Koncept. Relocation program. - En indsats for rekruttering, fastholdelse og integration af udenlandsk arbejdskraft i Nordjylland

Transkript

1 Koncept Relocation program - En indsats for rekruttering, fastholdelse og integration af udenlandsk arbejdskraft i Nordjylland April

2 A. Formål Der etableres et nordjysk rekrutterings-, modtage- og fastholdelsesapparat for udenlandsk arbejdskraft. Projektets overordnede formål er at sikre et kompetent arbejdskraftsudbud i den nordjyske region nu og i fremtiden. I projektet iværksættes derfor en regional- og lokalforankret indsats, der støtter op om såvel virksomheder som den udenlandske arbejdskraft i forhold til rekruttering, fastholdelse og integration. Relocation programmet gennemføres i løbet af en fire-årig periode. Projektet omfatter en lang række aktiviteter, der skal gøre det lettere for de udenlandske medarbejdere at komme til Nordjylland, falde til og blive en permanent og integreret del af lokalsamfundet. Projektets mål er: - at forbedre assistancen til nordjyske virksomheder i deres indsats for at rekruttere og fastholde den udenlandske arbejdskraft. - at etablere gode rammevilkår for regionens virksomheder i forhold til rekruttering af udenlandsk arbejdskraft/jobsøgning i Nordjylland. - at sikre en god service overfor udenlandske jobsøgende, herunder at gøre væsentlige oplysninger om jobmuligheder, bolig og livet i Danmark lettilgængelige. - at afhjælpe såvel virksomhed som den udenlandske medarbejder og dennes familie med at imødekomme de praktiske udfordringer, der opstår ved ankomst til Nordjylland. - at støtte op om tilpasningen og den efterfølgende integration af den udenlandske arbejdskraft og dennes familie i lokalsamfundet. B. Organisering ansvar og snitflader Projektet organiseres således, at der etableres et regionalt sekretariat og en række lokale konsortier. Da det primært er lokale aktører og lokalt iværksatte aktiviteter, der skal sikre en god fastholdelsesindsats overfor den udenlandske arbejdskraft, placeres hovedvægten af aktiviteter i den lokale del af indsatsen. De lokale konsortier ledes og drives af en følgegruppe, som består af lokale interessenter: Virksomhedsrepræsentanter, kommuner, uddannelsesinstitutioner, det lokale fritidsog kulturliv og de faglige organisationer. Fælles for disse interessenter er, at de hver især spiller en væsentlig rolle i forhold til at få den udenlandske medarbejder og dennes familie til at føle sig velkommen og blive en del af det omkringliggende samfund. De lokale konsortier Der etableres en række konsortier, der lokalt skal varetage indsatsen i deres lokalområder. I hvert lokalt konsortium udpeges en tovholder og der ansættes en deltidskonsulent til at drive det lokale konsortium. Regionalt niveau Etablering, udvikling og drift af det regionale sekretariat varetages af Beskæftigelsesregion Nordjylland. Den regionale facilitet har til opgave at sikre, at der sker en overordnet koordinering af aktiviteter og erfarings/vidensudveksling mellem de lokale konsortier, og mellem de lokale konsortier og øvrige aktører på området, eksempelvis regionale og statslige. Udover at være bindeleddet mellem de nationale initiativer og den nordjyske fastholdelsesindsats, er det vigtigt, at den regionale instans er i tæt kontakt med de lokale konsortier. Derfor indeholder den regionale facilitet en regional 2

3 følgegruppe/følgegruppe med repræsentanter fra de lokale konsortier og fra alle væsentlige aktører på det integrationspolitiske, beskæftigelsespolitiske, erhvervspolitiske og uddannelsespolitiske område. Udover de nævnte opgaver, varetager sekretariatet også den overordnede projektadministration af projektet i forhold til EU s strukturfonde. Der ansættes 2 fuldtidskonsulenter i den regionale instans. Regional Styregruppe Vækstforum Sekretariat Regional følgegruppe Lokal De lokale konsortier Projektets organisering fremgår af ovenstående organisationsmodel. Nedenfor beskrives ansvar og snitflader mellem projektets forskellige organisatoriske enheder. Styregruppe Projektets overordnede styring varetages af en projektstyregruppe bestående af repræsentanter fra Beskæftigelsesregion Nordjylland, de nordjyske kommuner, DI, LO, Dansk Byggeri samt Region Nordjylland. Styregruppen sikrer, at projektet forløber planmæssigt bl.a. ved at; - godkende detailplaner og detailbudgetter for projektgennemførelse og målopfyldelse - godkende og sikre, at nyudviklede integrations- og fastholdelsesaktiviteter er i overensstemmelse med projektets formål. - godkende mindre korrektioner i formål og indhold af projektet således, at der opnås maksimal effekt af projektet. 3

4 - godkende afrapporteringer, evalueringer og regnskaber - løbende vurdere eventuelle spørgsmål af politisk karakter, herunder forelægge for Vækstforum, hvis nødvendigt Vækstforum Vækstforum får rollen som politisk styregruppe. Det vil sige, at Vækstforum inddrages i det omfang projektets styregruppe finder det nødvendigt og derfor indstiller, at et konkret spørgsmål bør overgå til politisk drøftelse. Projektet kan herefter pålægges at følge Vækstforums beslutning i det konkrete spørgsmål. Den regionale følgegruppe Den regionale følgegruppe består af repræsentanter fra samtlige interessenter på regionalt og lokalt niveau. I regional følgegruppe drøftes den overordnede regionale rekrutterings- og fastholdelsesindsats og der udveksles erfaringer og viden mellem aktørerne. Møderne i den regionale følgegruppe er en direkte kanal for de lokale aktører til at bringe idéer, udfordringer og problemstillinger frem til det regionale niveau med henblik på at finde tværregionale løsninger. Sekretariatet er i den forbindelse forpligtet til at forelægge input fra møderne i regional følgegruppe for projektets styregruppe. Sekretariat Det regionale sekretariat placeres fysisk hos Beskæftigelsesregion Nordjylland og består af 2 fuldtidskonsulenter samt en administrativ medarbejder, der er deltidsansat. Sekretariatetsfunktionens primære ansvarsområder er at; - sikre en hensigtsmæssig og effektiv projekt- og økonomistyring i det daglige. - løbende informere og afrapportere til EBST og til projektets styregruppe om projektets fremdrift og målopfyldelse - sikre koordination, samspil, videnopsamling og formidling af viden til de lokale konsortier - orientere projektstyregruppen om idéer, udfordringer og problemstillinger rejst af medlemmerne i regional følgegruppe - indgå i samarbejder med øvrige relevante nationale og regionale aktører - udvikle og administrere rekrutterings- og fastholdelsesaktiviteter i samarbejde med de lokale konsortier - facilitere og agere tovholder for regionale netværksdannelser, herunder en regionalt regional følgegruppe. Placeringen af sekretariatet hos Beskæftigelsesregion Nordjylland er et naturligt valg, idet Beskæftigelsesregionen overvåger det regionale arbejdsmarked i forbindelse med udbud og efterspørgsel af arbejdskraft, med særligt henblik på flaskehalse og mangel på arbejdskraft på kort og langt sigt. Det er også Beskæftigelsesregionen, der har den regionale kontakt med de nordjyske jobcentre i forbindelse med koordinering af den nordjyske beskæftigelsesindsats og overvågning af denne. Lokale konsortier De lokale konsortier ledes og drives af en lokal projekttovholder, samt en følgegruppe, som består af lokale interessenter: virksomhedsrepræsentanter, kommunen, uddannelsesinstitutioner, det lokale fritids- og kulturliv og de faglige organisationer. Det vil være op til den enkelte kommune at fastlægge organiseringen af de lokale konsortier. Man kan således forestille sig, at indsatsen i nog- 4

5 le geografiske områder vil være tværkommunal, mens man i andre områder ønsker at varetage indsatsen inden for kommunegrænsen. De lokale konsortier er ansvarlige for at: - administrere og drive den lokale rekrutterings- og fastholdelsesindsats - administrere og implementere de beskrevne aktiviteter - sikre et godt samspil og samarbejde med det regionale sekretariat i forhold til at nå projektets målsætninger og sikre en hensigtsmæssig administration af projektet - udvikle og implementere nye fastholdelsesaktiviteter. C. Indhold og aktiviteter Nedenstående gennemgår projektets aktiviteter i forhold til aktivitetsbudget (Bilag 2). Tallene henviser til de enkelte budgetposter. Af det samlede budget på kr. ca. 20,3 mio. afsættes ca. kr. 13,5 mio. til lokale aktiviteter, mens det regionale sekretariat får budgetansvar for ca. kr. 6,8 mio. Tallene 1-16 henviser til de enkelte budgetposter i aktivitetsbudgettet. 1) Projektledelse/administration sekretariatsfunktionen Det regionale sekretariat varetager koordinationen mellem lokale indsatser og nationale initiativer på området. Sekretariatet har endvidere til opgave at følge udviklingen i lovgivningen inden for det integrationspolitiske og det beskæftigelsespolitiske område, og er opdateret omkring nationale indsatser for fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. Der ansættes to konsulenter i sekretariatet, samt en administrativ medarbejder på deltid. Halvdelen af konsulenternes tid afsættes til projektledelse og administration, mens den anden halvdel allokeres til projektaktiviteter. 2) Udvikling af nye integrations- og fastholdelsesaktiviteter Udover de beskrevne aktiviteter, der igangsættes i projektet, er der i budgettet afsat yderligere midler til, at de projektansatte har mulighed for at udvikle og implementere nye integrations- og fastholdelsesaktiviteter i projektperioden. Det anslås, at denne aktivitet kræver årligt ca. 450 timer pr. konsortium samt en mindre sekretariatsstøtte. 3) Virksomheds- og medarbejdertilpasset sprogundervisning Der etableres 200 virksomheds- og medarbejdertilpassede sprogundervisningsforløb umiddelbart efter arbejdets ophør på den enkelte arbejdsplads. Sprogundervisningsordningen vil have karakter af at være en pulje som det enkelte konsortium eller virksomhed kan få midler fra. 4) One-stop shops Der udvikles og etableres one-stop-shops i de lokale konsortier omfattende, Skat, Statsforvaltningen i Nordjylland og den kommunale borgerservice. I one-stop-shoppen iværksættes et informations- og velkomstberedskab, der eksempelvis informerer om mulighederne for sprogundervisning, skole og daginstitutionstilbud til børnene. 5) Mentorordninger på virksomhederne Virksomheder med udenlandsk arbejdskraft iværksætter allerede i dag en række tiltag i forhold til at imødekomme udfordringerne med integration af den udenlandske arbejdskraft på arbejdspladsen. Det drejer sig blandt andet om mentorordninger, tolkebistand, adgang til sidemandsbistand og værkførere som ambassadører og problemknusere. Særligt mentorordninger er anvendelige i forhold til virksomhedsintegrationen, og der afsættes derfor midler i budgettet til at udvikle et mentorprogram og gennemføre 250 mentorforløb i projektperioden. 5

6 6) Brandingnetværk Der er en positiv sammenhæng mellem succesfuld fastholdelse af medarbejderen og en stærk profilering af lokalområdet. En profilering af lokalområdets styrker og aktiviteter/tilbud kan virke fordrende for såvel rekrutteringen som fastholdelsen af den udenlandske arbejdskraft. Derfor etableres der i projektet et branding -netværk, hvor kommuner og andre relevante aktører får mulighed for at dele erfaring, viden og igangsætte aktiviteter i forhold til at brande lokalområder overfor den udenlandske arbejdskraft. 7) Sociale netværk/internationale netværk Etablering af et frivillighedsnetværk omkring integration af den udenlandske arbejdskraft vil være en mulig løsning på udfordringen med at integrere den udenlandske arbejdskraft i lokalsamfundet. Netværksaktiviteter, der kan fremme den sociale integration kan eksempelvis drives af idræts- og fritidsforeninger i lokalområdet. Endvidere vil der i projektet etableres et internationalt netværk, hvor udenlandske medarbejdere i lokalområdet kan møde andre udlændige for derved at skabe sociale relationer og møde ligesindede, der gennemgår nogle af de samme udfordringer som de selv gennemgår i forbindelse med at bosætte sig i Nordjylland. Tidsforbruget i hvert af de lokale konsortier anslås til årligt omkring 300 timer. 8) Praktikordning. En praktikordning kan være en hensigtsmæssig måde for medfølgende ægtefæller at få foden indenfor hos de nordjyske virksomheder. Derfor udvikles en praktikordning for medfølgende ægtefæller og der afholdes 100 praktikforløb i projektperioden. 9) Hotline-servicefunktion for virksomheder, medarbejdere og de lokale konsortier. Funktionen varetager en løbende vejledning af virksomheder og medarbejdere i forhold til administrative og andre forhold. Vejledningsfunktionen stiller også specialistviden til rådighed for de lokale konsortier, kommuner og andre lokale interessenter. 10) Videndelingsnetværk og et dialogforum. Sekretariatet sikrer, at der etableres flere videndelingsnetværk, hvor der sker en tværkommunal erfaringsudveksling om modtagelse og fastholdelse af den udenlandske arbejdskraft. Erfaringsudvekslingen kan bl.a. ske gennem afholdelse tematiske netværksmøder mellem relevante aktører fra de lokale konsortier, herunder relevante kommunale forvaltninger, arbejdsmarkedets parter, den lokale erhvervsservice, de frivillige foreninger og organisationer m.fl. Sekretariatet skal desuden løbende afholde møder i et dialogforum, hvor den regionale fastholdelsesindsats drøftes. 11) Etablering af en CV/jobbank for medfølgende ægtefæller. I projektet udvikles en nordjysk CV/jobbank for medfølgende ægtefæller. Jobbanken skal gøre det lettere for den medfølgende ægtefælle at finde et job i lokalområdet. Samtidig er det også hensigten, at jobbanken skal være med til at lette virksomhedernes adgang til de arbejdskraftressourcer, der findes hos de medfølgende ægtefæller. 12)Tema- og informationsdage. Målrettet mod den udenlandske arbejdskraft afvikles der introduktionsmøder om dansk arbejdskultur ved hjælp af praktiske værktøjer og informationsmateriale vedrørende, skat, ferie, sygesikring, fagforening, rettigheder og pligter m.v. Målrettet den herboende arbejdskraft hjælpes der med forståelse til den udenlandske arbejdskrafts kultur og lign. 6

7 13) Revisor- og tolkebistand til udenlandske medarbejdere. For at lette mødet med SKAT etableres en støttet ordning for revisorbistand til udenlandske medarbejdere. Subsidieret tolkebistand kan også imødekomme nogle af de praktiske udfordringer virksomheden og den udenlandske medarbejder står over for. Der kan gøres forsøg med teletolkning. 14) Kursusforløb for mellemledere For at styrke integrationen af den udenlandske medarbejder på virksomheden gennemføres et kursusforløb for mellemledere med henblik på at sikre en minimumsstandard og best practice for håndtering af udenlandsk arbejdskraft. Et kompetenceudviklingsforløb udvikles i samarbejde med uddannelsesinstitutionerne i regionen. 15) Rekrutteringskampagner i samarbejde med Work in Denmark I forbindelse med mangel på arbejdskraft i forhold til hele brancher eller geografiske områder, kan der eksempelvis i samarbejde med Work in Denmark etableres jobmesser i udlandet. På disse messer kan lokalområder og/eller brancher præsentere hvilke job, der er til rådighed. Samtidig vil det være en oplagt mulighed at præsentere de nordjyske kommuners styrker i forbindelse med bosætning. 16) Evaluering Der foretages én midtvejsevaluering og én slutevaluering i løbet af projektet. I midtvejsevalueringen vil fokus være på projektets fremdrift, de foreløbige resultater og effekter af indsatsen, samt en evaluering af det organisatoriske set-up på såvel regionalt som lokalt plan. Slutevalueringen vil udover at følge op på resultaterne af midtvejsevalueringen også komme med anbefalinger i forhold til at sikre, at den nordjyske fastholdelsesindsats gøres bæredygtig efter projektperiodens ophør. D) Projektets budget Projektets budget fremgår af bilag 1, der indeholder et samlet udgifts- og finansieringsbudget og et aktivitetsbudget. Heri fremgår det, at de nordjyske kommuner bidrager med en del af projektets samlede finansiering. Der er ikke redegjort for en nærmere fordeling mellem kommunerne, hvad angår finansieringen, men der er kalkuleret med at den kommunale finansiering sker i form af deltagertimer. Der skal derfor ikke nødvendigvis lægges kontant finansiering i projektet. 7