Referat fra 1. projektledermøde - National telemedicinsk sårvurdering

Transkript

1 Referat fra 1. projektledermøde - National telemedicinsk sårvurdering Sted og dato: Grand hotel, Odense, tirsdag den 27. november 2012 Deltagere: Afbud: Lisbeth Jørgensen, OUH Tanja Gerner Jusslin, RSD, Inger Stenstrøm, Langeland Kommune Lotte Bang Sandager, Haderlev Kommune Dorte Medum, Horsens Kommune Britta Ravn, Region Midtjylland Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden Annette Lyhneborg, Region Hovedstaden Karen von Påhlman, Region Nordjylland Jane Clemensen, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Rikke Viggers, MedCom Pia Reinhardt Juel, MedCom (referent) Søren Jakobsen, Region Sjælland Ingrid Lysholdt, Aarhus Kommune Referat: 1. Velkomst og præsentationsrunde Dorthe bød velkommen og derefter var der præsentationsrunde. 2. Oplæg fra MedCom del 1 Introduktion til projektets rammer og kort intro til opgaver v. Dorthe Skou Lassen Projektet løber over en 3-årig periode med opstart september 2012 og formålet med projektet er bl.a. det videre udbredelsesarbejde. Dorthe redegjorde for projektorganiseringen, herunder hvilke ansvarsområder vi har hver især i sekretariatet. Dorthe har projektledelsen, Jane ansvaret for klinikergruppen og Rikke for udbud og IT. I styregruppen har Lene Vistisen overtaget Flemming Christiansens plads. I første omgang var det besluttet, at der skulle udpeges nationale og regionale repræsentanter til styregruppen, men dette er nu ændret til en lokal styregruppeformand i hver region udpeget i fællesskab af region og kommuner i alt 5 personer. Det er vigtigt, at der ikke kører parallelspor, så det vil være en af de primære opgaver i den nationale projektledergruppe at koordinere input fra teknik og kliniker grupperne Jane pointerede, at det centrale arbejde vil foregå i den lokale styregruppe. Det er meget forskelligt, hvor langt de enkelte regioner er i implementeringsprocessen, men det decentrale ejerskab til stadig blive i den enkelte region. Det er vigtigt, at der er fokus på det.

2 Judith gør opmærksom på, i relation til valg af teknologiske løsninger, at der er meget forskel på, hvor langt de enkelte regioner er nået og dertil kunne Dorthe oplyse, at der vil blive taget hensyn til dette og at projektet løber over en 3-årig periode. Rikke oplyser, at der i almen praksis arbejdsgangsmæssigt er stor forskel, så der skal måske kigges på hvad de har brug for. Der udestår en kortlægning i, hvad deres andel vil blive. Det er meget forskelligt, hvad lægerne gør i forhold til sår nogle ansætter sygeplejersker til arbejdet og andre gør ikke. Men det er bestemt et område vi skal have fokus på. Flere medlemmer i den nationale projektledergruppe deltager også i MedComs KIH projekt. Der er ønske om, at der sker en koordinering mellem projekterne, hvis dette bliver relevant. Som udgangspunkt er der i KIH projektet fokus på data som registreres via monitoreringsudstyr i borgerens hjem og mindre fokus på foto og tekst notater. Judith ville gerne vide, hvordan regionerne er repræsenteret i udbudsarbejdet. MedCom er på grund af tidspres og selve SKI 2.19 aftale typen startet ud med første udkast, hvor erfaringer fra Region Syddanmark er blevet inddraget. Efterfølgende sendes kravspecifikationen i høring i denne gruppe. Projektbeskrivelse for det samlede telesårsprojekt findes i en version 1, som er helt tro mod den nationale businesscase. Dorthe er ved at omskrive den og tager dagens noter med ind i omskrivningen. I forhold til evalueringsopgaven var der spørgsmål omkring hvor høj udbudsgrænsen er og kr., som jo er standardgrænsen, blev nævnt. MedCom har ikke været opmærksom på dette, men Dorthe afklarer evaluerings udbud Tidsplanen hvad betyder det for os? De næste 7 måneder foreligger der mange opgaver: Ultimo januar: baseline validering opstart, udbud afsluttet 31/1 og leverandør udvalgt. Medio februar: kompetenceuddannelse, anbefalinger fra klinikergruppen, baseline målinger. Medio marts: afsluttet baseline validering. Primo juni kvalitetsparametre, regningslinjer fra klinikergruppen, evalueringskoncept. Dorthe gennemgik møderækken for hhv. klinikergruppen samt teknikergruppen. Dertil gjorde Britta og Judith opmærksom på, at møderækken måske var for presset, eftersom klinikerne ofte har planlagt deres turnus mange måneder frem. De nævnte ligeledes, hvor vigtigt det er, at vi får de rigtige folk med og derfor skal passe på, at det ikke går for stærkt, så vi taber kvalitet på den bekostning. Karen nævnte også, at tidsplanen godt kan blive presset i Region Nordjylland, men igen gjorde Dorthe opmærksom på, at projektet løber over 3 år og at der er plads til forskellige regionale tidsplaner Udvælgelsesprocessen kører og Signe Wind, Danske Regioner er kommet med en anbefalingsliste på klinikere, som de vil tage udgangspunkt i. Hun har lovet, at alle klinikere er 100 % udpeget inden jul. Judith mener, at det skal lægges ud til regionerne, at udpege klinikerne, så det ikke bliver den samme lille kerne, der får chancen. Dorthe opfordrer til, at der selv tages kontakt til Signe og gøres opmærksom på problemet, så vi sikrer os, at de udvalgte kliniker har samme holdning som regionerne og ikke kun følger egen holdning. 2

3 Judith mener, at det er vigtigt, at valg af den tekniske løsning, kommer på plads hurtigst muligt. Her påpegede Jane, hvor vigtigt det er, at vi får en fælles tidsplan - set fra vores synsvinkel - på plads i dag, inden vi skilles, idet Dorthe så kan tage dette med til styregruppen. Se endvidere slides fra Dorthe. 3. Indlæg fra hver enkel region i samarbejde med kommunale repræsentanter Det er meget forskelligt, hvorledes og hvor meget der arbejdes med telemedicinsk sårvurdering i den enkelte region og kommune. Der afsættes tid til hver enkel region og samarbejdskommuner. Region Syddanmark -Lisbeth/Tanja se endvidere slides. Fortalte kort om forskningsprojektet, det afsluttes om ca. 1 år. Der er ca. 20 medarbejdere fra ambulatoriet samt 2-4 medarbejdere i hver kommune involveret i projektet (22 kommuner). Der er indgået aftale med Danske Telemedicin, om at bruge Plejenet de næste 2 år i det nationale projekt. Der var en kort snak om definitionen på en sårsygeplejerske, og det er ikke alle steder, der er taget stilling til definition Region Midtjylland Britta, Dorte, Ingrid se endvidere slides. Samarbejdet er etableret via klyngegrupper. Der er ikke nedsat en styregruppe, men en regional implementeringsgruppe. Der forløber dog et tæt samarbejde med kommunerne. Kommunerne kan trække på - de der tidligere hed - sundhedsambassadører. De lokale implementeringsgrupper skal planlægge lokale tidsplaner etc., Erfaringer til fremtidige implementering blev gennemgået med fokus på opmærksomhedspunkter omkring organisering/arbejdsgange, teknologi, borgerne, økonomi og forbedringsforslag til disse. I Århus og Silkeborg kommune er der udarbejdet retningslinjer omkring formål samt borgergruppe/borgerforløb/andet og disse vil de gerne tage udgangspunkt i. Ligeledes vil de gerne prøve at udarbejde værktøjer til kommunerne i forhold til implementering. I Silkeborg er der ca borgere og der er tilknyttet 3 sårsygeplejersker med 1 dag hver om ugen. Region Hovedstaden Den nuværende status: Telesårvurdering er indskrevet i sundhedsaftalerne og der skal udarbejdes en tværsektoriel strategi indenfor området. Region Hovedstaden har telesårvurdering 3 steder: Hillrød Hospital hvor projektet har kørt i 3 år med samarbejde med 7 kommuner. Telesårvurdering på Bispebjerg Hospital, der primært har kørt som et for projekt mellem Bispebjerg Hospital og København Kommune. Nu er man i gang med at udbrede så samarbejdet bliver 13 kommuner. Herlev hospital ortopædkirurgisk afdeling, hvor der er indgået samarbejde med 2 kommuner. I alt 22 kommuner ud af 29 er i gang med telesårimplementering. Hvor langt de hver især er, vides ikke med sikkerhed. Derfor er enheden for brugerundersøgelser blevet bedt om at udarbejde en evaluering på dette og den forventes færdig primo marts. 1. møde omkring dette arbejde har været afholdt. Annette og Judith skal skrive oplæg ud fra 1. møde og dette skal forelægges den administrative styregruppe samt koncerndirektionen og ud fra dette skal det vurderes hvordan den fremtidige organisering bliver. Region Nordjylland umiddelbart kører der ikke noget i regionen, så de starter fra nul. Der 3

4 er dog et godt set up/fundament at bygge videre på bl.a. Telecare Nord. 4. Oplæg fra MedCom del 2 Videre introduktion til projektets rammer og opgaver med fokus på: - Udbud og valg af IT-leverandør (Rikke Viggers) Leverandøren skal kunne levere en driftsklar løsning til ibrugtagning marts Der er 3 mulige leverandører af patientjournaler på SKI 2.19 og rammerne for udbuddet er indkøb af en eksisterende løsning, med senere videreudvikling, idet der vil være optioner for hhv. registrering af monitoreringsparametre, integration og udvikling i grundløsningen. Rikke arbejder på kravspecifikation i samarbejde med en udbudskonsulent og har trukket på erfaringerne fra Region Syd (Lisbeth Jørgensen). Det er prioriteret højt, at udbuddet skal gennemføres hurtigt. Rikke vil gerne sende det foreløbige arbejde ud til alle her i gruppen, så der kan kommenteres på det. Der vil blive indkøbt det antal licenser, som er nødvendigt for at dække behovet ift. projektets fremdrift. Der er afsat 3½ mio. til licensdækning og antal licenser afhænger af antal patienter. Det er således væsentligt, at vi kortlægger behovet for antal licenser og sammenholder disse med prismodeller hos den kommende leverandør for at estimere om de samlede omkostninger kan dækkes ind. Hvordan skal udviklingsønsker adresseres? Man laver ikke nyudvikling, men det er en beslutning, der først er truffet, da handlingsplanen var sat i gang. Direkte tildeling var ikke en mulighed. I miniudbuddet kan vi bede om specifikke funktionaliteter. MedCom vil gerne se, hvilke beskrevet ønsker regionerne har, så det må gerne sendes til MedCom hurtigst muligt. Man køber en færdig løsning. Kravspecifikation generelle krav DS og ISO standarder Persondatalov Lov om patientsikkerhed Logning Support: Judith Oprettelse af et Shared Servicecenter i Region Midtjylland. Det går i pilotdrift til efteråret og må gerne være tilgængeligt for alle. DR (RSI) fælles regionale systemforvaltning Skal gerne være 24-7 Oppetider Snitflader og standarder: MedCom standarder Fleksibilitet: Er en light-version relevant- en version med færre faner/funktioner? Skal det være en del af kravspecifikationen? Det vil være godt til plejecentre, der ofte kun skal kigge. Indrapportering: Sker det fra bagsystemerne? OUH: PAS-systemet. Skal det ske herfra? Måske skal klinikerne spørges! Undervisning brugere/administratorer: leverandørerne skal give et tilbud på dette. Man skal kunne bestille undervisningen via leverandørerne inden 3 uger. Er det et fornuftigt tidsvarsel? Det er meget passende måske 4 uger. Inger vil gerne vide om det er overvejet hvordan undervisningen skal gennemføres. Det er det. Brugergrupper - Samarbejdsaftale mellem MedCom, region og kommuner, herunder etablering af lokale projektorganisationer i regioner og kommuner v. Jane Clemensen Jane gennemgik klinikergruppens formål, sammensætning og arbejdsopgaver. 4

5 Ligeledes gennemgik hun kvalitetsparametre samt ansvarsfordeling af uddannelse indenfor regioner, kommuner, MedCom og leverandør og dertil er der følgende kommentarer: Regioner: Det er vigtigt at sikre, at relevante hospitalsklinkere er specialiser i sårpleje og behandling. Det er et meget vigtigt issue, at få med i denne gruppe, og vi skal være skarpe på uddannelsesindsatsen. Omkring visitation, så er der store problemer på dette område. Kommuner: hvad skal en sårsygeplejerske kunne? MedCom: e-learning/kvalicare. Hvad tænker I. Lotte meddelte, at de har det i kommunen og at det fungerer rigtig godt. Inger mener, at der skal styring til. Hvis MedCom udarbejder et e-learningsystem er det så et krav at regionerne sætter apps på? Det mener Britta, at det er. Karen mener, at vi skal være opmærksomme på, at der er andre muligheder end e-learning - Chat-funktion er også en mulighed. Jane vil til mødet d. 17. december inviterer Rie fra Kvalicare til at demonstrere deres e- learningssystem. Der var snak om kvaliteten på billeder og kameraer og det opleves som en generel udfordring, at kunne tage et godt billede. Britta vil gerne vide, om der kommer mere end en henvisningsprocedure. Jane mener, at det bliver lokalt bestemt, men at fælles visitations retningslinjer vil blive drøftet i klinikergruppen. Judith mener, at det måske er en god idé, at skele til andre storskala projekter vedrørende evaluering. Jane gjorde i den forbindelse opmærksom på, at vi først og fremmest skal holde os til de rammer, der er udstukket fra Fonden for Velfærdsteknologi. Dorthe modtager meget gerne input til punktet. Se endvidere slides fra Jane. - Kvalificering af baseline i den nationale business case for nationale implementering af telemedicinsk telesårsvurdering v. Dorthe Skou Lassen Det er komplekse data og ligger regionerne inde med valid data der er tilgængeligt? MedCom modtager gerne input. Kommissorium: kommentarer til dette punkt, tages op på næste møde. Nationale værktøjer: Dorthe udsender en liste over de ting hun gerne vil have, at de skal forholde sig til. Der er behov for implementerings- og projektleder konsulent i hver enkel region, vi kan arbejde med en model, hvor MedCom ansætter implementeringskonsulent i hver region. Dorthe modtager gerne indspark til, hvad regionerne kunne ønske sig penge til. De samlede projektudgifter i hver enkel region er relevante at kortlægge, dette har også den nationale styregruppes interesse. En skabelon for budget opstilling sendes ud til høring i projektledergruppen. 5

6 Judith gjorde opmærk som på, at det er vigtigt, at DRG-taksterne falder på plads. Vi skal bede om, lige så snart det er muligt, en DRG-takst så vi kan prøve den af i praksis. Deraf vil vi kunne se konsekvensen. 5. Orientering om koordinering mellem national projektledergruppe, kvalitetsgruppe og teknikgruppe. Da vi ikke holder fælles møder alligevel, er emnet ikke aktuelt på dagens møde, men MedCom planlægger fortsat et par fælles møder mellem grupperne i løbet af foråret. 6. Løbende vurdering af gevinstpotentiale og evaluering af projektet Som nævnt under præsentationen af tidsplanen, er der positivt mulighed for at projektets parter revurder det samlede gevinstpotentiale. Vurdering er aftalt i foråret/sommeren 2014, men der er også ønske fra national styregruppe, om at første version af baseline validering er klar i marts Arbejdsform på kommende møde Projektbeskrivelse og emner sendt ud med dagsorden 8. Kommende møde datoer Mandag d. 17. december Grand Hotel i Odense. Mandag d. 25. februar 2013 (mødested: Odense) Tirsdag d. 7. maj 2013 (mødested:?) 9. Eventuelt Ikke nået 6