Referat af styringsdialogmøde med AAB og Københavns Kommune den 10. juni 2015

Transkript

1 1 Deltagere Fra AAB: Bent Haupt Jensen, formand Christian Høgsbro, direktør Pia Skov, vicedirektør Helle Friis Nielsen, økonomichef Henrik Schultz, kundechef Gorm Evers, byggechef Marianne Helberg, sekretariatschef Michael Storgaard, IT-chef Fra Teknik- og Miljøforvaltningen: Uffe Andreasen, enhedschef Rune Gamby, fuldmægtig Mads Engholm, fuldmægtig Ole Bjerregaard, fuldmægtig Cæcilie Smith Frederiksen, studentermedhjælper Fra Socialforvaltningen: Lotte Mogensen Finn Dybro Andersen

2 2 Indledningsvist roste Københavns Kommune AAB for at have været meget behjælpelig med at levere de oplysninger, der har været efterlyst til styringsdialogen, så mange spørgsmål har kunnet afklares på skrift forud for mødet. 1. Strategi og ledelse a. Opfølgning på aftaler fra sidste år (KK) Samarbejdet med kommunens boligrådgivere Dette drøftes under punkt 4a med deltagelse af Socialforvaltningen. Møde med Teknik- og Miljøforvaltningen om AABs forvaltningsmodeller Mødet er afholdt. Punktet behandles desuden under punkt 1b. Teknik- og miljøforvaltningen vil kontakte Borgerservice med henblik på at afdække, om boligorganisationerne kan godkende nye tilmeldte på folkeregistret for at modvirke ulovlig fremleje En model for samarbejde mellem kommunen og de almene boligorganisationer om, hvordan man modvirker ulovlig fremleje, har været drøftet på Samarbejdsforum. Initiativet vil i givet fald skulle forankres hos Socialt bedrageri-gruppen i Borgerservice under Kultur- og Fritidsforvaltningen. Det aftaltes, at AAB kontakter Kultur- og Fritidsforvaltningen med forslag til samarbejdsmodel. Opfølgning på samarbejde med KEjd i forbindelse med sag om byggeri af institution på Ramløsevej Mødet er afholdt i Afdelingen har fået delvis kompensation fra kommunen. Redegørelse fra AAB om, hvorvidt boligforeningens praksis i forbindelse med anciennitetssager er i overensstemmelse med afgørelse fra Højesteret Dette er afsluttet. Opfølgning på konkret sag i afdeling 28/30 Dette drøftes under punkt 4c.

3 3 b. De overordnede fremtidige planer og væsentligste udfordringer (AAB) Implementering af nye driftsmodeller i AAB AAB udtrykte tilfredshed med konklusionerne i Københavns Kommunes brev af februar 2015 vedrørende boligorganisationens driftsmodeller. AAB gennemgik de væsentligste punkter i deres nye driftsmodeller, som de er i gang med at implementere. AAB nævnte særligt to hjælperedskaber i form af bestyrelseskørekort og elektronisk afdelingshåndbog. Kørekortet vil være et krav til nyvalgte bestyrelsesmedlemmer og skal sikre, at afdelingsbestyrelserne har de nødvendige færdigheder til at løse de opgaver, der påhviler dem i den driftsmodel, de vælger. Afdelingshåndbogen er i AAB et velkendt redskab. Den vil blive opdateret, og organisationsbestyrelsens overordnede politikker vil blive indarbejdet. Håndbogen forventes ajourført ultimo af september. Håndbogen vil også indgå i Bestyrelseskørekortet fremover samt i det brush-up kursus som tilbydes til allerede valgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Kommunen udtrykte tilfredshed med AAB s udførte afklarings- og forberedelsesarbejde det seneste år. Kommunen påpegede, at den organisatoriske struktur i AAB skal være gennemsigtig, og at der kan være behov for skærpet tilsyn på udvalgte emner. Det aftaltes, at der afholdes et opfølgende møde mellem Københavns Kommune og AAB vedrørende indholdet af kommunens skærpede tilsyn og hvilke kriterier, der skal måles på i den forbindelse. Inden mødet tematiserer kommunen hvilke behov, man ser for at føre skærpet tilsyn, hvorefter AAB vender tilbage med udkast til, hvordan dette kan imødekommes, herunder hvordan ledelsesrapportering skal se ud. Det drøftedes i samme forbindelse, hvordan AAB sikrer, at afdelingsbestyrelserne er tilstrækkeligt godt klædt på til at løfte opgaven med lokal arbejdsledelse af organisationens ansatte, når dette indgår i den valgte driftsmodel. AAB er opmærksomme på, at den udfordring skal løses gennem den planlagte indsats. Driftskonti Det aftaltes, at AAB sender forslag vedrørende, hvilke væsentlige variable driftskonti afdelingsbestyrelsen skal have retten til at disponere over inden for de nye driftsmodeller. Oplægget sendes til Rune Gamby.

4 4 c. Hoved- og udlejningsaftalen (TMF) Hoved- og udlejningsaftalen blev ikke drøftet yderligere. Effektivisering i boligorganisationen Der sættes fokus på dette punkt til næste års styringsdialog. d. Forvaltningsrevision (TMF) Dette punkt gav ikke anledning til kritiske spørgsmål. Kommunen roste AAB for det grundige og informative revisionsprotokollat til årsregnskabet og ydermere for, at AAB har fået udarbejdet særskilt revisionsprotokollat på forvaltningsrevisionen. 2. By- og boligudvikling a. Nybyggeri (TMF) Kommunen redegjorde for status på boligpakken. Kommunen orienterede om, at man påtænker at udsende en liste over kommunens mulige byggegrunde til boligorganisationerne og opfordrede AAB til at holde øje med kommende muligheder og tage kontakt til grundejere. Kommunen orienterede om, at de kommende partnerskaber om nybyggeri skal sikre, at der er en rationel byggemetode, at der kan spares tid, når der skal gives skema A, samt at der sikres fastholdelse af god kvalitet i byggeriet. AAB vil inden sommerferien blive inviteret til et møde, hvor partnerskab vil blive drøftet. Partnerskaberne udvælges inden sommerferien, og det forventes, at kontrakterne er færdige i august. Kommunens sagsbehandling af byggesager AAB pegede på behovet for ændring af kommunens sagsbehandling af byggesager, fordi kommunen foreslår fordyrende krav og er for restriktive. Kommunen redegjorde for, at der i øjeblikket arbejdes med en proces for at håndtere byggesager på bedst mulig måde. b. Renovering (TMF) Kommende renoveringer AAB oplyste, at kommunen er orienteret om kommende store renoveringer.

5 5 c. Nye initiativaftaler for de udsatte byområder og opfølgning på initiativaftaler fra (TMF) AAB gav udtryk for, at det har været en lang proces med indgåelse af initiativaftaler. Kommunen oplyste, at der fremadrettet skal arbejdes med, hvordan der bedst muligt arbejdes med/følges op på initiativaftalerne. 3. Tilsyn og boligorganisationens drift a. Boligorganisationens regnskab (TMF) Dispositionsfond Kommunen udtrykte tilfredshed med størrelsen af AAB s dispositionsfond. Arbejdskapital Det bemærkedes af kommunen, at arbejdskapitalen er lav. AAB anbefalede, at kommunen fremadrettet også vurderer boligorganisationens trækningsret hos Landsbyggefonden, når man vurderer boligorganisationens økonomi ud fra regnskabet. b. Revisionsprotokollatet (CBP) Der var ikke noget i revisionsprotokollatet, der gav anledning til uddybning. c. Afdelinger i boligorganisationen med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (TMF) Kommunen har gennemgået regnskabet for AAB og boligorganisationens afdelinger. Huslejeniveau Kommunen bemærkede, at det gennemsnitlige huslejeniveau er lavt og anerkendte AAB s indsats for at sikre, at henlæggelserne i de relevante afdelinger kommer op på et tilfredsstillende niveau. Underskud Dette blev ikke drøftet under styringsdialogen. Fraflytninger Det bemærkedes af kommunen, at der er mange afdelinger med tab ved fraflytninger.

6 6 I forbindelse med drøftelse af AAB s antal sager i Beboerklagenævnet oplyste kommunen, at Beboerklagenævnet vurderer, at AAB generelt foretager en strengere vurdering af misligholdelse i forbindelse med fraflytninger end andre boligorganisationer, og opfordrede AAB til, at overveje om der er behov for ændring af praksis. AAB efterlyste relevante og sammenlignelige data, som gør det muligt at vurdere om antagelsen er rigtig. AAB oplyste, at der sker vurdering af flytteboliger i overensstemmelse med de afdelingsmødegodkendte vedligeholdelsesreglementer og udtrykte ønske om, at Beboerklagenævnet opstiller klare krav, så der foreligger mere systematisk data. Det aftaltes, at kommunen indkalder til et trepartsmøde mellem Københavns Kommune, AAB og Beboerklagenævnet. Henlæggelser Henlæggelserne er hævet betydeligt de seneste 5 år. Københavns Kommune anbefaler dog, at henlæggelserne fortsat bør stige. Kommunen roste AAB for deres arbejde hermed. AAB tilføjede, at det forventes, at henlæggelserne vil stige yderligere i 2016, da resultaterne af de udførte tilstandsregistreringer af alle AAB s afdelinger nu foreligger og bliver indarbejdet i budgetterne for AAB har fokus på henlæggelser og sikring af et fornuftigt niveau og arbejder med at lave politik for, hvad der skal gøres, når spændet er for stort. Kommunen fremhævede afdeling 68, hvor huslejen og henlæggelserne er særligt lave. Kommunen opfordrede AAB til at være ekstra opmærksomme på afdelingen. Det er op til boligorganisationen at vurdere, hvad der er et passende henlæggelsesbehov for vedligeholdelsen i den enkelte afdeling. Inden kommunen vurderer afdelingens konkrete vedligeholdelsesniveau, er kommunens anbefaling, at afdelingen skal sigte efter at henlægge 130 kr. pr. m² på konto 120 og have stående 2½ gange det årlige henlæggelses beløb 325 kr. pr. m² (2,5 x 130) på konto 401. Alle opgjort i 2012-priser. 4. Boligorganisationens indmeldte emner a) Samarbejdet med kommunens boligrådgivere og Københavns Kommunes indsats for at forhindre udsættelsessager. Socialforvaltningen udleverede materiale vedrørende færre udsættelsessager. SOF redegjorde for procedure vedrørende indsatser til forebyggelse af udsættelser. Det er SOF s opgave at indsluse og fastholde udsatte borgere. Der har været et stort fald i

7 7 antallet af udsættelsessager siden 2010 og 2011, og det er et politisk mål at nå yderligere et fald på 15 % i Udsættelsessager er et fokusfelt for forvaltningen fremadrettet. AAB tilføjede, at samarbejdet omkring udsættelsessagerne går fremad, men at der fortsat er behov for fokus på det gode og tætte samarbejde. Det aftaltes, at AAB tager kontakt til SOF s gældsrådgivning via Lotte Mogensen. Ift. samarbejde finder SOF det vigtigt, at der fortsat er fokus på løbende at opbygge lokalt samarbejde med boligorganisationerne via kontaktpersonordningen. SOF oplyste desuden, at de går i gang med at evaluere boligsociale indsatser. Relevante pointer fra evalueringen vil blive delt med boligorganisationerne, som udgangspunkt via SOFs Arbejdsgruppe om Udsættelser, hvor Boligorganisationernes boligsociale koordinatorer deltager, og hvor der arbejdes konkret med samarbejdet om forebyggelse af udsættelser. b) Ny kommunal praksis omkring udgifter til 5-års eftersyn. AAB fandt det uheldigt og udfordrende, at 5-års eftersyn skal dækkes af afdelingsbudgettet i stedet for af byggesagens finansiering, men accepterede dette. c) Den kommunale skærpelse omkring låneoptagelse, prioritetsstilling og kommunal regaranti forhindrer fremtidssikring af de almene boligafdelinger. Individuel / kollektiv råderet Kommunen anerkendte, at råderetssager hidtil er afgjort forskelligt. Praksis skal fremadrettet justeres, og kommunen kommer med udspil til boligorganisationerne. Det vil blive drøftet på Byggechefsmødet, Partnerskabsforum og med BL. Indtil juli godkendes efter gammel praksis. Afdeling 28/30 Afdeling 28/30 blev drøftet. Kommunen har tidligere sendt brev til AAB for at få oplysninger, så sagen kan færdigbehandles. Københavns Kommunen sender Skema C, når alle ønskede forhold er belyst.

8 8 Afdeling 50 AAB redegjorde for forløbet med køkkenrenovering for afdeling 50. d) Samarbejdet generelt mellem AAB og Københavns Kommune, herunder Afdeling 37 (meget langstrakt forløb omkring godkendelse af gavlisolering). AAB har fremsendt et notat til kommunen. AAB udtrykte utilfredshed med sagsforløbet. Det er utilfredsstillende, at projekter bliver fordyrende, fordi der kommer divergerende meldinger fra forvaltningen. Kommunen anerkender, at AAB efterspørger forudsigelighed og gennemsigtighed, således at boligorganisationer kan regne kommunens forventninger ud. Kommunen er enig i, at der ikke skal være forskel på tilbagemeldinger. Kommunen arbejder intensivt hermed, og der vil blive rapporteret tilbage på et Samarbejdsforum herom. e) Afdeling 20 behov for samarbejde mellem AAB, kommunen m.fl. om løsning af problemerne ved store regnvejr og skybrud omkring Louisehullet i Brønshøj. Dette punkt blev ikke drøftet yderligere. 5. Aftaler og mål for det kommende år Det aftaltes, at der afholdes et opfølgende møde mellem Københavns Kommune og AAB vedrørende indholdet af kommunens skærpede tilsyn og hvilke kriterier, der skal måles på i den forbindelse. Inden mødet tematiserer kommunen hvilke behov, man ser for at føre skærpet tilsyn, hvorefter AAB vender tilbage med udkast til, hvordan dette kan imødekommes, herunder hvordan ledelsesrapportering skal se ud. AAB sender forslag vedrørende, hvilke væsentlige variable driftskonti afdelingsbestyrelsen skal have retten til at disponere over inden for de nye driftsmodeller. Oplægget sendes til Rune Gamby. Der indkaldes til trepartsmøde mellem Københavns Kommune, AAB og Beboerklagenævnet vedrørende hvilke klare krav, der skal gælde til boligorganisationernes vurdering af misligholdelse ved fraflytninger, således at der foreligger mere systematisk data som grundlag for sammenligningen mellem boligorganisationerne.

9 9 AAB tager kontakt til SOF s gældsrådgivning via Lotte Mogensen vedrørende udsættelsessager. AAB tager kontakt til Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende samarbejde om bekæmpelse af ulovlig fremleje. 6. Ønsker til næste års styringsdialog 7. Eventuelt