Bilag 3A.2 Løsningsflows

Transkript

1 Bilag 3A.2 Løsningsflows Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING SÅDAN LÆSES ET LØSNINGSFLOW/LØSNINGSSUBFLOW LØSNINGSFLOWS OG LØSNINGSSUBFLOWS... 6 Bilag 3A.2 Løsningsflows Side 1 1

3 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 3A.2 Løsningsflows Side 2 2

4 2 Indledning Bilaget indeholder de løsningsflows og løsningssubflow, der indgår i de forretningsprocesser, som er forbundet med indberetning, administration og udbetaling af boligstøtte. 2.1 Sådan læses et løsningsflow/løsningssubflow Løsningsflow og løsningssubflow beskriver, hvordan en given sag gennemløber forskellige tilstande fra ansøgning til udbetaling mv. indtil sagen afsluttes. Et løsningsflow/løsningssubflow består primært af pile, rektangler og svømmebaner : En pil repræsenterer en overgang fra en aktivitet til den næste i pilens retning. Der er ofte knyttet information til en sådan overgang, således at output fra den første aktivitet bliver input til den næste. Et rektangel repræsenterer en aktivitet, der behandler input og producerer output. En svømmebane repræsenterer i bred forstand en aktør, som fx en kunderådgiver. Den aktør, som gennemfører aktiviteten er bestemmende for, hvilken svømmebane aktiviteten placeres i. Pile på tværs af svømmebaner repræsenterer integrationer både interne (som fx brugergrænsefladen mellem Systemet og kunderådgiveren) og eksterne. Pilene i et løsningsflow er endvidere tildelt en farve, som afspejler volumen igennem den vej, som pilen repræsenterer. Grønne pile benævnes motorveje, blå pile landeveje og røde pile benævnes bjergveje. Motorveje er kendetegnet ved processer med stor volumen. Her tilstræbes fuldautomatisering etableret ved positiv business case. Landeveje er kendetegnet ved processer med middel volumen. Her tilstræbes hel eller delvis automatisering etableret ved positiv business case. Bjergveje er kendetegnet ved processer med lav volumen. Her forekommer automatisering i lav grad og kun ved positiv business case. Volumen bestemmes ud fra antal hændelser der aktiverer den del af processen som farvelægges. Bilag 3A.2 Løsningsflows Side 3 3

5 De vigtigste svømmebaner er: Boligstøttesystem Automatisk indeholder de aktiviteter, som udføres automatisk af Systemet Kunderådgiver indeholder de aktiviteter, der er knyttet til kunderådgiverens arbejde. Her findes bl.a. aktiviteter relateret til Systemets brugerdialog. Listen er ikke udtømmende, og det skal bemærkes, at der kan være krav til Systemet i aktivitetsbeskrivelser i enhver svømmebane. Løsningsflowenes signaturer er forklaret i Figur 1. Bilag 3A.2 Løsningsflows Side 4 4

6 Figur 1: Forklaring af den notation, som anvendes i løsningsflows. Bemærk, at kun bronzefarvede aktiviteter indeholder krav til System, mens gråtonede aktiviteter ikke indeholder sådanne krav. De gråtonede aktiviteter er med af hensyn til forståelsen af sammenhængen. Bilag 3A.2 Løsningsflows Side 5 5

7 3 Løsningsflows og løsningssubflows Bilag 3A.2 Løsningsflows Side 6 6

8 *eindkomst*person Person KMDIndkomst oplysninger Boligstøtte søger på omborger.dk Person søge henvender ydelser har sig behov eller via Borger.dk for angive at se opl./ egne og ændringer logger oplysninger, påog Husstandsmedlem på ansøgeren) (i samme session, logger som Huslejeregister *Kanal*Start BS: boligstøtteberegning **Modtag henvendelse www Simulérvia *Start **Modtag oplysninger loginbs: vist sag Orienter sig inejændr ansøgning? det en Er Ja BS: husstand tidspunkt af Boligstøtte Fastlæg for ogstart *Start indkomst- BS: suppl. pers.opl. afgiv **Modtag oplysninger husstandsog evt. Verificer/ samtykke roller og login og formueopl.? pers.opl.? boligoplysn.? Ændr Ja *Kunderådgiver *Selvbetjener husstandsmedlem Ønsker skrivelse? Fylder agter- 18år? Svar på atja stoppe/ændre boligstøtte? Ja Ja Nej BS: agterskrivelse dato beløbsstørrelse BS: ændringsdato, Angiv Angiv Nej, må ikke BS: adresse, Boligsøtte søgefastlæg Opret ændringer vedhæft for stop dok. svar ønsk. og sag? ny hvor søges Nej på NejNej sag) tileksisterende (ansøgning husstand?nej Ændret Ja Nej el. BS: Ja sagsstatus Orienter sig i på *BerigetGrundata * Boligstøtesystem - Automatisk BS: eksisterende og/ eller Systemet? Find Person Hvad har gemt isag kladdebs: *Opdater med -Automatisk boligstøttesag BS: oplysninger Beriget *Generer *Hent adresse, relationer, Grunddata til isag (ingen Kladde alene/ sager kladde) alene og Sag/ BBR og ejeroplysn agterskrivelse BS: opgave indbakke Registrer *Generer til BS: oplysninger Beriget *Opret *Hent GrunddataBS: sag iadresse, BBR *Opdater og ejeroplysn relationer, med LF Træf Boligstøtte afgørelse BS: oplysninger boligstøttesag - B*Generer -Hent om registreret Ansøgerens aktuelle tilalle, oplysninger adresse der på BS: oplysninger Beriget *Hent GrunddataBS: i adresse, BBR *Opdater og ejeroplysn relationer, med BS: oplysninger boligstøttesag *Generer Hent på medlemmer, Ansøger tilføjet. de oplysninger husstands- harsom BS: modtagelse samtykke Udestående Tjek samtykke? fornej afjaja Anmodning om samtykke Forespørgsel vedr. forskuds- årsopgørelseeindkomstdata eindkomst **Afsend post og **ForetagForskuds- og webservicekald Forespørgsel boligoplysningerboligoplysninger BS: indkomstoplysn angiv Tilpas ureg. evt. formue og Almen bolig? Ja **Foretag webservicekald på Ansøgning?Ja Nej Nej afventende på BS: digital MinSide Opret *Generer besked login BS: eindkomst, forskuds- årsopgørelse HentogBS: indkomstoplysninger Opdater med BS: boligoplysninger Huslejeregister HentiBS: boligoplysninger Opdater med BS: boligoplysning vedhæft Indtast dato, og BS: tentativ berettigelse Vurder Ansøgning vedr. BS: Udfyld andel? ejer/ supplerende materiale JaNej Kvittering ansøgning ændringfor eller Erklæring vedrørende solidarisk hæfter BS: oplysninger ansøgning/ændring Godkendog send **Afsend post **Afsend post BS: statusbesked Udstil *Start Berettiget?Ja NejBS: tentativ Beregn boligstøtte BS: oplysning bestem person Gembesked ogtilbs: digital *Generer beskedlf - Boligstøtte BS: digital -*Generer samtykke? JaNej Mangler besked BS: statusbesked *Generer Håndter genererede oplysninger automatisk A Husstandsmedlem via session Min Side end ansøgeren) (i en anden logger på BS: medlem cept hæftelse **Modtag oplysninger Husstands- af solidarisk giver loginac- BS: oplysninger samtykke Registrer oglogin *Start Blanketansøgning **Modtag post BS: husstand, tidspunkt af boligst. Fastlæg for start adr., LF Boligstøtte Håndter automatisk genererede oplysninger A- [email protected]

9 Huslejeregister Serviceplatform *eindkomst KMD Indkomst *Kanal Boligstøtesystem - Automatisk *Tid til * *BerigetGrundata -Automatisk *Tid til BS: der abonneres Generer *Tid data påtil BS: via Serviceplatform Generer data BS: der forskudsopgørelse abonneres Generer data fra BS: der fra årsopgørelse abonneres Generer *Tid tildata fra eindkomst *Tid til på **Modtag *Tid til dataleverance **Modtag dataleverance **Modtag dataleverance **Modtag dataleverance BS: vedr hændelse Generer tidsbestemt data *Tid til BS: vedr (bopælssamling) Generer husstande data *Tid til BS: vedr adresser/bbr Generer data *Tid til BS: vedr oplysninger Generer personlige data *Tid til BS: vedr. boligoplysninger Generer data BS: abonnement huslejeroplysninger Opret/opdater på BS: kald/ til Serviceplatform Opret/opdater abonnement BS: abonnement opl. Opret/opdater fra på BS: eindkomst abonnement opl. Opret/opdater fra SKATpå **Modtag dataleverance **Afsend dataleverance BS: Opdater sag BS: for behandling Bestem behov behandles? ændring Skal NejJa A BS: for oplysninger registre indhentning Bestem fra behov af abonnement? Behov nyt forja BS: opsætning/ abonnementer Klargør *Tid til stop af Tid til oplysninger? yderligere Behov fornej Afvent opl.fra sagsopdatering Ja Nej abonnement? nyt Nej Ja LF Træf Boligstøtte afgørelse - A - BS: vedr boligselskaber Generer data BS: abonnement opl. Grunddata Opret/opdater fra Beriget på [email protected]

10 *Person*Komune *Kanal *Kunderådgiver A * Boligstøtesystem - Automatisk Brev manglende oplysninger vedr. Brev manglende oplysninger vedr. Brev husstandsmedlem, ikke er vedr. flyttet ind. derbrev manglende oplysninger vedr. **Afsend post **Afsend post Nej godkendt) (dokumentationbs: **Afsend post manuel *Generer BS: opgave fagsystem kontakt? *Behandl Behov for besked **Afsend Henvendelse vedr. XXXX Partshøring post Henvendelse vedr. pers.forhold Ja i BS: digital *Generer besked BS: digital *Generer besked BS: digital *Generer besked BS: sagstilstand Ændr BS: Valider behovbs: opgave indbakke *Generer for indhentning afkommentarer? suppl.mat./ vedh.dok. Læs til oplysninger / JaNejoplysninger registre? Mangler fra BS: (fortsat) berettigelse Valider behandling? manuel Behov forja oplysninger person? Mangler fraja LF Boligstøtte Nej Håndter automatisk genererede oplysninger Mangler - A- Nej oplysninger kommune?nej fraja Nej, oplysninger automatisk anmod om *Tid til BS: hændelse overvågning Generer ved Nej, oplysninger indflytning afventomnej, Nej, aut. behandling fortsæt afslagansøgning? NyNej (ændring) Ja Henvendelse vedr boligstøtte Henvendelse **Modtag vedr. post boligstøtte Henvendelse boligstøtte **Modtag Henvendelse telefonopkald vedr. vedr. boligstøtte boligstøttehenvendelse vedr. **Foretag vedr. *Start *Start telefonopkald BS: opgave fagsystem *Behandl i kontakt? Behov for telefoniskja B BS: modtagne Indberet - skriftligt oplysninger Nej BS: Fastsæt BS: opgave indbakke *Generer bevillingsdato BS: boligstøtte (Gen)beregn Kontroller til beregningsresultat?janejagterskrivelse? Nejansøgning? NyJaNej (ændring) BS: ændringsdato Fastsæt Henvendelse vedr. boligstøtte **Afsend Henvendelse vedr. boligstøtte Agterskrivelse ved genberegning Afgørelse afslag) (Tilkendelse/ post **Afsend post **Afsend post BS: manuel *Generer besked BS: digital *Generer besked BS: digital *Generer besked BS: afgørelse (tilkendelse/ afslag) Registrer informeres? sagspart Skal JaNej Opkrævning BS: sagstilstand Ændr tilbagebetaling? Udbetaling og/eller Ingen pengetransaktion Udbetaling LF Dan udbetalingsgrundlag Boligstøtte - LF Dan udbetalingsgrundlag Boligstøtte - C Luk/ hvilende gør - A- BS: Luk sag [email protected]

11 Boligselskab *Person *Modregningsfordeler *Start BS: modregningskrav boligstøttesystem Afsend *Kunderådgiver*Kanal **Modtag til dataleverance BS: modregningsaftale fra kommune Registrer A Afvent oprettelse udbetaling tid for af Tid oprettelse udbetaling tilaf * Boligstøtesystem - Automatisk BS: modregningsordning Registrer *Debitorsystem fra Debitor - automatisk Tid til BS: modregningsordning Afsend *ERP-Automatisk *Afstemning [email protected] BS: hører boligselskab Tilslutningsregister Tjek tilalm.bolig fra Tilslutningsregister? Omfattet af Ja Udbetalingsgrdl. nærværende allerede dannet forja periode? Nej udbetalingskørsel? det Er Nej NejJa CBS: for opkrævning Dan grundlag Udbetalingsmeddellelse modregning BS: Modtag **Afsend post **Afsend kvittering for dataleverance modregningskrav (kommune) BS: Behandl BS: udbetalingsopgave opgave indbakke *Generer til BS: *Generer BS: udbetalingsgrundlag efter Dan modregning behandling? manuel Behov forja digital Person? besked Behov besked Nej for Ja Nej Nej boligselskaber? Kørsel brug for tilja BS: udbetalingsgrundlaget til boligselskaber fremsendelse Udtagtil NejUdbetaling? modregning? foretaget der Er Ja LF Effektuer Boligstøtte - Audbetaling - Afskrivning Nej BS: kvittering modregning Afsend LF - Boligstøtte - Dan Nej Nej af for krav A Nejkrav? Ja BS: afstemningspost *Afsend BS: ERP-post *Afsend BS: *Registrer BS: afstemningspost *Registrer ERP-post BS: kvittering modregningskrav Modtag for Tid afsendelse listen boligselskaber til tilaf Liste udbetalinger boligselskab overtil **Afsend dataleverance BS: udbetalinger boligselskaber Bundtling tilaf

12 *Borger Afgørelse efterregulering på *Skat *Kanal *Kunderådgiver * Boligstøtesystem - Automatisk **Modtag Årsopgørelser dataleverance BS: nyeste årsopgørelse Modtag *Tid til BS: boligstøtte årsopgørelse Beregnjf. BS: boligstøtte Hent beregnet BS: boligstøtte Sammenhold Beløb udbet? Beløb tilnej opkræv? tilnejja Ja **Afsend post BS: digital *Generer besked [email protected]

13 *Person Boligselskab *Myndighed *Bankerne *NemKonto Udbetaling Udbetaling borgere, Udbetaling til tilboligselskab Udbetaling til borger boligselskaber kommune kommuner. og *Kanal **Afsend Boligstøtteudbetalinger dataleverance *Kunderådgiver Tid til BS: specifikke opl. i Registrer NemKonto konto- Tid til BS: udbetaling fagsystem Stopi * Boligstøtesystem - Automatisk Afventer for NemKonto udbetaling tidspunkt viabs: udbetalingspost, afstemningspost og ERP-post Dan BS: udbetalingspost Afsend A BS: afstemningspost *Afsend BS: ERP-post *Afsend *ERP-Automatisk BS: *Registrer *Afstemning BS: afstemningspost *Registrer ERP-post *Start Henvendelse vedr. udbetaling afvist Bogføringsfil Kvittering udbetaling/ om afviste for til kommunerrapporteringsfil til (Bank) besked Kvittering godkendte på / besked **Modtagom afviste (Nemkonto) dataleverance **Foretag telefonopkald **Afsend post **Afsend KMF-opkrævning BS: opgave fagsystem *Behandl i modtageren? Kontakt Ja, **Afsend post dataleverance via NemKonto **Afsend dataleverance telefonisk BS: for udbetalinger Dan postering BS: opgave indbakke *Generer Genudbetaling Ja, manuelt viabrev BS: manuel *Generer besked til Afvist? JaAutomatisk brev? NejJa Ja (genudbetaling) BS: udbetalingsanmodning Dan BS: digital *Generer vedr KMF BS: bogføringsfil KMFDanvedr. besked Tid til Tid til Tid til BS: rapporteringsfil vedr. Dan KMF BS: ERP-post *Registrer Nej Ja BS: afstemningspost *Registrer [email protected]

14 *Person *Kanal Henvendelse vedr. krav **Afsend post *Start Accept modregningsordning/ Indbetaling af **Modtag post Boligstøtesystem - Automatisk * *Debitorsystem - automatisk *ERP-Automatisk *Afstemning A BS: opkrævningspost, afstemningspost og ERP-post Dan BS: afstemningspost *Afsend BS: ERP-post *Afsend BS: opkrævningspost Afsend BS: opkrævningspost Indlæs BS: ERP-post *Registrer BS: afstemningspost *Registrer BS: opkrævningsopgave Behandl Afventer indbetaling BS: for Besked dækning Indlæs om kvittering afskrivning el. BS: dækning besked Dan om kvittering el. afskrivning Danom [email protected]

15 *Ekstern *Kanal *Kunderådgiver *Automatisk *Start Behov telefonisk kontaktfor Afspil voice Behov telefonisk kontaktfor imødekommet? behov Er Nej, Japersonlig afvent betjening *Start Behandl henvendelse Findes sag?nejja Opret sag journalnotat?ja Behov fornej Udarbejd journalnotat Gem journalnotat

16 *Myndighed Fysisk *Person Digital Sikker Post, *Virksomhed Fysisk Digital Sikker Fysisk Post, Digital Modtag postog Sikker vurder Post, * Start *Posthåndteringsleverandør Send journaliseres? dokument scannes/ Skal NejJa dokument UDK-relevant) fysisk(ikke *Kanal *Kunderådgiver *Journalmedarbejder Behandl dokument UDK-relevant) fysisk (ikke *Automatisk*Fagsystem [email protected] Scan påfør post metadata og Dokument UDK? klar tiljanej - behov for hjælp til klassificering Læg arkivdokument på Send dokument returneres? dokument original SkalNej Hent dokument Aflever dokumenter nye Modtag dokument og valider Eksisterer sag? Tilknyt til sagdokument Nej Ja Opret sag Forespørg klassificering (dokument vedhæftet) om Mail Behandl forespørgsel klassificeringommail Opret opgaveliste i * Start Hent dokument *Send dokument Bestil omjournalisering eller genscanning * Start *Send dokument Bestil kopijournalisering

17 *Person *Virksomhed Henvendelse fra borger.dk Henvendelse fra virk.dk *Kanal *Automatisk *Start Modtag behandl oplysninger loginogfra Godkendt login? NejJa Giv oplysninger adgang til

18 *Ekstern Behov information *Kanal *Selvbetjener *Start Udsøg og funktionalitet www anvend information på

19 *Ekstern Indgående dataleverance Kontakt dataleverandør til Servicedesk Ret dataleverance indgående Ja rettes? Kan fejl Nej Kontakt dataleverandør Opret POB-sag *Automatisk *Start Modtag indgående dataleverance og kontroller Nejdata ok? Er Ja

20 portal*ekstern Kald webservice til Svar webservice fra Kontakt kald til webservice til modtager af Servicedesk Ret webservice i svar fra Ja rettes? Kan fejl Opret POB-sag Nej Kontakt kald til webservice modtager af *Automatisk *Start Afsend webservice kald til *Start Modtag svar fra og webservice kontroller svar ok? ErNejJa [email protected]

21 *Ekstern *Kanal *Kunderådgiver *Start *Automatisk Telefonisk kontakt Foretag telefonopkald journalnotat?ja Behov fornej Udarbejd journalnotat Gem journalnotat

22 *Ekstern Udsend fysisk eksternpost tiludsend digital ekstern post *Fjernprint Sortér fysisk post i digital og Digital/ Digital Klargør digital post fysiskfysisk Klargør postfysisk kort? Rødt Ja Nej Udsend post *Kanal **Modtag dataleverance *Kunderådgiver *Automatisk*Start Klargør til fjernprint Fejl? Nej Ja Behandl post fysisk Modtag om forsendelsesform besked Ok? Ja Nej Kontrol af breve Ok? Ja Nej [email protected]

23 *Ekstern *Kanal Servicedesk Ret dataleverance udgående Ja Kontakt datamodtager rettes? Kan fejl Nej Kontakt datamodtager Opret POB-sag Udgående dataleverance Kvittering dataleverance for **Modtag dataleverance Registrer kvittering dataleverance for *Automatisk *Start Modtag udgående dataleverance og kontroller Nejdata ok? Er Ja Afsend dataleverance