Guide: Sådan laver I en lokal klimatilpasningsprofil

Transkript

1 Guide: Sådan laver I en lokal klimatilpasningsprofil I denne guide finder I gode råd til, hvordan I kan gribe arbejdet med den lokale klimatilpasningsprofil an, og hvad I bør overveje i projektets faser: Fase 1: Planlægning af projektet Fase 2: Artikelsøgning og indtastning i skema Fase 3: Interviews og analyse Fase 4: Sammenfatning Fase 1: Planlægning af projektet Inden I går i gang, skal I have styr på projektets rammer. Start derfor med at udpege en person eller et lille team, der skal have det overordnede ansvar for at udarbejde den lokale klimatilpasningsprofil. I skal have styr på følgende: Hvad er det overordnede formål med at lave en lokal klimatilpasningsprofil? Formålet kan fx være at skabe opmærksomhed blandt både kommunens ansatte og politikere omkring det fornuftige i at tænke klimatilpasning. Det kan også være at tilvejebringe et materiale, der skal indgå som et beslutningsgrundlag for prioritering af kommunens klimaindsats. Hvor lang en periode vil I have, at projektet skal undersøge, og hvor mange hændelser skal I finde? Det kan være en idé at starte artikelsøgningen fra 1/1 2007, da kommunalreformen trådte i kraft, og mange kommunegrænser ændrede sig. Men I kan også vælge at foretage en søgning, der går op til 10 år tilbage. Det afgørende er, at I finder hændelser nok inden for perioden, der berører en tilstrækkelig stor del af kommunen. Præcis hvor mange hændelser, I skal finde frem, er op til jer selv, men en rettesnor er ca. 10. Bemærk, at I ofte vil finde flere artikler pr. hændelse, og der kan være flere konsekvenser pr. hændelse, som skal registreres i skemaet. Et eksempel: Et skybrud kan både have forårsaget oversvømmelse af en viadukt ét sted i kommunen, overbelastet kloakken i et villaområde et andet sted og fået en vejstrækning til at kollapse et tredje sted. I dette tilfælde er der altså tre konsekvenser, som skal have hver sin linje i skemaet. Se Skema fanen Eksempel i Excel arket. Hvis I ikke kan finde hændelser nok inden for den periode, I har bestemt jer for, så kan det være relevant at medtage en eller flere hændelser længere tilbage i tiden. I vil sandsynligvis kunne finde flere ekstreme regnhændelser, men forsøg også at finde andre typer af hændelser, som fx storm, sne samt varme og hedebølger. Hvem skal inddrages og informeres på forhånd internt og eksternt? 1

2 Diskutér om der er nogle nøglepersoner, som det er en god idé at orientere om projektet på forhånd. Det kan fx være fagfolk, som kan bidrage med viden og gode ideer. Eksempelvis kan der være tale om folk fra beredskabet, planafdelingen, teknik og miljø og forsyningsområdet, vandselskabet mv. Hvem skal gøre hvad? Overvej, om I skal have hjælp udefra. Det kan være ressourcebesparende at hyre studentermedhjælpere til at tage sig af det mest tidskrævende arbejde, som er at indsamle avisartikler, foretage interviews og føre informationerne ind i Excel arket. Researchen kan også varetages af ansatte i kommunen, som har ledig kapacitet. Beslut jer også for, hvem der tjekker, at skemaet udfyldes korrekt undervejs. Hvilke lokal/regionalaviser vil I søge efter artikler i? Beslut jer for, hvilke aviser I vil hente artikler fra, og undersøg hvilke muligheder I har for at søge i avisernes artikeldatabaser. Er avisernes databaser frit tilgængelige på deres hjemmesider, eller kan I lave en aftale med aviserne, om at I får en anden adgang til arkiverne? En mulighed er også at søge gennem Infomedia. Her betaler man for hver artikel, så det kan ende med at blive en dyrere løsning. Hvad skal projektet konkret munde ud i? Det kan være en god idé, at I allerede fra starten overvejer, hvordan resultatet af jeres lokale klimatilpasningsprofil skal præsenteres og over for hvem. Skal I lave en indstilling, en rapport, en PowerPoint præsentation, en artikel til jeres interne blad/intranet eller flere af delene på en gang? Senere kan I overveje, hvilke grafiske elementer der skal bruges til at illustrere med: Kortudsnit, fotos, grafer mm. Hvor mange ressourcer skal der allokeres til projektet? Det afhænger naturligvis af, hvilket ambitionsniveau I har valgt at lægge jer fast på. Jo længere en periode bagud i tiden I vil undersøge, des flere timer skal der bruges på research, interviews og indtastning i Excel arket. I skal også afsætte timer til den eller de personer, som skal analysere materialet, lave rapporten, skrive artiklen og eventuelt præsentere det over for fx kollegerne, udvalg eller kommunalbestyrelse. Hvad er tidsplanen? Det afhænger fuldstændig af, hvor mange ressourcer I sætter ind på projektet. Få personer, der dedikeres fuldstændigt til at udarbejde en lokal klimatilpasningsprofil, vil kunne gennemføre det inden for meget kort tid. Bruger I derimod medarbejdere, der også har andre opgaver, kan det tage ca uger. Her er der tale om den samlede projektperiode ikke mandetimer! For at holde et momentum i processen er det en god idé at lægge milepæle ind i projektplanen. Fase 2: Artikelsøgning og indtastning i skema (Excel arket) Når rammerne er på plads, kan I gå i gang med selve researchen. Bliv fortrolige med skemaet i Excel arket, så I ved hvad det er for en type informationer, der skal skrives ind i de enkelte kolonner. Bemærk, at der i skemaet er en fane, som hedder Eksempler. Eksemplerne er fiktive, men de kan give en god idé om, hvilke oplysninger der skal skrives ind hvor.

3 Giv personen eller personerne, som skal foretage researchen en indføring i metodikken. Find eksempelvis på forhånd en eller to artikler, som I sammen fører ind i skemaet. Sørg for at have en løbende dialog med researcherne og tjek, at de lægger informationerne korrekt ind i skemaet. Når I søger efter artikler, kan det være en god idé at lave en liste over søgeord, som researcherne kan tage udgangspunkt i. Ofte vil man kombinere søgeord som for eksempel: o Vejr, skybrud, kraftig(t) regn(vejr), oversvømmelse, vandstand, over sine bredder, kloak, jordskred, erodering, storm, orkan, kraftige vindstød, stormfald, udrykning, beredskab, kraftigt snefald, hedebølge, hedeslag, varmebølge, tørke, torden, lyn osv. Fase 3: Interviews og analyse Når artiklerne er ført ind i skemaets kolonner, skal I for hver hændelse anføre, hvem i kommunen, der eventuelt ligger inde med mere viden om de enkelte vejrhændelser, så der kan sættes interviewaftaler op med dem. Det kan være viden om omkostninger, ressourceforbrug, lignende hændelser, som ikke er opfanget gennem researchen, hvad man har gjort siden osv. Sørg for at sende referatet/nøgletal til godkendelse/kommentering hos den person, der er blevet interviewet. På den måde minimeres risikoen for, at der sniger sig fejl og misforståelser ind i materialet. Herefter føjes de nye oplysninger ind i de relevante kolonner i arket. Kolonnerne skal udfyldes så godt, som det lader sig gøre, men der kan sagtens være kolonnefelter, som ikke lader sig udfylde, fordi det ikke har været muligt at finde oplysningerne. Vær opmærksom på, at I også gennem Beredskabsstyrelsens system ODIN kan trække oplysninger om hændelser og mandetimeforbrug fra udrykningsrapporter i jeres kommune. ODIN er en forkortelse for Online Dataregistrerings og INdberetningssystem. Se også dokumentet Gode råd til interviews Fase 4: Sammenfatning I står nu med et færdigt udfyldt skema i Excel arket. Som beskrevet ovenfor er det ikke sikkert, at alle felter er blevet udfyldt. Men det bør være nok til, at I kan trække nogle hovedkonklusioner og pointer ud af skemaet, som giver et billede af, hvilke områder inden for den undersøgte periode, der har været mest sårbare over for ekstreme vejrhændelser. Og ikke mindst hvad konsekvenserne og omkostningerne har været. Det kan også være, at I undervejs i udarbejdelsen af den lokale klimatilpasningsprofil har fået nogle ideer til, hvordan I fremover kan sikre jer mod, at ekstreme vejrhændelser fører til skader og gener for borgerne. Jeres opgave er nu at sammenfatte konklusionerne i enten rapportform, som PowerPoint præsentation eller en anden form for formidling. Med i rapporten kan I desuden vælge at nævne hændelser, som er indtruffet i enten jeres nabokommuner eller andre steder i landet, der lige så godt kunne have indtruffet hos jer. Til inspiration kan I bruge Beredskabsstyrelsens årlige National 3

4 Sårbarhedsrapport, der blandt nævner udvalgte beredskabshændelser fra det forgangne år. Find de nationale sårbarhedsrapporter på Beredskabsstyrelsens hjemmeside under Publikationer. Også Stormrådets Årsrapport indeholder oplysninger om hændelser relateret til stormfald, stormflod og oversvømmelse fra de indre vandveje. Årsrapporterne kan findes på Stormrådets hjemmeside. En disposition for jeres lokale klimatilpasningsprofil kunne se således ud: Resume med hovedkonklusionerne: Hvor er vi mest sårbare, og hvilke konsekvenser har det givet inden for den årrække, I har undersøgt. Introduktion der fortæller om baggrunden for projektet, og hvordan I har lavet den lokale klimatilpasningsprofil. Vis gerne eksempler på artikler og udsnit af skemaet. Resultater o Kvantitative resultater så som antal vejrhændelser, konsekvenser og omkostninger i penge og i mandetimer. o Kvalitative resultater som for eksempel, hvad hændelserne har haft af konsekvenser for borgerne, for kommunens kerneydelser og for omdømmet. Andre ekstreme vejrhændelser o Hvilke ekstreme vejrhændelser kan der være risiko for, at I kan blive ramt af fremover? Her kan I bruge eksempler på, hvad andre kommuner er blevet ramt af. Næste skridt Den lokale klimatilpasningsprofil bør give anledning til, at kommunen tager stilling til, om der er akut behov for at gøre noget her og nu, og hvordan man skal ruste sig til ekstreme vejrhændelser på længere sigt. Profilen er ikke en fuldstændig kortlægning af kommunens sårbarhed over for ekstreme vejrhændelser. For at komme videre kan det derfor være en god idé at indstille til, at der afsættes ressourcer til at nedsætte en tværkommunal arbejdsgruppe, der går mere i dybden og kommer med konkrete anbefalinger til, hvordan kommunens klimatilpasning kan integreres i den kommunale planlægning fremover. Til denne del af arbejdet kan der tages andre værktøjer i brug som fx FN s klimascenarier, blue spot kort og risikoanalyser. Læs evt. casen Klimatilpasningen er kickstartet i Fredericia Kommune på klimatilpasning.dk. En indstilling kan typisk se sådan ud: Overskrift <SAGSNR>

5 Baggrund Indstilling Det indstilles at: Sagsfremstilling Beslutning 5