OFFENTLIGT UDBUD ELEKTRONISK NØGLESYSTEM

Transkript

1 OFFENTLIGT UDBUD ELEKTRONISK NØGLESYSTEM

2 INDHOLD Indledning... 2 Baggrund og formål... 2 Udbudsbetingelser... 2 Ordregivende myndighed... 2 Udbudsmaterialets indhold... 2 Udbudsform... 2 Udvælgelseskriterier (mindste krav)... 3 Personlige forhold... 3 Teknisk formåen... 3 Tildelingskriterium... 4 Kontraktvilkår... 4 Aflevering af tilbud Formkrav... 4 Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv Tidsplan... 5 Fortrolighed... 5 Vedståelsesperiode... 5 Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse... 5 Mulighed for alternative tilbud eller afvigelse af mere end et tilbud... 6 Bestemmelse om forbehold... 6 Omkostninger og tilbudsvederlag... 6 Annullering... 6 Aktindsigt... 6 Kravspecifikation... 7 Sundby-Hvorup Boligselskabs driftsmiljø... 7 Mindstekrav... 8 Bilag B - Billede af nuværende type(design) Side 1 af 10.

3 INDLEDNING Sundby-Hvorup Boligselskab inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på at, leverer og opsætte et elektronisk nøglesystem. BAGGRUND OG FORMÅL Sundby-Hvorup Boligselskab ønsker mulighed for elektronisk at styre og logge adgangskontrollen til afdelingens fælleshuse, Kvarterets gård, servicebygning samt diverse fællesdøre. UDBUDSBETINGELSER Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at Sundby-Hvorup Boligselskab er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Ordregiver under dette udbud er: Sundby-Hvorup Boligselskab Lindholm Søpark 4, 9400 Nørresundby Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Sundby-Hvorup Boligselskab udpegede kontaktperson, som er: Allan Kirch Lindholm Søpark akp@sundbyhvorup.dk UDBUDSMATERIALETS IND HOLD Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende vedhæftet dokumenter: Bilag A: Tilbudsliste Bilag B: Billede af nuværende type(design) Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. UDBUDSFORM Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud Side 2 af 10.

4 UDVÆLGELSESKRITERIER (MINDSTE KRAV) PERSONLIGE FORHOLD Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over kr, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 stk. 2. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. ( Den/de vindende tilbudsgivere skal desuden på tidspunktet for kontraktunderskrivelse, jf. tidsplan have følgende dokumentation: En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. TEKNISK FORMÅEN Tilbudsgiver skal levere oplysninger om de involverede teknikere eller tekniske organer, især dem, der er ansvarlige for kvalitetskontrollen, (jf. art. 48, stk. 2, litra b), Tilbudsgiver er forpligtet til at oplyse, hvor stor en del af ordren, der tænkes givet i underentreprise, jf. art. 48, stk. 2, litra i), Tilbudsgiver må ved varekøb indstille sig på, at der kan kræves prøver, beskrivelser og/eller fotos af varer, der skal leveres, samt attester fra officielle kvalitetskontrolinstitutter (jf. art. 48, stk. 2, litra j) Side 3 af 10.

5 TILDELINGSKRITERIUM Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier Vægt i % Pris 70 Design 30 Ved Design forstås en vurdering af: Hvorvidt tilbudsgiveren har været tro overfor det Design som Sundby-Hvorup Boligselskab har valgt at bruge i de afdelinger, hvor der allerede er etableret elektroniske låse. KONTRAKTVILKÅR Det præcise antal enheder og typer aftaler tilbudsgiver og ordregiver på stedet, inden endelig aftale indgås. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. AFLEVERING AF TILBUD. Frist for modtagelse af tilbud er mandag den 14. december 2015 kl Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til følgende mailadresse: Att. Teknisk afdeling Lindholm Søpark Nørresundby akp@sundbyhvorup.dk og ae@sundbyhvorup.dk (sendes til begge mailadresser) FORMKRAV Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet skal følge den tilbudsliste, der er gengivet i Bilag A. Tilbuddet bedes afleveret på mail. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og implementeringsperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, skærmprint, med videre. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse. Tilbuddets priser skal være i danske kroner. Tilbuddet skal være mærket: `Udbud af Elektroniske låsesystem - Må ikke åbnes`. Side 4 af 10.

6 SPØRGSMÅL - ORIENTERINGSMØDER, BETINGELSER OSV. Spørgsmål stillet 7 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 7 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Sundby-Hvorup Boligselskabs hjemmeside og sendt samtidigt til alle tilbudsgivere. TIDSPLAN Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse mandag den 30. november 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål mandag den 7. december 2015 Tilbudsfrist mandag den 14. december 2015 Orientering om det vindende tilbud mandag den 21. december 2015 Kontraktunderskrivelse tirsdag den 5. januar 2016 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. FORTROLIGHED Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. VEDSTÅELSESPERIODE Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. OPLYSNING OM UNDERLEVERANDØRER/KONSORTIEDANNELSE Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Sundby-Hvorup Boligselskab. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Side 5 af 10.

7 MULIGHED FOR ALTERNATIVE TILBUD ELLER AFV IGELSE AF MERE END ET TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. BESTEMMELSE OM FORBEHOLD Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Sundby-Hvorup Boligselskab er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Sundby-Hvorup Boligselskab er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. OMKOSTNINGER OG TILBUDSVEDERLAG Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Sundby-Hvorup Boligselskab, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Sundby-Hvorup Boligselskab uvedkommende. ANNULLERING Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Sundby-Hvorup Boligselskab kunne annulleres, hvis Sundby-Hvorup Boligselskab har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. AKTINDSIGT Der gøres opmærksom på, at Sundby-Hvorup Boligselskab er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Sundby-Hvorup Boligselskab er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Sundby-Hvorup Boligselskabs opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning Side 6 af 10.

8 kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. KRAVSPECIFIKATION Med nærværende udbudsforretning ønsker Sundby-Hvorup Boligselskab at udskifte låsesystemerne i boligselskabets afdeling 12. Tilbudsgiver skal leverer og opsætte et nyt elektronisk nøglesystem. Tilbudsgiver skal tilsikre at låseenheder samt Elektroniske adgangsgivende enheder bliver implementeret i IT-systemet, hvorfra boligselskabets nuværende elektroniske nøglesystem administreres. SUNDBY-HVORUP BOLIGSELSKABS DRIFTSM ILJØ Driftsmiljø Server med Microsoft Windows 8,1 Software KABA Exos 9300 adk. system (kombineret Online og Offline system). Term Låseenhed Dørbladlæser Adgangsgivende enhed IT-system Løsningen Betydning Den elektroniske lås, som placeres i / på låseenheden / døren. Den elektroniske læser som er placeres ved porttelefon eller elevator. Brik, kort og TouchGo enhed. Systemet som bruges til at administrere de elektroniske adgangsgivende enheder, rettigheder, brugerprofiler mm. Inkluderer: Låseenhed, dørbladlæser adgangsgivende enhed og brikker. Side 7 af 10.

9 MINDSTEKRAV I det følgende uddybes Sundby-Hvorup Boligselskabs minimumskrav til det elektroniske nøglesystem. Kravene er ufravigelige og SKAL alle være opfyldt for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Opfyldt Ja Nej Krav til løsningen: Læser teknologi skal være Mifare DESfire EV1 Offline enheder skal kommunikere med Kaba Cardlink koncept V2.0 Systemet skal kunne håndtere Elektroniske langskilte, Digital cylindere samt Dørbladslæsere. Systemet skal kunne supportere TouchGo teknologi. Sikkerhedssystem der skal anvendes i brikker og enheder skal være ARIOS Tilbudsgiver skal levere og monterer et elektroniske nøglesystem som er kompatibel med og som kan implementeres i boligselskabets nuværende driftsmiljø Brikker og låseenhed skal logge data som bliver uploadet til boligselskabets server når brikker kommer i kontakt med onlineenheder. Der skal kunne leveres reservedele til hele løsningen i mindst 5 år. Efter implementeringsfasen overtager Sundby-Hvorup Boligselskab alle driftsopgaverne vedr. nøglesystemet og kodning som ikke vedrører garantiperiode. Fejl og mangler ved opsætningen i implementeringsfasen skal vederlagsfrit udbedres indenfor 24 timer. Løsningen skal understøtte brugen af batterier. Batteristatus skal være en integreret del af løsningen. Det skal tydeligt være angivet hvilken type batterier genopladelige eller engangs- batteriets holdbarhed, samt advarsel for lav batteristand. Løsningen skal være mulig at monterer på alle afdelingens døre, elevatorer, døre med automatisk døråbnere, porte samt døre som åbnes via porttelefon. Låseenhed og Brikker skal være klar, kodet og driftsafprøvet ved aflevering. Låseenheden skal fungerer ved danske vejrforhold, herunder også frostvejr. Oplåsning af døren skal kunne foretages på under 5 sekunder. Tilbudsgiver garanterer, at tilbudsgiver i implementeringsperioden uddanner afdelingens driftspersonale i at udskifte og vedligeholde låseenhederne. Tilbudsgiver garanterer, at tilbudsgiver i implementeringsperioden uddanner op til 8 af Sundby-Hvorup Boligselskabs medarbejdere som der skal administrere systemet. Medarbejdere med administrativt ansvar skal hurtigt kunne lære at betjene systemet. Hurtigt defineres i denne sammenhæng således at de underviste medarbejderne efter ca. 3 timers undervisning kan benytte systemet. Tilbudsgiver kan garantere, at samtlige produkter er i overensstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. Tilbudsgiver skal tilsikre, at evt. garanti på andre elektroniske enheder som elevatorer, porttelefoner og automatiske døråbnere ikke bortfalder. Dokumentation herfor skal vedhæftes tilbuddet.?? Kompatibilitet med det eksisterende system hos Sundby-Hvorup Boligselskab. Side 8 af 10.

10 Opfyldt Ja Nej Krav vedr. IT.systemet: Elektroniske adgangsgivende enheder, rettigheder, brugerprofiler skal implementeres på serveren inden løsningen monteres. Teknikeren som koder oprettet data i Sundby-Hvorup Boligselskabs IT-system, skal være uddannet til at arbejde i IT-systemet. Opfyldt Ja Nej Krav til adgangsgivende enhed: Leveres af Sundby-Hvorup Boligselskab? Elektroniske adgangsgivende enheder skal kunne kodes på administrationen, hvor serveren er placeret samt via webklient. Brikker skal kunne benyttes sammen med Miele vaskerimaskiner som er opstillet i boligselskabets fællesvaskerier. Leveres i farven sort med boligselskabets logo. Opfyldt Ja Nej Krav til låseenheden: Låseenheden skal være modulopbygget. Håndtag og langskilte skal være udført i rustfristål Læseren skal være en intrigeret del af låseenheden(som Bilag B eller ligestillede) Der skal være langskilte på begge sider af døren. Låseenheden skal være kunne betjenes med én hånd fra indvendig side af døren Låseenheden skal være uden cylinder hul. Håndtag form som bilag B eller dermed ligestillet. Låseenheden må ikke kunne blokere en flugtvej ved fejl og driftsstrømsafbrydelse. Låseenheden skal kunne inaktiveres i tilfælde hvor en dør ikke længere har behov for at have elektronisk adgang, men Sundby-Hvorup Boligselskab stadig ønsker låseenheden monteret på døren. Design som bilag B eller dermed ligestillet. Opfyldt Ja Nej Krav til Dørbladlæser: Dørbladlæser skal være sort. Side 9 af 10.

11 BILAG B - BILLEDE AF NUVÆRENDE TYPE(DESIGN) Låseenhed uden cylinder Kompakt dørbladlæser Online opdateringsenhed Side 10 af 10.