Udbud af: Flytteydelse for beboere i boligselskabet CIVICA afd. 9 Munkebjergparken i forbindelse med gennemførelse af helhedsplan 1/13

Transkript

1 Udbud af: Flytteydelse for beboere i boligselskabet CIVICA afd. 9 Munkebjergparken i forbindelse med gennemførelse af helhedsplan for afdelingen. 1/13

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Definitioner Ordregiver Udbudsmaterialet Udbuddets baggrund og omfang Baggrund Beskrivelse af boligerne Omfang Tilkøbsydelser Tilkøbsydelser 1, der indgår i tilbudsevaluering Tilkøbsydelser 2, der IKKE indgår i tilbudsevalueringen Generelle krav til udførelsen af opgaven Kontaktpersoner Tilbudsgivers medarbejdere Udbudsform Tilbudsfrist og formkrav Åbning og behandling af tilbud Vedståelsesfrist Sprog Honorar Spørgsmål til udbudsmaterialet Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Vurdering af tilbud Alternative tilbud Tilbudsgivers forbehold Konsortier Underleverandører kædesansvar Forventet tidsplan /13

3 Bilag 1 Tilbudsskema 2 Håndtering af beboere og ansatte, samt fleksibilitet i ydelsesløsningen 3 Tro- og loveerklæring 4 Nøgletal 5 Kontrakt 6 Genhusningsplan 3/13

4 Generelle udbudsbetingelser 1. Indledning I overensstemmelse med "Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter" ( Tilbudsloven ), udbyder Civica som offentligt udbud: Flytteydelse for beboere i Civica s afdeling 9 Munkebjergparken beliggende Munkebjergvej og Bramstrupvej 7-13, 5230 Odense M. Afdelingen består af 132 boliger. 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, der regulerer retsforholdet mellem CIVICA og tilbudsgiver, hvad angår flytteydelse for beboere i en af boligorganisationen Civica s afdelinger I dette tilfælde afd. 9 Munkebjergparken Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. Leverandøren er den tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og efterfølgende får tildelt kontrakten. Udbyder og ordregiver er CIVICA boligorgansiation afd. 9 Munkebjergparken. 3. Ordregiver Ordregiver er: CIVICA boligorgansation Afd. 9 Munkebjergparken Odense M 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser Bilag: o 1, Tilbudsskema o 2, Oplysninger projektorganisation, samarbejde og fleksibilitet o 3, Tro- og loveerklæring o 4, Nøgletal o 5, Kontrakt 5. Udbuddets baggrund og omfang 5.1 Baggrund Afd. 9 Munkebjergparken skal totalrenoveres. Der er udarbejdet en helhedsplan for afdelingen, hvori det kræves at alle beboere, midlertidigt eller permanent skal fraflytte deres boliger i en kortere eller længere periode. Flytningerne vil være fordelt over hele kontraktperioden juli 2015 marts /13

5 Flytningerne vil typisk være indenfor Odense kommunens grænse. Det må påregnes, at der kan forekomme enkelte flytteopgaver som rækker uden for kommunen grænsen, disse vil i givet flad skulle afregnes som særydelse i henhold til tilbudsliste. 5.2 Beskrivelse af boligerne. Boligerne hvorfra beboerne skal flyttes, er en boligblok beliggende Munkebjergvej som er på 3 etager og Bramstrupvej 7-13 som består af 4 mindre blokke på 2 etager. Boligerne er på mellem 2 4 værelser, størrelsen er på m². Se bilag for antal boliger, antal rum og bolig størrelse. Der er ikke elevator i blokkene. Der vil være mulighed for, at parkere ved blokken eller tæt ved boligblokken se vedlagte oversigtskort. Der tages forbehold for, at der ved pågående ombygning og renovering kan forekomme afspærringer, hvilket kan begrænse parkeringsmulighederne. Genhusningsboligerne vil hovedsagligt befinde sig i postdistrikterne 5230, 5220 og Der vil dog kunne forekomme genhusninger andre områder af Odense Kommune. 5.3 Omfang Udbuddet er opdelt i hovedydelsen, der er selve flytningen af beboernes indbo, tilkøbsydelser 1, der indgår i tilbudsevalueringen og tilkøbsydelser 2, der ikke indgår i evalueringen. Flytningerne vil primært foregå på hverdage indenfor normal arbejdstid, hvilket vil sige fra kl Skal arbejdet udføres på andre dage og tidspunkter, skal dette ske efter aftale med ordregivers genhusningskoordinator og afregnes i henhold til tilbudsskemaet Hovedydelse Udbuddets hovedydelse omfatter flytning af indbo fra ca.106 boliger. Der er 132 boliger i afdelingen, hvoraf der p.t. er 26 boliger som er tomme Samlet drejer det sig om ca. antal: ca. 23 lejere der skal flyttes en gang. ca. 30 lejere der skal flyttes i midlertidig bolig og retur til egen bolig. ca. 35 lejere der skal flyttes i midlertidig bolig og retur til anden bolig i afdelingen. ca. 13 lejere som p.t ikke er afklaret. Antal og størrelse af boliger fremgår af nedenstående skema. Boligtype Antal værelse Antal boliger Antal og størrelse Familiebolig 2 værelser stk. på 51 m2 Familiebolig 3 værelser 57 6 stk. på 68 m2 5/13

6 9 stk. på 71 m2 27 stk. på 75 m2 10 stk. på 76 m2 5 stk. på 80 m2 Familiebolig 4 værelser 37 4 stk. på 82 m2 27 stk. på 85 m2 3 stk. på 86 m2 3 stk. på 88 m2 132 Antal boliger Opgaven omfatter flytning af de enkelte hustandes indbo dvs.: Levering vil bestå af en nedenstående ydelser: 1. Nedpakning, flytning og udpakning. 2. Flytning. 3. Flytning og udpakning. 4. Nedpakning og flytning. Herudover skal følgende være indeholdt i tilbuddet: Levering af nødvendigt antal flyttekasser i op til 14 dage før flytningen. Nødvendig demontering og samling af indbo til flytbar størrelse. Nedtagning af effekter fra vægge. Emballering af møbler i møbeltæpper. Flytning af bohave fra kælderrum og retur i det omfang det er nødvendigt for helhedsplanens udførelse. Tømning af garage til depot og retur i det omfang det er nødvendigt for helhedsplanen gennemførelse Transport til ny adresse indenfor kommunens grænser. Placering af indbo i boligen efter lejers anvisninger. Beboeren skal have disposition over flyttekasser i minimum 20 kalenderdage efter endt flytning Afhentning af flyttekasser Flytning af lejeres køleskabe og evt. opvask- vaskemaskine inkl. de- og genmontering til eksisterende lovlige installationer 1 times serviceydelse pr. flytning til diverse ydelser for gennemførelse af smidig flytning. Tilbudsgiver skal som en del af flytteydelse stille det nødvendige antal flyttekasser til rådighed. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der ikke må opkræves depositum ved levering af flyttekasser. I bilag 1, tilbudsskema under fane 3, pkt. 1.1, 1.2 og 1.3 skal angives tilbud på den enhedspris som de enkelte flytninger skal afregnes efter Tilkøbsydelser Tilbudsgiverne skal jf. bilag 1, tilbudsskema under fane 4 og 5 afgive tilbud på tilkøbsydelser. Tilbudsgiverne skal være opmærksom på at omfanget af de enkelte tilkøbsydelser ikke ligger fast, men kan variere ubegrænset. 6/13

7 Tilkøbsydelser 1, der indgår i tilbudsevaluering Det er kun tilkøbsydelserne under tilbudsskemaets fane 4, punkt , der indgår i tilbudsevaluering. Det vil sige: Servicetimer inkl. håndværktøj Flyttebil med hhv. to og tre mand. For Servicetimer og flyttebil afgives tilbud for en halv time, indenfor normal arbejdstid (hverdage kl ). Servicetimer Servicetimer omfatter f.eks. ydelser som nedtagning og genopsætning af indbo såsom lamper, billeder, gardiner og andet indbo, der er skruet fast eller på anden vis er fastgjort f.eks. hylder og reoler m.v. Det konkrete omfang og indhold af Servicetimer aftales særskilt for hver enkelt flytning med Ordregivers genhusningskoordinator. Tilbudsgiver skal være indstillet på med kort varsel, at kunne løse disse og tilsvarende forefaldne opgaver. Flyttebil Enkelte beboere kan have behov for at få deres indbo kørt til flere forskellige adresser indenfor kommunens grænser. Tilbudsgiver skal derfor afgive tilbud på flyttebil med to og tre mand. Ved flytninger til to eller flere adresser afregnes kun for den ekstra køretid. Køretiden beregnes ud fra Googles ruteplanlægger. Kørsel til to eller flere adresser, kørsel udenfor kommunens grænser eller andre opgaver, der ikke er omfattet af hovedydelsen aftales med Ordregivers genhusningskoordinator og afregnes efter punkterne under tilbudsskemaets punkt 2. Etagetillæg Etagetillægget gives pr. etage fra og med 4. sal. Er der elevator i ejendommen, så afregnes med 30 % af tillægget Tilkøbsydelser 2, der IKKE indgår i tilbudsevalueringen. Under tilbudsskemaets fane 5 skal der afgives bindende tilbud på tilkøbsydelser, der ikke indgår i tilbudsevalueringen. Disse tilkøbsydelser omfatter Servicetimer og flytning udenfor normal arbejdstid, byrdetilæg for effekter over 250 kg., tilkøb af flyttekasser og håndteringsgebyr ved fremfinding, tømninig og opmagasinering af effekter i garager som det er nødvendigt at tømme for helhedsplanen gennemførsel, samt retunering af samme. Nogle beboere kan have behov for at få opbevaret deres indbo eller dele heraf. Tilbudsgiverne skal derfor afgive tilbud på lagerkapacitet for evt. indbo der skal opmagasineres i genhusningsperioden. Eventuelt behov for lagerkapacitet aftales med ordregivers genhusningskoordinator for hver enkelt flytning og afregnes i henhold til tilbudsskemaet. 7/13

8 Beboere, der efter tilbageflytning ikke afleverer tømte flyttekasser, kan i stedet købe de pågældende flyttekasser. Der skal derfor jf. tilbudsskemaets pkt afgives en stk. pris på køb af flyttekasser. 5.4 Generelle krav til udførelsen af opgaven Forskellen på en almindelig flytning og genhusning er, at beboeren i udgangspunktet ikke selv har valgt at flytte. Det har stor betydning for den service, som skal leveres af flyttefirmaet. Derfor er det vigtigt, at flyttefirmaet kan levere en høj service, som kan gøre alle beboere trygge under hele flytteprocessen. Da genhusning således er et stort indgreb i beboernes hverdag, er det for ordregiver vigtigt, at alle tilbudsgiverens medarbejdere er venlige og fleksible overfor såvel CIVICA s medarbejdere, beboere og andre i forbindelse med udførelsen af opgaven. 5.5 Kontaktpersoner Igennem hele genhusningsperioden skal tilbudsgiver tilknytte en eller to kontaktpersoner. Uanset hvilken løsning tilbudsgiver vælger, så skal kontaktpersonen have beføjelser til at træffe alle nødvendige beslutninger i forbindelse med flytningen. Tilbudsgiver skal tilstræbe at kontaktpersonerne er de samme gennem hele genhusningsperioden. Tilknyttes der to kontaktpersoner skal ansvars og opgavefordeling mellem de to kontaktpersoner klart og udtrykkeligt fremgå af tilbuddets bilag 2, Håndtering af beboere og ansatte, samt fleksibilitet i ydelsesløsningen. 5.6 Tilbudsgivers medarbejdere. Tilbudsgiver skal altid have mindst én dansktalende medarbejder tilknyttet pr. flytteopgave. Tilbudsgiver skal overholde krav vedrørende arbejdsforhold som stillet i bilag 5, Kontrakt. 6 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til tilbudsloven "Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter". 7. Tilbudsfrist og formkrav Sidste frist for modtagelse af tilbud er den: kl Tilbuddet skal være mærket: Civica - Tilbud på flytteydelse afd. 9 Munkebjergparken. Tilbuddet skal sendes i ét eksemplar pr. mail til bygranders@bdo.dk, ATT. Julius Præstgaard Nielsen Tilbudsgiver bærer selv risikoen for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Tilbud modtaget efter den fastsatte frist, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke blive taget i betragtning og derfor afvist. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, og tilbuddet skal indeholde følgende udfyldte bilag: Tilbudsskema (bilag 1) Håndtering af beboere og ansatte, samt fleksibilitet i ydelsesløsningen (bilag 2) 8/13

9 Underskrevet tro- og loveerklæring (bilag 3) Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring Dokumentation for flytteansvarsforsikring Nøgletal for de seneste 3 regnskabsår (bilag 4) Beskrivelse af ansøgers kapacitet vedr. flyttebiler Referenceliste Alle sider og rubrikker på bilagene skal udfyldes. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud. Det skal understreges, at der kun skal fremsendes de efterspurgte dokumenter. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, skal det angives hvilken tilbudsgiver der optræder som aftaleansvarlig over for ordregiver. Tilbudsgiver kan kun afgive eller være deltager i et tilbud vedrørende denne udbudsforretning. 8. Åbning og behandling af tilbud Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af ordregiver. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, eller til at få oplysninger om indholdet heraf. Alle tilbudsgivere vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse så snart ordregiver har truffet beslutning herom. Beslutning om tildeling af kontrakt forventes at ske finde sted i uge Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 3 måneder at regne fra tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 10. Sprog Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. 11. Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. 13. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal sendes pr. mail og rettes til Julius Præstgaard Nielsen på mail: bygranders@bdo.dk, mailen skal mærkes: Spørgsmål - Civica Udbud af flytteydelser. 9/13

10 Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Spørgsmål, der modtages af ordregiver senest den , vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle svar vil i anonymiseret form blive uploadet på Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde den efterspurgte dokumentation for disse enheder. For konsortier skal dokumentation vedlægges for alle deltagere i konsortiet. Tilbudsgivers personlige forhold Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om at tilbudsgiver overholder krav til arbejdsmiljø i henhold til lov om arbejdsmiljø for dette område og som minimum tager hensyn til gældende forpligtigelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, det vil sige at, virksomheden overholder de danske love og bestemmelser på disse områder. Udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Dokumentation for gyldig erhvervsansvarsforsikring, samt oplysninger om dækningssum MINIMUMSKRAV: Dækningssummen skal være minimum DKK pr. hændelse. Dokumentation for gyldig flytteansvarsforsikring, samt oplyse dækningssum MINIMUMSKRAV: Dækningssummen skal være minimum DKK pr. enhed/genstand og DKK pr. flytteopgave. Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Nøgletal fra årsregnskaber for de seneste 3 disponible regnskabsår med angivelse af virksomhedens samlede omsætning, egenkapital, balance og resultat før skat. Oplysning om regnskabsperiode. Der ønskes alene summariske oplysninger. MINIMUMSKRAV: Det er et minimumskrav at tilbudsgiver har haft positiv egenkapital i de tre seneste regnskabsår. Teknisk kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Beskrivelse af ansøgers kapacitet vedr.: o Flyttebiler (angivelse af antal, type, størrelse, relevant udstyr samt om disse lever op til kravene om kørsel i miljøzone (Euronorm 4 i 2012)). 10/13

11 Referencer: Beskrivelse af de betydeligste, sammenlignelige opgaver dvs. større genhusningsopgaver, der har omfattet flytninger for beboere med særlige psykiske og fysiske behov. Ved større genhusningsopgaver mener ordregiver flytteopgaver hvor flere hustande skal flyttes inden for en kort afgrænset periode. Ansøger skal have dokumenteret erfaring med flytning af beboere med særlige fysiske og psykiske behov. Referencelisten skal derfor vedlægges beskrivelser af erfaringer med flytning af beboere med særlige fysiske og psykiske behov. Det kræver en særlig form for/grundig/omhyggelig planlægning og information/kommunikation (med beboeren), når en beboer med fysisk handicap har hjælpemidler, som ikke kan undværes dag og nat under en flytteproces. Ansøger skal derfor have dokumenteret erfaring med planlægning og flytning af beboere med fysisk handicap herunder gangbesvær/kørestolsbruger. Ansøgningen skal vedlægges en beskrivelse af disse erfaringer, herunder hvordan ansøger har håndteret: Planlægning og flytning af livsnødvendigt udstyr Flytning af hjælpemidler, der kan sikre beboerens mobilitet Håndtering af udpakning, når beboeren ikke fysisk kan bidrage. Planlægning og flytning af beboere, hvor kommunale hjælpere er tilknyttet. Det kræver en særlig form for/grundig/omhyggelig planlægning og information/kommunikation (med beboeren), når der skal flyttes for en beboer med psykisk sygdom eller misbrug. Ansøger skal dokumenteret erfaring med håndtering af beboere med psykisk sygdom eller misbrug og ansøgningen skal vedlægges beskrivelse af disse erfaringer herunder ansøgers erfaringer med: Planlægning og flytning af beboere med samlermani. Planlægning og flytning af beboere, der ikke tåler stress. Planlægning og flytning af beboere med svære diagnoser, der kræver tydelig og gennemskuelig kommunikation. Planlægning og flytning af beboere, hvor kommunale hjælpere er tilknyttet. MINDSTEKRAV: Beskrivelse af mindst 3 genhusningsopgaver indenfor de seneste 3 år, der opfylder ovenstående kriterie/kriterier. Beskrivelserne skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Navn, adresse og cvr. nr. på referencen samt mail og tlf. nr. på kontraktperson hos referencen Antal flytninger 11/13

12 Kontraktlængde Kontraktværdi 15. Tildelingskriterium Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil lægge følgende underkriterier til grund, der er angivet med følgende vægtning: Pris 50 % Håndtering af beboere og ansatte, samt fleksibilitet i ydelsesløsningen 50 % Ad pris Tilbudspriser oplyses på bilag 1 Tilbudsskema, hvor samtlige poster, der kan udfyldes, SKAL udfyldes. Ved tilbudspris forstås prisen som de af tilbudsgiver angivne priser i bilag 1 Tilbudsskema summeres til. Tilbuddet skal afgives i danske kroner inkl. moms, og inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudspriserne skal omfatte samtlige omkostninger i forbindelse med levering af flytteservice. Der kan således ikke opkræves særskilt betaling for f.eks. befordring og tidsforbrug til og fra den bestilte adresse. Ad håndtering af beboere og ansatte, samt fleksibilitet i ydelsesløsningen. Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver i en konkret flytteopgave vil sikre kommunikation, samarbejde og opfølgning med den berørte beboer og CIVICA s genhusningskoordinator f.eks. omkring indgåede aftaler. Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver i en konkret flytteopgave vil sikre fleksibilitet i forhold til ændringer i opgavens omfang, tidspunkter m.m. Beskrivelse af tilbudsgivers organisation til løsningen af opgaven med udpegning af nøglepersoner, der involveres i den aktuelle sag. Beskrivelser til underkriteriet håndtering af beboere og ansatte, samt fleksibilitet i ydelsesløsningen skal angives i bilag Vurdering af tilbud Ved vurdering af de indkomne tilbud, vil ordregiver tildele point efter i hvor høj grad tilbuddet lever op til de krav, der stilles i udbudsmaterialet. Pointene vil indgå med de angivne vægtninger. Hvert tilbud vil blive vurderet uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud for så vidt angår alle andre underkriterier end tilbudspris. Ordregiver vægter positivt at Tilbudsgiver er fleksibel og i stand til, sammen med den berørte beboer, at planlægge og gennemføre den konkrete flytteopgave med mindst mulig inddragelse af CIVICA s flyttekoordinator. Samtlige tilbudsgivere underrettes samtidig efter beslutningen om kontrakttildeling. 12/13

13 17. Alternative tilbud Alternative tilbud tages ikke i betragtning. 18. Tilbudsgivers forbehold Ordregiver accepterer ikke at tilbudsgiver tager forbehold i forbindelse med afgivelsen af tilbud. 19. Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. 21. Underleverandører kædesansvar. Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører, uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Underleverandører skal opfylde de samme kriterier som tilbudsgiver. 22. Forventet tidsplan Aktivitet Tidspunkt Annoncering Frist for spørgsmål Tilbudsfrist kl Evaluering af tilbud Uge Tildeling af aftale Uge Aftaleindgåelse Uge 17 Aftale start Uge 27 13/13