1 Overfør kvalitetsområdedokumenterne fra Revimentor Mastermanual

Transkript

1 Vejledning til en komplet opdatering af Manualen, ydelsesgruppedokumenterne og kvalitetsområdedokumenterne, Office skabeloner samt kundeaftaleskabeloner. Dette hjælpedokument beskriver trin for trin, hvordan kvalitetsmanualen opdateres. Der tages hensyn til de manualdokumenter, revisor selv har tilrettet og omjournaliseret til at ligge under kategorien "Standard for egen virksomhed". Det forudsættes, at de manualdokumenter, virksomheden selv har tilrettet, er blevet omjournaliseret fra at være en "Revimentor Standard" til at være en "Standard for egen virksomhed". Se evt. afsnit og i Brugermanualen. Fremgangsmåde: Følgendes elementer skal opdateres i kvalitetsstyringsmanualen: 1. Kvalitetsområder 2. Ydelsesgrupper 3. Kundeaftaleskabeloner 4. Office skabeloner. 5. Manualdokumenter

2 1 Overfør kvalitetsområdedokumenterne fra Revimentor Mastermanual 1. Åbn egen Revimentor og vælg modulet "Manualen". 2. Vælg "Administration"-modulet > Manualstyring > Kvalitetsområder og klik på Overfør fra Mastermanualen > Systemdokumenter > Kvalitetsområder (se nedenfor). 3. Der dukker et billede som det nedenstående op. Svar "Ja" og der indhentes nye kvalitetsområder. 4. Kvalitetsområdedokumenterne er nu kopieret og lagt ind i Revimentor. 5. Åbn egen Revimentor og vælg modulet "Administration". 6. Vælg oversigten "Manualstyring/Kvalitetsområder" og check, at kvalitetsområder er læst ind.

3 2 Overfør ydelsesgruppedokumenterne fra Revimentor Mastermanual Kopieringen foregår på følgende måde: 1. Åbn Revimentor og klik på modulet "Manualen" i modulnavigatoren. 2. Klik på oversigten Administration > Manualstyring > Ydelsesgrupper. Tryk på handlingsknappen [Overfør fra Mastermanualen] og vælg [Systemdokumenter] og [Ydelsesgrupper] som vist. Ydelsesgruppedokumenterne vil nu blive kopieret over fra Mastermanualen til Revimentor.

4

5 3 Overfør kundeaftaleskabelonerne fra Revimentor Mastermanual 1. Åbn Revimentor og vælg modulet "Kunder". 2. Under oversigten Manualen - Administration - Manualer, klik på [Overfør fra Mastermanual] > [Skabeloner] > [Kundeaftale skabeloner] som vist nedenunder. 6. Alle kundeaftaleskabelon-dokumenter bliver nu kopieret ind som vist nedenunder. 7. Tjek under Kunder > Kundeaftaler > Skabeloner, at de nye kundeaftaleskabeloner er i oversigten som vist nedenunder.

6 7. Kundeaftaleskabelonerne er nu kopieret over i Revimentor og klar til brug.

7 4 Overfør MS Office-skabelonerne fra Revimentor Mastermanual Fremgangsmåde: 1. Åbn egen Revimentor og vælg modulet "Dokumenter". 2. Vælg oversigten Skabeloner - skabeloner, som vist nedenfor. 1. VIGTIGT såfremt der ikke er lavet tilretninger i skabelonerne eller tilføjet egne skabeloner, slettes samtlige skabeloner før indlæsning. Dette foretages ved at gøre følgende: Tryk samtidig på [Ctrl] + [A] og herefter [Delete], så skabelondokumenter slettes fra denne oversigt. Tryk herefter [F9]. Hvis der er lavet tilretninger til skabelonerne, benyttes kun knappen Overfør fra Mastermanual > Skabeloner > Office skabeloner. Bemærk I dette tilfælde vil alle skabeloner blive kopieret ind. Herefter er det revisor selv, der må slette de dokumenter, som ligger dobbelt samt overføre egne ændringer til de nye skabeloner. Version er angivet til sidst i beskrivelsen af dokumentet. 4. Vælg Overfør fra Mastermanual > Skabeloner > Office skabeloner som nedenfor.

8 5. Alle Office skabelondokumenter bliver nu kopieret ind.

9 5 Opdatering af Kvalitetsmanualen i Revimentor ved hjælp af guiden: Manualopdatering Fremgangsmåde: 1. Tryk på modulet "Manualen" og vælg oversigten Administration > Manualer som vist nedenfor. 2. Klik på Manualopdatering. 3. Nu starter manualopdaterings-guiden. Klik Næste (se nedenfor).

10 Guiden vil nu finde nye og opdaterede manualdokumenter i Mastermanualen samt de manualdokumenter i kvalitetsmanualen, som ikke længere er aktuelle og dermed kan slettes. 4. Tryk på Næste. Herefter kommer der en oversigt over nye manualdokumenter, som vil blive overført. Vil man ikke opdatere nogle dokumenter, kan man vælge disse fra på listen. NB! Er der mere end 100 dokumenter, vises kun antallet og dermed ikke listen over de fundne manualdokumenter. På næste billede ses de opdaterede manualdokumenter. De eksisterende viste manualdokumenter vil få status "Udløbet" og de nyoprettede vil få status som Godkendt, såfremt man her vælger, at de opdaterede dokumenter oprettes med statussen Godkendt. 5. Tryk på Næste.

11 Status Her kan man vælge, hvilken status de opdaterede dokumenter skal have: Oprettet eller Godkendt. Som standard vil det stå til Godkendt. 6. Tryk på Opdatér. Husk, at det kun er ikke-aktuelle manualdokumenter i Revimentor Standard, som dukker op her og vil få status som "Udløbet" efter at være sammenholdt med Revimentor Mastermanualen. Alle manualdokumenter, som man tidligere har journaliseret under Standard for egen virksomhed eller Standard for Netværk, vil ikke blive berørt. Det anbefales, at man journaliserer sine egne manualdokumenter som Standard for virksomhed med Forbyd opdatering. 7. Klik på Næste. Systemet har nu udført opdateringen i Kvalitetsmanualen i henhold til den viste opdateringslog.

12 Evt. kan man sætte markering ud for "Send opdateringslog til min postkasse" for at få tilsendt en oversigt over de opdaterede manualdokumenter i Revimentormanualen til sin postkasses indbakke.