trekkies.dk: Referat, ordinær generalforsamling 28/2-2009

Transkript

1 trekkies.dk: Referat, ordinær generalforsamling 28/ ) Valg af dirigent, referent og to stemmetællere Dirigent: Michael Skov Referent: Henriette V. Madsen Stemmetæller: Dorthe Hansen Stemmetæller: Benjamin Borksand 2) Formandens beretning ved Christa Islin Noget af det første vi gjorde i 2008 var at arrangere os med Citymail. Det positive: Det giver en meget stor porto besparelse, mere end 6.000Kr på års basis. Man får så aldrig noget til den halve pris uden en negativ side. Citymail forlanger 100 % orden efter postnumre og det kræver fred og ro at sidde med, hvilket desværre betyder et farvel til en tradition. Vi kan ikke længere udlevere Subspace efter generalforsamlingen af denne grund, men også fordi kvoten skal passe så vores aftale ikke ryger med Citymail, hvilket den hurtigt kunne gøre hvis fra Citymail området fik udleveret Subspace efter Generalforsamlingen. Den anden ting der følger med den billigere pris er at Citymail ikke videresender som Post Danmark gør, hvilket gør meddelelse om adresseændring meget vigtig. Alt i alt er portoen til Post Danmark steget så meget nu at vi har planer om at medlemmerne selv fremover skal betale for eftersendelse. Hvis der bliver enighed om det så indføres det fra maj fornyelsen i år. Årsag det koster mere end et almindeligt medlemskab om året at eftersende blade p.g.a. flytning. Vi fra vores side vil naturligvis gøre vores til at I husker at meddele flytningen ved at sende en news ud 3 uger før bladet sendes med en reminder om at meddele det hvis I er flyttet. Nu vi er ved Subspace så har redaktionen kun godt at sige om Der udkom 4 blade på hver 40 sider, 4 i farver masser af gode artikler om Star Trek samt andet sci-fi relateret stof og boganmeldelser. Bl.a. kan nævnes at To ikke-medlemmer har fundet det umagen værd at skrive til bladet. Det er den danske science fiction-forfatter Erwin Neutzsky-Wulff, der har skrevet om sit syn på science fiction, og Jan Andersen, bosiddende i Nederland, har begået en nekrolog om Arthur C. Clarke, der døde i starten af Bertil Dorch blev nødt til at stoppe som redaktør p.g.a. nyt arbejde så vi bød en ny redaktør: Stefan Garvig velkommen i vor midte. Og så kan jeg da lige indflette at det nye arbejde nu har tvunget Bertil helt ud af redaktion teamet, men Bertil vil fortsætte med at skrive til bladet. Da Citymail kan klare ca. 1/3 af Subspace kunne vi droppe snakken om forhøjelse af kontingentet i 2008 og takket være vores deltagelse på Eurocon fik vi at vide at vi kunne søge om portostøtte fra noget der hedder Bladpuljen og den har vi også fået på ,13 KR så det lunede alt sammen blev også det år hvor der pludselig opstod panik da vores server gik totalt ned. Den havde stået i al ubemærkethed uden nogens vidende på en plads hvor den pludselig blev opdaget og da ingen vidste hvem den tilhørte blev der ganske enkelt slukket for den. For at blive stående skulle vi betale flere penge end vi havde lyst til så vi fandt et nyt hjem til den hos A Data hvor den står gratis mod et link på hjemmesiden. Siden årets start har vi haft drøftet medlemskabs typerne og vi er endt med at mene at mini medlemskabet skal tilbage til det oprindelige nemlig beregnet for de efterfølgende i en husstand hvor et medlem allerede er fuldt betalende medlem. De andre typer er vi ikke færdige med at drøfte fremtiden for. Vi arbejder med 2 modeller den ene går ud på at dem der i dag er minimedlemmer uden at være samboende med et fuldt betalende medlem kan fortsætte med at være minimedlem. Den anden model går ud på helt at fjerne minimedlemskabet og så må de der i dag er minimedlemmer vælge hvad de helst vil opgradere til almindeligt medlemskab eller melde sig ud. Det er noget af det vi skal have bearbejdet færdigt. Vi fravalgte i 2008 at få nye produkter i trekkies butikken. Dels fordi økonomien ikke var så god og dels fordi vi synes det er dumt at købe et større lager ind af produkter uden garanti for at de bliver solgt. Vi arbejder på en anden måde at gøre det på måske noget i stil med måden der bestilles års T-shirts på. Det kunne være den bedste løsning at finde nogle tiltrækkende ting vi kan tilbyde til fornuftige priser og så lave forudbestilling med minimums antal og deadline for bestilling igen det er noget vi vil arbejde færdigt omkring i år.

2 Omkring produkter føler vi at vi er lidt på den, for vores produktansvarlig Per Bührmann udtalte allerede efter sidste års salg af års T-shirts at prisen ikke holdt længere da antallet af bestillinger var gået ned, men vi lod den være status quo. Fakta er at den for i år faktisk skulle koste 125 kr. men så havde endnu færre bestilt og så skulle den være endnu dyrere og så har vi en skrue uden ende. Vi drøftede helt at stoppe med dem, men har en forpligtigelse overfor VIP medlemmerne - hæver vi prisen sætter vi penge til når der ikke er varslet en forhøjelse af VIP medlemskabet - fjerner vi dem bliver VIP'erne snydt. Den bedste løsning bliver måske i den sidste ende helt at fjerne VIP medlemskabet for de har alligevel altid skullet bestille bare ikke betale. Så blev det DM tid og igen i 2008 havde vi holdet fra Fyn til at stå for selve eventet, men hvor havde vi dog mange frivillige hænder til at hjælpe os på selve dagen og de skal igen i dag have en meget stor tak, for de gjorde deres til at det hele gik så fint når nu vi først kunne få LIFE lørdag formiddag. Også en stor tak til alle jer der blev og hjalp med oprydningen så vi alle kunne komme hjem i ordentlig tid. Og nu vi så er ved DM skal vi have et DM i år? Der har været sendt flere news ud der fortalte at DM holdet fra de foregående år ikke vil stå for det i år så der skal helt nye kræfter til og det er ikke bestyrelsen. Vi vil stå som øverste tovholder og der vil sikkert også være en eller 2 der er med på DM holdet, men det kan der først svares på når vi ved hvem der har tid til hvad. Det er jer som medlemmer der skal på banen og lad nu være med at sidde og tænke at du ikke behøver melde dig for det er der sikkert masser af andre der gør. Hvis alle tænker sådan ender det med at ingen melder sig og det er nu bedre at fortælle 20 medlemmer at der nu er folk nok til at få arrangementet op at stå end at aflyse vores flagskib synes I ikke? Så vil jeg lige vende lidt om den nye film for det er der jo nok nogen der gerne vil høre lidt om. Jeg ville ønske jeg havde en masse godt at sige men fakta er at vi er løbet ind i problemer. Vi kan ikke få lov at dele foldere ud om vores forening i biograferne, det vil sige UIP vil ikke søge tilladelse til at vi deler foldere ud. Havde vi fået det at vide for et par måneder siden kunne vi være kommet med en anden plan i dag, men det var først i mandags jeg fik beskeden. De tidligere samtaler jeg har haft med UIP lød på at de ville se vores folder først og der var endda givet tilsagn om præmier til den konkurrence vi havde i sinde at lave i folderen. Der kom et input fra salen om at henvende os til Nordisk Film, for vi vil ikke bare lade os stoppe uden kamp så vi vil selv forhøre os i biograferne om uddeling af folder. Et andet input fra salen gik ud på at benytte os i højere grad af at alle i dag bruger Internettet og det vil vi helt bestemt kigge på. Til sidst lidt om bestyrelsen i almindelighed. Da den siddende bestyrelse stillede op på den ekstraordinære generalforsamling i august 2006 for at redde foreningen fra at lukke, da gjorde vi inden medlemmerne stemte os ind, opmærksom på et par ting som var vores holdning. Ambitions niveauet skulle svare overens med den aktuelle tid hvert enkelt bs-medlem havde til rådighed til det frivillige arbejde og vi ville ikke afkræves løfter som man bagefter kunne slå os i hovedet med fordi de ikke var realiseret. Nogle få medlemmer har åbenbart ikke hørt hvad vi lagde ud med den gang eller også har de meget hurtigt glemt det igen for i den tid vi har dannet bestyrelse har der ikke manglet grimme ord på foreningsdebatten om hvor uduelige og dovne vi er. Vi er hverken uduelige eller dovne, men bestyrelsen er altså ikke hele foreningen det har samme få medlemmer nemlig også forsøgt at bilde alle andre ind at vi er. Vi er en forening hvor bestyrelsen står for den administrative del og som øverste tovholder på de aktiviteter medlemmerne har lyst til at lave. Så det ville være rart med en fremtid uden den slags grimme udfoldelser på debatten og lad os i stedet forenes i den fælles interesse for Star Trek. Kommentar: Salen: Produkter droppes VIP droppes Ny film: prøv internet markedsføring Bestyelsen: Uddybning af problemerne med City Mail Formandens beretning godkendt 3) Kassererens beretning

3 Kassererens beretning godkendt 4) Godkendelse af regnskab og budget Årets overskud kan hovedsagelig tilskrives Subspace. Aftalen med Citymail har gjort udgifterne til porto væsentligt lavere end forventet. Udgifterne til årets DM har været dyrere end forventet. Det skyldes at der ikke var budgetteret med transportudgifter til møder. Uddybende spørgsmål til Markedsføring detaljeret regnskab vist af kassereren Uddybende spørgsmål til Bestyrelsesudgifter er kørselsudgifter

4 Afstemning: For: 29 stemmer Mod: 0 stemmer Regnskab er hermed godkendt. Spørgsmål til budget: Q: Budget for Odense er steget: Flere møder eller hvad? A: Udgifter til lokaleleje bliver væsentlig højere. Q: DM-budget er steget: Forventes flere kørselsudgifter? A: Udgifter til lokaleleje bliver væsentlig højere fordi vi ikke kan forvente at bruge LIFE i Q: Budget er konservativt iflg. kasseren, kunne man ikke sætte en mere positivt vinkel på, det er vanskeligt at stemme for et negativt budget? A: Bestyrelsen har diskuteret forskellige grader af positivitet i forbindelse med fastlæggelse af budgettet, men blev enige om at godkende den konservative vinkel for at være på den sikre side. Afstemning: For: 21 stemmer Mod: 4 stemmer Blank: 4 stemmer Budgettet er hermed godkendt. 5) Forslag fra bestyrelsen 5.1) Større tidsrum til placering af generalforsamlingen 4.2 foreslåes ændret så der bliver større tidsmæssigt spillerum for afholdelse af generalforsamlingen. Nuværende 4.2: Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i februar. Ny 4.2: Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i første kvartal. Begrundelse. Vi kan ikke mere være sikre på at kunne låne LIFE (Veterinærhøjskolen) uanset hvor tidligt vi reserverer den. En udvidelse af tidsrummet vil gøre det lettere at finde et egnet sted der er ledigt. Kommentarer: Salen: Vi kan få andre lokaler på KVL, derfor skulle der ikke være grund til at stemme for. Bestyrelsen: Vi kan få andre lokaler på KVL lige nu, men vi kan ikke forvente at der altid vil være sådan. Vores nuværende aftale er med en bestemt person. Han holder snart og det er ikke sandsynligt at vi kan få en lignende aftale, det vil blive væsentlig dyrere i fremtiden. Vintervejr en også en årsag til ønsket om at kunne flytte GF-datoen. Salen: En senere dato kan også betyde, at man har kørt længere tid ind i det nye regnskabsår, hvis GF f.eks ikke godkender regnskabet. Salen: Vejrliget er ikke en god begrundelse, da datoen jo skal være fastlagt i nogen tid inden GF. I praksis vil det betyde at man altid skal planlægge GF på en dato sidst i marts, hvis det skal have nogen virkelig betydning for vejrliget.

5 Afstemning: For: 14 Imod: 15 Blanke: 1 Forslaget er hermed faldet. Referenten forlod herefter GF for at nå et tog. Posten blev overtaget af Allan Høiberg. 5.2) Særskilt valg af suppleanter Det oprindelige punkt 5.2 fra dagsordenen blev trukket tilbage af bestyrelsen til fordel for en ændret ordlyd. Eventuelle brevstemmer på punkt 5.2 blev hermed ugyldige. Det oprindelige forslag var: 5.4 foreslåes ændret så bestyrelsesmedlemmer og suppleanter vælges hver for sig. Nuværende 5.4: Valg til bestyrelsen foregår skriftligt, og der stemmes samlet om posterne til den valgte bestyrelse og suppleantposterne. De kandidater der opnår det højeste antal stemmer vælges til medlemmer af den valgte bestyrelse indtil den valgte bestyrelse udgør 6 medlemmer. De øvrige kandidater betegnes som suppleant-kandidater, og ud af disse vælges de to med det højeste antal stemmer som suppleanter tilden valgte bestyrelse. De resterende suppleantkandidater opnår ikke valg. Opstår der stemmelighed, og dette er afgørende for, hvem der vælges, foretages der en ny afstemning mellem de pågældende kandidater. Ny 5.4: Valg til bestyrelsen foregår skriftligt. Der stemmes først om medlemmer til bestyrelsen, de 3 med flest stemmer er valgt for 2 år, og hvis der mangler flere bestyrelsesmedlemmer er de med de næste stemmetal valgt for 1 år til bestyrelsen er på 6 medlemmer.derefter stemmes der om 2 suppleanter til bestyrelsen, den der får flest stemmer bliver 1. suppleant, den med næstflest bliver 2. suppleant. Der kan ikke brevstemmes på suppleanter. Begrundelse. Det kan være vanskeligt at skaffe nye medlemmer til bestyrelsen da mange ikke vil binde sig for 2 år uden at vide hvad de går ind til. Hvis det var muligt at stille op som suppleant for 1 år, uden risiko for at blive valgt til bestyrelsen, kunne man prøve føst og blive fuldt medlem af bestyrelsen senere. Det revideret forslag til ny 5.4: Ny 5.4: Valg til bestyrelsen foregår skriftligt. Der stemmes først om medlemmer til den valgte bestyrelse, de 3 med flest stemmer er valgt for 2 år, og hvis der mangler flere bestyrelsesmedlemmer er kandidaterne med de næste stemmetal valgt for 1 år til bestyrelsen er på 6 medlemmer. Derefter stemmes der om 2 suppleanter til bestyrelsen, den der får flest stemmer bliver 1. suppleant, den med næstflest bliver 2. suppleant. Hvis man stiller op til både bestyrelse og til en suppleantpost, bortfalder opstillingen til suppleantposten hvis man bliver valgt til den valgte bestyrelse. Salen: Det er kritisabelt at forslaget ikke er blevet offentliggjort på et tidligere tidspunkt ( -news 9/2 linkede til hjemmesiden). Salen: Det er en fare hvis der kun stiller suppleanter op. Bestyrelsen: Det er en lige så stor fare hvis der slet ikke stiller nogen op fordi de ikke tør binde sig for to år til en opgave, de ikke kender. Dagens GF med masser af kandidater er en unik situation. Vi forventer at det er lettere at få kandidater hvis denne mulighed etableres. Salen: Hvorfor blev forslaget ændret?

6 Bestyrelsen: Ændringen blev lavet efter at nogen mente, der var en konflikt med andre paragraffer i det oprindelige forslag. Vi har lyttet til kritikken. Salen: Faren for at der kun stiller suppleanter op er ikke afklaret. Salen: Paragraf 5.3 bliver overflødig hvis ændringen vedtages. Den burde have været fjernet. Salen: Vedtægtsændringer er en alvorlig ting. André Stæhr og Niki Gade, de er ophanvsmænd til de nuværende vedtægter opfordrer til at forslaget trækkes fordi der er konflikter i formuleringen. En ændring medfører risiko for bivirkninger på grund af hastværk, der ikke giver tid til at undersøge om der er er nye konflikter. De gamle vedtægter tog over et år at forberede inklusiv medlemshøringer. Forslagene har ikke været i høring og var ikke annonceret i Subspace. De blev kun set på hjemmesiden ved et tilfælde. Vedtægterne er foreningens grundlov og alle bør derfor have været orienteret. Mener at ændringen er overflødig og dårligt gennemarbejdet. Bestyrelsen: Hvis man er interesseret i foreningen burde man have kigget efter på hjemmesiden da det blev annonceret at den endelige dagsorden var tilgængelig. Forslaget er gennemarbejdet; vi er bare uenige om formuleringen den valgte bestyrelse versus bestyrelsen. Dirigenten: Vi diskuterer det ændrede forslag! Bestyrelsen: Hvis der kun stiller suppleanter op til et valg efter ændringen var de nok alligevel stillet op hvis ændringen ikke bliver lavet. Paragraf 5.3 er stadig relevant. Salen: Hvis man er klar over at der er noget vigtigt at tage stilling til, vil flere også kigge efter. Ikke alle har automatisk fået det login til hjemmesiden, der kræves for at se den fulde dagsorden. Salen: Hvorfor ikke bare lave alle poster 1-årige? Salen: Er det nye forslag ok når det gamle ikke var? Posterne er 2-årige for at sikre kontinuitet i bestyrelsen (ikke alle går på samme tid). Har nogen i denne forening sagt at de er bange for at stille op for to år? Fandt en hel række af konflikter mellem det oprindelige forslag og andre paragraffer ved en times gennemlæsning. Den oprindelige skelnen mellem den valgte bestyrelse og den fulde bestyrelse med udpegede og tilknyttede medlemmer blev i sin tid tiløjet efter krav fra GF, og de sidste ændringer blev lavet om flere gange efter debat blandt medlemmerne. André og Niki påpegede problemerne i det oprindelige forslag i morges. Er stadig imod forslaget fordi det ikke giver nogen værdi for medlemmerne, og mener ikke at det burde have været stillet. Salen: Det kan være et problem fordi suppleanter måske ikke gider lave noget. Bestyrelsen: Kritikken om udsendelse er taget til efterretning. Kritikken om manglende gennemarbejdelse er ikke berettiget. Paragraffen omhandler valg til bestyrelsen, så det er logisk og underforstået at den handler om den valgte bestyrelse. Salen: Hvis valget er der vil mange måske tage det fordi det er den nemme vej. Intet forhindrer at man stiller normalt op og trækker sig senere i stedet. Hvorfor ødelægge noget der fungerer? Formanden: Bestyrelsen trækker forslaget tilbage. 6) Indkomne forslag Ingen forslag

7 7) Valg til bestyrelsen Kandidater: - Marianne Luth A. Pøhler Biermann - Frank le Fèvre - Jes Frederiksen - Claus Jørgensen - IngeLise Kaurin - Michael Munch-Olsen Valgt til bestyrelsen for to år: Med 31 stemmer: Marianne Pøhler Biermann Med 31 stemmer: Frank LeFevré Med 17 stemmer: IngeLise Kaurin Valgt som suppleanter for et år: Med 15 stemmer: Første suppleant Claus Jørgensen Med 13 stemmer: Anden suppleant Michael Munch-Olsen 8) Valg af to revisorer Lotte Bolvig Hansen og Flemming Espersson modtog genvalg. 9) Eventuelt Husk En dag på Holodækket 14. marts.