Årsafslutning i PingWin / Stellar

Transkript

1 Årsafslutning i PingWin / Stellar Åbn nyt regnskabsår Følgende er kun aktuelt fr de klinikker, der starter regnskabsåret 1. januar, men vejledningen kan selvfølgelig bruges efter samme princip ved regnskabsskift i anden måned. Når årets sidste regninger er udskrevet g de seneste indbetalinger er indtastet, er I klar til at køre årsafslutning. 1. Udskriv t debitrlister en til revisr g en til klinikken. Dette gøres under Udskrifter>Debitrer> Udestående regninger. Grunden til at dette gøres inden måneden lukkes af, skyldes at frudbetalingerne (hvis der er sådanne) kun kmmer med, når udskriften laves d.d. 2. Kør en dagslut (Funktiner >Dagslut), så dagen lukkes g der dannes en sikkerhedskpi. Benyttes dankrt- g danmark -faciliteterne, bliver disse data sendt via bredbåndsfrbindelsen. 3. Den sikkerhedskpi, der dannes under dagslut, skal gemmes g må IKKE verskrives af en senere sikkerhedskpi. Benyttes andre medier end disketter, kan man via stifinder eller Denne cmputer mdøbe sikkerhedskpien, således at denne bibehldes på f.eks. ZIP-disketten. Navnet kunne eksempelvis være backup eller lignende. 4. Kør månedslut (Funktiner>Månedslut) fr måned 12. Dette lukker måneden. Når dette er gjrt, er der ikke mulighed fr at lave regninger/indbetalinger på en dat i Når I senere starter Stellar Finans g maskindaten er skiftet til det nye regnskabsår, bliver man autmatisk spurgt, m der skal åbnes fr et nyt regnskabsår (Hvis man befinder sig i det indeværende år (januar 2013-december 2013), vil der IKKE blive spurgt m man vil skifte regnskabsår. Men er man parat til at skifte regnskabsår, bliv ved med at følge guiden). Før dette gøres, er det nødvendigt at kntrllere data. Derfr skal I vælge Nej (Hvis man blev spurgt). Luk derefter Hvedmenu. Gå i Funktiner>Genpbyg nøgler/index, sæt hak i Fælles g regnskab g tryk OK. På næste billede vælges Genpbyg. Når denne databehandling er færdig, bliver man spurgt, m man vil se en liste med resultatet. Svar Ja. På listen må der ikke meldes m fejl. Hvis der er fejl, bedes I ringe til vres supprt fr hjælp. Gå ikke videre, før eventuelle fejl er afhjulpet! Luk de vinduer, der er åbnet under denne manøvre. Nu skal der køres en test af saldi. Klik på Menu øverst til højre. Vælg Funktiner. Vælg Beregn sald på knti. Vælg Start. Luk Finans g åbn Finans igen. Når der nu igen spørges, m der skal skiftes regnskabsår, svares Ja. Herefter fremkmmer dette billede (tjek at daterne er de rigtige): Sæt hak i Efterrapprtering g skriv den sidste dat i året i Tilbage til. Tryk Skift regnskabsår.

2 Efterpsteringer Skal der laves (efter)psteringer i gammelt år, angives blt den sidste dat i det pågældende år, så kmmer psteringen ind i det gamle år. Dette er dg kun muligt, hvis der er sat hak i Efterrapprtering. Tjek at driftsknti (resultatpgørelsen) er nulstillet. Dette gøres på følgende måde: gå i Kartteker finans>kntplan. Dér, hvr der står Sald, skal der være blankt. Der skal til gengæld være tal på statusknti (balancen). Revisin Revisinen kan ønske at få materialet på tre måder: sm sikkerhedskpi, på en diskette eller sm udskrifter. Sm sikkerhedskpi I Finans går man ind under Funktiner (øverst på skærmbilledet) g vælger Lav sikkerhedskpi af data. Dette kræver dg at revisinen har Stellar Finans installeret på sin maskine med en licens fra Allerup EDB. Det er gså en mulighed at revisinen har en fuldt pdateret PingWin installeret med vres revisrlicens. I dette tilfælde skal I sende revisinen en almindelig sikkerhedskpi fra PingWin. Herefter kan revisinen indlæse sikkerhedskpien g gennemføre revisinen. På /diskette I Finans går man ind under Funktiner (øverst på skærmbilledet) g vælger Eksprt. Dette billede fremkmmer. Vælg først kntplan øverst. Herefter vælges (i venstre side) de plysninger, sm skal med. Typisk er det felt nr. 1, 2, 3, 4 g 5. klik på af billedet. hvrefter valgte felter vises i højre klnne gem, så. Herefter fremkmmer nyt vindue, hvr man kan bestemme, hvr filen skal gemmes. (I det viste eksempel laves en mappe på skrivebrdet, hvr filerne placeres. Derefter kan man så selv vælge m filerne skal es eller gemmes på diskette.) Vælg Skrivebrd. Klik på Ny mappe. Denne kaldes fr ex. Revisr Vælg den nye mappe, kaldet revisr 2013, navngiv filen f.eks. kntplan g tryk på Gem.

3 Skriv navn på fil Gem Eksprt af psteringer: Sæt hak i Psteringer. Vælg i venstre side de plysninger, sm skal med. Typisk er det nr. 1, 2, 3, 4, 11 g 12 Klik herefter på klnne af billedet., hvrefter valgte felter vises i højre Vælg disse. Herefter fremkmmer et vindue, hvr der vælges skrivebrd g der dbbeltklikkes på mappen revisr Herefter navngives filen f.eks. psteringer g der trykkes på Gem. Sæt dat Eksprter

4 Eksprt af balance: Sæt hak i balance. Herefter vælges i venstre side de plysninger, sm skal med. Typisk er det felt nr. 1, 2, 3, 4, 5 g 9 Vælg Balance Klik herefter på, hvrefter valgte felter vises i højre klnne af billedet. Vælg disse. Herefter fremkmmer et vindue, hvr der vælges skrivebrd g der dbbeltklikkes på mappen revisr Herefter navngives filen f.eks. balance g der trykkes på Gem. Sæt dat Gem Eksprter Ændre til Kmma Herefter trykkes Afbryd g eksprtbilledet frlades. På skrivebrdet findes nu en mappe, benævnt Revisr Hvis der højreklikkes på denne, kan man vælge send til, hvrefter der kan vælges pstmdtager g filerne kan sendes via til revisren. (Dette frudsætter, at der er installeret et -prgram på maskinen). Alternativt kan vælges f.eks. usb-stik g der vil verføres til denne. Sm udskrifter Start Stellar Finans (klik på den gule stjerne) Kntudtg Vælg Udskrifter > Kntkrt I vil nu se dette billede: Udfyld felterne således: Udskriv fra den: Til g med den: Skriv kntnumre på de knti, sm ønskes (hvis det kun er én knt, skrives samme kntnr. i felterne Fra Knt g Til Knt ). Benyt eventuelt ngle af afkrydsningsmulighederne: Sideskift efter hver knt Hvis mere end én knt er valgt under Fra/Til knt, skiftes til ny side fr hver kntudskrift Alle knti Udskrift af alle knti i kntplanen Medtag knt med sald uden psteringer? Der dannes udskrift, selvm der ikke er ngen psteringer Tryk Skriv, hvrefter maskinen danner udskriften. Klik på fr at udskrive.

5 Resultatpgørelse/balance Vælg Udskrifter> Resultatpgørelse / balance Udfyld felterne Fra den: Til den: Skriv, hvrefter maskinen danner listerne Klik på fr at udskrive. Klik på OK fr udskrift Klik på Luk. Der er nu kørt årsslut!