Messehåndbogen Gode tips & ideér til en succesfuld messe.

Transkript

1

2 Messehåndbogen Gode tips & ideér til en succesfuld messe. Ofte ses der desværre flere kedelige tendenser når firmaet drager på messetur. Det kan være, at I simpelthen har så mange produkter at vise frem, og der slet ingen plads er til gæsterne, at jeres brochure og plakater ligner et andet kunstmaleri med et hav af tekster så vigtig information går tabt eller, at personalet helt åbentlyst viser, at de ikke har lyst at være der, har tankerne et helt andet sted eller står og taler højlydt om gårsdagens messefest blandt udstillerne og måske stadigvæk lider af tømmermænd. Og sådan kunne vi blive ved. En messe kræver altid en god forberedelse, før at den bliver en succes. Det kræver en indsats, som er langt større end blot at have messestanden og møde op på messen. Her følger vores enkle, men også krævende og vigtige tiltag, som du skal gøre i den gode forberedelse til en messe: Hvad er målet med messen? Hvad er jeres mål som firma, med at bruge tid og penge på at udstille? I skal være så kon-krete, som overhoved muligt. Opstil helt konkrete mål, så som hvor mange besøgende vil vi have på standen? Hvor mange salg vil vi have? Hvilke personer, fra hvilket virksomheder, skal komme og tale? Hvad I end vælger som jeres endelige mål, så gør dem så konkrete, som overhoved muligt. Du kan jo aldrig vide, om du er i mål, hvis du ikke har et endeligt mål. Når du udstiller på en messe, koster det en masse, så sørg for at målet er klart og konkret. - tlf

3 Hold fokus Når I er på messe, så forsøg ALDRIG at fortælle om ALLE jeres produkter på én gang. De fleste mennesker kan ikke overskue mere end 3 ting ad gangen. Derfor bør I vælge et par produkter ud, der giver mening i forhold til den besøgende på messen. Uanset hvad jeres firma laver, er det umuligt for en udenforstående at overskue alle jeres produkter. Valg af medarbejdere på messen Som det første skal de medarbejdere, som er tilstede på messen, have lysten til at være der. Derfor bør i aldrig trække lod om hvem der skal sendes på messe, og send aldrig dem, der blot kan undværes på kontoret. Send i stedet de kollegaer, som har lyst til at gå på messe og som er udadvendte og gode til at snakke med mennesker. Jeres investering er alt for stor til, at medarbejdere står og ser ligeglade ud. Den udstråling finder man ofte hos rigeligt af standene. Vælg derfor de medarbejdere, som har lysten og som er udadvendte. Adfærd hos messepersonale Hvordan man opfører sig på messen, er vigtigt hvis firmaet skal have et succesfuldt udbytte. Træn jer derfor selv i messeadfærd. Giv jer selv god tid til at træne, hvad end i selv træner eller får hjælp udefra. Den samlede udstråling fra et messepersonale gør en kæmpe forskel. Salgstræning Træn standpersonalet i nogle få produkter, som skal være messens fokusprodukter. Vær sikker på, at i kender fordelen og udbyttet af produktet. På sekunder skal i kunne fortælle de besøgende, hvad de får ud af jeres firma og jeres produkt. I skal have nok viden til at kunne lave en elevatortale, så der kan skabes en interesse hos den besøgende på kort tid. Ved at sikre sig, at alt personale kan elevatortalen, er tiden godt brugt i sidste ende, og det vil kunne ses på den samlede investering i messen. Et lille råd er at lave en huskeseddel til standpersonalet med fordele og udbytte af jeres fokusprodukter på messen.

4 Billeder er bedst Hvis jeres besøgende skal læse en mindre roman på jeres vægge og pull-ups, taber det manges interesse. Brug i stedet interessante billeder (altid i høj opløsning) til at skabe en større interesse for jeres stand. Det trækker nysgerrige blikke til. Billeder siger trods alt mere end ord. Personalets påklædning Hvis personalet har fået udleveret firmatøj så de er ensartet og ser godt ud, har de besøgende på messen lettere ved at identificere standpersonalet, fremfor besøgende på standen. Hvis i koordinere i så høj grad, at tøjvalget bliver en slags uniform, giver ensartetheden jer gratis reklame til jeres stand. Der kan med fordel vælges firmatøj med trykt eller broderet logo så de besøgende let genkende jer, og samlet set vil i fremstå som en stærk enhed. Det ensartet udtryk gavner det interne sammenhold hos personalet. Gratis gaver og konkurrencer Del reklamegaver ud med logo på til de besøgende. Alle elsker at få noget gratis med videre. Med gratis gaver skaber i interesse for jeres stand, og det trækker flere besøgende til. Det samme gælder for konkurrencer. Planlæg hvilken reklamegave de besøgende skal have, og hvilken konkurrence I vil afholde. Konkurrencen skal dog altid være relevant i forhold til jeres produkter. Lad dine gaver og konkurrencen lægge sig op af jeres produkt, og hvad i vil have, at de besøgende skal huske jer for. Vælg altid gaver med firmalogo, sådan vil de gratis gaver give jer noget igen i sidste ende. Vær unik At planlægge en messe ud fra, hvad I plejer at gøre og hvad andre gør, er nemt. Derfor er det også ret kedeligt. Gør noget som ingen af de andre gør og lad jer aldrig afholde af at gøre noget, fordi ingen af de andre gør det. Det skaber en interesse og opmærksomhed omkring jer. Skab opmærksomhed og vær unik ved at gøre noget, ingen af de andre gør. - tlf

5 Prislister, brochure og visitkort Husk altid prislister og brochurer omkring jeres firma, når I skal på messe. For mange er bedre end for lidt, i dette tilfælde. Det virker alt andet en professionelt, hvis i løber tør for begge dele. Alt personale på standen skal have visitkort på sig og dele så mange ud som muligt. Brug internettet Skriv ud på jeres hjemmeside at I er at finde på messen. Læg samme besked i alle sendte mails, og gør det helst 3-4 uger før messen. Brug de sociale medier aktivt lige før og under messen. Læg billeder op på jeres Facebook-profil og skriv opdateringer på virksomhedens LinkedIn-profil. Det kan KUN gøre gode ting for jeres deltagelse på messen, at alle der kommer i kontakt med jer, ved at I er tilstede på messen. Selve messen Under messen skal den gode forberedelse udnyttes til succesfuldt udbytte. Her følger nogle gode råd til udnyttelse under selve messen: Klar, parat start! Personalet møder på standen 30 minutter før messen åbner. Her skal der gennemgås fokus-produkter og elevatortale, samt sikres at standen er ren, og at der er fyldt op af brochurer, vand, kaffe m.v. Vagtskifte Hvis man skal stå på en messe en hel dag, kan det godt være hårdt og svært at holde 100% fokus. Derfor er en vagtordning en god ide, så alle har deres faste pauser. Læg eksempelvis en pause hver 45 minut og lad pausen vare 15 minutter. Det er meget vigtigt, at standperso-nalet er friske og mentalt til stede, og derfor er pauserne utroligt vigtige, især hvis messen varer mere end 1 dag. Lav et skema og følg det! Alle pauser foregår selvfølgelig udenfor standen.

6 Konkurrence internt Lav en konkurrence internt blandt personalet om at nå det opstillede mål. At den der får flest aftaler med hjem efter messen, får en belønning, er kun godt. Belønningen når der er omdelt en vist antal visitkort fra standen. De interne konkurrencer og kollektive belønninger er positivitet for standpersonalets aktivitet, hvilket fremmer virksomhedens udbytte. Godt fodtøj og behageligt tøj Under en messe står man meget op. Det er derfor vigtigt med noget ordenligt fodtøj og no-get behageligt tøj, som ikke generer en, når man står op i lang tid. Standpersonalet skal netop STÅ på messe. Søg kontakt Når man er på messe, er det for at få kontakt med de besøgende. Derfor skal alle på standen have fokus på gangarealet, hvor de besøgende går forbi. Personalet skal have fokus på dem, der går forbi og ikke dem, som allerede er på standen. Søg kontakt, men lad være med at overfalde dem som går forbi standen med jeres produkt. Få omtale Når I tager på messe, er det altid oplagt at skabe noget omtale om jeres virksomhed. Dette kan være i form af presse i den lokale nyhedsavis eller i radioen. Er det ikke det, I er de bedste til, anbefaler vi som oftest Tekst- og PR bureauet Kvalitetstekster.dk. De har kontakter til pressen landet over, har hjulpet en god del af vores kunder. Skab sympati Vis overskud som standpersonale. Vær afslappet, smil og hils til alle der kommer forbi. Mennesker som viser overskud er langt mere interessante end mennesker, som står og hænger. I får den bedste messe ved at have skabt kontakt til så mange som muligt. Start med at stille åbne spørgsmål om messen generelt, det giver et godt grundlagt for at komme ind på dit fokusprodukt. - tlf

7 Man kan aldrig vide om den næste besøgende er en ny stor potentiel kunde, og muligheden klipper, hvis ikke der stilles åbne spørgsmål, så dialogen kan køre. Visitkort og materialer Når personalet afslutter en samtale med en besøgende, bør der altid uddeles visitkort og sikres, at den besøgende har relevant materiale med fra jer. Få altid et visitkort af den besøgende, og aftal om der skal være opfølgende kontakt efter messen. Hold styr på de indsamlede visitkort ved at give en person ansvaret for dem. Lav konkrete aftaler med det samme Opstår der en muligt for en god potentiel kunde, bør der fastlægges en konkret aftale med det samme. Aftal dato og tid, da der ellers kan være stor sandsynlighed for at aftalen glem-mes af begge parter. Alle står på messe Når man er på messe, så står man op. Det eneste tidspunkt, hvor personalet sidder ned, er i deres pauser, som foregår uden for standområdet. Sidder man ned signalerer det, at man er optaget. Derfor står alle op på standen altid! Derudover er det en fordel, hvis personalet står spredt. Det kan som udefrakommende være svært at tage kontakt til en samlet gruppe, og derudover giver det flere kontakter, hvis personalet står spredt. De kan opsøge mange flere besøgende. Spisning og rygning Alt spisning foregår udenfor standen og kun i pauserne. En besøgende har ikke umiddelbart lyst til at opsøge en, der spiser. Derudover skal rygning foregå udenfor standen og efter rygning er det optimalt at tage en pastil, så man ikke lugter af røg. Tyggegummi er forbudt for standpersonale. Hold standen og jer selv som personale så professionelle, som muligt. I er der i firmaets interesse, og bør derfor kun skabe positiv opmærksomhed.

8 Gaver og konkurrencer Hvis I deler reklamegaver ud så giv det kun til de besøgende, som kommer ind på jeres stand. Undlad af uddele gaverne på gangarealerne, her kan i istedet vælge at opsætte en bowle med logobolcher eller pastilæsker med jeres eget design m.v. Gaverne bør først uddeles efter en kort samtale, for at i får det mest optimale ud af dem, og den besøgende har mulighed for at huske jer på de gratis glæder. Det samme gælder for konkurrencerne. De besøgende kan deltage, efter en kort samtale med jer. Skab sympati, stil åbne spørgsmål, og spørg derefter om de vil deltage i jeres konkurrence. Vand og snacks At være på messe er hårdt for personale, såvel som besøgende. Hav derfor altid masser af vand med på jeres stand. En flaske logovand bringer altid glæde hos de besøgende, der kan få en forfriskning, mens de taler med jer. Travlhed på standen Hvis I gør alt det ovenstående, vil jeres stand konstant være fyldt med besøgende. Også når der er tomt hos alle de andre stande. Der vil derfor også være besøgende på standen, som ingen når at snakke med. Derfor skal i være fuldt ud og helt tilstede hos den, du taler med. Se kort på den der venter, smil og nik, så du signalere at du kommer om lidt, og fokuser så på din samtale igen. Vær konkret og grundig, men brug ikke længere tid en sekunder hos en kunde. Der vil altid være snakkehoveder, men messen er til for potentielle kunder, og hvis personalet er fokuseret, venlige og imødekommende, giver ventetiden på et par minutter ikke et negativt udfald. Festen er kun til slut Når man er på messe over flere dage, er der som regel fester om aftenen. Jeres personale bør ikke deltage i festerne under messen, da det giver et mindre oplagt personale dagen efter. For lidt søvn og tømmermænd er ikke noget firmaet ønsker at signalere. - tlf

9 Igen hold det professionelt og vær fokuseret på, hvorfor I er på messen. Forbered i stedet personalet på, at goden ligger, når messen lukker den sidste aften. Så kan der festes ovenpå et godt resultat. Efter messen Når messen er overstået, kræver det en opfølgning og en evaluering på, hvordan det hele forløb. Efterforløbet er vigtigt, hvis aftaler skal i hus, og udbyttet af selve messen skal kunne bruges det noget fremadrettet. I forhold til den tid og penge, som er blevet brugt, bør jeres firma været opmærksom på følgende efter en messe: Altid udsend en personlig mail Standpersonalet har indsamlet en bunke visitkort. På dagen, hvor messen slutter, bør der udsendes en mail til alle de besøgende. I mailen ønsker I dem tak for besøget hos jeres stand, en kort udgave af jeres elevatorsnak, og fortæl dem helt konkret, hvem de skal kontakte for mere information. De fleste besøgende på en messe besøger omkring 20 stande. I skal sørge for, at de husker jer! Skriv en personlig mail, og ikke en standardmail til alle besøgende. Den tid I bruger på hver eneste besøgende, er givet godt ud. Det personlige vil gøre, at den besøgende vil følge sig som noget særligt, og jeres firma vil blive husket og set i et bedre lys. Evaluering af messen Minimum 48 timer efter messen, bør standpersonalet samles. Der skal evalueres på, hvad der virkede og hvad der skal laves om, inden næste messe. Er jeres mål med messen opfyldt og hvad gik galt, hvis ikke? Skriv alle input ned, så de kan medtænkes inden jeres næste messe. Opfølgning Det personale, som lavede personlige aftaler med en besøgende på messen, skal have tid til at følge op på sagen. Ellers vil jeres firma komme til at fremstå som useriøse, og det var jo ikke meningen med selve messen.

10 Aktiver vistikortene Hold visitkortene fra messen samlet i jeres database. Så kan de uddeles blandt jeres sælgere, så de kan tage kontakt til dem via LinkedIn og lignende sociale medier. Nåede vi i mål? I perioden efter messen skal der måles på, hvor meget af deres salg, der direkte eller indirekte kommer fra jeres deltagelse på messen. På den måde kan I se, hvor meget messen har kunne betale sig for netop jer. Mål på jeres salg og find ud af, hvordan messen påvirkede dette salg. Så er det bare i gang! At være på messe med jeres firma skal ses som et før-under-efter salg. Undlades en af faserne kan det koste på tid og penge. Messedeltagelse skal tages ligeså alvorligt som et salg, det skal planlæg-ges, udføres og følges op på. Efter at have læst disse gode tips og ideér, bør der ikke være nogen konkret grund til at lade være med mindre I helt undlader at deltage på messe. Rigtig god fornøjelse med jeres næste messe! Med venlig hilsen -En del af firmagavexperten Messegaver.dk påtager sig intet ansvar for mulige fejl der måtte være i messehåndbogen og den medfølgende tjekliste. Messegaver.dk ej heller firmaer herunder, kan derfor drages til ansvar såfremt brugeren og dens personer ikke får det beskrevet udbytte af messehåndbogen og tjeklisten skal ses udelukkende som en inspirationskilde til at komme igang med.

11 Tjeklisten - Få det optimale ud af jeres messe Med tjeklisten er Få I godtdet på vej til at jeres næste messe en messe succes. Tjeklisten optimale ud af bliver jeres Tjeklisten - Få det optimale udstyraf jeres Nedenfor ses nogle af de mest hyppige opgaver, som der skal være på, hvis I ønskermesse en succesfuld messe. Listen skal Med tjeklisten er I godt på vej til at jeres næste messe bliver en succes. Med tjeklisten er I godt på vej til at jeres næste messe bliver en succes. ses som inspiration til at komme i gang, så den er lavet så objektiv, at den passer i de flestes firmaers interesse. Nedenfor ses nogle af de mest hyppige opgaver, som der skal være styr på, hvis I ønsker en succesfuld messe. Listen skal ses som inspiration til at komme i gang, så den er lavet så objektiv, at den passer i de flestes firmaers interesse. Nedenfor ses nogle af de mest hyppige opgaver, som der skal være styr på, hvis I ønsker en succesfuld messe. Listen skal ses som inspiration til at komme i gang, så den er lavet så objektiv, at den passer i de flestes firmaers interesse. Messegaver.dk påtager sig intet ansvar for mulige fejl der måtte være i messehåndbogen og den medfølgende tjekliste. Messegaver.dk ej heller firmaer herunder, kan derfor drages til ansvar såfremt brugeren og dens personer ikke får det beskrevet udbytte af messehåndbogen og tjeklisten skal ses udelukkende som en inspirationskilde til at komme igang med.