Hovedopgave Eventplanlægning

Transkript

1 Hovedopgave University College Nordjylland Serviceøkonom årgang Sport Management & Events. Vejleder: Henrik Toft Cecilia Oddermose nr Eventplanlægning - En guide til eventplanlægning i et teoretisk perspektiv. Antal anslag: Serviceøkonom University College Nordjylland Antal anslag Side 1

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Side 2 Indledning Side 4 Problemformulering Side 4 Metode afsnit / Afgrænsning Side 5 Definition af en event/eventplanlægning Side 11 Håndbog til Eventplanlægning Side 13 Indledning Side 14 Eventplanlægningsmodel by CO Side 15 Del 1. Koncept, Ressourcer og Organisation Side 16 Fase 1. Ide-fasen Side 16 Fase 2. Brainstorm Side 18 Fase 3. Vision & Mission Side 20 Fase 4. Den Røde Tråd Side 22 Delkonklusion af DEL 1, Koncept Side 23 Fase 5. Målgruppe Side 23 Fase 6. Finansiering Side 26 - Etableringsbudget Side 27 - Driftsbudget Side 28 - Feasibility Side 29 - Sponsering Side 30 - Fundraising Side 31 Fase 7. Interessenter Side 32 - Social Impact Side 34 - Eventorganisation Side 35 Fase 8. Locations & Faciliteter Side 37 Fase 9. Konkurrenter & Markedet Side 40 Serviceøkonom University College Nordjylland Side 2

3 Delkonklusion af DEL 1, Ressourcer & Organisation Side 43 Del 2. Implementering Side 44 Fase 10. Forventningsafstemning Side 44 Fase 11. Risk Management Side 45 Fase 12. Markedsføring, PR & Promotion Side 48 Fase 13. Tidsstyring og arbejdsfordeling Side 51 Fase 14. Kommunikation Side 54 Fase 15. Motivation af frivillige Side 55 Delkonklusion af DEL 2, Implementering Side 58 Del 3. Evaluering & Feedback Side 59 Fase 16. Oprydning/nedlukning Side 59 Fase 17. Afsluttende kommunikation Side 59 Fase 18. Økonomisk status Side 60 Fase 19. Tilpasning til næste event/overdragelsen Side 60 Opsummering af eventplanlægningens faser Side 61 Eventplanlægningsmodel by CO vs Side 62 Konklusion Side 63 Litteraturliste Side 64 Bilag Side 67 Serviceøkonom University College Nordjylland Side 3

4 Indledning Vi har vist alle på et tidspunkt stået overfor at skulle holde en fødselsdag, invitere til et større selskab, måske endda planlægge et bryllup eller har været en del af noget endnu større. Det kan også være i forbindelse med arrangementer på jobbet, hvor man står i startprocessen og med følelsen af at stå med et tomt lærred, der skal ende med et farverigt billede, som vil imponere og gøre indtryk hos gæsterne, deltagerne og øvrige involverede. Her kommer denne Eventguide/håndbog ind i billedet og guider læseren igennem arbejdsfaserne og processerne til en velorganiseret event på bedste mulig måde. Ideen med denne opgave er at skabe en slags Eventplanlægnings håndbog, der tager læseren igennem processen i at udtænke, arrangere, planlægge og afholde en event. Med denne guide er det meningen, at arbejdet med at planlægge en event bliver mere overskuelig og derved højne chancen for at forudse besværligheder og kriser, med det formål at skabe en vellykket og bæredygtig event. Håndbogen skal også kunne læses og bruges som grundskabelon til hvilken som helst event, hvad enten der er tale om planlægning af messe, udstilling, koncert, bryllupsfest, byfest og lign. Her er der selvfølgelig forskel på, hvor meget der skal arbejdes med de forskellige faser alt efter valg af event form. I opgaven vil der også trækkes paralleller til eksisterende events og gives eksempler på, hvordan man kunne arbejde på et nyt projekt. Dette gøres for at visualisere teorien for læseren og derved hjælpe til med at overføre teori i praktiske eksempler. Problemformulering: Hvordan kan man lave en ensrettet manual som kan virke som et ressource- og strategisk relateret værktøj til event management/ event planlægning? Hvad er de største udfordringer i forbindelse med at konstruere events, og hvordan kan eventarrangører strategisk arbejde med disse udfordringer for at skabe den mest succesfulde event? Serviceøkonom University College Nordjylland Side 4

5 Metode til projektet. Jeg har valgt at skrive om emnet Event planlægning. Det har jeg gjort, fordi jeg synes, at det er spændende at være med til at stå bag og opbygge en event. At være med til at få ideerne, arbejde på alle forberedelserne, få tingene bygget op og stå midt i det hele og se alt arbejdet var det hele værd. At mærke gæsterne nyde resultatet og opleve den stemning, som der er arbejdet hårdt for at opnå. Egne kompetencer og erfaring Jeg har været og er stadig en del af musikfestivalen Nibe Festival, hvor jeg har været frivillig medhjælper i 17 år. I de sidste 6 år har jeg virket som teamleder/koordinator for en af festivalens største bartelte. Under mit praktikforløb på serviceøkonomuddannelsen har jeg været med til at planlægge og afholde en større international sports konference. Her lavede jeg alt fra planlægning af konferencemiddage, servering, rekruttering, kommunikation og arbejdsplaner for frivillige, samt bestilling af grafisk materiale og dekorationer. Ydermere har jeg igennem mit uddannelsessted UCN været med til at starte en tilbagevendende sportsevent på Aalborg Havnefront, hvor jeg også har arbejdet med sponsorer, markedsføring, opbyggelsen af en velgørenhedsstafet, sponsormateriale og meget andet. Med udgangspunkt i disse erfaringer har jeg valgt at omdanne min praktiske erfaring med allerede eksisterende teorier, modeller og analyser relateret til eventplanlægning. Min ide er at lave en form for håndbog til planlægningen af en event. Denne bog skulle gerne være en hjælp og en ledestjerne gennem planlægningsprocesserne, hvad enten det er et bryllup, en festival, en messe eller noget helt andet. Jeg har implementeret mine egne erfaringer som eksempler i bogen, krydret det med råd og udtalelser fra indhentet ekspertinterviews, for på den måde at udarbejde min egen planlægningsmodel. Ud fra den nye og opbyggede eventplanlægningsmodel har jeg brugt analysemodeller og teorier, der kan virke som arbejdsredskaber i planlægningsprocessen. Jeg vil gennem min praktiske erfaring, med supplering af teori og metode følge læseren gennem faserne i eventplanlægningsfaserne med et mere teoretisk perspektiv. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 5

6 Som jeg skriver løbende i bogen, er der stor forskel på, hvilken eventtype, der er tale om, men jeg mener, at denne bog kan virke som en guide, hvor man selv justerer målestoksforholdene og arbejder mere eller mindre dybt med hvert afsnit, alt efter valg af event. Det er et bevidst valg, at bogen er skrevet i et sprog, så den virker overskuelig og let forståelig for enhver, der måtte ønske at planlægge en event. Mine ekspertinterviews har lavet som tilsendte spørgeskemaer, altså det der kaldes Selvadministrerende interviews 1 til henholdsvis projektmedarbejder hos Aalborg Events, Rikke Dahl Jensen, Konferencekoordinator hos Play The Game i Aarhus, Maria Suurballe og Nibe Festivals daglige leder, Peter Møller Madsen. Peter Møllers interview blev dog til et personligt interview, hvor jeg efter aftale med PMM nedskrev de relevante svar til spørgsmålene, for at holde det konkret og for at klippe øvrige kommentarer og personlig samtale ude af interviewet. Dette er gjort for at respektere tilliden og tavshedspligt mellem kollegaer. Modeller og analyser: Forfatteren Guy Masterman, der har skrevet bogen Strategic Sports event management An international approach er en af de forfattere, som jeg har brugt til inspirationskilde. Guy Mastermans model Event planning proces har givet grobund til min egen model. Jeg kan sagtens følge ham i hans forklaringer og teori, men forbeholder mig også retten til at simplificere tingene og tilføje mine egen synspunkter. Igennem min håndbog til eventplanlægning, vil jeg som tidligere skrevet, forklare afsnit og emner igennem allerede eksisterende teorier og analysemodeller. Netop også for at vise, hvordan vi bruger teorien i praksis og ikke mindst omvendt. Hvordan praktisk eventplanlægning kan overføres i teoretisk perspektiv 1 International markedsføring, 3. ugave side 289 Serviceøkonom University College Nordjylland Side 6

7 PRE-EVENTS/Før eventen Event konceptet Jeg starter ud med at bruge et Eventbarometer i mit afsnit vedr. brainstorm omkring eventkonceptet. Det har jeg valgt til at analysere eventens DNA og identitet. Dvs. at kunne give eventens arrangører et bredere overblik over, hvilken event og hvilke formål, de har med at lave eventen. Derved har de mere konkrete fakta at arbejde videre med. I afsnittet omkring Vision og Mission er det med en SMART model som den teoretiske værkstøj. Det er gjort for, at arrangøren stiller sig selv og sin organisation de relevante spørgsmål i processen for at udvikle eventens mission og visioner. Ressourcer Når der er tale om eventens målgruppe, arbejder vi med Sociodemografiske Variabler, samt de Adfærdsorienteret Variabler. Her er det for at præcisere målgruppe, for på den måde at fokusere markedsføringen, samt lave et program for eventen, der matcher målgruppens ønsker og behov, ud fra målgruppens egne udsavn og handlemønstre. Finansieringsafsnittet bærer præg af, at vi tager udgangspunkt i en fiktiv planlagt event og laver økonomiske beregninger ud fra dette. Ud fra relevansen i planlægningen af en event, laver vi et etableringsbudget, et driftsbudget, samt en break-even analyse. Ud over økonomiudregningerne og budgetter, kommer vi også ind på finansieringsmuligheder gennem sponsorater, Foundrasing og samarbejdspartnere. Heller ikke Feasibility kommer vi udenom i dette afsnit. Hvilket betyder, at vi finder ud af, om event-ideer er bæredygtig og har en sund grobund. For at give et bedre overblik over, hvilke interessenter der måtte være i en eventplanlægning, har jeg brugt stakeholder card. Dette har jeg gjort for at fremhæve deres interesser i forhold til eventen og hvordan deres interesse påvirker eventen. Samtidig har jeg beskrevet, hvordan man kan skabe udbytte fra sin event ud fra eventens Impact, i en analyse omkring sociale, miljø og økonomisk perspektiv. Vi ser også på de interne og eksterne interessenter ved en event. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 7

8 I eventorganisationen og ledelse, har jeg beskrevet Linieprincippet og Levins demografiske ledelsesform. Der er selvfølgelig et utal af ledelsesformer og måder, at drive en organisation og forretning på, men netop denne vil jeg anbefale til event planlægning og management. Implementeringen I afsnittet omkring Konkurrence og Markedet, har jeg brugt en teori fra Michael Porters. Porters 5 Force. Konkurrencestrukturen i branchen er nærliggende og relevant i forhold til at sammenligne markedet og eventens evne til at konkurrerer med lignende arrangementer og tilbud. Ved at arbejde med konkurrence, kan man bedre udnytte sine egne kompetencer til at skille sig ud på markedet for på den måde at styrke sin egen placering. Man kan ikke undlade et afsnit omkring Risk Management, når man taler om eventplanlægning og management. I den forbindelse har jeg valgt at analysere en event i en SWOT analyse for at se på, hvilke styrker, svagheder, muligheder og trusler, eventen og ikke mindst arrangørerne møder i deres forberedelser. Ved at være forudseende og forberede eller tænke scenarier igennem inden, kan man dyrke sine styrker og finde løsningsforslag eller forbedre sine svagheder. PR og Promotion omkring en event er så betydningsfuldt, at det er vigtigt at kende sine kanaler og målgruppen, som vi tidligere har berørt. I dette afsnit skriver jeg omkring Planlægningsniveauer i organisationen og deres strategiske markedsføring. Ligesom mange andre afsnit er der forskel fra eventtype til eventtype, men her ser vi på måder at markedsføre på og strategier i evt. at tænke langsigtet og strategisk. Når vi afholder eventen og benytter os af evt. frivillige, er det vigtigt for arrangøren at vide forskellene på at bruge lønnet arbejdskraft og benytte sig af frivillige. I dette afsnit arbejder vi med motivation af frivillige, hvor vi blandt andet bruger Herzbergs motivationsteori som redskab. Som nævnt længere oppe, så vil jeg benytte mig af ekspertinterviews. Jeg har valgt ikke at bruge spørgeskemaer og lave en bred brugerundersøgelse, men derimod gøre brug af et dybere interview med prominente erfarne eventplanlæggere. Jeg har sendt disse personer en række spørgsmål, der ligger op til uddybende svar og dermed også videns deling. Grundet mit valgt af at sende dem en mail i stedet for ansigt til ansigt interviews, er for at få deres svar nedskrevet af dem selv helt i tråd med deres hensigt og uden min personlige opfattelse af ordets betydning. Jeg har nøje formet mine Serviceøkonom University College Nordjylland Side 8

9 spørgsmål, så de ligger op til en længere og uddybende forklaring. Med valget af disse 3 personer, som nævnt tidligere, er det grundet, at de til daglig beskæftiger sig med forskellige eventformer og dermed møder forskellige udfordringer, har individuelle erfaringer og råd. Jeg har valgt at vedlægge hele deres besvarelser i bilagene og bruge deres svar løbene i opgaven. Afgrænsning Med beskrivelse af hvilke metoder og analyser, der er brugt i opgaven, er der selvfølgelig også bevidste fravalg. Det er et bevidst valg, at fokus ligger og tager udgangspunkt i de mindre og mellemstore events. Det er det på det grundlag at, at superevents såsom Olympiade, VM, og Karneval i Rio er forbeholdt de få eventplanlæggere. Samtidig er der skruet ned for meget formelle formuleringer. Hensigten er at ramme læseren i øjenhøjde, hvad enten det er en akademisk eller praktisk betonet arrangør og planlægger. Teorierne er valgt ud fra, at de passer godt ind i Eventplanlægnings Modellen By CO og samtidig tager udgangspunkt i eksempler, erfaringer og citater fra ekspertinterviews og indhentet litteratur. Nogle af afsnittene er også mere teoretiske end andre og man kunne også have valgt, at drage teori ind i samtlige faser. Dette har jeg dog fravalgt, da jeg ikke mener, der er grund til at uddybe alle punkter lige meget. Det nævnes også flere gange undervejs i håndbogen, at læseren skal være selektiv i bearbejdningen af faserne. Som nævnt varierer fasernes størrelse og betydning alt efter valg af event. Man kunne dog godt have udbygget Risk management afsnittet med en viderebygning af SWOT analysen med en TOWS matrix, for på den måde at generere strategiske tiltag med udgangspunkt i at kombinere eventens trusler, muligheder, stærke og svage sider. Her skal man dog være tryg ved og kende arbejdet med en SWOT, inden at læseren kaster sig ud i TOWS. Ligeledes kunne der godt drages flere paralleller og skabes mere diskussion mellem Eventplanlægningsmodellen By CO og anerkendte teoretikere. Der har jeg dog valgt at fokusere på den nye model og tager udgangspunkt i de analyser og modeller, jeg finder relevant til modellen i stedet. I afsnittet omkring Markedsføring, PR og Promotion kunne man også have valgt at gennemgå flere forskellige teorier såsom Promotion-mix, hvor også kommunikationsparametre kommer ind. Men grundet at disse teorier, skal arbejdes i dybden og kræver meget plads, har jeg fravalgt dette. Samtidig med skal man også passe på, at hvert afsnit ikke drukner i teorier frem for praktiske huskeråd og arbejdsprocesser. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 9

10 Mange af faserne i Event planlægningsmodellen by CO kan også glide lidt sammen i planlægningsarbejdet og det står frit for den enkelte læser, selv at tage stilling og lave sin egen rækkefølge. Det er bare vigtigt, at hver enkel læser ikke undervurderer faserne og opgaver, for derved at blive overrasket over, hvor meget arbejde der er med at planlægge en event og selv de mindste detaljer kan have en stor betydning for resultatet. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 10

11 Definition på en event. Hvad er en event? Det kan være svært at sætte en fast beskrivelse på ordet event. For en event er en fælles betegnelse på et arrangement, hvad enten det er en fødselsdag, koncert, byfest, konference, messe, et bryllup, OL, VM, festival, udstilling, så er det, når mange mennesker mødes for at dele en fælles oplevelse. Troels Troelsen, lektor fra CBS 2, skriver blandt andet At en event ikke er en regelmæssig aktivitet, men at tidsintervallerne ikke er fast defineret, samtidig tilføjer han, at at en event involverer en række forskellige og ikke forbundne interessenter, det versus organisators, frivillige, event deltagere, presse og event plads. 3 Forfatteren Laurence Carter skriver 4 : En event er enhver begivenhed, der samler folk for et specifikt formål der er mange typer af forskellige events der er organiseret, både i større og mindre skalaer, det kan være en gangs events eller tilbagevendende aktiviteter, der tæller alt fra daglig basis, til ugentlige, månedlige eller årsbasis. Jeg mener, at en event også ses som en begivenhed, der bryder vores normale hverdag og rutiner. En event har ikke noget færdigt resultat eller en bestemt målestok, en event kræver kreativitet, engagement, gode ideer og hårdt arbejde. For mig er en vellykket event, når man overrasker og beriger folk med nye input og oplevelser. En vellykket event skal gerne skille sig ud fra mængden. Hvad er event planlægning? Forfatteren Laurence Carter mener, at event planlægning kan beskrives som en proces, der skal sikre at eventen, lige gyldig hvilke form for event, bliver konceptbetonet og fører event planlæggeren igennem alle planlægningens faser. At event planlægning også har meget med tidsstyring og overblik for samtlige eventområder at gøre og at alle opgaver bliver arbejdet igennem, så man opnår en tilfredsstillende og succesfuld event Event Planning af Laurence Carter side 3. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 11

12 En succesfuld event eller seminar kræver en klar vision og en enormt mængde planlægning, detaljer og opfølgning Karen R. McLaughlin, APR, CEO QB Comm, Inc., Rochester, NY 5 A project is a complex no routine one-time effort limited by time, budget, resources and performance specifications designed to meet costumers needs Gray Larson 2000, p.4 Og Shannon Kilkenny, der er forfatter til bogen The Complete guide to Succesful Event Planning skriver i hendes forord, at iscenesættelse af en event er en kunst. I virkeligheden planlægger du ikke en event, du designer det. Planlægningen er som at opsætte et skuespil. Location er scenen. Event planlæggeren er instruktøren/direktøren. Peter Møller Madsen taler i interviewet 6 omkring event planlægning også om, hvordan målsætninger, myndighedsdelen i eventplanlægning, engagement, realisme og troen på sine ideer er vigtigt, når der er tale om event planlægning. Jeg mener, at eventplanlægning skal ses som projektarbejde, der intensiveres i perioder tid til anden. Eventplanlægning er mange forskellige opgaver, der ligesom et puslespil til sidst danner det helt rigtige billede. Eventplanlægning kræver overblik, struktur, tidsstyring og engagement. Man skal være fleksibel og åben. Kunne se muligheder og arbejde målrettet mod det færdige resultat. Kommunikation, koordination og service er for mig, en super vigtig faktor, når der er tale om eventplanlægning. Uanset om du/i planlægger en stor eller mindre event, er det vigtigt at arbejde sig grundigt igennem faserne i eventplanlægningen. Alt efter størrelsen og typen af event kommer I mere eller mindre gennem samtlige faser og punkter. Når gæsterne/deltagerne er til stede i eventen skal det gerne virke let og enkelt at afholde en event. Det skal være alle forberedelserne og arbejdet før, der får tingene til at gå op i en højere enhed og give gæsterne en følelse af sammenhørighed med eventen. Små detaljer, en rød tråd, hårdt arbejde og engagement blandet med en god og bæredygtig event ide så er du lang i event processen. 5 The Complete Guide to Successful Event Planning af Shannon Kilkenny (Forord) 6 Vedlagt som bilag. Interview med Nibe Festivals daglige leder Peter Møller Madsen Serviceøkonom University College Nordjylland Side 12

13 En håndbog til Event planlægning - En guide til event planlægning i et teoretisk perspektiv. Af Cecilia Oddermose Serviceøkonom University College Nordjylland Side 13

14 Event planlægning Kære læser Når man snakker event planning, er det oftest det færdige resultat, der er i fokus. Hvad enten det er en koncert, der spiller mod slutningen, en sportsmatch, der lige er fløjtet af eller en fest, hvor sidste gæst forlader stedet, er det oftest selve momentet, hvor spotlysene er tændt og stemningen i publikum/gæsterne topper, der sammenlignes med planlægningen af en event. Og selvfølgelig er dette kulminationen og det der arbejdes hen mod. Men når vi taler om event planlægning, så er det alt arbejdet med organisering, overblik, struktur og hårdt arbejde før, under og efter selve eventen, der ER eventplanlægning. For at få et bedre overblik over, hvad det vil sige at planlægge en event, har jeg her lavet en slags guide over faser/arbejdsopgaver, som er vigtige at gennemgå i mindre eller større grad. For at understøtte mine ord og råd, har jeg med inspiration fra flere udenlandske forfattere, såsom Guy Masterman, Shannon Kilkenny, Laurence Carter sat teori på mine afsnit. Ydermere har jeg hentet ekspertviden fra eventplanlæggere. Dette er krydret med egne erfaringer og har derfra kogt det ned til denne håndbog, hvor jeg tager udgangspunkt i min egen eventplanlægningsmodel. Denne håndbog skal gerne hjælpe til med at skabe overblik, give en retning, virke som huskeliste og derved minimerer risikoen for uventede situationer og oversete udfordringer. Til dig, der har kastet dig ud i at arbejde med og planlægge en event. Rigtig god fornøjelse og god kamp Serviceøkonom University College Nordjylland Side 14

15 Eventplanlægningsmodel by CO Faser Ide fasen E V E N T P L A N L Æ G N I N G Pre-event/før eventen Eventen Del 1. Koncept Ressourcer/ Organisation Del 2. Implementering Brainstorm Vision & Mission Den Røde tråd Målgruppe Finansiering Interessenter Eventens Organisation Locations & faciliteter Konkurrenter & markedet Forventningsafstemning Risk Management Markedsføring, PR, Promotion Tidsstyring/ arbejdsfordeling Kommunikation Motivation af frivillige Post-event/efter eventen Del 3. Evaluering & Feedback Oprydning/nedlukning af eventen Afsluttende kommunikation Økonomisk status Tilpasning til næste event/ Overdragelse af event Serviceøkonom University College Nordjylland Side 15

16 DEL 1. Koncept & Ressourcer Fase 1. Ide-fasen En ide bliver til.. Det er her du får ideen til eventen. Hvis du er en virksomhed, kan det være, at du er blevet kontaktet af en kunde eller mulig samarbejdspartner for at føre ideen ud i virkeligheden. Der er ingen facitliste eller begrænsning på, hvad man kan kalde en event. En event kan være alt fra en koncert, en fødselsdag, fest, en udstilling og messe, en konference, festival, modeshow, OL eller noget helt andet. En event er enhver forsamling/gruppering af mennesker, der er samlet med et særligt og fælles mål 7 Udbyttet eller målet om man vil, med en event vil dog være forskelligt, alt efter valg af event. En bryllupsfest har selvsagt et formål at opfylde og virkeliggøre brudens og gommens ønsker, hvorimod en erhvervsmesse skal skabe opmærksomhed omkring udstillerne og skabe kunder og netværk. Der er heller ingen facitliste på, hvordan du skal planlægge og afholde din event, men denne håndbog kan være en god hjælp til at komme i gang. Samtidig kan den også hjælpe dig igennem perioder, hvor overblikket kan svigte. Når du får ideen til en event, er det vigtigt at tænke ideen rigtig godt igennem. Alt efter valg af event, ide til event form følger der nogle specifikke spørgsmål til. Her listes nogle gode generelle råd op til ide fasen. 1. Tænk ideen rigtig godt igennem 2. Vær kritisk! Det er bedre, at du selv er det fra start i stedet for publikum/gæsterne er det senere. 3. Involver dine nærmeste i din ide En ide er kun en drøm, til du har skrevet det ned. Derefter er det et mål 4. Vær realistisk kan det overhovedet lade sig gøre? 5. Hvor og hvornår skal din event foregå? Hvor stor en event, har du tænkt dig? 6. Kan du planlægge dette selv, eller skal du have hjælp? Opbyg en eventorganisation 7. Hvor skal du finde den nødvendige hjælp? 8. Lav en tidsramme! 9. Skal din event skabe en økonomisk gevinst eller skal det gå i nul? 7 Event Planning af Laurence Carter Serviceøkonom University College Nordjylland Side 16

17 10. Har du den nødvendige kapital, skal du låne eller involverer du sponsorer? Når du har fået din event-ide på plads, er det tid til at stille nogle bredere spørgsmål. Ifølge Nibe festivals daglige leder 8 og forfatteren Guy Masterman, kan disse udformes i stil med. Hvorfor skal vi afholde denne vent? Hvem har fordel og udbytte af denne vent? Hvordan vil vi afholde denne event? Er der kulturelle, politiske, sociale, økonomiske eller miljømæssige fordele ved denne event? I så fald er det vigtigt, at disse interessenter arbejdes ind i projektet. Det kan måske give eventen en stærkere økonomisk grobund ved at delagtiggøre interessenter som sponsorer eller ved at udnytte deres kompetencer og lignende. Man kunne også spørge sig selv meget tidligt i ide-fasen, om det er realistisk at ramme den ønskede målgruppe med den ønskede location/ placering af eventen. Her skal man gøre op med sig selv, om disse ting matcher hinanden, eller om der skal justeres i forventningerne. Hvilken størrelse event, der er tale om? For det er selvfølgelig ikke de samme målestok for økonomiske risici, plads, markedsføring med mere, hvis der er tale om en mindre lokal event kontra en landsdækkende event, der skal tiltrække folk langvejs fra. Det er også meget vigtigt, at du som arrangør og eventplanlægger gør dig overvejelser omkring din egen person. Her mener jeg mht. dine kompetencer og personlighedstype. Det at lave events kræver meget slid og hårdt arbejde. Det kræver at du kan holde mange bolde i luften på samme tid uden at miste overblikket. Multitasking! Det kræver, at du har gode egenskaber i timemanagement/ tidsstyring og selvdisciplin. At du er god til at arbejde selvstændigt, men også fungerer i teamwork. I et netværk for folk indenfor eventmanagement på det sociale medie Linked-In 9 nævner flere, at ledelses evner, sociale kompetencer, passion, tålmodighed, forhandlingsevner og stress management også er vigtige redskaber hos en event planlægger. Selvfølgelig kan man ikke have lige meget af det hele og mange ressourcer kommer også med erfaringen. Det er bare vigtigt, at du 8 Se interview med Peter Møller Madsen, vedlagt som bilag 9 &trk=eml-anet_dig-b_pd-ttl-cn&ut=2pg3axkglqkli1 Serviceøkonom University College Nordjylland Side 17

18 er bevidst omkring dine styrker og svagheder inden start, ikke mindst fordi at du så har nemmere ved at skaffe hjælp, der hvor du har brug for det. Trin 2. Brainstorm Når du har besluttet dig for at arbejde videre med din event-ide, er det en god ide at lave en brainstorm. Det vil sige at lave en liste, hvor ALLE ideer omkring eventen bliver skrevet ned. Her er intet for stort eller småt. Det kan være ideer omkring underholdning, markedsføring, pre-events, udsmykning, medhjælpere, program rent ud sagt ALT. Det er vigtigt i denne fase ikke at holde igen på kreativiteten eller tankerne. Hellere have for mange ideer, end for få Hvis I har lavet en arbejdsgruppe omkring eventen, kan det være rigtig givende at lave denne form for brainstorm sammen. Arbejder du derimod alene på eventen, kan du eventuelt inddrage folk omkring dig til sparring. Netop alle disse inputs og ideer kan afføde andre ideer og tanker og en ide fra andre, kan få dig på nye og anderledes ideer end ellers. VÆR ÅBEN, MODTAGELIG OG KREATIV! I kan hver især have forberedt jer inden med at have gjort jer lidt tanker omkring eventen. Men når I sætter jer sammen skal tanker og ideer bare flyve. Det kan faktisk være lidt svært og endda angstfremkaldende at være kreativ på kommando, men prøv det kan være, at det kræver træning, men det kan også vise sig at være givende for din/jeres event. Forfatteren Christian Have har skrevet om event DNA i sin bog Synlighed er eksistens 10. Med modellen Event barometeret kan man allerede i event planlægnings spæde start se, om hvorvidt ens kommende event passer ind hos den ønskede målgruppe og om eventens ID har gennemslagskraft nok til at tiltrække publikum/besøgende/samarbejdspartnere og dermed kan konkurrere med øvrige kulturtilbud. Modellen er ikke lavet, for at skulle kommentere på eller bedømme eventens kunst kvalitet, men skal ses som et arbejdsredskab, for at få et bedre overblik over eventen og dens egenskaber, svagheder og styrker. 10 Synlighed er eksistens af Christian Have Serviceøkonom University College Nordjylland Side 18

19 Her har jeg taget sportseventen Sport in progress 11 som eksempel. Som modellen viser, så ligger eventen Sport in progress højt i tabellen på bruger/publikums involvering og er identitetsskabende. Samtidig er det en forholdsvis unik event, da der ikke er lignende i området. Eventen er identitetsskabende på den måde, at man giver området og ikke mindst arrangørerne i dette tilfælde Aalborg Sportshøjskole og UCN noget omtale og karakter. Med karakter mener jeg, at de flytter sig ud af deres vante rammer og viser, hvem de er, hvad de står for og hvad de kan. Dette giver også eventen høj score i medievenlig, da det er nemt for pressen og medierne at få gode historier om og i eventen. Derimod er eventen ikke så høj på score i historisk og forudsigelighed og stjernekvalitet. Det med stjernekvalitet, kan der ændres på ved at invitere kendte sportsidoler og lign. til deltagelse eller som trækplaster. Mht. det historiske islæt, er det heller ikke det, der er meningen med eventen. På den måde retfærdiggør folkene bag eventen den lave score. Med brugen af dette barometer giver det dig som event arrangør og planlægger, et godt indblik i hvor din event høre hjemme i forhold til publikum/gæster mm. Du kan samtidig selv ændre på eventens kerneområder, hvis du vil opnå et andet resultat i barometeret. Resultatet er ikke nødvendigvis at score højt i samtlige felter, men at gøre dig bevidst om eventens situation og hvorfor det er, som det er. Jeg vil dog råde jer til at arbejde med barometeret efter, at I har lavet jeres brainstorm og fundet ud af hvilke ideer, som I skal arbejde videre på og hvilke, der er kasseret. 11 Se beskrivelse af Sport in progress vedhæftet som bilag Serviceøkonom University College Nordjylland Side 19

20 Fase 3. Vision & Mission Du har nu skrevet din/jeres ide til en event ned og I har lavet en brainstorm, der er fyldt med nye inputs, kreative ideer og anderledes tiltag. Du skal nu til at forme alle ideerne og forventningerne til eventen ind til kernen. I dette afsnit skal du nedskrive eventens Vision og Mission. Det er vigtigt, at du/i finder ud af, hvor I vil hen med eventen, hvad I vil have ud af eventen og hvorfor, der overhovedet skal afholdes denne event. Denne Mission og Vision skal være gennemgående og en del af den Røde Tråd i eventen. Er I en større organisation eller kommer du til at bruge forskellige og mange hjælpere før, under og efter eventen, er det vigtigt, at alle kender eventens hjerte. Man kan beskrive organisationens/eventens vision således Visionen er værd at kæmpe for, missionen beskriver, hvordan Ralph Lauren skriver Vision Future plan, Mission Action plan Det vil sige, at visionen er vores fremtidsplan og missionen er den praktiske plan for, hvordan vi vil nå vores fremtidsplan. Til at hjælpe jer med opbygningen af eventens mission, kan vi bruge en SMART Model. En SMART Model står for Specifikke mål. Hvad er det vi ønsker at opnå med vores event? Målbare resultater. Opnår vi nu også vores mål? Opnåelige mål (achievable) - Er vores mål opnåelige, er målene mulige at opnå? Realistiske mål. - et det realistisk at opnå vores mål? Tids fastlagte mål - Hvilken tidsramme arbejder vi i, Hvornår skal vi have opnået vores mål? Vi skal have udtænkt og gennemarbejdet en form for strategi for eventen. Her er det selvfølgelig også forskel på, hvor ambitiøs og langsigtet missionen skal være, alt efter valg af event. En fest i form af fødselsdag, jubilæum eller bryllup kræver ikke, at vi sammenligner med tidligere fester eller fremtidlige. Her skulle hver enkelt fest gerne være unik. Det kan netop være missionen for denne type af arrangement. At arrangere en event, der er unik og som imødekommer parrets/fødselarens Serviceøkonom University College Nordjylland Side 20

21 ønsker og ideer. Her kan man også se på, hvilke gæster der vil komme og derudfra også sætte rammerne for eventen. Ved en tilbagevendende event, såsom Nibe Festival, er det vigtigt at have målbare målsætninger. Her ønsker vi et bestemt besøgstal, at have en målbar sund og bæredygtig omsætning og økonomi, samt en tidsplan der holdes til punkt og prikke. Vi kan måle disse tal fra årene før og vi kan justere målsætningerne fra år til år på baggrund af vores research i branchen eller samfunds udviklingen. Nibe Festival er en af Danmarks 5 største musikfestivaler. Det kan man måle på antallet af besøgende og mængden af koncerter. Det var den jo ikke fra start af, men grundet udvikling i organisationen og viderebygning af festivalen, samt større interesse fra både gæster og sponsorer gennem en længere årrække, ligger de nu i toppen af musikfestivaler i Danmark. Opnåelige og realistiske målsætninger er meget vigtige for vores event. For at gæsterne/deltagerne af vores event, samarbejdspartnere, medier og eventuelle sponsorer kan tage vores arrangement og vi som organisation seriøse, er det vigtigt, at vi ser på realismen i vores eventplaner. Selvfølgelig skal man have tiltro til sig selv og eventdrømmene, og vi skal også gerne bedrage med noget nyt og spændende for modtageren. Men det skal være realistisk. Det nytter ikke noget, at man som arrangør gerne vil slå sig op på, at man kan lave en kæmpe byfest med prominente internationale navne, ekstreme aktiviteter og fantasifulde menuer, hvis der ikke er plads til mere end 400 gæster, at økonomien kun rækker til det lokale fritidsband og at vi skal have sponsorer til at dække samtlige udgifter. Så er det bedre, at forventningerne justeres og at man finder et niveau, der kan bygges videre på. Der er som tidligere nævnt ingen facitliste på, hvordan en event skal være. Så det er bedre at tænke sikkert og mindre, men at gennemarbejde detaljerne for på den måde, at overraske gæsterne. Så kan man også bedre få eventen til at vokse i takt med efterspørgsel og udbud senere hen. Det giver også mere troværdighed overfor gæsterne og ikke mindst investorer mm. En tidsramme på eventens målsætning er en nødvendighed. For på den måde kan man sammenligne de ønskede målbare resultater med hinanden. Hvad enten det er en fest, hvor man har fastlagt datoen for eventen eller det er en tilbagevendende koncert, messe eller andet er det uhyrevigtigt, at man kender tidsrammen for eventplanlægningen, men også tidsrammen for visionen for eventen. Man kan godt have sat sig et mål med sin event, der hedder, at man indenfor en årrække på 5 år, vil være førende indenfor eksempelvis erhvervsmesser i Danmark. Så sætter man et mål op, som man som organisation kan arbejde hen imod. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 21

22 Med sin mission forklarer man så, hvordan man arbejde sig hen mod sit mål. Hvilke redskaber og med hvilke midler, man kan gøre sin vision mulig. Fase 4. Den røde tråd Du/I har nu arbejdet videre på jeres event ide og du ved, hvilken type event, som du vil gøre til virkelighed. For at gøre dette afsnit mere konkret skriver vi ud fra, at der er tale om en sportsdag på Aalborg Havnefront der ender ud med at blive til Sport in progress. 12 Ideen til denne sportsdag er blevet en realitet, det er skrevet ned og du har involveret folk omkring dig. Du/I har lavet en brainstorm omkring den planlagte event og I er nu fyldte med ideer, tiltag, muligheder og andet. I denne fase er det vigtigt, at fokusere på, hvor det er I vil hen med eventen. Hvad er det vigtigste for dig/jer og hvordan vil I have at jeres gæster og publikum opfatter eventen? Der skal gerne være en rød tråd igennem eventen og det versus alt fra genkendelighed, logo, sponsorer, events i eventen, bemanding, samarbejdspartnere, mad mm. Når vi snakker om en sportsevent, kunne det virke maltplaceret, hvis ikke mad, aktiviteter, location og sponsorer matcher med sport, sundhed, aktivitet og lign. Det er selvfølgelig kun jer selv, der sætter grænser, men det gir en god synergi, hvis det hele hænger sammen. Dermed ikke sagt, at I ikke må tænke ud af boksen. For der kunne jo godt kobles andre ting på som eksempelvis mode, musik og kultur. Det må bare ikke overskygge eventens primære fokus, ligesom det ved Sport in progress var basket turneringen og øvrige sportsaktiviteter. Den røde tråd skal også gerne kunne ses i måden, I kommunikerer til omverdenen på. Når det nu er en sportsevent, behøver sproget ikke at være for stift og højtideligt. Beklædningen til medhjælperne skal være sportsligt og komfortabelt. Hvis der skal være sekundære aktiviteter såsom mode, musik og kultur skal dette også ramme målgruppen spot on. Markedsføringen af eventen skal også holde fast i den røde tråd og fokuserer 12 Præsentation af Sport in progress, Bilag Serviceøkonom University College Nordjylland Side 22

23 på, hvilke ting, I som arrangører af eventen mener, er vigtige og måske endda er jeres mission og vision. Delkonklusion af Del 1, Koncept Vi har nu været igennem de første 4 faser i event planlægningen og for at opsummere, vil jeg her komme med de vigtigste punkter. 1. Du skal gennemtænke din event-ide grundigt. Vær kritisk og konstruktiv overfor ideen. 2. Find ud af, Hvorfor vil du afholde denne event? Hvem skal have noget ud af denne event? 3. Involver dine nærmeste og dit netværk i dine planer. Det er vigtigt med opbakning. 4. Beskriv hvilken form for event, der er tale om og i hvilken størrelsesorden, er der tale om? 5. Lav en brainstorm 6. Nedskriv vision og mission for eventen dette skal være en del af den Røde tråd 7. Vær realistisk, men kreativ og nyskabende. 8. Lav en tidsramme for din event. Struktur og planlægning er utrolig vigtig. Ud fra de overnævnte punkter, skulle du gerne have fået styr på konceptet i din event. Det er vigtigt, at disse ting/punkter er skrevet ned og talt igennem af de mennesker, der er med til at planlægge din event. Hvis I alle er enige om, hvilken retning event skal køres i, minimerer I risikoen for misforståelser om signalforvirring, der fører til at I arbejder i hver jeres retning. Med dette på plads, er I klar til at arbejde videre med eventens målgruppe. Fase 5. Eventens målgruppe Når du planlægger en event, er det rigtig vigtigt at tænke på den ønskede målgruppe. Hvilke folk vil vi tiltrække med vores event og hvordan når vi ud med vores budskab til dem? Ved at være opmærksomme på vores målgruppe og deres handlemønstre, kan vi nemmere imødekomme deres behov og ønsker og derved få en større forbrugertilfredshed= større opbakning til eventen. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 23

24 Med en beskrivelse af målgruppen, er det ikke for at sætte folk i kasser. Det er heller ikke for at udelukke gæster/deltagere, der ligger udenfor den ønskede målgruppe, men for at kunne fokusere på, hvor vi skal sætte ind med hensyn til program for eventen, location, evt. prisniveau, markedsføring, mad mm. Med segmenteringsvariabler, skal vi finde de kendetegn, der beskriver vores gæster individuelt. Her kan vi dele det op i Sociodemografiske variable, som vist herunder eller mere adfærds betonet, som beskrevet i Køn Eksempelvis: Mand Alder 38 år Civil status Gift Erhverv Skolelærer Bolig Lejebolig, lejlighed Uddannelse Gymnasiet, seminariet Religion Kristen Særlige traditioner, Jul, påske, pinse begivenheder boksen nedenunder, hvor det er Adfærdsorienteret variable, vi fokuserer på. Vi som arrangører er interesseret i at finde ud af, hvordan gæsterne lever, agerer og hvilke interesser, de måtte have. Derudfra kan vi lave vores eventområde mere attraktiv for kunden/gæsterne og på den måde øge chancen for en succesfuld event. Medievaner Indkøbsvaner Loyalitet, både mht. mærke, indkøbssteder Forbrugsvillighed Forandringsvillighed prisorienteret Eksempel: Læser altid lokalavisen, holder ingen tidsskrifter, ser dokumentarprogrammer, nyheder og familietv. Handler ind i det lokale supermarked, ser efter tilbud, handler ind ofte. Holder mig til bestemte produkter, hvilket er bestemt ud fra kvalitet og vanekøb. Oftest gør jeg mig mine indkøb i netto, lokale "tøjmand", sportsbutik Jeg er vanemenneske Jeg går som tidligere nævnt efter tilbud Serviceøkonom University College Nordjylland Side 24

25 De nævnte kategorier i boksen ovenover afhænger selvfølgelig efter typen af event. Står du med en event, der henvender sig til familier med mindre børn, er det relevant for din undersøgelse at få at viden om der er mindre børn i husstanden. Evt hvor gamle børnene er og om deres interesser. Det kunne også være relevant at høre om deres indkomst og evt. hvor meget de bruger på udflugter og familieaktiviteter. På den måde kan vi opdele de adspurgte i kategorier og derfra fastlægge et evt. prisniveau for vores event. Når vi fokuserer meget på målgruppen og vil præciserer den mest muligt, er det fordi, vi gerne vil ramme publikum/eventens gæster spot on Vores aktiviteter, underholdning, fødevarer og ikke mindst markedsføring skulle gerne være i tråd med gæsternes forventninger og muligvis overraske dem positivt. Og hvis vi vender tilbage til en potentiel familieevent, kunne man eksempelvis sætte plakater op i børnepasningsinstitutioner, møde folk og dele flyers ud på parkeringspladser ved skoler i morgentimerne, møde målgruppen i supermarkederne i eftermiddagstimerne og evt. idrætshaller. Arrangementet skulle henvende til sig til børnene og appellere til forældrene, så chancen for deltagelse var større. Med en fastlagt målgruppe, kan det også være meget lettere at skaffe sponsorer til eventen. Virksomheder, Brands og firmaer vil have nemmere ved at forholde sig til og se ideen i at kaste penge eller produkter i eventen, hvis de i deres normale markedsføring og salg, henvender sig til den ønskede målgruppe. På den måde kan de nå kontakt med forbrugere og brande dem selv på en ny og anderledes måde. Så for at slå fast, skal du være være klar i spyttet, når du/i skal præcisere og beskriver jeres ønskede målgruppe til jeres event. Og her er det vigtigt, at I som event organisation er enige om målgruppen selvfølgelig også om alt andet, men hvis målgruppen ligger fast, bliver mange af de andre arbejdsfaser meget nemmere at arbejde videre med. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 25

26 Fase 6 Finansiering I dette afsnit skal vi se nærmere på finansieringen i eventplanlægning. Jeg har valgt at tage udgangspunkt i en fiktiv messe i Nibe Hallen. (hvilket er idrætshallen i købstaden Nibe 20 km. sydvest for Aalborg.) Denne fiktive event danner rammen om vores finansieringsafsnit. Fakta: Byen har ca indbyggere, ligger ned til et mindre havneområde, har egen skov, gode idrætsfaciliteter, det versus fodboldanlæg, 2 haller, svømmehal og motionscenter. Byen rummer mange butikker og har foruden flere restauranter, samt eget lokalt bryggeri. I nærområdet ligger der en masse lokalhistoriske steder, et smukt kloster, en campingplads, samt en 18 hullers goldbane med et af Danmarks smukkeste huller. Denne messe har til formål at vise, hvad lokalområdet kan tilbyde af butikker, restauranter, attraktioner, foreninger, køb/salg af ejendomme og hvilket liv området og byen tilbyder. Tanken er at sætte fokus på mulighederne i byen og området både for lokale, tilflyttere, men også potentielle tilflyttere fra Aalborg og opland. På denne måde kunne de erhvervsdrivende markedsføre sig på en anderledes måde, skabe netværk og være med til at markedsføre byen og området på en ny måde. Jeg vil her vise, hvilke parametre der gør sig gældende, når man skal planlægge og afholde en messe. Som Shannon Kilkenny skriver i sin bog The Complete Guide to succesful Event Planning, 13 så kræver enhver event forskellige udgifter og omkostninger og der er derfor ingen specifik formel eller format til et budget. Gå derfor igennem eventplanen og nedskriv alle udgifter og omkostninger, som du kan komme i tanke om. Jeg vil derfor lægge et etableringsbudget for tilblivelsen af eventen, men også lave et mere langsigtet budget, hvis den formodede Vi planlægger at sælge standepladser for 7500 pr. stk. og der skal gerne være 18 stande. Vi regner med, at der kommer 500 gæster fordelt på 2 dage. Billetpriserne varierer for voksne og pensionister, henholdsvis 60,- og 40,- Så forventninger er, at der kommer 150 pensionister og 350 voksne betalende. succes skal fortsætte fremover. Udover budgettet tilføjes beregningerne på overskudsgraden, både første år, samt 2 og tredje år. 13 The Complete guide to successful Event planning af Shannon Kilkenny. Side 63 Serviceøkonom University College Nordjylland Side 26

27 Etableringsbudget Etableringsbudget for "Livsstilsmesse i Nibe" Alle priser er ekskl. Moms Udgifter Lokale / Halleje af Nibe hallerne 9600 Udstyr leje af messeinventar 5000,- pr. stand Min. 10 stande Markedsføring Avis annoncer 8700 plakater 1400 Roll Ups 5560 Diverse Blomsterdekorationer 2400 Bespisning af udstillere 8394 Underholdning ansvarsforsikring 2500 revisor 5000 Andre udgifter Uforudsete udgifter 2000 Udgifter i alt kr ,00 Serviceøkonom University College Nordjylland Side 27

28 Drift budget Drift budget for "Livsstilsmessen i Nibe hallen" År 1 År 2 År 3 Omsætning Deltagelse for udstillere Entre for gæster Salg af spisebilletter Variable omkostninger Leje af messestande/inventar Indkøb af spisekuverter i kantinen I alt Dækningsbidrag Kapacitetsomkostninger Husleje/ Halleje Markedsføring Dekorationer Underholdning Ansvarsforsikring Uforudsete omkostninger Resultat før afskrivning og renter Afskrivninger Renter renter af kassekredit Resultat Serviceøkonom University College Nordjylland Side 28

29 Når man snakker om finansiering, kan man ikke undgå at nævne ordet Feasibility. Feasibility betyder, om det overhoved kan betale sig. Når man har fået en event ide, hvad enten det er en messe, et bryllup eller en koncert, må man regne og ligge et budget, for at finde ud af om det er realistisk og kan lade sig gøre. Selvfølgelig er der forskel på, om man planlægger et bryllup, hvor der ikke er direkte indtægter kontra en koncert, hvor man påregner at tage entre. Break- even analyse på udstillere til messen Omsætning - variable omkostninger - faste omkostninger ( *x) - (5000*x ) = 0 x = 11 (fra tidligere 16 stande, som er det forventede antal stande til messen) ( * 11) - (5000 * ) = 0 ( ) - ( ) Dette er resultatet, hvis jeg kun sælger 11 messestande. Men det er også resultatet, hvis antallet af gæster og spisende forbliver uændret. Men uanset valg af event, så bliver man nødt til at lave et realistisk budget og regnskab. Overskudsgraden = resultat af primær drift / omsætning * 100 Overskudsgraden år 1. = 9,75% ( / * 100= 9,75%) Overskudsgraden år 2. = 7,97% Overskudsgraden år 3 = 11,59% Overskudsgraden viser, hvor stor del af omsætningen, der bliver til overskud. Ved langt de fleste events, er man nødt til at benytte sig at sponsorer og samarbejdspartnere. Det er også de færreste events, der giver et økonomisk afkast i de første par år. Derfor er det endnu mere vigtigt, at man finder nogle økonomiske pengemænd, som kan være med til at gøre ideen til virkelighed. Serviceøkonom University College Nordjylland Side 29

30 Indtægter ved en event kan være alt fra salg af merchandise, entrebilletter, mad & drikke, stadeplads ved messer, udstillinger og lign. Men det kan også være fra sponsorer og samarbejdspartnere, der ønsker at involverer sig i eventen og derved stabiliserer økonomien, så udgifter og omkostningerne kan betales. Det er langt de færreste eventplanlæggere og eventorganisationer, der fra starten har økonomi til at føre ideen ud i virkeligheden selv, derfor kan jeg kun anbefale brug af sponsorer. Sponsorer Når man som arrangør ved en event vælger at søge efter og gøre brug af sponsorer, skal man overveje flere ting. Hvad vil vi med sponsorer? Hvilke sponsorater har vi brug for, men mindst ligeså vigtigt Hvad kan vi tilbyde vores sponsorer. Som Peter Møller Madsen talte om i interviewet (der er vedlagt som bilag 14 ) så skal forholdet mellem eventarrangørerne og sponsorerne være en Win-win situation. Som sponsor skal man gerne kunne se og derefter føle, at man har fået noget ud af samarbejdet. Og sponsorerne har ofte forskellige bevæggrunde til at ville indgå i sådan en aftale. Derfor må arrangørerne også være fleksible og imødekommende overfor potentielle sponsorer. På den måde opnår man lang den største tilfredshed og chancen for et langsigtet samarbejde. Rikke Dahl Jensen fra Aalborg Events nævner i sit interview, at Man skal selvfølgelig ligge vægt på, at de får den ønskede eksponering og illustrere, hvilket segment de får adgang til, hvor mange og hvordan eventen ellers kan være medvirkende til, at de når ud til kunderne. Derfor er begrebet sponsormatch utrolig vigtigt. Det har betydning, når en potentiel sponsor har en god og relevant kobling til eventen og formål. Med sportseventen Sport in Progress var det vigtigt at få sponsorer og samarbejdspartnere, der passede ind i konceptet med sundhed, motion, idræt, socialt samvær og hygge. Samtidig blev potentielle sponsorer som i forvejen havde produkter eller som virksomhed henvendte sig til vores målgruppe kontaktet. Disse overvejelser og hensyn var gjort for bedre at kunne gennemføre den røde tråd og virke mere tro mod konceptet overfor gæster, men lige så meget overfor samarbejdspartnere og øvrige sponsorer. En anden ting er også sponsorloyalitet. Det er, at man som arrangør skal være meget opmærksom på at passe og varetage sine sponsorers interesser. Hvis I som arrangører eksempelvis har fået et pengeinstitut som sponsor eller samarbejdspartner, er det vigtigt, at I ikke kommer i en 14 Ekspertinterview med Nibe Festivals daglige leder Peter Møller Madsen Serviceøkonom University College Nordjylland Side 30