Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 3-14, d

Transkript

1 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: BT/hph Sagsnr.: Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 3-14, d Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Camilla Bundgaard Christensen (CBC) Søren Valgreen Knudsen (SVK) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Per Michael Johansen (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Morten Winterberg (økonomidirektør) Mødet begyndte kl.: Mødet sluttede kl.: Referent: Bettina Thomsen / Lene Krogh-Jørgensen Næste ordinære møde: 27. oktober 2014 Dekaner Hanne Kathrine Krogstrup, Lone Dirckinck-Holmfeld, Eskild Holm Nielsen, Egon Toft samt SBi s direktør Thorkild Ærø deltog hele dagen d. 23. juni. Specialkonsulenter Mette Marie Abildgaard og Niels Dahl Thellufsen deltog under strategioplæggene og -drøftelserne d. 23. juni, og Niels Dahl Thellufsen deltog ligeledes under punkt 3 d. 24. juni. 1

2 Chefkonsulent Kristian Trolle-Schultz deltog under punkt 4, 5 og 6 d. 24. juni, og dekan Egon Toft, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, deltog under punkt 7 d. 24. juni. 1. Godkendelse af dagsorden Punkt 5 blev behandlet før punkt 4. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 2-14 d. 28. april 2014 Bilag A) Sagsfremstilling af B) Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 2-14, d. 28. april 2014 af Referatet blev godkendt. 3. Drøftelse og opfølgning på AAU s strategi, herunder opsamling fra fællesmøde med direktionen d. 23. juni Bilag A) Sagsfremstilling af B) Procesforslag for AAU Strategi C) Status for udmøntning af Strategi for AAU Dekanerne, SBi s direktør og universitetsdirektøren havde dagen forinden, ud fra et fælles universitetsperspektiv, præsenteret deres oplæg til den kommende strategi med udgangspunkt i følgende temaer: uddannelse, internationalisering, samfundsmæssig forankring, forskning samt AAU som arbejdsplads. Med udgangspunkt i dekanernes og direktørernes oplæg drøftede bestyrelsen den kommende strategi - bl.a. med fokus på, hvorledes medarbejdere og studerende bedst muligt kan involveres i den kommende strategiproces. Der var enighed om, at der skal laves en fokuseret strategi med få konkrete punkter. Processen skal ske med inddragelse af studerende og medarbejdere. Det blev aftalt, at der tidligt i processen inviteres til møder med studerende og medarbejdere til drøftelse af et enkelt eller to temaer pr. møde. Her vil medarbejdere og studerende i åben dialog få mulighed for at komme med indspil til strategien ud fra overordnede temaer, eksempelvis med oplæg fra aktører, der kan fortælle om de hovedbevægelser, man ser i sektoren lige nu. Den åbne strategiproces skal være med til at skabe engagement og dermed til at implementere strategien. AAU Inside samt de sociale medier kan bidrage til at skabe åbenhed og højt informationsniveau blandt studerende og medarbejdere. Der var enighed om, at de aktuelle trusler i sektoren betyder, at universitetet må fremhæve de punkter, hvor AAU adskiller sig fra andre universiteter, herunder at AAU i høj grad bidrager til løsningen af samfundets problemer såvel lokalt, regionalt, nationalt som internationalt. Det blev påpeget, at de problemstillinger, som de studerende har i dag, er en konsekvens af den store vækst, herunder pres på grupperum samt nye medarbejdere uden PBL-baggrund. Det er derfor vigtigt, at studiemiljøet tænkes ind i strategien. Det blev bemærket, at der er et stort, uudnyttet potentiale ved i højere grad at bruge de studerende som en ressource, herunder eksempelvis at inddrage studerende i forskningsmiljøerne. Universitetsdirektøren påpegede, at der skal findes en hensigtsmæssig balance mellem de centrale og decentrale led i organisationen. Administrationen har en vigtig opgave i at sikre, at der er de 2

3 nødvendige kompetencer og den nødvendige kapacitet til at løse serviceopgaverne på de tre ledelsesniveauer. Serviceydelserne skal bindes sammen på tværs af organisationen af fælles procedurer og ICT-systemer, så der sker både en økonomisk og en arbejdsmæssig optimering af investeringer i procesforbedringer inden for serviceområdet. Man skal være opmærksom på, at det i en række tilfælde vil kræve centrale investeringer for at opnå generelle effektiviseringer på tværs af organisationen. Det vil derfor kræve en koordineret ledelsesindsats på tværs af niveauerne for at sikre, at effektiviseringsprovenuet bliver opnået. AAU s problembaserede tilgang til forskning, uddannelse og innovation skal være den røde tråd i strategien. De seneste års høje vækst har medført, at organisationen har brug for en styrkelse af PBL-perspektivet - bl.a. på baggrund af, at der er på kort tid er kommet mange nye medarbejdere til. Strategien skal i høj grad fokusere på implementering, involvering og skabelse af engagement og forståelse for PBL-modellen. Modellen skal videreudvikles og gøres til en integreret del af alle aktiviteter på universitetet. Bestyrelsen besluttede i den forbindelse, at deadline for den færdige strategi rykkes til sommeren 2015, så der er bedre basis for at lave en engageret, involverende proces. Med PBL-modellen som overordnet tema blev strategien foreslået sammensat af følgende temaer: AAU skal være kendt for at gøre en forskel og løse samfundets problemer Fastlæggelse af de megatrends, som universitetet på lang sigt vil indrette sig på En effektiv administration, der understøtter forskning og uddannelse i verdensklasse Anvendelse af de studerende som en ressource Udviklingskontraktens ramme Internationalisering, herunder samspillet med PBL Strategien skal være med til at fastholde et universitet, der går ad nye veje og sikrer konsolidering, kvalitet i uddannelserne, godt studie- og arbejdsmiljø og tværvidenskabelig forskning. Der skrives en indledning til strategien om, at den store vækst har skabt udfordringer for universitetet, og at der nu skal være fokus på og fornyelse af de egenskaber, som universitetet er kendt for/gerne vil kendes for. Indledningen skal tillige indeholde en beskrivelse af de aktuelle politiske agendaer, dimensioneringsspørgsmålet, den demografiske udvikling, konkurrencen om eksterne forskningsmidler samt øvrige trusler og muligheder, som universitetet står over for. Strategien sættes på dagsordenen for samtlige bestyrelsesmøder i strategiprocessen. Rektor udarbejder en disposition og procesplan for arbejdet, som bestyrelsen kan kommentere og godkende skriftligt. 4. Godkendelse af revideret budget 2014 Bilag A) Sagsfremstilling af B) Rebudget 2014 Økonomidirektøren gennemgik rebudget 2014, hvor afvigelserne fra 2013 er indregnet. Indtægterne og omkostningerne i rebudgettet udgør henholdsvis mio. kr. og mio. kr. mod hhv mio. kr. og mio. kr. i ankerbudgettet. Ændringen i indtægterne skyldes primært en større forventning til den eksterne virksomhed, mens ændringen i omkostningerne i det væsentligste skyldes større personale- og forbrugsomkostninger og færre huslejeomkostninger. Forventningen til den eksterne virksomhed kræver ifølge økonomidirektøren, at der holdes meget stort fokus på denne aktivitet ude i organisationen. Det budgetterede resultat er et underskud på 17 mio. kr. sammenlignet med 19 mio. kr. i ankerbudgettet. 3

4 SAMF har indhentet de midler, som de i forlængelse af ændret STÅ-optællingsperiode skulle, mens HUM har valgt at udskyde indhentning af størstedelen af den reducerede indtægt som følge af den ændrede STÅ-optællingsperiode til Det er Økonomiafdelingens vurdering, at den største risiko ift. rebudgettet ligger i usikkerheden i, om organisationen formår at realisere aktiviteten på de eksterne projekter. Der er valgt en forsigtig tilgang ift. STÅ-indtægtsprognosen, og seneste prognose viser en indtægtsstigning, hvoraf ikke alt er indregnet i rebudgettet, og dette afdækker i nogen grad denne risiko. Ift. optagelsesprognoserne orienterede rektor om, at der er fastlagt adgangsbegrænsning på flere uddannelser. Universitetsdirektøren oplyste endvidere, at der ikke forventes iværksat en anden optagelsesrunde (Du-kan-nå-det-endnu-kampagnen) på uddannelser med store optag. Rebudgettet har været i høring på universitetet. Der var ingen væsentlige bemærkninger. Bestyrelsen godkendte Rebudget Orientering om periodeopfølgning Bilag A) Sagsfremstilling af B) Periodeopfølgning 1-14 Økonomidirektøren orienterede om periodeopfølgning , som viser et realiseret overskud på 51,8 mio. kr. Overskuddet kan i overvejende grad henføres til en periodeforskydning, og det forventes, at det reviderede budget overholdes. Der er et efterslæb på indtægtssiden, som dog udlignes af reducerede omkostninger. Der er p.t. et mindreforbrug på ca. 50 mio. kr. Alle hovedområder har bidraget til den positive resultatudvikling. Især Fællesområdet har udvist tilbageholdenhed, men der tegner sig generelt et billede af mindreforbrug. Der er stor tilgang i de eksterne bevillinger, hvilket skaber gode prognoser for Bestyrelsen drøftede, hvorvidt medfinansieringen ved de eksterne bevillinger sætter den frie forskning under pres. Økonomidirektøren oplyste, at medfinansieringen sker inden for fakulteternes egne rammer, dvs. at eksempelvis TEKNAT medfinansierer af fakultetets egne midler. Ift. udviklingen i personaleantallet er der et mindre fald i såvel VIP som TAP - særligt på TEKNAT. Størstedelen af en stigning i TAP på Fællesområdet skyldes en overflytning af personale i forbindelse med etableringen af ITS. Det undersøges, om der er fald i VIP-bestanden på SAMF. Bestyrelsen har tidligere bedt om en benchmarking i forhold til sektoren. KTS oplyste, at AAU havde det næststørste underskud i sektoren i I STÅ pr. VIP-årsværk er der, med undtagelse af CBS, en generel stigning i sektoren. På Ph.d.-optaget er der steder med langt større vækst end på AAU. Til eksempel har SDU lavet et stort træk på egenkapitalen med henblik på at etablere flere ph.d.- stillinger. På AAU anvendes ca. 45 % af indtægterne på uddannelse og 55 % på forskning, mens sektoren generelt bruger ca. 60 % på forskning. Bestyrelsen tog periodeopfølgningen til efterretning. 6. Drøftelse af budgetprincipper 2015 Bilag A) Sagsfremstilling af B) Budgetprincipper 2015 KTS gennemgik forslag til budgetprincipper. Principperne fra Budget 2014 foreslås videreført uændret i Budget 2015, således at hovedområderne tilføres de midler, som de selv tjener, og de midler, 4

5 som ikke kan henføres direkte til et hovedområde, fordeles efter parametre, der støtter op om universitetets strategi og målsætninger. Der etableres dog en pulje til strategiske satsninger. Rektor oplyste, at direktionen har besluttet, at den strategiske pulje fordeles i henhold til strategien og ikke forholdsmæssigt mellem fakulteterne. De akademiske råd har indsendt høringssvar vedr. budgetprincipperne, hvor det bl.a. påpeges, at der ønskes en så stabil model som muligt. Der er generel opbakning til grundprincipperne, herunder at ekstern forskning anvendes som incitament. I høringssvarene opfordres bl.a. til, at laboratorier og serviceområder tænkes ind i modellen, ligesom der ønskes en reduktion i huslejeomkostninger. Der er desuden forslag om incitamenter til tværfakultært samarbejde, ligesom det anbefales, at man i højere grad tænker PBL ind i budgettet og evt. etablerer en fast pulje til PBL. Bestyrelsen godkendte budgetprincipperne for 2015 og vil i efteråret drøfte principperne for Budget 2016, bl.a. på baggrund af input fra ovennævnte høringsproces. Budgetmodellen, herunder huslejemodellen, sættes på direktionens dagsorden i efteråret med henblik på at få tilstrækkelig tid til vurdering af behov for ændringer til Budget 2016, forinden det fremsendes til bestyrelsen. Det blev slutteligt bemærket, at der i visse tilfælde planlægges undervisning til kl. 20. Rektor bemærkede, at det vil blive undersøgt, men at der må kunne forventes undervisning indtil kl Godkendelse af revideret forretningsplan 2023 for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Bilag A) Sagsfremstilling af B) Revideret forretningsplan 2023 for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Rektor indstillede, at der arbejdes hen imod et nyt byggeri på kvm i forbindelse med det nye universitetshospital. SUND s eksisterende lokaler vil blive udnyttet af andre, og der ses nu på muligheden for at fraflytte nogle af universitetets dyre lejemål for at nedbringe gennemsnitshuslejen. Rektor oplyste endvidere, at der i direktionen er enighed om, at sundhedsvidenskab er en strategisk vigtig satsning for universitetet. De øvrige hovedområder er derfor indstillet på at tage ansvaret for at kompensere for det underskud, som SUND etablerer. Dog skal der sættes et maksimum på det underskud, som de øvrige hovedområder får ansvaret for at dække. Rektors indstilling er udarbejdet i tæt samarbejde med Økonomiafdelingen og Teknisk Forvaltning og bakkes op af en enig direktion. Økonomidirektøren oplyste, at indtægtsprognoserne er udarbejdet med stor forsigtighed og baseret på de nuværende 50 studiepladser. Der kan naturligvis komme markante ændringer i vilkårene, men baseret på de kendte forudsætninger vurderes prognoserne at være holdbare. Der var en regnefejl i indstillingen. Bestyrelsen ønskede derfor en eftervalidering af arealbehovet (jf. evt. regnefejl og eftervalidering jf. ønske om fortætning), men tilkendegav en positiv indstilling omkring de kvm. Endelig accept krævede dog bestyrelsens skriftlige godkendelse på baggrund af eftervalideret arealbehov. Bestyrelsen godkendte i øvrigt forretningsplanen for SUND. (Efter bestyrelsesmødet er arealbehovet korrigeret på baggrund af eftervalidering af en formelfejl i tabel 9, som dog ikke medførte ændring af rektoratets indstilling om, at AAU bygger med op til m2. Bestyrelsen har på denne baggrund via skriftlig høring godkendt, at SUND bygger op til m2. Pt. udestår blot en mindre eftervalidering vedr. fortætningen, herunder en vurdering af hvorvidt det er muligt at reducere arealbehovet, fx via en reduceret brutto-nettofaktor, ref.) 5

6 8. Drøftelse af medbestemmelse og medinddragelse, herunder generel drøftelse af valg på AAU Bilag A) Sagsfremstilling af B) Høringssvar til Uddannelses- og Forskningsministeriet vedr. medbestemmelse og medinddragelse (ligeledes fremsendt som bilag til rektors orientering til bestyrelsens møde 2-14 d. 28. april 2014) C) Oplæg fra Studentersamfundet om medinddragelse og medbestemmelse D) Valgdata for perioden E) Studentersamfundets notat vedr. valg Punktet indledtes med et kort oplæg ved bestyrelsens studenterrepræsentanter Camilla Bundgaard Christensen og Søren Valgreen Knudsen. De studerende orienterede om, at der på de øvrige universiteter er tradition for, at de studerende tager et år ud af studiet, som de dedikerer til studenterpolitik. Dette er der ikke tradition for i Aalborg, hvilket giver nogle begrænsninger i forhold til arbejdet. Dertil kommer, at fremdriftsreformen på sin vis begrænser den tid, de studerende kan afsætte til arbejdet. Der er en stor gruppe studerende, der interesserer sig for studenterpolitik, men kun en lille del, der bruger ganske meget tid til på det. Det er vanskeligt at engagere de studerende til at deltage på alle niveauer i organisationen, og der er brug for universitetets hjælp til at introducere de studerende til, hvad bestyrelsen, akademiske råd, studienævn mv. arbejder med. De studerende oplever, at de formelle rammer på AAU giver nogle muligheder, som ikke i samme grad opleves på de øvrige universiteter, herunder møder med ledelsen, taletid i bestyrelsen, studienævn mv. Det foreslås dog, at eksempelvis studienævnsformændene forpligtes til at klæde de indvalgte studerende bedre på til arbejdet i studienævnene. Der bør være en ensartethed i studienævnene, ligesom det bør sikres, at de lovbestemte opgaver bliver varetaget på rette niveau. Derudover foreslås det, at universitetet bidrager til kommunikationen i forbindelse med valg, for på denne måde at opfordre de studerende til deltagelse. Dertil kommer et meget forældet valgsystem, og der er ønske om konkrete systemforbedringer. Det er rektor, der tager stilling til eventuelle ressourcespørgsmål. Der skal gøres en indsats for at få såvel studerende som medarbejdere til at engagere sig, ligesom AAU Kommunikation og Valgsekretariatet skal se på kommunikationen omkring valg, således at der fra universitetets side udsendes mere end valgsekretariatets formelle mails. Valgsekretariatet udarbejder i samarbejde med valgudvalget, studenterorganisationerne og AAU Kommunikation et notat med beskrivelse af henholdsvis universitetets og studenterorganisationernes rolle, arbejdsgang og ressourceallokering i forbindelse med afholdelse af valg samt introduktion til de indvalgte studenter- og medarbejderrepræsentanter i universitetets styrende organer. Efter rektors godkendelse af den foreslåede ressourceallokering forelægges notatet bestyrelsen til godkendelse, idet det er bestyrelsens ønske at sikre et højt studenterengagement og en høj valgdeltagelse. Det blev endvidere påpeget, at studerende og medarbejdere først føler sig hørt, når de har fået svar på det, som de bliver spurgt om i høringer mv. Der bør arbejdes mere med at give svar på, hvorfor netop den valgte beslutning er truffet. Strategiprocessen er en oplagt mulighed for bestyrelsen til at arbejde med inddragelse af medarbejdere og studerende. 9. Principiel stillingtagen til etablering af radiodødt rum (LUKKET PUNKT referat lukket) Bilag A) Sagsfremstilling af (Punktet var fortroligt, da det indebar en drøftelse af en virksomheds forretningsmæssige forhold. Sagsfremstilling er kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere.) 6

7 10. Evaluering af bestyrelsens arbejde Bilag A) Sagsfremstilling af B) Anbefalinger for god universitetsledelse i Danmark (Rapport fra udvalget Universitets bestyrelser i Danmark, december 2003) Punktet blev begæret lukket til bestyrelsens drøftelser. Der blev gennemført en evaluering af bestyrelsens arbejde. Der overvejes en variation i strategiarbejdet samt i formen på bestyrelsesmøderne. Desuden skal bestyrelsen drøfte, hvorledes samspillet til de akademiske råd skal være. 11. Orientering fra bestyrelsesformanden Formanden orienterede kort om receptionerne i forbindelse med fratrædelse af tidligere rektor Finn Kjærsdam og tiltrædelse af ny rektor Per Michael Johansen. På møde i Formandskollegiet var det opfattelsen blandt flertallet af formændene, at universiteterne skal byde ind på dimensioneringsdiskussionen ud fra et arbejdsløshedsperspektiv. LBB modsagde sig denne tilgang, idet det er formandens holdning, at dimensioneringen bør ske ud fra kvalitetskrav alene af den grund, at det er absurd at tale om dimensionering ud fra den nuværende arbejdsløshed, når det omhandler kandidater, der bliver færdige om 5-6 år. 12. Orientering fra rektor Bilag A) Sagsfremstilling af B) Orientering fra rektor af Rektor orienterede om, at arbejdet med nye udviklingskontrakter for er igangsat. Ministeriet har netop udsendt meddelelse om, at følgende 5 mål er pligtige for de 37 institutioner under ministeriet: bedre kvalitet i uddannelserne, større relevans og øget gennemsigtighed, bedre sammenhæng og samarbejde, styrket internationalisering samt øget social mobilitet flere talenter i spil. De pligtige mål kan suppleres med 3-5 af institutionen selvvalgte mål, som forventes at afspejle institutionens egne strategiske prioriteringer og profilering. Institutionerne skal indsende første udkast til udviklingskontrakten den 23. september Der er igangsat en konsulentundersøgelse af uddannelsesinstitutionernes omkostningsstruktur en ny undersøgelse af taxameterordningen. Det forventes, at ministeriet kommer med et udspil til dimensionering med udgangspunkt i ledighedsramte uddannelser fordelt på familier. Modellen vil i første omgang vedrøre bacheloroptag uanset at ledigheden vedrører kandidater. En dimensionering på kandidatuddannelserne vil evt. komme på tale senere. Ministeriet tilkendegiver, at denne dimensioneringsmodel vil kunne ramme nogle institutioner ganske hårdt. Rektor oplyste, at han har overtaget formandskabet for Hovedarbejdsmiljøudvalget. Rektor oplyste endvidere, at der allerede fra optaget 2014 er indført adgangsbegrænsning på flere uddannelser. Via adgangsbegrænsning forventes således en reduktion på ca. 600 studiepladser primært på uddannelserne Socialrådgiver, Medialogi i København og Humanistisk Informatik i hhv. Aalborg og København. 13. Meddelelser Bilag A) Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af

8 Drøftelse af strategi sættes på dagsordenen for samtlige bestyrelsesmøder under strategiprocessen. Der overvejes en inspirationstur til et andet universitet i forbindelse med strategiprocessen evt. på oktobermødet. Forskningsfriheden drøftes på et kommende møde i bestyrelsen. 14. Eventuelt Ingen bemærkninger. 8