Resultatkontrakt. Vedrørende Udviklingen af MCH TimeWorld. 1. maj juni 2015 Journalnummer: Kontraktens parter.

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Udviklingen af MCH TimeWorld 1. maj juni 2015 Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Erik Sejersen Erik.Sejersen@ru.rm.dk Operatør: Herning Kommune By, Erhverv & Kultur Torvet Herning Mette Højborg CVR.nr: Bank: Handelsbanken Reg.nr.: Resumé Formålet er at udvikle MCH TimeWorld - en international oplevelsesattraktion med fokus på mysterierne omkring tid. Attraktionen skal give de besøgende unikke og spændende oplevelser og samtidig fungere som banebrydende ramme for innovation og forretningsudvikling for virksomheder, organisationer og institutioner. Denne resultatkontrakt omhandler gennemførelse af de indledende dele af projektet med blandt andet idéudvikling, konceptudvikling og projektmodning, der er helt centrale for attraktionens etablering. Resultatkontrakten dækker over fire faser: Tænketank & forberedelse, Konceptudvikling, Feasibility studie og Realisering. Fasernes formål er samlet set at få det meget abstrakte tidsbegreb ført ind i konkrete beskrivelser af koncepter og oplevelser. I faserne vil de udviklede idéer og koncepter kontinuerligt gennemgå realitetscheck i forhold til marked, realiserbarhed samt mulighed for positiv drift. Resultaterne af de gennemførte realitetscheck er efterfølgende med til at videreudvikle idéer og koncepter. I løbet af faserne vil der bl.a. blive udarbejdet overordnet attraktionsprofil og idégrundlag for attraktionen, drejebog for oplevelsesdesign, feasibility studier, oplevelsesdesign, prospektmateriale, finansieringsstrategi og udbudsstrategi. Efter realiseringsfasen vil MCH Timeworld således være projektmodnet og klar til udbud. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Slutrapportering 30. juni Beskrivelse af delaktiviteter Organisering Styregruppen for MCH TimeWorld har mødtes i alt ni gange og består af repræsentanter fra Herning Kommune, Realdania og MCH. Styregruppen har godkendt det udarbejdede koncept for TimeWorld, anlægs- og driftsbudgetter samt proces og tidsplan for det videre arbejde med udviklingen og realiseringen af projektet. Seneste styregruppemøde blev afholdt den 29. juni Tænketanken mødtes første gang i august Fysiker og ledende dansk forsker i tid, Ulrik Uggerhøj er formand for tænketanken. Efter flere forsøg kunne det konstateres at det ikke var muligt at samle alle deltagerne i tænketanken på én gang. Vi vil ikke forsøge at samle tænketanken igen, men der er blevet og vil fortsat blive afholdt individuelle møder med deltagerne på tidspunkter i projektet, hvor det vurderes at være relevant. Samarbejde med internationale eksperter udvikling af idé og koncept Der er brugt en del tid på at identificere og føre dialog med flere internationale eksperter inden for udvikling af oplevelsesattraktioner. I december 2011 indgik vi aftale med det amerikanske designfirma Jack Rouse Associates (JRA) om gennemførelse af den del af fase 1, som omhandler idé og konceptudvikling for attraktionen. JRA er anbefalet af IAAPA (International Association of Amusement Parks and Attractions) og har udviklet oplevelsesattraktioner, besøgscentre, museer og udstillinger i hele verden og betragtes som én af verdens førende inden for planlægning og design af oplevelsesattraktioner. JRA har udarbejdet projekter for bl.a. Universal, Warner Bros, Coca-Cola, CNN og Legoland. I løbet af efteråret 2012 blev idé og koncept for TimeWorld videreudviklet i tæt samarbejde med projektets parter, deltagere fra tænketanken og Davis Langdon /AECOM. Ud over workshoppen blev der afholdt i alt tre review sessions frem til slutningen af november. I december 2012 afleverede JRA forslag til konceptmasterplan for TimeWorld indeholdende koncept, idé, design og mulige placeringer. Der er bl.a. udarbejdet tegninger af oplevelsesområder, forslag til over 30 forskellige oplevelser, der alle bygger på eksperters viden om og forskning i tid samt bubble diagrammer, som giver et billede af attraktionens indhold og sammenhænge til MCHs øvrige forretningsområder. På baggrund af det overordnede koncept igangsatte projektet i slutningen af 2014 en designkonkurrence for at finde den rette samarbejdspartner til at udvikle det oplevelsesmæssige indhold i Time- World. I juryen sad repræsentanter for Herning Kommune, MCH og Realdania samt nationale og internationale eksperter inden for attraktioner og feasibility. Der blev gennemført en prækvalifikation, hvor der bl.a. var krav om international erfaring med udvikling, design og planlægning af attraktioner. Fem internationale designteams blev efterfølgende prækvalificerede og juryen endte med at pege på JRAs bud som det bedste og mest realiserebare. Der blev efterfølgende indgået aftale med JRA, som har afleveret forslag til storyline og det oplevelsesmæssige indhold i TimeWorld. Det internationale konsulentfirma, Mindfolio har udarbejdet koncept for River of Time, som hænger tæt sammen med MCHs øvrige forretningsområder og er med til at øge sammenhæng og synergi i området.

3 Samarbejde med internationale eksperter feasibilitystudier I maj 2012 indgik vi aftale med det engelske firma Davis Langdon / AECOM om udarbejdelse af feasibilitystudier af TimeWorld. Davis Langdon / AECOM er anbefalet af både IAAPA, JRA og Realdania og har udarbejdet feasibility studier for attraktioner i hele verden. Davis Langdon / AECOM har udarbejdet to rapporter. Den første indledende rapport (TimeWorld stage 1 Report) blev udarbejdet forud for konceptudviklingen og den anden rapport (TimeWorld Stage 2, Attendance projections, financial appraisal & economic impact) blev udarbejdet sideløbende med konceptudviklingen. Repræsentanter for Davis Langdon / AECOM deltog i workshoppen i september samt i to af de afviklede reviewsessions for at få en grundlæggende forståelse for konceptet for TimeWorld. I feasibilitystudiet er der bl.a. givet bud på potentielle besøgstal baseret på det udarbejdede koncept for TimeWorld, analyser af markedskonteksten og benchmark med en række attraktioner i Europa. Besøgstallet danner udgangspunkt for estimatet på driftsbudgettet. Der er udarbejdet en SWOT-analyse, vurdering af TimeWorlds effekt på områdets økonomi samt vurdering af, hvor stor attraktionen bør være. Den anden rapport var færdig i december Det engelske konsulentfirma CoreFive har siden foråret 2014 været dybt involveret i at kvalitetssikre projektets koncept og feasibility, samt tids- og projektplanen for det videre arbejde med at realisere TimeWorld. Udover JRA, Mindfolio og CoreFive er Epinion A/S, Rambøll Management, COWI, Årstiderne Arkitekter, Møller & Grønborg, samt LETT advokater tilknyttet som rådgivere. Deltagelse i SATE og EAS På baggrund af rådgivning fra IAAPA har MCH og Herning Kommune deltaget i konferencen SATE Europe 2011 Creating Succecfuld Attractions i juni 2011 i Amsterdam og i EAS (Euro Attractions Show) i London i september 2011, Berlin i oktober 2012 og Paris i september Ved alle fire lejligheder har vi overværet en række interessante oplæg om, hvordan man skaber succesfulde attraktioner og holdt møder med internationale samarbejdspartnere Studieture I 2012 er der gennemført studieture til DisneyWorld og Universal Studios, Orlando i februar samt til Autostadt, Wolfsburg i april. I november 2012 blev der gennemført en kombineret reviewsession og studietur til Cincinatti og Chicago og i december blev der afholdt møde med AECOM / Davis Langdon i London, hvor turen til London også blev kombineret med besøg hos forskellige attraktioner. Studieturene er gennemført efter dialog med JRA og AECOM / Davis Langdon og fungerer som referencecases (både best og worst) i forhold til eksempelvis estimeret anlægssum, besøgstal og udvikling af koncept for TimeWorld. På turene har vi bl.a. fået en detaljeret gennemgang af opbygning, sammenhæng og teknologi i en lang række specifikt udvalgte forlystelser/installationer/delområder. MCH har været på studietur til Gøteborg i august 2012 og bl.a. besøgt Universeum. Formålet med at besøge Universeum var bl.a. at få konceptmæssig inspiration. Gennem et møde med direktøren for Universeum blev der givet indsigt i attraktionens finansiering, konceptudvikling og driftsøkonomi. Dele af styregruppen var på studietur i London i maj Formålet med turen var at få en fælles forståelse for det overordnede koncept for TimeWorld samt centrale delkoncepter. Vi besøgte en række attraktioner i London, bl.a. The Crystal, Harry Potter Studios, O2 og Natural History Museum. På bag- Side 3

4 grund af studieturen fik vi en række fælles erfaringer i forhold til både best practice og worst practice, som er taget med i den videre konceptudvikling. Interne sammenhænge og sammenhæng til Herning by En del af konceptet for TimeWorld er at skabe øget sammenhæng og synergi i området omkring MCH samt at forbindelsen til Herning by styrkes. Som en del af konceptmasterplanen er der udarbejdet forslag til, hvordan TimeWorld kan forbindes til resten af MCH-området og dermed være med til at skabe sammenhæng mellem messehallerne, Jyske Bank Boxen og MCH Arena Herning. Sideløbende med udarbejdelsen af konceptmasterplanen er der arbejdet på at styrke forbindelsen mellem MCH området og Herning by. Med udgangspunkt i ovenstående er der udarbejdet en ny masterplan for MCH-området. Masterplanen er en visionær plan, som angiver retningslinjer for MCHs udvikling mange år frem. Masterplanen spiller en vigtig rolle i forhold til at indfri MCH TimeWorlds potentiale til at give messecenterområdets fysiske udtryk et kvalitetsløft, skabe en samlende fysisk identitet samt styrke sammenhængen til Herning by. Masterplanen har følgende tre målsætninger: 1. Området omkring MCH Messecenter Herning skal ved at skabe sammenhæng og synergi mellem nye og eksisterende aktiviteter og faciliteter udvikles til et unikt resort af høj international standard. 2. Området omkring MCH Messecenter Herning skal fra ankomst til afrejse opleves som en samlet ramme om oplevelser af høj kvalitet. 3. Sammenhængen mellem Herning by og MCH Messecenter Herning skal styrkes, så Herning og MCH Messecenter Herning tilsammen bliver en destination, der kan tiltrække regionale, nationale og internationale gæster. I forbindelse med udarbejdelse af masterplanen er forskellige placeringer af TimeWorld og forløbet af River of Time blevet belyst ud fra et planlægningsmæssigt perspektiv. Masterplanen blev politisk behandlet på en lukket dagsorden i Herning Kommunes Byplanudvalg i december Plangrundlag som muliggør realisering af TimeWorld For at kunne realisere MCH TimeWorld er der udarbejdet et nyt plangrundlag i form af lokalplan, kommuneplantillæg, miljøvurdering og VVM-redegørelse. Plangrundlaget blev behandlet i Herning Byråd den 22. juni 2015 og er i høring frem til den 10. september 2015 og der blev afholdt borgermøde den 26. august. Plangrundlaget forventes godkendt i Budgetter og finansiering Der er udarbejdet anlægs- og driftsbudgetter, herunder forretningsplan. Der er arbejdet kontinuerligt med at kvalificere budgetterne efterhånden som koncept og indhold i TimeWorld og River of Time er blevet mere konkret og der er udarbejdet en finansieringsstrategi. I slutningen af 2014 besluttede Herning Byråd og Realdania hver at dedikere 150 mio. kr. til projektet. Der arbejdes pt. på at finde den resterende finansiering til at realisere projektet. Konstruktion I samarbejde med LETT advokater er der udarbejdet forslag til fremadrettet projektorganisation og ejerkonstruktion. Tidsplan Side 4

5 Som helhed har projektets tidsplan været forsinket. Der er flere årsager til forsinkelsen. Startfasen med identifikation af internationale eksperter tog længere tid end forventet og Realdania er blevet del af projektet. At Realdania er en del af udviklingen af TimeWorld styrker projektet, idet der gennemføres flere aktiviteter i projektet end resultatkontrakten dækker over. De nye aktiviteter er blevet gennemført i tæt sammenhæng med aktiviteterne beskrevet i resultatkontrakten og har på flere områder været med til at løfte kvaliteten af projektet og øge sandsynligheden for, at TimeWorld bliver realiseret. At der gennemføres flere aktiviteter har dog også haft den konsekvens, at det har taget længere tid at gennemføre projektet og at to af resultatkravene ikke er blevet opfyldt. Resultatkravene er generelt opfyldt i det aftalte omfang og den aftalte kvalitet. Der er dog to resultatkrav, som ikke er gennemført. Resultatkrav 4.2 vedr. foreløbig byggetilladelse er ikke opfyldt. Forudsætningen for at kunne give en foreløbig byggetilladelse er, at plangrundlaget er tilstede. Plangrundlaget er udarbejdet, men godkendes først efter resultatkontraktens udløb. Derudover planlægges gennemført en projektkonkurrence forud for at det giver mening at søge om en byggetilladelse. Resultatkrav 4.4 vedr. udbudsstrategi er heller ikke opfyldt. Hele grundlaget for udbudsstrategien er udarbejdet, men endelig beslutning vedr. udbudsstrategi afventer at finansieringen af projektet er på plads. Herning Kommune og MCH medfinansierer projektet med timer. Herning Kommune og MCH havde anvendt det aftalte antal timer, svarende til i alt 6 mio. kr., i foråret Samlet set er der i projektet leveret flere timer end aftalt. Udgifterne i projektet er stort set afholdt som budgetteret, med mindre justeringer mellem de enkelte udgiftskategorier. Her er medforbrug på enkelte poster dog modsvaret af mindre forbrug på andre poster, hvilket er blevet godkendt af Region Midtjylland undervejs i projektet. Samlet set har der i projektet været afholdt udgifter for kr. mod de budgetterede kr. Side 5

6 2. Indfrielse af mål og resultatkrav Mål 1 Tænketank & forberedelse Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der er indgået aftale med en eller flere eksperter med interna- Identificering (markedsscreening) af eksterne eksperter med tional erfaring. Identificeringen international erfaring, der kan af eksperter sker i samarbejde udvikle oplevelseskoncept, indhold, teknologi og udstillingsmeciation of Amusement Parks and med IAAPA (International Assotoder Attractions). Deadline Der er indgået aftale med JRA, som er anbefalet af IAAPA og betragtes som én af verdens førende inden for planlægning og design af oplevelsesattraktioner. Resultatkrav 1.2 Der er beskrevet en attraktionsprofil som udfolder vision og idegrundlag for MCH TimeWorld Resultatkrav 1.3 Der er beskrevet og visualiseret et antal metaforer, der tydeligt illustrerer fokus, kontekst og målsætninger for den konceptudvikling der skal gennemføres i fase 2. Der kan fremvises attraktionsprofil, der er godkendt af styregruppen, samt centrale aktører i tænketanken til brug for den efterfølgende konceptudvikling. Deadline Der kan fremvises beskrivelser og visualiseringer for et tilstrækkeligt antal metaforer til, at det er dækkende for de områder, der skal arbejdes med i konceptudviklingen. Deadline Der er udarbejdet en konceptmasterplan for TimeWorld, som danner grundlag for videre konceptudvikling. Konceptmasterplanen er godkendt af styregruppen samt formanden for tænketanken. Som en del af konceptmasterplanen er der udarbejdet en række visualiseringer af hovedområderne i TimeWorld. Resultatkrav 1.4 Der er lavet en præ-definition af, hvad der konkret skal være DNA'et i hver af attraktionens 4 fokusområder: Oplevelser, Erhverv, Forskning og tema/event Der kan fremvises en prædefinition af DNA'et for hvert af attraktionens 4 fokusområder. Deadline Der er udarbejdet overordnede beskrivelser, sammenhænge og visualiseringer af attraktionens fokusområder. Side 6

7 Mål 2 Konceptudvikling Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der er gennemført konceptmæssig idéudvikling, samt gennemført markedsundersøgelser til brug for kvalificering af idéer inden konceptudviklingen. Der kan fremvises resultater fra idéudvikling, samt resultaterne af en markedsundersøgelse. Deadline Som del af udarbejdelsen af konceptmasterplanen er der gennemført konceptmæssig idéudvikling. Den første markedsundersøgelse var klar i september 2012 og indgik i den videre konceptudvikling. Resultatkrav 2.2 Der er gennemført konceptudvikling for attraktionen som helhed, samt for de fire fokusområder: Oplevelser, erhverv, forskning og tema/event. Der kan fremvises en koncept drejebog, som udgør resultatet af konceptudviklingen. Deadline Som en del af konceptmasterplanen er der udarbejdet koncept for attraktionen som helhed samt attraktionens fire fokusområder. Resultatkrav 2.3 Der er gennemført oplevelsesdesign på få udvalgte oplevelser. Der kan fremvises oplevelsesdesign i form af beskrivelser og illustrationer. Deadline Der er gennemført oplevelsesdesign i form af beskrivelse af den foreslåede signature attraction. Der er ved at blive gennemført oplevelsesdesign på hele attraktionen. Side 7

8 Mål 3 Feasibility studier Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Feasibility studier fokuseret på bæredygtighed er gennemført og dokumenteret. Der kan fremvises et afsluttet feasibility studie, første del, med fokus på analyser af attraktionens bæredygtighed. Deadline Davis Langdon/AECOM har udarbejdet første del af feasibility studiet. (Stage 1 Report). Arbejdet er løbende kvalitetssikret af CoreFive. Corefive har udarbejdet revideret business case, indeholdende anlægs- og driftsbudget, tidsplan osv. Resultatkrav 3.2 Feasibility studier fokuseret på attraktionens effekt er gennemført og dokumenteret. Der kan fremvises et afsluttet feasibility studie, anden del, med fokus på projektets effekt, realisering og kommunikation. Deadline Davis Langdon / AECOM har udarbejdet en TimeWorld Stage 2 Report, Attendance projections, financial appraisal & economic impact. Side 8

9 Mål 4 Realisering Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Der kan fremvises et prospektmateriale, der indeholder be- Udarbejdelse af prospektmaterialskrivelser, tegninger, samdriftsmodeller, forretningsmodeller, driftsbudget, anlægsbudget og tidsplan. Der er udarbejdet prospektmateriale. Deadline Resultatkrav 4.2 Foreløbig byggetilladelse. Foreløbig byggetilladelse er udstedt af Herning Kommune. Deadline Det har ikke være muligt at opfylde resultatkravet inden for projektperioden. Resultatkrav 4.3 Finansieringsstrategi Der kan fremvises en finansieringsstrategi. Deadline Der er udarbejdet finansieringsstrategi. Resultatkrav 4.4 Udbudsstrategi Der kan fremvises en udbudsstrategi med tilhørende tegninger, projektbeskrivelser osv. Deadline Grundlaget for udbudsstrategien i form af tegninger, projektbeskrivelser osv. er udarbejdet, men endelig beslutning om strategien afventer at finansieringen af projektet er på plads. Side 9

10 3. Effekt I løbet af projektperioden er der blevet udarbejdet en række analyser, idéer og koncepter. Alle med det formål at afklare, om det giver mening at etablere et nyt internationalt oplevelsesfyrtårn i Herning Kommune og i Region Midtjylland. Nu er der udviklet et koncept for en oplevelsesattraktion med temaet tid, som er realiserbart og økonomisk bæredygtigt. Et koncept som har potentiale til at blive et internationalt fyrtårn og trække store investeringer til regionen. I projektperioden er der blevet opbygget et nationalt og internationalt netværk inden for attraktionsbranchen samtidig med at egne kompetencer og viden er blevet opbygget. Derudover har projektet givet anledning til at fokusere på mål og planer for områdets langsigtede udvikling samt hvordan sammenhængen mellem Herning by og MCH kan styrkes. 4. Anbefalinger og fremtidsperspektiver Anbefalinger På baggrund af projekterfaringerne kan der opstilles en række overordnede anbefalinger vedr. udvikling af et projekt af denne type: 1. Brug den nødvendige tid på at identificere de rette samarbejdspartnere allerede i opstartsfasen, så de kan være med til at forme og kvalificere projektet fra starten. Indgå strategiske samarbejder så tidligt som muligt. 2. Udvikl konceptet i en vekselvirkning mellem design og feasibility. Dette er med til at sikre, at det udviklede koncept i sidste ende er bæredygtigt. 3. Vær klar til at investere den nødvendige tid i udviklingen og hvis muligt så anvend egne medarbejdere til at lede projektet. På den måde kan der fra starten skabes internt ejerskab og sammenhæng til drift. Derudover vil den oparbejdede viden forblive i organisationen. 4. Udarbejd en fasedelt projektplan med en række stop-go undervejs. I lange udviklingsprojekter kan det være godt at stoppe op og vurdere om og i givet fald hvordan, det giver mening at arbejde videre med projektet. 5. Prioriter at afholde halvårlige dialogmøder med Region Midtjylland og se statusrapporterne som en god anledning til at skabe overblik over fremdriften i projektet. Fremtidsperspektiver Både Herning Kommune og MCH fortsætter arbejdet med at udvikle og realisere projektet efter resultatkontraktens udløb. Herning Byråd har øremærket 1 mio. kr. (af de 150 mio. kr.) til den fortsatte udvikling af TimeWorld i Der er udarbejdet tids- og procesplan frem mod en åbning af attraktionen. Styregruppen med repræsentanter for Herning Kommune, MCH og Realdania fortsætter og forventes udvidet efterhånden som nye partnere vælger at blive en del af projektet. Der arbejdes således fortsat på at realisere et nyt oplevelsesfyrtårn i Region Midtjylland. Side 10

11 5. Regnskab Udgifterne i projektet er stort set afholdt som budgetteret, med mindre justeringer mellem enkelte udgiftskategorier. I 2015 er der en overskridelse på ca i udgiftskategorien Information/Tryksager. Endvidere har der i 2014 og 2015 været en mindre overskridelse på udgiftskategorien Møder/Konferencer. Overskridelserne er modsvaret af mindre forbrug på andre poster. Samlet set har der i projektet været afholdt udgifter for kr. mod de budgetterede kr. I forhold til den kommunale timemæssige medfinansiering skete der en fejl i afrapporteringen pr. 1. marts 2013, idet der i stedet for de tidligere indrapporterede realiserede timer for 2011 ( ) blev indsat de budgetterede timer for 2011 ( ). Det er nu tilrettet og betyder, at Herning Kommunes samlede timemæssige medfinansiering, svarende til i alt 3 mio. kr., først blev leveret i foråret 2015 fremfor i slutningen af Samlet set havde Herning Kommune og MCH leveret det aftalte antal timer i foråret Udbetalingsregnskab Udgiftskategorier i alt Personale Ekstern konsulentbistand Administration Transport/Rejser Møder/konferencer Information/Tryksager Revision Total Finansieringsregnskab Finansieringskilder i alt Region Midtjylland EU - Regionalfond 0 EU - Socialfond 0 Andre EU-midler 0 Kommuner (timer) Stat 0 Privat (timer) Anden finansiering 0 Total Side 11