CNH-forhandlerportal - Brugervejledning. CDFS - Common Dealer Financing System

Transkript

1 CNH-forhandlerportal - Brugervejledning CDFS - Common Dealer Financing System

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Adgang til DIEM-portalen Procedure for automatisk betaling med LeverandørService Betalingskalender LeverandørService - forudbetaling LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne) LeverandørService - udelukke bilag Udligningsspecifikation Betalingsstatus Betalingsordrer Brugervejledning version 2.0 April

3 1 Indledning Denne brugervejledning viser de nye DIEM-funktioner, der findes på fanen Betalingskalender 2. De nye funktioner er følgende: Funktionen LeverandørService - forudbetaling: giver mulighed for at vælge en eller flere poster til betaling før forfaldsdatoen Funktionen LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne) 1 : giver mulighed for at vælge en eller flere poster, der forfalder eller er forfaldne, til betaling via LeverandørService Funktionen LeverandørService - udelukke bilag 1 : giver mulighed for at ekskludere en eller flere poster fra betaling via LeverandørService Funktionen Udligningsspecifikation giver mulighed for at angive hvilke poster (der forfalder eller er forfaldne), der er inkluderet i bankoverførslen, som leverandøren har overført eller vil overføre via sin bank til CNH Financial Services Bemærk, at disse funktioner kun kan bruges fuldt ud med Internet Explorer version 8 eller højere. 1Med post menes: fakturaer, debetnota, kreditnota, rentefakturaer, passive fakturaer og lignende med samme forfaldsdato 2 Alle skærmbilleder er taget under en testkørsel Brugervejledning version 2.0 April

4 2 Adgang til DIEM-portalen Det er muligt at oprette forbindelse til DIEM-portalen på følgende adresse ved at indsætte Bruger ID og adgangskode: Klik på CNH Capital og derefter på CDFS, når der er opnået adgang til DIEM-portalen: Brugervejledning version 2.0 April

5 Hvis der findes forfaldne fakturaer, viser systemet følgende meddelelse: Klik på "OK" for at få vist følgende skærmbillede: Vær opmærksom på, at funktioner og skærmbilleder i de forskellige lande kan være anderledes end dem, der er vist i denne vejledning. Desuden er der nogle perioder (månedlig lukning, teknisk vedligeholdelse osv.), hvor DIEM-portalens funktioner ikke vil være tilgængelige. Brugervejledning version 2.0 April

6 3 Procedure for automatisk betaling med LeverandørService Den automatiske LeverandørService er en betalingsservice, der er baseret på en autorisation (med underskrift på et dertil egnet skema), hvor forhandleren giver sin bank lov til at acceptere direkte debitering fra CNH Financial Services. Programmet sikrer en automatisk oprettelse af forskellige former for betaling via LeverandørService alt efter det produkt, det drejer sig om (for eksempel reservedele, maskiner, renter). Valg af betaling via LeverandørService er en forudsætning for bedst at kunne udnytte DIEMs nye funktioner. Samtidig med underskrivning af skemaet til betalingsservice skal banken have oplysninger om CNH Financial Services kontoer (en eller flere) som betalingerne ønskes overført til. Poster, der kan betales med direkte debitering via LeverandørService, er: poster, der ved købet er konfigureret til betaling via LeverandørService poster for hvilke der på portalen er valgt forudbetaling med funktionen LeverandørService - forudbetaling poster for hvilke der fra portalen er valgt LeverandørService som betalingsform med den specifikke funktion: LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne) Til sidst skal det huskes, at for at oprette og overføre betaling fra den bank forhandleren har angivet, skal beløbet være større end nul. Dette betyder, at hvis beløbet på en kreditnota overstiger beløbet på den faktura, der forfalder, bliver der ikke automatisk oprettet en overførsel via LeverandørService. Fakturaen forbliver i stand-by: betalingen via LeverandørService bliver kun oprettet og sendt videre til banken, når der nås et positivt beløb. Brugervejledning version 2.0 April

7 4 Betalingskalender Betalingskalenderen viser forhandleren oplysninger om: - poster, der forfalder - bogførte poster For hver post vises følgende oplysninger: forfaldsdato maskintype fakturanummer fakturadato ordrenummer stelnummer skyldigt beløb slutkundens finansieringsbeløb Anvisninger om betaling kan have følgende værdier: - Tom: hvis der ikke skal betales med LeverandørService - Planlagt hvis betalingsmetoden LeverandørService er planlagt, men posten endnu ikke er inkluderet i en direkte debitering - Sendt til bank hvis betalingsmetoden LeverandørService er valgt og posten allerede er en del af en betalingsordre fra LeverandørService til banken, men betalingen endnu ikke er foretaget - Udligningsspecifikation hvis posten er inkluderet i en bankoverførsel, som forhandleren har oprettet, men betalingen endnu ikke er inkasseret Brugervejledning version 2.0 April

8 For at finde de poster, der forfalder inden for en vis periode, kan følgende udvælgelseskriterier bruges: Hvis der vælges "Forfaldsperiode", viser systemet forskellige muligheder: Hvis der vælges "Forfaldsdato mellem... og", kan der indtastes en tidsperiode (systemet kræver indtastning i formatet DD/MM/ÅÅÅÅ) Det er ikke muligt at vælge begge kriterier ( Forfaldsperiode og Forfaldsdato mellem... og ). Hvis begge er udfyldt, vil det sidst valgte datokriterium være det aktive, og den første valgmulighed ignoreres. Brugervejledning version 2.0 April

9 DIEM-funktionerne kan vælges på rullemenuen "Vælg funktion": Mulighederne kan være: LeverandørService - forudbetaling: viser alle de poster, der kan forudbetales via LeverandørService. Posterne kan vælges. LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne): viser alle de poster (der forfalder eller er forfaldne), som kan betales via LeverandørService. Posterne kan vælges. LeverandørService - udelukke bilag: viser alle de poster, der kan udelukkes fra en overførsel via LeverandørService, før de forfalder og inkluderes i en direkte debitering. Udligningsspecifikation: viser alle de poster (der forfalder eller er forfaldne), der kan inkluderes i en betaling via bankoverførsel. BEMÆRK: Nogle funktioner er måske ikke aktive på brugerens profil. I disse tilfælde er valget inaktivt, det kan ses, men ikke vælges. Brugervejledning version 2.0 April

10 4.1 LeverandørService - forudbetaling Forudbetaling via LeverandørService gør det muligt at betale en eller flere poster, før de forfalder. Dette er kun muligt i følgende tilfælde: Posten skal have en forfaldsdato efter eller lig med den dato hvor valget bliver foretaget + det antal dage som banken bruger til behandlingen 1. Hvis forfaldsdatoen ligger før datoen udregnet efter ovenstående, kan transaktionen ikke betragtes som en forudbetaling, da betalingen for den pågældende post inkasseres efter den oprindelige forfaldsdato. Fakturaen må ikke have flere forfaldsdatoer og må ikke have flere beløb, der endnu ikke er forfaldne. Fra portalen angives perioden, og der vælges "LeverandørService - forudbetaling": Klik på knappen Søg for at få vist alle de poster, der kan vælges til forudbetaling via LeverandørService. Vælg de ønskede poster, og tryk på knappen Lav forudbetaling. Hvis alle poster, der vedrører en bestemt dato, ønskes inkluderet, vælges feltet til venstre for den pågældende dato (med fed skrift). Nu åbnes et skærmbillede, der viser de valgte poster. 1 Bankes behandlingstid er det antal dage, som banken bruger til behandle betalingsordren. I Italien er dette for tiden (februar 2013) 8 dage. Brugervejledning version 2.0 April

11 Det er muligt at ændre den bankkonto, der bruges til at betale en post, ved at klikke på knappen "skifte bankkonto". Efter at der er valgt bankkonto, og der er klikket på "bekræfte bankkonto", udfører programmet ændringen og viser følgende skærmbillede: Når der klikkes på "Tilbage til forrige side" vendes tilbage til skærmbilledet med oversigten over de valgte poster: Brugervejledning version 2.0 April

12 Der gås videre ved at klikke på knappen "Behandl forslag", hvorefter programmet beder om at bekræfte den ønskede handling. Når der klikkes på "OK", behandles transaktionen, og udfaldet vises. Hvis der opstår fejl under behandlingen, ses følgende skærmbillede: Brugervejledning version 2.0 April

13 Hvis antallet af valgte poster er højt, starter en proces i baggrunden. I fanen for betalingsstatus vises herefter et gult trafiklys: Det gule trafiklys betyder, at betalingen stadig er i gang, og at det endnu ikke er muligt at se detaljerne. Brugervejledning version 2.0 April

14 4.2 LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne) Denne proces gør det muligt at inkludere en eller flere poster i betalingen via LeverandørService, og ændrer automatisk deres betalingsform. Det er muligt at vælge poster, der forfalder, og forfaldne poster. Der vil blive beregnet morarenter iht. de gældende betingelser på de forfaldne poster. De poster, der forfalder, bliver debiteret på forfaldsdato, mens de forfaldne poster bliver debiteret på den tidligst mulige dato, som angivet af systemet (bankens behandlingstid lægges til). Fra portalen angives perioden, og der vælges "LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne)": Ved tryk på "Søg", vises alle de poster, der kan inkluderes i betaling med LeverandørService. Vælg de ønskede poster, og tryk på knappen Inkluder bilag LeverandørService. Hvis alle poster, der vedrører en bestemt dato, ønskes inkluderet, vælges feltet til venstre for den pågældende dato (med fed skrift). Nu åbnes et skærmbillede, der viser de valgte poster. Det er muligt at ændre den bankkonto, der bruges til at betale en post, ved at klikke på knappen "skifte bankkonto". Brugervejledning version 2.0 April

15 Efter at der er valgt bankkonto, og der er klikket på "bekræfte bankkonto", udfører programmet ændringen og viser følgende skærmbillede: Når der klikkes på "Tilbage til forrige side" vendes tilbage til skærmbilledet med oversigten over de valgte poster: Brugervejledning version 2.0 April

16 Der gås videre ved at klikke på knappen "Behandl forslag", hvorefter programmet beder om at bekræfte den ønskede handling. Når der klikkes på "OK", behandles transaktionen, og udfaldet vises. Hvis der opstår fejl under behandlingen, ses følgende skærmbillede Hvis der vælges en forfalden post, vil "valørdatoen" være efter den oprindelige forfaldsdato. Programmet viser en meddelelse, der advarer forhandleren om eventuel debitering af renter pga. forsinket betaling: Bemærk! Den anførte betalingsdato er efter forfaldsdato. Renter vil blive påregnet ved for sen betaling Hvis posternes samlede beløb er negativt, vises følgende meddelelse (posterne behandles kun, når betalingen via LeverandørService når op på et positivt beløb). Brugervejledning version 2.0 April

17 Dette betyder, at fakturaen forbliver i stand-by: betalingen via LeverandørService bliver kun oprettet og sendt videre til banken, når der nås et positivt beløb. Hvis antallet af valgte poster er højt, starter en proces i baggrunden. I fanen for betalingsstatus vises herefter et gult trafiklys: Det gule trafiklys betyder, at betalingen stadig er i gang, og at det endnu ikke er muligt at se detaljerne. Brugervejledning version 2.0 April

18 4.3 LeverandørService - udelukke bilag Funktionen til udelukkelse af poster gør det muligt at udelukke en eller flere poster fra den planlagte betaling via LeverandørService før deres forfaldsdato. Poster, der vedrører et specifikt finansielt produkt (for eksempel produkterne Commercial Lending Solutions), kan ikke udelukkes fra betaling via LeverandørService. Det er kun muligt at vælge en post til udelukkelse fra betaling under følgende betingelser: Posten er konfigureret til betaling via LeverandørService. Posten er ikke inkluderet i en betalingsordre. Hvis posten allerede er inkluderet i en betalingsordre, kan den ikke fravælges, da LeverandørService allerede har sendt betalingsordren til banken. Posten må ikke være forbundet med et specifikt finansielt produkt (Commercial Lending Solutions; men der kan være andre restriktioner). Det skal dreje sig om er post, der er bogført. Posterne kan kun fravælges indtil forfaldsdato minus de dage, det tager banken at behandle betalingen (i februar 2013 anvendes der i Italien 8 dage) Fra portalen angives perioden, og der vælges "LeverandørService - udelukke bilag : Tryk på knappen "Søg" viser alle de poster, der kan eksluderes fra betaling via LeverandørService Brugervejledning version 2.0 April

19 Vælg den ønskede posts felt, og tryk på knappen Udeluk bilag til LeverandørService. Hvis alle poster, der vedrører en bestemt dato, ønskes ekskluderet, vælges feltet til venstre for den pågældende dato (med fed skrift). Programmet viser oversigten over de valgte poster: Efter at der er klikket på knappen "Behandl forslag", beder programmet om at bekræfte den ønskede handling. Når der klikkes på "OK", behandles transaktionen, og næste skærmbillede vises. Hvis der opstår fejl under behandlingen, ses følgende skærmbillede Hvis antallet af valgte poster er højt, starter en proces i baggrunden. I fanen for betalingsstatus vises herefter et gult trafiklys: Brugervejledning version 2.0 April

20 Det gule trafiklys betyder, at betalingen stadig er i gang, og at det endnu ikke er muligt at se detaljerne. Brugervejledning version 2.0 April

21 4.4 Udligningsspecifikation Udligningsspecifikation er den proces, der gør det muligt at angive hvilke poster (maskiner, reservedele, rentefakturaer og lignende) der er inkluderet i en betaling via bankoverførsel, som forhandleren har foretaget eller vil foretage fra sin bank til CNH Financial Services. Betalingens valørdato angives også. Hvis der for eksempel vælges "Overforfalden mere end 90 dage" og funktionen Udligningsspecifikation, vil systemet vise alle de ønskede poster grupperet efter deres forfaldsdato. Det er også muligt at filtrere efter maskintype og mærke: Hvis alle poster, der vedrører en bestemt dato, ønskes inkluderet, vælges feltet til venstre for den pågældende dato (med fed skrift). Brugervejledning version 2.0 April

22 ellers vælges de enkelte poster: Efter at de ønskede poster er valgt, klikkes på knappen: Lav betalingsspecifikation På det næste skærmbillede indsættes den foreslåede valørdato ved hjælp af knappen: Sæt behandlingsdato på alle linjer 2 : 2 Der gøres opmærksom på, at der er en grænse for "Valørdatoen". Denne dato skal være efter dags dato men må ikke være senere end 7 kalenderdage fra den aktuelle dato. Bemærk: Programmet kan kontrollere datogrænsen, men kan ikke kende forskel på arbejdsdage og helligdage, og den korrekte dato skal derfor udfyldes af brugeren. Brugervejledning version 2.0 April

23 Bemærk, at kalenderen er vist i amerikansk format, hvor ugen starter søndag og slutter lørdag. Vær derfor opmærksom med valget af den ønskede betalingsdato. Nu vælges en af de knapper, der er beskrevet herunder: BEHANDL FORSLAG: Denne knap bruge til at starte transaktionen EKSPORTER TIL EXCEL: Denne knap bruges til at eksportere de valgte poster til et Excelregneark BEMÆRK: Filen eksporteres før anmodningen om behandling. De poster, der er behandlet, eksporteres til Excel fra fanen Betalingsstatus. ANNULLER ANMODNING: Denne knap gør det muligt at annullere betalingsanmodningen. I dette tilfælde vender programmet tilbage til fanen Betalingskalender uden at beholde de valgte indstillinger. SÆT BETALINGSDATO PÅ ALLE LINJER: Denne knap giver mulighed for at indsætte betalingens valørdato. Det er ikke muligt at indtaste forskellige datoer for en enkelt post. Hvis valørdatoen ikke overholder betingelserne i bemærkningen, ses en fejlmeddelelse på skærmen: I dette tilfælde er det nok at indsætte den korrekte dato. Brugervejledning version 2.0 April

24 Tryk på BEHANDL for at bekræfte: Hvis en betaling er udført korrekt, vises følgende skærmbillede: Hvis der opstår fejl under behandlingen, ses følgende skærmbillede Hvis det samlede beløb er negativt ses følgende fejlmeddelelse: TOTALBELØBET SKAL VÆRE POSITIVT Hvis antallet af valgte poster er højt, starter en proces i baggrunden. I fanen for betalingsstatus vises herefter et gult trafiklys: Det gule trafiklys betyder, at betalingen stadig er i gang, og at det endnu ikke er muligt at se detaljerne. Brugervejledning version 2.0 April

25 5 Betalingsstatus Fanen Betalingsstatus viser udfaldet og oplysninger om de transaktioner, der er udført i DIEM af brugerne. Resultater og oplysninger er tilgængelige for følgende muligheder: LeverandørService - forudbetaling LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne) LeverandørService - udelukke bilag Udligningsspecifikation Transaktionerne er tilgængelige i et vist tidsrum (for eksempel 90 dage). Det er muligt at filtrere iht. følgende parametre: Betalingsperiode (aktuelle måned, forrige måned, forrige måned -1, forrige måned -2) Betalingsdato mellem (bemærk, at antallet af dage mellem "startdato2 og slutdato" ikke må overstige 30 dage og at "startdato" ikke må ligge før dags dato minus 90 dage) Betalingstype (LeverandørService - forudbetaling, LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne), LeverandørService - udelukke bilag, Udligningsspecifikation) Betalings-ID (det tal, der oprettes af systemet, når en betaling behandles) Efter at parametrene er indsat, og der er trykket på "Søg", vises alle de behandlede betalinger. Hvis betalingerne er behandlet korrekt er de angivet med et grønt trafiklys, mens de, der indeholder mindst én post med fejl, er angivet med et rødt trafiklys. Hvis der findes røde trafiklys, åbnes detaljerne for at kontrollere hvilke poster, der er behandlet korrekt, og hvilke, der ikke er behandlet korrekt. Brugervejledning version 2.0 April

26 Når der dobbeltklikkes på betalingens ID-nummer, ses detaljerne v Med tryk på eksporteres listen til Excel. Med tryk på (nederst til højre på skærmbilledet) vendes tilbage til oversigten over betalingsstatus. Brugervejledning version 2.0 April

27 6 Betalingsordrer Fanen Betalingsordrer giver en oversigt over alle afventende betalingsordrer 3, der er oprettet med følgende funktioner: Betalingsordrer, der er oprettet til automatiske debitering via LeverandørService Betalingsordrer, der er oprettet på forhandlerportalen ved hjælp af DIEM-funktionen LeverandørService - inkludere bilag (forfaldne) og LeverandørService - forudbetaling Betalingsordrer, der er oprettet på forhandlerportalen med funktionen Udligningsspecifikation Oplysningerne grupperes som følger: Øverste niveau (sorteret i stigende orden efter valørdato og betalingsordrenummer) med følgende oplysninger: o o o o o o Valørdato Betalingsordrenummer Skyldigt beløb Bankkonto (ved bankoverførsler er feltet tomt) Bankkode (ved bankoverførsler er feltet tomt) Betalingsform (LeverandørService eller bankoverførsel) Detaljeret niveau med følgende oplysninger (sorteret i stigende rækkefølge efter maskintype, fakturanummer) o o o o o o o o Valørdato Skyldigt beløb Maskinnr. (kode) Bankkonto (ved bankoverførsler er feltet tomt) Bankkode (ved bankoverførsler er feltet tomt) Faktura/dokumentnummer Ordrenummer Mærke I visse tilfælde (for eksempel ved passive dokumenter og rentefakturaer) er oplysninger om maskintype, faktura-/dokumentnummer og ordrenummer ikke tilgængelige. Herunder ses fanens struktur og filtreringsparametre: Valørdato 3 Med udtrykket "afventende" menes de betalingsordrer, der er oprettet for at sende dem til banken, men som endnu ikke er inkasseret eller tilbageført. Brugervejledning version 2.0 April

28 Betalingstype (LeverandørService/Udligningsspecifikation) Bankkonto Oplysninger vedrørende betalingsordre er tilgængelige i fanen Betalingsrapport, når betalingsordren er udført. Brugervejledning version 2.0 April

29 Brugervejledning version 2.0 April