Vejledning i at fremsøge sendte og modtagne meddelelser. August 2019

Transkript

1 Vejledning i at fremsøge sendte og modtagne meddelelser August 2019

2 Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal fremsøge meddelelser i Digital Post. Du skal have én af følgende roller i systemet: Administrator Superadministrator Postadministrator Hvad kan du læse om i vejledningen? Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin kan fremsøge sendte og modtagne meddelelser i Digital Post Administrationsportalen. Du kan også læse kort om forudsætninger for at kunne fremsøge meddelelser, fx hvordan Digital Post skal være sat op. Hvad skal være på plads, inden du går i gang? For at du kan fremsøge sendte og modtagne meddelelser skal: Afsendersystemer være sat op, så de gemmer en kopi af sendte meddelelser Alle postkasser være sat op, så de gemmer en kopi af modtagne meddelelser OBS! Der bliver kun gemt kopier fremadrettet, når system og postkasse er sat op til at gemme kopi. Side 2 af 14

3 Indhold 1. Introduktion til at fremsøge meddelelser Hvilke meddelelser kan du fremsøge i Digital Post 4 2. Overblik over hvordan du fremsøger sendte og modtagne meddelelser 5 3. Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Trin 1: Log ind på Administrationsportalen og søgemodulet Trin 2a: Søg efter meddelelser til og fra et bestemt cpr-nr. eller CVR-nr Trin 2b: Søg efter modtager af en bestemt meddelelse Hvor kan du læse mere? Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 13 Side 3 af 14

4 1. Introduktion til at fremsøge meddelelser Nedenfor får du en kort introduktion til, hvilke meddelelser du kan fremsøge i Digital Post. Du kan også læse om, hvorfor der evt. er meddelelser, du ikke kan fremsøge. 1.1 Hvilke meddelelser kan du fremsøge i Digital Post I Digital Post kan du fremsøge meddelelser: Sendt som Digital Post fra myndigheden til en borger eller virksomhed Sendt som Digital Post til myndigheden fra en borger eller virksomhed Du kan også fremsøge information om, hvem der har sendt en bestemt meddelelse. Her kan du få information om navnet på den borger eller virksomhed, der har sendt meddelelsen samt hvilken meddelelse, der er sendt. Hvis en borger eller virksomhed har slettet en meddelelse, kan du stadig fremsøge meddelelsen i Digital Post. Det er kopien, du kan fremsøge og ikke de faktiske meddelelser, som borgerne eller virksomhederne har modtaget eller sendt. Du kan kun fremsøge meddelelser, der er sendt via snitfladerne: S/MIME eller System-til-System (REST). Hvis du ikke kan finde en meddelelse på Digital Post, kan det være fordi: 1. Meddelelsen er sendt til myndighedens CVR-nr. dvs. til myndighedens digitale postkasse på virk.dk, i Digital Post. Du skal i stedet logge på og fremsøge meddelelserne der. 2. Meddelelsen er sendt fra et filbaseret afsendersystem gennem en filbaseret snitflade. Hvis du mener, at en meddelelse er sendt som en filbaseret meddelelse, kan du kontakte e-boks og få dem til at bekræfte, at meddelelsen er kommet frem. 3. Afsendersystemet og postkassen ikke er sat op til at gemme kopier. Tjek derfor, at der på: Afsendersystemer, som du vil fremsøge sendte meddelelser fra, er sat flueben ved Gem en kopi af post fra dette afsendersystem (muliggør søgning efter afsendt post) Postkasser, som du vil fremsøge modtagne meddelelser i, er sat flueben ved Gem kopi af alt post modtaget i postkassen OBS! Der bliver kun gemt kopier af meddelelser, efter der er sat flueben. Side 4 af 14

5 2. Overblik over hvordan du fremsøger sendte og modtagne meddelelser I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen når, du skal fremsøge sendte og modtagne meddelelser. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere? 1 Log ind på Administrationsportalen og vælg fanebladet Sagsbehandling Du får nu mulighed for at søge efter sendte og modtagne meddelelser Kapitel 3.1 2a Søg efter meddelelser til og fra et bestemt cpr-nr. eller CVR-nr. Du får vist meddelelser sendt til eller modtaget fra en borger eller virksomhed Kapitel 3.2 2b Søg efter modtager af en bestemt meddelelse Du får vist navn på den borger eller virksomhed, som meddelelsen er sendt til Kapitel 3.3 Side 5 af 14

6 3. Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Nedenfor kan du læse om, hvordan du kan fremsøge sendte eller modtagne meddelelser på Administrationsportalen på Digital Post. 3.1 Trin 1: Log ind på Administrationsportalen og søgemodulet Du skal logge på Administrationsportalen med rollen: Administrator, Superadministrator eller Postadministrator. Du finder Administrationsportalen her: Vælg fanebladet Sagsbehandling I eksemplet på et velkomstskærmbillede, er der logget på med rollen Postadministrator. Hvis du er logget på med en anden rolle, vil du få vist flere faneblade. Du skal stadig vælge fanebladet Sagsbehandling. Side 6 af 14

7 Klik på Gå til søg meddelelser. Herefter er du inde på søgemodulet, hvor du kan fremsøge meddelelser. Side 7 af 14

8 3.2 Trin 2a: Søg efter meddelelser til og fra et bestemt cpr-nr. eller CVR-nr. Du kan søge efter meddelelser til og fra en bestemt borger eller virksomhed. Du kan se hvordan nedenfor. Vælg brugertype: Person (cpr-nr.) eller Virksomhed (CVR-nr.) Indtast CPR-nr. eller CVR-nr. Indtast fra og til dato for at afgrænse den periode, du vil fremsøge meddelelser for. Du skal indtaste år-måned-dato (f.eks ). OBS! Hvis du søger på et bestemt CPR-nr. eller CVR-nr., vil alle meddelelser, der er sendt til borgeren eller virksomheden, blive vist. Vær opmærksom på, at det kan være et stort antal meddelelser, hvis du ikke begrænser søgningen til en bestemt periode. Side 8 af 14

9 Nedenfor kan du se et eksempel, hvor der er søgt efter meddelelser sendt til og fra en bestemt borger. Når du søger efter meddelelser, får du vist: Meddelelser myndigheden har sendt til en bestemt borger eller virksomhed inden for den periode, du har angivet i dine søgekriterier Meddelelser borger eller virksomhed har sendt til myndigheden inden for den periode, du har angivet i dine søgekriterier Side 9 af 14

10 3.3 Trin 2b: Søg efter modtager af en bestemt meddelelse Du kan søge efter, hvem der har modtaget en bestemt meddelelse. Du kan se hvordan nedenfor. Indtast id-nr. på meddelelsen Det er en forudsætning, at du kender meddelelsens id-nr. Meddelelsens id-nr. fremgår af kvitteringslister fra afsendersystemet i Digital Post. Klik på Søg. Herefter får du vist søgeresultater. Side 10 af 14

11 Nedenfor kan du se et eksempel, hvor der er søgt efter en bestemt meddelelse med id-nr.: DKAL2011A02A03A14B32B35B Når du søger efter modtager af en meddelelse, får du vist: Navn på borger eller virksomhed Titel på meddelelsen Dato hvor meddelelsen er sendt eller modtaget Side 11 af 14

12 4. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. For mere information og vejledning om Digital Post gå ind på: Side 12 af 14

13 5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår løbende alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Februar 1.0 Vejledning er opdateret og flyttet til ny skabelon 2016 August Side 13 af 14

14 Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 14 af 14