Møde i Menighedsrådet den 25. august 2015 kl Afbud: Merete Terp, Henrik Mottlau, Erik Sigh, Christer Teilmann Damm

Transkript

1 Møde i Menighedsrådet den 25. august 2015 kl Afbud: Merete Terp, Henrik Mottlau, Erik Sigh, Christer Teilmann Damm OBS! Fotografering af rådet kl Sager til behandling 1. Godkendelse af dagsorden Christian Mørup Jensen ønskede pkt. 1 på lukket møde overført til åbent møde med den begrundelse, at sagens indhold kræver en behandling på åben dagsorden af hensyn til offentlighedens interesse. Menighedsrådets flertal ønskede at bevare punktet på lukket dagsorden. 2. Godkendelse af beslutningsprotokol for sidste rådsmøde Beslutningsprotokol for menighedsrådsmødet den 26. maj 2015 foreligger udsendt pr. mail samt offentliggjort på sognets hjemmeside og anses dermed for godkendt. 3. Kvartalsrapport 1. januar juni 2015 Driftsresultatet i kvartalsrapporten pr. 30. juni 2015 udviser et overskud på ,74 kr. Der er brugt ,25 kr. af de frie midler, så overskuddet på selve driften, når man ser bort fra forbruget af frie midler, er på i alt ,99 kr. Overskuddet skyldes et mindre forbrug på gruppe 2 og gruppe 6. Afvigelser på lønforbruget under gruppe 3 og 6 skyldes dels vikarforbrug under sygdom, som lønfordeles anderledes end fastansatte, dels lønrefusion ifm. sygdom og dels overlappende løn til barselsvikar og sekretariatsleder i juni-juli måned. Det samlede lønforbrug ligger tæt på 50%. Bilag Bilag 1: Kvartalsrapport 1. januar juni 2015 Kvartalsrapporten indstilles til godkendelse. Kvartalsrapporten blev godkendt. 4. Nedsættelse af udvalg til udarbejdelse af retningslinjer/regelsæt for udlån/udleje af lokaler i Sognegården Menighedsrådet udlåner/udlejer, som det vil være bekendt, lokaler i Sognegården. Udlån/udleje har efterhånden nået et betragteligt omfang, og stiller omfattende

2 krav til kirketjenerkapaciteten, dels i forbindelse med administration af udlåns- og lejeaftaler, dels i forbindelse med efterfølgende oprydning/rengøring. Hertil kommer, at omfanget af udlån/udleje medfører betragteligt slid på lokaler og køkkenudstyr, hvilket stiller krav til årlig vedligeholdelse og reinvestering. Der udlånes lokale gratis til begravelsessamvær, og enkelte faste lånere/lejere af lokaler har indgået gunstige årsdækkende aftaler med menighedsrådet, eksempelvis Y s Men, og Rotary. Enkelte andre får i forhold til de faste lejepriser betydelig rabat. Sådanne lejere betaler bagud på grundlag af registreret brug. Der udlejes endvidere til privat selskabelighed, primært i forbindelse med kirkelige handlinger i sognets kirker. Her opkræves forudbetaling. Medarbejdere og rådsmedlemmer får betragtelig rabat ved leje af lokaler i Sognegården. Fra tid til anden giver henvendelser om lån og leje anledning til tvivl hos kirketjenerne, hvorfor henvendelsen forelægges sekretariatsleder og/eller rådsformand. Her har været anlagt det kriterium, at der ikke udlånes/udlejes til politiske organisationer/foreninger for at undgå, at en lighedsgrundsætning skulle forpligte rådet til at udleje til alle politiske organisationer/foreninger, efterhånden som disse henvender sig. Der har endvidere været lagt til grund, at der ikke udlejes til arrangementer med kommercielt sigte. Således har en af byens dyrlæger fået afslag på en henvendelse om leje af lokale til et kundearrangement. Det er værd at hæfte sig ved, at menighedsrådet ikke efter folkeoplysningsloven er pligtige til at stille lokale til rådighed i henhold til denne lov, eftersom Sognegården ikke har status af offentlige lokaler. Det foreslås, at der nedsættes et udvalg af rådsmedlemmer med deltagelse af sekretariatslederen samt kirketjener Dorte Tvilling til at gennemlyse dette område med henblik på dels kortlægning af praksis, dels udarbejdelse af et regelsæt for udlån/udleje, der både er mere udtømmende og mere klart formuleret end det nu foreliggende, og som derfor ikke i samme omfang som nu efterlader henvendelser om lån/leje til skønsmæssig vurdering. Målet med et nyt regelsæt er at opnå en transparent administrativ praksis for udlån/udleje. Endelig foreslås udvalget at vurdere, om de nuværende takster for udleje er på et rimeligt niveau. Det indstilles, at der nedsættes et udvalg med det ovenfor angivne kommissorium, som kan forelægge afrapportering for rådet inden årets udgang. Der blev nedsat et udvalg bestående af Peter Molzen, Else Kjeldgaard, Karin Løhde og Inge Svejgaard samt fra staben sekretariatsleder Mariann Uhrlund Due og kir-

3 ketjener Dorte Tvilling. Peter Molzen indkalder til møde. 5. Evt. sommerlukning for højmesser i Høsterkøb i 2016 Sommerlukning for højmesser i Høsterkøb Kirke har forløbet uproblematisk i sommeren I sommeren 2016 forventes det imidlertid, at Birkerød Kirke vil være lukket i forbindelse med indvendig renovering, og det ønskes derfor drøftet, hvorvidt højmesserne i juli måned mest hensigtsmæssigt henlægges til Sognegården i Birkerød eller til Høsterkøb Kirke. Drøftelserne vil tage udgangspunkt i overvejelser og udspil fra præstegruppen. Sagen indstilles til drøftelse og beslutning. Præstegruppen vurderer, at sommerlukningen har forløbet uproblematisk i 2015, og ser ingen problemer i at lukke Høsterkøb Kirke for højmesser igen i 2016, hvor højmesserne i Birkerød Kirke henlægges til sognegården under den indvendige renovering. Vedtaget at søge tilladelse til sommerlukning for højmesser i Høsterkøb Kirke også i 2016 og evt. udvide sommerlukningen med et par dage af hensyn til landsbyfesten i Høsterkøb. Evaluering af sommerlukning i 2015 tilgår provst og biskop snarest. Sager til orientering 6. Status vedrørende særkalke I juni måned blev de sidste 25 stk. nye særkalke afleveret, og alt i alt råder Birkerød Kirke nu over 75 særkalke, hvilket skulle dække normalt forbrug. Særkalkene i sølv kan til enhver tid renoveres med fx forsølvning og forgyldning, ligesom de kan loddes, hvis ulykken er ude. En sådan renovering kan ikke svare sig for pletsølv. Det forventes ikke, at vi skal renovere før tidligst om år. Derudover har Karin Løhde syet 3 etuier i sort velour til hhv. stor og lille disk samt oblatæsken, ligesom linnedskabet er blevet reorganiseret. Hvis det bliver vinter, kan der sys tilsvarende etuier til kalken og kanden. Sagen med reparation og fornyelse af særkalke i Birkerød Kirke anses hermed for afsluttet.

4 Indstilles taget til efterretning. Taget til efterretning. 7. Indbrud i sognegården Der har været indbrud på Annemette og Inger Meretes præstekontor, formentlig i weekenden juli 2015, hvor der er blevet stjålet 2 PH 3/4 bordlamper. Sagen er politianmeldt og anmeldt til Folkekirkens Forsikringsenhed, som forventes at dække genanskaffelse af tilsvarende lamper samt reparation af vinduesramme og vindueshaspe, der begge er beskadiget ifm. indbruddet. Der er en selvrisiko på kr. ifm. indbrud. Indstilles taget til efterretning. Taget til efterretning. 8. Siden sidst Omtale og evaluering af aktiviteter og arrangementer siden rådets sidste møde Fælles provstigudstjeneste 2. pinsedag - måtte henlægges til Birkerød Kirke pga. vejret, og der var fuldt hus. Der var stor ros til kirketjenerteamet. Næste år henlægges fælles gudstjenesten til Ny Holte Kirke. Friluftsgudstjeneste den 20. juni var vellykket. Syng sammen der var stort fremmøde. Der blev trykt 75 sanghæfter, som ikke slog til. Næste år skal printes 100 stk., og lyden skal optimeres. Sogneudflugt der var hurtigt udsolgt, og det var en vellykket tur med spændende og relevant indhold. Åben kirke efterårets udgave lå klar inden sommerferien. Babysalmesang i Høsterkøb er startet op med p.t. 6 tilmeldte med mulighed for flere, og der er endvidere ønske om endnu et forløb. Sommerfest meget vellykket. God mad og vin og godt selskab. Der var dog en del meget sene tilmeldinger og sene afbud. Også i salen er der behov for optimering af lyd.

5 Landsbyfest der var mange mennesker og også mange nye. Kirken var fyldt til alle 3 koncertsessioner. 9. Eventuelt Der er tilmeldt 180 konfirmander, og der bliver et par meget store hold. Der kan evt. blive tale om undervisningstiltag med budgetmæssige konsekvenser. Birkerød Kirkes renoveringsprojekt den oprindelige plan er blevet godkendt uden ændringer. Arkitekten er ved at lave detailtegninger og vil i løbet af efteråret udsende udbudsmateriale, så arbejdet kan igangsættes i foråret Henrik Mottlau og Niels Erik Andersen har d.d. haft gennemgang af tagprojektet i Birkerød Kirke. Understrygnings- og bindingsarbejdet blev mere omfattende end forventet, og det er aftalt, at der skal betales kr. mere til mureren. De samlede udgifter ligger således på ca kr. Mureren har endvidere gjort opmærksom på problemer med skotrenden mellem kirken og sakristiet, som kræver reparation. Økonomien hertil afhænger af reparationens omfang og er derfor p.t. ukendt. Arkitekt Sonja Poll har skitseret et gelænder til trappen, som kommer til at koste ca kr. Herudover vil markering af trinnene koste omkring kr. Ønskes færdiggjort inden den mørke tid. Kirkeudvalget har rettet henvendelse til Nationalmuseet mhp. vurdering af, hvor mange forvitrede mursten, der bør udskiftes. Der er budgetsamråd i provstiet den 8. september, hvor formand og kasserer deltager. Fordeling af ligningsmidlerne for 2016 har været drøftet på provstiudvalgsmøde d.d., og pga. øget indkomstgrundlag er det provstiudvalgets forslag, at Birkerød Sogn i 2016 får kr. mod kr. i Mødet blev afsluttet kl