Erfaringer fra Nyt fængsel Falster. - 8 anbefalinger til, hvordan man som bygherre stiller de rigtige krav til rådgiverens digitale aflevering

Transkript

1 Erfaringer fra Nyt fængsel Falster - 8 anbefalinger til, hvordan man som bygherre stiller de rigtige krav til rådgiverens digitale aflevering 1

2 Hvem står bag denne miniguide? Denne miniguide er udgivet af Implementeringsnetværket for Det Digitale Byggeri i forbindelse med udviklingsprojektet Ny viden til byggefagene. Formålet med projektet er at skabe større praktisk viden om arbejdet med Det Digitale Byggeri. Det sker ved, at Implementeringsnetværket gennem en task force af eksperter hjælper konkrete byggeprojekter med at anvende digitale værktøjer. Til gengæld formidler task forcen og aktørerne i byggeprojekterne deres erfaringer til resten af branchen. Gennem denne miniguide fortæller Thorsten Falk Jensen, Stig Brinck og Morten Nielsen alle bygherrerådgivere i NIRAS og medlemmer af task forcen om erfaringerne fra arbejdet med at planlægge Kriminalforsorgens nye fængsel på Falster. Det Digitale Byggeri kort fortalt Det Digitale Byggeri er et regeringsinitiativ, der indebærer, at statslige bygherrer skal stille en række krav til rådgivere og udførende om brug af informations- og kommunikationsteknologi. Det overordnede formål er at fremme udviklingen af digitale standarder og samarbejdsformer og ad den vej at højne effektiviteten og kvaliteten af byggeriet i Danmark. Hvem er Implementeringsnetværket for Det Digitale Byggeri? Implementeringsnetværket for Det Digitale Byggeri består af byggeriets centrale organisationer i Danmark: 2 Bygherreforeningen 2 Danske Arkitektvirksomheder 2 Foreningen af Rådgivende Ingeniører 2 DI Byggematerialer 2 Dansk Byggeri 2 BAT-Kartellet 2 TEKNIQ Implementeringsnetværket gennemførte Ny viden til byggefagene fra Projektet er et af Vækstforum Hovedstadens initiativer til erhvervsudvikling i Region Hovedstaden og er støttet med midler fra EU s Regionalfond, Region Hovedstadens udviklingsmidler, Fonden Realdania og Erhvervs- og Byggestyrelsen. DEN EUROPÆISKE UNION Den Europæiske Fond for Regionaludvikling Vi investerer i din fremtid Erfaringer fra Nyt fængsel Falster - 8 anbefalinger til, hvordan man som bygherre stiller de rigtige krav til rådgiverens digitale aflevering Forfattere: Thorsten Falk Jensen, Stig Brinck og Morten Nielsen, bygherrerådgivere i NIRAS Billeder: Arkitektfirmaet C.F. Møller og Thorsten Falk Jensen, NIRAS Redaktion: Stig Neumann, Implementeringsnetværket for Det Digitale Byggeri Dato: April 2011

3 Indhold 4 Resume 5 Motivation: Fordele ved digital drift 6 Problemstilling: Driftsherren kendes ikke på forhånd 7 Metode og delprojekter 8 Erfaringer og anbefalinger 8 1. Anskueliggør værdien af digitalisering tidligt i processen 8 2. Afdæk behov før løsninger 9 3. Afstem forventninger og ambitionsniveau Vær opmærksom på, at "udbud skaber efterspørgsel" Modtag data i åbne formater Stil præcise og entydige krav til dataleverancen Sæt milepæle, og angiv samarbejdets rollefordeling Kom i gang! 3

4 Resume I de seneste år er der kommet krav til statslige bygherrer om at forlange digitale løsninger fra rådgivere og entreprenører1. En af årsagerne er, at det medfører en bedre og mere effektiv bygningsdrift, hvis driftsherrens viden om bygningen er forankret i et digitalt, systematiseret arkiv. Det er muligt, hvis bygningen projekteres digitalt, og rådgiveren på den baggrund afleverer digitale driftsdata til bygherren. I 2009 stod Kriminalforsorgen over for planlægningen af et nyt, stort fængsel på Falster. Spørgsmålet var, hvordan man allerede i udbudsbetingelserne herunder i udkast til ydelsesbeskrivelser kunne lægge fundamentet for disse vigtige, digitale driftsdata. Udtrykt anderledes: Hvordan kunne man så tidligt som i rådgivningsudbuddet sikre, at de data, der er nødvendige for en effektiv, digital drift, ville komme i hus? I NIRAS blev vi tilknyttet projektet som "task force" vi skulle altså yde den ekspertbistand, der skulle til, for at løse udfordringen. Anskueliggør værdien af digitalisering og driftsdata tidligt i processen Afdæk behov før løsninger Afstem forventninger og ambitionsniveau Vær opmærksom på, at "udbud skaber efterspørgsel". Hvis den digitale information er tilgængelig, bliver den også anvendt Modtag data i åbne formater Stil præcise og entydige krav til dataleverancen Sæt milepæle, og angiv samarbejdets rollefordeling Kom i gang! Der er store gevinster at hente ved tidlig stillingtagen til drift og digitalisering I denne miniguide skitserer vi i første omgang, hvorfor bygherrer kan drage fordel af digitale værktøjer, samt hvilke udfordringer, der kan komme i vejen. Derefter gennemgår vi de otte anbefalinger efter tur. I denne miniguide udmønter vi 8 konkrete anbefalinger til, hvilke overvejelser bygherren bør gøre sig, når han stiller krav til rådgiverens digitale aflevering. Anbefalingerne lyder: I centrum for projektet er et nyt, lukket fængsel på Falster. Der bliver plads til 250 indsatte, og byggeriet strækker sig over m². Anlægssummen er ca. 1 mia. kr., og fængslet skal stå færdigt i Her tænkes på de 10 bygherrekrav (5 i revideret udgave gældende pr. 1 marts 2011) til statslige bygherrer (jf. bekendtgørelse 1365). Bedre kendt som "De digitale bygherrekrav." 4

5 Motivation: Fordele ved digital drift Vores og Kriminalforsorgens ambitioner om at øge digitaliseringen skal ses i lyset af især følgende citater: "Der er store økonomiske gevinster ved etablering af en digital infrastruktur, som sikrer let tilgængelighed til bygningsrelaterede oplysninger og et sammenhængende digitalt flow igennem en bygnings livscyklus. Indledende beregninger viser potentielle milliardgevinster årligt for erhvervslivet og det offentlige, når visionen er fuldt ud realiseret." - Domænebestyrelsens rapport Digital håndtering af bygninger fra vugge til grav, juni 2009."(...) throughout the useful life of the building, the team can examine and improve every aspect of a building s performance - from lighting to ventilation systems - with the help of the same 3-D model. Well-tuned building operations can, through savings, reap the cost of constructing the building by tenfold and the cost of design fees by a hundredfold" - Patrick MacLeamy, Chairman of BuildingSMART International: BIM, BAM, BOOM ( d ) "De strukturerede og valide driftsdata med dertil knyttede digitale arbejdsredskaber er ( ) vigtige for at skabe en bedre og mere effektiv drift." - Bygherreforenings rapport Et værdibaseret digitaliseringsperspektiv, maj

6 Problemstilling: Driftsherren kendes ikke på forhånd Med udgangspunkt i en interviewrunde har det vist sig, at det er et generelt problem, at driftspersonel og driftsdata ikke inddrages i den proces, der går forud for selve udførelsen af byggeriet. Når udbudsbetingelser eller aftalegrundlag for rådgiver udfærdiges, sker det altså uden fokus på, hvilke data man faktisk skal bruge i driften. Ved projekt Nyt fængsel Falster vidste man heller ikke, hvem den endelige driftsherre ville være, da man formulerede kravene til rådgivernes aflevering. Den endelige driftsherre havde derfor ikke mulighed for at blive hørt. Den situation er snarere reglen end undtagelsen. Det skaber en risiko for, at kravene til rådgivernes digitale aflevering sker helt isoleret fra den fremtidige driftsorganisation. Det mindsker alt andet lige sandsynligheden for ejerskab til data, relevans af data, samt optimering af funktionelle og økonomiske gevinster. Dertil kommer, at den specialviden, der gør det muligt at gennemskue konsekvenserne af kravstillelse til digital aflevering, sjældent er til stede i hverken bygherreorganisationer eller driftsorganisationer. En delerfaring, vi i NIRAS har gjort os, er, at hvis ikke vidensniveauet hæves i hele projektorganisationen, er der stor risiko for, at byggeriets parter tilvejebringer de forkerte data - eller i værste fald slet ingen. En anden risiko er, at behovet for digital aflevering anskueliggøres for sent i processen. Resultatet vil bl.a. være meromkostninger, da ydelsen ikke er indeholdt i aftalegrundlaget og dermed ikke er udsat for konkurrence. Efter endt udførelse sættes byggeriet i drift. Her er et uundgåeligt behov for data, som vel at mærke kan være både dyre og besværlige at fremskaffe, efter de projekterende og de udførende har forladt projektet. Der er derfor god grund til allerede tidligt i forløbet at sikre sig, at man ved vejs ende modtager de rigtige driftsdata. Og selvom den præcise driftsherre ikke altid kendes, er det muligt. Mange bygherrer løber ind i den udfordring, at den endelige driftsherre ikke er kendt, når kravene til leverancen af driftsdata stilles. Det betyder, at det kan være svært at udbede sig de rigtige driftsdata. Men det er ikke umuligt 6

7 Metode og delprojekter På baggrund af en workshop og en IKT-vurdering formulerede vi tre delprojekter, der tilsammen åbner muligheden for at imødekomme idealet om den digitale drift: Initialt løft af bygherrens IKT-kompetencer i byggeriet Konkurrence og behov for 3D i overensstemmelse med bygherrekravene Behov for digitale driftsdata (digital aflevering) Indholdet i de tre delprojekter kan beskrives på denne måde: Afprøvningsprojektets første del koncentrerede sig om at løfte bygherrens kendskab til Det Digitale Byggeri. Det er en grundlæggende forudsætning for, at man kan medvirke til at afdække egne forretningsbehov i forhold til anvendelse af IKT på operationelt såvel som strategisk niveau. Målet er blevet nået gennem workshops og deltagelse i bygherremøder. Der har således hele vejen igennem været fokus på bygherreværdi frem for en traditionel stillingtagen til tekniske løsninger og opfyldelse af de offentlige (minimums-)krav til digitalisering. Det andet delprojekt rettede sig mod, hvordan man formulerer krav til brug af bygningsmodeller i konkurrenceprojekter, og hvilken værdi de har for bygherren. Det tredje delprojekt bestod i en systematisk vurdering af behovet for driftsdata. Det indebar bl.a. interviews med driftsherrer. På den måde blev bygherren klædt på til at kunne opstille relevante og rationelle krav om digital aflevering i forbindelse med rådgiverudbuddet. Arbejdet blev delt op i tre projekter: For det første et overordnet boost af bygherrens IKT-forståelse, for det andet et projekt, der stiller skarpt på brugen af 3D-modeller i arkitektkonkurrencen, og for det tredje en afklaring af, hvilke driftsdata rådgiverne skal aflevere i sidste ende 7

8 Erfaringer og anbefalinger "Det er vigtigt at sammentænke rådgivning omkring digital aflevering med den øvrige rådgivning." - Bygherrerepræsentant Morten Dindler Rasmussen Med baggrund i de tre delprojekter kan vi formulere 8 anbefalinger: 1. Anskueliggør værdien af digitalisering tidligt i processen Værdien af det skærpede, indledende fokus på digitalisering er ikke nødvendigvis åbenlys for bygherren. Det kan derfor være en udfordring for rådgiveren at anskueliggøre værdien af indsatsen. I det konkrete projekt er Kriminalforsorgen som statslig bygherre forpligtet til at følge De digitale bygherrekrav (Bekendtgørelse nr. 1365). Vi har set det som den første opgave at flytte fokus fra at se bygherrekravene som en kedelig forpligtelse, der skal opfyldes, til en mulighed for gevinster. Det har blandt andet handlet om at stille skarpt på intentionen bag kravene. Igennem implementeringsforløbet er indhold, potentiale og værdi af bygherrekravene set i et forretningsperspektiv blevet forankret i organisationen. Det har udmøntet sig i en afbalanceret og relevant kravstillelse. 2. Afdæk behov før løsninger Som udgangspunkt bør digitalisering tage afsæt i byg- og driftsherrens behov og forretningsprocesser. Indsatsen skal være fokuseret på nøje udvalgte og realistiske delprojekter. Behov: Hvilke behov har bygherren? Proces: Analyse af processer i organisationen, som afspejler behovet. Løsning: Definition af initiativer, der understøtter behov og proces. Fokuser, og del processen op i mindre projekter Vi har set tendenser til, at data indsamles med udgangspunkt i driftssystemet og ikke driftsbehovet. Systemer kan rumme nærmest uendelige informationsmængder, men det er vigtigt at være kritisk og at sikre sig, at det er relevant og værdifuldt for andre end systemet. De indsamlede data skal også vedligeholdes, og de har kun værdi i den udstrækning, de stemmer overens med virkeligheden. Vores anbefaling er derfor, at der kun indsamles nøjagtig de data, der er behov for, og ikke flere data, end det er realistisk at vedligeholde. Det er vigtigt, at IKT-strategi og -ydelser inddrages tidligt i processen og får en naturlig plads i organisationens bevidsthed som et strategisk element. Det må ikke alene være et teknisk, operationelt værktøj i rådgiverregi. At IKTydelser ofte parkeres i et selvstændigt "tekniker-spor," kan til dels skyldes en forskel i vidensgrundlag, men også i perspektiv. Det anbefales derfor, at man sikrer fælles fodslag i rådgivergruppen omkring indsatsen. Driftssystemer kan rumme uendelige mængder data, men man skal som bygherre sikre sig, at de data, man udbeder sig, faktisk er nyttige i bygningsdriften. Man skal altså indsamle data med udgangspunkt i faktiske behov og ikke i driftssystemets indretning 8

9 "Helt konkret har 3D-modellerne anskueliggjort, om de ønskede m² rent faktisk var til stede i konkurrenceforslagene." - Bygherrerådgiver Christian Jørgensen fra NIRAS fremhæver en direkte gevinst ved tidlig 3D-modellering 3. Afstem forventninger og ambitionsniveau Første fase i udvælgelsen af rådgivere til "Nyt fængsel Falster" har været at afholde en projektkonkurrence efter en forudgående prækvalifikation. Vi har i NIRAS bidraget med at implementere et mindset i organisationen om 3D-bygningsmodeller. Det er sket ved at hjælpe til en forståelse af visionen med 3D-modeller i byggeriets respektive faser og at perspektivere dette i forhold til det konkrete projekt. For bygherren har det fx været en udfordring at formulere præcise forventninger til værdien ved brug af en bygningsmodel i projektkonkurrencen. Af samme grund har det været svært at udtrykke behov og krav til denne bygningsmodel. I konkurrencen ligger 3D-modellens umiddelbare værdi naturligvis i formidling, men der er også andre gevinster. De indfries, når modellen åbnes op for kombinationer af forskellige visninger i form af logistik, arealer, funktioner mm. For at kunne tjene den funktion, skal modellen kodes med simple objektegenskaber. Til projektkonkurrencen blev kravet til 3D-modellen delt op i 2 forskellige typer af modeller: For det første en simpel klodsmodel uden overflader til visuel præsentation og formidling i Google SketchUp. For det andet en IFC-model, der kun indeholder arealer. I forhold til klodsmodellen har der været en stor grad af metodefrihed, mens der i forhold til IFC-modellen var mere specifikke krav til indholdet. Christian Jørgensen påpeger desuden, at 3D-modellerne gør det nemmere at få styr på de nærhedsprincipper, man arbejder med i projektet. Forventningsafstemning i kravene til den digitale aflevering har efter vores erfaring lige så stor betydning som præcisionen af kravene uanset om det gælder 3D i konkurrencen, projektering eller driftsdata. Ved at beskrive for modtageren, hvad de enkelte dele af den digitale aflevering skal bruges til, får modtageren bedre mulighed for at tilrettelægge indholdet og dermed honorere kravene. Vi har oplevet, at det med relativt få, men præcise krav, har været muligt at modtage et materiale af høj kvalitet. Det har vist sig at være meget anvendeligt i den efterfølgende bedømmelsesproces. En IFC-model, der er kodet med funktioner, giver et godt overblik over, hvordan nærhedsproblematikken er blevet løst. Her er forskellige funktioner angivet med forskellige farver Der var krav om, at de deltagende tegnestuer afleverede både en IFC-model og en SketchUp-model af deres løsningsforslag. Her ser vi den vindende tegnestues SketchUp-model. 9

10 "3D-modellerne har været et godt formidlingsværktøj. Jeg tror, at den store gevinst ved 3D-modellen vil komme senere i forløbet, så vi undgår en masse fejl. Så det er et vigtigt første skridt". - Bygherrerepræsentant Morten Dindler Rasmussen 4. Vær opmærksom på, at "udbud skaber efterspørgsel" Når bygherren pludselig har mulighed for at bevæge sig rundt i en præliminær 3D-model eller "spørge" modellen om sammensætning af fx arealer, opstår efterspørgslen efter informationer fra modellen for alvor. Sagt på en anden måde kan bygherren altså meget let komme til at værdsætte fx 3D-modeller i konkurrencen, selvom han ikke på forhånd var klar over, at det ville være en succes. 5. Modtag data i åbne formater Det er vigtigt at pointere, at systemer forgår, og data består. I det ligger der, at driftssystemer udskiftes, mens de data, der genereres ved en bygnings projektering, ideelt set følger bygningen gennem hele dens levetid. Fokus bør således rettes mod data - ikke systemer. Det er vigtigt at skabe ejerskab til data, så de til enhver tid kan hentes ud fra systemer og importeres til andre systemer og dermed ikke er bundet til et specifikt produkt. Vores anbefaling i forhold til den generelle problemstilling er derfor, at der til enhver tid tænkes i åbne, strukturerede formater, der kan importeres i andre systemer. Det gælder alt lige fra simple lister og oversigter til mere komplekse objekter fra BIM. 10

11 6. Stil præcise og entydige krav til dataleverancen Det er vores oplevelse efter interviews med driftsherrer, at det kan være en faldgrube at stille store krav til detaljeret digital aflevering af hele projektet i frygt for at tabe noget på gulvet og ikke få det hele med. Denne løsning skaber en uoverskuelig og overvældende datamængde. Vi anbefaler i stedet, at der stilles få og overordnede krav til den store informationsmængde, mens der stilles flere og mere præcise krav til en mindre informationsmængde. Man kan fx skelne mellem niveauer i kravene: Den store informationsmængde fra projektwebben, altså procesdokumentationen, skal afleveres i en struktureret form med mappestruktur og intakte metadata. En mindre del af dokumentationen bl.a. den, der beskriver mekaniske anlæg på komponentniveau afleveres i mere detaljeret form. Her egner IFC-formatet sig særligt, da det muliggør åbne, standardiserede data, der kan anvendes på tværs af systemer. I tilknytning hertil kan BuildingSMARTS Information Delivery Manual2 (IDM) med fordel anvendes. Det er vores erfaring, at krav skal være entydige og præcise, så det er tydeligt for informationsleverandøren, hvad der forventes. Hvis kravet åbner for fortolkning, bør det forenkles og præciseres, så det bliver entydigt. Det bør ske med afsæt i de bagvedliggende behov, der definerer kravet. Projektdokumentation Procesdokumentation bips IKT standard Mange formater Lukkede formater As built og Produktdokumentation bips IKT standard ++ Driftsobjekter IDM Få formater Åbne formater Informationsmængde Krav (præcision) Man skal nøje overveje, hvilke driftsdata man udbeder sig fra rådgiveren. Det er givtigt at skelne mellem flere niveauer, som vist på figuren 2 Dette standardiserede værktøj beskriver, hvordan objekter og deres data skal navngives i BIM-modellen. Det muliggør en ensartet struktur i dataene, og det betyder, at de kan summeres, filtreres, gøres søgbare og overføres til it-systemer. 11

12 7. Sæt milepæle, og angiv samarbejdets rollefordeling Det er vigtigt fra starten at opstille delmål, som set i en processammenhæng er nødvendige for det endelige resultat. Vi anbefaler, at der udfoldes en rollefordeling, hvor hver parts ydelser fastlægges i forhold til opfyldelse af hvert delmål. Holdt op mod projektets faser kan det se således ud: 1 I den indledende programmering er det vigtigt, at bygherren fra starten identificerer sine behov for digitale driftsdata. Næste skridt er med udgangspunkt i behovet at tage stilling til, hvilke digitale formater man vil støtte sig til, samt at fastslå sagens IKT-niveau. 2 Der udvælges, kategoriseres og udarbejdes IDM er for, hvordan driftsdata skal afleveres. Herunder leverer rådgiver en IDM/skabelon til aflevering af bygningsdelskort. Formålet er at modtage informationen ensrettet, så data kan importeres automatisk og opfylde bygherrens ønskede informationsniveau. 3 Bygherren skal indkøbe et driftsprogram, som stilles til rådighed for rådgiverne, således at rådgiverne kan foretage test på import af data til programmet. 4 Test af IDM er: Udfyldelse og import til dataprogram. IDM er justeres i forhold til de mangler, der eventuelt konstateres. Herunder IDM på bygningsdelskort. 5 Rådgiverne indsamler i udførelsesfasen løbende dokumentation og data i overensstemmelse med bygherres krav. Den indsamlede dokumentation overdrages løbende til bygherren i god tid inden aflevering. Afhængig af dokumentationens form afleveres den enten direkte i driftssystemet eller som datagrundlag til import i driftssytemet. Under denne proces kvalitetssikrer rådgiveren dokumentationen og informerer bygherren, såfremt der er mangler. Resultatet af rådgiverens arbejde viser sig ved, at der foreligger en færdig driftsplan, og at bygningsdriften har tilgang til alle nødvendige driftsdata ved aflevering klar til at "drifte". 6 Bygherren foretager en foreløbig godkendelse af dokumentationen. Det er vigtigt, at dette bliver specificeret i aftalegrundlaget. Tidsrummet frem til 1. års eftersyn giver byg- og driftsherren mulighed for at nå at kvalitetssikre al dokumentation med udgangspunkt i den reelle brug af dokumentationen i driftsfasen. 7a Ved 1- eller 5-års eftersyn skal rådgiver overdrage en digital kopi af projektweb indeholdende alle filer, mappestruktur og metadata. Det sker, inden projektweb lukkes ned. 7b Bygherren godkender endeligt driftsdokumentationen. Rollefordeling: Bygherre 1. Identificering af behov. Kravstillelse til digitale formater. Programmering Rådgiver Rådgiverkontrakt indgås Dispositionsforslag 2. Udarbejdelse af IDM er Projektforslag Forprojekt 3. Indkøb af driftsprogram 4. Funktionstest af IDM er Hovedprojekt Det er vigtigt at skabe klarhed over, hvilke forventninger der er til dataoverdragelse i byggeriets forskellige faser. Her ses et forslag til en plan Indsamling af driftsdata og Implementering af data i driftsprogram Resultat = fremtidig driftsplan Foreløbig godkendelse af dokumentation Udførelse Aflevering b. Endelig godkendelse 7. a. Overdragelse af projektweb af dokumentation 1 års eftersyn 12

13 8. Kom i gang! Værdien af en grundig behovsanalyse skal understreges, men behovet kan spænde fra enkel as-built dokumentation i viewbart format til komplekse driftsobjekter målrettet konkrete FM-systemer. Det vigtige er, at man som byg- eller driftsherre kommer i gang med at stille krav til aflevering af digitale driftsdata - gerne så tidligt som muligt og med fokus på mindre områder - og lærer af sine erfaringer, uanset ambitionsniveau og behovets størrelse. 13

14 14