling Personale på sygehuset Der er ansat 245 på sygehuset totalt set. Heraf er der 8,5 overlæger og 90 sygeplejersker. Derudover er der tilknyttet 1 røntgenlæge fra Nykøbing Falster Centralsygehus 4 dage om ugen fra kl. 9-14, altså 20 timer i alt Produktion på sygehuset Amtssygehuset i Nakskov havde i år 2000: akutte patienter 985 elektive patienter udskrivninger sengedage ambulante besøg operationer 69

185 6.3.3 IT og booking På sygehuset anvendes Grønt System ligesom på andre af Storstrøms Amts sygehuse som patientadministrativt system. I forhold til elektronisk booking anvendes de faciliteter der ligger i Grønt System (GS). Samtlige journaloplysninger indtastes i Grønt System og der laves et udprint, som lægges i papirjournalen. Det betyder, at hovedparten af oplysningerne om de enkelte patienter kan ses elektronisk og on-line Patientforløb Procedurerne for elektronisk booking i røntgenafdelingen varierer med patientforløbet. I det efterfølgende illustreres typiske patientforløb for en planlagt patient fra praksissektoren og fra en af sygehusets afdelinger samt en fremskyndet og en akut patient fra en af sygehusets afdelinger. Der er tale om eksempler på patientforløb, der illustrerer samspillet mellem røntgenafdelingen og de øvrige afdelinger Booking af planlagt patient fra praksissektoren Praksis Røntgenafdeling Den ene praktiserende Patienten får foretaget læge, der har mulighed for røntgenundersøgelsen at booke på på det planlagte røntgenafdelingen tidspunkt i konstaterer, at patienten røntgenafdelingen. skal røntgenundersøgelse. Billederne Den praktiserende læge booker en tid i samråd med patienten på røntgenafdelingen ved Amtssygehuset i Nakskov. Ved booking udskrives samtidigt indkaldelsesbrev og vejledning til undersøgelsen. Den praktiserende læge sender endvidere en elektronisk henvisning til røntgenafdelingen. beskrives af en røntgenlæge og sendes til den praktiserende læge Praksis Den praktiserende læge modtager de beskrevet røntgenbilleder. Lægen tager stilling til, om patienten kan behandles i praksis eller skal indlægges på sygehuset. 70

186 6.3.6 Planlagt patient, der er henvist til ambulatoriet Praksis Sygehuset Ambulatoriet Den praktiserende En overlæge visiterer Speciallægen i ambulatoriet læge henviser patienten og henviser tilser patienten. patienten til patienten til undersøgelse på ambulatoriet evt. med I tilfælde af at patienten skal Amtssygehuset i en anmærkning om, at røntgenundersøges har Nakskov. patienten skal have ambulatoriet følgende gennemført en muligheder: røntgenundersøgelse A) Sender en elektronisk rekvisition i Grønt System som fremskyndet patient til røntgenafdelingen. Dette gøres om morgenen inden patienten møder op. Undersøgelsen gennemføres samme dag B) Hvis røntgenundersøgelsen kræver forberedelse, fx udtømning, bookes en tid i røntgenafdelingen og der bookes en tid samme dag i ambulatoriet til næste undersøgelse. Scenarie A Scenarie B Røntgenundersøgelsen foreligger, når lægen gennemfører undersøgelsen og denne tager stilling til det videre forløb Røntgenundersøgelsen foreligger ikke, når lægen gennemfører undersøgelsen. Patienten indkaldes til en ny undersøgelse, hvor både røntgenundersøgelse og undersøgelse i ambulatoriet kan finde sted. Tidspunktet bookes i både røntgenafdelingen og på ambulatoriet. 71

187 6.3.7 Fremskyndet patient fra anden afdeling på sygehuset Medicinsk afdeling En speciallæge vil have foretaget en røntgenundersøgelse Medicinsk 5-døgnsafdeling sender en elektronisk rekvisition på en undersøgelse i røntgenafdelingen. Patienterne bookes ikke. Røntgenafdeling Patienten kommer til undersøgelse i røntgenafdelingen som en fremskyndet patient, der undersøges Akut patient Kirurgisk afdeling En speciallæge vil have foretaget en akut røntgenundersøgelse. Kirurgisk 7-døgnsafdeling sender en elektronisk rekvisition i Grønt System til røntgenafdelingen om gennemførsel af en undersøgelse. Patienterne bookes ikke. Røntgenafdeling Patienten kommer til akut undersøgelse i røntgenafdelingen. Undersøgelsen gennemføres med det samme. På baggrund af disse patientforløb fokuseres i det efterfølgende på bookingsprocedurerne i røntgenafdelingen samt den praktiserende læges og ambulatoriets booking af røntgenafdelingen. Røntgenafdelingens snitflader til de medicinske og kirurgiske sengeafdelinger og skadestuen lægges der mindre vægt på, da de kun rekvirere og ikke booker undersøgelser. Det skal imidlertid bemærkes, at booking i røntgenafdelingen ikke er tilrettelagt efter et samlet patientforløbstilgang, men efter den interne arbejdstilrettelæggelse i røntgen afdelingen. Det betyder, at de samlede patientforløb ikke kan illustrere, hvordan bookingen finder sted. Der fokuseres i stedet mere på, hvordan der bookes, når der er opstår behov for røntgen i de enkelte afdelinger. 6.4 Beskrivelse af røntgenafdelingen Røntgenafdelinger foretager almene røntgenundersøgelser og ultralydsundersøgelser. Sygehuset har ikke MR eller CT scannere. 72

188 6.4.1 Personale Der er ansat 7 sygeplejersker og 2 sekretærer på røntgenafdelingen. Afdelingen fungerer dagligt fra kl til på hverdage. Derudover er der tilkaldefunktion for personalet i den øvrige del af døgnet i tilfælde af eksempelvis, at skadestuen modtager en patient med akut behov for et røntgenbillede. Det skal bemærkes, at sygehuset er lægevisiteret uden for normal arbejdstid. Røntgenafdelingen har ikke selv ansat røntgenlæger. I afdelingen bruges eksterne røntgenlæger fra Nykøbing F Centralsygehus, som møder i afdelingen fra 9-14 alle ugens dage med undtagelse af torsdag, dvs. 20 timer i alt Fysiske forhold Afdelingen består af 4 rum: 1 ultralydsrum 1 gennemlysningsrum 1 knoglerum/skaderum 1 tomografirum (snitfotografi) Produktionen i afdelingen Antal patientkontakter: Antal undersøgelser: Booking system Som resten af sygehuset anvender røntgenafdelingen Grønt System som patientadministrativt system og benytter i denne sammenhæng systemets bookingfaciliteter til elektronisk booking. Booking systemet kan booke på tidspunkter, der er varierende i omfang. Røntgenafdelingen har opdelt deres booking system i en række tidsintervaller, hvor det er muligt at booke bestemte undersøgelser både fra andre afdelinger og eksternt fra en praktiserende læge. Det vil sige, at hver af disse undersøgelser har en bestemt reservationskode, hvor der så er afsat tid og undersøgelsesrum til. I forhold til de tidsintervaller der er afsat til specielle undersøgelser, har afdelingen i opstartsfasen af anvendelsen af elektronisk booking selv defineret, hvor lang tid der skulle afsættes til de respektive undersøgelser. 73

189 I det elektroniske booking system kan man komme med et forslag til den undersøgelse, man ønsker gennemført og systemet vil komme med det første ledige tidspunkt. Hovedparten af tiderne i bookingsystemet er ikke fastlagt efter reservationskoderne. De er i stedet fastsat efter, hvor lang tid de respektive undersøgelser tager. Det vil sige, at der er forskellige tider i de forhold til undersøgelsesrummene og i forhold til de forskellige typer af undersøgelser. Det er muligt at slette tider i systemet, og i stedet indlægge en anden undersøgelse. Derudover er hver time opdelt i kvarterer, som kan reserveres afhængig af, hvor lang tid man forventer undersøgelsen skal vare. Denne vurdering foretages af personale i røntgenafdelingen. Bookingsystemet kan endvidere modtage rekvisitioner fra andre afdelinger og fra den praktiserende læge, der både kan booke undersøgelser akut, fremskyndet og planlagt. Alle praktiserende læger skal fremsende henvisninger til røntgenafdelingen, enten elektronisk eller på papir. Når der bookes indgår personale eller de ressourcer, som ellers er en forudsætning for at gennemføre undersøgelserne ikke. Det Grønne System er således ikke koblet til et vagtplansystem. Røntgenafdelingen har fastsat programmet efter, at der er personale til stede. Der er en praktiserende læge, der har direkte adgang til sygehusets IT-system gennem en ISDN-opkobling og som selv kan booke patienter til undersøgelse og røntgen af tyktarm, ryg, knogler, lunger og nyrer af type. Der er afsat et bestemt antal tider pr. uge til de enkelte undersøgelser. Den praktiserende læge booker patienterne via reservationskoderne, der udløser tid om rum som nævnt tidligere. Tilrettelæggelsen af tider og undersøgelser i det elektroniske booking system er foretaget af personalet i røntgenafdelingen i samarbejde med ITkonsulenten på sygehuset. 74

190 6.4.5 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen Gennemgangen af afdelingens arbejdstilrettelæggelse vil tage udgangspunkt i de 3 patientgrupper. På afdelingen foretages fast undersøgelser fra kl indtil kl Om formiddagen undersøges primært planlagte og derudover fremskyndede og akutte patienter. Fra kl er der indlagt én halv times buffer, hvor der ikke indkaldes planlagte patienter. Bufferen er indlagt for at sikre fleksibilitet i planlægningen, og den giver mulighed for at tage akutte og fremskyndede patienter fra sygehusets øvrige afdelinger uden at dagens planlagte program skrider. Som konsekvens af bufferen har afdelingen nogle dage en lang frokostpause og andre dage ingen. I tidsrummet undersøges primært planlagte patienter Afdelingen planlægger et program for hver af afdelingens 4 røntgenrum, hvoraf ultralydsrummet er lukket efter kl på grund af at der ikke er røntgenlæger til stede. Mellem kl (torsdag undtaget) holder overlægen fra Nykøbing F Centralsygehus konference med sygehusets andre læger, hvor dagens røntgenbilleder drøftes. Røntgenlægen har forinden analyseret billederne og beskrevet dem. Afdelingen har ikke foretaget nogen specifik tidsregistrering af forskellige røntgenundersøgelser for at få kendskab til tidsforbruget i forbindelse med forskellige typer af undersøgelser. Sygeplejerskerne fornemmer, hvad de kan nå i løbet af dagen afhængig af hvilke typer røntgenundersøgelser, der skal foretages. Når afdelingen har gennemført undersøgelser for praktiserende læger fremsendes beskrivelser af røntgenbillederne. Dette gøres elektronisk eller på papir til de praktiserende læger der ikke er elektronisk opkoblet til sygehuset. Booking af patienter Ambulatoriet er den eneste afdeling på sygehuset, som har mulighed for at booke patienterne til undersøgelser i røntgenafdelingen. De øvrige afdelinger rekvirerer kun undersøgelser elektronisk via Grønt System. Akutte patienter Afdelingen kan modtage akutte patienter fra andre af sygehusets afdelinger samt i få tilfælde fra praksissektoren. 75

191 6.4.6 Patientforløb internt på sygehuset I forhold til patienterne på sygehuset sendes en elektronisk rekvisition til røntgenafdelingen. Denne udskrives med det samme i røntgenafdelingen og ligger fremme så personalet er opmærksomme her på. Røntgenafdelingen meddeler herefter den rekvirerende afdeling, hvornår de kan undersøge patienten eller henter patienten i afdelingen med det samme. Nogle afdelinger ringer til røntgenafdelingen og laver en telefonisk aftale Patientforløb fra eksterne samarbejdspartnere Akutte patienter direkte fra praksissektoren kommer 1-2 gange dagligt. Den praktiserende læge ringer til røntgenafdelingen og anmoder om at få en røntgenundersøgelse akut. Lægen fremsender endvidere en henvisning elektronisk eller på papir. Hvis der er en røntgenlæge til stede, og det er muligt at indplacere patienten i dagens program, gennemføres røntgenundersøgelsen. Der skal være en røntgenlæge til stede for at beskrive billederne, hvis det er en undersøgelse, der gennemføres for en praktiserende læge Fremskyndede patienter Patientforløb internt på sygehuset Patienter internt fra sygehusets andre afdelinger bookes i det Grønne System både af personalet i røntgenafdelingen, og af fællesambulatoriet, hvis de har behov. Fællesambulatoriet kan som den eneste afdeling selv booke fremskyndede patienter til undersøgelse. Dette kan både ske ved anvendelse af reservationskoderne til de afsatte undersøgelser eller ved at booke en konkret undersøgelse i et tidsinterval i et undersøgelsesrum. Generelt sendes fremskyndede patienter som rekvisitioner i bookingsystemet. Dagen igennem modtager røntgenafdelingen rekvisitioner på fremskyndede patienter fra sygehusets øvrige afdelinger. Rekvisitionerne udskrives og bookes i det Grønne System af en sygeplejerske i afdelingen. Afdelingen modtager rekvisitioner hele døgnet. Når sygeplejersken i røntgen afdelingen får rekvisitionerne på patienterne/undersøgelserne, fordeler hun dem på afdelingens fire rum afhængig af, hvilken undersøgelse der skal gennemføres. Røntgenafdelingen afhenter patienten, når undersøgelsen skal gennemføres. De øvrige afdelinger 76

192 kan i booking systemet se, hvornår undersøgelsen gennemføres. Sygeplejersken finder kartotekskort og eventuelle gamle røntgenbilleder frem på patienten. Patientforløb fra eksterne samarbejdspartnere Fremskyndede patienter direkte fra praksissektoren kommer kun i begrænset omfang og bliver booke hurtigst muligt. Den praktiserende læge vil ringe og meddele, at vedkommende har en patient, der skal undersøges fremskyndet samt fremsende en henvisning elektronisk eller på papir. Disse indplaceres i dagens eller de kommende dages program, hvor der er plads Planlagte patienter Afdelingerne kan ønske en dato/tidspunkt for undersøgelsen af hensyn til patienten. Patientforløb internt på sygehuset Planlagte undersøgelser til næste dag eller længere frem kan rekvireres indtil kl Efter kl udskrives en liste over tilsendte rekvisitioner, og der bookes i programmerne for hver af afdelingens 4 rum. Sygeplejersken fordeler de enkelte rekvisitioner på afdelingens 4 rum og booker de indløbne rekvisitioner. I den forbindelse udskrives en rekvisitionsblanket for hver patient. Efterfølgende udskrives en samlet oversigt over hvilke patienter/undersøgelser, der skal foretages i de enkelte røntgenrum (rum 1- rum 4) samt en oversigt over de eksterne patienter. De øvrige afdelinger ser i Grønt System, hvornår undersøgelserne gennemføres. Røntgenafdelingen afhenter patienten inden undersøgelsen gennemføres. Sygeplejersken finder kartotekskort og eventuelle gamle røntgenbilleder frem på patienten. Fællesambulatoriet booker bestemte undersøgelser ud fra de tidligere nævnte reservationskoder eller booker eventuelt en patient i de enkelte undersøgelsesrum med de tilhørende tider. Patientforløb fra eksterne samarbejdspartnere Fra kl udskriver en sygeplejerske henvisningerne fra de praktiserende eller speciallægerne. Lægerne kan fremsende henvisninger til afdelingen pr. mail eller pr. brev. Derefter opretter sygeplejersken patienten og booker en tid. Patienten indkaldes ved, at der i det Grønne System udskrives et indkaldelsesbrev, der sendes til patienten. Samtidig udskriver systemet en vejledning til patienten om, hvordan vedkommende skal forberede sig til undersøgelsen, eksempelvis at patienten skal være fastende. 77

193 Endelig udskrives en ressourceplan med patientens navn, diagnose samt tidspunktet for røntgenundersøgelsen. Afdelingerne booker ikke det personale eller de ressourcer, som ellers er en forudsætning for at gennemføre undersøgelserne. Den enkelte praktiserende læge, der har adgang til booking systemet, kan enten selv booke de udvalgte undersøgelser eller fremsende en rekvisition. Hvis lægen booker en undersøgelse, skal han samtidigt udskrive et indkaldelsesbrev til patienten med oplysninger om forhold vedrørende undersøgelsen. Når lægen rekvirerer en undersøgelse fastlægger røntgenafdelingen undersøgelsestidspunktet og fremsender patienten indkaldelsesbrev. Den praktiserende læge skal også fremsende en henvisning elektronisk. 6.5 Beskrivelse af afdelingens snitflader til de øvrige afdelinger / eksterne parter I det følgende afsnit beskrives de øvrige parter som røntgenafdelingen har samarbejde med. Formålet er at beskrive deres organisering mv. og belyse, hvordan samspillet med røntgenafdelingen finder sted Anæstesiologisk afdeling Der er er ingen direkte snitflader mellem røntgenafdelingen og anæstesiologisk afdeling, hvorfor den ikke vil blive beskrevet nærmere Medicinsk afdeling, 7-døgnsafdeling, 5-døgnsafdeling og deldøgnsafdeling Disse afdelinger beskrives samtidigt, da de har samme procedurer omkring booking af røntgenundersøgelser. Afdelingerne booker ikke til røntgenundersøgelse i røntgenafdelingen, hvad enten det drejer sig om akutte, fremskyndede eller planlagte patienter. Sekretæren eller plejepersonalet rekvirerer en tid via en elektronisk rekvisition. Hvis en patient skal til efterkontrol booker sekretæren en tid i ambulatoriet, hvor det fremgår af indikationen, at patienten skal have taget et eller flere 78

194 røntgenbilleder. Det er imidlertid ambulatoriet, der booker røntgenundersøgelsen Fællesambulatoriet Fællesambulatoriet fungerer som ambulatorium for både de kirurgiske og medicinske specialer. Der foretages forambulante vurderinger, ambulant behandling og efterambulant behandling/opfølgning. Fællesambulatoriet anvender selv Grønt systems bookingfaciliteter til planlægning af deres undersøgelser og behandlinger. I forhold til røntgenafdelingen har de adgang til at booke direkte i røntgenafdelingens bookingsystem på de fastlagte reservationskoder for specifikke undersøgelse. På grund af nært samarbejde med røntgenafdelingen kan fællesambulatoriet i en række tilfælde booke undersøgelser, der normalt kun bookes i røntgenafdelingen. Det forudsættes dog, at fællesambulatoriet giver mundtlig besked til røntgenafdelingen, hvis det finder sted Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen De undersøgelser og behandlinger der foretages i fællesambulatoriet er meget differentierede, da de stort set dækker samtlige af sygehusets specialer, på trods af et begrænset antal af hver type behandling og undersøgelse. Personalet i fællesambulatoriet har en vagtplan for lægerne på papir, som arbejdet i fællesambulatoriet tilrettelægges efter. Ovenstående betyder, at sygeplejerskerne tilrettelægger samtlige undersøgelser og behandlinger, fordi personen, der tilrettelægger arbejdet, skal have et indgående kendskab til de enkelte lægers specialer og til hvad undersøgelserne og behandlingerne i fællesambulatoriet fordrer. Tilrettelæggelsen af arbejdet sker primært samme dag. Det vil sige, at den endelige tilrettelæggelse først sker samme morgen. Der er dog en del, der bliver planlagt forud. Den administrative medarbejder kan booke konkrete tider i røntgenafdelingens bookingsystem, ligesom der kan bookes til specifikke undersøgelser. Dette sker, fordi der er etableret et nært samarbejde mellem røntgenafdelingen og fællesambulatoriet. 79

195 Da der kun er røntgenlæger til stede 4 dage om ugen på sygehuset er planlægningen af fællesambulatoriet arbejde tilrettelagt herefter. Hvis fællesambulatoriet rekvirerer eller booker røntgenundersøgelse om morgenen til en patient, der kommer i ambulatoriet samme dag, modtager de røntgenbilledet samme dag. Patienten tager billedet med til fællesambulatoriet, når de kommer fra røntgenafdelingen. Normalt bliver røntgenbilledet først drøftet mellem speciallægen fra fællesambulatoriet og røntgenlægen dagen efter. Hvis lægen fra fællesambulatoriet ikke er sikker på indikationerne fra røntgenbilledet kan lægen forsøge at få kontakt til røntgenlægen samme dag. Dette er ikke altid muligt, bl.a. fordi der kun er røntgenlæger 4 dage om ugen Akutte patienter Fællesambulatoriet modtager ikke akutte patienter fra de øvrige afdelinger på sygehuset. Fællesambulatoriet kan undtagelsesvist modtage akutte patienter fra praksissektoren primært til vurdering. Hvis der er behov for røntgenundersøgelse, bliver disse oftest fremsendt elektronisk i booking systemet som en rekvisition, Røntgenafdelingen meddeler elektronisk, hvornår patienten kan undersøges. Fremskyndede patienter Fællesambulatoriet modtager som hovedregel ikke fremskyndede patienter fra de øvrige afdelinger på sygehuset. Fællesambulatoriet modtager henvisninger af patienter fra praksissektoren, der skal behandles fremskyndet. Når fællesambulatoriet har fremskyndede patienter fremsendes en rekvisition eller en konkret booking, når arbejdet for dagen tilrettelægges og det fremstår, hvilke patienter der skal have foretaget røntgenundersøgelser. Planlagte patienter Fællesambulatoriet modtager primært planlagte patienter fra sygehusets øvrige afdelinger, når der er tale om opfølgende behandling eller efterkontrol af operationer. Desuden modtages normalt henvisninger fra praktiserende læger, som skal indkaldes til behandling eller undersøgelse. I forhold til interne patienter kan der bookes en tid i fællesambulatoriet fra andre afdelinger på sygehuset. Hvis der fx er behov for røntgenundersøgelse rekvireres eller bookes denne først af fællesambulatoriet samme dag, som de 80

196 har behov for undersøgelsen. Rekvisition eller booking til røntgenundersøgelse sker kun samme dag uanset, at det fx vides flere dage i forvejen, at der skal tages et røntgenbillede. Ambulatoriet kan også booke specifikke undersøgelser ud fra reservationskoder, som nævnt tidligere eller booke tider til undersøgelser i de enkelte undersøgelsesrum, hvor de ved hvilke undersøgelser, der kan foretages der. Booking foretages primært for patienter, der har været til forundersøgelse i ambulatoriet og som skal komme tilbage til videre undersøgelse/behandling i ambulatoriet, men hvor der også skal være et røntgenbillede for at kunne foretage arbejdet. Det er generelt fællesambulatoriets ønske, at flere undersøgelser skal kunne bookes direkte i røntgenafdelingen, idet det ville gøre deres arbejdstilrettelæggelse lettere Kirurgisk afdeling, 7-døgnsafdeling, 5-døgnsafdeling og deldøgnsafdeling Afdelingerne beskrives samtidigt, da de har samme procedurer omkring booking af røntgenundersøgelser. Afdelingerne booker ikke til røntgenundersøgelse i røntgenafdelingen, hvad enten det drejer sig om akutte, fremskyndede eller planlagte patienter. Sekretæren eller plejepersonalet rekvirerer en tid via en elektronisk rekvisition. Hvis en patient skal til efterkontrol booker sekretæren en tid i ambulatoriet, hvor det fremgår af indikationen, at patienten skal have taget et eller flere røntgenbilleder. Det er imidlertid ambulatoriet, der booker røntgenundersøgelsen. Sekretæren mener, at det ville være nemmere, hvis de kunne booke direkte, da de i så fald ville få besked om patientens program med det samme Skadestue Skadestuen booker ikke til undersøgelser i røntgenafdelingen. Hvis de har behov for en røntgenundersøgelse fremsendes en rekvisition i Grønt System. Uden for normal arbejdstid kontaktes personalet i røntgenafdelingen telefonisk og det aftales, hvornår undersøgelsen kan foretages. Der sendes dog samtidigt en rekvisition i Grønt System. 81

197 Skadestuen kan fx henvise patienter til fællesambulatoriet, hvor der er behov for efterkontrol eller lignende. Hvis der til denne kontrol er behov for røntgenundersøgelser, ordnes dette af ambulatoriet Fysioterapien Der er intet direkte samarbejde mellem røntgenafdelingen og fysioterapien, hvorfor denne ikke beskrives nærmere Snitflader til praksissektoren De praktiserende læger kan generelt sende henvisninger til undersøgelser i røntgenafdelingen. Dette kan gøre både på papir og elektronisk. Der skal altid foreligge en henvisning før røntgenafdelingen kan gennemføre en undersøgelse Planlagt patient Hvis en praktiserende læge har behov for en røntgenundersøgelse fremsendes en henvisning til røntgenafdelingen. Røntgenafdelingen indkalder herefter patienten og medsender en vejledning til patienten omkring undersøgelsen. Den praktiserende læge med booking adgang har 5 typer af undersøgelser, som han kan booke. Det gælder tyktarms-, ryg-, knogle-, lunge- og nyrerundersøgelser. Til hver type af undersøgelserne er der afsat et vist antal tider over de kommende måneder. Lægen booker tiden i samråd med patienten og udskriver indkaldelsesbrev til røntgenafdelingen samt en vejledning. Samtidigt fremsendes en elektronisk henvisning til røntgenafdelingen. Lægen kan eventuelt aftale næste konsultation med patienten i lægens praksis, når røntgenundersøgelsen foreligger Fremskyndet patient Hvis en praktiserende læge har behov for at få foretaget en røntgenundersøgelse fremskyndet kontaktes røntgenafdelingen telefonisk og det aftales, om det er muligt. Hvis det er muligt fremsendes endvidere en henvisning Akut patient Hvis en praktiserende læge har behov for at få foretaget en røntgenundersøgelse akut, kontaktes røntgenafdelingen telefonisk og det aftales, om det er muligt. Hvis det er muligt fremsendes endvidere en henvisning. 82

198 I forhold til den praktiserende læge der har bookingadgang, oplyser han, at han har adgang til at booke de undersøgelser, han primært har behov for og der er næsten altid inden for det nødvendige tidsrum. For at gennemføre booking af en undersøgelse går der ca. 2 minutter fra det er klart, at patienten skal have taget et røntgenbillede indtil der er udskrevet et indkaldelsesbrev til røntgenafdelingen med en tilhørerende vejledning. Systemet fungerer ikke optimalt i dag, fordi han skal overføre data manuelt mellem praksissystemet hvor henvisningen skrives og Grønt System, hvor tiden i røntgenafdelingen bookes. Derudover skal røntgenafdelingen oversætte diagnoser fra ICPC til ICD10 på henvisningerne fra de praktiserende læger til bookingsystemet i Grønt System. Den praktiserende læge booker i gennemsnit 1-2 gange om ugen. Det er hans vurdering, at patienterne er meget tilfredse med, at han kan booke tid til røntgenundersøgelse. Derudover har det gjort det lettere at tilrettelægge det videre forløb for patienten, da lægen nu ved, hvornår røntgenundersøgelsen foreligger. Lægen vurderer således, at det har været positivt at få mulighed for at booke undersøgelser og ser ikke grund til, at man ikke kunne give andre praktiserende læger mulighed for at booke i røntgenafdelingen 6.6 Positive og negative konsekvenser Booking systemets konsekvenser for arbejdsgangene Da man indførte elektronisk booking havde man forinden gennemgået arbejdstilrettelæggelsen specielt i røntgenafdelingen. Tidligere blev samtlige patienter henvist fra de andre afdelinger så de skulle vente på røntgenafdelingen, hvor de så blev ekspederet så hurtigt som muligt. Ligeledes blev patienter fra praksissektoren henvist til en dag, hvor de så ventede, indtil det blev deres tur. Det betød, at der nogle gange var mange patienter, der ventede, og andre gange få med konsekvenser for ventetiden for den enkelte patient. Da man indførte elektronisk booking var formålet at give patienterne et på forhånd kendt og fast tidspunkt, hvor de skulle undersøges samt at få et bedre overblik over arbejdstilrettelæggelsen i afdelingen. Elektronisk booking har givet øget medarbejdertilfredshed, da arbejdsbelastningen er blevet mere jævn med bookingsystemets indførelse. Tidligere kunne belastningen være meget høj nogle dage og lav andre dage. 83

199 Den forbedrede medarbejdertilfredshed er også affødt af, at personalet nu er med til selv at planlægge deres arbejde Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Personalet i røntgenafdelingen vurderer, at de ikke har fået mere tid på afdelingen til andre aktiviteter efter implementeringen af bookingsystemet. Det skyldes først og fremmest, at der ofte sidder en person foran skærmen. Afdelingens primære begrænsning i forhold til at gennemføre flere undersøgelser, er den manglende overlægedækning. Derfor har indførelsen af elektronisk booking ikke medført flere undersøgelser af patienter. Som nævnt tidligere er der dog kommet en bedre planlægning af undersøgelserne i afdelingen, fordi belastningen er udjævnet Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Det vurderes af patienter fra fællesambulatoriet og den praktiserende læger, der booker, at der er større tilfredshed som følge af implementeringen af bookingsystemet, da det giver patienterne større indflydelse på tidspunktet for, hvornår undersøgelsen skal gennemføres. Endvidere betyder en jævnere patientgennemstrømning i røntgenafdelingen, at der er mindre ventetid for de enkelte patienter Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Det er personalets oplevelse at det Grønne System er tungt at arbejde med. Specielt på fællesambulatoriet fremhæves, at for at se hvad en sygeplejerske skal lave en dag skal man gennem 4 forskellige programmer. Det er muligt at ændre, men har ikke været prioriteret indtil videre. Det er blevet fremhævet på sygehuset, at ændringen af arbejdstilrettelæggelsen i forbindelse med implementering af elektronisk booking var en svær proces at gennemføre, Der var ikke umiddelbart en forståelse af mulighederne i at booke elektronisk. Men efter systemet har kørt gennem en længere periode er der generelt en positiv oplevelse af elektronisk booking. I forhold til projektet med den praktiserende læge, der kan booke direkte i røntgenafdelingen, har det været en positiv oplevelse både for den praktiserende læge og for sygehuset. Der har ikke været større problemer ved at få tingene til at fungere. Lægen understreger, at det opleves meget positivt af hans patienter, at han kan booke tid til undersøgelse i praksis. 84

200 6.6.5 Bookingsystemets fremtid Der er et projekt i Storstrøms Amt om udvikling af et booking system, der skal dække samtlige afdelinger i amtet. Projektet har været undervejs i længere tid, men er endnu ikke færdigudviklet. Det forventes, at når dette system er færdigt, vil booking i Grønt System være en saga blot. 6.7 Samlet vurdering De generelle erfaringer fra casen viser at booking udjævner udsving i produktionen i den enkelte afdeling, da der er længere planlægningshorisont. Erfaringerne viser endvidere, at hvis ikke der ses på hele forløb indhentes ikke tilstrækkelige effektiviseringer, der er mulige ved indførsel af elektronisk booking. Fx kunne ambulatoriet tilrettelægge deres undersøgelser bedre, hvis de kunne booke flere undersøgelser i røntgenafdelingen. Det ville give sikkerhed for, at der var foretaget røntgen for der gennemføres undersøgelser i ambulatoriet. I forhold til den praktiserende læge, vurderer denne at muligheden for at kunne booke er særdeles god. Det gør det muligt at tilrettelægge patientforløbet fremad og det øger patienternes tilfredshed. Der er intet til hinder for at give flere praktiserende læger mulighed for at booke undersøgelser. Der kan dog være nogle kapacitetsproblemer for røntgenafdelingen, men det er altid dem, der indlægger tidspunkterne for, hvornår der kan bookes, og derfor også den afdeling der bestemmer, hvor mange tider der lægges ud til de praktiserende læger. 85

201 7 Manuel booking på Medicinsk Afdeling, Aalborg Sygehus 7.1 Indledning Medicinsk afdeling på Aalborg Sygehus er en af de få store afdelinger på landsplan, hvor medarbejderne stadig anvender manuel booking. Formålet er at beskrive arbejdsgange, konsekvenser, barrierer og potentialer ved at anvende manuel booking. 7.2 Overordnet organisatorisk beskrivelse af Aalborg Sygehus og medicinsk afdeling Aalborg Sygehus er den nordjyske landsdels største og mest specialiserede sygehus. Sygehuset har en særlig status, idet det er lands- og landsdelssygehus. Sygehuset repræsenterer omtrent halvdelen af den somatiske sygehuskapacitet i Nordjyllands Amt. Sygehuset består af to sygehuse, sygehus nord og sygehus syd, som i alt har 31 afdelinger, hvoraf Medicinsk Afdeling er en af dem. Afdelingen er ny, idet den blev omorganiseret den Afdelingen består af en afdelingsledelse, et fællessekretariatet med alle afdelingens sekretærer, samt følgende seks grenspecialer: Lungemedicinsk Afdeling Medicinsk Endokrinologisk Afdeling Medicinsk Gastroenterologisk Afdeling 7 Medicinsk Hæmatologisk Afdeling 7 Ambulatoriet i Gastroentologisk Afdeling deler delvis personale og fællesfunktioner med kirurgisk afdeling. 86

202 Nyremedicinsk Afdeling 8 Infektionsmedicinsk Afdeling Medicinsk Afdeling er adskilt på sygehus syd og sygehus nord. Derudover består alle afdelinger i Medicinsk Afdeling med undtagelse af Infektionsmedicinsk Afdeling af flere afsnit, dvs., et sengeafsnit, et ambulatorium, et daghospital samt en lægegang, der også ligger fysisk spredt på sygehuset. Disse afstande besværliggør kommunikationen internt på medicinsk afdeling eksempelvis mellem sekretærerne, der ansvarlige for bookingen af patienterne i hvert afsnit. Afdelingerne ligger fysisk adskilt fra hinanden, men de bliver samlet i år , når en ny medicinsk afdeling åbnes Personale i Medicinsk Afdeling År 2000: 85 læger 245 sygeplejepersonale 53 sekretærer 54 andet Derudover havde sygehuset en tillægsbevilling på 72 medarbejdere i år Produktion i Medicinsk Afdeling Afdelingen har mange ambulante patienter % af afdelingens patienter er akutte, mens de resterende er planlagte patienter. Afdelingen har endvidere mange patienter, som er under medicinsk behandling og jævnligt kommer til kontrol. År 2000: Antal ambulante patienter: Antal udskrevne og døde: Antal ambulante besøg: Antal forundersøgelser: Ambulatoriet i Nyremedicinsk Afdeling deler delvis personale og fællesfunktioner med Kardiologisk Afdeling. 87

203 7.2.3 IT & bookingsystem Medicinsk Afdeling har som nævnt indledningsvis ikke noget elektronisk bookingsystem. Afdelingen har derimod et patient administrativt system, AS 400 udviklet af B-data, som anvendes i forbindelse med den manuelle booking. Systemet anvendes alene til at registrere hvilke tider, som er booket manuelt af personalet så informationen er tilgængelig for flere medarbejdere af gangen flere forskellige steder i afdelingen. Systemet kan ikke konfigureres, og dermed kan der ikke indlægges restriktioner i brugernes mulighed for at få oplyst tider. På Medicinsk Afdeling bookes lægen og undersøgelsesrum manuelt i de enkelte afsnit. Udstyr bookes ikke separat, men er en fast bestanddel af rummene. På Medicinsk Afdeling anvendes standardtider på 15 minutter til samtale og minutter til forundersøgelser. Gennem PAS kan de seks afdelinger trække gennemsnitstider ud, men de bliver ikke brugt til eksempelvis at differentiere mellem standardtiderne for forskellige typer undersøgelser eller behandlinger, eller efter hvilken læge, som kan være mere eller mindre erfaren, der gennemfører undersøgelsen/behandlingen. De seks afdelinger i Medicinsk Afdeling booker manuelt med varierende tidshorisont, hvilket stiller divergerende krav til lægernes planlægning af deres vagtplaner Patientforløb En planlagt patient til indlæggelse og ambulant efterkontrol: 88

204 Henvisning Patienten henvises fra sin egen praktiserende læge. Henvisningen visiteres Henvisningen visiteres af den valgte læge på afdelingen, som stiller en foreløbig diagnose og vurderer, om patienten skal til forundersøgelse eller indlægges. Derudover vurderer lægen, hvilken læge, der skal undersøge patienten. Lægen giver sekretæren på lægegangen besked. Booking af tid til forundersøgelse og indkaldelse Sekretæren på lægegangen booker én tid til forundersøgelse hos en læge i ambulatoriet. Hvis patienten skal have taget et røntgenbillede får sekretæren først en tid fra røntgenafdelingen, og derefter bookes en tid til forundersøgelse i afdelingen. Dermed sikres det, at røntgenbillederne foreligger ved forundersøgelsen. Forundersøgelse i ambulatoriet Patienten møder op til forundersøgelse i ambulatoriet, hvorefter det besluttes, om patienten skal indlægges, hvorvidt patienten fortsætter som ambulant patient eller afsluttes. Sekretæren i ambulatoriet sender en indkaldelse til patienten. Booking af tid til indlæggels e i sengeafsnit tet Hvis patienten skal indlægges indkaldes patienten via ventelister. Indlæggelse Patienten indlægges, undersøges og behandles i sengeafsnittet i afdelingen. Booking af tid til efterkontrol i ambulatoriet Hvis patienten skal til ambulant efterkontrol sker henvendelse til sekretæren i ambulatoriet eller lægegangen og i samråd med patienten findes en tid til efterkontrol i ambulatoriet. I de fleste afdelinger ringer sekretæren til sekretæren i ambulatoriet for at få oplyst, hvorvidt tiden er ledig. Ambulant efterkontrol Patienten kommer til ambulant efterkontrol i ambulatoriet. Hvis patienten skal have en ny tid, henvender han/hun sig til sekretæren i ambulatoriet, som i samråd med patienten finder en ny tid. 89

205 Som det fremgår af ovenstående patientforløb, for en planlagt indlagt patient, er sekretærer på lægegangen, i sengeafdelingen og i ambulatoriet, involveret i bookingen af en patient på medicinsk afdeling. I forbindelse med bookingen tilstræber sekretærerne, at den enkelte patient har kontakt til den samme læge gennem hele patientforløbet, da det øger patientservicen. 7.3 Manuel bookingprocedure på Medicinsk Afdeling Selv om Medicinsk Afdeling har et fællessekretariat med alle sekretærerne, betyder afdelingens unge alder, at der fortsat er store forskelle på, hvordan sekretærerne tilknyttet de seks afdelinger booker tider til patienterne. Når sekretærerne finder en tid til patienterne sker det manuelt. Der er imidlertid forskel på arbejdsprocedurerne i de seks medicinske afdelinger. I de fleste afdelinger anvender sekretærerne mapper, hvori de søger information om ledige tider og registrerer patienternes tider. Konsekvensen er, som det fremgår af ovenstående, at patienten får oplyst om en tid er ledig ved, at en sekretær i et givent afsnit i afdelingen ringer til en sekretær i et andet afsnit i afdelingen, som så slår op i sine mapper. Mapperne indeholder information om de enkelte lægers vagtplaner, herunder hvornår afdelingen eller en bestemt læge kan foretage forundersøgelser eller ambulante kontrolbesøg samt hvornår undersøgelsesrummene er ledige. Herefter indtastes oplysningerne i det patient administrative system. I Medicinsk Gastroenterologisk Afdeling bruger sekretærerne det patientadministrative system til at registrere patientens tid i. Systemet fungerer alene som en elektronisk kalender og kan ikke give sekretæren besked om, hvorvidt en given tid er mulig at booke i forhold til om et givent rum eller en given læge er ledig. Eksempelvis skal sekretæren i ambulatoriet, som booker, stadig vide, hvor lang tid, det tager at: undersøge/behandle en given patient, hvornår en patient kan komme til forundersøgelse eller efterkontrol. Fordelen ved indtaste informationen er imidlertid, at de andre sekretærer i afdelingens øvrige afsnit, som ikke er placeret fysisk det samme sted, har adgang til informationen samtidig, og selv kan booke tiden uden selv at tage kontakt til sekretæren i ambulatoriet. 90

206 Derudover bruger Medicinsk Afdeling det patientadministrative system til at udtrække lister med oplysninger om den indtastede information i henvisningssystemet, indlæggelsessystemet og ambulatoriesystemet, da det giver bedre overblik over afdelingens arbejde og bedre mulighed for planlægning. 7.4 Positive og negative konsekvenser af manuel booking Den manuelle bookings konsekvenser for arbejdsgangene og for ressourceplanlægningen/udnyttelsen Kommunikationen i de afdelinger i Medicinsk Afdeling, der benytter mapper - og ikke det patient administrative system til at registrere patienternes tid i - er omstændelig. Et patientforløb kræver således adskillige opringninger mellem de forskellige sekretærer i de enkelte afsnit for at kunne finde en ledig tid. Systemet med mapper forudsætter desuden, at det er muligt at komme i kontakt med sekretærerne. Hvis en sekretær i sengeafsnittet i en af afdelingerne vil give patienten en tid til efterkontrol med hjem, kan det således ikke lade sig gøre, hvis sekretæren i ambulatoriet enten er optaget pr. telefon eller er gået hjem. Den manuelle booking kræver, at sekretærerne har en del specifik viden om, hvilke hensyn hun bør tage, når hun booker, da hun ikke bliver støttet af konfigurationen i et bookingsystem, der eksempelvis anviser hvilke tider, der er ledige, givet de oplyste kriterier. Det gør det mere omstændeligt at uddanne personalet. Endelig er sekretærernes fysiske arbejdsmiljø hårdt belastet af at arbejde med de meget tunge ringbind, som indeholder oplysninger om patienternes tider mv. Det er fysisk krævende at bladre i dem og bære dem rundt Den manuelle bookings konsekvenser for patienterne Patienten har indflydelse på indlæggelses-/ behandlingstidspunktet. Hvis det er første gang patienten får en tid, får patienten tilsendt et indkaldelsesbrev og kan derefter om nødvendigt ringe og få aftalt en ny tid. Hvis patienten er i et behandlingsforløb og skal have en ny tid, henvender han/hun sig til sekretæren, som finder en tid i dialog med patienten. På trods af patienternes mulighed for at få indflydelse på indlæggelses-/ behandlingstidspunktet var der eksempelvis på Gastroenterologisk Afdeling 91

207 1552 afbud ud af 6269 besøg svarende til, at omtrent 25% af patienterne aflyste i år Ud af de 1552 afbud udeblev 420. Erfaringen fra afdelingen er, at hvis patienterne får en tid langt ude i fremtiden, som er tilfældet for en del af patienterne, så glemmer de den. Nordjyllands Amt har formuleret en række servicemål, som ikke er direkte relateret til det manuelle bookingsystem, men som er relevant for den kontekst bookingprocedurerne indgår i. Amtet har opstillet et servicemål for kvittering for modtagelse af henvisninger. Patienten skal således have skriftlig senest 8 dage efter, at sygehuset har modtaget henvisningen, uanset om sygehuset indkalder patienten til indlæggelse eller ej. Hvis patienten ikke får en tid, skal patienten have besked om, at sygehuset har modtaget henvisningen jf. servicemålet. Amtet har desuden defineret et servicemål for de ambulante patienters ventetid i ambulatoriet, som Medicinsk Afdeling følger. Patienterne må ikke vente mere end 30 minutter i forhold til den aftalte tid. Afdelingerne bliver målt på, om de overholder servicemålet. Den enkelte patients behandlings-/ undersøgelsestidspunkt registreres i det patient administrative system. Ventetidsproblemstillingen er en afvejning af patientservice og ressourceforbrug. Spørgsmålet er således, om det er patienten, der skal vente, eller det er ressourcerne i form af personale mv. Endvidere har amtet formuleret et servicemål i forhold til tidsfristen for gennemførelsen af en evt. forundersøgelse. Patienten må ikke vente mere end én måned på at få gennemført sin forundersøgelse fra sygehuset har modtaget henvisningen. Endelig opererer amtet med et servicemål for udskrivningen af epikriser. Hvis behandlingen af patienten overgår til patientens praktiserende læge skal han/hun have modtaget epikrisen inden for 5 dage fra patienten er udskrevet. 7.5 Elektronisk booking Det elektroniske bookingsystemets begrænsninger/barrierer Elektronisk booking kræver en enorm lægedisciplin. Lægerne skal således planlægge deres tid for at kunne opgive, hvornår de er disponible for 92

208 afdelingen. Endvidere skal de finde afløsere, hvis de ikke er i tilstede og dermed ikke kan gennemføre en planlagt behandling. I afdelingen var flere medarbejdere skeptiske overfor, om et elektronisk bookingsystem kan laves, så det er tilstrækkelig fleksibelt til at imødekomme pludselige ændringer i afdelingens planlægning. Booking af patientforløb besværliggøres af, at forløbstanken ikke er udbredt på det medicinske område. Man er ikke så langt med at udrede forløb som på det kirurgiske område. Hvis en patient har et dårligt knæ, er det væsentligt lettere at udrede patientforløbet, end hvis det er en patient, der er træt. Forløbstankegangen kompliceres samtidig af, at da der kan være forskellige komplikationer, forbundet med et given diagnose, som skal løses sideløbende med den primære behandling. Patientforløb er i øvrigt patientvenlige men samtidig ressourcekrævende, da de kræver overkapacitet på afdelingerne. Eksempelvis ved man ikke, hvornår problem A indtræffer, men når det gør det, skal det behandles Den elektroniske bookings potentialer I afdelingen forventer medarbejderne, at et elektronisk bookingsystem vil lette sekretærernes fysiske arbejdsmiljø, når de tunge ringbind med oplysningerne om patienternes tider mv. afløses af en IT løsning. Derudover forventer medarbejderne, at kommunikationen mellem sekretærerne i afsnittene i de seks afdelinger forbedres, så de undgår at skulle tage telefonisk kontakt til kollegaerne, når de ønsker at give patienterne en tid Elektronisk bookings fremtid Der har længe været et udtalt ønske blandt medarbejderne om at få indført elektronisk booking på Medicinsk Afdeling. I forbindelse med, at de seks afdelinger bliver placeret fysisk op ad hinanden og afdelingen får et fællesambulatorium i år fremhæver medarbejderne, at det vil være nyttigt med et elektronisk bookingsystem. Foreløbig arbejder medicinsk afdeling på at udbrede anvendelsen af det patient administrative system i forbindelse med bookingen af patienter i hele Medicinsk Afdeling med henblik på at forbedre kommunikationen mellem sekretærerne i afsnittene. 93

209 7.6 Samlet vurdering Organiseringen af arbejdet på Medicinsk Afdeling ved Aalborg Sygehus er et eksempel på en stor afdeling, som ikke anvender elektronisk booking. Den primære konsekvens af den manuelle booking er en række besværlige arbejdsgange mellem sekretærerne i de enkelte afsnit i de seks afdelinger. Den manuelle registrering af tider i mapper betyder først og fremmest, at personalet, der rent fysisk er placeret forskellige steder på sygehuset, ikke har direkte adgang til central information; men er afhængig af at tage telefonisk kontakt til kollegaerne. Anvendelsen af det patient administrative system i en af afdelingerne åbner op for kollegaernes adgang til central information. Det vidner om, at en central konsekvens af implementeringen af applikationer til patientplanlægning - som elektronisk booking - er forbedring af den interne kommunikation på afdelingerne. Organiseringen af arbejdet på den medicinske afdeling viser samtidig, at patienterne ydes den samme service i forbindelse med den manuelle booking som på afdelinger, hvor man anvender elektronisk booking. Patienterne tildeles første tid til indlæggelse eller forundersøgelse i ambulatoriet med mulighed for at ringe og ændre tidspunktet. Desuden har patienterne den samme indflydelse på tidspunkterne for efterkontrol mv., som på andre afdelinger. Derudover søger sekretærerne at sørge for, at patienterne undersøges/behandles mv. af den samme læge gennem hele patientforløbet. Endelig er Nordjyllands Amts servicemål, som sygehuset og afdelingerne bliver vurderet på baggrund af, med til at sikre, at patienten og den praktiserende læge hurtigt får information. Desuden er kravet om hurtig gennemførelse af en forundersøgelse efter sygehusets modtagelse af henvisningen med til at sikre, at der er fremdrift i patientforløbet. 94

210 8 Booking og EPJ i Århus Amt 8.1 Indledning Århus Amt har taget de første skridt i udviklingen af en elektronisk patientjournal, der skal fungere på amtets sygehuse. Århus Amt har valgt en løsning for den elektroniske patientjournal bestående af en integrationsplatform med tilhørende brugermoduler indenfor medicin, rekvisition/svar, notat, billede og booking. En løsning, der trækker på flere forskellige IT-leverandører og som kræver stor grad af koordinering fra amtets side. 8.2 Generelt om EPJ Ifølge Sundhedsministeriets rapport Handlingsplan for elektroniske patientjournaler. Strategirapport, 23. August 1996 lyder definitionen af den elektroniske patientjournal (EPJ): EPJ henvender sig specielt til det sundhedsfaglige personale som et nyt IT-redskab, der omfatter sundhedsinformationer knyttet til hver patient og lagret i et system, der er specifikt designet til at støtte sundhedspersonalet gennem tilgængelige, komplette og præcise data, alarmer, påmindelser, klinisk beslutningsstøtte samt kobling til medicinsk viden og øvrige hjælpeværktøjer. Grundtanken i EPJ er altså at udvikle en helhedsløsning, der indfanger det enkelte patientforløb ved at knytte alle patientens enkeltstående data sammen i én IT-løsning. Disse patientdata knyttet til patientforløbet lagres efterfølgende i en fælles database sammen med patientdata fra sygehusets andre patienter. Ud fra denne database kan sundhedspersonalet så efterfølgende ved at sammenligne patientforløbene trække oplysninger ud om det typiske 95

211 patientforløb. Oplysninger, der kan bruges af sundhedspersonalet til at yde klinisk beslutningsstøtte. Hvis eksempelvis diagnose A stilles vil patienten efterfølgende skulle have foretaget røntgen, gives medicinpræparat B og gennemgå operation C. Desuden kan oplysningerne bruges til at advare sundhedspersonalet mod fejlagtige beslutninger. Ved diagnose A må der således aldrig udleveres medicinpræparat X eller gennemføres operation Y. Før man overhovedet når frem til at yde den kliniske beslutningsstøtte er det imidlertid nødvendigt at opbygge en IT-struktur, i hvilken den enkelte patients forløb fra henvisning over operation til udskrivning kan indfanges. En struktur, hvori de enkelte dele af patientforløbet spiller sammen til et hele. I Århus Amt gøres dette ved at indsamle patientoplysninger indenfor en række selvstændige dele knyttet til patientforløbet såsom notat, rekvisition/svar, medicin, billede og booking. Disse selvstændige deles benævnes også brugermoduler. De fem brugermoduler (dele af EPJ) gennemgås kort i afsnit Det er hensigten med den elektroniske patientjournal, at brugermodulerne skal kunne knyttes sammen i en fælles integrationsløsning. En løsning, der samler de enkelte dele i ét patientforløb. Ligesom den nuværende fysiske patientjournal indeholder oplysninger om røntgen, henvisninger, medicin, forundersøgelse, operation med mere, så vil den elektroniske patientjournal indeholde samme oplysninger bare i et elektronisk format. Fordelene ved det elektroniske format er åbenlyse, eftersom den elektroniske patientjournal let kan overføres fra en afdeling til en anden, fra et sygehus til et andet, og fra et amt til et andet. Sundhedspersonalet er således ikke afhængig af rent fysisk at få tilsendt patientjournaler fra andre hospitaler, men kan få overført patientens data elektronisk. 8.3 Baggrund for EPJ i Århus Amt Århus Amt har op gennem halvfemserne brugt Kommunedatas Grønne System. Dette patientadministrative system rummer samtidig en bookingfunktion. Amtet oplevede dog en række vanskeligheder forbundet med afhængigheden af en eneleverandør indenfor IT-sundhedsområdet. Heraf udgjorde en øget sårbarhed og integrationsproblemer de væsentligste Øget sårbarhed I en situation med kun en leverandør oplevede Århus Amt, at amtet var afhængig af såvel omfang som kvaliteten af de ydelser eneleverandøren kunne 96

212 levere. Datakørsler som udtræk af patientdata og udarbejdelse af ventelister kunne være tid undervejs, ligesom amtet skulle betale for hver enkel datakørsel. Desuden var amtet sårbar over for de ressourcer i form af mandskab og teknisk knowhow eneleverandøren kunne stille til rådighed, når amtet skulle have ændret systemopsætninger eller indført nye versioner af et givet produkt Integrationsproblemer Århus Amt oplevede desuden en række problemer med systemintegrationen af andre leverandørers systemer til det Grønne System, hvilket betød amtet i flere tilfælde måtte se bort fra disse andre leverandørers produkter. Århus Amts mulighed for at vælge andre leverandører til en given applikation blev således begrænset og amtet kunne grundet tekniske vanskeligheder ikke altid vælge de løsninger, der ønskedes. Århus Amts samlede vurdering var, på grund af ovennævnte vanskeligheder forbundet med eneleverandøren, at påbegynde overgangen til en ny IT-løsning på sundhedsområdet. En løsning, der skulle medføre større uafhængighed og begrænse amtets sårbarhed. En IT-løsning, hvori Århus Amt uafhængigt kunne vælge de applikationer, amtet anså for at være de bedste egnede og hvori amtet ikke i så høj grad var afhængig af en enkelt leverandørs ydelser, men mere frit kunne trække på flere forskellige IT-leverandørers produkter og ekspertise. Amtet kunne vælge den leverandør, der var ekspert i elektroniske bookingsystemer, medicinsystemer, røntgensystemer mv. 8.4 Organisering og implementering af EPJ i Århus Amt Tanken om at sikre større uafhængighed af leverandørerne fandt man allerede i 1995 i Århus Amts rapport Sygehusvæsenets Informationsstrategi, , men det var først i 1998, at tiden var moden til at påbegynde arbejdet med at få udformet en elektronisk patientjournal til sygehusene i amtet. I 1999 nedsatte man således en EPJ-styregruppe, hvis formål det var at koordinere udviklingen og implementeringen af EPJ på sygehusene i Århus Amt. Styregruppen bestod oprindelig af 15 medlemmer, men er efterfølgende blevet udvidet. I gruppen sidder blandt andet overlæger, lægesekretærer, oversygeplejersker, IT-medarbejdere, en sygehusdirektør og en uddannelseskonsulent. Man har altså i EPJ-styregruppen sørget for at få de væsentligste medarbejdergrupper repræsenteret, således at den elektroniske patientjournal kunne få opbakning så bredt som muligt på alle amtets sygehuse. 97

213 Under EPJ-styregruppen organiserede man herefter en række arbejdsgrupper, der skulle tage sig af de væsentligste delelementer i den elektroniske patientjournal. EPJ-styregruppen besluttede sig for at indføre den elektronisk patientjournal i to faser: 1. Udvikling af EPJ integrationsløsning (afsnit 3.1)og en fælles brugergrænseflade (afsnit 3.2) 2. Udvikling af applikationsløsninger (se afsnit 3.3 om de fem brugermoduler) Denne opdeling i en EPJ integrationsløsning efterfulgt af en applikationsfase udgjorde et forsøg på at vende tingene på hovedet i forhold til sædvane. Grundtanken var et opgør med tanken om først at implementere en række forskellige applikationer og så derefter forsøge at integrere disse applikationer til en fælles standard. I stedet for dette, valgte Århus Amt først at udvikle en fælles integrationsplatform som applikationerne, herunder bookingmodulet, efterfølgende kunne bygge på. Fordelene ved at vælge denne fremgangsmåde var, at når integrationsplatformen allerede var udviklet på forhånd, kunne amtet skrive platformens fælles standarder og snitflader ind i udbudsmaterialet til de efterfølgende applikationer, så leverandørerne af applikationsløsningerne vidste hvilken platform, deres produkt skulle kunne integreres til og prissåvel som systemmæssigt kunne tage højde for dette i deres tilbud Integrationsløsningen EPJ er som sådan ikke et system, der kan erstatte de nuværende systemer, der anvendes på sygehusområdet. Dels findes der tilstrækkelig gode systemer på laboratorier, klinikker og røntgenafdelinger, der ikke vil kunne erstattes af EPJ, dels vil EPJ i en årrække skulle fungere side om side med andre patientadministrative systemer (fx GS PAS). Det er derfor nødvendigt, at EPJ skal kunne anvende data fra en række af disse systemer. Det er imidlertid ikke nok, at EPJ kan læse og præsentere data fra andre systemer. EPJ skal også kunne kommunikere med de eksisterende systemer og skrive data ned i dem. 98

214 Integrationsløsningen skal derfor som væsentligst opfylde tre overordnede formål: at data fra eksisterende systemer kan præsenteres i EPJ (fra GS PAS til EPJ) at data kan lægges ind i de eksisterende systemer fra EPJ (fra EPJ til GS PAS) at data kan kommunikeres mellem de eksisterende systemer via EPJ (fra RIS til GS PAS) For at sikre disse tre formåls opfyldelse kræves indledningsvis en kortlægning og beskrivelse af de allerede eksisterende systemer (GS PAS, RIS, Blodbank, LABKA mv.). Herefter kræves en løsning, hvorved man kan integrere EPJ med systemerne. Det være sig gennem udviklingen af fælles snitflader og standarder såvel som at finde en struktur for, hvordan data fra de eksisterende systemer skal lagres i og kommunikeres via den elektronisk patientjournal. Foruden de allerede eksisterende systemer i Århus Amt skal den elektroniske patientjournal også kunne integreres med de kommende brugermoduler amtet står for at skulle implementere inden for medicin, notat, booking, billede samt rekvisition og svar. Brugermodulerne er i øjeblikket under udvikling, og en væsentlig del af kravspecifikationen for de kommende brugermoduler er netop at de udformes således, at de uden besvær kan indgå i integrationsløsningen. Hvad angår brugermodulet skal integrationsløsningen kunne tjene samme formål som for de allerede eksisterende systemer. Integrationsløsningen skal således kunne opfylde: at data fra brugermodulerne kan præsenteres i EPJ (bookingoplysninger lagres i EPJ) at data kan lægges ind i brugermodulerne fra EPJ (fra EPJ til Medicinmodulet ) at data kan kommunikeres mellem brugermoduler via EPJ (fra booking til rekvisition og svar) EPJ skal sørge for, at de samme informationer aldrig skal skrives ind to gange. Data indtastet i bookingmodulet skal således kunne lagres, kommunikeres og skrives ind i rekvisition- og svarmodulet. Det skal forhindre, at sundhedspersonalet ikke først skriver patientdata ind i rekvisition- og svarmodulet, for efterfølgende at skrive samme data ind i bookingmodulet. 99

215 I figuren ovenfor ses nederst de allerede eksisterende systemer i Århus Amt såsom RIS, Blodbank, LABKA m.fl., og øverst i figuren præsenteres de fem brugermoduler medicin, notat, booking, billed samt rekvisition og svar. I midten optræder integrationsløsningen, der består af en applikationsserver og en integrationsarkitektur. Efter EU-udbud valgte Århus Amt firmaerne Systematic og Mentor til at forestå udvikling og implementering af EPJ integrationsløsningen Brugergrænsefladen Som man kan se af figuren ovenfor knyttes de fem brugermoduler sammen i en fælles brugermodulsnitflade. Denne flade kaldes også brugergrænsefladen og defineres som den måde brugeren kommunikerer med et program/system. Hvad enten man som bruger logger sig ind på bookingmodulet, billedmodulet eller medicinmodulet skal brugeren mødes af samme brugerflade, hvilket foruden genkendelighed skaber større overblik og tryghed i anvendelsen af det pågældende modul. Det bliver således lettere og hurtigere for brugeren (lægen, sygeplejersken, lægesekretæren) at orientere sig i de forskellige brugermoduler. 100

216 En fælles brugergrænseflade strækker sig fra relativt simple indstillinger, såsom ensartede scrollfunktioner, knapper/ikoner, værktøjsbjælker og farvevalg til mere komplicerede forhold som hjælpefunktioner, alarmer, søgefunktioner og fejlmeddelelser De fem brugermoduler I det følgende præsenteres den elektroniske patientjournals fem brugermoduler billed, booking, notat, medicin, samt rekvisition og svar. De fem brugermoduler er knyttet sammen via den ovenfor beskrevne integrationsløsning/platform og forbindes yderligere gennem en fælles brugergrænseflade. Se figuren nedenfor. EPJ MEDICINMODUL BILLEDMODUL BOOKINGMODUL INTEGRATIONSPLATFORM OG FÆLLES BRUGERMODUL NOTATMODUL REKVISITION- OG SVARMODUL Der er for hvert af de fem brugermoduler nedsat en arbejdsgruppe, der har ansvaret for at udarbejde en kravspecifikation, udvælge ekstern leverandør, samt medvirke til at udvikle og implementere leverandørens produkt i første omgang på to pilotafdelinger og senere på alle amtets sygehusafdelinger. Arbejdsgrupperne er decentralt forankrede ude på de enkelte afdeling på amtets sygehuse. Grupperne består typisk af pilotafdelingens oversygeplejerske, afdelingslæge, den ledende lægesekretær, samt en lokal og en amtslig IT-medarbejder. 101

217 Når dette her kommer til at virke, vil man ikke tænke i moduler, men derimod i funktioner De fem moduler udvikles sideløbende lokalt i arbejdsgrupperne og er: Notatmodulet Formålet er at udvikle og implementere et notatmodul, der skal kunne opsamle og præsentere relevante informationer om patienten i den rette kontekst på en hurtig og overskuelig måde. Notatmodulet skal sikre kommunikationen imellem sundhedspersoner vedrørende patienten og skal kunne bruges af alle faggrupper. Data fra modulet skal anvendes i den kliniske beslutningsproces og i forbindelse med pleje og andre sundhedshandlinger. Århus Amt har valgt VM DATA som ekstern leverandør af Notatmodulet. Medicinmodulet Et elektronisk medicinmodul vil kunne øge kvaliteten af medicineringen betydeligt under forudsætning af at modulet har en meget høj grad af betjeningsvenlighed og tilgængelighed. Et velfungerende elektronisk medicinmodul vil kunne reducere frekvensen af fejl i medicinordination og givning, samt kunne afhjælpe problemer med manglende overførsel af medicinoplysninger fra primærsektoren såvel som fra andre afdelinger på samme eller andet sygehus. Endelig vil et elektronisk medicinmodul kunne afhjælpe problemer med den dobbeltdokumentation, der i dag finder sted under indlæggelse i form af såvel det lægelige journalsystem og som plejepersonalets journalsystemer. Århus Amt har valgt Systematic som ekstern leverandør af Medicinmodulet. Rekvisition- og svarmodulet En stor del af sundhedspersonalets kontakter til EPJ vedrører rekvisition af undersøgelser og modtagelse af svar. Rekvisition- og svarmodulet er et vigtigt og centralt modul, der vil tilvejebringe en hurtig og effektiv rekvirering og svar af de nødvendige patientydelser. Desuden opbygges modulet således, at der sikres ensartethed i rekvisitionen på tværs af alle sygehusafdelinger. Århus Amt har valgt Systematic som ekstern leverandør af Rekvisition og svarmodulet 102

218 Bookingmodulet Formålet med at udvikle og implementere et bookingmodul er at sikre en bedre planlægning af den enkelte patients behandling fra henvisning over forundersøgelse til den egentlige operation. Det elektroniske bookingmodul skal således være medvirkende til at sikre de mest hensigtsmæssige behandlingsforløb for patienterne; at sikre den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne i sygehusvæsenet; samt skabe forudsætninger for pålidelige ventetidsoplysninger. Århus Amt har valgt Cap Gemini som ekstern leverandør af bookingmodulet 9. Billedmodulet Sygehusene anvender i stigende grad billeddannende udstyr til diagnostiske formål. Udstyret er dels placeret i de kliniske serviceafdelinger (røntgen, patologi, laboratorer m.v.), dels på de kliniske afdelinger (ultralyd, ekkocardiografi m.v.). Udgangspunktet for at udvikle og implementere billedmodulet er behovet for billeddata i patientjournalen i det kliniske arbejde, og de muligheder der ligger i, at billeddata kan blive letter tilgængelige for klinikeren med henblik på forbedret overblik over undersøgelser og til dokumentation over for patienten. Århus Amt har valgt B-data som ekstern leverandør af billedmodulet. Foruden de fem brugermoduler inkluderer delene den elektroniske patientjournal desuden et patientadministrativt system, som står over for at skulle vælges, udvikles og implementeres på sygehusene i Århus Amt. Amtet går således over tid helt væk fra Det Grønne System. 8.5 Bookingmodulet i Århus Amt Bookingmodulet er i Århus Amt et af de fem brugermoduler, der arbejdes på at udvikle i øjeblikket Udvikling og implementering af bookingmodulet Indtil nu har processen, der skal lede frem til implementeringen af bookingsystemet BookPlan i Århus Amt forløbet på følgende måde: 103

219 8.5.2 Indledende rapport Der blev indledningsvist nedsat en arbejdsgruppe bestående af ledende sekretærer, overlæger og afdelingssygeplejersker fra de århusianske sygehuse. Herudover bestod gruppen af to deltagere fra Århus Amts informatikkontor. Arbejdsgruppen havde til opgave at udarbejde en kortfattet rapport, hvori de væsentligste krav til et fremtidigt bookingsystem blev præsenteret. Kravspecifikation og udbudsrunde På baggrund af den indledende rapports konklusioner udfærdigedes en endelig kravspecifikation, der mere præcist angav hvilke ydelser Århus Amt forventede, et fremtidigt bookingsystem skulle kunne yde. Indeholdt i kravspecifikationen var blandt andet: overordnede mål (information til patienter, ventetider, planlægning og anvendelse på tværs) bookingtyper (enkeltstående, forløbs-, akut-, rekvirent- og stand-by booking) forudsætninger til systemets funktionaliteter (skærmbillede, opdatering, samkøring, mm.) forudsætninger til brugerne (analysearbejde, profil for standardforløb og patientfordeling) ressourcer (kompetencebegrænsninger, lokalebegrænsninger og ubegrænsede ressourcer) faste data (standardforløb og profiler) valg/fravalg i forbindelse med bookingen ind-data (patientrelaterede og ressourcerelaterede) ud-data (patientrelaterede, ressourcerelaterede og administrative) I alt 7 IT-leverandører bød på udviklingen og implementeringen af bookingmodulet og det endelige valg faldt efteråret 2000 på Cap Gemini, blandt andet grundet firmaets tidligere erfaringer med implementering af BookPlan i Ringkøbing og Ribe Amt. Pilotprojekter lokalt forankret Der er fra Århus Amt udvalgt to pilotprojekter, der skal være de første til at indføre elektronisk booking. Plastikkirurgisk afdeling på Århus Kommunehospital og kirurgisk afdeling ved Odder Sygehus. Til hvert pilotprojekt er knyttet en arbejdsgruppe bestående af afdelingens ledende lægesekretær, afdelingssygeplejersken, en læge, samt en lokal og en amtslig IT-medarbejder. 104

220 På hver af de to afdelinger har man gennemført workshops, hvori de eksterne konsulenter fra Cap Gemini har gennemgået de to afdelingers arbejdsgange, patientforløb og afdelingspersonalets ønsker til bookingsystemet. På baggrund af disse workshops samt møder mellem de eksterne konsulenter og pilotprojektets arbejdsgrupper har Cap Gemini maj 2001 udarbejdet en systemspecifikation. De væsentligste elementer i denne systemspecifikation er: systemets funktionaliteter systemets brugerflade systemets fælleskomponenter (se afsnit 5.2) Snitflader mellem bookingmodulet og de andre moduler Særlig systemets fælleskomponenter er interessante. For komponenterne udgør de komponenter i programmet, der er fælles med de fire andre brugermoduler i Århus Amt. Eksempelvis udskriftsfunktionen eller det at plotte grafer. Fælleskomponenterne sammenlignes på tværs af de fem modulers leverandører. Og den leverandør, der kan tilbyde den bedste udskriftsfunktion vælges til at udvikle og udføre denne funktion for Århus Amt. Da selve implementeringen af bookingmodulet endnu ikke er gennemført er det på nuværende vanskeligt at sige noget om, hvordan modulet vil spille sammen med de øvrige moduler, endsige med integrationsplatformen. Det genstår at blive set og det kan desværre dækkes ind under denne undersøgelse. 105

221 9 Booking på Huddinge Universitetssjukhus 9.1 Indledning Huddinge Universitetssjukhus i Stockholm er udvalgt som case idet det har et avanceret patientadministrativt system, Cambio, der også omfatter en bookingfunktion. I Stockholm er sundhedsvæsenet organiseret omkring køb og salg af ydelser i lighed med en bestiller-udfører-modtager model, BUM. Stockholm Len køber således ydelser af de respektive sygehuse samt primærsektoren. Derudover foregår et køb/salg af ydelser mellem afdelingerne på sygehusene. Overgangen fra rammestyring til bestiller/udfører -organisationer, hvor opkrævning af betaling for leverede ydelser er central, var den primære motivationsfaktor for at implementere det patientadministrative system, herunder bookingsystemet. Der manglede det fornødne administrative apparat til at håndtere den nye situation. Samtidig var det en mulighed for at søge at optimere planlægningen af arbejdet, og her var bookingfunktionen et vigtigt redskab. En anden motivationsfaktor var opkrævning af beløb af varierende størrelse hos patienterne. Til forskel fra det danske sygehusvæsen betaler de svenske patienter et beløb, når de undersøges og behandles på sygehuset. Systemet blev således primært implementeret af økonomiske årsager, og ikke for at optimere planlægningen af arbejdet. 9.2 Overordnet beskrivelse af sygehuset Sygehuset er universitetssygehus, og ligger i Stockholm Len. Det fungerer som regionssygehus for det sydlige Stockholm og varetager tillige landsdelsfunktioner. Det vil sige, at alle typer behandlinger foretages på sygehuset. 106

222 Sygehuset har ca. 990 læger ansat samt godt sygeplejersker. Sygehuset har færdigbehandlet patienter pr. år, sengedage, operationer og dagoperationer. Huddinge Universitetssjukhus har en direktion samt en række stabsfunktioner som personale, økonomi, IT-strategi, forskning og udvikling, kvalitetsudvikling mv. Derudover er sygehuset organiseret i følgende divisioner: A-Divisionen BKO-Divisionen O-Divisionen IHR-Divisionen Akutfunktion Anæstesi Dagkirurgi Med. Teknik Operation Børnenes sygehus Cochleaimplementat Foniatri Høreklinik Kvinnesygdomme Hematologi Nyremedicin Onkologi Transplantation Urologi Arbejdsterapi Fysioterapi Geriatri Hud Infektion Røntgen Øjenklinik Center for allogen Klinisk Sygehusfysik knoglemarvstransplantatio n Neurofysiologi Kuratorer Neurologi Ortopædi Psykologer Rehabmedicin Reumatologi LabMedicin TA-Divisionen MK-Divisionen HLK-Divisionen Bakteriologi Farmakologi Immunologi Kemi Patologi/cytologi CMMS Transfusionsmedi cin Virologi Adm.-service IT-centrum MA-service Mediaservice Patientservice Gastrocenter medicin og kirurgi Center for metabolisme og endokrinologi medicin og kirurgi Fysiologi Kardiologi Karkirurgi Lung./allergi Thorax IT og booking Sygehuset anvender Cambio, der er et windowsbaseret server/klient patientadministrativt system udviklet af Cambio Health Systems i Linkjöbing. Systemet anvendes af en række sygehuse i Sverige ud over Huddinge Universitetessjukhus. Alle afdelinger på sygehuset benytter Cambio. Systemet omfatter tre primære funktioner: Registrering af henvisninger Ventelistehåndtering Patientbooking 107

223 Cambio anvendes af alle afdelinger på sygehuset. Cambio indeholder faciliteter til booking af undersøgelse og operationer. I forhold til operationsbooking i Cambio er der imidlertid ikke detaljerede oplysninger om det konkrete forløb under operationen eller forhold om anæstesi, materialer mv. For at håndtere disse forhold har sygehuset systemet HOPA til anæstesiog operationsvirksomheden. Systemet indeholder oplysninger om anæstesiforhold og kan on-line registrere, hvor i operationsforløbet en operation befinder sig. HOPA er ikke integreret med Cambio; men kan hente oplysninger eksternt, fx cpr-oplysninger fra Cambio. Cambio indeholder følgende funktioner: Når en patient henvises til sygehuset registreres en række patientrelaterede oplysninger. Det drejer sig om: Personnummer, navn, adresse, praktiserende læge, optageområde, frikortsnummer (skat), kommune, len mv. Derudover kan sekretærerne knytte specifikke bemærkninger til hver enkelt patient. Derefter registreres henvisningen i systemet med oplysninger om: Den visiterende læge på sygehuset, behandlende afdeling, klinik, behandlende læge og diagnose. Der er endvidere mulighed for at knytte specifikke bemærkninger til hver enkelte patient. Oplysningerne indtastes manuelt i systemet, når henvisningen modtages. Oplysningerne kan suppleres med andre oplysninger, der er relevante for venteliste registreringen. Der er mulighed for at modtage henvisninger elektronisk, men denne facilitet benyttes ikke. Personalet registrerer efterfølgende patientens behandlingsbehov, som er grundlaget for patientens placering på ventelisten. Der indtastes: registreringsdato, tidshorisont for behandling, klinik der skal foretage behandlingen, hvilken læge der skal behandle, og hvor patienten skal indlægges efterfølgende mv. Det kan herefter vælges, om patienten skal overføres til ventelisten, eller der kan bookes en tid for operation eller undersøgelse. Der kan udskrives indkaldelsesbrev via systemet. Personalet kan desuden registrere øvrige besøg i patientforløbet som eksempelvis ambulant behandling. Det fremgår herunder, hvilken klinik der foretager behandlingen samt på hvilken afdeling behandlingen foregår. Ydermere fremgår det, hvilken læge, der har bestemt, at der skal være et ambulant besøg samt hvad diagnosen er mv. Det kan endvidere vælges, om patienten skal overføres til venteliste, eller om der skal bookes tid til behandling. 108

224 I booking systemet kan der søges på først kommende tid, eller personalet kan få en oversigt over ledige tider. Søgningen er enten baseret på den læge, der er angivet i registreringen af behandlingsbehov eller på den specifikke afdeling. Der kan endvidere vises ledige tider for funktioner på afdelingerne. Det vil sige forskellige undersøgelser, der kan foretages af en række læger. Der vælges herefter en tid til behandlingen/besøget. Det er muligt at overbooke, dvs., sætte to patienter på samme tid. En forudsætning for at kunne gennemføre bookingen af et besøg (behandling/operation) er, at der er indlagt information om, hvornår de enkelte ressourcer er til rådighed, eksempelvis sygehusets læger samt oplysninger om undersøgelsesrum og operationsstuer. Systemet kan derudover oplyse om belægningen, dvs. de bookede ressourcer i forhold til de tider, som er skemalagte og dermed til rådighed. Cambio indeholder desuden en række oversigter, som er nyttige for personalet i planlægningen. Systemet kan således vise de enkelte afdelingers og lægers dagprogrammer. Endvidere kan systemet vise de enkelte patienters samlede programmer, dvs. alle programsatte tider. Systemet rummer endvidere en række søgemuligheder. Der kan søges på henvisninger, på registrering af behandlingsbehov og besøg, dvs. ventelisten. Søgningerne kan opliste emnerne efter forskellige kriterier, fx diagnose eller klinik. Dette kan fx anvendes til at booke tider eller til at indkalde andre patienter, hvis der kommer afbud fra en patient. Hopa - operationsprogrammet Programmet er udviklet af et lille lokalt firma, Take Care, i Visual Basic 6.0 Enterprise. Som database anvendes SQL Server 7.0. I programmet registreres anæstesi- og operationsvirksomhed ved anæstesi-, dagkirurgi-, operations-, ortopæd-, thorax, urolog- og øjenklinikkerne. Systemet indeholder oplysninger om den enkelte patient både for så vidt angår stamdata og baggrund for behandling. Derudover skal der indtastes forhold omkring operationen i systemet. Der skal fremgå operationsdiagnose og anæstesikode, den opererende læge, anæstesi- og operationspersonale. Endvidere har programmet separate funktioner for debitering, som er koblet til sygehusets økonomistyringssystem. HOPA kontrollerer de indtastede informationer, herunder patientens identitet via personnummeret. Derudover kontrolleres om operationen kan gennemføres på det pågældende tidspunkt i forhold til ledige 109

225 personaleressourcer og rum. Databasen beregner selv patient-, operations-, forberedelses-, afviklings- og i nogle tilfælde opvågningstiden. Under operationen kan programmet vise, hvor i operationsforløbet patienten er. Systemet er således tænkt som et styringsværktøj til selve operationen, hvor det fremgår, hvad der skal til af ressourcer, ligesom det on-line kan vise, hvordan operationsprogrammet skrider frem. Personalet indtaster imidlertid ikke informationer on-line under operationerne, og derfor benyttes muligheden for at se fremdriften i operationsprogrammet ikke. Sygehuset fremfører, at årsagen her til er, at der dels ikke er personalemangel, og at man dels ikke vil påføre denne ekstra arbejdsbyrde på operationspersonalet. Da der ikke er integration mellem Cambio og Hopa vil tidsbooking til operation i Cambio ikke automatisk blive overført til Hopa, og de oplysninger om anæstesi, personale mv. ligger ikke som kritiske ressourcer i tidsbookingen i Cambio Patientforløb Planlagt patient fra praksissektoren Besøg hos den praktiserende læge henvisning til specialeafdeling en på sygehuset. Sekretær afdelingen fordeler henvisninger til de respektive overlæger, der foretager en visitation af patienten. i Forundersøgelse: Lægen har visiteret til forundersøgelse. En sekretær booker tid for forundersøgelsen på baggrund af oplysninger om diagnose, hvem der skal tilse patienten mv. og udskriver indkaldelsesbrev. Operation: Lægen har visiteret til operation. En sekretær booker tid til operation på baggrund af oplysninger og diagnose og hvem, der skal foretage operationen og udskriver indkaldelsesbrev. Patienten møder op til forundersøgels e eller operation, og får foretaget denne. Patienten kan forlade sygehuset efter forundersøge lsen. Hvis patienten skal indlægges vil dette blive planlagt i forbindelse med booking af operationen. Planlagt patient internt på sygehuset 110

226 En afdeling henviser en patient til anden en speciale afdeling. Sekretær i Forundersøgelse: Lægen afdelingen har visiteret til fordeler forundersøgelse. En henvisninger sekretær booker tid for til de forundersøgelsen på respektive overlæger, baggrund af oplysninger om diagnose, hvem der der foretager skal tilse patienten mv. og en visitation udskriver indkaldelsesbrev. af patienten. Operation: Lægen har visiteret til operation. En sekretær booker tid til operation på baggrund af oplysninger og diagnose og hvem, der skal foretage operationen og udskriver indkaldelsesbrev. Patienten møder op til forundersøgels e eller operation, og får foretaget denne. Patienten kan forlade sygehuset efter forundersø gelsen. Hvis patienten skal indlægges vil dette blive planlagt i forbindelse med booking af operationen. Ved akutte og fremskyndede patienter benyttes i princippet samme procedurer som til planlagte forløb. Proceduren gennemføres blot hurtigere. Eksempelvis ved, at der springes et led over ved, at den praktiserende læge tager direkte kontakt til en læge på sygehuset eller en anden afdeling får tilsyn til en patient, der er indlagt. 9.3 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på sygehuset Når sygehuset modtager henvisninger fra praksissektoren eller fra andre sygehuse modtages disse som almindelig post. Det tilstræbes, at henvisninger sendes direkte til de specialafdelinger, der skal undersøge eller behandle patienterne. Når afdelingen har modtaget henvisningen visiteres denne som vist i patientforløbsmodellen af speciallægen på afdelingen. Efter denne visitation bookes det videre forløb i Cambio, og evt. i Hopa. Både når der bookes til forundersøgelse og operation gøres dette umiddelbart i Cambio. Alle data om patienten, den praktiserende læge, kommune, len mv. indtastes i systemet. Derefter registreres, hvilken afdeling - og evt. læge - der skal forestå behandlingen eller undersøgelsen. Ligeledes indtastes diagnosen i systemet. Afslutningsvis indtastes tidshorisont for, hvornår patienten skal behandles. Dette er grundlaget for at booke tidspunktet for undersøgelsen eller behandlingen i Cambio eller for overførsel til en venteliste i Cambio uden et specifikt tidspunkt for, hvornår patienten skal undersøges eller behandles. Hvis der skal bookes et tidspunkt for undersøgelsen eller behandlingen sker dette enten ud fra den specifikke læge eller ud fra den funktion (en gruppe af 111

227 læger), der kan forestå behandlingen. Tidspunktet findes ved enten at få Cambio til at vise første ledige tid for lægen eller funktionen eller ved selv at gå ind under lægen eller gruppen og finde de tider, hvor de er ledige. Når der er booket i Cambio til operation skal der endvidere registreres i Hopa. Dette gøres af sekretæren, der også booker i Cambio, og eventuelt af en sygeplejerske med indsigt i gennemførsel af operationer. Fra Cambio til Hopa overføres oplysningerne om booking af operationen. I Hopa fremgår, hvilke operationsrum der kan anvendes, hvilke materialer der skal indgå i operationen ligesom det vælges, hvilken læge der skal forestå operationen, hvis det ikke er valgt på forhånd i Cambio. I relation til anæstesi vil anæstesiafdelingen selv indtaste deres oplysninger om anæstesiforhold i Hopa. Hopa skal støtte personalet i planlægningen af den enkelte operation, men bruges ikke til den overordnede tilrettelæggelse af afdelingens arbejde. 9.4 Positive og negative konsekvenser Planlægningen fordrer personaleressourcer, og på Huddinge Universitetssjukhus betyder manglen på sekretærer og sygeplejersker, at planlægningen af operationer ikke foregår i realtid på de operationsrum, der er i drift samtidig. Dvs., at korttidsplanlægningen ikke foregår optimalt, da personalet ikke kan udnytte eventuel spildtid, hvis operationen er gennemført hurtigere end beregnet. Som beskrevet ovenfor er der ellers mulighed for at se, hvor fremskreden operationen er i HOPA. Langtidsplanlægningen fungerer derimod, dvs., når patienten eksempelvis får en tid 14 dage frem i tiden. Der er adgang til en del kvalitetsstatistik på den enkelte læges kirurgiske arbejde i HOPA. Imidlertid anvendes informationen ikke, da den betragtes som tjenstlig. Konsekvensen er, at det ikke er synligt for sygehusledelsen, hvilke kirurger der er gode, og hvilke der er dårlige, selv om personalet i de enkelte afdelinger udmærket er klar over det. Hvis den tilgængelige information benyttes, skal det ske med varsomhed, da der kan være store forskellige på kompleksiteten i de gennemførte operationer. Informationen skal bruges som udgangspunkt for diskussioner og ikke anvendes ukritisk. 112

228 9.5 Fremtiden På Huddinge Universitetssjukhus arbejdes mod at integrere Cambios og HOPA. Derudover arbejdes på at få et bedre overblik over hele patientforløbet. I øjeblikket fokuseres på patientens ventetid fra han/hun modtager sin henvisning til, at operationen er gennemført. For den enkelte patient er forløbet imidlertid længere, og omfatter også ventetid i forbindelse med eventuel genindkaldelse til reoperation, efterkontrol mv. 113

229 10 Booking af operationer på Centralsjukhuset Kristianstad, Anestesiklinikken 10.1 Indledning I denne case vil der blive fokuseret på operationsbooking på Anestesikliniken på Centralsjukhuset i Kristianstad. Sygehuset er udvalgt, fordi det har et avanceret booking system, der er blandt de mest avancerede i Sverige. Samtidig bookes på tværs af sygehuse, idet Kristianstad har et tæt samarbejde med Häsleholm Sjukhus om operationsbooking Overordnet beskrivelse af sygehuset Sygehuset henhører under Skåne Len og fungerer som centralsygehus. Det vil sige, at det varetager akutfunktionen i området og alle almindelige behandlinger. De har ikke Thorax- og hjerte- og karkirurgi. Meget specialiserede behandlinger varetages i Malmø/Lund. Sygehuset har knap 500 sengepladser og der er ansat ca.150 læger IT og booking Sygehuset anvender et patientadministrativt system, der er udviklet af TietoEnator. Dette system anvendes af alle sygehusene i Skåne Len. Systemet rummer oplysninger om stamdata på patienter, behandlinger varetaget på sygehuset mv. Der er ikke indbygget Elektronisk Patient Journal (EPJ) i systemet. Sygehuset er ved at få udviklet en EPJ, der skal anvendes på sygehuset Siemens Melior. 114

230 Anæstesiafdelingen fik elektronisk booking Orbit VM-data i Før indførelsen af elektronisk booking var der ikke tradition for at arbejde med IT på i afdelingen eller på sygehuset generelt Patientforløb Sygehuset har ikke arbejdet med patientforløb generelt i forbindelse indførelse af elektronisk booking, dvs. samarbejde med praksissektor eller andre afdelinger på sygehuset om de enkelte patientforløb. Der er således kun fokuseret på tilrettelæggelsen af arbejdet internt i afdelingen, når en patient skal opereres. Afdelingens patienter står enten på venteliste til operation eller kommer akut fra enten skadestuen eller andre afdelinger på sygehuset, og skal behandles inden for kort tid Beskrivelse af Anæstesiafdelingen Funktion Anæstesiafdelingen er en servicefunktion for de øvrige afdelinger på sygehuset. Afdelingen har operationsgangen under sig og bistår ved alle operationer på sygehuset Personale Afdelingen har selv anæstesilæger fastansat og har derudover personale ansat til at bistå speciallægerne fra de kliniske afdelinger i forbindelse med gennemførsel af de enkelte operationer. Det vil sige, at alt personale eksl. speciallægen kommer fra anæstesiafdelingen Fysiske forhold Afdelingen har 15 operationsstuer, som hver i sær er forbeholdt de forskellige kliniske afdelinger, så udstyr mv. passer til deres specifikke behov. Dette gøres alene fordi der er tradition for det. Der er dog intet til hinder for at anvende operationsstuerne på tværs af specialerne. 115

231 Produktion i afdelingen Anæstesiafdelingen varetager knap operationer om året fordelt på de enkelte specialer. De operationer er fordelt med på Kristianstad og på Häsleholm sygehus Bookingsystem Anæstesiafdelingen anvender Orbit, der er et operationsbooking system udviklet af VM-data. Afdelingen var selv initiativtager til at få udviklet og implementeret systemet i afdelingen. Årsagen var, at man ønskede at få en bedre arbejdstilrettelæggelse og ressourceudnyttelse. Man havde fx regnet sig frem til, at hver operationsstue kostede 300 kr. i minuttet, så spildtid på operationsgangen var ekstrem kostbar. Orbit er et Client-Serversystem med Windows 95/98/Windows NT som Client og Windows NT med Microsofts SQL Server som serversystem. Der er 500 brugere af systemet på sygehuset med forskellige adgange. Dvs. alle kliniske afdelinger kan gå ind og se i systemet, hvornår der er operationer, udtrække statistikker mv. På anæstesiafdelingen er der ca. 15 vårdplanerere (afdelingsplanlæggere, typisk varetaget af lægesekretærer eller sygeplejersker), der kan booke i systemet. Der er en IT-ansvarlig for hele systemet på anæstesiafdelingen. Orbit indeholder følgende hovedfunktioner: Registrering af operationsbehov Registrering af anæstesiforhold Tidsbooking af anæstesimodtagelse Planlægningsmodul Akutliste Anæstesijournal Operationsjournal Operationsoplysninger Opvågningsjournal Egne dokumenter, fx komplikationsregistrering Operationskort som vidensbank for operationspersonale Anæstesikort som vidensbank for anæstesipersonale I det følgende gennemgås de enkelte faciliteter. 116

232 Registrering af operationsbehov Operationsbehovet registreres i hovedfunktionen i bookingsystemet. Her indtastes oplysninger om den ordinerende læger, hvem der skal operere, behandlingsform, prioritet og evt. oplysninger om tidligere operationer på patienten. Der vælges endvidere diagnose og operationskort for den foreslåede behandling. Der angives indlæggelsestid, samt oplysninger om blodtype, ligesom der kan bestilles blod til operationen. Registrering af anæstesiforhold Dette dokument specificerer ud fra en behandling den ordinerede narkose og præmedicinering inden operationen. Den skal være udfyldt og signeret dagen inden operationen ved planlagte operationer. Ellers udfyldes den akut. Der er oplysninger om narkosemetode, narkosemiddel, præmedicinering, samt øvrige opgaver relateret til den specifikke anæstesi. Der kan vælges et anæstesikort med forslag til ovenstående. Anæstesikort beskrives i et af de følgende afsnit. Tidsbooking af anæstesimodtagelse Der er en funktion for tidsbooking af anæstesimodtagelsen. Denne kan bookes samtidig med, at man fastsætter tidspunktet for operationen. Det fremgår her, hvornår anæstesifunktionen er involveret i operationen både før, under og efter. Planlægningsmodul Når der er registreret et operationsbehov kan der genereres en venteliste over samtlige patienter. Det skal desuden vælges om man vil booke til et bestemt tidspunkt eller man vil lade patienten vente med at få et fast tidspunkt. Når der skal gives et tidspunkt for operation kan man vælge selv at give tiden eller man kan lade systemet fremkomme med det først komne tidspunkt, som passer efter forudsætningerne opstillet. Hvis man selv vælger et tidspunkt vil systemet oplyse om det er muligt ud fra oplysninger om læge, operationsstue og udstyr mv. Hvis systemet kommer med et tidspunkt vil der være taget hensyn til disse forhold. Der er således i systemet oplysninger om lægernes specialer og vagtplaner, muligheder i de enkelte operationsstuer, narkoseforhold og udstyr mv. som er afgørende for booking af operationerne. Planlægningsmodulet er tilrettelagt efter sygehusets anvisninger. 117

233 Akutliste Ved akutte behandlinger kommer operationerne op på en akutliste, så snart der er registreret et operationsbehov. Funktionen indeholder en checkliste for kontrol af, at patienten er klar til operationen. Fx om der er røntgen, anæstesi eller blod klar. Man kan lade systemet komme med forslag til, hvor operationen skal gennemføres eller selv angive operationsstue. Eventuelt kan man overføre patienten til venteliste eller til næste dag. Anæstesijournal Anæstesijournalen er det dokument, som anvendes til at registrere opgaver, som er relateret til anæstesi under operationen. Journalen skal udfyldes løbende. I journalen indskrives oplysninger om tider fx start og sluttidspunkt, komplikationer, deltagende personale, narkosemiddel, patientens tilstand samt øvrige patient- og ansvarsoplysninger. Operationsjournal Operationsjournalen anvendes til at registrere oplysninger som er relateret til selve operationen. Operationsjournalen er opdelt i en læge- og i en sygeplejejournal. Journalerne indeholder grundinformation om diagnoser/indgreb, personale, præ- og postoperativt lægemiddeler, materiale, implantater og operationsoplysninger (se næste afsnit). Operationsoplysninger Operationsoplysningerne ligger under operationsjournalen. Der er oplysninger om indikationen for behandlingen, stabiliteten i anæstesien, hvad der er fundet og hvilken teknik, der er anvendt, eventuelle problemer i forbindelse med operationen, samt oplysninger til den postoperative behandling. Opvågningsjournal Opvågningsjournalen er baseret på oplysninger om anæstesi fra operationen og anvendes på opvågningsafdelingen. Det er muligt at registrere postoperative problemer og der påføres navne på tilknyttet personale. Derudover er der oplysninger om ind- og udskrivning samt evt. til hvilken klinisk afdeling, patienten senere skal overflyttes til. Operationskort som vidensbank for operationspersonale Operationskortet er baseret på fastlagte behandlinger ud fra diagnoser efter ICD-10 klassifikationen. Det vil sige at hver diagnose kan have forskellige behandlinger, som skal vælges. Anæstesiafdelingen har selv udfyldt kortene 118

234 efter deres gamle papir-operationskort, som blev anvendt tidligere ved operationer. Operationskortet indeholder oplysninger om, hvad der skal anvendes af materiale og udrustning for af gennemføre operationen. Det er bl.a. oplyst, hvor udstyr og materiale kan findes. I princippet kunne funktionen knyttes til et lagerstyringssystem, men det finder ikke sted i dag, da man ikke har et sådant. Der er oplysninger om, hvornår man har konstateret sygdommen, og hvilken læge der har gjort det. Disse indtastes af dem, der booker operationen. Der er et fritekstfelt, hvor der kan indtastes oplysninger efter eget valg. Det kunne være specielle forhold, som man skal være opmærksom på. Der fremkommer automatisk normaltid for operationen med forberedelsestid, operationstid og efterarbejdstid. Disse kan justeres af den der booker, hvis der er behov. Tider er fastlagt efter, hvad der er gennemsnittet for operationerne, som fremgår af booking systemet. Der er endvidere oplysninger om, hvor lang tid patienten normalt er indlagt i forbindelse med operationen både før og efter. Anæstesikort som vidensbank for anæstesipersonale Anæstesikortet indeholder oplysninger om de forskellige anæstesiformer. Der er oplysninger om narkosemetode, udrustning, præmedicinering og lægens ønsker til, hvad der skal være tilstede for at kunne forbedrede narkosen. Når der registreres et operationsbehov for en patient, angiver man en indgrebskode som hovedindgreb. Når der registreres i anæstesiforhold, kan man finde frem til de anæstesikort, der tilsvarer indgrebskoden, hvorefter man vælger det kort, der ønskes. Oversigtsbillede operationsstuer Systemet indeholder en funktion, så man på den aktuelle operationsdag kan kontrollere, at operationerne skrider frem som planlagt. Oversigten er grafisk, og viser hver operationsstue som en farvet bjælke. Det vil sige, at man kan se den afsatte tid for operationen. Efterhånden som operationen skrider frem, ændrer farven sig på bjælken. Man kan også se frem i tiden for planlagte operationer. 119

235 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen Anæstesiafdelingen betragter sig selv som en servicefunktion for de øvrige afdelinger på sygehuset. De stiller deres personale og faciliteter til rådighed for lægerne fra de kliniske afdelinger, som har ansvaret for at stille diagnosen, fastlægge operationen og forestå selve indgrebet. I praksis betyder det, at en speciallæge fra en klinisk afdeling møder en patient med et problem. Patienten kan enten komme akut eller med en henvisning fra en praktiserende læge. Herefter optages en anamnese, og det bestemmes, om der er behov for operation samt i givet fald, hvor hurtigt den skal finde sted. Lægen der tilser patienten har mulighed for at anvende booking systemet selv under operationsbehov, men for de flestes vedkommende gives journaloplysningerne (i papirform) til vårdplaneren i den respektive afdeling. Vårdplaneren indtaster oplysningerne i bookingsystemet og vælger enten at fastsætte et tidspunkt for operationen eller sætte patienten på venteliste. I samme forbindelse anvendes operationskortet i bookingsystemet til at fastlægge forholdene omkring operationen nærmere. Når der indtastes en patient med operationsbehov i booking systemet af en klinisk afdeling, fremgår det i anæstesiafdelingen, der herefter fastlægger anæstesiforhold i bookingsystemet. Her benyttes anæstesikortet til at fastlægge forholdene omkring anæstesi. Dette kan gøres af en anæstesilæge, men for hovedpartens vedkommende giver lægen oplysningerne til vårdplaneren i anæstesiafdelingen, der lægger oplysningerne ind i bookingssystemet. Når der er fastlagt et tidspunkt for operationen anvender anæstesiafdelingen bookingsystemet til at tildele personale fra afdelingen, operationsstuen klargøres og der skaffes de nødvendige materialer og udstyr. Anæstesilægen møder op på det fastlagte tidpunkt og lægger narkosen. Speciallægen møder herefter på tidspunktet for, hvornår han skal til, og operationen går i gang. Under operationen indtastes løbende i operations- og anæstesijournal, således at disse er hele tiden opdaterede. Når operationen er gennemført, køres patienten til opvågning enten i anæstesiafdelingen eller i den kliniske afdeling. Systemet anvendes af de kliniske afdelinger til at vide, hvornår patienten kommer tilbage fra operationen. Det fremgår således af bookingsystemet, hvad der skal ske samt, hvad der er sket i alle dele af operationsforløbet. Fra patienten kommer til afdelingen, til patienten skal tilbage til de kliniske afdelinger eller eventuelt skal udskrives. 120

236 Der er dagligt en vårdplanere i anæstesiafdelingen, der sikrer, at alle operationerne gennemføres som planlagt eller hvis det ikke er tilfældet løser problemerne forbundet hermed. Hvis der fx mangler en speciallæge fra en klinisk afdeling, tager vårdplaneren kontakt til afdelingen m.h.p. at løse problemet Beskrivelse af afdelingens snitflader til øvrige afdelinger / eksterne parter Anæstesiafdelingen har et nært samarbejde med Häsleholm sygehus. Sygehusene har hver sin ledelse, men der kan bookes operationer på tværs af sygehusene. Häsleholm sygehus varetager hovedsageligt mindre komplicerede operationer, og skal således videresende patienter til Kristianstad. Häsleholm har dog en specialfunktion inden for hoftekirurgi, hvor de varetager mange og komplicerede behandlinger. De kliniske afdelinger på de respektive sygehuse kan booke operationer begge steder og sende deres speciallæger med til at forestå operationen. På Häsleholm har anæstesiafdelingen dog ikke operationspersonale som på Kristianstad. De hentes i stedet fra de respektive specialafdelinger. Det betyder i praksis, at speciallægerne fra Kristianstad sjældent operer på Häsleholm, da bookingen er for besværlig. Det omvendt kan dog godt lade sig gøre. Det er dog oftest sådan at lægerne på de 2 sygehuse opererer på deres eget sygehus. Internt på Kristianstad er snitfladen til de kliniske afdelinger således, at de kommer med patienterne og speciallægen, der skal varetage selve operationen. Det betyder, at tidspunkterne for operationen og de opgaver der er i forbindelse hermed, skal følges af alle implicerede, for at det samlede operationsforløb kan følge planen Positive og negative konsekvenser Det har været svært at få implementeret systemet i det daglige virke. Hovedårsagen har været, at da man indkøbte systemet, var der ingen traditioner for at arbejde med IT på sygehuset. Det gjorde, at det personale der skulle anvende systemet, i udgangspunkt ikke havde forudsætninger for at 121

237 arbejde med IT. Der har derfor været et stort pædagogisk arbejde med at få løftet IT-kvalifikationerne på sygehuset. En af intentionerne med at indføre elektronisk booking var også at udvikle organisationens arbejdstilrettelæggelse. Det har kun i begrænset omfang fundet sted, fordi man har forsøgt at fastholde gamle vaner i arbejdstilrettelæggelsen. Fx er det kun få læger, der selv booker operationer på trods af, at de har samtlige oplysninger, der skal registreres i systemet. De vil i stedet hellere give oplysningerne til vårdplanereren. Ligeledes booker de fleste selv tider i systemet frem for at lade systemet komme med forslag til, hvornår operationen mest hensigtsmæssigt kan finde sted. Det skyldes vane, og ikke at systemet ikke fungerer korrekt. Det har været et problem i forbindelse med implementeringen af systemet, at initiativet alene kom fra anæstesiafdelingen. Det har gjort, at de kliniske afdelinger ikke er lige så interesseret i at få systemet til at fungere optimalt. De kliniske afdelinger var tilfredse med, at de tidligere alene havde operationstiderne, hvor anæstesiafdelingen havde overblikket over kapacitetsudnyttelsen var på operationsstuerne. Formålet med systemet var oprindeligt at få en bedre ressourceudnyttelse. Det er sket i nogen udstrækning, men ikke tilstrækkeligt, fordi man ikke anvender alle mulighederne i systemet. Der er dog kommet en væsentlig bedre planlægning af anæstesiafdelingens arbejde og anvendelsen af ressourcerne er blevet tydeliggjort. Fx kan der laves opgørelser over samtlige operationer, ventetider på en læge, samt dokumentation for at arbejdet er udført ved operationerne. Der er mindre arbejde ud på aftenen på operationsgangen, da operationerne nu kan gennemføres om dagen. Det er blevet tydeligt med arbejdet i booking systemet, at anæstesilægerne er en knap ressource. Der er for få af dem til operationerne, hvilket ses ved, at tiden for operationerne forskubbes, fordi lægerne ikke kommer til det fastlagte tidspunkt. Det har fået anæstesilægerne til at blive bedre til at planlægge deres arbejde, så ikke alle operationer bookes med start samtidigt. Der er dog stadig problemer med at nå det hele. Det har været intentionen, at de enkelte operationsstuer ikke skulle tilknyttes de kliniske afdelinger. Hvis operationsstuerne var en samlet ressource ville det være muligt at udnytte dem bedre. Det har dog ikke været muligt at nå til enighed med de kliniske afdelinger, der gerne vil have deres egne operationsstuer. 122

238 Det har været en svær proces at indkøbe bookingsystemet. Man havde gjort et meget stort forarbejde og mange var involveret i at udarbejde kravspecifikation til systemet. Alligevel krævede systemet stor tilpasning, efter det var indført. Samtidig har arbejdet med at implementere systemet, også været omfattende. Det har krævet ledelsesopbakning og særlig tildeling af personaleressourcer, som ikke helt har været til stede i det påkrævede omfang Samlet vurdering Casen har primært vist hvor mange faciliteter der er muligt at inkorporere i et elektronisk bookingsystem. Det er det mest avancerede bookingsystem, som er set i forbindelse med dette projekt. Derudover betegnes det som meget brugervenligt. Dette er imidlertid ikke nok til at systemet anvendes i praksis. Årsagen findes i primært 2 forhold. Der var ikke særligt gode ITforudsætninger hos personalet, da man indførte det og det blev ikke set som et organisatorisk projekt, men alene som et teknisk projekt. 123

239 11 3 sygehusbesøg i hhv. USA, Frankrig og Holland 11.1 Indledning Poula Helth Rådgivning har besøgt 3 sygehuse i hhv. USA, Frankrig og Holland i forbindelse med andre aktiviteter i firmaet. Det viste sig at der var relativt begrænset udbytte ved besøgene, da ingen af dem var særligt langt i deres arbejde med elektronisk booking. Dog er de interessante nok til kort at opsummere nogle ting fra de respektive sygehuse. Det skal endvidere oplyses, at sygehusene er rimeligt repræsentative for sygehusvæsenet brug af booking i de respektive lande OLVG, Onze Lieve Vrouwe Gasthuis Hospitalet er et offentlig ejet hospital i Amsterdam, Holland. Hospitalet har 650 senge og antallet af medarbejdere er ca Der indlægges ca patienter pr. år. Der foretages ca endagsbehandlinger og ca ambulante behandlinger. Det gennemsnitlige antal liggedage pr. indlagt patient er 8.2 dage. Sygehuset har i 1970 erne anskaffet et planlægningssystem fra firmaet HISCOM. Dette system bruges nu som bookingsystem, men har meget begrænsede funktioner. Ud over bookingsystemet anvendes et delvist manuelt patientregistreringssystem. Patienten udstyres med et papirkort, hvorpå er registreret patientens nummer, navn, fødselsdato, privatlæge m.v. Yderligere 124

240 oplysninger om patienten og patientforløbet er registreret i papirfiles, som opbevares på sygehuset. Ved henvisning af elektive patienter til sygehuset fra den privatpraktiserende læge, er det patienten der tager kontakt med sygehuset. Patientnummeret er registreringsnummeret og der aftales en dato mellem patienten og sygehuset. Der bookes en læge eller en undersøgelse. Ved ankomst til hospitalet bliver patienten modtaget af lægen i receptionen. Lægen har fået udleveret patientens journal. Efter undersøgelsen og efter aftale med (special)lægen booker patienten en speciallæge og et rum. Patienten har altså ansvaret også for denne booking. Hvis flere afdelinger er involveret bliver patienten sendt rundt til afdelingerne. Tidsplanlægning, udstyr mm fastlægges af speciallægen i forbindelse med bookingen. Det anvendte system bliver afløst af et nyt system fra HISCOM. Der er ikke aftalt specifik tidsplan for projektet. Det nye systems funktionalitet vil være et standardsystem, som det er demonstreret på et andet hospital Hopital Européen Georges Pompidou Hospitalet er et offentligt sygehus i Frankrig, Paris. Hospitalet er nybygget og erstatter 3 tidligere hospitaler. Hospitalet har 800 senge i enestuer og dækker alle specialer. Hospitalet anvender et bookingsystem OneCall. Systemet kan book på stort set alt, dvs. rum, udstyr, læger, materiale og systemet er integreret med elektronisk patientjournal. Systemet kan generer diverse oversigtbilleder over programmerne for undersøgelse og behandling. Det er muligt at book forløb, men det anvendes ikke ofte, da specielt lægerne ikke vil fastlægge deres arbejdsprogram ud i fremtiden. Derudover er der en pc er på hver stue på sygehuset og i undersøgelses- og behandlingsrummene. Systemet er endnu ikke taget fuldt i anvendelse. Bookingsystemet er udviklet af Medasys og Thomson-CSF. Som et kuriosum for Frankrig kan det oplyses, at der kun er patientjournaler for patienter, der har været på det enkelte sygehus. Man prioriterer datasikkerhed for patienterne, så sygehusene må ikke overføre data til andre organisationer. 125

241 11.4 New York Presbytarian Hospital (NYPH) NYPH er to store hospitaler, som blev lagt sammen i Der er ca ansatte. Hospitalet er et universitetshospital og dækker et stort område i og omkring New York. En del af hospitalet, som ligger på det tidligere Cornell, er nybygget siden Der er 34 operationsrum, heraf 14 ambulatorier som primært bruges til samme-dags operationer. 19 af 34 operationsrum er nye. Alle operationsrum udnyttes så vidt muligt fuldt ud i tidsrummet 7 morgen til 9 aften. 3-4 rum udnyttes i tidsrummet 9 aften til 7 morgen. Der er i alt 400 operationslæger tilknyttet hospitalet. De er enten tilknyttet universitet eller har privat praksis ved siden af og har på forhånd aftale med hospitalet om en eller flere dage om ugen/måneden, hvor de er til rådighed for bestemte typer operationer IT-systemer Det findes forskellige systemer: ECLIPSIS, som er et patientsystem, som giver patientdata, og dokumenterer hvad der skal ske med patienten (behandlingsforløb) LAB-SYSTEM, som har interfaces til patientsystemet, er et system, der registrerer ordrer fra lægerne om forskellige undersøgelser, lægerne ønsker foretaget før operationen, f.eks. røntgen og blodprøver. Det er kun læger, der kan bestille operationer undersøgelser i USA, fordi loven foreskriver at det er lægens ansvar. I forbindelse med røntgen er der indført et såkaldt PACS-SYSTEM, som giver lægen mulighed for på sin computer at følge resultatet af undersøgelsen samtidig med, at han eller hun har patientinformationer på skærmen. HBOC er det centrale serving software system, når det gælder operationer, er gammelt og kan ikke interface med de andre systemer. Via HBOC bestiller lægen tid i operationsrummet til en bestemt type operation, afklarer patientforsikring, som i USA skal være i orden inden operationen, bestiller udstyr i operationsrummet. HBOC kan ikke give detaljeret dokumentation om operationer Booking Når lægen beslutter sig for en operation sendes bestillingen til NYPH. Men der kan ikke ske en on-line booking. 126

242 Hospitalet booker herefter patientforløbet. Lægen kan booke patienter ind til 48 timer før operationen, men det er hospitalets scheduling manager, som er en sygeplejerske, der koordinerer alle operationer og har ansvaret for, at der indgår personale og udstyr, som svarer til lægens ønske til den enkelte operation. Det kan så være, at der ikke er afsat tid nok, eller at det ønskede udstyr ikke er til stede, den dag operationen er booket. Det er koordinationssygeplejersken (scheduling manager), som kontakter dels lægen, dels patienten og finder et andet tidspunkt samme dag, eller en helt anden dag. Ind til 48 timer før operationsdagen, hvor den enkelte læge skal være til rådighed, kan hospitalet booke andre patienter end dem, lægen selv har booket. Og det vil jo typisk være hans eller hendes egne patienter. Scheduling manager har således det overordnede ansvar for, at operationskapaciteten udnyttes fuldt ud. Beslutningen om ændringer træffes sammen med sygeplejerskestaben. Ændringer kan også forekomme, hvis lægen har booket for kort tid til en operation Andre systemer Der findes et personaleplanlægningssystem ACCUSTAFF, som omfatter personaleplanlægning 4-6 uger ud i fremtiden. Der er ikke interface med bookingsystemerne. Desuden harmonerer den lange planlægningshorisont ikke med 48 timers planlægningen af operationer. De 2 systemers forskellighed gør det svært at planlægge brug af personaleressourcer. 127