UDBUDSBETINGELSER Totalrådgivning Kuben Management

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Totalrådgivning Sundby-Hvorup Boligselskab Opførelse af 16 almene boliger i Gandrup og Vester Hassing 04. november 2015 Kuben Management

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelle oplysninger Ordregiver Deltagere Baggrund for projektet Regelgrundlag Udbudsmaterialet Udbudsforløb Tidplan Spørgsmål og rettelsesblade Aflevering af tilbud Sprog Tilbud Generelle oplysninger Tilbudsliste Tilbuddets indhold og form Forbehold Alternative tilbud Vedståelsesfrist Kontrakttildeling Vederlag Afslutning Bedømmelse Bedømmelse af tilbud Tildelingskriterier Underkriteriet pris Underkriteriet Organisation og bemanding Underkriteriet Procesbeskrivelse Samlet vurdering i

3 1. Generelle oplysninger Sundby-Hvorup Boligselskab afd. 69 og 70udbyder hermed opgaven om Totalrådgivning vedr. opførelse af 16 almene énfamiliehuse/8 dobbelthuse 6 boliger i Gandrup "Rådhusparken og 10 boliger i Vester Hassing "Jernbanen". 1.1 Ordregiver Bygherre Sundby-Hvorup Boligselskab, afd. 69 og 70 Lindholm Søpark Nørresundby Internetadresse: Telefon: Kontaktperson: Jens Erik Grøn Bygherrerådgiver: Kuben Management A/S Skibbrogade Aalborg Internetadresse: Telefon: Kontaktperson: Rasmus Bech Frandsen rbf@kubenman.dk Telefon: Deltagere Følgende rådgiverteams, nævnt i alfabetisk rækkefølge, er prækvalificeret til at deltage: Totalrådgiver Arkitektfirmaet Finn Østergaard A/S Bjerg Arkitekter A/S Underrådgivere Brix & Kamp A/S Meissner+Sigh ApS Viborg Ingeniørerne A/S Kærsgaard & Andersen A/S Side 2 af 11

4 1.3 Baggrund for projektet Sundby Hvorup Boligselskab er blevet tildelt kvoter til at bygge ca. 6 nye boliger i Gandrup, afd. 69 Rådhusparken. Disse kommer forventeligt til at ligge på den matrikel, der tidligere husede Gandrup Rådhus, mere specifikt området bag den nuværende hovedbygning, dog afklares præcis placering og antal med kommunen i samarbejde med bl.a. den valgte Totalrådgiver. Ligeledes udbydes ca. 10 nye boliger i Vester Hassing, afd. 70 Ved Jernbanen, som er en udvidelse af Sundby Hvorups afdeling i Vester Hassing. 1.4 Regelgrundlag Udbuddet er annonceret på udbud.dk og udbuddet sker i overensstemmelse med: Lovbekendtgørelse nr af 7.december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentlige støttede kontrakter (Tilbudsloven) Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse love. Lov nr. 492 af 15. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (Håndhævelsesloven) 1.5 Kontrakter Der gøres særligt opmærksom på, at opgaven vedrører 2 særskilte projekter, hvorfor der skal indgås 2 særskilte kontrakter med de respektive afdelinger Der vedlægges i udbudsmaterialet alene ét paradigme, hvorfor den øvrige vil være identiske hermed bortset fra ordregiver/bygherre. Side 3 af 11

5 2. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: 1. Næreværende udbudsbetingelser, dateret den 4. november Udbudsbrev, dateret den 6. november Tilbudsliste, dateret den 4. november Udkast til rådgiveraftale 5. Ydelsesbeskrivelse, dateret den 4. november IKT Ydelsesspecifikation 7. Annonce Bilag: Skitseforslag Gandrup Skitseforslag Vester Hassing Konkurrencematerialet hentes digitalt via Kuben Managements udbudsportal, + aktuelle udbud + og Sundby-Hvorup Boligselskab Gandrup Rådhusparken og Vester Hassing Jernbanen. Det påhviler konkurrencedeltagerne selv at kontrollere, at det samlede udbudsmateriale iht. ovenstående og eventuelle efterfølgende rettelsesblade er hentet. Side 4 af 11

6 3. Udbudsforløb 3.1 Tidplan Udbuddet forventes at følgende nedennævnte, vejledende tidsplan. Eventuelle ændringer i tidsplanen meddelelse samtidigt og skriftligt på . Tidsfrist Offentliggørelse af udbudsmateriale Spørgefrist (10 kalenderdage før tilbudsfrist) Frist for svar på spørgsmål (7 kalenderdage før tilbudsfrist) Tilbudsfrist Bedømmelse Kontraktunderskrivelse (forventet) Uge Spørgsmål og rettelsesblade Spørgsmål i forbindelse med udbuddet fremsendes skriftligt til Kuben Management, Skibbrogade 3, 9000 Aalborg, att.: Rasmus Bech Frandsen, rbf@kubenman.dk Kuben Management forelægger spørgsmålene for bygherren, og spørgsmålene med svar vil, i anonymiseret form, blive tilstillet på til samtlige tilbudsgivere i udsendelser/rettelsesblade. De indkomne spørgsmål vil, så vidt muligt, blive besvaret løbende. Spørgefristen udløber 10 arbejdsdage før aflevering af tilbud. Besvarelse af sidste spørgsmål vil ske senest 7 arbejdsdage før indlevering af tilbud. Spørgsmål som modtages efter udløbet af 10 dages fristen vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt for ordregiver at besvare disse senest 6 arbejdsdage før tilbudsfristen. Udsendelser/rettelsesblade indgår i tilbudsgrundlaget, og tilbud skal afgives på grundlag af udbudsmaterialet og udsendelser/rettelsesblade. 3.3 Aflevering af tilbud Der afholdes ikke licitationen. Tilbud skal sendes i lukket kuvert tydeligt mærket Tilbud/Totalrådgivning Sundby-Hvorup Boligselskab, Gandrup og Vester Hassing til Kuben Management A/S, Skibbrogade 3, 9000 Aalborg, tilbud skal være modtaget senest den kl. 12. Der skal afleveres et fysisk eksemplar og en digital version på USB. 3.4 Sprog Alle tilbudsdokumenter skal udformes på dansk. Arbejds- og kontraktsproget er dansk. Side 5 af 11

7 4. Tilbud 4.1 Generelle oplysninger Tilbudsgivers firmanavn, CVR-nr., adresse, adresse og telefonnummer skal oplyses. Tilbudsgivers underskrift er bindende for samtlige priser og for alle øvrige oplysninger i de fremsatte tilbud. 4.2 Tilbudsliste Tilbud skal afgives på vedlagt tilbudsliste, der skal udfyldes i sin helhed. Tilbudspct. Honoraret beregnes som et honorar i procent af håndværkerudgifterne ekskl. moms, tilslutningsudgifter, udtørring og udgifter til udførelse af stikledninger, renter, forsikringer, bygherreleverancer og omkostninger som følge af projektfejl). Honoraret vil ikke blive reguleret og der skal indgås 2 kontrakter. 4.3 Tilbuddets indhold og form Tilbuddet skal indeholde og disponeres i følgende hovedafsnit: A. Pris: Tidbudslisten udfyldes og underskrives B. Organisation og bemanding Der skal udarbejdes et organisationsdiagram med tilhørende beskrivelse på max 3 A4- sider. Relevante CV er vedlægges, jf. uddybelse krav pkt. 5.4 C. Procesbeskrivelse samt myndighedshåndtering, bygherreinddragelse og bæredygtighed Der vedlægges en procesbeskrivelse, der beskriver, hvordan det påtænkes, at gribe opgaven og samarbejdet med bygherre, myndigheder, mv., an. Beskrivelsen bør indeholde rådgiverens forslag til håndteringen af myndighedsdialog, bygherregodkendelser, projekteringsfase, udførelsesfase og ibrugtagningsfase, samt hvordan rådgiver griber bæredygtighedsforhold an. Herunder skal det fremgå, hvordan de tilbudte nøglepersoner påtænkes at indgå i de beskrevne processer. Beskrivelsen må max være 4 A4 side, jf. uddybelse krav pkt Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud anses som et forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre, der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, som af ordregiver ikke kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Side 6 af 11

8 Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Bygherren vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. 4.5 Alternative tilbud Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligt til at vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. 4.7 Kontrakttildeling Alle tilbudsgivere vil blive skriftlig underrettet samtidigt, når Ordregiver har truffet beslutning om tildeling af kontrakt. 4.8 Vederlag Der betales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen. 4.9 Afslutning Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Side 7 af 11

9 5. Bedømmelse 5.1 Bedømmelse af tilbud Forinden selve bedømmelsen foretages vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Konditionsmæssige tilbud vil blive gennemgået, og evt. forbehold vil blive vurderet. Tilbuddets totalværdi (score) findes ved den samlede sum af de vægtede karakterer. Totalværdien kan maximalt blive 10. Der vil blive anvendt nedenstående karakterskala for bedømmelse af de kvalitative underkriterier. Indhold i de kvalitative underkriterier fremgår herunder. 5.2 Tildelingskriterier Aftalen tildeles den tilbudsgiver, som tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der vil blive anvendt følgende tildelingsmodel: Underkriterier Vægt A. Pris I. Tilbudspct. II. Timesatser 60 % 50 % 10 % B. Organisation og bemanding 20 % C. Procesbeskrivelse 20 % Der anvendes en karakterskala fra 1-10 ved evalueringen af underkriterierne, hvor 1 er laveste karakter og 10 er højeste karakter. Følgende karakterskala er anvendes: Karakter Vurdering 10 tildeles for opgaven som er løst sublimt. 8-9 tildeles relativt for opgaven som er løst over det af bygherren forventede niveau. 7 tildeles for opgaven, som er løst på det af bygherren forventede niveau 2-6 tildeles relativt for opgaven, som er løst under det af bygherren forventede niveau. 1 tildeles for opgaven, som ikke findes løst. Side 8 af 11

10 5.3 Underkriteriet Pris Ved underkriteriet Pris består af to kriterier: I. Tilbudspct. II. Timesatser Tilbudssum Den laveste tilbudspct. tildeles karakteren 10, hvorefter de øvrige tilbud indplaceres relativ efter en lineær funktion. Timesatser Der evalueres på en vægtet Timesats, som omfatter alle de tilbudte timepriser. På baggrund af de oplyste timepriser for hver af de fire rådgiverkategorier, vil Ordregiver efterfølgende beregne en sammenlignelig Timesats på følgende måde: Rådgiverkategori Vægt Tilbudt timepris Vægtet timepris Projektansvarlige 25 % P 1 P 1 x 0,25 Arkitekt, ingeniør m.m. 25 % P 2 P 2 x 0,25 Konstruktører, mellem tekniker m.m. 25 % P 3 P 3 x 0,25 Andre medarbejdere 25 % P 4 P 4 x 0,25 Samlet teampris Sum Den laveste teampris tildeles karakteren 10, hvorefter de øvrige tilbud indplaceres relativ efter en lineær funktion. 5.4 Underkriteriet Organisation og bemanding Ved bedømmelse af underkriteriet vil følgende indgå: Hvilke medarbejdere skal løse opgaven CV er for nøglemedarbejdere Hvilke opgaver har medarbejderne tidligere løst inden for alment nybyggeri Hvilke opgaver har nøglemedarbejderne løst i samarbejde med hinanden Tilbudsgiver bedes redegøre for hvilke medarbejdere, der skal løse den pågældende opgave. Der skal vedlægges CV er for nøglemedarbejderne til opgaven. CV erne bedes indeholde følgende oplysninger: Navn Uddannelse samt afslutningssår Tidligere ansættelser Samlet relevante erhvervserfaring Relevante referencer Der kan maximalt afleveres 10 CV er af maksimalt 2 A4 sider pr. CV. Side 9 af 11

11 Derudover skal der vedlægges et organisationsdiagram, som viser hvorledes tilbudsgiver forventer at organiseringen af opgaven. Ved vurderingen af underkriteriet vægtes det positivt, at de kan dokumenteres, at: At alle projektroller i de relevante fagområder er dækket af medarbejdere med relevant og høj kompetence samt erfaring til løsning af opgaven, og at disse kompetencer og kvalifikationer inddrages med henblik op, at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven øges i alle faser i projektet. De tilbudte nøglemedarbejdere i relation til opgaven har en relevant viden og erfaringen i forhold til opgaven. Tilbudsgiver tilbyder en bemanding og en organisation, der giver en robusthed overfor sygdom, arbejdsskift mm. 5.5 Underkriteriet Procesbeskrivelse Der vil i bedømmelsen blive lagt vægt på: at tilbudsgivers beskrivelse demonstrerer overblik over og forståelse for opgaven og lægger op til en logisk sammenhæng og rækkefølge i gennemførelsen af projektet. at procesbeskrivelsen indeholder en redegørelse for metoder eller fremgangsmåder til sikring af samarbejde og koordinering med Ordregiver og myndigheder, særligt i projekteringsfasen. at procesbeskrivelsen indeholder oplysning om hvornår og til hvad de tilbudte nøglepersoner påtænkes anvendt i processen. 5.6 Samlet vurdering Karakterne for hvert af kriterierne vægtes i overensstemmelse med vægtningerne angivet i udbudsbetingelsernes punkt Tildelingskriterier. De vægtede karakter sammenlægges herefter, og tilbudsgiveren som samlet set har opnået den højeste samlet karakter tildeles kontrakten. Side 10 af 11