Projektplan: Apps til hverdagen

Transkript

1 Område: Psykiatri Afdeling: Telepsykiatrisk Center Dato: Udarbejdet af: Helle Nystrøm Svendsen Telefon: Projektplan: Apps til hverdagen 1 Baggrund Velfærdsteknologien består allerede nu af en bred palet af tiltag som kan forberede patienters selvoplevede livskvalitet og evne til at mestre eget liv. Digitale værktøjer som kan afhjælpe støttebehov hos patienter med forskellige psykiatriske diagnoser er udviklet. Det opleves at et stødt voksende antal af indlagte patienter har en smartphone og at de i forskellig grad er i stand til at bruge den aktivt. Samt i forskellige faser af deres sygdomsperioder er mere eller mindre i stand til at tage vare på sig selv. Ergoterapi er at muliggøre aktivitet og deltagelse i hverdagslivets for det enkelte menneske og grupper af mennesker. Ved hverdagslivets aktiviteter forstås gøremål, der for den enkelte er meningsfulde eller nødvendige, og som relaterer sig til dagligdagen, arbejds- og fritidsliv samt involvering i samfundslivet. I ergoterapi anvendes meningsfulde aktiviteter som middel og mål til at fremme sundhed, forebygge og rehabilitere funktionsevnenedsættelser og aktivitetsbegrænsninger samt at vurdere, genskabe og udvikle menneskets mulighed for deltagelse i hverdagslivet. Kilde: Under indlæggelsen er støtten tilgængelig i form af personale døgnet rundt både i forhold til strukturering af dagen samt krisehåndtering og langt de fleste patienter har et relativt lavt funktionsniveau. Her ønsker vi at starte en proces ved at introducere patienter for apps som et velfærdsteknologisk hjælpemiddel som de har let tilgængeligt i dagligdags situationer. 2 Formål Formål er at undersøge om 1-2 specifikke apps er brugbare redskaber i det ergoterapeutiske arbejde på 6 døgnafsnit. Samt hvorvidt og hvordan apps kan inddrages aktivt i at understøtte patienter i at mestre eget liv- både under og efter indlæggelse. Der er 3 udvælgelsesparametre for app-funktionalitet: 1. Struktur i hverdagen i form af kalenderfunktion med påmindelser. 2. Krisehåndtering og mestringsstrategier. 3. Apps skal være gratis eller forbundet med en meget lav udgift. Disse 3 parametre er udvalgt efter fokusgruppeinterview med 6 ergoterapeuter samt et spørgeskema som patienter fra 5 afsnit har udfyldt omkring deres behov og ønsker.

2 Der udvælges efterfølgende apps ud fra fokusgruppeinterviews og spørgeskemaer med patienter og ergoterapeuter om behov og ønsker, samt de 3 udvælgelsesparametre som tidligere nævnt. Herefter skal apps afprøves under indlæggelsen uanset længden på denne. Ergoterapeuten støtter patienten i af få klarlagt vedkommendes individuelle behov ud fra på forhånd aftalte parametre. Der vil herefter være praktisk støtte til at downloade samt komme i gang med brug af disse. I de forløb det er muligt skal det gradueres undervejs samt evalueres og gøre patienten i stand til i så høj grad som muligt selv at implementere app i hverdagen. Gruppen ønsker at starte en proces under indlæggelsen som patienten kan profitere af og bruge efter udskrivelse. Formålet er at supplere nuværende arbejdsgange for projektgruppen med en mere let og tilgængelig adgang til fx ugeskema eller mestringsstrategier via mobiltelefon som langt de fleste har tæt tilgængeligt i hverdagen. Hensigten er at undersøge hvorvidt det at udskifte arbejdsgange som i dag sker via papir, tavler eller mundtlig intervention, med en for patienten mere let og tilgængelig løsning, har effekt. Hensigten er desuden at udbrede erfaringerne fra projektet til øvrige døgnafsnit i region Syddanmark. På sigt ønskes et samarbejdet med behandlere i samme eller andet regi omkring implementering og brug af apps i hverdagen. 3 Teknologi Apps afprøves på patienternes egne mobiltelefoner. Afprøvningen foregår i 5 afsnit med deltagelse af patienter med forskellige psykiatriske diagnoser. Ergoterapeuterne på hver afsnit skal have adgang til apps på ipads, således at de sikkert kan instruere patienterne i brug af apps. Ergoterapeuterne skal oplæres i brug af apps forud for afprøvningsperioden i en workshop. Samt have teknisk support tilgængelig undervejs. Vi forventer at patienterne kan have effekt af apps, både under indlæggelsen samt når de er retur i deres dagligdag og med mindre støtte tilgængelig. Der har været udvalgt 2 apps til nærmere undersøgelse i projektet. De blev udvalgt dels på baggrund af screening af apps målrettet struktur og kriseplan og dels lever op til de 3 udvælgelsesparametre. Desuden er de udvalgt på baggrund af fokusgruppeinterview af ergoterapeuterne (bilag 1), samt spørgeskema udfyldt af ergoterapeuterne ud fra interview med patienter om deres behov og ønsker til apps (bilag 2). De 2 apps er: MemoAssist (Husketavlen) MinPlan Der blev afholdt møder med udvikler af begge apps. Efterfølgende blev det besluttet at gennemføre projektet med Minplan da den delvist lever op til udvælgelsesparametrene. Den opfylder krav nr 2 og 3. Efterfølgende blev der udarbejdet en tilrettet version med mulighed Side 2 af 11

3 for påmindelser samt link til musik. Husketavlen lever op til udvælgelseskrav nr 1 men ikke nr 3 da det ikke er en gratis app. Desuden ville det kræve en databehandleraftale. 4 Målgruppe Målgruppen er patienter fra afsnit 201(gerontopsyk ), 202 (affektivt), 302 (akut lukket), 40Ø/V(integreret), 501Ø/V (integreret). Dvs. at diagnoser er forskellige, alder på deltagerne vil variere fra år, indlæggelsestid er meget varierende, samt behov og forudsætninger for at bruge apps og smartphones er forskellige. Der arbejdes ud fra en antagelse om at der vil være afsnit med færre deltagere pga. kort indlæggelsestid. Desuden vil der være en stor del af målgruppen hvor deltagerne er så præget af deres sindslidelse at det vurderes at de ikke er i stand til at deltage. Dette vurderes af ergoterapeuten på afsnittet i samarbejde med øvrigt personale. Der vil være en relativt stor del af patienterne som ikke har smartphone, eller ikke må benytte den under indlæggelsen pga. husorden, eller ikke er motiverede for deltagelse. Det forventes størst deltagelse fra afsnit 202 samt 501 ø/v. Ovennævnte er projektgruppens realistiske forventninger om patienternes mulighed for deltagelse i projektet. Det prioriteres det at alle ergoterapeuter deltager i projektgruppen, da tidligere erfaringer peger på en positiv effekt af et fælles projekt i gruppen. Fra start er der desuden en antagelse om at patienterne ikke vil prioritere at betale en udgift efter projektperioden i forbindelse med brug af apps i hverdagen. Derfor skønnes det mest realistisk at afprøve apps som har en relativ lav eller ingen udgift forbundet med benyttelse. Ergoterapeuterne er blevet bedt om at estimere på antal deltagere på et givent tidspunkt. Estimeret patientdeltagelse: afsnit antal sengepladser antal estimerede totalt deltagere ø/v ø/v Det estimeres i projektperioden på 3 mdr. med gennemsnitlig indlæggelsestid på 14 dages liggetid giver ca. 6x24= 144. Vi antager at hver 4 af disse siger ja til at deltage i projektet. Vi forventer at i alt deltagere i projektperioden har udfyldt samtykkeerklæring. 5 Organisering Projektet tilrettelægges i et samarbejde mellem 6 ergoterapeuter i døgnpsykiatri bestående af 5 afsnit som tidligere nævnt og Telepsykiatrisk center (TPC). Projektet er organiseret med en projektleder, en projektgruppe, en følgegruppe. Side 3 af 11

4 Projektejer er Claus Færch og Marie Paldam Folker er daglig kontaktperson fra TPC. Projektleder: Helle Nystrøm Svendsen frikøbes af TPC 15 t/ugen i 9 mdr. som projektleder. Projektgruppen består af: Jytte Mindegaard 201, Benny Svanegaard 202, Lizette Lassen 302, Lea Oland 40 ø/v, Sanne Barsøe Hansen 50 ø/v, Helle Olesen 50 ø/v. Der etableres en følgegruppe med det formål at orientere løbende pr mail omkring projektet samt formidle resultaterne efter projektperioden. Det tilstræbes at følgegruppen består af ergoterapeuter i lokalpsykiatrien i Odense, ergoterapeuter i både Center for Socialpsykiatriske dagtilbud(csd), Rehabiliteringsteamet, Odense kommunes bostøtteordning samt bosted. Desuden benyttes NEPSY som er et netværk for ergoterapeuter ansat i psykiatrien i Region Syddanmark, samt øvrige interesserede samarbejdspartnere. Overvejelser angående organisering fra projekt til drift: Med leverandører skal der undersøges hvorledes app licens skal finansieres efter udskrivelse, såfremt der vælges betalingsapps. Man kan på forhånd lave aftaler om fx 3 mdr. betaling efter indlæggelsen. Desuden skal der overvejes hvorledes ergoterapeuterne på sigt får smartphone og/eller ipad tilgængeligt for at gøre overgang fra projekt til drift smidigere. I tilfælde af en drift situation, ønskes inddragelse af patienternes erfaringer med brug af apps. Hvordan kan man inddrage dette efter udskrivelse? En måde kunne være at undersøge erfaringer via spørgeskemaer udsendt til de patienter som har givet samtykke. Alternativt eller i kombination kunne man undersøge via spørgeskema i ambulante teams og øvrige samarbejdspartnere om de har patienter i behandling som har deltaget i projektet. Eller ved genindlæggelser. 6 Tidsplan Fase 1-Opstartsfasen: September 2015 Januar 2016 Udarbejdelse af projektbeskrivelse Valg af navn til projektet Desk research på egnede apps og erfaringsopsamling fra lignende afprøvninger af apps i psykiatrien Fokusgruppeinterview med ergoterapeuter omkring deres ønsker til apps(bilag 1) Spørgeskema omhandlende hvor mange patienter som har en smartphone(bilag3) Spørgeskema til patienter omhandlende deres behov og ønsker til apps(bilag 2) Valg af 1-2 egnede apps databehandleraftale indgås såfremt dette krævedes Evt. udlån af telefoner/ipads, indkøb af applikationer og teknisk afklaring. Orientering af afsnitsledelser Side 4 af 11

5 Producere samtykkeerklæring samt registrering af deltagere Træffe valg om dokumentation i Cosmic Undervisning af projektgruppen i teknisk afprøvning samt dokumentationsbehov og samtykkeerklæring Etablere følgegruppe I psykiatrisk afdelings nyhedsbrevet orienteres om projektet Fase 2- Afprøvningsfasen: Januar marts 2016 Applikationen afprøves af patienter og terapeuter på 5 døgnafsnit Midtvejsstatus medio februar (løbende evaluering) Tilpasning af arbejdsgange Dokumentation efter hvert patientforløb (afsluttende evaluering) Fase 3- Evaluering samt formidlingsfasen: April- maj 2016 Indhentning og bearbejdning af data patient og behandler Udarbejdelse af evalueringsrapport, herunder anbefalinger til implementering/udbredelse/fortsat brug af apps på de deltagende afsnit og muligheder for udbredelse til øvrige afdelinger i regionen Intern og ekstern formidling af projektet Fase 4: Perspektivering. Det vil være en relevant videreudvikling at fase 3 efterfølges af en implementeringsindsats på tværs af psykiatrien. Den indsats skal kvalificeres på baggrund af resultaterne fra dette projekt. Desuden at patienternes erfaringer med brug af apps inddrages dette er ikke muligt i så høj grad som ønsket i dette projekt, grundet tid og ressourcer. 7 Evaluering 7.1 Kritiske succesfaktorer Forudsætninger for at projektet kan gennemføres og formålet opfyldes- se nedenstående rækkefølge: - Patienten ønsker at deltage og samtykkeerklæring udfyldt. - Patienten har smartphone (samt tilgang til trådløst netværk under indlæggelsen). - Patienten må benytte sin mobil under indlæggelsen. - Ergoterapeuten inddrager apps i dagligt arbejde som redskab i samarbejde med pt både i gruppe og individuel behandling. Side 5 af 11

6 - Patienten skal kunne tage imod læring (fx apsykotisk, ikke påvirket o.l.) og være motiveret for deltagelse i projektet. - Daglig og aktiv inddragelse af apps i dagligdagen af patienten. Organisation og ledelsesniveauer inddrages ved nedenstående aktiviteter: - Afdelingsledelserne bestående af overlæge og afdelingssygeplejerske orienteres ved møde med projektleder og funktionsleder - Det sikres at apps er indenfor det økonomiske loft såfremt der vælges betalingsapps. 7.2 Evalueringsdesign Kvantitative data omhandlende antal patienter som har udfyldt samtykke, har afprøvet apps, længden af perioden apps er afprøvet. Se bilag 4 Kvantitative og kvalitative data fra patienter omhandlende patienttilfredshed med apps. Forventninger og vurdering af fremadrettet brug samt spørgsmål til instruktion og support. Ved interview/spørgeskema under indlæggelse i udskrivningsfasen. Se bilag 5 Kvalitative fokusgruppeinterviews med projektgruppen. Midtvejs medio februar 2016 og ultimo marts Se bilag 6 8 Økonomi Der er givet et overordnet økonomisk loft fra TPC på 40 licenser a ca. 1000,-pr stk.: Mødeafholdelse samt forplejning: 5000,- 9 Kommunikation Drøftes løbende med TPC s kommunikationsansvarlige konsulent. Der vil være orientering via nyhedsbrev for Odense psykiatrisk afdeling. I evalueringsperioden en artikel i PS. Følgegruppen bliver lejlighedsvis orienteret med nyhedsbreve pr mail. Desuden ønskes en artikel i ergoterapeuternes fagblad Ergoterapeuten. 10 Risikovurdering og styring Det er ikke muligt at indgå databehandleraftale med ønskede leverandører i projektperioden. Dette forebygges ved at vælge enkle gratis apps som ikke kræves databehandleraftale. Alternativt kan der vælges apps hvor udvikler ønsker at indgå aftale. Apps er for dyre til at patienterne vil prioritere betaling efter projektperioden. Dette forebygges ved at udarbejde udvælgelses parametre omkring pris. Side 6 af 11

7 Mangel på forståelse og evt. modstand fra afsnitsledelse samt plejepersonale. Dette forebygges ved at lave en personlig orientering af afsnitsledelsen. Desuden orientering i nyhedsbrev. Patienterne screenes og vurderes egnet af ergoterapeuterne i et samarbejde med afsnitspersonalet dvs. en fælles vurdering af patienternes deltagelse. Patienterne er ikke i stand til at deltage, da de er for akut syge. Dette kan ikke forebygges patienterne screenes og vurderes egnet af ergoterapeuterne i et samarbejde med afsnitspersonalet dvs. en fælles vurdering af patienternes deltagelse. Patienterne har ikke en smartphone. Dette kan ikke forebygges, så kan man ikke deltage i projektet. Patienterne må ikke benytte mobiltelefon under indlæggelse. Dette kan ikke forebygges, dog kan deltagelse revurderes når patienten er i bedring. Bilag 1: Fokusgruppeinterview af ergoterapeuterne Projekt: Apps i hverdagen Ideer til funktioner i applikation Fælles: Huske/strategikort: fx mestring af Dags- /uge skema m. påmindelser om Det skal være visuelt og/eller auditivt, farveskift i forhold til udførelse af aktiviteter Der skal være mulighed for at vinge af, så aktiviteter fremstår som færdig / done Afdeling Forslag 201 Huske app Huske medicin (fx i form af pop-up eller sms) Huskekort (jeg har det skidt hvad kan jeg gøre) Skridt tæller (huske motion, du er nået så langt i dag) Huske aftaler (kalender) Mindfullness guide (indtalt) Side 7 af 11

8 202 Kognitiv diamant Husk hvile Huske at tage medicin Afledningsteknikker Huske mine aftaler, eks. læge, tandlæge osv. Husk ADL funktioner Diamanten Mindfullness Dagsskema Ugeskema Af 302 Husk aftaler SI-metoder (hvad kan patienten gøre?) SI musik Huske medicin Mindfullness Ugeskema 40 ø/v Prioriteret kriseplan, fx selvmord SI-reminder (til brugen af eks. kugledyne, seng, vest o.lign) Positiv-app ( Det bliver en god dag ) Social færdighedstræning ( sikkerheds - kort, eks. Trin 1,2,3, - hvad gør jeg Medicinreminder Døgnrytme 50 ø/v (skizo-team) Krise-app (høre stemmer) Ugeskema/kalender Individuelt udarbejdet aktiviteter når (kriseplan) 50 ø/v (spise-team) Husk at slappe af Husk kun motion ½ time dagligt Spis! Mellemmåltid, måltid Husk aftaler Husk kognitiv diamant Husk at bruge strategier ved uro Husk at mærke kroppens signaler! Husk at være opmærksom, på dig/ikke de andre (mad) Husk at spise sufficient/ikke kun drikke Husk at bruge dine støttepersoner! Side 8 af 11

9 Bilag 2 Spørgeskema til patientundersøgelse angående brug apps Formålet er en anonym forundersøgelse til et projekt omhandlende brug af apps hos indlagte på døgnafsnit. 1. Bruger du apps på din mobil dagligt? Ja Nej 2. Hvis en app skulle hjælpe dig i hverdagen hvilken funktioner skulle den så have? Fx påmindelser om aftaler, huskekort, kalender, kriseplan, humøroversigt, medicinpåmindelse 3. Hvis du skulle bruge en app, hvad ville så være vigtigt for dig? Fx pris, layout, funktioner, enkel at bruge Side 9 af 11

10 Evt kommentarer: Bilag 3 afsnit i uge 40 Antal patienter adspurgt Antal med telefon ø/v ø/v ø/v 5 4 Total Side 10 af 11

11 Side 11 af 11