AARHUS UNIVERSITET REFERAT

Transkript

1 Møde den: 24. april 2012, kl Frandsensalen, Ndr. Ringgade 1, 8000 Aarhus C Referat af 2. møde/2012 i Hovedsamarbejdsudvalget REFERAT Til stede: Lauritz B. Holm-Nielsen, Allan Flyvbjerg, Svend Hylleberg, Brian Bech Nielsen, Jørgen Jørgensen, Louise Gade, Aase Pedersen, Finn Folkmann, Bertha Beck Mortensen, Jørgen Riis, Uffe Pilegaard Larsen, John Kapstadt, Leif Flensborg, Heidbra Jonsdottir, Mads Ask Andersen, Per Andersen, Per Dahl, Peter Holm-Nielsen. Suppleanter: Margrethe Therkildsen i stedet for Lise Lotte Sørensen Fraværende: Mette Thunø, Søren E. Frandsen, Peter Wind og Lise Lotte Sørensen. Sekretariatet: Sarah Kristensen og Karina Grost. 1. Bemærkninger til Dagsordenen Der var ingen bemærkninger til dagsordenen. 2. Konstituering af nyt HSU a. Kort præsentationsrunde Rektor bød velkommen til alle i det nye HSU. Formandskabet består af rektor som formand samt to næstformænd, Aase Pedersen og Finn Folkmann. Der opfordres til, at der snarest udarbejdes udkast til nye mødedatoer for Herefter var der en kort præsentationsrunde, hvor alle medlemmer præsenterede sig med navn, arbejdssted, samt hvilken organisation de repræsenterer. HSU-Sekretariatet Sarah Kristensen AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Dato: 17. maj 2012 Ref: sak Side 1/7 b. Vedtagelse af forretningsorden for HSU Det er aftalt, at antallet af medarbejderrepræsentanter er ændret fra 12 til 14 og at næstformandsposten varetages af 2 medarbejderrepræsentanter. Standardforretningsordenen konsekvensrettet herefter. Aase Pedersen mener ikke, at der i forretningsordenen skal stå, hvordan medarbejderrepræsentanternes pladser fordeles organisationerne imellem. HSU er enig i, at denne sætning bør slettes. Peter Holm-Nielsen ønsker hverdage tilføjet forretningsordenens 8, stk. 3 ( 7 dage ). HSU er enig heri. Heidbra Jonsdottir henviste til forretningsordenens 18 om evalueringer og ønskede en præcisering af, hvornår sådanne evalueringer foretages. Rektor præciserede, at det er i det siddende udvalgs funktionsperiode, der skal foretage en evaluering, men mener i øvrigt ikke, at der behøver at komme et nærmere angivet tidspunkt herfor. Forudsat at forretningsordenen tilrettes i overensstemmelse med ovennævnte rettelser, godkender HSU forretningsordenen. AU HR Organisationsudvikling og Tlf.: arbejdsmiljøenheden Fax: Aarhus Universitet hr@au.dk Jens Baggesens Vej Aarhus N

2 c. Samarbejdsaftale for AU Der er tale om konsekvensrettelser ift. antallet af medarbejderrepræsentanter, samt at der er 2 næstformænd i stedet for en. Bertha B. Mortensen rejser spørgsmålet, om de /, der fremgår på bl.a. side 6 ( 22) i Samarbejdsaftalen, betyder og, eller eller og/eller? Det har særlig betydning ift., om emnerne i 22 er orienterings- eller drøftelsespunkter. Louise Gade præciserer, at det er formandskabet, der afgør, om emner på dagsordenen er orienterings- eller drøftelsespunkter. Der opfordres i øvrigt til, at det tydeliggøres, hvornår et punkt er til orientering eller til drøftelse. Dette skal meldes klart ud, så der forventningsafstemmes på forhånd. Side 2/3 Med forbehold for, at Samarbejdsaftalen konsekvensrettes i hht. ovenstående, godkender HSU den reviderede Samarbejdsaftale. 3. Godkendelse af referat Mads Ask Andersen gør opmærksom på, at han ikke fremgår af deltagerlisten på referatet, selvom han var til stede på mødet 25. januar Der er ikke yderligere kommentarer til referatet. HSU godkender referatet. 4. Orientering fra formand, næstformænd og medlemmer af HSU 4a og 4b. Mediedebat om Aarhus Universitet og Status på DFU Der er bestyrelsesmøde den 25. april. Et nyt punkt på dagsordenen er bl.a., at formændene for de nye akademiske råd giver en redegørelse og status for etableringen og konstitueringen af de akademiske råd. Dette vil blive et årligt tilbagevendende punkt på dagsordenen. Formålet hermed er at styrke relationen til de akademiske råd samt at skabe interesse for det arbejde, der foregår i de akademiske råd. På bestyrelsesmødet den 25. april, vil bestyrelsen blive forelagt årsregnskabet. Resultatet i årsregnskabet ser godt ud. De rammer, som var forudsagt i 3. kvartal 2011, er fulgt og opfyldt. Der er ingen grund til ændringer i budgettet. Revisionen har på eget initiativ taget de forhold op, som har været rejst i pressen de sidste par måneder. I den forbindelse har de kunnet konstatere, at AU s regninger bliver betalt til tiden, og at de ikke kan genkalde det billede, som pressen har skabt om, at der er kaos på AU. Revisionen har ingen anmærkninger til årsregnskabet. AU s revision bliver revideret af Rigsrevisionen, som har oplyst tilfredshed med AU s revision. Der har været udfordringer med STADS. Rektor konstaterer, at AU helst ville have været disse udfordringer foruden, men det vigtigste er, at der arbejdes på at forbedre systemet.

3 Ledelsen har konstateret, at organisationen er under stor belastning. Derfor trækkes der lidt i håndbremsen, hvor dette er muligt. To gange om året mødes alle lederne. Det sidste møde var i slutningen af marts på Sandbjerg. Status for den faglige såvel som den administrative del af udviklingsprocessen blev drøftet. Den faglige går som håbet. Den administrative går også ok, dog har der været systemvanskeligheder, som går ud over den faglige proces. Derfor er det vigtigt, at administrationschefernes rolle tydeliggøres. Dette er en forudsætning for, at få de administrative centre op at køre. Administrationscheferne er et vigtigt led ift. at sikre, at beslutningsgrundlag og regler føres ud i organisation på enstemmig måde. Ift. kommunikation i forbindelse med forandringsprocessen anerkender rektor, at ledelsen kan blive bedre til det. Han ønsker størst mulig åbenhed på AU, hvilket han også mener, der er. Ledelsen bruger meget tid på at diskutere de udfordringer, som AU står overfor lige nu. Rektor vil ikke kommentere den omtalte personsag, men håber, at der er lavet en tilfredsstillende løsning for de implicerede medarbejdere og det faglige miljø omkring disse. AU gennemgår store forandringer, som kræver tålmodighed. Dog opfordrer han til, at alle problemstillinger bliver lagt på bordet, så der i videst muligt omfang kan findes en løsning på dem. På institutterne har der været usikkerhed omkring, hvad og hvem der tilhører administrationen. Dette gælder særligt i forhold til institutsekretærerne, der er/har været knyttet til de faglige miljøer. Der skal skabes en balance mellem administration og de faglige miljøer (akademiske medarbejdere, institutsekretærer og laborant). Der skal laves et tydeligt snit, og det er en vigtig prioritering at få denne treenighed til at gå op. Side 3/3 Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen fortæller, at der er nedsat en arbejdsgruppe ift. udarbejdelse en sprogpolitik på AU. Den skal bl.a. indeholde retningslinjer for, hvad der skal oversættes til engelsk, og hvad institutter selv skal oversætte. Et forum, hvor relationen mellem administrationen og brugerne kan drøftes, er under udarbejdelse. Peter Holm-Nielsen opfordrer til, at dem på gulvet i højere grad bliver taget alvorligt. Han påpeger problemstillingen med, at de administrative medarbejdere på institutterne er blevet fjernet, og at medarbejderne på institutterne er i tvivl om, hvem der kan hjælpe dem med de administrative opgaver. Rektor er enig i, at mange opgaver bliver trukket for højt op i systemet lige nu, men at det er en naturligt konsekvens af den forandringsperiode, AU fortsat befinder sig i. På sigt er det ikke hensigten, at flere opgaver skal skubbes op ad i systemet. Mange erfaringer er gået tabt, fordi medarbejdere er flyttet rundt i organisationen og har fået nye opgaver. Indtil vi gør os nye erfaringer, vil der komme udfordringer, som den fremførte. Uffe Pilegård Larsen fastslår, at der i organisationen er en fornemmelsen af, at alt er meget ledelsesbåret for tiden, selv om ledelsen ønsker noget andet. Aase Pedersen opfordrer til, at uddannelse af de nye mellemledere opprioriteres. Det vil bevirke, at de selv tør tage beslutninger, og så undgår vi forhåbent-

4 ligt, at for mange opgaver sendes op ad i systemet. Tålmodigheden er lang, men den er ved at være opbrugt. Ledelsen ønsker at sætte fuldt sejl på lederudviklingsforløbne, men der er signaler fra organisationen om, at det tidsmæssigt ikke kan lade sig gøre, idet organisationen er meget overloadet for tiden. Jørgen Jørgensen orienterer om, at institutlederforløbet nu er på plads, og at forløbet for øvrige ledere snart sendes i udbud. Det er ikke muligt at få alle igennem på én gang. Derfor kommer det trinvist. Brian Bech Nielsen er enig i, at det er vigtigt at tage disse emner op på HSUmøderne, for at de bliver synliggjort og derved muligt at finde en løsning på dem. Allan Flyvbjerg tilføjede, at institutlederne på Sandbjerg gav en sanddruelig beretning af, hvordan relationen er mellem institutterne og administrationen lige nu. Han anerkender, at det er her vi er lige nu, men vi er på vej, og det tager tid. Vi gør, hvad vi kan. Side 4/3 Aase Pedersen påpeger, at en række medarbejdere endnu ikke, i form af et tillæg til ansættelsesbevis, har fået besked om, hvor de er ansat. Den mail, der blev sendt i december måned til alle medarbejdere, kan ikke tilgås af alle medarbejdere. Rektor mener ikke, at det konkrete emne hører hjemme under et orienteringspunkt, og Louise Gade henviser til, at emnet bør drøftes på hendes næste møde med Aase Pedersen og Finn Folkmann. Aase Pedersen rejser 1. maj-problematikken, idet den fortolkes forskelligt på AU. Det er især sætningen der kan begæres frihed, hvis arbejdet tillader det, der volder problemer. Jørgen Jørgensen fastslår, at det er op til en konkret vurdering fra år til år og fra område til område. Finn Folkmann spørger til biblioteksmedarbejdernes fremtidige placering i organisationen. Allan Flyvbjerg fortæller, at der på Universitetsledelsesmødet den 30. april 2012 fremlægges en proces- og kommunikationsplan. Han påpeger, at der er fokus på at få fagligheden ind, hvilket betyder, at der kan være områdenuancer på de 4 hovedområder, men at der fortsat vil blive tale om ét AUL. 4c. Tilsynsbesøg AU har haft besøg af ministeriet i forbindelse med udarbejdelsen af en tilsynsrapport. Rapporten skulle komme i slut april-start maj. Det udkast rektor har set, ser meget fint ud for AU, og han ser frem til, at rapporten kommer. Ministeriet havde ikke noget at sætte en finger på. Vi skal huske at glæde os over disse positive historier i en tid med store forandringer. 4d. Opstart af nye repræsentative organer, herunder nye vedtægter for AU Vedtægterne er endnu ikke godkendt af ministeriet, så AU opererer fortsat inden for et udkast af vedtægter. Etableringen af de nye organer, herunder de akademiske råd, er gået fint. Rektor ser derfor frem til, at de tværgående institutfora kommer på plads. LSU er og FSU er er også nedsat nu. Der er nye ansigter både i

5 de akademiske råd og i SU erne. Det er positivt. Ligeledes er der kommet 5 nye medlemmer i bestyrelsen. Det er vigtigt, at de akademiske råd er kommet godt fra start. Bertha B. Mortensen spurgte ind til, hvordan der vælges til institutfora? Samt hvad det betyder, at der står, at medlemmerne godkendes af dekanen. Svend Hylleberg svarede, at institutfora er modelleret efter de akademiske råd. Der skal altså være både TAP, VIP og STUD i dem. Størrelsen på institutfora er max 25 medlemmer. Inden for disse rammer kan der opereres stort set, som man vil. Det er et bevidst valg, at rammerne ikke er så stringente som for de akademiske råd. Dette er for at skabe større fleksibilitet. Brian Bech Nielsen supplerede med, at institutterne er kommet med forslag om, at der skal være en demokratisk balance, men at der i øvrigt er stor frihed. Side 5/3 5. Høring af udkast til Udviklingskontrakt med ministeriet Udkastet til udviklingskontrakten drøftes i bestyrelsen på møde den 25. april. Forinden har kontrakten været i høring i de akademiske råd. AU ønsker en ambitiøs udviklingskontrakt, hvor det bliver svært at nå målene. I udviklingskontrakten forsøger AU at svare på de udfordringer, der er i samfundet. 4 af målene er pligtige og bestemt af ministeriet, mens 3 er AU s selvvalgte mål. Disse mål er ikke til diskussion. 86 % af vores kandidater får beskæftigelse inden for 1 år. Det er højt i forhold til andre lande. AU vil gerne flyttes sig fra 86 % til 88 %. Det er derfor vigtigt at tilpasse uddannelserne, så de passer til de behov, der er på arbejdsmarkedet og i samfundet. Rektor påpeger, at der ikke er noget revolutionerende over målsætningerne, men at de stemmer overens med DFU. Der var ingen yderligere kommentarer til udkast til udviklingskontrakten. 6. Høring af Personaleadministrative retningslinjer Heidbra Jonsdottir spørger, om HSU skal godkende alle de fremlagte retningslinjer i dag. Hun mener ikke, at det er hensigtsmæssigt, at HSU er de første, der ser retningslinjerne. De burde være sendt i høring ude i organisationen. Rektor svarer, at det også vil være den normale fremgangsmåde, men påpeger vigtigheden af, at AU får fælles retningslinjer på plads hurtigst muligt. Viser nogle af retningslinjer sig at være uhensigtsmæssige, så tages de op til revision. Mads Ask Andersen opfordrer til, at det tydeliggøres, hvem ens nærmeste leder er. I tilknytning til bilaget om tavshedspligt opfordrer Aase Pedersen til, at der også henvises til cirkulæret om ytringsfrihed. Rektor mener ikke, at nogen er i tvivl om, at der er ytringsfrihed på AU. Der er ingen yderligere bemærkninger til de personaleadministrative retningslinjer, og HSU godkender de fremlagte retningslinjer. 7. Høring af lønforhandlingsprocessen, herunder tidspunkt for lønforhandlinger 2012

6 Det har været et ønske fra medarbejdersiden, at skabe en god proces ift. året lønforhandlinger, og det kræver mere tid til planlægning af processen. Derfor anbefales det, at forhandlingerne udskydes til efteråret Det får ingen økonomiske konsekvenser for medarbejderne, idet alle lønforbedringer vil ske med tilbagevirkende kraft fra 1. januar Alle lønforbedringer skal være på plads og udbetalt i dette skatteår. Aase Pedersen supplerede med, at organisationerne skal forhandle lønaftaler med AU HR i foråret. Det forventes, at disse er på plads inden sommerferien. Side 6/3 Bertha B. Mortensen henviser til pkt. 13 i aftale om principper for lønforhandlinger på AU - om evaluering. Hun spørger til, hvem der indkalder til evalueringer? Louise Gade præciserer, at det er AU HR, der indkalder til evaluering. Finn Folkmann henviser til aftalens side 3, øverst, afsnittet omkring chefkonsulenter. Sætningen med mindre forhandlingskompetencen er overgivet til en lokal tillidsrepræsentant tilføjes efter sidste sætning. Finn Folkmann opfordrer desuden til, at tillidsrepræsentanterne får gode lønoplysninger inden lønforhandlingerne. HSU godkender Aftale om principper for afvikling af lønforhandlinger på AU, samt at lønforhandlingerne udskydes til efteråret Orienteringspunkter 8a. Status fælles MUS-koncept Der er udarbejdet et oplæg til et fælles MUS-koncept, men Universitetsledelsen har af hensyn til organisationen besluttet, at det først bliver obligatorisk fra MUSsamtaler i Der er mulighed for, at de ledere, der ønsker det, kan rekvirere det til MUS-samtaler i b. Status Psykisk APV Ledelsen ønsker at gennemføre en lige så grundig APV, som for 3 år siden, og rektor håber på stor deltagelse igen i år. Spørgsmålene er ved at blive revideret. Det er vigtigt, at processen startes op snarest muligt. Fremfor at indkalde til et ekstraordinært møde inden næste HSU-møde i juni måned, foreslår rektor, at materialet sendes til HSU-medlemmer samt suppleanter pr. mail, hvorefter formandsskabet bemyndiges til at beslutte, om det foreliggende materiale kan sendes i høring i FSU/LSU. Dette forudsætter, at fællestillidsrepræsentanterne har opbakning hertil i deres bagland inden møde i formandsskabet. Fællestillidsrepræsentanterne er indforstået hermed. Mads Ask Andersen opfordrer til, at det der i forbindelse med kommunikationen tydeliggøres, at det er en ANONYM undersøgelse. Bertha B. Mortensen spørger, om besvarelsen kan printes. Louise Gade svarede bekræftende herpå og gør desuden opmærksom på, at der er særligt fokus på de medarbejdergrupper, som ikke har direkte adgang til computere. Der bliver udarbejdet en værktøjskasse, som klæder lederne lokalt på til at tage hånd om disse medarbejdere.

7 Der var enighed om, at formandsskabet bemyndiges til at sende materialet i høring, når HSU efter en kort frist har haft lejlighed til at se materialet igennem. Side 7/3 8c. Status på STADS Notat om status på STADS er vedlagt dagsordenen. Jørgen Jørgensen anerkender, at der har været udfordringer med det nye system, og det er utilfredsstillende, når disse udfordringer rammer brugerne. Det vigtigste er, at der nu bliver taget hånd om det. 8d. Status på AUHRA Det nye personaleadministrative system, AUHRA, er blevet implementeret på ASB og DPU. PØS kører ved siden af, da det ikke kan udfases, før økonomimodellen er på plads. Når PØS er udfaset, implementeres AUHRA på hele AU. Alle Stamdata er i AUHRA nu. Bl.a. skal fraværsregistreringer foregå i AUHRA. Løndata vil også komme til at ligge i AUHRA. MUS-samtaler vil blive understøttet i AUHRA. Alt bliver oversat til engelsk. Der vil være fokus på en løsning for de medarbejdere, der ikke har direkte adgang til en computer. 9. Eventuelt Der bør ikke udskydes for mange større tiltag til efteråret, så institutterne bliver lige så hængt op som i foråret Jørgen Jørgensen fortæller, at en teknisk porteføljestyring er på vej, for at undgå at rulle flere ting ud på én gang. Mads Ask Andersen spørger til status på SU-uddannelsen. Louise Gade svarer, at kurserne er ved at blive tilrettelagt, og at de kommer til at finde sted i efteråret. Information vil blive sendt ud, så snart uddannelserne er tilrettelagt. Per Dahl fortæller, at der flere steder viser sig at blive indsat medarbejdere på ledelsespladserne i arbejdsmiljøorganisationen. Dette er ikke hensigtsmæssigt. Kun ledere med reelle ledelsesbeføjelser kan sider på lederpladserne. Rektor er enig heri. Uffe Pilegård Larsen efterspørger en pixi-udgave af retningslinjer ift. ITsikkerheden på AU. Rektor takker for et godt og konstruktivt 1. møde i det nye HSU og glæder sig til det videre samarbejde. Sarah Kristensen HSU-sekretær