REFERAT fra møde i SAMMENLÆGNINGSUDVALGET kl i byrådssalen, Thisted Rådhus

Transkript

1 THISTED KOMMUNE REFERAT fra møde i kl i byrådssalen, Thisted Rådhus Medlemmer: Arne Hyldahl, Susanne Olander, Arne Kaspersen, Arnold Larsen, Bjarne Holm, Ejner Frøkjær, Elsebeth Nielsen, Erik Hove Olesen, Henning Holm, Ib Poulsen, Jens Kristian Yde, Jens Vestergaard, Jørgen Østerby Pedersen, Ketty Sørensen, Kristian J. Kristensen, Lene Kjelgaard Jensen, Mogens Kruse, Morten Bo Bertelsen, Nora Hornstrup, Ole Christensen, Ole Westergaard, Peter Skriver Nielsen, Poul Erik Skov Sørensen, Poul Hvass Hansen, Povl Bojer, Preben Dahlgaard, Viggo Iversen Afbud: Ole Westergaard Ib Poulsen Mødet hævet kl Side 634

2 Indholdsfortegnelse: Åbne sager Budgetopfølgning m.v. pr Budget 2007 for økonomiudvalgets ansvarsområde Vedtægter for Limfjordscentret Doverodde Købmandsgård Vedtægter for Daghøjskolen i Ny Thisted Kommune Vedtægter for Nørbygård Hanstholm Havn. Bestyrelsen. 1/ / Thisted Kommunes Musikskole. Bestyrelsen 1/ / Etablering af Grønt råd Spildevandsplan og åben land plan Thisted Bibliotek. Principiel stillingtagen til den fremtidige organisering og finansiering af kommunale arkivalier i Ny Thisted Kommune Etablering af bestyrelse for kommunale idræts- og svømmehaller Intern og ekstern markering af Thisted Kommunes start den 1. januar Lukkede sager Lukket sag: Licitation Bilagsliste... I Side 635

3 ÅBNE SAGER 256. Budgetopfølgning m.v. pr J.nr.: Ø09 Sagsid: Sagsbehandler: AXN Åben sag Sagsfremstilling: Jævnfør Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006 skal de kommuner, der indgår i sammenlægning, senest den 20. i hver måned oversende følgende oplysninger til Sammenlægningsudvalget for den seneste måned: 1) Oversigt over den likvide beholdning i henhold til saldi ultimo måneden og gennemsnitlig daglig saldi over de seneste henholdsvis 3 og 12 måneder. 2) Oversigt over kontrakter, som er indgået siden den seneste oversendelse af oplysninger og som indebærer udgiftsmæssige bindinger efter den 1. januar ) Opgørelse af akkumuleret bevægelse på regnskab sammenholdt med det korrigerede budget. Opgørelsen skal være opdelt på drift, anlæg og finansielle poster, og specificeret på udgifter og indtægter. Driftsudgifterne skal endvidere være specificeret på hovedkonti samt på arterne løn og øvrig drift. Oversigterne, gældende for september måned 2006 for de tre sammenlægningskommuner, er sendt via mail den 12. oktober 2006 til Sammenlægningsudvalgets medlemmer. Ad 2) Der er i september 2006 ikke indgået kontrakter med økonomiske bindinger i Fremsendes til godkendelse i udvalget. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Fraværende: Ib Poulsen Enstemmigt godkendt. Side 636

4 Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Enstemmigt godkendt. Side 637

5 257. Budget 2007 for økonomiudvalgets ansvarsområde. J.nr.: S01 Sagsid: Sagsbehandler: ANNN Åben sag Sagsfremstilling: Som bekendt var der i forbindelse med udarbejdelsen og vedtagelsen af de kommunale budgetter for 2007 større usikkerhed, end det normalt har været tilfældet. Sådan var det også i Ny Thisted Kommune, og bl.a. af denne årsag blev budgettet for 2007 ved 2. behandling vedtaget med nogle puljebesparelser, som efterfølgende skal effektueres i form af nogle konkrete beslutninger. På økonomiudvalgets område er der tre sådanne puljer, nemlig følgende: a) manglende beløb til overholdelse af budgetrammen for hovedkonto 06, jf. bilag 1 opgørelse af lønbudget b) spareramme på 1% vedtaget ved budgettets 1. behandling c) yderligere besparelser vedtaget ved budgettets 2. behandling I alt Direktionen har i sit møde den 7. november 2006 drøftet situationen og anbefaler herefter, at ovenstående beløb inddækkes ved følgende besparelser/reduktioner: 1) reduktion af udgifter ved at samle de tre beskæftigelsesværksteder til et ) reduktion af udgifterne til overførselsområdet ) ændret kontering af overhead for institutionerne (439 pladser af nedrundet), jf. bilag 2 overhead i takster for sociale tilbud og specialundervisningstilbud Besparelser subtotal Der mangler således for at der er balance. Dette beløb foreslås inddækket ved reduktion af stillinger, og der vil således skulle foretages en reduktion på ca. 10 medarbejdere. Den herved foretagne reduktion med 10 stillinger kan således betragtes som et bidrag i forbindelse med rationaliseringer/effektiviseringer i tilknytning til reformen af den offentlige sektor. Endvidere er der indenfor den gamle ramme sket finansiering af en række nye enheder som etablering af et juridisk kontor, en informationsenhed, en analyse- og udviklingsafdeling og en erhvervs- og udviklingsafdeling. I alt er der således allerede ved star- Side 638

6 ten af den nye kommune sket selvfinansiering svarende til ca. 10 stillinger, hvortil kommer udbygning af eksisterende funktioner. Opmærksomheden henledes endvidere på, at det også er vigtigt at få fastlagt normeringerne for 2007, idet dette forekommer at være en naturlig forudsætning for at kunne opslå de stillinger, som er ledige, idet der er et stærkt behov for, at disse så vidt muligt bliver besat pr, den 1. januar Uanset hvad der ellers måtte blive besluttet vedrørende udmøntningen af besparelsespuljerne, er det således af selvstændig betydning, at normeringernes størrelse godkendes. Vedrørende besparelsesforslag nr. 3 bemærkes i øvrigt, at direktionen er vel opmærksom på, at flytning af beløbet kr fra hovedkontiene 03 og 05 ikke total betragtet giver flere midler, idet der alene er tale om en flytning. Beløbet bør dog indtægtsføres på hovedkonto 06. Der er for hver institution kalkuleret med ,- kr. i udgifter til overhead, hvoraf ,- kr. er skønnet at vedrøre administrative udgifter. Havde der været ydet fuld økonomisk dækning for overtagelsen af de tidligere amtsopgaver, ville der ikke være noget problem, men sådan er situationen ikke. På denne baggrund er det direktionens opfattelse, at finansieringen af omtalte post ( kr.) bør være en fælles opgave, som passende kan behandles (og findes en løsning for) ved budgettets 3. behandling i april Et yderligere argument for denne fremgangsmåde er, at der er en række andre områder, hvorpå der stadig er en del usikkerhed, jf. bl.a. bemærkning i bilag 2. Det vil således være naturligt/nødvendigt at have en opsamlingsrunde for at sikre sig, at der er balance på budgettet. Endvidere er det vigtigt, at grundlaget for budgetlægningen for budgetåret 2008 og overslagsårene bliver så korrekt som muligt. Med henvisning til foranstående anbefaler direktionen enstemmigt, at underudvalget for økonomi og administration godkender, at puljebeløbene inddækkes ved følgende besparelser/reduktioner: 1) reduktion af udgifter ved at samle de tre beskæftigelsesværksteder til et ) reduktion af udgifterne til overførselsområdet ) ændret kontering af overhead for institutionerne (439 pladser af nedrundet), jf. bilag 2 overhead i takster for sociale tilbud og specialundervisningstilbud Besparelser subtotal Der mangler således besparelse på for at der er balance. Dette beløb foreslås inddækket ved reduktion i antallet af stillinger på hovedkonto 06, og der vil således skulle foretages en reduktion på ca. 10 medarbejdere. Det foreslås, at de 10 stillinger fremkommer på følgende måde, jf. i øvrigt bilag 3: Side 639

7 Børne-, familie- og kulturforvaltning : 2 Normering hovedkonto 06 er herefter 51,828 Centrale stabe (kommunaldirektør) : 0 Normering hovedkonto 06 er herefter 10,941 Centrale stabe (stabsdirektør) : 3 Normering hovedkonto 06 er herefter 96,529 Omsorgsforvaltningen : 1 Normering hovedkonto 06 er herefter 32,908 Social- og sundhedsforvaltningen : 2 Normering hovedkonto 06 er herefter 86,446 Teknik- og miljøforvaltningen : 2 Normering hovedkonto 06 er herefter 69,670 Rådhus Sydthy : 0 Normering hovedkonto 06 er herefter 3,770 Rådhus Hanstholm : 0 Normering hovedkonto 06 er herefter 2,333 I alt : 10 Normering hovedkonto 06 er herefter 354,425 Endvidere anbefaler direktionen enstemmigt, at de herved fremkomne normeringer for de enkelte forvaltningsenheder godkendes, og at herefter ledigværende stillinger kan opslås i overensstemmelse med det budgetmæssige grundlag herfor. Bilag: Bilag 1 (613560) Bilag 2 (613555) Bilag 3 (613580) Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale direktionens enstemmige indstilling. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Side 640

8 258. Vedtægter for Limfjordscentret Doverodde Købmandsgård. J.nr.: A23 Sagsid: Sagsbehandler: ANNN Åben sag Sagsfremstilling: Limfjordscentret Doverodde Købmandsgård fremsender til godkendelse vedtægter gældende fra 1. januar Vedtægterne er godkendt på centrets bestyrelsesmøde den 21. august Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Udsat med henblik på fremskaffelse af stiftelsesdokument evt. fundats. Stiftelsesdokument og fundats for Doverodde Købmandsgård, Limfjordscentret medsendes dagsorden. Bilag: Vedtægter til godkendelse (598726) Stiftelsesdokument og fundats (604475) Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Udsat. Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : De udarbejdede vedtægter anbefales enstemmigt til godkendelse. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Side 641

9 Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Side 642

10 259. Vedtægter for Daghøjskolen i Ny Thisted Kommune. J.nr.: P21 Sagsid: Sagsbehandler: LS Åben sag Sagsfremstilling: Bestyrelsen for Daghøjskolen har ved skrivelse af 21. september 2006 fremsendt ændringsforslag til de tidligere godkendte vedtægter. Konkret drejer det sig alene om bestyrelsens sammensætning vedtægtens 6 - som følge af kommunalreformen. DA Thisted 1 Gamle vedtægter Forslag til nye vedtægter LO Thisted 3 2 Byrådet Thisted Kommune 2 2 Medarbejderrepræsentant fra Daghøjskolen. 1 1 Herudover tilknyttes uden stemmeret Jobsektionen/koordinationsudvlaget. AF Thisted. Skolens deltagerråd. Skolens leder Skolens leder har alene deltaget. Arbejdsgiver repræsentation DI-DA 2 Jobcenter og Skolens leder Socialdirektør Hans Jørgen Ravnborg anbefaler, at det fremsendte forslag vedr. ændring af 6 i vedtægterne godkendes. Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Udsat. Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Direktionen anbefaler enstemmigt det fremsendte forslag vedrørende ændring af 6 i vedtægterne for Daghøjskolen i Thisted. Side 643

11 Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Side 644

12 260. Vedtægter for Nørbygård. J.nr.: P21 Sagsid: Sagsbehandler: SC Åben sag Sagsfremstilling: Bestyrelsen for Nørbygård fremsender skrivelse af 14. september 2006, hvori meddeles følgende: "Bestyrelsen for Nørbygård har på et møde den 6. september 2006 drøftet underudvalget for social- og sundhedsområdets forslag til ændringer af vedtægterne. Bestyrelsen ønsker at imødekomme de foreslåede ændringer. Ny Thisted Kommune anmodes om at tiltræde forslag til nye vedtægter, som er gældende fra den 1. januar 2007, og udpege et medlem til Nørbygårds bestyrelse. Såfremt der fortsat er forhold i vedtægterne, der ønskes drøftet, er I velkomne til at kontakte os og eventuelt aftale et møde". Beslutning fra møde i UNDERUDVALGET FOR SOCIAL- OG SUNDHEDSOM- RÅDET den : Fremsendes med anbefaling. Bilag: Nørbygård - fremsendelse af vedtægter med ændringer (596518) Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Udsat. Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Direktionen anbefaler enstemmigt forslaget til nye vedtægter for Nørbygård. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Side 645

13 Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Side 646

14 261. Hanstholm Havn. Bestyrelsen. 1/ / J.nr.: A16 Sagsid: Sagsbehandler: ANNN Åben sag Sagsfremstilling: Vedtægternes 14. Thisted Byråd udpeger 2 medlemmer fra dets midte. Herudover udpeges yderligere 5 medlemmer, hvoraf 1 medlem indstilles af Fiskeriforeningen for Hanstholm Havn. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Udsat til næste møde. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anmode Fiskeriforeningen og Havneforum om hver at indstille 1 repræsentant til bestyrelsen, idet byrådet udpeger de tre andre erhvervsrepræsentanter. Endvidere anmodes partigrupperne om forslag til byrådets repræsentanter. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Endvidere enstemmigt godkendt, at Ejner Frøkjær og Arne Kaspersen vælges som byrådets repræsentanter i bestyrelsen. Side 647

15 262. Thisted Kommunes Musikskole. Bestyrelsen 1/ / J.nr.: A16 Sagsid: Sagsbehandler: DR Åben sag Sagsfremstilling: Vedtægternes 4. Byrådet vælger 1 medlem fra dets midte + 1 suppleant. Medlemmet har ikke stemmeret. Bestyrelsen består endvidere af følgende medlemmer med stemmeret: 4 medlemmer valgt af og blandt musikskolens registrerede betalere (forældre) 1 medlem valgt af og blandt musikskolens elever 1 medlem vælges af og blandt musikskolens medarbejdere 1 medlem vælges af og blandt folkeskolelederne i Ny Thisted Kommune Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anmode Børne-, familie- og kulturudvalget om indstilling. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR BØRNE-, FAMILIE OG KULTUR- OMRÅDET den : Fraværende: Bjarne Holm, Peter Skriver Nielsen Poul Erik Skov Sørensen indstilles til bestyrelsen, og Poul Hvass Hansen som suppleant. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgenes indstilling enstemmigt godkendt. Side 648

16 263. Etablering af Grønt råd. J.nr.: A16 Sagsid: Sagsbehandler: FE Åben sag Sagsfremstilling: Den 1. juli 1986 godkendte Thisted Byråd, at der skulle oprettes et grønt råd i kommunen. A. Deltagere: Landboforeningen Nordthy Mors Thy Familielandbrug Danmarks Naturfredningsforening, Lokalkomite i Thy Biologisk forening for Nordvestjylland Danmarks Jægerforbund Thylands Lystfiskerforening Dansk Ornitologisk Forening Thylands Fritidsfiskerforening Kyst, Land og Fjord B. Som kommissorium er følgende fastsat: At give foreningernes repræsentanter mulighed for over for Thisted Kommune, at påpege belastninger af natur og miljø, som foreningerne mener er uacceptable. At give foreningernes repræsentanter mulighed for i øvrigt at drøfte planlægningen for Thisted Kommune med kommunens tekniske udvalg. C. Arbejdets tilrettelæggelse: Der holdes møder en gang hvert kvartal. Efter forvaltningschefens afgørelse fremlægges væsentlige sager i tilknytning til rådets kommissorium, og medlemmer af rådet kan begære relevante sager forelagt til drøftelse. Møderne afholdes normalt på torsdage fra kl Teknisk forvaltning varetager sekretæropgaverne. Ca. en uge inde et møde udsendes en dagsorden. Mødereferat med deltagernes bemærkninger forelægges herefter Udvalget for teknik og miljø, samt Byrådet som efterretningssag. D. Navn: Det grønne Råd for Thisted Kommune. Teknisk forvaltning indstiller: at Det grønne Råd fortsætter uændret i Ny Thisted Kommune, og at Det Thylandske Landøkonomiske Selskab i Hurup tilbydes sæde i Det grønne Råd. Side 649

17 Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Udsat. Beslutning fra møde i UNDERUDVALGET FOR TEKNIK OG MILJØOMRÅDET den : Udvalget anbefaler oprettelsen af et grønt råd, idet kommissoriets første at ændres med henblik på udveksling af ideer og tanker på området. Der inviteres følgende: Friluftsrådet, Statsskovvæsnet og Turistforeningen. Beslutning fra møde i DIREKTIONEN NY THISTED KOMMUNE den : Til efterretning. Idet Landboforeningen Nordthy og Det Thylandske Landøkonomiske Selskab fusionerer skal de som en følge heraf tilbydes en plads i rådet. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgenes indstilling enstemmigt godkendt. Side 650

18 264. Spildevandsplan og åben land plan J.nr.: P20 Sagsid: Sagsbehandler: EHA Åben sag Sagsfremstilling: Som en del af harmoniseringen i Ny Thisted Kommune er det af hensyn til borgere og administrationen en fordel, at de eksisterende spildevandsplaner samt planer for behandling af spildevand i det åbne land samles i én plan. For overskuelighedens skyld skal planen udarbejdes til at kunne vises elektronisk via hjemmesiden og kortprogrammet MapInfo. I dag er Hanstholm og Sydthy s planer på papir og Thisteds planer er elektroniske. Med den store geografiske udstrækning, den nye kommune får, og med det manglende lokalkendskab den enkelte medarbejder vil have til store dele af den nye kommune, er det ikke muligt at bevare overblikket, hvis ikke planerne er samlet i én og er elektronisk tilgængelige. Åben land planerne burde revideres inden udgangen af 2006, 1½ år efter vedtagelsen af regionplanen, men det anses ikke fornuftigt at haste en samlet åben land plan igennem i sidste halvår af 06 uden også at have udarbejdet en ny spildevandsplan for den samlede kommune. Som den udarbejdede tidsplan viser, vil det ikke være realistisk at have en ny samlet plan færdig før med udgangen af dok. nr Hver af de tre gamle kommuner har benyttet sig af mere eller mindre faste rådgivere: Sydthy benytter NIRAS - gældende spildevandplan er udarbejdet af NIRAS Hanstholm har brugt forskellige rådgivere afhængig af opgaven - gældende spildevandsplan er udarbejdet af Aage Jensen & Ernst Hansen Thisted har overvejende benyttet sig af CarlBro, Hedeselskabet nu ORBICON og EnviDan - gældende spildevandsplan er udarbejdet af EnviDan og åben land plan er udarbejdet af ORBICON Der er udarbejdet et notat med kravspecifikationer til brug for rådgiverne ved tilbudsgivning - dok. nr Uden at have indhentet underhåndsbud er det forvaltningens vurdering, at omkostningerne ved udarbejdelsen af en ny spildevandsplan overslagsmæssigt vil andrage ca. 1,3 1,5 mio. kr. Side 651

19 Teknisk forvaltning indstiller: at NIRAS, CarlBro, ORBICON og EnviDan anmodes om at udarbejde tilbud på udarbejdelsen af en ny spildevandsplan og åben land plan for Ny Thisted kommune. Beslutning fra møde i UNDERUDVALGET FOR TEKNIK OG MILJØOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale som indstillet. Viggo Iversen deltog ikke i behandling af sagen. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Lene Kjelgaard Jensen, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Fornyet behandling: Den 25. september modtog forvaltningen nogle meget spændende og kvalificerede oplæg og tilbud på udarbejdelse af en samlet spildevandsplan for ny Thisted Kommune, vedhæftet sagen som bilag. Den 10. oktober havde hver rådgiver 1½ time til sin rådighed til fremlæggelse og diskussion med repræsentanter fra Miljø og Forsyningsafdelingen. Fremlæggelserne afspejlede alle det store professionelle arbejde der var lagt i tilbudene og i ønsket om at få tildelt opgaven. Den 13. oktober samledes repræsentanterne fra Miljø og Forsyning for at finde frem til det firma der for ny Thisted Kommune er det mest interessante at indgå kontrakt med. Nedenstående er den samlede konklusion på rådgivernes beskrivelse og deres tilbud (det for ny Thisted Kommune mest fordelagtige): I udbudsbeskrivelsen er der defineret hvilke vægtninger der ligger til grund: Side 652

20 Database 25% - Kort med links m.m. 25% - Muligheder for hurtig at udarbejde tillæg til plan med opdatering af database og oplandsskemaer 25% og Pris 25% Undervejs har det vist sig at det er svært nærmest umuligt at dele så skarpt i vægtningerne i stedet er det blevet: Funktionalitet, dækkende de tre øverste pinde 75% = point Pris 25% = point, her er der regnet forholdsregning således at billigste får 25 og dyreste får 0 Det vil sige at samlet maksimum score er 100 Carl Bro: Funktionalitet: Det er en helhedsorienteret / forvaltningsorienteret løsning der har en meget stærk web-løsning. Pris: (årlig licens fra 1/ ) Orbicon: Funktionalitet: Det tilbudte er på et meget højt fagligt plan men databaseløsningerne virker tung. Pris: (årlig licens fra 1/ ) EnviDan: Funktionalitet: En meget stærk database løsning der er nem at gå til. Pris: Niras: Funktionalitet: Åben land relationerne til spildevandplanen er gennemtænkt med kobling til miljødatabasen Structura Pris: Isoleret set, udfra et rent miljø- og spildevands synspunkt er der ingen tvivl om at EnviDan har løsningen der er skræddersyet til ny Thisted Kommune, men hvis man vil gå efter en forvaltningsløsning med moduler indenfor vand, indrapportering af driftsfejl, rotter, affald, byggesagsbehandling m.m. er det Carl Bro der har det stærkeste produkt. Uanset hvem valget falder på er det i dag heldigvis således at databaserne ligger på SQL eller Access format og vil være tilgængelige den dag man måtte vælge en helt tredje løsning. Ud over rådgiver tilbud skal der i den samlede anlægsbevilling medregnes omkostninger til kørsel, trykning af 3-4 sæt planer der skal garantere for den juridiske gyldighed, even- Side 653

21 tuelle ekstra ydelser udover det i udbudsmaterialet beskrevne, i alt skønsmæssigt kr Teknisk forvaltning indstiller: at at projektet med udarbejdelse af spildevandsplan samt åben land plan for ny Thisted Kommune iværksættes, der indledes kontraktforhandlinger med EnviDan, at der meddeles anlægsbevilling kr , at at anlægsbevilling finansieres konto Spildevandsplan ny Thisted Kommune rådighedsbeløb kr restrådighedsbeløb udgør herefter og sagen overføres til den åbne dagsorden. Beslutning fra møde i UNDERUDVALGET FOR TEKNIK OG MILJØOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale som indstillet. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgenes indstilling enstemmigt godkendt. Side 654

22 265. Thisted Bibliotek. Principiel stillingtagen til den fremtidige organisering og finansiering af kommunale arkivalier i Ny Thisted Kommune J.nr.: P20 Sagsid: Sagsbehandler: CS Åben sag Sagsfremstilling: Statens Arkiver har anbefalet kommunerne at få ryddet op og få struktur på deres arkiver inden 1. januar 2007, idet kommunalreformen får store konsekvenser for de sager, dokumenter og elektroniske registre (arkivalier), som knytter sig til kommunernes opgaver. Kommunerne er som myndigheder forpligtet til at drage omsorg for varetagelse af de arkivmæssige hensyn, så arkivalierne kan genfindes. Anbefalingen skal bl.a. ses på baggrund af en bestemmelse i arkivlovgivningen om, at såfremt en myndighed nedlægges, påhviler ansvaret for opbevaring af myndighedens arkivalier samt varetagelse af de arkivmæssige hensyn i øvrigt den myndighed, som overtager sagsområdet. De arkivmæssige hensyn i forbindelse med kommunesammenlægningen tilgodeses ved at arkivalierne er ordnet på en sådan måde: at bevaringsværdige arkivalier kan genfindes og stilles til rådighed for borgere og forskning, og at ikke bevaringsværdige arkivalier kan kasseres, når de ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Der er tale om såvel de papirbaserede arkivalier som de elektroniske. Kort sagt skal der træffes beslutning om retningslinier for sammenlægning/overførelse såvel som oprydning/kassation af arkivdata. Og i den forbindelse tages stilling til: om Statens Arkiver fremover skal stå for opbevaringen og dermed overtager ansvaret for arkivalierne, jf. arkivlovens 19, stk. 2, eller om der skal oprettes et kommunalt offentligt arkiv, jf. arkivlovens 7, der udover at overtage ansvaret for arkivalierne også tilgodeser de lokale kulturhistoriske interesser og muligheden for lokal forskning. Af Rigsarkivets vejledning: Kommuner kan ifølge arkivlovens 7 oprette arkiver. Oprettelsen skal godkendes efter kommunestyrelseslovens 60. Formålet med et 7 arkiv er: at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, Side 655

23 at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier, at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier. Endvidere skal det besluttes, hvem der skal bringe arkiverne i en stand, så de arkivmæssige hensyn er varetaget og de bevaringsværdige papirarkivalier kan udskilles (oprydning) og efter hvilke retningslinier dette arbejde skal udføres (bevarings- og kassationsinstrukser). Kassation af arkivalier må først finde sted, når der ikke længere er administrativ eller retlig behov for dem. Dette vil i almindelighed sige, at sager skal opbevares i 5 år efter, der sidst er foretaget ekspeditioner i sagen, hvorefter kassation, af de sager som ikke skal bevares, kan foretages. Rigsarkivaren har udarbejdet en bekendtgørelse nr om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne. Bestemmelser er lavet med henblik på at sikre nationale forskningsinteresser, mens argumenterne for meropbevaring bygger såvel på kommunens konstaterede behov for visse yderligere oplysninger i forbindelse med sagsbehandlingen mv., som på de lokalhistoriske arkivers ønske om at kunne tilgodese lokale kulturhistoriske interesser og den lokale forskning. Uanset aflevering af de bevaringsværdige papirarkivalier til Statens Arkiver eller et 7- arkiv vil der for alle kommuners vedkommende stadig være en meget stor del arkivalier i kommunerne, idet der er mange arkivalier, der ikke er bevaringsværdige, men skal kasseres 5-10 år efter de er gået ud af administrativt eller retligt brug. Det betyder, at der under alle omstændigheder skal afsættes personaleressourcer til at varetage arkiveringsopgaver i henhold til de vedtagne bevarings- og kassationsinstrukser for på det punkt at leve op til arkivlovgivningens krav. Økonomiske forhold: Som nævnt kan man vælge at aflevere arkivalierne til Statens Arkiver konkret Landsarkivet for Nørrejylland i Viborg, der således overdrages det arkivmæssige ansvar. Statens Arkiver tager sig betalt for at løse opgaven. Vederlaget for aflevering af arkiveringsversioner af elektroniske arkivalier er kr. 42,45 - pr. gigabyte pr. år, samt kr. 478,- pr. time brugt til udarbejdelse af afleveringsbestemmelser, test samt opstilling og registrering i magasinerne. For konventionelle arkivalier, der afleveres til landsarkiverne eller Rigsarkivet, er vederlaget kr pr. hyldemeter arkivalier, der opkræves samtidigt med modtagelsen af arkivalierne. Endvidere betales kr. 478,- pr. time anvendt til administration, sagsbehandling og modtagelse i forbindelse med afleveringen. Alle priser er ekskl. moms. Priserne er gældende i år Næste prisregulering sker pr. 1. januar Alternativ organisering: Den anden løsning er som nævnt oprettelse af et kommunalt drevet 7 arkiv, der også vil kunne løse den samme opgave. De økonomiske konsekvenser af oprettelsen af et 7 ar- Side 656

24 kiv afhænger af, om man i en oprydningsfase vil benytte arbejdskraft indenfor de eksisterende normeringer eller ønsker tilført ekstra mandskab i denne fase. I forbindelse med den langsigtede drift af et 7 arkiv må der tilføres flere ressourcer til varetagelse af de opgaver, som loven foreskriver arkivet skal kunne varetage, svarende til minimum én til halvanden administrativ medarbejder 2007 ff. Dels er der tale om en økonomisk forsvarlig løsning, dels er oprettelsen af et 7 arkiv en fortsættelse af hidtidig praksis i Thisted Kommune, der siden 1980 har administreret sine arkivfonds ud fra et politisk ønske om at bevare kilderne til den lokale historie i lokalområdet. Det sker gennem et praktisk samarbejde mellem centralforvaltningen og Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune, der er en afdeling af Thisted Bibliotek. Således er de i administrativ henseende passive arkiver successivt udskilt af det kommunale arkiv og indgået i Lokalhistorisk Arkiv, der har foretaget en detaljeret registrering. Oprettelse af et 7 arkiv vil betyde, at den hidtidige politiske målsætning fortsat kan opfyldes. En formalisering i henhold til den nye arkivlov vil tillige kunne styrke kvaliteten af arbejdet med kassation og formidling af ældre kommunale arkivfonds. Nedsættelse af den generelle tilgængelighedsfrist for de offentlige arkivalier fra 30 år til 20 år vil få en reel betydning for administrationen det kommunale arkiv. Oplysninger kan/skal stilles til rådighed væsentlig tidligere end nu. Det vil øge interessen for den nyere historie, men den vil også stille store krav til kommunerne i forbindelse med at gøre arkiverne tilgængelige. Man skal her være opmærksom på, at de ti års yderligere tilgængelighed ligger i 1970 erne og 80 erne, hvor administrationen og papirmængderne i kommuner og amter efter kommunalreformen eksploderede. Samme virkning vil lovens paragraf 21 få, - som pålægger kommunerne at aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om beskyttelse af personoplysninger, og som skal bevares, til et offentligt arkiv. Den vejledning, som Statens Arkiver har udsendt om indretning af arkivlokaler, giver mulighed for en pragmatisk løsning af opbevaringen af de tidligere primærkommuners arkivfonds, under hensyntagen til en fornuftig decentral udnyttelse af eksisterende lokaleressourcer. En evt. decentral opbevaring vil tillige være et godt fundament under formidlingen af den lokale historie i den nye kommune, der geografisk dækker et stort område. Konklusion: I forbindelse med en principiel beslutning om oprettelse af et 7 arkiv i den nye Thisted Kommune kan konkluderes, at den foreslåede organisatoriske placering under Thisted Bibliotek forekommer hensigtsmæssigt af flere årsager, herunder bl.a., at opgaven kan ses som en naturlig forlængelse af det eksisterende lokalhistoriske arbejde på de lokalhistoriske arkiver i den nye Thisted Kommune, - endvidere, at en placering i biblioteksregi giver formidlingsaspektet en høj status, hvilket er i pagt med formuleringerne i lovteksten. Fagligt set er man allerede gået i gang med opgaven at registrere oversigter over tilstanden i de tre sammenlægningskommuners kommunale arkiver med henblik på at få udar- Side 657

25 bejdet en administrativ praksis for kassation og opbevaring i relation til den nye arkivlov. Denne praksis udføres under tilsyn af det statslige arkivvæsen. Når den principielle afgørelse ang. den fremtidige organisering er truffet bør der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de enkelte forvaltninger i de tre nuværende kommuner. Arbejdsgruppens opgave bliver på kort sigt at sikre, at overførslen af arkivalier i administrativ brug i de enkelte forvaltninger i de gamle kommuner sikres i den nye kommune. For at man i de kommunale forvaltninger fortsat kan finde sager, dokumenter og oplysninger, anbefaler Statens Arkivvæsen, at det kan være nødvendigt med et periodeskift, således at eksisterende arkivsystemer lukkes, og nye arkivsystemer påbegyndes. På længere sigt er det arbejdsgruppens opgave at skaffe sig et overblik over arkivalier, der er gået ud af administrativ brug. Stadsbibliotekaren indstiller, at der jf. arkivlovens 7 oprettes et kommunalt, offentligt arkiv, det såkaldte 7 arkiv organisatorisk placeres under Thisted Bibliotek, og der 2007 ff. til varetagelse af arkivopgaverne tilføres en driftsmæssig, økonomisk ressource kr svarende til ansættelse af 1½ administrativ medarbejder ved Thisted Bibliotek. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR BØRNE-, FAMILIE OG KULTUR- OMRÅDET den : Tilbagesendes forvaltningen med henblik på fornyet vurdering af ressource i forbruget. Sagen genoptages, idet stadsbibliotekaren har indhentet følgende responsum fra arkivar Orla Poulsen, Thisted Bibliotek og kontorchef Allan Lundorff Kristensen, Borgmesterkontoret i Thisted Kommune: Uddybende notat vedr. forslag om oprettelse af 7-arkiv i Thisted Kommune. De kommunale arkivfonds vedligeholdes og saneres i princippet af alle medarbejdere i de kommunale forvaltninger, forstået således at de enkelte sagsbehandlere har pligt til at forberede deres egne sager til arkivering. Kvaliteten af det arbejde, der udføres, har været meget uensartet. Der anvendes således meget forskelligartede ressourcer, blandt andet fordi den gamle arkivlov gav kommunerne frie hænder mht. opbevaring og håndtering af egne arkivfonds. Dette har været årsag til den hidtidige praksis, hvor vedligeholdelse og sanering af arkiver har været lavt prioriteret. Med den nye arkivlov er der sket en væsentlig stramning, hvad angår kassation, tilgængelighed og afleveringspligt. Side 658

26 De tre kommuner i Thy har ikke brugt lige mange ressourcer på håndtering og administration af deres fjernarkiver. I det udførende led er der på Rådhuset i Thisted tilknyttet en arkivar, som dog ikke bruger hele arbejdstiden på [arkivopgaven], i Sydthy har rådhusbetjenten varetaget en række af opgaverne med håndtering af fjernarkiv og i Hanstholm Kommune er opgaven løst ved hjælp af en timelønnet pensioneret tidligere embedsmand. Hvis man skal leve op til kravene i den nye arkivlov, forestår der således et omfattende arbejde med at håndtere/sanere de eksisterende arkivfonds m.h.p. en fremtidig aflevering, uanset om det sker til Landsarkivet i Viborg eller et kommunalt 7- arkiv. Ifølge seniorkonsulent Ole Cohen fra Kommunernes Landsforening er gennemsnitsudgiften kr pr. hyldemeter, når det statslige arkivvæsen påtager sig opgaven med at gøre arkiver afleveringsklare. I forbindelse med det udredningsarbejde omkring fremtidig arkivering, der er foregået centralforvaltningerne imellem, konkluderer borgmesterkontoret i Thisted, at de tre Thy kommuner tilsammen har 3000 hyldemeter arkivalier - eksklusiv arkivalier fra ca. 150 eksterne kommunale institutioner og andre kommunale funktioner. Borgmesterkontoret skønner, at ca. halvdelen dvs hyldemeter vil være omfattet af en afleveringspligt til enten et kommunalt 7-arkiv eller det statslige arkivvæsen. Det vil ifølge borgmesterkontorets skøn betyde en éngangsudgift på kr. 2.4 mio., hvis man vælger at aflevere til det statslige arkivvæsen. Efterfølgende vurderer borgmesterkontoret, at driftsudgiften i forbindelse med aflevering af elektroniske arkivalier, papirarkivalier og servicering vil andrage ca. kr årligt eksklusiv uddannelse af personale. Det er borgmesterkontorets opfattelse, at oprettelsen af et kommunalt 7-arkiv rummer mange fordele - ud over de økonomiske: - Der kan foretages en arkivering, hvor der kan tages lokalhistoriske hensyn, idet en merarkivering ud over minimumskravene i cirkulærer om kassation ikke nødvendigvis er forbundet med økonomiske omkostninger. - Et kommunalt 7-arkiv kan varetage funktioner i forbindelse med uddannelse af personale og organisering af arkivfonds og - et 7-arkiv vil - alene på grund af den geografiske nærhed - være i stand til at foretage en hurtig og ubegrænset servicering af forvaltninger og borgere i relation til arkivlovens bestemmelser herom. Hvor mange ekstra ressourcer, der kræves for at varetage driften af et 7-arkiv, beror på et skøn. Vi har ment, at der som minimum må tilføres én administrativ medarbejder - men gerne halvanden. Dette skøn skal ses i forhold til, hvad det statslige arkivvæsen kræver for at løse den samme opgave på et lavere niveau. Thisted, den 30. oktober 2006 Orla Poulsen, Thisted Bibliotek/Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune Allan Lundorf Kristensen, Borgmesterkontoret, Thisted Kommune Arkivar Orla Poulsen og stadsbibliotekar Christian Strangholt vil møde i udvalget i forbindelse med behandlingen af sagen tirsdag den 7. november Side 659

27 Med baggrund i ovenstående skal stadsbibliotekaren fastholde sin indstilling. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR BØRNE-, FAMILIE OG KULTUR- OMRÅDET den : Fraværende: Bjarne Holm, Peter Skriver Nielsen Indstillingen godkendt, idet finansiering af opgaven oversendes til afklaring i Underudvalget for økonomi og administration. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale, at der oprettes et 7 arkiv. Endvidere enstemmigt vedtaget at indstille at der ansættes p.t. 1,5 person til opgaven. Finansieringen sker af kassebeholdningen, idet punktet medtages til 3. budgetrunde i april 2007 med henblik på at få dækket udgiften endeligt. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgenes indstilling enstemmigt godkendt. Side 660

28 266. Etablering af bestyrelse for kommunale idræts- og svømmehaller J.nr.: Sagsid: Sagsbehandler: EH Åben sag Sagsfremstilling: Den aktuelle situation. I Ny Thisted er der kommunale svømmehaller ved Thyhallen og i Sydthy svømmebad. Endvidere er der en kommunal idrætshal ved Thyhallen. Thyhallen har siden kommunaliseringen i 1995 haft en bestyrelse. Denne består af børneog kulturudvalget og en personalerepræsentant. Fritidschefen har været sekretær for bestyrelsen. Undervisnings- og kulturudvalget i Sydthy kommune er overordnet bestyrelse for Sydthy Svømmebad. Bestyrelsen i Thyhallen har ansvaret for hallens udvikling og fastlægger principperne for den daglige drift. Arbejdsgiveransvaret ligger hos Thisted Byråd. Det overordnede budget fastlægges af Thisted Byråd. Halinspektøren referer til fritidschefen. Kommunal ejerskab, selveje eller privatisering. Inden der tages stilling til, om der skal etableres en bestyrelse for de to haller skal det afklares, om de fortsat skal drives som kommunale institutioner, eller de skal overgå til selveje. Endelig er en privatisering en mulighed. Forvaltningen anbefaler at såvel Thyhallen som Sydthy Svømmebad indtil videre drives som kommunale institutioner i Ny Thisted Kommune. Baggrunden herfor er, at begge institutioner forventes at få en væsentlig betydning i forbindelse med den forøgede opmærksomhed, der må forventes omkring det kommunale arbejde med sundhedsfremme i de kommende år. På baggrund af det brugermønster og de serviceydelser, de to institutioner har, kan det overvejes på sigt at ændre ejerforholdene for Sydthy Svømmebad. Denne har et lavt antal foreningsbrugere, og vil med den nye kurbads-afdeling fremstå som en institution, der sigter meget mod wellness, og mindre mod traditionelle svømmehalsaktiviteter. Det foreslås derfor, at der politisk tages stilling til, om der skal arbejdes videre med udarbejdelse af et beslutningsgrundlag omkring en ændret ejerform vedrørende Sydthy Svømmebad, altså selveje eller privatisering.. Lovgivningsmæssige bestemmelser. Der er ikke noget krav om, at en kommunal idræts- eller svømmehal skal have en bestyrelse. Modsat er der heller ikke nogen begrænsninger for, hvordan en bestyrelse i givet fald skal sammensættes. Det er op til Byrådet at afgøre. Der vil således være mulighed for at hente personer udefra ind i bestyrelsen, eller for f.eks. at lade brugerne være repræsenteret i bestyrelsen. Side 661

29 Forvaltningen anbefaler i den konkrete situation, at bestyrelsen sammensættes af byrådsmedlemmer (medlemmer af sammenlægningsudvalget) og personalerepræsentanter. Byrådet træffer beslutning om, i hvor høj grad der skal ske delegering af beføjelser til en bestyrelse. Dog kan arbejdsgiverkompetencen og det overordnede budgetansvar (herunder takstfastsættelsen) ikke delegeres til en halbestyrelse. Lederne af de to institutioner skal som følge heraf være tjenstligt knyttet til forvaltningen og alle personalemæssige forhold, herunder ansættelse og afskedigelse, skal følge de af Byrådet vedtagne retningslinier. De økonomiske dispositioner skal ske inden for de af Byrådet fastlagte økonomiske rammer. Fordele og ulemper ved at etablere en bestyrelse. Fordelen ved at etablere en bestyrelse ved de kommunale haller er primært, at der bliver sat mere politisk fokus på hallens drift og udvikling, og at den politiske styring bliver mere markant i forhold til brugernes forskellige ønsker til driften. En bestyrelse sammensat primært af politikere fra Byrådet vil endvidere give gode muligheder for at koble hallernes arbejde med det sundhedsfremmende og forebyggende arbejde, der i øvrigt laves i kommunalt regis. Det kan opfattes som en ulempe, at der i enkelte sager bliver en lidt mere omfattende og dermed længerevarende sagsbehandling af de sager fra de to institutioner, hvor bestyrelsen ikke har beslutningskompetencen. Disse skal behandles i bestyrelsen, inden de behandles i det politiske system. Endvidere er der en risiko for, at den daglige drift i relativt detaljeret grad bliver præget af politiske hensyn. Det er dog ikke erfaringen fra de 11 år, hvor der har været en bestyrelse bestående af overvejende politikere ved Thyhallen. En fælles bestyrelse, eller en bestyrelse for hver af de to institutioner? Det foreslås, at der etableres en fælles bestyrelse for Thyhallen og Sydthy Svømmebad. En fælles bestyrelse vil give gode muligheder for at koordinere driften af de to institutioner. Dette vil være hensigtsmæssigt omkring bl.a. priser, åbningstider, brugerindflydelse og det udbud af serviceydelser, som de to institutioner stiller til rådighed for borgerne. Bestyrelsens sammensætning og kompetence. Som nævnt ovenfor vil idræts- og svømmehaller i de kommende år forventelig komme til at spille en væsentlig rolle i forbindelse med det kommunale arbejde med sundhedsfremme. Sundhedsfremme-aktiviteter vil komme til at berøre alle de stående udvalgs og økonomiudvalgets områder. Forvaltningen finder det derfor hensigtsmæssigt, at man sammensætter bestyrelsen således: 1 medlem fra hver af de 4 stående udvalg, Side 662

30 1 medlem fra økonomiudvalget, 1 medlemmer valgt af og blandt det fast ansatte personale ved Sydthy Svømmebad 1 medlem valgt af og blandt det fast ansatte personale ved Thyhallen. Bestyrelsen kommer med denne sammensætning til at bestå af 7 personer. Det foreslås at bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand og at uddannelses- og kulturchefen er sekretærer for bestyrelsen. Fritidschefen og de to halinspektører deltager i møderne, i det omfang dette er relevant for sagsbehandlingen. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Det foreslås at Byrådet delegeres alle forhold omkring hallernes daglige drift til bestyrelsen, dog bortset fra arbejdsgiverkompetencen og det overordnede budgetansvar. Det foreslås, at der ydes mødediæter i forbindelse med møder i bestyrelsen, idet arbejdet i bestyrelsen ikke kan anses for at ligge i en naturlig forlængelse af arbejdet i udvalgene, men har en selvstændig karakter. Børne-og kulturdirektør Erik Holm indstiller, at at der med virkning fra den 1. januar 2007 etableres en fælles bestyrelse for Thyhallen og Sydthy Svømmebad, bestyrelsen sammensættes som foreslået i sagsfremstillingen, bestyrelsen tillægges kompetence som beskrevet i sagsfremstillingen, der ydes mødediæter i forbindelse med møder i bestyrelsen, og der tages stilling til, om der ønskes udarbejdet et beslutningsgrundlag omkring en ændret ejerform (selveje eller privatisering) vedrørende Sydthy Svømmebad. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR BØRNE-, FAMILIE OG KULTUR- OMRÅDET den : Fraværende: Bjarne Holm, Peter Skriver Nielsen Indstilles godkendt med følgende bemærkninger: Ordningen gøres midlertidig gældende for Den nye bestyrelse anmodes om at komme med forslag til fremtidig organisering og drift fra Forslaget bør have fokus på mindre politisk repræsentation. Preben Dahlgaard udpeges som udvalgets repræsentant. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : Enstemmigt vedtaget at anbefale indstillingen, idet der dog ikke lovligt kan ydes diæter. Side 663

31 Endvidere enstemmigt vedtaget at indstille, at Ib Poulsen vælges som økonomiudvalgets repræsentant i bestyrelsen. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgenes indstilling enstemmigt godkendt. Det bemærkes, at Henning Holm ikke deltog ligesom ved underudvalgets behandling i sagens behandling, de han betragtede sig som værende inhabil. Side 664

32 267. Intern og ekstern markering af Thisted Kommunes start den 1. januar J.nr.: G00 Sagsid: Sagsbehandler: JLUND Åben sag Sagsfremstilling: Når den nye kommune åbner 1. januar 2007 vil det være oplagt at benytte lejligheden til at markere det både internt overfor medarbejderne og eksternt overfor borgerne. Følgende forslag er fremkommet primært på møder i Sammenlægningssekretariatet, men også via snak med kolleger i de tre kommuner og fra information om hvad andre kommuner gør. De nævnte forslag tager udgangspunkt i, at den nye kommunes fødsel skal markeres, men at det ikke skal ske ved at bruge alt for mange ressourcer hverken medarbejderes tid til planlægning eller økonomiske ressourcer. Følgende forslag har været behandlet i direktionen som anbefaler følgende til igangsættelse: Intern markering Velkomst 2. januar Kommunen giver rundstykker og kaffe til alle på rådhusene og i borgercenteret tirsdag den 2. januar, hvor alle mødes og skal starte i deres nye afdeling. Dette giver medarbejderne en god start i den nye kommune. Afdelingslederne er ansvarlige for at indkalde og planlægge arrangementet. Kantinerne står for bestilling og det praktiske. Udgiften afholdes over eget budget. Åbning af Thisted Kommune Der er forskellige traditioner i de tre kommuner for nytårskur. Men i den første uge af januar (gerne den 2. januar 2007) tager Erik Hove Olesen og Karl Aage Drengsgaard rundt på de tre rådhuse med et arrangement a la nytårskur. Der skal her tænkes nye traditioner og måder at gøre det på så det skal ikke være som man gør det i de tre kommuner i dag. Det foreslås, at der serveres et glas champagne m.m. til disse arrangementer. Sammenlægningssekretariatet fastlægger tidspunkter samt planlægger det nærmere indhold. Gave til medarbejderne Alle medarbejdere (ca. 4600) modtager i løbet af den første uge af januar en gave med kommunens moderniserede byvåben og design. Det foreslås, at den nedsatte design-følgegruppe kommer med mere konkret forslag til dette. Direktionen foreslår, at der gives en gave til medarbejderne til en værdi af ca. 50 kr. Sammenlægningsudvalget søges derfor om en tillægsbevilling på kr. Udgiften afholdes af kassen. Side 665

33 Ekstern markering Event omkring flytning af kommunegrænse-skilte Der skal graves gamle kommunegrænseskilte op og sættes nye op. Afhængig af (frost)vejret laver vi en lille event lige efter nytår, hvor Erik Hove Olesen graver op og sætter nye skilte i. Pressen inviteres. Eventen bruges til at komme med aktuelle udmeldinger, og forankres i teknik- og miljøafdelingen med assistance fra kommunikationsafdelingen. Event om den nye kommunes første nyfødte borger Den første baby der fødes og har bopæl i Ny Thisted Kommune får besøg af borgmesteren, medbringende en bankbog på kr. og en buket blomster. Der annonceres med eventen i december måned, og denne forankres i børne-, familieog kulturforvaltningen med assistance fra kommunikationsafdelingen. Åben Kommune Der arbejdes for at lave et større arrangement i samarbejde med Thisted Dagblad i maj måned om markering af den nye kommune. Der kommer særskilt oplæg om dette senere. Indstilling Direktionen anbefaler - at økonomiudvalget godkender ovenstående aktiviteter, og - at der gives en tillægsbevilling på kr. finansieret af kassen. Beslutning fra møde i UNDERUDVALG FOR ØKONOMI- OG ADMINISTRATI- ONSOMRÅDET den : 6 medlemmer anbefaler indstillingen, medens Ib Poulsen kan støtte indstillingen undtaget gave til medarbejderne. Beslutning fra møde i den : Fraværende: Ole Westergaard, Ib Poulsen Underudvalgets indstilling enstemmigt godkendt. Side 666

34 LUKKEDE SAGER 268. Lukket sag: Licitation Side 667

35 BILAGSLISTE 257. Budget 2007 for økonomiudvalgets ansvarsområde. 1. Bilag 1 2. Bilag 2 3. Bilag Vedtægter for Limfjordscentret Doverodde Købmandsgård. 1. Vedtægter til godkendelse 2. Stiftelsesdokument og fundats 260. Vedtægter for Nørbygård. 1. Nørbygård - fremsendelse af vedtægter med ændringer Side I