Udbudsbetingelser. HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S. Rammeaftale på datalogger til fjernaflæsning

Transkript

1 om Offentliggjort d. 22. januar 2016 Udbudt af HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S herefter betegnet HOFOR

2 Indholdsfortegnelse Indledning Prækvalifikation Udfyldelse af ESPD en Dokumentation for ESPD en Udfyldelse af ESPD en Tilbudsfasen Aftalens omfang Aftalens løbetid Udbudsmaterialet Besigtigelse Spørgsmål til udbud Rammen for udbudsmængderne Alternative tilbud Forbehold Tilbudsform og krav Tilbuddets indhold Tildelingskriterier Evalueringsmetode Aflevering af tilbud Test og opsætninger Kriterier for beståelse af test Opsætning efter kontraktindgåelse Vederlag for Test og opsætning Vedståelsesfrist Vederlag i øvrigt Forhandling Aftaleindgåelse Tavshedspligt Kommunikation Vejledende tidsplan Side 2 af 12

3 Indledning Dette udbud omfatter rammeaftale på datalogger som gennemføres i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet nr. 2014/25/EU af 26. februar 2014 samt bekendtgørelse nr af 15. december 2015 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport og posttjenester. Udbudsformen er: Udbud med forhandling. Udbuddet er opdelt i to faser: Prækvalifikation jf. Afsnit. 1 Tilbudsfasen jf. Afsnit Prækvalifikation 1.1 Udfyldelse af ESPD en Ansøger skal i sin ansøgning udfylde og vedlægge European Single Procurement Document (ESPD). I henhold til artikel 80, stk. 3 i direktiv 2014/25/EU og 59 i direktiv 2014/24/EU er det en formel erklæring fra den økonomiske aktør om: at denne ikke befinder sig i en af de situationer, hvor økonomiske aktører vil eller kan blive udelukket, at denne opfylder de relevante udvælgelseskriterier, at denne, hvor det er relevant, opfylder de objektive regler og kriterier, som er opstillet med henblik på begrænsning af antallet af i øvrigt kvalificerede ansøgere, som opfordres til at deltage. For vejleding til udfyldelse heraf henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning fra december 2015 til det fælles europæiske udbudsdokument ( Vejledningen kan endvidere downloades fra HOFORs hjemmeside: Side 3 af 12

4 1.2 Dokumentation for ESPD en ESPD er en egenerklæring fra økonomiske aktører (ansøgere) som foreløbigt bevis i stedet for certifikater, der er udstedt af offentlige myndigheder eller tredjemand. Jf. UBL 151 vil det som udgangspunkt, kun være den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i ESPD en er opfyldt. Ordregiveren kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren. HOFOR forventer at anmode om dokumentation for ESPD en i løbet af testfasen. 1.3 Udfyldelse af ESPD en Følgende afsnit skal ansøger udfylde i ESPD en: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør. A: Oplysninger om den økonomiske aktør. B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Ad C) De enheder for hvilke der fremlægges dokumentation for deres økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske kapacitet, skal udfylde en ESPD samt opfylde kravene til udfyldelse som anført i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen om. Såfremt anmodning fremsendes af et konsortium eller anden sammenslutning, skal ethvert medlem ansøge om deltagelse og udfylde en ESPD samt opfylde kravene til udfyldelse som anført i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen om. Der stilles ikke krav om at underleverandører, som ansøger ikke baserer sin formåen på, skal udfylde en ESPD. Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere. Del VI: Afsluttende erklæringer. Krav til udfyldelse af ESPD ens Del III, IV og fremgår af udbudsbekendtgørelsen Side 4 af 12

5 2 Tilbudsfasen 2.1 Aftalens omfang Udbuddet vedrører en jf. Bilag 1 kravspecifikation. 2.2 Aftalens løbetid Aftalen forventes at træde i kraft den og er gældende frem til den , med mulighed for forlængelse på 2 x 1 år. 2.3 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste (TBL) Bilag 3 Udkast til rammeaftale inkl. HOFOR alm. Betingelser for køb af varer jan Bilag 4 Forbeholdsliste Bilag 5: Tilbudsfrist bekræftelse Tilbudsgiver skal straks ved modtagelsen kontrollere, at ovennævnte udbudsmateriale er modtaget i det omfang som beskrevet. 2.4 Besigtigelse Ingen besigtigelse. 2.5 Spørgsmål til udbud Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål hurtigst muligt. Eventuelle spørgsmål til udbuddet bedes sendt til udbuddets kontaktperson jf. afsnit Alle spørgsmål, der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb Side 5 af 12

6 Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og i anonymiseret form og vil blive sendt samtidigt til alle tilbudsgivere. 2.6 Rammen for udbudsmængderne Der gælder følgende vedrørende de udbudsmængder, som fremgår af tilbudslisterne: De angivne mængder i TBL er baseret på et estimeret forventet forbrug for aftaleperioden. 2.7 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud 2.8 Forbehold Tilbudsgiver skal afgive eventuelle forbehold i Bilag 0 Forbeholdsliste. Forbehold andre steder i tilbudsmaterialet kan ikke gøres gældende. Der kan ikke afgives forbehold for mindstekrav og/eller grundlæggende elementer. I det endelige tilbud accepterer HOFOR ikke forbehold der ikke kan prissættes eller som vedr. grundlæggende elementer og/eller mindstekrav. 2.9 Tilbudsform og krav Tilbuddet skal være skriftligt og skrevet på dansk. Såfremt der i udbuddet er krav om fremsendelse af brochuremateriale/tekniske specifikationer/produktspecifikationer, generelle præsentationer og lignende kan dette også være udformet på svensk, norsk, tysk eller engelsk. I tilbuddet skal alle forhold jf. udbudsmaterialet være indregnet. Alle poster i bilag til besvarelser såsom tilbudslisten, løsningsbeskrivelser mv. skal være udfyldt. Eventuelle dokumenter i Excel formater skal fremsendes både som PDF og Excel filer. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som HOFORs ejendom, og det vil ikke blive returneret. Den endelige aftale vil være på dansk, undergivet dansk ret og baseret på det vedlagte udkast til aftale samt bilag hertil Side 6 af 12

7 2.9.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: Udfyldt og underskrevet ilbudsliste jf. Udbudsbetingelserne Bilag 2. Produktbeskrivelse af den tilbudte datalogger. Evt. forbeholdsliste jf. Udbudsbetingelserne Bilag 4. Bekræftelse på tilbudsfrist jf. Udbudsbetingelserne Bilag 5. Det påhviler leverandøren at sikre, at samtlige forespurgte dokumentation er vedlagt tilbuddet. HOFOR forbeholder sig ret til og kan være forpligtet til at afvise et tilbud, hvis der mangler grundlag for evaluering Tildelingskriterier Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet PRIS Evalueringsmetode. Bedømmelsen er foretaget ud fra en samlet tilbudssum. Prisen (tilbudssummen), svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris med de tilhørende mængder og summere den totale sum. Optionen kan tilbydes men vil ikke indgå i evalueringen Aflevering af tilbud Tilbud skal være HOFOR i hænde senest som angivet i afsnit Tilbuddet skal fremsendes i (1) et elektronisk eksemplar til HOFOR A/S, udbudskonsulent Marianne Bredesgaard på mail: mbrd@hofor.dk I emnefelt bedes anført: Side 7 af 12

8 2.12 Test og opsætninger I forbindelse med tilbudsafgivelse skal der foretages test af den tilbudte datalogger. Testen skal bestås for at tilbudsgiver kan afgive revideret tilbud. For at HOFOR kan teste dataloggeren kræver det, at driveren sættes op til standard funktionalitet i HOFORs energiregistreringssystem (Energy Key fra leverandøren EMT Nordic A/S) jf. etape 1. Opsætningen fra EMT kan tage fra 1 uge og op til 2 måneder. Testperioden vil herefter vare i 4 uger. Tilbudsgiver skal i alt levere 9 dataloggere til HOFOR, som står for at sætte simkortet i for derefter at kunne sætte dem op på lokationerne. Beskrivelse af etape 1. Opsætning for understøttelse i EnergyKey (standard funktionalitet). - Understøttelse af opsætning/vedligeholdelse/konfiguration af datalogger. /hjemtagningsudstyr. - Understøttelse af tilknytning/opsætning/vedligeholdelse af tilsluttede målere til en given. datalogger/hjemtagningsudstyr. - Understøttelse af hjemtagning af data (/loggede værdier) med entydige. enheder/målernummer for hver enkelt aflæsning. - Understøttelse af auto-oprettelse af ny måler i EnergyKey efter målerskift. - Understøttelse for fjernstyring af udgange. - Understøttelse af automatisk håndtering af måleroverløb ved hjemtagning. - Understøttelse af firmware opdatering af datalogger/hjemtagningsudstyr. - Understøttelse af her-og-nu hjemtagning og/eller mulighed for at foretage straksaflæsning. - Understøttelse af styring af log-frekvens (15 minutter, timevis mv.). - Understøttelse af styring af hjemtagnings-frekvens (timevis, dagligt, ugentlig mv.). Hver datalogger vil blive testet på 3 forskellige lokationer med såvel en vandmåler og en varmemåler på samme datalogger. Vand og varme målerne til de 3 lokationer vil være af forskellige typer. På baggrund af kravene til opsætningen til Energy Key (se etape 1) samt ydelseskravene fra kravsspecifikationen testes der på diverse funktioner Kriterier for beståelse af test Test udfald er: bestået/ikke bestået. Dataloggerens funktionalitet vil blive testet jf. de oplyste ydelseskrav i kravspecifikationen Bilag 1. For at bestå testen skal dataloggeren opfylde nedenstående områder. HOFOR tester for: o om alle data kommer hjem i Energy Key fra den pågældende måler Side 8 af 12

9 o for stabilitet og hyppighed med 15. min. intervaller og hjemringning hver time. o håndtering af målerskift såvel som loggerskift (se etape 1 beskrivelse jf. pkt ovenfor) o integrationen til forskellige målertyper (se 2.11 jf. kravbeskrivelsen bilag 1) o modtagelse af data i den rigtige rækkefølge (se 2.6 jf. kravbeskrivelsen bilag 1) o dialback funktionen (se 2.3 jf. kravbeskrivelsen bilag 1) o kommunikationen via GSM (SMS) og GPRS(opkald) - (se 2.3 jf. kravbeskrivelsen bilag 1) o lagring ved strømsvigt (manipuleret strømsvigt) (2.2 jf. kravbeskrivelsen bilag 1 ) o indlæsning af firmware (evt. reindlæsning) (se etape 1 beskrivelse jf. pkt ovenfor) o ændring af loginterval via Energy Key (se etape 1 beskrivelse jf. pkt ovenfor) For hver datalogger vil der i 4 uger blive testet for om ovenstående 8 punkter håndteres med 95% opnåelse med mindre der er andre årsager der forsinker eller forhindrer dette. (eks. antenneforhold på stedet, løs ledningsforbindelse til måleren eller defekt simkort etc. Ved manglende data pga defekt datalogger vil dataloggeren blive udskiftet op til 2 gange på den pågældende lokation inden beslutningen om bestået/ikke bestået defineres Opsætning efter kontraktindgåelse. Efter kontraktindgåelse foretages opsætningen til afregningssystemerne (HOFOR specifik funktionalitet). Beskrivelse af etape 2. Opsætning for understøttelse i HOFORs EnergyKey løsning (HOFOR specifikt funktionalitet). - Special udviklet skabelon for hurtig /.masse opsætning jf. HOFORs procedure. - Opdeling i afregningsmåler og bimåler håndtering. - Tilpasninger i integrationer til HOFORs afregningssystemer. - Automatisk indlæsning af oplysninger (serienummer, evt. teleoplysninger / ip-oplysninger - mv.) for datalogger/hjemtagningsudstyr fra leverandøren via fil eller lign Vederlag for Test og opsætning HOFOR betaler ikke vederlag for opsætning af systemerne i test- og implementeringsfaserne jf. etape1 og etape2. Dette bekoster tilbudsgiver selv. Opsætningstilbud kan tilbudsgiver indhente hos EMT. Der er ansøgers ansvar at sikre i aftalen med EMT, at datalogger er klar til test hos HOFOR senest jf. angivne dato i pkt Vejledende tidsplan. Der kan være udsving i opsætnings- og implementeringspris afhængig af, hvilken datalogger tilbudsgiver byder ind med, idet programmeringstiden for de enkelte dataloggere kan variere. Tilbudsgiver er ansvarlig for selv at indhente opsætningstilbud hos EMT Nordic A/S Side 9 af 12

10 2.13 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra dato for afgivelse af tilbud. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil HOFOR har indgået en aftale, dog mindst til vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud Vederlag i øvrigt HOFOR betaler ikke vederlag for tilbudsmaterialet og/eller deltagelse i udbudsprocessen Forhandling For Tilbudsgivere, som har afgivet konditionsmæssigt tilbud, vil forhandlingen forløbe på følgende måde: 1. HOFOR udvælger 3 tilbudsgivere på baggrund af laveste pris, som går videre til testperioden. TEST perioden vil forløbe som nærmere beskrevet under pkt HOFOR fremsender Feedback på test til alle tilbudsgivere og inviterer til forhandling med de tilbudsgivere som har bestået testen jf. pkt Nærmere instruks om forhandlingsformen og dagsorden udsendes inden forhandling. 3. Efter endt forhandling vil tilbudsgiver have mulighed for at opdatere sit tilbud og fremsende et revideret og endeligt tilbud. 4. Tilbudsfrist for revideret tilbud jf. vejledende tidsplan pkt Nærmere præcisering vil ske i forhandlingsforløbet. 5. På baggrund af de reviderede tilbud foretages en ny evaluering jf. tildelingskriterierne. Den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med den laveste pris vil få tildelt en aftale Aftaleindgåelse Den/de vindende tilbudsgivere skal, mod forlangende, senest i stand-still perioden fremsende dokumenter der jf. udbudsmaterialet kan kræves fremsendt. Dette kan eksempelvis være serviceattest, kopi af forsikringspolice, materialecertifikater og udstyrslister til godkendelse mv. Såfremt de krævede dokumenter ikke kan fremskaffes eller ikke er korrekte, kan HOFOR være Side 10 af 12

11 forpligtet til at annullere tildelingen og foretage en ny tildeling blandt de tilbageværende konditionsmæssige tilbudsgivere Tavshedspligt Parterne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om hinandens eller om andres forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud vil kunne være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser HOFOR gerne, at tilbudsgiver tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer, der så vidt muligt ønskes undtaget fra aktindsigt. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Kommunikation HOFOR Alle henvendelser vedr. dette udbud skal skriftligt rettes på til HOFOR att.: Marianne Bredesgaard mbrd@hofor.dk med CC til: Christina Kjærbøll ck@hofor.dk Tilbudsgiver Medmindre andet klart og tydeligt angives af tilbudsgiver, vil HOFOR stile al kommunikation under udbudsforretningen til den kontaktperson hos tilbudsgiver, der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet. HOFOR stiler under alle omstændigheder kun kommunikationen til én medarbejder hos tilbudsgiver Side 11 af 12

12 2.19 Vejledende tidsplan Aktivitet Dato Offentliggørelse af udbuddet Ansøgningsfrist Tilbagemelding Svarfrist senest 6. dage før tilbudsfrist Tilbudsfrist Tilbagemelding til udvalgte leverandører senest Opsætningsperiode start Senest dato for klargøring af datalogger for test Testperiode opstart Testperiode afsluttes Feedback og forhandlingsmøde Uge 21 Tilbudsfrist 2 fra tilbudsgivere som har bestået testen Uge 22 Tilbagemelding Uge 22 Stand-still 10 dage Kontraktunderskrift Uge 24 Kontraktstart (evt. før) Medio juni 2016 Der tages forbehold for, at tidsplanen kan blive ændret. Opsætningsperioden skal senest være afsluttet d Såfremt dataloggere er klar før dette tidspunkt, vil test perioden eventuelt igangsættes og datoerne for den fortsatte proces vil fremrykkes tilsvarende Side 12 af 12