Dette dokument indeholder materiale til punkter, der behandles ved Generalforsamlingen 2009.

Transkript

1 Samlet materiale for Generalforsamlingen 2009 Dette dokument indeholder materiale til punkter, der behandles ved Generalforsamlingen Regnskabet forefindes særskilt. Indhold Samlet materiale for Generalforsamlingen Bestyrelsens beretning Vedligeholdelsesplan...3 Elektronisk (trådløs) aflæsning af vand og fjernvarme...6 Afskaffelse af rullemaskiner...8 Udskiftning af betalingssystem i vaskeriet...9 Principbeslutning om ændring af afdrag til altandør-lån...11 Reklamefinansieret legeplads...12 Nedsættelse af Postkasse udvalg...13 Side 1 af 13

2 Bestyrelsens beretning Vi er overgået til molok-systemet uden større problemer. Dog har vi behov for at beboerne husker at affaldet fortsat skal i poser, der lukkes, da vi ellers risikerer at affaldet blæser af vognene, når det hentes. I det forgangne år har vi også skiftet både vicevært og forsikringsselskab som følge af det arbejde der blev lavet En del vaskemaskiner og tørretumblere er blevet skiftet ud og alle vaskekældere har nu minimum en ny vaskemaskine og tørretumbler. Der er blevet opsat nye husnumre ved alle opgange idet de gamle husnumre ikke er til at se ordenligt fra vejen og har givet problemer for blandt andet ambulancer. De første skilte om "Privat ejendom" er blevet opsat ved grillpladsen og trappen i forsøg på at mindske trafikken over vores parkeringsplads. Otte mindre skraldespande er blevet sat op på strategiske positioner for at mindske mængden af affald og hundeefterladenskaber på vores område. Vores hjemmeside har også haft fokus i året der er gået. Dette ses blandt andet på alle de gamle referater der nu er søg-bare således at det er lettere at finde præcis de oplysninger du har behov for. Også regler og vedtægter er at finde på hjemmesiden sammen med alle opslag der sker på opslagstavlerne i trappetårnene. Desuden er der foretaget en del reparationer rundt om i blokkene imens vi har gjort et større arbejde for at planlægge reparationer og forbedringer i de kommende år ud fra den vedligeholdsrapport der blev godkendt på generalforsamlingen I december gik næstformand Dorthe Mørk bort hvorefter bestyrelsen rekonstituerede sig med Alice Raunsbæk from næstformand og Kim Kristensen som bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen for Ejerforeningen Infanterivej Side 2 af 13

3 Vedligeholdelsesplan Med udgangspunkt i bygningsrapporten fra 2008, samt en supplering af vores egne observationer, har vi udarbejdet en vedligeholdelsesplan for Infanterivej Bygningsgennemgangen lagde op til næsten en fordobling af fællesudgifterne, så vi har derfor brugt en del tid på at få indhentet konkrete tal/tilbud for at lave en nærmere vurdering af, hvad der var strengt nødvendigt. Vi har også forsøgt at arbejde ud fra det princip, at dem der betaler til vedligeholdelsen, også er dem som skal have glæde af investeringerne i sidste ende. Så vi har derfor valgt at samle så mange store projekter som muligt på samme år. Det giver formentligt også en økonomisk fordel og mindre gener for beboerne, da byggerod mm. kun vil foregå det ene år og ikke over en længere årrække. Der vil blive mulighed for at man kan betale den store udgift kontant, og derved undgå renter. Det bliver også muligt at optage lån, i stil med da altandørene blev skiftet. Når taget bliver skiftet, vil der komme et fald i de generelle vedligeholdelsesomkostninger. Men for dem som vælger at optage lån, vil det samlet medføre en stigning i de månedlige udgifter. Vi forsøger dog at holde det så lavt som muligt ved samtidig at suspendere grundfondsindbetalingen i en årrække (Forventet 10-15år) I indeværende år har vi også, for så vidt muligt, forsøgt at holde udgifterne nede. Men der har været visse ting det er nødvendige lave. Udgifterne til de ting der bliver lavet ville kunne eskalere hvis de ikke blev udbedret. Det samme princip ligger også til grund for vores plan for I de år planlægger vi kun at lave udbedringer, der hvor det er strengt nødvendigt. Eller ting der kan hvile i sig selv dvs. at de besparelser, de giver kan dække de samlede udgifter over en årrække. Men fremover vil der hvert år blive lagt et detaljeret budget, der inkluderer de større vedligeholdelsesarbejder. For at finansiere det planlagte vedligehold er der behov for at fællesudgifterne stiger til 905kr. per måned gældende fra 1. januar Det anbefales at det ikke betalte beløb fra årets første måneder finansieres ved en éngangsbetaling Udskiftning af sidste varmeveksler Rensning af faldstammer Tageftersyn foretaget december 2008 Årligt tageftersyn Udbedring af asfaltbelægning inkl. Nedløbsbrønd (pkt. 3 fra rapport, bagfald mm) Postkasser Sum kr 2010 Årligt tageftersyn Udbedring af sokler og udvendige trapper Udbedring af skillevægge i garager og kælder ydervægge Side 3 af 13

4 Udskiftning af svalegangs- og parkeringsplads- belysning Sum kr 2011 Årligt tageftersyn Udskiftning af kælderdøre Sum kr 2012 Intelligente varme og vandmålere(finansieres af lån) Udbedring af skillevægge i garager og kælder ydervægge Udskiftning af taghætter Sum kr Udskiftning af eternittag og tagrender m.v. Udskiftning af svalegangsbrystninger(gelænder) Udskiftning af porte, lemme og døre forneden mod nord Hulmursisolering gavle Betonrenovering af udhæng Udbedring af facadefugning og gasbetonbrystninger Udskiftning af kælderdøre Ekstraordinær renovering incl tag kr 2013 Udbedring af skillevægge i garager og kælder ydervægge Sum kr 2014 Sum kr Side 4 af 13

5 2015 Udbedring af skillevægge i garager og kælder ydervægge Sum kr 2016 Sum kr Side 5 af 13

6 Elektronisk (trådløs) aflæsning af vand og fjernvarme Vores nuværende udbyder er Ista, hvor udarbejdelse af årsregnskab sker ved manuel aflæsning til en pris på ca kr. Tilbud på trådløs aflæsning af vand og varme er hentet fra Ista og Brunata. Ista har givet tilbud på trådløs aflæsning af vand og varme hvor etableringsomkostningerne er ca kr. Hvorefter udarbejdelse af regnskab vil beløbe sig i ca kr årligt. Efter 7 år vil besparelsen ved udarbejdelse af regnskab have betalt etableringen af de trådløse målere hjem. Ista har også givet tilbud på leje af målerne hvorved opsætning er inkluderet i prisen. Da vil den årlige leje omkostning være ca kr med lejeperioder for varme og vand på hhv. 10 og 6 år. Efter 7 år vil det samlede leje beløb tilsvare etableringsomkostninger ved køb af måleudstyret. Brunata har givet tilbud på trådløs aflæsning af vand og varme hvor etableringsomkostningerne er ca kr. Hvorefter udarbejdelse af regnskab vil beløbe sig i ca kr årligt. Efter 6 år vil besparelsen ved udarbejdelse af regnskab have betalt etableringen af de trådløse målere hjem. Anbefaling Da leje af måleapperaterne fra Ista årligt vil kost os ca kr mere end vi bruger på varmeregnskabet nu vælger vi ar se bort fra denne løsning. Ved køb af udstyr fra Ista vil vi efter 15 år have sparet ca kr på vand og varmeregnskab. Tilsvarende for Brunata vil vi have sparet ca kr. Idet den årlige besparelse på Brunata er højere end den årlige besparelse på Ista anbefaler bestyrelsen at Brunatas tilbud accepteres. Finansiering Bestyrelsen anbefaler at skiftet til trådløse målere finansieres ved at optage et lån tilsvarende etableringsomkostningerne med en løbetid på 7-8 år. Bestyrelsen anbefaler at fællesudgifterne forbliver uændrede og de månedlige omkostninger til lånet bliver finansieret ved den lavere udgift til udarbejdelse af vand og varme regnskab. Side 6 af 13

7 Kalkulationer Tilbud Modtagne tilbud kan findes på vores hjemmeside: page=gf2009-aflaesning-af-vand-og-fjernvarme: Ista: [Tilbud] [Reklame materiale] Brunata: [Tilbud] Klik på ovenstående link for at se de indscannede dokumenter. Ekstra information kan findes på de respektive hjemmesider. Find links på vores hjemmeside. Side 7 af 13

8 Afskaffelse af rullemaskiner Idet rullemaskinerne stort set ikke bruges og desuden ikke er tilgængelige i alle blokke foreslår bestyrelsen at de afskaffes. Afskaffelsen af rullemaskinerne vil betyde at der vil være færre maskiner at vedligeholde samt at der vil være behov for en betalingsautomat mindre i vaskeri-systemet. Side 8 af 13

9 Udskiftning af betalingssystem i vaskeriet Der har igennem længere tid været problemer med betalingsmaskinerne til vaskeriet. Nogle maskiner er gået i stykker og kan ikke repareres da der ikke længere kan skaffes reservedele. Andre af maskinerne har mistet deres evne til at blive fin-indstillet hvorfor det kan være lidt af et lotteri hvor meget der skal betales for de enkelte vaske og tørringer. Det nuværende 2-kroners system mener vi også er årsagen til mange af indbruddene i kældrene hvorfor vi er interesserede i at slippe af med kontant betaling. De aldrende betalingsmaskiner betyder at vi enten må gøre vaskeriet gratis eller skifte betalingsmaskinerne ud. Da vaskeriet er en fælles installation kan den ikke blot nedlægges. Derfor finder bestyrelsen det rimeligt at omkostningerne til fornyelse af vaskeriet dækkes af ejerforeningen og ikke blot de beboere der benytter vaskeriet i det daglige. Gratis vask Betalings systemet i vaskeriet kan droppes og fælles udgifterne hæves med et beløb der tilsvarer udgifterne til vaskeriet. Den nuværende beregning er 25kr om måneden per lejlighed. Dog vil brugen af vaskeriet muligvis stige hvis det frit kan bruges hvorfor den månedlige udgift per lejlighed sandsynligvis vil sættes lidt højere. Nye betalingsmaskiner Nye betalings maskiner vil betyde mere rimelige priser og at vand, el og reparationer primært vil blive betalt af de beboere der benytter vaskeriet. Der er hentet tilbud fra Electrolux på nye betalingsautomater. Elekctrolux har to typer af tilbud. Et med nøglebrikker og én stander per vaskeri. Det andet med chipkort, der skal 'fyldes op' og en stander per maskine, der kan udvides til at der kan betales for vask/tørring via SMS. Nøglebrik-løsningen kan udvides til også at fungere som adgangskontrol. Vaskepenge indbetales til en konto, der aflæses ugentligt og overføres til lejlighedens vaskekonto. Det er krævet at alle vaskerierne har internetopkobling for at forbrug kan fjern-aflæses. Denne løsning åbner samtidig for muligheden for at kunne booke vasketider over internettet samt booke maskinerne enkeltvis. Chipkort-løsningerne kræver at hver enkelt maskine udbygges med et betalingssystem. For at bruge en maskine skal man enten have et chipkort med penge på eller have en mobiltelefon hvor nummeret er leveret af en udbyder der understøtter SMS-betaling. (Bemærk dog at muligheden for SMS betaling er et tilvalg, der næsten fordobler prisen.) Chipkort-løsningen vil kræve at kortene enten sælges eller tankes op hos tredje-part idet bestyrelsen internt har truffet en beslutning om ikke at ligge inde med kontanter, der tilhører ejerforeningen. Bemærk i øvrigt at chipkort ikke er inkluderet i tilbudsprisen. Priser 5 terminaler og 150 nøglebrikker: kr inclusiv moms. Svarende til 1223 kr./lejlighed. 20 single maskiner: kr inclusiv moms. Svarende til 717 kr./lejlighed. 20 single maskiner med SMS betaling: kr inclusiv moms. Svarende til 1361 kr./lejlighed. Side 9 af 13

10 Anbefaling Bestyrelsen anbefaler nøglebrik systemet med henblik på senere også at benytte systemet til adgangsstyring til kældrene. Finansiering Bestyrelsen anbefaler at fornyelsen af betalingssystemet til vaskeriet finansieres ved at optage et lån på det samlede beløb med en løbetid på 8 år. Bestyrelsen anbefaler at fællesudgifterne vil blive forøget med et beløb svarende til de månedlige omkostninger til lånet. Kalkulationer Tilbud Modtagne tilbud kan findes på vores hjemmeside: page=gf2009-udskiftning-af-betalingssystem-i-vaskeriet: Electrolux: [Tilbud] [Reklame materiale] Klik på ovenstående link for at se de indscannede dokumenter. Ekstra information kan findes på producentens hjemmeside. Find links på vores hjemmeside. Side 10 af 13

11 Principbeslutning om ændring af afdrag til altandør-lån Da altandørene blev skiftet fik hver enkelt ejer mulighed for at betale det fulde beløb med det samme eller afdrage beløbet over en årrække. Lånet der blev optaget for at dække betalingen for de ejere der ønskede at afdrage er imidlertid steget i rente og valget står imellem forlænget løbetid på lånet og dermed afbetalingen eller en stigning i det månedlige afdrag. Bestyrelsen ligger på til at der foretages en princip beslutning om emnet således at bestyrelsen i fremtiden kan reagere prompte ved renteændringer. Bestyrelsen foreslår at det månedlige afdrag forbliver fast og at løbetiden tilpasse ved renteændringer. Side 11 af 13

12 Reklamefinansieret legeplads Der er ved flere lejligheder indgivet forslag til bestyrelsen om at etablere en eller to legepladser. Da de eksisterende 'legepladser', der kun har sandkasse og nogle bænke, ikke findes tilstrækkelige til de herboende børnefamlier. Det er blevet undersøgt hvad det kræver at etablere en legeplads. Da en legeplads er et fælles anlæg, der er mere eller mindre offentligt tilgængeligt, skal den leve op til en række krav: certificeret faldunderlag og regelmæssige eftersyn værende de dyreste. Vi vil derfor ikke bare kunne købe nogle gynger i et byggemarked og stille dem op. Det betyder at det er ret kostbart at bygge og vedligeholde en legeplads. Helt eller delvist sponsoreret legeplads En løsning vil være at få en sponsorlegeplads igennem indu a/s. Deres koncept går ud på at de etablerer en legeplads gratis til en værdi af kr, der er to modeller at vælge imellem, og det er muligt at købe ekstra legeredskaber til legepladsen, hvilket betales særskildt. På legepladsen er der 3 bandereklamer, med indhold der ikke er rettet mod børn, som indu a/s råder over. Derudover er der forberedt yderligere 9 pladser til bandereklamer som vi vil få rådighed over (både indhold og indtægter). En af de mulige sponslegepladser kan ses på Skelvangsvej 79-95, og yderligere information kan ses på Har du ikke adgang til internettet kan du låne det ene papirkatalog vi har hos formanden. Placering Bestyrelsen anbefaler at legepladsen opsættes ved/i stedet for sandkassen ved opgang Financiering Driften af legepladsen vil blive udført at indu a/s i en 7 årig servicekontrakt der koster 1495 kr/ md, dette er en forudsætning for aftalen (1495kr/md i 7 år svarer til kr). Hvis det lykkedes at få lige så gode sponsorater som indu a/s på vores bandereklamer, vil driftomkostningerne til legepladsen kunne dækkes af 3 af dem. Udvalg Hvis det besluttes at der skal etableres en legeplads, så vil der blive nedsat et udvalg der får en økonomisk ramme. De skal så vælge udformning og indhold af legepladsen samt, hvis dette vælges, finde sponsorer. Den endelige beslutning om købet vil ligge hos bestyrelsen. Side 12 af 13

13 Nedsættelse af Postkasse udvalg Idet det per 1. januar 2010 er krævet at have postkasser i gadeniveau er der i budgettet afsat 1.000kr per lejlighed til hjemkøb og opsætning af postkasser. Idet postkasser er en smagssag ønsker bestyrelsen at give alle med en holdning til emnet medindflydelse og ønsker derfor at nedsætte et udvalg til at finde frem til typen af postkasser. Udvalgets opgave vil være at finde frem til en holdbar postkasse opsætning og hente tilbud hjem på levering og opsætning. Den endelige beslutning om købet vil ligge hos bestyrelsen. Finansiering Bestyrelsen foreslår at udgiften til postkasserne betales i oktober 2009 som en ekstra ordinær opkrævning via fællesudgifterne. Side 13 af 13