3. januar 2012 PFR/LKJ/lt J.nr Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 5-11,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 1-12, Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax januar 2012 PFR/LKJ/lt J.nr Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 5-11, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn Ann-Hélen Bay Freddy Frandsen Jens Kristian Gøtrik Anne Knudsen Birgitte Possing INTERNE VIP-MEDLEMMER: Ann-Dorte Christensen Kenn Steger-Jensen INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Jakob Mark Kristoffersen Esben Obeling FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam Inger Askehave Peter Plenge Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: Mødet sluttede kl.: Referent: LKJ/PFR Næste ordinære møde: Institutionsrevisor Henrik Kragh, PricewaterhouseCoopers, økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Peter Nørkjær, Økonomiafdelingen, deltog i punkt 3. Erik Grave Kristensen og Peter Nørkjær deltog også i punkt. 4. Punkt 5 blev behandlet før punkt 4.

2 1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 5-11, Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 4-11, Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. referat af møde 4-11, B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 4-11, af (fortroligt var kun udsendt kun til bestyrelsen og faste mødedeltagere) Referatet blev godkendt. 3. Godkendelse og underskrivelse af protokollat om forberedende revisionsarbejder 2011 (LUKKET PUNKT) Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2011 af Institutionsrevisor Henrik Kragh (HKR), PwC samt økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Peter Nørkjær, Økonomiafdelingen, var inviteret til dette punkt. HKR gennemgik revisionsprotokollatet og bemærkede, at der i 2011 har været gennemført en opfølgning af de bemærkninger, som revisionen har afgivet tidligere år. Der er desuden foretaget gennemgang af kontroller for anlægsaktiver og donationer, indtægter fra undervisning og forskning (STÅ), generelle it-kontroller og uanmeldt beholdningseftersyn. Gennemgangen har givet anledningen til anbefalinger, men ikke noget, som har betydning for revisors vurdering af regnskabets korrekthed. HKR noterede sig, at der i 2011 er sket forbedringer af interne arbejdsgange og kontroller, men at der fortsat udestår mindre hængepartier. I forbindelse med it-kontrollen har revisor bl.a. anbefalet øget fokus på opbevaring af forskningsdata og øget sikring af maskinstue. Revisionen anbefalede, at der udarbejdes en handlingsplan mhp. at rette op på de forhold, som risikoanalysen har afdækket. Revisor påpegede, at der fortsat er hængepartier omkring EU-erklæringer og det derfor også fortsat er revisors anbefaling, at denne funktion omorganiseres i de områder, hvor det måtte være formålstjenligt, mhp. opnåelse af mere kritisk masse. Der udestår enkelte hængepartier omkring den nye økonomistyringsmodel (bl.a. dokumentation for forretningsgange), og dette forventes at være bragt på plads i Revisor understregede dog, at AAU har arbejdet målrettet med at implementere de tidligere anbefalinger og at universitetets økonomistyring er blevet mærkbart forbedret. Revisor anbefalede ledelsen at overveje etablering af en whistleblowerordning. Bestyrelsen drøftede forslaget og fandt, at der i stedet fokuseres på opretholdelse af åbenhed i organisationen, således medarbejdere føler sig trygge ved at rejse evt. problemsager. LBB varslede, at han ønsker en drøftelse med revisor af planerne om lejemål i Københavns Sydhavn - særligt med fokus på det økonomiske beslutningsgrundlag. Side 2 af 5

3 Revisionen fandt, at regnskabet som helhed er udarbejdet på et pålideligt grundlag. Efter denne orientering tog bestyrelsen revisionsprotokollatet til efterretning og underskrev dette. Punktet har været holdt lukket frem til bestyrelsens behandling af materialet på bestyrelsesmødet. Bilag og referat gøres tilgængeligt efter bestyrelsesmødet. 4. Godkendelse af institutionsbudget 2012 B. Forslag til Budget 2012 Økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Peter Nørkjær, Økonomiafdelingen, var inviteret til dette punkt. Rektor gennemgik forslag til budget 2012 for AAU. Budgettet er udarbejdet på baggrund af tidligere års budgetprincipper, og der er ikke lavet større ændringer siden sidste års budget. Der er i budgettet indarbejdet en overdisponering på i alt ca. 33 mio. kr. Overdisponeringen er i det væsentlige placeret på Det Humanistiske og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og vil bl.a. blive brugt til forøgelse af fastlærerdækningen. Omkring forskningsfordelingsmodellen bemærkede ADC, at residualen ikke var et retvisende begreb for det forholdsvist store beløb, som fordeles. Det drøftedes, evt. at kalde denne konkurrenceudsatte midler i stedet. Bestyrelsen godkendte budgettet inkl. den indarbejdede overdisponering. Bestyrelsen roste endvidere budgettets udformning. 5. Tredje behandling af ny vedtægt for AAU B. Udkast til vedtægt for Aalborg Universitet Udkast til ny vedtægt for AAU drøftedes. Bestyrelsesformanden har holdt møde på AAU om indstillings- og udpegningsorganet, men der var ringe deltagelse på mødet antageligvis fordi arrangementet ved en fejl var blevet annonceret for sent. Det er nu aftalt, at der afholdes nyt medarbejdermøde om udkast til vedtægt i januar Der er enighed i bestyrelsen om, at bestyrelsen bør udgøre indstillingsorganet. Mht. udpegningsorganet argumenterede flertallet af interne medlemmer for repræsentation i udpegningsorganet, hvilket ikke vandt opbakning blandt de eksterne medlemmer. Bestyrelsen drøftede mulighederne og besluttede at gå efter en model, hvor indstillingsorganet kun indstiller en kandidat til udpegningsorganet. Bestyrelsen drøftede udpegningsorganets sammensætning. Udpegningsorganet dimensioneres med 3 medlemmer: bestyrelsesformanden, en repræsentant udpeget af the European Consortium of Innovative Universities (ECIU) og en repræsentant udpeget af de eksterne medlemmer af bestyrelsen for AAU s Alumneforening, i hvilken forbindelse Side 3 af 5

4 ansatte eller studerende ved universitetet hverken kan udpeges eller deltage i udpegningen. Bestyrelsen godkendte i øvrigt det fremlagte vedtægtsudkast i dets helhed, idet det bemærkedes, at det endelige vedtægtsudkast fremlægges til bestyrelsens godkendelse på bestyrelsesmøde 1-12, d. 6. februar Godkendelse af ændring af forretningsorden for bestyrelsen ved AAU B. Udkast til forretningsorden for bestyrelsen ved AAU af C. Den nuværende forretningsorden af for bestyrelsen ved AAU Forslag til ny forretningsorden godkendtes. 7. Orientering fra bestyrelsesformanden Bestyrelsesformanden orienterede om reorganiseringen af Uddannelsesministeriet. Der har været en del uklarhed vedrørende sagsgange på bygningsområdet efter reorganiseringen. Formandskredsen har bedt universitetsdirektørudvalget om at udarbejde et udkast til retningslinjer for universiteternes bygningsforhold. Der har været afholdt møde mellem Dansk Industri og universiteterne. Sidstnævnte bemærkede i den forbindelse det uheldige i, at DI møder med embedsmænd, mens universiteterne møder med bestyrelsesformænd og rektorer, eftersom denne fremgangsmåde umuliggør tilstrækkelig dybde i diskussionerne. 8. Orientering fra rektor Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Orientering fra rektor af Rektor orienterede om tilsynsbesøg fra Uddannelsesministeriet den 2. december På dagsordenen var internationalisering med vægt på balanceproblematikken af ind- og udgående studerende, universitetets akkumulerede egenkapital, ph.d.-området, laboratorierenovering og AAU s aktstykke om etablering af campus i Sydhavnen. Ministeriet oplyste, at aktstykke om Sydhavnen forventes behandlet i finansudvalget den 12. januar Der har været afholdt møde mellem rektorerne på AAU og DTU, og der er indgået aftale om samarbejde med vægt på, at de to universiteter komplementerer hinanden frem for at konkurrere. Første samarbejdsområde bliver klimaområdet. Rektor gennemgik slides med benchmarking af AAU i forhold til resten af sektoren. 9. Meddelelser A. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af B. Samarbejde med Aalborg Universitet brochure fra AAU Matchmaking C. Historier fra det virkelige liv brochure fra AAU Matchmaking Side 4 af 5

5 Ad a) Der tilføjes et punkt vedr. Jan Rose Skaksen. 10. Eventuelt Bestyrelsen tog afsked med de afgående bestyrelsesmedlemmer Anne Knudsen, Freddy Frandsen, Ann-Dorte Christensen, Esben Obeling og Kenn Steger-Jensen. Bestyrelsesformanden vil tage et møde med de nye eksterne bestyrelsesmedlemmer mhp. at klæde dem på til vedtægtsprocessen. Administrationen blev bedt om at gøre det samme i forhold til de nye interne bestyrelsesmedlemmer. Formandskabet har også holdt møde med de interne. Side 5 af 5