Boligselskabet AKB København og Københavns Kommune

Transkript

1 Boligselskabet AKB København og Københavns Kommune Afholdt den 7. december 2017 kl Deltagere fra Københavns Kommune Uffe Andreasen, enhedschef, Teknik- og Miljøforvaltningen Line Lolk, fuldmægtig, Teknik- og Miljøforvaltningen Emil Høgsberg Kristensen, projektmedarbejder, Teknikog Miljøforvaltningen Deltagere fra AKB, København Jonas M. Cohen, kundechef Morten Hellsten, chefkonsulent Ulrik Hjort, chefkonsulent 1. Effektiv drift Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har udarbejdet en rapport med effektivitetstal for boligorganisationens afdelinger, der er fremsendt inden styringsdialogmødet. Afdelingerne er kategoriseret som røde, gule eller grønne afhængig af effektiviseringspotentialet. Effektiv drift vil være tema for næste års styringsdialog Det er aftalt mellem BL s 1. kreds og Københavns Kommune, at boligorganisationerne vil se nærmere på de afdelinger, der kategoriseres med højt effektiviseringspotentiale ( de røde afdelinger ). Boligorganisationerne vil opstille en handleplan med målsætning og handlepunkter for de røde afdelinger. Det er op til boligorganisationerne, om de vil anvende egne værktøjer eller den handleplanskabelon, som er fremsendt. Københavns Kommune vil gerne have fremsendt handleplaner eller egne analyser for de røde afdelinger primo marts AKB København fremlagde deres Handleplan for AKB København , der hedder Pas på huslejen og bevar den gode service. Handleplanens mål er at opnå en besparelse på 8,2 % af boligorganisationens driftsudgifter jf. aftale mellem BL, KL og regeringen om at effektivisere den samlede almene boligsektors drift med 1,5 mia. kr. pr Handleplanen er udarbejdet på baggrund af 360 graders analyser af alle AKB Københavns

2 afdelinger, samt tre temaaftener og en strategidag, der blev afholdt i Her har afdelingsbestyrelserne drøftet mulige tiltag. Der er også udarbejdet en 360 graders analyse af boligorganisationen som helhed. Handleplanen består af følgende fem tiltag: Lokale fællesskaber Service ved hoveddøren Fællesindkøb Styrket renovation Økonomisk planlægning AKB København påpegede, at de som minimum forventer, at nå målet om at spare 8,2 % af deres driftsudgifter. De pointerede, at deres fokus er på løsninger frem for resultatet. AKB København forklarede, at de først implementerer deres løsninger og efterfølgende realiserer effektiviseringspotentialet i driften. For nogle tiltag forventes effekten på udgiftssiden først at slå igennem efter Alle tiltag skal implementeres i alle afdelinger. Hvis en afdelingsbestyrelse fraviger planen, vil det blive taget op på et organisationsbestyrelsesmøde. Boligorganisationen fremhævede i øvrigt, at de ikke fastansætter nyt personale før handleplanen er implementeret og effektiviseringen er realiseret. Handleplanen blev udleveret til Københavns Kommune på mødet. Kommunen roste AKB København for arbejdet med handleplanen og den inddragelsesproces, der har været i forbindelse med udarbejdelsen. Det blev aftalt, at temadrøftelsen om effektiv drift ved Styringsdialog 2018 skal tage udgangspunkt i AKB Københavns egne 360 graders analyser af deres røde afdelinger. AKB København tilbød i øvrigt kommunen, at boligorganisationen kan komme ud og holde et oplæg omkring boligorganisationens tilgang til effektivisering af driften. 2. Renoveringssager Kommunale krav til renovering Københavns Kommune orienterede om igangværende samarbejde mellem kommunen og BL s 1. kreds omkring principper for det gode samarbejde. Københavns Kommune orienterede ligeledes om de to nye programmer for renovering og nybyggeri samt to guides for hhv. ustøttede renoveringer og helhedsplaner, der er ved at blive udarbejdet. Kommunen er også ved at udvikle det digitaliserede sagsbehandlingssystem AlmenByg. Københavns Kommune orienterede om en revideret praksis for fastsættelse af byggesagshonorarer, der også har været fremlagt på Samarbejdsforum i november Københavns Kommune skal fortsat jf. almenboligloven godkende fastsættelsen af byggesagshonoraret. Boligorganisationerne får mulighed for at fastsætte byggesagshonoraret frit, i overensstemmelse med den gældende lovgivning på området. Boligorganisationerne sikrer, i forbindelse med den revision af byggesagerne der allerede foretages ved afslutning af byggeregnskab, en revisionspåtegning af, at byggesagshonoraret i konkrete sager er fastsat kostægte (dvs. kun er anvendt til den konkrete sag og omkostninger der kan henføres hertil). Ved fordyrelser i konkrete projekter, skal der fortsat i første omgang reduceres i byggesagshonoratet for at understøtte byggesagen (jf. Støttebekendtgørelsen 47 stk. 5, ved nybyggeri). AKB spurgte ind til om den reviderede praksis også gælder for sager med kollektiv råderet. Københavns Kommune forklarede, at det gør den. AKB København ønskede at drøfte kommunens særligt skærpede krav til renovering af bevaringsværdige ejendomme. Boligorganisationen påpegede, at de finder det problematisk, at kommunen stiller fordyrende arkitektoniske krav samtidig med, at der er krav om, at de skal holde driftsomkostningerne nede. Boligorganisationen fremhævede, at de mener, at den bestemmende stemme hos Københavns Kommune er den æstetiske. AKB København påpegede, at udfordringen er specielt stor i afdelinger med en høj SAVE-værdi. Nogle bevaringsværdige afdelinger har ikke råd til f.eks. at bevare eksisterende vinduer, da de også har mange andre arbejder, der skal laves. Kommunen forklarede, at man med det kommende kvalitetsprogram for renovering fremadrettet vil være bedre til at forklare de vilkår, der stilles til renoveringsprojekter. København Kommunen erklærede sig enig i, at der skal ses på tværs af flere hensyn i renoveringssager bl.a. levetid, arkitektur, drift,

3 husleje mv. Der vil fortsat være fokus på de bevaringsværdige bebyggelser. Kommunen påpegede, at det er en udfordring, at de fagfolk fra AKB København, som fører dialogen med kommunen om renoveringen af en bevaringsværdig ejendom, ikke altid har de rette kompetencer. Kommunen har en forventning om, at AKB København fremover bemander deres renoveringssager med de rette fagfolk således, at man sikrer en kompetent dialog. AKB København var enig i, at den medarbejder der fører en renoveringssag skal have de rette kompetencer. De forklarede, at de har strammet op på, hvornår en medarbejder centralt fra deltager i møder om fx renoveringssager. 3. Nybyggeri AKB København informerede indledningsvis om, at boligorganisationen pt. generelt er udfordrede af dyre byggepriser. Herudover oplever boligorganisationen i visse tilfælde udfordringer med, at fordyrende krav fra kommunen, bliver stillet uhensigtsmæssigt sent i processen (efter skema A tilsagn). Et eksempel er brandkrav. Ovenstående har samlet set betydet, at AKB København, er begyndt at undersøge mulighederne for at opføre nybyggeri uden for Københavns Kommune. AKB spurgte ind til, hvilke konsekvenser nedlæggelse af fast track (Boligpakke taskforcen) hos kommunen får for nybyggerisagerne. Københavns Kommune forklarede, at man tilpasser organisationen til den nuværende økonomiske situation, og at kommunen lige efter jul kommer med en samlede udmelding til boligorganisationerne ift. dette. AKB fremhævede, at de oplever udfordringer ift. koordination på tværs af kommunen, og at de vil være ærgerlige hvis dette nedprioriteres ved tilpasningen. Renovation AKB ønskede at drøfte alternative muligheder ift. affaldshåndtering, herunder lukning af affaldsskakte og nedgravede affaldsløsninger. AKB København orienterede om de tekniske udfordringer ved at etablere nedgravede affaldsløsninger i ældre karrébebyggelser, hvor der er begrænset plads i gårdrummet. Kommunen orienterede om, at kravet om affaldsskakte i bygningsreglementet bortfaldt d. 1. juli 2017, hvorfor der ikke længere stilles krav om affaldsskakte i fremtidigt nybyggeri. Ift. eksisterende affaldsskakte har boligorganisationen mulighed for at ansøge om lukning eller nedlæggelse af affaldsskakte, såfremt der er en god begrundelse herfor samt en god alternativ løsning for affaldshåndtering. København Kommune har udarbejdet retningslinjer for indretning af affaldssystemer i nybyggeri samt retningslinjer for lukning eller nedlæggelse af affaldsskakte i eksisterende byggeri. Det blev aftalt, at kommunen fremsender retningslinjerne til boligorganisationen. Herudover blev det aftalt, at AKB København udarbejder et notat med en beskrivelse af de tekniske udfordringer, som er forbundet med nedgravning af affaldsløsninger i ældre karrébebyggelser, og en begrundelse for, hvorfor det er nødvendigt at udgrave affaldssystemer under kommunal vej. Skoledistriktregel AKB ønskede at drøfte skoledistriktsreglens indflydelse på, hvor der sker udmøntning af grundkapital til nybyggeri og fortætning af eksisterende alment byggeri. De fremhævede, at når skoledistrikterne løbende ændres, så kan det også have indflydelse på mulighederne for et kommende projekt, herunder hvor høj en andel af almene boliger der er i det konkrete skoledistrikt. Kommunen orienterede om, at der som udgangspunkt gives grundkapital i områder med en lav andel af almene boliger. AKB spurgte ind til de politiske udmeldinger under valgkampen om øget andel af almene boliger i København. De fremhævede, at de ønsker så klare udmeldinger som muligt. København Kommune svarede, at for nu er målsætningen 20 % almene boliger, og at er det der arbejdes ud fra. Københavns Kommune er ved at udarbejde et administrationsgrundlaget for udmøntning af grundkapital, der vil blive forelagt politisk i begyndelse af Københavns Kommune interne afklaring vedrørende rammerne for at bo alment (punkt fra AKB København)

4 AKB København orienterede om forskellige udfordringer, hvor kommunale institutioner, der er bosiddende i almene boligafdelinger, har problemer med at navigere inden for rammerne af lovgivningen om almene boliger. Københavns Kommune fremlagde, at denne problematik bør drøftes med medarbejdere i Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Det blev derfor aftalt, at Teknik- og Miljøforvaltningen etablerer kontakten mellem AKB København og de relevante kommunale fagforvaltninger. Herudover blev det aftalt, at AKB København udarbejder et notat, hvor udfordringerne beskrives. 5. Dispositionsfond og arbejdskapital Københavns Kommune har ønsket at drøfte de tiltag, som AKB København har taget for at muliggøre dispositionsfondens dækning af leje- og fraflytningstab fra AKB København har udarbejdet en politik for anvendelse af dispositionsfonden, som de har fremsendt efter sidste styringsdialogmøde. AKB forklarede, at politikken bl.a. forskriver, at tilskud til nødlidende afdelinger ydes som lån. Københavns Kommune kvitterede for politik for anvendelse af dispositionsfonden. Kommunen spurgte ind til, hvordan AKB København forventer, at afdrag på hjemfaldslån vil påvirke boligorganisationens dispositionsfond. AKB København orienterede om, at de har ansøgt Landsbyggefonden om udsættelse af tilbagebetaling af hjemfaldslån, hvilket de har modtaget tilsagn om. AKB København orienterede i denne sammenhæng om, at denne praksis var godkendt af deres revisor. Københavns Kommune spurgte om dækning af evt. merydelse på afdelingers hjemfaldslån/realkreditlån, er ydet som tilskud eller lån. AKB København forklarede, at det er ydet som lån. AKB København orienterede om, at fremgangsmåde er aftalt med Landsbyggefonden. 6. Orientering om puljer til energirenovering og demonstrationsprojekter ved Københavns Kommune Københavns Kommune orienterede om mulighederne for at opnå støtte til energirenovering og demonstrationsprojekter, og udleverede informationspjecer om de to kommunale puljer. AKB København har allerede gennemført et demonstrationsprojekt. 7. Utilstrækkelige henlæggelser Københavns Kommune ønskede, på baggrund af basisstyringsdialogen, at drøfte, hvorfor en stor andel af AKB Københavns afdelinger har utilstrækkelige henlæggelser. AKB København informerede om, at de fandt det kritisabelt, at kommunens regnskabsgennemgang blev så ressourcekrævende for boligorganisationen, der skulle svare på spørgsmål fra kommunen. De opfordrede i denne sammenhæng til, at kommunen i fremtiden gennemlæser referater fra organisationsbestyrelsesmøderne, da mange af de informationer kommunen har efterspurgt, kan findes her. Kommunen tog kritikken til efterretning, men forklarede, at basisstyringsdialogen er blevet foretaget ens for alle boligorganisationer, som Københavns Kommune fører tilsyn med. Kommunen pointerede i denne sammenhæng, at den grundige regnskabsgennemgang skyldtes, at revisor havde påpeget, at en stor andel af afdelingerne havde utilstrækkelige og/eller illikvide henlæggelser. Kommunen forklarede i forlængelse heraf, at forventningen til AKB København er, at boligorganisationen følger lovgivningen og henlægger tilstrækkeligt. AKB København var enig heri. Afslutningsvis orienterede AKB København om, at der er særlige forhold, der er gældende i nogle af de afdelinger kommunen har fremhævet i basisstyringsdialogen. Afdelingen Musvågevej er et plejecenter. Afdelingen har høj husleje og Socialforvaltningen har stillet et krav om, at huslejen ikke må stige yderligere, hvorfor det er umuligt at hæve henlæggelsesniveauet yderligere. Det blev aftalt, at kommunen undersøger forholdene omkring Socialforvaltningens krav. Afdelingen Grøndalsvænge er en AlmenBolig+ afdeling, og det er aftalt med kommunen, at henlæggelsesniveauet må være lavere i AlmenBolig+ afdelinger. AKB henlægger til vedligehold i afdelingen, men lånefinansierer forbedringer. AKB København orienterede i øvrigt om, at henlæggelsesniveauet i denne afdeling er

5 hævet til 79 kr. pr. m 2 i de seneste budgetter. Kommunen gav boligorganisationen ret i, at henlæggelsesniveauet må være lavere i AlmenBolig+ afdelinger, men påpegede, at aftalen forudsætter, at der henlægges tilstrækkeligt, så der ikke er brug for anden finansiering i fremtidige budgetter. 8. Aftaler mellem boligorganisation og kommunen 8.1 Tilbagemelding fra basisstyringsdialogen Københavns Kommune har som en del af styringsdialogen 2017 foretaget en kritisk gennemgang af boligorganisationens og dens afdelingers regnskab. Godkendelsesbrev fra basisstyringsdialogen er fremsendt til boligorganisationen den 20. november Københavns Kommune kan godkende regnskab 2016 under forudsætning af, at boligorganisationen opfylder følgende betingelser: At kommunen fremsender materiale med retningslinjer for lukning af affaldsskakte og indretnings af affaldssystemer i nybyggeri(jf. punkt 3). At AKB København udarbejder et notat med en beskrivelse af de tekniske udfordringer, som er forbundet med nedgravning af affaldsløsninger i ældre karrébebyggelser, og en begrundelse af, hvorfor det er nødvendigt at udgrave affaldssystemer under kommunal vej (jf. punkt 3). At Teknik- og Miljøforvaltningen etablerer kontakten mellem AKB København og Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, så de kan løse udfordringer med kommunale institutioner i boligorganisationens afdelinger (jf. punkt 4). At AKB København udarbejder et notat, hvor udfordringerne med kommunale institutioner i boligorganisationens afdelinger beskrives (jf. punkt 4). At kommunen undersøger forholdene omkring Socialforvaltningens krav om, at huslejen i afdelingen Musvågevej ikke må stige yderligere (jf. punkt 6). At boligorganisationen udarbejder handlingsplaner for de afdelinger, der henlægger under 90 kr. pr. m² og indsender denne, samt dv-planen. At boligorganisationen afdelinger ikke bruger af årets henlæggelser eller budgetterer med utilstrækkelige henlæggelser i fremtidige budgetter. At AlmenBolig+ afdelingen Grøndalsvænge skal hæve henlæggelsesniveauet, så afdelingen har tilstrækkelige henlæggelser til dækning af udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse, således at afdelingen ikke får brug for anden finansiering. At der fremsendes et revisionsprotokollat, der som minimum er underskrevet af de bestyrelsesmedlemmer, som var til stede ved bestyrelsesmødet. AKB København tog betingelserne til efterretning. Det blev aftalt, at boligorganisationen fremsender dv-plan og likviditetsanalyse for afdelingen Langgadehus, som endnu ikke er fremsendt, samt et underskrevet revisionsprotokollat. 8.2 Opsamling på aftaler fra mødet Ved styringsdialogmødet blev følgende aftalt: