Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 16. maj 2013 Referat af: Kombineret bestyrelsesmøde og ordinært repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård Mødedato og -tid Onsdag den 17. april 2013 kl Sted Afdeling Lundebjergs lokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Allan Bogholdt, Ingelise Buczio, Sven Levitin og Per Mortensen Repræsentantskabsmedlemmer Inger Bogholdt, Anne Grethe Guldfeldt, Frederik Gylstorff, Jette Bork, Pernille Martini Jensen og Edith Andersen Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 24. oktober Optagne lån i perioden 24. oktober april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg b. Afdeling Ravnsletlund c. Boligorganisationen Lundebjerggård d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 6. Forelæggelse af budget 2014 a. Fastsættelse af administrationsbidrag b. Godkendelse af bestyrelseshonorar c. Retningslinier for afdelingernes budget 7. Renoveringsarbejder a. Varme- og brugsvandrør b. Rapportering om afdelingernes energiforbrug 8. Anvisningsaftalen med Ballerup Kommune samt boligorganisationens egen anvisning 9. Behandling af indkomne forslag 10. Indstilling af 1 suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er suppleant Allan Bogholdt 11. Valg af revisor 532

2 12. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 13. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag den 24. oktober Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Frederik Gylstorff blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 - Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 24. oktober 2012 Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 25. oktober april 2012 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden aflagde følgende beretning: Siden sidste møde er der sket en hel masse i Lundebjerggaard, en af de største ændringer er at vi har fået ny Ejendomsmester og ny stedfortræder for ejendomsmesteren, Finn Dalhammer og Frank Hansen har haft det temmelig hårdt med at rydde op på ejendomskontoret. Der er lavet om på leje af parkering, som Almenbo nu står for og alle vores kælderrum er ved at blive registreret og skal så også udlejes af Almenbo, alt dette har givet temmelig mange sure miner, men nu bliver det lavet og så er der ingen som bliver forfordelt. Vi har fået forbedret vores internet i Lundebjerg, til stjerneformat som skulle give større hastighed og stabilitet. På beboer mødet blev der vedtaget flere tiltag som skal gennemføres, men da budget mødet bliver afholdt i Maj-juni kan dette ikke gennemføres før i 2014, dette er ikke optimalt og vi må prøve at få ændret dette i fremtiden. Så Poppeltræer, Opholds ø, kan først laves i Der til kommer at vi skal have lavet tegninger af opholds ø og der kommer sikkert andre tegne opgaver, dette kan Formanden tegne, men mangler PC til dette bliver året hvor vi skal have vores Jubilæum og til dette skal der bruges en del penge og da vi holdt 40 års jubilæum brugte vi omkring ,- og derfor ville Formanden forslå at vi lavede et budget på jubilæum på ,- til ,-, der vil blive lavet et festudvalg på næste beboermøde, men Lundebjergs afdelingsbestyrelse er allerede startet. Vores så berømte loppemarked vil ikke blive afholdt i 2014 desværre. Afdelingsbestyrelsen har lavet et nyt logo til Lundebjerggard, dette er vedhæftet bagerst på beretningen. 533

3 Vi har desværre haft et dødsfald af et fremtræden forhenværende bestyrelsesmedlem, Aase Stabel, ære være hendes minde. Jeg har fået en lille opgørelse af Finn Dalhammer over hvad der er lavet, men kan ikke se så meget af Ravnsletlund Kloakproblemer Lundebjerg hvor kloakvand blev trykket op i kælderen og oversvømmede ca. 300 m² kælderrum (og ældreboligernes sommermøbler) og kostede afdelingen ca. kr ,- da det desværre ikke dækkes af forsikringen. Større rep. af diverse støttemure (f.eks. muren/overlæggeren ved udgangen ved Lundebjerg 2). Mange reparationer af tagrender efter vinteren (tagrender som er frostsprængt) 3 tagskader (forsikringsskader) efter stormen 31. januar (tagplader blæst af) Meget hård vinter for personalet som har været ude rigtig mange timer både efter normal-arbejdstid og i weekender. Utrolig mange flyttelejligheder (i alt 72 i 2012) og 27 på årets første 3 måneder. (mange køkkenudskiftninger) Store problemer med at afdelingens radiatorventiler/strengventiler irer væk (der er sat rådgiver på sagen). Store problemer med kabler i jorden flere steder i gårdene, som forårsager strømafbrydelse i terrænlyset. Meget stor vandskade i børneinstitutionen Lundebjerggårdsvej 264 (forsikringssag til kr ,-) Samtlige balustre på opgangene opsat/repareret så ikke børnene kan falde ud/ned. Hærværk i form af smadrede ruder, afbrækkede vinduesviskere, klippede hængelåse på kælderrum, ildspåsættelser på opgangenes postkasser, ildspåsættelser af containere i området, beboerhusets rygerum, port-station (dørtelefonsystem) revet ud af væggen. I alt anslået pris kr ,- (ingen forsikringsdækning). 1 tilfælde af udsættelse (opsigelse) pga. hund og 1 tilfælde af udsættelse pga. manglende huslejebetaling. Opfølgning af kælderrum, knallertrum, P-båse mm hvor beboere ikke betaler for deres ekstra kælderrum eller knallertrum og P-båse som bare står ledige! Indbrud i pensionist-klubben 2 gange (forsikringsssag) Firmaet Scan-energi udfærdiger en rapport som kan pege på energi-besparelser. Indbrud og smadret ruder i ældreboliger, 3 gange. Afsluttende ord fra Formanden. Som formand vil jeg gerne ønske Almenbo tillykke med deres nye domicil på Hold-an Vej og samtidig sige tak for et fantastisk samarbejde. På Organisationsbestyrelsens vegne vil jeg gerne takke aktivitetsledere, ejendomsfunktionærerne, og hele Almenbo. Der var følgende kommentarer til beretningen: Administrationen oplyste, at tiltag og forbedringsarbejder, som afdelingsmødet beslutter, kan udføres i samme budgetår. Afdelingsbestyrelsen vurderer i samarbejde med Almenbo langtidsbudgettet og beslutter hvilke arbejder, der udsættes for at give plads til afdelingsmødets beslutninger. 534

4 Den kommunale repræsentant undrede sig over, at det store arbejde, som bestyrelsen havde udført i forbindelse med bevaringen af byggelegepladsen, ikke blev nævnt i beretningen. Med hensyn til styningen af poppeltræerne, som står i skelgrænsen, oplyste administrationen, at der er videresendt en tegning over skellet til ejendomskontoret, som nu kan udføre styningen. Der blev spurgt, om administrationen kunne oplyse, hvor skelgrænsen gik på parkeringspladsen ved beboerhuset. Administrationen følger op på dette og fremsender tegninger over skel til formanden. Administrationen fandt beløbet på kr. som bestyrelsen vil afsætte til deres jubilæum i 2014 højt sat og bad bestyrelsen udarbejde et overslag over udgifterne ved arrangementet. Overslaget indarbejdes i budget 2014 og skal godkendes af afdelingsmødet. Herefter blev beretningen godkendt. ad 5 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg Der blev spurgt, hvorfor der ikke var indtægter vedrørende konto 203 Solarium. Til referat kan oplyses, at indtægten på kr. først er afleveret efter regnskabets udarbejdelse. Beløbet er indtægtsført i Der blev spurgt, hvad beløbet vedrørende posten drift af mødelokaler indeholdt. Administrationen oplyste, at beløbet indeholder regnskabs samt vedligeholdelse, men ikke udgifter til el, vand og varme. Konto 119 Inspektørkontor viser et merforbrug på 56 t.kr., der omfatter udskiftning af itudstyr. Afdeling Lundebjergs regnskab for 2012 blev herefter godkendt med et overskud på kr., der afvikler underskudssaldo samt afskriver forbedringsarbejder. b. Afdeling Ravnsletlund Der blev spurgt, om posten Gartnerløn og andre udgifter vedrørende gartner på ,96 kr. Til referat kan oplyses, at det er afdelingens andel i fællesudgifter, der årligt indbetales til Ballerup Kommune. Fordelingen er aftalt ved opførelsen af afdelingen. Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2012 blev herefter godkendt med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. 535

5 c. Boligorganisationen Lundebjerggård Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab for 2012 blev godkendt med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. Egenkapitalen udgør kr. d. Sideaktiviteterne Der er tilbagebetalt et a conto beløb vedrørende kapitalindskuddet i Kuben Byfornyelsesselskabet Danmark, der er trådt i likvidation. Indskuddet er nedskrevet til kr. Der forventes slutudlodning i Regnskabet blev godkendt. e. Spørgeskemaet Spørgeskemaet blev godkendt. f. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 6 - Forelæggelser af budget 2014 Administrationsbidrag til Almenbo for 2014 er fastsat til kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed jævnfør Almenbos takstoversigt 2014, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 26. februar Boligforeningens bruttoadministrationsbidrag til afdelingerne, som udgør kr. pr. lejemålsenhed i 2013, blev besluttet reguleret med maksimum 2,4 % i Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligforeningens budget for 2014 på efterårsmødet. b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2014 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. ad 7 - Renoveringsarbejder a. Varme- og brugsvandrør Administrationen orienterede om problemerne med rørsystemet, som er ramt af korrosion. Endvidere er termostatventilerne i centralvarmeanlægget irrede. På foranledning af rådgiver Henrik Larsen udarbejdes nu en analyse af vandet for at klarlægge, hvorfor rørene ruster. Vedrørende brugsvandrørene er det problematisk at få vand frem til slutbrugerne, da rørene er tilkalkede. Administrationen oplyste endvidere, at faldstammerne inden for de nærmeste år bør udskiftes. 536

6 Administrationen skønnede, at det vil være relevant at samle disse arbejder og en rådgiver er blevet bedt om at udarbejde forskellige budgetmodeller, hvorefter bestyrelsen indkaldes til møde omkring projektet. b. Rapportering om afdelingernes energiforbrug Der er indgået en fastprisaftale med Skan Energi, som løber indtil 2018 vedrørende strøm. Den nuværende aftale med DONG løber indtil 31. maj Skan Energi har foretaget screening af ejendommen og der er indgået energiaftale, hvor der forventes en besparelse på 10% af afdelingens samlede energiforbrug over en 3 årig periode. Besparelsen på 10% er garanteret af Skan Energi. Der bliver endvidere arbejdet på et projekt med solcellepaneler til opsætning på gavlene, hvor et projektforslag forventes fremlagt til afdelingsbestyrelsen snarest. ad 8 - Anvisningsaftalen med Ballerup Kommune samt boligorganisationens egen anvisning Idet Boligorganisationen ønsker samme anvisningsret til ældreboligerne som til familieboliger, tages punktet op på næste møde. Boligorganisationens egen anvisning tages ligeledes op på næste møde. ad 9 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 10 - Indstilling af 1 suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er suppleant Allan Bogholdt Allan Bogholdt blev genvalgt. ad 11 - Valg af revisor Revisionsselskabet Deloitte blev genvalgt. ad 12 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde udarbejdet et udkast til logo for afdeling Lundebjerg, som blev omdelt. Det blev besluttet, at der skal arbejdes videre med ideen. b. Fra afdelingerne Afdeling Lundebjerg Formanden havde fremsendt en liste med spørgsmål til administrationen og ønskede herunder et svar på en beboers ønske om en invalideparkeringsplads. Søren Worm, som behandler sagen, vil svare på spørgsmålet. 537

7 Administrationen orienterede om afdelingernes mulighed for lancering af ny hjemmeside, hvor afdelingens eget domænenavn beholdes, men hvor Almenbos design og CMSsystem anvendes. Afdeling Lundebjerg var meget interesseret i at få lanceret en ny hjemmeside og bad administrationen arbejde videre med projektet. Afdeling Ravnsletlund Formanden orienterede om en igangværende sag med bekæmpelse af skimmelsvamp i et lejemål og roste ejendomsmesterens måde at håndtere sagen på. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant orienterede om bandeproblemerne i Skovlunde. d. Fra administrationen Administrationen erindrede om receptionen den 3. maj 2013 i Almenbos nye domicil på Hold-an Vej 16. Endvidere erindrede administrationen om kommende arrangementer i Ballerup Kommune, hvor der den 14. maj kl afholdes boligselskabsmøder for afdelingsbestyrelser samt borgermøder omkring udvikling af kommunens grønne arealer den 23. april og 15. maj. Endelig bad administrationen afdelingerne tage stilling til, hvorledes referater fra afdelingsmøderne skal gøres tilgængelige. Afdeling Lundebjerg vender tilbage med afdelingsbestyrelsens beslutning herom. Afdeling Ravnsletlund besluttede, at referater fra afdelingsmøderne skal omdeles til afdelingens beboere. ad 13 - Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag den 24. oktober 2013 Næste møde blev fastsat til tirsdag den 5. november 2013 kl ad 14 - Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referent Formand Dirigent Lene Terpe Mogens Kjeldstrøm Pedersen Frederik Gylstorff 538