AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 11. juni 2013 Frandsensalen HSU-møde

Transkript

1 Møde den: 11. juni 2013 Frandsensalen HSU-møde REFERAT Til stede: Lauritz B. Holm-Nielsen, Allan Flyvbjerg, Mette Thunø, Søren E. Frandsen, Brian Bech Nielsen, Michael Nielsen, Finn Folkmann, Bertha Beck, Jørgen Riis, Uffe Pilegaard Larsen, John Kapstadt, Bibiana Paluszewska, Margrethe Therkildsen, Anders K. Moestrup, Per Andersen, Per Dahl samt Peter Wind Fraværende: Jørgen Jørgensen, Svend Hylleberg, Aase Pedersen, Heidbra Jonsdottir, Lise Lotte Sørensen samt Peter Holm-Nielsen. CharloLiseLise Aaen Lise Aaen HR Konsulent 1.Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Lauritz B. Holm Nielsen byder velkommen og beklager forvirringen omkring mødedatoerne den 11. juni og fællesmødet mellem HSU og HAMU den 17. Dato: 24. juni 2013 Ref: laa/chk Side 1/10 juni. Det er imidlertid besluttet, at fastholde begge møder, således at der er god tid til APV drøftelserne. Torben K. Jensen deltager under dagsordenens punkt 2.a som gæst på mødet i dag og redegør for, hvorfor kommentarerne fra undersøgelsen ikke kan offentliggøres. Derudover gennemgår Torben K. Jensen APV resultaterne for ledelseskommunikation perspektivet med, hvad der måtte være i APV Kommentarerne af synspunkter til fortolkning af tallene. Der er ikke tale om en drøftelse af ledelseskommunikation i dag, da denne foregår den 17. juni på fællesmødet mellem HSU/HAMU. HAMU medlemmerne er inviteret til at deltage under APV punktet på mødet. Punkt 3c: Orientering fra underudvalget under HSU i forhold til de senest udarbejdede personaleadministrative retningslinjer er udsat til det kommende HSU møde i september, da materialet endnu ikke er klar. Dagsordenen er herefter godkendt. Aarhus Universitet

2 2. Opfølgning fra sidste HSU-møde a. Status på Psykisk APV Louise Gade indleder med at give en kort status på forløbet. Der har på sidste HSU møde været diskussioner om, hvorvidt kommentarerne fra APV undersøgelsen bør offentliggøres eller ej. Louise Gade har derfor afholdt møder med Aase Pedersen, Per Dahl, Finn Folkmann og Leif Flensborg samt Torben K. Jensen, hvor man er nået frem til fælles forståelse af, hvorfor kommentarerne ikke skal offentliggøres samt hvorledes man fremadrettet undgår en misforståelser hos AUs medarbejdere i forhold til om kommentarerne offentliggøres eller ej. Kommentarerne fra 2013 er i lighed med APV undersøgelsen fra 2009 ikke blevet offentliggjort, idet der foreligger en kontrakt mellem analysegruppen og Center for Undervisning og Læring (CUL) og medarbejderne om, at kommentarerne er anonyme. Tidligere udsendte ledelsesnotat fra rektor af 10. juni 2013 samt notat fra Torben K. Jensen vedlægges referatet. Lauritz B. Holm-Nielsen supplerer og påpeger, at Universitetsledelsen ikke på noget tidspunkt har set kommentarerne - det har alene analysegruppen. Han opfordrer til, at AU og HSU fremadrettet lærer af den misforståelse, der har været hos nogle medarbejdere om kommentarernes anvendelse, så man ved næste APV har en større sproglig præcision i spørgeskemaet. Torben K. Jensen får herefter ordet og henviser til sit notat til HSU om Anvendelsen af det kvalitative materiale i APVen, hvor han forklarer og begrunder, hvorfor kommentarerne ikke kan offentliggøres: - Analysegruppen har lovet alle, der besvarer skemaet, at resultaterne af skemaet ikke bliver offentliggjort på en måde, så nogen enkeltperson kan blive genkendt - Den kvalitative beskaffenhed gør, at mange personer vil blive genkendt på deres synspunkter og eller formuleringer i deres enheder

3 På den baggrund er en offentliggørelse af kommentarerne, ifølge Torben K. Jensen, derfor ikke mulig. Torben K. Jensen oplyser, at kommentarerne har været nyttige og blevet anvendt af analysegruppen ved tilrettelæggelsen af analysearbejdet og til at forstå mønstrene i resultaterne. Besvarelserne har således været til stor nytte i analysearbejdet bag de otte rapporter. Torben K. Jensen forklarer, at kommentarerne nogle gange har været meget konkrete og der derfor er en risiko for at den pågældende medarbejder måske kan blive genkendt. Materialet kan i princippet, ifølge Torben K. Jensen bearbejdes og kildesløres, men i så fald vil der foreligge stort arbejde, hvor arbejdsindsatsen, ifølge Torben K. Jensens vurdering, ikke står mål med udbyttet. I stedet bør man med afsæt i tallene tilrettelægge lokale processer, der kan frembringe den samme viden. Marianne Hokland (HAMU) foreslår, at Kommentar-feltet fjernes ved næste APV. I hendes bagland (Health), har der været en opfattelse af, at folk har spildt deres tid, når kommentarerne ikke er blevet offentliggjort. Rektor siger, at indsatsen ikke har været spildt, da analysegruppen har brugt kommentarerne i forbindelse med deres tolkning af bl.a. mønstre. Per Dahl fortæller, at han har været i dialog med Torben K. Jensen og at han godt forstår ønsket om Kildebeskyttelse. Per Dahl læser herefter op fra 2 specifikke steder i spørgeskemaet, hvor der efter hans mening kan være uklarhed i forhold til forståelse heraf: Din besvarelse er anonym. Alle svar behandles fortroligt og resultaterne vil aldrig rapporteres så enkeltpersoner kan genkendes

4 I feltet herunder kan du skrive dine kommentarer.kommentarerne bliver læst i rapporterne, men ikke videregivet på en måde så enkeltpersoner kan genkendes Misforståelsen ligger, ifølge Per Dahl i materialet. Ikke hos medarbejderne. Lauritz B. Holm-Nielsen påpeger, at der er en lang række aktører, der har stået bag undersøgelsen (heriblandt HSU) og også godkendt APV-materialet herunder spørgeskemaet. Lauritz B. Holm-Nielsen erkender, at spørgeskemaet i denne kontekst er upræcist og han vil gerne på universitets vegne beklage misforståelsen. HSU har taget ansvar for undersøgelsen og han beklager, hvis folk synes, at det har været spild af tid at udfylde kommentarfelterne. Jørgen Riis spørger, om det er muligt, at de medarbejdere, der har skrevet i kommentarfeltet, har mulighed for at videresende disse informationer? Torben K. Jensen svarer, at det ikke er muligt at hente sine kommentarer igen, da man ikke selv har adgang til sin besvarelse efter den er bevaret. Peter Wind spørger, om der i en fremtidige undersøgelse er muligt at påføre ris og ros i forskellige felter og have mulighed for afkrydsning til offentliggørelse. Uffe Pilegaard Larsen siger, at HSU, som dem der godkendte spørgeskemaet, må tage sit ansvar på sig og vi selvfølgelig skal beklage vores fejl, men at fejl kan opstå igen, idet der er tale om en meget kompleks undersøgelse. Bertha Beck håber ikke, at de guldkorn og kritikpunkter, som medarbejderne har skrevet i kommentarfeltet går tabt, men håber, ligesom Marianne Hokland, at kommentarerne kommer frem og bliver brugt lokalt. Lauritz B. Holm-Nielsen takker for de mange gode kommentarer og opfordrer til, at man i lokalmiljøerne sikrer processer, som frembringer alle de kommentarer, medarbejdere måtte have til arbejdsmiljøet.

5 APV 2013 om Ledelseskommunikation Da Torben K. Jensen ikke har mulighed for at deltage på HSU/HAMU fællesmødet den 17. juni gennemgår han APVens resultater vedrørende ledelseskommunikation perspektiveret med hovedindtryk fra kommentarerne. Tallene, viser, at medarbejderne oplever, at kommunikationsvejen til ledelsen (særligt universitetsledelsen) efter reorganiseringen opleves lang og der er sket en centralisering i forhold til tidligere. Bertha Beck nævner, at det er rart at kommentarfelterne underbygger tallene. Michael Nielsen påpeger, at en stor gruppe mennesker, for hvem AU primært er en arbejdsplads har svaret og at det er problematisk, at det hele er samlet i en undersøgelse, så man ikke kan skelne mellem disse mennesker og så de, som blander universitetspolitiske synspunker ind i deres besvarelser. Lauritz B. Holm-Nielsen siger, at strukturændringen ikke må overskygge arbejdsmiljødiskussionen og henviser den fremadrettede drøftelse af ledelseskommunikation til mødet den 17. juni. Status på handleplaner Tilbagemelding fra de 4 hovedområder og Administrationen er, at arbejdet med APV-handleplanerne forløber efter planen og at der er tale om en god proces alle bidrager engageret i. Lauritz B. Holm-Nielsen takker for alle bidrag og hjælp til at få processen godt på vej. 1.Orientering fra formand og ledersiden a. Orientering om Bestyrelsesmøde den 12. juni 2013 Lauritz B. Holm-Nielsen oplyser, at Bestyrelsesmødet er den 12. juni, hvor han bl.a. vil gennemgå Tilsynsrapporten om Aarhus Universitet, som HSU allerede har fået udleveret på mødet den 18. april Lauritz B. Holm-Nielsen opfordrer udvalget til, at læse de slides, som han agter at præsentere overfor bestyrelsen i sin gennemgang af rapporten.

6 Lauritz B. Holm-Nielsens slides er vedlagt som powerpoint fil. I forhold til Økonomirapporten gennemgår Lauritz B. Holm-Nielsen hovedtrækkene heri herunder usikkerhed/sikkerhed i forbindelse med budget og evt. budgetregulering. Lauritz B. Holm-Nielsen fortæller, at meldingen til bestyrelsen vil være, at det går som planlagt og at der er ro på budgetterne. Bestyrelsen har ønsket en årlig organisationsgennemgang og dette er udarbejdet til junimødet. Lauritz B. Holm-Nielsen slutter punktet med at opridse de sager, der pt. florerer i pressen. (IUP og skolepsykologuddannelsen) Organisationsbeskrivelsen er vedlagt som powerpoint fil. b. Orientering om Tilsynsrapport Der henvises til vedhæftede slides: Tilsynsrapport om Aarhus Universitet. c. Orientering fra underudvalget under HSU i forhold til de senest udarbejdede personaleadministrative retningslinjer Punktet udsættes til næste HSU møde den 19. september 2013 d. Orientering om status på prioriterede IT-projekter (top 12) i 2013 Mette Thunø orienterer kort om status for de 12 prioriterede IT-projekter i 2013 og uddeler oversigtsliste. Formålet med Top 12 er, at universitetsledelsen gerne vil sikre, at prioriteringen finder sted i den rette rækkefølge, og at de forhåndenværende ressourcer anvendes bedst muligt. Bertha Beck spørger, om der er en tidshorisont på AUHRA. Mette Thunø svarer, at projektet er højt prioriteret, men at hun ikke kan sige, hvornår vi er i mål med AUHRA.

7 Lauritz B. Holm-Nielsen supplerer Mette Thunø og siger, at hans fornemmelse er, at vi er i mål med AUHRA inden for en overskuelig fremtid (2013/2014). Michael Nielsen spørger til fraværsregistrering og hvordan medarbejderne sikrer sig, at data ikke er forsvundet. Louise Gade svarer, at der er styr på fraværs- og ferieregistreringen. Medarbejderne har dog i modsætning til tidligere ikke selv adgang til deres fraværs og ferieregistrering på grund af omlægningerne af brugerstyringen på AU. Registreringen varetages af den lokale fraværsregistrator, som også kan oplyse medarbejderne om deres saldi. Der er tale om en nødløsning, indtil brugerstyringen er på plads. Louise Gade er enig med Michael Nielsen i at ferie/fraværs- selvbetjening skal prioriteres højt. Michael Nielsen spørger, hvem der er fraværsregistratorer? Han efterlyser et link på hjemmesiden, hvor de lokale fraværsregistratorer fremgår. Louise Gade lover, at hun tager hånd om øget kommunikation herom. e. Drøftelse af høring vedrørende et nyt fælles MUS-koncept på AU Louise Gade giver en status på høring vedrørende et nyt fælles MUSkoncept på AU. Høringen blev sat i gang på HSU-mødet d. 18. december 2012, hvorefter de lokale høringer i FSU (Fakultetssamarbejdsudvalg), ASU (Administrationens samarbejdsudvalg) og LSU (Lokale samarbejdsudvalg) fulgte. Høringsperioden har varet frem til 28. februar 2013, hvor der var frist for afgivelse af høringssvar. Efter endt høring i samarbejdsudvalgene modtog AU HR svar fra alle samarbejdsudvalg på AU (med undtagelse af et, som endnu ikke var færdigdannet). På baggrund af høringssvarene har AU HR tilpasset konceptet og itunderstøttelsen i AUHRA. Såfremt tidsplanen for godkendelse

8 overholdes, vil konceptet kunne tages i brug på hele AU primo august HSU godkender indstillingen om MUS-konceptet. Alle LSU og FSU har deltaget i høringen. Opsummerende fortæller Louise Gade, at: Der har generelt været stor opbakning ift. høringsrunden. Nogle mener, at brugen af AUspørgeguiden bør være obligatorisk. Derudover har der i høringssvarene blandt andet været et ønske om, at adressere de svære og problemfyldte emner, målrettede spørgeguides (4 versioner af samtaleguiden - en TAP, en VIP, en LEDER, og en VIP-LEDER er nu udarbejdet), et principielt spørgsmål vedrørende fortrolighed i forhold til ny leder. Disse ønsker er alle imødekommet. Derimod er ønsket om, at integrere performance management ikke imødekommet i det justerede koncept, men indgår i det videre arbejde, idet der er tale om et strategisk tiltag, som - hvis det skal gennemføres - vil kræve forudgående principiel stillingtagen i universitetsledelsen og HSU. Louise Gade påpeger endvidere, at en væsentlig præmis for, at MUS kan gennemføres hensigtsmæssigt, er at man lokalt ledelsesmæssigt har klarlagt, hvem der er MUS-førende. Sædvanligvis er det ikke anbefalelsesværdigt at være MUS-førende for mere end cirka 20 personer. Præmissen, for at kunne profitere af systemunderstøttelsen, er ligeledes, at det lokale organisationshierarki med MUS-førende er på plads - systemet hverken kan eller skal opfinde lokale MUS hierarkier - det er en lokal strategisk opgave. Bertha Beck spørger til om MUS-samtalen ikke er obligatorisk.

9 Louise Gade anfører, at det er frivilligt, om man vil bruge AUspørgeguiden, derimod er det ikke frivilligt, om den årlige MUS-samtale skal afholdes. Peter Wind spørger, om der er frivillighed omkring valg af tidspunkt for MUS-samtalen. Louise Gade oplyser, at MUS-samtalen som klart udgangspunkt skal afholdes i efteråret, idet det rent timing- og planlægningsmæssigt passer med ansøgningsrunden om kompetencefondsmidler. Bertha Beck spøger til, hvordan man finder man ud af, hvem der skal holde MUS med hvem? Louise Gade svarer, at det definerer de lokale ledere i løbet af sommeren. Per Dahl roser konceptet, men ønsker nogle korrekturændringer. f. Status på lønforhandlinger Louise Gade giver en status på lønforhandlingsprocessen, som blev igangsat primo maj Hun oplyser, at tidplanen følges. Nogle enheder er allerede færdige. Løndata er bedre end ved forrige lønforhandling og alle partner virker denne gang til allerede at have fået rutine i lønforhandling og det forløber på en god og konstruktiv måde. Louise Gade viderebringer derfor en stor ros til forhandlingsparterne, som udvalgsmedlemmerne skal tage med hjem til deres TR-kolleger og ledelsesstrengen. 2. PAUSE (udgår) 3. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden a. Valg til Feriefondens bestyrelse Feriefondens nuværende medlemmer blev alle genvalgt. Bestyrelsen konstituerer sig selv på næste møde.

10 Feriefondens bestyrelse består af: Formand Niels Jørgen Relsted, Aase Pedersen, Jørgen Jørgensen, Leif Flensborg og Peter Holm- Nielsen. Leif Flensborg orienterer herefter, at samarbejdet i Feriefondens bestyrelse fungerer godt, og at der pt. er mulighed for at investere i flere boliger. Fonden kigger bl.a. på en lejlighed i Berlin, sommerhus i Nymindegab, Hvide Sande samt en lejlighed i Budapest. Lauritz B. Holm-Nielsen anbefaler, at Feriefonden reklamerer lidt aktivt på hjemmesiden, så nye medarbejdere også får kendskab til tilbuddet. Leif fortæller, at bestyrelsen vil arbejde på en opdatering af hjemmesiden, se link til Feriefondens hjemmeside her: b. Orientering om ny Samarbejdsaftale CFU og Finansministeriet har ved OK13 forhandlet en ny samarbejdsaftale for de statslige arbejdspladser. Finn Folkmann orienterer om, at den nye Samarbejdsaftale ligner meget den hidtidige. Der er ikke foretaget de store ændringer. Aftalen er blevet sprogligt opdateret. Finn Folkmann opfordrer alle til at gennemlæse den nye aftale. 4. Planlægning af årets gang i HSU (Årshjul for HSU) Indholdet på HSU-møderne følger årets rytme på universitetet. For at skabe et bedre overblik og sammenhæng over hvilke emner, aktiviteter etc., der forventes at komme op i løbet af det kommende år, opfordrer Lauritz B. Holm-Nielsen til, at HSU udarbejder et Årshjul. Lauritz B. Holm-Nielsen meddeler, at HSU-sekretariatet vil arbejde på at et udkast med sparring fra Aase Pedersen og Finn Folkmann. Udkastet skal være klar til præsentation på næste HSU-møde.

11 5. Eventuelt Per Andersen oplyser, at han udtræder af HSU, da han stopper som tillidsrepræsentant. Lauritz B. Holm-Nielsen takker ham for indsatsen. Lauritz B. Holm-Nielsen benytter også lejligheden til på sit sidste HSU møde at takke HSU for det altid gode og konstruktive samarbejde. Brian Bech Nielsen afslutter dagens møde med at takke Lauritz B. Holm Nielsen for bidraget til det gode samarbejde i HSU. Brian Bech Nielsen håber, at det gode samarbejde også fortsætter efter sommerferien, når han overtaget posten efter Lauritz B. Holm-Nielsen og retter en tak til tillidsrepræsentanterne for deres bidrag til et velfungerende HSU.