Økonomi- og Indenrigsministeriet. Brugertilfredshedsundersøgelse af forældres tilfredshed med folkeskolen

Transkript

1 Enhed ADMPOL Sagsbehandler NPA Sagsnr Doknr Økonomi- og Indenrigsministeriet Brugertilfredshedsundersøgelse af forældres tilfredshed med folkeskolen Annoncering januar 2015 Dato

2 Annonceringsbetingelser UDBUDSFORM Annonceringen gennemføres som offentlig annoncering med mulighed for forhandling. Den annoncerede opgave er under tærskelværdien for annonceringspligt. Tildelingskriteriet er Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Såfremt ordregiver vælger at gennemføre en forhandling, vil der blive gennemført forhandling med de to tilbudsgivere, der har givet de økonomisk mest fordelagtige tilbud. De nærmere rammer for forhandling vil blive meddelt tilbudsgiverne. Interesserede tilbudsgivere skal sende en mail til Nicolai Abildskov Pallisborg på med kontaktinformation med henblik på at modtage besvarelsen af stillede spørgsmål og eventuelle rettelsesblade i forbindelse med udbuddet. ORDREGIVENDE MYNDIGHED OG KONTAKTPERSON Den ordregivende myndighed er: Økonomi- og Indenrigsministeriet Slotsholmsgade København K CVR nr.: Kontaktperson for annonceringen: Nicolai Abildskov Pallisborg npa@oim.dk BAGGRUND FOR OPGAVEN I aftalen om kommunernes økonomi for 2011 blev det aftalt at anbefale kommunerne hvert andet år at offentliggøre sammenlignelige oplysninger om den brugeroplevede kvalitet blandt modtagere af hjemmehjælp, forældre til børn i dagtilbud, forældre til elever i folkeskoler, forældre til børn SFO/fritidshjem samt elever i folkeskolen. Kommunerne opfordres her til at anvende en række fælles udviklede spørgeskemaer, som ligger tilgængelige på Økonomi- og Indenrigsministeriets samt KL s hjemmesider. For at muliggøre sammenligning på tværs af kommuner har regeringen og KL i fællesskab udviklet et datavarehus, som siden september 2012 har givet kommunerne mulighed for at indberette resultaterne af deres undersøgelser og sammenligne resultaterne med andre kommuner. Der blev i foråret 2012 gennemført en baseline -måling af den nationale brugertilfredshed blandt de nævnte modtagergrupper. Denne baselinemåling blev gentaget i 2014, hvor den blev udbygget med en analyse af de indsamlede resultater. Baselinemålingen i 2012 blev foretaget af Rambøll Management, mens det var Epinion der stod for baselinemålingen og den efterfølgende analyse i I forbindelse med folkeskolereformen er spørgeskemaet til forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser) blevet justeret, og med udgangspunkt i det opdaterede skema ønskes der med denne annoncering en ny baseline -måling af den nationale brugertilfredshed på folkeskoleområdet. BESKRIVELSE AF OPGAVEN Den valgte leverandør skal gennemføre en landsdækkende repræsentativ brugertilfredshedsundersøgelse med anvendelse af spørgeskemaet til forældre til elever i folkeskoler (inkl. specialklasser). Undersøgelsen skal som minimum indeholde svar fra respondenter og være repræsentativ mht. geografi, alder og køn svarende til modtagergruppen for spørgeskemaet forældre til elever i folkeskoler (inkl. specialklasser). Undersøgelsen skal 2

3 desuden være repræsentativ mht. elevernes alder og køn. Det skal endvidere være muligt at sortere data indenfor spørgeskemaerne for underkategorierne Alm. klasse og specialklasse. Der skal såfremt det på baggrund af stikprøvens størrelse vurderes at være validt - udregnes et landsgennemsnit for hver kategori. Bopælskommunen skal fremgå for hver respondent. Det bemærkes, at der ikke i spørgeskemaet indgår spørgsmål om alm. klasse/specialklasse eller bopælskommune. Til gennemførslen af brugertilfredshedsundersøgelsen skal anvendes en webbaseret dataindsamling med udsendelse af introduktionsbrev og telefonisk opfølgning. Spørgeskemaet er vedlagt som bilag 1 til annonceringsmaterialet. Det bemærkes, at spørgeskemaet er blevet revideret siden den seneste baselinemåling i Personerne i undersøgelsen skal indledningsvist i interviewet informeres om formålet med undersøgelsen. Formålet med den landsdækkende repræsentative undersøgelse er at tilvejebringe et sammenligningsgrundlag for kommunerne, der opfordres til at bruge det nyligt reviderede spørgeskema til at måle udviklingen i brugertilfredshed efter folkeskolereformen. Spørgeskema Spørgeskemaet er færdigudviklet og skal anvendes i den nuværende form. For at kunne sortere på relevante kategorier, skal der tilføjes yderligere spørgsmål om alm. klasse/specialklasse samt bopælskommune. jf. ovenfor. Data Svardatasættet skal sendes i Excel-, CSV- og SAS-format til Økonomi- og Indenrigsministeriet på en USB-nøgle. Datasættet tilhører Økonomi- og Indenrigsministeriet. TIDSMÆSSIG RAMME FOR PROJEKTET Dataindsamlingen skal ske fra februar/marts 2015 til og med april Data skal leveres senest mandag den 27. april Hvis tilbudsgiver ikke mener, projektet kan gennemføres inden for den fastsatte tidsfrist, opfordres tilbudsgiver til at gøre opmærksom på dette gennem skriftlige spørgsmål til annonceringsmaterialet. LEVERANCER Følgende skal leveres: Samlet datasæt med resultaterne i Excel-, CSV- og SAS format Detaljeret metodebeskrivelse Bortfaldsanalyse LEVERANDØRENS KVALIFIKATIONER Det fordres, at leverandøren har erfaringer med gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser samt behandling af store datamængder. Som en del af tilbuddet vedlægges CV er på relevante medarbejdere. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra flg. delkriterier og vægtning: Den samlede tilbudte pris 50 pct. Kvalitet 50 pct. Ved vurderingen af de modtagne tilbud foretages en vurdering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til ovenstående delkriterier med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved vurderingen af tilbuddene lægges vægt på, i hvor 3

4 høj grad tilbuddet lever op til de krav og beskrivelser, som fremgår af annonceringsmaterialet. Ved vurderingen af tilbuddene i forhold til delkriteriet Pris vil ordregiver lægge vægt på den samlede pris i tilbuddet inkl. alle ydelser. Eventuelle udgifter til porto skal fremgå af tilbuddet og indgår i vurderingen af prisen. Alle ydelser skal være indeholdt i prisen. Ved vurderingen af tilbuddene i forhold til delkriteriet Kvalitet vil ordregiver lægge vægt på tilbudsgivers foreslåede bemanding og besvarelsen af de krav og forventninger til løsning af opgaven, som fremgår af annonceringsmaterialet, herunder gennemførelsen af dataindsamling og levering. FORBEHOLD Et tilbudsforbehold dvs. en reservation i tilbuddet vil føre til, at ordregiver afviser tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er forhold i opgavebeskrivelsen, som er uklare eller forhold i kontrakten som er uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at afklare sådanne forhold gennem skriftlige spørgsmål til annonceringsmaterialet. ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud. INDHOLD I TILBUDDET Tilbuddet skal indeholde en deltaljeret løsningsbeskrivelse, tidsplan for arbejdet samt beskrivelse af, hvordan leverandøren vil gennemføre dataindsamling og afrapportering. Løsningsbeskrivelsen skal indeholde oplysninger om, hvor mange respondenter undersøgelsen som minimum vil indeholde svar fra og herunder hvordan leverandøren vil sikre repræsentativitet i forhold til modtagergruppen for de forskellige spørgeskemaer. Derudover skal der opstilles et detaljeret budget for tilbuddet, der indeholder en samlet pris. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af de medarbejdere, der vil udføre opgaven. Tilbudsgivere skal sammen med tilbuddet fremsende følgende dokumentation: 1. Referenceliste som dokumenterer erfaring med tilsvarende opgaver. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver indenfor de sidste 3 år har mindst 5 referencer for opgaver af tilsvarende omfang og kompleksitet. 2. Underskrevet tro og love erklæring om gæld til det offentlige. En skabelon for erklæringen er vedlagt annonceringsmaterialet. Såfremt tilbuddet ikke indeholder den krævede dokumentation og ikke lever op til mindstekravene, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og dermed ikke indgå i vurderingen. Tilbuddet skal være på dansk og al korrespondance skriftligt som mundtligt skal i hele aftaleperioden være på dansk. Modtagne tilbud er Økonomi- og Indenrigsministeriets ejendom, og vil efter annonceringens afslutning blive arkiveret i overensstemmelse med reglerne herom. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller hermed forbundne udgifter. 4

5 TILBUDSFRIST Tilbuddet skal være Økonomi- og Indenrigsministeriet i hænde senest fredag den 20. februar 2015 kl lokal tid. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Tilbud skal afgives i elektronisk form pr. til npa@oim.dk, alternativt på en USBnøgle. SPØRGSMÅL TIL ANNONCERINGEN Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til materialet. Der kan kun stilles skriftlige spørgsmål til annonceringsmaterialet. Eventuelle spørgsmål sendes pr. mail til Nicolai Abildskov Pallisborg på mailadressen npa@oim.dk. Ordregiver foretrækker at spørgsmål så vidt muligt sendes pr. . Hvis dette ikke er muligt kan tilbudsgiver anvende almindelig post. Interesserede tilbudsgivere skal som nævnt indledningsvist sende en mail til Nicolai Abildskov Pallisborg (npa@oim.dk) med kontaktinformation med henblik på at modtage besvarelsen af stillede spørgsmål og eventuelle rettelsesblade i forbindelse med udbuddet. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. KONSORTIER Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Økonomi- og Indenrigsministeriet, og det skal af tilbuddet fremgå hvilken tilbudsgiver, der optræder som aftaleansvarlig overfor ministeriet, dvs. med hvem ministeriet kan føre afklarende drøftelser med juridisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Et konsortium skal etablere ét fælles aftale-led i forhold til ministeriet. Endvidere skal én af konsortiedeltagerne være bemyndiget til, med juridisk bindende virkning, at indgå aftaler med ministeriet. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er således bemyndiget. VEDSTÅELSE Tilbudsgiver er forpligtiget til at vedstå tilbuddet tre måneder efter tilbudsfristen. AKTINDSIGT Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at annonceringsmaterialet, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud - afhængig af omstændighederne - imødekommes. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den tilbudsgiver, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. 5

6 Såfremt der er oplysninger eller elementer til tilbudsgivers tilbud, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette i sit tilbud. Økonomi- og Indenrigsministeriet vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen, hvorfor ministeriet i sidste ende vil skulle vurdere, om de oplysninger/elementer i et tilbud, som en tilbudsgiver angiver som værende fortrolige, også er det i henhold til gældende lovgivning. Det er således ingen garanti for en tilbudsgiver, at pågældendes tilbud ikke vil være omfattet af aktindsigt, alene fordi tilbudsgiver har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, der af tilbudsgiver opfattes som værende fortrolige. Bilag til annonceringsmaterialet Bilag 1: Spørgeskema til forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser) Bilag 2: Udkast til kontrakt Bilag 3: Tro og love erklæring 6