Workshop om Konkurrenceudsættelse på ældreområdet - den 24. november 2010 hos DI.

Transkript

1 Workshop om Konkurrenceudsættelse på ældreområdet - den 24. november 2010 hos DI. Nedenfor er lavet en opsamling på den workshop om konkurrenceudsættelse, der blev afholdt hos DI den 24. november Der er ikke tale om et referat men et sammenskriv fra de enkelte workshops samt efterfølgende paneldebat. Materialer samt slides fra NB consult kan også findes på Workshoprunde Udbudsform og kontrakt Kontrakten skal danne rammen om det efterfølgende samarbejde. Det vil sige den både skal være konkret og præcis omvendt skal den ikke være så omfangsrig og detaljeret at den begrænser fleksibiliteten og samarbejdet. Kontrakten kan indeholde forpligtende krav til udviklingsdel. Eksempelvis krav om et formelt mødeforum hvor man erfaringsudveksler. Det kan være omkring udvikling af kvaliteten, brug af velfærdsteknologi og kompetenceudvikling af medarbejderne. Det er her vigtigt at være præcise i forhold til hvad der skal komme ud af det (udviklingsarbejdet skal give sig udslag i konkrete tiltag etc.) Udviklingsdelen kan derfor indeholde konkrete mål eksempelvis i forhold til rehabilitering, genindlæggelser, selvhjulpenhed, ernæring etc. Brugeren bør være i centrum/fokus derfor udbudsform der giver leverandøren en mulighed for at vise de faglige kvalifikationer. Omkring fejl/kvalitetssikring. Leverandør skal følge samme lovgivning og regler som kommunen og dermed omfattet samme kontrolsystem. Alvorlige fejl/svigt i kvaliteten vil desuden have konsekvenser i forhold til kontrakt.

2 Leverandører ønsker på den ene side en relativ enkel udbudsform/model omvendt skal udbuddet være præcist og tydeligt nok til at leverandør ved hvad det er for en opgave man skal byde på. For løse/uklare opgavebeskrivelser kan medføre at for få byder. Omvendt ikke noget ønske om hverken meget omfangsrige eller komplicerede udbud. Vigtigt at kommunen er tydelig på hvad man vil have også for selv at kunne følge op. Udbud og kravspecifikation kan eksempelvis basere sig på/tage udgangspunkt i serviceniveau og kvalitetsstandarder. Kontraktlængde drøftet. Minimum 5 år er nødvendigt set fra leverandørside. Det tager tid at lære stedet/bygninger/personalet at kende og sætte sit præg på tingene. Det tager også tid at lære samarbejdspartner at kende. Derfor vigtigt med lidt længere perioder fordi resultaterne først for alvor kommer efter et par år. Man skal medtænke en etableringsperiode tingene skal i gang. 2. Kravspecifikationen hvad skal den indeholde og hvad skal den ikke indeholde: Gerne så kort som mulig. Ikke angive detaljerede metoder, men hellere opsætte resultatkrav for den ønskede leverance. I stedet for at udarbejde detaljerede beskrivelser og krav, kan der henvises til andre standarddokumenter. Det kunne eksempelvis være anbefalinger fra myndigheder, i forhold til arbejdsmiljø og, Krav til institutionskost mv. Det kunne være retninglinier for sygepleje ecc. Samtidig kan kommunens kvalitetsstandarder vedlægges, (serviceniveau/kvalitetsstandarder etc.) Jo færre detaljer, jo større mulighed for at leverandør kan beskrive deres vej til at nå målet. Herved frigives også et konkurrencepotentiale. Værdibaseret beskrivelse: Præcisering af værdierne fra egen organisation synliggøres og konkretiseres i kravspecifikationen. Ældrepolitikken kan danne baggrund for kravspecifikation.

3 Leverandører vil gerne have lov til at beskrive kvalitet og hvordan man kan organisere opgaven. Vil gerne have mulighed for plads til dette. Fint med dialog runder. Før tilbud (som seminaret i dag, hvor der er en åben dialog og der ikke er risiko for at nogen efterfølgende er inhabile ) med en generel mulighed for input til ordregiver. 3. Samarbejde mellem ordregiver og leverandør Materiale på vej.

4 Workshoprunde 2: 1. Udvikling Materiale på vej. 2. Faglighed og kvalitetssikring Oplæg fra Attendo. Omfattet af samme kontrol som kommunen. Men her ud over findes der i Attendo kæden et specielt kvalitetsstyringsprogram, der er ens for alle projekter. Dette omfatter en langt mere vidtgående kontrol end kommunens egne krav. Attendo har opbygget et internt kvalitetssikringssystem med kvalitetsindeks er, der omfatter væsentlige kritiske faktorer fra hele plejeprocessen. Den enkelte leverandør indberetter her månedligt og data sendes til et centralt kontor i Sverige, der udarbejder rapporter. Disse rapporter er udformet således, at den enkelte leverandør kan benchmarke sig i forhold til andre lignende virksomheder. I forhold til medarbejderne arbejdes med: Månedlige check: 3 spørgsmål der vedrører trivsel, arbejdsmiljø og ledelse. Endvidere foretages årlige bruger- og medarbejderundersøgelser, der omfatter mange forskellige parametre. Kommentarer fra gruppen: Den private leverandørs kontrol er mere omfattende end den kommunale kontrol af egne virksomheder. Det rejser også en debat om, hvorvidt vi skal kanalisere ressourcer til at dokumentere at der ikke begås fejl frem for at arbejde med borgeren. Kontrol og indberetninger koster timer, der kunne være anvendt på arbejdet med borgeren. Hvordan kan vi skabe tillid mellem kommunen og leverandøren? Dette spørgsmål var der ikke rigtig nogen, der bød på. Tilsyn og kontrol: Her skal bruges samme metode og stilles samme krav til de private leverandører om til de kommunale leverandører. Oplevelsen er ikke sådan i dag. Der er en bred opfattelse af at der stilles meget større krav om dokumentation og kvalitetssikring til den private leverandør end til den offentlige leverandør.

5 Den private leverandør kan ikke tåle dårlig presse. Er det en offentligt leverandør driver stormen over og der er større tolerance. Kan vi gøre det anderledes? Man kan tænke i omvendt udbud: sæt krav og rammen for kvalitetsstyring op i resultatkrav og lad den enkelt leverandør beskrive, hvordan de vil sikre kvaliteten. Hermed åbnes op for konkurrence og synliggørelse af, hvad man får for pengene. Generelt for de to workshops, der omhandler kravspecifikation samt kvalitet og kontrol: Der er behov for vejledning i hvordan resultatkrav opsættes især for ikke kun at beskrive output men også outcome (produkter versus resultater). Det kan være svært at definere krav. Det kræver systematik og øvelse. (Karins bemærkning: det kan lade sig gøre, men kræver rugbrødsarbejde det er dog det værd) Erfagrupper med bred deltagelse og brede emner, der samler private og offentlige leverandører kan være en metode til at udarbejde/fremme bedre kravspecifikationer. Der er interesse for at deltage i sådanne møder, såfremt dagsorden er interessant og relevant. Fællesmøder med leverandører (som i dag) en anden mulighed. Indhente inspiration og viden via gæste ture hos private leverandører Karin fortalte kort om de udviklingsgrupper, der arbejder under DI projektet. Der var generelt stor interesse for at høre mere om kvalitetsdefinitioner og eksempler på konkrete resultatkrav. Vi henviser til web siden 3. Brugerinddragelse Oplæg fra Aleris: Indsatsen tilrettelægges ud fra brugernes præmisser. Værdighed for brugerne er vigtigt at brugeren får et værdigt liv og en tilværelse på plejecentret der er så lig det tidligere liv brugeren har haft.

6 Vigtigt at brugeren ses som individ med individuelle ønsker og behov. Man skal respektere forskelligheder og tilrettelægge indsatsen ud fra det. Aleris ser sig som gæster i brugerens hjem og skal derfor tilpasse sig denne. Den enkelte bruger skal ses og respekteres. Det betyder at eksempelvis døgnrytme og plejeplan skal tilrettelægges så den passer til brugeren. Drøftelse: Kræver fleksibilitet hos medarbejderne (de skal være på arbejdet når behovet hos brugerne er der). Omvendt skaber det stærke brugerfokus stolthed hos medarbejderne. De private leverandører tænker meget brugeren som kunde. Kundefokus stærkt. Man skal være der når kunden har behov. Brugerinddragelse er også inddragelse af de pårørende. Disse skal ses som en ressource og inviteres indenfor. Det kan gøres gennem aftaler med dem tænke i at inddrage dem og eksempelvis frivillige. Carema Care samarbejder i Sverige med en frivilligorganisation (Ung Omsorg) om at gøre unge interesserede i at arbejde indenfor ældreområdet. Brugerinddragelse og pårørende fokus kan indskrives som del af kontrakt. Men gør det ikke for detaljeret/specifikt men lad leverandøren også komme med forslag til hvordan det kan gøres. Bruge hjemmeside og teknologi til at knytte de pårørende tættere til. Indtænke velfærdsteknologi (fjernmonitorering, mobiltelefoni etc.) i inddragelse af brugere og pårørende. Teknologi skal dog ikke misbruges. Skal bruges til at skabe tryghed ikke unødig kontrol. Velfærdsteknologi kan godt indarbejdes som en del af udbud. Også indarbejde det i forbindelse med byggeri. Vigtigt at man rent faktisk taler med brugerne. Spørger dem om hvad de ønsker og har brug for. Og så basere sin indsats på disse svar.

7 I forbindelse med byggeri vigtigt at inddrage brugerne og de pårørende. Eksempelvis omkring placering/geografi. Mange ønske nærhed at bo bynært og centralt. Også i forhold til de pårørende. Man kan tænke i glidende forløb sammenbygge seniorboliger med ældreboliger og demensboliger. Det kan skabe bedre og lettere overgange. I Sverige har man opbygget centre med forskellige temaer (eksempelvis filmkunst) som de ældre kan vælge bolig efter. Det afgørende er at se den enkelte og dennes behov. Der er forskellige behov og ønsker. Man skal eksempelvis passe på med at bygge for små enheder. Det kan betyde at det for beboerne kan være svært at finde interessefællesskab. Enheder med beboere giver bedre muligheder for dette. Opsamling på Paneldebat: Leverandørerne fraråder og anbefaler i forhold til udbudsforløb og samarbejde: 1. Udbudsmateriale fra Gribskov Kommune samt Solrød Kommune kan anbefales. Det er et godt udbudsmateriale. 2. Kontraktlængden bør nøje overvejes. 3-5 år er for kort da der både er en indkøringsperiode ligesom det også vil være en fordel for kommunerne omkring vedligeholdelse med lidt længere kontrakter. 5 år plus to års option er fornuftig længde. 3. Undgå fokus KUN på pris. Lad også kvalitet og leveringssikkerhed vægte i forbindelse med udvælgelse. 4. Leverandørerne og tilbuddet bliver ikke bedre end udbudsmaterialet. 5. Overvej nøje opstartstidspunkt for samarbejde. Højtider (nytår, påske) samt ferieperioder er ikke et godt tidspunkt for opstart af samarbejdet da dette typisk kræver fuld bemanding. 6. Omkring afregning/økonomi: Ikke for detaljeret opdeling i forskellige pakker/ydelser. Det gør afregning og dokumentation meget kompliceret. 7. Totaldrift (drift + anlæg) i forhold til drift. Flere leverandører vil gerne påtage sig ansvar for den samlede drift altså bygninger og drift. Den samlede pakke er at foretrække. De private leverandører vil så trække på underleverandører der er eksperter i ejendomsdrift. 8. Giv plads til dialog før udbud og også efter kontraktindgåelse. 9. Anbefaler partnerskabstænkning hvor man i fællesskab sætter rammerne og udvikler samarbejdet ud fra disse.

8 10. Kommunerne skal være klar på hvad det er man vil have og ud fra dette opsætte rummelige fokusmål og give frihed til udførerne til at nå disse. 11. Der skal være plads til udvikling og til at man igennem samarbejdet opsætter nye mål for arbejdet. 12. Samarbejdstankegang er en forudsætning for en god proces og et godt forløb. 13. Der kan i kontrakten indbygges krav til læring og udviklingsmiljøer mellem eksempelvis de forskellige leverandører og mellem leverandør og ordregiver. Det kan være omkring eksempelvis udstyr & teknologi, demenscenter, rehabilitering, løbende sparring etc. 14. Kommunerne kan godt stille krav om at leverandører samarbejder i praksis eksempelvis at flere leverandører er sammen om at løfte opgaver i forhold til en borger etc. Det handler om at løse opgaven for borgeren og kræver det samarbejde mellem leverandører er det naturligt. 15. Kommunerne kan godt i udbudsmateriale indbygge krav om at en leverandør skal kunne øge sin kapacitet (tage flere brugere, flere opgaver, overtage opgaver fra anden leverandør). 16. Leverandører vil gerne inddrages når en kommune eksempelvis arbejder med at finde besparelser. Vil gerne inddrages og bruge sin viden. 17. Faglighed og kvalitet man kan i udbudsmaterialet indbygge krav om mål for kompetenceniveau, kvalitetsstandarder etc. Men vigtigt at kommunen ikke stiller for ufleksible krav/gør rammerne for snævre og detaljerede. Det kan være dyrt for leverandøren at have for dyre medarbejdere ansat/værende på stand by. 18. Leverandørerne har det fint med at kommunen indbygger krav om socialt ansvar. Man er indstillet på at bidrage til dette også. 19. Der skal være minimum 3 måneder fra kontraktindgåelse til opstart af samarbejde. Gerne længere. Dette af hensyn til at leverandør kan nå at lære personale samt opgave at kende (ved overdragelse) eller få ansat nyt personale (ved nybyggeri). 20. I forbindelse med nybyggeri vil leverandørerne gerne ind endnu tidligere i forbindelse med indretning og indkøb af udstyr.

9 Deltagende kommuner, organisationer og virksomheder: AKF Aleris Ældreomsorg Attendo Care Carema Care DI Service Elite Miljø Forenede Service Frederiksberg Kommune Greve Kommune Næstved Kommune OK-fonden Udbudsrådet/udbudsportalen Herudover oplæg fra Niels Henrik Balle, NB-consult.