Findes der anden værdi end kontraktuelle besparelser? DILF Travel Management Konference 1. november 2011 Hotel Scandic Copenhagen

Transkript

1 Findes der anden værdi end kontraktuelle besparelser? DILF Travel Management Konference 1. november 2011 Hotel Scandic Copenhagen

2 Introduktion Projektleder >> Novo Nordisk Travel Management afdeling Novo Nordisk Rejseafdeling MBTI/JTI profile INTJ 40 år; Gift; 3 børn kennronhoj@gmail.com Indlæg = 40 minutter Spørgsmål tages efter indlæg Afspejler ikke Novo Nordisk set-up Travel Management gap analyse (2011); Novo Nordisk rough guides (2011); Memo global travel tracking løsning (2011); Virtual Workplace projekt (2011); Kommunikations- og trænings plan for Lync pilot (2011); Road-map for CO2 reduktion på flyrejser (2011); Memo på CO2 reduktion på flyrejser (2010); Memo omkring fly bonuspoint (2010); Kommunikations- og træningsplan for globalt video konference projekt (2009); Udarbejdelse af Novo Nordisk A/S rejsepolitik, samt ansvarlig for forandringskommunikationen (2008); Travel Management road-trip (2008); Udarbejdelse af krise raportings set-up; Initiativtager til guideline omkring flyrejser og blodpropper; ansvarlig for promovering af flyvetryghedskurser; Diverse interne/eksterne undersøgelser og benchmarks

3

4 Rationelt indkøb?

5 Travel Management program Intern referencegruppe (slutbrugere) Ekstern referencegruppe Category management Data management Corp. Social Responsibility Rejsepolitik Process flow management Demand management Strategisk reference gruppe (afdelinger) Sustainability Meeting & Events Virtual culture Business support Safety & security Traveller health Traveller convenience Engagement Change management

6 Ikke-kontraktuelle besparelser Virtuel mødekultur T&E 50% Produktivitet CO2 emissioner 25% Bonuspoint (fly) til firma Flyomkostninger 8 til 12% Anvendelse 10 til 20% Obligatorisk online booking af rejser Transaktion fee 30 til 50% Review af rejsepolitik Audit af taxiomkostninger T&E??% Omkostninger 10% Meeting & events Strategic Meeting Management Programme (SMMP) Omkostninger??%

7 Ikke-kontraktuelle besparelser (fortsat) Virtuel mødekultur Mandat fra ledelsen Opdater softwaren i det fysiske videokonferenceudstyr Tilbyd teknisk support (24/7) Lean booking af alle videokonferencemødelokaler Flyt forandringskommunikation og træning til ressource udenfor IT Udarbejd plan for forandrings- kommunikation og træning Udpeg forandringsambassadører hos datterselskaber Sidestil det virtuelle møde med det fysiske i rejsepolitikken Finansier nyt udstyr v.h.a internt offsetting program (Intet udstyr Benyt Regus.com) Review af rejsepolitik Pre-trip notification Advance booking Direct/connection flights Foretrukne flyselskaber på udvalgte destinationer Klassificering fly, hotel, tog og billeje Forhåndsgodkendte/-afviste indkøb Parkering CPH Meal caps Meeting & events Strategic Meeting Management Programme (SMMP) Søg hjælp!

8 Organisatorisk set-up (DK) Supply Indkøb Travel Indkøb Demand Ledelsen Rejseafdeling IT Misc. BST Intern revision Sikkerhed Personale Marketing Projekt- (person) (M&E) Miljø kontor Kassen Jura /Regnskab Kommunikation Strategisker samarbejdsparter/afdelinger

9 Organisatorisk set-up (Internationalt) Supply Demand Indkøb Travel Sikkerhed (person) Miljø IT Personale BST Kommunikation Ledelsen Rejseafdeling Misc. Intern revision Projektkontor Jura Kassen /Regnskab Marketing (M&E) Strategisker samarbejdsparter/afdelinger

10 Organisatorisk set-up (Dream team) Supply Indkøb Data/Talknuser Intern revision Sikkerhed (person) Miljø IT Personale BST Kommunikation Projektkontor Ledelsen Travel M&E Antropolog Demand Misc. Kassen /Regnskab Marketing (M&E) Jura Strategisker samarbejdsparter/afdelinger Ressourcer

11 Organisatorisk set-up (DK) Tilrettet Kommuniker Koordiner In-source ressourcer (ad-hoc)

12

13 Findes der anden værdi end kontraktuelle besparelser?

14