REALISERING AF UDBYTTE HVORDAN FÅR VI FAT PÅ UDBYTTET?

Transkript

1 REALISERING AF UDBYTTE HVORDAN FÅR VI FAT PÅ UDBYTTET? itsmf erfagruppemøde - PRINCE2 og ITIL 14. april 2010 C O N N E C T I N G B U S I N E S S & T E C H N O L O G Y PRINCE2 and ITIL are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce Benefit realisation management is common sense but not common pracitce Gerald Bradley - sigma 2

2 AGENDA DE VIGTIGSTE BEGREBER HVORFOR BESKÆFTIGE SIG MED REALISERING AF UDBYTTE? ERFARINGER MED REALISERING AF UDBYTTE PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE STOF TIL EFTERTANKE OG WORKSHOPS 3 UDBYTTE Er den målbare forbedring, der følger af et resultat, der opfattes som fordelagtigt af én eller flere interessenter [PRINCE2 /MSP ] 4 PRINCE2 and MSP are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce

3 BLUEPRINT En model af en forretning eller organisation, dens arbejdsrutiner og processer, den information, der kræves og den teknologi som vil være krævet for at levere midlerne beskrevet i Visionen for forandringen [MSP ] 5 MSP is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce OUTPUT, RESULTATER & UDBYTTE Projekter leverer Output (specialistprodukter) Brugen af output giver en række effekter, der tilsammen udgør Resultater (Outcome) t af disse er de målbare forbedringer som betragtes som positive af interessenter Nyt digitalt sagsbehandlingssystem (Output) Sager behandles hurtigere og mere korrekt (Resultat) Omkostninger reduceres med 15%, sagsbehandlingstiden reduceres med 40% og kundetilfredshedsmålinger viser en stigning på 15% () 6

4 UDBYTTE REALISERING SET I EN SAMMENHÆNG Organisatoriske Drivers bliver tilfredsstillet ved at møde Strategiske mål Fra Mandat Program Vision bliver detaljeret af indeholder implicit Resultater & muliggør bidrager til Program Blueprint specificerer Midler bliver leveret igennem som bygger Projekt Outputs Organisatoriske ændringer Some portions Crown Copyright Reproduced under licence from OGC 7 REALISERING AF UDBYTTE SET I ET PROGRAM PERSPEKTIV Policy, Policy, Strategy Strategy Vision Vision Mandate Identifying a Programme Programme Brief Defining a Programme Programme Definition Control Framework Plans and Schedules Closing a Programme Completion of programme final Lessons Learned Establish (governance) Prepare (for next Tranche) Delivering the Capability Realising the Benefits Delivery of New or enhanced Operational ability Managing The Tranches PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce The Swirl logo is a Trade Mark of the Office of Government Commerce 8

5 AGENDA DE VIGTIGSTE BEGREBER HVORFOR BESKÆFTIGE SIG MED REALISERING AF UDBYTTE? ERFARINGER MED REALISERING AF UDBYTTE PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE STOF TIL EFTERTANKE OG WORKSHOPS 9 HVAD ER DIT BUD PÅ HVORFOR UDBYTTE AF PROJEKTER ER INTERESSANT AT SE PÅ? 10

6 REALISERINGSGABET gevinstrealisering fremstår som den største enkeltstående udfordring, når det drejer sig om at få flere succesfulde it-projekter. Produktivitet Ønsket gevinst Typisk gevinst Implementering Projekt slut Tid AGENDA DE VIGTIGSTE BEGREBER HVORFOR BESKÆFTIGE SIG MED REALISERING AF UDBYTTE? ERFARINGER MED REALISERING AF UDBYTTE PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE STOF TIL EFTERTANKE OG WORKSHOPS 12

7 OBSERVATAIONER REALISERING AF UDBYTTE identificeres først efter man har besluttet at gå i gang med et projekt hvis overhovedet Der er ikke realistiske forventninger til hvilket man kan opnå Urealistiske forventninger til hvornår det forskellige kan realiseres Løsningerne (output) lever ikke op til forventningerne Projekterne slutter inden høstes! Manglende ansvar for at høste t Manglende proces for og metode til at høste Copyrig ht HVORDAN SPILLER UDBYTTE KLAVERET? Tænk over hvordan realisering af håndteres i din organisation, dine projekter eller i de projekter du kender til! Hvad er dine erfaringer? Copyrig ht

8 MINE ERFARINGER Forandringer håndteres og ses meget snævret Formål, mål, Business Cases bliver udarbejdet med det ene formål at skaffe penge til et projekt, og ofte er fokus på omkostningen til det middel man ønsker at udvikle Når pengene er i hus til udviklingsaktiviteten glemmes, hvorfor man egentlig har sat projektet i gang, og fokus er i stort omfang på at levere midlet Overlevering til drift er sjældent på plads, timet og koordineret med forretningen udtrykkes som regel i sparede årsværk. Mere eller mindre realistisk estimeret Interessentanalyse gennemføres i starten, men glemmes hen ad vejen Kommunikation håndteres ad hoc Årsværkene høstes uanset om forandringen er indtrådt Ingen egentlig proces for eller metoder til realisering af Copyrig ht AGENDA DE VIGTIGSTE BEGREBER HVORFOR BESKÆFTIGE SIG MED REALISERING AF UDBYTTE? ERFARINGER MED REALISERING AF UDBYTTE PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE STOF TIL EFTERTANKE OG WORKSHOPS 16

9 HVORDAN KAN DU FORESTILLE DIG AT UDBYTTE I HØJERE GRAD KAN HØSTES? 17 HVORDAN SIKRES UDBYTTE REALISERING? Mit bud Realisering af skal betragtes som en selvstændig parallel proces Realiseringen rækker ud over projektledelse og bør opfattes som en del af programmet (hvis det findes!) eller som en sideløbende proces Realiseringen er mere end den organisatoriske implementering som typisk er en del af projektet Rollen som Business Change Manager (Forandringsleder) er helt central i forhold til at etablere en egentlig proces for Realisering af Copyrig ht

10 HVAD DRIVER FORANDRINGSBEHOV? Tilpasning til markeder i forandring Nye salgskanaler Ændringer i eller nye strategiske initiativer eller politikker Tilfældige hændelser, fx terror, sygdomme Muligheder i forb. m. opkøb og fusioner Områder der påvirkes af forandring: Forhold til interessenter Arbejdsmønstre Kultur Forretningsprocesser Individuelle Roller og ansvar Organisationsstrukturer IT Systemer Supply Chain Forhold til Leverandør Ændringer i det økonomiske miljø Forbedring af kvalitet og leverance af produkter og services Udvikling for at opnå globalisering Teknologiudvikling Behov for at forbedre konkurrenceevnen Krav om compliance med branche standarder el. lovgivning LEDELSE OG STYRING AF UDBYTTE REALISERING Identifikation, definition, sporing, realisering og optimering af Handler om: Interessenter inddragelse og håndtering Forskellige typer af lederskab gennem hele forandringens livscyklus Business Change Management på dansk Forandringsledelse Kommunikation med andre projekter og programmer 20

11 DET HELE STARTER MED INTERESSENTHÅNDTERING er kun positivt hvis én eller flere interessenter syntes det Proces for Realisering af hænger derfor tæt sammen med Interessenthåndtering 21 STAKEHOLDER ENGAGEMENT PROCESS What are the emerging concerns we need to address? 4. Planning engagements (When?) What do they care about? 2. Creating and analysing stakeholders profiles (What?) How do we analyse? What are we finding? Plan for who leads the engagement When, and to whom with key messages and channels 1. Identifying Stakeholders (Who?) Have the stakeholders changed? This is the feedback so far Does our strategy need adjusting? 3. (Re)defining the stakeholder management strategy (How?) Strategy on how when we should plan 6. Measuring Effectiveness (Results) Strategy on how well we are engaging Strategy on how we generally should engage with stakeholders 5. Engaging stakeholders (Do) What difference is the engagement making? Some portions Crown Copyright Reproduced under licence from OGC

12 INFLUENCE/INTEREST MATRIX (EXAMPLE) Low Medium High Interest of the Stakeholders in the Programme Local residents Written Athletes Keep informed Rail company Maintain interest Tourists Sports Minister Active consultation Key players need strong buy-in More face-to-face High Medium Low Some portions Crown Copyright Reproduced under licence from OGC Influence of the Stakeholders over the Programme RELATIONER MÅL, OUTPUT, RESULTATER OG UDBYTTE Begreberne Mål, Output, Resultater og er centrale og bør have relationer til hinanden for at sikre at defineres korrekt! 24

13 OUTPUT, UDBYTTE OG MÅL Project Outputs enable Business changes create Desired Outcomes also cause measured in muliggør Side-effects and consequences Realise further Benefits result in Dis-benefits helps achieve one or more Strategic Objectives Projekt Output (e-handelssystem) Forretningsændring (forberedelse og uddannelse) Resultat (Outcome) (System sat i drift og taget i brug) Mellemliggende (øget e-ordre) Endeligt (øget fortjeneste) Strategisk mål (øget lønsomhed) Some portions Crown Copyright Reproduced under licence from OGC 25 UDBYTTE KORT Forretnings Forandring (fx forberedelse og uddannelse) Slut (fx øget salgs provenue) medfører Forbereder forretningen til at realisere realiserer bidrager til Strategisk mål (fx øget lønsomhed) Projekt Output (fx. e-handels system) Mellemliggende (fx øget e-ordrer gennemført) Illustrerer relationen mellem, Resultater og Output. Bruges til at styre og spore realiseringen af t. Some portions Crown Copyright Reproduced under licence from OGC

14 PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE Vision Copyrig ht Etabler og vedligehold Strategi for realisering Dokumentation af: Overordnet proces bag realisering, inkl. review points og gateways Værktøj og teknikker Hvordan og hvornår interessenter skal involveres, inkl. plan for workshops Hvordan udbytte vil blive værdisat og benchmarked Hvordan der vil blive rapporteret vedrørende Roller og ansvar Krævede kompetencer og ressourcer Budget for aktiviteter vedr. realisering Identifikation af muligt Kortlæg. Start med strategiske mål og arbejd baglæns mod projektets output. Årsag og effekt sammenhænge skal identificeres i Kort. Afhold workshop med nøgle interessenter og etabler initial liste Beskriv i profiler Identificer og kortlæg Planlæg realisering af Hvordan og hvornår forskellige former for vil blive realiseret kortet skal vise kort og langsigtet og sammenhængen mellem disse! Identificer med navns nævnelse ejere/ansvarlige, gerne med en underskrift Forbered Transitionen, inkl. : Vurdering af effekten på business as usual og paratheden til at gøre noget på en ny måde Interessenthåndtering forventningsafstemning sporing og rapporterings mekanisme. Sikring af det daglige arbejde ikke lider unødigt. Support og uddannelse. Sikre at de nye midler bliver indlejret i organisationen forandringsledelse. Overvåg udvikling i forhold til afhængigheder, ex i forhold til andre projekter. Eksekver realisering Review og evaluer realisering Sikring af at t stadig er validt og værdifuldt i forhold til interessenter og projektets omgivelser. Brug/opdater realiserings planen og Profiler Strategien kan blive nødvendig at ændre. Forandringslederen bør være i dialog med interessenter gennem transitionen og realiseringen og her er der mulighed for at opdage nyt Nyt udbytte indarbejdes i Profiler, kort og planer. Optimer og se efter andet PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE Vision Etabler og vedligehold Strategi for realisering Identificer og kortlæg Planlæg realisering af Eksekver realisering Review og evaluer realisering Optimer og se efter andet Copyrig ht

15 TRANSITION & REALISERING AF UDBYTTE Baseline Måling Realisering Præ-Transition Transition Post-Transition Realiser Forandringsledelse Resultat Indlejret Forandring Bevaret Business Operations Enabler Leverance af midler Projekt Output ProjektLedelse Tid Some portions Crown Copyright Reproduced under licence from OGC 29 AKTIVITETER I REALISERING AF UDBYTTE Håndtering af præ transition eksempelvis: etablering af måder at måle på planlægning af selve transitionen kommunikation af forandringen måle forandringsparatheden 30

16 AKTIVITETER I REALISERING AF UDBYTTE Håndtering af transition eksempelvis: initiering af transitionen etablering support i overgangsfasen udføre selve transitionen 31 AKTIVITETER I REALISERING AF UDBYTTE Håndtering af post transition eksempelvis: Måling af Nedlæggelse af gamle systemer, processer og aktiviteter Monitorering og rapportering af realisering 32

17 ROLLER Business Change Manager (Forandringsleder) Facilitator Forandrings Team 33 BUSINESS CHANGE MANAGER BUSINESS CHANGE MANAGEREN KAN BETRAGTES SOM EN BRO MELLEM PROJEKTET OG DEN FORRETNING, DER SKAL BRUGE PROJEKTETS OUTPUT OG DERIGENNEM REALISERE UDBYTTET! 34

18 ROLLEN SOM BUSINESS CHANGE MANAGER Hovedansvarlig for at realisere udbytte gennem indlejring af de nye midler i organisationens arbejdsprocesser. Hovedansvar Identifikation og definition af Sikre at kan opnås og måles Sikre konstant fokus på at realisere hensigtsmæssige ændringer Rådgive Projektlederen vedrørende output og resultater, der leder til det ønskede Lede Realiseringsprocesen Implementere målemekanismer Forberede forretningsområder til transitionen Optimere timing af projekt releases i forhold til forretningen Bør være en person, der kender forretningen godt, har respekt i organisationen og gennemslagskraft Der kan være flere Business Change Managers 35 UDBYTTE FACILITATOR En støttefunktion til Business Change Manageren Typisk del af Projekt- eller Programkontoret eller en konsulent Rådgiver blandt andet vedrørende: Identifikation, definition og beskrivelse af Processen vedr. realisering Etablering af Strategi for realisering Målemetoder 36

19 FORANDRINGS TEAM Assisterer og rapporterer til Business Change Manager Skal bidrage til at transitionen sker så gnidningsløst som muligt Teamet skal have viden og erfaring om forandringsledelse, viden om forretningen og have den nødvendige ledelsesopbakning. 37 ROLLER FOR UDBYTTE REALISERING I PRINCE2 Seniorbruger Beskriver udbyttet Ansvarlig for at dokumentere at det planlagte (lovede) udbytte rent faktisk realiseres Ansvarlig for at gennemføre Plan for review Styregruppeformand Ansvarlig for at sikre at review af udbytte bliver planlagt og gennemført SKAL ARBEJDE TÆT SAMMEN MED UDBYTTE REALISERINGS PROCESSEN Projektlederen Copyright Udarbejder Plan for review (bør holdes adskilt fra projekt og faseplaner) PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce

20 OPSUMMERING realisering er en stor udfordring - Men noget ledelsen er nødt til at forholde sig til! Hvis vi skal høste nogle bedre resultater (høste og dokumentere udbytte) er vi som projektmennesker nødt til at gøre tingene anderledes! En selvstændig parallel proces er påkrævet og specifikke rolle til at varetage processen er helt central særligt Business Change Manager rollen Der findes udmærkede forslag til proces for og roller i forbindelse med Realisering af! Copyrig ht AGENDA DE VIGTIGSTE BEGREBER HVORFOR BESKÆFTIGE SIG MED REALISERING AF UDBYTTE? ERFARINGER MED REALISERING AF UDBYTTE PROCES FOR REALISERING AF UDBYTTE STOF TIL EFTERTANKE OG WORKSHOPS 40

21 WORKSHOPS Vi antager, at der er mening i at etablere en proces til at sikre realisering af projekternes forventede udbytte 1. Hvilke udfordringer/forhindringer ser du i at etablere en proces for realisering af udbytte parallelt med projektprocessen? 2. Hvad skal der til for at etablere en egentlig proces for realisering af udbytte i din organisation? Copyrig ht