Rapport om erfaringsopsamling fra de lokale FOT-samarbejder - afrapportering af indsatsområde 1.2 i FOTdanmarks arbejdsprogram for

Transkript

1 Rapport om erfaringsopsamling fra de lokale FOT-samarbejder - afrapportering af indsatsområde 1.2 i FOTdanmarks arbejdsprogram for december BILAGSDEL

2 Dette dokument er bilagsdelen til rapporten: Erfaringsindsamling fra de lokale FOT-samarbejder. Indholdet er 8 bilag. Projektbeskrivelse indsatsområde 1.2, indsamling af erfaringer fra de Bilag 1 lokale FOT-samarbejder Samarbejdsaftale om etablering af FOT-data Bilag 2 Bilag A: Finansierings- og ressourcebudgettering samt særlige forhold for Bilag 3 den enkelte samarbejdspart. Bilag B: Beskrivelse af de forventede opgaver Bilag 4 Bilag C: Ordliste Bilag 5 Eksempel på en udbudsannonce Bilag 6 Eksempel på udbudsbetingelser Bilag 7 Eksempel på kontraktudkast Bilag 8

3 Bilag 1 Projektbeskrivelse indsatsområde 1.2, indsamling af erfaringer fra de lokale FOTsamarbejder Det indstilles at: Bestyrelsen godkender projektbeskrivelsen Projektnavn: Indsatsområde 1.2. Erfaringsindsamling fra lokale FOTsamarbejder Projektleder: Henrik Ackermann Udarbejdet dato: 6. juni 2008 Udarbejdet af: TWM og HEA Projektbeskrivelse Baggrund Årsag, anledning eller problem i relation til projektet Som led i arbejdsprogrammet lyder indsatsområde 1.2, at foreningen vil opsamle erfaringer fra de gennemførte udbud i de lokale FOT-samarbejder, med henblik på at kunne rådgive medlemmer om fordele og ulemper ved forskellige måder at gennemføre og organisere tilvejebringelsen af FOT-data på. FOTsekretariatet har påtaget sig initiativforpligtelsen til denne opgave, og dette notat beskriver de indledende tiltag til videre proces. Der er etableret lokale FOT-samarbejder flere steder i landet, der enten er i gang med at gennemføre levering af data eller har fået gennemført dataleverancer. Formål Hvorfor gennemføres projektet? Som en del af servicen for medlemmerne skal FOTdanmark rådgive og facilitere vidensdeling mellem de lokale FOT-samarbejder. Erfaringerne fra de enkelte lokale FOT-samarbejder skal samles ind og deles videre til de andre samt eventuelle kommende lokale FOTsamarbejder. Formålet med indsatsområdet er således at indsamle viden fra de lokale FOT-samarbejders indsamling af FOT data samt at få formidlet denne viden til andre medlemmer. Strategisk relevans Hvordan hænger projektet sammen med FOTdanmarks vision, strategi og værdier? Som et led i foreningens formål med at dele viden, vil FOTdanmark indsamle viden omkring de lokale FOT-samarbejder for at andre lokale FOT-samarbejder kan drage nytte af disse. For at afklare hvilke erfaringer, vi vil indsamle, kan vi kontakte lokale FOT-samarbejder for dels at høre, hvad de har haft behov for at vide under processen samt hvilke erfaringer, de synes er vigtige at give videre til andre (disse ting hænger nok meget sammen). Erfaringerne kan indeholde:

4 Organisering af lokale FOT-samarbejder Dialog med data-leverandører processer omkring kvalitetssikring behov for efteruddannelse Som led i arbejdsprogrammet s indsatsområde 1.2, har FOT-sekretariatet påtaget sig initiativforpligtelsen til denne opgave, og dette notat beskriver de indledende tiltag til videre proces. I forhold til et andet indsatsområde i arbejdsprogrammet: 1.6 Løbende opfølgning på forudsætningerne for økonomimodellen for FOT-samarbejdet foreslås denne opgave at være afgrænset til kun at omhandle faglige erfaringer. Leverancer Hvordan realiseres formålet? Succeskriterier Indikatorer for, at formålet bliver opfyldt Projektets færdige produkt består af en rapport på sider, der publiceres på FOTdanmarks hjemmeside. Fase 1 i projektet er en succes, når erfaringerne er samlet ind og de er noteret. Fase 2 i projektet og derved hele projektet er en succes, når de noterede erfaringer er samlet i en rapport, der er publiceret på FOTdanmarks hjemmeside. Projektorganisation Styregruppeformand, styregruppe, projektleder, projektdeltagere og evt. følgegruppe Hele processen styres og udføres af FOT-sekretariatet. Ressourcebehov Der afsættes samlet 120 timer til hele projektet. Ressourcerne hentes i FOT-sekretariatet. Fremgangsmåde / Hovedmilepæle Resumé af milepælsplanen Projektet inddeles i to faser: 1. Erfaringsindsamling 2. Rapportskrivning Ad 1: FOT-sekretariatet afholder tre fokusgruppe-interviews et for de lokale FOT-samarbejder vest for Storebælt, et for de lokale FOTsamarbejder øst for Storebælt samt et for KMS. På møderne kan de

5 lokale ressourcepersoner drøfte erfaringerne. FOT-sekretariatet kan så notere erfaringerne. Op til møderne vil deltagerne blive præsenteret for en spørgeguide, så de kan være forberedte. Respondenterne får datamaterialet til kommentering. Ad 2: De indsamlede erfaringer samles i en rapport, der godkendes af bestyrelsen. Herefter vil rapporten (med et omfang på mellem sider) blive lagt på FOTdanmarks hjemmeside. Interessenter De vigtigste interessenter og hvordan de håndteres (Resume af evt. interessentanalyse) Risici De største risici og hvordan de forebygges og/eller afblødes (Resumé af evt.. risikoanalyse) Kommunikation Vigtigste målgrupper, budskaber og medier (Resume af evt. kommunikationsplan ) Projektets interessenter er FOTdanmarks medlemmer. Der er risiko for, at ressourcepersonerne fra de lokale FOTsamarbejder ikke har tid til at deltage. Dette afbødes ved at begrænse mødernes tidsforbrug. De involverede personer kontaktes direkte via telefon og for at få mødeaftaler i stand. De indsamlede data sendes til deltagerne for kommentering inden rapport skrivningen. Resultatet publiceres på FOTdanmarks hjemmeside.

6 Bilag 2 Samarbejdsaftale om etablering af FOT-data i <OMRÅDE NAVN> 1. Aftalens parter Denne aftale omfatter Kort & Matrikelstyrelsen (KMS) og følgende kommuner: <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune <KOMMUNENAVN> Kommune Deltagerne i samarbejdet benævnes efterfølgende Samarbejdsparterne. Ordliste findes i bilag C. 2. Aftalens formål FOT-samarbejdet er den overordnede betegnelse for samarbejdet mellem staten og kommunerne om etablering af et fælles geografisk administrationsgrundlag målrettet offentlig forvaltning. Nærværende samarbejdsaftale fastlægger det lokale samarbejde om etablering af FOT-data i <OMRÅDENAVN> i henhold til intentionerne i FOT-samarbejdet. Det forudsættes, at parterne senest ved underskrivning af denne samarbejdsaftale, indmelder sig i FOTdanmark og i den forbindelse indgår en tilslutningsaftale, der bl.a. indebærer, at parterne skal bidrage til Det Fælles Databasesystem (pt. FOT2007) senest fra det tidspunkt, hvor FOT-data leveres.

7 Af Beskrivelse af FOT-samarbejdet dateret 8. oktober 2007 fremgår: Formålet med FOT-samarbejdet er at sikre en omkostningseffektiv og standardiseret dækning af den offentlige sektors behov for geografiske data gennem etableringen af et fælles geografisk administrationsgrundlag. Deltagerne i FOT-samarbejdet er de enkelte kommuner og KMS, der varetager statens interesser. FOT-samarbejdet omfatter Etableringen af en fælles, standardiseret og opdateret samling af geografiske objekter, der kan indgå i det offentlige administrationsgrundlag med henblik på anvendelse på tværs af myndigheder og sektorer En fælles specifikation, der sikrer, at de geografiske data er tidssvarende specificeret En samlet opgavevaretagelse, der sikrer, at etablering, kvalitetssikring og opdatering af de geografiske data gøres bedre og billigere En effektiv tilgang til administrationsgrundlaget ved opbygning af et fælles og tidssvarende system til administration, lagring og til simpel formidling af de geografiske data. 2. FOT-samarbejdets organisering Opgaverne indenfor FOT-samarbejdet løses dels af flere lokale FOT-samarbejder og dels af foreningen FOTdanmark. De lokale FOT-samarbejder har ansvaret for den praktiske tilvejebringelse af FOT-data, bl.a. gennem EUudbud, og foreningen FOTdanmark har ansvaret for at sikre medlemmerne adgang til standardiserede data på tværs af landet samt sikre en dynamisk udvikling af FOT-specifikationen. FOTdanmark og de lokale samarbejder skal efterleve lovgivningsmæssige krav i såvel udbuds- som konkurrencelovgivning. FOTdanmark er en forening, der etableres på et aftaleretligt grundlag mellem staten ved KMS og de enkelte kommuner.

8 2.1 Lokale FOT-samarbejder Deltagerne i et lokalt FOT-samarbejde skal være medlemmer af FOTdanmark. Et lokalt FOTsamarbejde består af kommunerne i et lokalområde og KMS. De deltagende kommuner kan vælge at delegere forhandlinger mv. til én af kommunerne eller en tredjepart, eksempelvis et lokalt kortsamarbejde. De endelige juridisk og økonomisk bindende aftaler tegnes af de deltagende kommuner. De lokale FOT-samarbejder varetager tilvejebringelsen af FOT-data med henblik på at opfylde de enkelte deltageres individuelle forpligtelser til levering af FOT-data som medlemmer af FOTdanmark. Data indkøbes ved udbud og i henhold til FOT-specifikationen og kvalitetssikres af kommunerne og KMS i fællesskab. Fotoflyvning og ortofotoproduktion koordineres mellem de lokale FOT-samarbejder af KMS på vegne af FOTdanmark. Deltagerne i de lokale FOTsamarbejder har et individuelt ansvar for, at data lever op til FOT-specifikationen og overholder de leveranceaftaler, de enkelte deltagere har indgået med FOTdanmark. Deltagerne har det fulde ansvar for tilvejebringelsen af data, herunder udbud, kontrakt og kvalitetskontrol af data. Deltagerne aftaler omkostningsfordelingen mellem sig med udgangspunkt i en vejledende model for omkostningsfordeling, der er udarbejdet af FOTdanmark. KMS varetager indtil videre nedenstående opgaver for FOTdanmark. Faciliteter til validering, lagring og distribution af FOT-data gennem adgang til det fælles databasesystem (FOT2007) Sikring af landsdækkende homogenitet og kvalitet Koordinering og udbud af fotoflyvning og ortofotoproduktion Sekretariatsopgaver forbundet med FOT-specifikationen Retningslinierne for fastsættelsen af de enkelte kommunale medlemmers betaling for adgang til FOT2007 fastsættes og ændres af Kommunernes Landsforening. De kommunale medlemmers bidrag - et tilslutningsbidrag samt et årlig driftsbidrag - fremgår af FOTdanmarks hjemmeside Yderligere informationer om FOT-samarbejdet findes på 3. Samarbejdet Samarbejdsparterne ønsker med nærværende aftale at etablere FOT-data i <OMRÅDENAVN> i <ÅR1>/<ÅR2>

9 Aftalen beskriver og regulerer tekniske forhold, finansiering, ressourceindsats, rettigheder og øvrige vilkår. 3.1 Model for etablering af FOT-data Etablering af FOT-data skal enten ske ved opgradering af tekniske kort og Kort 10 eller ved en nyregistrering af data, hvor eksisterende registreringer i tekniske kort og Kort 10 benyttes som forlæg og støtte i produktionsprocessen. Etableringen skal ske efter den gældende FOT-specifikation version 3 af 20. marts 2006 med de på udbudstidspunktets vedtagne rettelser og registreringsinstrukser. Inden udbuddet opdeles området efter den enkelte kommunes ønsker i polygonområder (OP1, OP2 og OP3), som beskriver kortlægningens detaljeringsgrad og nøjagtighed i henhold til FOTspecifikationen. Fotoflyvning sker i et detaljeringsniveau svarende til de fastlagte polygonområder, samt til kommunens specifikke ønsker til ortofotos opløsning, hvor kommunen har højere krav til ortofotos opløsning end til kortlægningens detaljeringsgrad og nøjagtighed. KMS s digitale højdemodel (DHM) kan anvendes til etablering af nøjagtige ortofotos. 3.2 Organisation Der nedsættes en projektgruppe til gennemførelse af etableringen af FOT i <OMRÅDENAVN> med repræsentanter fra både kommunerne og KMS. Projektgruppen består af (pr.dato): Kommunerne: <NAVN1> (<KOMMUNE>) <NAVN2> (<KOMMUNE>) <NAVN3> (<KOMMUNE>) <NAVN4> (<KOMMUNE>) <NAVN5> (<KOMMUNE>) KMS: Jørgen Grum Pia Tolstrup Projektgruppen refererer til chefniveauet. Det sker gennem (pr. dato): - xxxxx - der varetager forankringen af projektet i KTC - kredsen i <OMRÅDENAVN> Jan Thorsen, Områdechefen for Landkortområdet i KMS - der varetager forankringen i KMS.

10 Der nedsættes endvidere en følgegruppe, hvor alle Samarbejdsparter er repræsenteret. Kommunerne vil typisk være repræsenteret ved den kortansvarlige medarbejder. Der oprettes et projektrum med adgang for alle Samarbejdsparter, hvor det er muligt at følge med i projektets forløb, trufne beslutninger, mm. og hvor referater for alle møder lægges ud Projektgruppens mandat: Projektgruppens medlemmer har mandat til, inden for budgetramme og opgaveindhold i denne aftale med bilag, og på baggrund af følgegruppens godkendelse: at godkende indholdet i udbudsdokumenterne at acceptere/forkaste tilbud på fotoflyvning og etablering af data at forhandle og godkende kontrakt med valgt operatør at træffe beslutninger, der har betydning for projektforløbet. Der forudsættes fuld enighed i projektgruppen om trufne beslutninger. Projektgruppen skal på opfordring fra chefniveauet begrunde de trufne beslutninger. Projektgruppens afgørelser i spørgsmål af principiel art eller af større økonomisk betydning for kommunerne eller KMS, udover vedtaget budgetramme og opgaveindhold, forudsætter forudgående samråd med de berørte kommuner og KMS. Chefniveauet vil være sparringspartnere for projektgruppen og vil formidle problemstillinger og informationer mv. til KTC-kredsen og KMS. Projektgruppen vil fremlægge status, og såfremt der er konkrete problemstillinger, udarbejde beslutningsoplæg for de tre chefer, hvorefter det afgøres, om det er nødvendigt at forelægge problemstillingen for den enkelte Samarbejdspart til individuel afgørelse. Inden udbud af opgaven fastlægges en detailplan for gennemførelsen af FOT-etableringen jf. bilag B. Planen danner baggrund for en generel orientering om produktionen. 3.3 Opgaver Den planlagte fælles kortlægning omfatter to hovedaktiviteter i <ÅR1>/<ÅR2> fotoflyvning og produktion af ortofotos etablering af FOT-data ved opgradering eller nyregistrering En samlet oversigt over opgavefordelingen mellem Samarbejdsparterne findes i Bilag B Fotoflyvning i <ÅR1>/<ÅR2> Fotoflyvningen omfatter de kommuner, der indgår i nærværende aftale, og forventes gennemført som beskrevet i bilag B og med det nedenfor beskrevne resultat.

11 KMS varetager udbud af fotoflyvning og ortofotoproduktion som led i det lokale FOT-samarbejde og sikrer herunder koordineringen til udbud i andre lokale FOT-samarbejder. Samarbejdsparterne betaler alle udgifter for gennemførelsen af udbudet, samt bærer risikoen i tilfælde af eventuelle erstatningskrav i forbindelse med udbudet i samarbejdsområdet. I tilfælde af sagsanlæg og efterfølgende erstatning, betaler Kommunerne og KMS i henhold til den budgetterede udgiftsfordeling i bilag A, så alle deltagere i samarbejdet bliver forholdsmæssigt ligeligt berørt. KMS planlægning og udbud af fotoflyvning og produktion af ortofoto sker i henhold til opdelingen i områdepolygoner. Der tilvejebringes og leveres digitalt fotogrammetrisk billedmateriale med en Ground Sample Distance (GSD) svarende til OP1, OP2 og OP3 i henholdsvis 20, 20 og 10 cmpixel. KMS udarbejder på vegne af det lokale FOT-samarbejde udbudsmateriale med tilhørende tekniske specifikationer og ruteoversigtskort samt kvalitetskontrollerer rasterfiler og tilhørende metadata. For områderne foretages opsamling og processering af GPS/INS til alle optagne flyfotos og der foretages måling og beregning af aerotriangulationer med henblik på beregning af ydre orientering for alle optagne flyfotos. KMS kan stille højdemodel til rådighed for produktion af ortofotos. Kommunerne fremskaffer det nødvendige paspunktgrundlag efter nærmere aftale med KMS. Fremskaffelsen kan eventuelt ske i forbindelse med udbuddet for fotoflyvning og ortofotoproduktion. Der fremstilles ortofotomosaikker jf. FOT-specifikationen med 20 henholdsvis 10 cm pixels i henhold til foto-udbudsmaterialets specifikationer. Til deltagerne i det lokale FOT-samarbejde leveres Ruteoversigtskort, digitalt Ortofotomosaik i EUREF89, UTM zone 32. Ortofoto med 10 cm pixels leveres som blokke dækkende 500*500 meter. Ortofotos med 20 cm pixels leveres som blokke dækkende 2*2 km. Originale digitale optagelser og infrarøde fotos Etablering af data efter FOT-specifikationen På vegne af det lokale FOT-samarbejde udbyder KMS i EU-udbud etableringen af FOT-data i området i <ÅR> og <ÅR2>. Samarbejdsparterne betaler alle udgifter for gennemførelsen af udbudet, samt bærer risikoen i tilfælde af eventuelle erstatningskrav i forbindelse med udbudet. I tilfælde af sagsanlæg og efterfølgende erstatning, betaler Kommunerne og KMS i henhold til den budgetterede udgiftsfordeling i bilag A, så alle deltagere i samarbejdet bliver forholdsmæssigt ligeligt berørt.

12 Etableringen skal ske ved opgradering af Kort 10 og tekniske kort eller ved nyregistrering efter FOT-specifikation version 3 af 20. marts 2006 med de på udbudstidspunktets vedtagne rettelse. Samarbejdsparterne leverer eksisterende kortdata (TK og KORT10) ind i samarbejdet, så disse data kan benyttes som forlæg og støtte ved etableringen af FOT-data. Etableringen af FOT-data forventes i øvrigt gennemført som beskrevet i bilag B. Afvigelser i forhold til ovenstående fremgår af bilag A. Som resultat af kortlægningen lagres de fremstillede FOT-data i FOT2007 jf. vedtægterne for FOTdanmark. 4. Rettigheder De gennem denne samarbejdsaftale etablerede data, luftfotos og ortofotos vil indgå i det offentlige geografiske administrationsgrundlag og være tilgængelige for medlemmerne af FOTdanmark jf. de til enhver tid gældende vedtægter og øvrige retningslinier for FOTdanmark. Af Vedtægter for FOTdanmark dateret den 8. oktober 2007 fremgår bl.a.: (7.1) De enkelte FOT-data ejes af de medlemmer, som har finansieret udarbejdelsen heraf. (7.2) Medlemmerne håndhæver selv deres rettigheder til FOT-data over for tredjemand. (5.3) Et kommunalt medlem kan inden for sit eget geografiske område give tredjepart ret til at anvende FOT-data, herunder mod betaling. (5.4) KMS kan inden for ethvert geografisk område give tredjepart ret til at anvende FOT-data, herunder mod betaling. Detaljeringsgraden må ikke overstige den, som til enhver tid er aftalt mellem FOTdanmark og KMS, jf. punkt 6.20 (5.5) Medlemmerne kan ikke forpligte FOTdanmark ved aftaler med tredjepart. (5.6) Medlemmerne kan ikke overdrage nogen ejendomsret til tredjepart. (6.20) Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af FOTdanmark indenfor de rammer, der er delegeret af repræsentantskabet. Dette omfatter beslutninger vedrørende alle forhold af driftsmæssig, organisatorisk og økonomisk karakter, som ikke er henlagt til repræsentantskabet. Repræsentantskabet skal til enhver tid efter anmodning fra et repræsentantskabs-medlem kræve et forhold, som ellers henhører under bestyrelsen, forelagt for repræsentantskabet. 5. Finansiering og ressourcer til etablering af FOT I det landsdækkende FOT-samarbejde er der fremlagt en vejledende omkostningsfordeling mellem stat og kommuner vedr. produktionen af data, herunder fotoflyvning og produktion af ortofotos.

13 Det er besluttet, at Samarbejdsparterne fordeler omkostningerne i denne samarbejdsaftale efter principperne i den vejledende omkostningsdækning. Modellen betyder at KMS ved etableringen af FOT-data og ved ajourføringen hvert 3. år betaler til fotoflyvningen og ortofotofremstilling 50% af OP1-prisen i de områder, som ikke dækkes af Danmarks Statistiks byopgørelse forøget med 61%. Desuden betaler KMS 50% af OP3- prisen i de områder, som dækkes af Danmarks Statistiks byopgørelse areal forøget med 61% at KMS stiller sin DHM til rådighed for fremstilling af ortofoto at KMS til fotogrammetrisk produktion hvert 3. år betaler 50% af OP1-prisen i de områder, som ikke dækkes af Danmarks Statistiks byopgørelse og betaler 175% af OP1-prisen i de områder, som dækkes af Danmarks Statistiks byopgørelse at kommunerne betaler resten. De budgetterede finansieringsbidrag og ressourcetræk er angivet i bilag A. De budgetterede tal er baseret på FOT-regnemaskinen med input af de bedste skøn på prisniveau mv., som de foreligger september Overskrides den ovenfor beskrevne samlede ressourceramme med 10 pct. kontaktes alle deltagere med henblik på enten at acceptere en ny ressourceramme eller forkaste de indkomne tilbud. Ligeledes kontaktes alle deltagere for accept af ny ressourceramme eller forkastning af de indkomne tilbud, hvis der viser sig udsving på mere end 10 % i forhold til den budgetterede ressourceramme for den enkelte deltager. Det er aftalt, at der i tilfælde af op- eller nedjusteringer af priserne skal ske en udjævning mellem deltagerne, så alle deltagere bliver forholdsmæssigt lige berørt. Det forudsættes endvidere, at der i udbuddet indgår en option på 3-årig finansiering af den fotogrammetriske registrering. Formålet er at sikre at kommunerne har mulighed for at fordele omkostningerne ligeligt over 3 budgetår. Den 3-årige finansiering skal dog være opbygget således, at der betales et mindre beløb i <ÅR1>/<ÅR2>, fordi kommunerne i <ÅR1> også skal betale for fotoflyvning og ortofotofremstilling. Det skal i udbudet sikres, at ovennævnte option på en 3-årig finansiering af den fotogrammetriske registrering ikke pålægger KMS merudgifter eller på nogen måde begrænser KMS i at betale sin andel af udgiften til firmaet, som har forestået den fotogrammetriske registrering. Samlet oversigt over fakturering: Aftalegrundlag: Nærværende lokale aftale Aftale med FOTdanmark Opgave: Fotoflyvning og ortofoto FOT-data Medlemsbidrag til Engangsbidrag for tilslutning Driftsbidrag til FOT2007

14 FOTdanmark til FOT2007 Faktura sendes fra: KMS KMS FOTdanmark FOTdanmark FOTdanmark Faktura sendes til hver kommune KMS <ÅR1>/<ÅR2> Hvert år Hvert år <ÅR1>/<ÅR2> Hvert år Betales direkte, da KMS enten løser opgaven for FOTdanmark eller er kontraktholder i forhold til dataproducent. 6. Revision af principperne for den vejledende omkostningsfordeling Af Beskrivelse af FOT-samarbejdet dateret 8. oktober 2007 fremgår: KMS repræsenterer samtlige statslige institutioner og styrelser. Statens behov modsvares i dag stort set af minimumsstandarden med en 3-årig ajourføring. Såfremt statens behov ændrer sig, vil dette skulle tages op såvel i specifikationen definition af ny minimumsstandard som i statens bidrag til de samlede omkostninger. Det vil være FOT-bestyrelsens ansvar, at dette sker, og at der tilvejebringes det fornødne grundlag for revisioner af den vejledende omkostningsfordeling. 7. Opsigelse af aftale Nærværende aftale er uopsigelig for begge parter i produktionsperioden. Aftalen udløber når data er leveret, betalt og ligger i FOT Øvrige forhold vedrørende opsigelse af aftale de til enhver tid gældende vedtægter og øvrige retningslinier for FOTdanmark. Af Vedtægter for FOTdanmark dateret den 8. oktober 2007 fremgår bl.a.: (3.5)Ved et kommunalt medlemskabs ophør bevarer medlemmet rettigheder til som hidtil at anvende FOT-data, jf. bilag 1, for medlemmets geografiske område, således som de foreligger på tidspunktet for medlemskabets ophør, herunder at anvende disse data til egen sagsbehandling, til egen ajourføring og viderebearbejdning samt til at sælge brugsrettigheder hertil. (3.6)Ved et kommunalt medlemskabs ophør bevarer FOTdanmark og medlemmerne rettigheder til som hidtil at anvende FOT-data for det udtrædende medlems geografiske område, således som de foreligger på tidspunktet for medlemskabets ophør, herunder til at ajourføre disse. 8. Bilag Bilag A: Finansierings- og ressourcebudgettering samt særlige forhold for den enkelte samarbejdspart. Bilag B: Beskrivelse af de forventede opgaver

15 Bilag C: Ordliste 9. Underskrifter Samarbejdsaftalen underskrives af alle Samarbejdspartnere Der er af praktiske grunde udarbejdet et underskriftsark for hver part.

16 Underskriftsark: Dato: Part: Underskrift Part: Underskrift

17 Bilag 3 Bilag A: Finansierings- og ressourcebudgettering samt særlige forhold for den enkelte samarbejdspart. Budget over den enkelte samarbejdspartners omkostninger og ressourcetræk ved etablering, vedligeholdelse og drift af FOT Etableringsudgift: Fotoflyvning, produktion af ortofoto og etablering af FOT3- data Kr. Andel af budget i pct. Etableringsudgift: Kvalitetskontrol af FOT-data Årsværk <KOMMUNENAVN> Xx% 0,16 Kommune Xx <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx% 0,16 Kommune Xx <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx% 0,16 Kommune Xx <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16 Kommune <KOMMUNENAVN> Xx Xx% 0,16

18 Kommune KMS Xx Xx% 2,43 Hertil kommer betaling til FOT2007-databasesystemet og bidrag til FOTdanmarks sekretariat. Da disse udgifter fastsættes af FOTdanmark, fremgår udgifterne af Årsværksopgørelsen i budgettet er baseret på FOTdanmarks økonomimodel, hvor det samlede ressourceforbrug for alle 98 kommuner er sat til 16 årsværk til kvalitetssikring af de producerede FOT-data. Tilsvarende er KMS ressourceforbrug 14 årsværk for landsdækning, svarende til 0,143 ÅV / kommune.

19 Særlige forhold for den enkelte samarbejdspartner Nedenfor opremses særlige forhold for den enkelte samarbejdspartner. Det drejer sig f.eks. om det eksisterende kortgrundlag, særlige opgraderingsbehov. <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: <KOMMUNENAVN> Kommune: Kort & Matrikelstyrelsen: Alle ortofotos leveres i ECW-format med komprimeringsfaktor 10. Kommunedækkende ECW mosaik

20 Bilag 4 Bilag B: Beskrivelse af de forventede opgaver Fotoflyvning og ortofotos Projektgruppe KMS Kommuner o Udarbejde udbudsmateriale vedrørende fotoflyvning og ortofotos. o Udarbejde kontraktmateriale vedrørende fotoflyvning og ortofotos. o Forestå EU udbudsforretningen vedrørende fotoflyvning ortofotos. o Foretage kvalitetskontrol af flyfotos og ortofotos. o Foretage kvalitetskontrol af digitale produkter. (X) Sørger for at de nødvendige oplysninger er til stede (X) Accept af evt. valg X X X X X (X) Input OPinddeling og detaljeringsgrad Etablering af FOT-data Projektgruppe KMS Kommuner o Etablere projektgruppe. X X o Afholde og deltage i projektgruppemøder X efter behov. o Deltage i følgegruppemøder som består af X X repræsentanter fra alle de deltagende kommuner, efter behov. o Deltage i dialog med KTC-repræsentant. X X X o Udarbejde udbudsmateriale. X X sekretær o Udarbejde kontraktmateriale. X X sekretær o Beskrivelse af eksisterende kommunalt datagrundlag o Tilvejebringe en kopi af eksisterende data, som skal bruges som støtte og forlæg i produktionsprocessen o Forestå EU udbudsforretningen vedrørende den korttekniske ajourføring, herunder: (X) input X X X X Annoncere i EU-Tidende. X Udvælge interesserede X producenter til prækvalificering. Udsende udbudsmateriale. X Modtage, gennemlæse, vurdere X

21 Etablering af FOT-data Projektgruppe KMS Kommuner og beregne tilbud fra bydende producenter. Skrive indstilling vedrørende X valg af producent Indkalde producenter til (X) kontraktmøde. Forestå kontraktmøde med (X) producent. o Varetage kommunikation med X producenter. o Varetage opfølgning på tidsplan overfor X producenter. o Varetage daglig besvarelse af spørgsmål X fra de deltagende kommuner vedrørende udbud, kontrakt, specifikationer, og lignende. o Varetage daglig besvarelse af spørgsmål X fra producenter vedrørende udbud, kontrakt, specifikationer og lignende. o Foretage strukturel kvalitetskontrol af FOT-data. o Fuldstændighedskontrol Sikre at maskinel X fuldstændighedskontrol udføres af leverandør Udsende fælles vejledning X Udføre manuel fuldstændighedskontrol Give tilbagemelding til X producenter om kommunernes og KMS samlede kvalitetskontrol for hver enkelt kommune. o Journalisere korrespondance mellem kommunerne, producent og KMS i KMS journalsystem. o Betaling af fakturaer (hver deltager faktureres særskilt) (X) X X (X) X X (OP1) X X X X

22 Bilag 5 Bilag C: Ordliste Ordlisten er sorteret i alfabetisk orden. 3. part I denne sammenhæng tænkes på de ikke-offentlige kunder til kortdata som kommuner hhv. staten har. For kommunerne er de primære kunder ledningsejere. Digital højdemodel (DHM) En digital højdemodel fremstilles i dag vha. laserscanning og består af en DTM (Digital Terrain Model) samt en DSM (Digital Surface Model). DTM en beskriver terrænoverfladen helt nede ved jordoverfladen, mens DSM en beskriver overfladen inkl. vegetation og bygninger. Højdekurver kan genereres på baggrund af DTM'en. Foreningen FOTdanmark Foreningen FOTdanmark er et samarbejde mellem staten og kommunerne om at drive et fælles geografisk administrationsgrundlag til brug for den digitale forvaltning. Foreningens formål er at udvikle fælles landsdækkende standarder for centrale geografiske informationer, et fælles system til lagring af data samt et formelt og forpligtigende samarbejde mellem de offentlige myndigheder. Foreningen ledes af en bestyrelse og et repræsentantskab. FOT FOT står for Fælles Objekt Typer FOT2007 FOT2007 er det fælles databasesystem som sikrer validering, lagring og distribution af FOT-data for medlemmerne af FOTdanmark. FOT-regnemaskinen Regnemaskinen er et værktøj, der skal hjælpe kommunen med selv at beregne de estimerede omkostninger til etablering og drift, der er forbundet kommunens tilslutning til FOTdanmark. Konkret er der tale om et regneark, hvor kommunen selv kan indtaste de grundlæggende forudsætninger, som gør sig gældende for kommunen. Regnemaskinen kan ikke give et eksakt tal for kommunens forventede omkostninger, men en skønnet omkostningsniveau. Regnemaskinen er tilgængelig på FOT-specifikation FOT-specifikationen består af de data parterne tilsammen har brug for i deres administration. Fælles landsdækkende standardisering kan kun ske ved hjælp af en fælles specifikation. Specifikation foreligger nu i en version 3 der også har fokus på ledningsejernes behov. Specifikationen er tilgængelig på Fotoflyvning Fotoflyvning omfatter optagelse af billeder fra fly inklusive foreløbige orienteringer af billeder ved hjælp af GPS og INS. Geografisk administrationsgrundlag

23 FOT er specificeret så det er muligt at integrere de geografiske FOT-data i den daglige sagsbehandling i kommunerne, regionerne og staten. Dermed skabes en højere grad af entydighed i kommunikationen mellem offentlige myndigheder og i kommunikationen mellem det offentlige og virksomheder og borgere. Geografiske objekter Et objekt i FOT er et punkt, en linie eller en flade, som er stedfæstet med en eller flere koordinater (x,y,z). GPS (Fra Wikipedia) Global Positioning System (GPS) er et system til navigation overalt på jordens overflade og i atmosfæren. Brugeren af systemet anvender en GPS-modtager der på baggrund af signaler fra GPSsatellitter kan beregne geografisk position og evt. højde over havets overflade. Herudover sender GPSsatelliterne også et tidssignal, der kan anvendes af radioure. For at kunne bestemme sin 2D-position skal modtageren samtidigt kunne modtage signaler fra mindst 3 af de i alt 27 satellitter (1998). Med signaler fra 4 satellitter kan højden tillige bestemmes. Disse satellitter kredser om jorden i 6 forskellige baner (der er altså ca. 4 i hver bane) i en højde af ca km. I denne højde er omløbstiden 12 timer. Infrarøde fotos Infrarøde fotos er i denne sammenhæng kunstigt fremstillede farvebilleder, hvori indgår 2 billeder fra den synlige del af spektret og 1 billede fra den infrarøde (usynlige) del af spektret. Den infrarøde del har lidt længere bølgelængde end den røde synlige kanal. Typisk vil grøn vegetation fremstå i rødlige farver i et infrarødt billede. INS Inertinavigationssystem. Gyroskoper, som er placeret i flyet, mærker selv de mindste bevægelser i flyet. Data fra bevægelserne kan sammen med GPS-data give meget nøjagtig information om flyet (og kameraets) position på det tidspunkt billedet tages. KTC Forkortelse for Kommunal Teknisk Chefforening Lokale FOT-samarbejder Et lokalt FOT-samarbejde består af kommunerne i et lokalområde og KMS. De deltagende kommuner kan vælge at delegere forhandlinger mv. til én af kommunerne eller en tredjepart, eksempelvis et lokalt kortsamarbejde. De endelige juridisk og økonomisk bindende aftaler tegnes af de deltagende kommuner. De lokale FOT-samarbejder varetager tilvejebringelsen af FOT-data med henblik på at opfylde de enkelte deltageres individuelle forpligtelser til levering af FOT-data som medlemmer af FOTdanmark. Data indkøbes ved udbud og i henhold til FOT-specifikationen og kvalitetssikres af kommunerne og KMS i fællesskab. Fotoflyvning og ortofotoproduktion koordineres mellem de lokale FOT-samarbejder af KMS på vegne af FOTdanmark. Deltagerne i et lokalt FOT-samarbejde skal være medlemmer af FOTdanmark. Nyregistrering af data Nyregistrering af data er betegnelsen for en nykortlægning, hvor eksisterende datagrundlag skal benyttes som støtte i kortlægningsprocessen, og hvor attribut-data kan genbruges i det omfang det er relevant og rettigheder til oplysningerne haves. Ortofoto Ortofotos er et foto, der er georegistreret og korrigeret for systematiske forskydninger som følge af kameraet centralprojektion, kameraets vipninger og terrænets højdevariation.

24 Ortofotomosaik Hvor flere ortofotos er sammensyet til et nyt ortofoto, der viser et større areal, og hvor overgangene mellem de enkelte ortofotos ikke kan ses. Polygonområder (OP1-OP2-OP3) Eller rettere: områdepolygoner opdeler hele kortværket i områder med ensartet kvalitet vurderet ud fra: nøjagtighed, flyvehøjde, detaljeringsgrad og kortstandard. Der er tre typer: 1. Områder fortrinsvis kortlagt ud fra billeder i 1: eller ringere. Dette svarer til TK1 og TOP10DK. 2. Områder fortrinsvis kortlagt ud fra billeder i 1: Dette svarer til TK2. 3. Områder fortrinsvis kortlagt ud fra billeder i 1:4.000 eller 1: Dette svarer til TK3 Tiles Tiles er blokke af ortofoto, som tilsammen danner en (sømløs) mosaik af ortofoto.

25 Bilag 6 Eksempel på en udbudsannonce. FOT-3 etablering SYDMIDT 2008

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41 Bilag 7 Eksempel på udbudsbetingelser. UDBUDSBETINGELSER

42 Kort & Matrikelstyrelsen UDBUDSBETINGELSER Kort & Matrikelstyrelsens udbud af etablering og/eller ajourføring af digitale kort i henhold til FOT-3 specifikationen i perioden i dele af HRKS-området. (EU-udbud 2007/S ) Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 1 af 17

43 1 Indledning Ordregivende Myndighed Kontaktperson Udbudets omfang Baggrund Formål Begreber Opgaver under rammeaftalen Krav Udbudsform Udbudsprocedure Rammeaftaler Genåbning af konkurrencen Kontraktperioden Tilbudsvurdering Tildelingskriterier Delkriterier Point Krav til tilbud Teknisk tilbud Virksomhedens kapacitet og organisering Projektbemanding og projektorganisering Fremgangsmåde og metode Kvalitetssikringssystem og forslag til projektkvalitetsplan Tidsmæssigt tilbud Økonomisk tilbud Sprog Antal eksemplarer Format Aflevering og mærkning af tilbud Kontraktkrav Tidsfrister Frist for spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Tilbudsfrist m.v Vedståelsesfrist Underretning om beslutning Kontraktunderskrivelse Annullering Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 2 af 17

44 9 Ændringer i udbudsmaterialet Omkostninger ved deltagelse Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 3 af 17

45 1 Indledning Kort & Matrikelstyrelsen (KMS) har, ved udbudsbekendtgørelse den 30. marts 2007 med EFT nr. 2007/ i samarbejde med 26 kommuner i Region Hovedstaden (HRKSområdet), udbudt etablering og ajourføring af digitale kort i perioden i henhold til FOT-3 specifikationen. Udbudsformen er begrænset udbud. Efter modtagelse af ansøgninger om deltagelse i udbudsforretningen har KMS på grundlag af de udvælgelseskriterier og mindstekrav, som var oplyst i udbudsbekendtgørelsen, prækvalificeret seks tilbudsgivere. Tilbudsgiverne opfordres herved til at afgive et tilbud på udførelsen af tjenesteydelsen i overensstemmelse med specifikationerne i dette udbudsmateriale. 1.1 Ordregivende Myndighed Den ordregivende myndighed er: Miljøministeriet Kort & Matrikelstyrelsen Landkortområdet Rentemestervej København NV Danmark 1.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelse om yderligere oplysninger, spørgsmål m.v. skal rettes til: Att: Jørgen Grum jrg@kms.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 4 af 17

46 2 Udbudets omfang 2.1 Baggrund KMS og kommunerne i Danmark ønsker at samarbejde om at etablere og vedligeholde en fælles teknisk/topografisk kortlægning i henhold til specifikationerne for FOT Formål Etableringen og efterfølgende vedligeholdelse af en fælles teknisk/topografisk kortlægning i henhold til specifikationerne for FOT-3 er første trin i etableringen af en fælles national geografisk infrastruktur til brug for alle led i den offentlige forvaltning. 2.3 Begreber Følgende begreber optræder i nærværende dokument: Begreb Forklaring KMS Kort & Matrikelstyrelsen. KMS er en styrelse i Miljøministeriet. HRKS-området 29 Kommuner i Region Hovedstaden, der sammen udgør kortsamarbejde benævnt HRKS (tidligere EKKO og KIFA). Kommunerne er Frederiksværk-Hundested, Gribskov, Helsingør, Frederikssund, Hillerød, Fredensborg, Egedal, Allerød, Hørsholm, Furesø, Rudersdal, Lyngby-Taarbæk, Ballerup, Herlev, Gladsaxe, Gentofte, Høje Taastrup, Albertslund, Glostrup, Rødovre, Ishøj, Vallensbæk, Brøndby, Hvidover, København, Frederiksberg, Tårnby, Dragør og Bornholm. Dette udbud omfatter ikke København, Frederiksberg og Bornholm kommuner. FOT-3 Digitale kortdata, der overholder Specifikation for Fælles Objekt Typer (FOT), version 3 og tillæg. DSFL En dansk, ikke proprietær standard til udveksling af digitale kort. Baseret på ASCII-filer. Leverandør Kontrakthaveren på udførelse af opgaverne beskrevet i dette udbud. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 5 af 17

47 2.4 Opgaver under rammeaftalen Rammeaftalen omfatter to typer hovedopgaver, nemlig: 1. Etablering af FOT-3 2. Ajourføring af FOT-3 Hovedopgaverne kan omfatte bl.a. følgende underopgaver: 1. Etablering af FOT3 a. Modtagelse af eksisterende kortdata i henhold til specifikationer for tekniske og topografiske kortdata (TK og TOP10DK) b. Modtagelse af absolut orienterede digitale luftfotos og evt. DHM og/eller punktsky og øvrig støttedata c. Etablering af kortdata i henhold til specifikationen for FOT3 ved opgradering og totalajourføring af eksisterende kortdata (genbrug af eksisterende uændret geometri for objekter) eller ved nyregistrering (nykoordinering af geometri ud fra eksisterende kortværk og genbrug af attributter, netværk, topologi m.m.) d. Levering af kortdata i henhold til specifikationen for FOT3 i DSFL og/eller GML format. 2. Ajourføring af FOT3 a. Modtagelse af eksisterende kortdata i henhold til specifikationen for FOT3 b. Modtagelse af absolut orienterede digitale luftfotos og evt. DHM og/eller punktsky og øvrig støttedata c. Ajourføring af kortdata i henhold til specifikationen for FOT3 d. Levering af kortdata i henhold til specifikationen for FOT3 i DSFL og/eller GML format. Rammekontraktområdet omfatter ca km2. Selve beskrivelsen af den konkrete opgave under rammeaftalen fremgår af kravsbeskrivelsen i produktionskontrakten. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 6 af 17

48 3 Krav Beskrivelse af den konkrete opgave fremgår af og Rammeaftale, der angiver det overordnede kontraktlige forhold Produktionskontrakt der angiver den konkrete opgave og dertilhørende krav. 4 Udbudsform 4.1 Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts I prækvalifikationsfasen blev den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave vurderet. Formålet med prækvalifikationsfasen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. I nærværende tildelingsfase foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt rammekontrakter, og hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt produktions kontrakten. Nærværende udbud skal resultere i at der tegnes rammeaftale med tre producenter og konkret produktionskontrakt med en producent. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier med den for kriterierne angivne vægtning, der fremgår af afsnit 4.7 Delkriterier. Den tilbudsgiver der opnår højeste pointscore tildeles rammeaftale og produktionskontrakten HRKS SYD/EKKO De to tilbudsgiver der opnår næsthøjest pointscore tildeles alene rammeaftale. Efterfølgende arbejder der er omfattet af rammeaftalen vil blive udbudt blandt de tre leverandører med rammeaftaler ved brug af miniudbud. Dette er beskrevet i afsnit 4.3 Genåbning af konkurrencen. 4.2 Rammeaftaler Nærværende udbud skal føre til rammeaftaler mellem ordregiver og tre leverandører. Ved en rammeaftale forstås en aftale indgået mellem en ordregivende myndighed og en eller Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 7 af 17

49 flere økonomiske aktører med det formål at fastsætte de rettigheder og forpligtelser, der skal gælde for parterne i forbindelse med indgåelse af konkrete produktionskontrakter under rammeaftalen. Rammeaftalen regulerer bl.a. parternes forpligtelser, krav til kvalitet, misligholdelse og tvistløsning m.v. Rammeaftalen danner på den måde grundlaget for indgåelse af en række efterfølgende aftaler om levering af de ydelser, som aftalen omfatter. 4.3 Genåbning af konkurrencen Ordregiver vil således i overensstemmelse med EU s udbudsdirektiv art. 32, stk. 4 indgå de konkrete kontrakter vedr. levering i henhold til aftalen, ved at genåbne konkurrencen i form af et såkaldt miniudbud blandt de tre leverandører, der antages på rammeaftalen. Der skal således gøres opmærksom på, at rammeaftalen ikke fører til konkrete ordrer. De konkrete ordrer tildeles på baggrund af efterfølgende miniudbud. Miniudbud vil foregå ved at de tre udvalgte leverandører, med hvem der er indgået rammeaftale, vil blive anmodet om at afgive tilbud på en konkret opgave. Konkret opgavebeskrivelse vil blive tilsendt leverandører med rammeaftaler (fx per e mail). I den konkrete opgavebeskrivelse vil typen og omfanget af det konkrete arbejde blive beskrevet. Rammeaftaleleverandører skal på baggrund af opgavebeskrivelsen udarbejde minitilbud omfattende konkret tidsplan, projektorganisation og prissætning. Indkommende minitilbud vil blive evalueret, og produktionskontrakten vil blive indgået med den rammeaftaleleverandør, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige minitilbud i henhold til tildelingskriterierne, som fremgår af rammeaftalen. 4.4 Kontraktperioden Kontraktperioden er ca. 36 måneder. Rammeaftalen omfatter således fotogrammetrisk produktion af FOT3 data på luftfotos optaget i 2007, 2008 og Der kan i kontraktperiodens begyndelse være overlap med afslutning af igangværende kontrakter. Der kan ligeledes igangsættes indledende arbejder for perioden 2010 og fremefter, parallelt med at arbejder under nærværende rammeaftale afsluttes. 4.5 Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af de nedenfor angivne tildelingskriterier med henblik på at identificere det / de vindende tilbud. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 8 af 17

50 Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbudet. 4.6 Tildelingskriterier Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: Det økonomiske mest fordelagtige tilbud. 4.7 Delkriterier Vurderingen af de økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Delkriterier Vægt for tildeling af rammeaftale og produktionskontrakt HRKS SYD/EKKO 2007 Virksomhedens kapacitet og organisering 5 % Projektbemanding og projektorganisering 5 10 % Fremgangsmåde og metode % Kvalitetssikringssystem og forslag til % projektkvalitetsplan Tidsmæssigt tilbud % Økonomisk tilbud % Summen af de anvendte vægte skal være Point Der tildeles point for hvert underkriterium efter følgende skala: Bedst opnåelige 8 point Meget tilfredsstillende 6 point Tilfredsstillende 4 point Ikke tilfredsstillende 2 point Bedømmelse ikke mulig 0 point Der kan anvendes ulige pointtal for at nuancere evalueringen. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 9 af 17

51 Ved evalueringen af de økonomiske tilbud tildeles det laveste økonomiske tilbud 8 point, og de andre økonomiske tilbud tildeles point, der er omvendt proportionale til det enkelte økonomiske tilbud, efter følgende formel: Point = det laveste økonomiske tilbud x 8/ økonomiske tilbud Ved evaluering af leveringstid anvendes en vægt hvor konkret angivet tidspunkt for levering af henholdsvis prøvedata og levering af sidste kommune vægtes i lige forhold til henholdsvis tidligste tilbudte levering og forældelsesdato. Forældelsesdato er i dette tilfælde sat til 1. september Point = 4 * (1 (Antal dage mellem tidligst tilbudte dato for levering af prøvedata til tilbudt dato for prøvedatalevering / Antal dage mellem tidligst tilbudte dato for levering til forældelsesdato)) + 4 * (1 (Antal dage mellem tidligst tilbudte dato for levering af sidste etapeleverance til tilbudt dato for sidste etapeleverance / Antal dage mellem tidligst tilbudte dato for sidste etapeleverance til forældelsesdato)) Bemærk at der i beregning anvendes 360 dage pr år. 5 Krav til tilbud Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale og kravbeskrivelser. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til rammeaftale med bilag og produktionskontrakt med bilag. Tilbud skal opdeles i to dele, teknisk og økonomisk tilbud. Det tekniske tilbud skal indeholde redegørelse for organisering, projektorganisation, fremgangsmåde og metode, kvalitetssikring og tidsplan. Det økonomiske tilbud skal alene indeholde redegørelse for pris og evt. andre finansielle forhold. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 10 af 17

52 5.1 Teknisk tilbud Virksomhedens kapacitet og organisering Herunder: Opgørelse af antal medarbejdere opdelt på kategorier og faglige kvalifikationer for de involverede medarbejdere i forhold til løsning af denne opgave. Opgørelsen skal tage hensyn til kendte eller forventede belastninger fra andre projekter. Organogram, der viser organisationens opbygning, inkl. angivelse af CV for ledende medarbejdere Projektbemanding og projektorganisering Beskrivelse og dokumentation af arbejdets organisering. Herunder: Angivelse af foreslået projektorganisation med angivelse af konkrete nøglemedarbejder (CV vedlægges), der tilbydes for den konkrete produktionskontrakt. Beregning af ressourcer og hvorledes disse skal løse den konkrete opgaven således, at det tydeligt fremgår, hvorledes tilbudsgiveren har planlagt opgavens gennemførelse. En beskrivelse af, hvorledes leverandøren vil kommunikere med KMS, set i forhold til, at alt skriftligt materiale kun forefindes på dansk Fremgangsmåde og metode Beskrivelse og dokumentation af, hvilken fremgangsmåde og metode ydelsen gennemføres under. Herunder: Hvordan opgaven med etablering og/eller ajourføring af digitale kort i henhold til FOT3-specifkationen påtænkes håndteret. Logistik- og flowplaner for fotogrammetrisk registrering, dataeditering og kvalitetssikring. Beskrivelse (antal, fabrikat og software) af de digitale, fotogrammetriske arbejdsstationer og editeringsenheder, der rådes over og hvor mange der vil blive anvendt til gennemførelse af opgaven. Anvendelse af automatiske processer og deres funktioner. Samarbejdsprocedurer med KMS og leverandørens eventuelle underleverandører, herunder samarbejdsprocedurer i forbindelse med godkendelse af dataleverancer, og håndtering af sprogkrav i produktion herunder mellem leverandør og evt. underleverandører. Logistikplaner for leverancer til KMS. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 11 af 17

53 5.1.4 Kvalitetssikringssystem og forslag til projektkvalitetsplan. Beskrivelse og dokumentation af kvalitetssikring og kvalitetsstyring. Herunder: Udkast eller oplæg til konkret kvalitetssikringsplan, med beskrivelse af anvendte procedurer. Eksempel på tidligere Projekt Kvalitets Plan for lignende projekt. Eksempler på relevante arbejdsprocedurer og instruktioner. Beskrivelse af sporbarhed, planlagte inspektions- og prøvnings-procedure, rapportering, tidspunkt for inspektioner/kontroller, godkendelseskriterier samt håndtering af afvigende produkter og korrektive handlinger. Håndtering af respons på den løbende interne og eksterne kvalitetskontrol og audits. Beskrivelse af fremdriftsmålesystem og fremdriftsrapporteringssystem, inkl. milepæle. Plan for oplæring af medarbejdere i nødvendige arbejds- og kontrolrutiner til løsning af denne opgave samt dokumentation for den enkelte medarbejders oplæring Tidsmæssigt tilbud Det er hensigten, at give tilbudsgiver størst mulighed for optimal planlægning af produktionen, samt at anvende tilbudte leveringstidspunkter som en del af tilbudsevalueringen. Tidsplanen i bilag 3-produktionskontrakt/krav/PK-D Tidsplan er opbygget som et MSproject tidsplan, hvor alene KMS s bindinger er indarbejdet. På baggrund af denne skal tilbudsgiver specificere hvilke kommuner der indgår i hver enkelt etape, samt indarbejde produktionslængden af hver enkelt etape / aktivitet. Leveringstidspunkter vil herefter fremkomme automatisk. En etape består af 2, 3 eller 4 kommuner. Tilbudsgivers tidsplan skal overholde KMS s frister, således at der minimum er 2 uger mellem levering af hver etape og at KMS har 10 arbejdsdage til kontrol af hver etape. KMS faste bindinger er indføjet med blå skrift i tidsplanen og tilbudsgivers produktionsperioder og deraf følgende leveringstidspunkter indarbejdes i felter med grøn skrift. Datoerne for aktiviteterne ID=9 Godkendelse af prøvedata og kvalitetsstyringssystem og ID=31 Godkendelse af etape 5 (begge med rød skrift) benyttes ved pointtildeling i delkriterium Leveringstid i afsnit Leveringstidspunkterne anvendes desuden ved indgåelse af produktionskontrakt. Udbudsbetingelser EU-udbud 2007/S Side 12 af 17