DEL - Dokumentation, Effekt og Læring - Koncept Oktober 2013

Transkript

1 DEL - Dokumentation, Effekt og Læring - Koncept Oktober 2013 CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling - et center for forskning og udvikling på social- og sundhedsområdet

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 KONCEPTETS FORMÅL PRÆSENTATION AF DEL EFFEKTMÅLING BORGERSKEMA RESULTATDOKUMENTATION LÆRING DATAINDSAMLING AFRAPPORTERING UDVIKLING, IMPLEMENTERING OG DRIFT TILPASNING TIL ANDRE MÅLGRUPPER IGANGSÆTNING PÅ TILBUDDENE ØKONOMI...7 CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 1

3 1 KONCEPTETS FORMÅL DEL er et koncept for dokumentation, effektmåling og læring, der er udviklet, så det kan besvare følgende spørgsmål: 1. Har indsatsen en effekt? (effektmåling) 2. Inden for hvilken økonomisk ramme løses opgaven? (ressourcevurdering) 3. Hvordan drager vi nytte af vores målinger? (læringsproces) 4. Når vi de mål, vi sætter? (resultatdokumentation) 5. Inden for hvilke indsatsområder er borgeren motiveret? (borgerinddragelse) I det følgende præsenteres konceptet kort. Derefter skitseres muligheder for at tilpasse konceptet til andre målgrupper end de socialpsykiatriske tilbud, konceptet oprindeligt blev udviklet til. Muligheden for bistand til implementering af konceptet, hvordan konceptet relaterer sig til den nye tilsynsreform og økonomien berøres afslutningsvist. 2 PRÆSENTATION AF DEL Ved brug af dokumentationsredskabet DEL kan resultater og effekt af indsatsen på det specialiserede socialområde måles. Konceptet muliggør, at det løbende kan afdækkes, om en indsats rettet mod en borger virker og den ønskede effekt opnås. Derved vil man hurtigt kunne tilpasse den fremtidige indsats i forhold til denne viden. DEL er således et koncept for effektmåling, hvor der er et stort fokus på faglig læring med det formål at sikre, at resultaterne drøftes og skaber basis for at kunne foretage ændringer i indsatsen over for den enkelte borger. Samtidigt er der i konceptet et mindst lige så stort fokus på at levere overskuelige data på centralt niveau vedrørende målgrupper, ressourcer og borgernes progression over tid. DEL s anvendelsesmuligheder henvender sig derfor til flere parter. Aggregeres data, kan resultaterne anvendes som information til afsæt for planlægnings- og strategiarbejdet i forvaltning og administration, mens data på individniveau eller aggregerede på tilbudsniveau fungerer som afsæt for faglig læring og kvalitetsudvikling i forhold til den enkelte borger og det enkelte tilbud. CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 1

4 Grundlæggende bygger konceptet på allerede kendte og afprøvede metoder og redskaber. Figuren viser DEL s fire redskaber, hvor fundamentet er effektmåling. Både borgerskema, resultatdokumentation samt brugen af læringsskema ligger som frivillige redskaber, der kan vælges til efter behov. Det skal dog understreges, at det anbefales, at alle redskaber benyttes for at kvalificere og understøtte effektmålingens resultater. 2.1 Effektmåling Effektmålingen i DEL er udformet så den: måler i forhold til et selvstændigt og meningsfyldt liv for borgeren, hvilket betragtes som det overordnede formål med indsatsen indfanger relevante ændringer over tid ved afrapportering giver mening på både på borger-, tilbuds- og forvaltningsniveau er så kort og præcis som muligt afspejler tilbuddets indsatsområder For at kunne identificere effekten af indsatsen for den enkelte borger på tilbuddet, er der udviklet et spørgeskema til medarbejderne. Effekten af den gode indsats på tilbuddene måles ud fra borgernes udvikling inden for syv områder af afgørende betydning for den enkelte borgers mulighed for at leve et meningsfuldt og selvstændigt liv. Disse områder er identiske med de syv temaer, der anvendes i Voksenudredningsmetoden 1. Derved understøtter DEL en mere ensartet og sammen- 1 Voksenudredningsmetoden er udviklet af Social- og Integrationsministeriet og KL og er en ny metode til sagsbehandling og udredning på handicap- og udsatte voksenområdet som et led i DHUV-projektet (Digitalisering af handicap og udsatte voksne-området). Metoden dækker hele sagsbehandlingsprocessen, herunder udredning, udarbejdelse af handleplan, bestilling af indsats samt opfølgning på indsatsen (Socialstyrelsen 2012) Voksenudredningsmetoden er inspireret af klassifikationssystemet ICF, som er et tværfagligt standardiseret kommunikationsredskab til beskrivelse af en persons funktionsevne og funktionsevnenedsættelse. ICF tager afsæt i et bredt og dynamisk perspektiv på borgerens funktionsevne. Funktionsevnen vurderes således i relation til borgerens evne til at udføre forskellige aktiviteter og deltage i det daglige liv i de omgivelser, som borgeren er i. CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 2

5 hængende tilgang til borgeren og de indsatsmål, der er i fokus på tværs af både bestiller- og udførerenhed. De syv temaer er følgende: Praktiske opgaver i hjemmet Egenomsorg Kommunikation Mobilitet Samfundsliv Socialt liv Sundhed Til løbende at afdække borgerens funktionsevne inden for de syv temaer, stilles der i alt 11 spørgsmål vedrørende medarbejderens faglige vurdering af borgerens funktionsevne. Spørgsmålene er i størst muligt omfang formuleret med udgangspunkt i ICF, for at opretholde en gennemgående sammenhæng i designet 2. Borgerens funktionsevne vurderes ud fra en 11-punktsskala 3 i DEL. Skalaen er karakteriseret ved at være yderst ressponsiv og derved at kunne måle og dokumentere også mindre ændringer i borgerens funktionsevne over tid, hvilket bidrager til at give et mere nuanceret billede og derved øge redskabets anvendelighed. Derudover er det en skala, der giver gode muligheder for statistisk bearbejdning og præsentation af de aggregerede data på en overskuelig måde. Der er mulighed for direkte at konvertere 11-punktsskalaen til den skala, der benyttes i ICF, og dermed også til den skala, der anvendes i Voksenudredningsmetoden. Spørgeskemaet til effektmåling er pilottestet på ni forskellige tilbud i foråret/sommeren Her er skemaerne testet statistisk i forhold til interraterreliabilitet. Det vil sige i forhold til, hvorvidt to forskellige medarbejdere vurderer borgerens funktionsevne på samme måde. Skemaerne er også testet kvalitativt, i forhold til, hvordan spørgsmålene opfattes, af dem, der besvarer skemaerne og hvor dækkende for området de er. Effektmålingsskemaet vurderes generelt, af de medarbejdere, der har testet skemaet, til at give et meningsfuldt overblik over borgerens udvikling og derudover at være meget hurtigt at udfylde. Baggrundsoplysninger samt spørgsmål vedr. økonomi Udover den faglige vurdering af borgerens funktionsevne indeholder spørgeskemaet til personalet også spørgsmål, der afdækker, hvilke omkostninger der er forbundet med indsatsen, om der er indgået aftale om differentieret takst mm. Disse spørgsmål gør det muligt på et aggregeret niveau at beregne, hvor mange omkostninger, der er forbundet med progression i borgerens funktionsevne Da udviklingen i borgerens funktionsevne og de omkostninger, der er forbundet hermed ikke kan ses uafhængigt af omfanget af borgerens sociale problemer og fysiske, psykiske og kognitive funktionsevnenedsættelser, indsamles der også data vedrørende dette. 2 For at sikre, at spørgsmålene formuleres så præcist og entydigt som muligt så data bliver sammenlignelige på tværs af borgere, tilbud, kommuner og region har formuleringen af de enkelte spørgsmål taget udgangspunkt i WHODAS 2, der er et valideret og reliabilitetstestet psykometrisk screenings-redskab udviklet af WHO. WHODAS 2 er baseret på ICF og er udviklet med henblik på at vurdere ændringer i funktionsevnen over tid hos borgere med en funktionsevnenedsættelse samt måle effekt af indsats. 3 Denne 11-punktsskala er udviklet med inspiration fra det ergoterapeutiske redskab COPM (Canadian Occupational Performance Measure) (Ergoterapiforeningen 2007 CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 3

6 For at gøre DEL så enkelt og lettilgængeligt som mulig, indsamles der kun et meget begrænset antal baggrundsoplysninger, der er identiske med de temaer, som indgår i Voksenudredningsmetoden. 2.2 Borgerskema Udover medarbejderskemaet er der også udviklet et skema til borgerne 4. Hvor der i medarbejderskemaet spørges til den faglige vurdering af 11 udvalgte funktionsevner, spørges der i borgerskemaet på en tilsvarende skala til borgerens egen tilfredshed med de samme 11 funktionsevner. At både borger og medarbejder spørges, bidrager til at afdække kvaliteten af indsatsen og sikre, at indsatsen opleves som meningsfuld af den enkelte borger. En af de mange fordele ved at inddrage borgerens tilfredshedsvurdering af egne funktionsevner er, at den efterfølgende indsats kan have borgerens egenoplevede vurdering i centrum. Herved kan indsatsen tage afsæt i en viden om, hvorvidt borgeren er motiveret for at arbejde med det pågældende område. Dette bidrager til, at borgeren bliver mere involveret i indsatsen, da indsatsen kan tage udgangspunkt i, hvad der betyder noget for borgeren og har mening i forhold til det liv, borgeren lever eller ønsker at leve. Borgerskemaet er ligeledes pilottestet på ni forskellige tilbud. Her er tilbagemeldingen, at de borgere, der har udfyldt skemaerne, har fundet det meningsfuldt. Medarbejdere fortæller, at udfyldelsen af borgerskemaet har virket ansporende på borgerne i forhold til at arbejde målrettet med indsatsområder samt bidraget til et mere realistisk selvbillede efterfølgende. De medarbejdere, der har været med til at teste skemaet, angiver ligeledes, at udfyldelsen af borgerskemaet bidrager til at anskueliggøre, hvad borgeren er motiveret for at arbejde med fremadrettet. 2.3 Resultatdokumentation I konceptet DEL er der også en mulighed for resultatdokumentation. Resultatdokumentationsværktøjet, der er integreret i DEL, er KL s nyudviklede redskab FKO - Faglige kvalitetsoplysninger på psykiatri- og handicapområdet 5. Dette redskab til resultatdokumentation er opbygget efter temaerne i Voksenudredningsmetoden for at kunne bidrage med viden om, i hvilken grad mål defineret på baggrund af voksenudredningsmetoden er opfyldt eller ej. Dermed kan redskabet fungere som dokumentation og kvalificere dialogen over for bestiller. I resultatdokumentationsskemaet er det muligt at følge op på de mål, der er opstillet fra bestillers side. Her kan man krydse af, hvilke temaer der er mål for og i hvilken grad målet er opfyldt på den fempunktsskala, der anvendes i Voksenudredningsmetoden og FKO. Hvis man krydser et tema af, giver skemaet mulighed for at beskrive, hvilke mål der er opstillet og man kan også beskrive eventuelle delmål inden for temaet. 4 Der vil sandsynligvis være borgere, der ikke vil kunne besvare et spørgeskema, derfor indsamles der kun data fra de borgere, der vurderes at kunne og som selv ønsker at deltage. Indhentelse af borgerbesvarelser kan ske enten som interview af borgeren ud fra skemaet eller ved, at borgeren selv udfylder skemaet. 5 Se for yderligere oplysninger CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 4

7 Resultatdokumentationsskemaet er pilottestet på seks tilbud og her har tilbagemeldingen været, at medarbejderne vurderer, at skemaerne bidrager til at give overblik over, om de mål, der er blevet sat, er nået og at redskabet er anvendeligt som dokumentation for borgerens forløb og status. 2.4 Læring For at DEL udover at dokumentere effekter også kan bidrage til at skabe læring på tilbuddene, er der som en del af konceptet udviklet et procesredskab - et læringsskema - således at tilbuddene med afsæt i deres resultater fra de tre ovennævnte spørgeskemaer og kendskab til den enkelte borgers forløb kan etablere en systematisk faglig drøftelse af effekterne sat i forhold til den indsats og de vilkår, der har bidraget til effekterne. Gennem disse faglige drøftelser i tilbuddene bliver det muligt for medarbejderne at vurdere og planlægge den faglige indsats. Disse drøftelser bidrager til at producere ny viden og foranstalte en værdifuld læring på det enkelte tilbud i forhold til hvilke indsatser, der virker for hvem og under hvilke omstændigheder. Læringsskemaet er ligeledes pilottestet på seks tilbud, hvor tilbagemeldingen har været, at skemaet bidrager til, at der bliver skabt overblik over resultaterne fra de forskellige skemaer og at man som medarbejder kommer systematisk omkring de centrale forhold ved borgerens udvikling/situation og den fremadrettede indsats 2.5 Dataindsamling De tre skemaer: Effektmåling, Borgerskema og Resultatdokumentation besvares første gang ved indflytning/opstart af DEL på tilbuddet og efterfølgende en gang hvert halve år den tid, borgeren får tilbuddet. Der er selvfølgelig mulighed for, at medarbejderne/borgerne kan udfylde skemaerne oftere, hvis det giver mening i forhold til den enkelte borgers forløb. Når de tre skemaer er indtastet, dannes der med det samme en letlæselig, individuel rapport. Her bliver data vist som grafer, hvor der både indgår de to forrige tidligere og den aktuelle vurdering. I de individuelle rapporter ses både personalets faglige vurdering og borgerens egen vurdering i forhold til den enkelte borgers funktionsevner samt status på indsatsmål (jf. resultatdokumentation) al den tid, borgeren modtager tilbuddet. Hermed har man et særdeles anvendeligt arbejdsredskab på tilbuddet, der både skaber læring i forhold til den enkelte borger og dennes forløb og udvikling og som samtidigt på en meget overskuelig måde kan anvendes som dokumentation af den enkelte borgers udvikling i forhold til de centrale indsatsområder over for tredjepart. Der er flere forskellige muligheder for at indsamle de data, der skal anvendes i DEL. Skemaerne kan både integreres i tilbuddenes fagsystemer eller udfyldes i en Excel-version. I begge tilfælde dannes en rapport, der viser borgerens udvikling umiddelbart efter udfyldelsen af skema. Hvis skemaerne integreres i tilbuddets fagsystem kommer data direkte over i en fælles database, så der uden yderligere arbejdsgange kan foretages databehandling på et aggregeret niveau. 2.6 Afrapportering Der er mulighed for på baggrund af de indsamlede data at lave en samlet afrapportering på flere forskellige niveauer alt efter behov. Udover den individuelle rapport, der udarbejdes automatisk CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 5

8 ved indtastning af data, kan der afrapporteres på tilbudsniveau, målgruppeniveau henholdsvis på kommunalt, regionalt eller på tværs af organisatoriske enheder. Der er mulighed for at afrapportere på tilbudsniveau, således at udviklingen i funktionsevne for alle borgere, udviklingen i borgernes tilfredshed og samlede data for i hvilken grad tilbuddet når de mål, der er sat fra bestillers side, samlet vises for det enkelte tilbud. Tilbudsrapporten kan dermed give et billede af effekten og resultatet af den indsats, der ydes i det enkelte tilbud. DEL giver også mulighed for at afrapportere samlet for hele målgruppen på regionalt og kommunalt niveau. Det vil være muligt at opnå et samlet overblik over progressionen inden for de målte funktionsevner, udviklingen i borgernes tilfredshed og i hvilken grad tilbuddet når de mål, der er sat fra bestillers side. Dermed er der mulighed for, at sammenligne de enkelte tilbud også i forhold til kommunenes/regionens benchmark. Da spørgeskemaernes baggrundsspørgsmål indeholder oplysninger om den enkelte borgers særlige problemer, og de omkostninger der er forbundet med indsatsen, bliver det muligt at afrapportere i forhold til borgernes problemstillinger, deres progression over tid og de omkostninger, der er forbundet med tilbuddet. Med andre ord kan DEL bidrage til at belyse: Hvilke tilbud bidrager til mest mulig progression for hvilke borgere og for de færreste omkostninger? Hvor de individuelle rapporter dannes automatisk umiddelbart efter indtastning af data, udarbejdes tilbudsrapporter samt rapporter på kommunalt/regionalt niveau af CFK - eventuelt halvårligt. 3 UDVIKLING, IMPLEMENTERING OG DRIFT 3.1 Tilpasning til andre målgrupper Ønskes det at tilpasse DEL- konceptet til andre målgrupper, kan dette gøres forholdsvis smidigt. De temaer, der behandles i effektmålingsskemaet, er udformet efter det generiske værktøj Voksenudredningsmetoden. Det vil sige, at temaerne er udarbejdet således, at de er dækkende for alle målgrupper på det specialiserede socialområde. Derfor vil en tilpasning af redskabet til andre målgrupper betyde, at der skal udvælges nye spørgsmål til belysning af de syv temaer fra Voksenudredningsmetoden. Tilpasningen af redskabet til nye målgrupper vil omfatte følgende aktiviteter: Nedsættelse af arbejdsgrupper for de nye målgrupper Afholdelse af arbejdsgruppemøde (ca. 5 timers varighed) Udarbejdelse af målgruppespecifikke effektmålings- og borgerskemaer På børneområdet kan der enten udvikles et nyt redskab tilsvarende DEL målrettet børneområdet ellers har CFK allerede udarbejdet effektmålingsredskaber, der enten kan benyttes i sin nuværende form, eller efter en tilretning ift. specifikke ønsker CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 6

9 3.2 Igangsætning på tilbuddene Succesfuld implementering og fastholdelse af ny praksis er tæt forbundet med organisering af arbejdsopgaverne. Det anbefales, at tilbud, der gerne vil anvende DEL, modtager relevant information og undervisning i opstartsperioden, hvor aktiviteterne er følgende: Opstartsmøder med deltagende tilbud Undervisning i konceptet Indtastning af data Præsentation af tilbudsrapport Derudover kan CFK bistå med yderligere hjælp til implementering og spredning efter nærmere aftale, for eksempel i forhold til hvordan der kan organiseres en proces, der bidrager til at DEL kommer til at erstatte anden dokumentation og andre arbejdsgange på tilbuddene. 3.3 Økonomi Nedenstående budget viser omkostninger ved opstart af et tilbud. Efter 6 måneder er implementeringsfasen afsluttet. Derefter falder udgifterne væsentligt, da der herefter alene vil være udgifter til CFK vedrørende afrapportering inklusiv præsentation to gange årligt. Det anbefales, at CFK står for implementering af konceptet i alle opstartende tilbud til og med første afrapportering på alle niveauer. Herefter anbefales det, at der udpeges en kommunal/regional koordinator, som overtager kontakten til tilbuddene. Implementering og drift på 1 tilbud Timer Første halvår Andet halvår Kr. ekskl. moms Igangsætning af DEL: Opstartsmøde samt undervisning på tilbud Løbende konsulentbistand vedr. bl.a. indtastning af data Afrapportering på tilbuds- og regionalt/kommunalt niveau inkl præsentation på tilbud Subtotal Total Der anvendes forholdsvis mange konsulenttimer på at afholde møder, undervisning mv. lokalt på tilbuddene. Dette er for at holde timeantal, som medarbejderne skal lægge i projektet, nede. Samtidig har det den fordel, at det muliggør, at flere medarbejdere kan deltage. Budget for opgaveløsningen er opgjort i timer og kroner. Der er taget udgangspunkt i en timetakst på 995 kr. ekskl. moms. Den angivne konsulenttimetakst dækker både projektledere og konsulenter, og inkluderer administrative udgifter, sekretariat og ledelse CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 7

10